INTRODUCCION

Para cualquier tipo de activo debe de existir un nivel optimo de control para salvaguardar los bienes de la compaa para as cumplir con la ejecucin de planes de la empresa. Con el presente trabajo de investigacin se presentan los controlar bsicos de inventarios a efectuar y as evitar los puntos de peligro en administracin de los mismos.

Como una medida de control interno de la empresa se debe comprobar que los inventarios indicados en los registros contables existen fsicamente, por lo cual reviste de alta importancia la toma fsica de inventarios, ya que por medio de estos se puede verificar la existencia de los mismos, as como el cumplimiento adecuado cumplimiento de los controles internos implementados como polticas implementados por la administracin de la compaa y que stos sean los ms adecuados de acuerdo a la naturaleza del inventario

Es importante que el estudiante de Contadura conozca las herramientas que posee el Contador Pblico y Auditor para dictaminar acerca de la razonabilidad de los Estados Financieros. Para dar a conocer lo anterior exponemos los definiciones, procedimientos de auditorias aplicables a este tema.

TOMA FISICA DE INVENTARIOS

1. GENERALIDADES DE UNA AUDITORIA DE ESTADOS FINACIEROS.

El contador pblico independiente puede desempear diversas actividades o trabajos aplicando sus conocimientos tcnicos, pero su principal actividad es la auditoria de estados financieros; la cual tiene por objetivo final el emitir una opinin en la que haga constar que dichos estados financieros presentan la situacin, financiera, los resultados de operacin, las variaciones en el capital contable y los cambios en la situacin financiera de la empresa a una fecha, de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados.

El trabajo de auditora tiene por consiguiente, como finalidad inmediata, proporcionar al propio contador pblico los elementos de juicio y de evidencia suficiente para poder emitir su opinin de una manera objetiva y profesional. Es, por tanto, responsabilidad personal e indeclinable del propio auditor determinar la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoria a aplicar, que considere necesarios.

2. MARCO

REFERENCIAL FINANCIEROS.

PARA

UNA

AUDITORIA

DE

ESTADOS

El objetivo de una auditoria de estados financieros es facilitar al auditor expresar una opinin sobre si los estados financieros estn preparados, respecto de todo lo importante, de acuerdo con un marco de referencia de informacin financiera aplicable.

El termino estados financieros se refiere a una representacin estructurada de la informacin financiera, que ordinariamente incluye notas complementarias, derivadas de registros contables y que propone comunicar los recursos econmicos u obligaciones de una entidad en un momento de tiempo los cambios correspondientes por un periodo de tiempo, de acuerdo con un marco de referencia de informacin financiera. financiero. El trmino puede referirse a un juego completo de estados financieros pero puede tambin referirse a un solo estado

Los requisitos del marco de referencia de informacin financiera determinan la forma y contenido de los estados financieros y lo que constituye un juego completo de estados financieros. Para ciertos marcos de referencia de informacin financiera, un solo estado financiero (como un estado de flujo de efectivo y las notas aclaratorias relacionadas) constituyen un juego completo de estados financieros. Por ejemplo, la Norma Internacional de contabilidad del Sector Publico (IPSAS, con sus siglas en ingles), informacin financiera bajo la contabilidad con base en efectivo, declara que el principal estado financieros es un estados de recibos y pagos de efectivo cuando una entidad del sector publico preparara y presenta sus estados financieros de acuerdo a esta norma.

La administracin es responsable de identificar el marco de referencia de informacin financiera que se ha de usar en la preparacin y presentacin de los estados financieros. La administracin tambin es responsable de preparar y presentar los estados financieros de acuerdo con ese marco de referencia de informacin financiera aplicable. Esta responsabilidad incluye:

Disear, implementar y mantener un control interno relevante a la preparacin y presentacin de estados financieros que estn libres de

representacin errnea de importancia relativa, ya sea debida a fraude o error. Seleccin y aplicar polticas contables apropiadas. Hacer estimaciones contables que sean razonables en las circunstancias.

