Extrait gratuit de Laudit social des PME : questionnaire daudit social

La discipline

La procdure disciplinaire

Questionnaire

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Ralisez votre audit laide des questions suivantes : Le module questionnaire Q010 Client audit: Q020 Date de laudit:

Q030- Les convocations entretien pralable sont-elles crites? Oui / Non

I

Principe :

Lemployeur souhaitant convoquer lun de ses salaris un entretien pralable doit le faire par lettre recommande avec accus de rception, ou par remise en main propre contre dcharge.
I

Sanction :

Le non-respect de ce formalisme rend la convocation inoprante.

Q040 - Les courriers de convocation entretien pralable adresss par lemployeur aux salaris concerns contiennent-ils les mentions suivantes? Oui / Non
A/ Objet de la convocation B/ La date, lheure, le lieu de lentretien C/ La possibilit de se faire assister par un membre de lentreprise
I

Principe :

Pour tre valable, la convocation doit imprativement comporter ces trois mentions.
I

Sanction :

La procdure de convocation nest pas valable et le salari naura pas sy conformer. Sil conteste a posteriori le non-respect de la procdure de convocation devant le juge prudhomal, lannulation de la procdure sera prononce.

Q050 - Lorsque lemployeur envisage de licencier le salari, le prcise-til dans le courrier de convocation? Oui / Non
I

Principe :

Lorsque la sanction envisage est un licenciement, lemployeur doit le prciser dans le courrier de convocation entretien pralable.
I

Sanction :

A dfaut dune telle indication, la sanction prononce par lemployeur ne pourra tre le licenciement. Et sil prononce une telle sanction, le salari pourra demander lannulation de la procdure au juge prudhomal.

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- JANVIER 2010

La procdure disciplinaire

Q060 - Lemployeur envoie-t-il ses convocations entretien pralable dans un dlai raisonnable? Oui / Non Toutes les questions sont suivies dune rponse claire et complte
I

Principe :

gagnez du temps en tant sr de vos indications !

Lorsquil envisage de licencier le salari, lemployeur doit lui envoyer la convocation entretien pralable dans un dlai raisonnable.
I

Sanction :

Si lemployeur tarde trop convoquer le salari et quil le licencie ensuite pour faute grave ou lourde, le salari pourra contester la dcision devant le juge prudhomal.

Q070 - Lemployeur respecte-t-il un dlai entre la convocation et la tenue de lentretien? Oui / Non
I

Principe :

Lentretien pralable ne peut avoir lieu moins de cinq jours ouvrables aprs la prsentation au salari de la lettre de convocation ou sa remise en main propre.
I

Sanction :

Le non-respect de ce dlai rend la procdure irrgulire.

Q080 - Lemployeur respecte-t-il le dlai dun jour franc aprs lentretien pralable pour prononcer la sanction? Oui / Non
I

Principe :

Aucune sanction ne peut tre prononce par lemployeur moins dun jour franc aprs lentretien pralable quil a eu avec le salari.
I

Sanction :

La sanction ntant pas valablement prononce, elle ne peut tre excute.

Q090 - Lemployeur prononce-t-il la sanction dans le dlai dun mois lissue de lentretien pralable ? Oui / Non
I

Principe :

Aucune sanction ne peut tre prononce par lemployeur plus dun mois aprs lentretien pralable quil a eu avec le salari.
I

Sanction :

La sanction nest pas valablement prononce, elle ne peut tre excute.

Q100 - Lemployeur motive-t-il les sanctions quil prend lencontre dun salari? Oui / Non
I

Principe :

Lemployeur doit informer le salari par lettre remise en main propre contre dcharge, ou courrier recommand, de la sanction envisage et des griefs retenus contre lui.
I

Sanction :

A dfaut de motivation, la sanction est injustifie. Lemployeur devra donc reprendre la procdure.

