ROMNIA JUDEUL SUCEAVA PRIMRIA ORAULUI MILIUI APROB PRIMAR, MIRCEA LAURUS

Anexa la Dispoziia nr. 155/29.04.2010 Se confirm: Directorul Direciei Judeene a Arhivelor Naionale - Suceava

NOMENCLATORUL ARHIVISTIC
Comp artimen t 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Termen de pstrare PERMANE NT PERMANE NT PERMANE NT PERMANE NT PERMANE NT PERMANE NT PERMANE NT PERMANE NT

Denumirea dosarului (coninutul pe scurt al problemelor la care se refer documentul) Statutul unitii administrativ-teritoriale, regulament de organizare i funcionare, regulament de ordine interioar Procese verbale ale Biroului electoral de circumscripie privind rezultatele alegerilor locale i referendumurilor locale Lucrrile edinelor ordinare sau extraordinare ale consiliului local Registrul de eviden a hotrrilor consiliului local Dispoziiile primarului mpreun cu ntreaga documentaie Registrul de eviden a dispoziiilor primarului Registrul privind comunicarea hotrrilor consiliului i a dispoziiilor primarului Lucrri privind asocierea/nfrirea cu alte localiti i conferirea titlului de cetean de onoare

Obs.

Secretariat, Arhiv,

9. 10 . 11 . 12 . 13 . 14 . 15 . 16 . 17 . 18 . 19 . 20 . 21 . 22 . 23 . 24 .

Strategii, studii i sinteze privind dezvoltarea economic, social i de mediu a unitii administrativ teritoriale Lucrri privind recensmntul populaiei, al locuinelor i recensmntul agricol

PERMANE NT PERMANE NT PERMANE NT PERMANE NT PERMANE NT PERMANE NT PERMANE NT PERMANE NT PERMANE NT PERMANE NT 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani
Se pstreaz ntr-un singur exemplar actualizat periodic

Lista electoral permanent Registrul de cauze judiciare, hotrri judectoreti, ordonane i rezoluii ale parchetului Lucrri referitoare la aplicarea Legii nr.10/2001 Nomenclatorul dosarelor create Inventare ale fondurilor arhivistice, liste de selecionare, mpreun cu aprobrile date de Direcia Judeean a Arhivelor Naionale pentru eliminarea documentelor cu termen de pstrare expirat Registrul de eviden curent a intrarilor-iesirilor unitatilor arhivistice Registrul de depozit arhiv Evidena tampilelor i sigiliilor aflate n folosin, precum i a celor scoase din uz Registrul actelor notariale, cereri pentru prestaii notariale i un exemplar din nscrisul notarial Registrul de intrare - ieire a corespondenei la Registratura general Registrul de eviden a informaiilor secrete de serviciu Registrul pentru evidena autorizaiilor de acces la informaiile secrete de serviciu Registrul de intrare ieire pentru evidena petiiilor Registrul pentru nregistrarea cererilor i rspunsurilor privind accesul la informaiile de interes public

Relaii publiceA.

25 . 26 . 27 . 28 . 29 . 30 . 31 . 32 . 33 . 34 . 35 . 36 . 37 . 38 .

Lucrri privind organizarea alegerilor i referendumurilor Registrul unic de control Lucrri ale comisiilor de specialitate pe domenii de activitate, rapoarte ale consilierilor locali Petiii, sesizri ale cetenilor mpreun cu rspunsurile transmise Corespondene, referate i informri diverse Corespondene i lucrri privind liberul acces la informaiile de interes public i transparena n administraia public local Condic i borderouri de predare i, respectiv, expediere a corespondenei Registrul de eviden a persoanelor primite n audien Evidena participrii consilierilor la edine Procese verbale de constatare a contraveniilor Lucrri cu privire la efectuarea de activiti n folosul comunitii Proiecte de acte administrative amnate, ne-adoptate sau ne-aprobate Adeverine eliberate pe baza datelor reieite din actele curente sau existente n arhiv Registrul note telefonice

10 ani 10 ani 5 ani 5ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 3 ani 3 ani 3 ani C.S.

B. Asisten social, autoritate tutelar

1.