2.1. Determinacin de la aceptabilidad del marco de referencia de informacin financiera El auditor deber determinar si el marco de referencia de informacin financiera adoptado por la administracin al preparar los estados financieros es aceptable. El auditor ordinariamente toma esta determinacin cuando considera si acepta el trabajo de auditora, segn discute en la NIA 210 Trminos de los trabajos de auditoria. Un marco de referencia de informacin financiera aceptable se conoce en las NIA como el marco de referencia de informacin financiera aplicable.

El auditor determina si el marco de referencia de informacin financiera adoptados por la administracin es aceptable en vida de la naturaleza de la entidad y el objetivos de los estados financieros.

2.2.

Estados financieros diseados para cumplir con las necesidades de

informacin financiera de usuarios especficos: En algunos casos el objetivo de los estados financieros ser cumplir con las necesidades de informacin financiera de usuarios especficos. Las necesidades de informacin de estos usuarios determinan el marco de referencia de

informacin financiera aplicable en esas circunstancias. Son ejemplos de marcos de referencia de informacin financiera para las necesidades de usuarios especficos: contabilizacin con base en impuestos para un juego de estados financieros que acompaan la declaracin de impuestos de una entidad.

2.3.

Estados financieros diseados para cumplir con las necesidades

comunes de informacin financiera de una amplia gama de usuarios Muchos usuarios de estados financieros no estn en una posicin de demandar que los estados financieros se ajusten a la medida para cumplir sus necesidades especficas de informacin. Aunque no pueden cumplirse todas las necesidades informacin de usuarios especficos, hay necesidades de informacin financiera que son comunes a una amplia gama de usuarios. Los estados financieros preparados de acuerdo con un marco de referencia de informacin financiera diseado para cumplir con las necesidades comunes de informacin de una amplia gama de usuarios se conoce como estados financieros de propsito general.

2.4. Marcos de referencia de informacin financiera establecidos por organizaciones autorizadas o reconocidas:

Al presente, no hay una base objetiva ni autorizada que se haya reconocido globalmente de manera general para juzgar la aceptabilidad de los marcos de referencia de informacin financiera que se hayan diseado par estados financieros de propsito general. Hasta que exista esta base, se supone que los marcos de referencia de informacin financiera establecidos por organizaciones que sean autorizadas o reconocidas para promulgar normas que se usen por cierto tipos de entidades, son aceptables para estados financieros de propsito general preparados por dichas entidades, siempre y cuando las organizaciones

siguen un proceso establecido y transparente que indiquen deliberacin y consideracin de los puntos de vista de una amplia gama de partes interesadas.

Los ejemplos de estos marcos de referencia de informacin financiera incluyen. NIIF promulgadas por el consejo de Normas Internacionales de

Contabilidad. IPSAS (Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Publico) promulgadas por la federacin internaron de contadores Consejo de Normas Internacionales de contabilidad del Sector Publico. Principios de contabilidad generalmente aceptados promulgados por un reconocido establecedor de normas en una jurisdiccin particular.

Estos marcos de referencia de informacin financiera a menudo se identifican como el marco de referencia de informacin financiero aplicable en los requisitos legislativos y reguladores que rigen la preparacin de los estados financieros de propsito general.

2.5.

Marcos de referencia de informacin financiera complementado con

requisitos legislativos y reguladores.

En algunas jurisdicciones, los requisitos legislativos y reguladores pueden complementar un marco de referencia de informacin financiera adoptado por la administracin con los requisitos adicionales relativos a la preparacin y presentacin de los estados financieros. En estas jurisdicciones, el marco de referencia de informacin financiera aplicable, para fines de aplicar las NIAS, abarca tanto el marco de referencia de informacin financiera identificado como

dichos requisitos adicionales, cierre y cuando no entre en conflicto con el marco de referencia de informacin financiera aplicable.

2.5.1. Jurisdicciones que no tienen una organizacin establecedora de normas autorizada y reconocida Cuando una entidad esta registra u opera en una jurisdiccin que no tiene una organizacin autorizada o reconocida para establecer normas, la entidad identifica un marco de referencia de informacin financiera aplicable. La practica en esas jurisdicciones con frecuencia es utilizar un marco de referencia de informacin financiera establecida por una de las organizaciones descritas anteriormente de modo alternativo puede hacer convenciones contables establecidas en una particular jurisdiccin que sean generalmente reconocida como el marco de referencia de informacin financiera aplicable para los estados financieros de propsito general preparados por ciertas entidades especificadas que operen en esa jurisdiccin.