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La procdure disciplinaire

Q110 - Sil envisage le licenciement disciplinaire dun reprsentant du personnel, lemployeur convoque-t-il le comit dentreprise lorsquil en existe un? Oui / Non
I

Principe :

Tout licenciement dun reprsentant lu doit donner lieu la consultation (pour avis) du comit dentreprise.
I

Sanction :

Le non-respect de cette obligation constitue un dlit dentrave puni dune peine damende pouvant aller jusqu 3.750 euros (7.500 euros en cas de rcidive).

Q120 - Sil envisage le licenciement disciplinaire dun reprsentant du personnel, lemployeur sollicite-t-il lautorisation de linspecteur du travail? Oui / Non
I

Principe :

Lemployeur qui envisage de licencier un salari protg doit au pralable en obtenir lautorisation auprs de linspecteur du travail dont dpend ltablissement o est employ le salari dont le licenciement est envisag.
I

Sanction :

Si lemployeur viole cette rgle et licencie tout de mme le salari protg, le licenciement sera dclar nul par le juge. L encore, lemployeur se rend coupable dun dlit dentrave, sanctionn dune peine damende pouvant aller jusqu 750 euros pour une personne physique et 3.750 euros pour une personne morale, porte 7.500 euros en cas de rcidive (contravention de 4 classe).

Q130 - Lemployeur notifie-t-il les licenciements quil prononce par courrier recommand avec accus de rception? Oui / Non
I

Principe :

Dans les entreprises de moins de 11 salaris, lemployeur dcidant de licencier le salari doit le lui notifier par courrier recommand avec accus rception. Dans les entreprises de plus de 11 salaris, une notification par exploit dhuissier ou lettre remise en main propre contre dcharge sont galement admises.
I

Sanction :

En cas dirrgularit de la procdure, le juge prudhomal peut ordonner lemployeur de verser au salari une indemnit compensatrice.

Procdez la mise en conformit laide de la (des) fiche(s) action(s) :

Bien rdiger la lettre de convocation du salari un entretien pralable Rfrence Internet : ASP.06.2.010 Quelle procdure respecter pour prononcer une sanction disciplinaire Rfrence Internet : ASP.06.2.020 Licencier un salari protg Rfrence Internet : ASP.06.2.030 Ne rien ngliger dans la lettre de licenciement Rfrence Internet : ASP.06.2.040 (Voir pages suivantes ou saisir la Rfrence Internet dans le moteur de recherche du site www.editions-tissot.fr/asp)

Gratuit ! page 4

Sur Internet : Une fois le questionnaire rempli et valid, vous obtenez la synthse personnalise avec les prconisations en fonction de vos rponses.
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Questionnaire personnalisable en ligne Rcapitulatif des rponses au questionnaire Analyse des rponses et synthse personnalise suite laudit Fiches actions et modles personnalisables actualiss

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Extrait gratuit de Laudit social des PME : fiche action

Grer un dpart l'initiative de l'employeur : licenciement pour motif personnel et mise la retraite

Bien rdiger la lettre de convocation du salari un entretien pralable

Rfrence Internet ASP.06.2.010

Saisissez la rfrence Internet ASP.06.2.010 dans le moteur de recherche du site www.editions-tissot.fr pour accder aux mises jour de cette fiche

Dans le cadre de labonnement, cf. page 9.

Vous envisagez de prendre une sanction envers l'un de vos collaborateurs, voire mme de procder son licenciement. Pour respecter la procdure disciplinaire, vous devez, en tout premier lieu, le convoquer un entretien pralable. Comment rdiger cette convocation, selon quelle forme et avec quel contenu ? Devezvous y indiquer vos motivations ? Est-il ncessaire, voire obligatoire, d'voquer votre projet ou mme votre dcision de rompre le contrat ? Quels sont les dlais respecter et les erreurs ne pas commettre ?

Description des tapes suivre pour agir en toute scurit.

