Petrovan Libotanu Dana Anul III AMF A

Crearea bazei de date de contabilitate a stocurilor unor farmacii

Pentru a crea o nou baz de date se va deschide aplicaia Microsoft Access i se selecteaz Balnk Access database din fereastra de start, de unde i dm un nume i alegem locul unde va fi stocat. O dat creat, baza de date este pregtit pentru crearea tabelelor, iar tabul care apare implicit primul este cel al tabelelor. Exist trei posibiliti pentru a crea un tabel: prin introducerea datelor, obinndu-se un tabel oarecum asemntor cu cele din Excel, prin intermediul unui Wizard, sau direct n Design view, unde putem decide pentru fiecare cmp n parte cum se va numi i pentru ce tip de date este definit. Dup ce sunt completate toate rubricile planificate, unul din cmpuri trebuie s fie marcat drept cheie primar, care are rolul de individualiza nregistrrile. Cheia primar poate fi ns format i din mai multe cmpuri, pentru a fi stabilit trebuind selectate toate cmpurile dorite, dup care se efectueaz clic dreapta pe unul dintre ele i se selecteaz opiunea primary key, sau se apas pe butonul de pe bara de comand care are aceeai funcie. Pentru a aduga sau terge nregistrri este necesar deschiderea tabelului n Design view, fie prin clic dreapta i selectarea opiunii, fie normal, dup care se selecteaz Design view prin butonul de pe bara de comand. Pentru a aduga un cmp n tabel, trebuie selectat cmpul care trebuie s-l urmeze pe cel nou, apoi se selecteaz Insert Rows de pe bara de comand, sau din meniul ce apare dup un clic dreapta. tergerea unui anumit cmp al unui tabel se poate face asemntor cu introducerea unui nou rnd, sau se apas butonul delete de pe tastatur. Prin tergerea cmpului din tabel sunt terse i toate datele care au fost memorate n acest cmp n tabel pn n momentul tergerii. Cmpurile cheie primar nu pot fi terse atta timp ct exist relaii cu alte tabele prin intermediul lor. Tipul de date care este stocat ntr-un anumit cmp poate fi modificat prin selectarea cmpului respectiv i selectarea din list a unui alt tip. Pe de alt parte, dac deja au fot introduse date n tabel, anumite schimbri nu vor mai putea fi fcute i n majoritatea cazurilor schimbarea tipului de date nu este indicat. De exemplu, dac tipul numr va fi transformat n text, atunci numerele memorate n respectivul cmp vor fi tratate ca simple iruri de caractere, deci nu vor mai putea fi implicate n calcule matematice. Tot n modul Design view atributele anumitor cmpuri pot fi stabilite cu rigurozitate pentru a proteja integritatea datelor sau pentru a face baza de date compatibil cu scopul pentru care a fost creat. n Fig.5 cantitate din Anexa este prezentat modul n care valoarea introdus n cmpul cantitate al tabelului medicamente este restricionat la valori pozitive, att pentru a se evita erorile de tastare care ar putea duce la valori negative, ct i pentru a evita vnzarea mai multor

