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UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS ESCUELA DE AUDITORIA CURSO: ORGANIZACIN Y SISTEMATIZACION CONTABLE LICENCIADO GUILLERMO CUYUN EDIFICIO: S 3 SALN: 207

VENTAS
Guatemala, 08 de septiembre de 2011

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Grupo No. 7
INTEGRANTES GRUPO NMERO 7 Nombre Carn Correo Electrnico Cristobal Garca Jurez 9518379 cgjuarez@dipcmi.com.gt Miguel Francisco Turuy Espaa 200811606 miguelturuy@gmail.com Santos Domingo Pacay Larios 200811620 elsanto_pl10@hotmail.com Lucrecia Azucena Prez vila 200811714 azucenita_1987@hotmail.com Marco Tulio Lpez Lam 200811960 mlopez@dipcmi.com.gt Hctor Israel Cu Xoy 200812495 hectorcu@icasa.com.gt Jesica Paola Noj Ramrez 200912450 jesicanoj@hotmail.com Evelin Griselda Paxtor Macario 200912891 evelenesy_90@hotmail.com Laura Maribel Barrera Alvarez 200913094 laura_br14@hotmail.com Maira Elizabeth Sic Piox 200914018 maira_elisabets@hotmail.com Carlos Humberto Njera Icut (COORDINADOR) 200914038 carlosnajera54@hotmail.com Santos Moises Barreno Gutirrez 200914440 moises123santos@hotmail.com

No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

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INDICE
Pgina INTRODUCCION 1. VENTAS 1.1 Concepto 1.2 Definiciones 1.3 Conceptos bsicos 1.4 Objetivos de las ventas 1.5 Formas de presentar los objetivos de ventas 1.6 Aspectos para el establecimiento de los objetivos de venta 1.7 Objetivos generales de ventas i 1 1 2 3 4 5 6 7

2. DEPARTAMENTO DE VENTAS 2.1 Importancia 2.2 El vendedor 2.3 Importancia de la seleccin cuidadosa de vendedores 2.4 Requisitos para ser un buen vendedor 2.5 Perfil del candidato 2.6 La motivacin del personal de ventas 2.7 Aspectos motivacionales de la fuerza de venta

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3. ORGANIZACIN 3.1 Principios de la Organizacin de Ventas 3.2 Elementos bsicos de la Organizacin de Ventas 3.3 La calidad del producto

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4. FUNCIONES 4.1 Reclutamiento de vendedores 4.2 Seleccin 4.3 Formacin 4.4 El Manual de Ventas 4.5 Informacin Descendente y Ascendente 4.6 Asignacin de Zonas de Ventas 4.7 Fijacin de Rutas 4.8 Estmulos 4.9 Remuneracin 4.10 Apoyo a la labor del vendedor 4.11 Control 4.12 Principios de Sistemas Relacionados con la funciones Del departamento de ventas

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5. TIPOS O SISTEMAS DE VENTAS 5.1 Clasificacin segn la forma de venta del producto

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5.1.1 Al contado 5.1.2 Al Crdito 5.1.3 A Consignacin 5.2 Qu forma de Venta usar? 5.3 Clasificacin Especial 5.3.1 Venta Minorista o al Detalle 5.3.2 Venta Mayorista o al Mayoreo 5.3.3 Venta Personal 5.3.4 Venta por Telfono 5.3.5 Venta Online (en lnea o por internet) 5.3.6 Venta por Correo 5.3.7 Venta por Mquinas Automticas 5.4 Redes de Ventas 5.4.1 Ventajas de las Redes 5.4.2 Cmo trabajan las Redes de Ventas 5.5 Ejemplo Sistema de Ventas CONCLUSIONES RECOMENDACIONES BIBLIOGRAFIA

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INTRODUCCION

Esta investigacin tiene como propsito el desarrollo y anlisis de la aplicacin de los diferentes sistemas en el departamento de ventas en una organizacin o empresa. Ya que ninguna otra actividad o funcin de una empresa comercial es ms importante para su viabilidad que la funcin de ventas.

El departamento de ventas es el que se encarga de la distribucin y venta de los productos y dar seguimiento da a da de las diferentes rutas de vendedores para garantizar la cobertura total y abastecimiento a los locales comerciales. Este es el departamento prioritario de la empresa, ya que a travs de su buena gestin la empresa puede vender. El trabajo se desarrolla en cinco captulos, en el cual se plantean temas

importantes. En el primer capitulo Ventas se presentan las definiciones, conceptos bsicos y objetivos. El segundo capitulo Departamento de Ventas describe la importancia de la seleccin cuidadosa de vendedores, requisitos para ser un buen vendedor, perfil del candidato y la motivacin del personal de ventas. El tercer capitulo La Organizacin explica los principios y elementos bsicos en la organizacin de ventas y la calidad del producto.

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El cuarto capitulo Funciones se enfoca en el reclutamiento, seleccin y formacin de vendedores. Y el quinto capitulo explica los Tipos o Sistemas de Ventas, como se

desarrollan cada uno de los tipos de venta que puede adoptan una entidad, cul es su funcionamiento y la forma de operar.

CAPITULO I VENTAS

La venta es una de las actividades ms pretendidas por empresas, organizaciones o personas que ofrecen algo (productos, servicios u otros) en su mercado meta, debido a que su xito depende directamente de la cantidad de veces que realicen sta actividad, de lo bien que lo hagan y de cun rentable les resulte hacerlo. 1.1 EL CONCEPTO DE VENTAS

El concepto de venta es considerado como una forma de acceso al mercado que es practicada por la mayor parte de las empresas que tiene una saturacin en su produccin y cuyo objetivo es vender lo que producen, en lugar de producir lo que el mercado desea.

Segn Philip Kotler, el concepto de venta es otra forma de acceso al mercado para muchas empresas, cuyo objetivo, es vender lo que hacen en lugar de hacer lo que el mercado desea, adems supone que es preciso estimular a los consumidores para que compren. Para ello, las empresas que ponen en prctica este concepto, utilizan todo un arsenal de herramientas de venta y promocin para estimular ms compras.

El proceso del concepto de venta, segn Philip Kotler, es el siguiente1:

Punto de partida La Fbrica

Punto central Los Productos

Punto medio Una labor agresiva de ventas y promocin

Punto final Las utilidades que se generan mediante el volumen de ventas

Cabe destacar, que el concepto de venta se practica en su forma ms agresiva en el caso de bienes no buscados (como seguros de vida y fosas en los cementerios). En el rea de organizaciones sin fines de lucro, tambin practican el concepto de venta los recaudadores de fondos, las oficinas de inscripcin de universidades y los partidos polticos.

1.2 DEFINICIONES

A.

La American Marketing Asociation, define la venta como "el proceso personal o impersonal por el que el vendedor comprueba, activa y satisface las necesidades del comprador para el mutuo y continuo beneficio de ambos (del vendedor y el comprador)"2

B.

