Sunteți pe pagina 1din 99

TEHNICI DE SECRETARIAT Lector univ.

Nina VRGOLICI Colegiul Universitar de Administraie i Secretariat Facultatea de Litere Universitatea din Bucureti ROLUL I LOCUL SECRETARIATULUI N STRUCTURA UNEI ORGANIZAII Organizaia i structura ei organizatoric Organizaia este o form concret de desfurare a activitii umane n diferite domenii: economic, social, cultural, politic etc. Orice tip de activitate trebuie administrat. De aceea, orice organizaie funcioneaz ca un sistem ale crui componente sunt n strns legtur pentru a putea interveni fiecare la momentul oportun cu mijloace proprii, spre a rspunde unei nevoi. Organizaia poate fi considerat ca o colectivitate ierarhizat de oameni i obiective, ca un ansamblu de mijloace de producie i de informaii, o mpletire de interese generale i individuale. Ea are o structur proprie, determinat de scopul pentru care a fost creat. n vederea obinerii obiectivelor social-economice, orice organizaie ndeplinete mai multe funcii: funcia de cercetare-dezvoltare; funcia comercial i de marketing; funcia de producie; funcia financiar-contabil; funcia de personal. Structura organizatoric a unei organizaii reprezint ansamblul persoanelor i compartimentelor de munc (tehnico-productive, economice, administrative), modul n care sunt constituite i grupate precum i legturile care se stabilesc ntre ele. structur organizatoric raional este condiia esenial pentru: asigurarea funcionrii normale a compartimentelor de munc, repartizarea precis a responsabilitilor, stabilirea riguroas a dependenelor ierarhice, a unitii ntre responsabilitile unei funcii i puterea de decizie. Reprezentarea grafic a structurii unei organizaii poart numele de organigram. Indiferent de ramura economic sau activitatea social desfurat, structura organizatoric este alctuit din urmtoarele elemente: Funcia (funcia de conducere i funcia de execuie) Postul Ponderea ierarhic Compartimentele (compartimente funcionale i compartimente operaionale) Nivelurile ierarhice Relaiile organizatorice Activitile La baza nfiinrii unei organizaii st Regulamentul de Organizare i Funcionare (ROF) care este poate cel mai important element de reglementare a competenelor unei instituii. Este un act normativ care reglementeaz funcionarea compartimentelor (stabilete competentele pentru fiecare compartiment n parte, atribuii i responsabiliti) i este adoptat de forul de conducere superior al organizaiei respective. Mai exist i Regulamentul de Ordine Interioar (ROI) care reglementeaz regulile de conduit cerute angajailor n relaiile de serviciu, programul de lucru, circulaia documentelor i este adoptat pe cale de dispoziie de ctre conductorul unitii. Acest regulament intern trebuie permanent actualizat, modificat i completat n conformitate cu dinamica de dezvoltare a departamentelor. Pe baza actelor normative de nfiinare i care le reglementeaz funcionarea (ROF), unitile i elaboreaz propriile regulamente de organizare i funcionarea adaptate la structura organizatoric, aprobate i completate cu sarcini specifice domeniului lor de activitate. Ansamblul activitilor, atribuiilor i sarcinilor de secretariat sunt cuprinse n ROF al secretariatelor, care face parte din ROF al organizaiei respective.

ROF al organizaiei are un caracter general i este completat de Statul de Funcii. Statul de Funcii are un caracter intern i prevede numrul de posturi pentru fiecare compartiment, gradul i pregtirea angajailor, precum i relaiile dintre acetia. Este o completare necesar a ROF pe baza creia se poate calcula bugetul de colarizare a personalului1. La rndul su, este completat de fia postului care cuprinde atribuiile i obligaiile fiecrui angajat n parte. Legea reglementeaz explicit c organigrama unei instituii nu intr n vigoare pn la adoptarea ROF i a Statului de Funcii. Activitatea de secretariat Printre activitile cu importan deosebit n cadrul unei organizaii economico-sociale este i activitatea de secretariat. Activitatea de secretariat este structurat n compartimente specializate i are o ampl generalizare. Ea se desfoar la niveluri diferite, att n cadrul organelor centrale ale administraiei de stat (guvern, ministere), al organelor locale ale puterii de stat (primrii, consilii locale), ct i la nivelul agenilor economici, al unitilor de profiluri diferite (academii, instituii de nvmnt superior, coli, biblioteci, etc). De aceea, structura, forma de organizare, amploarea, numrul de funcii i unele atribuii sunt diferite de la o organizaie la alta. Munca de secretariat n administraia public prezint unele particulariti fa de secretariatul din sectorul privat, ca urmare a faptului ca nsui managementul instituiilor publice i structura organizaional sunt diferite de organizarea i conducerea companiilor i firmelor private. Aici termenul de secretar a fost nlocuit cu cel de asistent manager. Secretariatul este considerat ca interfa a efului unei instituii cu personalul angajat i cu persoanele din afar instituiei i de asemenea, reprezint (n unele cazuri) o dublare a direciilor auxiliare, prin preluarea la nivelul compartimentului a atribuiilor specifice. Astfel secretara preia o serie de atribuii privind personalul, activiti administrative, activiti de relaii cu publicul. Secretariatul este un auxiliar direct i indispensabil al conducerii, avnd ca sarcin degrevarea acesteia de unele sarcini auxiliare, crendu-i astfel condiiile necesare realizrii principalelor sale funcii: prevedere organizare comand coordonare control. Secretara trebuie s creeze condiii optime pentru luarea deciziilor care reprezint actul esenial al conducerii. In literatura de specialitate secretariatul este definit ca un nucleu (grupare de funcii i respectiv persoane care le ocup) cu activiti, atribuii i sarcini individuale complexe. Acest grup de oameni specializai sunt reunii sub o autoritate ierarhic (directori de secretariate, efi de serviciu, secretari-efi) autoritate subordonat la rndul su direct conducerii i care are precizate atribuii cu caracter permanent pentru efectuarea lucrrilor specifice muncii de secretariat. Intr-un secretariat munca secretarelor presupune un complex de activiti. Activiti cu caracter specific de secretariat (preluare, transmitere mesaje telefon, stenografierea, multiplicarea, redactarea nscrisurilor dictate de efi, clasarea documentelor, nregistrarea corespondenei). Activiti prin care duc la ndeplinire sarcinile i atribuiile prevzute n fia postului (documentare, coresponden, protocol, organizarea manifestrilor, etc.) Activiti pe care le decid, le iniiaz singure (cursuri de perfecionare, instruire a secretarelor din subordine), Activiti de reprezentare a efilor lor (primiri oficiale, participare la discuii cu parteneri de afaceri, etc.) Activitile se descompun n atribuii, iar atribuiile n sarcini. Atribuia reprezint sfera de competen a unui compartiment, iar executarea atribuiilor de ctre un compartiment presupune competena membrilor compartimentului n realizarea sarcinilor ce decurg din aceste activiti. Atribuiile i sarcinile secretariatelor

Compartimentului secretariat i revin atribuii globale din care se extrag i se detaliaz sarcini pentru fiecare lucrtor. Atribuiile i sarcinile unei secretare depind de structura i domeniul de activitate al organizaiei respective i sunt cuprinse n fia postului. Se poate spune ca potrivit modului cum este conceputa la noi n tara activitatea de secretariat, (in cazul n care funcioneaz ca un serviciu autonom), ea include urmtoarele atribuii i sarcini : executarea lucrrilor de registratura general (sortarea, nregistrarea, datarea, distribuirea) acolo unde nu exist un compartiment specializat de registratur. lucrri de coresponden primit i emis de unitate; lecturarea corespondenei primite, prezentarea la conducere, nregistrarea, repartizarea i urmrirea rezolvrii corespondenei primite, ntocmirea unor rspunsuri pe baza documentrii prealabile, dactilografierea lor, prezentarea la semnat a corespondenei cu materialul de baz; pregtirea corespondenei pentru expediere, predarea la registratur sau expedierea direct, dup caz, asigurarea transportului corespondenei prin organizarea muncii curierilor. atribuii de documentare: detectarea surselor interne i externe, selectarea materialului; prezentarea materialelor rezultate sub form de tabele, scheme, statistici, etc., clasarea documentelor, organizarea i asigurarea unei bune funcionri a arhivei unitii. scrierea rapid, stenografierea discuiilor din edinele, conferinele, ntlnirile de afaceri, stenografierea dup dictare (i la telefon), transcrierea setnogramelor. multiplicarea materialelor: dactilografierea folosind maina de scris sau calculatorul (folosind metoda oarb), folosirea imprimantei calculatorului, utilizarea mainilor de copiat, corectarea greelilor, cunoaterea unor sisteme de corectare a materialelor pentru editorial. traduceri i retroversiuni de acte, coresponden, materiale documentare, cunoaterea unei limbi strine de circulaie internaional scris i vorbit. probleme de protocol i relaii cu publicul: ntocmirea unor planuri pentru desfurarea n bine condiii a ntlnirilor cu persoane din afr instituiei, primirea vizitatorilor i a partenerilor de afaceri, cunoaterea, documentarea n ceea ce privete regulile de comportament i protocol specifice rii din care vine partenerul, pregtirea corespondenei protocolare cu ocazia diferitelor evenimente. evidena necesarului de consumabile i evidena de personal (secretara ntocmete referatul cu necesarul de rechizite pentru compartimentul secretariat, ine evidena orelor suplimentare, concediilor, evidena delegaiilor, a deplasrilor i a evenimentelor profesionale. pregtirea cltoriilor de serviciu ale efului, rezervarea de bilete, a camerei de hotel, obinerea vizei (dac este cazul), pregtirea documentelor necesare pentru ntlnirile de lucru, contactarea persoanelor cu care trebuie s se ntlneasc eful i stabilirea programului. cunoaterea i folosirea aparaturii moderne de birou (calculatorul, maina de multiplicat, fax, aparatura de nregistrare-clasare, interfonul, etc.); cunoaterea tehnoredactrii computerizate i a programelor pentru aceasta. organizarea sistemului informaional: primirea prelucrarea i transmiterea informaiilor. ntocmirea contabilitii primare a firmei primirea i transmiterea comunicrilor telefonice organizarea edinelor i a materialelor necesare. difuzarea n unitate a deciziilor i instruciunilor cu caracter de circulat. preluarea de la efi (prin delegare de autoritate) a unor sarcini pe care secretara (asistenta manager) le poate rezolva sau chiar secretara poate delega o serie de responsabiliti persoanelor din subordine. perfecionarea permanent din punct de vedere profesional. supravegherea personalului secretarial din subordine: instruirea acestuia, evaluarea posibilitilor fiecruia i stabilirea responsabilitilor. respectarea disciplinei muncii.

Exercitarea atribuiilor de ctre un compartiment presupune exercitarea responsabilitilor, a prerogativelor dar i competena n a le realiza. Competena celor care lucreaz n compartimentele de secretariat se concretizeaz n a fi: un bun stenograf s poat transmite i transcrie exact ceea ce i se dicteaz; un dactilograf ndemnatic, scriind fr greeli de tastare i limb; un bun corespondent, folosind o limb corect i bogat n coninut; un bun specialist n clasarea i arhivarea actelor, corespondenei i documentelor, capabil s le gseasc, la nevoie, cu rapiditate; un interpret capabil s discute cu persoane strine, s fac cunoscute ideile reprezentanilor firmei, s comunice acestora ideile reprezentanilor firmei, i s comunice acestora ideile interlocutorilor strini fr denaturri; un bun organizator al sistemului informaional, capabil s primeasc, s prelucreze i s transmit informaii, precum i s in la zi evidenele pentru conducere i celelalte compartimente ale unitii; un bun traductor, capabil s traduc cu rapiditate un text din/n limba romn/limba strin; un bun cunosctor al lucrrilor de secretariat i coresponden, capabil s nregistreze, repartizeze i s urmreasc rezolvarea corespondenei primite, s pregteasc rspunsul la scrisorile indicate de conducere, s prezinte la semnat corespondena mpreun cu materialul de baz, s ntocmeasc formele de expediere a corespondenei; un bun organizator al contactelor ntre conducere i persoanele din afar i din interiorul firmei (ntlniri de lucru, edine, conferine); capabil s fac oficiul de secretar de edin i s redacteze procese-verbale; un bun documentarist, capabil s detecteze surse de documentare, s selecteze i s claseze materialul, s-l difuzeze sub form de buletine, fise, etc; un bun specialist n manipularea i utilizarea aparaturii moderne de birou (calculatoare, maini de multiplicat, aparatur de nregistrare-clasare, etc); un bun lucrtor, capabil s ntocmeasc statistici specifice sectorului de secretariat, s le prezinte sub form de grafice i tabele; un bun agent de triere i transmitere a comunicrilor telefonice, capabil s filtreze, limitnd pn la evitarea total a caracterului nociv al suprasolicitrilor i ntreruperilor frecvente ale activitii conducerii n anumite perioade. un lucrtor capabil s redacteze rapoarte, referate, informri pe baza unor directive generale i a materialului documentar; un bun specialist pentru controlul i corectura editorial i tipografic a materialelor n curs de multiplicare. Organizarea secretariatelor In scopul desfurrii activitii specifice, secretariatele dispun de resurse umane i materiale. Resursele umane se refer la personalul angajat n activitatea de secretariat (persoane fizice bine pregtite i capabile s se adapteze permanent la noutile din domeniu). De modul lor de integrare n sistem depinde eficienta aparatului administrativ. Resursele materiale se refer la obiectele i mijloacele prin care se asigura condiiile de munca n acest domeniu, i anume: spaiul de lucru ; obiecte de iluminat; obiecte de micro-climat, colorit, izolare fonica, mobilier; maini i aparate moderne de birou (maini de scris, de stenografiat, multiplicat, aparate de nregistrat, calculatoare, fax, telex etc.) In funcie de modul de utilizare a resurselor umane i materiale, activitatea de secretariat poate fi organizata astfel:

n unitile administrative i firmele mici ntreg nucleul de secretariat este centralizat; n administraiile centrale i locale, n organizaii mari, aezarea fizic este parial centralizata (birouri colective), parial descentralizata (efi de cabinet, secretarii conductorilor). Organizarea centralizat n secretariate prezint urmtoarele avantaje: concentrarea echipamentelor de birou, ceea ce nseamn utilizarea lor la capacitate maxima; pregtirea noilor cadre este rapid, afectarea lor pe lng grupuri conduse centralizat influeneaz pozitiv formarea i perfecionarea lor; posibilitatea stabilirii unor standarde comune, ca rezultat al uniformitii metodelor de operare n munca de birou; costul performantelor este sczut, ca i al investiiilor n maini de birou i al ntreinerii lor, deoarece sunt folosite n cadru restrns. ROLUL I LOCUL SECRETAREI (ASISTENTEI MANAGER) N LUMEA PROFESIONAL CONTEMPORAN Funcia de secretar Funcia (postul) unui lucrtor ntr-o organizaie constituie participarea sa permanent la desfurarea diferitelor activiti ce permit realizarea obiectivelor firmei. Multe funcii sunt descrise exclusiv pe baza ndatoririlor pe care le presupun. (activitile care trebuie ndeplinite i rezultatele care se ateapt din partea persoanei care le ndeplinete). Totui pentru a avea o imagine clar a unei funcii trebuiesc luate n considerare urmtoarele elemente : educaia (specific nivelului de educaie cerut : liceu, studii superioare, coli sau cursuri pregtitoare etc.) ; experien profesional (unele funii se pot ncredina imediat dup terminarea colii, altele necesit o anumit experien) ; poziia n structura organizaional sau n structura ierarhic superioar. n aceast etap se va descrie poziia pe care o ocup funcia de secretar (asistent manager) n ansamblul structurii, locul pe care l ocup n organigrama organizaiei. atribuii i sarcini impuse funciei respective ; caliti personale cerute pentru ocuparea funciei ; un tip special de responsabilitate (de exemplu coordonarea unei echipe de secretare sau luarea de decizii n numele efului prin delegare de autoritate). Funcia de secretar este definit n fia postului, iar pentru evaluarea acesteia se stabilete un sistem de punctaj n funcie de : gradul de pregtire de baz i de specialitate experiena acumulat i manifestat, gradul de dificultate i de risc pe care le presupune executarea funciei, priceperea de a lucra cu aparatura modern din dotare (calculator, copiatoare, telefax, etc.) ; cunoaterea i practicarea curent a unei limbi de circulaie internaional. Funcia de secretar presupune omniprezena ei la diferite activiti organizate de conducere, consemnarea lucrrilor respective, preluarea, plasarea i arhivarea documentelor rezultate, etc. Pentru funcia de secretar nu exist o descriere universal valabil, dar definirea funciei presupune considerarea cel puin a urmtoarelor elemente : scopul i rolul secretariatelor n sistemul general al activitii economico-sociale i n organizaia respectiv, poziia pe care activitatea de secretariat o deine, responsabilitile, gradul de autoritate primit de la manager, relaiile cu toi factorii implicai n respectivul proces al muncii. Manualele de specialitate dau urmtoarea clasificare a funciilor de secretare: Secretare ucenice dactilografiaz scrisori, diverse materiale, multiplic materialele, preiau mesaje, ajut la expedierea corespondenei prin fax, pot,

nu au responsabiliti, Tinere secretare dactilografiaz corespondena pornind de la notie stenodactilografiate, casete audio, editeaz texte pe computer, preiau i transmit mesaje, redacteaz corespondena simpl, expediaz corespondena, primete vizitatorii, organizeaz edine, conferine, stenografiaz la diferite edine, au responsabiliti multiple dar limitate. Secretare personale aparin de obicei unui director executiv, a crui activitate o organizeaz, redacteaz i claseaz corespondena, cunosc bine stenografia i lucrul pe calculator, redacteaz singur rapoarte, referate, brouri, ntocmesc dri de seam, primesc vizitatorii, organizeaz cltorii de afaceri, organizeaz agenda efului, au cunotine de contabilitate, particip la ntlnirile de afaceri, traduc din i n limbi strine organizeaz edine, conferine, au responsabiliti care le permit s participe la actul de conducere, Asistente personale reprezint funcia secretarial cea mai important, lucreaz n sfera conducerii, aparin unui director general (manager) sau preedinte, supravegheaz activitatea secretarelor ucenice i tinerelor secretare, supravegheaz personalul administrativ, curieri, oferi, personalul de serviciu, traduc din i n limbi strine, organizeaz protocolul la edine, conferine, ntlniri de afaceri, organizeaz cursuri de perfecionare, analizeaz i evalueaz activitatea de secretariat, iau anumite decizii n numele efului (prin delegare de autoritate), au cunotine de contabilitate, drept, management, etc., se ocup de recrutarea personalului din secretariat pot avansa pe scara ierarhic. Desigur, coninutul noiunii de secretar nu cuprinde numai cele 4 categorii, ci i altele: secretar ef, ef de cabinet, asistent executiv, administrator pe probleme de nvmnt etc. Statisticile demonstreaz c 95% din funciile de secretare sunt ocupate de femei. Sociologii argumenteaz acestea prin faptul c este o meserie care se potrivete ca o mnu femeilor cci ele din natere au, o capacitate mai mare de supunere, nclinaie spre detaliu, loialitate, abilitate relaional i chiar o mai mare inteligen emoional.

In zilele noastre meseria de secretar/asistent manager este foarte cutat, accentul punndu-se acum pe selectarea ct mai atent a lor. Dovad c este aa sunt i zecile de anunuri care apar zilnic n ziare i reviste. Dac acum 12-14 ani a fi secretar nsemna o via oarecum lipsit de griji, sub aripa protectoare, de multe ori la propriu i la figurat a efului, o via n care principalele atribuii erau cafeaua de diminea a efului, ziarele, ceva coresponden, telefonul, dar mai presus de toate ocrotirea efului de prezena inoportun a diverilor solicitani, astzi lucrurile s-au schimbat. Aceast imagine perceput de ochiul public ntr-un anumit clieu plasat undeva n sfera derizoriului a disprut, aproape n ntregime, datorit gradului lor de profesionalism, calitii serviciilor de comunicare i administraie pe care le pot oferi. Profesiunea de secretar este poate singura profesiune care a suferit cele mai multe transformri dup 1989, odat cu apariia i la noi a mijloacelor moderne de comunicare i informare. Secretara nu nseamn doar puin dactilografie, picioare frumoase i arta de a face cafea, ea lucreaz acum pe calculator, folosete Internetul, are cunotine de management, marketing, drept, primete i transmite mesaje prin telefon, fax sau e-mail n limbi strine pe care le stpnete mai bine dect eful ei, dispune de un mic atelier informaional, dactilografiaz pe calculator folosind metoda oarb. Ea ntocmete i folosete sisteme sigure de eviden, fiind la curent cu instituiile, organismele i departamentele din ar i strintate cu persoanele lor cheie. Ea este cronicara evenimentelor instituiei sale, autoare de anale nepublicate. E mai uor s gseti un expert sau un strateg dect o secretar bun (Mircea Malia). n prezent secretara deine o funcie indispensabil pentru bunul mers al organizaiei din care face parte i care a devenit acum o ocupaie de un nalt profesionalism. O secretar este o profesionist n adevratul sens al cuvntului. Existena a numeroase coli postliceale, cursuri pentru secretare i chiar colegii care pregtesc tinerele secretare sau asistentele manager, existena Asociaiei Europene a Secretarelor Profesioniste confirm caracterul profesionist al acestei activiti. Profesiunea de secretar, ca attea altele se practic i din vocaie, o vocaie care se poate descoperi, cultiva i perfecta prin intermediul educaiei continue. Secretara modern este o persoan educat i educabil care are capacitatea de a comunica cu oamenii verbal sau scris, de a nelege psihologia lor, o persoan care posed pe lng un cod al eticii profesionale, cunotine legate de profilul firmei i de operaiile tehnice specifice muncii de secretariat, i calitii manageriale la fel de dezvoltat ca ale celor care conduc instituia din care face parte. Secretarele sunt managerii propriilor lor firme secretariatele. Profesiunea de secretar nu reprezint o munc independent. Spre deosebire de un contabil manager, secretara este ntotdeauna legat de o anumit persoan sau de un anumit departament. Ea lucreaz pentru alii, munca ei folosete muncii altora. Rolul principal al secretarei este de a ajuta. Secretara i eful trebuie s formeze o echip n adevratul sens al cuvntului cu drepturi i obligaii reciproce pentru fiecare din membrii echipei. Este esenial ca eful i secretara s gndeasc, s planifice i s acioneze ca o echip. Aa cum succesul juctorilor de tenis la dublu depinde de abilitatea fiecruia de a anticipa loviturile celuilalt pentru a se completa i sincroniza, tot aa eful i secretara trebuie s munceasc din greu pentru a-i dezvolta strategia de echip. Munca unui director i cea prestat de o secretar sunt greu de separat; aciunile directorului i cele ale secretarei sunt complementare, fiind direcionate spre acelai scop. De exemplu trebuie scris un raport: directorul concepe, secretara l prelucreaz, l stilizeaz. Deci sarcina unic a fost aceea de a prezenta un raport care s-a finalizat prin contribuia celor dou persoane, existena uneia depinznd de existena celeilalte. Este cunoscut faptul c atunci cnd eful avanseaz pe scara ierarhic, secretara este luat cu el. (nu este mai puin adevrat c pentru unele secretare exist riscul s rmn fr post atunci cnd eful este schimbat pe criterii politice). Secretara este cea care contribuie la imaginea public a unei firme sau instituii. Ea reprezint prima imagine a firmei, prima persoan cu care se intr n contact (tim cu toi c prima impresie conteaz; imaginea pe care o creeaz secretara este extrem de important. Nu de puine ori am auzit s-au am gndit dac secretara arat aa sau se comport aa ce s mai zicem de ef). Trebuie s recunoatem c n Romnia zilelor noastre, mai ales n instituiile publice de stat, secretariatul apare ca ceva tabu, ca locul unde i este team s intri i s ceri informaii i asta pentru

c unele secretare confund profesionalismul cu atitudinea ostil pe care o afieaz de la prima ora a programului, aducnd astfel un mare deserviciu att efului ct i instituiei unde lucreaz. Rolul secretarei devine mai puin acela de servitoare a managerului i mai mult de manager administrativ. Schimbrile politice din ultimii ani, dispariia confruntrilor Est-Vest au modificat i pieele: ntreprinderile se afl n lupt concurenial, ele trebuie s acioneze i s gndeasc global, deoarece structurile tradiionale ale ntreprinderilor cu diviziunea lor strict a muncii, orientat ierarhic mult prea greoaie pentru a putea reaciona rapid i flexibil la cerinele clienilor. Toate aceste procese determin pentru secretare riscuri i noi anse [1] i anume: n cadrul restructurrii conducerii, n multe uniti se desfiineaz niveluri ierarhice ntregi sau se desprind din ntreprindere domenii complete. Sunt mai puini efi, automat exist mai puine secretare; presiunea crete asupra secretarelor rmase, pentru c eliminarea unor niveluri ierarhice nu nseamn i dispariia tuturor sarcinilor. De regul, sarcinile sunt redistribuite i mresc spectrul de sarcini al celor rmai. progresul tehnologic oblig la nvarea continu, timpul necesar fiind adesea suplimentar. Cine nu ine pasul cu noile tehnologii, i va pierde mai devreme sau mai trziu slujba; apariia pe scar larg a calculatoarelor face ca efii s le foloseasc nu numai pentru a-i rezolva problemele proprii, dar i pentru scrierea, uneori, a corespondenei. Aceasta poate fi considerat fie ca o degrevare a secretarelor, fie ca o concuren. De regul, este mai puin economic i eficient ca efii s-i scrie singuri corespondena. Ei sunt prea costisitori i prea lipsii de experien pe post de scribi. (Ci dintre ei pot scrie repede dup metoda oarb, cu zece degete?) restructurrile le privesc din ce n ce mai mult i pe secretare. Se experimenteaz i se testeaz: secretariatele pe domenii, echipele de secretariat birourile-centre de profit, lucrul de la distan etc. Din fericire, exist i reversul medaliei, iar ansele pentru secretare sunt foarte bune. Dezvoltarea continu a tehnologiei informaionale i comunicaionale reprezint o ans pentru secretare. E-mail (pota electronic), calculatorul, calendarul electronic de termene nseamn pentru secretare o degrevare de muncile de rutin, mari consumatoare de timp. Biroul va deveni mai srac n hrtii, iar ntocmirea, distribuirea i gestiunea informaiilor se vor accelera. Aceasta presupune, ns, cunoaterea tehnicilor necesare. Folosirea acestora prezint pentru secretare urmtorul avantaj: timpul ctigat pe care l poate folosi pentru a obine sarcini mai atractive. Pentru secretare apar i alte perspective [2] i anume: asistena managerial calificat: Dac pe viitor vor fi mai puini efi, acetia vor avea mai mult de lucru, deci, crete domeniul de conducere; se vor schimba i sarcinile de conducere. Conducerea subordonailor se va face mai ales prin comunicare, pentru care efii au nevoie de sprijinul unor asistente calificate, competente profesional i talentate psihologic. n spatele efilor eficieni vor sta n viitor, mai mult dect n prezent, nite administratoare eficiente ale timpului. Asistentele calificate vor gestiona nu numai efii i totalitatea fluxurilor organizatorice din secretariat, ci i pri din sarcinile lor, pe care le vor rezolva independent (de exemplu: sub forma unor proiecte sau domenii proprii de specialitate); prestrile de servicii n mediul birotic: Aa cum am mai spus, tot mai multe firme experimenteaz noi forme de organizare pentru prestrile de servicii birotice. O astfel de form o constituie organizarea unui centru birotic intern al firmei cruia clienii i comand ntocmirea utlrarapid a graficelor lor de prezentare, din care se organizeaz i se dirijeaz video-conferinele, sau prin care se deruleaz organizarea i coordonarea edinelor, congreselor. externalizarea unor funciuni din ntreprinderi: reprezint, poate, o nou ans pentru secretare. Aceasta presupune i o anumit acceptare a riscului. Domeniul se ntinde de la tradiionalul birou de dactilografiat, la organizarea manifestrilor, aranjamentele de cltorii, traducerile i stagiile de formare profesional, cercetarea informaional sau coordonarea.

Multitudinea anselor profesionale este nc imprevizibil pentru persoanele care ndrznesc s se califice continuu. Folosirea acestor anse nseamn conducerea secretariatelor i posibilitatea acordrii asisten efilor, indiferent ce denumire vor purta atunci profesiunile salariatelor. Formarea profesional continu devine obligaie, prin aceasta nu se nelege formarea tradiional, ci nvarea pe tot parcursul vieii profesionale. Cu ct este mai calificat competena profesional, cu att mai interesante sunt sarcinile (i salariile lor) i cu att mai sigure sunt locurile lor de munc. Prin mbuntirea performanei i eficienei muncii lor, ele contribuie la o nelegere mai bun i la o percepie public apreciativ sporit a statutului profesional i social al secretarei n societatea modern. A avea o prezen fizic agreabil, a stpni o limb strin i lucrul pe calculator, sau a dispune de o diplom universitar sunt elemente importante, ns departe de a suplini cei apte ani de acas, permanenta preocupare de a nva, de a se autodepi, precum i grija constant de a pstra proporiile dictate de bunul sim i de respectul pentru ceilali. Competente i contiente de sine aa le dorim pe secretarele i asistentele manageriale de mine. Sperm ca i n contiina concetenilor notri s se formeze acea imagine pe care o merit secretarele de mult vreme. n concluzie, putem spune c orict de multe schimbri vor fi n structura organizatoric a instituiilor, orict de multe i sofisticate echipamente apar, acestea nu vor reui s nlocuiasc niciodat o secretara competent, care se va perfeciona continuu. Funcia de asistent manager Asistentul manager face parte din structurile ierarhice superioare, ca prim subaltern i n acelai timp colaborator apropiat al directorului (general sau de departament). Asistentul manager nu poate da dispoziii nimnui, fr a fi delegat n acest sens de director, doar dac la rndul su are subalterni (secretare). Sunt cazuri n care, prin delegare de autoritate, asistentului manager i se subordoneaz directori de departamente, asistentele acestora etc. Activitatea de asistent manager ofer nenumrate satisfacii personale i profesionale, dar i o serie de constrngeri: Avantaje: un salariu mai mare; condiii de munc mai bune; contacte variate; mai multe responsabiliti; mai mult putere de influen; Constrngeri : deplasri frecvente n provincie i/sau strintate ; program flexibil ; raportri permanente ; obligaii sociale sau mondene : o mai mare disponibilitate ; stagii de perfecionare. Pe de o parte, orice director i dorete un asistent care s primeasc dispoziiile fr a-l contrazice, s fie loial i discret, iar pe de alt parte, independena, inteligena, solicitudinea i responsabilitatea sunt acele caliti pe care trebuie s le aib un asistent manager pentru a-l degreva de anumite sarcini, sprijini i asigura succesul. Sarcinile i atribuiile pe care trebuie s le ndeplineasc un asistent manager depind de poziia pe care eful lui o ocup n structura organizatoric a firmei, precum i de activitatea desfurat de aceasta. Fa de secretara din instituiile de stat, asistentului manager i se cer mai multe cunotine i abiliti (cunotine de management, marketing, drept, psihosociologie, informatic, relaii publice etc.) ; au mai multe responsabiliti. Cele mai importante competene ale asistentei manager sunt : administrarea gestionarea documentelor

corespondena cu partenerii de afaceri motivare-stimulare rezolvare a conflictelor luarea deciziilor negocierea controlul delegarea responsabilitilor raportarea activitii optimizarea forei de munc coordonarea perfecionrii forei de munc comunicarea interpersonal Aceste uniti de competen definesc n mare parte activitatea unei asistente manager, dar aa cum am mai spus, ele se stabilesc n funcie de domeniul n care lucreaz i de poziia pe care o ocup (n subordinea directorului general, a unui director de departament etc.). Asistenta manager ocup o funcie reprezentativ n cadrul firmei, ea reprezentnd cartea de vizit a firmei n faa partenerilor de afaceri. Lipsa de tact, comportamentul ursuz i indiferena acioneaz n mod negativ asupra clienilor. De aceea, o bun asistent trebuie s cunoasc i s respecte regulile bunelor maniere n afaceri, s dovedeasc respect fa de clieni, s respecte timpul celorlali, s fie amabil, binevoitoare i s poat purta n mod plcut o conversaie. Calittile i aptitudinile secretarei (asistentei manager) n condiiile organizrii moderne a unitilor este foarte important ca la selectarea personalului din secretariat s se in cont nu numai de pregtirea profesional, de cunotinele de cultur general, dar i de anumite caliti i aptitudini. Este evident c nu exist nici o secretar sau asistent manager care s ndeplineasc toate cerinele pe care le vom enumera mai jos, dar o secretar bun trebuie s aib ct mai multe din aceste caliti, pe care, printr-o educaie permanent le poate dobndi sau dezvolta. Inteligena n cele dou forme ale sale, teoretic i practic, inteligena presupune: raionament i reflecie pentru a analiza faptele i a ajunge la o situaie real; capacitate de analiz i sintez, ceea ce contribuie la optimizarea activitii; capacitate de adaptare, pentru a face fa dinamicii muncii de secretariat. Secretara trebuie s in cont de schimbrile care au loc n structura firmei, stabilind strategii noi, pe msura noilor situaii. De multe ori specificul muncii de secretariat presupune ntreruperea unor lucrri n favoarea altora mai urgente i mai importante. bun sim i nelegere, n vederea rezolvrii cazurilor sau problemelor dificile i complicate care apar obiectiv n procesul muncii; perspicacitate pentru sesizarea nuanelor. La selectarea persoanelor care urmeaz a lucra n secretariate, testarea perspicacitii, prin folosirea testelor de inteligent este deosebit de important; spirit metodic, rezultat din necesitatea de a se lucra dup un plan al prioritilor i din necesitatea utilizrii corecte a instrumentelor de lucru (agende cronologice i pe domenii de activitate, scadentarul de termene etc.); Discernmnt pentru a permite distincia ntre laturile unei probleme i alegerea celei mai bune soluii. Complexitatea vieii economico-sociale pune, de multe ori, secretara n situaia de a alege ntre dou soluii, ambele rele, pe cea mai puin rea. O alegere corect poate fi benefic pentru firm, la fel cum o alegere greit poate fi n defavoarea unitii respective. Memorie face parte din calitile indispensabile pentru buna exercitare a atribuiilor unei secretare; ea trebuie s rein fizionomii, nume, numere de telefon i adrese, date statistice i alte informaii. Reinerea i utilizarea informaiilor este mult uurat de instrumentele operative (agende, caiete de

sarcini, scadentare de termene, calculator etc.). Este adevrat c memoria este o calitate nativ, dar tot la fel de adevrat este c oamenii mai puin dotai obin rezultate performante prin exerciiu de memorie. Atenia amelioreaz memoria. Ea permite secretarei s rein informaii, nregistrnd i transmind datele fr erori. Iniiativa i permite secretarei s ia decizii rapide n cadrul competenelor atribuite. Iniiativa secretarei scutete conducerea de a nsoi unele decizii mai puin importante de multe amnunte, dar nu scutete secretara de a solicita precizri suplimentare (dac este cazul). n conducerii i nici n iniiativele celorlalte compartimente; Spirit creativ este n strns legtur cu iniiativa. Creativitatea nseamn cutarea continu de soluii care ar putea mbuntii activitatea firmei. Simul estetic se concretizeaz n: preocuparea pentru realizarea unui mediu plcut, ordonat i confortabil, att n spaiul propriu de lucru, ct i n cel al conducerii; strns legtur cu iniiativa este competena, care implic rspunderea, responsabilitatea celui care o ia. Iniiativa secretarei nu trebuie s nsemne imixtiunea n prerogativele preocuparea pentru procurarea unor materiale articole de birotic i papetrie ct mai adecvate, dar i aspectuoase. O atenie deosebit trebuie acordat aspectului estetic al tuturor materialelor destinate afirii (anunuri, etichete, postere etc.). aranjarea cu bun gust n birou a unei vaze cu flori sau a unei plante, a unor tabele sau grafice. preocuparea pentru inuta proprie care trebuie s fie impecabil, ncepnd cu mbrcmintea, nclmintea i terminnd cu coafura i produsele cosmetice folosite. inuta unei secretare trebuie s fie sobr i elegant, fr a avea un caracter festiv. Nu de puine ori, n instituiile publice sau la locul de munc suntem agresai vizual de culorile stridente ale vestimentaiei, ale prului sau machiajului unor secretare i nu numai. Este tiut faptul c secretara (asistenta manager) este reprezentativ pentru instituia din care face parte i de aceea se impune o preocupare permanent pentru felul cum arat. prezentarea documentelor ntr-o form atractiv; aranjarea corect a textelor n pagin; Caliti de organizator i spiritul de ordine sunt necesare att la nivelul conductorilor compartimentelor de secretariat, ct i al fiecrui executant n parte i presupune: ordine n idei; ordine n acte; ordine n pstrarea materialelor de referin; ordine n aranjarea obiectelor.

Caliti de vorbire i redactare sunt considerate aptitudini de baz ale secretarei. Modul n care vorbeti este un element important care contribuie la imaginea unei persoane care reprezint o instituie. Pe lng atitudine i aspectul exterior secretara trebuie s vorbeasc clar (pentru a evita interpretrile), concis (pentru a economisi timpul propriu i pe cel al interlocutorului su), precis (pentru a nu mai fi nevoie de lmuriri suplimentare) i corect din punct de vedere literar i gramatical. Toate acestea trebuie utilizate cu respectarea formelor i formulelor de politee. Politeea este un factor de eficien pentru activitatea unei firme. Nu cost, dar poate aduce mari beneficii. Secretara trebuie s manifeste politee i respect pentru toate persoanele cu care intr n contact. Este politicos i eficient s rspund la ntrebrile ce li se pun chiar i prin da sau nu, dect s rspund nu tiu, venii mine, nu este program cu publicul, etc. Este un act de impolitee s mesteci gum n timp ce vorbeti cu cineva (chiar i la telefon). Meticulozitatea este o alt calitate indispensabil n munca de secretariat. Ea trebuie s priveasc faptele n profunzime, s ncerce s ptrund n esena fiecrei probleme, astfel nct tot ceea ce face s fie riguros, exact, fie c este vorba de agenda de ntlniri a efului, agenda ei cu adrese sau un referat. La corectitudine i precizie se ajunge nu numai controlnd i verificnd informaiile pe care secretara le folosete dar i documentele care

ies din biroul ei. Fiecare proces sau fenomen presupune o analiz atent nu numai a elementelor manifestate superficial, ci este necesar s se ptrund n esena problematicii, astfel nct informaiile prezentate conducerii s fie ct mai exacte. Tact i diplomaie nseamn capacitatea de a lucra, de a vorbi i de a da satisfacie tuturor, de a-i face s se simt importani, chiar i atunci cnd au primit un rspuns negativ. Se tie c nemulumiii sunt o constant a oricrui birou i c de multe ori colegii cer secretarelor s le rezolve problemele lor personale ca i cnd acestea ar fi cele mai urgente. Cu tact i diplomaie secretara trebuie s-i informeze asupra sarcinilor de serviciu pe care le are i a necesitii rezolvrii lor, dndu-le de neles c problemele lor nu pot fi prioritare. De multe ori apare urmtoarea situaie : eful i cere s nu-l deranjeze o jumtate de or orice s-ar ntmpla. Intre timp sun unul din clienii firmei i vrea s vorbeasc urgent cu el. Secretara tie c cel care a sunat este un client cu care firma are o afacere foarte important. n aceast situaie nu este cel mai indicat ca ea s respecte cu strictee indicaia efului. l va ruga pe client s atepte puin i l va informa pe ef de situaia aprut. Cu tact i diplomaie l asigur pe ef c a neles instruciunea lui, dar c mesajul clientului i s-a prut suficient de important. eful va fi recunosctor c a neles situaia i c l-a ntrerupt cu tact.

Punctualitatea presupune respectarea nu numai a orelor de program la serviciu, dar i respectarea orelor de organizare a unor ntlniri de afaceri sau manifestri tiinifice. Autocontrolul Se tie, c secretariatul este locul unde se lucreaz ntr-un ritm alert i deci, posibilitatea de eroare n scris este foarte mare. n aceast situaie autocontrolul este o operaie nu numai indispensabil, dar i obligatorie. Autocontrolul poate mbrca i alte forme: n relaiile cu diferite persoane colaboratoare, este deosebit de important ca secretara s se autocontroleze n vorbire, gestic, comportare. Capacitatea de a comunica. Se pune tot mai mult accentul pe capacitatea secretarelor (asistentelor manager) de a comunica pentru c, cu ct sunt mai mari progresele tehnologice, cu att va fi mai necesar ca vocea uman s poat convinge, s calmeze, s laude i s ncurajeze. efii au nevoie de persoane competente care s poat comunica ct mai eficient cu angajaii firmei, dar i cu furnizorii i clienii. Cu ct capacitatea de a comunica este mai mare cu att va fi mai bun imaginea sa i a firmei pentru care lucreaz. Secretarele care vor beneficia cel mai mult de recompensri prin avansri i mriri de salariu sunt cele cu abiliti de comunicare. Independena. Dei secretara este o verig ntr-un lan, ea trebuie s fie capabil s lucreze i independent : un director sau un avocat angajeaz o secretar pentru a organiza activitatea de birou ct mai eficient i pentru a-l degreva pe el de anumite servicii. Ea nu trebuie s-i cear mereu explicaii, sau soluii. Capacitatea de a colabora. Secretara trebuie s colaboreze n bune condiii, pentru realizarea sarcinilor, att cu eful ct i cu ceilali angajai ai firmei. Ea trebuie s le pun la dispoziie toate informaiile necesare. Atitudinea pozitiv fa de munc. n mod evident duce la productivitatea de ansamblu a biroului. Iat cteva atitudini : Negativ Nu este destul de practic, mai bine renunm De ce s achiziionm un alt dispozitiv ? Pozitiv S analizm toate posibilitile. Poate achiziionarea unui nou dispozitiv va duce la eficientizarea lucrului.