Los marcos de referencia de informacin financiera aceptables para estados financieros de propsito general normalmente muestran los siguientes atributos, los cuales dan como resultado informacin que se muestra en los estados financiera que es til para los usuarios:

a.

Relevancia, en cuanto a que la informacin se da en los estados financieros es relevante a la naturaleza de la entidad y el objetivo de los estados financieros. (Por ejemplo, en el caso de una empresa de negocios que prepara estados financieros de propsito general, la relevancia se evala en termino de informacin que se necesita para complicar con las necesidades comunes de informacin de una amplia gama de usuarios para tomar decisiones econmicas. Estas necesidades, ordinariamente cumplen

presentando razonablemente la posicin financiera, desempeo financiero y flujo de efectivo de la empresa de negocios.)

b.

Integridad, en cuanto a que no se omitan transacciones y eventos, saldo de cuenta y revelaciones que pudieran afectar la presentacin razonable de los estados financieros.

c.

Confiabilidad en cuanto a la informacin que se da en los estados financieros: Refleja la sustancia econmica de los eventos y transacciones no meramente su forma lega. Da como resultado una evaluacin, medicin, presentacin y revelacin razonablemente consistentes, cuando se usa en circunstancias similares.

d.

Neutralidad, en cuanto a que contribuya a una informacin libre de sesgo en los estados financieros.

e.

Comprensibilidad, en cuanto a que la informacin de los estados financieros sea clara e integral y no este sujeta a un interpretacin con diferencias importantes.

2.6.

Expresin de una opinin sobre los estados financieros:

Cuando un auditor expresa una opinin sobre un juego completo de estados financieros de propsito general, preparados de acuerdo con un marco de referencia de informacin financiera, diseado para logra una presentacin razonable, el auditor se refiere a la NIA 700. El dictamen del autor independiente sobre un juego completo de estados financieros de propsito general para normas y lineamientos sobre los asuntos que el considera para formar una opinin de dichos estados financieros y de la forma y contenido del dictamen del auditor. El auditor tambin se refiera a la NIA 701 cuando expresa un opinin modificada de auditora, incluyendo un prrafo de nfasis de asunto, una opinin con salvedad, una abstencin de opinin o una opinin adversa.

El auditor se refiere a la NIA 800 cuan expresa una opinin sobre: a. Un juego completo de estados financieros preparados de acuerdo con la base integral de contabilidad. b. Un componente de un juego completo de estados financieros de propsito general o de propsito especial, como un solo estado financiero, cuentas especificadas, elemento de cuentas o partida de un estado financiero. c. d. Cumpliendo de acuerdos contractuales Estados financieros resumidos

3. NORMAS

DE

AUDITORIA

RELACIONADAS

TOMA

FISICA

DE

INVENTARIOS.

NIA 501 Parte A: Asistencia a conteo fsico del Inventario: La Administracin ordinariamente establece procedimiento bajo los cuales el inventario es contado fsicamente, cuando menos una vez al ao, para servir como base para la preparacin de estados financieros o para asegurar la confiabilidad del sistema de inventario perpetuo.

Cuando el inventario es de importancia relativa para los estados financieros, el auditor deber obtener evidencia suficiente apropiada de auditoria respecto de su existencia y condicin, asistiendo el conteo fsico del inventario a menos que no sea factible. La asistencia del auditor sirve como prueba de controles y procedimientos sustantivos sobre el inventario dependiendo de la evaluacin del riesgo y el enfoque planeado del auditor. Dicha asistencia har posible al auditor inspeccionar el inventario, observar el cumplimiento con la operacin de procedimientos de la administracin para registrar, as como controlar los resultados del conteo y proporcionar evidencia respecto de la confiabilidad de los procedimientos de la administracin.

Si esta imposibilitado a asistir al conteo fsico del inventario en la fecha planeado debido a causas imprevistas, el auditor deber tomar u observar algunos conteos fsico en una fecha alternativa y, cuando sea necesario, aplicar procedimientos de auditoria a las transacciones intermedias.

