DISEO DE UN MANUAL DE FUNCIONES PARA EL PROCESO CONTABLE DE LA EMPRESA EXTRACTORA BELLA ESPERANZA

KAROLL VANESSA ARZUAGA ROLON Estudiante

ALFONSO PIRELA LLANOS Tutor VALIDACIN DE PRCTICAS PROFESIONALES

UNIVERSIDAD DEL MAGDALENA CIENCIA EMPRESARIALES Y ECONMICAS PROGRAMA DE CONTADURA PBLICA SANTA MARTA - DICIEMBRE DE 2007

1.

Titulo

DISEO DE UN MANUAL DE FUNCIONES PARA EL PROCESO CONTABLE DE LA EMPRESA EXTRACTORA BELLA ESPERANZA 2. Introduccin

El presente proyecto tiene como fin delimitar las responsabilidades y funciones de los empleados de la entidad segn el departamento y cargo que se desempee, permitiendo que la empresa pueda evolucionar, independientemente de que sus dueos estn encima de ella permanentemente. Con la implementacin de estas reglas y dadas a conocer por todos los empleados, solo se requiere hacer un control de gestin bsico para hacerle el seguimiento a la empresa e ir haciendo los correspondientes correctivos para que los normales procesos de produccin y en especial el contable de la Extractora no se detengan y toda la empresa se mantenga en sintona. Un sistema de contabilidad es una estructura organizada mediante la cual se recogen las informaciones de una empresa como resultado de sus operaciones, valindose de recursos como formularios, reportes, libros etc. y que presentados a la gerencia le permitirn a la misma tomar decisiones financieras; no es ms que normas, pautas, procedimientos etc. para controlar las operaciones y suministrar informacin financiera de la empresa, por medio de la organizacin, clasificacin y cuantificacin de las informaciones administrativas y financieras que se nos suministro, por tanto para que un sistema de contabilidad funcione eficientemente es preciso que su estructura y configuracin cumpla con los objetivos trazados y se encuentre organizado y distribuido en subsistemas o departamentos lo cual permitir establecer las fallas que en determinado momento se presenten en los proceso del sistema en general, generados a diario dentro de la empresa, para as poderlas remediar de una manera pronta y oportuna, antes de que se causen problemas que puedan afectar la productividad de la empresa.

3.

Objetivo general Distribuir y describir con claridad todas las actividades contables de la empresa, las responsabilidades en cada uno de los cargos de la organizacin, con el fin de evitar funciones y responsabilidades compartidas, formular un adecuado manual de funciones que sirva como gua para la asignacin de responsabilidades de cada uno de los ocupantes creando as mismo una fuente o herramienta de consulta permanente que permita al personal de la Extractora orientarse en la ejecucin de su trabajo.

RECOMENDACIONES: EXISTE REDUNDANCIA, RESUMA EL OBJETIVO GENERAL TRATANDO DE SER MUY PUNTUAL Y CONCRETA.

4.

Objetivos especficos

y y

Delimitar las responsabilidades a cada departamento. Delimitar las responsabilidades segn las funciones designadas a cada empleado dentro de su Departamento.

Informar a cada empleado la distribucin de responsabilidades de cada Departamento y del suyo propio, a travs de una copia del Manual de Funciones de la Empresa.

RECOMENDACIONES:

CORRIJA

LOS

OBJETIVOS

ESPECIFICO,

ASI

COMO

ESTAN

REDACTADOS NO CONTRIBUYEN AL LOGRO DEL OBJETIVO GENERAL.

5.