La bonne mthode
I I

tape 3 Fixer la date de l'entretien et l'indiquer dans la lettre de convocation

tape 1 Choisir la forme de l'envoi de la convocation

Attention, les modalits diffrent selon le type de sanction envisage. Convocation un entretien pralable une sanction autre que le licenciement Dans le cas d'une simple procdure disciplinaire, et pour une sanction moins grave qu'un licenciement, aucun dlai prcis n'est prvu entre la convocation et l'entretien : il faut simplement respecter un dlai raisonnable pour permettre au salari de prparer son entretien. En pratique, il est estim qu'un dlai de 3 jours est suffisant. Exemple Envoi de la lettre de convocation un lundi pour un entretien le lundi suivant (compte tenu des dlais d'acheminement du courrier).

Vous pouvez adresser votre convocation au salari par lettre recommande avec accus de rception ou la lui remettre en mains propres contre dcharge (c'est--dire date et signe de la main du salari destinataire). Les deux formes sont valables. La premire est plus solennelle, la seconde plus souple mais elle comporte le risque de se heurter un refus du salari d'accepter le courrier que vous souhaitez lui remettre. Attention, une simple convocation orale, mme devant tmoins, par e-mail ou par fax n'est pas rgulire et n'a donc aucune valeur juridique.

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Des exemples concrets facilement applicables.

 Notez-le
La lettre de convocation peut tre rdige par lun de vos salaris, la condition quil ait reu une dlgation crite en ce sens.
I

Convocation un entretien pralable un licenciement ou une sanction pouvant aller jusqu'au licenciement Dans ce cas de figure, l'entretien ne peut avoir lieu qu' partir du 6e jour ouvrable suivant la rception de la convocation par le salari (qu'il reoive la lettre par courrier ou que vous la lui remettiez en mains propres). Pour calculer le dlai de 5 jours ouvrables entre la convocation et l'entretien, il conviendra de neutraliser, outre le jour de remise ou de rception de la lettre de convocation, le jour de repos hebdomadaire (en gnral le dimanche) et les jours fris habituellement chms dans l'entreprise. Par exemple : convocation reue le mardi matin. Si le vendredi est fri, l'entretien ne peut pas avoir lieu avant le mercredi suivant. Comme on ne peut pas tre absolument certain du temps que va prendre une lettre recommande pour parvenir son destinataire, la prudence recommande de prvoir un dlai un peu plus large ; dans notre exemple, si la lettre est poste le lundi, comme nous ne sommes pas certains qu'elle sera prsente le mardi matin, il serait prudent de prvoir l'entretien le jeudi, voire le vendredi suivant au lieu du mercredi...

tape 2 Bien prciser l'objet de cette convocation

Dans la lettre de convocation, vous devez clairement indiquer quelle est votre intention : envisagez-vous un licenciement ou une sanction moins lourde ? Dans le cas d'une sanction autre qu'un licenciement (comme une mise pied disciplinaire, par exemple), vous n'avez pas l'obligation d'annoncer la nature exacte de la sanction envisage. Mais vous ne devez jamais ni crire, ni laisser entendre par le contenu de cette convocation que votre dcision est dj prise ! En effet, l'entretien pralable a pour but de permettre au salari de se dfendre quant aux faits qui lui sont reprochs. Vous ne pouvez donc pas objectivement avoir dj pris une dcision tant que vous n'aurez pas entendu les explications de ce dernier. Vous n'tes pas tenu, par ailleurs, de prciser dans cette premire lettre de convocation les raisons prcises qui vous conduisent envisager une sanction, voire un licenciement.
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Toutes les informations et les explications utiles.

