RO

RO

RO

COMISIA COMUNITILOR EUROPENE

Bruxelles, 30 mai 2007

Declaraia de guvernan a Comisiei Europene

RO

RO

Declaraia de guvernan a Comisiei Europene

Misiunea Comisiei Europene este de a promova interesul general al Uniunii Europene. Comisia i ndeplinete aceast misiune participnd la procesul decizional, n special prin prezentarea de propuneri pentru legislaia european, prin supravegherea punerii n aplicare corecte a tratatelor i a legislaiei europene, prin punerea n practic a politicilor comune i gestionarea fondurilor. Prezenta declaraie de guvernan se refer la funcionarea intern a Comisiei: diferiii participani, planificarea strategic, responsabilitatea i mecanismele de responsabilizare, cadrul de deschidere i transparen, mecanismul care s asigure un cadru normativ de calitate n UE i, n cele din urm, msurile de promovare a eticii n cadrul Comisiei. 1.
PARTICIPANII: FUNCII DIVERSE PENTRU RESPONSABILITI BINE DEFINITE

Comisia European are o structur de guvernan unic. Originile acesteia sunt stabilite de tratate, dar structura a evoluat pentru a ine pasul cu rolul n schimbare al Comisiei i pentru a reflecta progresele nregistrate n ceea ce privete guvernana european. Colegiul comisarilor reprezint apogeul acestei arhitecturi, definind politica i lund decizii: i asum responsabilitatea politic pentru aciunile ntreprinse de Comisie. Punerea n aplicare operaional este delegat directorilor generali i efilor de servicii, care conduc structura administrativ a Comisiei. n continuare sunt prezentate diferitele responsabiliti. 1.1. Colegiul comisarilor Tratatul de instituire a Comunitii Europene (articolele 211-219) stabilete n detaliu ceea ce li se cere comisarilor la nivel individual i n cadrul colegiului n temeiul legii. Comisia lucreaz sub ndrumarea politic a preedintelui su, care ia hotrrea cu privire la organizarea sa intern, pentru a se asigura c aceasta acioneaz consecvent, eficient i pe baza principiul colegialitii. Principiul colegialitii, care guverneaz toate activitile Comisiei, nseamn c toi membrii Comisiei sunt responsabili n comun pentru deciziile i aciunile ntreprinse. n ceea ce privete comisarii ca indivizi, Tratatul CE prevede c membrii Comisiei sunt alei pe baza competenei lor generale. Ei i exercit funciile n deplin independen. Aceasta nseamn c nu pot solicita i nici accepta instruciuni din partea niciunui guvern sau organism. n cazul n care unul din comisari nu mai ndeplinete condiiile necesare exercitrii funciilor sale sau n care a comis o fapt din culp grav, Curtea de Justiie i poate hotr destituirea. Un membru al Comisiei i prezint demisia n cazul n care preedintele i cere acest lucru, dup aprobarea colegiului. Comisia ndeplinete, de asemenea, o serie important de sarcini financiare i de gestiune. n conformitate cu normele financiare existente, aranjamentele interne stabilite de colegiu determin o structur de instrumente de control i gestiune eficiente care i permit colegiului s i asume responsabilitile politice.

RO

RO

1.2.