Justificacin

La implementacin de este manual es muy importante debido a varios aspectos principales, primero le proporciona a cada empleado de la empresa un panorama general de su cargo y como moverse dentro de la compaa para lograr sus objetivos. En segundo lugar le permite a la empresa tener una claridad de cmo fluyen los procesos de la compaa, como se complementan las actividades y los cargos de una manera organizada. Esto es til para poder detectar en que momento un cargo est saturado de funciones, o ya no se requiere o se debe modificar, o se debe reestructurar una seccin de la empresa para adecuarla a las nuevas condiciones de la compaa. Reduciendo de cierto modo los costos como consecuencia del incremento de la eficiencia en general. Es un instrumento muy til para planificar la estructura de la empresa. Como futuros profesionales es importante que conozcamos mecanismos bsicos administrativos que nos ayuden a desarrollar nuestras estrategias empresariales, este tipo de herramientas nos permite trazarnos metas, alcanzar los requisitos bsicos o el perfil requerido en cada nivel laboral dentro de una compaa, lo cual nos permitir ir escalando en el mbito laboral, profesional e intelectual afianzando nuestros conocimientos para

alcanzar el xito personal y/o empresarial, por ltimo este manual mas que un proyecto dirigido a una empresa en particular ser para la comunidad universitaria una herramienta educativa que servir como gua practica a Docentes y Alumnos para afianzar los conocimientos bsicos de elaboracin de herramientas administrativas.

6.

Generalidades de la empresa

HISTORIA: EXTRACTORA BELLA ESPERANZA

Extractora Bella Esperanza sociedad de Personera Jurdica, fue constituida el 26 de Julio de 1991 por escritura Publica 0002629 de la Notaria Segunda, inscrita el 10 de Septiembre del Mismo ao bajo numero 00915325 del Libro IX nace a raz de la idea de querer establecer una empresa dedicada a la extraccin y exportacin de un producto innovador que permitiera la obtencin de grandes utilidades y beneficios regional y nacional, como lo son indudablemente el aceite y almendra de palma, por tanto su objeto social es la siembre o cultivo de la palma africana y todo lo relacionado con la oleicultura lo mismo que su explotacin y comericalizacin dentro del territorio nacional o fuera de el. El capital social esta dividido en cuotas iguales entre siete socios hermanos. Especficamente desde el ao 1992 extractora bella esperanza ha venido desarrollando esta grandiosa labor, la cual durante algunos aos, a pesar de las dificultades por las que ha atravesado el sector palmero en general, ha podido salir adelante con los compromisos adquiridos. En el ao 2005 Extractora Bella Esperanza Ltda recibi en la planta

de beneficio 27.344 toneladas de fruto de palma africana.

El procesamiento de los frutos de la palma de aceite se lleva a cabo en la planta de beneficio o planta extractora. En ella se desarrolla el proceso de extraccin del aceite crudo de palma y de las almendras o del palmiste. El proceso consiste en esterilizar los frutos, desgranarlos, macerarlos, extraer el aceite de la pulpa, clarificarlo y recuperar las almendras del bagazo resultante. De las almendras se obtienen dos productos: el aceite de palmiste y la torta de palmiste que sirve para alimentos animal.

CAPACIDAD EXTRACCION DE ACEITE Nuestra planta extractora en teora tiene una capacidad de 10.5 Ton/Hora de aceite crudo.

VISIN Ser la planta extractora de aceite de palma africana y almendra preferida por refineras, comercializadoras y plantas de palmaste del pas por los altos niveles de calidad de nuestros productos.

Adems proceso.

garantizar

nuestros

accionistas

rentabilidad

en

la inversin,

manteniendo bajos ndices de perdidas y altos niveles de productividad en el

MISIN Extraer y vender aceite y almendra de palma que cumplan con los parmetros de calidad exigidos por nuestros clientes. Ofrecer a nuestros accionistas un rendimiento creciente de su inversin. Garantizar el bienestar de los trabajadores, el equilibrio con el medio ambiente y la comunidad

SEGURIDAD DE LA EMPRESA: En el rea de Talento Humano y Seguridad Industrial, la empresa cuenta con un reglamento interno de trabajo y uno de higiene y seguridad industrial, ambos aprobados por las autoridades pertinentes los cuales se han venido aplicando correctamente, igual que para la contratacin del personal administrativo y operativo que labora en ella.

En el rea Jurdica la situacin de Extractora Bella Esperanza Ltda es satisfactoria, no tenemos reclamos, procesos o demandas de relevancia.

En el rea de Sistemas La compaa cumple con las disposiciones sobre propiedad intelectual y derechos de autor incluyendo los software utilizados que estn amparados con sus respectivas licencias.