Dosarele persoanelor pentru care s-au instituit msuri speciale de protecie

15 ani

2.

Lucrri privind instituirea tutelei i curatelei, dri de seam anuale ale tutorilor i curatorilor Registrul de eviden a persoanelor instituionalizate sau care necesit protecie special Registre de eviden a cererilor de acordare a prestaiilor sociale (ajutor social, alocaii, indemnizaii, etc.) Dosarele persoanelor ncadrate n grad de handicap Lucrri privind acordarea venitului minim garantat, alocaiei de stat pentru copii, alocaiei i trusoului pentru nou-nscui, alocaiei complementare sau de susinere pentru familia monoparental, ajutorului financiar pentru tinerii cstorii, ajutorului pentru nclzirea locuinei, ajutoarelor de urgen, etc. Anchete sociale, corespondene i alte acte referitoare la exercitarea atribuiilor de autoritate tutelar i asisten social

15 ani

Se pstreaz 5 ani dup ncetarea msurilor de protectie Se pstreaz 5 ani dup ncetarea tutelei sau curatelel

3. 4.

10 ani 10 ani

C.S.

5.

5 ani

6. 7.

5 ani

Se pstreaz 5 ani dup ncetarea valabilitii certificatului Se pstreaz 5 ani dup ultima plat efectuat

5 ani

C.S.

C. Stare civil

1.

Registrul de eviden a registrelor de stare civil

PERMANE NT 100 ani PERMANE NT 30 ani 30 ani 30 ani 30 ani 30 ani 30 ani 30 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 5 ani Se predau Servi-ciului Judetean al Arhivelor Naionale

2.

Registrele de stare civil

3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10 . 11 . 12 . 13 . 14 . 15 . 16 .

Lista codurilor numerice personale precalculate Documentele ce au stat la baza ntocmirii actelor de natere, inclusiv n cazuri speciale Dosarele de cstorie, inclusiv pentru actele de cstorie ntocmite n cazuri speciale Documentele ce au stat la baza ntocmirii actelor de deces, inclusiv n cazuri speciale Documentele care au stat la baza nscrierii pe actele de stare civil a unor meniuni ulterioare Registre de intrare ieire a corespondenei de stare civil Registrele privind gestionarea certificatelor i registrelor de stare civil n alb, registrele de eviden a certificatelor eliberate Registrul de evidenta al livretelor de familie Situaii privind certificatele de stare civil n alb pierdute sau disprute Registre procese-verbale ncheiate de ctre organele de control pe linie de stare civil Registrul de eviden a sesizrilor pentru deschiderea procedurii succesorale Adrese i borderouri cu livretele militare i buletinele de identitate care au aparinut persoanelor decedate, precum i cu certificatele de stare civil anulate, care s-au greit n timpul completrii Adrese, circulare, situaii statistice privind activitatea de stare civil Cereri de eliberare a certificatelor de stare civil, extraselor sau a unor dovezi privind nregistrarea unui act de stare civil

C.S. C.S. C.S. C.S.

17 . 18 .

Lucrri referitoare la eliberarea livretelor de familie

5 ani

Lucrri referitoare la ntocmirea sesizrilor pentru deschiderea procedurii succesorale 5 ani

1. 2.

D. Protecie civil

3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Lucrri privind organizarea, funcionarea i ncadrarea Comitetului Local pentru Situatii de Urgen (CLSU) i a Serviciului Voluntar pentru Situatii de Urgent (SVSU), regulamente de funcionare Lucrri privind pregtirea economiei naionale i a teritoriului pentru aprare (comisia pentru probleme de aprare, carnetul de mobilizare, programul de aprovizionare, mobilizarea la locul de munc, evidena bunurilor rechiziionabile, etc.) Planurile de intervenie, de evacuare, de analiz i acoperire a riscurilor, de aprare mpotriva inundaiilor, cutremurelor i alunecrilor de teren, etc. Evidena personalului SVSU, contractele de voluntariat Evidena materialelor i tehnicii din dotare, referate de necesitate pentru completarea dotrii cu tehnic, aparatur i materiale a SVSU Dosare privind pregtirea personalului i calificativele obinute, planuri de desfurare ale exerciiilor i aplicaiilor Dosare privind evidenta operativ a interventiilor, rapoartele de interventie Lucrri privind controalele tematice la obiectivele locale i gospodriile populaiei, procese verbale de contravenie Documente privind organizarea pazei bunurilor i valorilor, protecia mpotriva incendiilor, protecia muncii

PERMANE NT PERMANE NT 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani

C.S. C.S.

