CAPTULO VII EL PROTOCOLO NOTARIAL

SUMARIO: 1. CONCEPTO. 2. EL DEPSITO DEL PROTOCOLO. 3. PROPIEDAD DE LOS PROTOCOLOS, 4. IMPORTANCIA DEL ESTUDIO DEL PROTOCOLO, 5. COMPOSICIN DEL PROTOCOLO NOTARIAL. 6. FORMA DE LLEVAR LOS REGISTROS, 7. LOS TOMOS, 8. CUIDADO Y CONSERVACIN DE LOS TOMOS, 9. OTRAS FORMA LIDADES.

1. CONCEPTO.-

Etimolgicamente la palabra protocolo, proviene del latn

protocollum significa la primera hoja pegada o encolada. Escriche 1, considera que la palabra protocolo proviene de la voz gri ega protos, que significa: lo que esta primero en su lnea y de la voz latina collium o collatio, que significa comparacin o cotejo. Es el libro registro numerado, sellado o rubricado que lleva el notario o escribano. El Protocolo notarial es la coleccin ordenada de registros sobre la misma materia en los que el notario extiende, autoriza 3' custodia los instrumentos pblicos protocolares con arreglo a las formalidades de ley de cada pas. Esta una coleccin ordenada adems de escrituras matrices puede comprender otros documentos que el notario ha protocolizado en virtud del mandato de la autoridad judicial o administrativa. Cuando decimos escrituras matrices hacemos referencia a todas las escrituras elaboradas durante un bienio que deben estar ordenadas alfabtica y cronolgicamente, en la forma que la ley notarial lo prescribe. Esta conservacin ordenada y prolija otorga perdurabilidad y seguridad jurdica a los millones de actos, negocios jurdicos, contratos y declaraciones de voluntad desarrollados p or los ciudadanos en las notaras. Paralelamente al protocolo notarial, existen los minutarios donde obra copia de los otros documentos como ttulos, certificados, informes, recibos del pago de impuestos y declaraciones relacionadas al contenido de cada una de ellas, que generalmente han sido insertados en la Escritura Pblica.
2. EL DEPSITO DEL PROTOCOLO.- Es confiado al Notario, como profesional del

derecho como garanta complementaria de autenticidad durante los trminos establecidos segn cada pas. Por e jemplo hasta dos aos o ms puede conservarlo en Argentina salvo las respectivas disposiciones de cada provincia, que luego pasan al archivo de protocolos creados a tal fin. En Espaa, los notarios, por ejemplo conservan

1 ESCRICHE. Citado por Guillermo Cabanellas, el Diccionario Enciclopdico de Derecho Usual. Heliasta. Buenos Aires. 2001.

dichos protocolos hasta veinticinco aos. Durante el tiempo de conservacin el no tario es responsable por dicha custodia, donde debe mantener el secreto profesional, y exhibir los protocolos slo a los otorgantes de los actos jurdicos por l autorizados, a sus sucesores y a pedido de ciert as autoridades tales como un juez cuando las cir cunstancias lo exijan respectivamente. Salvo en casos de fuerza mayor o en circunstancias especiales determinadas por las leyes que rigen en la materia, sern extrados de las escribanas. Llambas 2, considera que un requisito para la incorporacin a un protocolo notarial, es la escritura de protocolizacin del acta res pectiva.
3. PROPIEDAD DE LOS PROTOCOLOS.- Es de destacar que originariamente al

igual que los bienes muebles e inmuebles los protocolos tambin se vendieron. Pertenecan al dueo del oficio, hoy en da al notario, quin dispona a su antojo, durante su vida o para despus de su muerte. Hoy en da la organizacin jurdica notarial de nuestro pas confirma que es propiedad del Estado los protocolo s notariales.
4. IMPORTANCIA DEL ESTUDIO DEL PROTOCOLO.-

El estudio del protocolo es muy importante porque es la gnesis etolgico de todos los instrumentos pblicos autorizados por el notario, es la historia misma de cada pas, por ello es importante analizar si existe una conservacin eficiente, y si son ptimas las condiciones de depsito.
5. COMPOSICIN DEL PROTOCOLO NOTARIAL. El protocolo notarial en el Per,

como se tiene dicho est formado por una coleccin ordenada de Registros. Ahora bien, un Registro, es un cuerpo organizado compuesto de cincuenta fojas ordenadas correlativamente segn su numeracin, con la formalidad y solemnidad de estar cada registro autorizado antes de su utilizacin, bajo responsabilidad del notario, mediante un sello y firma puestos en la primera foja por un miembro de la Junta Directiva del Colegio de Notarios, designado por el Decano, con conocimiento de la Junta Directiva. Para Guillermo Borda 3 , el protocolo notarial tambin est compuesto de los instrumentos pblicos o privados protocolizados, que son incorporados por orden del Juez competente, previo reconocimiento, en el ltimo caso, de las firmas que lo suscriben o comprobacin de su autenticidad.

