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Copyright Copyright 2011 Rupert Parsons Algunos Derechos Reservados Esta obra est bajo una licencia de Reconocimiento-No comercial-Compartir bajo la misma licencia 3.0 de Creative Commons o versiones avanzadas. Usted es libre de:
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Todas las marcas registradas dentro de esta gua pertenecen a sus dueos legtimos. Autor Rupert Parsons Feedback Mantenimiento: Rupert Parsons Por favor dirija cualquier comentario o sugerencia sobre este documento: feisa.recursos@gmail.com Fecha de Publicacin y Versin de Software Publicado Agosto de 2011 Basado en OpenOffice.org 3.3
Frmulas
El resto del captulo explica cmo crear y cargar frmulas Importante: formatee las celdas correctamente Antes de cargar una frmula en una celda le recomiendo que verifique el formato de la misma y si es necesario cmbielo. Para celdas que tienen frmulas normalmente tiene que usar el formato de celdas para nmeros. Se debe a que las celdas que tienen frmulas normalmente muestran resultados numricos. Vaya al captulo Formato de Celdas y especialmente a la seccin Formato de celdas: Nmero para mayor ilustracin.
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Introducir el uso de frmulas y herramientas que le ayuda a crear frmulas Seccin: Sumar datos Seccin: Asistente de funcin
Cmo crear frmulas con operaciones matemticas Seccin: Frmulas con operaciones matemticas
Cmo copiar y pegar frmulas Seccin: Frmulas copiar y pegar (1) Seccin: Frmulas copiar y pegar (2)
Sumar datos
Seleccione la celda donde desea que est el resultado de la suma Pulse el smbolo
Automticamente se seleccionan los datos a sumar, por ejemplo; C2:C14 Pulse el icono Aplicar
Al trmino del procedimiento ver el resultado de la suma en la celda seleccionada, como en el ejemplo:
Asistente de funcin
Por ejemplo para calcular el promedio usando el asistente de funcin deber ubicarse en la celda donde quiere que se escriba el resultado Pulse Asistente: funciones
Aparece la ventana Asistente de funcin En la lista de las funciones busque y seleccione PROMEDIO Pulse Siguiente
Aparecer una ventana en la que automticamente se van escribiendo las celdas que va seleccionando. Para seleccionar dichas celdas deber arrastrar el cursor sobre todas las celdas necesarias, por ejemplo; Edad (B2:B14) Pulse el icono Maximizar
Aparece de vuelta la ventana Asistente de funcin; con los datos correspondientes Pulse Aceptar
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La frmula matemtica para la primera fila en el ejemplo es: 50.000 * 100 / 50.000 En lugar de escribir el monto 50.000 escriba el nombre de la celda que contiene de cunto se pag, en este caso C2 (vea la imagen en la pagina anterior y vaya al primer captulo: Introduccin seccin: Introduccin a hojas de clculos para mayor ilustracin de nombres de celdas). Para escribir el nombre de la celda C2 se puede hacer un clic sobre la celda en cuestin despus de =. Se escribir automticamente el nombre de la celda donde corresponda:
Antes
Despus
Para entender cmo calcular el porcentaje de los dems datos vaya a la seccin Frmulas: copiar y pegar (1) de este captulo.
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Le recomiendo que practique crear frmulas en las celdas de una hoja de clculo con las operaciones arriba.