Bien rdiger la lettre de convocation du salari un entretien pralable

L'entretien, enfin, est en principe fix pendant les heures de travail du salari, bien que ce ne soit pas une obligation absolue. En fait, des circonstances particulires peuvent justifier la fixation de l'entretien un autre jour (par exemple : arrt maladie du salari vous obligeant dcaler lentretien en fonction de ses heures de sortie). Mais attention ! Si le salari apporte la preuve d'un abus de l'employeur, il pourra demander la prise en charge des dpenses entranes par la fixation de l'entretien hors du temps de travail (par exemple : temps pass en dehors des horaires habituels pour un salari employ temps partiel). Ainsi, il est possible de convoquer le salari pendant ses congs, mais il risque dans ce cas de demander un ddommagement.
I

Des conseils pratiques pour piloter vos interventions. vitez les erreurs
Ne mentionnez pas les motifs prcis de votre intention de procder un licenciement dans la lettre de convocation Vous vous gardez ainsi la possibilit d'invoquer par la suite d'autres motifs, en particulier lors de l'entretien pralable puis de la rdaction de la lettre de notification du licenciement. Il faut savoir en effet que vous serez li par le contenu de votre lettre de convocation. Cependant, on imagine difficilement que l'entretien qui suit cette lettre de convocation rvle des motifs nouveaux et supplmentaires... L'objet de l'entretien est davantage de permettre au salari de faire valoir son point de vue et donc ventuellement de diminuer les charges son encontre.

tape 4 Fixer le lieu de l'entretien

Le rle des dlgus du personnel

Hormis le cas o le salari pour lequel une sanction est envisage est lui-mme un salari protg, les reprsentants du personnel n'interviennent pas dans les modalits de convocation du salari.

Habituellement, l'entretien doit se drouler sur le lieu du travail ou ventuellement au sige social. Ceci tant, des circonstances exceptionnelles (indisponibilit des bureaux ou salles de runion par exemple) ainsi que la fonction (cadre suprieur ou commercial par exemple) peuvent justifier le choix d'un autre lieu de rendez-vous. Dans ce cas, l'employeur veillera ne pas commettre d'abus en choisissant un lieu inadquat. L'employeur devra prendre en charge toutes les dpenses entranes par le choix d'un lieu diffrent de celui du lieu de travail : frais de dplacements, ddommagement ventuel du temps pass en plus de l'horaire habituel de travail.
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Les sanctions possibles

Si le salari parvient prouver que vous aviez dj pris votre dcision avant mme de le convoquer et en tout cas avant l'entretien, vous pourrez tre condamn notamment pour licenciement sans cause relle et srieuse et risquez de devoir verser des dommages et intrts correspondant plusieurs mois de salaire. Par ailleurs, si vous n'avez pas respect le dlai de 5 jours entre la convocation et l'entretien dans le cadre d'un licenciement, ou encore les dispositions relatives lassistance du salari par un conseiller, l'irrgularit de votre procdure peut tre sanctionne par le versement de 1 mois de salaire. Il en est de mme si vous n'avez pas indiqu dans la lettre de convocation la mention de l'adresse de la mairie ou de l'inspection du travail.

tape 5 Mentionner le droit pour le salari d'tre assist lors de l'entretien

Le salari convoqu (soit pour un ventuel licenciement, soit en vue d'une sanction moins grave) doit tre inform dans la lettre de convocation de son droit de faire appel, pour l'assister pendant l'entretien, une personne de son choix appartenant au personnel de l'entreprise, notamment un reprsentant du personnel. Si l'entreprise n'est pas dote d'institutions reprsentatives du personnel, il faut alors prciser au salari dont le licenciement est envisag qu'il peut se faire assister par un conseiller extrieur dont le nom figure sur une liste dpartementale qu'il pourra consulter : soit la direction dpartementale du travail ; soit la mairie de son domicile ; soit la mairie de la commune o est situ l'tablissement, si le salari rside dans un dpartement diffrent de celui o est implant l'tablissement. Vous devez joindre dans votre convocation les adresses correspondantes. Cette possibilit d'tre assist par un conseiller extrieur n'est prvue que dans le cas d'un ventuel licenciement, pas pour une sanction moins lourde.

