Mtodos para el Anlisis de Puestos.

El anlisis de los puestos es el fundamento de muchas prcticas de la ARH, y sirven para justificar las descripciones del puesto y otros procedimientos de seleccin de ARH. Deber existir un anlisis del puesto que incluya un anlisis de las conductas laborales importantes requeridas para un desempeo con xito cualquier anlisis del puesto puede concentrarse en la conducta en el trabajo y en las labores relacionadas con las mismas. Se usan varios anlisis de puestos diferentes, cada uno con ventajas y desventajas especficas. Dos de los mtodos ms populares son: Anlisis funcional del puesto El mtodo del anlisis funcional del puesto utiliza un inventario de los diversos tipos de funciones o actividades laborales que pueden constituir cualquier puesto. Especficamente, existen tres amplias funciones de los trabajadores que forman la base de este sistema: Datos. Gente. Cosas. Estas tres categoras se encuentran subdivididas para formar una jerarqua de escalas de funciones de los trabajadores. Mtodo del incidente crtico El objetivo del mtodo del incidente crtico es identificar las tareas decisivas del puesto. Las tareas decisivas del puesto son los deberes y responsabilidades importantes en el trabajo que realiza el empleado y que lo llevan al xito. Se puede obtener informacin acerca de las tareas decisivas del puesto a travs de entrevistas con los empleados y supervisores o a travs de informes por escrito de los empleados. Por lo general, el analista de puestos usar de 5 a 10 afirmaciones de tareas importantes para cada puesto que estudia. El producto final sern declaraciones escritas, claras, completas y de fcil comprensin con las personas no familiarizadas con el puesto.

Descripcin de puestos. Una descripcin del puesto es una descripcin escrita de este y los tipos de tarea que incluyen. Como no existe un formato estndar de descripciones de puestos, su apariencia y contenido varan de una empresa a otra. Sin embargo, la mayor parte de las descripciones de puestos contendr por lo menos tres partes: Titulo del puesto. Una seccin de identificacin del puesto. Una seccin de deberes del puesto. Las descripciones del puesto pueden enumerar restricciones fsicas o mentales especficas relacionadas con el puesto con las que no se puede transigir. METODO DE LA ENTREVISTA INDIVIDUAL: Al usar este mtodo se selecciona un equipo de titulares de un puesto de trabajo y se les entrevista ampliamente. Los resultados de estas entrevistas se combinan en solo anlisis de puesto. Este mtodo es efectivo para evaluar lo que un puesto conlleva, y la participacin de los empleados en el anlisis de puesto es esencial. METODO DE LA ENTREVISTA GRUPAL: Es similar al anterior excepto que el conjunto de titulares de los puestos se entrevista simultneamente, aunque aumenta la precisin en la evaluacin de puestos, la dinmica grupal puede entorpecer su eficacia. METODO DEL CUESTIONARIO ESTRUCTURADO: Bajo este mtodo se enva a los trabajadores un cuestionario diseado especficamente para que ellos sealen los puntos que desempean en su puesto de trabajo en una larga lista de tareas posibles. METODO DE LA CONFERENCIA TECNICA: El mtodo de la conferencia tcnica se vale de los supervisores con un amplio conocimiento del puesto. Aqu, las caractersticas especificas del puesto se obtienen de los expertos aunque es un buen mtodo de recoleccin de datos, frecuentemente pasa por alto las percepciones de los trabajadores titulares acerca de lo que ellos hacen en su trabajo.

METODO DEL DIARIO: El mtodo del diario requiere que los titulares de los puestos de trabajadores registren sus actividades diarias. Este mtodo es el que se lleva ms tiempo y puede extenderse por largos periodos, aumentando sus costos.

Observacin

La observacin directa es especialmente til en los trabajos consisten principalmente entre actividad fsica observable. Ejemplos de estas ocupaciones son las del empleado de limpieza, de lnea de ensamblaje y de contabilidad.

