UNIVERSITATEA SPIRU HARET FACULATEA MANAGEMENT FINANCIAR CONTABIL

INFORMATIZAREA UNEI SOCIETATI DE ASIGURARI

Studenta:Ciobanu Mirela Valentina CUPRINS

Capitolul I

Prezentarea societatii de asigurare-reasigurare S.C ASTRA S.A. ..................................................................2 Organizarea Socetatii............................................................10

Capitolul II Informatizarea unei socetati de asigurari..............................13 Crearea bazei de date............................................................16

Cap I. Prezentarea societatii de asigurare-reasigurare ASTRA S.A.

nfiinat pe data de 1 ianuarie 1991, prin Hotrrea Guvernului nr. 1279 din 8 decembrie 1990, ASTRA ASIGURRI este astzi una din cele mai importante companii de profil din Romnia. Desprins din fosta companie de stat ADAS - societate cu capital integral romnesc, fondat n anul 1952 compania de asigurri nou format ASTRA este motenitoarea unei tradiii impresionante n domeniul asigurrilor, tradiie pe care a valorificat-o din plin dup 1991. Anul 2002 a reprezentat un an crucial pentru ASTRA ASIGURRI. Astfel, ca urmare a privatizrii, acionarul principal al companiei a devenit Nova Trade un concern care dezvolt afaceri i investiii semnificative n domeniul construciilor, cel imobiliar i al serviciilor comerciale. Prin contractul de privatizare, Nova Trade s-a angajat s realizeze investiii

majore. Astfel, la nici un an de la privatizare, ASTRA ASIGURRI a trecut pe locul II n topul societilor de asigurri generale din Romnia, funcie de mrimea capitalului social. Anul 2005 vine i el cu alt eveniment de important ca cel din 2002 cnd Grupul austriac Uniqa a achiziionat un pachet de 27% din aciunile ASTRA ASIGURRI, al cincilea juctor pe piaa intern a asigurrilor generale i de via. Astfel, ASTRA ASIGURRI va beneficia de know-how-ul celei mai cunoscute companii din Austria, iar clienii, la rndul lor, de o cretere a calitaii serviciilor, precum i de cele mai competitive produse. Unul dintre obiectivele imediate l reprezint mbuntirea produselor de bancassurance (produse de asigurare vndute prin reelele bancare). Este una dintre companiile de top din sectorul serviciilor de asigurri, beneficiaz de o echipa de profesioniti, alctuit din oameni cu experien n domeniul asigurrilor i care poate oferi cele mai eficiente soluii financiare. ASTRA ASIGURRI este una dintre companiile private de elit din Romnia, poziionndu-se nc de la nfiinare pe primele locuri n topul asigurtorilor autohtoni. Activitatea de baz a companiei const n ncheierea de asigurri generale i de via, precum i n operaiuni de reasigurare. Aflat n plin expansiune, ASTRA Asigurri este n acest moment unul dintre liderii pieei de profil din Romnia i nu numai. Astra are peste 1.100 de angajai permaneni i o reea de distribuie format din aproximativ 180 de uniti teritoriale (sedii proprii) cu dotare logistic i informatic de ultim generaie. Dispersia teritorial a unitilor permite o abordare optim a cererii de pe ntreg teritoriul rii i o reacie promt la problemele de daunalitate aprute la asigurai
4

Societatea are peste 8.000 de colaboratori persoane fizice i juridice, la care se adaug parteneriatecu 76 brokeri de asigurare. ASTRA deine 15,57% din aciunile Generali Romnia. In cadrul societatii de asigurare - reasigurare ASTRA S.A., constatarea producerii evenimentelor asigurate, evaluarea pagubelor, stabilirea si plata despagubirilor se fac in baza : a) Normelor tehnice; b) conditiilor, contractelor sau politelor de asigurare specifice fiecarei forme de asigurare. Unitatea teritoriala efectueaza constatarea producerii evenimentelor asigurate si evaluarea pagubelor la asigurarile incheiate de aceasta, precum si loa riscurile asigurate de alta unitate teritoriala a societatii, in situatiile in care evenimentul asigurat s-a produs in raza de activitate. In situatia unor daune complexe sau de valori ridicate, care depasesc nivelul de 100.000 dolari SUA, sau echivalentul in lei sau alte valute, de fiecare dauna, unitatile teritoriale solicita asistenta directiei de specialitate din Administratia centrala, intocmind si inaintand directiei tehnice de resort din Administratia centrala, o nota privind cazul respectiv, in care se arata : natura daunei, imprejurarea in care s-a produs, alte detalii legate de aceasta, numarul, data si perioada de valabilitate a politei de asigurare, suma asigurata din polita, precum si elemente privind valoarea estimativa a daunei. Sucursalele ASTRA, precum si agentiile Bucuresti Victoria si Bucuresti Sector III sunt abilitate sa efectueze plati de despagubiri in limita plafonului valoric comunicat acestora de directia generala a societatii.