2 LLAMBAS, Jorge Joaqun. Tratado de Derecho Civil. Parte General. Tomo II. Perrot. Buenos Aires. 1964. 3 BORDA, Guillermo. Op. Cit. T. II, Pg. N 1041

La composicin del protocolo notarial en el Per, est dada por los siguientes registros: a) De escrituras pblicas. - b) De testamentos.- c) De actas de protesto.- d) De actas de transferencia de bienes muebles registrables. -e) Otros que la ley determine. 6. FORMA DE LLEVAR LOS REGISTROS. La forma como se deben de llevar los registros est establecida en el D. Ley N 26002, que es la Ley del Notariado Peruano, norma que establece que los registros podrn ser llevados de dos maneras distintas, una en pliegos y la otra en papel en hojas sueltas, veamos:
a) En veinticinco pliegos de papel emitido por el Colegio de Notarios, los mismos que

se colocarn unos dentro de otros, de modo que las fojas del primer pliego sean la primera y la ltima; que las del segundo plieg o sean la segunda y la penltima y as sucesivamente; y,
b) En cincuenta hojas de papel emitido por el Colegio de No tarios, que se colocarn en

el orden de su numeracin seriada, para permitir el uso de sistemas de impresin computarizado. El avance de la tecnologa 4, a determinado que la impresin de los instrumentos notariales, se realice masivamente a travs de medios computarizados, con el indudable avance de los Sistemas e Informtica, es comn esta impresin rpida y de excelente calidad, ya sea a puntos, a inyeccin de tinta o lser. Es cierto que nuestra ley notarial nos faculta a utilizar cualquier medio mecnico de impresin e inclusi ve a utilizar nuestro puo y letra, pues podramos escribir nuestros instrumentos notariales a mano, lo cual resultara completamente desfasado con nuestra realidad, salvo la excepcin el testamento por escritura pblica que debe ser escrito a puo y letra del notario. Cualquiera de las dos maneras de llevar los registros, antes revisadas permiten el uso de la impresin computarizada, sin embargo es ms recomendable para esta clase de impresin el uso de las cincuenta fojas de papel (hojas sueltas), pues en ms prctico y fcil de manipular. Es importante mencionar que las fojas de cada registro deben estar numeradas en forma correlativa, respetndose la sede de su emisin, esto en la actualidad corre a cargo de la Junta Directiva del Colegio de Notarios que se encarga de la impresin de los diferentes registros.

4 La importancia de la Ciencia y Tecnologa a quedado demostrada en el Congreso Nacional del Notariado Peruano, realizado en la ciudad de lea, el 07-08 y 09 de Julio del 2006, a travs de la ponencia del notario Alfredo Paino con el tema: Informtica Notarial,

7. LOS TOMOS.- Tambin son cuerpos organizados que se forman cada uno

agrupando diez registros, que deben encuadernarse y empastarse dentro del semestre siguiente a su utilizacin. Los tomos sern numerados en orden correlativo. En consecuencia un tomo comprende quinientas hojas sueltas o doscientos cincuenta folios. La organizacin del protocolo a travs de Tomos, se ha realizado justamente para permitir una adecuada organizacin de los instrumentos protocolizados, lo que garantiza su adecuada conservacin y continuidad en el tiempo, alejando la posibilidad de que estos se extraven generando los perjuicios correspondientes, es por ello que en la prctica los notarios, apenas juntan los diez registros, inmediatamente proceden a encuadernarlos y empastarlos generando as este cuerpo orgnico documental, sin esperar siquiera el semestre que otorga la ley, especialmente cuando se habl de la
firma electrnica con caracteres de seguridad encriptados 8. CUIDADO Y CONSERVACION DE LOS TOMOS. Para Pala Mediano 5 , el

documento notarial es un documento tcnico, su redactor conocid o y responsable es un jurista, un tcnico, un notario. Es por ello que nuestro ordenamiento jurdico notarial, establece que el notario responder del buen estado de conservacin de los tomos, esto significa que se deben tomar las debidas precauciones resp ecto del cuidado, custodia y mantenimiento debido de nuestro protocolo notarial, el que automticamente es protegido al conservarse debidamente nuestros tomos; es por ello que no es legalmente posible extraer del oficio notarial (oficina del notario) los r egistros y tomos, excepto por razones de fuerza mayor o cuando as se requiera para el cumplimiento de la funcin. Es legislador ha previsto la mayor seguridad en cuanto al cuidado y conservacin de los registros y tomos que forman nuestro protocolo notarial y a su vez son parte de nuestro archivo notarial, es por ello que ha dispuesto que la exhibicin, pericia, cotejo u otra diligencia por mandato judicial o del Ministerio Pblico, se realizar en la oficina del notario.
9. OTRAS FORMALIDADES.- Adems de las formalidades y solemnidades antes

revisadas existen otras que conducen a consolidar la seguridad notarial del protocolo, estas son el cierre de los registros, el orden y la forma de otorgamiento de los instrumentos pblicos protocolares, la constancia de que no corre el instrumento pblico

