Universitatea TRANSILVANIA din Braov Facultatea de tiine Economice

Pachete de programe de contabilitate

Radu Lixndroiu

BRAOV 2009

PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE Indrumar de laborator

PACHETUL DE PROGRAME SANCONT

Principalele obiective ale capitolului sunt: date generale despre program prezentarea meniurilor nregistrarea unei firme noi parametrizarea firmelor meniul de actualizare a datelor meniul de consultare a datelor

Date generale despre pachetul de programe de contabilitate SANCONT

Pachetul de programe de contabilitate SANCONT este realizat de firma braovean de software SAN Software. Pachetul de programe este conceput pe o arhitectura client-server, ceea ce face ca programul s fie foarte util n ntreprinderile medii i mari, unde sarcinile contabile pot fi distribuite mai multor angajai. Programul este utilizat att n firme private utiliznd contabilitatea societilor comerciale, ct i n instituii ale statului, unde se folosesc principiile contabile ale contabilitii bugetare. Programul permite inerea evidenei contabile pentru oricte firme n acelai timp, fiecare putnd avea setri diferite.
OBSERVAII

Radu Lixndroiu

Programul este alctuit din trei module principale: modulul system modulul consultare modului actualizare utilitare

Meniul principal al programului

OBSERVAII

PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE Indrumar de laborator

Detalierea meniului CONSULTARE n cadrul modulului System, se pot face setri pentru buna funcionare a programului, cum ar fi licenierea programului, liceniere care se face pe fiecare calculator individual pentru a fi evitat posibilitatea de fraudare a utilizrii programului. Modulul Consultare permite vizualizarea tuturor situaiilor contabile (Sinteze contabile, Venituri i cheltuieli, Urmrire teri, Stocuri, Centre de cost, Norme metodologice) pe baza datelor deja introduse. Modulul Actualizare permite introducerea datelor contabile precum i a datelor n nomenclatoare specializate.

OBSERVAII

Radu Lixndroiu

Detalierea meniului ACTUALIZARE Funcionarea programului se poate face att pe calculatoare individuale ct i pe calculatoare legate n reea. n cazul utilizrii pachetului de programe pe mai multe calculatoare legate ntr-o reea, se folosete o singur baz de date ce se afl pe unul din calculatoare, numit Server. Datele pot fi salvate i eventual transmise unui alt calculator pe care pot fi prelucrate.

OBSERVAII

PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE Indrumar de laborator

Pornirea pachetului de programe SANCONT

Primul pas n utilizarea pachetului de programe SANCONT este setarea tuturor parametrilor programului. n cadrul meniului SYSTEM-RESURSE SYSTEM pot fi definite aceste date iniiale dup cum urmeaz: licena; system; externe; suport; supervizor;

Meniu SYSTEM-RESURSE SYSTEM n cadrul meniului SYSTEM-RESURSE SYSTEM-LICENTA se seteaz informaii privind identificarea versiunii curente a programului, numrul de licen, numele beneficiarului, societatea comercial, numrul
OBSERVAII

Radu Lixndroiu

de serie al hard-discului n funcie de care se calculeaz seria certificatului de licen. n meniul DESPRE CONT sistemul afieaz dac versiunea instalat este demonstrativ sau liceniat. Meniul SYSTEM-RESURSE SYSTEM-SYTEM permite vizualizarea informaiilor despre configuraia curent, localizarea ei, localizarea help-ului i a documentelor. Opiunea EXTERNE descrie cile externe cu care sistemul poate conlucra, n cazul n care acestea sunt completate. Opiunea SUPORT permite editarea utilitarelor necesare modulului WebCont, modul care permite transmiterea datelor prin Internet. Meniul SUPERVIZOR permite accesul la diverse module necesare administratorului pachetului de programe pentru o mai bun gestionare a resurselor acestora. n cadrul acestui modul se poate lansa upgrade-ul automat, cu o versiune mai recent a pachetului de programe. Pentru aceasta este suficient descrierea cii unde se gsete kitul cu versiunea recent. Meniul SYSTEM-PRINT deschide un ecran de dialog prin care se poate stabili n ce fel i modalitatea de listare a textului ce se dorete tiprit. Exist posibilitatea tipririi ntregii liste care este selectat prin opiunea TEXT INTEGRAL, sau este posibil tiprirea numai a textului selectat, caz n are se alege varianta SELECTAT. Tot din aceast fereastr de dialog este posibil schimbarea setrilor imprimantei, ce este precedent instalat n Windows. Considerm c dup ce configurrile din meniul SYSTEM au fost fcute se poate trece la lucrul efectiv contabil.

Gestionarea firmelor
Dup cum am mai spus, programul SANCONT permite lucrul pe mai multe firme, independente, ce pot avea caracteristici diferite (domenii de activitate, plan contabil, utilizatori., etc. ).

OBSERVAII

PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE Indrumar de laborator

Date generale firm Gestionarea firmelor se face prin modulul firme care cuprinde: selecie firm - opiune disponibil i n momentul pornirii programului, cnd este selectat firma de lucru, utilizatorul; accesul la baza de date fcndu-se limitat prin parol; localizare firm n reea - obine care permite lucrul pe o firm deja existent, dar care se gsete pe un alt calculator; gestionare resurse firme - permite modificarea, tergerea firmelor existente in cadrul modulului de lucru; tergerea nu este fizic a bazelor de date ce conin firma respectiv ci doar o eliminare din modulul de lucru;

OBSERVAII

Radu Lixndroiu

date generale firm - permite introducerea datelor generale ale firmei (cod fiscal, adresa, procent TVA, etc.) salvare date - opiunea permite selectarea cii ctre discul sau folderul unde se dorete ca arhiva s fie copiat; restaurare date - opiunea permite selectarea arhivei de date care va nlocui datele curente; database refresh - permite alegerea opiunilor pentru care se reactualizeaz datele. Refacerea (actualizarea datelor se face dup restaurare, upgrade, cderi de tensiune, blocaje de sistem). Astfel se pot actualiza: acte contabile, solduri lunare, micri stoc, stocuri lunare, micri de mijloace fixe, mijloace fixe, plan contabil, relaii contabile, parteneri comerciali, produse, livrri/comenzi, salarizare, catalog devize, utilizatori, conturi la bnci, nomenclator contracte, liste de sarcini, echipamente, locaii, locaii & echipamente;

Database Refresh datebase cleanup - terge datele selectate din baza de date;

OBSERVAII

PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE Indrumar de laborator

Actualizarea nomenclatoarelor specifice firmei Actualizare nomenclator Plan Contabil

n cazul n care firma pentru care se ine contabilitatea face parte dintr-un domeniu de activitate neobinuit, sau n cazul n care persoana care ine evidena contabil dorete existena (sau inexistena) unor conturi n planul contabil poate opera aceste modificri n cadrul meniului ACTUALIZARE-NOMENCLATOARE-PLAN CONTABIL.

Fereastra actualizare plan contabil Partea de sus a ferestrei conine urmtoarele comenzi: refresh; asistent; adugare; tergere; editare; filtrare; listare; norme; exit.
OBSERVAII

10

Radu Lixndroiu

Comenzile din cadrul ferestrei Structura Plan Contabil Comanda ASISTENT permite analiza structurii conturilor (analizarea planului de conturi referitor la coninutul i structura acestuia; dac sunt constituite toate clasele, grupele i conturile sintetice, analizarea conturilor subanalitice de gradul I i II care lipsesc din planul de conturi, analizarea conturilor care sunt cuprinse n planul contabil al firmei respective dar care nu sunt prevzute n legea contabilitii, afiarea conturilor care nu respect formatul de structur al unui cont), analiza funcionalitii conturilor (permite o analizare general a planului de conturi referitoare la funciunea conturilor respectiv la activ i pasiv sau bifuncional), analiza sintetizrii conturilor (permite completarea cmpurilor rmase libere n coloana SIN, automat conform recomandrilor productorului programului), analiza denumirii conturilor (se va face afiarea conturilor a cror denumire nu este completat n cmpul Denumire. Dac nici una din aceste opiuni nu este marcat se va realiza o analiz general a planului de conturi fcndu-se o paralel ntre planul de conturi existent n nomenclator i planul de conturi prevzut de lege fiind adugate automat conturile care lipsesc).

