MICROSOFT POWERPOINT

MICROSOFT POWERPOINT
2

Prezentarea i comunicarea informa iilor Pentru cei care lucreaz n proiecte, o activitate frecvent este prezentarea de rapoarte. Dac informa ia cuprins n acestea este prezentat vizual, ea devine mult mai atractiv. O imagine grafic poate include sute de cuvinte i numere. Pentru a face o prezentare eficient trebuie avut n vedere urmtoarele: - importan a crerii unui climat favorabil; - caracterul i natura auditoriului; - necesitatea pregtirii prealabile a prezentrii; - tehnicile de sus inere a unor prezentri eficiente printr-o cunoatere mai amnun it a diferitelor metode de prezentare a datelor statistice i tabelelor, precum i a celor mai potrivite mijloace audio-vizuale necesare pentru expunerea informa iei; - abordarea profesionist a modului n care trebuie folosite mijloacele audio-vizuale n timpul prezentrii; - importan a folosirii tehnicilor oratorice i a limbajului ntr-un mod planificat i controlat i a exprimrii clare i concise. Ori de cte ori sus ine i o prezentare trebuie s: - stabili i scopul pe care vre i s-l atinge i; - mpr i i scopul general n obiective posibil de realizat; - cunoate i auditoriul care urmeaz s v asculte; - adapta i prezentarea la tipul asisten ei. Pentru a avea o organizare bun i util a prezentrii este bine ca selectarea ideilor i informa iilor relevante s o ave i nainte de a le aterne pe hrtie. Aceasta nseamn c: - trebuie s v stabili i dinainte ordinea i conexiunile logice ntre problemele pe care dori i s le prezenta i; - prezentarea trebuie s fie alctuit dintr-o serie de pr i care se interconecteaz, fiecare ns avnd logic proprie; - pr ile interdependente trebuie s se mbine n final pentru a realiza scopul general pe care vre i s-l atinge i. Pentru realizarea cadrului prezentrii trebuie s ntocmi i dou planuri: - planul i organizarea subiectului; - planul i structura modului n care va fi prezentat. Pentru organizarea subiectului este indicat ca acesta s aib: - o singur tem principal; - obiective clare; - sec iuni distincte pe care auditoriul le poate n elege. Structura unei prezentri cuprinde: 1. Introducerea, n care stabili i contactul cu auditoriul i prezenta i subiectl i tema principal; 2. Cuprinsul, n care explica i tema n detaliu, o dezvolata i i o argumenta i; 3. ncheierea, n care prezenta i principala tem n rezumat. Este foarte important, nc de la nceput s cunoate i intervalul de timp n care urmeaz s face i prezentarea.

MICROSOFT POWERPOINT
3

Aplica ia de prezentare PowerPoint PowerPoint este o aplica ie din pachetul Microsoft Office destinat realizrii prezentrilor. Cu ajutorul acestei aplica ii pute i introduce n prezentarea pe care o face i text, imagini clip art, diagrame Excel i tabele Word sau Excel. De asemenea, pute i crea propriile dumneavoastr imagini artistice utiliznd o gam larg de instrumente de desenare din PowerPoint. Dac sistemul de calcul con ine o plac de sunet i difuzoare, pute i s aduga i liniilor de text, formelor sau paginilor diferite efecte sonore. PowerPoint este prevzut cu multe facilit i. dar, dac le utiliza i pe toate, prezentarea va fi suprancrcat i nu v ve i atinge scopul. Cea mai atractiv este prezentarea electronic care permite utilizarea unor efecte speciale cum ar fi tranza ii de la o pagin la alta, texte care apar din toate direc iile i chiar anima ie. Dac ave i nevoie de asisten n ceea ce privete proiectarea i realizarea con inutului prezentrii, aplica ia PowerPoint pune la dispozi ie un instrument de asisten numit AutoContent Wizard. Dac ti i deja ce anume ave i de spus, pute i efectua selec ii dintr-o list de abloane, care ofer fundaluri i culori prestabilite pentru realizarea unei prezentri consistente. Aplica ia PowerPoint pune la dispozi ie o varietate de scheme predefinite pentru pagini, cu ajutorul crora, pute i decide cum s combina i imaginile, diagramele i alte obiecte. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Pentru crearea unei prezentri n PowerPoint se vor parcurge o serie de etape: Crearea prezentrii prin introducerea i editarea textului i prin rearanjarea ordinii diapozitivelor. Aplicarea unui design al prezentrii i modificarea acestuia dac este cazul. Formatarea diapozitivelor individuale, dac se dorete Adugarea obiectelor n prezentare Aplicarea efectelor de anima ie i legturi pentru prezentrile electronice Crearea materialelor pentru public i note pentru uzul vorbitorului Introducerea intervalelor de timp necesare pentru fiecre prezentare Sus inerea prezentrii.