Donde la asistencia no es factible, debido a factores como la naturaleza y locacin del inventario, el auditor deber considera si los procedimientos alternativos brinda evidencia suficiente apropiada de auditoria de la existencia y condicin para concluir que el auditor no necesitar hacer referencia a una limitacin en el alcance.

Al planear la asistencia al conteo fsico del inventario o los procedimientos alternativos, el audito deber considerar: Los riesgos de representacin errnea de importancia relativa relacionados al inventario. La naturaleza del control interno relacionado a inventario. Si se espera que sean establecidos procedimientos adecuados y se emitan instrucciones apropiadas para el conteo fsico del inventario. La organizacin del tiempo de conteo. Las locaciones en las que se tiene el inventario. Si se necesita la ayuda de un experto.

Cuando se tienen que determinar las cantidades por medio de un conteo fsico del inventario el auditor asiste a dicho conteo, o cuando la entidad opera un sistema perpetuo y el auditor asiste a un conteo una o mas veces durante el ao, el auditor ordinariamente deber observar los procedimientos de conteo y realizar conteos de prueba.

Si la entidad usa procedimientos para estimar la cantidad fsico, tal como estimar una pila de carbn, el auditor necesitara estar satisfecho respecto de la razonabilidad de dichos procedimientos.

Cuando el inventario esta situado en varias locaciones, el auditor deber considerar a cuales locaciones es apropiada la asistencia, tomando en cuenta la importancia relativa del inventario y el riesgo de representacin errnea de importancia relativa en diferentes locaciones.

El auditor deber revisar las instrucciones de la administracin respecto de: a. La aplicacin de procedimientos de control, por ejemplo, recopilacin de hojas de recuento de existencias usadas, contabilidad de hojas de recuento de existencias no usadas y procedimientos de conteo y reconteo: b. Identificacin precisa de la etapa de terminacin del trabajo en progreso, de artculos de movimiento lento, obsoletos, daados y de inventario posedo por una tercera parte, por ejemplo, en consignacin: y c. Si se hacen arreglos apropiados respecto del movimiento de inventario entre reas y el embarque, as como recepcin de inventario antes y despus de la fecha de corte.

Para obtener evidencia de auditoria de que los procedimiento de la administracin estn implementados adecuadamente, el auditor deber observar los procedimientos empleados y realizar conteos de prueba. Cuando realice conteos, el auditor deber poner a prueba tanto la integridad como la exactitud de los registro de conteo, siguiendo el rastro a partidas seleccionadas del inventario fsico a los registro de conteo. El auditor deber considerar el grado al cual es necesario retener copias de dichos registro de conteo para subsecuentes pruebas y comparacin.

El auditor deber tambin considerar procedimientos de corte, incluyendo detalles del movimiento de inventario justamente antes de, durante y despus del conteo, de modo que la contabilidad de dichos movimiento pueda ser verificada en una fecha posterior.

Por razones prcticas el conteo fsico del inventario puede conducirse en una fecha distinta de la del fin del periodo. Esto, ordinariamente, ser adecuado para fines de auditoria sol cuando la entidad ha diseado e implementado controles sobre los cambios en el inventarios. El auditor debiera determinar si, mediante el desempeo de procedimientos apropiados, son registrados correctamente los cambios en el inventario entre la fecha de conteo y el final del periodo.

Cuando la entidad opera un sistema de inventario perpetuo que se usa para determinar el balance del fin del periodo, el auditor deber evaluar si, mediante el desempeo de procedimientos adicionales, se comprenden las razones para cualesquiera diferencias significativas entre el conteo fisico y los registro de inventario perpetuo, y si los registros son ajustados apropiadamente.

El auditor aplica procedimientos de auditora al listado final del inventario para determinar si refleja en forma precisa los conteos reales del inventario

Cuando el inventario esta bajo custodia y control de una tercera parte, el auditor ordinariamente obtendr confirmacin directa de la tercera parte sobre las cantidades y condicin del inventario retenido a nombre de la entidad. Dependiendo de la importancia relativa de este inventario el auditor considerar tambin: La integridad e independencia de la tercera parte. Observar o hacer arreglos para que otro auditor observe el conteo fsico del inventario.

Obtener un informe de otro auditor sobre la adecuacin del control interno de la tercera parte, para asegurar que el inventario es contado correctamente, asi como salvaguardado adecuadamente.

