STRATEGIA DE COMUNICARE A AGENIEI DE DEZVOLTARE REGIONAL (ADR) NORD-VEST

1.1

VIZIUNE/ PRINCIPII / OBIECTIVE

Viziunea noastr de comunicare este: S comunicm transparent si eficient astfel nct partenerii sociali si instituionali ai ADR Nord-Vest s cunoasc i s-i asume valorile Uniunii Europene, n special pe cele privind dezvoltarea regional. Sa comunicam transparent si eficient astfel incat regiunea Nord-Vest (Transilvania de Nord) si ADR Nord-Vest sa aiba o identitate puternica in Romania si in strainatate. Principiile care ne conduc activitatea de comunicare sunt: Transparena; Constana; Flexibilitatea Neutralitatea politic; Rspunderea public; Misiunea: Sa comunicam eficient cu toti partenerii nostri astfel incat sa stimulam dezvoltarea regionala a regiunii NordVest (Transilvania de Nord) si sa promovam regiunea in Romania si in Europa. Agentia sustine dezvoltarea si interesele de dezvoltare ale comunitatilor locale fiind puntea de legatura intre acestea, autoritatile nationale si institutiile europene relevante. Obiectivul strategic este: mbuntirea informrii publice asupra subiectelor cheie n ceea ce priveste valorile Uniunii Europene (n special pe cele privind dezvoltarea regional), activitatea ADR Nord-Vest i a Consiliului pentru Dezvoltare Regional, prin: stimularea interesului (dezbaterii) publice privind dezvoltarea regional, participarea la programele i proiectele guvernamentale si ale Uniunii Europene n domeniul comunicrii/informrii, precum i desfurarea de proiecte proprii de ctre ADR Nord-Vest; informare local/regional; adaptarea informaiei i modului de transmitere a acesteia la nevoile grupurilor inta; creterea transparentei instituionale prin fluidizarea circuitului informaiei in interiorul Ageniei i din interior spre exteriorul acesteia si prin creterea gradului de vizibilitate al ADR Nord-Vest.

1.2

ACTIVITI

1.2.1. Generaliti Grupurile care sunt cele mai importante pentru efortul de comunicare se numesc categorii de public int sau public prioritar. Ierarhizarea categoriilor de public se poate face in mai multe feluri, dar am aplicat metoda (denumita neoficial n literatura de specialitate) PVI: P + V = I (unde P este potenaialul de a influenta o categorie de public; V este vulnerabilitatea organizaiei fata de acea categorie i I este impactul acelei categorii asupra organizaiei). Planul de activiti i mijloacele de comunicare sunt concepute n funcie de categoriile de public int. 1.2.2 Categorii de public int a. Categoriile de public intern Personalul de conducere a ADR Nord-Vest; personalul (inclusiv efii de filiale, organizaia sindical, organizaii virtuale ca www.parteneriatpentrudezvoltaregroups@yahoo.com, reeaua multiplicatorilor de informaie europeana); Consiliul pentru Dezvoltare Regional al regiunii de dezvoltare Nord-Vest b. Categoriile de public extern: Direct (comunicaii de marketing): mass-media; beneficiarii programelor derulate prin Agenie; organizaii similare (ONG) Indirect (comunicaii instituionale): beneficiari poteniali; investitori poteniali; comunitatea financiara (mediul de afaceri); comunitatea speciala a organizaiei (partenerii sociali); structuri guvernamentale (inclusiv MIE, Delegaia Comisiei Europene); instituii publice; alte instituii (ex. Agenia Romn pentru Investiii Strine, Camera de Comer a Romniei, biblioteci etc.); tineri; publicul larg. 1.2.3. Mijloace/instrumente de comunicare a. Pentru categoriile de public intern personale (ntre persoane / ntre persoan i grup): sesiuni de instruire/training, ntlniri de lucru, seminarii, dezbateri audiovizuale (media specializat: filme, diapozitive, videocasete, televiziune n circuit nchis, intranet) publicaii (buletine informative) prin pot : invitaii, trimiterea de materiale cu caracter informativ; materiale afiate : afie, materiale din buletinul informativ; decoraii i diplome e-mail fax CD-Rom pagina Web a Ageniei www.nord-vest.ro