Opiunea ASISTENT din modulul Structura Plan Contabil

OBSERVAII

PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE Indrumar de laborator

11

n cadrul opiunii NORME se dau date generale contabile despre clasa sau contul care este selectat n prealabil. Astfel pentru contul 518, se afieaz prin opiunea norme urmtoarele date:

Norme metodologice pentru un cont selectat

Actualizare nomenclator Relaii Contabile

n cadrul ferestrei ACTUALIZARE-NOMENCLATOARERELATII CONTABILE este posibil inserarea, modificarea i tergerea abloanelor contabile. abloanele contabile sunt folosite pentru generarea automat a notelor contabile dup introducerea datelor contabile n program.

OBSERVAII

12

Radu Lixndroiu

Fereastra nomenclator Relaii Contabile Nomenclatorul de relaiile contabile este creat de firma productoare cu principalele nregistrri contabile, utilizate frecvent de firme. Totui, datorit domeniului de activitate precum i a dorinelor particulare fiecrui utilizator, acest nomenclator poate fi modificat. Modificrile se presupun a se face la nceperea activitii sau la apariia unor modificri eseniale. Totodat dac nomenclatorul de relaii contabile este bine definit, utilizatorul poate utiliznd programul s in evidene contabile fr a mai scrie efectiv note contabile, acestea fiind scrise automat.

Actualizare nomenclator Parteneri Comerciali

O alt facilitate adus de program este realizarea unei liste cu partenerii comerciali (att furnizori ct i clieni), datele fiind stocate n baza de date a firmei.

OBSERVAII

PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE Indrumar de laborator

13

Fereastra Catalog Parteneri Comerciali Comenzi disponibile n cadrul ferestrei Catalog Parteneri Comerciali: Comenzi n cadrul ferestrei Catalog Parteneri Comerciali adaug - adaug un nou partener comercial n catalog. Poate fi persoan fizic (angajat sau alt persoan extern cu care firma intr n relaii de afaceri), gestiune sau depozit, secie, centru de responsabilitate etc. Codul poate avea o lungime de maxim 14 caractere i sistemul nu admite dect coduri unice.

OBSERVAII

14

Radu Lixndroiu

Fereastra Adaugare/Editare partener comercial terge - se efectueaz tergerea partenerului comercial selectat. editare - se efectueaz editarea partenerului comercial selectat. listare- se efectueaz listarea partenerilor comerciali. analist - listeaz codurile duble, codurile utilizate lips i codurile neutilizate.

Fereastra Asistent Nomenclator

OBSERVAII

PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE Indrumar de laborator

15

filtrri - anuleaz toate filtrrile executate n prealabil (filtrarea se face prin selectarea unei coloane), aducnd n ecran toate codurile de lucrri. refresh - reface indexul acestui catalog. exit.

Actualizare nomenclator Produse i Servicii

Similar catalogului ce cuprinde partenerii comerciali este i catalogul de produse i servicii.

Fereastra Catalog Produse Comenzi disponibile n cadrul ferestrei Catalog Parteneri Comerciali: Comenzi n cadrul ferestrei Catalog Produse adaug - adaug un nou produsul n catalog. Codul poate avea o lungime de maxim 14 caractere. Sistemul nu va permite introducerea aceluiai cod de dou ori. Dac se dorete culegerea actelor ce presupun o intrare n stoc contul aferent unui anumit cod de produs s se completeze automat, trebuie completat pe cmpul CODAUX contul corespondent codului respectiv, apoi s se selecteze n Catalogul de Relaii Contabile pentru
OBSERVAII

16

Radu Lixndroiu

tipul de act aferent unei intrri n stoc (factur, nir, donaie, etc.). terge - se efectueaz tergerea produsului selectat. editare - se efectueaz editarea produsului selectat. listare- se efectueaz listarea produselor. analist - listeaz codurile duble, codurile utilizate lips i codurile neutilizate.

Fereastra Asistent Nomenclator filtrri - anuleaz toate filtrrile executate n prealabil (filtrarea se face prin selectarea unei coloane), aducnd n ecran toate codurile de lucrri. refresh - reface indexul acestui catalog. exit.

Actualizare nomenclator Activiti / Lucrri

Similar catalogului ce cuprinde partenerii comerciali i produsele i serviciile este i catalogul de activiti.

OBSERVAII

PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE Indrumar de laborator

17

Fereastra Catalog Activiti Comenzi disponibile n cadrul ferestrei Catalog Activiti Comenzi n cadrul ferestrei Catalog Activiti adaug - efectueaz adugarea unui nou cod de lucrare n acest catalog. Codul poate avea o lungime de maxim 14 caractere i nu se admit dect coduri unice. terge - se efectueaz tergerea activitii selectate. editare - se efectueaz editarea activitii selectate. listare- se efectueaz listarea activitilor. analist - listeaz codurile duble, codurile utilizate lips i codurile neutilizate.

Fereastra Asistent Nomenclator

OBSERVAII

18

Radu Lixndroiu

filtrri - anuleaz toate filtrrile executate n prealabil (filtrarea se face prin selectarea unei coloane), aducnd n ecran toate codurile de lucrri. refresh - reface indexul acestui catalog. exit.

Actualizare nomenclator Bnci

Nomenclatorul Bnci conine toate conturile bancare ale firmelor ce se gsesc n catalogul Parteneri Comerciali. Deci n catalogul Bnci se gsesc conturile att ale persoanelor juridice ct i ale persoanelor fizice, depozitelor, etc. care intr n relaii de afaceri cu firma.

Fereastra Catalog Bnci Comenzi disponibile n cadrul ferestrei Catalog Bnci:

Comenzi n cadrul ferestrei Catalog Bnci adaug - efectueaz adugarea unei noi poziii n acest catalog. n cmpul Cod Fiscal trebuie s apar codurile personale ale partenerilor comerciali din Catalogul
OBSERVAII

PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE Indrumar de laborator

19

Parteneri Comerciali. Dac se tasteaz ENTER pe acest cmp se va deschide Catalogul de Parteneri de unde se poate selecta partenerul pentru care se dorete a se introduce banca.

Adugare cont bancar pentru un partener comercial terge - se efectueaz tergerea contului selectat. editare - se efectueaz editarea contului selectat. listare- se efectueaz listarea conturilor. analist - listeaz codurile duble, codurile utilizate lips i codurile neutilizate.

Fereastra Asistent Nomenclator

OBSERVAII

20

Radu Lixndroiu

filtrri - anuleaz toate filtrrile executate n prealabil (filtrarea se face prin selectarea unei coloane), aducnd n ecran toate codurile de lucrri. refresh - reface indexul acestui catalog. exit.

Actualizare nomenclator Cursuri Valutare

Pentru calculul contabil care presupune lucrul cu devize, acest nomenclator ine evidena cursurilor valutare. Exprimarea cursurilor valutare se face n lei, fiind menionat moneda precum i data cursului. Programul permite i realizarea unor grafice ce conin evoluia diferitelor devize n timp, precum i analize asupra acestor evoluii.

Fereastra Cursuri Valutare

OBSERVAII

PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE Indrumar de laborator

21

Meniul conine urmtoarele comenzi: adaug - efectueaz adugarea unui nou curs valutar. Trebuie completat Data pentru care este valabil cursul respectiv, n cmpul Curs trebuie introdus echivalentul n lei al unitii monetare strine, iar n cmpul Tip trebuie completat simbolul valutei pentru care s-a introdus cursul. terge - efectueaz tergerea cursului pentru valuta unde este poziionat cursorul. listare - listeaz cursurile leu n raport cu valutele din catalog. situaia grafic - afieaz situaia grafic a evoluiei cursului de schimb leu fa de moneda care a fost filtrat n prealabil. exit.

Actualizare nomenclator Mijloace Fixe

Permite modificare catalogului de mijloace fixe prin introducerea unor noi categorii de mijloace fixe sau excludere unora deja existente.

