1. Tcnicas de auditora.

Son los mtodos prcticos de investigacin y prueba que el Contador Pblico y Auditor utiliza para lograr la informacin y comprobacin necesaria para poder emitir su opinin profesional. Dentro de las Tcnicas de Auditora ms conocidas tenemos:  Estudio General  Anlisis  Inspeccin  Confirmacin  Investigacin  Declaracin  Certificacin  Observacin  Clculo Estudio General Consiste en la apreciacin sobre la fisonoma o caractersticas generales de la empresa, de sus Estados Financieros y de las partes importantes o significativas. Esta apreciacin se hace aplicando el juicio profesional del Auditor, que basado en su preparacin y experiencia, podr obtener de los extraordinarias que pudieran requerir atencin especial. datos o informacin de la empresa que va a examinar, situaciones importantes o Por ejemplo el Auditor puede darse cuenta de la existencia de operaciones extraordinarias con el simple anlisis comparativo de los Estados Financieros de dos ejercicios distintos. 1.1 Anlisis

Clasificacin y agrupacin de los distintos elementos individuales que forman una cuenta o una partida determinada, de tal manera que los grupos constituyan unidades homogneas y significativas. El anlisis generalmente se aplica a cuentas o rubros de los Estados Financieros para conocer cmo se encuentran integrados y pueden ser bsicamente de dos clases: a. Anlisis de Saldo y b. Anlisis de movimientos 1.2 Anlisis de Saldo Existen cuentas en las que los distintos movimientos que vienen registrndose en ellas son compensaciones unos de otros: por ejemplo en una cuenta de clientes, los abonos por pagos, devoluciones, etc., son compensaciones totales y de los cargos hechos por ventas. En este caso el saldo de la cuenta viene a quedar formado por un neto que representa la diferencia entre las distintitas partidas que al final quedaron formando parte del saldo neto de la cuenta. El detalle de stas partidas residuales y su clasificacin en grupos homogneos y significativos es lo que constituye el anlisis de saldos. 1.3 Anlisis de movimientos En otras ocasiones los saldos de las cuentas se forman no por compensaciones de partidas, sino por acumulacin de ellas, como por ejemplo en las cuentas de resultados, an ms en algunas que podran ser de movimientos compensados puede suceder que no sea factible relacionar los movimientos acreedores contra los movimientos deudores, o bien que por razones particulares no convenga hacerlo. En este caso el anlisis de la cuenta debe hacerse por agrupacin, conforme a conceptos homogneos y significativos de los distintos

movimientos deudores y acreedores que vinieron a constituir el saldo final de la propia cuenta. 1.4 Inspeccin Examen fsico de bienes materiales o de documentos con el objeto de cerciorarse de la autenticidad de un activo o de una operacin registrada en la contabilidad o presentada en los Estados Financieros. Documentos por Cobrar. 1.5 Confirmacin Obtencin de una comunicacin escrita de una persona independiente de la empresa examinada y que se encuentra en posibilidad de conocer la naturaleza y condiciones de las operacin y por lo tanto de informar de una manera vlida sobre ella. La confirmacin puede ser: 1. Positiva 2. Negativa 3. Indirecta, ciega o en blanco 1.5.1 Positiva Se envan datos y se solicita que respondan siempre, no importando si estn de acuerdo o no. 1.5.2 Negativa Se envan datos y se solicita que respondan nicamente si no estn de acuerdo con los mismos. Si no responden se da por entendido que aceptan los datos enviados por la empresa. 1.5.3 Indirecta, ciega o en blanco Ejemplo: Verificacin fsica de los documentos de crdito que respaldan la cuenta

Se da cuando no se enva ningn dato para confirmar, simplemente se solicita que informen acerca del saldo, o movimientos a una fecha determinada, pudiendo incluir observaciones. Investigacin Obtencin de informacin, datos y comentarios de los funcionarios y empleados de la empresa. Establecer el proceso. Declaracin Manifiesto por escrito con la firma de los interesados del resultado de las investigaciones realizadas con los funcionarios o empleados de la empresa. Certificacin Obtencin de un documento en el que se asegure la verdad de un hecho, legalizado por lo general con la firma de autenticidad. Observacin Presencia fsica de cmo se realizan ciertas operaciones o hechos. Ejemplo: Puede observar el pago de la nmina, el ingreso de materia prima, o mercaderas. Clculo Verificacin matemtica de alguna partida. intereses, comisiones etc. Por ejemplo clculo de Ejemplo: Para obtener informacin sobre cobranzas conversar con el Jefe o algn funcionario de sta Seccin.

2. Procedimientos de Auditora Los procedimientos de auditora, son el conjunto de tcnicas de investigacin aplicables a una partida o a un grupo de hechos y circunstancias relativas a los estados financieros sujetos a examen, mediante los cuales, el contador pblico obtiene las bases para fundamentar su opinin. Debido a que generalmente el auditor no puede obtener el conocimiento que necesita para sustentar su opinin en una sola prueba, es necesario examinar

cada partida o conjunto de hechos, mediante varias tcnicas de aplicacin simultnea o sucesiva. 2.1 Naturaleza de los procedimientos de Auditora: Los diferentes sistemas de organizacin, control, contabilidad y en general, los detalles de operacin de los negocios, hacen imposible establecer sistemas rgidos de pruebas para el examen de los Estados Financieros. Por sta razn el Auditor deber, aplicando su criterio profesional, decidir cules tcnicas o procedimientos de auditora sern aplicables en cada caso, para obtener la certeza moral que fundamente una opinin objetiva y profesional. 2.2 Alcance o extensin de los procedimientos de Auditora: Dado al hecho de que muchas de las operaciones de las empresas son de caractersticas repetitivas y forman cantidades numerosas de operaciones individuales, no es posible generalmente realizar un examen detallado de todas las partidas individuales que forman una partida global. Por esa razn, cuando se llenan los requisitos de multiplicidad de partidas y similitud entre ellas, se recurre al procedimiento de examinar una muestra representativa de las partidas individuales, para derivar del resultado del examen de tal muestra, una opinin general sobre la partida global. A ste procedimiento se le conoce en auditora con el nombre de Prueba Selectiva y la relacin de las partidas examinadas con el total de las partidas individuales que forman el universo, es lo que se conoce como extensin elementos ms importantes en la planeacin de la propia auditora. 2.3 Oportunidad de los Procedimientos de Auditora: La poca o el momento en que los procedimientos de auditora se van a aplicar se le llama oportunidad. o alcance de los procedimientos de auditora y su determinacin es uno de los