Buget, Finane,

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10 . 11 . 12 . 13 . 14 . 15 . 16 . 17 .

Registrul roluri unice Matricola taxe mijloace de transport, terenuri i cldiri proprietatea persoanelor fizice Registrul de eviden a datoriei publice locale Registrul de eviden a garaniilor locale Contracte privind vnzarea, concesionarea, nchirierea bunurilor din domeniul public sau privat Contracte privind achiziia public de bunuri, prestri servicii i lucrri Contracte privind concesionarea sau nchirierea de servicii publice, participare la societi comerciale, locaia de activiti sau servicii ale administraiei publice Bugetul aprobat mpreun cu toate anexele, rectificrile i modificrile intervenite n cursul anului Drile de seam contabile anuale State de plat pentru aparatul propriu i al unitilor subordonate Registrul persoanelor insolvabile Situaii nchidere an, extrase de cont pentru buget local, activiti autofinanate, fonduri cu destinaie special, fond rulment, subvenii, etc. Registrul proiectelor de operaiuni, control financiar preventiv Debite stabilite n urma ncheierii unor contracte de nstrinare, concesionare, nchiriere sau arendare privind bunuri imobile din domeniul public sau privat Registrul mijloacelor fixe, inventare i reevaluri patrimoniu public i privat Extrase de rol State de plat pentru ajutoare sociale, alocaii, indemnizaii

ContabilitateE.

PERMANE NT PERMANE NT PERMANE NT PERMANE NT PERMANE NT PERMANE NT PERMANE NT 50 ani 50 ani 50 ani 10 ani 10ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani

C.S. C.S. C.S. C.S. C.S. C.S. C.S. C.S.

18 . 19 . 20 . 21 . 22 . 23 . 24 . 25 . 26 . 27 . 28 . 29 . 30 . 31 . 32 . 33 . 34 .

Registrul cheltuieli (partida) Cheltuieli personal Cheltuieli materiale Cheltuieli capital Cheltuieli transferuri Cheltuieli subvenii de la bugetul local la alte bugete Cheltuieli cu dobnzi i comisioane Rambursri de credite bugetare Deschidere de credite bugetare Garanii materiale, extrase de cont, note contabile Registrul de cas Lucrri privind inventarierea anual a mijloacelor fixe i bunurilor din domeniul public i privat Coresponden contabil cu autoriti i instituii publice Lucrri, notificri i corespondee referitoare la acordarea unor msuri de ajutor de stat Liste, fie, rapoarte i alte acte n legtur cu bunurile de inventar ale consiliului local. Procese-verbale privind casarea mijloacelor fixe i obiectelor de inventar Evidena formularelor cu regim special (chitaniere, N.I.R., dispoziii de plat, registru cas) Partida de venituri - matricola

10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani

C.S.

C.S.

35 . 36 . 37 . 38 . 39 . 40 . 41 . 42 . 43 . 44 . 45 . 46 .

Borderouri de debite-scderi Urmriri silite creane (somaii, ntiinri de plat) Borderouri desfurtoare privind depunerile Procese verbale de contravenie, amenzi i adrese confirmare debite Scutiri de la plata impozitelor i taxelor locale Declaraii de impunere persoane fizice Declaraii de impunere persoane juridice Dri de seam contabile trimestriale Extrase de cont referitoare la venituri Procese verbale de verificare gestionar i de cas Lucrri referitoare la ntocmirea proiectului de buget Liste de rmie - debitori

10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani

Fond funciar i Agricultur

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10 . 11 . 12 . 13 . 14 . 15 . 16 .