Cmo crear una frmula que calcula porcentajes (usando el formato de celdas para el mismo)
Normalmente para celdas que tienen frmulas tiene que formatear estas celdas como nmeros. (Vaya a la seccin: Introduccin de este captulo para mayor ilustracin) Sin embargo en el caso de porcentajes hay un formato de celdas especficamente diseado para los mismos que simplificar la frmula que calcula porcentajes y mejorar la presentacin de los resultados: Seleccione la celda donde desea que aparezca el resultado:
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Men Formato Seleccione Celdas... Aparece la ventana Formato de celdas Seleccione la pestaa Nmeros Seleccione Porcentaje (en la lista que se ubica debajo del ttulo Categora) Tilde las opciones que desea para mejorar la presentacin de los datos Por ejemplo; nmero de decimales Pulse Aceptar
Para calcular el porcentaje con este formato no tiene que multiplicar por 100. Solamente tiene que dividir los nmeros: En el caso del ejemplo que se us en la seccin anterior solo escriba en la linea de entrada C2 / 50000 en vez de C2 * 100 / 50000 Aparecer el resultado esperado con el smbolo % (100%), como en el ejemplo:
Para entender cmo calcular el porcentaje de los dems datos vaya a la seccin Frmulas: copiar y pegar (1) de este captulo.
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Pulse el icono Pegar Al trmino del procedimiento las otras celdas del rango tendrn la frmula y los resultados esperados aparecern:
Importante: Deber leer esta seccin y la siguiente seccin Frmulas: copiar y pegar (2) para entenderla completamente y evitar errores.
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Sin embargo, si se usa el nombre de la celda para el total a pagar hay una problema si va a copiar y pegar la frmula: Cuando la frmula para el porcentaje en la primera celda se inserte a la celda de abajo la frmula cambiar a la siguiente: = C3 * 100 / C18 Los nombres de las celdas que se registraron en la frmula original cambiarn de C2 a C3 y de C17 a C18. Los nombres de las celdas cambian segn la posicin relativa de la celda que recibe la copia de la frmula a la ubicacin de la frmula original (una fila de diferencia). El nombre de la celda C3 es correcto para el monto que se pag en la fila de abajo pero ahora el nombre de la celda C18 es incorrecto para el total a pagar por cada alumno/a:
La celda para el total a pagar registra un error (#DIV/0!). Se debe a que en la frmula, el nombre de la celda incorrecto para el monto a pagar (C18), no tiene un monto:
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Para fijar el nombre de la celda a C17 para el monto a pagar inserte el smbolo $ antes y despus de la letra C en la frmula de la primera celda: = C2 * 100 / $C$17 Cuando la frmula para el porcentaje en la primera celda est pegada a la celda de abajo la frmula cambiar a la siguiente: = C3 * 100 / $C$17 Ahora el nombre de la celda para el total a pagar por cada alumna (C17) no cambia:
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La Frmula: SI
Introduccin
La frmula SI es una de las ms tiles que tiene Calc Esta frmula comprueba si cumple una condicin (prueba lgica) Por ejemplo: Si el contenido de la celda A2 es mayor que 20.000 (A2 > 20000) Si la condicin se cumple (verdadero), la frmula dar un valor Por ejemplo: la palabra Dentro del Presupuesto aparece si el contenido de la celda A2 es mayor que 20.000 Si la condicin no se cumple (falso), la frmula dar un otro valor Por ejemplo: la palabra Fuera del Presupuesto aparece si el contenido de la celda A2 es menor o igual a 20.000 La sintaxis de la frmula SI: SI (prueba lgica;valor si verdadero;valor si falso) En el caso del ejemplo arriba la frmula SI es la siguiente: =SI(A2>20000;Dentro del Presupuesto;Fuera del Presupuesto) prueba lgica valor si verdadero valor si falso
Observaciones:
Tiene que introducir el texto entre comillas Aunque en el caso del ejemplo la frmula SI da un texto (Dentro del Presupuestoo Fuera del Presupuesto) no use el formato de celdas para texto. Use el formato de celdas para nmeros
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Se puede usar la frmula SI para automticamente dar los puntos correctos: Ubicarse en la celda donde quiere que se escriba la frmula SI Pulse el icono Asistente: funciones