No todos los procedimientos se pueden aplicar al mismo tiempo, cada uno de ellos tiene un momento adecuado para aplicarse, por ejemplo una circulacin deber hacerse en fecha posterior cierre, mientras que la observacin de la toma fsica de un inventario, es mejor hacerla a la fecha de cierre, de igual manera es necesario establecer el momento justo para practicar un arqueos de valores, no siempre se deben hacer a la misma hora, y de existir varias personas que manejan fondos, hacerlo simultneamente. .DEFINICIN DE TCNICA DE AUDITORIA Los procedimientos de auditoria son: el conjunto de tcnicas de investigacin aplicables a una partida o a un grupo de hechos o circunstancias relativas a los estados financieros de una o varias entidades independientemente de su giro habitual DEFINICIN DE PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA Las tcnicas son las herramientas de trabajo del Contador Pblico y los procedimientos la combinacin que se hace de esas herramientas para un estudio particular. Las tcnicas y los procedimientos estn estrechamente relacionados. Si las tcnicas son desacertadas, la auditoria no alcanzar las normas aceptadas de ejecucin. 3. DIFERENCIA ENTRE TECNICA Y PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA La naturaleza se refiere al tipo de procedimiento que se va a llevar acabo, el alcance es la amplitud que se da a los procedimientos, es decir, la intensidad y profundidad con que se aplican prcticamente. Y lo referente a lo que es la oportunidad es la poca en que deben aplicarse los procedimientos al estudio de partidas especficas 4. EJEMPLOS PRACTICOS 4.1 EJEMPLO DE TECNICA

TCNICA DE TASCOI Mediante el TASCOI el equipo auditor establece la identidad en uso de la organizacin, con el propsito de determinar
y

Qu hace realmente la entidad?, Cmo lo hace?, Para qu lo hace?, Quines son sus propietarios? Cules sus clientes? informacin para su construccin la obtiene el auditor a travs

La

de entrevistas con los directivos de la entidad auditada. La estructura de la herramienta TASCOI es la siguiente: Transformacin: Se refiere a las actividades que la organizacin hace en el da a da para producir sus bienes y/o servicios. Actores: Son las personas o funcionarios de la organizacin que hacen la transformacin. Suministradores o Proveedores: son las personas que proporcionan los recursos, informacin e insumos para hacer la transformacin. Clientes o Usuarios: Son todas aquellas personas a quienes van dirigidos los productos, bienes o servicios que transforma la organizacin. Owners o Dueos: Son quienes pueden decidir cambios en la transformacin de la organizacin, por ejemplo el gerente, el director, las juntas o consejos directivos. Intervinientes: Son aquellas instituciones del entorno que regulan a las organizaciones que transforman o agregan valor 4.2 EJEMPLO DE PROCEDIMIENTO ASIENTOS DE AJUSTE Los asientos que se hagan de tiempo en tiempo durante el transcurso de la auditoria, deben tener explicaciones suficientemente extensas y detalladas para que cualquier persona que no est familiarizada con las transacciones a que se refieren, pueda comprenderlos. Por ejemplo, no debe hacerse un asiento que diga:

"Para ajustar cargo de Los tres, S.A.", sino ms bien: "Para corregir cargo por un ventilador elctrico, segn factura a Los tres, S.A. del 10 de agosto del 2004, comprobante 861". Esto har posible que si el cliente pide el comprobante clasificado equvocamente pueda encontrrsele con facilidad, ya sea que se haya archivado por orden alfabtico o numrico.

6 Evidencias de Auditoria La evidencia y los papeles de trabajo constituyen el soporte fundamental de los hallazgos detectados por el auditor, de ah la importancia que reviste la suficiencia, relevancia y competencia de la evidencia as como la calidad y claridad de los Papeles de Trabajo, atendiendo a que la informacin de aqu se recoge est escrita siempre a terceros que son los clientes de nuestro servicio. En este artculo presentamos la importancia de ambos elementos, los requisitos de los mismos, sus propsitos y elementos ms importantes a tener en cuenta en su confeccin para que demuestren las afirmaciones del auditor. Evidencias Incluyen todas las influencias de la mente de un auditor que afecten su juicio acerca de la exactitud de proposiciones remitidas a l para su revisin. El auditor no busca una prueba absoluta. Se ocupa de acuerdo con los requerimientos del encargo, de asegurar a una persona responsable y competente de la razonabilidad de las manifestaciones financieras de la direccin y/o de la adecuacin de las actividades del Control Interno.

Deben obtenerse evidencias suficientes, competentes y relevantes para fundamentar los juicios y conclusiones que formule el auditor. 6.1 Clases de evidencias: Evidencia fsica: se obtiene mediante inspeccin y observacin directa de las actividades, bienes o sucesos; esta evidencia puede presentarse en forma de documentos, fotografas, grficos, cuadros, mapas o muestras materiales. Cuando la evidencia fsica es decisiva para lograr los objetivos de la Auditora Interna, debe ser confirmada adecuada y oportunamente por los auditores internos. Evidencia documental: puede ser de carcter fsica o electrnica. Pueden ser externas o internas a la organizacin. Las evidencias externas abarcan, entre otras, cartas, facturas de proveedores, contratos, auditoras externas y otros informes o dictmenes y confirmaciones de terceros. Las evidencias internas tienen su origen en la organizacin, incluye, entre otros, registros contables, correspondencias enviadas, descripciones de puestos de trabajo, planes, presupuestos, informes internos, polticas y procedimientos internos. La confiabilidad de las evidencias documentales tiene que valorarse en relacin con los objetivos de la Auditora Interna. Evidencia testimonial: se obtiene de otras personas en forma de declaraciones hechas en el curso de investigaciones o entrevistas. Estas manifestaciones pueden proporcionar importantes indicios que no siempre cabe obtener a travs de otras formas de trabajo en las auditoras internas.