Fereastra Catalog Mijloace Fixe n funcie de acest catalog, n momentul introducerii n firm a unui mijloc fix se va alege clasa din care face parte, i n mod automat se va
OBSERVAII

22

Radu Lixndroiu

corela mijlocul fix cu durata de amortizare pentru a se calcula amortizarea lunar prin metoda liniar. Meniul conine comenzile standard:

Meniul catalogului Mijloace Fixe adugare; tergere; editare; listare; analist; filtrare; refresh; exit.

Introducerea datelor contabile Modulul ACTUALIZARE-DOCUMENTE / CONTURI permite introducerea datelor contabile propriu-zise. Considerm c pn la acest moment s-a realizat configurarea programului pe domeniul de activitate al firmei, c au fost realizate cataloagele de parteneri comerciali, bnci, produse i servicii, activiti precum i cel de mijloace fixe.

OBSERVAII

PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE Indrumar de laborator

23

Fereastra Actualizare Documente Modulul ACTUALIZARE-DOCUMENTE / CONTURI conine urmtoarele elemente: actualizare documente - este singurul loc din program unde se pot actualiza (aduga, modifica, terge) documente. Acionnd aceast comand se intr n fereastra unde se introduc efectiv acte sau este posibil modificarea/tergerea/consultarea actelor deja introduse, att la nivel valoric ct i la nivel cantitativ. Cifra din colul butonului reprezint numrul de acte introduse n luna curent. tip listare, cont - completnd simbolul unui cont (grup sau clasa de conturi) se pot vizualiza toate nregistrrile fcute n debitul/creditul acestuia precum i totalul rulajului pentru contul (grupa sau clasa) respectiv.
OBSERVAII

24

Radu Lixndroiu

micri n stoc - aceast comand permite intrarea fereastra ce conine reperele ce au determinat micri (intrri, ieiri, transferuri) n stocurile de mrfuri i materiale. Un REPER cuprinde Gestiunea - Contul (subgestiunea)-Codul de Produs-Data stoculuiCantitatea, pentru care au avut loc micri la nivelul stocului. Cifra din colul butonului reprezint numrul de repere nregistrate n stoc n luna curent. contri acte - aceast comand permite intrarea n fereastra cu toate nregistrrile contabile la nivel valoric coninute n actele introduse. Cifra din colul butonului reprezint numrul de nregistrri contabile din luna curent. mijloace fixe - permite afiarea tuturor mijloacelor fixe de care dispune firma, precum i principalele caracteristici ale acestora (data de intrare, durata de funcionare, etc.) personal / salarizare - permite contabilizarea datelor referitoare la salarii, contribuiile angajatului i angajatorului la fondurile Statului. nregistrri personale - permite selectarea din totalul actelor introduse n luna curent numai a acelor care au fost introduse de utilizatorul curent. smart system - conine analizori pe care sistemul i pune la dispoziie n ncercarea de a realiza o eviden contabil ct mai corect. Analizorii vizeaz Contabilitatea Financiar, de Gestiune Intern i Stocurile. La rularea acestor analizori sistemul nu trebuie s raporteze erori de operare, n caz contrar eventualele erori trebuie remediate. informaii - permite calculul automat al soldurilor, stocurilor, mijloacelor fixe. exit.

OBSERVAII

PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE Indrumar de laborator

25

Actualizarea documentelor
Introducerea documentelor se face din meniu ACTUALIZAREACTUALIZARE DOCUMENTE de unde se alege opiunea ACTUALIZARE DOCUMENTE.

Fereastra Actualizare Documente Introducerea datelor contabile presupune faptul c fiecare operaiune contabil se bazeaz pe un document. Meniul ferestrei de actualizare documente conine urmtoarele elemente:

Meniul ferestrei Actualizare Documente adaug - permite introducere de noi acte. Introducerea unui nou act este posibil dac se face poziionarea cursorului pe unul din actele deja introduse de acelai fel. Dac nu exist nici un act introdus, la apelarea funciei sistemul va
OBSERVAII

26

Radu Lixndroiu

deschide o list cu tipologiile de acte configurate n Nomenclatorul de Relaii Contabile (F4) din care se poate selecta tipul actului ce se dorete introdus. terge - permite tergerea actelor selectate. tergerea se face prin poziionarea cursorului pe actul ce se dorete ters iar la apelarea funciei, sistemul terge fizic actul selectat. Actele care conin informaii cantitative nu pot fi terse, acestea trebuie terse n prealabil direct de pe act i abia apoi actul n cauz poate fi ters. Pot fi terse doar acele acte introduse de utilizatorul curent sau actele introduse de utilizatorii cu nivel de acces mai mic dect nivelul de acces al utilizatorului curent. De asemenea, utilizatorii cu acelai nivel de acces nu-i pot terge reciproc actele introduse. editare - permite modificarea unor acte contabile deja introduse. Modificarea se face prin poziionarea cursorului pe actul ce se dorete modificat. Se va deschide fereastra de specificaii a actului respectiv unde se poate modifica partenerul comercial. Apoi sistemul va face trecerea n fereastra de informaii cantitative (unde este cazul) i apoi n cea de nregistrri contabile, unde acestea pot fi modificate. Si editarea de face pe baza nivelelor de acces ca anterior. filtrri - anuleaz filtrrile active. document - afieaz pe ecran nota contabil a nregistrrilor cuprinse n actul selectat. registru - afieaz pe ecran registrul jurnal pentru documentele filtrate n prealabil. Dac nu s-au efectuat filtrri, afieaz registrul jurnal pentru toate documentele introduse n luna curent.

OBSERVAII

PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE Indrumar de laborator

27

refresh - n cazul bazelor de date foarte mari, se ntmpl ca unele acte s dispar sau acte terse anterior s figureze n continuare n evidena sistemului. La apelarea acestei funcii sistemul va reindexa bazele de date. exit. Alte comenzi disponibile n aceast fereastr sunt:

Comenzi disponibile n cadrul ferestrei Actualizare Documente detalii - permite deschiderea n partea de jos ferestrei a nregistrrilor contabile i cantitative. nregistrri contabile - permite vizualizarea nregistrrilor de acest fel din documentul selectat. nregistrri cantitative - permite vizualizarea nregistrrilor de acest fel din documentul selectat. Cmpurile disponibile n aceast fereastr sunt: Cmpurile ferestrei Actualizare Documente tip document - Dac se dorete selectarea tuturor documentelor de acelai tip din luna curent, este necesar poziionarea cursorului pe unul din ele
OBSERVAII

28

Radu Lixndroiu

iar la apsarea butonului Tip Document, sistemul va filtra toate actele de acest tip din lun. numr - Dac se dorete selectarea tuturor documentelor cu acelai numr din luna curent, este necesar poziionarea cursorului pe unul din ele iar la apsarea butonului Numr, sistemul va filtra toate actele de acest tip din lun. data - Dac se dorete selectarea tuturor documentelor cu aceeai dat din luna curent, este necesar poziionarea cursorului pe unul din ele iar la apsarea butonului Data, sistemul va filtra toate actele de acest tip din lun. cod partener - Dac se dorete selectarea tuturor documentelor ce conin acelai cod partener din luna curent, este necesar poziionarea cursorului pe unul din ele iar la apsarea butonului Cod Partener, sistemul va filtra toate actele de acest tip din lun. partener - Dac se dorete selectarea tuturor documentelor ce conin acelai partener din luna curent, este necesar poziionarea cursorului pe unul din ele iar la apsarea butonului Partener, sistemul va filtra toate actele de acest tip din lun.

Adugarea unui nou document

Adugarea unui nou document se face din fereastra Actualizare documente cum am artat mai sus. La alegerea din aceast fereastr a opiunii ADAUG se deschide urmtoarea fereastr:

OBSERVAII

PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE Indrumar de laborator

29

Fereastra Adugare Document n caseta Tip_doc se poate alege tipul documentului prin click mouse, din cadrul documentelor deja introduse n cadrul ACTUALIZARENOMENCLATOARE-RELAII CONTABILE. Astfel:

Selecie tip document Procedura de introducere a unui nou document continua cu alegerea partenerului comercial. Partenerul comercial se poate ale din Nomenclatorul de Parteneri Comerciali sau se poate introduce un nou partener n acest nomenclator.