Buna dispoziie i simul umorului. este o atitudine pe care ar trebui s o aib orice secretar n momentul n care trece pragul biroului su. ndeplinirea cu plcere a sarcinilor de serviciu este o dovad a profesionalismului. Loialitatea fa de eful direct i fa de firm, este una dintre cele mai importante caliti ale unei secretare. Loialitatea presupune ataament fa de locul de munc, fa de eful direct, aprarea secretului de serviciu, aprarea intereselor unitii ; orice ef i dorete un subaltern loial pe care s poat baza oricnd. Confidenialitatea. ncepe s devin o cerin care cntrete destul de greu atunci cnd cineva trebuie s obin un post. Sunt instituii care pun foarte mare accent pe confidenialitate (se acord chiar sporuri la salariu). Pstrarea confidenialitii informaiilor fa de cei din afar sau chiar de cei din interiorul instituiei este o sarcin dificil. Presiune exercitat cu scopul de a obine informaii se poate manifesta cu o intensitate crescut, mai ales dac secretara lucreaz pentru o oficialitate aleas sau pentru un ef care ocup o poziie cheie ntr-o instituie. Eficiena secretara trebuie s tie s rezolve sarcinile importante ntr-un timp relativ scurt, pentru ca eful s o poat aprecia la adevrata ei valoare. Ea trebuie s stabileasc corect prioritile pentru a fi eficient. Capacitatea de a lucra sub presiune. n secretariat se ntmpl s apar la un moment dat mai multe probleme urgente care trebuie rezolvate. n birou intr mai multe persoane, fiecare avnd cte o problem urgent de rezolvat. n astfel de mprejurri se manifest ca reacie stresul i iritabilitatea. Fr s intre n panic i cu profesionalism secretara (asistenta) trebuie s ia deciziile cele mai bune i s stabileasc care sunt problemele urgente i importante, fr s jigneasc pe cineva. In afar de aceste caliti i aptitudini, secretarei i se cere un anumit nivel de cultur general, justificat de faptul c ea intr n contact cu muli oameni, diferii ca stil, mai ales atunci cnd este un reprezentant al firmei n aceste contacte. Ea trebuie s aib cunotine din diverse domenii. Astzi exist multe mijloace de informare n mas (radio, televiziune, ziare, Internet etc.) care i permit s fim la curent cu evenimentele din ar i din lume. O bun secretar trebuie s fie interesat de acestea. Cerinele profesionale fa de o secretar sunt la fel de complexe ca i sarcinile pe care le ndeplinete aceasta n cadrul firmei. Calitile profesionale se obin prin studiu permanent, prin observarea celorlali i adaptarea la modul de lucru al organizaiei. Cerinele profesionale se refer la: cunoaterea limbii romne cu tot ceea ce nseamn ea (ortografie, gramatica, vocabular); cunoaterea i utilizarea corect a metodelor i tehnicilor ce constituie baza profesiunii sale: procedee de scriere i citire rapid; procedee de codificare i clasare; cunoaterea a una, dou limbi strine; cunoaterea lucrului pe calculator: tehnoredactare; baze de date; pota electronic; noile tehnologii de transmitere i prelucrare a informaiilor. cunoaterea unor noiuni de psihologie i comportament n relaiile cu publicul (secretara trebuie s fie un bun psiholog, reuind s descopere ce fel de om are n fa i ce poziie trebuie s adopte fa de comportamentul acestuia). cunoaterea unor principii de organizare i conducere; n acest sens, ea trebuie s aib cunotine de drept, marketing, management, contabilitate, psihologie etc. cunoaterea lucrrilor de secretariat i coresponden;

dorina de a se perfeciona continuu n domeniul de activitate al firmei prin studierea literaturii de specialitate i a publicaiilor de profil. Rolul secretariatului n stabilirea relaiilor interpersonale Secretara prin atribuiile specifice, se afl n contact permanent nu doar cu lucrtorii din unitate, ci i cu un numr mare de persoane din afar unitii (delegaii, clieni vizitatori, persoane ce se prezint n audien sau cer diferite relaii). Un element important pentru o secretar const n abilitatea de a lucra i de a comunica cu oamenii. Abilitatea secretarei n relaiile interpersonale const n : stabilirea i meninerea relaiilor de lucru ; depistarea i rezolvarea problemelor folosind raiunea i spiritul de iniiativ ; influenarea opiniei celorlali i ducerea la bun sfrit a negocierilor ; sprijinirea i supervizarea personalului din subordine ; comunicarea efectiv cu alte persoane ; Fcnd o grupare a relaiilor ce se stabilesc ntre secretariat i alte persoane avem urmtoarele categorii : relaiile secretariat conducere (executiv) ; relaiile secretariat alte compartimente ; relaiile secretariat persoane din afar unitii. Relaiile secretariat conducere (executiv) Acest tip de relaie este permanent i n cadrul acestora, secretara trebuie s respecte cerinelor de disciplin, punctualitate i ordine. In acest context, disciplina nseamn respectarea legilor a reglementrilor de ordine interioar, a ordinelor, indicativelor, deciziilor conducerii i pstrarea secretului profesional. Intr-o organizaie pot fi civa directori executivi. Seful ei direct este un membru al echipei manageriale i secretara are un rol important n funcionarea cu succes a acestei echipe. Relaiile secretariat conducere trebuie s se bazeze pe respect i ajutor reciproc. Secretara trebuie s tie care sunt sarcinile i politicile prioritare ale conducerii, ntocmind agenda de lucru n funcie de acestea. De asemenea, secretara trebuie : s se asigure c toate informaiile furnizate conducerii sunt exacte, astfel nct personalul executiv va fi scurt de a verifica toate documentele ; s fie capabil s rspund cu diplomaie oricrei cereri telefonice, iar executivul trebuie s aib ncredere c secretara trateaz toate problemele de serviciu n mod confidenial ; s fie capabil s rezume esena unor lucrri, scutind conducerea de a le mai studia ; s neleag clar scopul muncii i s preia munca personalului executiv n absena acestuia, iar acesta trebuie s fie convins c secretara poate face fa problemelor ce apar n lipsa sa ; s fie bine informat n tot ceea ce face conducerea, nct s-i poat fi de ajutor cnd trebuie ; s menin un climat de bun dispoziie ; La rndul su, eful trebuie s recunoasc dac unele erori au aprut din cauza lui ; s permit secretarei s aib iniiativa n rezolvarea problemelor. Este indicat, ca eful s aprecieze munca secretarei (dac nu material, mcar verbal) aceasta are o influen pozitiv asupra psihologiei secretarei dndu-i mai mult ncredere n ea. Ca secretar ea va stabili relaii i cu alte secretare ale personalului din conducere (de exemplu : s anuleze sau s schimbe datele unei edine sau s cear informaii urgente). De bunele relaii ce se stabilesc ntre ele depinde rezolvarea n bune condiii a sarcinilor de serviciu. Relaiile secretariat alte compartimente Secretarele au legturi cu toate compartimentele din unitate, permanent i n forme variate.

Corespondena primit de la acestea, pentru semnat i expediere, cea repartizat de secretar cu rezoluiile conducerii, lucrrile executate n comun, dactilografierea materialelor elaborate de specialitii din compartimente. Pentru a colabora ct mai bine cu ceilali angajai, secretara trebuie s-i ndeplineasc sarcinile de serviciu (s-i sprijine cu materiale documentare, fie, s le transmit imediat i cu precizie hotrrile, dispoziiile conducerii, s le dea lmuriri), respectnd n acelai timp i alte condiii de ordin comportamental. Secretara trebuie s fie demn, serioas, modest, s arate solicitudine i politee fa de colegii de munc diferit fa de cei n vrst, politee i amabilitate n general. Manifestrile de arogan i ngmfare nu sunt admise, ele aducnd mari prejudicii relaiilor interpersonale. bun relaie bazat pe ajutor i respect trebuie s aib secretara i cu personalul din subordinea sa. n acest caz ea va lucra ca un supervizor i este important s se exprime clar cnd mparte sarcinile i s stabileasc explicit standardele i timpul pentru fiecare sarcin [1] . Ea trebuie s fie permanent un exemplu demn de urmat pentru cei din secretariat. Secretara trebuie s ncurajeze personalul din subordine, s laude munca acestora cnd este bun, iar pe de alt parte dac sarcinile nu sunt ndeplinite la nivelul ateptat, cu tact i diplomaie, ea va arta acest lucru persoanei n cauz i o va ajuta s-i mbunteasc munca. Comunicarea permanent cu personalul din subordine iat cheia multor satisfacii personale. Relaiile secretariat persoane din afara unitii Secretariatul este un factor important n realizarea legturilor ntre instituia pe care o reprezint i persoanele din afar, fie c sunt ceteni, fie c sunt parteneri sau viitori parteneri de afaceri. Priceperea de a ntmpina un vizitator determin calitatea relaiilor ntre cei care sunt viitori colaboratori n afaceri. Se impun cteva reguli pe care o secretar trebuie s le cunoasc : secretara se oprete din lucru, d mna cu el, iar dac l vede pentru prima dat se prezint. Se prezint i vizitatorul i spune scopul vizitei (secretara poate hotr dac problema ridicat de vizitator poate fi rezolvat de alt persoan din unitate). Dac vizitatorul nu dorete s spun scopul, eful este cel care va hotr dac l va primi sau nu. Nu este de competena secretarei s resping un vizitator sau s se poarte nepoliticos pe motiv c acesta dorete s-i comunice personal efului scopul vizitei. s caute s recunoasc persoanele care nu vin pentru prima dat (n cadrul activitii de secretariat memorarea figurilor i a numerelor de telefon este foarte important); s manifeste deferen i atenie fa de toate persoanele, indiferent n ce calitate i cu ce problem se prezint la secretariat; s caute s rezolve pe ct posibil favorabil problemele (n msura n care aceasta este posibil); s aib o atitudine corect; s nu discute cu colegii cu voce tare i s-i supravegheze convorbirile telefonice, atunci cnd n birou se afl o persoana strin; s-l prezinte pe vizitator cu numele i funcia acesta nseamn respect; vizitatorii din afar, nainte de a pleca vor fi rugai s-i comunice numrul de telefon pentru a putea fi contactai; n nici o situaie secretara nu trebuie s aib fa de vizitatori admiraie, surpriz, nemulumire; nu trebuie s discute probleme personale; s in seama de faptul c secretariatul este locul de primire al persoanelor care doresc s vorbeasc cu eful, a vizitatorilor i de aceea camera respectiv trebuie s fie ct mai plcut; autocontrolul permanent asigur o atitudine corect fa de cel care se prezint n secretariat. Primirea vizitatorilor de ctre efi se va face astfel: Imediat caz n care secretara l roag pe vizitator s o urmeze n biroul conducerii, l prezint apoi se retrage.

Dup un timp de ateptare n acest caz vizitatorul ateapt n biroul secretariatului (secretara i propune o ceac de ceai sau cafea); dac perioada de ateptare se prelungete secretara poate reaminti conducerii c are un vizitator. n cazul n care conducerea nu gsete oportun primirea unui vizitator, secretara cere scuze acestuia i-i propune s discute cu eful altui compartiment sau s lase o not scris conducerii care s cuprind obiectul vizitei. Dac vizitatorul i exprim nemulumirea, secretara trebuie s rmn calm, politicoas dar ferm. De obicei, conducerea informeaz secretara asupra primirii unor vizitatori, preciznd data i ora. In ntmpinarea unor vizitatori (sau colaboratori strini), secretara trebuie s fie capabil s discute cu ei, s le dea anumite relaii (ea trebuie s cunoasc cel puin o limb strin de circulaie internaional), s fie bine documentat cu privire la comportamentul i cultura rii de unde vin vizitatorii, pentru a nu face gafe; este un lucru cunoscut c anumite gesturi, pe care noi le considerm normale, la anumite popoare sunt considerate jignitoare. n general, vizitatorii strini i exprim n scris, cu mult timp nainte, intenia de a vizita instituia respectiv. Relaiile cu mass-media Relaiile cu mass-media nseamn activitate de stabilire a unor contacte ale conducerii cu reprezentanii radioului, televiziunii sau presei. Mass-media poate contribui la promovarea unor bune relaii ale firmei cu publicul. Aadar, este n interesul firmei s ofere presei informaii i imagini ntr-o form favorabil pentru ea. n relaiile cu mass-media secretara trebuie: s fie amabil i cooperant; s aib grij s nu divulge informaii secrete sau confideniale; s noteze numele redactorului respectiv, numrul de telefon, numele ziarului, postul de radio sau televiziune i detalii asupra subiectului care intereseaz; dac este necesar, secretara va fixa o ntrevedere cu o persoan din conducere, lsndu-i acesteia timp s-i pregteasc rspunsul. n contextul relaiilor dintre persoane, regulile de conduit i comportare civilizat contribuie la desfurarea normal i fructuoas a acestor relaii. Printre ndatoririle secretarei, obligat prin natura funciei s contribuie la stabilirea unor relaii interpersonale, se numr cunoaterea i respectarea unor reguli de protocol la care se adaug cele de comportament i conduit uzual. Cunoaterea i respectarea regulilor n privina manierelor, a obiceiurilor i a modelelor de comportament care se aplic n anumite situaii le va scuti de greeli i gafe. Astzi, cnd automatizarea a devenit parte integrant din viaa noastr, cnd brbaii i femeile au devenit colegi (tot mai multe femei sunt n posturi de decizie), cnd muli tineri, oameni de afaceri mnnc la fast-food aceste cerine de comportament pot prea demodate, dar ar fi o mare greeal s nu le acordm atenia cuvenit. Chiar dac multor oameni din jurul nostru nu prea le pas de maniere, totui vom fi apreciate dac ne vom comporta aa cum cer regulile, iar satisfaciile profesionale nu vor ntrzia s apar.

CORESPONDENA CA ACTIVITATE A SECRETARIATELOR Noiuni introductive Noiunea de coresponden include forma scris pe care o iau relaiile dintre dou sau mai multe persoane (de obicei sub forma unor scrisori). Dup cum scrisorile se adreseaz unor persoane juridice, sau fizice, acestea alctuiesc subiectul corespondenei oficiale sau private. Corespondena oficial cuprinde totalitatea scrisorilor i actelor, care circul ntre persoane juridice sau ntre o persoan fizic i o persoan juridic, n scopul stabilirii unor relaii ntre ele. ntre o scrisoare i act exist urmtoarele deosebiri:

scrisoarea este o comunicare adresat n scris unei persoane; actul este o dovad scris prin care se constat un fapt, se reglementeaz o obligaie etc. actul are titlu, scrisori purttoare de titlu se ntlnesc mai rar; actul are specificat n cuprinsul su titularul n folosul cruia se face constatarea; majoritatea actelor sunt tipizate; n cazul scrisorilor, tipizarea este rar ntlnit; scrisorile sunt nregistrate n Registrul de intrare-ieire; actele au numere proprii de ordine, pe baza crora se ine evidena emiterii i circulaiei lor (n Registrul de intrare-ieire sunt nregistrate scrisorile nsoitoare ale actelor); scrisorile pot fi redactate i semnate de orice funcionar cu delegaie de corespondent; actele nu pot fi ntocmite i semnate dect de funcionari investii printr-o dispoziie expres a unui act normativ cu aceste drepturi; actul circul de la autor la beneficiar nsoit de o scrisoare; cnd nu se folosete scrisoarea nsoitoare, actul nu poate fi nmnat beneficiarului dect prin luare de semntur; Sfera corespondenei oficiale este larg, ea cuprinznd probleme cu coninut economic, juridic, administrativ, diplomatic etc. Distanele dintre partenerii de afaceri, problemele care apar, ulterior ncheierii tranzaciilor, fac necesar comunicarea prin intermediul corespondenei oficiale. De remarcat c predominant este coninutul economic al scrisorilor oficiale ca urmare a unei economii diversificate i n continu dezvoltare. Importana activitii de coresponden const n faptul c: este un element de baz pentru stabilirea relaiilor ntre unitile economice, ntre persoanele fizice i persoane juridice care sunt obligate s-i rezolve anumite probleme n comun; ofer posibilitatea consemnrii scriptice a unei activiti; constituie un element de nregistrri contabile; servete ca prob n justiie; permite, prin asamblarea scrisorilor ce privesc o anumit problem, constituirea unui ciclu de coresponden ce oglindete apariia, modificarea sau stingerea unor relaii ntre persoane juridice sau ntre persoane fizice i persoane juridice. devine o bogat surs de documentare prin constituirea unui fond arhivistic rednd stadiile evoluiei raporturilor economice, precum i ale evoluiei vocabularului din domenii diferite de activitate. Clasificarea corespondenei Corespondena oficial se poate clasifica dup mai multe criterii: dup criteriul de circumscriere: corespondena intern (ntre compartimente sau responsabili ai aceleai organizaii); corespondena externa (ctre sau de la o instituie spre mediul exterior alt instituie sau persoan) ; dup domeniul de activitate: corespondena juridic (contestaia, ntmpinarea, notificarea, plngerea, cererea de chemare n judecat etc.); corespondena administrativ (referatul, raportul, darea de seam, procesul verbal, decizia, ordinul, dispoziia); corespondena protocolar (invitaii, scrisori de felicitare, felicitri, corespondena tehnica a departamentelor de protocol etc.); corespondena comercial (cererea de ofert, oferta, comanda, reclamaia economic, avizul de nsoire a mrfii, scrisoarea de garanie etc.); corespondena diplomatic (nota diplomatic, scrisorile de acreditare, protestul diplomatic, minuta diplomatic, nota verbal etc.) dup scopul ei: corespondena de solicitare (cererea economic, juridic, etc.);

corespondena de informare (oferta, reclama, raportul, darea de seam, etc.); corespondena de constatare (procesul verbal, etc.) corespondena de decizie, ndrumare, control (ordinul, decizia); corespondena de reclamaie (reclamaia economic, juridic); corespondena nsoitoare de acte; dup criteriul accesibilitii: coresponden secreta (transmis prin mijloace de securitate organizate; folosit n sistemul instituionalizat (Birou Documente Secrete - BDS); corespondena deschis (transmis pe cale obinuit i poate lua toate formele materiale ale corespondenei scrisoarea, faxul, e-mail, telefax, etc.) dup iniiativa trimiterii scrisorii: scrisoarea iniial; de rspuns ; de revenire; dup criteriul suportului: corespondena clasic scrisoarea; corespondena telegrafic telegrama, telexul; corespondena electronic e-mail-ul; dup modul de ntocmire: documente tipizate ; documente netipizate; dup natura i destinaia exemplarelor: originalul (primul exemplar care se trimite destinatarului) cu semntur i tampil, nr. de nregistrare; copia simpl (de arhiv sau de dosar) se scrie odat cu originalul la indigo, nu are tampil nici semntur original. Are numr de nregistrare.; duplicatul originalului pierdut se elibereaz numai dup publicarea pierderii originalului n Monitorul Oficial. Duplicatul este eliberat tot de unitatea care a eliberat i originalul. Pe actul nou eliberat se menioneaz duplicat; are puterea originalului; copia dup original se copiaz exact textul de pe original; se scrie copie, locul sigiliului (LS) i s-a semnat (SS); ea poate fi : copia certificat are configurarea c este valabila; se folosete pentru pstrarea originalului, se semneaz i se elibereaz de secretariatul unitii care pstreaz originalul. Dup colaionare se scrie conform cu originalul, pentru conformitate. Obligatoriu, copia poart semntura i tampila ; copia legalizat este eliberat de notariat. Ea conine reproducerea exact a coninutului actului, dactilografiat n ir indian sau xerox,, precum i ncheierea de legalizare, sub semntura notarului i tampila biroului notarial. Documentele legalizate se nscriu ntru-un registru special la notariat; fotocopia are valoare numai n cazul legalizrii de notariat; extrasul constituie copia unei pri, a unui pasaj dintr-un act de dimensiuni mai mari. Valabilitatea lui este condiionat de certificare. Cerine actuale fa de coresponden oficial Dac admitem c protocolul i eticheta fac parte din mijloacele de stabilire a relaiilor ntre oameni, conform rolului fiecruia, corespondena se supune la rndul ei unor reguli la fel de stricte: tot ceea ce este scris rmne. Se impune din aceast cauz, din partea celor care ntocmesc corespondena o preocupare permanent pentru nsuirea i respectarea unor principii ce stau la baza corespondenei, dintre acestea amintim: Promptitudinea rspunsurilor implic operativitate n rezolvarea problemelor ce fac obiectul corespondenei. Orice scrisoare trebuie s primeasc un rspuns. Dac rspunsul la o solicitare vine

prompt (chiar dac este negativ) i nu cu ntrziere, impresia care ne-o facem despre persoana sau instituia respectiv este c tie s se organizeze activitatea, c este eficient i c ne respect. Elaborarea corespondenei la costuri avantajoase. Costurile unei scrisori sunt adesea subestimate. Costul real al unei scrisori include nu numai papetria i timbrele, ci i costul manevrrii scrisorii prin sistemul potal sau alte mijloace de transmitere, ocupnd timp, necesitnd echipament i spaiu i cel mai important dintre toate este salariul celor care scriu scrisori, al dactilografei sau operatorului ce proceseaz cuvintele pe calculator. nainte de toate trebuie s stabilim dac alegem scrisoarea ca mijloc de comunicare sau alte mijloace mai puin costisitoare. Dac alegem scrisoarea, pentru reducerea costurilor, trebuie s inem seama de urmtoarele aspecte. propoziii scurte i clare; folosirea modelelor de scrisori, modulelor de texte (abloanelor), astfel de accesri fiind mult uurate de calculator; redactarea corect i complet a scrisorilor pentru a evita astfel nenelegerile i implicit revenirile. Stabilirea unui scop precis. Este important s stabilim obiectivul scrisorii, ceea ce dorim, deoarece n funcie de aceast vom aborda diferit destinatarul; obiectivul unei scrisori poate fi: s informm sau s aflm ceva; s motivm sau s influenm; s ne scuzm; s solicitm sau s oferim ceva; s acceptm sau s refuzm; s felicitm; Nivelul ierarhic. Presupune diferenierea i limitarea corespondenei pe paliere ierarhice. Eficien i credibilitate. Eficiena corespondenei se refer la: promptitudine (transmiterea la timp a informaiilor); precizia i caracterul complet al informaiilor; informarea permanent a partenerilor cu privire la noile produse i serviciilor ce pot fi furnizate de firma respectiv; Credibilitatea informaiilor transmise reprezint o condiie esenial n ncheierea unui parteneriat de afaceri. n anumite tipuri de scrisori, n special n reclame i n rspunsurile la reclamaii sunt unele elemente ce au drept efect o doz de nencredere din partea destinatarului, de exemplu: reclama strident promisiunile exagerate; informaiile nefondate i neverificabile; pretextele formulrile pretenioase n care vina este dat pe alii sau pe fora major. Corectitudinea i aspectul plcut: mecanica textului (punctuaia i gramatica) trebuie s fie corect, o greeal de ortografie vorbete despre nivelul de profesionalism al celui care scrie. alegerea stilului corespunztor; asigurarea formatului adecvat (se refer la cum arat pagina scris i dac respect anumite reguli). n general, scrisorile bine prezentate vizual ctig deja de la prima impresie. Adesea acesta este momentul n care destinatarul decide s citeasc scrisoarea i cu ce sentimente s o fac. Efectul psihologic. Textul trebuie s respecte regulile de baz ale psihologiei i va fi astfel formulat nct destinatarul s reacioneze n sensul dorit de expeditori (cazul ideal motivare i nu manipulare). Atitudinea i exprimarea pozitiv. Atitudinea pozitiv presupune o gndire pozitiv sentimente pozitive i tendina de a aciona n mod pozitiv. Exist mai multe modaliti de a asigura atitudinea pozitiv prin scriere. n mare parte aceste modaliti i gsesc expresia prin intermediul limbajului non-verbal al mesajului scris. De exemplu, promptitudinea trimiterii rspunsului (element al atitudinii pozitive) comunic politee i consideraie prin intermediul limbajului timpului. Atitudinea pozitiv n scriere ine,

deci de politee, consideraie, concizie, mod de organizare a mesajului. Exprimarea pozitiv un ton pozitiv poate genera ncredere destinatarului c expeditorul este capabil s rezolve problemele. Chiar i un mesaj negativ poate fi exprimat ntr-un mod pozitiv. De exemplu, mesajul negativ Nu putem s v satisfacem cererea, deoarece fondurile pe acest an au fost folosite poate fi nlocuit cu mesajul pozitiv cererea dv. va fi rezolvat imediat ce vom primi fondurile pe anul viitor sau Ne pare ru c nu putem s v pltim cecul la data de/cecul dv. va fi achitat la data de) Este foarte important s spunem ceea ce putem face, nu ceea ce nu putem face, ceea ce avem, nu ceea ce nu avem. De asemenea, dac destinatarul se face vinovat de ceva este total neproductiv s-l admonestm sau s-l facem s se simt vinovat. Este mai productiv s ne pstrm atitudinea pozitiv i s ne concentrm atenia asupra rezolvrii problemei. Stilul corespondenei oficiale Stilul corespondenei oficiale are caracteristicile stilului oficial-administrativ. Stilul oficial-administrativ se ntlnete n textele i activitile administrative, juridice, diplomatice i economice. Este mai conservator dect celelalte stiluri; este realizat ndeosebi n forma scris monologat, dar poate lua i forma dialogului (n corespondena oficial, n negocieri, n raporturile cetenilor cu autoritilor sau n aciunile judiciare. Se desfoar ntr-un cadru instituional, local i temporal, precis. Formele sale textuale pot fi: normative (legi, decrete, hotrri, ordonane, instruciuni, circulare etc), de documentare (procesul-verbal, memoriul, protocolul, rezoluia, contractul etc.) de informare (anunul, declaraia, ntiinarea, notificarea, formularul de nscriere, telegrama) de serviciu (tabel nominal, inventarul, factura, diploma) de coresponden (scrisoarea, oferta etc). In raport cu alte stiluri este nchis la influene, servind ca surs de mprumuturi ndeosebi stilului publicistic. Fiind mai puin diversificat dect alte stiluri, are i el cteva variante interne [1] : limbajul juridic legislativ (conservator, nediferentiat), limbajul juridic oratoric (caracter oral, deschis apariiei stilurilor individuale) i limbajul administrativ (diversificare terminologic pe domenii, ierarhizare n ceea ce privete puritatea n funcie de situaie sau de destinatar, putnd, de aceea permite unele elemente stilistice individuale. Funciile dominante sunt cele denominativ-refereniale i persuasive (destinatarul fiind avut permanent n vedere n formularea comunicrilor specifice). Stilul corespondenei oficiale prezint anumite particulariti lexicale, gramaticale, sintactice i stilistice. Particulariti lexicale Stilul scrisorilor oficiale reprezint forma specific de exprimare a ideilor, modul n care lexicul este folosit n comunicare gndurilor. Una din condiiile, prin care o scrisoare sau document oficial poate fi bine ntocmit i neles, este alegerea vocabularului celui mai potrivit cu noiunile, ideile, faptele sau problemele tratate. Folosirea terminologiei de specialitate din domeniul respectiv d textelor concizie. Un termen de specialitate poate exprima cel mai exact, concis noiunea sau situaia tratata i poate exprima ideea unei propoziii ntregi. De exemplu: pentru a numi modalitatea de plata pn la bordul unui vas se folosete expresia franco-bordul vasului. Alegerea cuvintelor cu grad corect de specificitate i precizie face scrierea mai convingtoare i mai clar. Folosirea cuvintelor exagerat de abstracte se datoreaz n mare parte unor factori ca: nesigurana, comoditate, lipsa de informaie precum i diferiilor factori de team (de a omite ceva, de a divulga ceva, de a pierde din importan etc.). Cei ce utilizeaz cuvinte pretenioase i savante cred, n mod greit, c aceasta nsemn a scrie bine. Acetia asociaz competena cu parada cuvintelor. Particulariti gramaticale In redactarea corespondenei oficiale se respect formele gramaticale prevzute de gramatica limbii romne, dar specificul stilului corespondenei const i n folosirea anumitor particulariti, i anume:

se folosete pluralul n loc de singular la pers. I, neconcordana ntre numrul real i cel gramatical (se numete pluralul autoritii): V rugm s, Confirmm primirea ofertei dv. ...; semnatarul reprezentnd o autoritate. La persoana a II a se utilizeaz formele de politee ale pronumelui personal dumneavoastr, care se acord cu predicatul la plural : Dv. vei primi, iar n cazul predicatului nominal, cu verbul copulativ la plural, dar cu numele predicativ la singular: dv. suntei reprezentantul firmei. se folosete neconcordana ntre timpul real i cel gramatical, n unele situaii, prin utilizarea prezentului n loc de viitor, cu scopul de a da impresia de sigurana i nu de eventualitate. De ex.: marfa se livreaz la data .. n loc de se va livra sau pentru numirea n funcie se numete n funcia de n loc de se va numi n funcia de . se folosete reflexivul pasiv n locul diatezei pasive: expoziia s-a deschis nu expoziia a fost deschis; reflexivul impersonal nlocuiete diateza activ: se certific vechimea n funcie..., se aplic regulamentul.... Aceste exprimri precizeaz c fapta sau actul respectiv sunt produse de o autoritate, nefiind vorba de o implicare personal. gerunziul folosit la nceput de fraz; acesta la prezent sau la trecut, se raporteaz ntotdeauna la subiectul propoziiei principale. Astfel, formularea: Mulumindu-v pentru scrisoare, primii, Domnule asigurarea sentimentelor mele cele mai bune este greit. Participiul prezent l implic pe autorul scrisorii, n timp ce imperativul se adreseaz destinatarului. Aceast lips de coeren va fi evitat alegnd formula: Mulumindu-v pentru scrisoarea dv., v rog s primii .. se evita folosirea imperativului i a expresiilor imperative. n scrisorile de ndrumare i control se folosete infinitivul cu valoare de imperativ: a se urmri ndeplinirea formalitilor i viitorul cu valoare de imperativ Serviciul Personal va aduce la ndeplinire..., Vor fi sancionai abundena construciilor cu genitivul i dativul (aplicarea prevederilor, n condiiile legii, conform deciziei, n scopul obinerii). frecvena mare a substantivelor, mai ales a celor provenite din infinitive lungi (rezolvare, soluionare, reglementare, etc.), a pronumelor nepersonale (oricine, toi, fiecare etc.) a prepoziiilor i conjunciilor, neutralizarea opoziiei de gen la unele substantive personale (inculpat, nvinuit, donator, contribuabil, etc.) i predominarea singularului (nvinuitul, proprietarul, reprezentantul are dreptul). Particulariti de ordin sintactic

In scrisorile i actele oficiale se respect regulile stabilite de sintaxa limbii romne, dar i n acest domeniu exist anumite particulariti: folosirea ordinii directe n propoziie i fraz (subiect i determinanii si, predicatul i determinanii s); ordinea invers este preferat de stilul literar, istoric. construirea de propoziii i fraze scurte. Frazele lungi, topica inversat dau natere la confuzii, producnd greuti n nelegere; nlocuirea subordonatelor cu pri de propoziie corespunztoare, cnd acest mod de construcie scurteaz textul, mrind precizia exprimrii. n loc de Marfa comandat de dv., pe care am livrat-o la data de vom spune Marfa din comanda dv. nr., livrat la data de introducerea unor formaiuni lexico-sintactice stereotipe care exprim cauza (din cauz...) sau consecina (de unde rezult c...), a unor expresii precum Drept pentru care am ncheiat procesul-verbal, n mod nemijlocit..., n mod obligatoriu.. (n loc de nemijlocit, obligatoriu. Particulariti stilistice

Principalele caracteristici ale stilului corespondenei oficiale sunt: corectitudinea, claritatea, concizia, precizia, sobrietatea i oficialitatea, politeea i demnitatea, naturaleea i simplitatea. Corectitudinea impune respectarea ntocmai a normelor, formelor i regulilor gramaticale, ortografice, de punctuaie, de fonetic. n coresponden, corectitudinea stilului este urmrit i pentru exigene speciale. Scrierea corect a unei scrisori exprim n mare msur respectul pe care l datoreaz i l manifest expeditorul. Corectitudinea n corespondena contribuie la evitarea confuziilor i interpretrilor greite pe care ar putea s le provoace greelile gramaticale. Este suficient plasarea incorect a unei virgule, pentru a schimba ntregul sens al frazei. Folosirea permanent a ndreptarului Ortografic, Ortoepic i de Punctuaie, a altor manuale nu este o dovad de incultur, ci, dimpotriv, de cunoatere i dorina de perfecionare. Cnd ne referim la corectitudine avem n vedere nu numai aspectele gramaticale, ci i aspectele legate de coninutul propriu-zis al mesajului (cifre, date, cotaii, etc.); scrisoarea poate fi folosit adesea ca documente n relaiile dintre parteneri. Claritatea este o particularitate comun oricrui stil, dar n corespondena, n scrierea documentelor este urmrit cu mult grij, ntruct, este vorba de fapte, fenomene, situaii, drepturi, obligaii, rspunderi, care dac nu sunt prezentate clar, produc prejudicii prilor. Claritatea se asigur i prin evitarea tuturor cuvintelor, expresiilor i a formelor gramaticale care nu au circulaie general sau care exprim aproximaii, nesigurana, nelesuri alternative. Concizia este o condiie specific stilului corespondenei, ntruct scrierea, multiplicarea, lectura, etc, necesita cheltuieli de timp i materiale. Aceast trstur stilistic se poate realiza prin fixarea ideilor n propoziii scurte, grupate logic n paragrafe i prin folosirea obligatorie a terminologiei de specialitate. Se pot elimina anumite cuvinte care nu aduc un plus de neles (ex. vom spune dispozitivul este productiv n loc de dispozitivul este bun n ceea ce privete productivitatea, Acest calculator este foarte performant n loc de acest calculator este de foarte buna calitate i de aceea prezint performante foarte bune). n acelai timp, o scrisoare trebuie s fie complet. Nimic din ceea ce poate duce la elucidarea problemelor tratate n scrisori nu trebuie omis. Orice omisiune duce la scrisori suplimentare. Precizia se asigur prin utilizarea terminologiei de specialitate, prin folosirea obligatorie a unitilor de msur oficiale, prin exprimarea n litere, alturi de exprimarea cifric ori de cte ori este vorba de sume, cantiti, etc. Sobrietatea i oficialitatea este impus de faptul c actele oficiale trebuie s aib un caracter obiectiv, impersonal. Sobrietatea este nrudit cu concizia, dar n plus, ea se apropie de aspectul oficial, pe care trebuie s-l ofere certificrile i toate relatrile care se fac n coresponden. Comunicarea n actele oficiale trebuie s fie lipsit de ncrctura afectiv. Politeea i demnitatea stilul corespondenei trebuie s fie prin definiie un stil al politeii i demnitii. Politeea este ceva elementar, ceva ce sta n firea oricrui om civilizat. Nu costa i poate aduce profit i alte beneficii. A spune mulumesc, va rog, apreciez, sunt recunosctor, etc. sunt formulri care trebuie s fie prezente n orice scriere. n coresponden nu se admite, sub nici o form, polemica i limbajul de indignare, chiar i atunci cnd emitentul scrisorii a suferit din partea corespondentului anumite neplceri. Folosirea pluralului autoritii, al pronumelor de politee asigura aceste cerine. Naturaleea i simplitatea. n baza acestor condiii, stilul corespondenei, este i trebuie s fie direct i firesc, neforat; se impune folosirea cuvintelor simple, nepretenioase. Trebuie s scriem pentru a exprima i nu pentru a imprima (prin cuvintele folosite).

Stilul, n scrierea mesajelor este subordonat unui scop precis, controleaz un anumit impact i ton i este definit de acea alegere a cuvintelor, propoziiilor i formatului paragrafelor care prin calitatea de a fi potrivita situaiei, contextului i destinatarului, produce reacia i rezultatul dorit. Tonul unui mesaj este definit de percepia destinatarului, de ceea ce citete ele printre rnduri i n spatele cuvintelor. Tonul se definete astfel prin capacitatea pe care o are stilul unei scrisori de a produce anumite reacii cititorului (destinatarului). Dificultatea controlrii tonului unei scrisori const n faptul c acesta este dependent i de percepia cititorului, percepie care este strict individual. Abrevieri folosite n corespondena oficial

Folosirea abrevierilor prezint un triplu avantaj: economie de timp n ce privete redactarea, citirea, dactilografierea documentelor; economie de spaiu n pagin i economie de materiale (hrtie, panglic n cazul folosirii, maini de scris, cartu, cerneal n cazul folosirii imprimantei. Deosebit de important este ns folosirea corect a abrevierilor, att din punct de vedere al scrierii lor, ct i al poziionrii n fraz. Se recomand, utilizarea raional a abrevierilor n sensul de a nu face abuz de abrevieri n text, ceea ce ar conduce att la ngreunarea citirii i nelegerii cuvintelor i expresiilor pe care le reprezint, ct i la considerarea scrisorii ca o lips de politee fa de destinatar. In corespondena oficial se admit, n general, numai: abrevieri prevzute de ndreptarul Ortografic al Academiei Romne, pentru cuvinte i expresii din vocabularul obinuit. abrevieri consacrate de tiinele teoretice i aplicate n fiecare domeniu de activitate specializat (bancar, financiar, contabil, matematic, fizic, etc.) abrevieri consacrate n uzana lucrrilor de secretariat i coresponden n ara noastr, pentru scrisori ntocmite n limba romn. Abrevieri consacrate n corespondena internaional, cnd scrisorile sunt adresate partenerilor externi. Nu se vor folosi abrevieri n titulaturi (se scrie Domnule Director i nu Dl. Director; Ordinul nr. i nu Ord. nr.) Elaborarea mesajului scris Succesul unor scrisori nu este ntmpltor; el este rezultatul unei munci i experiene ndelungate. Cei ce scriu trebuie: s in seama de termenii de specialitate adecvai; s construiasc corect frazele din punct de vedere gramatical; s aib un stil agreabil; s cunoasc i s respecte anumite norme i standarde de scriere. Decisive pentru succesul unei scrisori sunt nu numai canalele de transmitere i stilul, ci i forma, structura i mai ales coninutul. Un coninut i neadecvat, erorile de adresare, greelile gramaticale, tonul, impactul i stilul greit sunt doar cteva dintre elementele care pot crea o imagine nefavorabil att celui care scrie scrisoarea ct i firmei pe care o reprezint. Se cunoate faptul c orice scrisoare echivaleaz cu o carte de vizit a celui ce o expediaz. O scrisoare bine redactat poate aduce mari servicii: s ne reprezinte ntr-un loc unde nu putem participa, s ne apere interesele, atunci cnd din motive obiective nu o putem face personal. Multe scrisori de afaceri se dicteaz sau se scriu direct, fr prea multe pregtiri. Experiena ndelungat a secretarei (asistentei manager) face, adesea inutile proiectarea i conceperea scrisorilor. Pentru rspunsurile la scrisorile de rutin, secretara va nota pe margine sau sub textul expeditorului indicaiile necesare. Pentru a ctiga timp pot fi folosite ca model copiile altor scrisori trimise. Nu trebuie pierdut din vedere faptul c datorit tehnicilor de comunicare, pe de o parte, ct i amplificrii schimburilor la nivel mondial, pe de alt parte, au aprut i modaliti noi i rapide de

transmitere a mesajelor, dar n ciuda existentei telegrafului i a telefonului, a telexului i telefaxului, scrisorile oficiale continua s-i pstreze locul i importana lor. In fapt, abstracie fcnd de costul ridicat al mijloacelor moderne de comunicare, majoritatea mesajelor transmise prin telegraf sau telefon, trebuie confirmate n scris; n plus, chiar redactarea sau decodificarea unei telegrame sau a unui telex presupune din partea expeditorului i a destinatarului cunotinte care sunt incluse n tehnicile de redactare a corespondenei n forma sa clasic. Pentru scrisorile mai importante i mai complicate, care necesit o atenie deosebit, este necesar o pregtire temeinica a acestor. Etapele ntocmirii unei scrisori sunt: Stabilirea scopului (ce dorim cu aceast scrisoare); Documentarea consta n culegerea informaiilor necesare pentru tratarea subiectului; informaiile se pot obine prin: studiul corespondenei deja existente; folosirea documentaiei interne i externe; consultarea actelor normative care reglementeaz probleme de tipul celor care fac obiectul mesajului respectiv; folosirea jurnalului sau a agendei.

Aceste informaii nu sunt introduse ca atare n text, ci sunt supuse unui proces de selecie, modificare prin operaiile de analiza, sinteza, etc. Sistematizarea materialului deja cules sub forma unei schie care poate fi simpl sau dezvoltat; Scrierea ciornei. Uneori pot fi scrise mai multe ciorne pn la obinerea formei finale. n aceast etap se acord atenie deosebit introducerii (care constituie cartea de vizit a textului) cuprinsului (care trebuie s se deruleze logic) i ncheierii (care sintetizeaz mesajul textului, reprezentnd ultima impresie cu care rmne destinatarul). Revizuirea i corectarea nu reprezint o etap formal. Textul este citit de mai multe ori din perspectiva ansamblului i pe fragmente mai mari sau mai mici, verificnd organizarea textului (structura, ierarhizarea i ordonarea ideilor), controlnd i corectnd greelile gramaticale, de punctuaie i stngciile lingvistice. Dactilografierea scrierea cu ajutorul calculatorului sau a maini de scris, apoi formatarea i editarea (scoaterea la imprimant). Folosirea pe scar tot mai larg a calculatorului determin uneori pericolul ca forma s predomine asupra coninutului. Noile posibiliti de concepie aduc cu ele i tentaia de a prezenta opere de art n loc de simple scrisori.