Se requiere la confirmacin si van a utilizarse como prueba, por medio de la: confirmacin por escrito del entrevistado; el anlisis de mltiples fuentes independientes que revelen o expliquen los hechos analizados; y y comprobacin posterior en los documentos.

y y

Evidencia analtica: surge del anlisis y verificacin de los datos. El anlisis puede realizarse sobre clculos, indicadores de rendimiento y tendencias reportadas en los informes financieros o de otro tipo de la organizacin u otras fuentes que pueden ser utilizadas. Tambin pueden efectuarse comparaciones con normas obligatorias o ni-veles propios del sector al que pertenece la organizacin. Evidencia informtica: puede encontrarse en datos, sistemas de aplicaciones, instalaciones y soportes, tecnologas y personal informtico. Para determinar la confiabilidad de la evidencia informtica, el Auditor Interno: puede efectuar una revisin de los controles generales de los sistemas automatizados y de los relacionados especficamente con sus aplicaciones, que incluya to-das las pruebas que sean permitidas; y y si no revisa los controles generales y los relacionados con las aplicaciones o comprueba que esos controles no son confiables, podr practicar pruebas adicionales o emplear otros procedimientos Los requisitos bsicos de la evidencia estn referidos a la suficiencia, competencia y relevancia.

La evidencia es suficiente cuando por los resultados de la aplicacin de una o varias pruebas, el auditor interno pueda adquirir certeza razonable de que los hechos revelados se encuentran satisfactoriamente comprobados. La suficiencia es la medida de la cantidad de pruebas, comprobaciones o verificaciones a efectuar, con respecto a determinados criterios y su confiabilidad. Los factores que indican la fuerza de las pruebas, comprobaciones o verificaciones a efectuar pueden estar vinculados, entre otros, a: nivel de importancia del asunto a comprobar; grado de riesgo asociado con la adopcin de una conclusin errnea; resultados mostrados en el Expediente nico; y sensibilidad de la organizacin al asunto a comprobar. La competencia se refiere a que la evidencia debe ser vlida y confiable. El auditor interno debe considerar cuidadosamente si existen razones para dudar de la validez e integridad de la evidencia. De ser as, debe obtener evidencia adicional o revelar esa situacin como una limitacin en el alcance de la Auditora Interna. La validez, confiabilidad e integridad de la evidencia puede evaluarse tomando en consideracin los siguientes factores: y la evidencia que se obtiene de fuentes externas es ms confiable que la obtenida de la propia organizacin; y la evidencia que se obtiene cuando se ha establecido un sistema de control interno adecuado es ms confiable que aqulla que se obtiene cuando el sistema de control interno es deficiente o no se ha establecido; y la evidencia que se obtiene fsicamente mediante un examen, observacin, clculo o inspeccin es ms confiable que la que se obtiene en forma indirecta; y los documentos originales son ms confiables que sus copias;

las evidencias orales comprobadas por escrito son ms confiables que las evidencias orales; y la evidencia testimonial que se obtiene en circunstancias que permite a la persona expresarse libremente merece ms crdito que aqulla que se obtiene en circunstancias comprometedoras.

La relevancia de la evidencia se refiere a la relacin que existe entre la evidencia y su uso. La informacin que se utilice para demostrar o refutar un hecho es relevante si guarda una relacin lgica y patente con ese hecho. Tambin est muy relacionada con los objetivos previstos en la Auditora Interna y el vnculo directo y claro que debe existir entre stos y la evidencia analizada. Los criterios que actan en la suficiencia, competencia y relevancia de la evidencia a obtener y, en consecuencia, en la realizacin del trabajo de los auditores internos, son los de Importancia relativa y Riesgo probable. La identificacin del nivel de Importancia relativa y de Riesgo probable por parte de los auditores internos es un asunto de juicio profesional, que puede determinarse teniendo en cuenta, entre otras, las cuestiones siguientes: la sensibilidad, el inters estratgico o nacional, el impacto social de los productos, servicios, actividades u operaciones de la organizacin; y y requerimientos legales y reguladores aplicables; la consideracin de cuestiones tales como la actitud, la aptitud, la autoridad y la responsabilidad de los dirigentes y el resto del personal; e y involucran necesariamente consideraciones relacionadas con la calidad (naturaleza) y cantidad (importe) de la evidencia examinada en su relacin con los objetivos previstos en la Auditora Interna.

7. Pruebas y Tcnicas de Auditora

Los procedimientos de auditora son el conjunto de tcnicas de investigacin aplicables a una partida o a un grupo de hechos y circunstancias relativas a los Estados Financieros sujetos a examen mediante los cuales el Contador Pblico obtiene las bases para fundamentar su opinin. 8. Relacin de las Tcnicas y Procedimientos de Auditora con Papeles de Trabajo Naturaleza de los procedimientos de Auditora: Los diferentes sistemas de organizacin, control, contabilidad y en general, los detalles de operacin de los negocios, hacen imposible establecer sistemas rgidos de pruebas para el examen de los Estados Financieros. Por sta razn el Auditor deber, aplicando su criterio profesional, decidir cules tcnicas o procedimientos de auditora sern aplicables en cada caso, para obtener la certeza moral que fundamente una opinin objetiva y profesional. Alcance o extensin de los procedimientos de Auditora: Dado al hecho de que muchas de las operaciones de las empresas son de caractersticas repetitivas y forman cantidades numerosas de operaciones individuales, no es posible generalmente realizar un examen detallado de todas las partidas individuales que forman una partida global. Por esa razn, cuando se llenan los requisitos de multiplicidad de partidas y similitud entre ellas, se recurre al procedimiento de examinar una muestra representativa de las partidas individuales, para derivar del resultado del examen de tal muestra, una opinin general sobre la partida global. A ste procedimiento se le conoce en auditora con el nombre de Prueba Selectiva y la relacin de las partidas examinadas con el total de las partidas individuales que forman el universo, es lo que se conoce como extensin elementos ms importantes en la planeacin de la propia auditora. 9. PAPELES DE TRABAJO o alcance de los procedimientos de auditora y su determinacin es uno de los