OBSERVAII

30

Radu Lixndroiu

Fereastra Actualizare Tip Document Dup alegerea parterului comercial se trece la NREGISTRRI cantitative (cnd este cazul) i contabile. Astfel prin alegerea opiunii nregistrri va apare:

Fereastra nregistrri Cantitative n cadrul ferestrei nregistrri cantitative avem meniul:

Meniu nregistrri Cantitative adugare - efectueaz adugarea unui nou reper n fereastra nregistrrilor cantitative. Un reper cuprinde Gestiunea, Contul (Subgestiunea), Codul Produs, Data Stocului, Cantitatea la nivelul crora au avut loc micri la nivelul stocului. reperele se refer de fapt la poziiile de pe factura fiscal care se culege de sistem. tergere - terge reperul selectat. editare - editeaz reperul selectat. filtrare - anuleaz filtrrile active.

OBSERVAII

PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE Indrumar de laborator

31

listeaz - afieaz pe ecran lista stabilit pentru tipul de document care este selectat n Nomenclatorul de Relaii Contabile (avize de expediie, bonuri de consum, NIR-uri, anexe la facturi fiscale, facturi fiscale n format tipizat, etc.) exit. Dup completarea datelor cantitative se vor completa datele contabile n fereastra nregistrri Contabile:

Fereastra nregistrri Contabile n cadrul acestei ferestre se completeaz automat de sistem notele contabile, configurate n ACTUALIZARE-NOMENCLATOARERELAII CONTABILE. Meniul acestei ferestre cuprinde urmtoarele opiuni:

Meniul ferestrei nregistrri Contabile adaug - efectueaz adugarea unei noi nregistrri contabile n aceast fereastr. Dup acionarea acestui buton, se vor completa direct n csuele aferente simbolurile conturilor care reflect operaiune care se nregistreaz. terge - terge nregistrarea contabil selectat. listare - listeaz nota contabil cu nregistrrile din aceast fereastr.
OBSERVAII

32

Radu Lixndroiu

nva - memoreaz n Catalogul de Relaii Contabile nregistrrile ce se opereaz n mod curent pentru tipul de act care este activ. Astfel este posibil configurarea nregistrrilor contabile aferente unui act astfel nct n viitor actul respectiv va fi configurat, trebuind doar introduse sumele. uit - terge din Catalogul de Relaii Contabile nregistrarea contabil selectat, astfel ca n viitor aceast nregistrare contabil nu va mai apare pe actul n care se face aceast operaie. filtrri - anuleaz filtrrile active. anexa - afieaz anexe aferente nregistrrilor contabile operate. exit.

Afiarea i listarea evidenelor contabile

Afiarea i listarea situaiilor contabile se realizeaz dup introducerea datelor contabile prin modulul CONSULTARE. n varianta 7.0 a programului, acest modul are urmtoarea structur: Sinteze contabile - Balane lunare de verificare - Situaii registru jurnal - Situaii registru lunar - Fie de cont registru - lunare - Fie de cont registru - anuale - Fie cont carte mare - Fie cont jurnal - situaie - Fie cont generale - Registru jurnal - Registre de TVA (Vnzri / Cumprri) - Erori registre TVA
OBSERVAII

PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE Indrumar de laborator

33

- Registru de cas - Care mare lunar - Registru ncasri i pli - Registru bancar de ncasri i pli Venituri i cheltuieli - Rulaj venituri / cheltuieli - Sinteze tip buget - Cheltuieli cu imobilizrile - Registru lunar de vnzri / cumprri - Registre de cas - Urmrire comenzi - Sinteze de bilan Urmrire teri - Facturi restante - Sumar facturi restante - Fie calendaristice / Urmrire facturi - Detaliere cont / Parteneri comerciali - Detaliere parteneri comeciali / Cont - Situaii registru lunar - teri - Fie cont registru - lunare - teri - Fie cont registru - anuale - teri - Registru jurnal teri Stocuri - Stoc general - Stoc CMP - Stoc general - CMP - Erori de operare CMP - Stoc EN DETAIL - Stocuri pe gestiuni - Stocuri pe produse - Stocuri pe produse - Balana stocurilor - Raportul general de stoc lunar - Lista de inventariere - Lista de inventariere / perioad
OBSERVAII

34

Radu Lixndroiu

- Fia anual de micri / produs - Fia general de micri n stocuri - Tratare erori n stocuri - Validare stocuri / contabilitate - Stocuri fr micare i micare lent - Eviden cheltuieli pe secii / materiale - Top cantitativ - Top furnizori / clieni - Lista de stoc (cumulativ) Lucrri i investiii - Evidena investiii n curs - Fie cont registru - lunare - costuri - Fie cont registru - anuale - costuri Centre de cost - Situaii preluate din financiar - Situaie cheltuieli / conturi calcuate - Situaii registru lunar - costuri - Registru jurnal - costuri - Sinteze de rulaj venituri - Sinteze de rulaj cheltuieli Mijloace fixe - Listare stoc mijloace fixe Specificaii de conversie SAP Arhiva de teste Intrebri: Care sunt principalele module ale programului? Cum se pot face nregistrri? Cum se poate parametrizeaz o firm? Cum se introduc documentele contabile?

OBSERVAII

PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE Indrumar de laborator

35

EXEMPLE PRACTICE

Principalele obiective ale capitolului sunt: iniializarea unei firme parametrizarea firmei introducerea partenerilor comerciali i a bncilor introducerea documentelor contabile introducerea documentelor cantitative introducerea i evidena mijloacelor fixe afiarea balanei, a registrului jurnal, a evidenei stocurilor i a patenerilor

Incrcarea datelor unei firme

Inainte de nceperea introducerii datelor contabile trebuie introduse firmele pentru care se va ine contabilitatea cu ajutorul programului SANCONT. O firma nou se adaug din meniul FIRMA-INSTALARE FIRMA NOU.

Instalare firm nou

OBSERVAII

36

Radu Lixndroiu

Vom dori de exemplu s adugm firma Mobimpex SRL, adresa: str. Ion Creanga nr 4, Brasov, CUI 8822331, reg. comerului J08/2343/2003, telefon 123123, fax 123124. Pentru inerea evidenelor contabile se folosete planul contabil pentru SRL iar metoda de amortizare este FIFO.

Introducerea datelor firmei Mobimpex

OBSERVAII

PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE Indrumar de laborator

37

Mesajul de creare a firmei Mobimpex Pentru a introduce date n firma Mobimpex trebuie s o selectm. Selecia se poate face fie n momentul n care intrm n program fie din meniul FIRMA-SELECIE FIRM

Selectarea firmei de lucru Pentru a putea intra n firma trebuie introdus numele utilizatorului i parola:

OBSERVAII

38

Radu Lixndroiu

Selectarea firmei, introducerea utilizatorului i a parolei Pentru a putea introduce acte contabile trebuie s introducem partenerii comerciali (clieni i furnizori cu care firma intr contacte comerciale). De exemplu avem urmtorii parteneri comerciali:

Nume Societatea A Societatea B Societatea C Societatea D Societatea E

CUI 1010101 1212121 2121212 1313131 2323232

Localitate Brasov Bucuresti Brasov Brasov Bucuresti

Introducerea partenerilor se face din meniul ACTUALIZARENOMENCLATOARE-PARTENERI COMERCIALI

OBSERVAII

PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE Indrumar de laborator

39

Meniul de introducere a partenerilor comerciali

Introducerea datelor partenerului - SOCIETATEA A

Catalogul de parteneri comerciali cu partenerii introdui

OBSERVAII

40

Radu Lixndroiu

n continuare considerm c fiecare partener contabil are un cont deschis la banc dup cum urmeaz: Nume Societatea A Societatea B Societatea C Societatea D Societatea E Cont 10000000001 12222222221 13333333331 14444444441 15555555551 Banca BRD BCR BRD BancPost BRD Localitate Brasov Bucuresti Brasov Brasov Bucuresti

Introducerea partenerilor bncilor se face din meniul ACTUALIZARE-NOMENCLATOARE-NOMENCLATOR BNCI

Meniul de introducere a bncilor

OBSERVAII

PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE Indrumar de laborator

41

Fereastra de introducere a conturilor bancare i a bncilor pentru fiecare partener comercial

Afiarea tuturor partenerilor cu conturile bancare Considerm c pentru firma noastr va exista o singura gestiune i anume GESTIUNE 1. Gestiunea se adaug ca i partener comercial.

nregistrarea datelor CONTABILE

Presupunem c am fcut o factur ctre Societatea A, n valoare de 1000 lei (TVA-ul nu este inclus!), n data de 26.03.2007. Contravaloarea facturii am ncasat-o n cas n aceeai zi.

