INSTRUCIUNI privind activitatea de arhiv la creatorii si deintorii de documente

INSTRUCIUNI privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996 Prezentele Instruciuni reglementeaz organizarea i desfurarea ntregii activiti arhivistice, n mod unitar, la nivelul tuturor creatorilor i deintorilor de documente, n conformitate cu art. 5, pct. a, din Legea Arhivelor Naionale. CAPITOLUL I Dispoziii generale Art. t. - Constituie izvoare istorice i alctuiesc Fondul Arhivistic Naional al Romniei documentele, indiferent de suportul lor, create de-a lungul timpului de organele de stat, organismele publice sau private, economice, sociale, culturale, militare i religioase, precum i de persoanele fizice. Acestor documente statul le asigur protecie special, n condiiile Legii Arhivelor Naionale. Art. 2. - Administrarea, supravegherea, dup caz, i protecia special a Fondului Arhivistic Naional al Romniei se realizeaz de Arhivele Naionale - unitate bugetar n cadrul Ministerului de Interne. Atribuiile acestora se exercit prin compartimentele specializate i direciile judeene ale Arhivelor Naionale. Art. 3. - Persoanele juridice creatoare i deintoare de documente rspund de evidena, inventarierea, selecionarea, pstrarea i folosirea lor, n condiiile prevederilor Legii Arhivelor Naionale. Art. 4. - Persoanele juridice, creatoare i deintoare de documente, au obligaia de a nfiina compartimente de arhiv, organizate n funcie de complexitatea i cantitatea arhivelor pe care le creeaz sau le dein. Desemnarea personalului nsrcinat cu activitatea de arhiv, precum i structura i competena compartimentelor de arhiv vor fi stabilite de conducerea unitii creatoare i deintoare de documente, cu avizul de specialitate al Arhivelor Naionale sau, dup caz, al direciilor judeene ale Arhivelor Naionale. Fac excepie de la aceste prevederi Ministerul Aprrii Naionale, Ministerul Afacerilor Externe, Serviciul Romn de Informaii, Serviciul Informaii Externe, Serviciul de Protecie i Paz, alte organe cu atribuii n domeniul siguranei naionale. Formarea, perfecionarea i atestarea personalului compartimentului de arhiv se realizeaz prin coala Naional de Perfecionare Arhivistic, contra cost. Art. 5. - Atribuiile personalului compartimentului de arhiv sunt: a) iniiaz i organizeaz activitatea de ntocmire a nomenclatorului dosarelor, n cadrul unitii respective; asigur legtura cu Arhivele Naionale, n vederea verificrii i confirmrii nomenclatorului', urmrete modul de aplicare a nomenclatorului la constituirea dosarelor; b) verific i preia de la compartimente, pe baz de inventare, dosarele constituite; ntocmete inventare pentru documentele fr eviden (anexa nr. 2), aflate n depozit; asigur evidenta tuturor documentelor intrate i ieite din depozitul de arhiv, pe baza registrului de eviden curent (anexa nr. 3); c) eful compartimentului de arhiv este secretarul comisiei de selecionare i, n aceast calitate, convoac comisia n vederea analizrii dosarelor cu termene de pstrare expirate i care, n principiu, pot fi propuse pentru eliminare ca fiind nefolositoare; ntocmete formele prevzute de lege pentru confirmarea lucrrii de ctre Arhivele Naionale; asigur predarea integral a arhivei selecionate la unitile de recuperare; d) cerceteaz documentele din depozit n vederea eliberrii copiilor i certificatelor solicitate de ceteni pentru dobndirea unor drepturi, n conformitate cu legile n vigoare; e) pune la dispoziie, pe baz de semntur, i ine evidena documentelor mprumutate compartimentelor creatoare; la restituire, verific integritatea documentului mprumutat; dup restituire, acestea vor fi reintegrate la fond; f) organizeaz depozitul de arhiv dup criterii prealabil stabilite, conform prevederilor Legii Arhivelor Naionale, menine ordinea i asigur curenia n depozitul de arhiv; solicit conducerii unitii dotarea corespunztoare a depozitului (mobilier, rafturi, mijloace P.S.I. .a.): informeaz 2 conducerea unitii i propune msuri n vederea asigurrii condiiilor corespunztoare de pstrare i conservare a arhivei; g) pune la dispoziia delegatului Arhivelor Naionale toate documentele solicitate cu prilejul efecturii aciunii de control privind situaia arhivelor de la creatori; h) pregtete documentele (cu valoare istoric) i inventarele acestora, n vederea predrii la Arhivele Naionale, conform prevederilor Legii Arhivelor Naionale.