9.1 DEFINICIN DE LOS PAPELES DE TRABAJO: Los papeles de trabajo son los archivos que guarda el auditor de los procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la informacin obtenida y las conclusiones pertinentes a las que se llegaron en la auditoria. El auditor emplea papeles de trabajo para facilitar Su examen y proporcionar un registro de la auditoria realizada. No existe una forma standard para los papeles de trabajo. No deber ser inflexible la forma y contenido de los papeles de trabajo. Mas bien los papeles de trabajo se disearan para satisfacer las preferencias del auditor relativas a conceptos tales como planeacin, ndices y formas de la cdula 10. OBJETIVO E IMPORTANCIA DE LOS PAPELES DE TRABAJO: El objetivo general de los papeles de trabajo es ayudar al auditor a garantizar en forma adecuada que una auditoria se hizo de acuerdo a las normas de auditoria generalmente aceptadas. Los papeles de trabajo, dado que corresponden a la auditoria del ao actual son una base para planificar la auditoria, un registro de las evidencias acumuladas y los resultados de las pruebas, datos para determinar el tipo adecuado de informe de auditoria, y una base de anlisis para los supervisores y socios. Los objetivos fundamentales de los papeles de trabajo son: y y el y Facilitar la preparacin del informe. Comprobar y explicar en detalle las opiniones y conclusiones resumidas en informe. Proporcionar informacin para la preparacin de declaraciones tributarias e Coordinar y organizar todas las fases del trabajo. Proveer un registro histrico permanente de la informacin examinada y los Servir de gua en revisiones subsecuentes. Cumplir con las disposiciones legales.

informe para los organismos de control y vigilancia del estado. y y

procedimientos de auditoria aplicados. y y

Para realizar el trabajo de acuerdo con las normas profesionales, el contador pblico debe conceder importancia a la preparacin de los papeles de trabajo. Para cumplir con esta finalidad, debe en primer trmino, efectuar un trabajo completo y libre de informacin superflua y organizar los papeles de trabajo en forma tal que facilite la rpida localizacin y entendimiento fcil por parte de otras personas. Los papeles de trabajo, se consideran completos cuando reflejan en forma clara los datos significativos contenidos en los registros, los mtodos de comprobacin utilizados y la evidencia adicional necesaria para la formacin de una opinin y preparacin del informe. Adems, deben identificar claramente las expresiones informativas y los elementos de juicio o criterio. Cualquier informacin o cifras contenidas en el informe del contador pblico debern estar respaldadas en los papeles de trabajo. A medida que el profesional avanza en su trabajo debe considerar los problemas que pueden presentarse en la preparacin de su informe y anticiparse a incluir en los papeles de trabajo, los comentarios y explicaciones pertinentes. Se deben hacer amplios comentarios explicativos a cualquier planilla o anlisis preparado durante el trabajo. Los papeles de trabajo no estn limitados a informacin cuantitativa, por consiguiente, se deben incluir en ellos notas y explicaciones que registren en forma completa el trabajo efectuado por el contador pblico, las razones que le asistieron para seguir ciertos procedimientos y omitir otros y su opinin respecto a la calidad de la informacin examinada, lo razonable de los controles internos en vigor y la competencia de las personas responsables de las operaciones o registros sujetos a revisin. Estos tambin deben ser revisados por los supervisores para determinar lo adecuado y eficiente del trabajo del auxiliar sujeto a supervisin. En tales revisiones, los papeles de trabajo debern hablar por s mismos; estar completos, legibles y organizados sistemticamente, de tal manera que no sean necesarias informaciones suplementarias e interpretaciones por parte de quien los prepar.

Debe tenerse presente que muchas veces, el informe no es preparado por la persona que efectu el examen sino por un supervisor, quien debe estar en condiciones de cumplir con su cometido sin la necesidad de interrogar continuamente al auxiliar responsable de la elaboracin de los papeles de trabajo. Aspectos definidores A lo largo de todo el trabajo de auditora, el auditor debe guardar las pruebas evidentes de lo realizado, no solo como recordatorio fundado de su actuacin con las necesarias matizaciones para emitir el informe, sino como medio de demostrar, en cualquier momento, la amplitud y la evidencia de los hechos, y poder expresar los procedimientos de auditora utilizados, as como la interpretacin dada en cada caso a los hechos, con las conclusiones obtenidas. Estas pruebas, deben ser conservadas en lugar protegido, donde no puedan ser inspeccionadas por terceros ajenos al auditor o equipo de auditores. No debern destruirse antes de que haya transcurrido el tiempo que establecen las obligaciones derivadas de las leyes y de las necesidades de la prctica profesional. Su destruccin o prdida, as como la difusin no autorizada, acarreara responsabilidad para el auditor. 10.1 CONTENIDO Y FORMA DE LOS PAPELES DE TRABAJO: Cuando hablamos de papeles de trabajo, nos estamos refiriendo al conjunto de documentos preparados por un auditor, que le permite disponer de una informacin y de pruebas efectuadas durante su actuacin profesional en la empresa, as como las decisiones tomadas para formar su opinin. Su misin es ayudar en la planificacin y la ejecucin de la auditora, ayudar en la supervisin y revisin de la misma y suministrar evidencia del trabajo llevado a cabo para respaldar la opinin del auditor. Han de ser detallados y completos los papales de trabajo y deben estar diseados para presentar la informacin requerida de forma clara y plena de significado. Estos deben elaborarse en el momento en que se realiza el trabajo y son