El Diccionario de Marketing de Cultural S.A., define a la venta como "un contrato en el que el vendedor se obliga a transmitir una cosa o un derecho al comprador, a cambio de una determinada cantidad de dinero". Tambin incluye en su definicin, que "la venta puede considerarse como

1
2

Direccin de Mercadotecnia, Octava Edicin, de Philip Kotler, Pgs. 17 y 18.

Del sitio web de la American Marketing Asociation: MarketingPower.com, seccin Dictionary of Marketing Terms, URL del sitio: http://www.marketingpower.com/

un proceso personal o impersonal mediante el cual, el vendedor pretende influir en el comprador"3

C.

Laura Fischer y Jorge Espejo, autores del libro "Mercadotecnia", consideran que la venta es una funcin que forma parte del proceso sistemtico de la mercadotecnia y la definen como "toda actividad que genera en los clientes el ltimo impulso hacia el intercambio". Ambos autores sealan adems, que es "en este punto (la venta), donde se hace efectivo el esfuerzo de las actividades anteriores (investigacin de mercado, decisiones sobre el producto y decisiones de precio)" 4

D.

El Diccionario de la Real Academia Espaola, define a la venta como "la accin y efecto de vender. Cantidad de cosas que se venden. Contrato en virtud del cual se transfiere a dominio ajeno una cosa propia por el precio pactado" 5

1.3 CONCEPTOS BSICOS

a) Producto: Es cualquier objeto que es ofrecido en un mercado con la intencin de satisfacer un deseo o una necesidad del consumidor.

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Del libro: Diccionario de Marketing, de Cultural S.A., Pg. 340. Del libro: Mercadotecnia, Tercera Edicin, de Laura Fischer y Jorge Espejo, Mc Graw Hill, Pgs. 26 y 27.

Del sitio web de la Real Academia Espaola: URL del sitio = http://www.rae.es/. Seccin: Diccionario de la Lengua Espaola.

b) Mercado: Ambiente social o virtual que propicia las condiciones para el intercambio de bienes y servicios. c) Marketing: Tcnica empresarial destinada al desarrollo de las ventas de un producto o de un servicio. d) Consumidor: Persona u organizacin que demanda bienes o servicios proporcionados por un productor o proveedor. e) Calidad: Conjunto de caractersticas y propiedades de una cosa que permiten definirla, calificarla y compararla con otras de su especie. f) Atencin Al Cliente: Es el conjunto de actividades desarrolladas por las organizaciones con orientacin al mercado, encaminadas a identificar las necesidades de los clientes en la compra para satisfacerlas, logrando de este modo cubrir sus expectativas y, por tanto, crear o incrementar la satisfaccin de nuestros clientes.

1.4 OBJETIVOS DE LAS VENTAS

Los objetivos comerciales son una parte fundamental de los objetivos generales de la empresa, siendo estos las condiciones y sucesos que se desean alcanzar mediante la accin de la fuerza de ventas. Los objetivos buscan motivar y orientar los esfuerzos de la organizacin de ventas. Cuando se precisan las lneas maestras a seguir durante un ejercicio econmico y se define, de una manera exacta y concreta, la responsabilidad de cada sector coordinando las actividades comerciales, se evitan muchos males en la

Direccin Comercial. Ahora bien, la fijacin de los objetivos es el resultado de un proceso, de trabajo en equipo. El objetivo de planificar con cuidado y esmero la estructura organizativa del departamento no es ms que el de coordinar los recursos materiales y humanos existentes, para poder alcanzar un nivel ptimo en la consecucin de los objetivos generales establecidos. Los objetivos deben establecerse a diferentes niveles y que, en cada nivel, sea preciso que participe el personal implicado en su consecucin. Por ello se tienen que establecer objetivos que no solo sean conocidos por todo el departamento, sino que hayan sido establecidos de comn acuerdo con el personal.

1.5 FORMA DE PRESENTAR LOS OBJETIVOS DE VENTAS a) Expresados por escrito: Es aconsejable presentarlos con carcter de compromiso formal, debiendo ser firmados en prueba de conocimiento y aceptacin, para ser realizados por el personal que ser el responsable del cumplimiento de los objetivos.

b) Precisos, simples y comprensibles: Todos deben entender lo mismo y sin dificultad, requiriendo su expresin en trminos que no ofrezcan dudas y con un mbito perfectamente delimitado (sujeto, objeto, cuanta y alcance).

c) Razonables: La implantacin de objetivos complejos no representa un mejor rendimiento entre los empleados ya que podran ser difciles de alcanzar.

d)

Con nimo de ser cumplidos

Se da en la adecuacin de los objetivos a las circunstancias de la venta y en la atencin que se pone en su cumplimiento, expresada en su relacin con sistemas de remuneracin, incentivo y motivacin. El personal implicado se sentir seguro de si mismo e ilusionado, puesto que ver recompensado su esfuerzo. Creando un clima laboral de cumplimiento y eficiencia, dado que sus superiores trabajarn conjuntamente con ellos para poder alcanzar dicho objetivos.

1.6 ASPECTOS PARA EL ESTABLECIMIENTO DE LOS OBJETIVOS DE VENTA a) La proporcionalidad del presente objetivo respecto del ejercicio anterior. b) La incorporacin y la prdida de clientes, as como la variacin de la demanda que esto representa. c) d) e) Las variaciones habidas en el equipo de ventas. Las condiciones del mercado respecto del periodo anterior. El comportamiento de las ventas en los ltimos cinco aos.

f) g) h) i)

Los objetivos generales de la empresa. La variacin de los precios de los productos y su elasticidad. La variacin en el presupuesto de marketing destinado al periodo. La previsin del comportamiento de la produccin.

1.7 OBJETIVOS GENERALES DE VENTAS:

a) Obtencin de una determinada cifra de ventas o cuotas de venta: Persiguen cristalizar el esfuerzo global de marketing, siendo la base de determinacin de la rentabilidad de sus acciones ms directas. Su magnitud global, debe tener su expresin en cada territorio y vendedor. Si la promocin, seguimiento y control se requiere hacer ms exhaustiva: desglosarse (por producto, por clientes y/o por campaas especficas).

b) Hacer nuevos clientes: Estrategias de penetracin o en mercados en crecimiento, est enfocado a la estabilidad y crecimiento de la cartera (en nmero de clientes o como cifra o cuota de venta a realizar en clientes nuevos.

c) Incrementar las compras medias por cliente: Enfocado a mejorar la actuacin en cada cuenta.

