LA OBRA DE FAYOL

Henri Fayol (1841-1925), el fundador de la teora clsica, naci en Constantinopla y falleci en Pars, viviendo las consecuencias de la revolucin industrial y ms tarde la Primera Guerra Mundial. Se gradu en ingeniera de minas a los 19 aos e ingreso a una empresa metalrgica y carbonfera donde desarrollo toda su carrera. Fayol siempre afirmo que su xito se deba no solo a sus cualidades personales, sino tambin a los mtodos que empleaba. Exactamente como Taylor, Fayol empleo sus ltimos aos de vida en demostrar que, con previsin cientfica y mtodos adecuados de gerencia, los resultados satisfactorios eran inevitables.

1. Las seis funciones bsicas de la empresa

Fayol parte de la proposicin de que toda empresa puede ser dividida en seis grupos, a saber:

a. Funciones tcnicas, relacionadas a con la produccin de bienes o servicios de la empresa.

b. Funciones comerciales, relacionadas con la compra, venta e intercambio.

c. Funciones financieras, relacionadas con la bsqueda y gerencia de capitales.

d. Funciones de seguridad, relacionadas con la proteccin y preservacin de los bienes y de las personas.

e. Funciones contables, relacionadas con los inventarios, registros, balances, costos y estadsticas.

f. Funciones administrativas, relacionadas con la integracin de las otras cinco funciones. Las funciones administrativas coordinan y sincronizan las dems funciones de la empresa, siempre encima de ellas.

2. Concepto de administracin

Fayol define el acto de administrar como: planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar. Las funciones administrativas engloban los elementos de la administracin,

a. Planear: visualizar el futuro y trazar el programa de accin.

b. Organizar: construir tanto el organismo material como el social de la empresa.

c. Dirigir: guiar y orientar el personal.

d. Coordinar: ligar, unir, armonizar todos los actos y todos los esfuerzos colectivos.

e. Controlar: verificar que todo suceda de acuerdo con las reglas establecidas y las ordenes dadas.

Estos son los elementos de la administracin que constituyen el llamado proceso administrativo.

Funciones universales de la administracin.

Planeacin: Involucra la evaluacin del futuro y el aprovisionamiento en funcin de l. Unidad, continuidad, flexibilidad y precisin son los aspectos principales de un buen plan de acin.

Organizacin: Proporciona todas las cosas tiles al funcionamiento de la empresa y puede ser dividida en organizacin material y organizacin social.

Direccin: Conduce la organizacin a funcionar. Su objetivo es alcanzar el mximo rendimiento de todos los empleados en el inters de los aspectos globales.

Coordinacin: Armoniza todas las actividades del negocio, facilitando su trabajo y sus resultados. Sincroniza cosas y acciones en sus proporciones adecuadas y adapta los medios a los fines.

Control: Consiste en la verificacin para comprobar si todas las cosas ocurren de conformidad con el plan adoptado.

Las instrucciones transmitidas, y los principios establecidos. Su objetivo es localizar los puntos dbiles y los errores para rectificarlos y evitar su repeticin.

PROPORCIONALIDAD DE LAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

Segn Fayol; existe una proporcionalidad de las funciones administrativas; es decir, se reparten por todos los niveles de la jerarqua de la empresa y no son privativas de la alta direccin. En otras palabras las funciones administrativas no se concentran en la cima de la empresa ni son privilegio de los directores, sino que se distribuyen de manera proporcional entre los niveles jerrquicos. A medida que se desciende en la escala jerrquica aumenta la proporcin de las otras funciones de la empresa, y a medida que asciende, aumenta la extensin y el volumen de las funciones administrativas.

Fayol afirma que en cualquier tipo de empresa la capacidad bsica de las personas situadas en los niveles inferiores es la capacidad profesional caracterstica de la empresa, mientras que la capacidad esencial de los altos directivos es la capacidad administrativa. Y concluye lo siguiente:

La capacidad principal de un obrero es la capacidad tcnica.

A medida que se asciende en la escala jerrquica, la importancia relativa de la capacidad administrativa aumenta, mientras que la capacidad tcnica disminuye.

La capacidad principal del director es la capacidad administrativa, y a mayor nivel jerrquico del director, necesita mas de dicha capacidad.

Las capacidades comercial, financiera, de seguridad y contabilidad tiene importancia para el quinto o sexto grado de nivel jerrquico. A medida que asciende, su importancia relativa disminuye y tiende a nivelarse en cada categora.

