Ministerul Dezvoltrii, Lucrrilor Publice i Locuinei

MINISTERUL PENTRU NTREPRINDERI MICI I MIJLOCII, COMER, TURISM I PROFESII LIBERALE

Asisten Tehnic pentru sprijinirea IMM-urilor romneti, prin dezvoltarea e-portalului dedicat i prin pregtirea firmelor de consultan n afaceri

Fundaia Post Privatizare

Planificarea resurselor proiectului

Alberto Gomez Elena Nemes Vintila
PLOIESTI 16 iulie 2008

Asisten Tehnic pentru sprijinirea IMM-urilor romneti, prin dezvoltarea e-portalului dedicat i prin pregtirea firmelor de consultan n afaceri

3. Analiza Etapele abordrii prin cadrul logic: strategiei 1. Analiza problemei Care sunt problemele grupului-int/ beneficiarilor?
Rat ridicat a mortalitii infantile Rate ridicate de infecie printre sugari & copii mici % ridicate de infecii netratate Rat ridicat de reinfectare n spital Rate sczute de infecie printre sugari & copii mici Hran cu un coninut sczut n calorii al sugarilor & copiilor mici Suspiciunea mamelor fa de medicina modern Clinici mobile organizate sporadic Standarde sczute Lips de de ngrijire a pacienilor medicamente de ctre personal Coninut caloric crescut al hranei pentru sugari i copii mici

2. Analiza obiectivelor

Ce opiuni va alege proiectul nostru?

INTERNE EXTERNE

Care sunt opiunile de soluionare a acestor probleme?

Rata de mortalitate infantil sczut % crescut de infecii tratate Rat redus de re-infecie n spital

Obiectiv General Scopul proiectului Rezultate

Reducerea ratei mortalitii infantile % ridicat al infeciilor tratate Rat redus de re-infecie n spital Standardele de ngrijire a pacienilor mbuntite Suficiente medicamente Rat redus de infecii printre sugari& copii mici Hrana sugarilor& copiilor mici cu un coninut caloric ridicat

Mamele doresc s consulte clinicile mobile Clinicile organizate regulat

Activiti

Cretere a percepiei femeilor asupra serviciilor disponibile

Actualizarea abilitilor personalului

Mamele doritoare s consulte clinicile mobile

Clinicile mobile organizate regulat

Standardele de Suficiente ngrijire a pacienilor medicamente disponibile mbuntite

nlocuirea vehiculelor & echipamentelor clinicilor mobile

Proceduri noi ale Institutului n privina stocrii i controlului medicamentelor

4. Matricea Cadru Logic Cum se vor atinge obiectivele proiectului?

Log in r n ie ica te ve i In icatori ve d rifica ili nm b od ob ctiv ie S rse d ver re u e ifica Ob ctiv ie g e l en ra
Redu cerea r atei m ortalit ii infan tile tisticile ortalit ii lacopiii su Sta b Ratelem arta entulu de i 1an &su 5ani scad d la X dep m b e S tateex-ante n , la Y pn n 1 xx 9 int ediare, ex erm -post D ocum telespitalu i& en lu -in Rata re fectrii n spital icii lizateex e -ant , scadedelaXlaY pn n1 xx clin ana 9 int ediare, ex erm -post entului de Ratele tratam succes a bolilor infec ioase (p oliom , pojar, teta elit nus) la copiii sub 5ani cresc de la X la Y pn n 1 xx 9 entului de Ratele tratam succes al com plica iilor la na tere cresc delaXlaYp n n 1 xx 9 um tai N rul de pacieni tra crete de la X la Y pn n 1 xx 9 -infectare ntim pul Rata de re sp italizr scade de la X la Y ii pn n 1 xx 9 ete sa tisfac pacien ia ilor Cr fa de st andard dengr e ele ijir D ocum tele spitalului en ana lizate t est rim rial Pr ogram de ele s tatecom itar n un U ICEF r N euesc s re ra dein ie duc ta fec pr intre su gari& copii m ici Scop ul m n t ea strii de bu ir proie ctului sn tate a sugarilor i a copiilor m ici

5. Programarea activitii
Rezultatul 1: mbuntirea calitii serviciilor auxiliare de sntate 1.1 Conceperea & implementarea programelor 1.1.1 Evaluarea nevoilor de formare a personalului 1.1.2 Conceperea modulelor de formare 1.1.3 Derularea formarii
de formare destinate personalului pentru ngrijirea pacienilor

