Msuri de implementat privind Sistemul de Control Managerial al UCV conform OMFP 946/2005 pentru aprobarea Codului Controlului Intern,

, modificat i completat cu OMFP 1649/24.02.2011

1. UCV va actualiza i evidenia n Programul de Dezvoltare a Sistemului de Control Managerial, aciunile de perfecionare profesional, att pentru persoanele cu funcii de conducere ct i pentru cele de execuie (conform art. 2, alin 3, OMFP 1649/2011). Stadiul implementrii i dezvoltrii SCM precum i situaiile deosebite constatate n aciunile de monitorizare, coordonare i ndrumare metodologic, fac obiectul informrii, prin ntocmirea de situaii trimestriale/anuale, care se transmit la MECTS. Rectorul UCV va elabora anual un raport asupra sistemului de control intern/managerial (primul raport are ca obiect descrierea SCI / M existent la 31.12.2011 i se va transmite odat cu situaia financiar anual) i constituie forma oficial de asumare a responsabilitii manageriale a conductorului cu privire la SCI / M. Pentru elaborarea raportului, Rectorul UCV va dispune programarea i efectuarea de ctre conductorii tuturor compartimentelor a operaiunii de autoevaluare a SCI / M (fiecare compartiment din organigrama UCV, va completa chestionarul de autoevaluare a stadiului de implementare a SCI / M i asumarea de ctre conductorul de compartiment, a realitii datelor, informaiilor i constatrilor nscrise n acesta). Sistemul propriu de control intern / managerial al UCV, va trebui s fie apreciat prin stabilirea gradului de conformitate cu Standardele de control intern / managerial (25 de Standarde, descrise n Programul de dezvoltare a SCM n cadrul UCV), astfel: Sistemul este conform dac sunt implementate minimum 22 de standarde; sistemul este parial conform dac sunt implementate ntre 13 i 21 de standarde; sistemul este neconform dac sunt implementate mai puin de 13 standarde. La nivelul entitii publice, un standard de control intern / managerial se consider c este IMPLEMENTAT (I) dac peste 90% din numrul total de compartimente l au implementat, PARIAL IMPLEMENTAT (PI) dac standardul este implementat ntre 41% i 89% din numrul total de compartimente i NEIMPLEMENTAT (N) dac sub 40% din numrul total de compartimente l au implementat.

2.

3.

4.

5.

I. Pentru ntocmirea SITUAIEI CENTRALIZATOARE TRIMESTRIALE, privind stadiul implementrii SCI / M, toate compartimentele vor ntocmi i prezenta urmtoarele date: (TERMEN RSPUNS 25.03.2011 - la ntrebri se va rspunde cu Da sau Nu, Numrul ce rezult i Explicaia asociat rspunsului.
- 1) Sunt stabilite obiectivele specifice la nivelul compartimentului?

- 2) Obiectivele sunt astfel stabilite nct s rspund pachetului de cerine SMART? (S precise, M msurabile i verificabile, A necesare, R realiste, T cu termen de realizare).
NOT) OBIECTIVELE sunt efecte pozitive pe care conducerea ncearc s le realizeze sau evenimente / efecte negative pe care conducerea ncearc s le evite. OBIECTIVELE GENERALE sunt concordante cu misiunea UCV. OBIECTIVELE SPECIFICE sunt stabilite de fiecare persoan cu funcie de conducere n funcie de activitile din compartimentul pe care l conduce, pornind de la obiectivele generale i urmrind riguros deplina conformitate cu acestea. Aceste Obiective specifice, trebuie s respecte urmtoarele cerine: - s fie realiste i n deplin concordan cu misiunea i atribuiile compartimentului; - s fie repartizate n interiorul compartimentului pe sub-obiective individuale i performane de atins, ncredinate personalului de execuie; - s fie msurabile, adic exprimate n indicatori cantitativi, sau, dup caz, calitativi; - s poat fi monitorizate prin sistemul de informare existent/necesar a fi creat la dispoziia managementului i care trebuie s fie construit n funcie de natura indicatorilor proprii obiectivelor/sub-obiectivelor ncredinate fiecruia; - s aib prevzut un termen calendaristic de realizare realist.

- 3) Sunt stabilite activitile, atribuiile, competenele i responsabilitile specifice compartimentului?