PALA MEDIANO, Ciencia tcnica y prctica. Cuaderno Notarial N 14

protocolar, su aclaracin, modificacin o adicin y el caso de destruccin, deterioro, perdida o sustraccin, as como el cierre del bienio, veamos: Respecto al orden de otorgamiento, los instrumentos pbli cos protocolares se extendern observando un riguroso, orden cronolgico, en los que consignar el nmero que les corresponda en orden sucesivo. La razn de establecer el estadio - temporal del otorgamiento, es justamente establecer elementos de prioridad y prefer encia frente a la adquisicin y disposicin de derechos, crditos y acciones, frente a posibles concursos o concurrencias de quienes alegan tener el mismo derecho respecto de un mismo bien; por otro lado, el orden cronolgico le permite al notario establ ecer el ndice cronolgico registrando por orden de su otorgamiento los instrumentos pblicos protocolares. En cuanto a la forma de Otorgamiento, los instrumentos pblicos protocolares se extendern uno a continuacin del otro. La motivacin de esta formalidad es justamente para que la continuidad en la impresin garantice la seriedad y seguridad de que no es posible imprimir nada entre uno y otro instrumento protocolar. La formalidad es muy importante, pues como bien lo precisa Etchegaray 6: El derecho existe para realizarse, la realizacin es la vida y la verdad del derecho, es el derecho en s mismo. Su ideal es realizarse de modo necesario, seguro y uniforme, de una manera fcil y rpida, para ello es imperiosa una redaccin clara, precisa y detal lada de las leyes y similar actuacin de la jurisprudencia, esto es lo que Ihering 7, llama la prctica en materia de derecho. Por otro lado la constancia de que No Corre el Instrumento, se consigna cuando no se concluya la extensin de un instrumento pblico protocolar o cuando luego de concluido y antes de su suscripcin se advierta un error o la carencia de un requisito, el notario indicar en constancia que firmar, que el mismo no corre. Esta constancia implica la ineficacia formal del instrumento pr otocolar inconcluso, pero tambin del instrumento concluido pero no suscrito, pues de su revisin se advierte un error u omisin de un requisito. Cuando otorgamos un instrumento pblico protocolar, y ste es suscrito por los otorgantes y autorizado por el Notario, ste instrumento no puede ser objeto de
aclaracin, modificacin o adicin en el mismo instrumento, ello est prohibido.

Entonces cualquier aclaracin, modificacin o adicin del instrumento pblico protocolar se har mediante otro instrumento pblico protocolar, donde deber sentarse constancia
6 ETCHEGARAY, Natalio Pedro. Tcnica y prctica documental. Astrea. Buenos Aires. 2003. 7 IHERING, Dogmtica Jurdica, citado por Etchegaray. Op. Cit.

en el primero, de haberse extendido otro instrumento que lo aclara, adiciona o modifica. En el caso que el instrumento que contiene la aclaracin, adicin o modificacin se extienda ante distinto notario, ste comunicar esta circunstancia al primero, para los efectos del cumplimiento de lo dispuesto en este artculo, debi endo cursar el oficio correspondiente conforme a ley. Todas estas y dems formalidades son necesarias para darle seguridad jurdica plena a los instrumentos protocolares, en tal sentido Larra ud8, opina que la imposicin legal de una forma determinada, ni ca que el ordenamiento establece para que una declaracin de voluntad sea reconocida y tenga eficacia, nos pone frente a actos formales o solemnes. Otra posibilidad es que en el registro queden fojas en blanco que no han sido utilizadas, en estos casos dichas fojas sern inutilizadas mediante dos lneas diagonales que se trazarn en cada pgina con la indicacin que no corren. Otra posibilidad es que por razones ajenas a la voluntad del notario, se destruya, deteriore, pierda o sea sustrado parcial o totalmente un instrumento pblico protocolar, en este caso lo que tiene que hacer el Notario es solicitar al Colegio de Notarios la autorizacin para su reposicin. Como se tiene establecido cada treinta y uno de diciembre de cada bienio se cerrarn cada uno de los registros (cierre de bienio), sentndose a continuacin del ltimo instrumento una constancia de cierre suscrita por el notario, la que se remitir en copia al Colegio de Notarios. Gonzlez Palomino 9, considera que la doctrina de las formas jurdicas es la base del derecho notarial y el punto de apoyo para poner en movimiento la funcin notarial. Siguiendo a Ihering, considera que el derecho no tolera la carencia de formas, y para admitir la existencia de la voluntad jurdica, es preciso ante todo que sea preciso reconocerla.

8 LARRAUD. Curso de Derecho Notarial. Op. Cit, P. 160 y ss. 201 GONZLEZ PALOMINO. Op. Cit. T. I. p. 86 y ss. 9 GONZLES PALOMINO. Op. Cit. T. I. p. 86 y ss.