Notre conseil

retenir.

Si vous envisagez une sanction telle qu'un simple avertissement voire mme une courte mise pied, essayez de remettre la convocation en mains propres au lieu de l'adresser en recommand En effet, le caractre solennel de la procdure risque de cristalliser une situation dj conflictuelle. En fait, lorsqu'on envisage une simple sanction et non un licenciement, de manire gnrale, c'est que l'on compte sur un changement de comportement du salari. Lorsque le salari a commis une faute grave, il peut arriver que, pour des raisons lies son anciennet ou son absence de dossier disciplinaire, vous ne souhaitiez pas le licencier Pour autant, vous pouvez lui montrer la gravit des faits commis et envoyer un signal fort aux autres salaris en le convoquant un entretien pralable une sanction pouvant aller jusqu'au licenciement. La procdure est

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Bien rdiger la lettre de convocation du salari un entretien pralable

certes plus lourde (dlai de 5 jours et possibilit de recours un conseiller extrieur si l'entreprise n'a pas de reprsentants du personnel), mais le salari ne saura pas, lors de la rception de sa convocation, qu'il n'encoure qu'une simple sanction. Par ailleurs, si l'entretien rvlait d'autres lments fautifs, vous garderiez alors la possibilit de procder au licenciement.

Que faire si le salari ne va pas retirer la lettre recommande de convocation ? Vous pouvez soit le convoquer une nouvelle fois, soit ventuellement continuer la procdure. Dans ce cas, vous devez bien vous assurer que l'adresse du salari dont vous disposez est la bonne. Si vous choisissez de poursuivre tout simplement la procdure, soyez prsent la date et l'heure qui avaient t fixes pour l'entretien au cas o le salari viendrait. Enfin, vous pouvez toujours, en plus de la lettre recommande, envoyer copie de la convocation en lettre simple en indiquant sur le courrier : copie de la lettre recommande envoye ce jour .

Questions / Rponses
Que faire lorsque La Poste retarde l'arrive du courrier ? Si le retard de La Poste n'a pas permis de respecter le dlai de 5 jours, il est conseill de reprendre la procdure son dbut et de convoquer nouveau le salari. A noter que, pour la clart de la procdure, il est conseill de porter la mention annule et remplace sur le nouveau courrier de convocation.

Toutes les fiches actions et les questionnaires sont disponibles dans le classeur et sur Internet en accs illimit. Ils sont mis jour chaque trimestre.

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Modles tlchargeables
Convocation un entretien pralable une sanction disciplinaire

GRATUIT page suivante !

Licenciement pour motif non disciplinaire : convocation entretien pralable Licenciement pour faute sans mise pied conservatoire : convocation entretien pralable Licenciement pour faute avec mise pied conservatoire : convocation entretien pralable

Rfrences aux textes officiels associes cette fiche

retrouver sur Internet dans le cadre de labonnement, cf. page 9.

6 LAUDIT SOCIAL DES PME EDITIONS TISSOT - JANVIER 2010

Extrait gratuit de Laudit social des PME : modle personnalisable

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(sur papier en-tte de lentreprise)

Coordonnes du salari Adresse A (lieu), le (date)

Lettre recommande avec accus de rception ou remise en mains propres contre dcharge

Objet : Convocation un entretien pralable une sanction disciplinaire

M. , En raison des faits survenus (de votre attitude fautive) le , nous vous informons que nous envisageons de prendre une sanction votre gard. Avant de prendre une dcision et, conformment la loi, nous souhaiterions avoir un entretien avec vous. Cet entretien, au cours duquel nous aurons loccasion dcouter vos explications, se tiendra le heures dans le bureau de ......, avec M. ...... Nous vous prcisons que vous pourrez vous faire assister, au cours de lentretien, par une personne appartenant au personnel de lentreprise. Nous vous prions de bien vouloir agrer, M. , l'expression de nos salutations distingues.

Signature de lemployeur

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