Directorii generali i efii de serviciu Regulamentul de procedur al Comisiei i Codul de conduit al comisarilor, adoptate de Comisie la nceputul mandatului su, definesc relaiile dintre membrii Comisiei i serviciile aflate sub coordonarea acestora. Relaiile se bazeaz pe principiile loialitii, ncrederii i transparenei. Membrii Comisiei primesc informaii att de la propriile servicii, ct i de la serviciile centrale, pentru a-i putea exercita responsabilitatea politic i rolul de supraveghere. Ei trebuie s asigure punerea n aplicare a prioritilor politice pe care le-au stabilit n conformitate cu programul de lucru al Comisiei. n acest scop, colegiul i membrii si au posibilitatea de a da instruciuni serviciilor respective. Metodele de lucru sunt stabilite ntre fiecare comisar i directorii generali care se afl sub autoritatea sa. Normele prevd n special obligaia serviciilor de a aduce la cunotina membrului Comisiei orice informaie care ar putea pune sub semnul ndoielii responsabilitatea comisarului sau a colegiului. Punerea n aplicare operaional a bugetului este delegat formal diferiilor directori generali sau efi de serviciu. Aceasta delegare este hotrt pe baz anual. n calitate de ordonatori de credite delegai, acetia sunt responsabili pentru gestiunea financiar corect i eficient a resurselor i pentru crearea unor sisteme adecvate i eficiente de control pentru a asigura legalitatea i regularitatea cheltuielilor din propriul departament. Ordonatorii de credite delegai pot subdelega formal responsabilitatea personalului competent n vederea autorizrii, n numele acestora, a cheltuielilor i veniturilor. Comisarul competent pentru fiecare domeniu de politic supravegheaz execuia bugetului de ctre directorul general sau eful de serviciu. Pentru a se garanta c execuia bugetar nu este efectuat de o singur persoan, ali membri ai personalului ajut la execuia bugetului: cel puin dou persoane trebuie implicate n autorizarea tranzaciilor bugetare (una pentru iniierea tranzaciei i a doua pentru verificare i autorizare). La execuia bugetului, ordonatorii de credite delegai trebuie s respecte dispoziiile regulamentului financiar i ale normelor sale de punere n aplicare i trebuie s creeze sisteme de control intern corespunztoare, conforme Standardelor de control intern ale Comisiei. Aceste standarde constituie cadrul de baz de control intern care trebuie aplicat n ntreaga Comisie pentru a se garanta c obiectivele stabilite sunt ndeplinite. Lund n considerare beneficiile n materie de costuri ale aplicrii sistemelor de control intern, sistemul de control trebuie s ofere asigurri rezonabile, nu absolute, c activitile operaionale sunt eficiente i eficace, c tranzaciile sunt legale i regulamentare, c rapoartele financiare i de gestiune sunt de ncredere, c activele i informaiile sunt protejate i, n cele din urm, c obiectivele sunt ndeplinite. Sistemele de control intern sunt revizuite n mod regulat pentru a garanta un control eficace la un cost rezonabil. Fiecare ordonator de credite delegat este asistat de un director de resurse i/sau coordonator pentru controlul intern care supravegheaz i monitorizeaz punerea

RO

RO

n aplicare a sistemelor de control intern n cadrul departamentului respectiv al Comisiei. De asemenea, Comisia poate delega ageniilor executive punerea n aplicare a programelor specifice. Arhitectura de guvernan a ageniilor executive este definit n regulamentul din 2002 de stabilire a statutului acestor agenii1 i dispune de o definire suplimentar n actul de delegare n sine. Fiecare agenie este gestionat de un director i de un comitet director alctuit din cinci membri numii de Comisie, care adopt programul anual de lucru al ageniei, care cuprinde obiectivele detaliate i indicatorii de performan, precum i bugetul administrativ al ageniei. Dispoziiile Comisiei referitoare la planificare, raportare, sisteme de control intern, audit intern i conturi sunt pe deplin aplicabile ageniilor executive. 1.3. Contabilul Contabilul Comisiei execut ordinele de plat i de recuperare ntocmite de ordonatorii de credite i este responsabil cu gestionarea trezoreriei; stabilete normele i metodele contabile, valideaz sistemele contabile, ine contabilitatea i ntocmete situaiile financiare ale instituiei, de asemenea consolideaz aceste conturi cu cele ale altor instituii. De asemenea, contabilul semneaz conturile, certificnd c a efectuat verificrile pe care le consider necesare i este satisfcut() de modul n care au fost pregtite, n conformitate cu normele i metodele contabile i sistemele contabile stabilite sub responsabilitatea sa, c a fcut toate modificrile necesare pentru o prezentare corect i veridic a conturilor, n conformitate cu normele financiare, i c acestea sunt, prin urmare, fiabile. 1.4. Serviciul financiar central Serviciul financiar central al Comisiei este serviciul responsabil de Regulamentul financiar i de cadrul de control intern. Acesta ofer de asemenea sprijin i consiliere celorlalte departamente ale Comisiei n probleme referitoare la gestiunea financiar, inclusiv interpretarea legislaiei, controlul intern i gestiunea riscurilor. Serviciul dezvolt standarde i orientri, faciliteaz schimbul de bune practici n domeniu pentru a-i ajuta pe ordonatorii de credite s-i asume responsabilitile de gestiune financiar. 1.5. Arhitectura de audit intern Serviciul de audit intern (SAI) este un serviciu al Comisiei condus de auditorul intern al Comisiei. Misiunea sa este de a emite opinii de audit independente privind calitatea sistemelor de gestiune i control intern ale Comisiei i de a prezenta recomandri menite s asigure ndeplinirea eficace i eficient a obiectivelor Comisiei.