Art. 6. - Creatorii i deintorii de documente sunt obligai s comunice n scris, n termen de 30 de zile, Arhivelor Naionale sau, dup caz, direciilor judeene ale Arhivelor Naionale, nfiinarea, reorganizarea sau oricare alte modificri survenite n activitatea instituiei, cu implicaii asupra compartimentului de arhiv. Art. 7. - Arhivele Naionale i direciile judeene controleaz aplicarea i respectarea prevederilor legislaiei n vigoare, pe linia muncii de arhiv i stabilesc msurile ce se impun, potrivit legii. CAPITOLUL II Obligaiile creatorilor i deintorilor de documente A. Evidena documentelor Art. 8. - Creatorii de documente sunt obligai s nregistreze toate documentele intrate, ieite ori ntocmite pentru uz intern Art. 9. - nregistrarea documentelor se face la registratura general, fie ntr-un singur registru de intrareieire, fie, concomitent, n mai multe, fr ca numerele de nregistrare date documentelor s se repete. Cnd creatorul de documente primete, emite i ntocmete pentru uz intern un numr mare de documente, nregistrarea acestora se poate face i la fiecare compartiment de munc In aceast situaie, la registratura general se nscrie numrul de nregistrare atribuit de expeditor i denumirea compartimentului la care se repartizeaz spre nregistrare i rezolvare. nregistrarea documentelor se efectueaz cronologic, n ordinea primirii lor. nregistrarea documentelor ncepe de la l ianuarie i se ncheie la 31 decembrie ale fiecrui an. La nregistrarea documentelor se vor preciza urmtoarele clemente: numrul de nregistrare, data nregistrrii, numrul i data documentului date de emitent, numrul filelor documentului, numrul anexelor, emitentul, coninutul documentului n rezumat, compartimentul cruia i s-a repartizat, data expedierii, modul rezolvrii, destinatarul, numrul de nregistrare al documentului la care se conexeaz i indicativul dosarului dup nomenclator, care se va stabili i completa n registru dup rezolvarea documentului. Documentele care se refer la aceeai problem se conexeaz la primul document nregistrat; n dreptul fiecrui document conexat se trece, n rubrica corespunztoare, numrul de nregistrare al documentului la care se face conexarea. Documentele expediate din oficiu i cele ntocmite pentru uz intern se nregistreaz ca i documentele intrate, completndu-se coloanele adecvate. In cazul documentelor expediate ca rspuns, acestea vor primi numrul de nregistrare al documentului la care se rspunde. B. Gruparea documentelor n dosare Art. 10. - Anual, documentele se grupeaz n dosare, potrivit problemelor i termenelor de pstrare stabilite prin nomenclatorul dosarelor. a) ntocmirea nomenclatorului dosarelor Art. 11. - Nomenclatorul dosarelor se ntocmete de ctre fiecare creator pentru documentele proprii, dup modelul din anexa nr. 1. Nomenclatorul se ntocmete sub forma unui tabel n care se nscriu, pe compartimente de munc, categoriile de documente grupate pe probleme i termene de pstrare. In prima rubric a nomenclatorului se trec denumirile compartimentelor de munc, n ordinea n care figureaz n schema de organizare a creatorului, i se numeroteaz cu cifre romane. 3 In rubrica a doua se trec subdiviziunile compartimentelor de munc i se numeroteaz cu litere majuscule. In rubrica a treia se trece, n rezumat, coninutul documentelor ce constituie dosarul, fiecare dosar numerotndu-se cu cifre arabe, ncepnd cu nr. l la fiecare compartiment de munc. In nomenclator se trec i registrele, cartotecile, condicile i alte materiale preconstituite Cifra roman, litera majuscul i cifra arab formeaz indicativul dosarului. Acesta poate fi format numai din litera majuscul i cifra arab sau numai din cifra arab, dac creatorul are ca pri componente numai compartimente de munc fr subdiviziuni sau nici compartimente de munc. La nregistrarea documentelor, indicativul dosarului va figura n registrul de