Cererile depuse n baza Legii nr. 18/1991, Legii nr. 169/1997, Legii nr. 1/2000, Legii nr. 247/2005, (cu excepia celor naintate Comisiei judeene de fond funciar) Registrele de eviden al cererilor depuse pentru stabilirea dreptului de proprietate asupra terenurilor Tabele - Anexe ntocmite n baza legilor fondului funciar cuprinznd beneficiarii (re)constituirii dreptului de proprietate privat asupra terenurilor Hotrri judectoreti, Hotrri ale Comisiei judeene de fond funciar, Ordine ale Prefectului privind constituiri sau reconstituiri ale dreptului de proprietate, anulri de titluri. Registrul de eviden a titlurilor de proprietate Hri, schie, planuri parcelare, balana fondului funciar, inventare i situaii privind terenurile atribuite n baza Legilor fondului funciar Fise, procese-verbale de punere in posesie Registrul agricol i centralizatoarele Dri de seam statistice anuale, semestriale privind producia vegetal i zootehnic Lucrri privind ntocmirea i conducerea registrului agricol Registrul de eviden privind eliberarea certificatelor de productor Registrul de eviden a contractelor de arend Lucrri privind terenurile degradate, ntreinerea punilor i islazurilor comunale, contracte de punat Coresponden cu cetenii referitoare la aplicarea fondului funciar, referate, note de constatare, propuneri ctre comisia judeean de fond funciar Procese verbale, ntiinri i alte lucrri privind calamiti naturale n agricultur Lucrari privind prevenirea si combaterea epizotiilor si epidemiilor, instituirea strii de carantin

PERMANE NT PERMANE NT PERMANE NT PERMANE NT PERMANE NT PERMANE NT PERMANE NT PERMANE NT 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani

F.

C.S.

17 . 18 . 19 . 20 . 21 .

Cereri, procese verbale i alte lucrri referitoare la eliberarea certificatelor de productor, cotoare certificate Contracte de arendare Bilete pentru adeverirea proprietii animalelor Cereri depuse pentru subvenii, prime, bonuri valorice, etc. acordate agricultorilor (cereri, acte doveditoare, declaraii, etc.); Tabele centralizatoare, state de plat Adeverine eliberate pe baza datelor nscrise n registrul agricol

10 ani 10 ani 5 ani 5 ani 3 ani Se pstreaz timp de 5 ani de la ncetarea contractului

1.

Autorizaii de construire/desfiinare, cu documentaia aferent Registru de eviden a autorizaiilor de construire/desfiinare Planul urbanistic general (PUG), Regulamentul general de urbanism, studii, schie de sistematizare, planuri (PUZ, PUD, etc), hri i alte materiale privind organizarea i dezvoltarea urbanistic, amenajarea teritoriului Documentaii privind utilitile publice (salubrizare, iluminat public, alimentare cu ap, canalizare, electrificare, etc.) Lucrri privind delimitarea cadastral i a intravilanului unitii administrativ teritoriale Nomenclatorul stradal, lucrri privind schimbarea denumirii unor strzi sau altor obiective de interes public, evidena numerotrii imobilelor Evidena monumentelor istorice i de arhitectur; lucrri referitoare la protejarea, conservarea i restaurarea acestora. Cartea tehnic a construciilor aparinnd domeniului public i privat Programe, studii i documentaii privind protecia mediului Registrul de eviden a certificatelor de urbanism Certificate de urbanism cu documentaia aferent Situaii, sinteze, referate i alte corespondene privind lucrrile de construcii, disciplina n construcii, organizarea i dezvoltarea urbanistic, amenajarea teritoriului, protecia mediului

G. Urbanism, Amenajarea Teritoriului, Mediu

2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10 . 11 . 12 .

PERMANE NT PERMANE NT PERMANE NT PERMANE NT PERMANE NT PERMANE NT PERMANE NT PERMANE NT PERMANE NT 30 ani 15 ani 10 ani

1. 2. 3. 4. 5.