OBSERVAII

42

Radu Lixndroiu

Meniul de introducere a documentelor contabile

Pentru a introduce date se alege opiunea ACTUALIZARE DATE

OBSERVAII

PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE Indrumar de laborator

43

n fereastra ACTUALIZARE DOCUMENTE sunt disponibile toate documentele din luna de lucru. Prin apsarea butonului DETALII se pot vizualiza nregistrrile contabile pentru fiecare document selectat.

Adugarea unui nou document contabil Selectarea unui tip de document se face dnd dublu CLIK pe csua Tip_Doc.

OBSERVAII

44

Radu Lixndroiu

Selectarea tipului de document dorit n fereastra ACTUALIZARE DOCUMENT - introducerea codului partener urmat de ENTER face s apar numele i contul bancar al partenerului (numai dac acesta a fost deja introdus n baza de date PARTENERI COMERCIALI!).

Introducerea codului partenerului

OBSERVAII

PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE Indrumar de laborator

45

Prin apsarea butonului de SPECIFICATII se merge n fereastra de NREGISTRRI CANTITATIVE iar apoi n cea de NREGISTRRI CONTABILE. Introducerea valorii la TVA se face automat prin introducerea bazei de impozitare, ca n figura urmtoare.

Dup ce s-au completat si restul valorilor corespunztoare nregistrrilor contabile, se poate nchide fereastra INREGISTRARI CONTABILE si ne vom rentoarce la fereastra ACTUALIZARE DOCUMENTE. n momentul n care suntem poziionai pe un act contabil n fereastra de jos sunt vizibile contrile coninute de acest act.

OBSERVAII

46

Radu Lixndroiu

nregistrarea ncasrii se face prin alegerea documentului: CHITBEN ncasri n numerar.

OBSERVAII

PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE Indrumar de laborator

47

Selectarea documentului: ncasri n numerar Dup nregistrarea datelor contabile vom avea:

OBSERVAII

48

Radu Lixndroiu

nregistrarea datelor CANTITATIVE

n cele ce urmeaz vom nregistra i documente care conin referiri cantitative. Astfel presupunem c nregistrm o factur de cumprare a 10 saci de ciment de la furnizorul Societatea B. Preul de achiziie al unui sac este de 10 lei (nu include TVA). Stocurile se nregistreaz n firm n cadrul gestiunii 1. Pentru nceput vom nregistra produsul sac de ciment n cadrul nomenclatorului PRODUSE I SERVICII.

Meniul de adugare a produselor

Adugarea unui produs

OBSERVAII

PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE Indrumar de laborator

49

nregistrarea datelor se face similar cu factura de prestri servicii cu diferena c n acest caz se vor introduce i date cantitative dup cum urmeaz: ATENIE! Pentru introducerea valorilor n cmpurile din stnga se va proceda astfel: - se poziioneaz cursorul n cmpul care se dorete a se completa, - se d dublu CLIK n caseta gri din partea dreapt a cmpului, - se alege din fereastra care apare valoarea dorit.

Introducerea datelor cantitative Dup nchiderea ferestrei cu date cantitative se va observa c i datele contabile au fost completate n mod automat. Deci vom avea documentul n fereastra de ACTUALIZARE DOCUMENTE dup cum urmeaz:

OBSERVAII

50

Radu Lixndroiu

Datele documentului ce conine nregistrri cantitative

nregistrarea mijloacelor fixe

De exemplu dorim nregistrarea unui autoturism DACIA-PAPUC, n valoare de 30.000 lei, achiziionat de la firma DACIA. Pentru nceput trebuie s adugam produsul DACIA-PAPUC n nomenclatorul de PRODUSE I SERVICII. Intrm n meniul ACTUALIZARE-NOMENCLATOARE-PRODUSE I SERVICII.

OBSERVAII

PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE Indrumar de laborator

51

Adugarea produsului - DACIA-PAPUC Pentru introducerea facturii de achiziie a autoturismului intrm n meniul: ACTUALIZARE-DOCUMENTE/CONTURI - ACTUALIZARE DOCUMENTE. Mijloacele fixe sunt introduse n documente specifice. Astfel n momentul intrrii acestora n gestiune la TIP_DOCUMENT vom selecta FACT_FURN - Achiziii de mijloace fixe.

OBSERVAII

52

Radu Lixndroiu

Selectarea tipului de document FACT_FURN n fereastra de date CANTITATIVE trebuie s adugm achiziia autoturismului i intrarea acestuia n gestiunea 1.

Introducerea datelor cantitative

OBSERVAII

PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE Indrumar de laborator

53

n caseta COD_PRODUS trebuie selectat produsul achiziionat din lista tuturor produselor, dup cum urmeaz:

Selectarea produsului achiziionat din lista de PRODUSE n caseta COD_CLASA trebuie selectat tipul de mijloc fix care a fost achiziionat. n funcie de tipul ales mijlocul fix se va amortiza ntr-un numr de ani (DNS). n cazul nostru, mijlocul fix achiziionat face parte din categoria MIJLOACE DE TRANSPORT AUTO-AUTOTURISME.

OBSERVAII

54

Radu Lixndroiu

Selectarea tipului de mijloc fix n final fereastra de adugare a mijloacelor fixe va avea urmtoarele date:

Fereastra de adugare a datelor CANTITATIVE

OBSERVAII

PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE Indrumar de laborator

55

Vizualizarea nregistrrilor cantitative introduse n document:

n mod automat au fost completate i datele contabile dup cum urmeaz:

La nchiderea ferestrei ne vom ntoarce la fereastra de adugare a documentelor contabile:

Fereastra de adugare a documentelor La nchiderea acestei ferestre ieim, n fereastra de ACTUALIZARE DOCUMENTE. Aici putem vedea toate documentele introduse pe tipuri.

OBSERVAII

56

Radu Lixndroiu

Astfel putem vedea separat documentele care conin nregistrri referitoare la: - stocuri - mijloace fixe - salarii - alte tipuri de nregistrri (CONTRI ACTE)

Vizualizarea operaiilor ce conin MIJLOACE FIXE La apsarea butonului MIJLOACE FIXE vom avea:

OBSERVAII

PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE Indrumar de laborator

57

Amortizarea mijloacelor fixe Pentru a amortiza un mijloc fix este necesar ca acesta sa fie nregistrat n gestiune ca fiind un mijloc fix. Nu se vor executa procedurile de calcul ale amortizrii dac mijlocul fix nu este corect introdus n gestiune.
nregistrarea amortizrii se face n ACUALIZARE-ACTALIZARE DOCUMENTE/CONTURI-ACTUALIZARE DOCUMENTE. La tipul documetului se va selecta din categoria MIJLOACE FIXE subcategoria AMORTISMENT FONDURI FIXE, ca n figura urmtoare:

Selectarea tipului de document NC_AMMF n document, la introducerea datelor vom avea fereastra AMORTIZARE, ca n figura urmtoare. La introducerea numrului de inventar al mijlocului fix se vor calcula automat: - amortizarea lunar, - suma rmas de amortizat, - valoarea amortizat.
OBSERVAII

58

Radu Lixndroiu

Calculul amortizrii pentru mijlocul fix cu numrul de inventar 1 Automat la nregistrri contabile vom avea urmtoarele nregistrri:

Operaii de nchidere de luna - nchiderea TVA-ului

Operaiile de la sfritul lunii de nchidere a TVA-ului i a contului de Profit i Pierdere se fac n mod automat astfel: Pentru nchiderea TVA-ului se adaug un nou document contabil care la Tip_Document va avea selectat: NOTE CONTABILE LUNARENC_TVA (TVA compensare/plat).