b. Pentru categoriile de public extern personale (ntre persoane / ntre persoan i grup) audiovizuale: mass-media specializat care vizeaz publicul extern, pagini web cu imagini artistice si sunet, filme de prezentare, diapozitive, videocasete, CD-Rom distribuite n afara organizaiei) publicaii (cu caracter general i specializate, incluznd materiale informative de interes public; informrile publice precum si reclamele instituionale i comerciale trimise prin posta (materiale individualizate, de promovare a organizaiei sau a unor programe/proiecte n care aceasta este implicat) materiale afiate (expuse n exterior) apariii n publicaii specializate (gen Pagini Aurii) CD-Rom Faxuri difuzate simultan unui numr mare de destinatari Liste de adrese email Site-ul Ageniei www.nord-vest.ro Definiii: Media specializat: include publicaiile interne prin care organizaia poate s comunice cu personalul: intranetul, afiajele i mijloacele audiovizuale interne (videocasete, televiziune cu circuit nchis, CD-Rom, filme i diapozitive), e-mail Mass-media: include ziarele, revistele, crile, radioul, televiziunea i internetul. Proiecte proprii: proiecte in care ADR are rolul de solicitant (n nume propriu sau n numele regiunii) sau partener, destinate susinerii procesului de dezvoltare economica i social a regiunii prin diferite mijloace: - susinerea mediului de afaceri i n special a sectorului IMM; - susinerea inovrii i a transferului tehnologic; - dezvoltare instituional a aparatului administrativ local i regional; - promovarea dimensiunii internaionale a regiunii i a Ageniei; - promovarea i sprijinirea nfririlor la nivel regional sau al comunitilor locale; 1.2.4 Activiti a. b. c. d. legate de mass-media pagina de internet www.nord-vest.ro i buletinul Info Regio campanii de informare networking (lucru n reea cu parteneri locali/regionali, n special reeaua multiplicatorilor de informaie european, creat i dezvoltat de Delegaia Comisiei Europene) e. sesiuni de formare a. Legate de mass-media: Situaia actual a mediului de comunicare: interesul presei locale, regionale si naionale privind aspectele ce

vizeaz dezvoltarea regionala este nc redus, dar cu tendin de cretere odat cu aderarea Romniei la Uniunea European, la 1 ianuarie 2007. Obiective: transmiterea ctre mass-media de informaii corecte, relevante i de actualitate despre temele menionate mai jos; creterea interesului jurnalitilor pentru articole de analiz/anchet privind dezvoltarea regional i programele/proiectele Uniunii Europene, precum i proiectele proprii ale ADR Nord-Vest monitorizarea mass-media, din punct de vedere cantitativ i al corectitudinii informaiilor incluse n articolele/reportajele de pres Obiectivele acestei activiti privind mass-media sunt subordonate obiectivului strategic de comunicare. Grup int: mass-media local, regional i central, publicaii generale i specializate Temele principale de comunicare cu acest grup int: dezvoltarea regional, programe de finanare ale UE, valorile UE, politicile UE, proiecte ale regiunii, activitatea ADR Nord-Vest i a CDR. Aciuni si instrumente Conferine de pres/comunicate de pres/informri/interviuri/ rspunsuri la solicitrile mass-media privind informaiile deinute de ADR Nord-Vest Vizite mpreun cu presa la proiectele aflate n derulare n regiunea de dezvoltare Nord-Vest Calendar Lunar (conf. de pres); n funcie de necesiti minim un comunicat de pres/ sptmna; interviuri - permanent, n funcie de cereri (rspunsuri la solicitrile mass-media) In funcie de programul de vizite stabilit cu directorul general al ADR Nord-Vest, de 3-4 ori pe an i la ocazii speciale (ex. vizita unui oficial) 14-18 noiembrie 2005 Sesiuni de briefing pe subiecte de interes In funcie de evenimentele publice si de interesul manifestat de mass-media Monitorizare pres/semnalare subiecte zilnic fierbini Seciune special pe pagina web coninnd permanent comunicatele de pres i o alta coninnd hotrrile CDR