intrare-ieire, la rubrica rezervat acestuia, ca i pe fiecare document n parte. In rubrica a patra a nomenclatorului se nscrie termenul de pstrare. Stabilirea lui se face inndu-se seama de legile n vigoare, de importana practic pentru activitatea creatorului de documente i, n mod deosebit, de importan tiinific a informaiilor pe care !e conin documentele. In dreptul grupelor de documente care se pstreaz permanent se trece cuvntul permanent" (prescurtat P"), iar pentru acelea care se pstreaz temporar, cifra arab care reprezint numrul anilor ct se pstreaz (l, 3, 5, K) etc.). Dac termenul de pstrare al unor grupe de documente nu poate fi stabilit cu certitudine, n

momentul ntocmirii nomenclatorului, sau dac exist motive s se presupun c, n anumite conjuncturi, informaiile documentelor pot avea importan tiinific, lng termenul de pstrare temporar se menioneaz C.S." (comisie de selecionare). La expirarea termenului de pstrare, aceste documente vor fi analizate de comisia de selecionare i, dup caz, pot fi propuse pentru eliminare sau reinute permanent. Intr-un dosar se grupeaz documente referitoare la aceeai problem, cu acelai termen de pstrare. In cazul acelorai genuri de documente, ntocmite pe perioade de timp diferite i, respectiv, cu, termene de pstrare diferite (planuri, dri de seam lunare, trimestriale, anuale s.a.), se constituie dosare separate, pentru fiecare termen de pstrare. Art. 12. - Nomenclatorul dosarelor nu se modific anual, ci numai atunci cnd se produc schimbri n structura creatorului de documente. Dac se nfiineaz noi compartimente de munc sau subdiviziuni, nomenclatorul se completeaz cu denumirea acestora i cu dosarele nou create. In cazul compartimentelor de munc sau subdiviziunilor lor care i dezvolt activitatea crend alte grupe de documente dect cele prevzute iniial, nomenclatorul se completeaz cu noile dosare. Art. 13. - eful fiecrui compartiment rspunde de ntocmirea proiectului de nomenclator pentru documentele specifice compartimentului respectiv. Aceste proiecte se centralizeaz de eful compartimentului de arhiv i se nainteaz, n dou exemplare, spre aprobare i confirmare. Art. 14. - Nomenclatorul se aprob de ctre conducerea unitii creatoare de documente i se confirm, la nivel central, de Arhivele Naionale i, la nivel local, de direciile judeene ale Arhivelor Naionale. Art. 15. - Dup confirmare, nomenclatorul va fi difuzat la toate compartimentele, n vederea aplicrii lui. b) Constituirea dosarelor Art. 16. - Dup rezolvarea lor, documentele se grupeaz n dosare, potrivit nomenclatorului i se predau la compartimentul de arhiv, n al doilea an de la constituire. Art. 17. - In vederea predrii dosarelor la compartimentul de arhiv se efectueaz urmtoarele operaiuni: documentele cuprinse n dosar se ordoneaz cronologic sau, n cazuri speciale, dup alte criterii (alfabetic, geografic etc.); cnd n constituirea dosarului se folosete ordinea cronologic, actele mai vechi trebuie s se afle deasupra i cele mai noi dedesubt; se ndeprteaz acele, clamele, agrafele metalice, filele nescrise, dubletele. documentele din fiecare dosar se leag n coperte de carton, n aa fel nct s se asigure citirea complet a textului, datelor i rezoluiilor; dosarele nu trebuie s aib mai mult de 250 - 300 file; n cazul depirii acestui numr, se constituie mai multe volume ale aceluiai dosar; filele dosarelor se numeroteaz n colul din dreapta sus, cu creion negru; n cazul dosarelor compuse din mai multe volume, filele se numeroteaz ncepnd cu numrul l pentru fiecare volum; 4 pe coperta dosarului se nscriu: denumirea unitii i a compartimentului creator, numrul de dosar din inventar, anul, indicativul din nomenclator, datele de nceput i de sfrit, numrul de file, volumul i termenul de pstrare; pe o foaie nescris, adugat la sfritul dosarului, sau pe prima pagin nescris a registrelor i