Student: Motrescu Elena Specializarea: FB III, gr.

3 An universitar: 2010-2011

PREZENTAREA INSTITUIEI 1

coala Teodor Balan nr. 3 Gura Humorului este situat pe stada Bulevardul Bucovina nr.28 i a fost infiinat pe 15 septembrie 1976. n 1978 pe 30 septembrie are loc punerea n funciune a atelierului colii. Din acel an i pn n 1983 coala a funcionat n regim de coal cu zece clase. De atunci i pn n prezent funcioneaz cu ciclu primar i gimnazial. 1997 se dau n funciune centrala termic pe gaz metan i se reabiliteaz integral instalaia de nclzire. 1998-2003 se doteaz coala cu mobilier nou pentru patru sli de clas, un televizor color, 11 calculatoare legate la reeaua de internet, o imprimant, un fax, un copiator xerox A3 i se reabiliteaz laboratorul de fizic i instalaia sanitar. 2005-2009-se reabiliteaz i modernizeaz grupurile sanitare, refacerea instalaiei electrice i sistemului de alarm, nlocuirea acoperiului, izolarea termic i faad, nlocuirea geamurilor cu termopan, mprejmuirea cu gard, lambrisarea slilor de clas i parchetarea acestora, lambrisarea holurilor i placarea celui de la parter i scrilor cu gresie, asfaltarea terenului de sport, nfiinarea cabinetului medical, modernizarea laboratorului de chimie i a slii de sport. coala Teodor Balan nr. 3 Gura Humorului este unul din centrele de execuie bugetar subordonate Primrie oraului Gura Humorului. Nu exist uniti bugetare n subordinea centrului bugetar. Principala surs de finanare a centrului bugetar este bugetul local , alturi de finanarea din veniturile proprii realizate de instituie ( sponsorizri, donaii etc.), dar i bugetul de stat. coala Teodor Balan nr. 3 Gura Humorului i organizeaz i conduce contabilitatea proprie n conformitate cu normele legale n vigoare n ceea ce privete contabilitatea instituiilor publice. Normele contabile n vigoare atribuie rspunderea pentru organizarea i conducerea contabilitii la instituiile publice ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligaia gestionrii organizaiei respective. Conductorul instituiei coala Teodor Balan nr. 3 Gura Humorului este ordonator teriar de credite, ordonatorii superiori fiind Primria oraului Gura Humorului (ordonator principal) i Inspectoratul colar Judeean Suceava (ordonator secundar). n sensul prevederilor Legii finanelor publice nr.500/2002, compartimentul financiar-contabil reprezint o structur organizatoric n cadrul instituiei publice, n care este organizat execuia bugetar. eful compartimentului financiar-contabil este persoana care ocup funcia de conducere a compartimentului financiar-contabil i care rspunde de activitatea de ncasare a veniturilor i de plat a cheltuielilor. Conform legii contabilitii, contabilitatea se ine n limba romn i n moned naional. 2

Finalizarea exerciiului bugetar i a trimestrelor se concretizeaz contabil n situaii financiare care prezint situaia patrimoniului statului aflat n administrarea instituiei publice. Acestea se ntocmesc conform normelor elaborate de Ministerul Finanelor Publice i se raporteaz la ordonatorul superior de credite : Primria oraului Gura Humorului pentru creditele de la bugetul local i Inspectoratul colar Judeean Suceava pentru creditele de la bugetul de stat, la termenele stabilite de acesta, care la rndul su le raporteaz la Ministerul Educaiei Cercetrii i Tineretului. Bilanul contabil al instituiei este supus verificrii i certificrii de ctre Trezoreria Municipiului Suceava, unde instituia i are deschise conturile, dar i de organul de audit intern din cadrul Inspectoratului colar Judeean Suceava. Principalele registre contabile utilizate de instituia public sunt: Registrul Jurnal, Registrul Inventar, Registrul numerelor de inventar i Registrul Cartea Mare. Contabilitatea sintetic se ine pe Fie de cont pentru operaii diverse, deschise pentru fiecare cont sintetic. Evidena analitic a creditelor bugetare, plilor de cas i cheltuielilor efective se ine cu ajutorul Fiei pentru operaii bugetare. De asemenea instituia public utilizeaz sisteme de prelucrare automat a informaiilor contabile, care sunt stocate pe supori magnetici i permit n orice moment reconstituirea elementelor i coninuturilor conturilor, a listelor i a coninuturilor supuse verificrii. Instituia utilizeaz un program de prelucrare automat a datelor din contabilitatea sintetic, un program de eviden a stocurilor i unul de eviden a obiectelor de inventar i mijloacelor fixe i de calcul al amortizrii. Inventarierea patrimoniului se efectueaz, n conformitate cu legea contabilitii nr.82/1991 i Ordinul Ministerului Finanelor Publice nr.1753/2004, de ctre comisiile de inventariere numite prin decizie scris, emis de ordonatorul de credite. Aceste comisii rspund de efectuarea tuturor lucrrilor de inventariere potrivit prevederilor legale. n procesul execuiei bugetare cheltuielile bugetare parcurg cele 4 faze: angajare; lichidare; ordonanare; plata.

Contabilitatea analitic a cheltuielilor se realizeaz pe subdiviziunile clasificaiei bugetare. Astfel structura simbolului contului de cheltuieli va fi urmtoarea: simbolul contului sintetic din planul de conturi; capitolul; 3

sursa de finanare (01 buget de stat); subcapitol; titlu; articol; alineat.

La instituia public balana de verificare sintetic se ntocmete lunar, iar situaiile financiare trimestrial i se compun din bilan, contul de rezultat patrimonial, situaia fluxurilor de trezorerie, situaia modificrilor n structura activelor/ capitalurilor, anexe la situaiile financiare i contul de execuie bugetar. Principalele cheltuieli ale instituiei sunt: cheltuieli privind stocurile; cheltuieli cu lucrrile i serviciile executate de teri; cheltuieli cu personalul; alte cheltuieli operaionale; cheltuieli financiare; alte cheltuieli finanate de la buget prin programe sociale (programul social 100 euro pentru profesori etc.). cheltuieli de capital, amortizri; cheltuieli extraordinare.

Instituia public ntocmete pentru activitatea proprie Contul de execuie bugetar care are ca indicatori cheltuielile pltite i veniturile ncasate cuprinse n capitolele i subcapitolele bugetului aprobat.

Procedura P01: Iniierea auditului INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern Nr. 208 /15.09.2010 ORDIN DE SERVICIU

n conformitate cu prevederile art. 8, litera c. din Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, a OMFP nr. 38/2003 de aprobare a normelor metodologice generale privind exercitarea activitii de audit intern, cu modificrile si completrile ulterioare i a Planului de audit intern pentru anul 2009, se va efectua misiunea de audit intern privind Activitatea financiar-contabil, n perioada 01.10.2010 20.12.2010. Scopul misiunii de audit este de a da asigurri asupra modului de desfurare a activitii financiar-contabile, n conformitate cu cadrul legislativ i normativ, iar obiectivele acestuia au n vedere:
1.

Conducerea contabilitii.

Menionm c se va efectua un audit de conformitate al modului de organizare a sistemului privind activitatea financiar-contabil.

Auditor, Motrescu Elena

Procedura P02: Iniierea auditului INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern DECLARAIA DE INDEPENDEN Nume i prenume: Ivanovici Gheorghe Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil 5 Data: 01.10.2010

Incompatibiliti n legtur cu entitatea/structura auditat Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu cineva care ar putea s v limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii sau s constatai slbiciuni de audit n orice fel? Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organizaii sau obiective care ar putea s v influeneze n misiunea de audit? Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat() n ultimii 3 ani ntr-un alt mod n activitatea entitii/structurii ce va fi auditat? Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor finanate integral sau parial de Uniunea European? Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale entitii/structurii ce urmeaz a fi auditat? Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul entitii/structurii ce va fi auditat sau cu membrii organului de conducere colectiv? Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau primirea de redevene de la vreun grup anume, sau organizaie sau nivel guvernamental? Ai aprobat nainte facturi, ordine de plat i alte instrumente de plat pentru entitatea/structura ce va fi auditat? Ai inut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditat? Avei vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fi auditat? Dac n timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personal, extern sau organizaional care ar putea s v afecteze abilitatea dvs. de a lucra i a face rapoartele de audit impariale, notificai eful Serviciului de audit intern de urgen? Auditor intern, Motrescu Elena Procedura P03: Iniierea auditului INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern Nr. 213 / 01.10.2010

DA X

NU X X X X X X X X X X -

NOTIFICAREA PRIVIND DECLANAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN

Ctre: De la:

ScoalaTeodor Balan nr. 3 Gura Humorului Inspectoratul colar Judeean Suceava Compartimentul de Audit Public Intern

Referitor: Misiunea de audit intern Activitatea financiar-contabil

Stimate: domnule Popescu Ioan

n conformitate cu Planul de audit intern pe anul 2010, urmeaz ca n perioada 01.10.2010 20.12.2010 s efectum o misiune de audit intern avnd ca tema Activitatea financiar-contabil. Scopul misiunii de audit intern este acela de a furniza o asigurare independent conducerii n ceea ce privete funcionalitatea sistemului de control intern ataat activitii auditate i formularea de recomandri pentru mbuntirea acestuia. Perioada supus evalurii este 01.01.2009 31.12.2009 V rugm, de asemenea, s desemnai o persoan de contact pentru a ne ajuta n timpul derulrii misiunii de audit intern, urmnd a stabili de comun acord data edinei de deschidere, avnd pe ordinea de zi urmtoarele: prezentarea auditorilor; prezentarea i discutarea obiectivelor misiunii de audit intern; discutarea programului interveniei la faa locului; stabilirea persoanelor de legtur n cadrul compartimentelor auditate; alte aspecte organizatorice necesare desfurrii misiunii.

Pentru o mai bun documentare a echipei de audit intern referitoare la activitatea direciei, v rugm sa ne punei la dispoziie urmtoarea documentaie necesar: cadrul legal si de reglementare aplicabil domeniului financiar-contabil; organigrama instituiei coala Teodor Balan nr. 3 Gura Humorului; regulamentul de organizare i funcionare; fiele posturilor; procedurile scrise care descriu activitile ce se desfoar in cadrul direciei; rapoartele de audit intern anterioare; alte rapoarte, note, dosare anterioare care se refer la aceasta tem. Pentru eventualele ntrebri privind aceasta aciune, v rugm s contactai pe doamna 7

Motrescu Elena, auditor intern, coordonatorul misiunii . Cu deosebit consideraie,

Auditor, Motrescu Elena

Procedura P04: Colectarea i prelucrarea informaiilor

COLECTAREA INFORMAIILOR Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil ntocmit: Motrescu Elena

Data: 10.10.2010

COLECTAREA INFORMATIILOR Identificarea legilor si regulamentelor aplicabile structurii auditate Obinerea organigramei Obinerea Regulamentului de organizare si funcionare Obinerea fiselor posturilor Obinerea procedurilor scrise si formalizate Identificarea personalului responsabil Obinerea Raportului de audit intern anterior Rapoarte elaborate de alte instituii DA X X X X X X NU X X OBSERVATII

Exista doar parial Anterior nu au fost realizate misiuni de audit intern

Procedura P05: Analiza riscului

INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILE

Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil ntocmit: Motrescu Elena Nr.crt. 1. Obiective Conducerea contabilitii Data: 09.10.2010 Obiecte auditabile Contabilitatea tezeroriei 2. Contabilitatea rezultatelor inventarierii Cadrul legislativ - Legea contabilitii nr. 82/ 1991 republicat; - OMFP nr. 1851/2004; - OMFP nr. 1850/2004; - H.G. nr. 1553/2003; - Legea nr. 493/2003; - OMFP nr. 1753/2004; - Decret nr. 167/1958; - Legea nr. 511/2004; - Legea nr. 512/2004; - Decret nr. 209/1976; - Legea nr. 500/2002 - OMFP nr. 1917/2005 Observai

Lista centralizatoare a obiectelor auditabile reprezint primul document care se elaboreaz n cadrul procedurii Analiza riscurilor i cuprinde 16 de obiecte auditabile, structurate pe 3 obiective, care vor fi evaluate n continuare pentru obinerea Tematicii n detaliu a misiunii de audit intern

10

Procedura P05: Analiza riscului INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern IDENTIFICAREA RISCURILOR Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2009.-31.12.2009 ntocmit: Motrescu Elena Nr. crt. 1. Obiective Conducerea contabilitii Obiecte auditabile 1.Contabilitatea trezoreriei

Data: 09.10.2010 Observaii

Riscuri identificate semnificative 1.Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind activitatea de organizare i funcionare a casieriei 2. . Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a operaiunilor de cas i de banc 3. Procedurile/monografia privind evidena contabil a operaiunilor de cas i de banc nu este cunoscut de personalul desemnat n conducerea acesteia 4. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a operaiunilor de cas i de banc 5. nregistrarea eronat n alte conturi a sumelor derulate prin trezorerie, bnci sau casierie 6. Lipsa actelor justificative, anexe la extrasele de cont sau la fila registrului de cas 7. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu controlul sistematic al activitii de casierie 8. Neasigurarea securitii spaiului destinat casieriei 9. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a rezultatelor inventarierii 10. Procedurile/monografia privind evidena contabil a rezultatelor inventarierii nu este cunoscut de personalul desemnat 11

2. Contabilitatea rezultatelor inventarierii

11. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a rezultatelor inventarierii 12. Evidenierea eronat a diferenelor rezultate din inventariere, a soldurilor conturilor inventariate n Registrul inventar, 13. Stabilirea eronat a soldurilor conturilor inventariate n Registrul-inventar 14. Netransmiterea ctre debitori a extraselor de cont privind sumele datorate etc. : NOT: Identificarea riscurilor este al doilea document care se elaboreaz n cadrul procedurii Analiza riscurilor i presupune asocierea riscurilor semnificative la operaiile stabilite n Lista centralizatoare a obiectelor auditabile. De regul, se asociaz unul sau mai multe riscuri teoretice, determinate de auditorii interni din documentele colectate sau din riscurile practice reieite din propria experien. n situaia n care la operaiile auditabile se ataeaz mai multe riscuri, analiza acestora se va putea realiza pentru fiecare risc n parte sau pe total operaie/obiect auditabil. n acest studiu de caz au fost identificate 2 de obiecte auditabile crora le-au fost ataate 12 de riscuri.