6. Programarea resurselor Ce resurse sunt necesare? Cte? Cnd?

Cantitate pe Q2 Q3 Unitate perioada de planificare Q4 Cost/ Sursa Codurile de cost Costuri pe perioada de palnificare Q2 Q3 Q1 unitate Finantator Guvernt Q1 Q4 Total Costuril anuale recurente

Su oziii p

. Re lta zu te 1

m t calit ii bun irea serviciilor auxiliare d e sn ta te

An chete p rivind sat isfaciaclientu lui der ulate a nual D ocum tele leg de en ate vizitele laclinic , ana lizate t estial rim r D ocum tele privind en vaccinarean clin ic, ana lizate t est rim rial An chete p rivind sat isfaciaclientu lui der ulate a nual Taxe Ch eltuieli (A se vede buge a tul)

2 .

Asigur area accesului la N rul de satedotatecu um servicii PHC d baz e servicii de clinic m obil pentrusugari& copii m ici. crete dela X laYpn n 1 xx 9 ocenta decopii su 5ani, jul b Pr vaccinai contra poliom elitei, pojarului&tetan usului crete de la X la Y pn n 1 xx 9 ete sa tisafac pacien ia ilor Cr fa de ca litateaserviciilor

Pr ogram de ele s tatecom itar n un U ICEF induc N convinge c obu rea n nu ie&igien tri fa ilial reuesc s m m t easc bun nu ia tri su garilor copiilor & m ici.

1.2 mbuntirea procedurilor pentru achiziia, Stocarea &controlul medicamentelor 1.2.1 Derularea managementului de audit pentru procedurile curente 1.2.2 Conceperea & testarea noilor proceduri 1.2.3 Implementarea noilor proceduri 1.2.4 Revizie periodic 1.3 1.3.1 Conceperea modulelor de formare 1.3.2 Derularea formrii 1.3.3 Anchete privitoare la satisfacia clientului
Formarea personalului n colectarea & analiza de date

Ce trebuie fcut? Cnd? Cine este responsabil?

ACTIVITI Anul 1 Anul 2 Anul 3 Anul 4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

FunctionarReg Consultant Consultant de Sanatate. de PlanificareFormare

Ref

ACTIVITI/INTRRI

Proiect

1.1 Conceperea & implementarea programelor de formare pentru ngrijirea pacienilor ECHIPAMENT Calculatoare Fax Mobil de birou SALARII & INDEMNIZAII (LOCALE) Personalul omolog Personalul administrativ ETC.

no. no. lump mm mm

2 1 1 4 2

1,000 500 3,000 200 100

UE UE UE

3.4 3.4 3.4

A/1.3 A/1.3 A/1.3

2,000 500 3,000

2,000 800 300

4,000 500 3,000 3,200 1,100

4 3

4 3

4 3

Guv. Guv.

5.2 5.2

B/2.1 B/2.1

800 200

800 300

800 300

3,200 1,100

Activ it i

1 Concep .1 erea & Asist te ena hnic im plem entareaunor Echipam ent p rogram de form e are Reze m rve edicale d estina personalulu te i p entrungrijire pacie a nilor (A se vedeaprogra area m 1 m proced .2 bun t irea urilor activ it ii) p entru a chiziia, stocarea cont & rolul m edicam entelor 1 Form a personalulu n .3 are i colectar ana ded t ea& liza ae 2 nlocuir vehiculelor & .1 ea e chipam entulu i

U personal calificat n cedoret s lu e creze nzonelerurale.

Resultatul 2: Accesul la servicii PHC de baz asigurat pentru sugari&copii mici 2.1 Conceperea & implementarea noului program pentru clinicile rurale mobile 2.2 Derularea unei campanii de contientizare 2.3 nlocuirea vehiculelor & echipamentului clinicilor mobile 2.4 Organizarea de clinici rurale lunar.