Regulamentul (CE) nr. 58/2003 al Consiliului din 19 decembrie 2002 de stabilire a statutului ageniilor executive crora urmeaz s li se ncredineze anumite sarcini n gestionarea programelor comunitare (JO L 11, 16.1.2003).

RO

RO

 n toate departamentele Comisiei exist structuri de audit intern. Rolul acestora este de a asista directorul general i conducerea, n cadrul direciilor generale, de a controla riscurile i a monitoriza respectarea, n special, a standardelor de control intern. Ele ofer o opinie independent i obiectiv privind calitatea sistemelor de gestiune i control intern, contribuind astfel la formularea unor asigurri rezonabile n declaraia de asigurare, i fac recomandri pentru a mbunti eficiena i eficacitatea operaiunilor i pentru a garanta economisirea resurselor direciilor generale. Comitetul de monitorizare a auditurilor (CMA) este alctuit din apte comisari i doi experi externi n domeniul auditului i asigur independena serviciului de audit intern. Conform statutului propriu, Comitetul de monitorizare a auditurilor raporteaz anual colegiului cu privire la activitatea de audit intern i la transpunerea n practic de ctre departamentele Comisiei a recomandrilor provenite din mai multe surse: auditorul intern, structurile de audit intern, Curtea de Conturi European i probleme legate de audit din rezoluiile de descrcare de gestiune adoptate de Parlamentul European. n afar de aceste obligaii formale de raportare, rolul Comitetului de monitorizare a auditurilor este unul preventiv, care atrage atenia asupra situaiilor care, dac ar fi neglijate de departamentele Comisiei, ar putea prejudicia serios reputaia Comisiei. n acest sens, comitetul face eforturi pentru a spori eficacitatea transpunerii n practic de ctre departamentele Comisiei a recomandrilor relevante ale auditului, oricare ar fi sursa acestora. 1.6. Oficiul European Antifraud (OLAF) Misiunea Oficiului European Antifraud este de a proteja interesele financiare ale Uniunii Europene, de a combate frauda, corupia i orice alt activitate neregulamentar, inclusiv abaterile comise de instituiile europene. Oficiul i ndeplinete misiunea conducnd, n mod complet independent, investigaii interne i externe, n cooperare cu autoritile competente ale statelor membre. OLAF colaboreaz, de asemenea, cu departamentele Comisiei Europene pentru a se asigura c orice nou legislaie cu implicaii financiare semnificative este protejat mpotriva fraudei. OLAF acioneaz n temeiul cadrului general instituit pentru protecia intereselor financiare ale Comunitilor Europene, astfel cum au fost stabilite prin Regulamentul nr. 2988/95 al Consiliului din 18 decembrie 1995. 1.7. Oficiul de investigaie i de disciplin al Comisiei (IDOC) Oficiul de investigaie i de disciplin al Comisiei efectueaz investigaii administrative impariale i pregtete proceduri disciplinare. IDOC se ocup de toate aspectele care nu sunt deja investigate de Oficiul European Antifraud. 2. 2.1. PANIFICARE
STRATEGIC I PROGRAMARE: O STRATEGIE PENTRU URMRIREA UNOR OBIECTIVE CLARE

La nivel corporativ La nceputul mandatului, Comisia i fixeaz obiectivele strategice pentru urmtorii cinci ani. Pe baza acestor obiective sunt definite prioritile anuale, mai detaliate, din Strategia politic anual.