condicilor, lucrtorul de Ia compartimentul creator al dosarului face urmtoarea certificare: Prezentul dosar (registru, condic) conine ... file", n cifre i , ntre paranteze, n litere, dup care semneaz i pune data certificrii. C. Inventarierea dosarelor. Predarea la compartimentul de arhiv Art. 18. - Dosarele se depun la compartimentul de arhiv pe baz de inventare, ntocmite dup modelul prezentat n anexa nr. 2. Inventarul cuprinde toate dosarele cu acelai termen de pstrare, create n cursul unui an, de ctre un compartiment de munc. Astfel, fiecare compartiment va ntocmi attea inventare cte termene de pstrare sunt prevzute n nomenclator, la compartimentul respectiv. In cazul dosarelor formate din mai multe volume, n inventar fiecare volum va primi un numr curent distinct. Art. 19. - Inventarele se ntocmesc n 3 exemplare pentru documentele nepermanente i n 4 exemplare pentru documentele permanente, dintre care un exemplar rmne la compartimentul care face predarea, iar celelalte se depun o dat cu dosarele la compartimentul de arhiv. Art. 20. - Dosarele nencheiate n anul respectiv, ca i cele care, din motive justificate, se opresc la compartimentele de munc, se trec n inventarul anului respectiv, cu menionarea nepredrii lor; n momentul predrii lor ulterioare, n inventar se va meniona acest lucru. Art. 21. - Dosarele care cuprind acte din mai muli ani se vor inventaria la anul de nceput, menionndu-se n inventar datele extreme. Art. 22. - In ce privete completarea rubricii Coninutul dosarului", se vor preciza genurile (corespondena, sinteze, rapoarte, memorii, ordine etc.) de documente, emitentul, destinatarul, problema sau problemele coninute i, dup caz, perioada la care se refer.

Art. 23. - Constituirea dosarelor, inventarierea i predarea lor intr n obligaia compartimentelor creatoare de documente. Predarea la arhiva general se face conform unei programri prealabile, stabilit de comun acord ntre cele dou compartimente (predtor i primitor). Art. 24. - La preluare, compartimentul de arhiv verific fiecare dosar, urmrind respectarea modului de constituire a dosarelor i concordana ntre coninutul acestora i datele nscrise n inventar. In cazul constatrii unor neconcordane, ele se aduc la cunotin compartimentului creator, care efectueaz corecturile ce se impun. Art. 25. - Evidena dosarelor i a inventarelor depuse la compartimentul de arhiv se ine n registrul de eviden curent, conform modelului prevzut n anexa nr. 4. In cazul n care compartimentul de arhiv pstreaz i alte fonduri arhivistice, n registrul de eviden curent se deschide cte o partid pentru fiecare fond. Art. 26. - In registrul de eviden curent, la capitolul Preluri", se trec, n ordinea prelurii, toate inventarele dosarelor preluate; fiecare inventar se trece separat, sub un alt numr de ordine. Pentru fiecare inventar se noteaz: numrul de ordine al inventarului: data prelurii documentelor din inventarul respectiv; denumirea compartimentului de la care provine inventarul; datele extreme ale documentelor; totalul dosarelor din inventar: totalul dosarelor primite efectiv n arhiv din inventarul respectiv: numrul dosarelor lsate la compartiment i depuse ulterior. Se va nscrie numrul din inventar al fiecrui dosar reinut de compartiment. La capitolul Ieiri" se trec: dala ieirii dosarelor din eviden: unde s-a predat; denumirea, numrul i data actului pe baza cruia au fost scoase din eviden; totalul dosarelor ieite. 