FUNCIILE SECRETARIATULUI MODERN Lector univ. drd Maria PARIZA Colegiul Universitar de Administraie i Secretariat Universitatea Ovidius Constana Consideraii generale privind evoluia meseriei de secretar abordare evolutiv a meseriei de secretar nu se poate realiza dect n contextul evoluiei istorice a managementului i a mijloacelor de comunicaie. nc din fazele de nceput, n practicarea acestei meserii, descoperim trei coordonate eseniale care i-au marcat funcionarea pn astzi: meseria de secretar a aprut i a funcionat ntotdeauna pe lng factorii de decizie ai vieii economico- sociale;

tratarea informaiei scrise, a stat la baza acestei activiti i, confidenialitatea, a constituit o cerin esenial sub aspect deontologic. Coordonata confidenialitii este sugerat chiar de termenul secretar(), provenind din latinescul secretum (secret, tain) i desemnnd o persoan care tie i pstreaz secrete. Sub aspect practic, meseria de secretar preced n timp istoric, apariia denumirii sale. Dac inem cont de faptul c primele forme ale scrierii au aprut din necesitile administraiei de stat de a emite dispoziii, de a da ordine i a administra bunuri, putem lega apariia acestei meserii de casta scribilor, secretarii autoritilor, considerai a constitui prima celul a birocraiei, n Orientul antic [1] . n special, n perioada faraonilor egipteni, scribii au fost printre primii colaboratori specializai n comunicarea scrisa. Problema confidenialitii se punea, la vremea respectiv, numai pe cale oral, fiind extrem de rare persoanele care tiau s citeasc. Aa se explic i practica unor autoriti de a tia limba scribilor, spre a se asigura de pstrarea secretului profesional. Termenul grammatikos, [2] denumind n limba greac i profesia de secretar, poate fi considerat cel mai sugestiv, n ceea ce privete posibilitile asocierii acestei meserii cu nceputurile scrierii. Treptat, prin trecerea de la un sistem economic la altul i prin evoluia mijloacelor de comunicaie, se contureaz alte coordonate funcionale ale acestei profesii. [3] In perioada feudalismului, o data cu schimbrile produse n sistemele de conducere prin apariia anumitor grade de ierarhizare si, prin apariia hrtiei ca suport informaional, munca de secretariat capt contururile specializrii. Astfel, persoana desemnat cu titlul de secretar, n Evul Mediu, se ocupa de corespondena monarhului sau a unor nali demnitari. Aceasta presupunea meninerea n continuare, a sarcinilor iniiale de caligrafiere a textelor, la care sau adugat alte operaiuni de expediere dar i de eviden a circulaiei documentelor scrise. In epoca modern, o dat cu ptrunderea mainilor de scris mecanice n structurile administrative, imaginea secretarei se va asociata att de profund cu acest mijloc de imprimare a textelor, nct activitatea sa se va confunda pn n epoca contemporana, cu aceea de dactilograf. Trebuie s precizm, ns, c din punct de vedere istoric, aceast meserie a aparinut brbailor, pn la nceputul secolului XX, cnd au nceput s fie promovate drepturile ceteneti refuzate femeii secole de-a rndul. Nici Revoluia Francez cu ideile ei luminoase nu a avut curajul s lanseze femeia n viaa administrativ, dar a declanat goana dup o egalitate de sexe. [4] n epoca contemporan, conform statisticilor, 95% din funciile de secretar sunt ocupate de femei, n special n rile Europei Occidentale, ele dovedindu-se mai dotate dect brbaii n domeniul competenei sociale i al inteligenei emoionale. [5] Se contureaz, astfel, noi cerine, privind practicarea acestei profesiuni. Managementul modern, cristalizat ca tiin tot la nceputul secolului XX, dezvolt noi valori, privind resursele umane i resursele informaionale, la aceasta aducndu-i contribuia tiine precum sociologia, psihologia, ergonomia. Noile dimensiuni ale managementului au presupus, desigur, i reevaluarea auxiliarului su de baz, secretariatul. n spatele acestui curent ascensional se afl i dezvoltarea continu a tehnologiilor informaionale i comunicaionale care au revoluionat viaa birourilor. Astzi, competenele secretariatului impun n egal msur, cunotine, informaii i deprinderi cerute muncii tradiionale secretariale la care se adaug altele noi: domeniul biroticii. Abordnd, cerinele actuale ale acestei profesiuni, la modul general, putem enumera: stpnirea procedeelor de citire i scriere rapida; utilizarea calculatorului n editarea de texte i pentru baze de date; utilizarea celorlalte aparatelor de tratare a informaiei i comunicaie; cunoaterea principiilor de organizare a timpului i a documentelor; posedarea i si exercitarea a 1-2 limbi de circulaie internaional; cunotine generale de statistic i contabilitate; abiliti de comportament n relaiile cu publicul i ali factori; Din aceast perspectiv, activitatea

secretariatelor devine tot mai complex i specializat. Secretara este tot mai implicat n procesul de gndire fiind nevoit de multe ori s preia pri din activitile conducerii spre a le prelucra independent, s gestioneze fluxuri de informaii i timpul managerilor, s manevreze mijloace tehnice de tratare a informaiei i de comunicaie. Posibilitile sale de degrevare a aciunilor managementului sunt nelimitate. Cu privire la perspectivele acestei profesii, n lumea occidental s-au exprimat trei curente de opinie: [6]

ntr-o prim categorie se ncadreaz cei care consider c rolul secretarei este depit i c n viitor va disprea. Argumentele care se aduc n acest sens, privesc evoluia rolului calculatorului pentru activitatea fiecrui manager i de aici, ideea c, n timp, calculatorul va ajunge s suplineasc rolul secretarei; n a doua categorie pot fi ncadrai cei care consider ca, dimpotriv, rolul secretarei este n continu cretere i c nici calculatorul nici altceva nu va reui s-o suplineasc; un al treilea curent, susine c, n perspectiv, secretara i va depi statutul profesional actual, fiind tot mai implicat n activiti paraprofesionale n care competenele ei s impun cunotine noi din alte domenii (economie, management, juridic), alturi de cele tradiionale. Privit din aceast perspectiv, activitatea secretariatelor nu va mai fi exercitata de oricine i oricum. n rile occidentale se experimenteaz i testeaz pentru viitor, secretariate pe domenii, echipe de secretariat pentru prestri de servicii birotice sau pentru lucru la distan. Funciile secretariatului modern Activitatea de secretariat se exercit n toate sistemele economico-sociale, inclusiv n firme, indiferent domeniul acestora de activitate. Componenta structurala cu rol complementar pe lng de un post de conducere, secretariatul efectueaz lucrri de natura administrativa, de rutina, pentru degrevarea titularului funciei n cauz. n echipa manager-secretar, o sarcin unic este finalizat prin contribuia celor dou persoane. Astfel, managerul concepe un document, sau aplic o rezoluie pe o cerere. Secretariatul va prelua, n continuare, toate operaiunile ce in de redactarea, stilizarea, distribuirea sau memorarea informaiilor prelucrate. Complexitatea procesului de munc, variaz n funcie de dimensiunea i complexitatea structurii organizatorice, de stilul de management, de dotarea tehnic i nivelul de pregtire al secretariatului. Literatura de specialitate, privind managementul competitiv, consider c utilizarea eficace a secretariatului, constituie o modalitate esenial de amplificare a eficacitii muncii manageriale. Un secretariat bine organizat i competent poteneaz munca managerului prin mai multe elemente: degreveaz managerul de o serie de aciuni de rutin, pur administrative, contribuind, astfel, la utilizarea raional a timpului de lucru de care el dispune; creeaz condiiile preliminare pentru realizarea de ctre manager a unor contacte operative i eficiente cu persoane din interiorul i exteriorul organizaiei; asigur vehicularea corespunztoare a informaiilor la nivelul conducerii firmei, cu deosebire n perimetrul ealonului superior al acesteia; contribuie decisiv la organizarea raional a activitii managerilor de nivel superior din cadrul firmei (directori generali, directori executivi). Aceste elemente stau la baza principalelor funcii ce revin secretariatului: Funcia de tratare a informaiilor; Funcia de documentare; Funcia de filtru i legtur n contactele conducerii; Funcia de asistare direct a managerului;

Funcia de reprezentare. n continuare, vom aborda activitile i atribuiile specifice pe care le implic fiecare funcie n parte, metodele i tehnicile specifice dobndite n practicarea acestei profesiunii, precum i tendinele de evoluie a profesiunii n contextul general al transformrilor economice, tehnice i sociale. O astfel abordare trebuie privit, ns, doar ca posibilitate de sistematizare teoretic a procesului muncii de secretariat, deoarece, n practic, o serie de activiti pe care le vom trata distinct n exercitarea unei funcii, sunt necesare n ansamblul exercitrii acestei profesiuni.

I. FUNCIA DE TRATARE A INFORMAIEI Rolul secretariatul n sistemul informaional al organizaiilor Noiunea de informaie, n activitile administrative, nu trebuie confundata cu cea de informaie tiinifica, care constituie baza unei cercetri. La nivelul organizaiilor, orice angajat care vorbete, efectueaz o semnalizare, scrie o cerere, un raport, elibereaz o chitana, o schia etc. emite informaii. De asemenea, un termometru care indic temperatura mediului ambiant sau un calculator electronic care tiprete rezultatul unui calcul, emit informaii. Se poate observa, deci, c informaiile n sensul pe care l-am menionat, pot fi generate de un emitor uman dar i de ctre un dispozitiv programat de om. Valorificarea informaiei pentru desfurarea activitilor administrative se face n urmtoarele etape succesive: Culegerea informaiilor adic recepionarea planificat, urmrind un anumit scop; Prelucrarea informaiilor presupunnd totalitatea transformrilor la care sunt supuse mesajele recepionate, n aa fel nct, s rezulte informaii distincte de cele recepionate. De exemplu, prin centralizarea unor date, un funcionar va ntocmi documentul sau lucrarea numita Centralizator care cuprinde informaii noi, fa de datele recepionate; prelucrri de informaii sunt i diversele calcule matematice pe care le efectueaz calculatorii umani sau mainile de calcul. n general, prelucrarea informaiilor constituie partea cea mai complex i subtil dintre etapele procesului informaional. Stocarea informaiilor (sau memorarea) este operaia prin care o cantitate de informaii este nmagazinat pe un suport material sau n creierul uman; aceast informaie poate fi recepionat de mai multe ori, fiind conservat, n funcie de necesiti sau importan, pentru perioade mai scurte sau mai ndelungate de timp. Parcurgerea acestor etape constituie aa numitele procese informaionale. Pentru a fi valorificate, informaiile trebuie s circule. Schimbul de informaii n interiorul organizaiilor sau ntre organizaii este denumit comunicaie. Procesele comunicaionale cuprind fazele de predare, transmitere i primire a informaiilor. In orice structur organizatoric, aceste procese nu se desfoar la ntmplare ci sunt strns intercolerate, constituind sistemul informaional al unei organizaii. Orice angajat, implicat n activitile de birou, trebuie s cunoasc proveniena informaiilor pe care le culege, natura informaiilor, avantajele i dezavantajele metodelor i mijloacelor de prelucrare, direcia de transmitere i rolul lor n sistem. Secretariatul, prin rolul sau de auxiliar circumscris conducerii, opereaz, desigur, cu informaiile materializate i nematerializate care circula la acest nivel al organizaiei. Gradul de complexitate, al activitilor specifice procesului informaional, variaz n funcie de complexitatea activitii de management, a deciziilor i aciunilor ntreprinse de managerul cruia i este subordonat secretariatul. Structura timpului de lucru a unui manager, analizat din diferite puncte de vedere, de ctre specialiti n domeniu, se consum astfel: primirea de informaii 23 % luarea de decizii 41% dare de dispoziii 1% schimb de informaii 4%

elaborare de informaii 4% executare de lucrri 5%_ confirmare decizii 8 % explicaii, ndrumri 14% In aceste condiii, se poate afirma c informaia constituie o resurs fundamental a procesului de management pentru atingerea obiectivelor organizaiei. Sistemul informaional al organizaiilor asigur coeziunea sistemului de conducere. Informaia circul pe canale formate de legturi ierarhice i funcionale materializate de structura organizatoric a unitii. Din sistemul informaional face parte i sistemul de comunicaii prin care se pun n contact sursele de informaii prin intermediul reelelor. Tipologia circuitelor informaionale la nivelul secretariatului In sistemul informaional al organizaiilor, secretariatele manageriale se constituie ca adevrate centrale de comutaie a informaiilor, unde acestea converg din toate prile ntreprinderii i din exterior. structurare orientativ circuitelor informaionale specifice biroului de secretariat, s-ar prezenta astfel [1] : n secretariate se constituie un important canal informaional n relaiile ierarhice directe cu conducerea, n sensurile: de la conducere spre secretariat circuit informaional linear i descendent; se concretizeaz prin dispoziii verbale personale sau prin microfon, note scrise cu indicaii pentru efectuarea unor lucrri, rezoluii pe acte, pe scrisori, solicitri de legturi telefonice, etc. de la secretariat spre conducere circuit informaional ascendent i linear; se concretizeaz prin: comunicri verbale personale sau prin microfon pentru stabilirea contactelor telefonice, anunarea sau prezentarea vizitatorilor la conducere, prezentarea corespondenei i a altor documente din arhiva curent a secretariatului etc. Secretariatul este o central n circuitul ascendent i descendent al informaiei ce se desfoar ntre conductor i subsistemul condus: circuit ascendent n etapa premergtoare deciziilor, furniznd conducerii informaiile obinute de la diferite compartimente ale organizaiei, eventual selectate prin tehnici specifice. circuit descendent prin care conducerea organizaiei, n exercitarea funciei de comand, emite decizii de organizare, coordonare i execuie ctre subsistemul condus; acestea se concretizeaz prin ordine, dispoziii, circulare, redactate i transmise de ctre secretariat. circuit ascendent n cursul executrii deciziilor, adic informaiile de control prin care conductorul se asigur dac deciziile transmise au fost executate; se concretizeaz prin de dri seama, rapoarte, pontaje i alte situaii sintetice. Este faza de retroaciune (feed-back-ul) n exercitarea funciei ce control i evaluare.

Secretariatul este o central de comutaie a informaiilor pentru informaiile care intr din mediul extern ctre toate nivelurile organizaiei i a celor care ies din organizaie spre mediul extern. Orice organizaie are relaii cu mediul economico-social: organe financiare, bancare, organizaii ierarhic superioare sau subordonate (filiale, agenii, sucursale), alte organizaii i parteneri de afaceri. Comunicrile oficiale se desfoar cu preponderenta prin scrisori, chiar dac ntr-o faz iniial se poart eventuale comunicri verbale. Circuit informaional orizontal i linear se stabilete ntre diferite compartimente de secretariat, n cadrul relaiilor de cooperare, atunci cnd dimensiunile organizaiei permit astfel de structuri. Experiena practic arat c: procurarea, culegerea, valorificarea i transmiterea direcionat a informaiilor reprezint o sarcina centrala a muncii moderne de secretariat.

Tratarea informaiei scrise, la nivelul secretariatului, presupune o serie de operaiuni care sunt n general: logice (sortare, clasare, grupare);, intelectuale (redactare de texte, traduceri); de prezentare (nscriere simpla, imprimare special, afiaj, etc.). -administrative (ndosarieri, setri, tampilri etc.). In vederea uurrii activitii, se utilizeaz numeroase mijloace de tratare manuale i automatizate. Tratarea eficienta a informaiei scrise specifice activitii de secretariat este condiionata de o serie de factori, dintre care cei mai importani ar fi: gradul de pregtire profesional pentru aplicarea corect a metodelor i tehnicilor de lucru; gradul de implicare n domeniul n care activeaz managementul; gradul de stpnire a mijloacelor tehnice de tratare a informaiei; gradul de adaptare la ritmuri variate de munc. Organizaiile genereaz o mulime de documente cu caracter administrativ. Orice activitate economic, administrativ social, cultural sau tiinific, apare nti ca idee, apoi se concretizeaz treptat n documente care adeveresc, constat sau preconizeaz fapte. Documentele scrise sunt utilizate, n proporie ridicat, i pentru comunicarea cu persoane din interiorul sau din afara organizaiei. Dincolo de situaiile n care comunicarea scris este absolut necesar, n practic se nregistreaz aa numitul mit al hrtiei. Sistemele de computere genereaz o mulime de hrtii iar copiatoarele omniprezente ncurajeaz reproducerea documentelor ntr-o larg distribuie, avnd n vedere uurina cu care acestea pot fi obinute. Conform unor investigaii, n acest sens, n economia german [2] prin anii 1997, mai mult de 80 % din totalitatea informaiilor erau memorate pe hrtii i nu puteau fi accesate dect manual, iar 20% se gseau sub form structurat, memorat electronic. Stocarea electronic permite accesul la o cantitatea mare de informaii Informaiile de pe hrtii pot fi digitalizate prin scanare i fcute astfel prelucrabile i gestionabile. Aceste procedee sunt ns posibile numai n unele domenii de activitate, cum ar fi ntreprinderile care au baze de date structurate, referitoare la clieni i la modalitile de facturare corespunztoare i care nlocuiesc formularele de hrtie cu documente electronice. n acest sens, putem meniona bncile, societile de asigurri generale i de sntate, societi de telefoane etc. In principal, tratarea informaiei n secretariate presupune: activiti cu corespondena organizaiei; reproducerea de texte sau scrierea dup dictare; traducerea documentelor. Comunicarea scris se realizeaz prin intermediul corespondenei. Activitatea cu corespondena Noiunea de coresponden include forma scris pe care o iau relaiile dintre dou sau mai multe persoane. Dup cum scrisorile se adreseaz unor persoane juridice sau persoane fizice, acestea alctuiesc obiectul corespondenei oficiale sau private. Corespondena oficial cuprinde totalitatea scrisorilor i a actelor care circul ntre persoane juridice sau ntre o persoan fizic i o persoan juridic. Sfera corespondenei oficiale este larg i cuprinde probleme cu coninut juridic, economic, organizatoric, administrativ, diplomatic etc. Pentru exercitarea acestei activiti trebuie respectare anumite principii: evitarea corespondenei inutile, n cazul n care unele probleme pot fi rezolvate prin contact personal sau telefonic; promtitudinea rspunsurilor operativitate n rezolvarea problemelor ce fac obiectul corespondenei.

In pofida existentei telefonului, a faxului i a cutiei potale electronice comunicaia prin coresponden clasic predomin n viaa organizaiilor. Factorii care stau la baza meninerii acestei forme de comunicare se justific astfel: consemnarea scriptic a unei activiti cu elementele de autenticitate (tampile, isclituri) au valoare probatorie juridic, deci, putere de convingere mai mare n relaiile oficiale ale organizaiilor; constituie o baza de nregistrri contabile; expeditorul i destinatarul au n fata texte identice; elaborarea scris ofer un timp mai mare de gndire pentru formularea i structurarea ideilor ; comport un anumit ascendent al emitorului fa de receptor; scrisorile oficiale pot fi ulterior transmise i pe alte canale (fax sau pota electronic); permit, prin asamblarea scrisorilor ce privesc o anumit problem, constituirea unui ciclu de coresponden ce oglindete naterea, modificarea sau stingerea unor relaii ntre persoane juridice i persoane fizice; prin constituirea unui fond arhivistic, corespondena poate deveni o surs de documentare. In ceea ce privete dezavantajele comunicrii scrise, putem enumera: depersonalizarea comunicrii prin eliminarea relaiei directe ntre participani; consum ridicat de energie uman n prelucrarea informaiei, cu implicaii asupra multiplicrii posturilor din structura organizatoric; costuri ridicate care presupun nu numai cheltuieli directe precum, salarii, hrtie, mijloace de prelucrare, imprimare i transmisie dar i indirecte, cerute de conservarea n dosare i spaii special amenajate; prin extensie, din punct de vedere ecologic, comunicarea scris presupune o serie de costuri sociale: exploatarea pdurilor, efecte poluante ale fabricilor de hrtie n mediu. 3.1. Ciclul operaiunilor practice de secretariat cu corespondena

Operaiuni cu corespondena primit Verificarea corespondenei este operaiunea necesar pentru a constata eventuale greeli de expediie, dac numrul scrisorilor corespunde cu cele scrise n condica de expediie sau dac sunt n stare bun. Semntura de primire n condica de expediere sau n cea a registraturii trebuie s fie lizibil. In ultimul timp, se pune i problema coletelor suspecte sau a scrisorilor capcan. Indiciile n acest sens ar fi: o form sau o mrime neobinuit, srme ataate, urme de ulei sau de grsime pe ambalaj, greutate prea mare fa de mrimea lor, miros de migdale sau o gaur de ac n ambalaj. Se recomand, ca n astfel de situaii, s se aeze pachetul pe o suprafa plan, ct mai departe de birou i s nu se deschid pn la verificarea acestuia de ctre persoane competente n astfel de situaii.

Deschiderea plicurilor se face, n general de ctre secretar, numai dac exist acordul conducerii n acest sens. Recomandri: nainte de deschidere, se grupeaz n teancuri distincte scrisorile recomandate (se semneaz de primire), private (confideniale, personale), cele marcate Urgent, alte scrisori adresate firmei i, eventual, scrisori Adresate greit. Scrisorile marcate urgent vor fi deschise cu prioritate; Nu se deschid scrisorile care poart meniunea Personal strict secret, Strict personal Verificarea coninutului scrisorii dup deschidere

Se verific dac nu lipsesc file sau anexe ale scrisorii; Dac se constat lipsa unei anexe se face o not pe scrisoare n acest sens, nainte de distribuire; Dac lipsa unei anexe nu permite rezolvarea problemei n scrisoare, se comunic imediat expeditorului aceast problem; Filele anexei se prind mpreun cu scrisoarea; Plicul se prinde de scrisoare n urmtoarele situaii: a) dac scrisoarea nu are adresa expeditorului; b) dac adresa menionat n interior nu este identic cu cea de pe plic; c) dac timpul scurs ntre data sosirii i data expedierii este prea mare, spre a se constata cauza ntrzierii prin verificarea tampilei potei; Sortarea corespondenei primite Dup deschiderea plicurilor, corespondena se sorteaz n trei grupe: a) cele care necesit atenia conducerii; b) cele care necesit atenia altor persoane din organizaie; c) cele care necesita atenia secretariatului. Pentru uurarea operaiunii de distribuire a corespondenei, de o deosebit utilitate s-au dovedit etajerele cu compartimente pentru fiecare serviciu. Datarea i aplicarea tampilelor de nregistrare Menionarea datei pe scrisoare este importanta pentru urmtoarele motive: constituie o justificare pentru problemele care nu s-au putut rezolva la timp din cauza primirii cu ntrziere a documentului; data sosirii este o posibilitate de amplasare n timp, n cazul folosirii ulterioare a scrisorii; Data se va amplasa, pe ct posibil, ntotdeauna n acelai loc, adic sub data de origine a expeditorului pentru scrisori i sus n dreapta pe prima pagin, pentru corespondena ieit ca rspuns sau din oficiu.

nregistrarea corespondenei n Registrul de Intrare-Ieire Aceast operaiune se efectueaz conform instruciunilor de aplicare a Legii Arhivelor Naionale nr. 16 / 1996 art. 8, 9, privind Evidena documentelor (nota de trimitere la Arhivistic). Repartizarea corespondenei pe compartimente In prealabil, se face o selecie a scrisorilor oficiale de cele personale i se aeaz n ordinea importantei. Dac mai multe persoane trebuie s ia cunotin de coninutul unei scrisori se procedeaz astfel: se face un duplicat al scrisorii se ntocmete un tabel cu urmtoarele elemente: primitor, semntura, data tabelul se transmite fiecrei persoane nsoit de scrisoare, fiecare semnnd de primire. Avantajele sistemului: scrisoarea original rmne la secretariat, evitndu-se pierderea sau deteriorarea; prin trecerea datei cnd a fost primit scrisoarea de fiecare persoana poate fi depistate mai uor compartimentele n care a fost reinut mai mult timp. Alte posibiliti: secretariatul trimite cte o copie a scrisorii ctre toate compartimentele, dup aplicarea rezoluiei de ctre conductor; secretara face copii dup fragmentele scrisorii care intereseaz un anumit compartiment. Operaiuni cu corespondena expediat Scrisorile expediate de organizaii pot fi: rspunsuri la scrisori primite scrisori expediate din iniiativa organizaiei cunoscute sub denumirea de coresponden din oficiu. Corespondena poate s provin din toate compartimentele organizaiei.

Dac soluionarea unei corespondene primite comport o perioad mai ndelungat de timp, organizaia expeditoare trebuie anunata printr-o scrisoare din oficiu spre a i se explica motivul ntrzierii i termenul prevzut pentru rspunsul definitiv. Indiferent de metoda folosit, secretariatul mai are urmtoarele responsabiliti: s anune termenul la care trebuie s rspund; s vegheze asupra respectrii termenului i obinerii ciornelor pentru dactilografiere.

Redactarea corespondenei Situaii: o Scrisoarea este conceput de manager.

In aceast situaie, secretariatul va asigura documentaia necesar (scrisoarea primit i alte date sau informaii legate de coninutul scrisorii expediate. o Scrisoarea este conceput de alte compartimente secretariatul va procesa scrisoarea n forma final i o va multiplica n numrul de exemplare cerute; poate interveni n corectarea eventualelor greeli de formulare sau de ortografie, gramatic sau punctuaie; va verifica i va ataa anexele la scrisoarea corespunztoare; o Scrisoarea este conceput de secretariat n cazul corespondenei de rspuns, se analizeaz rezoluia i dispoziia primit, se consult corespondena anterioar i documentaia la care se refer; n cazul scrisorilor din oficiu, se alege modelul adecvat dup tipul de coresponden, se adun i se studiaz actele normative sau alte documente care reglementeaz problema ce constituie obiectul scrisorii, se culeg informaii de la serviciile de specialitate i de la cei n drept, dac e cazul (manager, consilier juridic, efi de compartimente). se ntocmete ciorna sau conceptul scrisorii i eventual, se prezint spre avizare personalului de specialitate. se dactilografiaz sau proceseaz corespondena; se verifica identitatea ciornei cu materialul dactilografiat i se face corectura eventualelor greeli sau omisiuni. Introducerea corespondenei n mapa managerului i prezentarea la semnat. Corespondena de rspuns se prezint n mapa nsoit de corespondena de baz.

tampilarea scrisorilor se efectueaz numai dup semnarea de ctre cei n drept i numai de ctre persoana nsrcinat cu pstrarea tampilei. tampila se aplic pe semnturile autorizate. nregistrarea corespondenei n Registrul de eviden la rubrica Ieiri i aplicarea datei i numrului de nregistrare pe fiecare scrisoare expediata.

Scrierea adresei pe plic

Distribuirea rapid a corespondenei depinde de scrierea corect a adresei care trebuie s cuprind elementele: numele destinatarului; numele strzii; i numrul; numele localitii; oraul cu oficiul potal; numele judeului/ districtului; codul potal; ara. Se noteaz fiecare element al adresei pe un rnd, separat; Se las n partea superioara a plicului loc suficient pentru timbre, marca de scutire de taxe sau stampila potei ; Se scrie codul potal n partea de jos a adresei; Se scrie orice meniune special, ca de exemplu: Personal, Secret, In atenia , separat de adresa, de obicei la dou spaii albe de numele destinatarului; meniunea Urgent se va scrie pe plic n dreapta i dedesuptul adresei; Se verific dac timbrele corespund cerinelor potei Adresele de pe plicuri sunt confruntate cu antetul scrisorii nainte de mpturire. mpturirea i introducerea scrisorilor n plic Se procedeaz astfel nct, atunci cnd se scoate scrisoarea din plic, antetul s fie n partea de sus; Se evit mpturirea scrisorii mai mult dect este nevoie pentru a fi introdus n plic. Introducerea anexelor n plicuri Anexele de mrimea scrisorii se mpturesc simplu, mpreun cu scrisorile; Dac anexele conin mai multe foi, acestea se capseaz ntre ele, dar nu se prind de scrisori. Se mpturete anexa, se mpturete scrisoarea i se introduce anexa n ultima mpturire a scrisorii; Anexele mai mari dect scrisoarea (brouri, prospecte, cataloage etc.) se expediaz n plicuri mari. Scrisorile, n acest caz pot fi introduse n prealabil ntr-un plic mai mic, care poate fi sigilat sau nu, n funcie de cerine, i introdus n plicul mare; Anexele mai mici dect scrisoarea se prind de scrisoare, n colul de sus, stnga. Dac sunt mai multe anexe, cea mai mic va fi prins deasupra. Plicurile sunt repartizate i legate n pachet dup criteriile de expediere: a) cu adrese n aceeai direcie; b) recomandate; c) strintate Expedierea corespondenei prin pot In organizaiile mari, se ocupa de primirea i expedierea corespondenei, serviciul de registratura. Modalitile de expediere a corespondenei pot fi: expediere prin posta, prin fax, cu ajutorul curierilor. Alegerea uneia sau alteia dintre aceste ci se face n funcie de distana pn la destinatar, de importana scrisorii, de costul expedierii .a. Pentru expediere se ntocmesc borderouri de expediere, dup urmtorul model (vezi model). Borderou de expediie nr. Nr. Nr. Data Destinatar Localitatea Greutatea Taxa Nr. crt. nre reci gist pis (lei) rare Asemenea borderouri se ntocmesc separat pentru urmtoarele situaii: scrisori simple loco; scrisori recomandate loco; scrisori simple alte localiti; scrisori recomandate alte localiti; scrisori simple pentru strintate; scrisori recomandate pentru strintate. Pot fi stabilite i alte categorii n funcie de specificul activitii organizaiei.

Pe fiecare borderou se totalizeaz costul expedierii pentru descrcarea funcionarului responsabil cu aceast problem, de sumele sau timbrele potale ce i-au fost ncredinate. Borderoul se ntocmete zilnic cnd exist coresponden de expediat prin pot. Toate scrisorile primite i expediate de o instituie ntr-o zi, se numesc pota zilei. In cazul expedierii corespondenei prin curier se folosete Condica de expediie cu urmtoarele rubrici (vezi tabel). Nr. Data Nr. de Destinatar Nume Semntura crt. nregist i rare penum e Expediia prin curier se practic n aceeai localitate. Condica de expediie este un instrument de eviden i control asupra micrii corespondenei i actelor. Poate fi folosit n acelai scop pentru distribuirea i circulaia actelor i n cadrul organizaiei, ntre compartimente. Dup expedierea corespondenei se sorteaz copiile i sunt transmise compartimentelor de resort, iar corespondena secretariatului se ordoneaz n dosare.

II. FUNCIA DE DOCUMENTARE 2.1. Noiuni generale privind tiina documentrii Materia prim a acestei activiti o constituie documentul. Etimologic, termenul document provine din latinescul documentum, cu sensul de ceea ce servete la a nva, a se instrui, termen intrat cu acest sens n limba francez n secolul al XII-lea. A fost preluat ca neologism n limba romn, circulnd cu sensul juridic modern, pn n secolul al XIX-lea, cnd s-a fixat i impus terminologia tiinei documentarii. In accepie larg, noiunea de document este definit ca: orice baz de cunoatere fixata material, nregistrat sau susceptibil de a fi utilizat pentru consultare studiu sau prob. Iniial, termenul documentare a indicat activitatea de informare prin intermediul documentelor, cu sensul reflexiv al verbului a se documenta. dat cu evoluia mijloacelor de comunicare materializate, nelesul modern al termenului s-a extins spre sensul tranzitiv al verbului, adic activitatea de a informa pe alii, caracteristica care predomin n organizarea modern a acestui domeniu. In accepiune curent, a documenta nseamn a depista, a coleciona, conserva i pune la dispoziia consumatorilor de informaii surse de cunotine dobndite anterior asupra problemei ce intr n sfera de interes a acestora, fixate n documente de orice gen. Aceast definiie cuprinde activitatea de documentare n sensul cel mai general posibil. n general, termenii informare i documentare tind n exprimarea obinuit spre sinonimie, ambii presupunnd un fapt de cunoatere. Deosebirile dintre cei doi termeni, deriv tocmai din termenul document. Informaia presupune un fapt de cunoatere care poate fi emis sau recepionat sub form materializat sau nematerializat, pe cnd, documentarea presupune numai forma materializat. ntre cele dou posibiliti de cunoatere, exist, ns, nu numai deosebiri de natur ci i de valoare. Informaia transmis oral, rapid, este recepionat cu un grad de aproximaie, presupus de o astfel de transmisie. Documentarea presupune o recepionare mai metodic i mai temeinic, memoria vizual a fiinei umane fiind mai puternic pe tot parcursul vieii, deci i cea mai important. Valoarea informaiei documentare const i n perenitate. Fiind fixat pe suport material, ea poate fi transmis n spaiu dar i n timp.

Permanena este calitatea esenial a documentului. Din cele mai vechi timpuri, tezaurul de cunotine al omenirii s-a pstrat mai ales prin obiecte concrete, purttoare de informaii. Dictonul latin Verba volant Scripta manent exprim tocmai aceast contientizare a omului asupra necesitii nregistrrii informaiilor pe suport material rezistent. Tipologia informaiei documentare cunoate astzi o diversitate att de mare, nct, posibilitile de clasare i subclasare sunt greu de reprezentat ntr-o singur structur schematic (vezi schema 1) prim etap de clasificare se poate realiza, pornind de la definirea general a termenului, conform trilogiei suport documentar tehnica de nregistrare semne convenionale de transmitere a mesajului. Dup suportul documentar (denumit i mediu suport, purttor de informaie sau mediu de nregistrare) sunt : documente istorice nregistrate pe suport istoric (argil, piatr, papirus, pergament, tblie de lemn, pnza etc.). documente contemporane-nregistrate pe suport modern (hrtie, carton, material plastic etc.) documente tehnice - nregistrate pe suport tehnic care poate fi: suport optic (pelicula fotografica, celita, pelicula de film); suport magnetic (benzile magnetice, cartele magnetice, discurile compacte audio); Necesita utilizarea unui echipament tehnic pentru a fi consultate. Dup tehnica de nregistrare (de fixare pe suport)

documente obinute prin metode clasice de nregistrare: documente manuscrise; documente dactilografiate (maina mecanic de scris); documente tiprite (imprimare cu ajutorul tiparului); documente xerografiate (fotografiere, scriere uscat); documente xilografiate (texte gravate n lemn); documente litografiate (texte gravate n piatra). documente realizate prin metode moderne de nregistrare: nregistrare electromagnetic: documente audio (discuri, benzile magnetice etc.) documente video (filmate cu camera de luat vederi simple sau digitale, sau generate de calculator); nregistrare electronic documente electronice (sunt cuprinse fiierele de date i software-urile de aplicaie; ele pot fi nregistrate pe suport hrtie, magnetic, optic sau orice alt suport conceput pentru a fi prelucrat pe calculator sau printr-un procedeu similar) Dup semnele convenionale folosite; documente scrise (avnd la baza litera) documente grafice (n care predomina imaginea) schematice (scheme, planuri, grafice, diagrame, hrtii); imagini reale sau concrete (desene, picturi, ilustraii, stampe etc.). Fiecare dintre clasele menionate poate fi, la rndul sau, subclasat dup alte criterii. Vom reda, n acest sens, cteva posibiliti de subclasare a documentelor scrise pe suportul modern, hrtie, avnd n vedere faptul c aceast categorie de documente intr n sfera de interes a muncii administrative. Documentele imprimate Dup natura mesajului: texte date (numerice, alfanumerice) Dup form: foi volante brouri cri Dup gradul de implicare intelectuala: documente primare (cri beletristice, tratate, monografii, studii) documente secundare (dicionare, enciclopedii, bibliografii, cataloage, ghiduri etc. obinute din prelucrarea documentelor primare)

Documentele manuscrise: documente istorice: inscripii, condici, acte, corespondena elaborat de-a lungul timpului de ctre organe de stat, instituii i persoane particulare cunoscute sub denumirea de arhivalii documente contemporane: documente create de organele de stat, organizaii publice s-au private. In cazul unei clasificri, sub aspectul comunicrii, dup forma de emitere sunt: documente vizuale documente sonore iar dup forma de receptare, vor fi respectiv: vizuale, incluznd aici: documentele scrise sub toate formele i tipurile prezentate, documentele grafice (schematice i iconografice) auditive: banda magnetic, discuri, casete audio, care necesit un echipament pentru audiere. audio-vizuale: film sonor, televiziune tactile alfabetul Braille pentru nevztori. Organizaiile creatoare de documente, practica la rndul lor, alte criterii de clasificare n funcie de sfera de activitate. Putem meniona, astfel: dup sfera de aplicare: legi, decrete, hotrri guvernamentale, ordine, decizii, dispoziii, hotrri judectoreti etc. dup destinaie: documente pentru uz intern (rapoarte, decizii, regulamente, dri de seama etc.), documente care intra i ies din organizaie (corespondena); dup natura proceselor reflectate: documente comerciale, documente financiare etc. Marea diversitate a categoriilor de documente a determinat i apariia altor definiii, cu sens mai restrns, n funcie de sfera de interes a diferitelor domenii de activitate. Astfel, din punctul de vedere al biblioteconomiei, documentul este definit ca informaie nregistrat care poate fi tratata ca unitate ntr-un flux documentar, indiferent de forma sa materiala i de caracteristicile acesteia. (Standard ISO 2789). In sens juridic, unele dicionare i enciclopedii, definesc documentul act oficial sau particular prin care se adeverete sau de preconizeaz un fapt, se confer un drept sau se recunoate o obligaie. In Dicionarul tiinelor Speciale ale Istoriei [1] termenul document este definit n sens generic ca nsumnd toate categoriile de surse care pot transmite date istorice (inscripii, urme de civilizaie materiala etc.) dar i n sens arhivistic, definind toate sursele pe supori friabili, realizate cu ajutorul grafiei, fotografiei, nregistrrilor sonore, cinematografice sau a altor imagini care prezint interes pentru cunoaterea istoric. Funcia general a documentarii tiinifice este aceea de a sprijini cercetarea i creaia. Astfel, personalul care are atribuii de documentare mediaz informaia ntre productorii i consumatorii de informaii. Desigur, problemele acestei tiine la nivel de instituii specializate sunt mult mai vaste n ceea ce privete specializarea personalului, tehnicile de specialitate i funciile sale. Ceea ce am intenionat s evideniem este faptul c, n proporii restrnse, metodele i tehnicile acestei tiine au ptruns i n activitatea organizaiilor economico-sociale, indiferent de domeniul de activitate, acestea fiind mari generatoare de documente. Astfel s-a dezvoltat documentaristica, ca ramur a tiinei documentarii, presupunnd totalitatea metodelor i tehnicilor de colecionare, ordonare, evideniere a documentelor constituite ntr-un birou cu scopuri practice, constituind arhiva vie a organizaiilor, pn la etapa de depunere n arhiva de depozit. 2.2. Activitatea de documentare la nivelul secretariatelor Despre o activitate de documentarist, la nivelul secretariatului, putem vorbi n msura n care se apeleaz la metodele i tehnicile acestei discipline n organizarea documentelor i informaiei n scopul regsirii operative, n faza de tratare. Dac arhivarea se refer la documente a cror problem a fost tratat, documentarea se refer la adunarea de documente nainte ca problemele s fie tratate.

Secretariatul trebuie s furnizeze operativ orice document sau informaie coninut n acestea, att la solicitrile managementului ct i ale personalului sau colaboratorilor externi cu care se stabilesc contacte. Aceasta este una dintre atribuiile sale fundamentale n exercitarea acestei profesiuni. Rezolvarea eficienta presupune o bun cunoatere a tipologiei documentelor pe care le manevreaz sub multiple aspecte (forma, coninut, destinaie, etc.), precum i o bun stpnire a metodelor i tehnicilor de evident, sistematizare clasare i arhivare. ntr-o abordare sistematizat, aceast activitate poate fi privit din dou direcii, fiecare presupunnd particulariti de aciune.

Secretariatul organizeaz documentele rezultate din activitile managerului s-au ale altor compartimente din organizaie, n cazul n care funcioneaz centralizat, i gestioneaz informaiile coninute n acestea. n aceasta situaie are rol pasiv atunci cnd le primete i activ cnd le prelucreaz i transmite . Secretariatul asigur documentarea managerului cu alte documente din domeniul de specialitate sau pentru informare curenta: cri, reviste etc. n aceasta situaie are rol activ n depistarea surselor interne i externe precum i n organizarea i distribuirea lor, aciunile avnd tangenta cu domeniul documentarii tiinifice. 2.2.1. Gestionarea documentelor rezultate din activitatea managerului n cadrul organizaiei Spre deosebire de alte birouri care au funcii specializate, informaiile fiind mai omogene i mai uor de structurat i ordonat, n birourile manageriale converg extraordinar de multe i de diverse informaii. Acestea difer att n privina coninutului i a expeditorului, dar i ca importan i valoare. n plus, aceste informaii se gsesc pe medii total diferite: hrtii, medii electronice (dischete, benzi sau discuri magnetice) sau pe medii de memorare optic (C D-ROM). De asemenea, cele tradiionale, pe hrtie, pot avea forme de prezentare diferite: foi volante, care constituie ponderea documentelor administrative, registre sau condici, brouri, pliante, plane, etc. Aceste documente se pstreaz temporar n biroul secretariatului, ntr-o structur organizat, n scopul valorificrii practice. Cerine generale, n asigurarea condiiilor de stocare a documentelor: Posibilitatea de operare simpl i rapid; S fie uor accesibile, adic dulapurile trebuie aezate ntr-un loc convenabil iar dosarele din interior s fie uor de localizat; Rafturile s fie potrivite pentru scrisorile primite, avndu-se deci n vedere volumul, mrimea, i natura corespondenei; Posibilitatea extinderii, n perspectiva, dac este necesar; Folosirea spaiului numai pentru documente folosite n mod curent; Existena unor condiii de siguran privind informaiile confideniale. Criteriile de organizare trebuie s fie att de bine cunoscute i de clare, nct personalul secretariatului s nu se ezite nici o clipa atunci cnd se ndreapt spre un dulap, spre un raft i apoi spre un dosar sau alt unitate de pstrare. Pn la etapa de constituire a unitilor arhivistice, secretariatul trebuie s-i construiasc o strategie zilnica de repartizare a documentelor. n continuare, vom reda n ordinea prioritii, cteva strategii de operare, n acest sens. Organizarea locurilor de staionare Regula coordonatoare: Existena prea multor locuri de staionare ngreuiaz regsirea rapid a documentelor, de aceea secretariatul va reduce la minimum alternativele n care pot gsi documentele. ntr-o prim etap, trebuie abordat problema distribuirii n spaiu a documentelor, dup criteriile: mediul de nregistrare sau forma de prezentare. n aceasta situaie, problema este foarte simpl: se vor stabili de la nceput locuri distincte sau, la modul ideal, mobilier i suporturi adecvate pentru dischete, CD- uri, registre sau condici.