b.Pagina de internet www.nord-vest.ro i buletinul Info Regio Situaia actual a mediului de comunicare: Site-ul www.nord-vest.ro administrat de Agenia de Dezvoltare Regional Nord-Vest, ca i publicaia oficial Info Regio cuprind informaii de baz privind activitile derulate i reprezint o baz de date oficial pentru ziariti i pentru publicul larg. Ca rspuns la schimbarea rapid a mediului Internet i la reacia utilizatorilor (rezultat n urm unui chestionar) site-ul www.nord-vest.ro a fost reorganizat fundamental.

Obiective: s reprezinte poziia oficial a ADR Nord-Vest s ofere publicului larg informaie actualizat i corect cu privire la ADR Nord-Vest, CDR i aciunile legate de dezvoltarea regional Grupurile int: reeaua de colaboratori, reele virtuale, mass-media, ONG-uri, alte instituii, publicul larg Temele principale: Agenia, Regiunea, Consiliul, Planul de dezvoltare, programe de finanare, zone defavorizate, investitori Aciuni i instrumente Administrarea coninutului site-ului (editare, actualizare, procesare multimedia) Elaborarea, editarea i publicarea buletinului informativ Info Regio Campanii de promovare a programelor UE pentru Romnia: anunuri de pres, comunicate de pres, ntlniri de lucru, editare de materiale informative Calendar permanent Trimestrial Funcie de calendarul lansrii programelor

c. Campanii de informare Situaia actual a mediului de comunicare: mediul de afaceri si instituiile publice reprezint grupuri int importante. Pentru fiecare din acest grup int este nevoie de un limbaj special i de un format atractiv al instrumentelor de comunicare. Obiective: adaptarea informaiilor la nevoile specifice ale grupurilor int Grupurile int: potenialii beneficiari: mediul de afaceri, instituiile publice, alte organisme (ONG-uri, clustere s.a.) Temele principale: date despre programele i proiectele UE; date despre dezvoltarea regional; Romnia n UE ;

Aciuni i instrumente Calendar Campanii de pres comunicate ntr-un format n funcie de calendarul de lansare i finalizare al atractiv, sloganuri, ntlniri cu presa i potenialii programelor i proiectelor guvernamentale si ale

beneficiari; editare pliante, afie, publicaii gen Uniunii Europene precum si a proiectelor proprii ale proiecte de succes care s includ i informaii ADR Nord-Vest; funcie de evenimente (editare de despre situaia derulrii unui ntreg program n alte publicaii) regiune: cte proiecte au fost finalizate, cte nu au fost finalizate, de ce etc.; speech-uri publice ale oficialilor ADR Nord-Vest, adaptate diferitelor ocazii d.Networking Situaia actual a mediului de comunicare: ADR Nord-Vest este membru al reelei multiplicatorilor de informaie europeana nfiinat n anul 2000 de Reprezentana Comisiei Europene n Romnia. Misiunea reelei, aa cum a fost definit de Delegaie, este de a selecta, adapta i realiza informaie european pentru oamenii i comunitile care reprezint grupurile int ale acestor multiplicatori. Reeaua cuprindea in 2006 aproximativ 800 de persoane i instituii care au disponibilitatea i expertiza de a oferi informaie european adresat nevoilor specifice ale oamenilor din diferite regiuni ale rii. ADR Nord-Vest a creat i gestioneaz un forum de discuii (schimb de informaii) pe Internet www.parteneriatpentrudezvoltare@yahoogroups.com, suport pentru implementarea unui proiect propriu al Ageniei intitulat Parteneriat pentru Dezvoltare. Obiectiv: S aduc informaia european mai aproape de casele i interesele cetenilor Grupurile int: administraia public, parteneri Europa (campanii de informare) i ONG-uri care beneficiaz de finanri comunitare pentru diseminare de informaie european), biblioteci. Temele principale: programe si proiecte de finanare ale UE valori europene politici i instituii comunitare Aciuni i instrumente ntlniri cu reprezentanii UE (eful Reprezentanei Comisiei Europene in Romnia si/sau angajai ai Delegaiei) Activitate n cadrul reelei (informri)/ rspunsuri la ntrebrile adresate pe e-mail de poteniali beneficiari Participare la Conveniile Regionale ale Reelei ntlniri cu membrii reelei de multiplicatori din regiunea NV referitor al programele UE ptr regiunea NV i n care ADR NV este implicat Calendar n funcie de programul de vizite al Reprezentanei Comisiei Europene n Romnia Permanent Anual n funcie de proiectele comune, evenimente s.a.