Platile se aproba de directorii sucursalelor si agentiilor mentionate mai sus, pe baza referatului de plata intocmit de lichidatorul de dauna, purtand viza de control financiar preventiv data de economistul desemnat in acest scop, precum si avizul consilierului juridic. Dosarele de dauna intocmite de unitatile teritoriale subordonate sucursalelor se transmit acestora in vederea aprobarii platii, impreuna cu referatul de plata intocmit de lichidatorul de dauna, pe ccare se mentioneaza sub semnatura, propunerea conducatorului unitatii teritoriale. In cazul despagubirilor care depasesc plafonul valoric comunicat de directia generala, acestea se aproba de directorul directiei tehnice de resort din Administratia centrala, pe baza dosarului de dauna, insotit de referatul de plata, purtand semnaturile persoanelor autorizate din cadrul sucursalei, inclusiv al directorului acestuia, asa cum se arata la art.3. Dupa aprobarea despagubirii, dosarul de dauna impreuna cu referatul de plata, se inapoiaza sucursalei (respectiv agentiei Bucuresti Victoria si agentiei Bucuresti Sector III), in vederea efectuarii platii de catre acestea din urma. In indeplinirea obligatiilor privind constatarea producerii evenimentelor asigurate, stabilirea pagubelor si evaluarea despagubirilor, unitatile teritoriale au urmatoarele atributii : - organizeaza si efectueaza constatarea producerii evenimentelor asigurate, verificarea constatarilor efectuate de alte organe si evaluarea pagubelor; - inregistraza instiintarile facute de asigurati sau de pagubiri, cu privire la producerea evenimentelor asigurate si intocmesc dosarele de daune. - verifica realitatea producerii evenimentelor asigurate si sinceritatea actelor intocmite :
6

- rezolva operativ cazurile de pagube avizate, prezentand administratiei centrale propuneri pentru plata despagubirilor; - controleaza periiodic situatia daunelor nerezolvate, luand sau propunand masuri pentru solutionarea acestora; - verifica pentru bunurile cuprinse in asigurare, respectarea de catre asigurati a regulilor de prevenire a incendiilor, precum si a altor masuri de protectie, in conditiile prevazute de reglementarile in vigoare; - tine evidenta cazurilor de pagube avizate la asigurarile incheiate, a platilor de daune efectuate si a rezervelor de daune constituite; - solicita organelor de politie, organelor de urmarire penala, uniotatilor de pompieri, altor organe care constata si cerceteaza producerea unor evenimente asigurate, documente si date cu privire la cauzele si imprejurarile producerii evenimentelor asigurate si la pagubele produse, in vederea staqbilirii propunerilor pentru plata despagubirilor; - solicita organelor de meteorologie si hidrologie confirmarea, sau infirmarea unor evenimente naturale cauzatoare de pagube; - propune administratiei centrale, in cazurile necesare, utilizarea unor colaboratori externi, in vederea efectuarii lucrarilor de constatare si evaluarea a unor pagube care prezinta probleme tehnice deosebite; - executa orice alte lucrari dispuse de Administratia centrala. Instiintarea cu privire la producerea evenimentului asigurat sau cererea de despagubire, se poate primi de la : * asigurat sau pagubit; * reprezentantul sau imputernicitul acestuia; * beneficiarul asigurarii; reprezentanti imputerniciti de societate (comisari de avarie, corespondenti, etc.).
7