12

Procedura P05: Analiza riscului INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

STABILIREA FACTORILOR, PONDERILOR I NIVELURILOR DE APRECIERE AL RISCULUI Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2009.-31.12.2009 ntocmit: Motrescu Elena Ponderea factorilor de risc (Pi) P1 50%

Data: 09.10.2010

Factori de risc (Fi) Aprecierea controlului intern F1 Aprecierea cantitativ F2 Aprecierea calitativ F3

Nivelul de apreciere al riscului (Ni) N1 N2 N3 Nu exist proceduri Impact financiar ridicat Vulnerabilitate mare

Exist proceduri, Exist proceduri i sunt cunoscute, se aplic dar nu se aplic Impact financiar sczut Vulnerabilitate mic Impact financiar normal Vulnerabilitate medie

P2 30%

P3 20%

Not: Cei trei factori de risc din acest document sunt stabilii prin normele generale i sunt acoperitori pentru entitate, ns dac dorim s evideniem i ali factori de risc, cu nivelurile de apreciere corespunztoare, se recomanda sa avem n vedere ca suma ponderilor factorilor de risc s fie de asemenea 100. n funcie de importana i greutatea factorilor de risc, se stabilesc ponderile i nivelurile de apreciere ale riscurilor.

13

INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern CHESTIONAR DE LUARE LA CUNOTIN - CLC Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2009.-31.12.2009 ntocmit: Motrescu Elena

Data: 09.10.2010 DA X X X X X X X X X X X X Testare Testare Testare Testare Cadru normativ NU OBS Cadru normatic

ACTIVITATEA DE AUDIT 1. Organizarea contabilitii - exist un sistem de proceduri care s reglementeze organizarea contabilitii trezoreriei i a contabilitii rezultatelor inventarierii? - procedurile de lucru acoper cele dou domenii? - procedurile de lucru existente sunt scrise i formalizate? - atribuiile cuprinse n procedurile de lucru se gsesc n fiele posturilor? - pentru activitatea de trezorerie, avei desemnai responsabili cu evidena contabil a acestor operaiuni? - procedurile specifice existente sunt scrise i formalizate? - exist elaborat planul general de paz? - exist un sistem de proceduri care s reglementeze activitatea de paz? - procedurile specifice existente sunt scrise i formalizate? - suntei informat despre modalitile de nregistrare n contabilitate a diferenelor rezultate din inventariere? - jurnalele, centralizeaz i nregistreaz operaiunile consemnate n documente justificative? -stabilirea corect a soldurilor conturilor inventariate n Registrul-inventar

Nu n totalitat e

Not: Chestionarul de luare la cunotin se adreseaz nivelului general de management si managementului de linie, in vederea aprecierii riscurilor operaiilor supuse auditrii, cu scopul de a evalua prin ntrebrile formulate si rspunsurile primite existenta si funcionalitatea controalelor interne din cadrul entitii.

14

15

Procedura P05: Analiza riscului INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern STABILIREA NIVELULUI RISCULUI I A PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCULUI Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2009.-31.12.2009 ntocmit: Motrescu Elena Nr. crt. Obiective Obiecte auditabile Riscuri identificate semnificative Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea controlului intern (F1) P1 Ni 50% 0,5 1 0,5 1 Aprecierea cantitativ (F2) P2 Ni 30% 0,3 2 0,3 1 Aprecierea calitativ Punctajul total (F3) P3 Ni 20% 0,2 2 1,5 0,2 1 1

1.

Conducerea contabilitii

1.Contabilitatea trezoreriei

1.Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind activitatea de organizare i funcionare a casieriei 2. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a operaiunilor de cas i de banc 3.Procedurile/monografia privind evidena contabil a operaiunilor de cas i de banc nu este cunoscut de personalul desemnat n conducerea acesteia 4. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a operaiunilor de cas i de banc 5. nregistrarea eronat n alte conturi a sumelor derulate prin trezorerie, bnci sau casierie 16

0,5

0,3

0,2

0,5 0,5

1 3

0,3 0,3

2 1

0,2 0,2

3 3

1,7 2,4

2. Contabilitatea rezultatelor inventarierii

6. Lipsa actelor justificative, anexe la extrasele de cont sau la fila registrului de cas 7. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu controlul sistematic al activitii de casierie 8. Neasigurarea securitii spaiului destinat casieriei 9. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a rezultatelor inventarierii 10. Procedurile/monografia privind evidena contabil a rezultatelor inventarierii nu este cunoscut de personalul desemnat 11. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a rezultatelor inventarierii 12. Evidenierea eronat a diferenelor rezultate din inventariere, a soldurilor conturilor inventariate n Registrulinventar, 13. Stabilirea eronat a soldurilor conturilor inventariate n Registrul-inventar 14. Netransmiterea ctre debitori a extraselor de cont privind sumele datorate etc.

0,5 0,5 0,5 0,5 0,5

1 3 3 1 2

0,3 0,3 0,3 0,3 0,3

2 2 2 1 3

0,2 0,2 0,2 0,2 0,2

2 3 2 2 2

1,5 2,5 2,5 1,2 2,3

0,5 0,5

1 1

0,3 0,3

1 1

0,2 0,2

3 3

1,4 1,4

0,5 0,5

2 3

0,3 0,3

3 1

0,2 0,2

3 1

2,5 2

Data: 09.10.2010 NOT: Stabilirea nivelului riscului i a punctajului total al riscului este documentul din procedura Analiza riscurilor n care auditorul evalueaz riscurile pe baza informaiilor i documentelor, n posesia crora a intrat pn n acest moment, a Chestionarului de Luare la Cunotin - CLC, pe care l-a obinut de la managementul general i managementul de linie al structurii auditate, dar i a expertizei personale n domeniu i a informaiilor din mass-media sau de pe internet. De asemenea, auditorii interni, n funcie de resursele alocate misiunii (numr de persoane, timpul aferent .a.), stabilesc punctajul total al riscurilor operaiei/activitii respective, n baza formulei de calcul: 17

Pt = N i Pi
i =1

unde: P = punctajul total; t N i = nivelul riscurilor pentru fiecare criteriu utilizat; P = ponderea criteriilor de risc i

Pentru continuarea analizei, grupeaz riscurile n urmtoarele trei categorii: Riscuri mici 1,0 - 1,7 Riscuri medii 1,8 - 2,2 Riscuri mari 2,3 - 3,0 Elaborarea acestui document prezint un grad relativ mare de subiectivitate i din acest motiv auditorii interni aduc mbuntiri acestei lucrri, pe toat durata misiunii de audit, n special n Etapa interveniei la faa locului n funcie de informaiile pe care le colecteaz cu ocazia testrilor efectuate. Din experiena practic, recomandm ca ponderea riscurilor medii s fie sub 10%, deoarece aceasta denot o nehotrre din partea auditorilor interni, referitoare la categoria de riscuri n care s le includ, lund n considerare c n auditare vor intra, de regul, riscurile mari i medii, considerate riscuri semnificative.

18

Procedura P05: Analiza riscului INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

CLASAREA OBIECTELOR AUDITABILE (OPERAIILOR) N FUNCIE DE ANALIZA RISCULUI Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2009.-31.12.2009 ntocmit: Motrescu Elena Nr. crt. Obiective Obiecte auditabile Riscuri identificate semnificative Punctajul total 1.Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind activitatea de organizare i funcionare a casieriei 2. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a operaiunilor de cas i de banc 3.Procedurile/monografia privind evidena contabil a operaiunilor de cas i de banc nu este cunoscut de personalul desemnat n conducerea acesteia 4. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a operaiunilor de cas i de banc 5. nregistrarea eronat n alte conturi a sumelor derulate prin trezorerie, bnci sau casierie 6. Lipsa actelor justificative, anexe la extrasele de cont sau la fila registrului de cas 19 1,5 1 Clasare Obs.

Data:09.10.2010

1.

Conducerea contabilitii

Contabilitatea trezoreriei

Mic Mic

Nu Nu

Mic

Nu

1,7 2,4 1,5

Mic Mare Mic

Nu

Nu

2.Contabiliatea rezultatelor inventarierii

7. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu controlul sistematic al activitii de casierie 8. Neasigurarea securitii spaiului destinat casieriei 9. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a rezultatelor inventarierii 10. Procedurile/monografia privind evidena contabil a rezultatelor inventarierii nu este cunoscut de personalul desemnat 11. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a rezultatelor inventarierii 12. Evidenierea eronat a diferenelor rezultate din inventariere, a soldurilor conturilor inventariate n Registrulinventar, 13. Stabilirea eronat a soldurilor conturilor inventariate n Registrul-inventar

2,5 2,5 1,2 2,3

Mare Mare Mic Mare Nu

1,4 1,4

Mic Mic

Nu Nu

2,5

Mare

Not: n documentul Clasarea operaiilor n funcie de analiza riscurilor se realizeaz mprirea celor 13 riscuri, ale obiectului auditabil, n 3 categorii de riscuri, mici, medii i mari, stabilite n fazele anterioare ale procedurii Analiza riscurilor. n continuare, riscurile mici vor fi eliminate din auditare, iar riscurile mari i medii, considerate riscuri semnificative, n numr de 5, vor intra n faza de ierarhizare a riscurilor i vor fi preluate n Tabelul puncte tari i puncte slabe.

20

Procedura P05: Analiza riscului INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern TABELUL PUNCTE TARI I PUNCTE SLABE Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2009.-31.12.2009 ntocmit: Motrescu Elena Nr. Obiective Obiecte Riscuri identificate semnificative crt. auditabile

1.

Conducerea 1.Contabilitate contabilitii a trezoreriei

2. Contabilitatea rezultatelor inventarierii

1. nregistrarea eronat n alte conturi a sumelor derulate prin trezorerie, bnci sau casierie 2. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu controlul sistematic al activitii de casierie 3. Neasigurarea securitii spaiului destinat casieriei 4. Procedurile/monografia privind evidena contabil a rezultatelor inventarierii nu este cunoscut de personalul desemnat 5. Stabilirea eronat a soldurilor conturilor inventariate n Registrul-inventar

Consecina Puncte Funcionrii/ T/S nefuncionrii controlului intern S S S S

Grad de ncredere al auditorului intern n controlul intern Sczut Sczut Sczut Sczut

OBS

Sczut

Data: 09.10.2010 Not: n faza de ierarhizare a operaiilor n funcie de riscuri, n care au intrat numai riscurile semnificative, a fost elaborat documentul Tabelul puncte tari i puncte slabe, prin care au fost identificate 2 obiecte auditabile, evaluate ca fiind puncte tari, care vor fi eliminate din auditare, iar celelalte obiecte auditabile considerate ca fiind puncte slabe vor rmne n continuare n auditare. Evaluarea operaiilor identificate ca fiind puncte tari s-a realizat prin aprecierea funcionalitii sistemului de control intern al

activitilor auditate, care astfel limiteaz efectul riscurilor asociate acestora. n urma operaiei de ierarhizare, au fost preluate spre auditare n continuare obiectivele i obiectele auditabile considerate ca fiind puncte slabe, n documentul Tematica n detaliu a misiunii de audit intern, care vor fi renumerotate i ulterior va fi stabilit corespondena acestora cu paragrafele din Raportul de audit intern Procedura P05: Analiza riscului INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

TEMATICA N DETALIU A MISIUNII DE AUDIT INTERN Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2009.-31.12.2009 ntocmit: Motrescu Elena Nr.crt Obiective 1. Obiecte auditabile selectate

Data: 09.10.2010 Paragraful corespunztor din RAI II.2.7.1 II.7.2. II.7.3. II.2.7.4. II.2.9. II.2.9.1.

Conducerea 1.Contabilitatea 1.Modul de nregistrare n registrul de cas contabilitii trezoreriei 2. Analiza documentelor justificative 3. Asigurarea securitii spaiului casieriei 2.Contabilitatea 4. Analiza procedurilor/monografiei i a rezultatelor gradului de cunoatere dectre executani inventarierii 5. Modul de nregistrare n registrul inventar

Not: Analiza riscurilor a pornit de la documentele Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, care a cuprins 1 obiectiv structurate pe 2 obiecte auditabile i Identificarea riscurilor, prin care s-au ataat 13 de riscuri la aceste obiecte auditabile i s-a finalizat cu Tematica n detaliu a misiunii de audit intern n urma creia au fost selectate n vederea auditrii 1 obiectiv, 2 de obiecte auditabile i 5 de riscuri asociate acestora. n continuare, cele 5 de riscuri au fost nlocuite cu obiectele auditabile selectate (operaii / activiti / funcii programe / domenii) corespunztoare riscurilor semnificative, n vederea efecturii testrilor, pe baza Programului interveniei la faa locului, i care se vor materializa n FIAP-uri i FCRI-uri, acolo unde este cazul, i n final vor fi transferate i comentate n Raportul de audit intern, n ordinea din Tematica n detaliu a misiunii de audit intern.