Requiere su expresin en % o cifra de venta, pudiendo referirse a la cartera o por c/cliente.

d) Incrementar el volumen medio de cada pedido: Pilar del anterior, busca la alteracin de hbitos de compra en favor de la optimizacin de los costes fijos por pedido. Indirectamente, puede propiciar la promocin de la totalidad de la cartera de productos en cada cliente. Puede ser expresado por cartera de pedidos de un territorio o por clientes.

e) Obtener una determinada cuota de mercado: Tpico objetivo de Marketing, es el nico que provee una perspectiva relativa. Aade la consideracin de resultados de la accin de todos los competidores que concurren. Sus resultados evidenciarn la idoneidad de los objetivos y la meritoriedad de los resultados. Puede referirse a territorios o a clientes que se nutren de ms de un proveedor.

f) Conseguir un determinado margen comercial: Calidad econmica de operaciones y rentabilidad de la accin de ventas. Impedir exceso de descuentos de precio. Promocionar la venta de productos de mayor margen.

g) Disminucin del perodo medio de cobro. Mejor cualificacin de clientes y operaciones. Involucra a ventas en la gestin de cobros. Se expresar en nmeros de das promedio por territorios y/o por clientes.

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CAPITULO II DEPARTAMENTO DE VENTAS

El departamento de ventas es el que se encarga de la distribucin y venta de los productos y dar seguimiento da a da de las diferentes rutas de vendedores para garantizar la cobertura total y abastecimiento a los locales comerciales. En este departamento se prepara da a da el pedido de ventas a manufactura segn su requerimiento y trabaja en conjunto con mercadeo para lanzamiento de productos, promociones y ofertas. Est encargado de contratar a promotoras, vendedores, supervisores y llevar control de inventarios de productos de cada una de las sucursales. Este es el departamento prioritario de la empresa, ya que a travs de su buena gestin la empresa puede vender. 2.1 IMPORTANCIA Uno de los principales objetivos de una empresa comercial es vender sus productos o servicios. De ello depende la supervivencia de la empresa y para lograrlo existe el departamento de ventas. El departamento de ventas debe de suministrar un servicio operacional eficiente y tambin econmico al implementar un sistema de control que no cueste ms de lo necesario.

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2.2 EL VENDEDOR Un vendedor es aquella persona que tiene encomendada la venta de los productos o servicios de una compaa. Segn el sector o la cultura de la compaa, puede recibir diferentes nombres: agente comercial, representante, ejecutivo de cuenta, ejecutivo de ventas, etc. La persona que vende productos en un comercio recibe el nombre de dependiente y no es objeto de este artculo. Por su grado de relacin con la empresa, se pueden distinguir dos tipos: a) Vendedores de plantilla. Estn ligados a la empresa por contrato laboral y, por tanto, tienen una relacin de exclusividad con la misma. b) Agentes libres. Su vnculo con la empresa es a travs de contrato mercantil y suelen comercializar productos de varias compaas. Los agentes libres, tambin llamados comisionistas, tan slo cobran un porcentaje de comisin en funcin del valor de las ventas realizadas. En ocasiones, no obstante pueden cobrar porcentajes adicionales si realizan otros servicios a la compaa tales como: Almacenaje Transporte de la mercanca por sus medios Gestin de impagados: seguimiento y asuncin de todas las cantidades impagadas por los clientes.

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Las empresas escogen un tipo u otro de vendedor en funcin de la rentabilidad esperada en la zona, contratando vendedores de plantilla para las reas de mayores ingresos y agentes libres para mercados residuales o poco explorados. Por lo general, los vendedores tienen asignada un rea de venta que comprende un determinado nmero de clientes activos y potenciales (lo que se conoce como cartera de clientes). Tambin suelen tener definidas unas rutas de venta que representan el recorrido fsico que tienen que efectuar para visitar a sus clientes. Estas rutas pueden estar numeradas y distribuidas por das de trabajo segn las directrices marcadas por la Direccin Comercial o de Ventas. En este sentido, se aconseja ser flexible con el cumplimiento de las rutas para poder atender eventuales imprevistos. 2.3 IMPORTANCIA DE LA SELECCIN CUIDADOSA DE VENDEDORES Para que una empresa tenga una buena fuerza de ventas necesita seleccionar buenos vendedores. Existen diversos tipos de vendedores como son: el clsico toma-pedidos, el tcnico y el que ingresa a la organizacin para realizar buenas ventas a fin de cubrir los gastos de venta. 2.4 REQUISITOS PARA SER UN BUEN VENDEDOR a) Confianza en s mismo. b) Empata. Capacidad de sentir lo mismo que el cliente.

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c) Constancia. La necesidad personal no de ganar dinero. d) Personalidad e) Capacidad Gramatical

de hacer la vena desde un puno de vista

f) Responsabilidad ante la compaa.

2.5 PERFIL DEL CANDIDATO - Descripcin de las caractersticas que deben reunir los posibles candidatos: o Factores cuantitativos o Personalidad y carcter o Motivacin laboral o Madurez 2.6 LA MOTIVACIN DEL PERSONAL DE VENTAS El contacto directo con los consumidores es responsabilidad del rea de ventas, y en especfico de la fuerza de ventas. De su imagen, conocimientos, habilidades y actitudes depende la percepcin que los clientes tienen de determinado producto y/o servicio. Varios estudios han demostrado que la mejor manera de mantener productivos a los colaboradores de una empresa es a travs de la motivacin, la cual no debe basarse slo en el aspecto econmico como muchas empresas an creen (un

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paquete de prestaciones y remuneraciones es importante), pero no es lo nico que se requiere para llegar a los ndices de desempeo esperados en las organizaciones y mantenerlos. Uno de los principales factores no monetarios e intangibles que conservan a la fuerza de ventas contenta con su trabajo y que tambin es de alto valor agregado para la empresa, es la capacitacin. A medida que un colaborador sabe realizar mejor y ms profesionalmente su trabajo y conoce todas las caractersticas del producto o servicio que promueve, mayor ser su desempeo final en el campo y su actitud con los clientes ser de apertura y seguridad, porque no existir ningn rea desconocida por l. Los profesionistas de hoy buscan ser parte de una empresa que genere la certidumbre de un plan de carrera dentro de su plan de compensaciones, en donde se vaya capacitando en cada etapa de acuerdo con las habilidades que sus responsabilidades requieran para permanecer en constante crecimiento personal y profesional, lo cual, sin duda alguna, incrementa la productividad y los resultados a largo plazo en las organizaciones. Otro factor a considerar, que la mayora de las veces pasa desapercibido, son los cambios que se generan y repercuten directamente en la forma de trabajo y el estilo de vida previamente establecido de las personas. El lanzamiento de un producto o servicio, un cambio de polticas, la contratacin de un nuevo integrante de la fuerza de ventas, la reasignacin de funciones, entre otros, son agentes de cambio que se convierten en fracturadores de la zona de confort

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que, sin darse cuenta, comienzan a manejar los colaboradores. Esto repercute en el desempeo y forma parte de la motivacin que debe darse en cada caso. No todos los empleados tienden a alcanzar el mismo nivel de respuesta a situaciones de cambio, unos se adaptan ms rpido, otros no lo hacen y tarde o temprano abandonarn la empresa, pero lo ideal es manejar los cambios de manera sencilla y paulatina. 2.7 ASPECTOS MOTIVACIONALES DE LA FUERZA DE VENTA Los vendedores tienen excelentes comisiones, seguro mdico, seguro de vida, bonificacin, doble sueldo, entre otras motivaciones. Obtienen placas y premios al ser los vendedores del mes. Posibilidades de crecimiento personal y profesional.