A nivel de Impuestos, la Empresa ha cumplido con la presentacin y pagos oportunos a la Direccin de Impuestos Nacionales, con el Fondo de Fomento Palmero, Industria y Comercio, Aportes al sistema de seguridad social y pensin y con los correspondientes Aportes Parafiscales.

7.

Descripcin detallada del proceso y los subprocesos seleccionado para aplicar el trabajo.

La organizacin de la Contabilidad en EXTRACTORA BELLA ESPERANZA LTDA depende en gran parte de un interventor general que adems de ejercer el alto control sobre las materias de contabilidad, acte como elemento directivo y obra como asesor de los dems jefes. En este caso el interventor general es el Gerente Financiero. En ciertos casos el Gerente Financiero inspecciona el departamento de Contabilidad por tener a su cargo todo el control financiero. De acuerdo a la tendencia moderna que es organizar separadamente el departamento de Contabilidad, con un alto funcionario a cargo del mismo, que algunas veces responde de su gestin ante el gerente financiero, en lugar de hacerlo ante el gerente general. De acuerdo a los requerimientos de EXTRACTORA BELLA ESPERANZA LTDA se ha dividido en las siguientes secciones al departamento de contabilidad:

 CONTABILIDAD GENERAL  Seccin de Nmina  Seccin de Compras y Ventas  Seccin de Facturacin  Seccin de Tesorera
CONTABILIDAD GENERAL Este departamento esta conformado por el CONTADOR PBLICO y una ASISTENTE DE CONTABILIDAD que en compaa de las dems secciones, permiten a la empresa trimestralmente conocer de manera formal su situacin financiera, a travs de informes generados por el conjunto de registros contables

procesados por cada departamento permitiendo de este modo controlar los valores patrimoniales de la organizacin, proporcionando una imagen numrica de lo que sucede en la vida y en la actividad organizacional, siendo una fuente variada, actualizada y confiable de informacin para la toma de decisiones. El contador es el encargado de controlar y supervisar los registros contables afectados por cada departamento. Seccin de Nmina: Conformada por la JEFE DE RECURSOS HUMANOS y una AUXILIAR DE SALUD OCUPACIONAL, tienen a su cargo la captacin y desarrollo del personal de la organizacin con el fin de competir con xito de forma sostenida en el tiempo, a travs de planes, procesos y prcticas alineadas con la estrategia organizacional de creacin de valores. As mismo, apoyar a las unidades operativas en el proceso permanente de adaptacin a los diferentes mercados en la bsqueda de la mxima competitividad en cada uno de ellos. De igual forma garantizar que todas las personas de la organizacin puedan aplicar eficientemente todas sus capacidades individuales, obteniendo el mximo provecho de stas, mediante un conjunto de polticas y esquemas de gestin que adems contribuyen a que las personas se sientan ms integrada, motivadas y comprometidas con los objetivos de la organizacin. En materia contable esta seccin es la encargada de listar mensualmente los registros de las nminas Administrativas y de Produccin, los cuales incluyen prestaciones sociales y cada uno de los aportes parafiscales, prstamos y descuentos y todos aquellos registros que afecten al trabajador. Seccin de Compras y Ventas: La Seccin de compra y ventas desempean la actividad principal de toda organizacin, esta integrada por el JEFE DE COMPRAS y un AUXILIAR DE COMPRAS, de esta seccin depende que la cartera de clientes y proveedores sea