Inspeccionar la documentacin referente al inventario retenido por terceras partes, por ejemplo, recibo de almacn, u obtener confirma de otras partes cuando dicho inventario ha sido comprometido como colateral.

4. IMPORTANCIA DEL CONTROL DE INVENTARIOS.

La importancia en el control de inventarios reside en el objetivo primordial de toda empresa: obtener utilidades. La obtencin de utilidades obviamente reside en gran parte de Ventas, ya que ste es el motor de la empresa, sin embargo, si la funcin del inventario no opera con efectividad, ventas no tendr material suficiente para poder trabajar, el cliente se inconforma y la oportunidad de tener utilidades se disuelve. inventarios, simplemente no hay ventas. El control del inventario es uno de los aspectos de la administracin que en la micro y pequea empresa es muy pocas veces atendido, sin tenerse registros fehacientes, un responsable, polticas o sistemas que le ayuden a esta fcil pero tediosa tarea. En todos los giros resulta de vital importancia el control de inventarios, dado que su descontrol se presta no slo al robo hormiga, sino tambin a mermas y desperdicios, pudiendo causar un fuerte impacto sobre las utilidades. En el presente estudio ejemplificaremos el control de inventarios de una empresa restaurantera, dado que ste tipo de negocios combinan las funciones comercial, de produccin y servicios. Entonces, sin

Por ejemplo, sin el efectivo control de los inventarios dentro de un restaurante, las fortalezas propias del giro (alta rentabilidad y liquidez) se convierten automticamente en debilidades. El objetivo principal del presente documento es proporcionar herramientas bsicas y simplificadas del control de inventarios, a modo de hacer de esta funcin rutinaria pero sencilla, que permita llevar a cabo la planeacin y la maximizacin de utilidades.

5. METODOS DE EVALUACION DE INVENTARIOS.

En el sistema de inventario permanente existen varios mtodos para calcular el monto de los inventarios, los ms usados son: el de primeras entradas, primeras salidas (PEPS); el de ltimas entradas, primeras salidas (UEPS), el mtodo de promedio mvil. Las empresas que utilizan este sistema de inventario llevan el control de la circulacin de sus mercancas, en unas tarjetas previamente elaboradas para tal fin. El diseo de estas tarjetas no es estndar, cada empresa puede tener su propio modelo adaptado a las necesidades y requerimientos particulares. Cualquiera sea el modelo que se utilice, un buen control con informacin suficiente para los efectos administrativos y contables requiere de una ficha de control de existencias que contenga las siguientes partes: nombre del artculo, cdigo, unidad, ubicacin, mnimo, mximo, proveedor, fecha, comprobante, cantidades, precio unitario, monto.

Mtodo de Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS) Con este mtodo se supone que las primeras mercancas compradas (entradas) son las primeras que se venden (salidas). Por lo tanto, las mercancas en existencia al final del perodo sern las ms recientes adquisiciones, valoradas al precio actual o a los ltimos precios de compra.

Mtodo de ltimas Entradas, Primeras Salidas (UEPS) Este mtodo considera que las ltimas mercancas compradas (entradas) son las primeras que se venden (salidas). Por lo tanto, las mercancas en existencia al final del perodo sern las de ms vieja adquisicin, valoradas a los precios iniciales de compra.

Mtodo de Promedio Mvil Este mtodo reconoce que los precios varan, segn se van comprando mercancas, durante el ciclo econmico. Por lo tanto, las salidas de almacn sern valoradas al costo promedio de las existencias disponibles.

6. PROCEDIMIENTOS

DE

AUDITORIA

PARA

TOMA

FISICA

DE

INVENTARIOS. La observacin de la toma de inventarios fsicos de existencias es un procedimiento de auditora generalmente aceptado. El auditor independiente que emita una opinin sin haber efectuado este procedimiento, debe tener presente que es su responsabilidad sustentar la opinin expresada. El objetivo de este procedimiento es proveer una gua al auditor independiente para la observacin de los inventarios fsicos. 6.1. Consideraciones para la observacin de los inventarios fsicos