Organigrama i statul de funcii Registrele de eviden a salariailor Dosarele de personal Registrul declaraiilor de avere Registrul declaraiilor de interese Lucrrile comisiilor de concurs pentru ncadrarea, avansarea i promovarea personalului Lucrari privind evaluarea performantelor profesionale ale salariatilor Fie de post i fie de evaluare a posturilor Lucrri privind perfecionarea pregtirii profesionale Sesizri privind abaterile disciplinare ale personalului, referatele de cercetare precum i lucrrile comisiei de disciplin pentru funcionarii publici Lucrrile comisiei paritare Documente privind stabilirea drepturilor salariale, rapoarte, situaii statistice, fie fiscale, declaraii CAS, omaj, sntate, etc. Adeverine privind veniturile salariale Declaraii de avere i de interese Planificarea i efectuarea concediilor de odihn. Lucrri privind efectuarea de concedii n situaii deosebite Condica de prezen la serviciu a personalului propriu Lista obiectivelor de investiii publice i a programelor aprobate de consiliul local

PERMANE NT PERMANE NT 70 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 5 ani 5 ani 3 ani 3 ani PERMANE NT

C.S. C.S.

Resurse Umane

6. 7. 8. 9. 10 . 11 . 12 . 13 . 14 . 15 . 16 . 1.

C.S.

C.S.

H.

C.S.

I. Investiii, Proiecte, Achiziii Publice i Licitaii

2. 3. 4. 5.

Documentaii tehnico-economice (studii de prefezabilitate, fezabilitate, proiecte tehnice) pentru obiectivele de investitii publice Procese verbale de recepie a obiectivelor de investiii Registrul ofertelor de concesionare de bunuri sau servicii Registrul contractelor de concesionare de bunuri sau servicii Dosarul concesiunii (studiul de oportunitate, hotrrea de aprobare, anunuri publicate, documentaia de atribuire, note justificative, procese verbale, contractul de concesiune semnat) Lucrri privind vnzarea-cumprarea, schimbul, concesionarea, nchirierea sau atribuirea sub alte forme a bunurilor imobile apartinnd domeniului public sau privat Lucrri privind achiziiile publice de lucrri, bunuri i servicii, (not justificativ, not estimare, fi date, informaii generale, referat numire comisie, dispoziie numire comisie de evaluare, declaraii membrii comisie, caiet sarcini, procese-verbale deschidere, procese-verbale evaluare, hotrre evaluare, comunicare rezultat procedur, formular contract, etc.) Evidena echipamentelor i aplicaiilor informatice, licene, propuneri i referare Situaii i informri privind programele de investiii aflate n derulare Registrul de eviden a rapoartelor de audit Planuri i rapoarte anuale de audit intern Coresponden n legtur cu activitatea de audit intern

PERMANE NT PERMANE NT 30 ani 30 ani

C.S. 6.
30 ani (Se pstreaz min. 5 ani dup ncetarea contractului)

7.

30 ani

C.S.

8.

15 ani

C.S.

9. 10 . 1. 2. 3.

10 ani 5 ani PERMANE NT 10 ani 5 ani

C.S.

InternJ. Audit

C.S.

1. 2. 3.

Acte privind nfiinarea, organizarea i desfurarea activitii bibliotecii oreneti Registrul de organizare i micare a fondului bibliotecii Registru de inventar Fie de autor Documente privind organizare sau participarea la manifestri culturale de nivel naional sau internaional Registrul de eviden al cititorilor Fie de nscriere la bibliotec Lucrri privind verificarea fondului bibliotecii, procese verbale de recepie sau casare Caietul de eviden al activitilor organizate la cminul cultural Referate, note i alte acte privind aprovizionarea cu materiale, consumabile, obiecte mic inventar Foi de parcurs auto, consum carburani i lubrifiani Bonuri de consum, procese verbale i alte lucrri privind gestiunea mijloacelor fixe, obiectelor de inventar i consumabilelor

K. Cultur

4. 5. 6. 7. 8. 9. 1. 2. 3.

PERMANE NT PERMANE NT PERMANE NT PERMANE NT PERMANE NT 30 ani 10 ani 10 ani 10 ani 5 ani 5 ani 5 ani

L Administrativ, Gospodrie

4.

Lucrri privind buna gospodrire a localitilor, curenia locurilor publice, peisagistic

5 ani