UNIDAD 1: ORGANIZACIN Y MTODOS

OBJETIVOS MNIMOS DE LA UNIDAD: Se pretende que al trmino de la presente Unidad, el estudiante sea capaz de: Comprender el concepto, los antecedentes y la funcin de la Organizacin y Mtodos. Comprender las funciones del analista de O&M y su importancia para el desempeo y el logro de los objetivos de la empresa. Comprender los requisitos que debe cumplir tanto la oficina como el analista de O&M.

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1. 1.1 1.2

UNIDAD 1: ORGANIZACIN & MTODOS CONTENIDO TEMTICO Concepto de organizacin y mtodos Antecedentes reas de Organizacin y Mtodos Funciones Importancia Requisitos para desempearse CONCEPTO DE ORGANIZACIN Y MTODOS

La disciplina administrativa denominada Organizacin y Mtodos, conocida universalmente con la sigla "O&M", ha sido definida a lo largo del tiempo por distintos tericos y desde diferentes puntos de vista. Los autores ms importantes y sus respectivas definiciones son los siguientes: Michael E. Addison define a la O&M como una "funcin especializada que se estableci para aconsejar en la introduccin de nuevos mtodos de administracin y estructuras de organizacin, que reduzcan los costos, sin imponer un esfuerzo insoportable o causar daos reales a la estructura social de la empresa". J. Jimmez A. define a la O&M en estos trminos: "Se designa con el nombre de Organizacin y Mtodos a los equipos o servicios destinados a investigar, estudiar, asesorar y aconsejar sobre organizacin y racionalizacin del trabajo, a toda clase de organismos o empresas" R. G. Anderson, por su parte, nos proporciona la siguiente definicin: "Organizacin y Mtodos, conocida por O & M, es una funcin especializada cuya finalidad consiste en aumentar la eficacia y la rentabilidad de los procesos de los procesos burocrticos, as como el control dentro de la empresa. Ello se consigue mediante el estudio y el perfeccionamiento de la estructura organizativa y de los trmites y mtodos administrativos en vigencia. Generalmente se insiste ms en los mtodos que en la estructura administrativa". Martn Flor Romero define a la O&M de la siguiente manera: "Organizacin y Mtodos es una rama especializada de las Ciencias Administrativas, que busca asegurar la mxima eficiencia y efectividad en los servicios de una empresa o institucin, mediante una adecuada organizacin y racionalizacin de los mtodos de trabajo. Esto se podr lograr mediante el empleo o la utilizacin racional de los recursos disponibles, sean estos: humanos, financieros, materiales, tecnolgicos, otros". No obstante que los conceptos vertidos por cada autor varan de acuerdo con el criterio empleado, debe quedar claro para el estudiante que la Organizacin y Mtodos es, antes que nada, un campo de las Ciencias Administrativas y sus conceptos son universales, es decir, aplicable a cualquier campo de accin (econmico, administrativo, contable, informtica agroindustrias, empresas hoteleras, hospitalarias, etc.) As, considerando los criterios generales sobre esta materia, es importante destacar que para el analista de O&M, el factor fundamental de produccin - en cualquier tipo de empresa - es el factor humano. De ah que todos sus esfuerzos estarn dirigidos a proporcionar al personal un adecuado ambiente de trabajo, una distribucin racional de

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actividades, un buen sistema de comunicacin, etc., a fin de lograr la mxima eficiencia y productividad con el mnimo de esfuerzo, en el menor tiempo posible y al mnimo costo. 1.3 ANTECEDENTES DE LA ORGANIZACIN Y MTODOS