propiedad del auditor, quien debe adoptar las medidas oportunas para garantizar su custodia sin peligro y su confidencialidad. 11. CLASIFICACIN DE LOS PAPELES DE TRABAJO Los papeles de trabajo, pueden clasificarse desde dos puntos de vista: Por su uso y su contenido. 11.1 POR SU USO De acuerdo a la utilizacin que tengan los papeles de Auditora en el perodo examinado o en varios perodos de clasifican en Archivo de la Auditora y Archivo Continuo o Permanente de Auditora Archivo de la auditora: Son papeles de uso limitado para una sola Auditora; se preparan en el transcurso de la misma y su beneficio o utilidad solo se referir a las cuentas, a la fecha o por perodo a de que se trate. El contenido del archivo de la auditora puede ser: a) Estados financieros del perodo sujeto a examen y el perodo anterior b) Hojas de trabajo de los estados financieros sujetos a examen c) Cdulas sumarias de los rubros de los estados financieros d) Cdulas analticas y sub analticas de las cdulas sumarias e) Resultados de las circularizaciones f) Anlisis de las pruebas de auditora practicadas g) Documentos preparados por el cliente utilizados en la auditora Expediente contnuo o permanente de auditora: Como su nombre lo indica, son aquellos que se usarn continuamente siendo tiles para la comprobacin de las cuentas no slo en el perodo en el que se preparan, sino tambin en ejercicios futuros; sus datos se refieren normalmente al pasado, al presente y al futuro.

Est integrado por un conjunto de documentos y cdulas que se localizan en uno o varios legajos especiales y sirve de apoyo en auditoras posteriores; su consulta evita que se duplique la trascripcin innecesaria de cdulas, por lo que su conformacin inicia desde la etapa de planeacin de la auditora, al obtener informacin general de las reas susceptibles a evaluar, (direcciones de rea) como: la estructura orgnica, funciones, procesos, sistema legal, fiscal y de informacin; incorporando los objetivos de auditora y el programa especfico de revisin. Este expediente debe considerarse como parte integrante del conjunto de papeles de trabajo de todas y cada una de las auditoras a las cuales se refiera los datos que contiene. El contenido del Archivo Permanente puede ser: a) Historia de la Compaa b) Contratos y Convenios a largo plazo c) Sistema y Polticas Contables d) Estados Financieros de los ltimos aos e) Estado Tributario f) Conclusiones y recomendaciones de las ltimas auditoras g) Hojas de trabajo de la ltima auditora 11.2 POR SU CONTENIDO El auditor deber elaborar los papeles de trabajo en el momento en que se realice la revisin y sirven para: Construir una prueba de validez de la opinin plasmada en el informe de auditora. Respaldar el avance del programa de auditora y el logro de los objetivos de la revisin.

Determinar el grado de eficiencia, eficacia, economa y efectividad del trabajo realizado.

Los papales de trabajo se clasifican en hoja de trabajos, cdulas sumarias, analticas, sub analticas, cdulas de discusin de observaciones y cdula de marco conceptual. Hoja de trabajo: Son hojas multicolumnares en las cuales se listan agrupamientos de cuentas de mayor con los saldos sujetos a examen. Sirven de resumen y gua o ndice de las restantes cdulas que se refieran a cada cuenta. Estos papeles representan los estados financieros en conjunto. Aqu se inicia la tcnica del anlisis pues se empieza a descomponer el todo en unidades de estudio ms pequeas. El mtodo usado es el deductivo. Puede hacerse este listado como simple balance de comprobacin, sin buscar orden alguno en las cuentas; pero se encontrar muy conveniente hacerlo siguiendo el ordenamiento del Balance General y del Estado de Resultados. Cada rubro de la Hoja de Trabajo estar representado por una Cdula Sumaria. Es de advertir que no necesariamente el rubro debe representar una cuenta de mayor, pues a criterio del Auditor, este puede agrupar dos o ms si as se le facilita el examen. El criterio para agrupar las cuentas en cdulas sumarias es la homogeneidad de las cuentas agrupadas, pues se requiere que las conclusiones del examen del grupo sean aplicables a todas las cuentas examinadas. Las hojas de trabajo contendrn los saldos del ejercicio anterior con el fin de hacer comparaciones. Tambin se anotarn en estas hojas de trabajo los ajustes y reclasificaciones que resulten de la revisin, para obtener en ellas las cifras finales o de Auditora que son las referidas en el dictamen.

El esquema de una Hoja de Trabajo es el presentado cuando se describi la estructura de las cdulas de auditora. Es importante destacar que la columna que contiene los saldos a examinar representa el primer trmino de la ecuacin de auditora, es decir, la evidencia primaria. Estos saldos son la primera evidencia que el auditor tiene acerca de los estados financieros a dictaminar, por tanto l debe comprobar la razonabilidad de estos saldos para emitir su opinin, en otras palabras debe obtener evidencia corroborativa de esta evidencia primaria para encontrar la evidencia suficiente y competente que le exige la norma relativa a la ejecucin del trabajo. La obtencin de evidencia corroborativa, constituye en s el trabajo de campo y es la labor ms dispendiosa de la auditora. Esta evidencia corroborativa se obtiene por medio de tcnicas y procedimientos de auditora, las cuales tienen el propsito de convencer al auditor y solo al auditor de la razonabilidad o no de los saldos sometidos a examen. Dado que estas tcnicas y procedimientos de auditora solo buscan convencer al auditor, este tiene la plena autonoma de determinar las tcnicas a aplicar y el alcance de las mismas, cualquier interferencia en la aplicacin de las tcnicas y procedimientos que el auditor ha decidido se constituye en una limitacin al alcance del examen y amerita una salvedad en el informe, en el prrafo del alcance, la cual puede tener trascendencia en el prrafo de la opinin si el auditor por medio de otras tcnicas y procedimientos alternativos no logra obtener evidencia suficiente y competente. En la hoja de trabajo, la evidencia primaria la constituye los saldos a examinar, mediante el uso de tcnicas y procedimientos de auditora, que ocupan la labor del trabajo de campo se encuentra la evidencia corroborativa, la cual se plasma en las columnas "Ajustes y Reclasificaciones" si existen discrepancias con la evidencia primaria. Cdulas sumarias o de resumen: Contiene los datos en forma global o general de las cifras, procedimientos, conclusiones o las observaciones determinadas,