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CAPITULO III ORGANIZACIN

Es un axioma vlido para todas las divisiones y departamentos de una empresa que la organizacin debe estar al servicio de la eficacia de la accin. A esta

regla no escapa la estructura a travs de la cual se cubren las funciones de ventas. De ah que no sea lgico pensar en la existencia de un solo tipo de organizacin de ventas, perfecto e ideal, que pueda servir de modelo al cual tender en todos los casos. La realidad confirma este hecho, ya que varios son los sistemas que en la prctica pueden ofrecer resultados igualmente satisfactorios. Al estructurar una organizacin, conviene tener en cuento en todo momento la finalidad que se persigue y establecerla en funcin de los objetivos definidos que se pretendan. Esta organizacin ser por ejemplo muy distinta segn se adopte una poltica de canales largos o cortos. Dos recomendaciones son importantes en este punto: La primera, es que el nmero de eslabones entre la direccin responsable del departamento de ventas y los vendedores no sea mayor que el imprescindible. En la empresa moderna los problemas de comunicacin y motivacin adquieren una importancia creciente. Por ello el exceso de compuertas puede restar fluidez al canal de la informacin en sentido descendente o ascendente.

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La segunda consideracin a tener en cuenta es la de que no hay que esperar de un tipo de organizacin mayores efectos de los que puede dar de s, y que normalmente son limitados. Las variaciones a establecer en la estructura han de estudiarse a largo plazo. Los frecuentes cambios que muchas ocasiones se observan en la estructura de las organizaciones de ventas, son

contraproducentes. Una de las variantes de mayor aplicacin, se produce al considerar la divisin por productos, cuya separacin pude tener lugar a cualquier nivel. De abajo arriba pueden darse en este sentido las combinaciones siguientes: Vendedores que se ocupa simultneamente de varias lneas de productos. Vendedores para cada lnea y supervisores comunes. Supervisores para cada lnea y delegados comunes. Delegados para cada lnea y jefe de ventas comn. Jefe de ventas para cada lnea y director comercial comn. Director comercial para cada lnea de productos.

En principio, a menor nmero de ejecutivos por vendedor corresponde menor gasto y menor control de la estructura de ventas. La medida en que sea necesaria la labor de supervisin ser otro de los puntos a considerar. Este factor afecta igualmente al nmero de personas que cada

superior jerrquico puede conducir directamente. Por este motivo, en la prctica,

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se ven situaciones tan dispares como las de que un ejecutivo tenga a su cargo desde cinco hasta quince vendedores. 3.1 PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIN DE VENTAS En cualquier empresa hay ciertos principios bsicos de organizacin. Algunos de estos principios son los siguientes: La responsabilidad de cada persona debe expresarse clara y completamente por escrito. Cada persona debe comprender y aceptar sus responsabilidades. La autoridad y la libertad de accin estarn bien definidas con relacin a las responsabilidades asignadas. Todos los individuos deben comprender y aceptar los estndares con los cuales se va a medir su conducta. Deben presentarse los procedimientos para permitir la libertad de accin a falta de supervisin. La organizacin debe ser sensitiva y flexible a las condiciones cambiantes. Todos deben comprender y aceptar los fines comunes.

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ESTRUCTURA DE VENTAS EN UN ESCALON

ESTRUCTURA DE VENTAS EN DOS ESCALONES

ESTRUCTURA DE VENTAS EN TRES ESCALONES

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3.2 ELEMENTOS BSICOS DE LA ORGANIZACIN DE VENTAS a) Los Clientes: Dnde viven. Para atenderlos rpida y eficientemente. Para comunicarse con rapidez. b) El Producto: Que los vendedores lo conozcan. Para que puedan convencer de sus bondades. Todo lo que brilla no es oro; y un buen vendedor se cuidar de formular engaosas afirmaciones sobre su producto. A veces, se hacen, inocentemente, afirmaciones errneas, pero ello es inexcusable. El vendedor deber estar interiorizado de los materiales y fabricacin del producto que vende. Tampoco deber hacer declaraciones falsas o del todo incorrectas sobre su valor y precio. c) El Mercado: Dnde estn sus usuarios. El precio es adecuado a sus posibilidades. 3.3 LA CALIDAD DEL PRODUCTO La calidad, junto a la marca, es el atributo ms distintivo del producto. Es un atributo especfico de la variable producto y adems es tambin atributo relativo ya que supone una ordenacin. Para ello se toman 2 criterios: a) Criterios tcnicos (o calidad objetiva): un bien por ejemplo elaborado con materiales ms costosos que los usados normalmente o mejor diseado es considerado como producto de calidad. Es superior tcnicamente.

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b) Calidad comercial(o calidad percibida): si un producto es percibido como un producto de calidad por el mercado, y en consecuencia admite un cierto diferencial en el precio, el producto es un producto de calidad en trminos comerciales. En general, la calidad tiene que ver con el nivel o eficacia de las prestaciones que el producto es capaz de ofrecer, es decir, en qu medida es capaz de realizar satisfactoriamente la funcin bsica con respecto a los otros productos o marcas.

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CAPITULO IV FUNCIONES

La misin primordial del vendedor es indiscutiblemente la de vender. En el sentido moderno de la palabra. Como corolario se deduce que sern funciones del departamento de ventas todas aquellas que afecten de una manera directa al vendedor, en tanto que sirvan para la consecucin del objetivo, mensurable como ninguno, de alcanzar la cifra de facturacin prevista. Estas actividades pueden agruparse de la forma siguiente: Reclutamiento de vendedores. Seleccin Formacin e Informacin. El manual de ventas Asignacin de sectores y fijacin de rutas. Remuneracin y estmulos. Apoyo Control

4.1 RECLUTAMIENTO DE VENDEDORES La cuestin principal radica en la necesidad de llegar al convencimiento de que la venta es una autntica carrera que exige vocacin, estudio, aptitud y experiencia para sobresalir, no menos que las disciplinas que tradicionalmente se cursan en los centros de enseanza regionales. Con esta premisa y una

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acertada labor de capacitacin pueden reclutarse elementos de vala, tanto en distintos departamentos de la propia organizacin como en los centros

universitarios, especializados, o d gado medio segn las exigencias y posibilidades de los puestos a cubrir. Cuando sea indispensable una experiencia previa, el recurso ms utilizado para realzar el reclutamiento del personal de ventas, es el anuncio-oferta en peridicos de gran tirada. Por este conducto recibiremos contestaciones de vendedores de la competencia, vendedores que trabajan en empresas de caractersticas similares, vendedores de campos totalmente distintitos y personas que no han ejercido nunca una profesin de vendedor. 4.2 SELECCIN Que sistemas y tcnicas pueden emplearse para cumplir de la manera ms eficaz una de las ms importantes y al propio tiempo, de las ms difciles labores del director o jefe de ventas. Primeramente, es esencial analizar y definir el trabajo de ventas a llevar a cabo y hacer del mismo una descripcin por escrito. Ocho son los pasos a dar en este procedimiento sistemtico de seleccionar el equipo de ventas: Descripcin por escrito del trabajo a realizar. Trazado del perfil del hombre.

