INTRODUCCION

Existe una gran diferencia sobre cmo organizan sus archivos las diferentes empresas. Algunas nunca encuentran nada, o si lo consiguen es despus de un gran esfuerzo. Otras, sin embargo, localizan al instante un documento que alguien les ha solicitado aunque ese documento sea de varios aos atrs. As pues, se hace necesario habilitar un lugar donde depositar todos los documentos que se llevan en la empresa, siguiendo el proceso de recepcionar, ordenar, clasificar, y conservar adecuadamente los documentos con el fin de localizarlos fcil y rpidamente , protegindolos de perdidas, deterioros etc.; Es por ello que debemos recurrir a los materiales y elemento s de archivo mas aconsejables, teniendo en cuenta la actividad desarrollada por la entidad o empresa. A travs de este trabajo, trataremos de identificar los muebles y equipos de archivo, mostrando lo prctico y funcional de ellos, para transformar el espacio, de tal manera que ayude a ubicar mejor a las personas y a hacerles ms agradable su permanencia en el lugar de trabajo.

MUEBLES Y EQUIPOS DE ARCHIVO a. Archivadores, gabinetes o estanteras.

Estos muebles se fabrican con madera o metal que es lo ms recomendable. El gabinete de acero es el ms recomendable, sobre todo si es elaborado a prueba de fuego. Los de madera son poco prcticos porque no ofrecen proteccin contra el f uego y su funcionamiento puede af ectarse por los cambios de temperatura, por la humedad, por la polilla, el comejn y otros insectos.
CLASES DE ARCHIVADORES: 1. 1.1. Manuales Archivador Vertical

Manuales Mecanizados Electrnicos

Mueble de 1 ms gavetas destinadas a la clasificacin vertical de los documentos. Las gavetas van sobre dispositivos que aseguran su fcil manejo.

a) De 1 2 gavetas: Se coloca, generalmente, junto al escritorio en oficinas pequeas, para los documentos activos. b) De 3 gavetas: Mide, aproximadamente, igual que un mostrador corriente y puede usarse para separar el rea de la recepcin del rea de trabajo.

c) De 4 5 gavetas: Son de uso corriente en las oficinas y se recomiendan para depositar archivo activo y semiac tivo.
1.2. Archivador Horizontal

Mueble, generalmente cerrado, destinado a la clasificacin horizontal. El conjunto se cierra con 1 ms cortinas de lminas.
1.3. Archivador Lateral

Permite la clasificacin suspendida lateral, se conoce tambin como archivador de basculante o de vlvula.

1.4.

Archivador Giratorio

Consta de estaciones de trabajo y de hileras circulares; cada hilera se mueve independientemente y las estaciones estn equipadas con telfonos para que los archivistas suministren informacin. 2.
Archivador Mecnico

Este archivo no descarta el procesamiento de los documentos antes de ser colocados en carpetas, pero ofrece mayor facilidad y rapidez en el manejo de los documentos. El archivista tiene acceso a cualquier seccin, donde desee archivar o localizar un documento o carpeta, con slo oprimir los botones que aparecen a la izquierda de los anaqueles.

3.

Archivador Electrnico

Es el ms sofisticado, de reciente fabricacin. Est equipado con dispositivos pticos para localizar el material. Los documentos se guardan en una bveda, frente a la cual se encuentra la mesa de trabajo; desde ella el archivero controla la ubicacin de los documentos. Los archivadores deben colocarse fuera de las zonas de circulacin, para evitar accidentes.
b. Ficheros y Tarjeteros

Muebles de 1 ms gavetas de poca altura; las fichas y tarjetas se colocan horizontal o verticalmente y se desplazan, las unas en relacin con las otras, por un espacio constante que asegura la visibilidad de las referencias y la sealizacin. Existen los ficheros y tarjeros de gavetas o de comportamientos, con cierre o sin l, y de gran capacidad. Es muy conveniente diferenciar los archivadores de los tarjeteros o de los ficheros. En los archivadores se guardan documentos; y en los y ficheros, fichas o tarjetas, donde existen registros y datos.

c.

Clasificadores

En el procedimiento general para archivar encontraremos que la cuarta operacin es distribuir, y consiste en ordenar los documentos dentro de cada grupo. Pueden formar el grupo una letra, un nmero, un tema, una fecha. Para facilitar esta clasificacin preliminar de los documentos, se usan los clasificadores. Los clasificadores se fabrican en distintos tamaos, modelos y materiales, y sus usos son diversos; por ejemplo, para organizar tarjetas, fichas, correspondencia, cheques, facturas, talonarios etc. Es ta clasificacin puede realizarse por cualquier sistema de ordenamiento que utilice la empresa; para esto hay clasificadores con rtulos en blanco que se utilizan de acuerdo con las necesidades de cada organizacin.

MATERIALES Y ELEMENOS PARA ARCHIVO a. Las Carpetas

Son dos hojas de cartulina o Manila, cartn prensado o de fibra, con pliegues adicionales o dobleces marcados, que permiten ampliar su capacidad. La proyeccin de la tapa posterior se llama pestaa; viene del mismo tamao de la carpeta, o de la mitad, la t ercera parte, la cuarta o la quinta parte de esa extensin. La ms usada es la de corte de un tercio (1/3). La rotulacin de la carpeta se hace sobre la pestaa. Una carpeta tiene capacidad mxima para 100 documentos. Debe conservar su forma original, doblando los pliegues de expansin que tiene marcados en el lomo. Estos son los pliegues grafados. La carpeta adicional se rotula exactamente igual que la primera y se coloca en la gaveta, siguiendo el orden cronolgico. b.
Bolsas

Llamadas tambin sobre o fundas. Su uso est determinado por el volumen del material o por su consulta peridica, como las historias clnicas, los registros mdicos y de personal. Las que ms se usan tiene separadores o compartimientos dentro de ellas. Se elaboran en plstico, cartn, tela y hule.

