Cap.

DOCUMENTELE CALITATII
Proceduri referitoare la sistemul de management al calitatii
Definitii

de proceduri Structura generala a unei proceduri

Tipuri

Modul: Asigurarea calitatii Clasa a XII-a

Definitie: O procedura este un document care specifica (prezinta) modul de efectuare (operare) si de control a unei activitati/proces.
Procedurile pot fi prezentate in scris si in acest caz se numesc proceduri scrise sau documentate. Procedurile documentate se pot referi la activitati individuale, la activitati grupate pe domenii sau la ansamblul activitatilor unei firme

Prezentarea unei proceduri

O procedura documentata se poate prezenta in trei moduri: Sub forma de text, Sub forma de schema (diagrama in flux) si tip formular.

OBS. Pot exista simultan toate cele 3 moduri de descriere, 2 sau unul singur.

Partea "text" a procedurilor este reprezentata de textul documentului in cauza. Aceasta parte prezinta criteriile (si uneori metodele) de operare si control a procesului/ activitatii care face subiectul procedurii documentate;

Partea "schema" a procedurilor documentate este reprezentata de scheme. Acestea au ca principal scop lamurirea concentrata si simplificata a unei probleme, avand doar rol informativ, de intelegere a unui subiect legat de sistemul de management;

Partea "formular" a procedurilor documentate este reprezentata prin diverse tipizate (tabele). Prin completarea acestora apar asa numitele "inregistrari" prin care se confirma operarea si/sau cotrolul procesului descris in procedura documentata.

Structura generala a unei proceduri

O procedura documentata poate avea urmatoarele sectiuni:

Scop si domeniu de aplicare;

Definitii, prescurtari, simboluri; Documente de referinta; Procedura (sau Operarea si controlul procesului sau Descrierea procedurii); Responsabilitati; Inregistrari; Anexe.

1. In Scop si domeniu de aplicare se prezinta scopul pentru care a fost alcatuita procedura (de ce s-a intocmit acea procedura documentata) si domeniul pentru care aceasta este valabila.
2. In Definitii, prescurtari, simboluri sunt prezentate concret acele elemente care concura la intelegerea procedurii. 3. In Documente de referinta sunt enumerate documentele in raport cu care s-a alcatuit procedura documentata sau acele documente la care se face referire in textul acesteia.

4. In Procedura (sau Operarea si controlul procesului

sau Descrierea procedurii) se prezinta concret modul in care se desfasoara si se controleaza activitatea/ procesul descris in procedura documentata.

5. In Responsabilitati se prezinta cine este responsabil pentru planificarea, organizarea, coordonarea, efectuarea, controlarea si evaluarea activitatilor prezentate in procedura.

6. In Inregistrari se prezinta tipizatele (tabelele) care stau la baza inregistrarilor, modul cum se realizeaza inregistrarile care confirma desfasurarea activitatii/ procesului conform cu cerintele stabilite, precum si modul cum sunt tinute inregistrarile sub control.
7. In Anexe sunt enumerate schemele si formularele procedurii documentate.

Tipuri de proceduri
Dupa gradul de generalitate se deosebesc: Proceduri generale (referitoare la SMC); Proceduri specifice diferitelor domenii de activitate ale unei firme. Acestea pot fi:
Procedurile sistemului de managemet al calitii 2. Proceduri operaionale

Tipuri de procedur i

1. Procedurile de lucru

3. Proceduri de inspecie/ ncercri

Procedurile generale sunt, conform standardului ISO 9000, documente de baza in implementarea unui sistem de management al calitatii Ele descriu: Obiectivele si modul de desfasurare a diferitelor activitati referitoare la asigurarea calitatii; Responsabilitatile si relatiile dintre persoanele care coordoneaza, efectueaza, verifica sau analizeaza activitatile respective

Standardul ISO 9001/2000 prevede obligativitatea elaborrii de proceduri documentatate cu privire la urmtoarele activiti:
CONTROLUL DOCUMENTELOR

CONTROLUL NREGISTRRILOR

AUDITUL INTERN

CONTROLUL PRODUSULUI NECONFORM

ACIUNI CORECTIVE

ACIUNI PREVENTIVE

Conform standardului ISO 9001/2000, pe langa procedurile mentionate, firmele care implementeaza un SMC elaboreaza si alte proceduri referitoare la sistem.
Procedurile generale se detalieaza prin: Proceduri operationale (proceduri de inspectie, proceduri de incercare, instructiuni de lucru etc.; Fise tehnologice; Desene; Specificatii etc.