Todo gerente de empresas debe afrontar un problema bsico y fundamental: lograr mantener una operatividad eficiente. Este problema es comn a todas las organizaciones modernas. Si pensamos en el espectro de variables que integran esta problemtica empresarial, veremos que en ella inciden aspectos legales, impositivos, financieros econmicos, productivos, comerciales, de abastecimiento, humanos y administrativos. En el aspecto administrativo se han desarrollado tcnicas que, por su especialidad, especificidad y complejidad, requieren del aporte de especialistas para su aplicacin. Estas tcnicas se orientan a optimizar la efectividad y eficiencia de los servicios administrativos de una organizacin. Dichas tcnicas son el Anlisis de Organizacin y Mtodos y el Anlisis de Sistemas. Aunque el lmite entre las tareas de una y de otra no esta definida con precisin, ya que es frecuente que ciertas actividades en una organizacin sean desarrolladas por un especialista denominado Analista de Organizacin y Mtodos mientras que esa misma actividad en otras organizaciones las desempee un especialista all llamado Analista de Sistemas, diremos que, aunque desde el punto de vista intelectual las condiciones que se exigen a estos especialistas son en su mayor parte comunes a ambos, para la funcin del Analista de Sistemas, se exige un conocimiento ms profundo de los sistemas de procesamiento y programacin de datos (elaboracin de programas para computadora) y de los medios al alcance de la organizacin (equipos electrnicos o electromecnicos) que faciliten el cumplimiento de sus objetivos. La tcnica de Organizacin y Mtodos se desarrolla como consecuencia de la Revolucin Industrial; periodo en el que se formaron las grandes organizaciones, y en ellas las primeras manifestaciones de problemas administrativos. As surgi, en consecuencia, la O&M como herramienta de optimizacin administrativa; aunque inicialmente, con un criterio de 'eficientismo' en el uso de los recursos, a fin de racionalizar gastos en las reas de servicios. Luego, la evolucin natural de toda tcnica la orienta hacia la optimizacin del sistema de informacin, dejando a la racionalizacin de gastos como un objetivo secundario o consecuente con el primero. Se puede considerar a F. W. Taylor como el pionero del desarrollo, a principios de este siglo, de las tcnicas de O&M; tcnicas que fueron el sustento bsico en el que apoy el desarrollo de su "Administracin Cientfica". Posteriormente, en Gran Bretaa se admiti la necesidad de utilizar tcnicas especializadas de control para el rea de la administracin publica, y se recomend la creacin de una divisin especial dentro del Tesoro, que tendra como una de sus funciones el realizar investigaciones en asuntos relacionados con la administracin departamental y los mtodos de trabajo. No obstante, fue recin al comienzo de la Segunda Guerra Mundial cuando esa actividad organizacional constituida como Divisin, comenz a desarrollar un programa completo de trabajos concretos y ms especficos de O&M. Poco despus, y ante el xito alcanzado por la Divisin, en los ministerios ms importantes fueron incorporados a sus reparticiones sectores estables de O&M.

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1.4

IMPORTANCIA Y NECESIDAD DE LA ORGANIZACIN Y MTODOS

Los tiempos actuales, caracterizados por su complejidad, rpido crecimiento econmico y avance cada vez ms acelerado de la tecnologa hacen que los sistemas de produccin de bienes o servicios necesiten ser modificados constantemente, imponiendo nuevas necesidades y cambios a las organizaciones. En otras palabras, la aparicin de mquinas o equipos mas sofisticados hacen que los mtodos o procedimientos empleados en determinado momento, se vuelvan obsoletos o poco eficaces; exigiendo el uso de tcnicas especficas que permitan la actualizacin de los sistemas vigentes. Adems, con el crecimiento de las actividades de las empresas, los directivos o las autoridades ejecutivas deben dedicar mayor tiempo a los problemas de polticas empresariales y a la planeacin y control de los resultados, dejando a la responsabilidad de otros, las reas de organizacin y ejecucin propiamente dichas. Existe, por otro lado, una superespecializacin tcnica de los diferentes campos; y teniendo en cuenta las limitaciones de la mente humana, es muy difcil que un slo profesional pueda asimilar todos los conocimientos cientficos tcnicos y que, a la vez, disponga de tiempo para aplicarlos en la solucin de los diferentes problemas que se presenten. De ah la necesidad de los servicios de los analistas de O & M como profesionales especializados en tcnicas de anlisis general para diagnosticar y proponer las alternativas de soluciones, ya sea para una mejor organizacin administrativa, o para el establecimiento de mejores mtodos de trabajo. Asimismo, para proporcionar a los directivos, gerentes y jefes, los consejos tcnicos necesarios para la realizacin de una administracin eficaz y eficiente. El anlisis de sistemas es una funcin especializada; conoce cuales son los mtodos ms eficientes y no esta comprometida con los intereses sectoriales. Puede conservar la visin del conjunto y evitar la creacin de compartimentos estancos que repitan tareas, controles o archivos. Adems, por lo hecho de su especializacin, puede tomar conocimiento y estar a la vanguardia de los avances tecnolgicos y ser un agente de cambio que incorpore las nuevas tcnicas que aumenten el grado de automatizacin requerido por las tareas administrativas. 1.5 FUNCIN BSICA DE ORGANIZACIN Y MTODOS