Procedura P06: Elaborarea programului de audit intern INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern PROGRAMUL DE AUDIT INTERN Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2009.-31.12.2009 ntocmit: Motrescu Elena Data: 09.10.2010 DURATA (H) 380 88 2 2 4 8 8 8 8 8 10

OBIECTIVELE AUDITULUI

ACTIVITILE PROGRAMATE

Tema general: Activitatea financiar-contabil 1. Pregtirea misiunii de audit 1. Tiprirea i procesarea Ordinului de serviciu 2. Tiparirea i procesarea Declaraiei de independena 3. Pregtirea i transmiterea Notificrii privind declanarea misiunii de audit intern ctre prile interesate 4. Colectarea i prelucrarea informaiilor 5. ntocmirea Listei centralizatoare a obiectelor auditabile 6. Elaborarea Tabelului puncte tari i puncte slabe 7. ntocmirea Programului de audit intern 8.Intocmirea Notei i a Programului interveniei la faa locului 9. Obinerea aprobrii Notei i a anexelor acesteia: Colectarea i prelucrarea datelor, Tabelul - Puncte tari i puncte slabe i Programul interveniei la faa locului 2. Intervenia la faa locului Obiectivul I Conducerea contabilitii

1.1 Efectuarea testrilor 1.2 Discutarea constatrilor cu directorul Direciei De Buget i Contabilitate Intern 1.3 Elaborarea FIAP - urilor 1.4 Colectarea dovezilor 1.5 Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru

44 16 2 16 6 4

3. Raportul de audit intern 1. Redactarea proiectului de Raport de audit intern

160 48

OBIECTIVELE AUDITULUI

ACTIVITILE PROGRAMATE 2. Revizuirea Raportului de audit intern 3. Obinerea proiectului de Raport de audit intern aprobat de conducere 4. Transmiterea proiectului de Raport de audit intern la auditat i solicitarea de rspuns n 15 zile 5. Planificarea i organizarea Reuniunii de conciliere, dac este cazul 6. Includerea n Raportul de audit intern a aspectelor reinute din punct de vedere al auditatului 7. Finalizarea Raportului de audit intern 8. Obinerea Raportului de audit intern aprobat de conducerea instituiei 9. Transmiterea recomandrilor aprobate ctre auditat 10. Intocmirea Fisei de urmarire a recomandarilor

DURATA (H) 48 8 8 8 8 16 8 8 16

4. Urmrirea recomandrilor

Nota: Programul de audit intern este documentul prin care repartizam resursele de audit respectiv, mprim intre membri echipei de auditori activitile pe care le vor desfura pentru realizarea misiunii si repartizam timpul pentru parcurgerea etapelor si procedurilor specifice in vederea ncadrrii in perioadele afectate prin Planul de audit intern.

INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

PROGRAMUL INTERVENIEI LA FAA LOCUL

Misiunea de audit: Auditarea sistemului financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2009.-31.12.2009 ntocmit: Motrescu Elena Data: 09.10.2010 Obiectivul I. CONDUCEREA CONTABILITII Nr. OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTRII crt. 1. Contabilitatea trezoreriei Analiza organizrii i conducerii contabilitii trezoreriei 2. Contabilitatea rezultatelor Analiza contabilitii inventarierii rezultatelor inventarierii PC 20

Locul

Durata (h) 20

Nr. test C.C.I.1.1.1 Test 1.1.1 Test 1.1.2 Test 1.1.3 Test 1.1.4 Interviu nr. 1.1.1 Interviu nr. 1.1.2 Not de relaii nr. 1.1.1

Nr ver

PC

Auditor intern Motrescu Elena

Procedura P07: edina de deschidere

INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern MINUTA EDINEI DE DESCHIDERE Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2009.-31.12.2009 ntocmit: Motrescu Elena A. Lista participanilor: Numele Motrescu Elena Visiniuc Andreea Nita Andrada Macovei Andrei Breaban Mihai Funcia auditor Contabil ef secretar director Administrator Direcia/ Serviciul ISJ Scoala Teodor Balan nr.3 Gura Humorului Scoala Teodor Balan nr.3 Gura Humorului Scoala Teodor Balannr.3 Gura Humorului Scoala Teodor Balan nr.3 Gura Humorului Nr. telefon E-mail Semntura

Data: 09.10.2010

B. Stenograma edinei n cadrul edinei de deschidere s-a procedat la: - Prezentarea echipei de auditori care urmeaz s efectueze misiunea de audit intern; - Prezentarea i discutarea obiectivelor generale ale auditului intern, semnificaia acestora. n acelai timp, a fost cerut prerea auditailor cu privire la aceste obiective, unde s-au fcut remarci c acestea n general reprezint zone cu risc, dar s-au fcut i unele comentarii cu privire la complexitatea activitii Direciei Buget i Contabilitate Intern i neatractivitatea nivelului salariului pentru atragerea unor specialiti; - Prezentarea Programului interveniei la faa locului, respectiv modul de abordare pe teren a obiectivelor auditabile care vor fi testate, dup analiza de risc efectuat. - Stabilirea persoanelor pe care auditorii interni le pot contacta n vederea colectrii informaiilor, efecturii de teste i asupra modului de obinere a interviurilor. De asemenea, a fost stabilit programul ntlnirilor i timpul necesar pentru realizarea acestor proceduri; - Stabilirea condiiilor minime pe care auditatul trebuie s le asigure n vederea realizrii misiunii de audit (spaiu de lucru, calculatoare, posibilitate de editare etc.) - Convenirea asupra unor aspecte procedurale, respectiv eventualitatea unor edine intermediare n cursul derulrii misiunii de audit, informarea sistematic asupra constatrilor efectuate .a. - Stabilirea edinei de nchidere, inclusiv a participanilor la aceasta; - Stabilirea modalitii de redactare a Raportului de audit intern (cnd, cum i cui va fi distribuit). - Explicarea modului cum vor fi discutate i analizate recomandrile formulate, ca urmare a eventualelor disfuncionaliti constatate, inclusiv Planul de aciune realizat de entitatea auditat i Calendarul implementrii acestora, cu termene i persoane responsabile. Auditori interni, Auditai,

Procedura P07: Chestionar LISTA DE VERIFICARE NR. 1 Obiectivul I. CONDUCEREA CONTABILITII . 1.1. ACTIVITATEA DE AUDIT DA Analiza procedurilor de lucru Verificarea gradului de acoperire a activitilor prin procedurile de lucru specifice - examinarea listei activitilor pentru realizarea obiectivului - identificarea activitilor care nu au la baz proceduri de lucru - garantarea cuprinderii n procedurile de lucru a reglementrilor cadrului normativ, aplicabile fiecrei activiti - examinarea modelelor de formulare specifice - examinarea algoritmilor de calcul i a modalitilor de completare a formularelor - existena exemplelor n acest sens - examinarea sistemului de raportare al activitii Confirmarea existenei activitilor de control intern in punctele cheie ale procedurii de lucru Urmrirea existenei responsabilitilor pe faze de ntocmire, avizare, aprobare i pe nivele de execuie Aplicarea principiului dublei semnturi Aprobarea de ctre persoanele competente Asigurarea prelucrrii datelor n sistem informatizat Modalitatea arhivarii documentelor Existena componentei de actualizare a procedurilor de lucru Compararea atribuiilor din procedurile de lucru cu cele din fiele posturilor Verificarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu responsabiliti n realizarea activitilor Aprecierea calitii procedurilor de lucru de ctre personalul care le utilizeaz: - apar disfuncionaliti n timpul aplicrii practice a procedurilor? - avei propuneri de perfecionare a procedurilor? - procedurile de lucru sunt corespunztoare? Contabilitatea trezoreriei X Analiza organizrii activitii de casierie: a. existena ordinului intern pentru numirea comisiei de X inventariere b. urmrirea respectrii programului de inventariere; X c. urmrirea efecturii inventarierii n ultima zi lucrtoare a X exerciiului financiar; d. urmrirea ntocmirii monetarului X e. examinarea nregistrrii tuturor operaiunilor de ncasri i X pli privind exerciiul respectiv NU C.C.I. nr. 1.1.1. TEST nr. 1.1.1. Lista de control nr. 1.1.1. OBS.

1.2.

ACTIVITATEA DE AUDIT DA f. urmrirea existenei unui confrunt ntre soldurile din registrul X de cas cu monetarul i cu cele din contabilitate Examinarea masurilor necesare asigurrii securitii casierie X entitii Urmrirea modului de utilizare a ordinului de plat: a. verificarea emiterii ordinelor de plat pe numele fiecrui X creditor; b. existena datrii i numerotrii ordinelor de plat; X c. nscrierea ordinelor de plat ntr-un registru distinct, X d. verificarea emiterii ordinelor de plat pe baza documentelor justificative; Analiza modului de utilizare a Cecului pentru ridicare de numerar a. urmrirea modului de utilizare a Cecului pentru ridicare de numerar b. confirmarea utilizrii documentului Cec pentru ridicare de numerar n conformitate cu prevederile legale Analiza utilizrii Registrului de cas a. Examinarea ntocmirii zilnic, n dou exemplare, de casierul unitii sau de alt persoan mputernicit, pe baza actelor justificative de ncasri i pli; b. Confirmarea completrii n registrul de cas distinct pentru fiecare operaie n parte; c. Urmrirea semnrii de ctre casier pentru confirmarea nregistrrii operaiilor efectuate; d. Urmrirea existenei semnturii persoanei din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern; e. Examinarea completrii zilnice, n ordinea efecturii operaiilor; f. Urmrirea barrii rndurilor neutilizate la sfritul zilei; g. Verificarea reportrii pe primul rnd al registrului de cas pentru ziua n curs a soldului de cas al zilei precedente; h. Confirmarea stabilirii soldului de cas al zilei respective n conformitate cu Regulamentului operaiilor de cas; Analiza respectrii de ctre conductorul compartimentului financiar contabil a cadrului normativ privind efectuarea plilor: a. urmrirea deschiderii conturilor de cheltuieli i de disponibiliti de ctre entitate n conformitate cu normelor legale privind organizarea i funcionarea trezoreriilor statului; b. existena semnturilor pentru activitatea de actualizare a conturilor; c. Examinarea angajrii, lichidrii i ordonanrii cheltuielilor pltite; d. Examinarea existenei creditelor bugetare deschise/repartizate sau disponibiliti n conturi de disponibil; e. Confirmarea corectitudinii subdiviziunii bugetului aprobat de la care se efectueaz plata i corespondena cu natura cheltuielilor respective;

NU

OBS.

Observare direct CCI nr. 1.1.2. TEST nr. 1.1.2. Foaie de lucru nr.1.1.1 List de control nr. 1.1.2. FIAP nr. 1.1.1. TEST nr. 1.1.3 Foaie de lucru nr. 1.1.2 Lista de control nr. 1.1.3 FIAP nr. 1.1.2

X X

X X X X X X X X TEST nr. 1.1.4 Foaie de lucru nr. 1.1.2 Lista de control nr. 1.1.4 FIAP nr. 1.1.3

1.2.

ACTIVITATEA DE AUDIT f. Urmrirea existenei tuturor documentelor justificative care s justifice plata; g. Compararea semnturilor de pe documentele justificative cu specimenele de semnturi aparinnd ordonatorului de credite sau persoanelor desemnate de acesta s exercite atribuii ce decurg din procesul executrii cheltuielilor bugetare; h. Confirmarea faptului c beneficiarul sumelor este cel ndreptit s primeasc suma potrivit documentelor care atest serviciul efectuat; i. Examinarea calculului sumei datorate beneficiarului; Analiza contabilitii rezultatelor inventarierii a. urmrirea efecturii inventarierii patrimoniului; b. urmrirea existenei aprobrilor, managementului entitii, necesare nregistrrii n contabilitate a rezultatelor inventarierii; c. urmrirea ntocmirii Situaiilor comparative pentru diferenele constatate la inventariere; d. urmrirea nregistrrii n contabilitate a diferenelor rezultate n urma inventarierii.

DA -

NU X

OBS.

X X X

Interviul nr. 1.2.1. Not de relaii nr. 1.2.1. Interviul nr. 1.2.2 FIAP nr. 1.2.1. FCRI nr. 1.2.1.

INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern CHESTIONAR DE CONTROL INTERN NR. 1.1.1 pentru Evaluarea sistemului de control intern al casieriei adresat domnului Macovei Andrei director al Scoala Teodor Balan nr.3 Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2009 31.12..2009 Nr. crt. ACTIVITATEA DE AUDIT Activitatea de casierie Registrul de cas este ntocmit de persoana desemnat pentru aceast activitate sau de persoana mputernicit s o nlocuiasc? 1. DA NU Nici un rspuns Comentarii Persoana desemnat cu ntocmirea Registrului de cas are aceast sarcin trecut n fia postului care este actualizat i care a fost semnat de aceasta. Persoana responsabil cu evidena contabil a activitii de casierie, verific zilnic legalitatea i corectitudinea operaiilor din Registrul de cas

Registrul de cas este verificat de ctre persoana responsabil cu evidena financiarcontabil a activitii de casierie? 2.

3.

Exist completri i modificri n Registrul de cas efectuate de persoana responsabil cu evidena activitii de casierie, din cadrul instituiei? Dac da, putei prezenta filele din Registrul de cas care conin modificri i completri?

X X Modificrile din filele respective reflect erori de calcul matematic sesizate n momentul verificrii operaiunilor din Registrul de cas.

4.

5. 6.