La lansarea aplica iei PowerPoint, se deschide o fereastr asemntoare celor din Word i Excel. Vizualizarea paginilor de prezentare Prezentrile se deschide n modul de vizualizare Outline care reprezint unul dintre cele cinci moduri de vizualizare. n extremitatea stng a barei de derulare orizontale apar cele cinci butoane corespunztoare fiecrui mod de vizualizare.

1 2 3 4

1. Slide View permite lucrul cu diapozitive unul cte unul 2. Outline textul prezentrii apare n ecranul principal din stnga, iar diapozitivul este prezentat, n miniatur, n ecranul din dreapta. 3. Slide Sorter permite vizualizarea unui ecran cu toate diapozitivele create la un moment dat. Ave i posibilitatea s efectua i cu uurin opera ii ca: tergerea, mutarea, copierea diapozitivelor, adugarea efectelor speciale. 4. Notes Page View permite introducerea de noti e ataate diapozitivului ntr-o zon special de nsemnri

MICROSOFT POWERPOINT
4

5. Slide Show permite vizualizarea diapozitivelor n modul ecran complet ca la prezentarea propriu-zis. Se apas tasta Esc de la tastatur dac se dorete prsirea filmului de diapozitive nainte de apari ia ultimului diapozitiv. La comutarea dintr-un mod de vizualizare n altul, diapozitivul activ rmne cel curent.

Dezvoltarea unei prezentri n etapele de nceput ale unei prezentri, utilizatorul poate s lucreze n modul Outline. Pentru modificarea con inutului i adaptarea lui la cerin ele proprii utilizatorului, se editeaz textul aa cum se procedeaz n orice editor de text. Cnd se ajunge la captul unei linii i se apas Enter, urmtoarea linie va fi de acelai nivel ca i linia anterioar; dac se pozi ioneaz punctul de inser ie la sfritul titlului unui diapozitiv i se apas Enter, se va insera un diapozitiv nou. Selectarea textului se face ca i n editorul Word. Se efectueaz dublu clic pe un cuvnt, sau se trage mouse-ul deasupra unuia sau mai multor cuvinte pentru a le selecta. Pentru a avea o prezentare mai complet asupra diapozitivului se poate lucra n modul Slide View. Majoritatea diapozitivelor include dou casete de text, una pentru titlu i una pentru textul de baz. Cnd se efectueaz clic pe titlu sau pe textul de baz, n jurul casetei de text va aprea un cadru. Pentru a formata textul se selecteaz dup care se modific formatele prin utilizarea barei de instrumente Formatting sau a meniului Format. Utilizarea modului de lucru Slide Sorter View permite deplasarea, copierea, mutarea i tergerea diapozitivelor. Pentru realizarea acestor activit i trebuie s parcurge i urmtorii pai: 1. Efectua i clic pe un diapozitiv 2. Men ine i apsat tasta Ctrl i efectua i clic pentru a selecta diapozitive suplimenatre dac este cazul 3. apsa i tasta Delete dac dori i s terge i diapozitivul sau 3. Trage i de diapozitivele selectate ntr-o nou loca ie pentru a le deplasa. n cazul copierii men ine i apsat tasta Ctrl n timp ce se elibereaz butonul mouse-ului pentru a copia diapozitivele. n modul de vizualizare Slide Sorter View, utilizatorul nu are ntotdeauna posibilitatea de a citi textul aferent unui diapozitiv. Pentru a vedea numai titlul acestuia, se men ine apsat tasta Alt i se efectueaz clic pe diapozitiv. La eliberarea butonului de mouse, miniatura diapozitivului revine la dimensiunea anterioar. Utilizarea modului Notes Page View permite crearea notelor pentru uzul vorbitorului n timpul unei prezentri sau poate fi folosit pentru a men ine eviden a altor informa ii referitoare la anumite diapozitive n cursul crerii unei prezentri.