OBSERVAII

PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE Indrumar de laborator

59

Selectarea tipului de document NC_TVA n momentul selectrii documentului NC_TVA, se va afia n mod automat nchiderea TVA-ului, ca n figura urmtoare:

nchiderea contului de Profit i Pierdere

nchiderea contului de Profit i Pierdere se realizeaz asemntor nchiderii TVA_ului. Diferena este c la Tip_Document se va selecta: NOTE CONTABILE LUNARE-NCHIDERE LUNAR PROFIT I PIERDERI (121), ca n figura urmtoare:
OBSERVAII

60

Radu Lixndroiu

Selectarea la Tip_Document a opiunii NC_LUNA Afiarea datelor contabile se face n mod automat ca n fereastra urmtoare:

OBSERVAII

PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE Indrumar de laborator

61

Afiarea informaiilor Afiarea balanei lunare

Afiarea balanei lunare se face din meniul CONSULTARESINTEZE CONTABILE-BALANTE LUNARE DE VERIFICARE nainte de afiarea balanei se cer o serie de informaii cu privire la informaiile ce vor fi afiate n balan. Astfel se pot afia doar conturile sintetice, analitice, pe grupe sau clase.

Selectare informaiilor ce vor fi afiate n balan

Balana de verificare pe luna Martie 2007

OBSERVAII

62

Radu Lixndroiu

Afiarea registrului jurnal

Afiarea registrului jurnal se face din meniul CONSULTARESINTEZE CONTABILE-REGISTRU JURNAL. Pentru afiarea registrului jurnal sunt necesare cteva informaii cum ar fi: - clasele de conturi - numele ce va fiierului ce va apare la imprimant - numrul de linii (pentru o listare estetic)

Selectarea informaiilor pentru registru jurnal

OBSERVAII

PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE Indrumar de laborator

63

Registru jurnal pentru luna Martie 2007

Urmrirea terilor
Pentru a cunoate situaia partenerilor comerciali: ce clieni nu au pltit, care sunt furnizorii pe care nu i-am pltit etc. vom consulta lista terilor din meniul: CONSULTARE-URMRIRE TERTI-DETALIERE PARTENERI COMERCIALI/CONT

Afiarea datelor detaliate pentru fiecare partener comercial

OBSERVAII

64

Radu Lixndroiu

Evidena stocurilor
Pentru a afia date cu privire la stocuri vom consulta meniul CONSULTARE-STOCURI. Astfel dac dorim s vedem situaia general a stocurilor alegem opiunea STOC GENERAL.

Situaia stocului general Sau, n cazul n care dorim s vizualizm lista de inventariere vom avea:

Lista de inventariere

Studiu individual Iniializai o firm care are ca profil de activitate construirea de case. nregistrai 10 parteneri comerciali (clieni sau furnizori ai firmei). Efectuai operaiunile de deschidere a firmei. nregistrai cel puin 5 facturi de achiziie de materiale. nregistrai cumprarea unui autoturism. Inregistrai operaiunile de amortizare pentru autoturism. nregistrai o factura ctre un client pentru prestri
OBSERVAII

PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE Indrumar de laborator

65

servicii. Efectuai operaiile de nchidere de lun. Vizualizai balana, registrul jurnal si evidena partenerilor. Intrebri: Cum se pot face nregistrri? Cum se poate parametrizeaz o firm? Cum se introduc documentele contabile? Cum se afieaz informaii? Cum se afieaz evidena stocurilor? Dar a partenerilor?

OBSERVAII

66

Radu Lixndroiu

Pachetul de programe Contab SQL

Programul cuprinde modulele: contabiliate financiar, contabiliate de gestiune, facturare, distributie, mijloace fixe, productie, salarii, rezervari de marfa, urmarire contracte, comenzi, lansari, evidenta centrelor de cost, antecalcul, postcalcul, interfata cu casele de marcat fiscale, cu cititoarele de coduri de bare, cu echipamente mobile pentru culegerea comezilor in teren, alte periferice (cantare electronice), etc.

OBSERVAII

PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE Indrumar de laborator

67

Prezentarea general a programului

Meniul ADMINISTRARE : Meniul CONTABILITATE:

Meniul CONTRACTE

Meniul MIJLOACE FIXE

OBSERVAII

68 Meniul GESTIUNE Meniul SALARII

Radu Lixndroiu

OBSERVAII

PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE Indrumar de laborator Meniul DIVERSE Meniul AJUTOR

69

Crearea unei firme noi

Programul permite inerea evidenei a orictor firme. Alegerea firmei se face la nceputul fiecrei sesiuni de lucru din meniul urmtor:

Alegerea firmei i a utilizatorului

OBSERVAII

70

Radu Lixndroiu

Intrarea n acelai meniu se poate face i n timpul unei sesiuni de lucru din meniul ADMINISTRARE SCHIMBARE UTILIZATOR SAU SOCIETATE. Pentru nceputul lucrului n firma respectiv se alege opiunea CONECTARE, prin care se face accesul la baza de date. Atenie! n cazul n care se dorete crearea unei firme noi, se ncepe sesiunea de lucru prin alegerea oricrei alte firme deja existente. Crearea noii firme se face din meniul ADMINISTRARE SOCIETI.

Adugarea unei societi noi

OBSERVAII

PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE Indrumar de laborator

71

Introducerea numelui noii societi i salvarea acestuia Din meniul ADMINISTRARE SCHIMBARE UTILIZATOR SAU SOCIETATE se alege noua firm pentru a se lucra n ea.

Alegerea firmei nou create nainte de nceperea lucrului n firma nou creat trebuie selectat luna de nceput a exerciiului contabil. Dup selecia lunii si anului dorite se alege opiune a MODIFIC.

OBSERVAII

72

Radu Lixndroiu

Alegerea lunii de nceput n timpul lucrului se poate verifica numele firmei de lucru i a lunii de lucru din bara de titlu, ca n figura:

Verificarea firmei i a lunii de lucru Pentru introducerea datelor firmei nou create, se alege opiunea din meniul ADMINISTRARE DATE SOCIETATE. Pentru modificarea datelor se parcurg urmtorii trei pai: 1. Se alege cmpul ce se dorete a fi schimbat 2. Se alege opiunea MODIFIC 3. Se introduce valoarea dorit

OBSERVAII

PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE Indrumar de laborator

73

Modificarea datelor generale ale firmei

Introducerea datelor contabile

Pentru introducerea datelor contabile se alge din meniu opiunea corespunztoare documentului ce trebuie introdus. De exemplu: - Pentru facturi primite de la furnizori se alege din meniu opiunea GESTIUNE FURNIZORI FACTURI FURNIZORI - Pentru facturi ntocmite ctre clieni se alege opiunea din meniu GESTIUNE CLIENI EMITERE FACTURI I AVIZE - Pentru introducerea documentelor de cas i banc se alege din meniu opiunea CONTABILITATE FINANCIAR (CASA, BANCA)

OBSERVAII

74

Radu Lixndroiu

Introducerea facturilor de servicii (care nu presupun stocuri)

S presupunem primirea unei facturi cu urmtoarele date: - Numr factur 56789 - Din data de 08.01.2009 - De la furnizorul ELECTRICA (cod fiscal 1122334, din localitatea Braov) - Reprezentnd consumul de energie electric, n valoare de 250 lei (valoarea la care se adaug TVA) n primul rnd se ncepe cu introducerea partenerului comercial, dac acesta nu exist n baza de date (dac nu s-a mai lucrat cu el). Introducerea unui partener comercial nou se face din meniul GESTIUNE FIRME TOATE FIRMELE. La introducerea datelor partenerilor comerciali sunt obligatorii doar informaiile COD FISCAL i NUME SOCIEATE. La introducerea codului fiscal, acesta este verificat automat (dac calculatorul este conectat la Internet). n cazul n care se introduce un cod fiscal eronat se primete doar un mesaj de atenionare, dar se poate continua lucrul.