Jaloane importante 1 ANF ncheiat la sfrsitul primului qtr 7 Formarea personalului administrativ in colectarea de date pana 2lea qtr, anul2 Responsabiliatea 2 Formarea pentru ngrijirea pacienilor ncheiat la al 2lea gtr 8 1 raport asupra anchetei privind satisfactia clientilor ncheiat pna la sfarsitul celui de-al 3lea Ajutor 2 qtr, anul 3 Personalul din clinica format n ngrijirea pacientilor pna n 9 Programul noilor clinici mobile pregatit pna la sfaristul 1lui qtr al 3lea qtr 4 Raportul de audit ncheiat pna n al 2lea qtr 10Toate judeele vizitate de clinici mobile cel putin o dat pna la sfritul celui de-al 3lea qtr 5 Noi proceduri testate & modificate pna in al 4lea qtr 11 Derularea unei campanii de contientizare n toate judetele pna la sfritul celui de-al 2lea qtr 6 Modulele de formare pt colectarea de date ncheiate pna n12Noi vehicule & echipament furnizat & operaional pn la sfritul primului 1 qtr 1st qtr, yr2

Asisten Tehnic pentru sprijinirea IMM-urilor romneti, prin dezvoltarea e-portalului dedicat i prin pregtirea firmelor de consultan n afaceri

Matricea Cadru Logic

Planificarea activitii i a resurselor

Elaborarea bugetului pe baza rezultatelor
Buget Plan de activitate Plan de activitate Plan de activitate Buget Buget
Salarii Indemnizaii Vehicul Op. Birou Tel/Fax Semine Fertilizator 50005500 12501750 37504250 750 750 400 400 850 1100 23003100 5500 1750 4250 750 400 1100 3100 5500 1750 4250 750 400 1100 3100

Asisten Tehnic pentru sprijinirea IMM-urilor romneti, prin dezvoltarea e-portalului dedicat i prin pregtirea firmelor de consultan n afaceri

ACTIVITILE PROIECTULUI
Sunt mijloacele de atingere a obiectivelor - CE VEI FACE Au responsabili specificai Au resurse definite (personal, echipamente, timp) Sunt plasate n timp (au o durat i sunt n relaie cu celelalte activiti)

Asisten Tehnic pentru sprijinirea IMM-urilor romneti, prin dezvoltarea e-portalului dedicat i prin pregtirea firmelor de consultan n afaceri

Programare a resurselor

Menine orientarea spre obiective n abordarea cadrului logic Faciliteaz elaborarea bugetului pe baza rezultatelor i monitorizarea eficienei costurilor
5500 1750 4250 750 400 1100 3100

Buget Ofer baza pentru mobilizarea planificat a Buget resurselor (externe & locale) Buget

Identific implicaiile costurilor Cerinele de cofinanare post-proiect

Salarii Diurne Op. vehicule Birou Tel/Fax Seminte Fertilizatori

50005500 12501750 37504250 750 750 400 400 850 1100 23003100

5500 1750 4250 750 400 1100 3100

Sustenabilitatea financiar

Asisten Tehnic pentru sprijinirea IMM-urilor romneti, prin dezvoltarea e-portalului dedicat i prin pregtirea firmelor de consultan n afaceri

Cum s implementezi cu succes un proiect

Fonduri Structurale

Asisten Tehnic pentru sprijinirea IMM-urilor romneti, prin dezvoltarea e-portalului dedicat i prin pregtirea firmelor de consultan n afaceri

PLANUL PROIECTULUI

problema sau nevoia abordat scopul proiectului obiectivele proiectului rezultatele/produsele proiectului activitile principale echipa de proiect constrgerile proiectului riscurile proiectului i planul de management al riscurilor planul de evaluare i monitorizare bugetul

Asisten Tehnic pentru sprijinirea IMM-urilor romneti, prin dezvoltarea e-portalului dedicat i prin pregtirea firmelor de consultan n afaceri

FOAIA DE PARCURS
Conine un set de instrumente i tehnici care ajut managerul de proiect s traseze drumul de urmat pentru obinerea rezultatelor ateptate Instrumente i tehnici utilizate: -Metoda structurii pe elemente de baz (WBS) -Matricea alocrii sarcinilor -Graficul GANTT -Diagrama P.E.R.T. -Metoda drumului critic -Stabilirea jaloanelor (milestones) -Diagrama riscurilor

Asisten Tehnic pentru sprijinirea IMM-urilor romneti, prin dezvoltarea e-portalului dedicat i prin pregtirea firmelor de consultan n afaceri

Monitorizare i evaluare

Asisten Tehnic pentru sprijinirea IMM-urilor romneti, prin dezvoltarea e-portalului dedicat i prin pregtirea firmelor de consultan n afaceri

Definiia monitorizrii

Un mecanism de urmrire/ nregistrare/ colectare de informaii n mod regulat, ce pregtete i prezint evaluarea analitic pentru managementul proiectului i/ sau ali factori interesai.