V rog s-mi prezentai modalitatea prin care sunt corectate erorile din Registrul de cas efectuate de ctre persoana responsabil cu evidenta activitii de casierie din cadrul instituiei? Casierul entitii informeaz directorul instituiei despre operaiunile care implic un volum mare de numerar?

Zilnic directorul Direciei de Buget i Contabilitate Intern

Nr. crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT Activitatea de casierie

DA

NU

Nici un rspuns

Comentarii este informat de ctre casierul entitii n legtur cu numerarul din casierie i cu operaiile care urmeaz a se efectua n ziua respectiv.

7.

8.

Dac da, putei exemplifica sistemul de informare a directorului cu privire la operaiile care implic un volum mare de numerar? Dac nu, v rog s apreciai care ar putea fi consecinele neinformrii coordonatorului activitii de casierie n cazul unor operaii cu volum mare de numerar? Avei un sistem de proceduri privind activitatea de casierie? Exist coresponden ntre prevederile procedurilor i responsabilitile stabilite prin fia postului? La nivelul entitii exist amenajat un spaiu pentru desfurarea n bune condiii a activitii de casierie? Registrul de cas este ntocmit zilnic? Registrul de cas este ntocmit la casieria entitii? nregistrrile din Registrul de cas sunt verificate zilnic? Inventarierea casieriei se face periodic? Registrul de cas este nuruit i numerotat? Documentele justificative care stau la baza efecturii operaiilor n casierie conin toate elementele prevzute de cadrul normativ? Putei prezenta documentele din primele i ultimele 2 zile ale perioadei auditate?

X X Un volum mare de numerar derulat prin casieria entitii ar crete riscul de fraud. X X X X X X X X X X Test nr. 1.1.1

9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18.

Data: 18.10.2010

Auditor intern, Motrescu Elena

Procedura P08: Colectarea dovezilor INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

TESTUL NR. 1.1.1. Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2009 31.12.2009 OBIECTUL TESTULUI: Conducerea contabilitii. OBIECTIVUL TESTULUI: Contabilitatea trezoreriei. Analiza organizrii activitii de casierie DESCRIEREA TESTULUI: Populaia pentru efectuarea testrii a fost alctuit din totalitatea proceselor verbale de inventariere a casieriei entitii n numr de 4 ntocmite pe perioada auditat, din care unul este aferent inventarierii anuale efectuate la data de 31 decembrie 2009; Eantionul va fi constituit din totalitatea populaiei, adic 100%, avnd n vedere c aceasta reprezint un volum redus de documente; Testarea a urmrit analiza modului de organizare a controlului activitii de casierie, pe baza elementelor stabilite n Lista de verificare nr. 1 poziia nr.1.1. astfel: Analiza activitii de casierie: a. existena ordinului intern pentru numirea comisiei de inventariere; b. urmrirea respectrii programului de inventariere; c. urmrirea ntocmirii monetarului; d. urmrirea efecturii inventarierii n ultima zi lucrtoare a exerciiului financiar; e. examinarea nregistrrii tuturor operaiunilor de ncasri i pli privind exerciiul respectiv; f. urmrirea existenei unui confrunt ntre soldurile din registrul de cas cu monetarul i cu cele din contabilitate. Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 1.1.1 privind Analiza organizrii activitii casieriei i a Chestionarului de Control Intern nr. 1.1.1. pentru Evaluarea sistemului de control intern al casieriei adresat domnului Macovei Andrei directorul Scoala Teodor Balan nr. 3, Gura Humorului CONSTATRI: Din analiza Listei de control nr. 1.1.1. i a Chestionarului de control intern nr.1.1.1. am constatat c la nivelul entitii activitatea de casierie este organizat i controlul acesteia funcioneaz. CONCLUZII: Pentru activitatea de casierie nu se va elabora FIAP, dar informaiile primite cu ocazia acestei testri vor fi preluate i introduse n RAI. Data: 18.10.2010 Auditor intern, Motrescu Elena

LISTA DE CONTROL NR. 1.1.1 privind Analiza activitii de casierie Elemente eantion Existena ate ordinului intern pentru numirea comisiei de Elemente inventarier Testate e Proces verbal de inventar ncheiat la data de 31.03.2009 Proces verbal de inventar ncheiat la data de 30.06.2009 Proces verbal de inventar ncheiat la data de 30.09.2009 Proces verbal de inventar ncheiat la data de 31.12.2009 Data: 18.10.2010 Examinarea nregistrrii tuturor operaiunilo r de ncasri i pli privind exerciiul respectiv Urmrirea existenei unui confrunt ntre soldurile din registrul de cas cu monetarul i cu cele din contabilitate

Nr . crt .

Urmrirea respectrii programulu i de inventariere

Urmrirea ntocmirii monetarulu i

Urmrirea efecturii inventarieri i n ultima zi lucrtoare a exerciiului financiar

1 .

2 .

3 .

4 .

Auditor intern, Motrescu Elena

Procedura P08: Colectarea dovezilor INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern TESTUL NR. 1.1.2. Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.012009 31.12.2009 OBIECTUL TESTULUI: Conducerea contabilitii OBIECTIVUL TESTULUI: Contabilitatea trezoreriei. Urmrirea modului de utilizare a ordinului de plat DESCRIEREA TESTULUI: Populaia pentru efectuarea testului este format din ordinele de plat aferente perioadei auditate, ntocmite i utilizate de entitate pentru decontarea obligaiilor fa de teri, n numr de 350. Menionm c n cadrul entitii, din anul 2009 a nceput numerotarea ordinelor de plat pe baza Registrului de eviden a ordinelor de plat i este valabil 5 ani. Eantionul pentru urmrirea modului de utilizare a ordinului de plat, va fi constituit dintrun procent de 5%, din populaie, respectiv 12 ordine de plat, conform Foii de lucru nr. 1.1.2.; Testarea a urmrit corectitudinea pailor parcuri n vederea ntocmirii i utilizrii Ordinului de plat pe baza Listei de verificare nr. 1 poziia 1.1. i anume: a) verificarea emiterii ordinelor de plat pe numele fiecrui creditor; b) examinarea datrii i numerotrii ordinelor de plat; c) nscrierea ordinelor de plat ntr-un registru distinct; d) verificarea emiterii ordinelor de plat pe baza documentelor justificative. Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 1.1.2. privind ntocmirea i utilizarea ordinului de plat. CONSTATRI: Pe baza testrii i Listei de control nr. 1.1.2. s-a constatat c ordinele de plat utilizate de entitate nu conin date referitoare la documentele justificative care au generat obligaiile de plat care se sting, respectiv OP nr. 81, OP nr. 161, OP nr. 201, OP nr. 321, CONCLUZII: n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 1.1.1.

Data: 18.10.2010

Auditor intern, Motrescu Elena

FOAIE DE LUCRU NR. 1.1.2. Obiectivul nr. 2: Conducerea contabilitii

Eantionului n vederea testrii modului de ntocmire i utilizare a ordinului de plat a fost constituit astfel: - populaia statistic: 350 ordine de plat; - eantionul 5%: 12 ordine de plat; - pasul de selecie: 20; - eantionul rezultat din aplicarea pasului va ncepe de la Ordinul de plat nr. 1 i va cuprinde urmtoarele ordine de plat: OP nr. 1, OP nr. 21, OP nr. 41, OP nr. 61, OP nr. 81, OP nr. 101, OP nr. 121, OP nr. 141, OP nr. 161, OP nr. 181, OP nr. 201, OP nr. 221, OP nr. 241, OP nr. 261, OP nr. 281, OP nr. 301i OP nr. 321. - eantionul astfel constituit va fi verificat integral; - n urma verificrii eantionului se va ntocmi Lista de control nr. 1.1.2. privind ntocmirea i utilizarea ordinului de plat, n care se vor concretiza rezultatele testrii.

Data: 18.10.2010

Auditor intern, Motrescu Elena

INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

LISTA DE CONTROL NR. 1.1.2. privind ntocmirea i utilizarea ordinului de plat Elemente testate Nr. crt. Elemente eantionate 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. Ordinul de plat nr. 1 Ordinul de plat nr. 101 Ordinul de plat nr. 204 Ordinul de plat nr. 270 Ordinul de plat nr. 305 Ordinul de plat nr. 401 Ordinul de plat nr. 500 Ordinul de plat nr. 630 Ordinul de plat nr. 720 Ordinul de plat nr. 832 Ordinul de plat nr. 965 Ordinul de plat nr. 1021 Verificarea emiterii ordinelor de plat pe baza documentelor justificative X FIAP X X X FIAP FIAP X X X X X

Verificarea emiterii ordinelor de plat pe numele fiecrui creditor X X X X X X X X X X X X

Existena datrii i numerotrii ordinelor de plat X X X X X X X X X X X X

nscrierea ordinelor de plat ntr-un registru distinct X X X X X X X X X X X X

Data: 18.10.2010

Auditor intern, Motrescu Elena

INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 1.1.1. Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2009 31.12.2009 PROBLEMA Unele Ordine de plat utilizate de entitate nu conin date referitoare la justificative n baza crora se sting datoriile de plat . documentele

CONSTATARE Din analiz auditorii interni au constatat c exist ordine de plat utilizate de entitate pentru achitarea obligaiilor datorate terilor, care nu conin date explicite referitoare la documentele justificative care au generat aceste obligaii. Din eantionul stabilit pentru testare s-a constatat inexistena numrului i datei facturilor furnizorilor, specificndu-se numai natura bunurilor achiziionate, spre exemplu: contravaloarea materialelor de natura obiectelor de inventar, n cazul OP nr. 81, OP nr. 161, OP nr. 201, OP nr. 321. CAUZE Inexistena procedurilor scrise i formalizate; Inexistena unei evidene detaliate pentru fiecare creditor al entitii; Existena suprancrcrii personalului din cadrul direciei; Lipsa unui control periodic efectuat de ctre managementul direciei asupra datoriilor entitii; Nerealizarea unei activiti de analiz periodic a stadiului de achitare al datoriilor; CONSECINE Pe baza ordinelor de plat ntocmite de entitate pentru achitarea datoriilor nu se poate realiza o situaie analitic i operativ a stadiului de achitare al furnizorilor. ntocmirea ordinelor de plat fr explicaii suficiente referitoare la datorii ngreuneaz organizarea evidenei analitice a furnizorilor; Imposibilitatea obinerii unei situaii operative a furnizorilor n funcie de vechime. RECOMANDRI Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind ntocmirea i utilizarea ordinelor de plat; Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri; Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post pentru personalul implicat n aceste activiti; Realizarea unui program de pregtire profesional pentru personalul Direciei de Buget i Contabilitate Intern, corespunztor cu necesitile entitii de a se adapta la noutile din sistemul financiar-bancar; Verificarea ordinelor de plat utilizate pentru perioada auditat i completarea acestora cu numrul i data documentelor justificative care genereaz datoriile dac este cazul. Data: Auditor intern, 18.10.2010 Motrescu Elena

Procedura P08: Colectarea dovezilor INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern TESTUL NR. 1.1.4 Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.012009 31.12.2009 OBIECTUL TESTULUI: Conducerea contabilitii OBIECTIVUL TESTULUI: Contabilitatea trezoreriei. Analiza modului de utilizare a Cecului pentru ridicare de numerar DESCRIEREA TESTULUI: Populaia pentru efectuarea testului este format din filele cec-ului pentru ridicare de numerar utilizare de entitate pentru perioada auditat, n numr de 14; Eantionul pentru urmrirea modului de utilizare a filelor cec pentru ridicare de numerar, va fi constituit n procent de 10% din populaie, respectiv 2 file, conform Foii de lucru nr. 1.1.2.; Testarea a urmrit corectitudinea pailor parcuri n vederea ntocmirii i utilizrii filelor cec pentru ridicare de numerar pe baza Listei de verificare nr. 1 poziia 1.1. i anume: a. urmrirea modului de utilizare a Cecului pentru ridicare de numerar b. confirmarea utilizrii documentului Cec pentru ridicare de numerar n conformitate cu prevederile legale. CONCLUZII: n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 1.1.2.

Data: 18.10.2010

Auditor intern, Motrescu Elena

FOAIE DE LUCRU NR. 1.1.2. Obiectivul nr. 2: Conducerea contabilitii

Eantionului n vederea testrii modului de ntocmire i utilizare documentului CEC pentru ridicare de numerar a fost constituit astfel: - populaia statistic: 14 de file din documentul CEC pentru ridicare de numerar, respectiv de la seria DX0011175 la seria DX011189; - eantionul: 10%, respectiv 2 file de CEC pentru ridicare de numerar; - pasul de selecie va fi: 14; - eantionul rezultat din aplicarea pasului va ncepe de la prima fil de cec pentru ridicare de numerar utilizat n perioada auditat i va cuprinde filele utilizate cu urmtoarele serii: DX0011175 i DX011189. - eantionul astfel constituit va fi verificat integral; - n urma verificrii eantionului se va ntocmi Lista de control nr. 1.1.3. privind Analiza utilizrii CEC-ului pentru ridicare de numerar, n care se vor concretiza rezultatele testrii. n situaia n care nu vor fi constatate disfuncionaliti n eantionul iniial, auditorii interni pot lua hotrrea s repete testul pe un alt eantion.