5 Art. 27. - Scoaterea dosarelor din evidena arhivei se Tace cu aprobarea conducerii creatorilor sau deintorilor de documente i cu confirmarea Arhivelor Naionale, n urma selecionrii, transferului ctre alt unitate deintoare sau ca urmare a distrugerii provocate de evenimente neprevzute. Art. 28. - Dosarele sunt scoase din evidena arhivei pe baza unuia din urmtoarele acte. dup caz.: proces-verbal de selecionare (conform anexei nr. 5); proces-verbal de predare-preluare (conform anexei nr. 6); proces-verbal de " constatare a deteriorrii complete a documentelor sau a lipsei acestora. Documentele deteriorate vor fi scoase din eviden n urma propunerii comisiei de selecionare, aprobat de conducerea unitii creatoare sau deintoare i confirmat de Arhivele Naionale. D. Selecionarea documentelor Art. 29. - In cadrul fiecrei uniti creatoare i deintoare de documente funcioneaz cte o comisie de selecionare, numit prin decizia sau ordinul conductorului unitii respective. Ari. 30. - Comisia de selecionare este compus din preedinte, secretar i un numr impar de membri, numii din rndul specialitilor proprii, reprezentnd principalele compartimente creatoare de arhiv. eful compartimentului de arhiv este de drept secretarul comisiei de selecionare. Art. 31. - Anual sau ori de cte ori este nevoie, la sesizarea secretarului, preedintele convoac comisia de selecionare. Secretarul prezint comisiei inventarele dosarelor cu termene de pstrare expirate. In aprecierea importanei documentelor, comisia de selecionare are n vedere respectarea termenelor de pstrare a documentelor, prevzute n nomenclatorul dosarelor, acordnd o atenie deosebit celor care au, pe lng termenul de pstrare, meniunea C.S.". Cnd comisia de selecionare constat greeli de ncadrare a documentelor la termenele de pstrare sau stabilete ca unele din acestea s fie pstrate permanent, ele se trec n inventarele corespunztoare termenului lor de pstrare, la anul i compartimentul de munc respectiv. La ncheierea lucrrilor, comisia ntocmete procesul-verbal model anexa nr. 5, care se nainteaz spre aprobare conducerii unitii. Art. 32. - Comisia efectueaz selecionarea att a documentelor create de unitatea respectiv, ct i a celor create de alte uniti i pstrate n depozitul unitii. Art. 33. - Inventarele dosarelor propuse de comisia de selecionare spre a fi eliminate, nsoite de procesulverbal aprobat de conducerea unitii i de inventarul documentelor permanente create n perioada pentru

care se efectueaz selecionarea (cte un exemplar) se nainteaz, cu adres nregistrat, pentru confirmare, la Arhivele Naionale, n cazul unitilor centrale, sau la direciile judeene ale Arhivelor Naionale, n cazul unitilor locale Art. 34. - Arhivele Naionale sau direciile judeene pot hotr pstrarea permanent a unor dosare, chiar dac. potrivit nomenclatorului, acestea au termene de pstrare temporar. Art. 35. - Documentele se pstreaz, n ordine, pe rafturi pentru a fi verificate de organele de control ale Arhivelor Naionale, n vederea confirmrii lucrrii de selecionare. Matricele sigilare (sigilii, tampile, parafe), confecionate din metal, cauciuc sau orice alte materiale, se inventariaz, n ordinea drii lor n folosin, ntr-un registru, dup modelul prezentai n anexa nr. 6. Art. 36. - Selecionarea matricelor sigilare scoase din uz se efectueaz de ctre comisiile de selecionare, pe baz de proces-verbal nsoit de inventar, cu confirmarea Arhivelor Naionale. Aprecierea valorii istorice a matricelor sigilare scoase din uz se face indiferent de suportul acestora, ntruct la stabilirea valorii se au n vedere i alte elemente: nsemnele i nscrisul din cmpul sigilar, valoarea artistic, frecvena s.a. E. Ordonarea, inventarierea i selecionarea documentelor secrete de stat Art. 37. - Documentele secrete de stat se nregistreaz manipuleaz, studiaz si pstreaz potrivit actelor normative n vigoare privind aprarea secretului de stat. Art. 38. - Gruparea n dosare, inventarierea i selecionare! se fac potrivit prezentelor Instruciuni, cu urmtoarele precizri: gruparea documentelor n dosare se face pe baza nomenclatorului, n care se cuprind i categoriile de documente din listele de date i informaii secrete de stat. 6 gruparea documentelor secrete n dosare se face separat de cele