medicamente dect se afl n stoc la un moment dat. Ca regul de validare pentru acest cmp valorile trebuie s fie mai mari sau egale cu 0. Pentru gestionarea unei farmacii sunt ns necesare mai multe date dect cele strict legate de medicamentele aflate n stoc la un moment dat. Astfel, n mod asemntor cu tabelul medicamente, sunt create tabelele furnizori, intrri, vnzri (care nregistreaz numai data i numrul facturii, de intrare, sau ieire, precum i furnizorul, n cazul tabelului intrri) i tabelul arhiv vanzari, care nregistreaz toate tranzaciile dintre farmacie i cumprtori. Odat ce toate tabelele necesare au fost create, trebuie stabilite relaiile dintre tabele. ntre tabele pot exista relaii de unul la mai muli, relaii de unu la unu i relaii de mai muli la mai muli, care reprezint de fapt dou relaii de unu la mai muli conjugate, combinate prin intermediul unul tabel secundar. Aceste relaii mpreun cu integritatea referenial care este asigurat de Access, fac din ntreinerea bazei de date un lucru mult mai simplu. Este suficient modificarea datelor ntr-un tabel pentru ca datele care se afl n legtur cu cele modificate s se schimbe i ele, iar tergerea unei nregistrri dintr-un tabel va duce la tergerea datelor direct legate de aceasta din tabelele care se afl n legtur cu acesta.. ntre tabelele medicamente i arhiva vanzari integritatea referenial nu este selectat pentru ca datele stocate cu privire la vnzri s nu fie terse atunci cnd medicamentele la care fac referire sunt scoase din stoc. Relaiile ntre tabele se fac selectnd cmpul dintr-un tabel i executnd drag-and-drop pe cmpul pereche din cellalt tabel. Relaiile pot fi terse prin selectarea liniilor care leag tabelele i apsare pe delete i pot fi modificate prin selectarea relaiilor cu clic dreapta i intrarea n editare. Dup ce au fost stabilite relaiile dintre tabele, trecem la introducerea datelor n baza de date. Prima metod pe care o putem folosi este introducerea direct a datelor n tabele, ns aceast metod se poate dovedi ceva mai greoaie, mai ales c n acest caz anumite faciliti ale Access nu pot fi folosite. O soluie mult mai eficient o reprezint formularele. Formularele sunt soluii de introducere i extragere a datelor pe ecran, nregistrrile fiind prezentate sub form de cartele index, cte una o dat. De asemenea, formularele pot s aib n componen sub-formulare, care s conin informaii suplimentare referitoare la nregistrarea din formular, pot cpta o interfa personalizat n funcie de dorinele utilizatorului prin adugarea de imagini i text i pot conine butoane, care s ntreprind anumite aciuni prestabilite, sau s ruleze un macro sau un modul de cod Visual Basic. Formularele pot fi create tot n dou moduri, prin proiectare direct (Design view), sau prin intermediul unui Wizard. Formularele prezint numeroase atribute, ceea ce face din ele cele mai flexibile obiecte Access i pot avea numeroase destinaii. Pentru a crea un formular cu ajutorul programului Wizard, se selecteaz tabul Forms n fereastra principal a bazei de date i se face dublu clic pe opiunea create form by using wizard. n fereastra care apare este ales din list tabelul pe baza cruia dorim s crem formularul i apoi trecem din fereastra stng n cea dreapt cmpurile care trebuie s fac parte din formular.

n continuare alegem modul n care dorim s fie organizat formularul (dup coloane, dup linii, tip foaie de calcul, sau pe rubrici) i apoi alegem stilul de grafic pe care l preferm, dintre cele predefinite. n final, alegem numele formularului (implicit va fi numele tabelului pe care este bazat) i dac dorim s l deschidem pentru a vizualiza i introduce date, sau pentru a-i modifica atributele. Datele care sunt stocate n tabelele de intrri i vnzri trebuie imprimate pentru a elibera facturi, pentru care vom folosi rapoarte, care reprezint pagini tipizate. Rapoartele se bazeaz pe unul sau mai multe tabele,astfel nct datele imprimate s fie rezultatul unei filtrri (de exemplu, n cazul unei facturi, trebuie afiate numai datele referitoare la acestea, pe cnd, dac raportul ar fi construit pe baza tabelului, el ar conine toate datele de pe toate facturile). Pentru a crea un raport recurgem la Design view sau la programul Wizard, care va conduce, ca i n cazul formularelor i interogrilor, prin pai simpli la raportul dorit. Primul pas presupune alegerea tabelelor pe care se bazeaz raportul i selectarea cmpurilor care trebuie s apar n raport.Urmtorul pas presupune alegerea modului n care va fi organizat raportul, funcie foarte important n cazul n care acesta se bazeaz pe mai multe tabele.