RO

RO

Prioritile politice stabilite n Strategia politic anual se concretizeaz n obiective operaionale prin intermediul Programului legislativ i de lucru al Comisiei. Punerea n aplicare a programului de lucru este monitorizat ndeaproape de serviciile centrale ale Comisiei cu scopul de a garanta c aspectele prioritare sunt rezolvate la timp i eficient n ntreaga Comisie. 2.2. La nivelul departamentelor Comisiei Gestiunea pe baz de activiti (Activity Based Management - ABM) este o metodologie de gestiune integrat care permite ierarhizarea prioritilor, planificarea, ntocmirea bugetului, gestionarea i raportarea n cadrul unui set coerent de domenii de aciune, denumite activiti. ABM urmrete garantarea faptului c resursele financiare i umane corespund ambiiilor politice. n domeniul bugetar, nomenclatura de ntocmire a bugetului pe activiti (Activity Based Budgeting - ABB) constituie structura bugetului comunitar i urmrete transparentizarea costului global al fiecrei politici. Comisia a dezvoltat un set de circa 230 de activiti distincte, care au fost grupate n aproximativ 30 de domenii politice coerente. Pentru fiecare activitate sunt stabilite obiective specifice, care sunt reflectate n planurile anuale de gestiune ntocmite de departamentul Comisiei care pune n aplicare activitatea respectiv. Departamentul responsabil monitorizeaz punerea n aplicare a planului su de gestiune cu ajutorul unor indicatori care nsoesc fiecare obiectiv i raporteaz cu privire la ndeplinirea obiectivelor politice cheie n cadrul unui Raport anual de activitate. 2.3. Grupul de coordonare ABM Grupul de coordonare ABM este prezidat de secretarul general i reunete directorii generali i cabinetele responsabile pentru serviciile centrale. Coordoneaz aspectele strategice legate de instrumente orizontale precum planificarea strategic i programarea i controlul intern i revizuiete regulat adecvarea proceselor corporative ale Comisiei. 3.
RESPONSABILITATEA I RESPONSABILIZAREA: PRELUAREA EXECUIEI BUGETARE NTR-UN CADRU COMPLEX

Responsabilitatea global pentru execuia bugetului i revine Comisiei Europene. Cu toate acestea, statele membre trebuie s coopereze cu Comisia pentru a garanta utilizarea creditelor n conformitate cu principiile bunei gestiuni financiare. 3.1. Cum se manifest responsabilitatea Comisiei n fiecare an, directorii generali i efii de serviciu elaboreaz un raport de gestiune (numit Raport anual de activitate) care include semnarea unei declaraii de asigurare privind responsabilitatea operaional a acestora, n calitatea de ordonatori de credite delegai. n continuare, Comisia adopt n fiecare an o Sintez a realizrilor Comisiei n materie de gestiune, prin care i asum responsabilitatea politic pentru hotrrile n materie de gestiune luate de directorii generali i efii de serviciu ai Comisiei, pe baza Rapoartelor anuale de activitate ale acestora. n cazurile n care directorii

RO

RO

generali sau efii de serviciu au formulat rezerve n declaraia de asigurare pe care au elaborat-o, sinteza anual prezint o prim analiz asupra modurilor n care vor fi rezolvate aceste neajunsuri. Sinteza analizeaz, de asemenea, puncte de vedere exprimate n afara rapoartelor anuale de activitate i abordeaz numeroase chestiuni transversale importante, aduse n discuie de organisme incluznd auditorul intern, Curtea de Conturi European, Parlamentul European i Consiliul de minitri. 3.2. Responsabilitatea n cazurile n care n execuia bugetar sunt implicai ali actori n multe cazuri, plile ctre beneficiarii finali nu sunt efectuate direct de departamentele Comisiei. O parte important a bugetului este gestionat n asociere cu statele membre, n special n domeniile fondurilor structurale i agriculturii. De asemenea, unele sarcini pot fi delegate ageniilor naionale i unor ri tere sau efectuate n comun cu unele organizaii internaionale. n toate aceste cazuri, Uniunea European definete mecanismele de control necesare i directorii generali respectivi includ n rapoartele anuale de activitate o descriere a mediului de control i a diferitelor sarcini i responsabiliti ale tuturor actorilor implicai. Drept rezultat, Comisia i poate asuma pe deplin responsabilitatea politic cnd adopt Sinteza realizrilor n materie de gestiune. 3.3. Rolul celorlalte instituii Parlamentul European exercit controlul politic asupra Comisiei, n special prin aprobarea numirii preedintelui Comisiei, precum i a colegiului n ansamblul su, prin competena de a adopta o moiune de cenzur mpotriva Comisiei, caz n care Comisia trebuie s demisioneze n bloc, i prin atribuia sa de a adresa ntrebri scrise i orale, la care Comisia are obligaia s rspund. n plus, o dat pe an i la recomandarea Consiliului, Parlamentul European aprob execuia bugetului CE de ctre Comisie, precum i conturile acesteia, nchiznd astfel ciclul responsabilitii pe anul respectiv (procedura de descrcare de gestiune). Comisia d curs recomandrilor coninute n rezoluia de descrcare de gestiune. Curtea de Conturi European este auditorul extern al Comisiei. Misiune sa este de a audita n mod independent colectarea i cheltuirea fondurilor Uniunii Europene, evalund astfel modul n care instituiile europene i ndeplinesc aceste funcii. Curtea analizeaz dac operaiunile financiare au fost nregistrate n mod adecvat, executate i gestionate legal i regulamentar astfel nct s garanteze economisirea, eficiena i eficacitatea. Curtea i face cunoscute rezultatele activitii prin publicarea de rapoarte relevante, obiective i n timp util. 4.
DESCHIDERE I TRANSPAREN: PRINCIPII DIRECTOARE