NOT)

efii de servicii, birouri i compartimente vor mbuntii structura fielor de post astfel nct s devin unul dintre principalele suporturi pentru organizarea i gestionarea ntregului personal, precum i un instrument util n evaluarea performanelor i responsabilizarea angajatului. Fia postului este documentul care conine toate caracteristicile eseniale, formale ale unui post. n general fia postului cuprinde: denumirea postului, obiectivele individuale, sarcinile, competenele, responsabilitile, relaii cu alte posturi, cerine specifice privind pregtirea, calitile, aptitudinile i deprinderile necesare realizrii obiectivelor individuale stabilite pentru postul respectiv. Postul este elementul primar al structurii organizatorice i reprezint ansamblul sarcinilor, obiectivelor, competenelor, responsabilitilor i procedurilor ce sunt atribuite i trebuie ndeplinite la nivelul unui loc de munc. Sarcina este cea mai mic unitate de munc individual i reprezint aciunea ce trebuie efectuat pentru realizarea unui obiectiv primar asociat acesteia; realizarea unei sarcini fr atribuirea de competene adecvate nu este posibil; de asemenea, atribuirea de sarcini presupune fixarea de responsabiliti. Atribuia este ansamblul de sarcini de acelai tip, necesare pentru realizarea unei anumite activiti bine definite, care se execut periodic sau continuu i care implic cunotine specializate pentru realizarea unui obiectiv specific. Activitatea const n totalitatea atribuiilor de o anumit natur, care determin procese de munc cu un grad de omogenitate i similaritate ridicat, cunotinele necesare realizrii activitii sunt din domenii limitate, personalul utilizat putnd avea astfel o pregtire profesional sensibil unitar; activitatea cuprinde atribuii omogene ce revin compartimentelor entitii. Funciunea reprezint ansamblul activitilor de acelai gen sau complementare, viznd realizarea unor obiective precis stabilite. Competena este capacitatea de a lua decizii, n limite definite, pentru realizarea sarcinii.

Responsabilitatea este obligaia de a ndeplini sarcina atribuit. Prin urmare, responsabilitatea definete un raport juridic de obligaie, a crei nendeplinire atrage sanciunea corespunztoare tipului de rspundere juridic. - 4) Sunt elaborate proceduri pentru activitile desfurate n cadrul compartimentului?
NOT) PROCEDURA este definit ca totalitate a pailor ce trebuie urmai, metodelor de lucru stabilite i regulilor de aplicat, n vederea executrii activitii, atribuiei sau sarcinii.

- 5) S-a ntocmit un inventar al funciilor sensibile n cadrul compartimentului?

NOT) INVENTARUL FUNCIILOR SENSIBILE cuprinde de regul acele funcii care prezint risc semnificativ n raport cu obiectivele. Este necesar stabilirea unei politici adecvate de rotire a salariaiilor care ocup astfel de funcii.

- 6) Sunt identificate i evaluate principalele riscuri, proprii activitilor din cadrul compartimentului?
NOT) RISCUL posibilitatea de a se produce un eveniment care ar putea avea un impact asupra realizrii obiectivelor; orice aciune sau inaciune prezint un risc de nerealizare a obiectivelor.

La ntrebarea 2), suplimentar fa de rspunsurile solicitate standard, DAC S-A REALIZAT ELABORAREA DE INDICATORI ASOCIAI OBIECTIVELOR, se va prezenta numrul total de indicatori elaborai.

II. Pentru implementarea SCI / M, toate funciile de conducere i efii de compartimente vor analiza prevederile cuprinse n: Codul Controlului Intern, aprobat prin Ordinul 946/2005, modificat i completat prin OMFP 1649/24.02.2011; Programul de Dezvoltare a sistemului de control managerial n cadrul UCV. III. n vederea implementrii cu succes a SCI / M la nivelul UCV, Compartimentul de audit intern va asigura facilitarea intelegerii, destinata obtinerii
de informatii suplimentare pentru cunoasterea in profunzime a functionarii unui sistem, standard sau a unei prevederi normative, necesare personalului care are ca responsabilitate implementarea acestora conform OMFP 1702 / 2005.

IV. Membrii Biroului Senatului vor solicita compartimentelor din cadrul structurii organizatorice a UCV pe care le coordoneaz, completarea trimestrial pn pe data de 20 ale ultimei luni a trimestrului a Anexei nr.1 la prezenta, i completarea Anexelor 2 i 3, pn pe data de 15 iunie 2011.

ANEXA NR. 1

SITUAIE TRIMESTRIAL, privind stadiul implementrii SCI / M n cadrul compartimentului _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ la data de _ _ _ _ _ _

Nr. Crt. 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Specificaii 1 Numr de obiective specifice Elaborarea de indicatori asociai obiectivelor Numr total de indicatori Numr total de activiti Numr total de activiti procedurabile Proceduri elaborate Numr total de proceduri Inventarierea funciilor sensibile Numr total de funcii sensibile inventariate Inventarierea i evaluarea riscurilor

Indicatori (Da/NU) 2

Observaii 3

Da/Nu

Da/Nu Da/Nu

Da/Nu

Conductor de compartiment ________ Numele i prenumele, funcia/ semntura / data