Asisten Tehnic pentru sprijinirea IMM-urilor romneti, prin dezvoltarea e-portalului dedicat i prin pregtirea firmelor de consultan n afaceri

Cateva principii ale M & E

ntotdeauna trebuie avute n vedere nevoile utilizatorului de informaie. Pentru cine sunt informaiile? Cum vor fi ele folosite? Mai multe informaii nu nseamn neaprat o mai bun informare. Se recomand realizarea unui echilibru ntre informaiile cantitative si cele calitative. Colectarea si folosirea informatiilor cere timp si resurse acestea trebuie alocate n faza de elaborare a proiectului.

Asisten Tehnic pentru sprijinirea IMM-urilor romneti, prin dezvoltarea e-portalului dedicat i prin pregtirea firmelor de consultan n afaceri

Structur

Actori

Sarcini

Sarcini de monito rizare

Controlul evoluiei generale Comitetul Factori Luarea deciziilor importante consultativ interesai Sprijinirea proiectul la nivel comunitar/regional&politic Asigurarea complementaritii cu alte proiecte

Echipa de proiect + Asigurarea ndeplinirii activitilor de personal Asigurarea producerii rezultatelor (ie implementare Asigurarea respectrii bugetului a proiectului Monitorizarea evoluiei Comunicarea cu i informarea propriet / factorilor interesai

Manager Asigurarea disponibilitii resurselor (in

Asisten Tehnic pentru sprijinirea IMM-urilor romneti, prin dezvoltarea e-portalului dedicat i prin pregtirea firmelor de consultan n afaceri

Ce se monitorizeaz?
Exemple ntr-un program de finanare: - Ieiri:
Nr. de persoane formate Nr. de cursuri ncheiate/ % de reuit la examen Nr. de persoane n excursii de studii/ deplasri

Rezultate:
Calitate ridicat a fielor de proiect Rata de contractare mbuntit

Impact:
O mai bun absorbie a fondurilor UE

Asisten Tehnic pentru sprijinirea IMM-urilor romneti, prin dezvoltarea e-portalului dedicat i prin pregtirea firmelor de consultan n afaceri

Cum se realizeaz monitorizarea?

Monitorizarea trebuie s respecte planul de desfurare a activitilor cheie din proiect. Sistemul de culegere a datelor i cel de monitorizare trebuie stabilite la nceputul proiectului. Colectarea datelor trebuie s fie iniiat la nceputul proiectului.

Asisten Tehnic pentru sprijinirea IMM-urilor romneti, prin dezvoltarea e-portalului dedicat i prin pregtirea firmelor de consultan n afaceri

MONITORIZAREA PROIECTULUI
Reaciile i aciunile se declaneaz cnd aceast limit este depait.
Limita prestabilit Depasirea bugetului cu 5% Depasirea bugetului cu 10% Depasirea bugetului cu 20% Aciunea investigarea cauzei iniierea aciunilor de control al costului reducerea costului prin: oprirea activitilor care nu sunt critice; reducerea altor activiti.

Asisten Tehnic pentru sprijinirea IMM-urilor romneti, prin dezvoltarea e-portalului dedicat i prin pregtirea firmelor de consultan n afaceri

Definitia evaluarii
Proces prin care se analizeaz relevana, performana, succesul si eficiena n cadrul unui anumit interval de timp, a programelor i proiectelor n derulare i a celor care s-au ncheiat.

Asisten Tehnic pentru sprijinirea IMM-urilor romneti, prin dezvoltarea e-portalului dedicat i prin pregtirea firmelor de consultan n afaceri

Evaluarea proiectului
Un proces structurat ce cuprinde: Colectarea informaiilor relevante Analizarea acestor informaii potrivit criteriilor stabilite Prezentarea rezultatelor analizei Includerea acestor rezultate n planificarea viitoare

Asisten Tehnic pentru sprijinirea IMM-urilor romneti, prin dezvoltarea e-portalului dedicat i prin pregtirea firmelor de consultan n afaceri

Scopul evaluarii
Sa determine:
Relevanta proiectului Atingerea obiectivelor Eficienta in procesul de dezvoltare Eficienta in utilizarea resurselor Impactul Durabilitatea