Data: 18.10.2010

Auditor intern, Motrescu Elena

LISTA DE CONTROL NR. 1.1.3 privind Analiza utilizrii filelor cec pentru ridicare de numerar Nr. crt. Elemente testate Elemente eantionate 1. CEC pentru ridicare de numerar DX0011175 2. CEC pentru ridicare de numerar DX0011195 3. CEC pentru ridicare numerar DX0011232 4. CEC pentru ridicare numerar DX0011251 5. CEC pentru ridicare numerar DX0011270 6. CEC pentru ridicare numerar DX0011285 7. CEC pentru ridicare numerar DX0011305 8. CEC pentru ridicare numerar DX0011325 9. CEC pentru ridicare numerar DX0011350 Urmrirea modului de utilizare a Cecului pentru ridicare de numerar X X de de de de de de de X X X X X X X Confirmarea utilizrii documentului Cec pentru ridicare de numerar n conformitate cu prevederile legale X X FIAP X X FIAP X X X

Data: 18.10.2010

Auditor intern, Motrescu Elena

INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 1.1.2

Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2009-31.12.2009 PROBLEMA Utilizarea filei cec pentru ridicare numerar fr a fi completat n totalitate. CONSTATARE Unele din filele de cec pentru ridicare de numerar utilizate de entitate pentru ridicare de numerar din contul deschis la Trezoreria Suceava nu conin meniuni referitoare la scopul i natura cheltuielilor care urmeaz a se efectua din numerarul ridicat, respectiv: n data de 10 iunie 2009 s-a ridicat numerar din Trezoreria Suceava pentru a se efectua plata burselor, aferente trim. II 2009, iar scopul pentru care s-a ridicat acest numerar din Trezoreria Municipiului Suceava, nefiind menionat n Fila de cec pentru ridicare de numerar seria DX nr. 0011175 CAUZE Inexistena procedurilor scrise i formalizate; Existena suprancrcrii personalului din cadrul direciei; Inexistena unui personal cu pregtire profesional corespunztoare; CONSECINE Imposibilitatea urmririi operative a cheltuielilor ce efectueaz cu numerarul din casieria entitii. RECOMANDRI Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind ntocmirea i utilizarea documentului cec pentru ridicare numerar; Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri; Realizarea n cadrul entitii a unui program de pregtire profesional cu personal specializat din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern, pentru personalul cu atribuii n aceast sfer de activitate; Verificarea filelor de CEC pentru ridicare de numerar pentru perioada auditat i completarea acestora cu natura cheltuielilor efectuate cu numerarul ridicat din contul deschis la Trezoreria Municipiului Suceava.

Data: 18.10.2010

Auditor intern, Motrescu Elena

Procedura P08: Colectarea dovezilor INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern TESTUL NR. 1.1.4. Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01 2009-31.12.2009 OBIECTUL TESTULUI: Conducerea contabilitii OBIECTIVUL TESTULUI: Contabilitatea trezoreriei. Analiza utilizrii Registrului de cas DESCRIEREA TESTULUI: Populaia pentru efectuarea testului este format din filele Registrului de cas ntocmit la casieria entitii pentru perioada auditat, n numr de 260 file; Eantionul pentru urmrirea modului de completare a Registrului de cas, va fi constituit n procent de 2% din populaie, respectiv 5 file, conform Foii de lucru nr. 1.1.3.; Testarea a urmrit corectitudinea pailor parcuri n vederea ntocmirii i utilizrii Registrului de cas pe baza Listei de verificare nr. 1 poziia 1.2.4 i anume: a) examinarea ntocmirii zilnic, n dou exemplare, de casierul unitii sau de alt persoan mputernicit, pe baza actelor justificative de ncasri i pli; b) confirmarea completrii n registrul de cas distinct pentru fiecare operaie n parte; c) urmrirea semnrii de ctre casier pentru confirmarea nregistrrii operaiilor efectuate; d) urmrirea existenei semnturii persoanei din cadrul instituiei e) examinarea completrii zilnice, n ordinea efecturii operaiilor; f) urmrirea barrii rndurilor neutilizate la sfritul zilei; g) verificarea reportrii pe primul rnd al registrului de cas pentru ziua n curs a soldului de cas al zilei precedente; h) confirmarea stabilirii soldului de cas al zilei respective n conformitate cu Regulamentului operaiilor de cas; Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 1.1.4. privind Analiza utilizrii Registrului de cas. CONSTATRI: Pe baza testrii i Listei de control nr. 1.1.4. s-a constatat necompletarea Registrului de cas n mod distinct pentru fiecare operaie n parte, n cazul n care o sum pltit se refer la dou sau trei conturi corespondente, respectiv: n data de 30 iunie 2009 s-a achitat salariatei Olaru Bianca suma de 170 lei reprezentnd Alte datorii n legtur cu salariaii cont corespondent 4281 i suma de 100 lei reprezentnd Avansuri de trezorerie. n registrul de cas s-a descrcat suma total de 270 lei, reprezentnd contravaloarea avansului de trezorerie, cont corespondent 542, acordat doamnei Gherman Raluca. CONCLUZII: n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 1.1.3. Data: 18.10.2010 Auditor intern, Motrescu Elena

FOAIE DE LUCRU NR. 1.1.4. Obiectivul nr. 2: Conducerea contabilitii

Eantionului n vederea testrii modului de ntocmire i utilizare a registrului de cas a fost constituit astfel: - populaia statistic: 260 de file din documentul Registrul cas (cod 14-4-7A) aferente unui numr de 257 zile lucrtoare din perioada auditat; - eantionul: 2%, respectiv 5 file din Registrul de cas; - pasul de selecie va fi: 63 de zile lucrtoare sau file; - eantionul rezultat din aplicarea pasului va ncepe de la registrul de cas ntocmit n data de 3 ianuarie 2009 i va cuprinde filele din registrul de cas ntocmit n urmtoarele zile: 3 ianuarie 2009, 1 aprilie 2009, 30 iunie 2009, 25 septembrie 2009, 23 decembrie 2009. - eantionul astfel constituit va fi verificat integral; - n urma verificrii eantionului se va ntocmi Lista de control nr. 1.1.4. privind Analiza utilizrii Registrului de cas, n care se vor concretiza rezultatele testrii. n situaia n care nu vor fi constatate disfuncionaliti n eantionul iniial, auditorii interni pot lua hotrrea s repete testul pe un alt eantion.

Data: 18.10.2010

Auditor intern, Motrescu Elena

LISTA DE CONTROL NR. 1.1.4. privind Analiza utilizrii Registrului de cas Nr. crt. 1. Elemente eantionate Elemente testate Examinarea ntocmirii zilnic, n dou exemplare, de casierul unitii sau de alt persoan mputernicit, pe baza actelor justificative de ncasri i pli; Confirmarea completrii n Registrul de cas distinct pentru fiecare operaie n parte Urmrirea semnrii de ctre casier pentru confirmarea nregistrrii operaiilor efectuate Urmrirea existenei semnturii persoanei din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern Examinarea completrii zilnice, n ordinea efecturii operaiilor Urmrirea barrii rndurilor neutilizate la sfritul zilei Verificarea reportrii pe primul rnd al registrului de cas pentru ziua n curs a soldului de cas al zilei precedente Confirmarea stabilirii soldului de cas al zilei respective n conformitate cu Regulamentului operaiilor de cas Data: 18.10.2010 Registrul de cas la data 29.07.09 Registrul de cas la data 12.08.09 Registrul de cas la data 05.09.09 Registrul de cas la data 27.09.09 Registrul de cas la data 20.10.09

2.

FIAP

FIAP

3.

4.

5. 6. 7.

X X

X X

X X

X X

X X

8.

Auditor intern, Motrescu Elena

FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 1.1.3. Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2009-31.12.2009 PROBLEMA Necompletarea distinct n Registrul de cas pentru fiecare operaie n parte, n cazul n care o sum pltit se refer la dou sau trei conturi corespondente. CONSTATARE Din analiz auditorii interni au constatat nedescrcarea n Registrul de cas distinct pentru fiecare operaie n parte, n cazul n care o sum pltit se refer la dou sau trei conturi corespondente. De exemplu: n data de 30 iunie 2009 s-a achitat salariatei Olaru Bianca suma de 170 lei reprezentnd Alte datorii n legtur cu salariaii cont corespondent 4281 i suma de 100 lei reprezentnd Avansuri de trezorerie. n registrul de cas s-a descrcat suma total de 270 lei, reprezentnd contravaloarea avansului de trezorerie, cont corespondent 542, acordat doamnei Olaru Bianca. CAUZE Inexistena procedurilor scrise i formalizate; Lipsa n cadrul casieriei entitii a unui personal cu pregtire profesional necesar acestei activiti; Inexistena unei colaborri ntre persoana nsrcinat cu evidena analitic a furnizorilor din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern i casierul entitii; Lipsa unui control periodic efectuat de ctre persoana din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern, nsrcinat cu evidena operaiunilor de cas, asupra modului de completare al Registrului de cas; CONSECINE Sumele achitate prin casieria entitii i nregistrate n registrul de cas nu permit o identificare clar a evoluiei elementelor patrimoniale . RECOMANDRI Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind ntocmirea i utilizarea registrului de cas; Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri; Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post pentru personalul implicat n aceast activitate; Realizarea unui program de pregtire profesional pentru personalul din cadrul casieriei entitii de ctre personal specializat din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern; Realizarea controlului periodic, asupra modului de ntocmire i utilizare a Registrului de cas de ctre persoana responsabil cu evidena contabil a operaiunilor de cas din cadrul direciei; Verificarea modului de ntocmire i utilizare a Registrului de cas pe perioada auditat i corectarea erorilor pn la sfritul anului. Data: 18.10.2010 Auditor intern, Motrescu Elena

INTERVIUL NR. 1.2.1. privind Organizarea activitii de inventariere a patrimoniului adresat domnului Macovei Andrei director al Scolii Teodor Balan nr.3 Gura Humorului Nr. ntrebare Da Nu Observaii crt. 1. Ai semnat fia postului pe acest an? X 2. n fia postului avei atribuii privind inventarierea X patrimoniului? 3. Dac da, v rog s-mi prezentai fia postului. X 4. Avei ca atribuii n fia postului verificarea activitilor de nregistrare n contabilitate a rezultatelor X inventarierii? 5. La nivelul entitii exist proceduri de lucru, scrise i formalizate, privind activitatea de inventariere a X patrimoniului? 6. Dac da, procedurile au fost testate nainte de a fi X utilizate n practic? 7. Pentru inventarierea patrimoniului aferent anului 2009, exist la nivelul entitii un document prin care X au fost stabilite comisiile de inventariere? 8. naintea nceperii inventarierii a fost realizat instruirea comisiei de inventariere de ctre persoane cu pregtire X profesional corespunztoare din cadrul entitii? 9. La nivelul entitii s-au luat msurile necesare pentru desfurarea n bune condiii inventarierea X patrimoniului? 10. Din comisiile de inventariere au fcut parte persoane cu Din cauza lipsei de personal din pregtirea profesional necesar pentru inventarierea entitate, preedintele comisiei de anumitor elemente ale patrimoniului? inventarierea a creanelor i X datoriilor a fost numit o persoan care nu are experien n domeniul financiar-contabil respectiv dl. ing. Pantea Radu 11. Comisiile de inventariere v-au informat n legtur cu X rezultatele inventarierii? 12. Dac da, ai aprobat Procesele verbale de X inventariere? 13. Mai avei ceva de adugat? X Not: Pentru rspunsul de la ntrebarea nr. 10 se va solicita Nota de relaii nr. 1.2.1.

NOT DE RELAII NR. 1.2.1. privind Organizarea activitii de inventariere a patrimoniului adresat dl. Iov Eugen Nr. ntrebare crt. 1. Ai luat cunotin de documentul intern prin care vi s-au stabilit atribuiile pe care le avei n calitate de preedinte al comisiei de inventariere? 2. In fia postului avei atribuii privind inventarierea patrimoniului? 3. Dac da, ai luat msurile necesare pentru desfurarea n bune condiii a activitii de inventariere a datoriilor i creanelor? 4. Avei cunotin de programul de instruire, existent la nivelul entitii, privind activitatea de inventariere a patrimoniului? 5. Pentru inventarierea creanelor ai folosit documentul Extras de cont? 6. Dac da, ai trimis extrase de cont pentru confirmarea debitelor care dein ponderea valoric n totalul soldurilor conturilor de creane? Da X X X X X X Pentru confirmarea debitelor care dein o pondere de minim 1%, i pentru creanele mai vechi de 6 luni s-au trimis extrase de cont pentru confirmare. De asemenea, pentru inventarierea creanelor s-a utilizat i metoda punctajului reciproc. Nu Comentariu

7.

8. 9.

10.

Ai avut n vedere n momentul efecturii inventarierii creanelor, faptul c unele creane chiar dac nu dein o pondere valoric important, suma acestora are o pondere n totalul creanelor? Pentru centralizarea creanelor inventariate ai folosit documentul List de inventariere? Dup inventariere, ai analizat creanele, respectiv dac Listele de inventariere cuprind valoarea evaluat, valoarea contabil i diferena dintre valoarea evaluat i valoarea contabil a creanelor? Mai avei ceva de adugat? Data: 22.10.2009 Auditor intern, Motrescu Elena

X X

X Preedinte comisie inventariere, Vasilovici Matei

Not: Pentru problemele de la ntrebrile nr. 2, 4, 6, 7 i 9 se va elabora FIAP-ul nr. 1.2.1.