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Aparece la ventana Asistente de funcin En la lista de las funciones busque y seleccione SI Pulse Siguiente
Escriba la prueba lgica en el cuadrito Prueba_lgica En el caso del ejemplo: B2=Asuncin (En vez de escribir el nombre de la celda en el cuadrito Prueba_lgica se puede pulsar el icono Seleccionar a la derecha del mismo para que se escriba el nombre de la celda. Vaya a la seccin Asistente de funcin de este captulo para mayor ilustracin)
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Escriba el valor si la condicin se cumple (verdadero) en el cuadrito Valor_si_verdadero En el caso del ejemplo: 5 Escriba el valor si la condicin no se cumple (falso) en el cuadrito Valor_si_falso En el caso del ejemplo: 0 Pulse Aceptar
En el caso del ejemplo el asistente de funcin escribe: =SI(B2="Asuncin";5;0) Aparecer el resultado esperado, como en el ejemplo:
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Prueba lgica 2: Si C2=Sra. Si es verdadero: Estimada Prueba lgica 3: Si C2=Srta. Si es verdadero: Estimada
Ubicarse en la celda donde quiere que se escriba la frmula SI Asegrese que la celda tenga el formato de celdas para nmeros Pulse el icono Asistente: funciones
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Aparece la ventana Asistente de funcin En la lista de las funciones busque y seleccione SI Pulse Siguiente
Prueba lgica 1: Si C2=Sr. / Si es verdadero: Estimado Escriba la primera prueba lgica en el cuadrito Prueba_lgica En el caso del ejemplo: C2=Sr. (En vez de escribir el nombre de la celda en el cuadrito Prueba_lgica se puede pulsar el icono Seleccionar a la derecha del mismo para que se escriba el nombre de la celda. Vaya a la seccin Asistente de funcin de este captulo para mayor ilustracin)
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Escriba el valor si la condicin se cumple (verdadero) en el cuadrito Valor_si_verdadero En el caso del ejemplo: Estimado
Prueba lgica 2: Si C2=Sra. / Si es verdadero: Estimada Pulse el icono fx a la izquierda del cuadrito Valor_si_falso
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Aparece la ventana Asistente de funcin En la lista de las funciones busque y seleccione SI Pulse Siguiente
Escriba la segunda prueba lgica en el cuadrito Prueba_lgica En el caso del ejemplo: C2=Sra.
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Escriba el valor si la condicin se cumple (verdadero) en el cuadrito Valor_si_verdadero En el caso del ejemplo: Estimada
Prueba lgica 3: Si C2=Srta. / Si es verdadera: Estimada Pulse el icono fx a la izquierda del cuadrito Valor_si_falso Aparece la ventana Asistente de funcin En la lista de las funciones busque y seleccione SI Pulse Siguiente Escriba la tercera prueba lgica en el cuadrito Prueba_lgica En el caso del ejemplo: C2=Srta. Escriba el valor si la condicin se cumple (verdadero) en el cuadrito Valor_si_verdadero En el caso del ejemplo: Estimada
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Si las condiciones no se cumplen Escriba el valor si las condiciones no se cumplen (falso) en el cuadrito Valor_si_falso En el caso del ejemplo: Error (si Sr., Sra., o Srta. no se registraron en la celda B2) Pulse Aceptar
En el caso del ejemplo el asistente de funcin escribe: =SI(C2="Sr.";"Estimado";SI(C2="Sra.";"Estimada";SI(C2="Srta.";"Estimada"; "Error"))) Aparecer el resultado esperado, como en el ejemplo:
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Se puede copiar y pegar la frmula SI a las otras celdas del saludo (Vaya a la seccin Formulas: copiar y pegar (1) para mayor ilustracin)
Operadores de comparacin
En los ejemplos que se usaron en esta seccin la operadora = se us en las pruebas lgicas La siguiente tabla tiene todos los operadores de comparacin que puede usar para crear una prueba lgica: Operaciones de comparacin Igual a Mayor que Menor que Igual o mayor que Igual o menor que Distinto de Smbolo = > < >= <= <> Ejemplos de Significado pruebas lgicas A1=45 A1>45 A1<45 A1>=45 A1<=45 A1<>45 A1 es igual a 45 A1 es mayor que 45 A1 es menor que 45 A1 es igual o mayor que 45 A1 es igual o menor que 45 A1 es distinto de 45
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