In concluzie: Forma de prezentare a procedurilor documentate, numrul i volumul acestora difer n funcie de mrimea firmei, specificul activitii, domeniul de aplicare si structura prevzut n Manualul Calitii

Exemplificativ, procedurile generale si operationale ale unei firme din Romania pot fi:

TIPUL DE PROCEDUR

CODUL PROCEDURII PG 01 PG 02 PG 11

DENUMIREA PROCEDURII Analiza ofertei, a comenzii/ contractului Proiectare i dezvoltare tehnologic Controlul documentelor (procedura obligatorie) Elaborarea i actualizarea procedurilor Aprovizionare Controlul produsului furnizat de client Identificare i trasabilitate Vnzare, facturare Inspecii i ncercri Controlul echipamentelor de msurare i ncercare Controlul produsului neconform (procedura obligatorie) Aciuni corective i preventive (procedura obligatorie) Manipulare, depozitare, ambalare, conservare i livrare Controlul nregistrrilor (procedura obligatorie) Audituri interne ale calitii (procedura obligatorie)

PROCEDURI GENERALE PG-simbol 01-16-numarul procedurii

PG 11.01 PG 03 PG 03.01 PG 04 PG 05 PG 06 PG 07 PG 08 PG09 PG 10 PG 11 PG 12 PG 13 PG 14 PG 15 PG 16

Managementul resurselor umane Service Analiza datelor Comunicare Evaluarea satisfaciei clienilor Instalare maini- unelte Vnzare maini- unelte mbuntirea continu

PROCEDURI OPERAIONALE PO-simbol

PO 01 PO 02 PO 03 PO 04

Exemplificativ, conform ISO 9001/2001 procedurile unei unitati de invatamant superior din Romania pot fi: PROCEDURI DE SISTEM,
Denumire procedur Cod Nr. Crt. 7. 8.

PROCEDURI OPERAIONALE
Denumire procedur Aprovizionare Control operaional Controlul dispozitivelor de msurare i monitorizare Comunicare Analiza SMC efectuat de conducere Competen, contientizare i instruire Comunicarea cu clienii Analiza datelor Cod PO-01 PO-02 PO-03 PO-04 PO-05 PO-06 PO-07 PO-08

1.

Controlul documentelor

PS-01

2.
3. 4. 5. 6.

Controlul nregistrrilor
Audit intern Controlul produsului neconform Aciuni corective Aciuni preventive

PS-02
PS-03 PS-04 PS-05 PS-06

9. 10. 11. 12. 13. 14.

PROCEDURI DE LUCRU
Nr. Crt.

Denumire procedur Managementul riscului Ocuparea posturilor didactice Activitatea profesional a studenilor Evaluarea cadrelor didactice de ctre studeni Evaluarea colegial n universitate ntocmirea regulamentelor ntocmirea statelor de funcii ale personalului didactic

Cod PL-01 PL-02 PL-03 PL-04 PL-05 PL-06 PL-07

15. 16. 17. 18. 19. 20. 21.

22.
23. 24.

Funcionarea Comisiei pentru Evaluarea i Asigurarea Calitii

Funcionarea Sistemului de Management al Calitii Alegerea studenilor n Consiliile Facultilor i Senatul Universitii

PL-08
PL-09 PL-10

In elaborarea unei proceduri vor fi luate in considerare urmatoarele aspecte:

definirea nevoilor organizaiei, clienilor i furnizorilor acesteia; descrierea procesului n text si/sau diagrame flux; stabilirea a ce trebuie facut, de ctre cine sau de ctre care funcie din organizaie, de ce, cnd, unde i cum; descrierea procesului de control i controlul activitilor identificate; definirea necesarului de resurse pentru ndeplinirea activitilor (resurse de personal, de instruire, echipamente, materiale); definirea documentaiei celei mai potrivite pentru activitatea cerut; definirea intrrilor i ieirilor procesului definirea msurrilor ce trebuie facute

TEMA: Elaborai conform specializrii vostre o procedur/instructiune de lucru cu titlul Evaluarea satisfaciei clienilor respectnd urmtoarea structur: Scopul procedurii Domeniul de aplicare Definiii, prescurtri Documente de referin Descrierea procedurii Responsabiliti Inregistrri,anexe