nesecrete; documentele secrete de serviciu i nesecrete, care fac corp comun cu documentele secrete de stat (situaii, grafice, schie, labele) i care nu pot fi separate, vor intra n componena dosarului cu documente secrete de stat; gruparea documentelor secrete de stat n dosare, legarea acestora, numerotarea filelor i certificarea se fac n anul urmtor crerii lor, la compartimentul special, urmnd a se preda compartimentului de arhiv, pe baz de inventare, la expirarea caracterului secret. Pstrarea i selecionarea lor la compartimentul de arhiv se fac n acelai mod ca la documentele nesecrete. Art. 39. - Documentele secrete de stat care i pstreaz acest caracter i dup expirarea termenului de pstrare prevzut n nomenclator se selecioneaz la compartimentul special de ctre o comisie de selecionare avnd n componen persoane care au acces ia date, informaii i documente secrete de stat. eful compartimentului special va face parte din aceast comisie. La selecionarea documentelor secrete de stat se vor respecta prevederile prezentelor Instruciuni. F. Operaiuni arhivistice la documentele neconstituite pe probleme i termene de pstrare Art. 40. - Documentele care se gsesc n arhiv neconstituite conform nomenclatorului se ordoneaz, inventariaz i selecioneaz a compartimentul de arhiv. In acest sens se au n vedere: determinarea apartenenei la fond (fondarea), inndu-se seama de denumirea destinatarului, tampila de nregistrare, rezoluie sau note tergale coninutul actului; ordonarea documentelor n cadrul fondului, dup un criteriu stabilit (pe am i compartimente de munc, iar n cadrul compartimentului, pe probleme; pe compartimente i ani, iar n cadrul anului pe probleme, alfabetic s.a.). In cazul n care un dosar cuprinde documente din mai muli ani se ordoneaz la anul cel mai vechi al dosarului, fr a se lua n consideraie datele documentelor anexate. Numerotarea dosarelor se face ncepnd cu numrul 1, pe fiecare an. Art. 41. - In carul n care documentele nu sunt constituite n dosare (foi volante), fondarea se efectueaz dup criteriile amintite mai sus. Ordonarea documentelor se execut dup criteriul cronologic, iar apoi se grupeaz pe probleme, n dosare. Constituirea dosarelor se va face conform art. 17: inventarierea dosarelor, registrelor etc. se ntocmete pe ani, indiferent de termenul de pstrare; selecionarea se efectueaz de ctre comisia de selecionare pe baza inventarului. Comisia de selecionare cerceteaz dosarele, poziie cu poziie, stabilind unitile arhivistice care se elimin i cele care se rein, acestea prezentnd importan tiinific i practic. Pentru unitile arhivistice care se propun a fi eliminate se ntocmete un proces-verbal n care se menioneaz anul crerii documentului i numrul curent al unitii arhivistice din inventar. Art. 42. - Pe parcursul ordonrii documentelor fr evidene, aflate n depozitul de arhiv, se separ

documentele de acelai fel, cu termene de pstrare 1 - 5 ani (boniere, chitaniere, fie de pontaj, condici de prezen), n vederea eliminrii lor globale, cu ocazia selecionrii, la expirarea termenului de pstrare. Inventarele vor cuprinde: numrul curent, categoria de documente, anii extremi, cantitatea (n metri lineari sau uniti arhivistice), poziia din nomenclator i termenul de pstrare. G. Folosirea documentelor Art. 43. - Documentele din Fondul Arhivistic Naional pot fi folosite pentru cercetare tiinific, rezolvarea unor lucrri administrative, informri, documentri, eliberarea unor copii, extrase, certificate. Documentele din Fondul Arhivistic Naional pot fi consultate, la cerere, de ctre ceteni romni i strini, dup 30 de ani de la crearea lor. Pentru documentele la care nu s-a mplinit acest termen, cercetarea se poate face numai cu aprobarea conducerii unitii creatoare sau deintoare. Art. 44. - Creatorii i deintorii de documente sunt obligai s elibereze, potrivit legii, la cererea