Elaborarea unei prezentri Pentru a crea o prezentare folosind un model de design trebuie s parcurge i urmtorii pai: 1. Selecta i op iunea Design Templates prin click New click From design Template care apare n Task Pane la lansarea programului PowerPoint

MICROSOFT POWERPOINT
5

2. Alege i tipul de prezentare dorit. 3. Efectua i clic pe Template-ul su . Diferen a ntre un model de design i un tip de prezentare este c modelul con ine numai designul n sine iar tipul de prezentare mai con ine i cmpurile de text.

Selectarea structurii diapozitivelor Dup alegerea design-ului dorit, ve i insera un nou diapozitiv prin click New Slide.

MICROSOFT POWERPOINT
6

Aa cum pute i vedea i n diapozitivele prezentrii din exemplul de mai sus, caseta de dialog New Slide con ine simboluri de structuri pentru diapozitive n func ie de op iunea pe care o poate avea utilizatorul. La sta ionarea cu mouse-ul pe o structur de slide, n partea dreapt va aprea o descriere a acesteia. De obicei, pentru primul diapozitiv din prezentare se alege structura Title Slide. Dup alegerea structurii dorite, apsa i clic pe structura dorit. Dac a i ales diapozitivul cu structura Title Slide ave i posibilitatea s introduce i un titlu i un subtitlu. Pentru a lucra n casetele de text de pe diapozitiv, pur i simplu se efectueaz clic n interiorul acesteia i se introduce textul dorit.

n urma selectrii structurii cu un cmp de imagine clip art de tipul ClipArt&Text se va deschide un diapozitiv de tipul celui din figura de mai jos.

MICROSOFT POWERPOINT
7

Pentru inserarea pozei dorite trebuie s respectm instruc iunile i s efectum dublu clic pe simbolul din diapozitiv. Se va deschide caseta de dialog Clip Art. Imaginile clip art sunt aranjate dup categorii. Se selecteaz imaginea dorit i se efectueaz clic pe imaginea dorit dup care pe butonul OK.

MICROSOFT POWERPOINT
8

Pentru a insera un nou diapozitiv alege i op iunea New Slide din meniul Insert i parcurge i paii similari celor de mai sus. Inserarea diagramelor Diagramele reprezint o reprezentare mult mai explicit a unor informa ii. De aceea, ele sunt des utilizate n prezentri.Se poate folosi o diagram deja creat sau se poate creea una nou. De aceea, aplica ia PowerPoint permite deschiderea programului Microsoft Graph n trei moduri: - Se selecteaz op iunea Chart din meniul Insert - Se efectueaz clic pe butonul Insert Chart de pe bara de instrumente Standard - Se efectueaz dublu clic pe cmpul de diagram dintr-o structur de tipul Text&Chart sau Chart&Text La efectuarea dublu clic apare va apare un tabel asemntor unei foi de calcul din Excel ce con ine nite valori predefinite care pot fi modificate.

Dup introducerea valorilor dorite, pute i selecta forma graficului alegnd op iunea Chart Type din noul meniu Chart din bara de meniuri sau selectnd butonul Chart Type din bara de butoane. Fiecare obiect dintr-o diagram poate fi formatat dup preferin a utilizatorului. Pentru aceasta trebuie s parcurge i urmtorii pai similari celor nv a i cu alte ocazii (ex. trasarea graficelor n Excel): 1. Selecta i obiectul din interiorul diagramei sau din lista derulant Chart Objects (obiecte de diagram) de pe bara de instrumente 2. Efectua i clic cu butonul drept al mouse-ului i selecta i op iunea Format de pe bara de instrumente 3. Din caseta de op iuni care se deschide i slecta i n func ie de preferin e formatul dorit.

MICROSOFT POWERPOINT
9

Inserarea secven elor de sunet i micare Aplica ia PowerPoint include secven e de sunet i micare care se pot derula n timpul filmului de diapozitive. Unele sunete sunt incluse n bara de instrumente Animation Effects (efecte de anima ie). Alte sunete, secven e muzicale i secven e de micare se afl n caseta de dialog Insert Clip Art. Pentru a insera un fiier sunet sau video trebuie s parcurge i urmtorii pai: 1. Selecta i formatul ce cuprinde sunet sau clip video Text&Media Clip. 2. Efectua i dublu clic pe cmpul corespunztor (Insert media clip) 3. Deschide i caseta de dialog Insert Media Clip 4. Alege i fiierul sau obiectul ce urmeaz a fi inserat 5. Efectua i clic pe butonul OK sau Insert Close dup caz.