Este posibil, de asemenea, s existe n sfera de activitate a managementului sau a organizaiei i documente audio-vizuale, filme fotografii a cror pondere depinde de domeniul de activitate, precum cel cultural, religios, artistic, militar, tiinific etc. Probleme deosebite, n privina staionarii documentelor, le ridic, desigur, foile volante, reprezentnd documentaia specifica activitii administrative. Multe secretare se confrunt cu problema regsirii ct mai rapide a acestor documente, ntruct se pot afla adesea n mai multe locuri. De exemplu: n teancurile de documente de pe propriul birou care urmeaz a fi prelucrate n ziua respectiva; pe supori proprii ateptnd rezolvarea unor probleme sau alte revizii; n vrafurile de documente de pe birourile efilor; n teancul de documente pregtit pentru sortare i clasare; n arhiva curenta a compartimentului. In afara de acestea, informaiile se pot gsi i n sistemul de prelucrare automat a datelor. Se pot evita astfel de situaii, aplicndu-se urmtoarea strategie, ori de cte ori se ia contact cu un document pentru prima oar:

Se verific dac acesta este important pentru alii, sau pentru secretariat. Aciune: a) dac este important pentru alte persoane din organizaie va fi transmis imediat, notndu-se unde a fost repartizat; b) dac este important pentru secretariat, vezi 2. documentului va fi verificat dac necesit sau nu prelucrare sau dac nu prezint interes i poate fi deja distrus. Aciune: cel care nu necesit prelucrare se repartizeaz direct n arhiva; b) cel care necesita prelucrare, vezi p. 3; va fi analizat sub aspectul urgentei i prioriti execuiei. Aciune: cel care suporta o planificare, va fi distribuit ntr-un dosar cu documente n ateptare iar celelalte vor rmne la dispoziie pe birou. Dac se procedeaz astfel, consecvent, un document nu se poate afla dect n trei locuri: n prelucrare, pe biroul secretarei sau ntr-un loc rezervat documentelor care au nevoie de tratri ulterioare, fie sub forma de rspuns, fie c genereaz obligaii ulterioare periodice, deci documente asupra crora trebuie s revenim pentru urmrirea unor probleme. Astfel de documente sunt: corespondena, rapoartele de activitate, planurile. n vederea pstrrii lor s-au conceput o serie de sisteme. n arhiva, unde va fi introdus n unitile clasate; n alt birou, putnd fi controlat pe baza notei. n cazul corespondenei, aceasta situaie se rezolv prin consultarea Registrului de Intrare-Ieire. Reducerea volumului de documente staionate n birou Este o operaiune necesar pentru economisire de timp i spaiu. De aceea, dup operaiunile menionate anterior, secretariatele trebuie s-i construiasc o strategie de a mai diminua din hrtiile rmase. Sunt situaii n care, prin experiena practic, este uor de luat decizii n acest sens. Astfel, pot fi distruse imediat, reclame, oferte nesolicitate, invitaii la manifestri care nu prezint interes pentru organizaie. Selecia devine ns dificil n cazul informaiilor care nu sunt att de evident inutile. Pentru o operare corespunztor n astfel de situaii, se recomand consultarea cu consilierul juridic al organizaiei, cu conductorul, cu arhivarul arhivei de depozit sau cu alte persoane abilitate care trebuie s-i asume n scris aceasta responsabilitate. n urma acestui demers se poate ntocmi o list orientativ n care se vor scrie motivaiile pentru care trebuie pstrate documentele, i care va fi consultat ori de cate ori exist dubii n privina distrugerii anumitor documente, astfel:

aa cer forurile legislative pot constitui dovezi, demonstraii sau fundamentri n anumite situaii ulterioare sunt importante pentru luarea unor decizii, pentru informarea managerului sau informare proprie concepe noi soluii sau idei creatoare poate fi util n oferirea de servicii clienilor interni i externi asigura arhivarea, ntruct nimeni nu mai dispune n organizaie de documentul n cauza, sau nu este responsabil de arhivarea lui. n vederea pstrrii documentelor aciunile de organizare presupun doua etape:

Clasarea documentelor operaiune prin care toate documentele, indiferent de forma, de frecventa utilizrii se aranjeaz ntr-un sistem raional n condiii de accesibilitate i sigurana, formnd arhiva activa. Arhivarea operaie prin care, n momentul ieirii din uz documentele grupate n uniti arhivistice, dup norme prestabilite, se depun n arhiva de depozit a organizaiei. * (nota de trimitere la arhivistic). 2.2.2. Clasarea documentelor Clasarea este operaiunea prin care documentele care staioneaz ntr-un birou (acte, foi volante, condici, registre, fotografii, plane, cri, periodice, casete diskete, i alte documente tehnice)se repartizeaz n grupe omogene, n raport cu anumite criterii i subcriterii specifice tipurilor de documente. n practica birourilor s-au consacrat o serie de metode de clasare, avnd la baza principii ordonatoare alfabetice, cronologice, numerice, alfa- numerice, zecimale. Optarea pentru o metod sau alta, depinde de natura documentelor, de specificul activitii, de volumul documentelor manipulate. n cazul documentelor generate de activitile administrative, logica alegerii, unuia sau altuia, dintre sistemele de clasare consacrate, se explica prin optarea pentru unul, dintre urmtoarele elemente comune, obligatorii pentru orice document emis: Numele organizaiei emitente Nume de persoane i funcii responsabile Data (de emitere sau de primire) cu elementele: an, luna, zi Numr de nregistrare (la emitent sau destinatar) Localitatea (emitentului sau destinatarului) Denumirea documentului sau genul (chitana, proces verbal, decizie etc.) Probleme sau subiecte (coninut) Principiul ordonator depinde de elementul ales pentru regsirea mai simpl a documentelor. dac se opteaz pentru data, ca element ordonator, se va institui o clasare cronologica; dac se opteaz pentru denumirile de organizaii sau numele de persoane evideniate n documente, clasarea va fi alfabetica etc. Ceea ce trebuie reinut, referitor la aceast etap: Un sistem de clasare nu se stabilete dup bunul plac al personalului, ci dup criterii de eficiena, conturate n funcie de cerine practice, specifice unui compartiment. De exemplu, un serviciu de resurse umane va folosi un sistem de ordonare alfabetica a dosarelor, un serviciu de export va folosi un criteriu geografic, etc. Odat stabilit, se va aplica unitar i continuu. Clasarea cronologic Aceast metod de clasare presupune ordonarea documentelor n dosare, pe msura ce intr n unitate, cele mai recente plasndu-se deasupra celor cu dat mai veche. Un exemplu clasic, n acest sens, este Registrul de Intrare Ieire.

Avantajele sistemului: regsirea unui document se rezolva rapid, cu condiia ca solicitantul s cunoasc data exact la care documentul a fost nregistrat. Sistemul este util, n special pentru clasarea documentelor care constituie un tot omogen precum: extrase de cont, rapoarte cu regim periodic etc. n cazul corespondenei curente, aceasta poate fi localizat cu uurin, documentele fiind grupate dup data la care s-a lucrat cu ele. Exist ns dezavantajul c scrisorile primite i expediate viznd aceeai problem, s fie desprite prin repartizarea cronologica. (vezi i Constituirea dosarelor*)

2.2.2. Clasarea documentelor


Clasarea este operaiunea prin care documentele care staioneaz ntr-un birou (acte, foi volante, condici, registre, fotografii, plane, cri, periodice, casete diskete, i alte documente tehnice)se repartizeaz n grupe omogene, n raport cu anumite criterii i subcriterii specifice tipurilor de documente. n practica birourilor s-au consacrat o serie de metode de clasare, avnd la baza principii ordonatoare alfabetice, cronologice, numerice, alfa- numerice, zecimale. Optarea pentru o metod sau alta, depinde de natura documentelor, de specificul activitii, de volumul documentelor manipulate. n cazul documentelor generate de activitile administrative, logica alegerii, unuia sau altuia, dintre sistemele de clasare consacrate, se explica prin optarea pentru unul, dintre urmtoarele elemente comune, obligatorii pentru orice document emis: Numele organizaiei emitente Nume de persoane i funcii responsabile Data (de emitere sau de primire) cu elementele: an, luna, zi Numr de nregistrare (la emitent sau destinatar) Localitatea (emitentului sau destinatarului) Denumirea documentului sau genul (chitana, proces verbal, decizie etc.) Probleme sau subiecte (coninut) Principiul ordonator depinde de elementul ales pentru regsirea mai simpl a documentelor. Exemple: dac se opteaz pentru data, ca element ordonator, se va institui o clasare cronologica; dac se opteaz pentru denumirile de organizaii sau numele de persoane evideniate n documente, clasarea va fi alfabetica etc. Ceea ce trebuie reinut, referitor la aceast etap: Un sistem de clasare nu se stabilete dup bunul plac al personalului, ci dup criterii de eficiena, conturate n funcie de cerine practice, specifice unui compartiment. De exemplu, un serviciu de resurse umane va folosi un sistem de ordonare alfabetica a dosarelor, un serviciu de export va folosi un criteriu geografic, etc. Odat stabilit, se va aplica unitar i continuu. Clasarea cronologic Aceast metod de clasare presupune ordonarea documentelor n dosare, pe msura ce intr n unitate, cele mai recente plasndu-se deasupra celor cu dat mai veche. Un exemplu clasic, n acest sens, este Registrul de Intrare Ieire. Avantajele sistemului: regsirea unui document se rezolva rapid, cu condiia ca solicitantul s cunoasc data exact la care documentul a fost nregistrat. Sistemul este util, n special pentru clasarea documentelor care constituie un tot omogen precum: extrase de cont, rapoarte cu regim periodic etc.

n cazul corespondenei curente, aceasta poate fi localizat cu uurin, documentele fiind grupate dup data la care s-a lucrat cu ele. Exist ns dezavantajul c scrisorile primite i expediate viznd aceeai problem, s fie desprite prin repartizarea cronologica. (vezi i Constituirea dosarelor*) Clasarea alfabetic Aceast metod de clasare se practic, n special, n instituiile de administraie public cum ar fi primriile, n firme de export, organizaii cu sucursale, filiale, uniti comerciale care au relaii cu furnizori, clieni, servicii de personal, organizaii de asistenta sociala etc. De asemenea, o clasare alfabetic se poate aplica i n cazul n care se alege drept criteriu comun pentru ordonare, subiectul principal al documentelor sau zona geografica. Ordonarea alfabetica presupune organizarea documentelor ntr-un suport specific de pstrare (dosar, plic, mapa i alte mecanisme de prindere) inndu-se cont de elemente comune, precum: denumirile organizaiilor emitente, sau la care se refer documentul, nume de persoane sau denumiri geografice. Problemele deosebite, pe care le prezint acest sistem, apar n de alegerea cuvntului director pentru ordonare. Spre orientare general, putem meniona sistemul crilor de telefon sau al dicionarelor. Intrrile alfabetice nu se fac la ntmplare, ci sunt reglementate prin standarde internaionale elaborate n special pentru activitatea de documentare, precum: STAS 8636 70. Informare i documentare. Ornduirea n catalogul alfabetic pe nume de autori i titluri i n indexuri; STAS 8636 85. Informare i documentare. Reguli de ordonare alfabetica n cataloage i bibliografii. Principii i reguli generale. Trebuie s menionam, de asemenea, c aceste reguli stau la baza programelor de ordonare alfabetic automatizat a informaiilor, deci ele trebuie respectate i pentru a elimina posibile neconcordante care ar interveni n cazul aplicrii acestui sistem. Desigur, ordonarea documentelor generate de organizaii, nu ridic probleme de complexitate precum cele ale documentarii. Pentru o abordare corect a sistemului, atunci cnd predomin o astfel de clasare ntr-o organizaie, este indicat s existe la dispoziie aceste Standarde. Pentru orientare general, vom reda cteva criterii generale privind alegerea cuvintelor directoare n ordonarea alfabetic a foilor volante ce constituie din punct de vedere al formei, ponderea documentelor din birouri. Reguli coordonatoare privind clasarea alfabetic n cazul numelor de persoane Numele de familie, indiferent din cte cuvinte este compus, constituie ntotdeauna cuvntul de ordine sau cuvntul director i se aeaz naintea prenumelui; Ordinea numelor este dat de fiecare liter din cuvnt; n cazul iniialelor identice se claseaz dup a doua liter, dac i aceasta este identic, dup a treia liter, s.a. Exemplu: Edmond, Elisei, Enache, Enachescu, Encica, Enica, Eremia etc. Prenumele nu se scrie sub forma prescurtat. Iniiala se folosete numai pentru patronimic. n situaiile n care sunt nume identice, clasarea se face n ordinea iniialelor prenumelui. Exemple: Popescu Andrei; Popescu, Ion; Popescu, Mihai. n cazul n care exist nume i prenume identice, iniiala reprezentnd numele tatlui va fi luat n consideraie ca element subdirector sau o funcie reprezentativ a persoanei. Exemplu: Dumitracu Gheorghe C.; Dumitracu Gheorghe N. sau Dumitracu Gheorghe (contabil); Dumitracu Gheorghe (jurist), etc. Numele fr iniial va precede, n ordonare, numele cu iniiala; Numele compuse din iniiale desprite cu puncte, preced numele obinuite; n cazul numelor compuse cu cratim, primul nume se considera cuvnt de ordine. Exemple: Nicolae Brad- Georgescu; Luigi Alpago- Novello etc. Aceeai regula se aplica i n cazul numelor compuse fr cratima. Situaiile se ntlnesc, n special, la numele femeilor cstorite care-si pstreaz i numele anterior cstoriei, adugat de obicei dup numele de cstorie.

n cazul n care se opereaz cu nume strine scrise cu alt alfabet (slav, grec, ebraic, arab) se practic transliterarea n alfabet latin, conform normelor standardizate internaionale adoptate ca standarde romane *. Dac numele ncep cu o particul de noblee (de, von) aceasta nu se ia n considerare; Numele gen OMallei sau McDonalds se clasifica ca un singur nume la O sau M. Cuvntul director va fi ntotdeauna subliniat, pentru eliminarea confuziilor ntre nume i prenume, n cazuri precum: Gheorghe Andrei sau Petre Ion Andrei. Pentru orientare rapida n ordonare se recomanda evidenierea cu alte caractere a cuvntului de ordine, n cazul n care se constituie dosar individual pentru fiecare nume. De exemplu, pe document este scris numele sub forma Ion S. Dinu; pe dosar, va fi DINU Ion S. Situaiile posibile de ordonare alfabetica pot fi: de ordonare alfabetic a materialelor n dosare, inndu-se cont de numele persoanelor de unde provin (cereri, oferte, servicii, furnizori, clieni, contracte individuale, fisele posturilor, etc) constituinduse attea dosare cate litere ale alfabetului se regsesc n documentele ordonate (de la A la Z) sau de ordonare alfabetic a mapelor, dosarelor n diferii recipieni sau n rafturi, dosare care pot cuprinde documente diverse referitoare, de exemplu, la un angajat sau la societate, ordonate dup alte criterii impuse de norme legislative. Reguli coordonatoare privind clasarea alfabetic a numelor de organizaii Denumirile organizaiilor sunt compuse de obicei din mai multe cuvinte. Unele cuprind termeni generici, indicnd forma organizatoric (societate comerciala pe aciuni, regie autonoma, asociaie, universitate, fundaie, primrie etc.), altele indicnd obiectul de activitate (Camera de Comer Industrie Navigaie i Agricultura) sau orice alt nume reprezentativ, care o identific ntre alte organizaii, n special, cu acelai obiect de activitate. n ultimul caz, exist o mare diversitate de denumiri, existnd libertatea de opiune a fondatorilor pentru a-i evidenia identitatea. Ele pot proveni din substantive comune, nume de persoane sau pot fi combinaii de silabe, de iniiale, sintagme diferite, cifre etc.). De asemenea, i n antetul documentelor pot fi descrisese n diverse forme. Astfel, unele organizaii practica descrierea integrala a cuvintelor ce compun denumirea, (Societatea comerciala Gemma S.R.L.) sau prescurtat (S.C. Gemma S.R.L.) . n faa unor astfel de situaii, se recomand cteva reguli ce pot asigura unitatea clasrii n scopul regsirii rapide. n cazul Societilor comerciale, cuvntul de ordine l va constitui denumirea reprezentativ a organizaiei.

Exemplu: S. C, METAL STAR S RL; S.C. MIKOS SRL; S. C. MOBITEXT SA. Cuvntul director a fost cel subliniat.

Numele de organizaii, care exprim obiectul de activitate, nu se scriu n antetul documentelor prin forma prescurtat cu iniiale. Exemple: Camera de comer Industrie i Navigaie, antierul de Construcii Navale, Societatea de investiii Transilvania, Banca Romn de Dezvoltare etc. Astfel de nume, chiar dac apar sub forma prescurtat, pe un document, cuvntul director va fi stabilit dup forma neprescurtat a denumirii organizaiei;

Cnd o organizaie are un nume alcatuit din iniiale, stabilite n mod subiectiv, fr ca acestea s aibe legtur cu obiectul de activitate, n ordonare alfabetic, se respect urmtoarea regul:

dac iniialele ce compun numele sunt desprite cu puncte sau spatii albe, documentele sau dosarele purtnd astfel de descrieri se plaseaz naintea numelor ntregi, astfel: E. E. Group SRL; E & R. Bacau; Ecoterm SRL; Electro- Sanitas SRL etc. cele care nu sunt desprite prin aceste semne, sunt tratate ca nite cuvinte, i documentele vor fi plasate n poziia alfabetic fireasc a numelor ntregi. Exemple: IMS SCOR S.A.; INSTANT S.R.L.; INTER S.R.L. etc. acelai obiect de activitate, cuvntul de ordine l va constitui cuvntul care desemneaz localitatea. Exemple: AGROMEC Ciocrlia, AGROMEC Deleni, AGROMEC Tulcea. dac denumirea unei organizaii este compusa din doua sau trei nume (ANA & TOM) cuvntul director il va constitui primul cuvnt; Dac denumirea unei organizaii ncepe cu o cifr, documentul va fi plasat naintea celor cu ordine alfabetic, astfel: 2 X 2 COM S.A.; ARGOS S.A. sau 3 M SERVIS; A. G. PERPETUUM; ALMA S.R.L. dac sunt de clasat documente care au acelai cuvnt director se impune aranjarea documentelor n ordinea celui de-al doilea cuvnt subdirector; n cazul n care cuvntul subdirector, este o cifr, gruparea documentelor se face n ordinea natural a numerelor. Exemplu: antierul 1, antierul 2 etc. De obicei, se ntocmesc attea dosare cte litere ale alfabetului sunt reprezentate de documente. In cazul n care, numrul de documente corespunztor dosarului unei litere este prea mare, depind capacitatea acestuia de cuprindere, dosarul litrei respective se poate submpri n mai multe subuniti, astfel: Dosarul A a an; Ao- as etc. In schimb, dac un dosar este prea voluminos pentru documentele corespunztoare unei litere, se pot include n dosar documentele mai multor litere consecutive, incluse n mape distincte, iar pe dosar se va indica coninutul, astfel: ABC, etc. Nota: Regulile care stau la baza clasrii alfabetice a documentelor sunt valabile i pentru Indexarea alfabetic a coninutului documentelor. Clasare numeric Atunci cnd exist o astfel de opiune de clasare, se atribuie numere fiecrui corespondent, departament sau angajat, n funcie de ceea ce avem de clasat. n cazul n care se respecta numrul de nregistrare al documentului clasarea presupune aranjarea documentelor n ordinea natural a numrului atribuit fiecrui document. Clasarea numerica se aplic, n special, n unitile care funcioneaz n mai multe cldiri sau n cazul organizrii corespondenei n registraturile mari. n aceste cazuri este necesar repartizarea unor grupe de numere pe compartimente, astfel nct s existe o coresponden ntre compartimente i grupul de numere care se atribuie. Exemplu: De la 1 la 5000 pentru secretariatul conducerii -5001-10 000 pentru serviciul Resurse Umane 10 001-20 000 pentru serviciul Administrativ etc. Repartiia se face, desigur, n funcie de volumul de munc cu corespondenta al fiecrui compartiment sau sediu. In etapa de arhivare, dosarele cu documente, provenind din toate serviciile se adun i ordoneaz numeric. Avantajele sistemului:

dosarele fiind repartizate pe compartimente, se pot localiza uor documentele, numai la vederea numrului de nregistrare. Permite clasarea unui numr mare de documente, mai ales n firmele mari. Dezavantaje: documentele mai vechi, care poarta numere de nregistrare mai mici, dispar cu timpul din circulaie. Exist totui soluia ca, anual, s se fac o redistribuire a acestor numere pe compartimente. exist i riscul ca asemnarea a dou numere s conduc la greeli de amplasare. Clasarea zecimal Folosirea notaiei zecimale pentru exprimarea codificat a conceptelor este utilizata n activitatea de documentare sau n activitatea editoriala pentru mprirea lucrrilor tiinifice n capitole, subcapitole i subsubcapitole. Cunoscuta sub denumirea de Clasificare Zecimal Universal (cu forma prescurtat C.Z.U.) Aceast metod de ordonare este folosit cu precdere n biblioteci pentru clasificarea documentelor n funcie de subiectele pe care le trateaz. C.Z.U. este o schem de clasificare care ntrebuineaz pentru a reprezenta subiectele documentelor o notaie zecimala, prin mprirea totalitii cunotinelor umane n zece clase mari, care se submpart la rndul lor n alte zece subdiviziuni s.a.m.d. Este universal, att n privina coninutului (cuprinde totalitatea cunotinelor omeneti) ct i n privina notaiei, compus din cifre arabe i semne matematice sau de punctuaie, a cror nelegere i semnificaie este internaional valabila, i independenta fata de limbaj. Schema claselor mari, reprezentnd cunotinele omeneti, se prezint astfel: Generaliti tiine naturale Filozofie Tehnic Religie Arte tiine sociale Literatur 4. Filologie 9. Istorie Fiecare numr este tratat ca o fracie zecimal cu zero-ul iniial omis, i aceasta determina ordinea aranjrii. Pentru uurina citirii, numrul este, n mod obinuit, punctat dup fiecare trei cifre. Criteriul de subdivizare reflect coninutul unui domeniu de la general la particular. Cu ct este mai detaliat domeniul, cu att numrul care o reprezint este mai lung. Astfel: Clasa 3 tiine sociale cuprinde subdiviziunile: 331 Munca. Relaii de munc 331.1. Teoria i organizarea muncii 331.101. Teoria muncii, tiina muncii 331.101.1 Ergonomie 331.2. Rolul muncii 331.101. 21 Dreptul la munc Utilizarea acestei metode de clasare este indicat n special, acolo unde domeniile de activitate cunosc o diviziune pronunat. In cazul documentelor generate de organizaii, se poate recurge la aceast metod de clasare prin stabilirea a zece grupe de activiti, specifice unei organizaii. Exemplu: 0 Conducere 1 Serviciul aprovizionare 2 Resurse Umane 3 Serviciu aprovizionare Fiecare dintre aceste clase, i detaliaz problemele pentru care primesc sau elaboreaz documente. Se pot constitui astfel, subclase: 3.1 aprovizionare cu materii prime; 3.2 aprovizionare cu materiale; 3.3

aprovizionare cu piese de schimb sau 3.3.1 aprovizionare cu piese de schimb pentru autobasculante etc. Clasarea combinat Aceast metod presupune combinarea a dou dintre sistemele prezentate. Astfel, documentele din dosare pot fi ordonate cronologic, iar dosarul poate primi un indicativ alfabetic pentru grupare n raft sau n bibliorafturi. Este o metod practicat i n cazul constituirii unitilor arhivistice* conform Nomenclatorului (nota de trimitere la arhivistic) unde documentele se grupeaz n dosare cu coninut similar inndu-se seama de reglementrile n vigoare i de obligaiile legale privind pstrarea lor ulterioar n arhive. 2.2.3. Asigurarea documentrii managerului Activitatea de management presupune, desigur, o permanent informare, nu numai sub aspect administrativ. Avalana de informaii specifica lumii contemporane obliga la permanenta informare, mergnd de la stricta specialitate, pn la ceea ce privete mediul ambiant: natura economic, tehnic, politic, demografic, cultural, tiinific, organizatoric, juridic, psiho-social, educaional i ecologic. Eficienta economico-social, n contextul economiei de piaa este tot mai dependent de aceti factori. De aceea, managementul performant nu se poate exercita dect printr-o viziune deschis, capabil s valorifice ntr-un mod superior potenialul mediului. n cazul n care n organizaie nu funcioneaz un serviciu specializat cu atribuii de documentare, secretariatul se poate dovedi de un real folos n documentarea managerului printr-un ansamblu de operaiuni de depistare a surselor de informaii, de culegere i prelucrare a datelor, de clasare a acestora, astfel nct s asigure accesul la informaii rapid i uor. n acest sens, secretariatul are rol activ, ncepnd cu etapa de colecionare a surselor documentare. Exercitarea unei astfel de activiti presupune, n primul rnd, constituirea unui punct documentar cu toate documentele ce intra n sfera de interes a managerului. n funcie de spaiul disponibil i de preferinele managerului punctul documentar va fi plasat n biroul acestuia sau n cel al secretariatului. n ceea ce privete dimensiunile, coninutul sau categoriile de documente, ca probleme ce se pot ridica ntr-un astfel de demers, posibilitile rmn deschise n funcie de aspiraiile profesionale, organizatorice i culturale sau tiinifice ale managementului. Orice spor de cunoatere dobndit i prin exploatarea acestei posibiliti nu poate fi dect benefic, de aceea, stabilirea unor delimitri n acest sens nu ar fi indicata. n sens orientativ, ns, putem delimita sursele de informare n surse interne i surse externe de informare. Surse interne documentare n primul rnd trebuie s menionam, n acest caz, documentele care nu trebuie s lipseasc din punctul documentar, constituind surse permanente i indispensabile de informare i de lucru. Acestea sunt sursele oficiale de informare, cu caracter intern, precum: Principalele acte legislative normative care reglementeaz funcionarea organizaiei; Regulamentul de Organizare i Funcionare al organizaiei i Organigrama structurii organizatorice; Analizele, rapoartele, drile de seam retrospective; Tabloul de bord zilnic ; Principalele dispoziii i instruciuni ale forului conductor; Surse documentare interne sunt i materialele proprii unor servicii i compartimente: referate, statistici, grafice, hrtii, fie, monografii, programe de activitate, etc. Secretara trebuie s cunoasc foarte bine funciile i relaiile dintre diferite compartimente ale organizaiei n care lucreaz, s cunoasc tipologia documentelor elaborate, astfel, nct, s localizeze rapid informaiile ce-i sunt solicitate. Surse externe de documentare

Posibilitile de informare, n acest sens, sunt extrem de vaste i diferite. Obinerea informaiilor documentare ce intra in sfera de interes a managementului, presupune cutarea documentelor de diverse tipuri precum: volume, publicaii periodice, materiale de referin, informaii pe suport tehnic etc. Pentru dobndirea sau consultarea lor, secretariatul trebuie s se informeze i asupra instituiilor care pot constitui surse de informare externe, n acest sens. Dac ne raportm la ordinea de prioritate n ceea ce privete necesitatea documentarii managerului, o atenie deosebit se va acorda n primul rnd surselor oficiale de documentare. Depistarea acestor categorii de documente constituie o cerina fundamental a secretariatului. Ca orice activitate social i cea a managementului funcioneaz ntr-un cadru legislativ aflat ntr-o permanent schimbare n funcie de transformrile mediului economic, social, politic etc. n organizaiile n care nu funcioneaz un oficiu juridic asigurarea coleciei de documente legislative revine secretariatului. Secretariatul trebuie s pun la dispoziia celor interesai, legi i acte normative privind desfurarea activitii organizaiei. Publicaiile oficiale Publicaia naional cu caracter oficial este Monitorul Oficial al Romniei, care apare periodic, cu urmtoarele pari: Partea I public legile, decretele, hotrrile guvernamentale i alte documente normative elaborate de forurile legislative naionale; Partea a- II-a, publica Dezbateri parlamentare; Partea a III-a, publicaii i anunuri (pierderi de acte) Partea a IV-a, publicaii ale Agenilor economici, acte constitutive, falimente, bilanuri. Potenialul documentar, sub aspect legislativ, ntr-un birou de secretariat, trebuie s cuprind: Constituia Romniei Legislaia privind constituirea Societilor comerciale sau alte forme organizatorice Acte normative referitoare la domeniul de activitate al organizaiei; Legislaia referitoare la resursele umane i problemele muncii; Acte normative ale ministerelor de profil, instituiilor de cercetare sau ale autoritilor locale; Legea Arhivelor Naionale i normele de aplicare; Monitoarele oficiale ale organismelor locale; Publicaia Monitorul Oficial al Romniei poate fi achiziionat prin abonament, prin intermediul oficiilor de consultan juridic de unde se pot solicita i comentarii, privind aplicarea unor norme legislative i se pot obine chiar texte i pe mediu electronic, prin intermediul Bibliotecilor locale (judeene municipale) de unde se pot obine xerocopii sau nregistrri pe medii electronice. Pentru organizaiile care doresc s-i constituie o colecie integrala a legislaiei se pot achiziiona i volumele Legislaia Romniei: Acte normative elaborate de Parlamentul Romniei sau hotrri ale Guvernului Romniei i alte acte normative cuprinznd legislaia publicat n cursul unui an n Monitoarele Oficiale. n unitile n care funcioneaz Oficiu Juridic se recomand ca n punctul documentar al managerului s fie stocate sub forma de extrase, legi i acte normative care reglementeaz funcionarea organizaiei, precum cele menionate. Pentru orientare eficient, secretariatul poate constitui un Index de subiecte[1] , sub forma fiierelor tradiionale sau pe mediu electronic, care s reflecte coninutul publicaiilor oficiale organizate, desigur ntr-o anumit ordine, care poate fi cronologica, sau dup numrul de ordine. Informaia de trimitere n descrierea unei fie din index s-ar prezenta astfel: Munca Legea nr. 53/ 2003 Vezi: M.O., Partea I, nr.72 (5.0.2.2003) Fisele subiect vor fi ordonate alfabetic pentru orientare rapid.

Publicaiile seriale de specialitate Sintagma de publicaie seriala se utilizeaz, conform standardelor internaionale de informare i documentare (n acest caz SR ISO 2789) pentru a denumi orice document tiprit care apare n fascicule succesive, nlnuindu-se n general cronologic sau numeric, pe o perioada care nu este limitata dinainte, indiferent de periodicitatea acestuia. Publicaiile seriale cuprind publicaiile anuale sub form de ziare, reviste i alte documente cum ar fi seriile de dri de seam, de rapoarte ale ntreprinderilor, de lucrri ale manifestrilor tiinifice. Secretariatul poate ndeplini activiti specifice documentarii i cu acest tip de publicaii venind n ntmpinarea informrii n organizaie spre diverse direcii cum ar fi: colecionarea revistelor de specialitate privind domeniul de activitate al organizaiei sau privind domeniul de specialitate al managerului, publicaii din domeniul economic sau al afacerilor etc. Aceste demersuri presupun, desigur, o consultare prealabil cu managerul organizaiei. Din categoria acestor publicaii, pot constitui un potenial informativ i publicaiile naionale Anuarul Statistic al Romniei, cu cele mai recente date, elaborat de Institutul Roman de Statistica sau publicaia Standarde Romane. Standardele sunt publicaii care conin prescripii, reguli i metode n scopul generalizrii i folosirii unitare de soluii optime n domeniul produciei (vezi Legea nr. 20 / 1994). Ca instrumente de management, ele sunt problema de stat prin care se urmrete, n principal, protecia vieii, sntii i mediului nconjurtor, precum i nlturarea barierelor tehnice n calea comerului internaional. Standardele sunt documente stabilite prin consens de ctre specialiti de cea mai nalt competen n domeniul abordat, i aprobate Institutul Roman de Standardizare (IRS), organism de specialitate al administraiei publice centrale din subordinea guvernului, n scopul reglementarii tehnice pentru problemele repetitive n producia naional. Ca orice organism de standardizare, IRS este format din comitete tehnice interesate ntr-o anumita tematica. Comisii tehnice pe domenii de specialitate, funcioneaz pe lng societi comerciale, instituii publice i alte persoane juridice. IRS reprezint interesele Romniei n organismele internaionale de standardizare, fiind membra a Organizaiei Internaionale de Standardizare (ISO). Conform legislaiei n vigoare, aplicarea Standardelor are caracter de obligativitate la nivel de stat, de ramura de ntreprindere. Standardele de stat sunt numerotate, folosindu-se un indicativ format din: simbolul STAS, numrul de ordine acordat de IRS i ultimele doua cifre anul intrrii n vigoare. Ca reper orientativ, IRS public Catalogul Standardelor de Stat i colecii de standarde, publicate de Editura Tehnic. Lucrri de referin Biroul secretariatului trebuie s fie dotat cu o serie de publicaii cu rol informativ, din domeniul telecomunicaiilor sau transporturilor, precum: Crile abonailor telefonici (volumele Pagini aurii cu abonaii telefonici locali, Pagini Naionale), Mersul trenurilor, autobuzelor, tramvaielor; publicaii privind transportul aerian; Ghiduri turistice i autoturistice; Hrtii; Calendare i alte publicaii care indic diferente de fus orar, i alte informaii geografice. Pentru comunicarea scris secretariatul trebuie s fie dotat cu lucrri din domeniul lingvistic, dintre care sunt indispensabile: Dicionarul Explicativ al Limbii Romane, dicionare bilingve, ndreptare de punctuaie, ortografie, ortoepie i gramatic, precum i ghiduri de coresponden n limba romn i n limbi strine. Ca repere profesionale, se pot coleciona o serie de cri i manuale din literatura de specialitate, precum cele menionate n bibliografie. Ziarele centrale i locale pot constitui o surs permanent de informare n secretariate, innd cont de importana acestor publicaii n ceea ce privete noutatea informaiei difuzate. Nu ntmpltor, n limbi de circulaie internaional, aceste publicaii sunt cunoscute cu denumirile news, nouvelle, novosti.

Potenialul informativ oferit de aceste publicaii, poate fi valorificat att n sfera de interes a secretariatului, ct i n aceea a managerului. Secretariatul, poate semnala conductorului o serie de informaii, degrevnd managerul de lectur, n momente de maxim solicitare sau de absena din unitate. De asemenea, secretariatul poate include n colecia documentar a biroului, extrase din aceste publicaii, prin xerografiere. Nu este indicat pstrarea integral a publicaiilor, deoarece duce la aglomerarea spaiului cu informaii inutile. Dincolo de informaiile de interes general, atenia secretariatului poate fi orientat n mod special, spre materiale ce conin informaii despre: probleme legislative care intr n sfera de interes a organizaiei servicii potale i telecomunicaii articole, interviuri, anchete, tiri referitoare la activitatea altor uniti cu acelai domeniu de activitate, locale, naionale i chiar internaionale: produse de birotic centre de pregtire profesional servicii de traduceri servicii de informare comunitar semnale, recenzii, lansri de cri ce intr n sfera de interes a managementului; manifestri colective, trguri, expoziii etc. Servicii de informare Pentru procurarea materialelor documentare i a altor informaii secretariatul trebuie s cunoasc i potenialii furnizori de informaii. Cele mai preioase surse de informaii instituionalizate sunt bibliotecile. Acestea dispun de sisteme de evidenta tradiionale sau computerizate ce pot nlesni accesul la informaiile coninute n colecii. Accesul rapid la informaii este posibil i prin utilizarea serviciului TELETEXT al unei societi de televiziune ce furnizeaz informaii din cele mai variate domenii (mersul trenurilor, orarul de zbor al avioanelor, oferte de serviciu, condiii meteorologice, anunuri publicitare, rate, schimb valutar etc. Orice secretar eficient trebuie s creeze fise cu informaii utile (nume, adrese, denumiri) grupate pe diferite domenii de activitate: locuri de munc finane servicii publice telecomunicaii cltorii etc. Materialele selectate, care trebuie pstrate o perioad mai ndelungat, vor fi ordonate conform unui sistem de clasare adecvat care s permit gsirea rapida i uoar. Dac informaiile solicitate se refer la lucrrile unui autor, se pot organiza fiiere pe autori care cuprind fise clasate n ordinea alfabetica a autorilor. O astfel de fi cuprinde urmtoarele elemente: Numele autorului Titlul crii, articolului Numele editurii sau numele revistei, ziarului Data apariiei Numrul paginilor pentru cri . 2.3. Gestionarea documentelor secrete Desfurndu-i activitatea pe lng factorii de decizie ai organizaiei, secretariatul va avea acces la toate categoriile de documente ce se redacteaz i circula n aceasta sfera. Confidenialitatea asupra

acestor informaii a constituit dintotdeauna, o coordonat deontologic esenial n practicarea acestei profesiuni. n general, n orice organizaie, pstrarea secretului profesional i gsete o serie de explicaii precum: necesitatea prevenirii, pe ct posibil, a concurentei neloiale cu alte firme similare, din considerente de sigurana naional sau n unele cazuri pentru aprarea dreptului de autor, instituit prin lege, asupra unor invenii, proiecte, scrieri etc. Exist organizaii n care sunt organizate birouri speciale pentru pstrarea documentelor cu caracter secret (B.S.D.) La diferite nivele organizatorice. n aceste situaii, secretara trebuie s respecte o serie de masuri trasate de conducerea unitii, precum: Este interzis scoaterea documentelor secrete din sediul organizaiei; Este interzis multiplicarea lor prin orice mijloace; Solicitarea unui document ce constituie secret de stat/ de serviciu va fi adus la cunotina efului ierarhic; Documentele secrete se elibereaz numai cu aprobarea efului ierarhic, atunci cnd contextul legal permite acest lucru; In relaiile cu mijloacele de mediatizare, este interzis furnizarea de informaii de orice fel. Solicitanii vor fi ndrumai spre eful ierarhic sau spre nlocuitorul acestuia. Evidena informaiilor secrete, indiferent de suportul informaional, se va ine separat, pe baza unor nomenclatoare. O practic obinuit este aceea de a marca lng numrul de nregistrare semnul S sau de a nota pe prima pagin a documentului secret de serviciu , dup caz. Nomenclatoarele de informaii cu caracter secret se ntocmesc de ctre conducerea unitii. Ele se actualizeaz anual sau ori de cte ori este nevoie, prin introducerea de noi documente sau scoaterea celor care au devenit publice prin mijloacele de mediatizare. 2.3.1 Msuri pentru prevenirea aspectelor negative In cazul dactilografierii unor materiale cu caracter secret, acestea trebuie acoperite cnd intr o ter persoan n birou; Convorbirile telefonice secrete vor fi protejate; Ciornele i materialele dactilografiate sau alte materiale secrete se vor ncuia n fiier atunci cnd se prsete locul de munc, chiar pentru o perioad scurt, aspect valabil i n cazul calculatorului documentul n lucru este salvat i scos de pe ecran; Dup dactilografierea unei lucrri, este obligatorie distrugerea ciornelor, a copiilor, a indigoului i sugativei dac e cazul; Este interzisa tinerea la vedere pe birou, a tampilelor, parafelor de orice fel; acestea se vor pstra n permanen sub cheie, fiind scoase numai atunci cnd este necesar utilizarea lor; Vor fi protejate prin ncuiere i caietele, registrele listele sau agendele cu numere de telefon i adrese, chiar ale propriilor salariai; n cazul unor ntlniri de grup. Materialele destinate participanilor vor fi nmnate numai acestora; Dup ncheierea edinelor, este interzis transmiterea de informaii asupra celor discutate. Stenogramele realizate sau minutele au statut de secret de serviciu sau atunci cnd e cazul de stat (vezi; H.G. 479 /1972); Sunt considerate a fi secrete i numele persoanelor care solicit audien, precum i obiectul audientei; Coninutul documentelor elaborate pentru uz intern nu va fi comunicat persoanelor din afara organizaiei; La sfritul programului, documentele considerate secrete (acte, dosare, mape, indigo-uri, tampile, casete etc.) vor fi ncuiate n fiete sau dulapuri, i acestea se vor sigila; Nu se va lsa pe birou nici o hrtie cu antetul organizaiei;

Accesul la orice document n afara orelor de program este permis numai secretarei i directorului. problem major a organizaiilor o constituie i gestionarea informaiilor secrete i aprarea patrimoniului economico-financiar n cazul utilizrii computerului. Deosebit de actual este acest aspect n cazul companiilor din rile dezvoltate. De fapt aici a aprut i o nou profesiune, ilegal, escroc de informaii nregistrate i prelucrate electronic.

III. Funcia secretariatului de legtur i filtru n contactele conducerii Timpul managerului este permanent invadat de efi, subordonai, colaboratori i clieni din mediul economicosocial extern. Solicitrile de contacte directe sau telefonice fragmenteaz frecvent munca individual a managerului, l sustrag de la sarcini importante, influennd negativ calitatea rezultatelor concomitent cu suprasolicitarea resurselor intelectuale ale cadrelor de conducere. Problema supradivizionrii timpului de lucru constituie o problem intens cercetat de specialitii n domeniul managementului resurselor umane. Potrivit unor investigaii, 40% din timpul de lucru al directorilor se desfoar cu secvene mai scurte de 10 minute de lucru nentrerupt, iar cel de peste 30 minute, mai puin de 20%. Secretariatul poate interveni n degrevarea timpului managerului prin exercitarea funciei de legtur i filtru att n comunicrile telefonice ct i n solicitrile de contacte directe. 3.1. Comunicrile telefonice Dac inem cont de valoarea timpului n managementul competitiv, telefonul constituie echipamentul esenial de birou n ceea ce privete rapiditatea comunicaiei. n general, informaiile care circul n interiorul sau n afara organizaiilor se transmit iniial telefonic. n exercitarea funciei de legtur i filtru secretariatul se poate afla n situaii diferite. 3.1.1. Secretariatul asigur legturile telefonice, la solicitarea conducerii, n cadrul i n afara organizaiei Pentru rezolvarea rapid a contactelor, frecvent solicitate, secretara trebuie s ntocmeasc Lista numerelor de telefon uzuale, care poate avea form de tabel cu urmtoarele rubrici: numele i adresa organizaiei; numele persoanei i funcia; codul rii; codul zonei; numrul de interior. n general, n birourile de secretariat se utilizeaz Registrurepertoar n care se consemneaz, n ordine alfabetic, adresele i numerele de telefon care intra n sfera de interes a organizaiei. n cazul unitilor care opereaz cu un numr mare de persoane cu care conducerea are legturi, Registrul poate fi nlocuit cu un fiier ordonat alfabetic, cuprinznd fia cu numele fiecrui agent economic sau persoan. Fiierul prezint avantajul ca poate permite o actualizare permanent, fr a afecta ordinea alfabetic. Orice nume nou de persoan sau organizaie care apare pe parcurs poate fi uor intercalat n ordine alfabetic iar pentru numele frecvent solicitate (zilnic, sptmnal) se poate ntocmi o fi care se va aeza n faa celorlalte n fiier. De asemenea, fiele pot permite i notarea altor informaii ce intr n sfera de interes a secretariatului, pe lng cele menionate anterior, pentru list. Numele i Nume Numrul de telefon adresa persoan Cod Cod Telefon numr e ar Zon exemp Companiei Funcia CORES Petrescu 0241 8700 623145 4 IND SRL Ion Hotel director Aurora, ap.1012. vnzri

Constana comp paper sa Str. Celulozei nr.6

Ion Mirela Director general

0241

8600

688841 0722197422

Secretariat Direct

Constana Agenda cu adrese i numere de telefon Satisfaciile deosebite le poate oferi, ns, Agenda electronic, care permite regsirea rapid a informaiilor precum i ordonarea automat a numelor introduse n programul calculatorului. Profesionalism la telefon nainte de a apela, se noteaz informaiile care vor fi solicitate; se recomand ca o convorbire telefonica s fie la fel de bine pregtit ca i o scrisoare, de ceea va fi pus la indemna orice document, dosar etc. necesar pentru o informare corespunztoare; La semnalarea rspunsului, secretara i rostete clar numele precum i numele persoanei cu care dorete s ntre n contact; n cazul n care conducerea dorete s angajeze o convorbire telefonic cu o persoan ierarhic superioar i aceasta accept, primul care va face legtura este secretara celui cu grad ierarhic inferior, astfel nct, superiorul s gseasc la aparat eful, nu secretara; ntre persoanele egale n grad, secretarele vor asigura legturile concomitente ale celor doi conductori; ntre conducere i personalul subordonat, legtura se face prin cutarea de ctre secretara a celui solicitat, care va fi rugat s atepte legtura cu conducerea; n timpul convorbirilor se fac pauze scurte pentru a avea sigurana c mesajul a fost bine neles; se pronun numele i adresele pe litere, dac e cazul, iar cifrele se repet ntotdeauna; n cazul cuvintelor mai greu de neles, se poate utiliza un alfabet telefonic de tipul: A de la ANA Secretariatul filtreaz convorbirile telefonice destinate conducerii Filtrarea convorbirilor telefonice i a solicitrilor de contacte directe este una dintre sarcinile cele mai complexe, constituind o adevrat provocare n aceasta profesiune. Rezolvarea pozitiv a situaiilor depinde de mputernicirea pe care conductorul o acord secretariatului dar i de abilitatea secretariatului de a transforma aceste nelegeri n principii i tehnici, fr a intra n conflict cu solicitanii. n acest sens, se pot contura recomandri, cum ar fi: ntlnirea, la nceputul fiecrei zile, cu conductorul, pentru revizuirea agendei de birou, privind ntlnirile, programrile i pentru stabilirea planurilor de aciune pentru cele mai importante i urgente chestiuni care necesit atenie; ntocmirea unei liste de accesibiliti cu persoanele care au acces nelimitat, a celor pentru care conductorul este disponibil n limite restrictive i a celor care trebuie evitai n totalitate; acest procedeu presupune confidenialitate, iar aplicarea lui fr a se face simit de cei ce solicit accesul, depinde de inspiraia secretarei. Imaginaia este nelimitat n astfel de situaii. n cazul unor telefoane repetate, neprevzute n agenda zilei, secretara va culege mai nti toate informaiile necesare iar atunci, cnd va avea prilejul s ntre n biroul conductorului, l va informa asupra acestor intervenii, stabilind urgena contactului sau o programare ntro perioad de timp viitoare.

Profesionalismul la telefon, n ideea filtrrii convorbirilor, presupune cteva reguli i multe aptitudini de comunicare eficient: secretara trebuie s intercepteze toate apelurile telefonice; telefonul nu trebuie lsat s sune de prea multe ori; poate fi o cauz de iritare att pentru conducere ct i pentru cei care apeleaz; la ridicarea receptorului, n cazul unui telefon direct, secretara va spune numele organizaiei, dup care va adresa formula de salut; de exemplu, Agenia EFICIENT, Buna ziua !; se vor evita, astfel ntrebri i discuii inutile pentru stabilirea legturii; o dat ridicat receptorul, se ascult conversaia chiar dac cel care sun este pe lista de persoane restricionate sau evitate; legtura telefonic cu conductorul nu se va face, dect, dup ce interlocutorul se prezint i n unele cazuri, dup ce a expus obiectul convorbirii solicitate; n cazul n care persoana care solicit convorbirea refuz prezentarea, secretara va refuza, la rndul ei, cu tact i politee, s fac legtura, sugerndui si exprime n scris comunicarea, eventual cu meniunea confidenial urgent atunci cnd problemele interlocutorului pot fi rezolvate de alte persoane din organizaie, convorbirile vor fi direcionate ctre acestea; dac cei care apeleaz, lungesc inutil discuia, rspunsurile monosilabice prin da i nu sunt indicate pentru a o descuraja. n cazul n care, este necesar un document pentru a oferi anumite informaii, secretara va ntrerupe convorbirea cu promisiunea de a reveni cu un apel dup rezolvarea problemei; ntotdeauna trebuie pusa problema timpului i a costurilor; dac se ntrerupe ntmpltor legtura, se pune telefonul n furc i se ateapt un alt apel; eticheta conversaiilor telefonice cere ca cel care a nceput convorbirea s pun capt convorbirii; este obligatoriu s existe ntotdeauna la ndemn agenda pentru notaii curente, care vor fi verificate i completate imediat dup ntreruperea convorbirii; dac informaiile notate privesc i pe alte persoane din unitate, acestea trebuie imediat informate asupra coninutului; n cazul unor convorbiri n care sau transmis unele informaii ce presupun actualizarea unor documente, aceast intervenie se va face numai cu acordul i sub ndrumarea conductorului. Telefoanele care afieaz numrul celui care sun pot fi de o real valoare. Dac se recunoate numrul de unde se sun exist oportunitatea pregtirii unui rspuns nainte de a ridica receptorul mai ales cnd se cunoate motivul contactului. De asemenea, ntrun birou n care se lucreaz cu mai multe aparate de acest tip, care apeleaz uneori concomitent, exist ansa de a opera selectiv, conform urgenelor i prioritilor. Preluarea mesajelor n absena conductorului i informarea operativ a acestuia. n astfel de situaii, exist cteva reguli: mesajele vor fi ntotdeauna notate; nota pentru preluarea mesajelor poate fi parial imprimat, cuprinznd urmtoarele elemente: data i ora la care sa primit mesajul; numele persoanei creia ia fost adresat mesajul; numele solicitantului i adresa; numrul de telefon; detalii precise despre mesajul primit. MODEL A Not telefonic nr. din. Pentru .. Numele solicitantului .. Numele, adresa i numrul de telefon/fax al firmei

A telefonat .va reveni dorete s vad V rog s sunai ..va trece pe aici problema urgent. Coninutul mesajului . Dataora.. Cine transmite Cine primete MODEL B Dl. Mihai Stnescu n timp ce erai plecat Dl. George Ivnescu De la S.C. MARVIMEX SRL Nr.telefon 041/ 691423 A telefonat A trecut pe aici Dorete s v vad

Rugm sunai Va reveni Urgent

Mesajul: Dl. George Ivnescu va fi n ora sptmna viitoare vnd ar dori s v ntlnii pentru a discuta problema ridicat de dvs. n scrisoarea din data de 3 ianuarie. V roag s l sunai n cursul zilei de azi. Data: 05 ianuarie 2003 ora: 9:30

Mesaj primit de: Laura Panait De asemenea, i se pot oferi interlocutorului, ca variante, urmtoarele soluii: dac dorete s vorbeasc cu altcineva; dac va reveni; dac dorete s lase un mesaj.

Nota telefonic poate fi completat n timpul vorbirii sau mai bine, ulterior, n linite, dup un crochiu luat pe hrtie. Notele telefonice se nregistreaz cu numrul de ordine i se dateaz. Transmiterea unui mesaj. Recomandri:

innd cont de faptul c i cealalt persoan trebuie s noteze ceea ce se transmite, se va face pauz dup fiecare fraz; atunci cnd se dicteaz nume sau cifre, se face pauz dup fiecare grup de cifre sau litere; se verific dac cealalt persoan a notat corect mesajul; nu este indicat s se transmit informaii confideniale prin telefon pentru c nu exist sigurana identitii interlocutorului; procedura normal ar fi ca interlocutorul s fie rugat s fac o cerere scris

iar dac o problem este urgent, secretariatul va insista pentru revenirea cu un telefon, avnd rgazul s se consulte cu conductorul. Folosirea robotului telefonic se practic n special n firmele n care mesajele urgente sosesc la orice or din zi sau din noapte sau n timpul pauzelor de mas. Robotul poate fi programat s rspund la toate apelurile i s le nregistreze. Textul prenregistrat care invita la lsarea mesajului dorit trebuie s cuprind: numele organizaiei, un salut i scuze pentru ca nu suntem disponibili, detalii despre cum va fi nregistrat mesajul. n cazul n care exist o limit de timp n care trebuie s se ncadreze mesajul, se specific acest lucru. Se recomand, de asemenea, ca cei care sun, s specifice data i ora la care la care au sunat. Telefoanele primite vor fi transcrise pe hrtie i transmise persoanelor care au fost cutate. 3.2. Filtrarea solicitrilor de contacte directe cu conducerea Timpul managerului este fragmentat i de vizite ocazionale, neprevzute, cu / sau fr legtura cu problemele de serviciu sau cu scopuri mai puin definite. Aceste solicitri de contacte dac nu sunt controlate i prevenite exist tentaia ca ele s creasc. n astfel de situaii, secretariatul trebuie s filtreze ntreruperile gratuite i neeseniale. Ca i n cazul convorbirilor telefonice, i n aceste situaii, se pot exprima abilitile personale ale secretarei dar, de multe ori, este esenial acel acord ce stabilete spontan n tandemul conductor secretar. Strategiile defensive ale secretariatului, sunt profund marcate, n astfel de situaii, de politica managementului privind contactele cu vizitatorii. Conform unor studii de management[1] n practic, managerii opereaz prin sintagmele ua nchis i ua deschis care trebuie nelese n mod metaforic n sensul introducerii sau eliminrii unor bariere precum:

pentru ua nchis: stabilirea unui sistem al orelor interzise prin plcue indicatoare sau printrun sistem al beculeelor semnalizatoare; abordarea unui stil concis i tranant n comunicare, evitnd contactul cu ochii celorlali; constituirea unui munte de hrtii n faetc. pentru ua deschis: toi vizitatorii sunt binevenii chiar dac ua biroului este practic nchis, aceasta realiznduse pur i simplu prin dobndirea unei reputaii care invit la ntreruperi frecvente. Aceast politic, dei asigur o popularitate, n ciuda atractivitii superficiale duce la propria distrugere sub aspectul eficientei i eficacitii muncii. n ceea ce privete secretariatul, aceast politic este foarte derutant deoarece numai poate controla ntreruperile inutile. Pe de alt parte, i politica tip ua nchis devine la fel de incomod pentru secretariat, deoarece este greu s stabileasc n ce msur poate nlesni sau mpiedica contactele. Calea de mijloc ntre cele dou extreme este cea mai eficient. Pentru secretara aflat ntruna din extremele menionate, o posibil strategie ar fi o bun cunoatere a obiceiurilor managerului n timpul programului de lucru i alegerea celor mai potrivite momente pentru a stabili legturile. i n aceste situaii este valabil lista persoanelor cu acces nelimitat, restricionat sau interzis. Din cele prezentate putem trage concluzia c eficacitatea secretariatului n exercitarea acestei funcii depinde n mod special de spiritul de echip n relaia managersecretar.

IV. FUNCIA DE ASISTARE DIRECT A MANAGERULUI Exercitarea acestei funcii presupune:

participarea secretarei la o serie de ntlniri oficiale ale managerului sau la organizarea manifestrilor colective temporare, de proporii mai mari, pentru pentru degrevarea de o serie de sarcini de rutin precum: stenografierea convorbirilor, dactilografierea documentelor elaborate cu aceste ocazii, comunicarea lor, efectuarea unor formaliti financiare, organizarea cltoriilor ntocmirea delegaiilor, confirmarea delegaiilor i a deconturilor pentru deplasare, traducerea unor materiale, realizarea unor sarcini administrative etc. programarea aciunilor managerului i urmrirea realizrii lor la termen prin ntocmirea unor instrumente de eviden. Comunicrile de grup sau de echip n cadrul organizaiilor 4.1. edinele. Consftuirile. ntlnirile de lucru edinele, consftuirile i ntlnirile de lucru sunt forme de comunicare n grup, practicate n procesul de management ca posibilitate de valorificare a talentelor individuale i de grup, n luarea deciziilor. edina este cea mai utilizat metod de management. La edin pot participa de la civa colaboratori ai managementului sau un numr destul de numeros al angajailor n funcie de scopul urmrit. Caracteristici specifice: Sunt coordonate ntotdeauna de un reprezentant al conducerii predominnd n general, edinele coordonate de managerul general; Abordeaz probleme care privesc numai interiorul organizaiei; Au un nalt grad de oficializare, presupunnd asumare de responsabiliti; Presupun respectarea unor proceduri formale reglementate prin acte normative; Particip persoane concrete, nominalizate; Se desfoar pentru un interval scurt de timp, de obicei n cteva ore; Se comunic direct unilateral i bilateral; Ponderea participrii este proporional i cu dimensiunile organizaiei.

innd cont de apartenena participanilor la organizaie sau mediu extern, edinele pot fi:

edine organizate numai cu participarea personalului angajat: edine la nivel de conducere (edinele Consiliului de administraie, edine A.G.A.), edine cu diferite compartimente, adunri generale, edine de negociere cu organizaia sindical, conferine cu asociaii profesionale interne, consftuiri, conferine de pres, ntlniri de lucru. n cazul ntreprinderilor de stat, la ntlniri de o importan deosebit (edinele A.G.A.) pot participa i reprezentani ai autoritilor de stat centrale sau locale.

edine organizate i cu participarea unor reprezentani din mediul economico-social extern; precum: parteneri de afaceri, asociai, clieni, colaboratori, reprezentani ai autoritilor de stat. edinele, consftuirile i ntlnirile de lucru, au preponderent scopul de a se: culege informaii; schimba preri i analiza situaiei periodice; informa participanii despre obiective, servicii, produse, achiziii; prezenta proiectele i deciziile luate; soluiona problemele mpreun; face schimb de interese; stimula contracte;

ncheia contracte; rezolva probleme de resurse umane. Potrivit scopurilor urmate, n literatura de specialitate, mai ales, n practic mai puin, sunt delimitate urmtoarele tipuri de edine: edine decizionale organizate n scopul adaptrii unor decizii de ordin tactic i strategic, unicat n general, decizii marcate de risc i incertitudine, viznd realizarea unor obiective; edine de informare prin care se urmrete transmiterea sau colectarea de informaii, edina fiind n acest sens mijlocul de comunicare cel mai eficient pentru culegere feed back-ului. n funcie de domeniul vizat, aceste edine se pot desfura conform unui calendar prestabilit (sptmnal, lunar etc.) dar i ad-hoc, atunci cnd intervin situaii speciale, urgene i/sau complexe; edine de exploatare destinate cercetrii implicaiilor unor decizii adoptate, unor situaii speciale previzibile n viitor, precum i a adunrii soluiilor posibile de exploatare. Putem spune c exploateaz zona viitorului. n general, aceste edine se bazeaz pe stimularea i exploatarea potenialului de creativitate al personalului; edine de armonizare avnd ca obiectiv sincronizarea aciunilor personalului din compartimentele aflate pe acelai nivel ierarhic pentru realizarea unor obiective comune. De regul sunt edine operative, convocate numai atunci cnd apar astfel de probleme sau programe de o complexitate mai deosebit; edinele eterogene ntrunesc mijloacele de aciune a dou sau mai multe tipuri de edine prezentate anterior, fiind organizate cu precdere la nivelul managementului superior i mediu al firmei. reprezint tipul cel mai frecvent practicat, conform investigaiilor de specialitate, aceasta explicndu-se prin criza de timp a participanilor sau prin ignorarea utilizrii edinei ca pe o metod cu specific i cerine proprii. edinele ad-hoc pentru rezolvarea unor probleme neprevzute, care presupun i rezolvare urgen: vizite importante neprevzute, apariia unor legi sau ordonane care implic schimbri. 4.1.1. Proceduri organizatorice Rezultatele unei edine depind, n primul rnd, de coninutul acesteia i de hotrrile luate. ntr-o mare msur, ele depind i de buna planificare, pregtire i desfurare a ntlnirii precum i de urmrirea respectrii hotrrilor ce se iau n cadrul acestuia. Secretariatul, avnd rol complementar pe lng organele de conducere, va participa direct la toate etapele organizrii. De multe ori conductorii se bizuie complet pe secretare n pregtirea reuniunilor. De aceea vom reda, n continuare, cteva repere orientative privind organizarea acestora. Pregtirea edinelor Din cercetrile efectuate de diveri specialiti rezult c etapa de pregtire a unei edine este foarte important pentru desfurarea ei cu succes. Etapa de pregtire presupune o serie de aciuni anterioare edinei cu 7-14 zile, precum: stabilirea tipului de edin, a obiectivului i a ordinii de zi; stabilirea listei participanilor care pot contribui direct sau indirect la realizarea obiectivelor edinei; stabilirea persoanelor care urmeaz s ntocmeasc materiale necesare informrii i a datei limit de distribuire a lor (minim ase zile nainte); stabilirea locului, datei, orei de ncepere.

Toate acestea sunt aduse la cunotin participanilor printr-o not cunoscut sub diferite denumiri: Ordinea de zi, Agenda de lucru, Not de convocare. Coninutul agendei este stabilit, n principal, de managerul care organizeaz edina. Agenda de lucru este, de obicei, dactilografiat i distribuit de secretariat, pentru a informa membrii participani asupra subiectelor ce vor fi discutate.

Se distribuie, de fapt, cu 7-14 zile nainte de data fixat pentru edin sau consftuire, pentru ca membrii participani s poat reflecta suficient asupra problemelor ce vor fi discutate i s poat pregti, eventual, documentele necesare. De asemenea, distribuirea Agendei ofer membrilor posibilitatea de a-i programa timpul sau de a anuna eventuala absen motivat. Ordinea de zi poate fi nsoit i de documente necesare pentru desfurarea discuiilor. Secretariatul va comunica Agenda de lucru sau Ordinea de zi a edinei prin fax sau tabele nominale, pe baz de semntur, unde sunt nscrise toate numele participanilor la edin. Dac exist situaii n care, n edinele anterioare, au rmas probleme asupra crora dezbaterile nu s-au ncheiat, continuarea lor poate fi menionat n not la punctul: Probleme ale ultimei edine. De aceea, la ntocmirea notei, se vor consulta ntotdeauna procesele verbale anterioare. De asemenea, preedintele consiliului de administraie sau membrii consiliului, pot cere includerea anumitor chestiuni pentru discutarea n edin. Elementele specifice Agendei de lucru vor avea urmtoarea ordine: Antetul organizaiei; Denumirea grupului care organizeaz edina (Direcia general, Directori de departamente etc.); Data (ziua, luna, anul) edinei, ora de ncepere i de ncheiere, locul; Scuze pentru absen; Ordinea de zi propriu-zis (prezentarea succint a scopurilor edinei i/sau a problemelor de discutat) i procesul verbal al edinei precedente (pentru conformitate). Exist i situaii n care poate fi desemnat i persoana care se va ocupa de nregistrarea discuiilor. ANTET NOT DE CONVOCARE cu privire la edina (Consiliului de Administraie) organizata la . n ziua de . cu ncepere de la ora pn la ora Puncte ale Agendei Scuze pentru absen -----------------------Probleme ale ultimei edine ---------------Ordinea de zi: 1. 2. Dac avei puncte de inclus n Agenda de lucru, de mai sus, v rugm s specificai n spaiul de mai jos i s napoiai aceast not la secretariat, la data de . Putei ataa Agendei i nota sau documentele care explic chestiunea pe care dorii s-o includei. .... Data DIRECTOR/PREEDINTE, Folosirea unei astfel de proceduri depinde de tipul de edin i de periodicitatea acestora. Sunt situaii, n care, edinele pot fi programate s se desfoare sptmnal, decadal sau lunar, n aceleai zile i ore. Este cazul edinelor de informare, pentru care, participanii sunt, n general, pregtii. Secretariatul poate face cteva verificri, cu o zi nainte, cu ajutorul telefonului, pentru constatarea eventualelor absene. n cazul edinelor decizionale, la nivelul managementului participativ (A.G.A. sau Consiliul de administraie) sau a celor ocazionale, se vor respecta toate procedurile oficiale menionate. n cazul societilor comerciale cu un numr mare de acionari, ordinea de zi se public n ziare locale sau centrale, de larg circulaie, n conformitate cu actele normative care impun aceasta.

Agenda de lucru a conductorului este alt document al edinelor care conine informaii suplimentare fa de nota de convocare la edin. Sunt detalii care i ofer conductorului detaliile necesare conducerii edinei. Se recomanda ca, n partea dreapt a agendei, s se lase un spaiu liber unde conductorul i noteaz propriile observaii. Secretariatul este implicat i n pregtirea acestui document. Pentru redactare, se va consulta cu conductorul asupra tuturor problemele ce trebuie trecute n agenda i asupra eventualelor termene limita de rezolvare. Pentru elaborare, se vor parcurge urmtoarele etape: se verific, prin rspunsurile din nota de convocare, propunerile suplimentare pentru ordinea de zi; se consult procesele verbale anterioare edinei, pentru a reactualiza problemele a cror dezbatere trebuie continuat; se verific calendarului anual al organizaiei, pentru ca problemele edinei curente s nu se suprapun cu problemele prevzute n edinele periodice; se introduc punctele agendei n ordine logic; se aduc informaii suplimentare pentru ca participanii la edin s neleag fiecare punct din ordinea de zi; se indic persoanele care vor prezenta punctele edinei; se specific, la fiecare punct, dac este vorba de o informare, consultare, luare de decizii sau alt scop; se verific necesitatea unor materiale suplimentare (rapoarte, dri de seam, oferte de preuri etc.) i indic anexarea lor; se include punctul Diverse i se specific dac exist participani care mai trebuie anunai despre vreo alt chestiune, nainte de nceperea edinei; se include ca penultim punct al ordinii de zi, data, ora i locul viitoarei reuniuni; se menioneaz n Ordinea de zi: cine prezideaz, cine ntocmete procesul verbal i dac aceste funcii se exercit prin rotaie; se depune schia agendei pentru dactilografiat; se transmite agenda, precum i alte documente importante pentru discuii, tuturor persoanelor ce trebuie s participe la edina. Desfurarea edinelor Rolul decisiv, n reuita dezbaterilor, i aparine conductorului. Acesta va deschide edina, prezentnd ordinea de zi n 1-2 minute. n orice edin, n care s-au luat decizii, se va consemna n scris, cum s-a luat decizia final, argumentele pro i contra unei decizii, concluzia final la care s-a ajuns, pentru fiecare punct din ordinea de zi i cine este responsabil de aciune. Cele mai multe edine, indiferent de scop, beneficiaz de nregistrri n procese verbale sau minute. Procesul verbal de consemnare reprezint expunerea fidel i exact a unei comunicri verbale, de unde i vine i numele. Orice ntlnire de grup, n cadrul organizaiei, se finalizeaz cu o decizie, care trebuie nregistrat, nscris, pentru a servi drept baza pentru aciunile ulterioare. Deci, oricare ar fi scopul unei ntlniri, nregistrarea scris, sub forma proceselor verbale, este extrem de utila i necesara. Aceste consemnri, furnizeaz referiri utile, privind evoluia problemelor, reducnd, astfel, posibilitatea nenelegerii hotrrilor luate, problemelor ascultate. De aceea, se impune ca procesele verbale s fie pstrate, putnd constitui singurele dovezi probatorii n cazul unor nenelegeri ce pot afecta organizaia. Procesul verbal este autentificat prin semntura participanilor, care se realizeaz la sfritul edinei. nainte de a fi semnat, se citete cu voce tare n faa participanilor la reuniune de ctre o alt persoan dect cea care a scris. Redactarea proceselor verbale intr, de obicei, n responsabilitatea secretariatului.

n vederea pregtirii, n acest sens, se recomand ca nainte de edin, secretara s se informeze asupra metodologiei de elaborare a proceselor verbale de consemnare, verificnd i proceselor verbale anterioare spre a va asigura dac exista un stil propriu al organizaiei n acest sens, i dac trebuie respectat. Elementele procesului verbal de consemnare sunt: introducerea, care indic natura reuniunii, locul, data, numele participanilor, numrul persoanelor absente i ordinea de zi; coninutul rezumat al informaiilor, al problemelor discutate, soluiile adoptate, i persoanele responsabile, termene de execuie dac e cazul. Se noteaz numele fiecrui vorbitor, prezentndu-se n rezumat intervenia sa. Procesul verbal se scrie la persoana a III-a, timpul trecut. partea final, n care se prezint, dac este cazul, rezultatul unui vot i se indic n ordine ierarhic numele participanilor pentru semntur. Model: Proces verbal ntocmit cu ocazia edinei din (data, ziua, luna, anul) edina s-a inut n prezena: (nume, funcii) i a celor . (nr.) de membri, n total (nr.) de persoane. S-au constatat(nr.) absene: (nr.) motivai i(nr.) nemotivai. edina a nceput la ora; Dl. . anun ordinea de zi: 1. 2. Ordinea de zi a fost epuizat la ora. drept pentru care s-a ncheiat prezentul proces verbal. Numele participanilor pentru semntur. (Se respect ordinea ierarhic a funciilor) Minutele edinei au acelai rol ca i procesele verbale, diferena dintre ele, fiind doar de procedura: Procesul verbal, ntocmit n timpul edinei sub forma manuscris, reprezint forma final a documentului, fiind citit i semnat la sfritul edinei. Procesele verbale se consemneaz de obicei ntrun registru rezervat special acestui scop; Minutele, elaborate n timpul edinei, reprezint doar ciorne, fiind apoi dactilografiate sau procesate dup edin, dup care sunt verificate de conductor i distribuite participanilor pentru semnare i pentru reluarea discuiilor n timpul ntlnirilor viitoare. Deoarece, elementele cuprinse n minute reprezint doar situaia discuiilor la un moment dat, acestea au un caracter intermediar, de trecere de la o etap la alta; pn la finalizarea obiectivului urmrit. Procedeul consemnrii prin minute este utilizat, n special, n mediul afacerilor, ca form preliminar de nregistrare a discuiilor i nelegerilor ntre delegaii anumitor uniti, atunci cnd se urmrete ncheierea unui contract economic. Minutele nu transcriu cuvnt cu cuvnt discuiile, ci doar noteaz argumentele pro i contra pentru decizii importante. Etape de ntocmire, n timpul edinei: se nregistreaz data, ora i locul unde are loc edina; se nregistreaz persoanele prezente i cele care i-au prezentat scuze pentru absen; se identific subiectele discuiei; se folosete agenda ca ghid; urmeaz, conform unei ordini convenionale, tratarea mai nti a problemelor de rutin: minutele ultimei edine, citite i semnate, problemele aprute din minute, corespondena primit; se planific ntocmirea minutei pe baza unui titlu scurt (care s rezume subiectul), un scurt rezumat al discuiei, decizia luat i aciunea cerut, de cine i pn cnd; se d fiecrei minute un numr de referin, consecutiv; se ine pasul cu evoluia edinei;

se clasific punctele nerezolvate sau ambigue nainte s fie prea trziu; se nregistreaz sub form de not i, pe ct posibil, se evit nregistrarea cuvnt cu cuvnt; se folosesc propoziii i paragrafe scurte i clare. Dup edin: se schieaz minutele clar; se face verificarea cu o alt persoan preferabil cu lidearul oficial al edinei; se dactilografiaz, folosind o aezare n pagin clar; se trimit minutele tuturor celor care au fost sau ar fi trebuit s fie la edin, precum i celorlalte persoane care trebuie s fie informate; se ndosariaz minutele cu grij: organizaiile pot avea reguli n privina ndosarierii minutelor, reguli care trebuie cunoscute i respectate. se verific dac aciunile ntreprinse sunt monitorizate i continuate. Observaii: n ntocmirea proceselor verbale sau a minutelor trebuie s se evite urmtoarele: strecurarea propriului punct de vedere n interpretarea celor spuse; introducerea prea multor nume de persoane; introducerea abrevierilor neexplicate i a elementelor de jargon ; amnarea redactrii, n cazul minutelor; informaiile nu vor mai fi la fel de proaspete n memorie; faptul de a fi influenai de statutul membrilor; neglijarea datelor de desfurare a urmtoarei edine, secretara asigurndu-se ca locul, data, ora au fost stabilite. In cazul minutelor, exist i posibilitatea elaborrii din timp a unor formulare tip, parial imprimate, care vor fi completate n timpul edinei, eliminndu-se, astfel o serie de operaiuni care sustrag atenia [1] . MINUTA EDINEI Participani Distribuie adiional Subiect: Dl.Barbu Dl.Cristea Vnzare i nchiriere maini i Dl.Panait Dl.Furtun utilaje Dra Moise Dl.Costea Dl.Petre Dl.Popescu Data Ora cri Dl.Cristea tehnice de 23.04.2002 10,00 D.Furtun calitate D.Costea Locul Condus de certificare de Dl.Popescu S.C. Dl.Barbu garanie ERCO SA condiii Organizat Telefon de de: vnzare/n 041/689.351 chiriere S.C. ERCO SA caracteristici tehnice Subiect Creterea vnzrilor Sumar/Aciuni Actelor necesare Responsabil Dl.Costea Dra Moise Termen 30.04.2002

nchirierea autobascula nt

Proces verbal de nchiriere

--

27.04.202

Vnzare __ 02.05.2002 excavator Asistena i controlul secretariatului se exercit, n astfel de manifestri, printr-o planificare a aciunilor, astfel: Cu trei sptmni nainte de edin: se stabilete proiectul listei participanilor; se ntocmete lista materialelor ce vor fi prezentate n edina pe baza indicaiilor conducerii; se alege o sal corespunztoare; se anun raportorii s depun n timp toate materialele spre multiplicare Cu zece zile nainte de edina: se verific primirea invitaiilor sau a notelor de convocare i se noteaz confirmrile de participare la edina; se reavizeaz persoanele care nu au confirmat participarea; se obin toate documentele sau informaiile necesare de la persoanele care nu pot participa la edina; se colecteaz toate materialele ce se vor prezenta n edina i se iau msuri pentru multiplicare; se difuzeaz materialele participanilor; Cu ase zile nainte de edin: se prezint conducerii un set complet cu toate materialele ce vor fi prezentate n edina; se pregtesc dosare pentru toi participanii; se asigur aparatura de proiecie (cnd este cazul), aparatura de nregistrare i amplificare i se verifica funcionarea acesteia; se stabilesc stenografele care vor lucra n edina; Cu dou zile nainte de edin: se va pregti rechizita necesar desfurrii edinei, inclusiv exemplare n plus ale agendei de lucru; se va colabora cu serviciul administrativ sau alte persoane responsabile pentru dotarea slii cu suficiente scaune, sau mese, condiii de aerisire i iluminat, decoraiuni, etc. se vor asigura mijloace de transport pentru aparatura menionat; se va asigura de existena indicatoarelor spre sala de edine, dac e cazul; In ajunul edinei: se va aranja masa de lucru pentru prezidiu; se verific funcionarea aparaturii n sala de edine, poziia prizelor i a altor aspecte legate de funcionarea acestora; se va asigura de existena produselor rcoritoare, a paharelor, scrumierelor, erveelelor etc. n sala de edina; va pregti un anun, care va fi atrnat pe ua slii, spre a atrage atenia trectorilor s nu deranjeze; va verifica cu suficient timp nainte de edin, lista acestor probleme, s se asigure de rezolvarea lor; In ziua edinei se va asigura de supravegherea telefonului, stabilind un nlocuitor sau de punerea n funciune a robotului telefonic; va ndeplini rolul de gazd, avnd grij ca sala s fie descuiat la timp i ncuiat dup ntlnire;

va veni mai devreme, asigurndu-se de dotarea slii cu toate cele menionate anterior va verifica semnarea convocatorului notnd persoanele care anun n ultimul moment c nu vor participa la edin; va citi procesul verbal al edinei anterioare, dac este cazul, scrisorile de scuze i corespondena indicata de conductor; l va ajuta pe conductorul edinei, nmnndu-i documentele necesare, aflate n discuie; va ntocmi procesul verbal, dac va fi nominalizat pentru aceasta; n timpul redactrii procesului se va asigura c a neles corect problemele ridicate, cernd explicaii dac este cazul; va discuta cu conductorul edinei asupra celor ce vor fi consemnate: dac va consemna toate dezbaterile, punctele principale sau numai hotrrile adoptate i aciunile de stabilit; dac se ntmpl s piard firul discuiilor, secretara nu trebuie s ezite sa-l ntrerup politicos pe cel care discut, pentru a consemna datele corect i n succesiunea n care s-au ntmplat; noteaz principalele argumente, pro i contra deciziilor; are grij ca toi participanii la edin s semneze procesul verbal. Dup edin strnge toate hrtiile rmase n sal; dac se practic metoda consemnrii discuiilor prin minute, dup edin secretara dactilografiaz procesul verbal n forma final, pentru a fi trimis participanilor pentru citire i semnare (trebuie respectat termenul prevzut pentru prezentare); ndosariaz documentele folosite n edina; consemneaz n agend data urmtoarei edine; va verifica procesul-verbal pentru a trece n instrumentele de eviden, eventuale termene de scaden sau alte aciuni ce trebuiesc planificate i controlate de secretariat pentru ndeplinirea lor la timp. Tabelul de mai jos ofer posibilitatea de a vizualiza mai uor ndatoririle participanilor la edin [2] . 4.1.2 ntlnirile de lucru Acest gen de ntlniri au loc mai des dect edinele. Se desfoar de obicei cu participarea unui numr redus de persoane, din rndul angajailor sau al partenerilor de afaceri. Constituind modaliti concrete de lucru, pentru rezolvarea unor probleme aprute n dinamica procesului de coordonare a organizaiei, ntlnirile de lucru presupun o pregtire din timp pentru ntrunirea participanilor, chiar dac se desfoar n condiii mai reduse de timp. Dificulti de organizare apar, n mod special, atunci cnd particip un numr mai mare de persoane. Iat, cteva aspecte ce trebuie avute n vedere: Atunci cnd ntlnirea va avea loc cu o persoan ierarhic subordonat, aceasta va fi contactat de secretar i se va prezenta la conducere la data i la ora fixat. Dac ntlnirea va avea loc cu persoane ierarhic egale, data i ora ntlnirii vor fi stabilite de comun acord. Dac ntlnirea va avea loc cu o persoan cu funcie ierarhic superioar, se va solicita n numele conducerii data i ora la care aceasta poate fi primit. Secretara trebuie s includ n agend i s comunice conducerii cu precizie ora ziua i locul ntlnirii. Secretara va pregti materialele necesare ntlnirii: proiecte, situaii financiare, scheme etc. ntlnirile de lucru se pot organiza ntre dou sau cu participarea mai multor persoane. problem mai dificil n organizarea ntlnirilor de lucru o constituie stabilirea unei date i ore care s convin tuturor persoanelor implicate. n practica secretariatului se recurge la urmtoarele procedee:

se contacteaz succesiv, fiecare persoan, i se stabilete data i ora n funcie de cea stabilit de primul interlocutor; se ntocmete un tabel n care se menioneaz data i ora la care este disponibil fiecare participant i se verific orele cnd toate, sau majoritatea persoanelor sunt disponibile. Data i ora fixat va fi transmis tuturor persoanelor. 4.1.3 Teleconferinele Teleconferinele reprezint metode de desfurare a edinelor i altor tipuri de ntlniri, fr a fi necesar deplasarea participanilor aflai la distan, fiind suficient prezena lor n faa unui telefon sau ntr-un studio. Tipuri de teleconferine: Videoconferinele Videoconferina se desfoar printr-un sistem de televiziune cu circuit nchis care leag persoane din diferite localiti. Fiecare camer de conferine este echipat cu camere de luat vederi, monitoare i un microfon. Multe organizaii mari, naionale i internaionale, au propriile lor studiouri. n timpul conferinei se pot folosi hrtii desene, schie, imagini video. Avantaje: Costul unei ore de videoconferin ntr-un studio va costa de zece ori sau douzeci de ori mai puin dect apelurile telefonice pentru a-i ntruni pe toi participanii la o edin. Urgena demarrii ntlnirii, deoarece nu sunt necesare prea multe operaiuni, precum cele menionate, pentru pregtire i desfurare. Dezavantaje: Se pierde avantajul atmosferei create de comunicarea direct, cum ar fi cel al perceperii mesajului nonverbal sau al posibilitii unor negocieri prin comunicrile neoficiale realizate n pauze. De asemenea se pierde posibilitatea unei valorificri a ideilor prin participare nelimitat la discuie, fiecare participant fiind nevoit s vorbeasc pe rnd pentru a permite camerei de luat vederi s focalizeze. Audioconferina Conferinele inute de la distan se pot realiza i prin conectare telefonic a participanilor aflai la distan. Se poate folosi, in sistemul de telefonie al propriei companii dac are facilitile necesare. Dac se cere, serviciul telefonic poate fi suplimentat cu materiale obinute cu ajutorul scanerelor i faxurilor. Pentru a facilita discuia cu persoane din strintate poate fi angajat un translator. De asemenea, discuiile pot fi nregistrate i ascultate. Avantaje: Nu implic timp i bani pentru deplasare, ca i n cazul videoconferinelor dar costurile sunt mai ieftine i dect acestea. Astfel, se pot ine cte patru edine scurte ntr-o sptmn dect una lung pe lun. 4.1.4. Teleconferina pe computer Comunicarea n acest caz se realizeaz prin intermediul potei electronice. Dialogurile de grup pot fi simplu direcionate pe mari perioade de timp i pe spatii cuprinztoare. Aplicaiile tipice pentru sistemele de conferine sunt: Conferinele on-line pe cale electronica Sprijinirea proceselor de decizie n grup Pachetele de programe pentru lucrul n grup permit sprijinirea pregtirii, desfurrii i a evalurii edinelor i a conferinelor. n acest scop se pun la dispoziie instrumente care permit desfurarea structurat a proceselor de luare a deciziilor, fiind astfel posibil att coordonarea fluxurilor, ct i generarea i distribuirea direcionat a mesajelor. Reuniunile sau manifestrile colective temporare Expresia manifestri colective este folosit ca generic pentru reuniuni la care participa de cele mai multe ori persoane care lucreaz n acelai domeniu de activitate, n diferite organizaii, chiar concurente.

n funcie de coninutul dezbaterilor, aceste manifestri pot fi tiinifice, profesionale, culturale, inaugurale sau aniversare. Organizarea lor are loc, deopotriv, la nivel macro i microeconomic, n instituii de nvmnt, cercetare, medicale, culturale i alte organisme interesate n a-i pune de acord activitatea practic cu ideile i conceptele teoretice noi din domeniul de activitate n care fiineaz. n cadrul acestor manifestri pot participa persoane sau organisme autorizate ntr-un domeniu de activitate, din mediul extern. Cele mai multe manifestri colective se concretizeaz sub form de simpozioane, consftuiri, sesiuni de comunicri, seminarii mese rotunde colocvii etc. delimitare clar ntre aceste noiuni nu este univoc clarificat de literatura de specialitate. Indiferent de denumirea sub care se desfoar, simpozion, congres, conferin etc. aceste manifestri prezint cteva caracteristici comune ce pot fi clar delimitate, astfel: Toate reprezint o parte necesar a comunicrii organizaionale cu mediul economico-social. Nici o organizaie nu poate tri izolat de mediul n care-si desfoar activitatea ea fiind nsi produsul mediului respectiv. De aceea ele capt o amploare deosebit n viaa economico-social, constituind una dintre aciunile eseniale pentru afirmarea identitii i imaginii unei organizaii. Modul de comunicare este preponderent verbal i presupune existena unui auditoriu; Obiectivul ntlnirii este comun i bine precizat; Desfurarea este temporar, variind de la cteva ore la la cteva zile n funcie de amploarea manifestrii; Cadrul de desfurare este special amenajat In practica organizaiilor, n general, alegerea unei forme sau a alteia de manifestare este gndit n funcie de civa factori, precum: proporiile participrii gradul de oficializare procedurile organizatorice Astfel, se pot distinge:

Manifestri de proporii mari cu caracter oficial care se concretizeaz n simpozioane, sesiuni profesionale, seminarii, mese rotunde, vizite de prezentare ; Manifestri de proporii reduse cu caracter oficial care se concretizeaz n mese rotunde i dezbateri, consftuiri; Manifestri cu caracter mai puin oficial, precum mesele de lucru (masa bufet, cocktailurile, recepiile, dejunul, dineul) sau festivitile cu diverse prilejuri (aniversari, Crciun, pensionari, excursii organizate de firm etc). Simpozioanele sunt organizate sub forma unor dezbateri, discuii sau sesiuni de comunicri scrise ntre specialiti, n faa unui auditoriu interesat de tematica abordata. Dup proporiile manifestrii pot fi: Simpozioane internaionale cu participarea specialitilor din diferite colturi ale lumii care s-au constituit n asociaii profesionale sau tiinifice sau care desfoar activiti n diferite organisme de cercetare, nvmnt sau producie. Se organizeaz pe o anumit tematic din paleta de preocupri a specialitilor. Uneori simpozioanele internaionale sunt numite i congrese internaionale sau n alte cazuri conferine. Simpozioanele naionale sunt reuniuni ale specialitilor dintr-un anumit domeniu de activitate, care au ca obiect de activitate cercetarea i care aparin unor asociaii naionale. Pot participa i alte organisme interesate de tematica dezbtut.

Colocviile tiinifice sunt convorbiri, discuii dezbateri organizate pe o anumit tema dinainte stabilita, ntr-un anumit domeniu al tiinei. Conferinele se pot desfura sub mai multe forme, precum: expuneri fcute n faa unui public, asupra unei teme tiinifice, literare, politice, economice etc. Scopul sau este informarea i instruirea publicului. ntruniri culturale, tiinifice, economice etc. cu reprezentani autorizai cu scopul de a dezbate probleme de specialitate i de a hotr asupra activitii curente sau de perspectiv. conferine-dezbateri, metode semiactive de instruire, utilizate larg n situaiile de formare i perfecionare profesional n domeniul conducerii; pot fi, de asemenea cu participare naional sau internaional. Mesele de lucru i dezbaterile sunt forme mai simple de comunicare i conlucrare cu un numr mai restrns de invitai. Abordeaz n general, teme teoretice i practice cu aplicabilitate imediat ct i de perspectiv. 4.2.1 Gestionarea manifestrilor colective Pentru a se asigura eficacitatea acestor reuniuni se dovedesc eseniali urmtorii factori: a) temeinicia pregtirii; b) tactul i priceperea de a conduce dezbaterile. Pentru coordonarea unor astfel de activiti se nsrcineaz, de obicei, o echipa responsabila, compusa din salariai dac organizaia nu dispune de un serviciu specializat de Protocol sau Relaii Publice. Este important s se stabileasc competentele tuturor membrilor acesteia, ntocmindu-se lista sarcinilor concrete, prevzut cu termenele de ndeplinire ale acestora. In gestionarea acestor manifestri, conductorii se bizuie, de obicei, pe secretare in special n planificarea aciunilor i urmrirea ndeplinirii lor, n elaborarea materialelor imprimate, n aciuni de protocol sau alte tehnici specifice de secretariat. Gestionarea manifestrilor colective poate constitui, pentru secretare, chiar o ansa de specializare pe aceast direcie, innd cont de faptul c aceste manifestri reprezint parte a comunicaiei i Relaiilor Publice. De aceea vom ncerca s redm n continuare cteva detalii de organizare pentru fiecare etap a manifestrilor, insistnd asupra aspectelor ce implic secretariatul. Aceste recomandri, care pot asigura succesul manifestrilor, decurg din experiena organizaiilor, de aceea sunt tratate tipic n literatura de specialitate. De aceea ele trebuie abordate ca o list de verificare care poate fi, bineneles actualizat i lrgit n funcie de noi tehnici i idei Indicaii generale Gestiunea manifestrilor se compune din urmtoarele faze: definirea obiectivelor; planificarea execuia evaluarea verificarea succesului Definirea obiectivelor i planificarea manifestrii sunt faze care sunt coordonate de conductorul manifestrii. Secretariatul poate veni n sprijinul acestuia pregtind o list cuprinztoare, n care s fie enumerate toate sarcinile i obiectivele manifestrii respective. Planificarea presupune clarificarea urmtoarelor probleme: Tipul manifestrii i tema; Cercul participanilor; Momentul manifestrii; Durata manifestrii; Locul desfurrii Mijloacele tehnice auxiliare (accesoriile necesare desfurrii).

ntreaga desfurare a manifestrilor depinde de buna organizare care presupune urmtoarele operaiuni: scrierea invitaiilor stabilirea locurilor de cazare, conveniile cu hotelurile dac e cazul i locurile de parcare; alegerea i angajarea referenilor; stabilirea i organizarea manifestrilor auxiliare echiparea slilor; rezervarea cazrilor la hotel; In funcie de durata i tipul manifestrii, secretarelor le revine, pe lng munca lor cotidian normal, efectuarea multiplelor pregtiri. Pentru aceasta este nevoie de multe notie i eventual de a gsi, la nevoie nlocuitor, mai ales n toiul evenimentelor. Lista de control constituie un instrument de organizare eficient deoarece este posibil s fie uitate lucruri mrunte dar care pot avea efecte negative n derularea aciunilor. n general lista trebuie s cuprind aciunile i materialele ce fac parte din procesul organizrii i conducerii unei reuniuni pentru a evita situaii stnjenitoare. Dei manifestrile colective sunt diferite ca scop i substana, punctele de pe list sunt universal valabile. Iat, n acest sens cteva rubrici ce pot fi cuprinse n Lista de control:

Publicitate promovare-anunare: afie, anunuri, invitaii, locul manifestrii, cum se ajunge, telefoane de dat, comunicate de pres, contacte cu reprezentanii presei, copii ale interveniilor, copii ale desfurtorului reuniunii, ilustraii, avizier, contacte personale diverse. Amenajarea localului: capacitatea slii, acces la sala, prize electrice, iluminatul, prize microfon, numele administratorului, unde poate fi gsit, acustica, ui, grupuri sanitare, acces la telefon, scri, ascensoare, instalaii de termoreglare, instalaii de ventilare, parcare, (capacitate de acces), accesul la mijloace de transport, aranjamente pentru decorarea slii, spatii de expunere, panouri / aviziere, impactul emoional (design, estetica), diverse. Dotri necesare: mese (numr, dimensiuni), scaune (confort, numr), microfoane, casetofon i casete audio, videorecorder i casete video, reportofon, retroproiector, trepied pentru afiare de avize, stnd pentru diagrame, proiector pentru diapozitive, ecran, sticle, cni i pahare cu ap, instalaii i ceti pentru cafea, ceai, proiector pentru film, tabla, creta, burete, maini de scris, couri de hrtii, table de afiat buletine, mas pentru retroproiector, aparat de fotografiat, ustensile de scris, cordoane prelungitoare, copiatoare, calculatoare, diverse. Materiale necesare: ecusoane port-nume, cartonae cu numele participanilor, pixuri cu mine groase i subiri de diferite culori, scotch, lipici, agrafe de birou, creioane, carioca, ace, foarfeci, capsator, hrtie pentru multiplicat, diferite tipuri de hrtie, programul manifestrii, publicaiile organizaiei, materiale de expoziie, flori sau aranjamente florale, decoraiuni, postere, afie, foi cu instruciuni, menionarea n scris a persoanelor utile, semne indicatoare spre locul manifestrii, mape, diverse. Buget costul efectiv: plicuri, timbre, convorbiri telefonice, teleconferine, chiria pentru dotare tehnic, chiria localului, materiale din hrtie (ecusoane, tiprire buletine, hrtie, inclusiv calc,), materiale de scris, transport, mesele participanilor, bar, cafea, rcoritoare, multiplicarea materialelor, pliante, mape, casete, operator proiecii, operator microfoane, traductori, program distractiv, flori, reproducerea filmelor, reproducerea imaginilor, diverse. Dup manifestare: debarasarea slii, restituirea aparaturii i a ustensilelor mprumutate; sortarea i pstrarea documentelor; scrierea, trimiterea i evaluarea protocolului; evaluarea notielor, memorarea lor; colectarea i

transmiterea rapoartelor de presa; trimiterea de fotografii invitailor de onoare, referenilor i eventual participanilor; decontarea numerarului; decontarea onorariilor i a cheltuielilor de deplasare; achitarea costurilor hoteliere; verificarea facturilor sosite i dispunerea plii acestora; calcularea cheltuielilor totale, compararea cu ante-calculul i tragerea concluziilor pentru viitoarele manifestri; rezolvarea eventualei corespondene, notarea i memorarea modificrilor de adrese. Secretariatul poate rezolva multe probleme cu ajutorul calculatorului. Poate crea n acest scop o banc proprie de date n care poate ncrca i din care poate apela pentru culegerea datelor de baz ale persoanelor, hotelurilor etc. Servicii deosebite pot fi oferite i de ghidurile electronice pentru hoteluri, hrtii rutiere, mersul trenurilor, planurile de zbor, disponibile pe versiuni actualizate pe dischete sau pe CD-Rom (compact discuri). De asemenea pot fi folosite programe speciale pentru organizare de conferine, precum cele menionate n capitolul Comunicaia birotic. Pota electronic poate fi de un real folos pentru comunicare cu participanii, dac exist posibiliti de acces la Internet, evitndu-se multe costuri de comunicare. V. FUNCIA DE REPREZENTARE Funcia secretariatului de reprezentare se exercit, n mod special, n relaiile interpersonale ale managerului cu personalul organizaiei sau cu mediul extern. Comunicarea interpersonal constituie o coordonat esenial a procesului de management, asigurnd maximum de eficacitate, data fiind promtitudinea rspunsului ce o caracterizeaz. Cercetrile specialitilor n domeniul managementului evideniaz faptul c, peste 70% din timpul de lucru al managerului se consum n comunicri interpersonale i comunicri de grup sau de echip [1] . n general, se insist asupra persuadrii interlocutorilor, ca obiectiv al acestui tip de comunicare, la nivelul organizaiilor, n scopul declanrii de aciuni care conduc la atingerea obiectivelor n aceste condiii, domeniile de competen ale secretariatului, auxiliarul direct al managementului, au evoluat spre o alt coordonat, aceea a competenelor sociale. Dincolo de provocrile profesionale n faa tehnologiei informaionale i comunicaionale, competenele sociale constituie o nou provocare n exercitarea acestei profesiuni. Conducerea organizaiilor care se desfoar mai ales prin comunicare, are nevoie tot mai mult de secretare sau asistente manageriale calificate dar i capabile s comunice i s se comporte conform noilor cerine. Situaii oficiale specifice, n care secretariatul i exercit funcia de reprezentare, la nivelul organizaiilor, le reprezint: primirea vizitatorilor, audientele, relaiile cu reprezentanii presei, negocierile. Rolul secretariatului este, n general, acela de a crea condiiile preliminare pentru desfurarea eficient i n bune condiiuni a acestor contacte. Exercitarea funciei de reprezentare nu poate fi, ns, raportat numai la aceste aciuni specifice procesului de management. Posibilitile de reprezentare depesc aceast sfer, dac ne raportm la fluxurile comunicaionale gestionate la acest nivel al organizaiei, menionate n capitolele anterioare. Dincolo de relaiile ierarhice cu eful direct, solicitrile secretariatul sunt dintre cele mai diverse, de la simple informaii sau eliberri de nscrisuri pn la situaii complexe de comunicare oficial n absena managerului. Funcia de reprezentare a secretariatului, poate fi, astfel, extins chiar la nivel de organizaie, secretarele fiind adesea numite cartea de vizit a unei organizaii, n sensul c, ele sunt primele persoane cu care se intr n contact, la nivelul conducerii, putnd influena pozitiv sau negativ imaginea organizaiei. n lipsa unui serviciu de Relaii Publice, secretariatul poate suplini cu succes o serie de aciuni de imagine, mai ales n cazul comunicrii n interior i exterior. De pild, felul n care-l trateaz la telefon pe partenerii de afaceri sau cum vin n ntmpinarea colegilor influeneaz puternic imaginea firmei n viziunea partenerilor. Un comportament elevat, elegant, diplomat i inspirat, consecvent i ponderat poate crea adevrate puni ntre oamenii cu care comunic organizaia. Posibilitile lor de influenare

direct i indirect depind de: treapta ierarhic a efilor, de domeniile de sarcini ale efilor precum i de propria iniiativ i iradiere personala. Cunoaterea clar a acestor obiective, considerm c poate constitui deja o premiz n perfecionarea acestei dimensiuni comportamentul profesional care se nglobeaz n competentele sociale necesare acestei profesiuni. Ideea de baz este aceea c o secretar trebuie s plac, s tie s se fac plcut. n ultimii ani s-a scris o vast literatur a omului care place, care tie s se fac plcut, s comunice pe plan individual i profesional. Deoarece aceste aspecte in de alte domenii ale cercetrii, precum psihologia social, n contextul acestui manual am ncercat doar s exprimm cteva idei care s releve idealul. n acest sens, reproduce un adevr verificat n orice profesiune: Cunoaterea este arma cu care se nvinge n orice profesiune.

NOIUNI GENERALE DE DREPT ADMINISTRATIV Utilizate n activitatea managerial a unei instituii Lector univ. dr. Oana IUCU Colegiul Universitar de Administraie i Secretariat Facultatea de Litere Universitatea din Bucureti Sistemul autoritilor publice consacrat de constituia Romniei din 1991 Noiunea de Constituie Termenul de constituie deriv din latinescul constitutio, care nseamn aezare cu temei. Expresia a fost folosit nc din timpul Imperiului roman, legile date de mprat numindu-se constituii imperiale. Supremaia Constituiei se fundamenteaz pe coninutul i forma legii fundamentale. Poziia dominant a Constituiei are drept consecina un coninut normativ complex, dar i nsemnate efecte pe planul activitilor statale i juridice. Datorit acestei poziii dominante, Constituia este izvorul tuturor reglementarilor, att pe plan economic, ct i politic, social i juridic. Analiza Titlului III din Constituie din perspectiva principiului separaiei i echilibrului puterilor Lui John Locke, filosof i jurist englez, i revine meritul de a fi cercetat pentru prima data, mai metodic i ntr-o lumin nou, principiul separaiei puterilor. n lucrarea sa, Essay on civil guvernment, Locke susinea existena a trei puteri : legislativ trebuie s aparin parlamentului i era considerat putere suprem deoarece dicta reguli de conduit general obligatorii, executiv limitat la aplicarea legilor i la rezolvarea unor cazuri care nu puteau fi prevzute i determinate prin lege, urma s fie ncredinat monarhului, federativ era ncredinat tot regelui i avea n competena sa dreptul de a declara rzboi, de a face pace i de a ncheia tratate. Elaborarea acestei teorii aparine, ns, lui Montesquieu, care n lucrarea Despre spiritul legilor, afirma c libertatea este posibil numai dac cele trei puteri ale statului sunt independente. Atunci cnd n minile aceleiai persoane sau aceluiai corp de dregtori, puterea legislativ este ntrunit cu puterea executiv, nu exist libertate, deoarece se poate nate teama ca acelai monarh sau acelai senat s fac legi tiranice pe care sa le aplice n mod tiranic.

In Constituia Romniei, Titlul III este consacrat autoritilor publice i el are o structura care determina concluzia c, dei Constituia nu consacra expresis verbis principiul separaiei puterilor n stat, aspect pe nedrept criticat uneori, din substana reglementarilor sale deducem o consacrare implicita a acestui principiu. Astfel, Titlul III are urmtoarele capitole: Parlamentul puterea legiuitoare Preedintele puterea executiv Guvernul puterea executiv Raporturile Parlamentului cu Guvernul Administraia public puterea executiv Autoritatea judectoreasc puterea judectoreasc Important n organizarea statal este independena autoritilor statale, independena care nu poate fi total, dar poate fi foarte larg. Organele de stat trebuie s depind unele de altele numai att ct este necesar formrii sau desemnrilor i eventual exercitrii unor atribuii. Constituia actual nu folosete sintagma de putere a statului n accepiunea ei ancestral tradiional, utiliznd o varietate terminologica prin care se reflecta una i aceeai realitate politico-juridic. Singurul text unde conceptul de putere a statului este utilizat n accepiunea sa tradiional este art.80, care consacra funcia de mediere a Preedintelui ntre puterile statului i ntre stat i societate. Constatam din structura Titlului III, ca regsim un capitol de sine stttor intitulat Administraia public. Se pune astfel problema, dac autoritile pe care le consacr acest capitol sunt singurele care nfptuiesc administraie public. Rspunsul este negativ, n sensul c i alte autoriti publice care sunt plasate n alte pri ale Constituiei au sarcini de natura administrativa. Ins, autoritile grupate n capitolul 5 nfptuiesc exclusiv administraie publica rupta de jocul politic, cu excepia unora care sunt supuse acestui joc prin natura lor (prefect, ministere). n ceea ce privete regimul politic pe care l consacra actuala Constituie, acesta este semiprezidenial parlamentarizat atenuat, n sensul ca atribuiile ce i incumb preedintelui ntr-un regim semiprezidenial tipic sunt transferate ctre Parlament n calitatea lui de organ suprem reprezentativ al populaiei. Conform prevederilor constituionale, atributele statului sunt realizate de cele trei puteri ale sale astfel:

puterea legislativ, nfptuit de ctre Parlament cu cele dou camere: Senatul i Camera Deputailor; puterea executiv, exercitat de Preedinte, Guvern, ministere, organe de specialitate ale administraiei publice centrale i organele administraiei publice locale; puterea judectoreasc, realizat de ctre instanele judectoreti: judectorii, tribunale, curi de apel, Curtea Suprem de Justiie. DEFINIIA i TRSTURILE ADMINISTRAIEI PUBLICE Dreptul administrativ este o ramur a dreptului public, alturi de dreptul constituional, dreptul internaional public i altele*. Conceptul de baz al acestei ramuri de drept este cel de administraie cuvnt care deriv din limba latin, respectiv prepoziia ad care nseamn la, ctre i minister care nseamn supus, servitor. Potrivit etimologiei, cuvntul administraie a evocat o activitate n supuenie, executat la comand, activitatea n sine aprnd atunci cnd societatea s-a mprit n comandani i comandai. Administraia public este o dimensiune a executivului, fr a fi ns singurul element al acestuia. Activitatea executiv are dou componente de baz, respectiv : Guvernarea, trasarea deciziilor eseniale pentru prezent, dar mai ales pentru viitorul unei ri, inclusiv din perspectiva relaiilor cu alte state sau cu organizaii internaionale. Administrarea, rezolvarea nevoilor curente, cotidiene.

Administraia public, n mod tradiional, presupune dou elemente de baz: Executarea legii cuvntul lege fiind neles n accepiunea lato sensu, de act normativ cu fora obligatorie i nu n accepiunea stricto sensu, de act juridic al Parlamentului. Prestarea de servicii publice n limitele legii. Conceptul de serviciu public a fost vreme ndelungat noiunea cheie a dreptului administrativ, care era definit a reprezenta drepturile serviciilor publice. Prin serviciul public se nelege activitatea organizat sau desfurat de o autoritate a administraiei publice pentru a satisface nevoi sociale n interes public. Nu orice nevoie social reprezint n acelai timp i o nevoie de interes public. Pentru a cpta un asemenea statut, ea trebuie s fie valorizat de clasa politic i transpus ntr-o norm de drept. Misiunea serviciilor publice este s satisfac anumite nevoi sociale, obiectiv care se poate realiza pe dou ci: Printr-un organ public (o universitate de stat). Poate fi rodul unei iniiative private care se face des resimita ca intervenie n prestarea serviciilor publice (serviciul public de nvmnt prestat ntr-o instituie privat). Un alt concept specific dreptului administrativ este cel de ordine public prin care se nelege un minimum de condiii necesare pentru o via social acceptabil. Ordinea public este ansamblul regulilor care asigur sigurana societii i a cror nclcare nu antreneaz dect ilegalitatea parial a unui act sau fapt juridic. Expresia n limitele legii evoc principiul de drept potrivit cruia totul este permis, dac nu este interzis de lege. Subliniem, ns, c activitatea administraiei este guvernat de principiul legalitii, care este nscris n mai multe texte din Constituie ( de exemplu : art. 16 alin. 2 nimeni nu este mai presus de lege; art. 51 instituie ca obligaie fundamentala respectarea Constituiei, a supremaiei sale i a legilor). Dreptul administrativ poate fi definit ca ramura dreptului public care reglementeaz, concret sau cu valoare de principiu, relaiile sociale din sfera administraiei publice, precum i pe cele de natur conflictual dintre autoritile publice sau structuri private, investite cu autoritate public, pe de o parte i cei vtmai n drepturile lor prin actele administrative ale acestor autoriti, pe de alt parte. In obiectul de reglementare al dreptului administrativ intr astfel dou categorii de relaii sociale: Relaii de administrare activ administraie n lucru, care se caracterizeaz prin punerea n executare a legii sau prin prestarea de servicii publice, n limitele legii. Relaii de administraie conflictual care vizeaz litigiile aprute ntre administraie i administrai. Specific administraiei publice este regimul de putere public, acesta nsemnnd clauzele (prerogativele) exorbitante, derogatorii de la dreptul comun, cu care sunt investite autoritile administrative publice i prin intermediul crora fac s prevaleze interesul public (general), atunci cnd vine n contradicie cu interesul particularilor. Administraia public reprezint ansamblul activitilor desfurate de Preedintele Romniei, Guvern, autoritile administrative autonome centrale, autoritile administrative autonome locale si, dup caz, structurile subordonate acestora, prin care, n regim de putere public, se duc la ndeplinire legile sau, n limitele legii, se presteaz servicii publice. Rezult din definiie urmtoarele trsturi ale administraiei publice: Activitate prin care se realizeaz dou obiective : de executare a legii i de prestare de servicii publice, n limitele legii. Activitate desfurat n regim de putere publica, concretizat prin investirea autoritilor care o presteaz cu anumite prerogative, care derog de la dreptul comun i prin intermediul crora ele reuesc sa fac s prevaleze interesul public, atunci cnd intr n contradicie cu cel particular. Activitate desfurata de anumite autoriti executive i administrative, denumite generic autoriti de administraie publice. Potrivit actualului sistem constituional i legal, aceste autoriti sunt de dou categorii: De natur statal (etatica)

De natur autonom, local alese prin sufragiu universal, egal, direct, secret, liber exprimat de colectivitatea politico-teritorial. Dac n regimul totalitar sintagmele de administraie public i administraie de stat erau sinonime, n actualul sistem acest lucru nu mai este valabil, deoarece administraia nsi, inclusiv autoritile care o realizeaz, nu sunt doar autoriti statale, ci i unele de natura autonoma care funcioneaz n unitile administrative teritoriale n care sunt alese. Exist i unele autoriti ca, de exemplu, primarul, care are un dublu statut : astfel, el este, n primul rnd i cu precdere, o autoritate autonom pentru c este ales de cetenii cu drept de vot dintr-o comuna (ora, municipiu) si, n al doilea rnd. este o autoritate statal (atribuii de stare civila, de autoritate tutelara, n domeniul alegerilor ). Din punct de vedere al izvorului care le consacr, distingem ntre : autoriti consacrate de Constituie : Preedinte, Guvern, consiliul judeean, local i primar autoriti consacrate de legea cadru, care se adaug celor consacrate de Constituie : subprefectul, comisia administrativ a judeului, preedintele i vicepreedintele consiliului judeean etc.. In actualul sistem constituional i legal, administraia public este nfptuit de dou mari categorii de autoriti: Autoriti de natur statal: Preedintele i Guvernul reprezint cei doi efi ai executivului n actualul sistem constituional i legal. Ministerele i alte organe reprezint centrele de specialitate subordonate Guvernului. Autoriti centrale nesubordonate Guvernului numite generic autoriti centrale autonome. Serviciile descentralizate i desconcentrate ale ministerelor din unitile administrative teritoriale. Prefectul reprezentantul Guvernului n teritoriu. Autoriti autonome locale: Consiliul local autoritate autonom local cu caracter deliberativ. Primarul ca autoritate autonom executiv. Consiliul judeean care este autoritate administrativ public judeean cu caracter deliberativ. Constituia actual consacr un dualism al executivului care este deinut de un organ unipersonal (Preedintele) i de un organ colegial (Guvernul). Atribuiile de natur administrativ ale Guvernului sunt ns mai numeroase dect cele ale Preedintelui. Potrivit art. 101 din Constituie, Guvernul exercit conducerea general a administraiei publice. Potrivit art.110 din Constituie, este calificat expres ca un organ al administraiei publice de rang central. n exercitarea rolului de conductor al administraiei publice, Guvernul intr n urmtoarele tipuri de raporturi cu celelalte autoriti administrative: Raporturi de subordonare n ceea ce privete ministerele i celelalte autoriti centrale subordonate lui. Raporturi de colaborare i coordonare fa de autoritile centrale autonome. Raporturi de tutel administrativ fa de autoritile autonome locale. Acestea se exercit prin prefect care este reprezentantul Guvernului n teritoriu i ele evoc misiunea pe care o are Guvernul de a veghea la respectarea legalitii activitii autoritilor autonome locale.

NORMELE DE DREPT ADMINISTRATIV Norma de drept, n general, este o regula de conduita generala, abstracta, cu caracter obligatoriu a carei ducere la indeplinire se realizeaza fie n mod voluntar fie, la nevoie, prin forta coercitiva a statului. Din punct de vedere al structurii sale i norma de drept administrativ are o structura trihotomic ( trei pri), fiind format din: Ipoteza : norma de drept administrativ poate arta (cuprinde): Imprejurarile, condiiile, situaiile n care se aplic norma juridic, subiectele de drept, persoane fizice sau juridice care cad sub incidena normei;

explicaia semnificaiei unor termeni; definiii, principii, scopul activitii unui organ. Dat fiind faptul c fenomenul administrativ este un fenomen vast ce presupune o complexitate i multitudine de aspecte i ipoteza are caracter dezvoltat, ea putnd s fie absolut determinat sau relativ determinat dup modul n care sunt reglementate mprejurarile n care ea se aplic. Ipoteza este absolut determinat cnd sunt conturate cu exactitate imprejurarile n care se va aplica dispoziia, situaie n care autoritatea administraiei publice nu poate dect s verifice i s ateste ori s ia act i s confirme. Este vorba de aa numita competen legat (autoritatea administrativ este inuta de norm juridic). Ipoteza este relativ determinat cnd legea (izvorul formal de drept) prevede, n general, mprejurarile n care se aplic norma, existena lor concret urmnd a fi stabilit de organul care o aplic. Este vorba de compena de apreciere. Dispozitia : cuprinde aciunile i inaciunile prilor, stipulate de o manier imperativ, categoric, determinat de regimul de putere public specific administraiei. Un act normativ cuprinde, de regul, mai multe categorii de dispoziii. Dispoziia este, n general, categoric, imperativ, deoarece relaiile sociale care fac obiectul reglementrii dreptului administrativ se desfoar n procesul de realizare a puterii. Astfel principalele norme de drept administrativ au o dispoziie cu un caracter onerativ, prin care subiectele de drept la care se refer norma sunt obligate la o anumit conduit, la o anumit prestaie. mare categorie de norme de drept administrativ au o dispoziie prohibitiv, cuprinznd reguli de interzicere a unor aciuni; este cazul, n principal, al normelor cu caracter contravenional. Dispoziia normei de drept administrativ are uneori i caracter permisiv, prevznd numai facultatea de a aciona sau nu, lsnd la latitudinea subiectelor de drept s fac sau nu anumite aciuni. De cele mai multe ori, aceste dispoziii sunt evocate prin verbul a putea, introdus n expresii ca autoritatea administrativ poate, ceteanul poate. La fel ca i ipoteza, i dispozita normei de drept administrativ poate fi absolut determinat i relativ determinat. Sanciunea : cuprinde consecinele juridice care apar n momentul n care dispoziia normei nu este respectat. Exist preri potrivit crora norma de drept administrativ nu ar avea sanciune n sensul existenei unor situaii n care nu sunt prevzute urmrile juridice ale nerespectarii normei. Trebuie avut n vedere faptul c o norm de drept se duce la ndeplinire nu numai datorit consecinelor negative pe care le atrage nerespectarea ei, deci nu doar din teama de represiune. Norma juridic se respect i din convingere, dreptul n ansamblul sau avnd i un caracter educativ. Trebuie de asemenea fcut distincie ntre sanciune ca element structural al normei juridice i sanciunea ca modalitate de concretizare a uneia din formele de rspundere specifice dreptului administrativ. Din punct de vedere al modalitatilor de exprimare pot fi identificate mai multe tipuri de sanciuni: Sanciuni specifice primei forme de rspundere pe care o cunoate dreptul administrativ: rspunderea administrativ disciplinara (ex. destituirea din funcie, revocarea alegerii, mutarea disciplinara etc.) Sanctiuni specifice rspunderii administrativ contraventionale (ex. amenda, avertismentul, inchisoarea contraventionala etc.) Sanciuni specifice rspunderii administrativ patrimoniale care vizeaz repararea prejudiciilor produse prin actele administrative. DE DREPT ADMINISTRATIV

RAPORTURILE

Raportul juridic n general este o relaie social reglementat prin norma de drept.

Raportul de drept administrativ reprezint acea relaie social care a fost reglementat direct printr-o norm de drept administrativ sau indirect prin intervenia unui fapt juridic. n doctrin s-au exprimat urmtoarele preri cu privire la categoriile de rapoarte de drept administrativ: Opinia potrivit creia ele nu pot mbrac dect forma raportului de subordonare fiind vorba despre subordonarea altui subiect de drept fa de un organ public, de regul unul administrativ. Concepia potrivit creia aceste rapoarte pot mbrca pe lng prima form i forma raportului de colaborare cnd ele se stabilesc ntre subieci aflai pe aceeai poziie juridic. Recunoaterea, pe lng celelalte dou, a nc unei categorii raportul de participare recunoscut a fi prezent n situaiile existenei unui organ colegial i privind membrii acelui organ. n realitate, aceast form de raport juridic nu are o identitate de sine stttoare pentru ca membrii organului colegial nu particip la formele de lucru ale acestuia ca subiecte distincte de drept, ci ca membri ai autoritii respective. In concluzie, n mod tradiional se recunoate existena raportului de drept administrativ sub forma raportului de colaborare i subordonare. n afara lor, Constituia actual mai permite i identificarea altor forme de astfel de rapoarte (raportul de tutel administrativ care se stabilete ntre Guvern i autoritile autonome locale din unitile administrativ teritoriale). Potrivit Art. 101 Guvernul are dou misiuni constituionale pe care le exercit n baza programului su de guvernare care a fost acceptat de Parlament i anume: Aceea de a asigura realizarea politicii interne i externe a rii. De a exercita conducerea general a administraiei publice. n aceast ultim calitate el vegheaz la respectarea legalitii de ctre unitile administraiei publice alese n unitile administrativ teritoriale. Aceast activitate i rapoartele care se stabilesc n temeiul ei sunt denumite tradiional rapoarte de tutela administrativ i ele l ndrituiesc pe prefect, reprezentantul Guvernului n teritoriu, s atace n faa instanelor de contencios actele pe care le considera ilegal emise de acestea, acte care sunt suspendate de drept. Alte tipuri de rapoarte sunt cele reglementate de Art. 121 care consacr rolul coordonator al Consiliului Judeean asupra Consiliului Local n vederea realizrii serviciilor publice de interes judeean. Rapoartelor de drept administrativ, indiferent de modalitile de concretizare, le sunt caracteristice urmtoarele trsturi:

Din punct de vedere al subiectelor, raporturile de drept administrativ au n mod obligatoriu un purttor al autoritii publice, care, potrivit Constituiei ar putea fi: statul, prin organele sale, unitile administrativ teritoriale, un organ al administraiei publice, dar poate fi i o alt autoritate public, potrivit art.48 din Constituie. Cel de-al doilea element, continutul, particularizeaz raporturile de drept administrativ prin aceea c ele sunt formate din drepturile i obligaiile prilor care particip la procesul de nfptuire a administraiei, respectiv executarea legii i prestarea de servicii publice n limitele legii, precum i emiterea de acte normative cu fora juridic inferioar legii. Trstura general a raporturilor de drept administrativ prin prisma obiectului lor este aceea c aciunea sau inaciunea lor, n general conduita prilor, se realizeaz ntr-un regim de putere public, raporturile de drept administrativ fiind raporturi de putere.

NOTIUNI GENERALE DE DREPT COMERCIAL Utilizate n activitatea managerial a unei instituii

NOIUNEA DE DREPT COMERCIAL Denumirea drept comercial sugereaz ideea c dreptul comercial constituie o reglementare juridic, adic un ansamblu de norme juridice care privete comerul. n sens etimologic, expresia de comer provine din latinescul commercium, care la rndul sau reprezint o juxtapunere a cuvintelor cum i merx, ceea ce nseamn cu marfa. Deci, comerul ar consta n operaiuni cu mrfuri. n sens economic, comerul este definit ca o activitate care are ca scop schimbul si, prin aceasta, circulaia bunurilor de la productor la consumator. Sub acest aspect, comerul ar consta n operaiunile cuprinse n intervalul dintre momentul producerii mrfurilor i intrrii lor n circulaie, pn n momentul ajungerii acestora la consumatori. n sens juridic, noiunea de comer are un coninut mai larg dect cel al noiunii definite n sens economic. Ea cuprinde nu numai operaiunile de interpunere i circulaia mrfurilor, pe care le realizeaz negustorii, ci i operaiunile de producere a mrfurilor, prin transformarea materiilor prime, materialelor, etc. i obinerea unor rezultate de o valoare mai mare, pe care le realizeaz fabricanii sau, n general, ntreprinztorii. Avnd n vedere accepiunea juridic a noiunii de comer, dreptul comercial are o sfer mai cuprinztoare, acesta reglementnd activitatea comercial, definit ca o activitate de producere i circulaie a mrfurilor. Obiectul dreptului comercial Potrivit concepiei clasice a dreptului comercial, exist dou sisteme care permit determinarea sferei dreptului comercial. n sistemul subiectiv, dreptul comercial are ca obiect normele juridice la care sunt supui comercianii. Deci, dreptul comercial este un drept profesional, care se aplic persoanelor care au calitatea de comerciant. Acest sistem a stat la baza primelor reglementari legale ale activitii comerciale, anterioare marii codificri franceze de la nceputul secolului al XIX- lea. Dup sistemul obiectiv, dreptul comercial are ca obiect normele juridice aplicabile comerului, adic acelor acte juridice, fapte i operaiuni, calificate de lege ca fapte de comer, indiferent de persoana care le svrete. Acest sistem a constituit fundamentul Codului comercial francez de la 1807. Codul comercial romn are la baz, ca principiu, sistemul obiectiv. Definiia dreptului comercial Dreptul comercial este un ansamblu de norme juridice de drept privat care sunt aplicabile raporturilor juridice izvorte din actele juridice, faptele i operaiunile considerate de lege ca fapte de comer, precum i raporturilor juridice la care participa persoanele care au calitatea de comerciant. Istoria dreptului comercial este strns legat de istoria comerului si, implicit a dezvoltrii societii omeneti. La nceputurile sale, comerul a fost guvernat de reguli cutumiare, fie de sorginte locale, fie de proveniena strin, ca urmare a legturilor cu negustorii de pe alte meleaguri. n 1887 a fost adoptat Codul comercial romn, care este i astzi n vigoare. La elaborarea acestui cod a fost folosit Codul comercial italian din anul 1882. n Italia, Codul comercial francez a fost adoptat n 1808. Dar, ulterior, prin valorificarea tradiiei, dar i a tot ce era nou n doctrina francez, belgian i german, n anul 1882 s-a reuit adoptarea Codului comercial italian. Izvoarele dreptului comercial Art.1 C.com. dispune: In comer se aplic legea de fa. Unde ea nu dispune se aplic Codul civil.. Din aceste dispoziii legale rezult c dreptul comercial are ca izvoare formale Codul comercial i Codul civil. Dei nu sunt menionate, izvoare ale dreptului comercial sunt i legile comerciale speciale, respectiv legile civile speciale. Un anumit rol n aplicarea reglementarii legale l au obiceiurile, jurisprudena i doctrina dreptului comercial. Izvoarele legislative ale dreptului comercial

Codul comercial reprezint principalul izvor de drept comercial. El cuprinde norme juridice care reglementeaz instituiile fundamentale ale dreptului comercial: faptele de comer, comercianii, obligaiile comerciale i falimentul. Legile comerciale speciale mai frecvent ntlnite sunt: Legea nr. 31/1990 republicata, cu modificrile ulterioare, Legea privind Registrul comerului, Legea privind combaterea concurentei neloiale, Legea privind impozitul pe profit etc. Cu privire la corelaia dintre Codul comercial i legile comerciale speciale se aplic principiile generale (specialia generalibus derogant). Codul civil reprezint un izvor subsidiar al dreptului comercial, aa cum rezult din dispoziiile art. 1C. com. O importan deosebit o au dispoziiile Codului civil privind materia obligaiilor, n special cele referitoare la izvoarele i efectele obligaiilor, precum i cele relative la contractele speciale (contractul de societate, contractul de vnzare-cumprare, contractul de mandat etc.). Uzurile comerciale nu sunt izvoare de drept. Dar, dac n dreptul nostru comercial nu exist uzuri legislative, doctrina recunoate uzurile interpretative (convenionale). Astfel, potrivit art. 970 C.civ., conveniile trebuie executate cu bun credin. De asemenea, dispoziiile ndoielnice se interpreteaz dup obiceiul locului unde s-a ncheiat contractul. Doctrina dreptului comercial, ca i practica judiciar n domeniu, au un rol important n interpretarea legilor comerciale. FAPTELE DE COMER Codul comercial romn stabilete anumite acte juridice i operaiuni pe care le clasific fapte de comer. Prin svrirea uneia sau mai multor fapte de comer se nasc raporturi juridice care sunt reglementate de legile comerciale. Art. 3 Cod comercial prevede: Legea consider fapte de comer: cumprrile de producte sau de mrfuri spre a se revinde, fie n natur, fie dup ce se vor fi lucrat sau pus n lucru, vnzrile de producte, vnzrile i nchirierile de mrfuri n natur sau lucrate, cumprrile sau vnzrile de pri sau de aciuni ale societilor comerciale, orice ntreprindere de furnituri, ntreprinderile de spectacole publice, comisioane, agenii i oficii de afaceri, ntreprinderile de construcii, ntreprinderile de fabrici, de manufactur i imprimerie, ntreprinderile de editur, librrie i obiecte de art, operaiunile de banc i schimb, operaiunile de mijlocire n afaceri comerciale, ntreprinderile de transport de persoane sau de lucruri pe ap sau pe uscat, cambiile i ordinele de producte sau mrfuri . pct. 20. Codul comercial romn, ca i modelul sau italian, reglementeaz faptele de comer, iar nu actele de comer. Legiuitorul romn a voit s supun legilor comerciale nu numai raporturile rezultate din actele juridice (manifestrile de voin svrite n scopul de a produce efecte juridice), ci i raporturile izvorte din faptele juridice. Deci, potrivit Codului comercial intr sub incidena legilor comerciale nu numai contractele comerciale, ci i faptele licite (mbogirea fr justa cauz, plata nedatorat) i faptele ilicite svrite de comerciani n legtura cu activitatea lor comerciala. Enumerarea prevzut la art. 3 Cod comercial are un caracter enuniativ, exemplificativ i nu limitativ. Legiuitorul a consacrat ca fapte de comer cele mai frecvente acte juridice i operaiuni care constituiau baza activitii comerciale la data adoptrii reglementarii. Aceasta nseamn c la lista faptelor de comer prevzute expres de lege se pot aduga i alte fapte de comer, adic alte acte i operaiuni, cu condiia ca acestea s aib caracteristicile faptelor de comer expres recunoscute de lege.

Codul comercial nu d o definiie a faptei de comer; el stabilete numai o list a actelor juridice i operaiunilor pe care le declar fapte de comer. n absena unei definiii legale a faptei de comer, doctrina dreptului comercial a cutat s formuleze o definiie general a faptei de comer. Aceasta prezint interes practic sub mai multe aspecte:

ntruct unele acte juridice sunt bivalente comerciale i civile este imperios necesar s se stabileasc un criteriu de delimitare ntre actele comerciale i cele civile, enumerarea faptelor de comer, fcut de art. 3 C. com. este enuniativ i nu limitativ, astfel nct trebuie s existe anumite criterii de comercialitate n temeiul crora judectorul s poat recunoate i alte acte sau operaii ca fapte de comer, chiar dac ele nu sunt expres prevzute de lege; o definiie general a faptei de comer servete, pe un plan mai general, la determinarea sferei dreptului comercial i implicit delimitarea acestuia de dreptul civil. Actele de comer sau faptele de comer sunt actele juridice, faptele juridice i operaiunile economice prin care se realizeaz producerea de mrfuri, executarea de lucrri ori prestarea de servicii sau o interpunere n circulaia mrfurilor, cu scopul de a obine profit. Faptele de comer reglementate de Codul comercial se mpart n trei categorii: fapte de comer obiective, fapte de comer subiective i fapte de comer unilaterale sau mixte. Faptele de comer obiective Faptele de comer obiective sunt actele juridice sau operaiunile prevzute n principal de art.3 Cod comercial. Ele sunt denumite obiective deoarece legiuitorul le-a considerat comerciale datorit naturii lor i pentru motive de ordine publica. Orice persoan este liber s svreasc ori s nu svreasc asemenea acte sau operaiuni. n aceast situaie, persoana n cauz intr sub incidena legilor comerciale. Faptele de comer obiective pot fi mprite n trei mari grupe: Operaiunile de interpunere n schimb sau circulaie Aceste operaiuni corespund noiunii economice de comer, n sensul de activitate de vnzare cumprare a mrfurilor pentru a ajunge de la productor la consumator. Cumprarea i vnzarea comercial Sub aspectul structurii sale, vnzarea-cumprarea comercial este asemntoare vnzriicumprrii civile. Este vorba de un contract n temeiul cruia o parte (vnztorul) se oblig s transmit celeilalte pri (cumprtorul) proprietatea unui lucru, n schimbul unui pre (art. 1294 C. civ.). Ceea ce deosebete vnzarea-cumprarea comercial de cea civil este funcia economic a contractului i anume interpunerea n schimbul bunurilor. Cnd contractul ndeplinete aceasta funcie, vnzareacumprarea este o fapt de comer i deci supus legilor comerciale. Trstura caracteristic a cumprrii i vnzrii comerciale o constituie intenia de revnzare; cumprarea este fcut n scop de revnzare sau nchiriere, iar vnzarea este precedat de o cumprare fcut n scop de revnzare. Intenia de revnzare sau nchiriere trebuie sa ndeplineasc trei condiii: intenia de revnzare sau nchiriere trebuie sa existe la data cumprrii; intenia de revnzare sau nchiriere trebuie s fie exprimat de cumprtor, adic s fie cunoscut contractantului; intenia de revnzare sau nchiriere trebuie s priveasc n principal bunul cumprat. Cumprarea i vnzarea comercial poate avea ca obiect numai bunuri mobile: producte, mrfuri, titluri de credit. Productele sunt produsele naturale ale pmntului care se obin prin cultura sau exploatare direct (de exemplu cereale, legume) sau produsele animalelor (de exemplu lna, laptele). Mrfurile sunt produse ale muncii destinate schimbului (de exemplu autoturismele).

Titlurile de credit sunt nscrisuri n baza crora titularii lor pot s exercite drepturile specificate n cuprinsul lor. Nu sunt fapte de comer cumprrile de producte sau de mrfuri care s-ar face pentru uzul sau pentru consumaia cumprtorului ori a familiei sale. Operaiunile de banc i schimb: Potrivit art. 3 pct. 11 C. Com. sunt considerate fapte de comer operaiunile de banc i schimb. Operaiunile de banc sunt operaiunile asupra sumelor de bani n numerar, creditelor i titlurilor negociabile. Ele sunt operaiuni de depozit, de efectuare de pli, de acordare de credite, operaiuni asupra titlurilor de credit. Operaiunile de schimb sunt operaiunile de schimb de moned sau bilete de banc naionale sau strine, precum i operaiunile referitoare la transmiterea de fonduri prin evitarea transferului de numerar. Intreprinderile: In concepia Codului Comercial ntreprinderea apare ca o structur de organizare a unei activiti (un organism economic i social) iar nu ca un subiect de drept. ntreprinderea constituie organizarea autonom a unei activiti, cu ajutorul factorilor de producie (forele naturii, capitalul i munca) de ctre ntreprinztor i pe riscul su, n scopul producerii de bunuri i servicii, destinate schimbului, n vederea obinerii unui profit. Aceast definiie privete numai ntreprinderile avute n vedere de Codul Comercial. Deci, pentru a fi supus Codului Comercial, ntreprinderea trebuie s aib ca obiect operaiunile prevzute de art. 3 C. Com., care sunt considerate fapte de comer. Din definiia dat rezult urmtoarele caracteristici ale ntreprinderii: existena unei organizri autonome a unei activiti cu ajutorul factorilor de producie; asumarea de ctre ntreprinztor a coordonrii ntregii activiti i implicit a riscului acestei activiti; scopul activitii este producerea de bunuri i servicii destinate schimbului n vederea obinerii unui ctig; Faptele de comer conexe: Faptele de comer conexe sunt acte juridice sau operaiuni care dobndesc comercialitate datorit strnsei legturi pe care o au cu acte sau operaiuni considerate de lege fapte de comer. Din categoria faptelor de comer conexe fac parte: contractele de report asupra titlurilor de credit; cumprrile sau vnzrile de pri sociale sau aciuni ale societilor comerciale; operaiunile de mijlocire n afaceri; cambia sau ordinele n producte sau mrfuri; operaiunile cu privire la navigai; depozitele pentru cauza de comer; contul curent i cecul; contractele de mandat, comision i consignaie; Contractele de gaj i fidejusiune. Faptele de comer subiective: Art. 4 C. com. dispune: Se socotesc, afar de acestea (adic cele prevzute n art. 3 nota n.s.), ca fapte de comer celelalte contracte i obligaiuni ale unui comerciant, dac nu sunt de natur civil sau dac contrariul nu rezult din nsui actul. Prin urmare, pe lng faptele de comer obiective, a cror comercialitate este independent de calitatea persoanei care le svrete, Codul comercial reglementeaz i faptele de comer subiective care dobndesc caracter comercial din calitatea de comerciant a persoanei care le svrete. Faptele de comer unilaterale sau mixte:

Potrivit art. 5 C. com., nu se pot considera fapte de comer vnzarea productelor pe care proprietarul sau cultivatorul le are dup pmntul sau, ori cel cultivat de acesta. Deci, vnzarea de produse agricole unui comerciant este act de comer pentru comerciant i act civil pentru agricultor. Apoi, art. 6 C. com. prevede ca asigurrile de lucruri sau stabilimente care nu sunt obiectul comerului i asigurrile asupra vieii sunt fapte de comer numai pentru asigurtor. Deoarece n toate aceste cazuri actele juridice sau operaiunile menionate sunt fapte de comer numai pentru una dintre pari, ele au fost denumite fapte de comer unilaterale sau mixte. Faptele de comer unilaterale sau mixte sunt guvernate de legea comerciala pentru ambele pari, chiar dac pentru una dintre ele actul juridic are caracter civil (art.56 C. com.).

COMERCIANII Noiunea de comerciant: Potrivit Codului Comercial Roman, subiecte ale raporturilor comerciale pot fi att comercianii, ct i necomercianii. Reglementarea sa se aplic oricrei persoane care svrete fapte de comer obiective (art. 3 C.com), indiferent dac persoana care le svrete are sau nu calitatea de comerciant. Dac svrirea faptelor de comer are un caracter profesional, persoana n cauz devine comerciant (art. 7 C.com). Odat dobndit calitatea de comerciant, toate actele i faptele juridice ale acestei persoane sunt prezumate a fi comerciale (art. 4. C.com). Dac ns, svrirea faptelor de comer obiective de ctre o persoan are caracter accidental, dei raportul juridic care s-a nscut este supus reglementarii comerciale, totui, persoana care le-a svrit pstreaz calitatea de necomerciant (art.9 C.com). In concluzie, ca expresie a concepiei sale obiective, codul comercial prevede c sunt comerciani aceia care fac fapte de comer, avnd comerul ca profesiune obinuit, i societile comerciale. (art. 7 C.com) Precizarea noiunii de comerciant prezint un mare interes practic. Calitatea de comerciant implic un statut juridic diferit de cel al necomercianilor, cu consecine deosebite asupra raporturilor juridice la care particip:

legea instituie anumite obligaii pentru comerciani, considerate obligaii comerciale, astfel, nainte de nceperea comerului, comerciantul este obligat s cear nmatricularea n registrul comerului, iar n cursul exercitrii i la ncetarea comerului s cear nscrierea n registru a meniunilor privind actele i faptele a cror nregistrare este prevzut de lege; orice comerciant are obligaia s in anumite registre de contabilitate (art. 22 C. com) i de asemenea s desfoare activitate comerciala n condiiile unei concurente loiale; legea instituie o prezumie de comercialitate; toate actele i operaiunile svrite de comerciant sunt prezumate a fi fapte de comer i deci supuse legilor comerciale (art.4 C.com); actele comerciale ncheiate de comerciant sunt supuse unor reguli speciale, derogatorii de la regimul actelor juridice civile; n cazul ncetrii plailor pentru datoriile sale comerciale, comerciantul poate fi declarat n faliment; procedura falimentului este aplicabil numai comercianilor ea nu se aplic necomercianilor, chiar dac s-au obligat prin acte comerciale; comercianii pot participa la constituirea unor camere de comer i industrie, ca organizaii autonome, destinate s promoveze i s apere interesele lor; comercianii sunt supui impozitului pe profitul realizat prin activitatea comercial;

Art. 34 C. com. prevede ca dispoziiile codului comercial privind registrele comerciale nu se aplic colportorilor comercianilor care fac micul trafic ambulant, cruilor sau acelor al cror comer nu iese din cercul unei profesiuni manuale. Calitatea de comerciant: In temeiul Codului Comercial calitatea de comerciant se dobndete n mod diferit, dup cum este vorba de o persoan fizic sau de o persoan juridic. Dobndirea calitii de comerciant:

Dobndirea calitii de comerciant de ctre o persoan fizic: sunt comerciani aceia care fac fapte de comer avnd comerul ca profesiune obinuita, potrivit art. 7 C. com. Pentru dobndirea calitii de comerciant sunt necesare trei condiii: s svreasc anumite fapte de comer obiective; s svreasc fapte de comer ca profesiune; s svreasc fapte de comer n nume propriu; Calitatea de comerciant a unei persoane fizice se cere a fi delimitat de alte profesiuni pe care le exercit persoanele fizice. Avem n vedere pe meseriai, pe cei care exercit profesii liberale i pe agricultori. Meseriaul este considerat comerciant n cazurile n care cumpr mrfuri n vederea prelucrrii i revnzrii lor (art. 3. pct.1. C.com) sau, folosind fora de munc strin, i organizeaz o ntreprindere (art. 3 pct. 9 C.com.). Persoanele care exercit profesii liberale nu au calitatea de comerciant (exemplu medicii, avocaii, notarii publici). n cazul n care pentru exercitarea activitii, cel care ndeplinete o profesiune liberal (dentistul) cumpr i folosete anumite materiale se consider c aceste acte sunt accesorii i deci persoana n cauz nu devine comerciant. ntruct vnzarea produselor pe care proprietarul sau cultivatorul le are de pe pmntul sau ori pe care le-a cultivat nu este fapta de comer, ci act juridic civil, nseamn ca agricultorii nu au calitatea de comerciani.

Dobndirea calitii de comerciant de ctre societile comerciale: potrivit art. 7 C. com. pe lng persoanele fizice, au calitatea de comerciant i societile comerciale. Sunt avute n vedere societile comerciale reglementate de Legea Nr. 31/1990: societatea, n nume colectiv, societatea n comandita simpla, societatea pe aciuni, societatea n comandita pe aciuni i societatea cu rspundere limitata. Societatea comerciala are o unica finalitate; ea se constituie n scopul de a desfura o activitate comercial; societatea este comercial numai dac obiectul ei, prevzut obligatoriu n actul constitutiv consta n svrirea uneia sau mai multor fapte de comer obiective. Exercitarea activitii comerciale este raiunea de a fi a societii comerciale. n consecin, pentru a dobndi calitatea de comerciant, societatea comercial trebuie s se constituie cu respectarea condiiilor prevzute de lege n acest sens. Calitatea de comerciant a altor persoane juridice: Statul i unitile sale administrativ teritoriale: art. 8 C. com. prevede c: Statul, judeul i comuna nu pot avea calitatea de comerciant. Aceasta concepie a codului comercial era justificata la data adoptrii sale, cnd activitatea statului i a unitilor sale administrativ teritoriale privea numai serviciile publice. Pornind de la faptul ca statul svrete pe lng actele de autoritate necesare funcionarii serviciilor publice i acte cu caracter privat, n doctrina s-a considerat ca el este subiect al raporturilor comerciale. Deci, cu toate ca nu are calitatea de comerciant, statul poate svri anumite fapte de comer. Regiile autonome: potrivit art.135 din Constituie, proprietatea public aparine statutului sau unitilor sale administrativ teritoriale. Bunurile proprietate public sunt inalienabile. n condiiile legii ele pot fi date n administrare regiilor autonome ori instituiilor publice sau pot fi concesionate sau nchiriate. Potrivit Legii Nr.15 / 1990, regiile autonome se organizeaz i funcioneaz n ramurile strategice ale economiei naionale. Calitatea de comerciant a regiei autonome se dobndete din momentul nfiinrii sale, dup caz, prin hotrre a guvernului sau prin decizia organului administraiei publice locale.

Organizaiile cooperatiste: ntruct prin desfurarea unor activiti de producere i desfacere de mrfuri, de prestri de servicii, se urmrete obinerea de profit, aceast activitate are caracter comercial. n consecin organizaiile cooperatiste au calitatea de comerciant. Asociaiile i fundaiile: potrivit legii, scopul nfiinrii asociaiilor i fundaiilor este desfurarea unei activiti dezinteresate, iar nu obinerea unui profit. Deci asociaiile i fundaiile nu au calitatea de comerciant. Dovada calitii de comerciant: In cazul unei persoane fizice, ntruct calitatea de comerciant se dobndete prin svrirea faptelor de comer obiective cu caracter profesional, nseamn c aceast calitate se poate proba numai prin prezentarea unor dovezi din care s rezulte c persoana n cauz a svrit efectiv una sau mai multe fapte de comer prevzute de art. 3 C.com. ca o profesiune obinuit i n nume propriu. In cazul societii comerciale, calitatea de comerciant se dobndete prin nsi constituirea societii. Deci, calitatea de comerciant a societii comerciale se poate proba prin dovedirea constituirii societii n condiiile prevzute de lege. Un mijloc de dovada care ar putea fi folosit este copia certificat de pe nmatriculare n registrul comerului a societii comerciale. 3.2.3 ncetarea calitii de comerciant In cazul persoanei fizice, aceasta nceteaz s mai aib calitatea de comerciant n momentul n care nu mai svrete fapte de comer ca profesiune. ncetarea trebuie s fie efectiv i din ea s rezulte intenia de a renuna la calitatea de comerciant. In cazul societii comerciale, calitatea de comerciant se pierde n momentul n care societatea nceteaz s mai existe ca persoana juridica. Societatea comerciala i nceteaz existena prin dizolvare i lichidare. Potrivit legii, dizolvarea poate avea loc prin trecerea termenului stabilit pentru durata societii, imposibilitatea realizrii obiectului societii sau realizarea acestuia, hotrrea adunrii generale, faliment. Dizolvarea societii nu atrage dup sine pierderea automat a personalitii juridice a societii. n aceasta situaie, societatea nu mai poate face operaiuni comerciale, dar poate face operaiunile necesare lichidrii.

SOCIETILE COMERCIALE Noiunea i caracterele juridice ale societii civile: Din dispoziiile art. 1491, 1492 C.civ. rezult c societatea este un contract n temeiul cruia dou sau mai multe persoane (asociai) se neleg s pun n comun anumite bunuri pentru a desfura mpreun o anumit activitate, n vederea realizrii i mpririi beneficiilor care vor rezulta. Contractul de societate are urmtoarele elemente eseniale care l deosebesc de alte contracte : fiecare asociat se oblig s pun n comun o valoare patrimonial (aport); asociaii se oblig s desfoare mpreun o activitate care constituie obiectul societii; toi asociaii particip la realizarea i mprirea beneficiilor. Din definiia dat rezult caracterele juridice ale contractului de societate: contractul este plurilateral, n sensul c la ncheierea sa particip dou sau mai multe persoane, fiecare asumndu-i anumite obligaii; contractul este cu titlu oneros; fiecare asociat urmrete realizarea unui folos patrimonial, adic obinerea de beneficii; contractul este comutativ; ntinderea obligaiilor fiecrui asociat este cunoscut n momentul ncheierii contractului; contractul este consensual, ceea ce nseamn c se ncheie prin simplul acord de voina al prilor; forma scris este cerut ad probationem. Definiia societii comerciale: -

Societatea comercial poate fi definit ca o grupare de persoane constituit pe baza unui contract de societate i beneficiind de personalitatea juridic, n care asociaii se neleg s pun n comun anumite bunuri, pentru exercitarea unor fapte de comer, n scopul realizrii i mpririi beneficiilor rezultate Societatea civil i societatea comercial: Asemnri: au aceeai esen; fiecare reprezint o grupare de persoane i de bunuri (capitaluri) n scop economic i lucrativ; att societatea civil, ct i cea comercial iau natere printr-un contact de societate; ambele societi au un scop lucrativ; asociaii urmresc realizarea i mprirea unor beneficii. Deosebiri: obiectul sau natura operaiunilor pe care le realizeaz societatea; societatea comercial este investit cu personalitate juridic, n timp ce societatea civil rmne un simplu contract, fr a fi subiect de drept de sine stttor; ntre societatea civil i cea comercial exist deosebiri privind condiiile n care acestea se constituie i funcioneaz. Elemente specifice ale contractului de societate care st la baza societii comerciale Aporturile asociailor Sub aspect juridic, prin aport se nelege obligaia pe care i-o asum fiecare asociat de a aduce n societate un anumit bun, o valoare patrimonial. n limita aportului, asociatul devine debitor al societii cu toate consecinele care decurg din aceast calitate. Obiectul aportului l poate constitui: aportul n numerar; are ca obiect o sum de bani pe care asociatul se oblig s o transmit societii; aportul n natura; are ca obiect anumite bunuri, care pot fi bunuri mobile(cldiri, instalaii), bunuri mobile corporale (materiale, mrfuri) sau incorporale (creane, fond de comer); aportul n industrie, care const n munc sau activitatea pe care asociatul promite s o efectueze n societate, avnd n vedere competena i calificarea sa. Capitalul social i patrimoniul societii Prin capitalul social al unei societi comerciale se nelege expresia valoric a totalitii aporturilor asociailor care particip la constituirea societii. Capitalul social mai este denumit i capital nominal. Capitalul social are o dubl semnificaie: contabil i juridic. El constituie gajul general al creditorilor societii. De aceea, este fix pe toat durata societii. Capitalul subscris reprezint valoarea total a aporturilor pentru care asociaii s-au obligat s contribuie la constituirea societii. Capitalul subscris coincide cu capitalul social. Capitalul vrsat este valoarea total a aporturilor efectuate i care au intrat n patrimoniul societii. Capitalul social al societii este divizat n anumite fraciuni, denumite diferit dup forma juridic a societii : pri de interes, pri sociale, aciuni. Patrimoniul societii, n lumina dreptului civil, l constituie totalitatea drepturilor i obligaiilor cu valoare economic aparinnd societii. Intre capitalul social i patrimoniul societii exist anumite deosebiri. Astfel, n timp ce capitalul social este expresia valoric a aportului asociailor, patrimoniul societii este o universalitate juridic, n care sunt cuprinse toate drepturile i obligaiile, precum i bunurile societii. Intenia asociailor de a colabora n desfurarea activitilor comerciale Affectio societatis presupune intenia de colaborare voluntar a asociailor, de a lucra n comun, suportnd toate riscurile activitii comerciale. Participarea la activitatea societii trebuie s fie efectiv i interesat. Aceast participare este diferit, n funcie de forma juridic a societii. Realizarea i mprirea beneficiilor

Scopul societii este acela de a realiza beneficii din activitatea comercial desfurat i de ale mpri ntre asociai sub forma de dividende. Acest scop constituie criteriul de distincie ntre societatea comercial i asociaie. In general, prin beneficiu se nelege un ctig evaluabil n bani. Realizarea sau nerealizarea de beneficii poate fi stabilita numai la sfritul exerciiului financiar, prin ntocmirea bilanului i a contului de profit i pierderi. Pentru a putea fi repartizate, beneficiile trebuie s fie reale (art.37 din Legea nr.31/1990). Aceasta nseamn ca trebuie s se fi nregistrat un excedent, adic o sum de bani care s fie mai mare dect capitalul social, deoarece nu pot fi distribuite beneficii din capitalul social. Totodat, beneficiile trebuie s fie utile, adic s reprezinte beneficiile rmase dup ntregirea capitalului social, cnd acesta s-a micorat n cursul exerciiului financiar. Criterii de mprire a beneficiilor Potrivit legii, n contractul de societate trebuie s se prevad partea fiecrui asociat la beneficii i la pierderi (art. 3) sau modul de distribuire a beneficiilor (art. 8). Toi asociaii trebuie s primeasc beneficii i s participe la suportarea pierderilor. Cum este i firesc, criteriul care este avut n vedere este contribuia asociailor la formarea capitalului social al societii. Formele societii comerciale: Potrivit art. 2 din Legea nr. 31/1990, societatea comercial mbrac una din urmtoarele forme juridice: societatea n nume colectiv este aceea societate ale crei obligaii sociale sunt garantate cu patrimoniul social i cu rspunderea nelimitat i solidar a tuturor asociailor; societatea n comandita simpla este societatea ale crei obligaii sociale sunt garantate cu patrimoniul social i cu rspunderea nelimitata i solidara a asociailor comanditai; asociaii comanditari rspund numai pn la concurenta aportului lor; societatea pe aciuni este societatea al crui capital social este mprit n aciuni, iar obligaiile sociale sunt garantate cu patrimoniul social; acionarii rspund numai n limita aportului lor; societatea n comandita pe aciuni este societatea al crui capital social este mprit n aciuni, iar obligaiile sociale sunt garantate cu patrimoniul social i cu rspunderea nelimitat i solidar a asociailor comanditati; asociaii comanditati rspund numai pn la concurenta aportului lor; societatea cu rspundere limitata este societatea ale crui obligaii sociale sunt garantate cu patrimoniul social; asociaii rspund numai n limita aportului lor. Clasificarea societilor comerciale:

Societi de persoane i societi de capitaluri Societile de persoane se constituie dintr-un numr mic de persoane, pe baza cunoaterii i ncrederii reciproce a calitilor personale ale asociailor. Fac parte din aceast categorie : societatea n nume colectiv i societatea n comandita simpla. Societile de capitaluri se constituie dintr-un numr mare de asociai, impus de nevoile acoperirii capitalului social, fr s prezinte interes calitile personale ale asociailor. Elementul esenial l reprezint cota de capital investita de asociat. Intr n aceast categorie: societatea pe aciuni i societatea n comandita pe aciuni. Societatea cu rspundere limitat nu se ncadreaz n nici una din aceste categorii. Aceast form de societate mprumut unele caractere, att de la societile de persoane, ct i de la societile de capitaluri. Ca i n cazul societilor de persoane, constituirea societii cu rspundere limitat se bazeaz pe ncrederea i calitile asociailor. Acest fapt reclam limitarea numrului asociailor (maximum 50 de asociai), precum i condiii restrictive privind transmiterea prilor sociale. n ce privete rspunderea asociailor pentru obligaiile societii, asociaii rspund numai n limita aportului lor, ca i n cazul societilor de capitaluri.

Societi n care asociaii au o rspundere nelimitat i societi n care asociaii au o rspundere limitat Rspunderea asociailor pentru obligaiile sociale este diferit n raport de forma juridic a societii. In societatea n nume colectiv, asociaii rspund nelimitat i solidar pentru obligaiile societii. In societatea pe aciuni i societatea cu rspundere limitat, asociaii rspund pn la concurenta aportului lor. In privina societii n comandita simpl sau pe aciuni rspunderea asociailor este diferit: asociaii comanditati rspund nelimitat i solidar, iar asociaii comanditari numai n limita aportului lor. Societi cu pri de interes i societi pe aciuni Dup structura capitalului social i modul de mprire a acestuia, societile comerciale se clasific n dou categorii: societi n care capitalul social se divide n pri de interes i societi n care capitalul social se mparte n aciuni. Capitalul social se divide n pri de interes n cazul societii n nume colectiv i societii n comandita simpl, precum i cazul societii cu rspundere limitat (pri sociale). Capitalul social este mprit n aciuni n cazul societii pe aciuni i societii n comandita pe aciuni. Societi care emit titluri de valoare i societi care nu pot emite asemenea titluri Societi care emit titluri de valoare pot fi societatea pe aciuni, societatea n comandita pe aciuni i societatea cu rspundere limitat. In cea de a dou categorie sunt cuprinse societatea n nume colectiv i societatea n comandita simpla. Titlurile de valoare au un element comun: ele materializeaz dreptul asociailor asupra unei fraciuni din capitalul social. ntre aceste titluri de valoare exista o deosebire esenial: aciunile fac parte din categoria titlurilor de valoare negociabile, iar certificatele de pri sociale nu sunt titluri negociabile, ci titluri de legitimare. Societi cu capital romnesc i societi cu participare strin Societile cu capital romnesc sunt societile n care asociaii sunt ceteni romni ori persoane juridice de naionalitate romn. Societile cu capital strin sunt societile care se constituie cu capital integral strin sau n asociere cu persoane fizice sau juridice romane.

ELEMENTE DE PROTOCOL Necesare activitii de secretariat Rolul protocolului Ceremonialul creeaz cadrul i atmosfera n care urmeaz s se desfoare raporturile dintre interlocutori / parteneri. Protocolul codific regulile care guverneaz ceremonialul, al crui obiect este de a oferi fiecrui participant prerogativele, privilegiile i imunitile la care are dreptul. Ceremonialul i protocolul garanteaz egalitatea n drepturi a partenerilor, care permite fiecreia dintre ei s-i fac auzit n mod liber vocea. i unul i cellalt impun curtoazia care trebuie s guverneze raporturile ntre oamenii de bun credin. Ceremonialul i protocolul guverneaz, de asemenea, negocierea, ncheierea i intrarea n vigoare a unor documente / acte specifice. Ambele au o inciden zilnic asupra vieii i activitii de afaceri. Protocolul pune problema regulilor care determin ordinea de precdere ntre parteneri. Eticheta Regulile de conduit sau regulile de comportare la care se refer eticheta contribuie la buna desfurare a relaiilor din societate, n general, i la o desfurare normal a activitii in afaceri n

special. Este foarte important cunoaterea i aplicarea acestor reguli de ctre fiecare partener, dat fiind c necunoaterea sau ignorarea lor pot duce, uneori, la interpretri eronate, la complicaii relaionale care depesc sfera relaiilor strict personale ale celor n cauz. Nu se pot concepe relaii ntre parteneri fr contactul uman necesar i, n cadrul acestui contact, fr respectarea unor reguli de etichet. Necunoaterea acestor reguli poate fi considerat, n ultim instan, o lips de competen profesional a unei persoane chemate s reprezinte interesele unei pri pe planul relaiilor specifice. n concluzie, nsuirea i respectarea unor reguli de eticheta pot i trebuie s constituie o sarcin de ordin profesional. inuta fizic (pe strad i n societate) Este foarte important ca partenerii s aib o inut corect, ngrijit, s se controleze permanent n fiecare ocazie asupra acesteia. n societate este greit s te sprijini de sptarul unui scaun sau de perete, s ii minile n buzunar sau s te joci nervos cu bricheta, batista sau alt obiect. Pe ct posibil, trebuie evitat s stai cu spatele la alt persoan care este aezat pe scaun, fotoliu sau canapea. Aezarea pe scaun sau canapea trebuie fcut de aa manier nct s nu denote o stare de plictiseal sau satisfacia de a fi cucerit un loc pe care nu eti dispus s-l cedezi. Trebuie evitat strngerea genunchilor cu minile, sprijinirea capului de sptar, btutul cu degetele pe braele scaunului. ncruciarea genunchilor la prea mare nlime trebuie, de asemenea, evitat. Femeile trebuie s acorde mare atenie felului cum stau pe scaun i cum i ncrucieaz picioarele, astfel nct rochia s poat acoperi genunchii. n timpul conversaiei este nepoliticos s-l apuci de rever sau de nasture pe interlocutor pentru a da mai mult greutate argumentelor personale sau s-l aprobi btndu-l pe umeri ori lovindu-l cu cotul. De asemenea, trebuie evitate o gesticulare excesiv, un rs zgomotos, tusea, strnutul i alte zgomote dizgraioase (aerofagii etc.) Salutul Salutul este o manifestare de curtoazie fa de o alt persoan sau de un grup de persoane. El comport, n mimic i n inut, o serie de nuane care pot s-i modifice sau s-i completeze sensul, s constituie o expresie de stim sau o simpl obligaie formal. Cteva reguli de baza n legtur cu salutul: brbaii salut primii femeile; persoanele mai tinere salut primele pe cele mai n vrst; subalternii salut pe superiorii in grad. Rspunsul la salut este obligatoriu: un gest contrar poate fi socotit ca lips de politee. Este recomandabil ca brbatul cnd salut cu plria s o in de calot, nclinnd uor capul i privind la persoana salutat. Dac minile i sunt ocupate, se accept salutul printr-o simpl nclinare a capului. n alte cazuri, salutul se face printr-o nclinare a capului. De obicei, femeia rspunde la salut printr-o uoar nclinare a capului, arbornd uneori un surs. n cazul ntlnirii cu o persoan cunoscut pe care nu doreti, totui, s-o salui, eschivarea trebuie fcut cu tact. Cnd este ntlnit o persoan care pare cunoscut, fr a o putea identifica imediat, este preferabil, s fie salutat. Persoanele care se afl intr-o maina salut primele persoanele cunoscute de pe strada, n cazul n care au fost vzute. Dac persoana cunoscut este mpreun cu mai muli prieteni, necunoscui celui care salut, se salut tot grupul. n timpul salutului se folosesc i formulele: bun dimineaa, bun ziua sau bun seara. La ntlnirile oficiale se pronun denumirea rangului: bun ziua domnule director, presedinte, ministru etc.#. Strngerea de mn poate interveni fie cnd persoanele care s-au salutat se opresc pentru a sta de vorb sau a continua drumul mpreun, fie cu ocazia prezentrii lor. n cazul strngerii de mn rolurile sunt inversate: femeia este aceea care ntinde prima mna, persoana cea mai n vrst celei mai tinere i persoana cu grad superior celei sau celor cu grad inferior. Pentru o secund, cele dou persoane se privesc n ochi n momentul strngerii minii. n toate mprejurrile, brbaii se scoal pentru a strnge mna interlocutorului; femeile, n schimb, nu se ridic n picioare dect cnd este vorba de o persoan mult mai n vrst sau pe care dorete s-o onoreze n mod special. Srutul minii continu nc s fie practicat n numeroase locuri sau mprejurri, fiind considerat ca o form de curtoazie, mai ales cnd este vorba de femei n vrst sau cstorite, de soii de nali demnitari

etc. Srutul minii se face ntr-o form politicoas, prin aplecarea corpului, iar n anumite mprejurri este recomandabil s se simuleze gestul (n aer liber, de exemplu). Este greit s se srute mna nmnuat. De asemenea, este greit s se rezerve acest gest numai pentru unele dintre femeile care se afl mpreun. Prezentrile n probleme de etichet, de o deosebit importana n activitatea partenerilor este felul n care se fac prezentrile. n aceast privin trebuie respectate urmtoarele reguli: brbatul este prezentat femeii; persoana mai tnr este prezentat celei mai in vrst; persoana cu gradul inferior este prezentat celei cu grad superior . Persoana care face prezentrile se adreseaz cu formula: mi permitei s v prezint pe. Dac persoana recomandat are mai multe titluri, se pronun numai titlul cel mai mare. La prezentarea unuia dintre soi de ctre cellalt se spune simplu: soul meu sau soia mea. La prezentarea unei perechi se va spune: domnul i doamna Ionescu sau domnul Ionescu i doamna, ncepndu-se ntotdeauna cu soul. Formule ca ncntat, sunt fericit de a v fi ntlnit / cunoscut se folosesc n mod curent. Dei n practica noastr nu se obinuiete autoprezentarea, n tot mai multe ri ea este cunoscut n rndul oficialitilor i n corpul diplomatic. n astfel de ocazii trebuie s se evite ca la autoprezentare s se adauge, n afar de nume, apelative domnul sau doamna , adugndu-se, eventual, funcia sau calitatea. n unele situaii prezentarea sau autoprezentarea este urmat de schimbul crilor de vizit. Unele excepii de la regulile de prezentare: fata tnr va fi ea prezentat unui brbat n vrst i nu invers; Dac se prezint o personalitate politic sau bine cunoscut n viaa publica se va pronuna numai titlul acesteia nu i numele; ex. domnul preedinte etc. Conversaia Orice reuniune sau aciune protocolar, orict de atent ar fi pregtit, risc s devin plictisitoare n lipsa unor conversaii interesante i utile. Pentru crearea unei atmosfere plcute, gazda trebuie s se gndeasc la alegerea oaspeilor, astfel nct ntre acetia s existe anumite puncte de contact, fie prin faptul c lucreaz n aceleai domenii de activitate sau n domenii care au contingen ntre ele, fie prin formaia lor intelectual. Organizarea acestor aciuni nu constituie un scop n sine. Ele trebuie s devin instrumente de munc, s constituie un element principal al activitii diplomatice, o component principal a muncii de informare i de relaii. Arta conversaiei nu poate fi nsuit dup anumite formule. Pentru desfurarea unei conversaii plcute i mai ales utile muncii de informare se cer o bun pregtire politic i profesional, cunotine variate de cultur general, tact, atenie, politee i alte asemenea nsuiri pe care diplomaii trebuie s le posede i care pot fi obinute printr-o munc struitoare, permanent de pregtire multilateral. n ceea ce privete atitudinea n timpul unei conversaii, de obicei se spune c nu este frumos s pari nici mai inteligent i nici mai instruit dect interlocutorul tu. n timpul unei conversaii, diplomatul trebuie s aib o atitudine corect, ns degajat, s fie plcut n conversaie i s o canalizeze n problemele care l intereseaz. Desigur, respectul opiniei personale oblig pe oricine s asculte cu politee tezele interlocutorului su. Aceasta nu nseamn c nu se poate interveni, ci este chiar recomandabil s se intervin ns ntr-o form politicoas, dar ferm, n explicarea poziiilor proprii atunci cnd ele sunt interpretate n mod eronat. Acest lucru trebuie fcut cu calm i tact, astfel nct modul n care se susine o prere contrarie s nu se fac de pe o poziie de superioritate ostentativ sau persiflare. Trebuie evitate ntreruperile partenerului cu exclamaii de felul: nu avei dreptate!, ce eroare! etc. Se va evita, pe ct posibil, tusea sau strnutul zgomotos n timpul conversaiilor, acestea fcndu-se ct mai discret posibil i ntotdeauna n dosul batistei, cu corpul ntors ntr-o parte fa de interlocutor.

La o mas este recomandabil ca diplomatul s se ntrein cu partenerul din dreapta i din stnga sa i s evite, pe ct posibil, discuiile cu partenerii ndeprtai. La recepii, cocktailuri este recomandabil s se circule printre invitai, s nu se evite conversaia cu strinii, iar reprezentanii din cadrul acelorai ministere sau ambasade s nu se adune n grupuri. Convorbirea telefonic Telefonul este un mijloc important i extrem de util n rezolvarea sarcinilor profesionale curente, ct i n meninerea legturilor fireti ntre cunoscui, prieteni. De aceea, convorbirile telefonice necesit respectarea unor anumite reguli de care este indicat s se in seama. n acest sens, trebuie cunoscut n primul rnd necesitatea de a se face prezentrile de rigoare, iar n al doilea rnd, n cazul secretarelor, cum se face o legtur telefonic. Prezentarea trebuie s se fac indicndu-se numai numele apelantului (fr apelativul domnul), precum i instituia la care lucreaz, evitndu-se de obicei s se indice i funcia. n situaia cnd legtura telefonic a fost fcut prin secretariat, apelantul trebuie s atepte la telefon legtura cu persoana cutat. Tot n cazul legturii stabilite prin secretariat este recomandabil ca secretara s nu fac imediat legtura, ci s procedeze n prealabil la identificarea persoanei care solicit convorbirea i s cear asentimentul celui chemat, ntruct anumite raiuni pot impune ca o convorbire sau alta s nu aib loc atunci cnd este solicitat. n cazul unei convorbiri oficiale care comport o anumit importan este bine s se identifice persoana care o recepioneaz, innd seama de obligaia de a ntocmi nota telefonic. Pe nota transmis se va preciza data, ora i numele persoanei care a recepionat comunicarea. n cazul transmiterii unei comunicri de o deosebit importan, nu este greit i nici nepoliticos s se cear citirea, pentru controlul exactitii, a notei transmise. Reguli ce urmeaz a fi respectate cu prilejul unor aciuni protocolare (mese, recepii, cocktailuri). inuta i comportarea lucrtorului diplomatic n timpul aciunilor protocolare menionate prezint o deosebit importan. inuta i comportarea n timpul unei mese inuta vestimentar va fi cea indicat n invitaie. n cazul cnd o asemenea precizare nu exist, se va mbrca un costum adecvat ocaziei respective. inuta fizica trebuie s fie degajat, nu forat. Picioarele se in normal pentru a nu incomoda vecinii. Coatele nu se in pe mas. n timpul mesei numai capul poate s fie puin aplecat deasupra marginei mesei i nicidecum umerii sau ntregul bust. n mod normal ducerea mncrii la gur se execut cu antebraul i minile fr a antrena micarea braului i a umerilor. La nceputul mesei, ervetul se pune desfcut pe genunchi. El nu se va prinde n rscroiala hainei, n decolteu sau de gt. tersul gurii cu ervetul se va face n mod ct mai discret posibil. La terminarea mesei, ervetul nu se pliaz la loc, ci se strnge i se pune lng farfurie. Nu se mnnc n grab sau nervos. Gestul de a ine degetul mic n sus cnd se bea sau se mnnc nu este recomandabil. Lingura i cuitul se folosesc numai cu mna dreapt. Furculia se ine ns cu mna stng cnd, n acelai timp, se folosete i cuitul. Dac se folosete numai furculia, ea poate fi inut n mna dreapt. n cazul stngacilor adaptarea se face discret pe msura desfurrii mesei, fr schimbarea ostentativ a tacmurilor. n timp ce se mnnc, tacmurile se in uor deasupra farfuriei, fr a le ridica cu vrful n sus sau a gesticula cu ele. Cnd se bea, tacmurile se pun pe farfurie, ncruciate sau unul lng altul, cuitul n partea dreapt iar furculia cu dinii n sus. Dup terminarea fiecrui fel de mncare, furculia i cuitul se pun n prealabil pe farfurie, n aceeai poziie: furculia va avea ns, de ast dat, dinii n jos. Este nepoliticos s se mnnce direct de pe cuit. Cnd se scap un tacm pe jos, se ridic, se pune pe marginea mesei i se cere altul. n timpul mesei se vor evita zgomotele inutile i dizgraioase: sorbirea cu zgomot a supelor sau a ciorbelor, ciocnirea tacmurilor, scobirea n dini etc. De asemenea pieptnatul, pudrarea sau rujarea n timpul mesei nu sunt un semn de bun cretere. Controlul inutei trebuie fcut naintea intrrii n sufragerie.