cada vez mayor. Esta unidad elabora las polticas de ventas y compras, que ayudan a prever las condiciones de contratacin de manera de favorecer la optimizacin de los planes de produccin. Su objetivo es establecer y afianzar los contactos en primer trmino con los clientes, siendo el responsable de identificar cabalmente sus requerimientos y plasmarlo adecuadamente en la orden de produccin y en un segundo trmino con los proveedores quienes suministran la materia prima adecuada que le ayudara a la fabricacin de un producto de calidad. La unidad de ventas-compras se encarga adems generar los informes diarios de produccin, mantener actualizados las programaciones de despachos, de cumplir con las negociaciones de aceites realizadas con las comercializadoras y generar las rdenes de compras y/o servicios requeridos por almacn. Seccin de Facturacin y Cuentas por pagar: Esta seccin es la encargada de causar las obligaciones generadas por compras de productos y servicios solicitados por el departamento de compras, as mismo las obligaciones financieras por prstamos bancarios, impuestos, cargos fijos administrativos entre otros de manera permanente. Esta seccin es la encargada de generar los informes requeridos para programaciones de pagos, teniendo en cuenta los pagos o ingresos programados por vencimientos de facturas, este cargo es responsabilidad de la Asistente de Contabilidad. Seccin de Tesorera: La unidad de tesorera al igual que las dems unidades de la organizacin tiene sus funciones especficas, dentro de ella se manejan los registros contables que requieren realizarse para que la empresa pueda operar, es dirigida por la JEFE DE TESORERIA Las operaciones ms comunes realizadas en esta unidad son: el pago de las nminas y planillas de aportes, pago de compra de materia prima y repuestos, registro de ingresos por venta de productos y realizar los cruces de intercompaias, as como tambin pago de impuestos, generados mensualmente.

Por otra parte maneja las relaciones con los analistas financieros, trmites bancarios, crditos y cobranza y administracin de riesgos, las cuales son claves para una organizacin. Esta unidad es el centro de los asuntos financieros y operativos de EXTRACTORA BELLA ESPERANZA LTDA, ya que se maneja en lo mbito contable, donde se da a conocer la situacin econmica de la empresa. 8. Diagnstico

En el transcurso de mi labor he notado irregularidades en lo que compete a la distribucin de funciones y responsabilidad que de forma directa e indirecta afectan el giro normal de la empresa, asumiendo riesgos que podra evitar. La empresa actualmente no cuenta con funciones especificas para cada uno de su personal, la descripcin de un puesto de trabajo se hace necesaria ya que la estructura de su organigrama, se plantea de forma unidireccional, en la que su gerente de primera lnea tiene a su cargo funciones que no le competen, por la imposibilidad de delegar funciones debido a la carencia de un plan especifico de trabajo para cada elemento de la organizacin. En virtud de lo anterior expuesto, he reflexionado sobre el tema, por lo cual he decidido poner en practica los conocimientos adquiridos, tanto legales, como administrativos, para la formulacin de un "Manual de Funciones", en el que se detalle el rol de cada uno de los elementos que conforman esta organizacin; la reestructuracin de un nuevo organigrama, lo que requiere la existencia de una gua de trabajo en la que cada uno del personal tenga ya descritas sus obligaciones simplificando a la organizacin el trabajo de introduccin de personal nuevo con sus nuevas labores.

9.

Propuesta

SECCIN NMINA

     

Ingreso de empleados Registro de salarios Liquidacin de prestaciones sociales Liquidacin de aportes Causacin de nominas Liquidacin del SOI

SECCIN DE COMPRAS Y VENTAS

SECCIN DE FACTURACIN Y CUENTAS POR PAGAR

 Recepcin de Requisiciones de materiales o

DEPARTAMENTO DE CO NTABILIDAD

     

servicios Ordenes de compras Ordenes de Servicios Entradas a almacn Informes de Produccin Programacin de Despachos Registros contables de Entradas y Salidas de Inventarios

 Recepcin de Facturas de proveedores con sus

respectiva Orden de compra y/u Orden de Servicio

 Facturacin de Despachos  Conciliaciones Bancarias

 Informar sobre los resultados obtenidos en las

transacciones de la organizacin, en perodo determinado. Libro Inventario Libro Diario Libro Mayor Libro Balance Estados Financieros Anlisis Financieros Declaraciones de impuestos un

      

SECCIN DE TESORERA

    

Programaciones de pagos Elaboracin de cheques Informes vencimiento obligaciones financieras Notas entre Intercompaias Registro de Ingresos

10.