Cuando las cantidades del inventario son determinadas solamente mediante un recuento fsico y todos los conteos son hechos a la fecha del balance general o en otra fecha dentro de un plazo razonable antes o despus de la fecha del balance general, comnmente es necesario que el auditor independiente est presente en el momento del conteo y, mediante la adecuada observacin, pruebas e

indagaciones, se satisfaga respecto de la efectividad de los mtodos empleados para tomar el inventario y del grado de confianza que puede tener con respecto a las representaciones del cliente sobre las cantidades y condicin fsica de las existencias cuando los registros de inventarios perpetuos son bien llevados y son verificados peridicamente por el cliente por medio de comparaciones con los conteos fsicos, los procedimientos de observacin de los inventarios por parte del auditor, pueden ser efectuados durante el perodo bajo examen o despus de la fecha de cierre. En la actualidad, algunas entidades han desarrollado controles de inventarios o mtodos de determinacin de inventarios, incluyendo muestreo estadstico, los cuales son altamente efectivos en la determinacin de las cantidades en existencia y suficientemente confiables como para hacer innecesario un recuento fsico anual de cada partida del inventario. En tales circunstancias, el auditor independiente debe satisfacerse de que los mtodos y procedimientos de los clientes son suficientemente confiables para producir resultados sustancialmente equivalentes a aquellos que se obtendran mediante el recuento de todas las partidas cada ao. El auditor debe estar presente para observar tantos recuentos como estime necesario y debe satisfacerse de la efectividad de los procedimientos de recuento utilizados. Si el cliente aplica mtodos de muestreo estadstico en la toma de los inventarios. El auditor debe satisfacerse de que el plan de muestreo es razonable y estadsticamente vlido, que ha sido apropiadamente aplicado, y que los resultados son razonables en las circunstancias. Cuando el auditor independiente no se ha satisfecho con respecto a las existencias en posesin del cliente a travs de los procedimientos descritos las pruebas de los registros contables por s mismas no sern suficientes para que l pueda llegar a satisfacerse respecto de las cantidades de las existencias; ser siempre necesario que el auditor haga, u observe, algunos recuentos fsicos de los inventarios y aplique pruebas apropiadas sobre las transacciones realizadas en el

perodo que media entre la fecha de recuento fsico y el cierre del ejercicio. Esto debera estar acompaado con la inspeccin de los registros de algunos recuentos del cliente y los procedimientos relativos al inventario fsico sobre los cuales se basa el monto presentado en las existencias del balance general. El auditor independiente puede ser requerido para auditar los estados financieros que abarquen el perodo corriente y uno o ms perodos anteriores para los cuales el no ha observado o efectuado recuentos fsicos de las existencias. El auditor puede, sin embargo, ser capaz de llegar a satisfacerse respecto a tales existencias de perodos anteriores a travs de procedimientos apropiados, tales como pruebas de las transacciones anteriores, revisin de los registros de conteos anteriores y la aplicacin de pruebas de margen bruto, siempre que haya podido satisfacerse del inventario del perodo corriente.

7. INSTRUCCIONES PARA LA TOMA FISICA DE INVENTARIOS.

La mercanca se contar de izquierda a derecha, de arriba haca abajo y de atrs haca adelante. Se contar en presencia un "contador" y un "auditor" para cotejar que lo contado sea lo correcto. Se dividir la bodega (anaqueles) por nmero para mejor distribucin y rpida deteccin de errores. El contador y el auditor no contarn la mercanca del mismo lugar sino que uno empezar en el primer anaquel y el auditor por el ltimo. Se har un listado de mercanca en el cual se tomarn los productos encontrados en el anaquel de izquierda a derecha, de arriba haca abajo y de atrs hacia delante, esto para facilitar ms el conteo.

Se bajara la mercanca que se tenga duda en su conteo y se regresar a su lugar una vez contada. Se abrirn todas las cajas para verificar que se encuentren las cantidades correctas de producto dentro de ellas.

Si se encuentra un producto que no est anotado en la lista se le dar un nmero de secuencia intermedia dependiendo la ubicacin del producto y se anotar al final de la hoja.

Los nmeros de secuencia de la mercanca enlistada sern de 10 en 10 y por anaquel, es decir en el anaquel 1 abra la secuencia 10, 20, 30, etc. Y hasta el nmero que se necesite segn la cantidad de mercanca que haya, y en el anaquel 2 ser lo mismo comenzando por el nmero 10 y continuando de 10 en 10.