Distribuire direct de informaii Extranet e. Sesiuni de formare

n funcie de cereri Permanent

Situaia actual a mediului de comunicare: n cadrul procesului de elaborare a strategiei de dezvoltare regional coordonat de ADR Nord-Vest a reieit faptul c exist o nevoie acut a unor bune practici care s reglementeze interaciunile n cadrul organizaiei i ntre organizaie i teri. n baza primelor trei principii care ne conduc activitatea de comunicare (transparen, constan i flexibilitate) se impune: organizarea unor serii de sesiuni de formare care s dezvolte capacitatea de comunicare n interiorul ADR Nord-Vest i ntre ADR Nord-Vest i grupurile int; schimb de date, sprijin reciproc ntre ADR Nord-Vest i grupurile int Training pe programe europene, inclusiv pe fonduri structurale

Obiectiv: susinerea inter-operabilitii. (Desigur legile 52 si 544 privind accesul liber la informaia de interes public, precum i legea transparenei decizionale creeaz cadrul general de aciune individual sau instituional, dar alturi de aceste legi este nevoie de regulamente sau practici definite la nivel instituional). . Grupurile int: categoriile de public intern i extern identificate la 1.2.2 Aciuni i instrumente Calendar Sesiuni de formare n comunicare (pentru creterea 1-2 pe an aprilie i septembrie transparenei instituionale, fluidizarea circuitului informaiilor n interior i din interior spre exterior .a.) pentru publicul intern Training pe programe europene (pentru mass-media i 10 i 11 octombrie 2005 respectiv potenialii solicitani de finanare)

1.3 1.3.1 1.3.2

RESPONSABILITI Direcia General Expertul Relaii Publice identific colaboratorii de la nivel regional, naional sau internaional care pot contribui la implementarea Strategiei de comunicare; coordoneaz efectuarea analizei elementelor de comunicare; analizeaz periodic si elaboreaz modificrile la Strategia de comunicare; Direcia General Expertul Promovare

identific colaboratorii de la nivel regional, naional sau internaional care pot contribui la implementarea Strategiei de comunicare; coordoneaz efectuarea analizei elementelor de comunicare; analizeaz periodic si elaboreaz modificrile la Strategia de comunicare;

1.3.3 Directorul ADR; coordoneaz activitatea de elaborare i implementare a Strategiei de comunicare; propune aciuni corective 1.4. BUGET Bugetul este estimat, anual, de expertul PR mpreun cu expertul de marketing i trebuie aprobat de directorul economic i directorul general al Ageniei de Dezvoltare Nord-Vest (vezi Anexa 1). Achiziiile se fac n conformitate cu Manualul de Proceduri privind Achiziiile, al ADR Nord-Vest i cu reglementrile n vigoare. Agenia dispune de resurse necesare activitii de comunicare precum: sal proprie de conferine, aparatur electronic i calculatoare, resurse umane etc.