La primirea instiintarii cu privire la producerea evenimentului asigurat, sau a cererii de despagubire, se procedeaza astfel : a) pe baza datelor privitoare la marimea pagubei, in registrul privind evidentele daunelor avizate si platite, se trec valorile estimate ale daunelor, iar dupa efectuarea platii acestora, sumele efectiv platite; b) se verifica daca asigurarea era in vigoare la data producerii evenimentului asigurat, resopectiv daca prima de asigurare pentru perioada in care a avut loc evenimentul, a fost platita de asigurati, daca solicitatea despagubirii s-a facut in termenul legal de prescriptie care in conformitate cu prevederile art.3, alin.2 din Decretul nr.167/1958, republicat, este de doi ani de la data producerii daunei, si daca instiintarea si cererea de despagubire cuprind datele necesare, respectiv daca la cererea de despagubire sunt atasate toate actele si documentele prevazute in conditiile de asigurare; c) in functie de rezultatul verificarii, se cer asiguratului date sau acte suplimentare pentru completarea dosarului de dauna, si daca este cazul I se fac recomandari cu privire la masurile ce trebuie luate pentru limitarea extinderii pagubei sau micsorarea acesteia; d) daca se primesc documente scrise intr-o alta limba decat una de circulatie internationala, se cere asiguratului traducerea acestora intr-o limba de circulatie internationala sau in limba romana, ori se iau masuri in acest sens; e) pe baza examinarilor efectuate, se intocmeste referatul pentru regularizarea daunei prin care se fac propuneri pentru plata despagubirii; f) dupa efectuarea platii despagubirilor pe baza aprobarii mentionate la art.3 sau 4, dupa caz se fac mentiunile necesare in registrul de evidenta a

daunelor avizate si platite, iar dosarele se pastreaza in arhiova unitatii teritoriale timp de 10 ani de la incheierea cazului. Producerea evenimentelor asigurate si marimea pagubelor se pot proba prin : acte intocmite de organele in drept, procese- verbale de constatare intocmite de salariatii societatii ASTRA S.A., impreuna cu asiguratul, rapoarte de constatare ale salariatilor ASTRA S.A. sau ale altor imputerniciti ai acesteia, ori rapoarte intocmite de experti sau specialisti angajati in acest scop. In cazul unor pagube inclusiv a celor de raspundere civila, la care stabilirea realitatii, cauzelor si a cuantumului acestora, prezinta dificultati deosebite, constatarea si evaluarea pagubelor se pot face prin experti sau prin specialisti, altii decat reprezentati ai ASTRA S.A.. Angajarea si retribuirea acestora se fac in conformitate cu dispozitiile legale in vigoare. In cazul evenimentelor asigurate produse in tara, ori in cazul bunurilor importate, daca nu este stabilit altfel prin conditiile de asigurare, constatarea pagubelor sau cercetarea cauzelor acestora si stabilirea masurilor ce trebuie luate pentru limitarea extinderii pagubelor, salvarea bunurilor si a persoanelor si micsorarea pagubelor, se fac de catre salariati ai societatii ASTRA S.A., dupa caz, separat sau impreuna cu reprezentanti ai asiguratului, ori in cadrul comisiilor tehnice de expertiza sau alte comisii similare. Inainte de a se deplasa la locul producerii evenimentului asigurat, salariatul societatii ASTRA S.A. trebuie sa examineze cererea de asigurare a asiguratului, copia contractului, politei, avizului sau certificatului de asigurare, raportul privind inspectia de risc, decontul de prime, instiintarea si actele primirte de la asigurat si sa se documenteze asupra problemelor in