correspondientes a un grupo de conceptos o cifras homogneos cuyo anlisis se encuentra en otras cdulas. Contienen el primer anlisis de los datos relativos a uno de los renglones de las hojas de trabajo y sirven como nexo entre sta y las cdulas de anlisis o de comprobacin. Las cdulas sumarias normalmente no incluyen pruebas o comprobaciones; pero conviene que en ellas aparezcan las conclusiones a que llegue el Auditor como resultado de su revisin y de comprobacin de la o las cuentas a la que se refiere. Las cdulas sumarias se elaboran teniendo en cuenta los rubros correspondientes a un grupo homogneo, que permita el anlisis de manera ms eficiente. Para cada sumaria debe existir un rubro en la Hoja de Trabajo. Cdulas analticas o de comprobacin: Describe un procedimiento de auditora desarrollado o aplicado sobre aquellas partidas que han sido seleccionadas para su revisin y comprobacin en los diversos tipos de auditora que se practican, mostrando la razonabilidad o irregularidad mediante su contenido, as como las marcas y notas explicativas de auditora. En estas cdulas se detallan los rubros contenidos en las cdulas sumarias, y contienen el anlisis y la comprobacin de los datos de estas ltimas, desglosando los renglones o datos especficos con las pruebas o procedimientos aplicados para la obtencin de la evidencia suficiente y competente. Si el estudio de la cdula analtica lo amerita, se deben elaborar sub cdulas. En trminos generales la cdula analtica es la mnima unidad de estudio, aunque como se afirma en el prrafo precedente existen casos en los cuales se hace necesario dividir la analtica para un mejor examen de la cuenta. La analticas deben obligatoriamente describir todos y cada uno de las tcnicas y procedimientos de auditora que se efectuaron en el estudio de la cuenta, pues en

estas cdulas y en las sub analticas se plasma el trabajo del auditor y son las que sirven de prueba del trabajo realizado. En este nivel se ha desarrollado el mtodo deductivo, pues se ha partido de lo general (los estados financieros) y se ha llegado a lo particular (la cdula analtica o sub analtica). Ahora se debe iniciar el mtodo deductivo, es decir, partir de lo particular (la cdula analtica o sub analtica) para llegar a lo general (los estados financieros) y de esta manera emitir una opinin sobre estos estados tomados en conjunto. Para iniciar el mtodo deductivo es necesario ir registrando los valores obtenidos en las sub analticas con las analticas, los de las analticas con las sumarias y las sumarias con las hojas de trabajo. En otras palabras, realizar el trabajo inverso, hasta llenar completamente las hojas de trabajo. Cuando se termina de llenar la ltima hoja de trabajo se ha terminado el trabajo de campo de la auditora y se procede entonces a la labor de evaluacin para emitir el dictamen. Es necesario efectuar referencias cruzadas de los saldos que obtiene el auditor a raz de su examen, estas consisten el anotar frente al valor y dentro de un crculo el ndice de la cdula a la cual se traslada el saldo obtenido y en la cdula que lo recibe igualmente anotar el ndice de la cdula de donde procede. Ambos valores deben coincidir exactamente para que se considere referencia cruzada. Cdulas sub-analticas: Se elabora para examinar con mayor detalle, algn concepto y para explicar otros procedimientos adicionales contenidos en una u otra cdula analtica de auditora. En algunas cuentas se requiere elaborar cdulas adicionales a las analticas para examinar otras cuentas que se desagregan de estas ltimas. Tienen similitud con la cdulas analticas pues son la mnima unidad de anlisis y en ellas se deben obligatoriamente describir todas y cada una de las tcnicas y procedimientos de auditora que se aplicaron en la cuenta. Las pruebas aplicadas originan

documentos que deben indexarse utilizando el ndice de la sub-analtica adicionndole nmeros consecutivos separados por una barra inclinada. Cdula de discusin de observaciones.- Slo se debe formular previa autorizacin del superior jerrquico, en ella se describe con claridad y objetividad las decisiones que se consideren necesarias a seguir en relacin con el resultado obtenido de la auditora; siendo til al rea auditada para mejorar sus sistemas operativos o de administracin. Tambin se sealan los puntos de vista del titular del rea auditada y las diferencias con lo sustentado por el auditor a fin de determinar la pauta a seguir en su caso. El contendido de las cdulas debe darse a conocer a los titulares de las reas auditadas, a travs del informe de auditora respecto al resultado de la revisin efectuada y poder decidir cul ser la opcin tomada, para corregir las irregularidades que se detectaron durante la revisin. Cdula de marco conceptual.- Es la cdula por medio de la cual el auditor da a conocer en forma general el objetivo, alcance, plan de trabajo, estrategia y cualquier otro recurso del cual se valdr para lograr el objetivo deseado, adicionalmente, deber prepararse al inicio de la auditora por cada uno de los auditores que integran el grupo de trabajo de la revisin. Es importante sealar que cualquier modificacin significativa en la revisin realizada deber ser considerada en esta cdula, por lo que debe estar actualizada conforme a la revisin que se llev a cabo.

12. INDICES DE REFERENCIA Estn compuestas por letras y nmeros y van siempre en rojo: y La letra corresponde a un captulo o seccin de los P de T.