Asisten Tehnic pentru sprijinirea IMM-urilor romneti, prin dezvoltarea e-portalului dedicat i prin pregtirea firmelor de consultan n afaceri

Principiile majore ale evaluarii

Neutralitatea & Independenta:
Separarea evaluarii de responsabilitile legate de proiect

Credibilitatea:
Depinde de independenta si transparenta activitatii evaluatorilor

Utilitatea:
Reflecta nevoile si interesele partilor implicate

Participarea partilor implicate:

Implicarea tuturor partilor implicate in proiect

Asisten Tehnic pentru sprijinirea IMM-urilor romneti, prin dezvoltarea e-portalului dedicat i prin pregtirea firmelor de consultan n afaceri

Stadii ale evalurii

Situaie iniial
T EC I RO P

Situaie dorit Beneficii durabil i impact

Timp
Evaluarea impactului Evaluare la finalul proiectului sau evaluare final Evaluare intermediar

Evaluare iniial

Asisten Tehnic pentru sprijinirea IMM-urilor romneti, prin dezvoltarea e-portalului dedicat i prin pregtirea firmelor de consultan n afaceri

Surse de informaie

nregistrri ale datelor standard ale proiectului Date suplimentare Teste Reacii din partea factorilor interesai Reacii din partea beneficiarilor Observaii Procese verbale ale ntlnirilor

Asisten Tehnic pentru sprijinirea IMM-urilor romneti, prin dezvoltarea e-portalului dedicat i prin pregtirea firmelor de consultan n afaceri

CRITERIILE DE EVALUARE

Relevan Eficien Eficacitate Impact Durabilitate (sustenabilitate)

Asisten Tehnic pentru sprijinirea IMM-urilor romneti, prin dezvoltarea e-portalului dedicat i prin pregtirea firmelor de consultan n afaceri

Criterii de evaluare

Relevan Proiectul se ocup de problemele reale ale beneficiarilor vizai i contribuie semnificativ la obiectivele de dezvoltare pe termen lung.

Asisten Tehnic pentru sprijinirea IMM-urilor romneti, prin dezvoltarea e-portalului dedicat i prin pregtirea firmelor de consultan n afaceri

Criterii Eficien de Rezultatele sunt realizate la un evaluare cost rezonabil.

Eficacitate Rezultatele contribuie n mod direct la realizarea scopului proiectului.

Asisten Tehnic pentru sprijinirea IMM-urilor romneti, prin dezvoltarea e-portalului dedicat i prin pregtirea firmelor de consultan n afaceri

Criterii de evaluare

Impact Prin ndeplinirea scopului su, proiectul genereaz schimbri asupra mediului n care se desfoar. Durabilitate Beneficiile produse ca urmare a proiectului se vor menine/ dezvolta i dup ncetarea finanrii.

Asisten Tehnic pentru sprijinirea IMM-urilor romneti, prin dezvoltarea e-portalului dedicat i prin pregtirea firmelor de consultan n afaceri

Overall Objectives
schimbare

Overall Objectives
schimbare

Overall Objectives
schimbare Eficacitate Impact

Project Purpose + Assumptions

utilizare

Project Purpose + Assumptions

utilizare

Project Purpose + Assumptions

utilizare

Results + Assumptions
actiune

Results + Assumptions
actiune

Results + Assumptions
actiune

Activities Activities Eficienta + Assumptions + Assumptions

alocare alocare

Activities + Assumptions
alocare

Means + Pre-conditions

Means + Pre-conditions

Means + Pre-conditions

Matricea logica si cele 3 criterii de evaluare de baza

Asisten Tehnic pentru sprijinirea IMM-urilor romneti, prin dezvoltarea e-portalului dedicat i prin pregtirea firmelor de consultan n afaceri

Monitorizare
Cine?

Evaluare

Responsabilitate a De obicei ncorporeaz contribuii managementului intern la externe (obiectivitate) toate nivelurile Pe parcursul proiectului Periodic intermediar, la ncheierea proiectului, dup o perioad de timp de la ncheierea proiectului Se identific elementele care au dus la succesul sau la eecul proiectului, se nsuesc lecii aplicabile i n cazul altor programe/ proiecte etc. Obiective, rezultate, impact

Cnd?

De ce?

Se urmrete evoluia, se iau msuri de remediere, se actualizeaz planificarea iniial

Accent pe: Intrri, activiti, ieiri