La oficina, departamento o encargado de O & M, es la funcin de una organizacin que se ocupa de analizar los problemas de estructura y procedimientos de una empresa a fin de optimizar la infraestructura administrativa para el logro de los objetivos definidos. Del anlisis de los objetivos y de la estructura y procedimientos, surgir una propuesta a fin de optimizar la eficacia y la eficiencia de estructura y diseo organizacional. Entendemos por eficacia el grado de alcance de los objetivos, y por eficiencia a la cantidad de recursos aplicados para el logro de los mismos y a su relacin con stos. 1.6 REAS DE TRABAJO DE ORGANIZACIN Y MTODOS Actividades respecto a la estructura Anlisis estructural Anlisis de funciones Anlisis de procedimientos administrativos Asignacin de funciones

Actividades respecto a los procedimientos

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1.7

Sistemas Diseo de formularios Ordenamiento de oficina Estudio de tiempos Programacin de manuales

NATURALEZA DE LA FUNCIN DE ORGANIZACIN Y MTODOS

El sector de Organizacin y Mtodos, por su naturaleza, es un rgano de asesora y debe estar a disposicin de todos los sectores que componen la estructura de una empresa; su ubicacin 'ideal' en la estructura de cualquier tipo de empresa es en el ms alto nivel jerrquico, aunque por razones de niveles salariales, financieras o presupuestarias puede estar ubicada en otro nivel que no sea se; lo que s es importante cuidar, para que sus consejos o recomendaciones tengan la eficacia esperada, es que cualquiera sea el nivel de su ubicacin en el organigrama, ste siempre debe "depender" de la mxima autoridad ejecutiva de la empresa y no incurrir en el habitual error de subordinarla a un rea funcional. Es importante mencionar que, en las grandes empresas (holding y subsidiarias), pueden crearse Asesoras de Organizacin y Mtodos a diferentes niveles de la estructura organizacional como Asesoras de Gerencias, Asesoras de Departamentos, etc., que pueden estar dispersas geogrficamente, pero coordinadas funcionalmente por la Oficina Central de la empresa o institucin. 1.8 REQUISITOS PARA LA OFICINA Y EL ANALISTA DE O&M

La actuacin del rea de Organizacin y Mtodos depende fundamentalmente de la eleccin del responsable que la conduzca y de la actitud de la Direccin en cuanto el apoyo que brinde a los cambios proyectados. La incorporacin de un hombre sin el perfil necesario y/o una actitud dubitativa de la Direccin, neutralizan la eficacia del sector. Para determinar la necesidad de la creacin de una oficina de O & M en cualquier tipo de empresa o institucin, es necesario considerar varios aspectos: a) b) Debe tenerse en cuenta la naturaleza y el volumen de las actividades que se realizan; Los recursos humanos empleados: si los gerentes o jefes tiene condiciones para identificar los problemas organizacionales que surjan; si tienen el tiempo disponible para resolverlos; si tiene suficiente aptitud, formacin tcnica y autoridad para resolver los problemas que puedan surgir; y c) Los recursos financieros de la empresa.

Es evidente que, si el volumen de actividades, ya sea de produccin de bienes y servicios, es considerable, sera recomendable la creacin de una oficina o sector de Organizacin y Mtodos. La razn fundamental es que los especialistas de O & M tienen una visin ms amplia de las organizaciones que cualquier otro profesional y pueden identificar con mayor facilidad las interacciones entre los diversos subsistemas.