Para el archivo electrnico existen carpetas y bolsas diseadas con caractersticas especiales.
c. Legajos

Son dos tapas de cartulina con gancho legajador, para asegurar los documentos. Los documentos no deben ir sujetos a la carpeta, sino al legajo, y ste va dentro de ella. En cuanto a los documentos que se legajan, pueden quedar ordenados, dejando el primero o el ms actualizando, al principio o al final. El legajo se identifica con los siguientes datos: 1) 2) 3) 4) Identificacin de la empresa . Nombre de la dependencia a la cual pertenece. Ttulo para el archivo. Cdigo de la serie.

Se recomienda la utilizacin de los legajos; estos evitan la prdida de documentos ocasionada cuando se tienen que prestar las carpetas.

d.

Rtulos o marbetes

Son las tiras de cartulina o las cintas de papel engomado que se adhieren a las pestaas, para titular las carpetas. Se consiguen en tiras perforadas, adhesivas o en rollos continuos, y en gran variedad de colores. Cuando elabore marbetes, t enga en cuenta los siguientes aspectos: 1) Rotlelos en la mquina de escribir antes de separarlos, en el orden en el cual se consideran las distintas unidades.

2) Si tiene doblez, la parte ms ancha es la delantera; all se escriben los ttulos de las carpetas. Deben empezar siempre en el mismo Lugar, a partir del tercer espacio porque, adems de facilitar la visualizacin mejora la apariencia. 3) Siempre que se altere el orden del ttulo, debe aparecer una coma, con forme a las reglas de la coma.

4)

Los ttulos podrn ir:

y La primera unidad o la palabra de orden en maysculas fijas o sostenidas y el resto con letra inicial mayscula, segn el caso.

Todo el ttulo con maysculas fijas o sostenidas.

Todo titulo con letra inicial mayscula.

y Si el titulo incluye mas de un regln, la segunda lnea debe sangrarse cuatro espacios, para distinguirla de la Lnea Superior.

En la actualidad se utiliza equipo de procesamientos de datos de alta velocidad para imprimir los ttulos sobre largar cintas adhesivas, que luego se adhieren a las pestaas de las carpetas.
e. ndice

Es una tarjeta de cartulina que identifica el contenido de la gaveta. Se coloca en el porta ndice que tiene cada gaveta del archivador; se acostumbra protegerlo con un pedazo de acetato.

f.

Pestaas

Es la parte que sobre sale en una carpeta, bolsa, funda, sobre, tarjeta, ficha o gua. Las pestaas que sirven para la identificacin de la carpeta pueden estar dispuestas en distintos lugares, llamados posiciones. Es tas posiciones se leen y determinan de izquierda a derecha: 1. Posicin, 2. Posicin, 3. Posicin, etc.

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g.

Guas

Son cartulinas o cartones usados para separar distintos grupos de documentos dentro de una gaveta. Pueden ser simples o complejos: 1) Epigrafiadas: Llevan escrita una expresin numrica o alfabtica. 2) Pautadas: Llevan rayas para escribir sobre ellas. 3) Sujetas: No salen de gaveta porque estn prendidas de algn mecanismo; por ejemplo, una perforacin. 4) Sueltas: Pueden extraerse de la gaveta libremente. 5) Principales: Las que preceden siempre a toda el material de una seccin o grupo. 6) Secundarias: Preceden a las divisiones de las principales.
h. Fichas y tarjetas

Son cartulinas rectangulares semejantes a las tarjetas; de muchos tamaos, y destinadas a registrar en ellas datos de muchas clases. La ficha registra, y el conjunto de ellas forman el fichero. ventajas:
y y y

Ofrece estas

Puede ser retirada con facilidad del fichero. Reordenada rpidamente. Retirada para escribir cmodamente

Actualmente, existe una gran variedad de ficheros informativos, como por ejemplo, para los sistemas alfabticos geogrfico , y por asuntos. Los tarjeteros o ficheros cumplen dos funciones importantes:
y y

Se usan como ndices para los sistemas de archivo. Se usan como registros independientes.

Usos: 1) En las empresas que tienen gran numero de productos, clientes, hechos, cifras, que deben consultarse con mucha frecuencia. 2) En los departamentos de compras, para el registro de proveedores. 3) En los departamentos de ventas, para determi nar el volumen, vendedor, territorio, clientela, producto, etc. 4) Para registrar inventarios. 5) Para registrar el pago de empleados. 6) Para registrar datos estadsticos, contables, bancarios, etc. 7) Para registrar la salida de documentos.

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BIBLIOGRAFIA

www.gabilos.com/comosehace/OrganizarArchivo/textoOrganizarArchivo.htm http://archaconcarito328.blogspot.com/ http://www.articulosinformativos.com/Archivos-a862454.html. Material Gua

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TABLA DE CONTENIDO Pg.

INTRODUCCION MUEBLES Y EQUIPOS DE ARCHIVO a. 1. 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 2. 3. b. c. Archivadores, gabinetes o estanteras CLASES DE ARCHIVADORES Manuales Archivador Vertical Archivador Horizontal Archivador Lateral Archivador Giratorio Archivador Mecnico Archivador Electrnico Ficheros y Tarjeteros Clasificadores

1 2 2

2 3 3 4 4 5 5 6

MATERIALES Y ELEMENTOS PARA ARCHIVO a. b. c. d. e. f. g. h. Las Carpetas Bolsas Legajos Rtulos y Marbetes ndice Pestaas Guas Fichas y Tarjetas 7 7 8 9 10 10 11 11 12

BIBLIOGRAFIA Yazmine-esther12@hotmail.com

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