1

Unitatea şcolară

Nomenclator arhivistic pentru unităţile şcolare

Compartiment/ Funcţia A. CONDUCERE Consiliul de Administraţie Director Director adjunct Consilier educativ Consiliul Profesoral Comisii şi Catedre Metodice Comisia Consultativă

Denumirea dosarului (conţinutul pe scurt al problemelor la care se referă) Cartea de onoare Fişa unităţii şcolare Jurnalul şcolii Organigramă unitate şcolară Stat de funcţii unitate şcolară Plan managerial anual Proiectul şcolii (de dezvoltare instituţională) Raport asupra stării învăţământului - anual Regulamentul de ordine interioară Plan managerial semestrial Raport asupra stării învăţământului semestrial

Termenul de păstrare Existent în Propuneri Propuneri Nomenclatorul unităţi ISJ aprobat şcolare P P P P P P P P P P P P P 10 ani 10 ani

B.SECRETARIAT

Registrul procese-verbale - Consiliul de Administraţie Registrul procese-verbale - Consiliul Profesoral

P P

P P

etc. fişe de înscriere grad. diplome. regulamente. aprecieri. dispoziţii. etc. preinspecţii cadrelor didactice Registrul unic de control Registrul de evidenţă a alocaţiilor Planuri şi programe de învăţământ Decizii emise de directorul unităţii şcolare Decizii emise de Consiliului de Administraţie Regulament de organizare şi funcţionare Documente privind evenimente deosebite din viaţa şcolii (înfiinţare. perfecţionare. aniversări. ) Fişa postului Dosarele personale ale personalului didactic.2 Compartiment/ Funcţia Denumirea dosarului (conţinutul pe scurt al problemelor la care se referă) Registrul procese-verbale – Comisii Metodice Registrul inspecţii speciale. decorări. nedidactic pensionate Termenul de păstrare Existent în Propuneri Propuneri Nomenclatorul unităţi ISJ aprobat şcolare P P 3 ani P P P P P P P Pe durata angajării P P P P P P P P P P P P P P P P P Pe durata angajării P 50 ani 90 ani 10 ani 90 ani - 50 ani P 50 ani 50 ani . instrucţiuni. contracte de muncă. acte personale şi corespondenţa cu privire la mişcarea personalul didactic Dosare personale ale salariaţilor (copii certificate de naştere. circulare ce reglementează activitatea din învăţământ Schema de încadrare a şcolii.) Documente privind finanţarea şi sponsorizarea de către agenţii economici Documnete privind donaţiile primite din ţară şi străinătate Documente privind colaborarea cu comunitatea locală Cartea tehnică a unităţii şcolare Certificatul de identitate a unităţii şcolare Ordine. auxiliar. auxiliar. regulamente. fişa de încadrare a personalului didactic Cărţi de muncă Registrul de evidenţă a cărţilor de muncă Decizii. schimbarea denumirii. nedidactic Dosarele personale ale personalului didactic.

de nivel local Cataloage de la examene: * bacalaureat * capacitate * teste naţionale * teze unice * competenţe profesionale. dări de seamă statistice. teste naţionale. etc) Procese-verbale de control Planuri de şcolarizare. etc Cataloage de clasă Cataloage corigenţă Cataloage cu notele acordate la susţinerea probei practice Registre matricole Cotoare acte de studii eliberate şi formulare completate şi neeliberate Registrul pentru evidenţa actelor de studii primite sau eliberate Evidenţa actelor de studii necompletate. capacitate. teze cu subiect unic.3 Compartiment/ Funcţia Denumirea dosarului (conţinutul pe scurt al problemelor la care se referă) Documente privind: * olimpiadele şcolare * concursurilor cultural-ştiinţifice şi sportive * lucrări premiate * schimburi de experienţă. bacalaureat. neridicate şi a celor anulate Registrul de evidenţă a formularelor. a actelor de studii primite de unităţile de învăţământ şi a celor eliberate absolvenţilor Borderouri aplicare timbru sec pe actele de studii Registrul pentru înscrierea şi evidenţa elevilor Procese-verbale. informări privind şcolarizarea elevilor Termenul de păstrare Existent în Propuneri Propuneri Nomenclatorul unităţi ISJ aprobat şcolare P P - P 10 ani 30 ani 10 ani P P P - P P 5 ani P P P P - P P P P P P P P P . * diferenţe. referate ale preşedinţilor şi comisiilor de examene (admitere. situaţii statistice. de nivel naţional. internaţional.