Por otra parte, la observacin a menudo no es apropiada cuando el puesto requiere de una gran cantidad de actividad mental difcil de evaluar o con frecuencia se espera que el empleado particip en actividades importantes que podran ocurrir slo ocasionalmente, como una enfermera que maneja emergencias. La observacin directa se utiliza por lo regular junto con las entrevistas. Una forma de hacerlo es observar al empleado en su trabajo durante un ciclo completo de labores. Ciclo es el tiempo que le llev a realizar el trabajo; puede ser 1 minuto para un empleado de lnea de ensamblar o 1 hora, un da o ms para trabajos complejos. En este punto se toman notas de todas las actividades observadas durante el desarrollo del trabajo. Despus de acumular tanta informacin como sea posible, se entrevista al trabajador. Es necesario alentar a la persona a que aclarar los puntos no entendidos y que explique las actividades adicionales que realiza que no se hayan observado. Otra forma de hacerlo es observar y entrevistar al mismo tiempo que el empleado realiza su trabajo. Sin embargo, es mejor no hacer algunas preguntas hasta despus de la observacin, ya que eso permite observar el empleado sin interrumpir su trabajo. A su vez ayuda reducido las posibilidades de que el empleado se ponga nervioso o que modifique de alguna manera su rutina normal.

Mtodo mixto Cuando no es posible desarrollar en su totalidad cualquiera de los mtodos anteriores, el comit debe tomar la decisin de combinarlos para hacer prctico el anlisis de puestos. Mtodo de informes sucesivos (Bitcora del participante) Se puede pedir a los trabajadores que lleven un diario o bitcora o listas de cosas que hacen durante el da. El trabajador debe anotar cada actividad que realice. En trminos generales los datos que rene el anlisis de cargos se concentra en el cuestionario que se disee. Los datos que debe obtener son: 1) 2) 3) 4) Identificacin y actualizacin Deberes y responsabilidades Aptitudes humanas y condiciones de trabajo Niveles de desempeo.

DESCRIPCION DE PUESTOS.

La descripcin de puesto es simplemente un documento en el que se enlistan los objetivos y las funciones del puesto, as como el entorno social y las dimensiones que influyen o afectan a dicho puesto. La descripcin del puesto es un documento que consiste en definir los objetivos y funciones que lo conforman y que lo diferencian de otros puestos de la organizacin. En este documento se detalla lo que idealmente debe hacer el ocupante del puesto, no necesariamente lo que hace, as como la frecuencia en que lo hace, cmo lo hace y para que lo hace. Hay autores que sustentan que un puesto es la unidad bsica de las organizaciones. Es decir, un rea o departamento consiste en un conjunto de puestos, y la suma de todas las reas o departamentos conforman a la organizacin. Con base en este concepto, en teora, y si las descripciones de puestos estn hechas de manera correcta, la suma de las descripciones de cada puesto de la empresa nos llevara a tener la descripcin de los objetivos de la organizacin.

Este concepto es fundamental, porque nos permite sugerir un camino inverso para la definicin y la descripcin de puestos. Esto es, si partimos de la misin, visin y objetivos de la organizacin,

podramos definir la descripcin de puesto del director general, y a partir de aqu desarrollar la descripcin de puesto de cada unos de sus reportes directos, y as sucesivamamente hasta el ltimo empleado.

Por otro lado, muchos empresarios nos han comentado que ellos no requieren tener descripciones de puestos, dado que todos sus colaboradores saben lo que deben hacer. Desde un punto de vista superficial, podemos decir que la mayora de los trabajadores siempre saben lo que deben hacer, conocen la rutina de su trabajo... pero lo importante no es eso, sino debemos preguntarnos: Lo que hacen mis empleados contribuye o aporta valor a la organizacin? Si no se hicieran algunas de esas tareas la empresa obtendra los mismos resultados? Mejores? Peores? De aqu la importancia de realizar un anlisis de puestos para obtener las descripciones y los perfiles de puestos que realmente necesita la empresa y luego buscar a las personas ideales para cubrir dichos puestos. Suena fcil, pero es mucho trabajo.