Introducerea partenerilor comerciali (clieni i furnizori)

OBSERVAII

PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE Indrumar de laborator

75

Introducerea partenerului ELECTRICA Pentru introducerea facturii alegem GESTIUNE FURNIZORI FACTURI FURNIZORI

Introducerea unei facturi de la furnizor

Introducerea unei facturi Pentru o nou factur se alege opiunea ADAUGA i apoi se introduc datele generale ale facturii (numr factura, furnizor, data).

OBSERVAII

76

Radu Lixndroiu

Salvarea datelor generale ale facturii Dup salvarea facturii cu datele generale, se deschide o fereastr pentru introducerea datelor cantitative aferente facturii. Deoarece nu dorim introducerea unor date cantitative, noi avnd o factur de prestri servicii se apas butonul SALVEAZA.

nchiderea ferestrei de nregistrri cantitative

OBSERVAII

PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE Indrumar de laborator

77

Alegerea opiunilor de introducere a serviciilor sau a datelor cantitative Deci pentru introducerea datelor corespunztoare facturii de prestri servicii se alege opiunea DETALII SERVICII.

Introducerea detaliilor cu privire la serviciile primite Pentru introducerea datelor se introduce la CONT contul contabil corespondent, n cazul exemplului nostru 605, apoi completndu-se valoarea (fr TVA). n cazul n care avem mai multe poziii pe factur se adaug o nou linie cu ajutorul opiunii ADAUGA. Atentie! De fiecare dat cnd este folosit un cont pentru prima dat, programul cere ca respectivul cont s fie adugat in balan.

OBSERVAII

78

Radu Lixndroiu

Adugarea contului 605 n balan Pentru completarea denumirii aferente se poziioneaz mouse-ul n caseta aferent i va apare automat denumirea (pe baza contului introdus). Se introduc apoi VALOAREA i TVA-ul aferent. Dac cmpul TVA este necompletat, programul calculeaz automat pe baza valorii introduse TVA-ul i va ntreab dac va nlocui valoarea 0 cu valoarea calculat. Dup introducerea poziiilor se alege opiunea SALVEAZA, finalizndu-se introducerea facturii.

OBSERVAII

PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE Indrumar de laborator

79

Vizualizarea facturii introduse

Plata unei facturi din banc

Pentru a nregistra plata presupunem urmtoarele date: - Ordinul de plat nr. 123 - Data plii 14.01.2009 nregistrarea plii se face n meniul CONTABILITATE FINANCIAR.

Meniul CONTABILITATE FINANCIAR Introducerea documentelor de ncasare i plat presupun cte 2 documente. Astfel pentru fiecare factura avem un document bancar sau de cas care va stinge respectiva factur.

Introducerea documentului financiar n fereastr se sugereaz faptul c avem posibilitatea s selectm cu ajutorul tastei F1 un document debitor sau creditor existent.

OBSERVAII

80

Radu Lixndroiu

Astfel n cazul unei pli cum este n exemplul nostru la DocDB tastnd F! vom avea lista tuturor facturilor primite de la furnizori. n cazul n care dm F1 la Doc CR vom avea lista tuturor facturilor ntocmite ctre clieni.

Prin tasta F1 se alege factura care se pltete Prin alegerea facturii, la documentul de plat se completeaz automat valoarea, data, explicaia, contul debitor. Urmeaz introducerea datelor privind plata, contul si documentul creditor, data plii.

Efectuarea plii
OBSERVAII

PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE Indrumar de laborator

81

Pentru finalizarea nregistrrii se alege opiunea SALVEAZA.

Datele plii

nregistrarea unei facturi de prestri servicii unui client

Presupunem urmtoarele informaii: n data de 20.01.2009 ntocmim factura de prestri servicii nr. 34 clientului SC CLIENT1 SRL (cod fiscal 2233445), n valoare de 1000 lei (la care se adaug TVA-ul). n primul rnd se va aduga partenerul comercial CLIENT1, n meniul GESTIUNE FIRME.

Adugarea partenerului CLIENT1 SRL nregistrarea facturii se face n meniul GESTIUNE CLIENTI EMITERE FACTURI I AVIZE

OBSERVAII

82

Radu Lixndroiu

Introducerea facturilor ntocmite Introducerea facturilor ntocmite se face similar cu cea a facturilor recepionate, prezentate anterior. Astfel, nti se face nregistrarea datelor generale ale facturii, se salveaz aceste date i apoi se introduc datele aferent serviciilor sau produselor vndute.

Completarea datelor generale ale facturii

OBSERVAII

PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE Indrumar de laborator

83

Completarea detaliilor materiale (a nregistrrilor cantitative) nu se face, fiind vorba de servicii (n cazul propus) deci se salveaz nregistrrile cantitative cu valoarea 0. Iar apoi se alege opiunea DETALII SERVICII.

Introducerea detaliilor privind factura de servicii n final factura va arta astfel:

Factura se servicii ntocmit partenerului CLIENT1 SRL

ncasarea unei facturi ntocmite ctre un client

Presupunem ncasarea facturii 34 ntocmit partenerului CLIENT1 prin ordinul de plata 134, n data de 25.01.2009.

OBSERVAII

84

Radu Lixndroiu

Pentru nregistrarea ncasrii alegem din meniu CONTABILITATE FINANCIAR.

Meniul Contabilitate Financiar La document debitor de aceast dat introducem ordinul de plat 134, la document debitor nregistrm contul n care se face ncasarea (5121). La document creditor prin apsarea tastei F1, putem alege factura pe care dorim s o ncasm.

Selectarea facturii ce urmeaz a fi ncasat n final, documentul de ncasare va arta astfel:

OBSERVAII

PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE Indrumar de laborator

85

Documentul de ncasare

nregistrarea facturilor ce conin detalii cantitative

Presupunem primirea facturii nr. 23 n data de 23.01.2009 de la partenerul FURNIZOR1 (cod fiscal 1133445) ce conine informaii privind achiziia a 10 kg de portocale, pre 3lei/kg. Intrarea n gestiune se face n gestiunea central. Portocalele sunt considerate materii prime. Pentru nceput trebuie adugat gestiunea n meniul GESTIUNE STOCURI DEFINIRE GESTIUNI

Meniul DEFINIRE GESTIUNI

OBSERVAII

86

Radu Lixndroiu

nregistrarea gestiunii GESTIUNEA CENTRAL Dup nregistrarea gestiunii, trebuie s nregistrm n nomenclatorul de produse, produsul PORTOCALE. nregistrarea se face n meniul GESTIUNE STOCURI - NOMENCLATOR PRODUSE.

Meniul NOMENCLATOR PRODUSE Fiecare produs trebuie s aib un cod intern unic, adic nu pot exista dou produse cu acelai cod. Pentru introducerea unui produs sunt obligatorii doar codul i numele.

OBSERVAII

PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE Indrumar de laborator

87

Introducerea produsului PORTOCALE Pentru finalizarea nregistrrii produsului sunt necesare specificarea detaliilor privitoare la stoc. Astfel trebuie introdus gestiunea, contul contabil corespondent, eventual stocul iniial, soldul iniial etc. Obligatoriu este s fie selectat gestiunea (folosind f1) i introducerea contului contabil.

Detaliile stocului aferente produsului PORTOCALE

OBSERVAII

88

Radu Lixndroiu

Deoarece nu am mai avut nici o factur de la partenerul FURNIZOR1 trebuie s adugam datele acestui partener n meniul GESTIUNE FIRME. Introducerea propriu-zis a facturii de face din meniul GESTIUNE FURNIZORI FACTURI FURNIZORI.

Meniul FACTURI FURNIZORI nregistrarea facturii se face similar cu nregistrarea facturii pentru prestri de servicii. Astfel se vor nregistra mai nti datele generale ale facturii i apoi detaliile materiale privind stocul.

Datele generale ale facturii

OBSERVAII

PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE Indrumar de laborator

89

Introducerea detaliilor materiale (produs, cantitate, pre unitar) ale facturii n cazul n care TVA-ul nu este completat, este calculat automat.