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Reclutamiento de candidatos Evaluacin de los impresos de solicitud cumplimentados. Pruebas Psicolgicas o psicotcnicas. Entrevistas estructuradas y en profundidad. Comprobacin de las referencias. Toma de decisin definitiva. Uno de los problemas que se acrecientan de da en da es el de la rotacin de vendedores. Cada nuevo elemento en l red de ventas supone para la empresa un inversin desde varios puntos de vista; una elevada rotacin de vendedores debida a bajas, sean voluntarias o forzadas, supone un despilfarro de recursos. No siempre es una deficiente seleccin la causa de que se produzcan frecuentes cambios. A continuacin enumeramos las diez principales calificaciones de un vendedor, a juicio de varios expertos en el tema. - Laboriosidad. - Perseverancia. - Habilidad. - Lealtad.

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- Auto Confianza. - Decisin. - Simpata. - Inteligencia. - Seriedad y honradez. - Buena Salud. Si se precisa adems un hombre experimentado, se aadirn otras referentes a: Conocimiento del mercado. Buena reputacin Conocimiento de los productos. Habilidad en el manejo de las tcnicas de venta.

4.3 FORMACIN La formacin se realiza por diferentes medios, que pueden usarse

alternativamente o de manera conjunta. Lo esencial es que nunca se considera finalizada esta labor. Un periodo de instruccin, antes de la incorporacin con plena responsabilidad al puesto de trabajo, es imprescindible para todo nuevo vendedor. Es ideal la

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prctica de disponer de una persona o un equipo si la envergadura de la empresa lo permite. Peridicamente, se deben realizar cursillos de formacin para veteranos. Estos pueden tener lugar en la sede central, en las oficinas de las respectivas delegaciones, o simplemente por medio del envo por correo de las lecturas apropiadas. Tambin en este caso es necesario determinar quines sern las personas ms adecuadas para impartir esta informacin: Ejecutivos de la

empresa o especialistas ajenos. Sin pretender sentar doctrina en esta materia, parece que un sistema mixto puede ser el ms conveniente. 4.4 EL MANUAL DE VENTAS Es una recopilacin de dato, instrucciones y normativas sobre la mejor forma de realizar la gestin de ventas de cada uno de los niveles del departamento de ventas. Jefe de ventas regional o delegado Inspector de ventas o supervisor Vendedor.

El manual de ventas debe estar puesto constantemente al da. Recomendamos un dossier de hojas intercambiables. Este manual debe constituir un medio insustituible de formacin continua, ya que en el se resumen, ordenan y

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sintetizan los conocimientos expuestos en el periodo de instruccin y en los cursillos siguientes. Como ejemplo vamos a resumir el contenido concreto de un manual de vendedor: Objetivos. Qu significa conocer bien a la empresa. Gama de productos Canales de distribucin. Poltica Comercial. Servicio Posventa. Material Fungible. Fichas de clientes Rutas Albarn / Pedido. Informe diario de ventas. Hoja de liquidacin de gastos. Carta de Viaje.

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Envo y liquidacin de efectos al cobro. Parte de modificaciones de clientes. o Material para mostrar al cliente. o Material para dejar al cliente. o Varios. 4.5 INFORMACIN DESCENDENTE Y ASCENDENTE Cuando se ha indicado respecto a la formacin del vendedor puede aplicarse vlidamente a la informacin de tipo descendente, que utiliza, adems de los medio de comunicacin expuestos, las circulares, memorndums, cartas, llamadas telefnicas y entrevistas personales en forma individual o en grupos. La informacin ascendente, es decir, de los vendedores a la direccin, dando a conocer principalmente la situacin del mercado, la actividad de la competencia, las razones de los resultados y las perspectivas del futuro, constituye una autntica necesidad en la empresa moderna. 4.6 ASIGNACIN DE ZONAS DE VENTAS La asignacin de sectores o zonas de venta a cada vendedor se realiza frecuentemente por divisin territorial, aunque puede efectuarse una distribucin de clientes potenciales y efectivos cuando no se considera adecuada la separacin geogrfica.

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Tres principios se tienen en cuenta normalmente en esta labor de delimitacin de zonas de ventas. Igualdad de oportunidad entre los vendedores. Capacidad de cada Elemento de la red de ventas para atender a un nmero determinado de clientes. Costo ptimo.

4.7 FIJACIN DE RUTAS Este ltimo condicionante nos introduce en la siguiente de las funciones a considerar: la fijacin de rutas, est igualmente relacionada con la frecuencia aconsejable de las visitas. La decisin sobre la periodicidad ptima de las visitas a los clientes salvo casos especiales, acostumbra a ser una solucin de compromisos entre dos criterios antagnicos, el de la atencin mxima, que exigira una frecuencia tambin mxima de visitas y el costo mnimo, que supondra una frecuencia mnima. 4.8 ESTMULOS El estimulo del vendedor no debe confundirse con su remuneracin, aunque sea sta uno de sus principales componentes. En efecto, es posible observar como agentes de una red de ventas se encuentran faltos de motivacin pese a sus altas retribuciones, y al revs, aunque no se a lo normal.

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Antes de analizar los sistemas de retribucin pueden citarse como otras fuentes de motivacin de ndole diversa: La utilizacin adecuada en el momento oportuno de las felicitaciones verbales o escritas. El aprecio mostrado en las altas esferas de la empresa, por la labor que se desarrolla. Los concursos entre vendedores, en un plan deportivo, con igualdad de oportunidades para todos y con premios en especie que se conserven, o de recreo como viajes, excursiones, etc., cuyo recuerdo perdure. Los boletines, que sirven para integrar a los componentes de la red.

4.9 REMUNERACIN Toda accin de relaciones humanas significa un estmulo para el vendedor, pero indudablemente es la remuneracin el elemento principal, y el sistema que se emplee puede servir de poderoso estimulante o de frustracin definitiva, de ah la importancia que tiene. Los sistemas de retribucin en la prctica son variadsimos, pero pueden clasificarse a grandes rasgos en estas tres grandes categoras. Sueldo Comisin

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Prima por cuota conseguida.

4.9 APOYO A LA LABOR DEL VENDEDOR El apoyo a la labor del vendedor, entendido en un sentido material, consiste en la preparacin, entrega y puesta al da de todo el equipo necesario para que ste consiga la mayor eficacia de su trabajo; y va desde la simple dotacin de un catlogo o muestrario, un fichero de clientes y un talonario de pedidos, hasta el uso de ms modernos medios de presentacin audiovisual. 4.10 CONTROL Un aspecto fundamental a tener en cuenta es el control de la red, el cual se realiza de distintas formas: Ratios ABC de clientes Comparacin de la realidad con el presupuesto o cuotas. Informes. Hojas de gastos. Inspeccin personal.