INTERVIUL NR. 1.2.2. privind nregistrarea n contabilitate a diferenelor rezultate n urma inventarierii, adresat doamnei Igntescu Dana, Birou financiar-contabilitate Nr. ntrebare Da Nu Obs crt. 1. Ai semnat fia postului pe acest an? X 2. n fia postului avei atribuii privind inventarierea X patrimoniului? 3. Dac da, v rog s-mi prezentai fia postului. X 4. La nivelul entitii exist proceduri specifice, scrise i formalizate privind nregistrarea n contabilitate a X rezultatelor inventarierii? 5. Dac da, cunoatei procedurile de lucru? X 6. Ai testat aplicarea procedurilor de lucru n cadrul X serviciului pe care l conducei? 7. Dup aprobare, procesele verbale de inventariere a creanelor entitii au fost transmise la Biroul financiar- X contabilitate pentru nregistrare? 8. n cadrul compartimentului financiar-contabilitate au Documentul situaie fost ntocmite Situaiile comparative pentru diferenele comparativ nu a fost ntocmit constatate la inventarierea creanelor? pentru diferenele constatate la X inventarierea creanelor, deoarece nu au fost constatate diferene. 9. n contabilitate au fost nregistrat diferenele de Nu a fost cazul, ntruct n urma inventariere rezultate n urma inventarierii creanelor inventarierii nu au rezultat entitii? X diferene, ns dac existau diferene, acestea se nregistrau n contabilitate. 10. Verificai nregistrarea rezultatelor inventarierii n Sistematic X contabilitate? 11. Mai avei ceva de adugat? X Data: 22.10.2009 Auditor intern, Motrescu Elena ef Birou financiar-contabilitate, Igntescu Dana

Not: Rspunsurile la ntrebrile acestui interviu vor fi avute n vedere la comentariile ce se vor face n Raportul de audit intern.

FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 1.2.1 Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2009.-31.12.2009 PROBLEMA Nerespectarea cadrului normativ privind organizarea i efectuarea inventarierii elementelor patrimoniale de activ i de pasiv. CONSTATARE Efectuarea inventarierii anuale a creanelor entitii, pentru anul 2009, s-a realizat numai pentru debitorii care au ndeplinit cumulativ urmtoarele condiii: - dein individual un sold valoric semnificativ, ce nseamn numai 1% din totalul soldurilor conturilor de creane; - vechimea creanelor este mai mare de 6 luni calendaristice. n prezent, conform cadrului normativ n vigoare, trebuie inventariate toate creanele pe baza extraselor de cont confirmate. De asemenea, listele de inventariere folosite pentru centralizarea creanelor conin numai valoarea contabil, fr a fi trecut valoarea evaluat i diferena dintre valoarea contabil i valoarea evaluat. n acest fel nu se respect prevederile OMFP nr.1753//2004 privind organizarea i efectuarea inventarierii elementelor de activ i de pasiv. CAUZE Inexistena procedurilor de lucru scrise i formalizate; Participarea n comisiile de inventariere a unui personal care nu are pregtirea profesional necesar pentru realizarea inventarierii creanelor entitii; Neefectuarea instructajului naintea nceperii inventarierii patrimoniului pentru asigurarea desfurrii inventarierii n conformitate cu cadrul normativ care reglementeaz acest domeniu. CONSECINE Situaiile financiare ale anului 2009, elaborate pe baza Balanei de verificare, la data de 31 decembrie 2009, care se bazeaz i pe Rezultatele inventarierii patrimoniului aferente anului 2009, nu reflect o imagine fidel a patrimoniului. RECOMANDRI Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind efectuarea inventarierii patrimoniului entitii; Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri; Efectuarea inventarierii creanelor pe perioada auditat, cu respectarea reglementrilor n vigoare, astfel nct ntocmirea situaiilor financiare periodice s fie elaborate pe baza acestor rezultate; Realizarea la nivelul entitii unui program privind pregtirea profesional a membrilor comisiilor de inventariere, precum i luarea unor msuri pentru stabilirea unui responsabil cu aceast activitate. Data: 22.10.2010 Auditor, Motrescu Elena

Procedura P09: Constatarea i raportarea iregularitilor FORMULAR DE CONSTATARE I RAPORTARE A IREGULARITILOR - FCRI NR. 1.2.1. Ctre: domnul Macovei Andrei CONSTATARE n urma misiunii de audit intern, efectuat la coala Teodor Balan nr.3, Gura Humorului, n perioada 20.09.2010 30.11.2010, la Contabilitatea rezultatelor inventarierii, s-au constatat urmtoarele: - Efectuarea inventarierii patrimoniului eferent anului 2009 nu a respectat reglementrile legale din domeniu, respectiv inventarierea creanelor entitii s-a fcut numai pentru soldurile debitoare care dein ponderea n totalul soldurilor acestor conturi i pentru acele creane care au o vechime mai mare de 6 luni, n aceste condiii nu au fost inventariate o serie de creane cu importan pentru entitate. - Listele de inventariere sunt incorecte deoarece conin numai contabil valoarea i nu au fost completate rubricile referitoare la valoarea evaluat a acestor creane i diferena dintre valoarea evaluat i valoare contabil. n consecin, situaiile financiare ale entitii aferente anului 2009 conin informaii care nu reflect imaginea real a patrimoniului. ACTE NORMATIVE NCLCATE OMFP nr. 1753/2004 privind organizarea i efectuarea inventarierii elementelor de activ i de pasiv. Legea contabilitii nr. 82/1991 republicat RECOMANDRI Reefectuarea inventarierii creanelor entitii n totalitate cu scopul elaborrii viitoarelor situaii financiare periodice pe baza unor informaii reale. De asemenea, recomandm elaborarea unei proceduri de lucru scrise i formalizate, stabilirea unui responsabil de procedur, avnd n vedere c la elaborarea situaiilor financiare pentru anul 2009, procesele verbale de inventariere au fost aprobate de conducere, ceea ce denot inexistena unei proceduri pentru aceast activitate i n acelai timp nerespectarea cadrului normativ n vigoare. ANEXE - copie dup Listele de inventariere a creanelor; - copie dup Procesul verbal de inventariere al comisiei de inventariere a creanelor i datoriilor; - copie dup Registrul de inventar ntocmit la data de 31 decembrie 2009.

Data: 22.10.2010

Auditor, Motrescu Elena

Procedura P10: Revizuirea documentelor de lucru INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern NOTA CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2009-31.12.2009 ntocmit: Motrescu Elena Ob. nr. 1. Constatarea 2. La nivelul institutiei sistemul de control este n subordinea conductorului acestei structuri La nivelul instituiei activitile de control intern nu sunt formalizate sub forma unor proceduri scrise detaliate. Nerespectarea modului de completare a Registruluijurnal n mod cronologic dup data de ntocmire sau de intrare a documentelor n entitate Ordinele de plat utilizate de entitate pentru achitarea datoriilor ctre teri nu conin date explicite referitoare la documentele justificative care au generat aceste obligaii Neconcordana sumelor reprezentnd Contribuia unitii la bugetul asigurrilor sociale de stat nregistrate n contabilitate fa de cele raportate ctre Casa de Pensii a Judeului Suceava Neutilizarea formularelor personalizate pretiprite

Data 25.11.2010 Document justificativ - ROF-ul Serviciului Exist Da Nu X

- Registrul-jurnal - Fiele posturilor - Ordinele de plat - Balanele de verificare - Declaraii nominale ale asigurailor i a obligaiilor de plat ctre BASS - Chitanier - Fie de magazie a formularelor cu regim special - Fia postului - Contracte comerciale

X X

X X

X X X X

3.

Nerespectarea cadrului normativ privind evidena datoriilor .

Neasigurarea la nivelul entitii a spaiului necesar care s permit arhivarea documentelor financiar-contabile

- State salarii

Auditor intern, Motrescu Elena

Procedura P11: edina de nchidere INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern MINUTA EDINEI DE NCHIDERE A. Meniuni generale: Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2009-31.12.2009 ntocmit: Motrescu Elena Lista participanilor: Numele Motrescu Elena Macovei Andrei Visiniuc Andreea Nita Andrada Breaban Mihai B. Concluzii: n cadrul edinei au fost prezentate obiectivele auditate i constatrile pentru fiecare obiect auditat. De asemenea, au fost discutate constatrile, au fost analizate cauzele care au contribuit la realizarea disfuncionalitilor, eventualelor consecine, i au fost comentate recomandrile care urmeaz a fi implementate pentru eliminarea acestora. n cadrul edinei de nchidere structura auditata i-a nsuit n totalitate constatarile i recomandrile formulate de echipa de auditori. n consecin, proiectul Raportului de audit intern devine Raport de audit intern final, care va fi pregtit pentru aprobare i difuzare structurii auditate. Raportul de audit intern va fi nsoit de o SINTEZ care va conine principalele constatri i recomandri ale echipei de auditori interni i concluziile generale pentru activitatea financiarcontabil auditat. Structura auditat se angajeaz s completeze Planul de aciune i Calendarul implementrii recomandrilor, cu termenele de realizare i persoanele responsabile cu implementarea acestora, pe care le vor discuta cu echipa de auditori interni. Not: Datorit acceptrii integrale a constatrilor i recomandrilor formulate de echipa de auditori interni, Reuniunea de conciliere nu se va mai organiza. Funcia auditor director Contabil ef secretar Administrator Direcia/ Serviciul ISJ ScoalaTeodor Balan nr.3 Gura Humorului ScoalaTeodor Balan nr.3 Gura Humorului ScoalaTeodor Balan nr.3 Gura Humorului ScoalaTeodor Balan nr.3 Gura Humorului Nr. tele fon Email Semntur a

Data 29.11.2010

Procedura P12: Elaborarea proiectului de Raport de audit INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern PLANUL DE ACIUNE I CALENDARUL DE IMPLEMENTARE A RECOMANDRILOR OBIECTE AUDITABILE Contabilitatea trezoreriei RECOMANDRI ACIUNI / MSURI TERMENE 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 RESPONSABIL I Contabil ef Responsabil procedur Director Secretar ef serviciu Resurse Umane ISJ Director Director Contabil ef Director Contabil ef

Obiectivul nr.1: Conducerea contabilitii 1. Elaborarea i formalizarea unui sistem de - Elaborarea procedurilor de lucru privind proceduri privind ntocmirea i utilizarea ordinelor contabilitatea trezoreriei de plat 2. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i - Stabilirea responsabilului cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri actualizarea procedurilor 3. Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu - Actualizarea ROF-ului cu fiele posturilor procedurile i fiele de post pentru personalul implicat n aceste activiti 4. Realizarea unui program de pregtire profesional, - Elaborarea unui program de pregtire corespunztor cu necesitile entitii de a se adapta profesional n conformitate cu politica la noutile din sistemul public entitii 5. Verificarea ordinelor de plat utilizate pentru perioada auditat i completarea acestora cu numrul i data documentelor justificative care genereaz datoriile 6. Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind ntocmirea i utilizarea documentului Cec pentru ridicare de numerar - Stabilirea prin decizie a comisiei de control - Efectuarea propriu-zis a controlului - Completarea ordinelor de plat - Elaborarea procedurilor privind cecul de ridicare numerar

20.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010

OBIECTE AUDITABILE

RECOMANDRI 7. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri 8. Realizarea n cadrul entitii a unui program de pregtire profesional cu personal din cadrul DBCI 9. Verificarea filelor de CEC pentru ridicare de numerar pentru perioada auditat i completarea acestora cu natura cheltuielilor efectuate 10. Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind ntocmirea i utilizarea Registrului de cas 11. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri 12. Stabilirea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post pentru personalul implicat n aceast activitate 13. Realizarea unui program de pregtire profesional pentru personalul cu atribuii privind activitatea casieriei, cu personal specializat din cadrul DBCI 14. Realizarea controlului periodic asupra modului de ntocmire i utilizare a Registrului de cas, de ctre persoana responsabil cu evidena contabil a operaiunilor de cas din cadrul direciei, 15. Verificarea modului de ntocmire i utilizare a Registrului de cas pe perioada auditat i corectarea erorilor pn la sfritul anului 16. Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind efectuarea inventarierii patrimoniului entitii

ACIUNI / MSURI - Stabilirea responsabilului cu elaborarea i actualizarea procedurilor - Elaborarea unui program de pregtire profesional n conformitate cu politica entitii - Stabilirea prin decizie a comisiei de control - Efectuarea controlului propriu-zis - Completarea Cecurilor pentru ridicare de numerar cu natura cheltuielilor efectuate - Elaborarea procedurilor privind Registrul de cas - Stabilirea responsabilului cu elaborarea i actualizarea procedurilor - Actualizarea ROF-ului cu fiele posturilor - Elaborarea unui program de pregtire profesional n conformitate cu politica entitii - Stabilirea nivelului de raportare periodic a controlului realizat - Stabilirea prin decizie a comisiei de control - Efectuarea controlului - Completarea documentelor - Elaborarea procedurilor privind efectuarea inventarierii patrimoniului

TERMENE 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010

RESPONSABIL I Responsabil procedur ef serviciu RU ISJ Director Director Contabil ef

Director Contabil ef Responsabil procedur Director Secretara ef serviciu RU Director

31.12.2010

Director ef birou contabilitate Director Director Contabil ef

Contabilitatea rezultatelor inventarierii

31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010

OBIECTE AUDITABILE

RECOMANDRI 17. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri 18. Efectuarea inventarierii creanelor pe perioada auditat, cu respectarea reglementrilor n vigoare, astfel nct ntocmirea situaiilor financiare periodice s fie elaborate pe baza acestor rezultate 19. Realizarea la nivelul entitii unui program privind pregtirea profesional a membrilor comisiilor de inventariere, precum i luarea unor msuri pentru stabilirea unui responsabil cu aceast activitate

ACIUNI / MSURI - Stabilirea responsabilului cu elaborarea i actualizarea procedurilor - Stabilirea comisiei de inventariere - Efectuarea inventarierii - Reflectarea n contabilitate a rezultatelor inventarierii - Elaborarea unui program de pregtire profesional n conformitate cu politica entitii

TERMENE 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010

RESPONSABIL I Responsabil procedur Director Contabil ef

Director Contabil ef

Procedura P15: Raport de audit INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern RAPORT DE AUDIT INTERN I. INTRODUCERE Echipa de auditare a fost constituit din: Motrescu Elena auditor Misiunea s-a efectuat n baza Ordinului de serviciu nr. 208 din 01.10.2010. Cadrul legal al aciunii de auditare l-a reprezentat: - Planul de audit intern pe anul 2009, aprobat de conducerea ISJ Suceava; - Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern; - OMFP nr. 38/15.01.2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale de aplicare a Legii nr. 672/2002. Durata misiunii de audit: 01.10.2010-20.11.2010 Perioada auditat: 01.01.2009 31.12.2009 Scopul aciunii de auditare const n: - asigurarea completitudinii i corectitudinii conducerii registrelor de contabilitate; - asigurarea respectrii principiilor generale ale contabilitii; - asigurarea respectrii regulilor de evaluare a elementelor de activ i de pasiv; - asigurarea respectrii reglementrilor contabile n conformitate cu directivele europene. Obiectivele aciunii de auditare au urmrit: 1. Conducerea contabilitii Tipul de auditare - audit de conformitate/regularitate. Tehnicile de audit intern utilizate: verificarea se realizeaz n vederea asigurrii validitii, realitii i acurateei nregistrrilor n contabilitate a documentelor i a concordanei cu legile i regulamentele n vigoare, precum i a eficacitii controlului intern prin urmtoarele tehnici de verificare: - comparaia: pentru confirmarea identitii unor informaii, dup obinerea lor din dou sau mai multe surse diferite; - examinarea: pentru detectarea erorilor i/sau iregularitilor; - recalcularea: verificarea algoritmilor de calcul i a calculelor matematice; - punerea de acord: pentru realizarea procesului de potrivire a doua categorii diferite de nregistrri; - confirmarea: pentru solicitarea informaiilor din mai multe surse independente cu scopul validrii acestora; - garantarea: pentru verificarea realitii tranzaciilor nregistrate pornind de la examinarea nregistrrilor spre documentele justificative; - urmrirea: pentru verificarea procedurilor de la documentele justificative spre articolul nregistrat n vederea stabilirii realitii nregistrrii n

totalitate a tranzaciilor. Alte tehnici de audit: observarea fizic: n vederea formrii unei preri proprii privind modul de ntocmire i emitere a documentelor; interviul, note de relaii: se realizeaz de ctre auditorii interni prin intervievarea persoanelor auditate, implicate i interesate i informaiile primite, care trebuie s fie susinute de documente. Pentru eventualele explicaii suplimentare se solicit note re relaii scrise. analiza: const n descompunerea unei entiti n elemente, care pot fi izolate, identificate, cuantificate i msurate distinct. Instrumentele de audit intern care s-au utilizat: Chestionarul de luare la cunotin - CLC: pentru obinerea unor informaii referitoare la contextul socio-economic, organizare intern, funcionarea entitii/structurii auditate; Chestionarul de control intern - CCI: orienteaz auditorii interni n activitatea de identificare obiectiv a disfunciunilor i cauzelor reale ale acestora; List de verificare - LV: utilizat pentru stabilirea condiiilor de regularitate pe care trebuie s le ndeplineasc fiecare domeniu auditabil. Cuprinde un set de operaii ce trebuie parcurse de auditor pentru a analiza activitile de control intern ncorporate n proceduri, existena responsabilitilor pentru efectuarea acestora i permite stabilirea testelor de conformitate atunci cnd sunt semnalate diferite disfuncionaliti. Documentele examinate n cadrul colii Teodor Balan nr.3 Gura Humorului privind activitatea financiar-contabil au vizat documentaia aferent perioadei auditate, respectiv: - registrele de contabilitate; - documentele justificative care stau la baza nregistrrilor operaiilor n contabilitate; - declaraiile de impunere depuse de entitate la organele abilitate, - statele de salarii; - balanele de verificare ntocmite periodic; - angajamentele bugetare legale; - situaiile financiare anuale; Documentele elaborate pe timpul auditrii activitii, n principal sunt: analiza riscurilor; tabelele punctelor tari i slabe; tematica n detaliu a misiunii de audit; programul de audit intern; programul interveniei la faa locului; liste de verificare structurate pe obiective; foi de lucru pentru stabilirea eantioanelor; chestionare de control intern; teste; liste de control; fie de identificare i analiz a principalelor probleme constatate - FIAP-uri; formulare de constatare i raportare a iregularitilor - FCRI-uri; raportul preliminar de audit intern; minutele edinelor de deschidere, de nchidere i de conciliere; raportul final de audit intern;

planul de aciune i calendarul de implementare a recomandrilor; fia de urmrire a implementrilor recomandrilor.

Organizarea Centrului de Execuie Bugetar Scoala Teodor Balan nr.3 Gura Humorului: Direcia a funcionat n perioada supus auditrii cu un numr de 22 salariai, din care 3 au reprezentat posturi de conducere in conformitate cu atribuiile de serviciu organigrama i Regulamentului de organizare i funcionare. Pentru toi salariaii exist fie ale posturilor prin care s-au stabilit atribuiile de serviciu, relaiile ierarhice de subordonare i relaiile de colaborare dintre diferitele persoane/compartimente. Principalele activiti desfurate n cadrul instituiei sunt urmtoarele: - conducerea contabilitii; II. CONSTATRI SI RECOMANDARI n acest capitol, prezentam principalele constatri ale echipei de auditori interni, cauzele, consecinele i recomandrile formulate, obinute n urma testrilor efectuate i concretizate n FIAP-urile i FCRI-urile ntocmite n Etapa Interveniei la faa locului, n vederea corectrii disfuncionalitilor semnalate sau ale celor care pot s apar n perioada imediat urmtoare, urmare a acestor constatri. De asemenea, vom prezenta i comenta posibila evoluie a riscurilor existente i a necesitilor de dezvoltare a sistemelor de management i control intern al activitilor auditate, cu scopul facilitrii atingerii obiectivelor prestabilite de managementul general. II.1. Conducerea Contabilitii II. 1.1. Contabilitatea trezoreriei Din evalurile indirecte realizate de echipa de auditori interni s-a constatat c sistemul de control al activitii de trezorerie este funcional, ns n urma testrilor efectuate (CCI nr. 1.1.1., Test nr. 1.1.1.) au aprut unele disfuncionaliti privind activitatea de casierie, pe care le prezentm n continuare. II. 1.2.1. Necompletarea distinct n Registrul de cas pentru fiecare operaie n parte, n cazul n care o sum pltit se refer la dou sau trei conturi corespondente pentru care s-a elaborat FIAP-ul. nr.1.1.3. Constatare: - Din analiz auditorii interni au constatat nedescrcarea n Registrul de cas distinct pentru fiecare operaie n parte, n cazul n care o sum pltit se refer la dou sau trei conturi corespondente. De exemplu: - n data de 30 iunie 2009 s-a achitat salariatei Olaru Bianca suma de 170 lei reprezentnd Alte datorii n legtur cu salariaii cont corespondent 4281 i suma de 100 lei reprezentnd Avansuri de trezorerie. n registrul de cas s-a descrcat suma total de 270 lei, reprezentnd contravaloarea avansului de trezorerie, cont corespondent 542, acordat doamnei Olaru Bianca Cauze: - Inexistena procedurilor scrise i formalizate; - Lipsa n cadrul casieriei entitii a unui personal cu pregtire profesional necesar acestei activiti; - Inexistena unei colaborri ntre persoana nsrcinat cu evidena analitic a furnizorilor din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern i casierul entitii; - Lipsa unui control periodic efectuat de ctre persoana din cadrul Direciei de Buget i

Contabilitate Intern, nsrcinat cu evidena operaiunilor de cas, asupra modului de completare al Registrului de cas; Consecine: - Sumele achitate prin casieria entitii i nregistrate n registrul de cas nu permit o identificare clar a evoluiei elementelor patrimoniale . Recomandri: - Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind ntocmirea i utilizarea registrului de cas; - Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri; - Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post pentru personalul implicat n aceast activitate; - Realizarea unui program de pregtire profesional pentru personalul din cadrul casieriei entitii de ctre personal specializat din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern; - Realizarea controlului periodic asupra modului de ntocmire i utilizare a Registrului de cas, de ctre persoana responsabil cu evidena contabil a operaiunilor de cas din cadrul direciei; - Verificarea modului de ntocmire i utilizare a Registrului de cas pe perioada auditat i corectarea erorilor pn la sfritul anului. II. 1.2.2. Unele ordine de plat utilizate de entitate nu conin date referitoare la documentele justificative n baza crora se sting datoriile de plat, motiv pentru care s-a elaborat FIAP-ul. nr. 1.1.2. Constatare: - Din analiz auditorii interni au constatat c exist ordine de plat utilizate de entitate pentru achitarea obligaiilor datorate terilor, care nu conin date explicite referitoare la documentele justificative care au generat aceste obligaii. - Din eantionul stabilit pentru testare s-a constatat inexistena numrului i datei facturilor furnizorilor, specificndu-se numai natura bunurilor achiziionate, spre exemplu: contravaloarea materialelor de natura obiectelor de inventar, n cazul OP nr. 81, OP nr. 161, OP nr. 201, OP nr. 321. Cauze: - Inexistena procedurilor scrise i formalizate; - Inexistena unei evidene detaliate pentru fiecare creditor al entitii; - Existena suprancrcrii personalului din cadrul direciei; - Lipsa unui control periodic efectuat de ctre managementul direciei asupra datoriilor entitii; - Nerealizarea unei activiti de analiz periodic a stadiului de achitare al datoriilor; Consecine: - Pe baza ordinelor de plat ntocmite de entitate pentru achitarea datoriilor nu se poate realiza o situaie analitic i operativ a stadiului de achitare al furnizorilor. - ntocmirea ordinelor de plat fr explicaii suficiente referitoare la datorii ngreuneaz organizarea evidenei analitice a furnizorilor; Recomandri: Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind arhivarea documentelor financiar-contabile; Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri;

 Realizarea n cadrul entitii a unui program de pregtire profesional cu personalul Compartimentului arhiva general; Verificarea ntregii arhive a entitii, n scopul depistrii documentelor deteriorate i/sau distruse i luarea msurilor necesare pentru reconstituirea acestora; Documentele financiar-contabile deteriorate vor trebui refcute pentru eventuale consultri

III. CONCLUZII Prezentul proiect de Raport de audit intern a fost ntocmit n baza Tematicii in detaliu a misiunii de audit i a Programului interveniei la faa locului, a constatrilor efectuate n etapa de colectrii i prelucrrii informaiilor i n timpul interveniei la fata locului. Toate constatrile efectuate au la baz probe de audit realizate prin teste, foi de lucru, interviuri, liste de control, note de relaii si in urma analizei si interpretrii acestora s-au elaborat FIAP-uri si FCRI-uri care au condus la recomandrile i concluziile cuprinse in Raportul de audit intern. Structura auditat are obligaia s ntocmeasc Programul de aciune si Calendarul implementrii recomandrilor i s raporteze periodic echipei de auditori stadiul implementrii acestora. Echipa de auditori interni, pe baza analizelor i evalurilor efectuate apreciaz Activitatea financiar-contabil, conform grilei prezentate n continuare. APRECIERE Nr. OBIECTIVUL crt. FUNCIONAL DE MBUNTIT CRITIC 2. Conducerea contabilitii X Evaluarea are la baz discuiile care au avut loc, cu privire la recomandrile auditorilor interni, n edinele de nchidere i conciliere al misiunii de audit intern, apreciate de ctre participani, ca fiind realiste i posibil de implementat n practic. De asemenea, considerm c rezultatele evalurii auditorilor interni privind Activitatea financiar-contabil se nscriu n parametrii normali pentru aceast perioad de implementare a funciei de audit intern n entitile publice. Structura auditat are obligaia s respecte Programul de aciune i Calendarul de implementare a recomandrilor, cu scopul implementrii recomandrilor la termenele stabilite i s raporteze echipei de auditori interni, periodic, stadiul implementrii acestora. Data: 30.11.2010 Auditor Motrescu Elena

Not: Precizm c n practica, Raportul de audit intern este semnat pe fiecare pagina de echipa de auditori interni, iar pe ultima pagin, att de auditorii interni, ct i de supervizorul misiunii.

SINTEZA RAPORTULUI DE AUDIT INTERN I. INTRODUCERE Misiunea de audit intern privind Activitatea financiar-contabil s-a desfurat n conformitate cu prevederile Legii nr. 672/2002 privind auditul intern, Normelor generale privind exercitarea activitii de audit public intern, aprobate prin OMFP nr. 38/2003 i a normelor specifice aprobate de conducerea entitii. Misiunea de audit intern s-a realizat n baza Planului de audit intern pe anul 2009, aprobat de conducerea entitii, perioada auditat fiind 01.01.2009 31.12.2009 i a fost efectuat, n perioada 20.09.2010 31.10.2010 de ctre auditorul intern Motrescu Elena Echipa de auditori interni n baza analizei privind riscurile, a testrilor pe teren, i a evalurilor realizate privind Activitatea financiar-contabil, structurat pe cele 3 obiective stabilite pentru derularea misiunii, apreciaz funcionalitatea sistemului de control intern, dup cum urmeaz: Nr. crt. 2. OBIECTIVUL Conducerea contabilitii APRECIERE DE MBUNTIT X

FUNCIONAL

CRITIC

II. CONSTATRI I RECOMANDRI Principalele constatri i recomandri rezultate din evaluarea auditorilor interni sunt cele prezentate n continuare: - Constatare 1: Completarea Registrului inventar s-a realizat fr a fi completate coloanele referitoare la diferenele de evaluare de nregistrat. Recomandare 1: Echipa de auditori consider necesar implementarea unui sistem de pregtire profesional a personalului din cadrul compartimentelor financiar-contabile, astfel nct Registrul-inventar s fie utilizat n concordan cu destinaia acestuia, respectiv s permit n orice moment, identificarea i controlul tuturor elementelor patrimoniale inventariate n entitate. - Constatare 2: Sumele pltite prin casierie i care se refereau la dou sau mai multe categorii de obligaii nu au fost completate distinct n Registrul de cas. Recomandare 2: Echipa de auditori interni propune pentru personalul implicat n aceast activitate, stabilirea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post. De asemenea, auditorii interni consider necesar implementarea unui sistem de pregtire profesional a personalului implicat n ntocmirea, utilizarea i controlul Registrului de cas. - Constatare 3: Din analiza contractelor economice ncheiate de entitate s-a constatat inexistena unor evidene a plilor pe scadenele prevzute n contracte. De asemenea, auditorii interni au stabilit i inexistena n contractele ncheiate a clauzelor referitoare la penalitile de ntrziere datorate de pri.

Recomandare 3: Efectuarea unei analize pe perioada auditat a plilor aferente contractelor de achiziie public n scopul verificrii plilor scadente din contracte i a penalitilor de ntrziere aferente acestora. De asemenea, echipa de auditori consider necesar realizarea unui program de pregtire profesional a personalului implicat, precum i stabilirea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile operaionale i cu fia postului. III. CONCLUZII Evaluarea ACTIVITII FINANCIAR-CONTABILE din cadrul Direciei Buget i Contabilitate Intern, n baza testelor i analizelor efectuate, permit auditorilor interni s emit o asigurare rezonabil managementului general privind calitatea sistemului de control intern al activitii auditate, nefiind identificate obstacole n funcionarea acesteia. Echipa de auditori interni prin analiza activitilor auditabile i evalurile realizate n etapa de intervenie la faa locului, a elaborat un numr de 19 de recomandri, aferente obiectivului ale misiunii de audit intern. Considerm c prioritatea n activitatea de implementare a recomandrilor o reprezint elaborarea i actualizarea sistematic a procedurilor operaionale, scrise i formalizate, pentru ntreaga activitate a direciei, concomitent cu dezvoltarea sistemelor de conducere bazate pe gestiunea riscurilor, prin elaborarea i utilizarea n conducerea curent a Registrului riscurilor care reprezint setul de recomandri majore. Data 30.11.2010 Auditor intern, Motrescu Elena

Procedura P17: Urmrirea recomandrilor INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern FIA DE URMRIRE A RECOMANDRILOR ENTITATEA PUBLIC SCOALATEODOR BALAN NR.3 GURA HUMORULUI Nr. crt. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 25. 26. 27. 28. AUDIT INTERN ISJ Misiunea de audit public intern: ACTIVITATEA FINANCIAR-CONTABIL Implementa t Parial implementat Neimplement at Data: Raport de audit nr. X/ 2010 Data planificat / Data implementrii 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 X X X 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.10.2010

Recomandarea

Obiectivul nr. 1: Conducerea contabilitii Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind ntocmirea i utilizarea X ordinelor de plat Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post pentru X personalul implicat n aceste activiti Realizarea unui program de pregtire profesional, corespunztor cu necesitile X entitii de a se adapta la noutile din sistemul public Verificarea ordinelor de plat utilizate pentru perioada auditat i completarea X acestora cu numrul i data documentelor justificative care genereaz datoriile Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind ntocmirea i utilizarea documentului Cec pentru ridicare de numerar Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri X Realizarea n cadrul entitii a unui program de pregtire profesional cu personal din cadrul instituiei Verificarea filelor de CEC pentru ridicare de numerar pentru perioada auditat i completarea acestora cu natura cheltuielilor efectuate Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind ntocmirea i utilizarea X

ENTITATEA PUBLIC SCOALATEODOR BALAN NR.3 GURA HUMORULUI Nr. crt.

AUDIT INTERN ISJ Misiunea de audit public intern: ACTIVITATEA FINANCIAR-CONTABIL Implementa t Parial implementat X X X X X X X X Neimplement at

Recomandarea

Data: Raport de audit nr. X/ 2010 Data planificat / Data implementrii 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.01.2010 31.12.2010

Registrului de cas 29. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri 30. Stabilirea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post pentru personalul implicat n aceast activitate 31. Realizarea unui program de pregtire profesional pentru personalul cu atribuii privind activitatea casieriei, cu personal specializat din cadrul DBCI 32. Realizarea controlului periodic asupra modului de ntocmire i utilizare a Registrului de cas, de ctre persoana responsabil cu evidena contabil a operaiunilor de cas din cadrul instituiei, 33. Verificarea modului de ntocmire i utilizare a Registrului de cas pe perioada auditat i corectarea erorilor pn la sfritul anului 52. Determinarea necesarului de documente cu regim special pretiprite aferente perioadei de timp neconsumat a anului 2009 i demararea procedurilor de achiziie public pentru acest cod de material, n vederea utilizrii formularelor personalizate 53. Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post pentru personalul implicat n aceste activiti 54. Instruirea personalului cu atribuii n gestionarea i controlul documentelor tipizate cu regim special de eful compartimentului din care face parte Instruciuni 1. Introducei recomandrile de audit dup cum sunt prezentate n raportul de audit 2. Verificai coloana corespunztoare: implementat, parial

Entitatea/structura auditat ScoalaTeodor Balan nr.3 Gura Humorului Data i semntura conductorului:

implementat, neimplementat 3. Introducei data planificat pentru implementare n Raportul de audit i data implementrii

Macovei Andrei Data i semntura auditorilor interni: Motrescu Elena

Procedura P18: Supervizarea INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern LISTA DE SUPERVIZARE A DOCUMENTELOR Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2009-31.12.2009 ntocmit: Motrescu Elena Propunerea efului structurii de audit/ supervizorului misiunii, ca urmare a revizuirii documentului Nu exist incompatibilitate S se ntocmeasc la obiectivul 2 obiectul auditabil Evidena tehnic operativ Ataarea operaiilor corespunztoare riscurilor semnificative la obiectele auditabile Revizuirea rspunsurilor auditorilor de ctre eful structurii de audit/supervizorului misiunii de audit intern De acord De acord

Nr. crt. 1. 2.

Lucrarea

Rspunsul auditorilor

Declaraia de independen Analiza riscurilor

De acord De acord, a fost introdus De acord, riscurile semnificative au fost nlocuite in documentul Tematica n detaliu a misiunii de audit intern cu operaiile auditabile corespunztoare

3.

Analiza riscurilor

De acord

. . . Intervenia la faa locului Contabilitatea rezultatelor inventarierii . . . t La aceast activitate ai elaborat un FCRI. V recomand s elaborai i un FIAP De acord, s-a elaborat FIAP nr. 1.1.1. De acord

FIAP-ul nr. 1.2.1.

S-a constatat lipsa Statelor de salarii pe luna martie 2009 i nu s-a ntocmit FCRI

S-a ntocmit FCRI nr. 1.2.1.

De acord

Programul de asigurare i mbuntire a calitii eful structurii de audit intern trebuie s elaboreze un Program de asigurare i mbuntire a calitii activitii de audit, adic respectarea normelor metodologice, a Codului privind conduita etica a auditorului intern, a Standardelor i a bunei practici internaionale de ctre toi auditorii interni. Prin Programul de asigurare i mbuntire a calitii se realizeaz o evaluare prin adoptarea unui proces permanent de supraveghere a eficacitii globale a programului de calitate. Evaluarea const n supervizarea realizrii misiunii de audit intern, prin efectuarea de controale permanente de ctre eful structurii de audit intern, prin care acesta examineaz eficacitatea normelor de audit intern i dac procedurile de asigurare a calitii misiunii de audit sunt aplicate n mod corespunztor garantnd calitatea Raportului de audit intern. Supervizarea va permite depistarea deficienelor n anumite etape din derularea misiunii i va permite iniierea de activiti de mbuntire a viitoarelor misiuni de audit intern i asigurarea perfecionrii profesionale a auditorilor. Evaluarea se realizeaz dup fiecare misiune de audit intern. Este formalizat prin ntocmirea Fiei de evaluare a misiunii de audit intern.

Procedura P18: Supervizarea INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern FIA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2009-31.12.2009 Perioada misiunii: 20.09.2010-30.11.2010 Auditor evaluat: Motrescu Elena Bugetul de timp efectiv: 380 ore n etapa de pregtire a misiunii, auditorul a identificat riscurile i controalele prevzute pentru procesele legate de obiectivele de audit i a estimat corespunztor riscurile activitii Programele de audit au fost elaborate n vederea ndeplinirii obiectivelor misiunii n cadrul bugetului de timp alocat X Obiectivul auditului, scopul, procedurile i bugetul au fost reanalizate n mod constant pentru a asigura o eficient folosire a resurselor de audit A existat o bun comunicare ntre auditor i auditat i ntre auditor i conducerea structurii de audit intern; A existat o bun comunicare ntre auditor i conducerea structurii de audit intern Au fost luate n considerare perspectivele i nevoile auditailor n procesul de audit Au fost atinse obiectivele de audit ntr-o manier eficient i la timp Auditaii au avut posibilitatea s revad constatrile i recomandrile cnd au fost identificate problemele Normele de audit intern, au fost respectate Constatrile de audit demonstreaz analize profunde i concluzii, respectiv sunt formulate recomandri practice pentru probleme identificate Comunicrile scrise au fost clare, concise, obiective i corecte Exist probe de audit care s susin concluziile auditorului Procedurile de audit utilizate au avut ca rezultat dovezi suficiente, competente, relevante i folositoare Documentele au fost completate n mod corespunztor i n conformitate cu normele de audit intern Bugetul de timp a fost respectat Nivel de productivitate personal al auditorului intern.

Luat la cunotin: Data: Bugetul de timp planificat: 380 ore 1 2 3 4 5 Observaii X A fost necesar s se lucreze peste orele de program X X X X X X X X X X X X X X

Evaluarea misiunii de audit intern mai poate fi realizat i de conducerea structurii auditate creia i se nainteaz un chestionar de evaluare prin care i se solicit s prezinte o apreciere asupra desfurrii misiunii de audit i a modului de implicare al auditorilor interni pe parcursul misiunii. Evaluarea misiunii de audit intern de ctre structura auditat este formalizat prin Fia de evaluare a misiunii de audit intern ntocmit de ctre structura auditat. Procedura P18: Supervizarea INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern FIA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2009.-31.12.2009 Perioada misiunii: 20.09.2010-30.11.2010 ntocmit: Macovei Andrei , director ScoalaTeodor Balan nr. 3 Gura Humorului FIA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN DE CTRE STRUCTURA AUDITAT Nr. Obiectiv auditat crt. 1. Obiectivele de audit au fost comunicate clar la nceputul misiunii 2. Au fost furnizate suficiente informaii privind misiunea de efectuat 3. Misiunea a contribuit la obinerea de rezultate sau la mbuntirea unora deja existente 4. Misiunea a beneficiat de direcii clare i precise privind modul de desfurare 5. Obiectivele de audit stabilite au fost n concordanta cu activitile desfurate 6. Constatrile au fost prezentate ntr-o maniera logic, structurat, dinamic i interesant 7. S-a rspuns n toate cazurile la ntrebrile legate de misiunea de audit, iar rspunsurile au condus la obinerea de concluzii relevante 8. Misiunea a fost desfurat adecvat, intervenia la fata locului a privit doar obiectivele stabilite i comunicate 9. A existat un feed-back pe tot parcursul misiunii, iar acesta a fost util n gsirea de soluii la probleme 10. Cum evaluai n general misiunea de audit 11. Considerai ca obiectivele de audit stabilite au privit activitile cu riscuri majore 12. In desfurarea misiunii de audit au fost prezentate constatrile i recomandrile cnd au fost identificate 1 Note 2 3 X X X X X X X X X X X 4 5 X Obs.

13. 14. 15.

16. 17. 18. 19.

probleme A existat o buna comunicare intre auditor i auditat X Auditorii au avut un comportament adecvat i X profesional Ce v-a plcut cel mai mult pe timpul misiunii de audit descriei cel puin 3 aspecte care vau plcut cel mai mult - claritatea recomandrilor - conduita auditorilor interni - calitatea discuiilor Ce v-a plcut cel mai puin pe timpul misiunii de audit descriei cel puin 3 aspecte care vau plcut cel mai puin ntlnirile pe parcursul misiunii au fost limitate, nu ntotdeauna din vina auditatului. Ce obiective de audit considerai c nu au fost atinse n totalitate din cele comunicate Nu sunt comentarii. Ce obiective de audit considerai c ar fi necesar a fi cuprinse n programul viitor de audit Calitatea procedurilor privind achiziiile publice elaborate in urma recomandrilor. Alte comentarii

Tabelele de mai sus vor fi completate innd cont de urmtorul sistem de punctaj: 1 pentru nesatisfctor; 2 pentru slab; 3 pentru satisfctor; 4 pentru bine; 5 pentru foarte bine. Not: n practic se va urmri ca pentru orice notare sub 3 s se solicite explicaii scrise. Director Scoala Teodor Balan nr.3 Gura Humorului Macovei Andrei Data: 30.11.2010 Luat la cunotin, auditori interni: Motrescu Elena Data: 20.11.2010