legatura cu rezolvarea cazului respectiv, inclusiv daca primele de asigurare au fost platite de asigurati potrivit prevederilor documentelor de asigurare. Actele de constatare se intocmesc cu participarea asiguratului sau reprezentantului acestuia, dupa caz, a beneficiarului asigurarii, si se semneaza de catre toate persoanele care iau parte la intocmirea lor, completandu-se obligatoriu toate rubricile inscrise in acesta. Eventualele modicari in cuprinsul actelor de constatare trebuie certificate sub semnatura acelorasi persoane care le-au semnat. Persoanele care participa la lucrarile de constatare si intocmire a actelor raspund conform legii pentru completarea de date false sau nereale, inclusiv pentru solutiile tehnice care nu sunt in concordanta cu prevederile exprese in conditiile de asigurare. Conducatorii unitatilor teritoriale au obligatia de a lua masuri pentru solutionarea cu operativitate a dosarelor de dauna in scopul evitarii reclamatiilor si consolidarii credibilitatii si prestigiului societatii. In acest scop lichidatorul de dauna actioneaza pentru obtinerea intr-un termen cat mai scurt a tuturor documentelor necesare intocmirii dosarului de dauna; viza de control financiar preventiv avizul juridic si aprobarea platii se realizeaza intr-o perioada de maximum 3 zile lucratoare de la intocmirea dosarului de catre lichidatorul de dauna. In situatia in care o paguba a fost produsa ca urmare a actiunii simultane sau succesive a mai multor cauze, fara sa se poata stabili ca paguba a fost proodusa sau ca nu putea sa fie produsa numai de una din acestea, paguba se va considera ca find produsa in egala masura de fiecare diin aceste cauze. Despagubirile stabilite in sarcina societatii nu pot depasi sumele asigurate, mai putin fransizele (acolo unde asemenea fransize sunt prevazute prin conditiile si polita de asigurare).
10

ORGANIZAREA FIRMEI

Structura organizatoric a societii i numrul de posturi, normativul de constituire a compartimentelor funcionale, precum i orice modificri ale acestora se aprob de Consiliul de Administraie. ASTRA are o structur organizatoric de tip geografic-functional. Responsabilitile fiecrui ef de agenie vizeaz planificarea, dezvoltarea i conducerea afacerii n concordan cu politicile i obiectivele strategice ale firmei. Aceast structur organizatorica permite adaptarea strategiei la necesitile fiecarei zone geografice, iar responsabilitatea profitului/pierderilor se deleg ctre fiecare agenie n parte. Activitatea ASTRA S.A se desfoar, din punct de vedere al structurii organizatorice, prin intermediul Administratiei Centrale i al unei reele teritoriale naionale. ntre compartimentele din cadrul Adiminstraiei Centrale, sucursal i ageni exist relaii funcionale i de colaborare.

11

n desfasurarea activitatii sale, sucursala este condusa de catre un director si un director adjunct, acesta din urma avnd n subordine inspectorii de asigurari, agentii de asigurari, colaboratorii si brokerii.

Directorul de asigurari supervizeaza activitatea de contractare si vnzare a politelor de asigurari efectuate de inspectorii de asigurari, agentii de asigurari, colaboratori si brokeri. Un rol important n activitatea operativa l ocupa inspectorul de asigurari care executa activitatea de contractare a asigurarilor, urmareste ncasarea primelor, evidenta contractelor de asigurare si promovarea produselor societatii. n categoria
12

asigurarilor

pe

care

le

administreaza inspectorul de asigurari, n cadrul sucursalei ASTRA CRAIOVA, sunt incluse asigurarile de raspundere civila, asigurarile facultative, de bunuri si persoane. Pe linia relatiilor ierarhice, acesta este subordonat sefului serviciului de asigurari, aflndu-se n relatii de colaborare cu ceilalti angajati din cadrul sucursalei si cu angajatii Directiilor de specialitate din administratia centrala. Totodata, acesta reprezinta sucursala n relatiile cu clientii si tertii pe domeniul specific n baza mandatului aprobat de conducerea sucursalei .

Directorul de daune are ca atributii organizarea constatarilor producerii evenimentelor asigurate, nregistrnd nstiintarile facute de asigurati n ceea ce priveste producerea evenimentelor asigurate si ntocmeste dosarele de daune. Acestea sunt naintate Centralei ASTRA Bucuresti.

Directia Economica si IT se ocupa cu nregistrarea cronologica si sistematica a documetelor justificative n care sunt consemnate operatiunile de daune si plati, cheltuielile administrative. Totodata, n cadrul acestei directii sunt solutionate eventualele probleme ce ar putea sa apara la programele informatice utilizate n cadrul sucursalei.

n cadrul unitatii este angajata o persoana pe post operator calculator care se ocupa de operarea tuturor contractelor de asigurare n programul de asigurari, Insis. n perioadele foarte aglomerate decembrie ianuarie si mai iunie cnd numarul contractelor RCA (Raspundere Civila Auto) ncheiate este mare; daca se considera necesar se apeleaza la diverse persoane, angajate pe baza de contract prestari servicii n baza Codului Civil.