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4.11 PRINCIPIOS DE SISTEMAS RELACIONADOS CON LAS FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE VENTAS a) Evitar funciones innecesarias: el departamento de ventas debe evitar realizar funciones innecesarias para la mayor obtencin de ganancias y el reducir costos de operaciones innecesarias para la empresa. b) Las funciones interdependientes deben ubicarse con la mayor proximidad: Cada rea del departamento de ventas deben estar coordinadas lo mejor posible en sus operaciones, para la obtencin de los objetivos establecidos. c) Independencia de las funciones controladoras de las que se van a controlar: la empresa tendr su rea de supervisin del departamento de ventas, la cual tendra que ser lo mas independiente posible para poder tomar decisiones en reas que no cumplan con las normas establecidas por la misma empresa. d) Unidad de mando: dentro del departamento de ventas abra un Gerente de Ventas quien ser el encargado de guiar a los trabajadores a la obtencin de las mximas ganancias y objetivos de la empresa. e) Flexibilidad: el departamento de ventas deben ser los mas eficientes posibles con sus productos para la mayor flexibilidad de adquisicin de las mismas.

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CAPITULO V TIPOS O SISTEMAS DE VENTAS

En la actualidad, las empresas tienen la opcin (y tambin la necesidad) de realizar diversos tipos de venta para alcanzar sus objetivos o presupuestos de venta. Por ello, es imprescindible que todas las personas involucradas con las reas de mercadotecnia y ventas conozcan cules son los diferentes tipos de venta y en qu consiste cada uno de ellos, para que de esa manera, estn mejor capacitadas para decidir cul de ellos implementar de acuerdo a las particularidades de la empresa, su mercado meta y sus productos o servicios.

5.1 CLASIFICACIN SEGN LA FORMA DE VENTA DEL PRODUCTO

5.1.1 Al Contado

Se da cuando se vende un producto y se cobra el total de su valor al momento mismo de la transaccin.

5.1.2 Al Crdito

Se da cuando se vende un producto y se acuerda cobrar una parte o el total de su valor en un plazo determinado, por ejemplo, a 30 das.

La realizacin de la venta al crdito implica ciertos riesgos que obliga a la empresa a ejecutar con mayor prudencia la ejecucin de la comercializacin. Los deudores (clientes) pueden provocar perdidas en cuanto a crditos que se concedan en condiciones muy libres, en esta clase de comercializacin hay que

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agregar siempre el gasto por la cobranza que tiende a elevarse notarialmente a menudo que aumenta el volumen de las cuentas de cobro dudosas o incobrables.

Estas transacciones comerciales se realizan con los clientes continuos y un consumo regular, en ciertas ventas es un riesgo pero con mucha eficacia es provechoso e indudablemente fructuoso, por eso se debe tomar las medidas correspondientes al caso.

En algunas empresas que dan crdito elevan sus precios de venta, para as poder sustentar sus gastos de la incurabilidad del deudor insolvente.

a) A Plazo

Los propsitos primordiales de la venta a plazo es de brindar facilidades de adquisicin de un articulo que de otra manera, por su alto costo, hubiera sido difcil de adquirir por las grandes masas consumidoras que, por tener un bajo poder adquisitivo, nunca lo hubiera logrado; el sistema de venta aplazo ha logrado hacer llegar a las clases humildes el confort que proporciona el uso de algunos artculos cuyo precio solo era accesible a la clase mas elevadas. Este sistema de ventas a tenido singular xito en el aumento considerable de la venta de dicho articulo produciendo, de hecho una disminucin del costo de fabricacin de los mismos como en caso de la industria automovilstica.

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La venta a plazo no representa otra cosa que ventas al crdito en las que el precio de venta es pagado por el comprador en pagos parciales, vulgarmente denominado plazos, podemos decir que el comprador se compromete a pagar en fechas determinadas dispuestas antemano. Las ventas a plazo se realizan por medios de un contrato en las cuales se estipula las condiciones de venta, tales como los nmeros de pago, fecha en que habr de realizar los mismos la cantidades de cada pago, importe de la venta y adems que el objeto del contrato queda en poder del comprador en calidad de deposito, y que sola hasta la total liquidacin de los plazos convenidos en el contrato, este ser sustituido por la propiedad del objeto vendido.

5.1.3 A Consignacin

Se da cuando se vende un producto a un intermediario y se cobra a medida que el intermediario vaya vendiendo el producto al consumidor final.

Una venta a consignacin puede darse, por ejemplo, en el caso de que seamos una empresa productora de textiles y vendamos nuestros productos a una tienda (intermediario), la cual a su vez vender los productos al pblico; a esta tienda le dejamos un pequeo surtido de nuestros productos, y luego la visitamos semanalmente cobrando slo por los productos que ella hayan vendido al pblico.

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Si en este caso hubiramos vendido al crdito, por ejemplo, a 60 das, la tienda no nos pagara hasta que se haya cumplido el plazo pactado, as haya vendido antes todos nuestros productos; en cambio con la venta a consignacin, podemos ir cobrando aunque sea un producto por semana.

5.2 QU FORMA DE VENTA USAR?

Siempre que nos sea posible, debemos procurar vender al contado, ya que, de ese modo, podemos obtener rpidamente el dinero producto de la venta, y as poder usarlo para producir ms productos o comprar mayor mercadera.

Sin embargo, en ocasiones nuestros clientes no cuentan con liquidez suficiente como para poder pagarnos inmediatamente, por lo que para poder avanzar en nuestro negocio, debemos otorgarles crdito (venderles al crdito).

Cuando hacemos uso de intermediarios para vender nuestros productos, una alternativa a las ventas al crdito, son las ventas a consignacin.

Las ventas a consignacin nos permiten captar ms puntos de ventas para nuestros productos, ya que es ms probable que los negocios intermediarios acepten nuestros productos, al no estar obligados a tener que pagarnos inmediatamente, ni tampoco al tener que comprometerse adquiriendo deudas.

Por esa misma razn las ventas a consignacin pueden ser una buena opcin cuando nuestro producto todava no es conocido en el mercado, y se nos hace

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difcil encontrar intermediarios que quieran adquirir nuestros productos para luego ellos ofrecerlos.

Otra de las ventajas de la venta a consignacin es que podemos controlar los niveles de precios, los cuales deberan ser uniformes en todos los puntos de ventas que ofrezcan nuestros productos.

5.3 CLASIFICACIN ESPECIAL

En una primera instancia, se puede identificar a dos grandes Tipos de Venta, cuya diferencia radica en "a quin" se le vende y los usos o fines que stos le dan a los productos adquiridos. Estos dos tipos de venta son:

5.3.1 Venta Minorista o al Detalle

Incluye todas las actividades relacionadas con la venta directa de bienes y servicios al consumidor final para un uso personal no comercial.