El nmero representa la secuencia de los P de T dentro de la seccin. Para que se encuentren organizados por reas Para que se puedan localizar fcilmente

Los P de T se referencian por dos motivos: y y

Los papeles de trabajo se marcan con ndices que indiquen claramente la seccin del expediente donde deben ser archivados, y por consecuencia donde podrn localizarse cuando se le necesite. En trminos generales el orden que se les da en el expediente es el mismo que presentan las cuentas en el estado financiero. As los relativos a caja estarn primero, los relativos a cuentas por cobrar despus, hasta concluir con los que se refieran a las cuentas de gastos y cuentas de orden. A continuacin se presenta un ejemplo de ndices usando el mtodo alfabticonumrico por ser el de uso ms generalizado en la prctica de la auditoria. En este sistema las letras simples indican cuentas de activos, las letras dobles indican cuentas de pasivo y capital y las decenas indican cuentas de resultados: La letra o nmero: Para las cuentas de: A B C U W AA BB EE HH Caja y bancos Cuentas por cobrar Inventarios Activo fijo Cargos diferidos y otros Documentos por pagar Cuentas por pagar Impuestos por pagar Pasivo a largo plazo

LL RR SS 10 20 30 40 50

Reservas de pasivo Crditos diferidos Capital y reservas Ventas Costos de ventas Gastos generales Gastos y productos financieros Otros gastos y productos.

13. Marcas de auditoria Las marcas de auditora son smbolos utilizados por el auditor para sealar en sus papeles de trabajo el tipo de revisin y prueba efectuadas los cuales reportan los siguientes beneficios. y Facilita el trabajo y aprovecha el espacio al anotar, en una sola ocasin, el trabajo realizado en varias partidas. y Facilita su supervisin al poderse comprender en forma inmediata el trabajo realizado. Los procedimientos de auditora efectuados se indican mediante smbolos de auditora. Dichos smbolos o marcas deben ser explicados en los papeles de trabajo. Aunque no exista un sistema de marcas estndar, a menudo se utiliza una escala limitada de estandarizacin de smbolos para una lnea de auditora o para grupos especficos de cuentas, mediante el uso de leyendas o marcas en cdulas determinadas. Esta es una tcnica que ahorra tiempo, elimina la necesidad de explicar los procedimientos de auditora que son similares ms de una vez, y elimina la

necesidad que el coordinador recorra para atrs y para adelante los papeles de trabajo. Las marcas deben ser distintivas y en color .L a f o r m a d e l a s m a r c a s d e b e n s e r l o m s s e n c i l l a s p o s i b l e s p e r o a l a v e z distintiva, de manera que no haya confusin entre las diferentes marcas que se usen en el trabajo. Normalmente las marcas se transcriben utilizando color rojo o azul, de tal suerte que a travs del color se logre su identificacin inmediata en las partidas en las que fueron anotadas. Se debe Evitar los smbolos superpuestos complejos o similares; los nmeros o letras simplemente rodeadas por un crculo proporcionan un orden secuencial y fcil de seguir.

Algunos requisitos y caractersticas de las marcas son los siguientes:

y

La explicacin de las marcas debe ser especfica y clara. Los procedimientos de auditora efectuados que no se evidencian con base en marcas, deben ser documentados mediante explicaciones narrativas, anlisis, etc.

Se acostumbran a usar marcas que permiten transcribir de una manera prctica y de fcil lectura algunos trabajos repetitivos. Por ejemplo; la actividad de cotejar cifras que provienen de los registros auxiliares contra los a u xi l i a r e s mi s m o s , s e p u e d e n d e ja r t r a n s c r i t a e n l o s p a p e l e s d e t r a b a jo , anotando una marca cuyo significado fuera justamente el de haber verificado las cifras correspondiente contra el auxiliar. MARCAS DE AUDITORIA

SIMBOLO ? W @ A-Z N/A H1-n C/I1-n P/I

SIGNIFICADO Sumado (vertical y horizontal) Cotejado contra libro mayor Cotejado contra libro auxiliar Verificado fsicamente Clculos matemticos verificados Comprobante de cheque examinado Cotejado contra fuente externa Nota explicativa Procedimiento no aplicable Hallazgo de auditoria Hallazgo de control interno Papel de trabajo proporcionado por la Institucin

14. CONFIDENCIALIDAD DE LOS PAPELES DE TRABAJO Confidencialidad Es la propiedad de la informacin, por la que se garantiza que est accesible nicamente a personal autorizado a acceder a dicha informacin. Naturaleza Para realizar el trabajo de acuerdo con las normas profesionales, el contador pblico debe conceder importancia a la preparacin de los papeles de trabajo. Para cumplir con esta finalidad debe en primer trmino, efectuar un trabajo completo y libre de informacin superflua y organizar los papeles de trabajo en forma tal que facilite la rpida localizacin y entendimiento fcil por parte de otras personas.

Los papeles de trabajo, se consideran completos cuando reflejan en forma clara los datos significativos contenidos en los registros, los mtodos de comprobacin utilizados y la evidencia adicional necesaria para la formacin de una opinin y preparacin del informe. Adems deben identificar claramente las expresiones informativas y los elementos de juicio o criterio. Cualquiera informacin o cifras contenidas en el informe del contador pblico debern estar respaldadas en los papeles de trabajo. A medida que el profesional avanza en su trabajo debe considerar los problemas que pueden presentarse en la preparacin de su informe y anticiparse a incluir en los papeles de trabajo los comentarios y explicaciones pertinentes. Se deben hacer amplios comentarios explicativos a cualquier cedula o anlisis preparado durante el trabajo Los papeles de trabajo no estn limitados a informacin cuantitativa, por consiguiente, se deben incluir en ellos notas y explicaciones que registren en forma completa el trabajo efectuado por el contador pblico, las razones que le asistieron para seguir ciertos procedimientos y omitir otros y su opinin respecto a la calidad de la informacin examinada, lo razonable de los controles internos en vigor y la competencia de las personas responsables de las operaciones o registros sujetos a operacin. Los papeles de trabajo deben ser revisados por el supervisor para determinar lo adecuado y eficiente del trabajo del auxiliar sujeto a supervisin. En tales revisiones los papeles de trabajo debern hablar por si mismos; estar completos, legibles y organizados sistemticamente, de tal manera que no sean necesarias informaciones suplementarias e interpretaciones por parte de quien los preparo. Debe tenerse presente que muchas veces, el informe no es preparado por la persona que efectu el examen sino por un supervisor Para realizar un trabajo satisfactorio el contador pblico debe tener acceso irrestricto a toda la informacin concerniente a las operaciones del cliente y