La mese se poate ura vecinilor poft bun. Supele i buturile se servesc de ctre osptar din partea dreapt, n timp ce restul felurilor de mncare se servesc din partea stng. Serviciul ncepe cu femeia care ocup locul de onoare la dreapta gazdei brbat, ultima servit fiind gazda femeie; apoi se trece la brbai, ncepndu-se cu brbatul care ocup locul din dreapta gazdei femeie i terminnd cu gazda brbat. Semnalul de ncepere a mesei l d gazda femeie, invitnd oaspeii s serveasc. Brbatul gazd invit oaspeii pentru servirea buturii. Ridicarea de la mas va fi fcut la semnul dat de gazda femeie, dup ce s-a asigurat ns c toi invitaii au terminat de mncat. Toastul se rostete, de obicei, la desert. Sunt cazuri ns cnd acesta este rostit i la nceputul mesei. ntro asemenea situaie trebuie s se asigure c butura alcoolic s fie deja turnat n pahare. Nu se toasteaz cu buturi nealcoolice. Paharul cu care se toasteaz se ridic pn la nivelul feei. Dac n timpul toastului brbaii se ridic de pe scaune, femeile pot rmne jos. Ele se vor ridica numai dup un toast oficial, mpreun cu brbaii. Organizarea unei mese-bufet se obinuiete foarte des, mai ales cnd exist interesul de a se invita un numr mai mare de persoane. n acest caz, mncrurile (bufetul) se aranjeaz pe mese lungi, n centrul sau pe una din laturile salonului. Oaspeii se servesc singuri sau ajutai de civa osptari. Se poate mnca n picioare, caz n care este nevoie de mai mult dexteritate, ntruct cu mna stng se va ine farfuria i se va mnca cu mna dreapt, folosirea cuitului fiind foarte anevoioas. Dac este loc, se mai poate mnca aeznd farfuria pe masa de bufet sau pe mese alturate special amenajate n acest scop. Cocktailurile i recepiile au loc n picioare. n acest caz serviciul poate fi asigurat, fie de osptari, care circul printre invitai, cu platourile de mncare i butur, fie prin instalarea unor mese-bufet n centrul sau pe laturile saloanelor, oaspeii servindu-se singuri, sau cu ajutorul ctorva osptari. Fumatul n aceast problem, o prim regul de politee impune ca nefumtorii s nu fie stingherii de ctre fumtori. Se recomand ca un brbat s nu fumeze n apropierea unei femei, un tnr lng o persoan mai n vrst, un funcionar n faa sau lng superiorul su, dac tie c toi acetia nu suport fumul de igar. n asemenea mprejurri, ntrebarea mi permitei s fumez?, mai ales cnd este nsoit de gestul de a scoate igara din pachet sau a aprinde bricheta, este deplasat, deoarece interlocutorului i va fi greu s rspund negativ. Abinerea de a fuma, n asemenea situaii, este cea mai bun soluie. De asemenea, trebuie avute n vedere i alte cteva reguli eseniale: nu se salut cu igara n gur; nu se vorbete cu igara sau pipa n colul gurii i nu se ine igara permanent n gur pufind din ea; nu se intr cu igara sau pipa aprins n locuina unde eti invitat sau n biroul superiorilor n grad. Se recomand ca femeile s nu fumeze pe strad sau dac fumeaz s nu dea fumul pe nas. n societate brbatul ofer foc mai nti femeilor i apoi brbailor. O femeie poate oferi foc altor femei, dar nu este normal s ofere foc brbailor. Folosirea scrumierelor pentru aruncarea scrumului de igar este absolut obligatorie. Este inadmisibil s se foloseasc la ntmplare oricare vas drept scrumier. Gazda nu va ncepe s fumeze nainte de a oferi igri invitailor si; invitaii nu vor fuma nainte de a cere permisiunea gazdei. La o mas oficial nu se fumeaz dect din momentul cnd sunt oferite igri de ctre gazd, de obicei nu nainte de a se trece la felul principal de mncare, respectiv la friptur. inuta vestimentar n activitatea de relaii cu publicul, inuta vestimentar are o deosebit importan. Regula de etichet vestimentar cere o mbrcminte corect, n plin armonie cu conformaia corpului i mprejurrile n care este purtat. n aceasta const i adevrata elegan. A fi elegant nu nseamn preocuparea exclusiv pentru numrul i preul toaletelor, copierea fidel a modei lansate de diferite case de specialitate, ci preocuparea pentru alegerea unor materiale de bun calitate i o croial corespunztoare, capabile s rspund unor nevoi ct mai variate i fr a se demoda prea repede. La brbai accesoriile au mare importan. Se cere: o cma curat i bine clcat, o cravat discret, asortat, ca i nclmintea sau ciorapii, la culoarea costumului. La femei culorile i desenul materialului ca i croiala

rochiei trebuie s fie armonizate cu aspectul fizic. O femeie cu tenul palid nu va face dect s-i evidenieze i mai mult paloarea dac se va mbrca n culori galbene sau verzi. O femeie corpolent i de statur mic nu va purta o rochie plisat sau cu dungi dispuse orizontal sau cu o croial scurt, dup cum o femeie nalt nu va purta o rochie cu dungi dispuse vertical. Excesul de bijuterii nu contribuie la obinerea unei note de mai mult elegan, ci dimpotriv. inuta de zi sau inuta de ora (se folosete dimineaa i dup-amiaza) La aciunile la care se impune inuta vestimentar de ora, pot fi oferite urmtoarele sugestii: Pentru femei: rochie scurt de sezon, deux-pieces sau tailleur, din materiale i culori potrivite sezonului (ziua nu se mbrac rochii din materiale lucioase lam sau dantel); mnui simple i plrie, asortate cu mbrcmintea; accesorii discrete; poeta obinuit de o culoare asortat cu mbrcmintea; pantofi de zi, cu tocuri joase, de o culoare asortat cu mbrcmintea (nu se recomand pantofi din piele lucioas); palton, pardesiu sau hain de blan, dup sezon. Pentru brbai: costum (hain i pantaloni) de aceeai culoare (nu prea nchis), de croial obinuit; cma alb sau cu dungi de culoare asortat la costum; cravat, ciorapi i pantofi asortai la culoarea costumului; mnui numai cnd se poart i plrie; palton sau pardesiu, numai cnd este cazul. Unele precizri: costumul uni se poart cu cma uni i cravat cu dungi discrete; la cma n dungi se poart i cravat uni; cravat modern, nflorat sau cu diferite modele geometrice, trebuie s fie aleas cu mult grij; culoarea ciorapilor se asorteaz cu cea a cravatei; nu se poart cravat la cma cu mnec scurt; toamna, iarna i primvara se vor purta mnui din piele, n circumstanele care impun elegan. inuta de sear sau inuta de culoare nchis La aciunile la care se impune inuta vestimentar de culoare nchis, se recomand: Pentru femei rochie de sear din mtase, lam, dantel, ln, jers etc., de obicei de lungime obinuit sau dac moda impune, mai lung; mnui din piele sau mtase, scurte (la rochie cu mneci) sau lungi -3/4 (la rochie fr mneci); bijuterii de pre, dar discrete i n numr redus; poet de dimensiuni mici din piele, mtase sau materiale lucioase (paiete, mrgele etc.), de culoare asortat cu mbrcmintea; pantofi din piele lucioas sau mat i ciorapi din mtase sau dantel, n culori asortate cu mbrcmintea; n sezonul rece, palton, pardesiu sau hain de blan de culoare nchis. Aceasta este inuta vestimentar recomandat pentru diferite ocazii oficiale, mese, recepii, gale de film, spectacole teatrale etc., ns n ora poate fi folosit, cu deplin succes, costumul taior sau deuxpieces, confecionat din materiale de bun calitate i cusut cu mult gust. Nu se recomand folosirea pantofilor cu tocul nalt la inuta cu pantaloni. Pentru brbai costum de culoare neagr sau nchis, cu pantaloni i vest de aceeai culoare (stof uni sau cu dungi discrete din acelai fir);

cma alb; cravat argintie sau asortat la culoarea costumului; ciorapi negri; mnui, cnd se poart i plrie; pantalon sau pardesiu cnd este cazul (totdeauna cu mnui). inuta pentru ceremoniile cu caracter funerar La ceremoniile cu caracter funerar se recomand urmtoarea inut vestimentar: Pentru femei mbrcminte de sezon, de culoare neagr; ciorapi negri subiri; poet neagr; pantofi negri; batist alb, ndoliat; plrie i mnui de culoare neagr; palton, pardesiu sau fulgarin de culoare neagr, n funcie de anotimp. Pentru brbai La nmormntri: costum de culoare neagr; cma alb; cravat, ciorapi i pantofi de culoare neagr; palton, pardesiu, fulgarin, mnui i plrie de culoare neagr (n funcie de anotimp); fular alb, de mtase. La prezentarea de condoleane hain neagr sau inut de culoare nchis. La prezentarea de condoleane se recomand hain neagr, dar nu este obligatorie. La depunerea de coroane de flori sau jerbe, se recomand folosirea inutei de culoare nchis. inuta de ceremonie sau inuta special n practica internaional, inuta variaz de la o ar la alta, observndu-se tendina de renunare la mbrcmintea clasic de mare ceremonie i anume; smoking, jachet i frac. n ultimul timp, n multe ri, la ceremoniile de mare fast se folosete costumul negru sau nchis. De regul la aciunile cu caracter diplomatic, trebuie respectat inuta indicat pe invitaie. n cazul cnd nu exist o asemenea precizare, se va folosi mbrcmintea corespunztoare practicii locale pentru toate aciunile prevzute n programul acestor vizite. Acest lucru impune cunoaterea dinainte a practicii locale n vederea confecionrii din timp a vetmintelor necesare. De reinut: dac brbatul este mbrcat n smoking, partenera va purta rochie scurt, fr mneci, fr plrie i mnui (n unele ri, la mesele care au loc la ore trzii se indic rochie lung); dac brbatul este mbrcat n jachet (de obicei, la vizite oficiale n cursul zilei), partenera va purta rochie scurt cu plrie i mnui; dac brbatul este mbrcat n frac, partenera va purta rochie lung, fr mneci i cu mnui lungi. Este imperios necesar ca n toate ocaziile, la aciunile protocolare, vizite, mese, recepii, cocktailuri, ceaiuri etc., s se poarte mbrcmintea indicat n program sau pe cartea de invitaie. n lipsa unei asemenea precizri, se poate ine cont de urmtoarele recomandri: Portul mnuilor Purtatul mnuilor depinde de obiceiurile locale. Pe strad ns, brbatul i va scoate mnua din mna dreapt pentru a saluta. Femeile nu-i scot mnuile dect dac ntlnirea este fixat dinainte. n interior, brbatul nu intr cu mna dreapta n mnu. Este preferabil ca ea s se scoat nainte de a suna la u. Mnuile se scot n restaurant i ntr-o sal de dans, dar ele se pot purta n tren, la sport i pentru

condusul mainii. La bal, la teatru, ca i la toate manifestrile publice care au loc n interior, brbaii i vor scoate mnuile, n timp ce femeile dac doresc pot s le pstreze. La o invitaie la mas, nu se intr n sufragerie cu mnuile n mn. Cnd se mbrac pardesiul, mantoul, paltonul, mnuile sunt obligatorii. Alte reguli de etichet: Pe strad prioritatea de trecere este urmtoarea: femeia trece naintea brbatului, cel mai n vrst naintea celui mai tnr, gradul superior naintea celui inferior. Iniiativa de a intra in discuie aparine femeii, celui mai n vrst sau mai mare n grad (cu excepia cazurilor cnd sunt de comunicat probleme urgente i importante pentru interlocutori). La urcarea n mijloacele de transport public se d ntietate femeilor, persoanelor mai n vrst i superiorilor n grad. La coborre se procedeaz invers: brbatul sau persoana mai tnr coboar primul i ajut apoi femeile sau pe cei mai in vrst. n cazul unei deplasri cu maina, locul de onoare este la spate n dreapta banchetei, dup care urmeaz cel din stnga, iar locul trei, n fa, lng ofer. n cazul cnd dou femei i un brbat sau doua femei i doi brbai se afl mpreun, locul femeilor este pe bancheta din spate, cea mai n vrst stnd la dreapta, iar a brbailor n fa. Dac doi brbai nsoesc o femeie, cel mai in vrst sau superior n grad st pe bancheta din spate, la stnga femeii, iar al doilea brbat n fa. Organizarea meselor, cocktail-urilor, recepiilor i ntlnirilor prieteneti Organizarea meselor (dejun, dineu) Organizarea i participarea la mese, unde sunt invitai oaspei strini i personaliti locale, a ncetat s mai fie o simpl aciune de curtoazie, protocolar devenind o modalitate de lucru, un instrument care, folosind adecvat cadrul mai puin oficial n care se desfoar, poate permite att realizarea unor contacte mai strnse ntre participani, ct i discutarea sau chiar rezolvarea unor probleme de munc. Reuita unor astfel de mese, atingerea scopului urmrit, depind att de oportunitatea aciunii i de alegerea oaspeilor, ct i de priceperea i tactul cu care gazda invit, primete i se ocup de invitai. Oportunitatea organizrii meselor n general, organizarea meselor diplomatice trebuie s urmreasc un obiectiv precis, s constituie o aciune de munc, care s contribuie la susinerea i dezvoltarea activitii organizatorului, la lrgirea i ntrirea contactelor cu persoanele invitate. Alegerea invitailor Alegerea invitailor, ca nivel i numr, este determinat de: importana persoanei sau delegaiei n cinstea creia este oferit masa; scopul care se urmrete; nivelul la care are loc aciunea respectiv. Practica a demonstrat c pentru reuita unei aciuni de acest fel este necesar s existe un echilibru ntre nivelul i numrul oaspeilor strini invitai i cel al reprezentanilor gazdei, astfel ca participanii s poat gsi subiecte de discuie de interes comun. La alegerea invitailor se va avea n vedere ca participanii s se poat nelege ntre ei ntr-o limb de circulaie internaional, accesibil tuturor. Oaspetele care nu cunoate nici o limb de circulaie internaional, dar a crui prezen este dorit n mod deosebit, va fi invitat cu translatorul su. Trimiterea invitaiilor Transmiterea i primirea invitaiilor reprezint primul contact al organizatorului mesei cu cel invitat, astfel c modul n care se deruleaz acest moment va contribui sau nu la reuita aciunii. Transmiterea invitaiilor se face dup ce n prealabil, persoanele care urmeaz a fi invitate au fost consultate asupra datei i posibilitii de participare. Menionarea ocaziei sau scopului pentru care se face invitaia este un semn de respect i consideraie fa de cel invitat. Textul invitaiei va fi redactat n numele celui care va oferi masa i va fi adresat persoanei i nu funciei celui invitat. n msura n care uzanele locale prevd, pe invitaii va fi indicat i inuta dorit la

aciune. n cazul protocolului romnesc se folosete, n special, inuta de ora, la dejun i haina de culoare nchis, pentru dineu. n funcie de nivelul i importana care se acorda mesei, haina nchis poate fi folosit i pentru dejun. Practica internaional prevede pentru acest gen de aciuni: tenue de ville informal dress costum de ora habit fonc dark suit costum de culoare nchis cravate noire black tie smoking. Pe invitaiile trimise persoanleor care au acceptat participarea se va scrie, n colul din dreapta jos, P.M. (pour memoire). Invitaiile transmise fr consultarea celui invitat vor purta meniunea RSVP (repondez s'il vous plait). De obicei, rspunsul la invitaie trebuie dat n timp util, pentru a permite gazdei, n caz de neparticipare, s invite o alta persona. Este recomandabil ca rspunsul s fie dat printr-o formul care s includ mulumiri pentru invitaie i precizarea c se va putea sau nu onora invitaia. Nimeni nu poate fi reprezentat la o mas de o alt persoan, fr ncunotiinarea i asentimentul prealabil al gazdei. Este important ca invitaia s ajung la destinatar cu cel puin 10-14 zile naintea aciunii. Plasamentul la mas Locul de onoare este aezat totdeauna pe latura care ofer, n funcie de ncpere, privirii ocupantului fie ua de intrare, fie fereastra dac ua este lateral, fie, n cazul n care i ua i fereastra sunt aezate lateral, perspectiva cea mai larg. Plasamentul se face ntotdeauna dup ce a fost stabilit ordinea de precdere, att a brbailor ct i a femeilor. Ordinea de precdere se face innd cont de funcie. La nivel de reprezentare egal, vechimea n funcie, gradul, vechimea la post etc., sunt elemente pe baza crora se poate realiza ordinea de precdere. Femeile vduve sau divorate au precdere n principiu asupra celor necstorite, atunci cnd nu au funcie. Pentru a nlesni identificarea locului la mas al fiecrui invitat, se vor folosi cartonae dreptunghiulare pe care scrie numele persoanei respective. Cnd numrul invitailor este mare, pentru a se evita circulaia n jurul mesei pentru identificarea plasamentului la mas, se folosete al doilea rnd de cartonae pe care este schiat planul general al mesei i este marcat locul invitatului. n funcie de numrul participanilor i formatul mesei, poate fi alctuit un tablou cu plasamentul general, care se expune la loc vizibil pentru orientarea oaspeilor. Se pot avea n vedere i soluii combinate, de plasament la masa n form de potcoav cu mese rotunde sau dreptunghiulare, n funcie de nivelul participrii la aciuni i numrul invitailor. n situaia cnd la o mas se invit o persoan cu grad mai mare ca cel al gazdei, aceasta din urm poate ceda locul su acesteia. n caz contrar, persoana cu gradul mai mare va ocupa locul din dreapta oaspetelui principal. Cnd gazda este un celibatar sau soia este absent, se obinuiete ca locul de onoare din faa gazdei s fie oferit soiei invitatului cu gradul cel mai mare. Cnd se dorete s se acorde oaspetelui de onoare (necstorit sau a crei soie este absent) o atenie deosebit, locul de onoare va fi cel din faa soiei gazdei. n acest caz, gazda-brbat se aeaz fie la dreapta primei femei, fie pe ultimul loc ceea ce este mai politicos. n funcie de nivelul la care are loc aciunea, n situaia n care exist, locul translatorului poate fi: n spatele gazdei sau la mas, n stnga ei.

Masa Bufet Se organizeaz cnd exist interesul de a se invita un numr mai mare de persoane. Mncrurile vor fi aezate pe mese lungi, n centrul sau pe laturile salonului. Oaspeii se servesc singuri sau ajutai de civa osptari. Se poate mnca n picioare n acelai salon sau saloane alturate, unde se pot aranja grupuri de msue, pe care se aeaz farfurii i tacmuri. Nu se face plasament. Aranjarea mesei Aranjarea corect i cu gust a mesei creeaz o ambian plcut i uureaz att serviciul osptarilor, ct i consumul mncrurilor pregtite[1].

Scaunele trebuie aranjate la distane potrivite: s nu fie prea aproape pentru ca vecinii s se jeneze reciproc n timpul mnuirii tacmurilor i nici prea deprtate nct discuiile s fie stnjenite. Faa de mas clasic este alb sau cu desene discrete de aceeai culoare (damasc). nainte de a fi folosit, este indicat s fie controlat dac este perfect curat i recent clcat, astfel nct pliurile s nu mpiedice aranjarea mesei. n cazul cnd sunt necesare mai multe fee de mas (ceea ce trebuie evitat n msura posibilului) se va observa ca suprapunerea lor s se fac pe o linie ct mai puin perceptibil. Sub faa de mas se ntinde, de obicei, un molton gros, care permite o mai bun fixare a tacmurilor i, totodat, ferete masa de pete. n ultimul timp, se folosesc n mod curent fee mici de mas, individuale, fcute dintr-o pnz fin, de obicei cu broderie, din pai sau rafie n diferite culori. Feele de mas individuale se folosesc numai cnd gazda dispune de o mas din lemn de calitate superioar i perfect lustruit. erveelele se aranjeaz n diferite forme, pliate n form dreptunghiular sau triunghiular, fie direct pe farfurie, fie la stnga acesteia. Cel mai practic este aranjarea lui n form triunghiular, cu vrful n sus, la stnga farfuriei, astfel nct s mascheze feliile de pine sau chifle. Tacmurile folosite la o mas oficial trebuie s fie de calitate bun, de preferin din argint sau argintrie. Gazda are obligaia s le controleze naintea fiecrei mese, spre a se ncredina c sunt curate i n bun stare. Nu este nimic mai neplcut dect ca, n timpul unei mese, vreunui invitat s-i cad, de exemplu, mnerul cuitului sau ca acesta s nu taie. De regul, fiecare fel de mncare se mnnc cu tacm separat. De aceea i tacmurile se aranjeaz n ordinea servirii meniului, n jurul farfuriei. Iat, de exemplu, aranjamentul pentru un dineu: la dreapta farfuriei: lingura de sup, cuitul de pete, cuitul de carne; la stnga farfuriei: furculia de pete i cea de carne; n faa paharelor: furculia, cuitul i linguria de desert. lamele cuitelor vor fi ntotdeauna ndreptate spre farfurie.

Paharele se aranjeaz n faa farfuriei, drept, oblic sau n semicerc, numrul lor depinznd de cel al buturilor servite; fiecare fel de vin se bea dintr-un pahar separat. La un dineu, de exemplu, la care se vor servi dou feluri de vin i ampanie se vor pune patru pahare, cel mai mare fiind pentru ap. Dac aperitivul se servete direct la mas, se pune n plus phrelul de uic (sau alt butur)care, de obicei, se umple nainte de aezarea oaspeilor la mas. Paharele de lichior sau coniac se pun pe mas odat cu cafeaua sau puin mai nainte. Masa se aranjeaz, de obicei, cu flori, pe mijloc, ntre cele dou rnduri de tacmuri. Ornamentul cel mai practic const ntr-un aranjament de diferite flori cu tijele tiate scurt, puse ntr-o vaz joas, astfel nct oaspeii plasai faa n fa s se poat vedea cu uurin. Ca ornament mai pot servi fructierele pe care se aranjeaz fructe de sezon, bomboniere, precum i diferite bibelouri de calitate superioar. Buchete mai mari de flori se pot pune n vaze speciale pe mobilele din jur. Ca piese accesorii, la o mas mai pot fi aranjate: servicii pentru sare, piper, mutar sau alte diverse condimente, scrumiere etc. n cazul cnd la mas se servete pete sau fructe care necesit folosirea degetelor pentru scoaterea oaselor, respectiv a smburilor, se obinuiete ca n dreptul fiecrui invitat s se pun cte un bol cu ap, n care oaspeii i vor putea clti degetele. n ap se pot pune petale de flori, felii de lmie etc. Meniul Meniul va fi ntocmit n funcie de oaspei i sezon, preocuparea de baza a gazdei trebuie s-o constituie calitatea mesei i felul n care este servit. Se vor evita mesele prea ncrcate sau care presupun un consum exagerat de alcool. La o masa (dejun, dineu) nu este indicat s se serveasc, n afara desertului, mai mult de dou feluri, cnd sunt suficient de consistente sau trei, cnd se stabilete un meniu mai uor. n general, nu se servete dect un singur fel de mncare din carne. Numai la banchete se poate introduce i al doilea fel.

Alegerea desertului se face n funcie de restul meniului: un desert mai uor (salat de fructe, ngheat), dac celelalte feluri de mncare au fost mai grele i un desert mai consistent (tort, plcint etc.) n caz contrar. Fructele pot fi servite ca desert (proaspete, compot, salat), fie dup acesta, dac masa nu a fost prea ncrcat. Vinurile se aleg dup componena meniului. La o mas nu se vor servi mai mult de dou feluri de vin (alb, rou) i un vin dulce, desert sau ampanie. Cafeaua cu coniac (lichior etc) poate fi servit la mas sau ntr-un salon separat. Dac se servete separat, dup terminarea mesei, gazda-femeie se va ridica prima, invitnd oaspeii n salonul respectiv. Unele reguli de etichet referitoare la aciunile protocolare enunate n cazul cnd eful unei instituii ofer o mas cu un numr mai mare de oaspei, este bine ca cel puin unul dintre colaboratori s fie invitat, pentru a-l ajuta la primire. Dac vestiarul este departe de salonul de primire, este bine ca acest colaborator s ntmpine oaspeii la ieirea din vestiar, ajutndu-i s ia cunotin de plasamentul la masa. Acesta se face pe o plac special, de obicei confecionat din piele sau material plastic, n care se introduc buci mici de carton, pe care se scrie numele fiecrui invitat, aranjate n jurul unei piese, de forma mesei, montat n mijlocul plcii; Sosirea la mas cu punctualitate trebuie respectat cu strictee, pe de o parte avnd n vedere c se pot servi unele mncruri fixe care se pregtesc la minut, pe de alt parte, pentru a evita ca ceilali invitai s atepte pe cel ntrziat. Pentru prentmpinarea unor asemenea situaii este recomandabil ca 15-30 minute de la ora indicat pe invitaie s se serveasc drink-uri i mici aperitive, n picioare, prilej inclusiv pentru un prim contact ntre toi participanii la mas. inuta la o mas este cea indicat pe invitaie. n cazul cnd o asemenea precizare nu exist, n funcie de anotimp i ora mesei, se va mbrca un costum corespunztor, care poate fi de culoare mai deschis la prnz i n orice caz de culoare nchis seara (gris-fer, bleu-marin etc). La orice mas, brbaii mbrac ns cma alb, cu pantofi i ciorapi asortai culorii costumului. Se va avea, de asemenea, grij ca ntre ciorapi i cravat s nu fie un contrast izbitor. La o mas de prnz, femeile pot mbrca o rochie simpl de zi, bine croit i potrivit vrstei n privina modelului i culorii. La o masa de sear (dineu) se va prefera o rochie de mtase sau ln, mai nchis, cu croial simpl. Rochia de sear (de obicei mai lung, dintr-un material nchis i mai greu) nu se poart dect atunci cnd brbatul este n smoking sau frac. Portul plriei la prnz este uzual, chiar la o rochie de strad. De asemenea, n special la o mas de sear, se obinuiete s se poarte mnui. Lungimea i culoarea acestora depind de croiala rochiei i de gustul personal. Cnd osptarul anun c masa este servit, gazda-brbat invit pe soia oaspetelui principal i o conduce la locul ei. Gazda-femeie invit pe oaspetele de onoare s ntre n sufragerie, dar ea trece dup intrarea tuturor oaspeilor. La sfritul mesei, gazda-femeie se ridic i iese prima din sufragerie. nainte de invitarea la mas, gazda va avea grija s recomande ntre ei pe oaspeii care nu se cunosc. Servitul mesei ncepe ntotdeauna cu oaspeii-femei, n ordinea de precdere a acestora i continu apoi cu brbaii, astfel nct gazda-soie va fi servit ultima dintre femei, iar gazda-so ultimul dintre brbai. Se va controla cu grij mbrcmintea osptarilor, ea trebuind s fie curat i de aceeai croial. De asemenea, osptarii vor fi instruii cu privire la ordinea n care vor fi servii oaspeii i la comportarea n timpul mesei (s nu fie zgomotoi, s nu serveasc sau s circule n timpul toasturilor, dect dac este necesar s umple paharele etc.). Cei ce stau mpreun la aceeai mas au obligaia de a discuta ntre ei. A proceda altfel nseamn o total lips de politee. n cazul cnd doi oaspei plasai unul lng altul nu se cunosc, brbatul poate arta vecinei sale cartea lui de vizit, din dreptul tacmului, spunnd: Numele meu, al dv.? sau numai numele meu, n timp ce se uit spre cartea de vizit a persoanei necunoscute. Se poate fuma din momentul n care osptarii servesc oaspeii cu igri. n cazul cnd igrile sunt pe mas, de obicei nu se fumeaz nainte de a se trece la ultimul fel de mncare (carne) sau pn cnd gazda nu face o invitaie n acest sens.

Oaspetele principal, care de obicei d semnalul de plecare, prsete locuina gazdei, n mod obinuit, dup 1/2-1 or de la terminarea mesei. Bineneles, n aceast privin nu exist o regul fix, plecarea oaspetelui principal fiind n funcie i de alte elemente ca: atmosfera existent i natura discuiilor care se poart, anumite interese personale sau angajamente ulterioare etc. n cazul cnd unii invitai au obligaii care nu le permit s atepte plecarea invitatului principal, vor putea prsi locuina, scuzndu-se att fa de acesta, ct i fa de gazd. Organizarea cocktailurilor i recepiilor Cocktail-urile i recepiile se organizeaz n diferite mprejurri ca: ziua naional, prezena n ar a unei delegaii strine etc. n general, cocktailurile se organizeaz n ocazii mai puin oficiale i au loc dup-amiaza, la orele 17.00 sau 18.00. Recepiile au un caracter mai oficial, n cinstea unei delegaii de nalt nivel etc., ele avnd loc mai ales seara, n jurul orelor 19.00 sau 20.00. Pe invitaii se menioneaz, de obicei, ocazia cu care se ofer cocktailul sau recepia respectiv. Oaspeii vor fi salutai, la sosire i plecare, de ctre gazd i soia sa i, eventual, de unul dintre colaboratori. O preocupare deosebit trebuie s se acorde ateniei fa de oaspei, urmrindu-se ca gazdele s se ntrein cu ct mai muli oaspei i n special cu personalitile mai marcante. Este recomandabil ca problemele pe care gazda are interesul s le abordeze n ziua respectiv s fie pregtite cu mult grij, indicndu-se care anume dintre colaboratori va ridica una sau alta dintre ele i cui anume, astfel nct aceleiai persoane s nu i se ridice probleme similare de ctre diferii membri ai instituiei. Ceaiuri i ntlniri prieteneti Ceaiurile sunt aciuni protocolare organizate, fr o ocazie deosebit, cu scopul de a se crea o ambian propice unor discuii amicale. Ceaiurile se organizeaz fie dimineaa ntre orele 10.30-11.30 sau dupamiaza, ncepnd cu orele 16.00 pn la orele 18.00. La ceai se pot servi alune, fursecuri, bomboane de ciocolat, iar n ncheiere diferite sucuri.

Uzane de ceremonial i protocol diplomatic practicate n Romnia Primirea efilor de misiune Misiunea diplomatic este rugat s comunice Ministerului Afacerilor Externe, n timp util, data sosirii, mijlocul de transport i punctul de intrare n Romnia a noului ef de misiune pentru a fi ntmpinat conform uzanelor diplomatice. La sosirea la post, efii de misiune sunt salutai n Bucureti, la gar sau aeroport, n numele ministrului afacerilor externe, de directorul Protocolului sau de adjunctul acestuia. Dac sosirea sau plecarea efului de misiune are loc n zilele de smbt sau duminic, srbtori sau alte zile n care oficial nu se lucreaz precum i dup orele 22.00 sau nainte de orele 08.00, acesta va fi salutat de un funcionar al Direciei Protocol. Vizitele protocolare ale efilor de misiune la sosirea la post Dup sosirea sa la Bucureti, eful de misiune face o vizit directorului Protocolului Ministerului Afacerilor Externe, care l informeaz asupra uzanelor locale privind ceremonia prezentrii scrisorilor de acreditare i asupra regulilor de protocol care trebuie respectate de efii misiunilor diplomatice n Romnia. Cu ocazia acestei vizite, eful de misiune solicit o audien, n legtur cu prezentarea copiilor scrisorilor de acreditare, la ministrul afacerilor externesau n lipsa acestuia, la un secretar de stat. Ulterior, directorul Protocolului informeaz pe eful de misiune despre ziua i ora cnd va fi primit de ministrul afacerilor externe sau de secretarul de stat n vederea depunerii copiilor scrisorilor de acreditare. nsrcinatul cu afaceri titular nmneaz directorului Protocolului copia scrisorii de cabinet prin care este numit n aceast funcie i a celei de rechemare a predecesorului, n cazul c acesta nu a depus-o la plecare. n ziua i ora fixate pentru audien la ministrul afacerilor externe sau la secretarul de stat, eful de misiune este ateptat i prezentat ministrului de directorul Protocolului.Cu acest prilej, ministrul

afacerilor externe sau secretarul de stat are o convorbire cu eful de misiune. eful de misiune nmneaz ministrului afacerilor externe sau secretarului de stat copiile scrisorilor de acreditare i ale scrisorilor de rechemare a predecesorului su, n cazul n care acesta nu le-a depus la plecare. Directorul Protocolului informeaz pe eful de misiune de data i ora fixate pentru audiena la preedintele Romniei n vederea prezentrii scrisorilor de acreditare. eful de misiune comunic n prealabil directorului Protocolului numele colaboratorilor si cu grad diplomatic care urmeaz s-l nsoeasc la ceremonia depunerii scrisorilor de acreditare; numrul acestora poate fi de 1-3 persoane. Numirea unui nsrcinat cu afaceri a.i., va fi comunicat ministrului afacerilor externe al rii acreditare printr-o scrisoare sau telegram, de ctre ministrul afacerilor externe al rii acreditante. Ceremonia prezentrii scrisorilor de acreditare n ziua fixat pentru depunerea scrisorilor de acreditare, directorul Direciei Protocol din Ministerul Afacerilor Externe sau adjunctul acestuia conduce pe ambasador de la reedin sau ambasad la Palatul Cotroceni. Deplasarea ambasadorului la Palatul Cotroceni se va face cu un autoturism pus la dispoziie de Protocolul Preediniei. Colaboratorii care l nsoesc (1-3) se deplaseaz cu maini ale ambasadei. La intrarea n curtea Palatului Cotroceni, ambasadorul coboar din main i este salutat de eful Protocolului Preediniei, care l invit s treac n revist garda militar de onoare. Aceasta ceremonie se desfoar n acordurile Marului de ntmpinare. Ambasadorul se oprete n dreptul drapelului Romniei i salut printr-o uoar nclinare a capului, dup care continu trecerea n revist a grzii. Dup trecerea n revist a grzii militare de onoare, ambasadorul este invitat n main, unde l ateapt directorul Direciei Protocol din Ministerul Afacerilor Externe. Odat ajuni la Palat, ambasadorul i colaboratorii si sunt condui ntr-un salon de ateptare n care sunt arborate steagurile respectivei ri i al Romniei. Ambasadorul, nsoit de directorul Direciei Protocol din Ministerul Afacerilor Externe, urmai de colaboratorii ambasadorului, intr n Sala Unirii i se opresc la 4-5 pai n faa preedintelui Romniei. Sunt prezeni ministrul afacerilor externe sau un secretar de stat i un consilier prezidenial sau de stat. Directorul Protocolului din Ministerul Afacerilor Externe se adreseaz preedintelui Romniei cu formula Domnule preedinte, am onoarea s v prezint pe Excelena Sa, domnul .., ambasadorul extraordinar i plenipoteniar al .. n Romnia. Ambasadorul l salut pe preedintele Romniei printr-o uoar nclinare a capului i se adreseaza cu urmtoarele cuvinte: Domnule preedinte, permitei-mi s v nmnez scrisorile prin care preedintele .., Domnul .. m acrediteaz n calitate de ambasador extraordinar i plenipoteniar al .. n Romnia, precum i scrisorile de rechemare a predecesorului meu. Ambasadorul se apropie de preedinte pentru a-i nmana scrisorile de acreditare, precum i scrisorile de rechemare a predecesorului su, dac este cazul. nmnarea se face cu ambele mini de la o distan de circa un metru. Dup primirea scrisorilor, preedintele i strnge mna ambasadorului. Preedintele prezint ambasadorului persoanele oficiale romne care asist la ceremonie. La rndul su, ambasadorul prezint preedintelui pe colaboratorii si. Preedintele l invit pe ambasador pentru o fotografie oficial lng steagul Romniei. Preedintele are apoi o ntrevedere, ntr-un salon contiguu Biblioteca cu noul ambasador. La ntrevedere asist ministrul afacerilor externe sau secretarul de stat, consilierul prezidenial sau de stat, eful Protocolului Preediniei i colaboratorii ambasadorului. Directorul Protocolului Ministerului Afacerilor Externe se retrage ntr-un salon alturat n ateptarea ncheierii ceremoniei care dureaza circa 15 minute. Dup terminarea convorbirii, marcat de oferirea unei cupe de ampanie, preedintele i ia rmas bun de la ambasador. Ambasadorul i colaboratorii si ies din palat i se ndreapt spre maini. De aceast dat, autoturismul oficial n care se afl ambasadorul are arborat fanionul naional al rii respective (pe aripa din fa dreapta).

Directorul Protocolului Ministerului Afacerilor Externe sau adjunctul acestuia conduce pe ambasador pn la reedina sau cancelaria acestuia, unde se poate oferi o cup de ampanie sau cocktail restrns. inuta la ceremonia prezentrii scrisorilor de acreditare este costum de culoare nchis, uniform diplomatic sau costum naional. Ordinea de precdere a efilor de misiune Ordinea de precdere a efilor de misiuni diplomatice va fi determinat, pentru ambasadori, de ziua i ora prezentrii scrisorilor de acreditare preedintelui Romniei, iar pentru nsrcinaii cu afaceri a.i. de data notificrii la MAE a asumrii conducerii misiunii diplomatice; Ziua i ora prezentrii scrisorilor de acreditare de ctre ambasadori sunt stabilite n funcie de ziua i ora prezentrii copiilor scrisorilor de acreditare la ministrul afacerilor externe sau secretarul de stat; Ziua i ora prezentrii copiilor scrisorilor de acreditare se stabilesc n funcie de ziua i ora sosirii la Bucureti; Dac n aceeai zi i la aceeai or sosesc doi sau mai muli ambasadori n acelai avion sau nav maritim ordinea depunerii copiilor scrisorilor de acreditare va fi stabilit pe criterii alfabetice (denumirea rii) sau prin tragere la sori. Absena efului de misiune n caz de plecare temporar din Romnia, eful misiunii trimite o Not Verbal Ministerului Afacerilor Externe Direcia Protocol indicnd numele colaboratorului care l nlocuiete pe timpul absenei sale, n calitate de nsrcinat cu afaceri a.i. De asemenea, eful misiunii notific n scris Ministerului Afacerilor Externe Direcia Protocol ntoarcerea i reluarea funciilor sale; n caz de plecare definitiv sau temporar din Romnia a unui nsrcinat cu afaceri a.i., notificarea nlocuirii acestuia cu un alt nsrcinat cu afaceri a.i. se face printr-o scrisoare sau telegram adresat ministrului afacerilor externe al Romniei de ctre ministrul afacerilor externe al rii respective. Plecarea definitiv din Romnia a efilor de misiune La plecarea definitiv din Romnia, scrisorile de rechemare pot fi depuse la Preedintele Romniei fie personal de ctre efii de misiune, fie de succesorii acestora, odat cu depunerea scrisorilor lor de acreditare; Scrisorile de rechemare ale nsrcinailor cu afaceri titulari se depun ministrului afacerilor externe, fie de ei personal, fie de succesori, odat cu scrisorile lor de cabinet. efii de misiune care prsesc definitiv Romnia sunt salutai la plecare, la gar sau la aeroport, de directorul Protocolului Ministerului Afacerilor Externe sau de adjunctul acestuia. Dac sosirea sau plecarea efului de misiune are loc n zilele de smbt sau duminic, srbtori sau alte zile n care oficial nu se lucreaz precum i dup orele 22.00 sau nainte de orele 08.00, acesta va fi salutat de un funcionar al Direciei Protocol. Plecarea definitiv a efului de misiune se notific de ctre respectiva misiune prin Nota Verbal n care se menioneaza data plecrii definitive, dorina efecturii unor vizite de rmas bun (la preedintele rii, primul ministru i ministrul afacerilor externe) de a cror perfectare se ocup Ministerul Afacerilor Externe Direcia Protocol. La plecarea definitiv a unui ambasador sau ef de misiune, un membru al conducerii Ministerului Afacerilor Externe (ministrul de externe sau un secretar de stat) ofer un dejun sau dineu in onoarea respectivului ef de misiune. Obligaiile protocolare ale soiilor efilor de misiune Dup prezentarea scrisorilor de acreditare de ctre eful de misiune, soia acestuia poate solicita o vizit protocolar de prezentare la soia ministrului afacerilor externe. Soiile efilor de misiune trimit cri de vizit soiilor personalitilor romne crora soii lor le-au fcut vizite protocolare de prezentare sau leau trimis cri de vizit. Prezentarea scrisorilor de cabinet de ctre nsrcinaii cu afaceri titulari la ministrul afacerilor externe

n ziua i la ora fixate pentru depunerea scrisorii de cabinet, nsrcinatul cu afaceri titular vine la Ministerul Afacerilor Externe unde este primit de directorul Protocolului cruia i nmneaz, ntr-o scurt ntrevedere, copia scrisorii de cabinet. Imediat dup aceast ntrevedere, directorul Protocolului l conduce la cabinetul ministrului sau secretarului de stat. nsrcinatul cu afaceri titular nmneaz ministrului afacerilor externe sau secretarului de stat scrisoarea de cabinet pentru numirea sa i pe aceea de rechemare a predecesorului su, n cazul c acesta nu a depus-o nainte de plecare. Cu aceasta ocazie are loc o scurt convorbire. inuta pentru audiena la ministrul afacerilor externe sau secretarul de stat a nsrcinatului cu afaceri titular, pentru depunerea scrisorilor de cabinet, este costum de culoare nchis. Prezentarea colaboratorilor efului de misiune eful de misiune prezint pe primul su colaborator, sosit la post, printr-o vizit pe care o face directorului Protocolului i directorului de relaii din Ministerul Afacerilor Externe. Ceilali membrii ai misiunii, cu grad diplomatic, sunt prezentai, la sosireala post, directorului adjunct al Protocolului din MAE sau altor colaboratori ai aceste Direcii Ataaii militari i ataaii comerciali fac vizite de prezentare la Ministerul Aprrii Naionale i, respectiv, la Ministerul Industriei i Comerului, conform uzanelor respectate n aceste ministere. Decanul Corpului Diplomatic Decan al Corpului Diplomatic este eful de minsiune cu grad de ambasador extraordinar i plenipoteniar, cu cea mai mare vechime la pot. n Romnia, decan al Corpului Diplomatic este, din oficiu, reprezentnatul Vaticanului respective Nuniul Apostolic. Intrarea i ieirea din funcie a decanului Corpului Diplomatic se face n mod automat, fr nici o ceremonie. n absena acestuia, decan a.i. al Corpului Diplomatic devine ambasadorul aflat imediat dup Nuniul Apostolic, n ordinea de precdere. Notificarea acestei situaii la Ministerul Afacerilor Externe Direcia Protocol intr n practic diplomatic.

ANEXA Cele mai uzuale plasamente la mas sunt urmtoarele: Masa la care particip numai brbai Varianta 1

G = gazda O = oaspetele de onoare

Varianta 2

G = gazda O = oaspetele de onoare

Masa la care particip i femei Varianta 1 (cifrele subliniate femei)

G = gazda SG = soia gazdei

Pentru a se evita plasarea femeilor la capetele meselor este de preferat atunci cnd numrul femeilor este egal cu cel al brbailor, s se foloseasc urmtoarea varianta de plasament: G = gazda SG = soia gazdei

Masa n form de potcoav Varianta 1

G = gazda SG = soia gazdei

Varianta 2

G = gazda SG = soia gazdei

Masa rotund Numrul invitailor este mic.

G = gazda SG = soia gazdei

Nota:

Exemplele de mai sus nu epuizeaz n ntregime gama de situaii ce pot aprea n cadrul unor asemenea aciuni.