Desarrollo de la propuesta

A. CONTABILIDAD GENERAL PERFIL: Contador Pblico Titulado RESPONSABLE: Contador FUNCIONES: Revisar los cheques expedidos por tesorera. Actualiza y revisa los comprobantes expedidos por el auxiliar. Conciliar las cuentas mensualmente Anexar y justificar las variaciones de los resultados de los trimestrales, ya sea de ingresos como de egresos. y Liquidar los impuestos generados cada periodo para ser remitidos a tesorera y y Preparar los indicadores de gestin para la adecuada toma de decisiones. Supervisar y revisar la aplicacin de los procedimientos y/o registros contables elaborados por cada departamento con la finalidad de obtener informacin veraz y confiable. PERFIL: Tcnico Contable Y/O Estudiante De Contadura RESPONSABLE: Asistente De Contabilidad FUNCIONES: Conciliar cuentas de bancos (sugerido) Realizar operaciones de sistemas contables como: reclasificacin de cuentas, ajustes contables. y Presentar virtualmente las Declaraciones de por venta de aceite a FEDEPALMA

y y y y

y y

y y y y y

Realizar y verificar las cuentas entre compaas. Registrar los consumos inventario de combustible y fertilizacin. Presentacin de Declaraciones de Retefuente. Corregir errores en Registro Contables. Conciliar mensualmente las cuentas por pagar y por cobrar con el departamento de tesorera. Registrar las notas Debitos o Crditos de las cuentas de clientes. Las dems que delegue el Contador

y y

B. SECCIN FACTURACIN Y CUENTAS POR PAGAR FACTURACIN PERFIL: Estudiante de primeros semestres de carreras administrativas o tecnlogo. RESPONSABLE: Asistente de Contabilidad (Se sugiere que las funciones de facturacin sean trasladadas al Dpto. de Compras y Ventas) FUNCIONES: La seccin de facturacin ser responsable de controlar el proceso de la cartera de Extractora Bella Esperanza Ltda. y Es responsabilidad de la Seccin de Cuentas por Pagar informar a la Gerencia Administrativa financiera la situacin de Los clientes. y y Debe recepcionar el registro diario de despachos de aceite. Solicitar a los clientes los datos de la calidad del aceite recibido.

CUENTAS POR PAGAR PERFIL: Estudiante de primeros semestres de carreras administrativas o tecnlogo.

RESPONSABLE: Asistente de Contabilidad FUNCIONES: La seccin de cuentas por pagar ser responsable de controlar el proceso de los pasivos de la Extractora Bella Esperanza Ltda. Generados por las distintas obligaciones. y Es responsabilidad de la Seccin de Cuentas por Pagar informar a la Gerencia Administrativa financiera la situacin de las deudas adquiridas por la empresa y la Seccin de cuentas por pagar no podr solicitar la emisin de Cheques o Notas Dbitos sin la orden de pago original o facturas de compras y/o servicios originales. y El funcionario de Cuentas por Pagar realizar las gestiones de pago con el departamento de Tesorera de acuerdo a la programacin de pago autorizada pro el Gerente administrativo y financiero. y El encargado de Cuentas por Pagar mensualmente realizar una validacin y conciliacin de los estados de cuentas de los proveedores y cuentas por pagar entre compaas. y La seccin de Cuentas por pagar deber emitir mensualmente un informe de la situacin de Cuenta por pagar para que el departamento de contabilidad realice la conciliacin. y y Registrar las notas Debitos o Crditos correspondientes. Realizar los cruces de cuentas.

C. SECCIN DE NMINA PERFIL: Profesional titulado en administracin de empresas, sicloga con especializacin en recursos humanos o carreras administrativas. RESPONSABLE: Jefe de Recursos Humanos FUNCIONES:

Recepcionar los cheques de nmina y llevar a cabo su distribucin a travs del responsable de recursos humanos que se encuentra asignado. (sugerido) Ingreso de empleados: registran la fecha de ingreso de cada empleado, datos personales e indicar el tipo de contrato. Al Ingreso del trabajador debe registrar el valor del salario a devengar. Liquidar y registrar las prestaciones sociales. Liquidacin y registro de aportes Liquidacin del SOI Liquidar y registrar y/o causar la nmina del personal. Aplicar los descuentos convenidos por los trabajadores Ejercer el control y dar cumplimiento a las prestaciones que por Ley le corresponde al personal, con apego a la normativa establecida; Instrumentar mtodos y procedimientos que permitan mejorar la calidad del pago, a fin de atenuar al mnimo posible el nmero de reclamaciones, as como, la reduccin de tiempos de trmite de las mismas; Ejercer el control de puntualidad y asistencia de los trabajadores del servicio educativo, aplicando los estmulos y las sanciones que por tal concepto corresponden a cada caso, de acuerdo a la reglamentacin correspondiente; Analiza los datos correspondientes a la liquidacin de las nminas procesadas a travs del computador y formula los reparos o ajustes correspondientes. Cita al personal al que se le va a embargar el sueldo y establece acuerdos para fijar forma de descuento. Generar las estadsticas relacionadas con la informacin de la nmina del personal Las dems que le sean conferidas directamente por la gerencia.

      

D. SECCIN COMPRAS Y VENTAS. PERFIL: Administracin de empresas y/o ingeniera industrial y/o tecnlogo en reas afines RESPONSABLE: Jefe de Compras FUNCIONES:

Esta seccin es la encargada de solicitar la cantidad y la calidad con la que fue recibido el aceite, llevando un seguimiento de las diferencias presentadas entre lo despachado y lo recibido, para tomar correccin, estos Datos deben ir incluidos en el registro diario de despachos. (sugerido)

Elaborar un catalogo de proveedores previa investigacin, anlisis y evaluacin de las caractersticas y comportamiento de los proveedores en el mercado, en cuanto a la calidad, precio y oportunidad de los bienes y servicios.

Debe llevar un registro diario de la Produccin de Aceite, el cual debe ser presentado ante la Gerencia Administrativa.

Debe llevar el registro diario de los despachos realizados el cual debe ser remitido al departamento de facturacin, para la expedicin de las facturas correspondiente.

Planear y programar las adquisiciones de bienes y servicios, de acuerdo a las necesidades del la Planta extractora.

y y

Entregar y recibir las requisiones de compras Solicitar la cotizacin de por lo menos tres proveedores para elegir la mejor.

Implantar un sistema de control en el almacn de tiles de trabajo, mobiliario y equipo, desde la recepcin de los materiales, su registro, y la

elaboracin de informes mensuales hasta la entrega al usuario, que permita conocer con oportunidad las existencias. y Establecer los mecanismos necesarios para proteger, conservar y manejar adecuadamente los bienes. y Tramitar las bajas de activo fijo originadas por extravo, obsolescencia, destruccin, donacin, venta o permuta de los bienes inventariables de la dependencia. y Controlar las entradas y salidas de almacn.

E. SECCIN DE TESORERA PERFIL: Profesional en carreras administrativas o contadura pblica. RESPONSABLE: Tesorera FUNCIONES: Revisin y control de las conciliaciones bancarias. (sugerido) Comunicaciones directas con clientes y proveedores. (sugerido) Prestamos concertados con bancos (adelantos en cuenta, pagares u otras) cuya ejecucin es prcticamente segura. (sugerido) y Establecer fechas de pagos a proveedores y acreedores segn los saldos disponibles. (sugerido) y Realizar programaciones de pagos mensuales segn saldos disponibles. (sugerido) y y y y Registrar los ingresos y egresos de efectivo Presentar un informe diario del estado de las cuentas bancarias Giro de cheques en base a los saldos disponibles. Control y seguimiento de los cargos y abonos no identificados, registrados en las cuentas corrientes bancarias. La tesorera debe de verificar /

y y y

coordinar con el cajero o asesor bancario que los cargos u abonos se estn realizando de acuerdo a las condiciones pactadas en cuanto fechas, tasas de inters y montos y llevar como parte de la conciliacin bancaria, un detalle de los abonos y cargos no ubicados, siendo responsabilidad de tesorera ir gestionando su pronta identificacin. y y Manejar y controlar las cuentas bancarias de la empresa. Efectuar oportunamente los pagos de los compromisos asumidos por la Administracin, con el lleno de los requisitos establecidos por la gerencia. y Enviar los giros oportunamente a las entidades beneficiarias de transferencias y aportes.