Aplicarea tranzi iilor i a efectelor de anima ie ntr-o prezentare PowerPoint De obicei, prezentarea care urmeaz s o face i trebuie s fie att convingtoare prin con inutul ei ct i spectaculoas, s plac adudien ei. Deoarece diapozitivele sunt schimbate de calculator i nu manual, se pot aduga efecte speciale care sunt imposibil de folosit ntr-o prezentare cu folii transparente. O tranzi ie este un efect special adugat la aspectul ini ial al diapozitivului pe ecran. Diapozitivul, poate aprea din partea dreapt, poate disprea gradat sau poate treceprin fundalul diapozitivului anterior. Pentru adugarea tranzi iilor modul de vizualizare a diapozitivelor trebuie s fie Slide Sorter View. Din meniul Slide Show Slide Transition pute i s alege i din lista derulant pentru Slide Transition Effects, efectul dorit.

MICROSOFT POWERPOINT
10

Diapozitivelor li se pot aplica i efecte de anima ie, de exemplu, diapozitivul poate aprea numai cu titlul, dup care punctele marcate cu buline pot aprea pe parcurs. Pentru adugarea efectelor speciale se pot folosi op iunile din bara Animation Scheme.

MICROSOFT POWERPOINT
11

Adugarea de legturi cu alte diapozitive Hiperlegturile, similare celor folosite pentru navigarea printr-un site de Web, pot fi folosite i n prezentrile PowerPoint. Prin efectuarea unui clic pe hiperlegtur, utilizatorul se deplaseaz din diapozitivul curent ntr-un alt diapozitiv, ntr-o alt prezentare sau ntr-un alt site Internet. Pentru a crea o hiperlegtur cu un diapozitiv trebuie s parcurge i urmtorii pai: 1. Selecta i textul care urmeaz s fie hiperlegtur 2. Selecta i op iunea Hiperlink din meniul Insert i din lista derulant Hiperlink selecta i diapozitivul, URL-ul sau prezentarea cu care se dorete s se fac legtura. 3. Selecta i op iunea OK pentru a crea hiperlegtura 4. Testa i hiperlegtura n modul de vizualizare Slide Show

Vizualizarea i tiprirea prezentrii Pentru a vizualiza ntreaga prezentare apsa i clic pe butonul Slide Show sau alege i op iunea View Show din meniul Slide Show. Pentru tiprirea prezentrii trebuie s parcurge i urmtorii pai: 1. Selecta i op iunea Print din meniul File. Se va deschide caseta de dialog Print. 2. n regiunea Print Range (domeniu de tiprire) selecta i diapozitivele ce urmeaz a fi tiprite 3. Din lista derulant Print what (ce tiprim) selecta i dac se tipresc diapozitive, rezumate, pagini de note sau schi a prezentrii 4. Stabili i toate op iunile de tiprire 5. Efectua i clic pe op iunea Print.

MICROSOFT POWERPOINT
12

Textul dintr-o prezentare poate fi inclus ntr-un document Word. Pentru a crea rezumate PowerPoint n Word trebuie s parcurge i urmtorii pai: 1. Selecta i op iunea Send To Microsoft Word din meniul File pentru a deschide caseta de dialog Write-Up 2. Selecta i o structur a paginii din caseta de dialog Write-Up 3. Selecta i una dintre op iunile Paste Link sau Paste 4. Efectua i clic pe OK. Salvarea prezentrilor Power Point pentru Internet O prezentare PowerPoint care a fost deja creat poate fi salvat ca pagin Web folosind op iunea Save as Web Page din meniul File. Se va deschide caseta de dialog Save as Web Page care permite utilizatorului definirea op iunilor de salvare a fiierului. Pentru a trece la caseta de dialog urmtoare apsa i tasta Next iar pentru revenire la una anterioar tasta Back. Pentru terminare efectua i clic pe Finish.

Referent de specialitate: profesor Anca Ileana, Liceul Teoretic Grigore Moisil Bucuresti PowerPoint este marca inregistrata a companiei Microsoft.