Finalmente, es importante mencionar que la descripcin de puestos es muy confundida con el perfil de puestos o con el anlisis, inclusive para algunos "expertos". Pero por puro sentido comn, la descripcin enuncia lo que se espera que el ocupante de un puesto realice en trminos de actividades y resultados. Y por el contrario, el perfil de puesto establece o "perfila" las caractersticas de personalidad, las competencias laborales, la experiencia, la formacin, e inclusive las condiciones de trabajo que el ocupante del puesto deber idealmente de tener. El anlisis de puestos es un estudio que se realiza para identificar los objetivos y las funciones que realmente se llevan a cabo por los ocupantes de un puesto especfico, as como las competencias laborales que tienen estos ocupantes, y su resultado es una descripcin y un perfil de puestos. ELEMENTOS DE LA DESCRIPCION DE PUESTO

Datos generales del puesto Un puesto debe estar correctamente contextualizado y ubicado dentro del organigrama organizacional. Esto es, debe tener: a) nombre del puesto; b) rea a la que pertenece; c) localidad en donde se ubica el puesto; d) el nmero de plazas existentes; e) edad y sexo requeridos; f) lneas de reporte directo y funcional; h) posibles substitutos; e i) la misin o razn de ser del puesto.

Objetivo del puesto

Un objetivo del puesto es un resultado especfico que se espera que debe alcanzar el ocupante del puesto. Sin embargo, estos objetivos normalmente se expresan de una manera general, y es muy deseable que estn ntimamente ligados a los objetivos del jefe inmediato. Si no lo estn, sugerimos que te cuestiones si realmente ese objetivo aporta algo a la consecucin de los objetivos organizacionales y a la misin y visin de la empresa. Si no aporta, debera eliminarse del puesto.

Funciones del puesto

Posteriormente, los objetivos los partimos en tareas y responsabilidades, lo que nosotros llamamos funciones. Cada funcin debe reflejar una sola tarea o responsabilidad especfica. Aunque es evidente que la trascendencia de dichas funciones es diferente, y por lo tanto, unas pesan ms que otras en cuanto a la importancia en el desempeo del puesto, esto no se incluye dentro de la descripcin del puesto. Sin embargo, nosotros aconsejamos listar los objetivos y las funciones en orden de importancia para el puesto.

El Entorno Social en la Descripcin de Puestos

En cuanto al entorno social, su importancia radica en que nos ubica al puesto dentro de un contexto social, y por lo tanto, nos permite inferir ciertas habilidades o competencias laborales que el ocupante del puesto debe tener. Pero esto lo especificamos dentro del perfil del puesto. Dentro del entorno social, nosotros sugerimos los siguientes actores: a) supervisor inmediato; b) clientes externos; c) proveedores; d) clientes internos; e) compaeros de trabajo; f) comits interdisciplinarios; g) jefes indirectos; y h) subordinados. Esta separacin no implica que no pueda haber otros actores, como por ejemplo, sindicatos, pero no es muy comn. En la definicin del entorno social, se debe indicar que tipo de relaciones o contacto debe tener el ocupante del puesto con cada uno de los actores. Por ejemplo, un gerente de ventas en su relacin con clientes externos, deber decir algo as como Establecer, mejorar o continuar las relaciones comerciales con clientes estratgicos mediante la creacin de canales de comunicacin estrechos con altos directivos de los clientes . Esto obviamente deber ser parte de un objetivo, pero en este contexto nos permite inferir que deber tener habilidades de relaciones pblicas y de comunicacin bastante desarrolladas. Aunque esto se define en el perfil del puesto.

Las Dimensiones en la Descripcin de Puestos

Finalmente, las dimensiones nos ayudan a redondear el contexto y el tamao de la responsabilidad del ocupante del puesto. Es decir, no es lo mismo ser el gerente de ventas de una empresa que vende $10, 000,000 de pesos anuales al gerente de ventas de una empresa que vende $1, 000, 000,000 de pesos anuales.