cu excepţia actelor de studiu în original care se vor păstra permanent Dosare personale ale elevilor pentru acordarea burselor sociale şi de studiu Confirmări privind mişcarea elevilor Termenul de păstrare Existent în Propuneri Propuneri Nomenclatorul unităţi ISJ aprobat şcolare P P P P P P P P P P P P P P P P P 10 ani - P P P 5 ani P 10 ani 10 ani pe durata şcolarizării 5 ani - 5 ani 5 ani .) Organizarea cursurilor de calificare şi conversie profesională pe bază de contract Documente privind constituirea de clase performante Documente privind stabilirea criteriilor de acordare a burselor şi creditelor de studii Documente privind perfecţionarea metodică şi psihopedagogică Documnete privind reconstituirea drepturilor de proprietate imobiliară a unităţii şcolare şi lotul agricol experimental Registrul de intrare-ieşire a corespondenţei Dosar cuprinzând documente cu privire la autorizaţia sanitară Dosare personale ale elevilor pentru înscrierea la examene (copii certificate de naştere. fişe de înscriere. procese-verbale de predare primire Registrul de depozit Registrul de evidenţă a ştampilelor şi sigiliilor Corespondenţa cu Direcţia Judeţeană Galaţi ale Arhivelor Naţionale ( lucrări de selecţionare. documentaţia privind abaterile disciplinare. copii foi matricole. adeverinţe etc.) . schiţe. procese-verbale.4 Compartiment/ Funcţia Denumirea dosarului (conţinutul pe scurt al problemelor la care se referă) Dări de seamă statistice anuale privind rezultatele la învăţătură ale elevilor Acte privind situaţia imobilului. cereri. planuri Nomenclatorul arhivistic Registrul de evidenţă curentă al intrărilor şi ieşirilor unităţilor arhivistice Inventare arhivistice. etc.

∗ gradaţiile de merit ∗ Gh.) Organizarea şi desfăşurarea activităţilor extraşcolare Termenul de păstrare Existent în Propuneri Propuneri Nomenclatorul unităţi ISJ aprobat şcolare 10 ani 10 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani - 5 ani 5 ani 5 ani P - 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani P 5 ani . auxiliar Situaţii. clasele I. igiena şi protecţia muncii. Primărie. Centrul Bugetar. II. tabele privind practica pedagogică sau practica în producţie Confirmări privind mişcarea elevilor Registrul pentru înscrierea copiilor în grădiniţă Recensământ preşcolari Activitatea cercurilor pedagogice Evidenţa normelor didactice şi repartizarea orelor personalului didactic (foi de normă.Euro 100 € Documentaţia privind acordarea ajutorului pentru elevi .5 Compartiment/ Funcţia Denumirea dosarului (conţinutul pe scurt al problemelor la care se referă) Documente privind abaterile disciplinare ale elevilor Situaţii privind controlul medical periodic al personalului Corespondenţa cu Inspectoratul Şcolar Judeţean Galaţi. etc. Consiliul Judeţean. referate în legătură cu măsurile pentru paza contra incendiilor. Prefectură. III ∗ Diploma de Excelenţă.Lazăr. etc Lucrări privind evidenţa militară Procese verbale. situaţii privind realizarea normelor didactice. apărarea civilă Situaţii privind controlul medical periodic al copiilor şi al personalului Documentaţia privind: * salariile de merit.Euro 200 € Documentaţia privind alocaţiile de stat Organizarea şi desfăşurarea concursurilor pentru personalul nedidactic. etc Documentaţia privind acordarea ajutorului bani de liceu Documentaţia privind acordarea ajutorului pentru elevi . corespondenţă.

cantonamente. etc) Lucrări scrise elaborate de elevi la diferite examene susţinute Registrul bilete de transport personal didactic Registrul de procese-verbale ale cadrelor didactice de serviciu pe şcoală Planurile calendaristice ale profesorilor şi diriginţilor Scheme (programe) orare Situaţii privind perfecţionări continue. auxiliar. nedidactic unitate şcolară Condici pentru prezenţa personalului didactic.6 Compartiment/ Funcţia Denumirea dosarului (conţinutul pe scurt al problemelor la care se referă) Procese verbale privind preluarea-predarea formularelor cu regim special Situaţii. etc Planul de pază a instituţiei Dosare acordare burse şcolare elevi Condici pentru prezenţa cadrelor didactice Certificate concedii medicale personal didactic. auxiliar. tabere. nedidactic Cereri şi planificări concedii de odihnă personal didactic. nedidactic unitate şcolară Corespondenţa privitoare la eliberări de adeverinţe sau alte acte elevilor (inclusiv cererile. procese-verbale. festivaluri. formarea formatorilor Corespondenţa privitoare la eliberări de adeverinţe sau alte acte ale personalului didactic şi administrativ Borderoul de expediere a corespondenţei Cererile angajaţilor care nu au putut fi rezolvate Termenul de păstrare Existent în Propuneri Propuneri Nomenclatorul unităţi ISJ aprobat şcolare 5 ani 5 ani 5 ani 10 ani 5 ani 3 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 3 ani 3 ani 3 ani 1 an 3 ani 1 an 1 an 2 ani 2 ani - 3 ani 2 ani 2 ani 2 ani 1 an 2 ani 2 ani 2 ani 2 ani 1 an . referate privind organizarea şi desfăşurarea: excursii. foile matricole.