13

CAP II. INFORMATIZAREA UNEI SOCIETATI DE ASIGURARI

Existenta umana este incadrata in sisteme sociale. Activitatea tehnologica si de cercetare stiintifica a omului a condus la realizarea sistemelor fizice si tehnice complexe. O serie de discipline fundamentale au cercetat, explorat si explicat sisteme; stiintele politice au studiat sistemele miscarilor de mase, economia politica a identificat o serie de conexiuni de baza in cadrul sistemelor industriale, psihologia a descris interactiunea sistemelor cu oamenii, medicina s-a axat pe sistemele biologice. In cadrul acestei aplicatii se doreste informatizarea unei societati de asigurari. Persoanele asigurate pot fi persoane fizice sau persoane juridice caracterizate printr-un numar unic (cod numeric personal), nume, adresa si telefon. Asigurarile pot fi obligatorii, cum sunt asigurarile pe automobile(RCA) care se pot incheia pe tot anul sau pe jumatate de an, si facultative, cum ar fi: pe imobile( case, apartamente, sediile societatiilor comerciale, etc), pe proprietati, pe productia agricola( legislativul poarta dezbateri ca aceasta asigurare sa fie obligatorie), utilaje, asigurari pe viata,
14

etc. Politele de asigurare sunt incheiate de agentii de asigurari care sunt persoane autorizate de societatea de asigurari. Polita intra in vigoare peste trei zile de la data incheierii. In urma eliberarii politei se emite si o factura cu contravaloarea asigurarii, factura care este caracterizata printr-un numar si o serie, data la care a fost emisa, obiectul asigurarii si prima de asigurare. Plata se poate face fie cu bani lichizi, fie cu cecuri, ordine de plata sau bilete la ordine. Documentul de plata contine : numarul documentului, data la care a fost intocmit si suma platita. In cazul despagubirilor, la plata lor se intocmeste un proces verbal care este caracterizat printr-un numar, data incheierii, se mentioneaza cauza ce a generat despagubirea si procentul de despagubire. Toate cele de mai sus necesita o informatizare avansata. Tehnologia de proiectare este bazata pe programarea obiect si necesita un anumit nivel de siguranta si va permite accesul Directorului societatii de asigurari si intregului personal autorizat de acesta sa citeasca, sa scrie sau sa stearga informatii. Pentru crearea unei baze de date care poate fi utilizata de un singur utilizator sau de mai multi se poate folosii din pachetul Microsoft Office si anume Microsoft Access. Prin intermediul Access-ului interogarea bazei se poate face in doua moduri: utilizand interfata QBE sau utilizand limbajul SQL. De altfel Access permite automatizarea unor activitati prin programare in limbajul VBA( Visual Baisic) sau apeland la generatorul de macrocomenzi. Acesta ofera usurinta si securitatea in realizarea de importuri si exporturi de date catre aplicatii ale pachetului Microsoft Office. Interfata

15

care o creaza intre utilizator si aplicatie este usor de folosit si face ca utilizatorul sa se adapteze cu usurinta. In cadrul acestei aplicatii se vor tine cont de prevederile legale ce au ca obiect asigurarile obligatorii si a celor facultative. Aplicatia va tine cont de toate legile aflate in vigoare si de valorile ce vor fi impozate de catre stat regasite in bugetul asigurarilor sociale.

16

CREAREA BAZEI DE DATE

In cazul crearii bazei de date se vor folosii unele elemente care fac ca baza de date sa functioneze, cum ar fi tabelele, interogarile cu ajutorul careia vor fi afisate diferite date ce sunt dorite de catre utilizator pe baza unor comenzi, pot fi create formulare care vor usura munca utilizatorului, sau rapoarte ce vor fi trimise Directorului sau alte persoane interesate cum ar fi: Directorul Executiv, catre persoane din alte Departamente,etc. Pentru a crea baza de date este nevoie de relatiile dintre tabele, necesare prelucrarii informatiilor necesare. Aceasta baza de date contine sase tabele fiecare avand campuri ce le caracterizeaza si le ajuta sa comunice cu celelalte tabele.Tabelele sunt alese a fi tabele principale avand chei primare distincte una fata de cealalta. STRUCTURA BAZEI