Comisia se angajeaz s lucreze ntr-o manier transparent. Se strduiete s comunice n mod activ cu privire la aciunile i deciziile sale. nainte de a iniia legislaie i politici, Comisia trebuie s lanseze o consultare ampl: calitatea politicilor UE depinde de garantarea unei largi participri a cetenilor, a organizaiilor societii civile i a tuturor prilor interesate, n toate stadiile elaborrii politicilor. Comisia pledeaz pentru o abordare cuprinztoare n vederea dezvoltrii i punerii n aplicare a politicilor i a aprobat un set de standarde minime pentru consultarea prilor interesate.

RO

RO

Comisia consider c transparena este necesar pentru a consolida ncrederea cetenilor n instituiile europene, precum i pentru a asigura legitimitatea i responsabilizarea unei administraii publice. A luat diferite msuri n acest sens, n special facilitarea accesului la documentele deinute de instituii, asigurarea unui cadru mai transparent pentru relaiile sale cu reprezentanii grupurilor de interese (un registru i un cod de conduit), precum i furnizarea de informaii privind beneficiarii fondurilor UE, lund permanent n considerare necesitatea de a proteja informaiile clasificate i cu caracter sensibil. Comisia a instituit de asemenea un registru al grupurilor de experi pentru a oferi o imagine transparent a organismelor consultative care asist Comisia i departamentele sale la pregtirea propunerilor legislative i iniiativelor politice. Prin adoptarea Iniiativei Europene pentru Transparen, care acoper o gam larg de aspecte precum asigurarea unui acces simplu la informaiile existente privind beneficiarii proiectelor i programelor, i necesitatea unui cadru mai structurat pentru activitile reprezentanilor grupurilor de interese (lobbyuri) i normele i standardele de etic profesional ale deintorilor unei funcii publice n instituiile europene, Comisia i continu eforturile de a atinge cele mai nalte standarde posibile de transparen n viaa public. n toate activitile sale, Comisia se supune unor obligaii legale specifice referitoare la protecia datelor personale i la prelucrarea acestora. 5. O
MAI BUN REGLEMENTARE: ELABORAREA UNEI LEGISLAII CARE ESTE N SERVICIUL CETENILOR I AL PRILOR INTERESATE