persoanelor fizice sau juridice, certificate, copii i extrase dup documentele pe care le creeaz i le dein, 7 chiar dac nu au ndeplinit termenul de 30 de ani, dac acestea se refer la drepturi care l privesc pe solicitant, cum sunt: vechimea n munc, studii, drepturi patrimoniale. Art. 45. - Certificatul trebuie s cuprind o expunere exact i clar a datelor rezultate din documente, care sunt n direct legtur cu obiectul cererii. Se vor indica numai datele existente, fr s se ntregeasc perioadele pentru care nu exist documente. Perioadele pentru care lipsesc documente sau nu se gsete nscris numele solicitantului se vor meniona n adresa de expediere a certificatului. In certificat se vor indica denumirile documentelor din care s-au extras elementele necesare ntocmirii certificatului i, apoi, datele cuprinse n aceste documente In certificate nu vor fi expuse concluzii personale sau generalizri n legtur cu coninutul documentelor cercetate. In certificat datele se expun n ordinea cronologic. Redactarea certificatului se face pe baza unui referat scris pe cerere, cu cerneal, ntocmit, datat i semnat de persoana care a fcut cercetarea. Referatul trebuie s cuprind denumirea fondului cercetat i cotele unitilor arhivistice cercetate (anul i numrul din inventar). Art. 46. - In cazul n care, la cererea petiionarului sau din dispoziia conducerii unitii creatoare sau deintoare, recercetndu-se documentele, se gsesc noi date, se poate elibera fie un nou certificat, menionndu-se ca l completeaz pe cel anterior, cu indicarea numrului i datei de emitere a precedentului, fie se poate emite un nou certificat, menionndu-se toate datele, inclusiv cele din certificatul anterior, care se va anula i retrage; noul certificat va primi alt numr de nregistrare. Art. 47. - In cazul n care n arhiv nu se gsesc date cu privire la obiectul cererii, aceasta situaie se comunic n scris solicitantului; dac se cunoate unitatea deintoare a documentelor ce fac obiectul cererii, cererea n original se trimite spre rezolvare respectivei uniti, comunicndu-i-se i solicitantului acest lucru. In textul certificatului nu sunt admise tersturi sau completri printre rnduri. Persoana care a ntocmit referatul i eful su ierarhic poart rspunderea asupra exactitii datelor comunicate. Copiile sau extrasele se certific sau, dup caz, se legalizeaz de unitatea care le elibereaz. Certificatele, copiile si extrasele se elibereaz personal solicitantului ori mputernicitului su legal sau se expediaz prin pot. Diplomele, certificatele de studii, actele de stare civil sau alte acte originale personale aflate n dosar se restituie titularului, sub semntur, reinndu-se la dosar o copie certificat de responsabilul arhivei. Evidena cererilor se ine pe baz de fie ntocmite pentru fiecare solicitant n parte. Fia va cuprinde: numele i prenumele solicitantului, numrul i data de nregistrare a cererii. Fisele se ordoneaz alfabetic. In cazul n care dotarea permite, s se creeze un subsistem arhivistic computerizat de eviden i regsire a cererilor i actelor eliberate. Art. 48. - Scoaterea documentelor din depozitul de arhiv, pentru cercetare, se consemneaz ntr-un registru de depozit, conform anexei nr. 8. In locul dosarului scos pentru cercetare se va introduce n raft o fi de control, conform anexei nr. 9; fia se va anula la rearhivarea dosarului. II. Ordonarea, inventarierea, selecionarea i valorificarea documentelor tehnice i de nregistrare tehnic Art. 49. - Prin documente tehnice i de nregistrare tehnic, n spiritul Legii Arhivelor Naionale, se nelege: totalitatea actelor purttoare de informaie tehnic sau produse ale aciunii de nregistrare tehnic pe supori magnetici, fotosensibili sau din hrtie tratat special etc. Art. 50. - Prevederile acestui capitol se aplic n cazurile speciale ale arhivelor tehnice i de nregistrare. Art. 51. - Documentele tehnice i de nregistrare, indiferent de natura informaiilor, a suportului sau a scrisului, se nregistreaz Ia intrarea, crearea sau ieirea lor, dup caz. nregistrarea se poate face fie pe baz de registru de intrare-ieire, fie pe calculator, ntr-un fiier special, fie