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Determinada la creacin de una oficina de O & M, para que sta pueda auxiliar realmente a la Direccin en la accin que debe desarrollar para dinamizar y efectivizar los procesos burocrticos, se requiere: a) b) Que se institucionalice un rea en la estructura que asuma tales funciones. Que el responsable que se coloque a su frente debe sumar a sus conocimientos tcnicos el perfil necesario para no aceptar compromisos con individuos o sectores que lo hagan actuar en detrimento del cumplimiento del objetivo de promover la eficiencia general de la organizacin. c) d) e) Que se determine con precisin los objetivos y los planes a cumplir por el rea. Que se mida la actividad del sector en trminos de resultados (costo, seguridad, velocidad) y no por los diagramas o manuales producidos. Que la Direccin apoye los programas en marcha, no aceptando soluciones de compromiso o abandonando el esfuerzo realizado, dando prioridad a otros problemas ms afines al perfil de los directivos. Sin embargo habr situaciones en que no se justifique la creacin de una oficina propia de O & M en la organizacin: por que la empresa es pequea, porque el volumen de actividades no justifica, por evitar costos fijos, etc.; es estos casos es ms recomendable la contratacin, por tiempo determinado, de consultores externos. Ahora bien, es importante tener en cuenta - para el caso en que las condiciones estn dadas - las diferencias que existen entre contar con un asesor permanente de O & M dentro de la empresa y la contratar los servicios de un asesor externo. Aquellos que prefieren la contratacin de un asesor externo, destacan adems de sus conocimientos especializados, los beneficios de su experiencia en varios otros tipos de situaciones y de empresas, y subrayan el hecho de que, por ser 'alguien' ajeno a la empresa, le ser ms fcil tener objetividad e independencia de criterio; aunque quizs en ese ltimo aspecto tambin resida su desventaja, por que esa 'objetividad': fra, tcnica, matemtica, sin medir consecuencias de tipo humana y social es probable que le suscite resistencia entre el personal de la empresa al realizar su trabajo e implementar sus propuestas. En cambio, el asesor interno de la empresa posee una serie de ventajas frente a los consultores externos. As, adems de ser un profesional especializado, tiene un amplio y profundo conocimiento de las operaciones de la empresa y de la organizacin social involucrada en ellas; de la cultura de la organizacin; de los objetivos y mentalidad de los ejecutivos, etc.; lo que le permitir plantear vas ms equilibradas en la resolucin de problemas, logrando en consecuencia una identificacin y adhesin a sus propuestas y eficacia en los resultados; cosa que slo se puede lograr con aos de asociacin y participacin en el medio, y que resulta muy difcil para una persona extraa a una empresa o institucin. Dado el carcter de las funciones por desarrollar, el analista de O & M debe reunir los siguientes requisitos para el puesto:

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a)

Ser un profesional del rea de ciencias econmicas, administrativas y financieras. Se justifica esta afirmacin, dado que las exigencias tcnicas para realizar cualquier trabajo en el campo de Organizacin y Mtodos, sea en la administracin pblica como privada, en una empresa industrial, comercial, financiera etc., incluyen los conocimientos bsicos de: Administracin General, Administracin Financiera, Administracin de la Produccin, Mercadotecnia, Administracin por Objetivos, Administracin Sistmica, Desarrollo Organizacional o Cambio Planificado, entre otros; y conocimiento profundo en Relaciones Humanas y Administracin de Personal.

b) c) d) e) f)

Mente analtica. Consiste en la capacidad para comprender y separar las partes de un problema; llegando a determinar las variables causales que lo afectan; delimitando del problema lo esencial y lo superfluo. Agudeza. Ingenio y capacidad de penetrar en el problema al analizarlo y recomendar su solucin. Poder de persuasin. Capacidad para 'vender' sus ideas y generar la adhesin y participacin de terceros., Practicidad. Objetividad para enfocar los problemas y emitir soluciones adecuadas a la capacidad del usuario de la propuesta en todo cuanto la reforma plantea. Entusiasmo y vocacin. Aptitud que, si est bien cimentada, favorece la actividad organizadora positiva y estimula la iniciativa y capacidad creadora.

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