Un minorista o establecimiento al detalle es toda aquella empresa cuyo volumen de ventas procede, principalmente, de la venta al menudeo. Entre los principales tipos de minoristas tenemos: Establecimientos especializados, almacenes departamentales, supermercados, establecimientos de conveniencia,

establecimientos de descuento, minoristas de precios bajos, supertiendas y tiendas catlogo.

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Entrar en las ventas al detalle es fcil y fracasar es todava ms fcil. Para sobrevivir en las ventas al detalle una empresa tiene que hacer una labor satisfactoria en su funcin primaria: atender a los consumidores. Por supuesto, una empresa detallista tiene tambin que cumplir su otro papel, servir a los productores y mayoristas. Esta funcin doble es tanto la justificacin como la clave del xito en las ventas al detalle.

5.3.2 Venta Mayorista o al Mayoreo

Incluye todas las actividades de venta de bienes o servicios dirigidos a la reventa o a fines comerciales. Las ventas al mayoreo (o comercio mayorista) son las ventas, y todas las actividades relacionadas directamente con stas, de bienes y servicios a empresas de negocios y otras organizaciones para 1) reventa, 2) uso en la produccin de otros bienes y servicios o 3) la operacin de una organizacin.

Entre los principales tipos de mayoristas tenemos: Mayoristas en general, mayoristas de servicios completos, mayoristas de servicios limitados,

comisionistas y agentes, sucursales y oficinas de fabricantes y de distribuidores minoristas, y mayoristas especializados.

Por regla general, se recurre a los mayoristas cuando resultan ms eficaces en el desarrollo de una o ms de las siguientes funciones: Venta y promocin, compra y constitucin del surtido de productos, ahorros derivados de un gran

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volumen de compras, almacenamiento, transporte, financiamiento, asuncin de riesgos, informacin del mercado y servicios de administracin y asesora.

En una segunda instancia, se puede identificar al menos cinco tipos de venta, cuya diferencia radica en "la actividad de venta" que las empresas pueden optar por realizar.

A continuacin, veremos en que consiste cada uno de ellos:

5.3.3 Venta Personal

Es la venta que implica una interaccin cara a cara con el cliente. Dicho de otra forma, es el tipo de venta en el que existe una relacin directa entre el vendedor y el comprador.

La venta personal es la herramienta ms eficaz en determinadas etapas del proceso de compra, especialmente para llevar al consumidor a la fase de preferencia, conviccin y compra.

5.3.4 Venta por Telfono (tele marketing)

Este tipo de venta consiste en iniciar el contacto con el cliente potencial por telfono y cerrar la venta por ese mismo medio.

Los productos que se pueden comprar sin ser vistos son idneos para las ventas por telfono. Ejemplos de esto son los servicios de control de plagas, las

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suscripciones a revistas, las tarjetas de crdito y las afiliaciones a clubes deportivos.

5.3.5 Venta Online (en lnea o por internet)

Este tipo de venta consiste en poner a la venta los productos o servicios de la empresa en un sitio web en internet (por ejemplo, en una Tienda Virtual), de tal forma, que los clientes puedan conocer en qu consiste el producto o servicio, y en el caso de que estn interesados, puedan efectuar la compra "online", por ejemplo, pagando el precio del producto con su tarjeta de crdito, para luego, recibir en su correo electrnico la factura, la fecha de entrega y las condiciones en las que recibir el producto.

Las categoras en que las ventas en lnea abarcan la porcin ms cuantiosa del comercio detallista son los libros, msica y videos, hardware y software de computadora, viajes, juguetes y bienes de consumo electrnicos. Por supuesto, ya que los cambios en internet se producen rpidamente, estas categoras pueden verse superadas pronto por otras tal vez, por artculos de belleza y cuidados de la salud, partes para autos, o productos para mascotas

5.3.6 Venta por Correo

Este tipo de venta consiste en el envo de cartas de venta, folletos, catlogos, vdeos, Cd y/o muestras del producto a los clientes potenciales mediante el

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correo postal, pero con la caracterstica adicional de que se incluye un "formulario de pedido" para que la persona interesada pueda efectuar la compra, ya sea enviando el formulario (tambin) por correo, realizando una llamada telefnica o ingresando a una pgina web para hacer efectivo el pedido.

El correo es un medio adecuado para la comunicacin directa e individualizada, ya que permite una mejor seleccin del pblico objetivo, se puede personalizar, es flexible y permite evaluar fcilmente los resultados [4]. Adems, y segn los mencionados autores, se ha podido comprobar que el correo es un medio eficaz para la promocin de todo tipo de productos, desde libros, suscripciones a revistas y seguros, hasta artculos de regalo, moda, artculos de alimentacin de gran calidad o productos industriales. El correo es tambin un medio muy utilizado por las instituciones benficas en los Estados Unidos y gracias a l, recaudan miles de millones de dlares al ao.

5.3.7 Venta por Mquinas Automticas

La venta de productos por medio de una mquina sin contacto personal entre comprador y vendedor se llama venta por mquinas automticas. Su atractivo radica en la conveniencia o comodidad de la compra. Los productos vendidos en mquinas vendedoras automticas son habitualmente marcas pre vendidas, bien conocidas, con una alta tasa de rotacin, de alimentos y bebidas, las mquinas vendedoras pueden ampliar el mercado de la compaa por estar ante los

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clientes en el lugar y el momento en que stos no pueden ir a una tienda. Por consiguiente, el equipo vendedor se encuentra casi en todas partes.

Las principales desventajas de la venta por mquinas automticas son: 1) Su implementacin tiene un costo elevado (por la inversin inicial), 2) necesita de mantenimiento regular y requiere de reabastecimiento de los productos, por lo que sus costos operativos pueden ser altos y 3) requiere de un espacio fsico y de cierta vigilancia, lo cual, suele tener un costo adicional.

En todo caso, se debe ponderar los beneficios que brinda a la empresa (en volumen de ventas, utilidades, presencia de marca y/o servicio a los clientes), contra sus costos totales, para decidir si se emplea o no este tipo de venta.

5.4 REDES DE VENTAS En la actualidad lo ms sofisticado en ventas son las Redes. Sin embargo, en otros pases se utilizan desde hace mucho tiempo. Se principiaron a usar en productos de belleza y productos para el hogar. Tienen como base la venta al detalle o al menudeo. Funciona as: La empresa contrata a un nmero de vendedores jefes, quienes a su vez, al llenar ciertos requerimientos o volumen de ventas, contratan a otro grupo de vendedores y as sucesivamente. Todos tienen una comisin. Los jefes ganan

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comisin por las ventas de sus vendedores. En la medida que la red se extiende, aumentan las ventas. 5.4.1 Ventajas de las Redes La venta se expande a medida que aumentan los vendedores. Cada persona que organiza su red se convierte en un lder que ensea a vender y dirige a su gente. En la red, cada vez aumenta el nmero de vendedores empresarios y hay ms personas beneficiadas. Se ahorra en gastos fijos. Por ejemplo, no se necesita un edificio grande. Slo se necesitan uno o varios salones para reunin de grupos. Se ahorra en mobiliario. Se ahorra en propaganda, porque sta se hace de boca en boca. 5.4.2 Cmo trabajan las Redes de Ventas Se colocan, a diversos niveles, personas que controlan a los Jefes de grupo. Algunas empresas los llaman Ingenieros de Ventas o Ingenieros Jefes. Se designa un da en que el Jefe se reunir con su grupo. Esto a todos los niveles.