Comisia a dezvoltat politici i mecanisme cuprinztoare pentru a oferi un cadru reglementar simplu i de nalt calitate n UE. Acesta include urmtoarele aciuni i mecanisme cheie, de o importan capital pentru guvernana activitilor Comisiei: 5.1. Evaluarea impactului Un aspect important al elaborrii de legislaie de nalt calitate este acela de a avea o imagine complet despre impactul acesteia. Comisia examineaz sistematic impactul economic, social i asupra mediului al propunerilor sale. Din 2003, este obligatorie o evaluare a impactului pentru toate iniiativele politice majore i propunerile legislative nscrise n Programul legislativ i de lucru al Comisiei. n plus, alte propuneri, care nu se regsesc n Programul legislativ i de lucru al Comisiei dar care au un impact potenial semnificativ, pot fi de asemenea supuse unei evaluri a impactului. n noiembrie 2006, Comisia a instituit un Comitet de evaluare a impactului. Comitetul este alctuit din funcionari de nalt nivel din diferite departamente ale Comisiei i funcioneaz sub autoritatea direct a preedintelui. Comitetul ofer un control de calitate independent pentru proiectele de evaluare a impactului elaborate de diferitele servicii ale Comisiei. n cazul n care o iniiativ sau o propunere poate avea un potenial impact asupra bugetului Comisiei, evaluarea impactului este combinat cu o evaluare financiar exante, n conformitate cu Regulamentul financiar.

RO

RO

5.2.

Obinerea i utilizarea avizelor expertizei Comisia a stabilit bune practici referitoare la obinerea i utilizarea expertizei externe n toate etapele procesului de elaborare a politicilor Comisiei (COM (2002) 713). Bunele practici prevd ca departamentele Comisiei s cear consiliere de o nalt calitate corespunztoare, s fie deschise n vederea consultrii i a punerii n practic a consilierii din partea experilor i s se asigure c metodele proprii de obinere i utilizare a consilierii experilor sunt eficiente i proporionale.

6.

ETIC: NORME CLARE I GARANII EFICIENTE Comisia ateapt un nalt nivel de profesionalism i standarde etice din partea personalului su.

6.1.

Conduita personalului Comisiei Membrii personalului Comisiei trebuie s acioneze n permanen obiectiv i imparial, n interesul Comisiei i al binelui public. n practic, acetia acioneaz conform unui cadru normativ care le reglementeaz viaa profesional i care este coninut n mare parte n Statutul personalului i n normele detaliate de punere n aplicare.

6.2.

Relaii cu publicul Deschiderea i transparena sunt principiile directoare pentru relaiile cu publicul. Principiile, precum i normele detaliate, sunt descrise n Codul de bun conduit administrativ.

6.3.

Conflict de interese Exist norme stabilite pentru a se evita conflictele de interese. Aceste norme reglementeaz acceptarea cadourilor i favorurilor2, declararea activitilor profesionale ale soilor/soiilor sau ale partenerilor/partenerelor personalului3, necesitatea unei notificri n cazurile n care personalul are ndatoriri referitoare la aspecte n care are un interes personal care i-ar putea afecta imparialitatea4, precum i obligaia de a cere o autorizare prealabil pentru orice activitate extern5. Comisarii trebuie s respecte principii asemntoare: acetia trebuie s-i declare interesele i s respecte Codul de conduit al comisarilor, care le definete cadrul de etic i stabilete principiile directoare pentru relaiile dintre comisari i departamentele Comisiei.

6.4.

Rspunderea financiar a personalului Statutul personalului stipuleaz c personalul Comisiei poate avea obligaia de a despgubi, n tot sau n parte, prejudiciul suferit de Comuniti din cauza unor abateri

2 3 4 5

Articolul 11 din Statutul funcionarilor. Articolul 13 din Statutul funcionarilor. Articolul 11a din Statutul funcionarilor. Articolul 12b din Statutul funcionarilor.

RO

RO

personale grave comise n exercitarea atribuiilor sale. Exist dispoziii mai specifice pentru actorii financiari n Regulamentul financiar. 6.5. Garanii: asigurarea unor nalte standarde profesionale Anchetele administrative i procedurile disciplinare sunt aplicate n cazul n care nu sunt respectate standardele menionate anterior. Sistemul disciplinar se aplic oricrei nclcri, intenionate sau din neglijen, a obligaiilor stipulate n Statutul personalului. n plus, mecanismul de alertare este consacrat n Statutul personalului; personalul Comisiei are datoria de a raporta orice posibil fraud sau act de corupie, fcute n detrimentul intereselor Comunitilor, sau orice nclcare grav a obligaiilor profesionale, fie n cadrul Comisiei, fie direct Oficiului European Antifraud (OLAF). Membrul personalului nu suport niciun prejudiciu n urma comunicrii acestor informaii.

RO

10

RO