17

Tabelele utilizate :

18

Tabela ASIGURAT este o tabela ce tine evidenta clientilor societatii. Aceasta tabela ofera informatii despre asigurati prin campurile pe care le foloseste, si anume: - Cod_asigurat este un camp de tip numeric Tip_asigurat-este un camp de tip text si ne specifica daca asiguratul este o persoana juridica sau una fizica, Nume_asigurat si Adresa_asigurat-sunt de tip text, Denumire-ne da numele firmei in cazul in care sunt si persoane juridice,Telefonul-de tip numeric si este important pentru gasirea asiguratului in caz de nevoie. Tabela va fi insotita de un formular pentru a usura introducerea datelor.

19

Tabela POLITE este folosita pentru a tine evidenta tuturor politelor emise de societatea de asigurari. Are in componenta urmatoarele campuri: - Nr_polita reprezinta cheia primara si tine evidenta centralizata a politelor incheiate, este un camp numeric ; Cod_polita face legatura cu tabela Asigurat, este de tip numeric; Tip_asigurare defineste felul de polita , daca este: de sanatate, pe imobile,etc. ,este un camp de tip text, Data_politei specifica data la care a fost incheiata polita si este un camp de tip data, Valoarea_asigurarii reprezinta contravaloarea politei si este de tip numeric,Prima_lunara reprezinta suma pe care trebuie sa o plateasca valoarea asigurata si Nr_agent tine evidenta agentului care a incheiat polita.

20

Tabela AGENTI are urmatoarele campuri: - Nr_agent reprezinta numarul cu care este inregistrat agentul respectiv, este de tip numeric; Nume_agent este de tip text; Telefon_agent este de tip numeric.

21

Tabela FACTURI are urmatoarele campuri : - Nr_factura ,fiecare factura are seria si numarul ei si este de tip numeric; Nr_polita reprezinta polita pentru care s-a eliberat factura si este de tip numeric; Data_facturii este data la care s-a emis factura; Suma si Cod_asigurat sunt de tip numeric.

22

Tabela BILETE LA ORDIN, contine urmatoarele campuri: - Nr_bilet reprezinta numarul de inregistrare a biletului si este de tip numeric; Data_bilet reprezinta data biletului, Suma reprezinta suma inscrisa pe bilet, iar Nr_polita reprezinta polita care va fi achitata si este de tip numeric.

23

Tabela PROCESE VERBALE tine evidenta despagubirilor acordate de societate in urma producerii unor accidente, calamitati, boli,etc. Campurile acestei tabelele sunt: - Nr_pv este numarul cu care se inregistreaza procesul verbal si este de tip numeric; Data_pv reprezinta data la care s-a incheiat procesul si este de tip data, Cauza specifica motivul intemeierii procesului verbal, iar Nr_polita reprezinta numarul politei despagubite.

Modelul relational dintre tabele poate fi observat in urmatoarea figura:

24

25

Un exemplu de interogare: dorim sa se afiseze numele persoanelor despagubite si numele agentilor care au incheiat politele. Interogarea va fi salvata sub denumirea Interogari.

26

Alt exemplu de interogare: sa se calculeze sumele de despagubire facute in cazul in care ar exista un contract care suporta despagubiri.

27

Rapoartele vor contine date referitoare la valorile asigurate, sumele platite de societate, despagubirile facute,etc. Se va incheia raportul continand informatii referitoare la numele persoanelor care au incheiat un proces verbal cu societatea de asigurari si de asemenea numele agentilor care au incheiat politele respective

Sistemele au evoluat de-a lungul timpului, de la cele naturale, specifice societatii primitive, la sisteme care au inceput sa domine viata odata cu aparitia societatii industriale. Sistemul de gestionare a bazelor de date ocupa un rol important in administrarea unei firme. Access ofera o gama larga de comenzi pentru o buna stocare si evidentiere a datelor. Ca exemple de societati de asigurari pe piata romaneasca gasim: Allianz-Tiriac, Asirom, Unita, Asiban, Omniasig, Astra, IMG,etc.

28