Factura de achiziie de materii prime

Crearea unui bon de consum

Presupunem c se dau n consum 5 kg de portocale pe baza bonului de consum nr. 1 n data de 28.01.2009, cu scopul obinerii unui litru de suc de portocale. nregistrarea bonului de consum se face n meniul GESTIUNE BONURI CONSUM / TRANSFER BONURI DE CONSUM

Meniul BONURI DE CONSUM

OBSERVAII

90

Radu Lixndroiu

Introducerea datelor bonului de consum presupune introducerea numrului bonului i a datei. Cmpul CDA se refer la comanda aferent pentru care se d n consum, dac este cazul (n exemplu nu folosim comenzi, aa c acest cmp rmne vid).

Introducerea datelor bonului de consum Dup introducerea datelor generale ale bonului se vor introduce detaliile acestuia (numele produsului care se d n consum, cantitatea)

Detaliile bonului de consum

OBSERVAII

PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE Indrumar de laborator

91

La final, bonul de consum va arta astfel:

Bonul de consum finalizat

nregistrarea unei note de predare din producie

Presupunnd continuarea exemplului, dup darea n consum a celor 5 kg de portocale, trebuie nregistrat obinerea produsului SUC DE PORTOCALE. Obinerea din producie se face pe baza notei de predare nr. 1 din data de 28.01.2009. Pentru nregistrarea notei de predare, se ncepe cu adugarea produsului SUC DE PORTOCALE, dac acesta nu exist n lista de produse, n meniul GESTIUNE STOCURI NOMECLATOR PRODUSE. nregistrarea produsului SUC DE PORTOCALE se face n Gestiunea Central, n contul contabil 345.

nregistrarea produsului SUC DE PORTOCALE

OBSERVAII

92

Radu Lixndroiu

Dup adugarea produsului se face nregistrarea propriu-zis a notei de predare din producie, n meniul GESTIUNE NOTE DE PREDARE NOTE DE PREDARE

Meniul NOTE DE PREDARE

nregistrarea datelor datelor generale ale notei de predare nregistrarea detaliilor notei de predare presupune alegerea produsului, introducerea cantitii obinute precum i valoarea (de realizare).

nregistrarea detaliilor notei de predare

OBSERVAII

PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE Indrumar de laborator

93

nregistrarea unei facturi ntocmite unui client privind vnzarea de mrfuri

Continund exemplul nceput, presupunem vnzarea litrului de SUC DE PORTOCALE obinut n producie pe baza facturii nr. 25, n data de 29.01.2009, partenerului comercial CLIENT2 SRL (cod fiscal 3344556), cu preul de 30 lei (la care se adaug TVA). Deoarece nu am mai lucrat cu partenerul CLIENT2 SRL trebuie s l adugm n lista partenerilor prin meniul GESTIUNE FIRME.

Adugarea partenerului CLIENT2 SRL Dup adugarea partenerului putem trece la nregistrarea facturii de vnzare prin meniul GESTIUNE CLIENTI EMITERE FACTURI SI AVIZE

Meniul EMITERE FACTURI SI AVIZE

OBSERVAII

94

Radu Lixndroiu

Introducerea datelor generale ale facturii Dup introducerea datelor generale ale facturii se introduc detaliile cantitative, care conin produsul vndut, cantitatea i preul.

Introducerea detaliilor cantitative ale facturii

OBSERVAII

PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE Indrumar de laborator

95

Factura de vnzare finalizat

nregistrarea achiziiei unui mijloc fix

Mijloacele fixe au ca proprietate particular faptul c intr n patrimoniul firmei i n funcie de categoria din care fac parte se amortizeaz. Dac nregistrarea se face corect, amortizarea se calculeaz automat n fiecare lun. Presupunem achiziia unui autoturism marca Dacia_Logan de la partenerul comercial DACIA SRL (cod fiscal 1166778), destinat transportului de persoane. Numrul facturii este 78 din data de 16.01.2009. Intrarea n gestiune se face n Gestiunea Central. Valoarea mainii este 40.000 lei (plus TVA). Se ncepe cu adugarea produsului Dacia_Logan n lista de produse (n Gestiunea Central, cont contabil 2133) i a partenerului comercial DACIA SRL n lista de firme. nregistrarea facturii se face identic cu nregistrarea unei facturi ce conine detalii materiale.

OBSERVAII

96

Radu Lixndroiu

nregistrarea facturii de achiziie Pentru ca programul s calculeze automat amortizarea, este necesar nregistrarea mijlocului fix n catalogul mijloacelor fixe din patrimoniu. Acest lucru se face n meniul MIJLOACE FIXE NOMENCLATOR MIJLOACE FIXE

Meniul NOMENCLATOR MIJLOACE FIXE nti se nregistreaz datele generale ale mijlocului fix (nr. inventar, denumire, cod clasificare, data punerii n funciune, valoarea). Pentru nr. de inventar, dac se tasteaz F1, se pune automat acest numr n continuarea celor existente. Codul clasificare reprezint categoria din care face parte mijlocul fix, dup care se va stabili durata de amortizare.

OBSERVAII

PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE Indrumar de laborator

97

nregistrarea datelor generale ale mijlocului fix La detaliile mijlocului fix trebuie completat contul contabil (pentru exemplul nostru 2133). Nu se completeaz nimic la valoarea rmas i amortizare lunar (aceste valori se vor completa automat ncepnd cu luna urmtoare).

Detalii mijloc fix

Vizualizarea de liste
Programul genereaz toate listele obligatorii, n mai multe formate (la ecran sau la imprimant) sub mai multe forme (analitic/sintetic, format A4/A3). Atenie! nainte de vizualizarea listelor este necesar alegerea opiunii din meniul CONTABILITATE CALCUL - PRELUARE DATE
OBSERVAII

98

Radu Lixndroiu

Meniul CALCUL - PRELUARE DATE Pentru vizualizarea listelor se alege din meniu CONTABILITATE LISTE

Meniul LISTE Pentru crearea unei liste se parcurg urmtorii pai: 1- Alegerea listei 2- Alegerea formatului de list 3- Alegerea vizualizrii ECRAN/ IMPRIMANT

OBSERVAII

PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE Indrumar de laborator

99

Vizualizarea listelor

OBSERVAII

100

Radu Lixndroiu

Balana de verificare

Registrul jurnal

OBSERVAII

PACHETE DE PROGRAME DE CONTABILITATE Indrumar de laborator

101

Deschiderea unei noi luni de lucru

Pentru deschiderea unei noi luni de lucru se alege opiunea din meniu DIVERSE INCEP LUNA URMTOARE

Meniul INCEP LUNA URMTOARE n cazul n care observm o greeal n luna anterioar (care este nchis), putem s ne rentoarcem n luna respectiv din meniul ADMINISTRARE SCHIMBARE LUNA dup care se alege luna dorit.

Meniul SCHIMBARE LUNA Pentru preluarea soldurilor conturilor ce conin modificrile fcute n lunile anterioare, se alege din meniu DIVERSE TRANSFER SOLDURI

Meniul TRANSFER SOLDURI Se observ ca prin transferul de solduri se trece automat n luna urmtoare (se poate verifica luna n partea de sus, n bara de titlu).

Notele finale de nchidere de lun

Notele finale de nchidere a TVA-ului i a contului de profit i pierdere se fac automat, asemntor calculului amortizrii. Pentru aceste note finale ns este obligatorie opiunea CALCUL PRELUARE DATE.

OBSERVAII

102

Radu Lixndroiu

Studiu individual Iniializai o firm care are ca profil de activitate construirea de case. nregistrai 10 parteneri comerciali (clieni sau furnizori ai firmei). Efectuai operaiunile de deschidere a firmei. nregistrai cel puin 5 facturi de achiziie de materiale. nregistrai cumprarea unui autoturism. Inregistrai operaiunile de amortizare pentru autoturism. nregistrai o factura ctre un client pentru prestri servicii. Efectuai operaiile de nchidere de lun. Vizualizai balana, registrul jurnal si evidena partenerilor. Intrebri: Cum se pot face nregistrri? Cum se poate parametrizeaz o firm? Cum se introduc documentele contabile? Cum se afieaz informaii? Cum se afieaz evidena stocurilor? Dar a partenerilor?

OBSERVAII