Al final del conteo se cotejarn las hojas de contador y auditor (listados) para verificar que no haya errores, si hay habr que verificarlos y corregirlos, una vez que todo est revisado y sin ninguna anomala se proceder a ingresar el conteo en el sistema.

Imprimir lo capturado en sistema y revisar que no haya ningn faltante fsico de mercanca, en caso de haberlo se volver a contar la mercanca con faltante y se buscar en todos los lugares posibles que pueda estar antes de tomarla como faltante real.

8. DOCUMENTACION EN PAPELES DE TRABAJO

Los siguientes formatos de control, pueden ser usados libremente para el control de nuestro inventario. Dependiendo qu tantos aspectos queremos controlar, sern los formatos que necesitemos.

9. EL MUESTREO EN AUDITORIA PARA INVENTARIOS El muestreo estadstico en la auditoria es la aplicacin de un procedimiento de auditoria a una muestra de una poblacin por revisar, en donde se estiman las caractersticas y/o valores de esa poblacin a partir del diseo, seleccin y

evaluacin de la muestra por mtodos matemticos basados en el clculo de probabilidades. Cuando se obtiene una muestra por el mtodo estadstico, es posible afirmar con un determinado grado de confianza, que el resultado de la muestra no se aleja de las condiciones reales de la poblacin (es decir, de las condiciones que pueden determinarse mediante el examen completo de la poblacin) ms all de cierto lmite especificado.

9.1.

Etapas fundamentales

De la propia definicin es posible concluir las aplicaciones del muestreo estadstico, que involucran tres etapas fundamentales:
a) Diseo de la muestra: Consiste, bsicamente, en la determinacin del tamao

apropiado de la muestra.
b) Seleccin de la muestra: Se refiere a la identificacin de los elementos por

examinar.
c) Evaluacin de la muestra: Es la formacin de conclusiones acerca de la

informacin, basadas en el examen de los elementos muestreados.

9.2.

Muestreo estadstico y no estadstico.

Al realizar las pruebas de auditoria el auditor puede utilizar el muestreo estadstico o el no estadstico, o ambos. Los dos tipos de muestreo requieren del ejercicio de un buen juicio en la planeacin y ejecucin del plan de muestreo y en la evaluacin de los resultados. Ambos tipos de muestreo en la auditoria estn sujetos a los riesgos de muestreo y no muestreo. La diferencia crtica entre los dos tipos de muestreo es que las leyes de probabilidades son utilizadas para controlar el riesgo de muestreo en el estadstico.

La decisin de utilizar uno y otro tipo de muestreo se basa primordialmente en consideraciones de costo/beneficio. El muestreo no estadstico ser menos costoso que el estadstico, pero los beneficios del muestreo estadstico pueden resultar superiores a los obtenidos con el no estadstico, conforme se explica a continuacin.

En el muestreo no estadstico, el auditor determina el tamao de la muestra y evala los resultados de esta totalmente sobre las bases de criterio subjetivo y de su propia experiencia. Por lo tanto errneamente proceder a utilizar una muestra muy grande en un rea y una muestra muy pequea en otra rea. Hasta el grado en que lo adecuado de la evidencia de auditoria se base en una muestra, el auditor a su vez, obtendr ms (o menos) evidencia de la que en realidad se necesita para tener una base razonable para poder expresar una opinin. Sin embargo, una muestra no estadstica debidamente diseada ser tan efectiva como una estadstica.

En el muestreo estadstico, costos elevadsimos podrn ser requeridos para entrenar a los auditores en el uso de la estadstica y en el diseo e implantacin del plan de muestreo. No obstante, el muestro estadstico deber beneficiar al auditor en (1) disear una muestra eficiente, (2) medir el grado de seguridad que se pueda tener de la evidencia obtenida y (3) evaluar los resultados de las muestras. Lo que es ms importante, el muestreo estadstico permite al auditor cuantificar y controlar el riesgo de muestreo.

Utilizando el muestreo estadstico se incorporan los factores control interno, importancia y riesgo de auditoria, entre otros, de manera ms explcita, pero de ningn modo se sustituye el juicio del auditor. El muestreo estadstico puede ser considerado como una herramienta que ayuda a los auditores a formar juicios.

Los procedimientos de muestreo no estadstico, aunque de uso amplio, se considera con frecuencia que tienen varias desventajas. Por ejemplo, no proporcionan al auditor: Un estimado cuantitativo de la cantidad de riesgo tomado; Un mtodo objetivo de evaluar el efecto de los errores que se encuentran; o, Asegurar que las muestras estn libres de prejuicios

La eleccin del muestreo estadstico o no estadstico no afecta directamente la eleccin de los procedimientos de auditoria para aplicar a la muestra. Asimismo, no afecta la calidad de la evidencia recabada alrededor de partidas muestreadas individuales o la respuesta apropiada por el auditor a errores descubiertos en las partidas muestreadas. El muestreo estadstico permite proyectar los resultados de la muestra a todo el universo, as como medir probabilsticamente las conclusiones a que se llegue, es decir, permite hacer afirmaciones en trminos de probabilidad acerca de la exactitud de las estimaciones de la muestra. El xito de las auditorias depender en gran medida en que se siga un mtodo cientfico para seleccionar los elementos a auditar.

9.2.1. Condiciones para el uso del muestreo estadstico Deben reunirse tres requisitos para garantizar que las conclusiones a que se llegue con base en el muestreo estadstico sean vlidas:
a) Masividad.- Es requisito propio del clculo de probabilidades, puesto que las

leyes de la probabilidad no son aplicables a pequeos cmulos de datos, ya que las probabilidades se autolimitan.
b) Homogeneidad.- Para interpretar las caractersticas generales de la poblacin

se van a emplear promedios de los resultados de la muestra, por lo que es necesario que estos promedios sean representativos de la poblacin; esto slo

se lograr si las caractersticas (atributos) o valores (variables) de la poblacin son homogneas. Cuando las poblaciones no sean homogneas ser necesario estratificar, seccionando en partes homogneas entre s para ser probadas aisladamente.

c) Que la muestra sea seleccionada al azar (aleatoria).- Slo as es posible garantizar que todos los elementos que forman la poblacin han tenido la misma oportunidad de ser seleccionados.

10. CASOS PRACTICOS

a. Toma fsica de Inventarios y conciliacin con los registros contables. b. Toma fsica de Inventarios y que los datos no concilien con los registros contables

CONCLUSIONES

Por medio de la toma fsica el auditor se satisface respecto a la efectividad de los mtodos empleados por la compaa para el control de inventarnos y obtiene un grado de confianza con respecto a las declaraciones del cliente sobre cantidades y condiciones fsicas de su mercadera financieros como parte de examen de los estados

Es importante la toma fsica de los inventarios para establecer el costo de las mercaderas vendidas durante el ejerci, comparando el inventaro final con el inventario inicia, y las compras del periodo.

En la mayora de las empresas, ya sean estas comerciales o industriales, cuando hablamos de inventarios en los estados financieros, representa un parte muy significativa, del total de los activos ser entonces el sistema utilizado para

asignar el costo, el elemento clave para presentarlos, ya que la eleccin adecuada del mismo permitir valuacin correcta.

El Contador Publico y Auditor deber ser capaz de poder analizar ciertos factores en inventarios tales como una reduccin drstica de los inventarios que trastorne la produccin de manera que deje de producirse y no haya mercaderas en venta o Niveles tan altos de inventario que generen costos adicionales innecesarios tales como almacenaje y riesgo por obsolescencia

RECOMENDACIONES

1. El auditor debe de contar con toda la informacin necesaria para poder realizar una evaluacin efectiva de los inventarios y de esta manera realizar un mejor anlisis a los estados financieros, especficamente en el rubro de inventarios.

2. El Contador Pblico y Auditor debe de contar con los procedimientos y polticas establecidos por la Administracin de la compaa para verificar su adecuado cumplimiento en la toma fsica a travs de instructivos destinados para el efecto.

3. Debido a la importancia de la toma fsica de inventarios, estas deben efectuarse ms de una vez al ao como mnimo a los artculos ms significativos en valores monetarios respecto a los Estados Financieros de la compaa.