mucha de esta informacin es confidencial. El ente no estara dispuesto a proporcionar al contador pblico informacin a la cual no tienen acceso empleados y competidores, a menos que pudiese confiar en el secreto profesional que deben mantener el contador pblico segn lo establecido por las normas de tica y las disposiciones legales que regulan la profesin de contador Gran parte de la informacin obtenida por el contador pblico, con carcter confidencial, se registra en sus papeles de trabajo, por lo tanto los papeles de trabajo son de naturaleza confidencial. Los papeles de trabajo deben ser adecuados y permanentemente protegidos y en ninguna circunstancia debe el contador pblico perder el control sobre sus papeles de trabajo, en el curso de una revisin, ya que ellos constituyen la nica prueba de la correccin y razonabilidad de su informe. Cuando los papeles de trabajo se encuentran fuera de control del contador pblico, pueden perderse, ser robados o alterados. No es buena prctica dejar los papeles de trabajo en la oficina del cliente durante la noche o permitir que los empleados del cliente tengan acceso a ellos. Naturaleza de la confidencialidad De Los Papeles de Trabajo De la misma manera que los libros, registros y documentos de la contabilidad respaldan y comprueban los balances y los estados financieros de las empresas, as tambin los papeles de trabajo constituyen la base del dictamen que el contador pblico rinde con relacin a esos mismos balances y estados financieros. Cuando una empresa da a conocer el resultado de sus operaciones, siempre lo hace a travs de los estados financieros que ha preparado, y no mediante los libros y registros contables o procedimientos administrativos. El dictamen del auditor debe ser suficiente para los efectos de informar, por lo tanto no revelar ninguna informacin confidencial que haya obtenido en el curso de una auditoria profesional excepto con el consentimiento del cliente.

Si el dictamen del auditor fuera objetado o refutado el profesional puede recurrir -y en algunos casos se ve obligado-, a presentar sus papeles de trabajo, tanto como prueba de su buena fe, como de la correccin tcnica de sus procedimientos para llegar a su dictamen. Cuidado Los papeles de trabajo deben ser cuidadosamente conservados por el auditor, el conocimiento anticipado por parte del auditado de las pruebas o verificaciones efectuadas de los comentarios o recomendaciones y de las conclusiones del trabajo de auditora, le restan importancia a la entrega formal del informe. 15. Propiedad de los Papeles de Trabajo. y y y y Los papeles de trabajo son propiedad del auditor. En los mismos se debe tomar en cuenta el Secreto Profesional. Deben resguardarse en un archivo con seguridad para futuras referencias. El cliente no debe tener acceso a los papeles de trabajo, nicamente al informe final. y Estos pueden ser consultados por el Auditor sucesor con la debida autorizacin. y Por constituir prueba en juicio, deben presentarse a requerimiento de Juez competente en un juicio. y Deben guardarse por 6 aos y en caso de cese definitivo en el ejercicio profesional o muerte deben enviarse al archivo del Colegio de Profesionales de Ciencias Econmicas

15.1 CONFIDENCIALIDAD, SALVAGUARDA, RETENCIN Y PROPIEDAD DE LOS PAPELES DE TRABAJO

El auditor deber adoptar procedimientos apropiados para mantener la confidencialidad y salvaguarda de los papeles de trabajo y para su retencin por un periodo suficiente para satisfacer las necesidades de la prctica, de acuerdo con requisitos legales y profesionales de retencin de registros. Los papeles de trabajo son propiedad del auditor. Aunque algunas porciones o extractos de los papeles de trabajo pueden ponerse a disposicin de la entidad a discrecin del auditor, no son un sustituto de los registros contables de la entidad.

16. ARCHIVO DE PAPELES DE TRABAJO Todas las asociaciones de contadores pblicos establecen un mtodo propio para preparar, disear, clasificar y organizar los papeles de trabajo, y el auditor principiante adopta le mtodo de su despacho. Los conceptos generales comunes a todos los papeles de trabajo son: 16.1 ARCHIVOS PERMANENTES. Tienen como objetivo reunir os datos de naturaleza histrica o continua relativos a la presenta auditoria. Estos archivos proporcionan una fuente conveniente de informacin sobre la auditoria que es de inters continuo de un ao a otro. Ms adelante estudiaremos ms acerca del archivo permanente. 16.2 ARCHIVOS PRESENTES. Incluyen todos los documentos de trabajo aplicables al ao que se est auditando. Los tipos de informacin que se incluyen en el archivo presente son: programas de auditoria, informacin general, balanza de comprobacin de trabajo, asientos de ajuste y reclasificacin y cedulas de apoyo.

CONTENIDO La preparacin adecuada de las cdulas acumuladas para documentar las evidencias de auditoria, los resultados encontrados y las conclusiones alcanzadas es una parte importante de la auditoria. El auditor reconoce las

circunstancias que requiere una cdula y el diseo adecuado de las cdulas que deben incluirse en los archivos. Aunque el diseo depende de los objetivos involucrados los papeles de trabajo deben poseer ciertas caractersticas:
y

Cada papel de trabajo debe de estar identificado con informacin tal como nombre del cliente, periodo cubierto, descripcin del contenido, la firma de quien lo prepar, la fecha de preparacin y el cdigo de ndice. Los papeles de trabajo estn catalogados y con referencias cruzadas para ayudar el archivo y organizacin. Los papeles de trabajo completos indican con claridad el trabajo de auditoria realizado. Cada papel de trabajo incluye suficiente informacin para cumplir los objetivos para los cuales fue diseado. Las conclusiones a las que se llegaron sobre el segmento de auditoria que se esta considerando tambin se expresan en forma clara