DIFERENCIA ENTRE ADMINISTRACION Y ORGANIZACIN

Para Fayol la administracin es un todo del cual la organizacin es una de las partes. Su concepto amplio y comprensivo de la administracin como un conjunto de procesos estrechamente relacionados y unificados incluye aspectos que la organizacin por si sola no abarcara, como los de planeacin direccin y control. La organizacin se refiere solamente al establecimiento de la estructura y de la forma, siendo por lo tanto esttica y limitada. A partir

de esto la palabra organizacin pasa a ser utilizada con dos significados diferentes:

1. Organizacin como unidad o entidad social en la cual las personas interactuan entre si para alcanzar objetivos especficos. Se divide en:

a. Organizacin formal: se basa en una divisin del trabajo racional mediante la diferenciacin e integracin de los participantes de acuerdo con algn criterio establecido por aquellos que manejan el proceso de toma de decisiones.

b. Organizacin informal: es la que emerge espontanea y naturalmente entre las personas que ocupan posiciones en la organizacin formal y a partir de las relaciones que se establecen entre s como ocupantes de los cargos.

1. Organizacin como funcin administrativa y parte del proceso administrativo (como la planeacin, la direccin, la coordinacin, y el control.) Significando el acto de organizar, estructurar e integrar los recursos y los rganos responsables de la administracin.

PRINCIPIOS GENERALES DE LA ADMINISTRACION SEGN FAYOL

Como la funcin bsica de la administracin se dirige solo al personal, es decir, al componente social es necesario establecer cierto numero de condiciones y reglas, a las que se podan denominar principios, para asegurar un buen funcionamiento. En consecuencia, tales principios son maleables y se adaptan a cualquier circunstancia, tiempo o lugar.

Los siguientes son los principios generales de la administracin segn Fayol:

Divisin del trabajo: Especializacin de tareas y de las personas para aumentar la eficiencia.

Autoridad y responsabilidad: Autoridad es el derecho de dar rdenes y el poder de esperar obediencia; la responsabilidad es una consecuencia natural de la autoridad.

Disciplina: Depende de la obediencia, aplicacin, energa, comportamiento y respeto de los acuerdos establecidos.

Unidad de mando: Cada empleado debe recibir ordenes de un solo superior (autoridad nica).

Unidad de direccin: Establecimiento de una cabeza y un plan para cada grupo con objetivos

en comn.

Subordinacin de los intereses individuales a los intereses generales: Intereses generales por encima de los particulares.

Remuneracin del personal: Debe ser justa y garantizada, en trminos de retribucin.

Centralizacin: concentracin de la autoridad en la alta jerarqua de la organizacin.

Jerarqua o cadena escalar: La lnea de la autoridad va del escaln mas alto al mas bajo.

Orden: Material y humana (lugar para cada cosa).

Equidad: Amabilidad y justicia para lograr la lealtad del personal.

Estabilidad y duracin (en un cargo) del personal: La rotacin tiene un impacto negativo sobre la eficiencia de la organizacin. Cuanto ms tiempo una persona permanezca en un cargo mejor.

Iniciativa: La capacidad de visualizar un plan y asegurar su xito.

Espritu de equipo: Armona y unin entre las personas constituyen grandes fortalezas para la organizacin.

La teora clsica se caracterizo por su enfoque normativo y prescriptivo; ya que determina cuales elementos de la administracin (funciones del administrador) y cual principios generales debe seguir el administrador en su actividad.

TEORIA DE LA ORGANIZACIN

1. La administracin como ciencia: la teora clsica afirmaba que la

administracin deba estudiarse de modo cientfico y tratarse por tcnicas cientficas. Fayol afirmaba la necesidad de una enseanza organizada y metdica de la administracin, de carcter general, para formar mejores administradores a partir de sus aptitudes y cualidades personales. En su poca, esa idea era una novedad. Su posicin era la de que, siendo la administracin una ciencia como las dems su enseanza en las escuelas y universidades era absolutamente posible y necesaria.

2. Teora de la organizacin: La teora clsica concibe la organizacin como

una estructura, forma y disposicin de las partes que la constituye; adems de la interpelacin entre esas

partes. Solo se basa en organizacin formal. Este modo de concepcin basado en organizaciones antiguas (organizacin militar y eclesistica) rgidas y jerrquicas. Para Fayol los principales aspectos de la teora de la organizacin son tratados en algunos de sus principios generales de la administracin:

a) Divisin del trabajo b) Autoridad y responsabilidad; c) Unidad de mando d) Unidad de direccin e) Centralizacin f) Jerarqua o cadena escalar.