CONTABILITATE Registrul inventar al mijloacelor fixe Bugetul de venituri şi cheltuieli Bilanţul anual Darea de seamă contabilă anuală Plan de venituri şi cheltuieli Certificat de înmatriculare State de plată şi fişe personale de salarizare.) Fişe de conturi sintetice Fişe de conturi analitice Inventare mijloace fixe şi obiecte de inventar. a abonamentelor Fişe de cheltuieli bugetare Documente privind garanţiile de gestiune Registre de casă Jurnale de contabile Procese-verbale. spaţii disponibile Cont de execuţie activitate bugetară Cont de execuţie activitate autofinanţare P P 50 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani - P P P P P P 50 ani 50 ani 50 ani 50 ani 20 ani 50 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani . pontaje salariaţi Declaraţii fişe fiscale Fişe fiscale Declaraţii CAS Liste şomaj Asigurări de sănătate Bugetul de venituri şi cheltuieli activ. acte de bancă. facturi. corespondenţă şi alte acte emise de organele de control Documente referitoare la licitaţii. bugetară şi extrabugetar Darea de seamă contabilă trimestrială Balanţa de verificare Note contabile. ordine de plată. State de plată a burselor.7 Compartiment/ Funcţia Denumirea dosarului (conţinutul pe scurt al problemelor la care se referă) Termenul de păstrare Existent în Propuneri Propuneri Nomenclatorul unităţi ISJ aprobat şcolare C. etc. acte justificative (acte de casă.

corn) Note de comandă Contracte de sponsorizare Contracte economice şi de colaborare Evidenţa spaţiilor închiriate CEC-uri Avize de expediţie Facturi Acte privind mijloacele de transport (foi de parcurs) Termenul de păstrare Existent în Propuneri Propuneri Nomenclatorul unităţi ISJ aprobat şcolare 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani . lapte. repartizarea pe clase Documente referitoare la ajutoare sociale ( rechizitele. lucrări.8 Compartiment/ Funcţia Denumirea dosarului (conţinutul pe scurt al problemelor la care se referă) Extrase cont Acte casă Acte bancă Acte justificative privind decontarea sumelor încasate prin comitetele de părinţi Situaţii privind acordarea tichetelor cadou Fişe magazie Bonuri de materiale şi note de recepţie Procese verbale de recepţie. evidenţa manualelor. bugetare Propuneri plan venituri şi cheltuieli extrabugetare Acte de predare-primire şi evidenţe ale gestiunilor Procese-verbale de casări bunuri mobile Acte justificative care nu sunt anexate la notele contabile Situaţii privind controlul medical periodic al elevilor şi personalului Situaţii privind comanda de manuale. diverse probleme contabile Monitorizare cheltuieli personal Virări credite. reparaţiideclaraţii şi curente. activităţi bugetare şi autofinanţate Chitanţiere Propuneri plan venituri şi cheltuieli.cu privire la Dosare capitale nominale contracte încheiate Legii 19 aplicarea Deplasări externe Corespondenţă privind necesare financiare.

9 Compartiment/ Funcţia Denumirea dosarului (conţinutul pe scurt al problemelor la care se referă) Darea de seamă contabilă lunară Corespondenţă privind prestările de servicii (apă. canal. alfabetic. electricitate) Referate de necesitate Fişe fiscale Termenul de păstrare Existent în Propuneri Propuneri Nomenclatorul unităţi ISJ aprobat şcolare 3 ani 2 ani 2 ani 2 ani 2 ani D. tematic pe subiecte Procese-verbale privind verificarea fondului bibliotecii Registrul de cote Registrul de organizarea şi mişcarea fondului bibliotecii Registrul de inventar Registrul topografic Registrul de evidenţă a cititorilor Fişa de autor Lucrări didactice: atestat. procese-verbale Caiet evidenţă activitatea bibliotecii Fişa de înscriere în bibliotecă Procese-verbale de casare a cărţilor potrivit instrucţiunilor în vigoare Act de primire Specificaţii şi note de comandă Fişa publicaţiei Registrul de prezenţă a cititorilor Fişa cititorului P P 10 ani 10 ani până la casare 5 ani 2 ani P P P P P P P P P P 50 ani 15 ani 15 ani 15 ani 10 ani 10 ani 10 ani până la casare 5 ani 2 ani . grad Legea învăţământului şi statutul personalul didactic Fişa de catalog Organizarea şi desfăşurarea activităţii bibliotecii şcolare: referate. BIBLIOTECĂ Catalogul sistematic.

informări privind activitatea comitatelor de părinţilor Registru procese-verbale ale şedinţelor Comitetelor de părinţi P P 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani .10 Compartiment/ Funcţia Denumirea dosarului (conţinutul pe scurt al problemelor la care se referă) Termenul de păstrare Existent în Propuneri Propuneri Nomenclatorul unităţi ISJ aprobat şcolare E. COMITETUL DE PĂRINŢI Activitatea comitetului de părinţi Dare de seamă asupra mişcării fondurilor Acte de evidenţă primară Referate.

11 Compartiment/ Funcţia Denumirea dosarului (conţinutul pe scurt al problemelor la care se referă) Termenul de păstrare Existent în Propuneri Propuneri Nomenclatorul unităţi ISJ aprobat şcolare .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful