a2 Administrativo

Es una herramienta administrativa configurable que permite consolidar operaciones administrativas bajo un slido concepto y una amigable interfaz que la convertir en la mejor aliada de la gerencia moderna. Esto es donde a2 es nico, ninguna otra solucin en el mercado hoy proporciona, la funcionalidad y la habilidad incomparable de adaptarse a la solucin rpidamente e incluso a los cambios ms complejos.

Caractersticas
La organizacin administrativa de a2 est conformada en Mdulos, todos relacionados de manera lgica y Inventario y Clientes - Cuentas por Cobrar y Proveedores - Cuentas por Pagar y Ventas y Compras y Bancos y Integracin Contable (a2 Contabilidad)

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Manejo de alto nivel de transacciones de manera confiable. Multi Usuario. Arquitectura cliente - servidor: Tecnologa que proporciona al usuario final el acceso transparente a las aplicaciones, datos, servicios de cmputo o cualquier otro recurso del grupo de trabajo y/o, a travs de la organizacin, en mltiples plataformas. El modelo soporta un medio ambiente distribuido en el cual los requerimientos de servicio hechos por estaciones de trabajo inteligentes o "clientes'', resultan en un trabajo realizado por otros computadores llamados servidores". Multi Moneda. Manejo de Impresoras Fiscales: Bematech - Samsung - Epson - Elepos - Aclas Hasar - OKI y BMC. Para ms detalle sobre los modelos de impresoras fiscales que operan con la aplicacin por favor visite http://a2.com.ve/impresorasfiscales.html Bases de datos configurables: Posibilidad de crear campos adicionales a las mismas e incorporarlas fcilmente al sistema y a los formatos de impresin. Formas (pantallas) configurables . Privacidad del documento: Caracterstica que permite que las transacciones no sean manejadas por todos los usuarios protegiendo as, informacin confidencial. Formatos de impresin adaptables a los existentes en las empresas y posibilidad de crear mltiples documentos de salida por transaccin (factura, presupuesto, orden de compra, entre otros) y dirigirlos a cualquier impresora instalada en la red. Posibilidad de generar codificacin automtica o rellenar los cdigos con ceros automticamente. La herramienta cuenta con un mdulo de administracin de usuariosque rene una serie de caractersticas que lo convierte en producto nico en su estilo. Mens totalmente diseados segn las necesidades de cada empresa.

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Construccin de slidos perfiles de usuario con la ayuda de polticas por transacciones que permiten una fcil administracin y mantenimiento. Estadsticas, proyecciones y grficos acumulables hasta 36 meses periodos. Teniendo la opcin de cierre de estadsticas, para aquellos usuarios que trabajan con periodos abiertos superiores a un mes, inclusive para los usuarios que operan con periodos extendidos, se elabor la opcin de cierre de estadsticas, que permite sin la necesidad de elaborar el cierre de periodo, inicializar las estadsticas para el nuevo periodo.

Facturacin en Lotes (Colegios- Clubes): Asignar cargos automticos por autorizados, preliminares de facturacin. Manejo de seriales de los productos. Histrico de Seriales: Crea un histrico de todos los seriales procesados y deja en el sistema slo los disponibles. Manejo de Tallas y Colores. Manejo de Lotes y Vencimientos (Medicinas). Manejo de Apartados: Posibilidad de manejar transacciones comerciales entre la empresa y sus clientes, donde el cliente abona en varias partes hasta cancelar la mercanca y generar la factura. Histrico de Operaciones. Histricos de Clientes: Permite llevar la informacin acumulada del ltimo precio que se le dio al cliente en los tems de inventario, igualmente registra la informacin relacionada al documento con el cual se hizo la transaccin. Histrico de Bancos: Crea un histrico de las transacciones conciliadas permaneciendo luego en el mdulo de bancos slo las transacciones actuales. Cdigo nico Asociado: Utilidad muy practica que sirve para relacionar uno ms cdigos aparte del identificador original del producto. y Manejo de Ofertas y Presentaciones: La posibilidad de elaborar Ofertas en la aplicacin es una de las bondades ms resaltantes adems de ser bastante flexible y fcil de configurar. Pudiendo llevar la oferta a un nivel ms especfico, en funcin del tiempo. Los parmetros variables son: Rango de fecha en el cual la oferta podr ser usada por el departamento de ventas adems el horario por da. Presentaciones: Manejo de Unidad Completa y Detallada: amplia las diferentes alternativas que puede tener para facturar un producto del inventario, adems que le permitir tener el control de las operaciones de inventario especficamente de las ventas unidades tanto por

Las operaciones de compra cuentan con una variable al momento de totalizar que se denomina Fecha Libro. El objetivo de esta nueva variable es poder reflejar un documento de una fecha en el libro de un perodo posterior. A partir de esta versin se puede configurar desde el mdulo de ttulos y correlativos que las retenciones de IVA, tanto en ventas como en compras sean aplicadas al momento del pago. Al utilizar este esquema para el manejo de las retenciones de IVA se deber tener en cuenta en aquellas retenciones que son generadas en perodos posteriores la fecha del documento. Para poder incluir estas retenciones en los libros contamos ahora con una opcin al momento de imprimir el libro que dice:Incluir anexo de retenciones de documentos de otros perodos. Con esto logramos la impresin de un anexo para los libros que incluyen las retenciones de otros

perodos. Series para todas las transacciones de cuentas x cobrar (facturas, notas de dbito y crdito) que afecten el libro de ventas. Filtro disponible para el Libro de Ventas: Cuando existen series creadas que permite ordenar los libros (solo los formatos configurados por el usuario) por serie. Por defecto el orden del libro ser cronolgico de manera que las series se mezclaran dependiendo de la fecha del documento. Si marcamos este nuevo filtro los libros saldrn primero ordenados por serie y luego de manera cronolgica. Posibilidad de compartir el mismo correlativo para las devoluciones de venta y notas de crdito que afecten el libro de ventas. Activando esta nueva propiedad logramos al momento de imprimir el libro de ventas que estas 2 transacciones logren un correlativo nico y al mismo tiempo todas aparecen con la descripcin de N/C en el libro. Poltica avanzada en los mdulos de pedidos y presupuestos que permite cambiar el correlativo de la operacin al momento de estar haciendo la transaccin. y Emisiones de rdenes de Pago: Incorporacin de las ordenes de Pago. A travs de este nuevo mdulo la cancelacin de las cuentas x pagar puede ser gestionada para su posterior pago desde el mdulo de bancos. Con solo activar la poltica en la seccin de bancos de permitir la elaboracin de ordenes de pago, el sistema activa una opcin en cuentas x pagar para el uso de las mismas.

Posibilidad de Ajustar precios en las transacciones que permite de una manera bien dinmica y sencilla, consultar la rentabilidad que una determinada transaccin tiene, as como cambiar los precios de manera individual toda la operacin para ajustarla a un porcentaje precio determinado. Anulacin de Operaciones: El sistema permite anular operaciones de Ventas (Facturas y Devoluciones) y operaciones de Compra (Facturas y Devoluciones). De igual forma elabora el reverso de toda la operacin en los inventarios, ventas y compras, cuentas x cobrar y pagar. El sistema mantiene un archivo de auditoria que permite verificar el documento anulado, pudiendo el usuario en cualquier momento, ver los productos involucrados en la transaccin, as como la forma de pago del mismo. y Elaboracin de Formatos para Libros de Compras y Ventas: Cuenta con un poderoso editor de formatos para la elaboracin y adecuacin de los libros de compras y ventas que le permite personalizar a cada usuario su libro dependiendo del tipo de contribuyente que sea y de los productos que venda. Plantillas de Venta: A travs de las plantillas de venta podemos crear una lista de productos que puede ser cargada automticamente desde el mdulo de ventas. Esta modalidad tiene cierta similitud con los productos compuestos, sin embargo, difiere en lo siguiente: y y No es un producto, de manera que no se incluye en la ficha de productos. Se le puede establecer una vigencia de manera que puede utilizarse para crear ofertas de grupo de productos o combos.

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Se le puede incluir una % de comisin fijo para todos los productos incluidos en la misma. Los precios pueden ser automticos de manera que al momento de seleccionar la plantilla los precios sean en funcin de la suma de los precios de las partes o pueden ser manuales de manera que se establezca un precio fijo para la plantilla y sus productos. Al momento de cargar una plantilla desde el mdulo de ventas todos los productos son cargados en el Grid de Ventas como productos individuales. De igual forma al momento de la impresin los productos son detallados en el documento de forma individual con todas sus caractersticas. En una plantilla de ventas pueden incluir productos, servicios, productos compuestos, ofertas y presentaciones e inclusive productos por lotes y tallas y colores.

Mdulo para la impresin de las estadsticas: Cualquiera de las estadsticas disponibles en el sistema puede ser impresa colocando los filtros disponibles e incluyendo el perodo que se desee. Kardex de Inventario: De esta forma el reporte de inventario incluye las operaciones realizadas de forma cronolgica para cualquier fecha del perodo en curso. Consulta Histrica de Movimientos de Inventario: Posibilidad de visualizar las operaciones de inventario sin la necesidad de activar perodos anteriores. Creacin de Terceros: El mdulo de sistema cuenta con una opcin que permite crear en la contabilidad de forma automtica todos los clientes y proveedores como terceros. Reporte Fiscal de Ventas: Posibilidad de emitirle reporte con un formato que permite detallar por cada uno de los puntos de ventas informacin de ventas con detalles fiscales como son: montos en las diferentes bases gravadas, impuestas, correlativo de inicio y final del da, montos vendidos en efectivo, cheques y tarjetas. Reporte de ventas diarias el detalle de las facturas emitidas, as como los productos vendidos y los depsitos de banco efectuados. Incorporacin de nmero de serie a las devoluciones de venta, de esta manera para los usuarios que manejan series, las devoluciones quedaran asociadas a la misma de la misma forma que lo hacen las ventas.

Elaboracin del Reporte Fiscal de Inventario que refleja los movimientos de los productos detallando las unidades por concepto de entradas, salidas y autoconsumo. Este reporte corresponde al establecido en la ley de impuestos sobre la renta segn el artculo 177. Los usuarios encontraran esta nueva opcin en el reporte de movimiento de unidades. y Asignacin de Nmero de Control: Este Mdulo el usuario puede asignar antes de imprimir los libros, los controles a cada documento en lote. Las facturas que tengan ms de una pgina, son registradas automticamente deforma tal, que el sistema sabe cuales son los documentos que llevan 2 ms controles. Inclusin de documento de inicio y documento final como parmetro al momento de la asignacin de los controles en el mdulo de Generar Controles. Auditoria de Documentos: Mdulo para auditoria de documentos. (Consolidacin contable). Mdulo de Financiamiento: Forma de pago financiamiento hasta 60 meses, manejo de inters simple valor futuro, posibilidad de manejar inicial mnima, cuota giros por defecto y en forma manual, manejo de cuotas extraordinarias.

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caja como detallado. La aplicacin maneja cada una de las presentaciones elaboradas como Precios diferentes de ese tem esto lo podr visualizar en el mdulo de facturacin al momento de seleccionar el precio de venta. Manejo de Imgenes (fotos, logos) en todos los archivos. Guas de Despacho: Incorporacin de las guas de despacho que permite la creacin de documentos, asociando las facturas emitidas de manera parcial o total para controlar de forma efectiva la entrega de la mercanca. La Gua de despacho es un documento que justifica la entrega de una mercanca en forma y tiempo. Si su cliente firma la gua y usted recibe una copia de esta recepcin, es la mejor manera de evitar futuros problemas a la hora del cobro de las facturas. De esta forma usted puede justificar la entrega de la mercanca, para posteriormente cobrar la factura. Planificacin de Cobranza. Manejo de Caja Chica: Incorporacin de mdulo para el manejo de caja chica. Aquellas empresas que quieran controlar las salidas de efectivo pueden utilizar esta nueva herramienta. Al mismo tiempo la versatilidad del mismo permite incorporar en el libro de compras aquellas facturas que se pagan por caja chica y tienen crdito fiscal.

Ensamblaje de Productos: Los productos ensamblados es una nueva caracterstica con la que cuenta el sistema a la hora de estructurar el inventario. A diferencia de los productos compuestos que no manejan existencia, los productos ensamblados una vez que se cierra una orden de ensamblaje, ingresan al inventario con su respectivo costo promedio generando un cargo de inventario y un descargo de los productos que lo componen.

Al igual que el resto del inventario, los productos ensamblados pueden manejarse por lotes o tallas y colores. Igualmente pueden manejar seriales, de manera que al momento de ingresar al inventario como productos terminados se alimentan los seriales de la transaccin. Importacin y Exportacin de precios hacia sucursales.

Requisiciones y Solicitudes de Cotizacin: Incorpora el manejo de 2 transacciones para mejorar el manejo del inventario en las operaciones internas y de procura de la compaa. Ambas transacciones tienen como objetivo facilitar el proceso de compra y seleccin de proveedores. Requisiciones de Compra: Para uso interno de la compaa, tiene como objetivo automatizar el proceso de requisicin de materiales por parte de los diferentes departamentos que conforman la organizacin. Solicitudes de Cotizacin: Tiene como objetivo generar uno(s) documentos dirigido a los proveedores para que preparen una cotizacin de los productos que la compaa solicita. Al mismo tiempo permite automatizar el proceso de elaboracin de la orden de compra seleccionando los productos por el mejor precio ofertado.

Mdulo de sucursales el cual est conformado por 2 aplicaciones:Mdulo de (Casa Matriz) y Mdulo de (Oficinas - Sucursales), los cuales estn integrados a la

aplicacin a2 Herramienta Administrativa Configurable, permitiendo el envo y recepcin de datos para mantener la informacin al da de forma segura e integra. Envo de precios y productos: Ejecuta la transferencia de los precios de productos, ofertas activas o presentaciones. Envo de Transacciones: Operaciones como traslados de mercanca pueden ser enviadas de forma automtica a la sucursal, evitando as la intervencin del usuario en la entrada de datos. Recibir Transacciones: Permite procesar las operaciones que se generen en la sucursal. Consulta de Existencias: Cuando las operaciones de las sucursales son enviadas a casa matriz, existe la posibilidad de enviar la existencia disponible de cada tem. De esta forma se puede consultar y comparar con la existencia local. Mdulo de Reportes: Permite elaborar reportes comparativos de ventas y unidades vendidas totalizadas por cada una de las sucursales existentes.

Inclusin de un nuevo servicio para el manejo de Mensajera de Texto. a2 sms: a2 SMS es una plataforma de comunicacin que interacta con nuestras aplicaciones y que permite mantenerse en contacto con sus clientes, proveedores, vendedores, personal y otros de forma efectiva y a menor costo que los mtodos tradicionales a travs del sistema de mensajera de texto, disponible en esta primera etapa en la aplicacin a2 Herramienta Administrativa Configurable. El sistema de mensaje de texto (sms) de a2sms (WWW.a2sms.com.ve), le permite realizar comunicados rpidos, trivias, concursos, sucesos de descuento o promocin y oferta o simplemente mantener informado a sus clientes, proveedores, vendedores, personal de la empresa entre otros, a cualquier telfono celular en Venezuela sin importar la operadora a la que pertenezca. Mdulo para visualizacin de transacciones Pendientes (a2Vista.exe): a2 Vista es un sistema creado principalmente para el control y administracin de las transacciones bancarias pendientes que maneja una empresa, por medio de una interfaz grfica amigable al usuario, creacin de transacciones, control de avisos, impresin de reportes de transacciones y cuentas, entre otros. Generador de Informes personalizados: Cuenta con una facilidad y un concepto muy amigable que le permite crear informes, sin complicaciones. Lo que reducir de manera sustancial el tiempo ycosto en la distribucin de informacin importante para la toma de decisiones. Para La Declaracin y Pago del Impuesto Al Valor Agregado la aplicacin le ofrece la posibilidad de la Impresin de la Forma IVA00030. Contribuyentes Especiales: Incorpora la providencia Administrativa del Seniat con respecto a los contribuyentes especiales y su funcin como agentes de Retencin para el Impuesto de Valor Agregado (IVA). La aplicaron dispone de una variedad de reportes que permite de manera resumida detallada llevar un control de las retenciones que se han aplicado as como aquellas de las que han sido objeto. Los reportes disponibles son los siguientes: Reporte de retenciones por proveedor, Reporte de retenciones del periodo. El sistema dispone de un mdulo que permite la visualizacin de todas las retenciones que se hicieron durante el perodo. Al mismo tiempo para

aquellas compaas que tienen un alto volumen de transacciones es posible imprimir un solo comprobante que refleje todas las retenciones del perodo. Desde el mdulo de retenciones de IVA. es posible tambin elaborar el archivo texto, el cual puede ser enviado al Seniat a travs de su pgina Web. Alcuota Reducida: Para contribuyentes que vendan compren productos gravados al 8% (alcuota reducida) 10% (alcuota adicional). Consolidacin Administrativa Contable: Una de las caractersticas ms resaltantes de a2 es la facultad de consolidar la informacin administrativa hacia la contabilidad con una gran flexibilidad en cuanto a la manera de construccin del comprobante,a2 siempre siguiendo un esquema innovador y practico implementa esta nueva alternativa para crear comprobante sin alterar el estilo de contabilizacin de la empresa o contador , para complementar la gestin consolidadora se le incluyo la posibilidad de implementar centros de costos en todas las transacciones para luego ser trasladadas hacia la contabilidad. La consolidacin Administrativa Contable es un concepto moldeable al estilo de trabajo del departamento contable o al contador, de manera que no es un patrn fijo por el contrario el usuario establece como va a estarconstituido los comprobantes contables Formato para el libro de venta que lo identificamos con el nombre de Isla de Margarita. Este nuevo formato expresa las ventas con parmetros exigidos por el Seniat en la isla y en la zona franca de Paraguana. Centros de costos para todas las operaciones de cuentas x cobrar. Manejo de los clientes eventuales como los maneja el punto de venta. Poltica para las transacciones de venta que restringe el nmero de tems que se pueden incluir en una transaccin de venta. Manejo de las series para la facturacin en lote. Histrico de operaciones al mdulo de clientes y proveedores. Posibilidad de elaborar programas ejecutables o libreras dll e incorporarlas directamente en el men de a2. Manejo de Formas de pago adicionales: Permite registrar y administrar diferentes formas de pago que pueden ser incluidas en los diferentes mdulos.

Restriccin de forma de pago x cliente: Podemos eliminar formas de pago para determinados clientes. El mdulo de clientes en su seccin de "Convenio de Precios y descuentos" cuenta con un nuevo botn "Formas de Pago" que permite eliminar un instrumento de pago para un determinado cliente.

Control de Gastos: Posibilidad la hora de incluir una factura desde el mdulo de cuentas x pagar la posibilidad de construir de forma inmediata el comprobante contable (estilo bancos). De esta manera podemos desglosar el gasto en tantas cuentas como sea necesario y al mismo tiempo afectar de forma directa los centros de costos o terceros de la operacin. De igual manera en la seccin de proveedores el sistema cuenta con un nuevo reporte Relacin de facturas que permite de forma consolidada o detallada, agrupando x un buen nmero de variables el anlisis de los gastos que se generaron en el perodo.

Generacin Automatica de Retenciones: Dispone de mdulo de clculo de retenciones incorpora las tablas de retenciones y permite la generacin automtica de las mismas desde los mdulos de compras y cuentas x pagar. A travs del mdulo de sistema disponemos de una nueva opcin en el men de Archivos Tipos de Retenciones. Por defecto vienen incluidas las retenciones que son usadas ms frecuentemente. Base de la Retencin: Por defecto la base de la retencin siempre ser correspondiente al 100% de la base imponible de la transaccin, sin embargo se puede modificar en este campo. Monto Mayores a: Por ejemplo, si en este campo colocamos 3500; la retencin solo ser calculada para montos superiores al valor indicado en este campo. Sustraendo: Para los casos en que exista un valor que hay que restarle al resultado de la retencin utilizamos este campo. El mismo puede ser colocado en base al monto o en base a unidades tributarias. Desde el mdulo de Ttulos y Correlativos podemos ahora actualizar el valor de la unidad tributaria.

Clasificacin: Para indicarle al sistema un valor x defecto para clasificar esta retencin. Referencia: Este campo se puede utilizar para colocar el cdigo que asigna el Seniat a cada una de las personas jurdicas en cada una de las diferentes retenciones. Por ejemplo, en el caso de los Honorarios profesionales, el Seniat asigna la codificacin de la siguiente manera: y 002 - Persona Natural Residente (PNR) y 003 - Persona Natural No Residente (PNNR) y 004 - Persona Jurdica Domiciliada (PJD) y 005 Persona Jurdica No Domiciliada (PJnD) Los mdulos que disponen de la generacin automtica de las retenciones son: y Facturas en Cuentas x Pagar y Cuentas x Cobrar. y Pagos y Abonos en Cuentas x Pagar y Cuentas x Cobrar y Compras y Devoluciones de Compras y Ventas y Devoluciones de Venta.

Contamos tambin con un reporte para las retenciones de proveedores llamado Libro Auxiliar de Retenciones ISLR. Clasificacin de Facturas desde cuentas x pagar Al momento de emitir una factura directamente desde el mdulo de cuentas x pagar la misma tiene una nueva manera de clasificarse: y Por Egreso y Por Gasto.

Esta nueva clasificacin puede utilizarse al momento de la consolidacin contable para generar comprobantes solo con las facturas de gasto.

Nuevo mdulo de Ubicacin Geogrfica: Desde a2Sistema.exe contamos ahora con un nuevo mdulo que permite el manejo de la ubicacin geogrfica de la licencia (Estado-Ciudad-Municipio). a2Mvil PC. La aplicacin a2Mvil le permitir poder realizar tareas de ajustes de existencia y revisin de precios del inventario de su empresa, desde un dispositivo porttil Pocket PC. Usted podr importar la data necesaria desde la aplicacin a2Herramienta Administrativa Configurable a una Pocket PC y tenerla a la mano para que pueda usarla donde lo requiera. En el caso de que realice ajustes, usted podr exportarlos a a2Herramienta Administrativa Configurable para que se integren con su data original. Aplicacin que le permitir intercambiar datos entre aplicaciones a2Herramienta Administrativa Configurable y a2Mvil en su Pocket PC. Es capaz de enviar data de precios y existencias de inventario y recibir los ajustes realizados a la existencia de inventario, de tal forma que los pueda luego cargar en la aplicacin a2 Herramienta Administrativa Configurable y Farmacias y Zapateras y Ferreteras y Tiendas de Ropa y Supermercados y Colegios y Clubes y Tiendas de Conveniencias y Empresas de Servicios y Tiendas de Computadoras y Vveres (mayor y detal) y Joyeras y Tintoreras y Tiendas de Cermicas

y Agencias Aduanales y Tiendas de Repuestos y Agencias de Publicidad y Tascas y Tiendas de Electrodomsticos y Tiendas de Celulares y Agencias de Viajes y Concesionarios de Vehculos y Bodegones y Franquicias de Comida Rpida y Firmas de Contadores y Libreras y Papeleras y Talleres y Panaderas y Tiendas de Artculos para el Hogar y Floristeras y Tiendas de Electrnica