Para la teora clsica, a los aspectos organizaciones se realizan desde arriba hacia abajo (de la direccin a la ejecucin) y del todo a las partes (de la sntesis al anlisis, exactamente al contrario del enfoque de la administracin cientfica.

3. Divisin del trabajo y especializacin: La organizacin se debe

caracterizar por una divisin del trabajo claramente definida. La teora clsica se preocupaba por la divisin en los rganos que componen la organizacin, esto es, con los departamentos, las divisiones, las secciones, las unidades etc. Sin embargo, para la teora clsica, la divisin del trabajo puede darse en dos direcciones:

a. Verticalmente: Segn los niveles de autoridad y responsabilidad (como en la escala jerrquica de Fayol o en el principio escalar de Mooney,), definiendo los diferentes niveles de organizacin con sus varios grados de autoridad.

b. Horizontalmente : segn los diferentes tipos de actividades desarrolladas en la organizacin. En

un nivel jerrquico, cada departamento o seccin pasa a ser responsable de una actividad especifica y propia.

1. Coordinacin: Fayol incluye la coordinacin como uno de los elementos de

la administracin, mientras que otros autores clsicos lo incluyen como principio. Fayol considera que la coordinacin es la reunin, la unificacin y la armonizacin de toda actividad y esfuerzo. La coordinacin debe basarse en una comunin real de intereses, ella indica que hay un punto de vista u objetivo por alcanzar que debe guiar los actos de todos.

2. Conceptos de lnea y staff: Fayol se intereso por la llamada organizacin

basada en los principios de: unidad de mando o supervisin nica, unidad de direccin, centralizacin de la a autoridad, cadena escalar.

Esa organizacin lineal se presenta de forma piramidal en base a los principios anteriormente mencionados. Sin embargo, para que estos rganos de lneas puedan dedicarse exclusivamente a sus actividades especializadas se hace necesario contar con otros rganos

encargados de la prestacin de servicios especializados ajenos a las actividades de los primeros. Estos rganos prestadores de servicios se denominan staff o de asesora; los cuales proveen servicios, consejos,

recomendaciones, asesoras y consultora a los rganos de lnea cuando estos no estn en condiciones de proveerse por s mismos. Tales servicios y asesoras no pueden ser impuestos a los rganos de lnea, solo pueden ofrecerse. En consecuencia, los rganos de Staff, no se rigen por el principio escalar ni poseen autoridad de mando en relacin con los rganos de lnea. Su autoridad llamada autoridad de staff- es solo autoridad de especialista y no - autoridad de mando.

Dos de los ms importantes seguidores de Fayol son: Urwick y Gulick.

ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACION

Al definir lo que es la administracin, Fayol implcitamente defini los elementos que componen la administracin: planeacin, organizacin, mando, coordinacin y control. Esos cinco elementos constituyen las llamadas funciones del administrador. Con todo, los seguidores de Fayol no aceptaron los elementos de la administracin tal, como el viejo maestro afirmaba. Cada autor clsico

define de modo ligeramente diferente los elementos de la administracin, pero no se apartan mucho de la concepcin Fayoliana.

Elementos de la administracin para Urwick

Los elementos de la administracin segn Urwick, son exactamente:

Investigacin. Previsin. Planeamiento. Organizacin. Coordinacin. Mando. Control.

En el fondo, Urwick lo nico que hizo fue desdoblar el primer elemento de Fayol, la previsin, en tres fases distintas (investigacin, previsin y planteamiento) para dar mayor claridad.

Los elementos de la administracin constituyen, para Urwick, la base de una buena organizacin, toda vez que una empresa no puede desarrollarse en torno a personas, sino a su organizacin. Un esquema lgico de organizacin debe estar basado en principios establecidos a largo plazo que tengan prioridad sobre las personas.

PRINCIPIOS DE ADMINISTRACION URWICK

Urwick fue un autor que procuro divulgar los puntos de vista de los autores clsicos de su poca. Cuatro principios de administracin fueron propuestos por Urwick:

1. Principio de la especializacin: Una persona debe realizar una sola funcin en cuanto fuere posible, lo que determina una divisin especializada del trabajo. Este principio da origen a la organizacin de lnea, a la de staff y a la funcional.

2. Principio de autoridad: Debe haber una lnea de autoridad claramente definida, conocida y reconocida por todos, desde la cima de la organizacin hasta cada individuo de base.

3. Principio de la amplitud administrativa: Este principio (Span of control) destaca que cada superior no debe tener mas que un cierto numero de subordinados.

4. Principio de la definicin: Los deberes, autoridad y responsabilidad de cada cargo y sus relaciones con los otros cargos deben ser definidos por escrito y comunicados a todos.