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En la mayora de empresas en Red slo los Jefes de grupo pueden hacer pedidos y todas las ventas se cancelan al contado. Por lo general, cuando se entrega el producto. El ahorro en edificio, mobiliario, etc. Incrementa el capital. Este incremento permite ganar comisiones. El xito de este tipo de ventas, radica en la rapidez con que se expanden las redes y por ende el aumento de las ventas. 5.4 EJEMPLO SISTEMA DE VENTAS
Nombre: EJEMPLO, S.A. Cdigo: Versin:

Gestin para las Ventas

Aprobado por: Fecha de aprobacin:

VENTAS01
Rige a partir de: Pgina:

1
N Copia:

Solicitud de cambio N: NA

Elaborado por:

Gerente Financiero Jefe de Ventas 01-08-11

01-08-11

44 de 3

a) PROPOSITO Y ALCANCE El propsito de este procedimiento es el siguiente: Establecer el concepto, naturaleza y registro de las ventas. Definir los objetivos del departamento de Comercializacin. Definir los pasos a seguir para la realizacin de ventas.

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Pgina: EJEMPLO, S.A.

Versin:

Cdigo:

2 de 3

PGF-01

Establecer la comunicacin de los resultados. Este procedimiento se aplica a todo Vendedor. Ya que contiene los procedimientos aplicables para la gestin de ventas de la empresa EJEMPLO, S.A.

b) DOCUMENTOS RELACIONADOS CDIGO COT01 PED01 FC NOMBRE DEL DOCUMENTO COTIZACIONES PEDIDOS DE CLIENTES FACTURAS

c) CONTENIDO c.1. Gestin de Ventas: c.1.1. El vendedor visita a los posibles clientes nuevos para dar a conocer los productos de la Planta y contacta a los clientes ya existentes para promocionar el catalogo actual de productos.

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Pgina: EJEMPLO, S.A.

Versin:

Cdigo:

3 de 3

PGF-01

c.1.2. Recibe de los clientes la solicitud de cotizacin de los productos, es responsabilidad del vendedor revisar la existencia en bodega de los productos requeridos por el posible cliente. La cotizacin deber ir autorizado por el Jefe del Departamento de ventas. c.1.3. El Vendedor le da seguimiento a la cotizacin hasta recibir la confirmacin respectiva del cliente y procede a ingresar el pedido al sistema de ventas. c.1.4. Si es cliente nuevo el vendedor le dar de alta en el sistema de ventas en el modulo de Catalogo de Clientes; si el cliente esta activo en la base de datos el vendedor har una actualizacin de los datos cuando esto proceda. c.1.5. El vendedor ingresa el pedido al sistema de Ventas con los precios basados segn la cotizacin aceptada por el cliente. c.1.6. El cajero procede a la facturacin del pedido respectivo indicando el tipo de pago (crdito o contado) si es contado le entrega la factura original directamente al cliente el cual debera cancelar el monto total de la factura, el cajero deber realizar el recibo de caja correspondiente como constancia de que la factura fue cancelada.

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Si es crdito la factura original es traslada al departamento de crditos y cobros de la empresa. Es responsabilidad del cajero el orden y archivo de las copias de las facturas. c.1.7. EL cajero traslada las copias de las facturas as: rosada al departamento de contabilidad, verde al departamento de bodega, la celeste queda en poder del cajero. c.1.8. El encargado de la bodega procede a entregar el producto al cliente, despachando segn lo indicado en la factura y solicitando al cliente su firma como constancia de haber recibido el producto completo y en buen estado. c.1.9. El departamento de crditos es el encargado de cobrar las facturas al crdito, administrando el control de la cartera de clientes utilizando para ello cobradores motorizados.

d) CONTROL DE LOS REGISTROS DEL SISTEMA

CODIGO Y NOMBRE DEL REGISTRO RESPONSABLE DE SU ARCHIVO MODO DE INDIZACION Y ARCHIVO ACCESO AUTORIZADO TIEMPO DE CONSERVACION

COT01 Cotizaciones

Vendedor

Expediente en orden numrico

Comercializacin, Finanzas

Indefinido

PED01 Pedidos de clientes FC Facturas

Vendedor Cajero

Expediente en orden numrico Expediente en orden numrico

Comercializacin, Finanzas Comercializacin, Finanzas, Crditos y cobros, Contabilidad.

Indefinido Indefinido

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CONCLUSIONES 1. Las ventas son consideradas una actividad comn y practicada por la mayor parte de las empresas, considerndola como una forma de acceso al mercado cuyo objetivo es vender y producir lo que desea, cuya intencin es satisfacer un deseo o necesidad del consumidor 2. El departamento de ventas tiene distintas funciones entre las ms importantes se encuentran: el manejo de la distribucin y ventas de sus productos o servicios, y es encargado de contratar promotores, vendedores, supervisores y personal para llevar el control de inventarios de productos de cada sucursal. 3. El vendedor debe poseer una autentica carrera que exige vocacin, estudio, aptitud y experiencia para sobresalir, ya que la misin primordial de l es indiscutiblemente la de vender considerando para ello las empresas estmulos como felicitaciones verbales o escritas, o tambin remunerando por el trabajo realizado. 4. Las empresas tienen la opcin de realizar distintos tipos de ventas para poder alcanzar sus objetivos entre las cuales se pueden mencionar las ventas al contado, al crdito y a consignacin, aunque siempre se debe procurar vender al contado porque de ese modo se obtiene ms rpidamente el dinero producto de la venta para invertirlo nuevamente.

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RECOMENDACIONES 1. Los productos o servicios generados para la venta deben ser elaborados con calidad, logrando satisfacer las necesidades del cliente e

implementando adecuadamente las herramientas para promover las ventas. 2. La planificacin de los objetivos generales debe estar al alcance de los empleados, para obtener un resultado satisfactorio en cuanto al cumplimiento de estos. 3. Una organizacin adecuada dentro del departamento de ventas es indispensable para que esta cumpla sus objetivos de lo cual depende la venta de sus productos y servicios siendo importante para la empresa. 4. Cada miembro del departamento de ventas debe conocer cada una de sus responsabilidades y llevarlas a cabo no sobrepasando los lmites establecidos alcanzando un mayor desempeo de cada miembro. 5. La toma de decisiones por parte de los miembros involucrados en el departamento de ventas afecta a la empresa por tanto la constante capacitacin es indispensable para as reducir resultados que no son satisfactorios para la entidad.

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BIBLIOGRAFIA

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