prin alte mijloace moderne de nregistrare, ntr-o registratur general, ori pe compartimente, cu condiia asigurrii regsirii rapide a documentelor n circulaia lor de la intrare/creare la ieire/arhivare. 8 Art. 52. - O dat nregistrat, documentul poate deveni o pies ntr-un grupaj sau temei pentru crearea unei uniti arhivistice, noiune definibil prin totalitatea documentelor care se refer la o problem dat i se constituie ca unitate de pstrare. Art. 53. - Unitile arhivistice constituite de compartimentele de lucru (servicii, birouri, laboratoare etc.) se predau Ia arhiv n al doilea an dup crearea lor sau n al doilea an dup ce procesul tehnic, pentru care au fost ntocmite, a fost ncheiat. Predarea se face pe baz de proces-verbal (anexa nr. 3) i inventare (anexa nr. 2). Art. 54. - Intrrile, ca i ieirile din gestiunea arhivei, se consemneaz n registrul de eviden curent, ntocmit conform modelului prevzut n anexa nr. 4. Art. 55. - Lucrtorii de arhiv au rspundere civil i penal pentru documentele pe care le au n gestiune. Prelucrarea arhivistic Art. 56. - ntreaga activitate desfurat asupra documentelor tehnice i de nregistrare se realizeaz cu respectarea principiilor generale - unitatea fondurilor", respectul fa de creatorul de fond i sistemul su de organizare" i drepturile comunitilor locale asupra documentelor proprii" - precum i a celor specifice arhivelor tehnice i de nregistrare: compatibilitatea sistemelor" i prioritatea conservrii asupra tuturor celorlalte principii, criterii, modaliti. In acest sens, toate documentele create de o societate, instituie, familie sau persoan fizic (fonduri arhivistice), ori selecionate de o instituie, familie sau persoan fizic (colecie) trebuie s se pstreze ntrun singur loc, sub o singur gestiune i prelucrare (principiul unitii fondurilor). In acelai timp, este necesar s se respecte succesiunea unitilor arhivistice n fond (sau colecie), potrivit sistemului de organizare dat de creator (principiul respectului fa de creator). Totodat, fondurile i coleciile arhivistice se impun a fi pstrate n zona geografic n care au fost create (principiul dreptului comunitilor locale). Pe de alt parte, avnd n vedere c arhivele tehnice i de nregistrare se prezint n cele mai dese cazuri pe supori de diferite naturi i care din aceast cauz impun condiii de pstrare specifice (principiul prioritii conservrii), este necesar gsirea unor forme de administrare care s asigure compatibilitatea sistemului cu tradiie arhivistic (principiul compatibilitii sistemelor). Art. 57. - Documentele tehnice i de nregistrare pot aprea incidental n interiorul unui fond clasic sau pot constitui fonduri i colecii integrale. Prelucrarea documentelor tehnice i de nregistrare incidentale Art. 58. - Documentele tehnice i de nregistrare incidentale pot aprea fie ca ilustraii cuprinse n text, fie ca anexe, fie ca uniti arhivistice de sine stttoare. Cnd documentele sunt |n text, ca ilustraie sau ca anex, ele se vor ordona, inventaria, eventual seleciona, mpreun cu unitatea arhivistic n care sunt ncorporate. In cazul n care documentul tehnic i de nregistrare este o unitate sau mai multe uniti arhivistice incidentale, ele se vor constitui n parte structural separat, ordonate pe baza criteriului cronologic sau a criteriului tematic (i n cadrul lui, cronologic). Prelucrarea fondurilor i coleciilor constituite integral din documente tehnice i de nregistrare Art. 59. - Dei n mod teoretic documentele tehnice i de nregistrare nu formeaz singure fondul arhivistic al instituiei creatoare, ci numai o structur a aces