Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Pontajul Angajatilor
Pontajul Angajatilor
de mii de euro anual. Solutia la aceasta problema poate fi implementarea unui sistem de management al timpului care conduce la transparenta, masurabilitate si, in final, la eficienta.
Poza 1 din 2
Poza 2 din 2
Citeste si:
Cu ochii pe angajati, minut cu minut Zambiti, va rog! Se spioneaza ! Software pentru managementul resurselor umane Politici IT la nivelul companiei
Dar managementul timpului nu se rezuma la aparate. De fapt, Moisuc crede ca pontajul inseamna 90% soft si 10% echipamente electronice de inregistrare a sosirilor si plecarilor. Dupa o perioada de maturizare a pietei, managerii companiilor vor pune pret pe facilitatile unui sistem de pontaj (software) si nu pe aparatele de inregistrare a timpului. Ei vor dori sa implementeze un sistem intern bazat pe un Regulament de Ordine Interioara pentru cresterea eficientei care sa se adapteze tuturor tipurilor de personal (cu posibilitatea definirii timpului de lucru flexibil, pentru specialisti, sau a exceptiilor, pentru managerii de top). In timp, personalul va aprecia masura ca pe un instrument obiectiv de calcul al muncii si, deci, a drepturilor salariale lunare. Prin intermediul Internetului, fiecare angajat are acces la raportul lunar personal privind pontajul orelor suplimentare aprobate si realizate, numarul zilelor de concediu de odihna efectuate, al zilelor de concediu medical etc., argumenteaza Claudia Ghiorghisor, Director Executiv la compania oradeana Dec, dezvoltatoare de solutii IT de securitate.
Un calcul naucitor
Poate cel mai important avantaj este legat de reducerea costurilor cauzate de absenteism. O firma cu 200 de angajati, cu un salariu mediu net de 425 de euro/luna, plateste pentru timpul absentat de angajati cca. 125.000 de euro/an. Moisuc a calculat aceasta cifra la o rata a absenteismului de 6,5% (30 minute/angajat/zi = 11 ore/angajat/luna) si include costurile cu taxele si impozitele aferente timpului absentat platit. Statistica confirma aceasta cifra pentru firmele de prestari servicii cu activitate de birou (banci, asigurari). Rata celor cu activitate industriala se afla intre 6% si 8%, iar pentru sectorul constructii, acest procent poate urca pana la 8%-9% (40 minute/angajat/zi = 14 ore/angajat/luna), adica pierderi de 150-170.000 de euro/an. Daca rata absenteismului intr-o organizatie (rata naturala de absenteism) are valoarea de 1,5% (7 minute/angajat/zi = 2,5 ore/angajat/luna) si un cost de 28.000 de euro/an, compania nu are motive de ingrijorare. Sub acest procent nu se poate cobori. Multinationalele, dar si firmele cu multe puncte de lucru apeleaza deja la sistemele de pontaj. O alta categorie de firme-client este cea in care predomina activitatile repetitive, unde rezultatele sunt direct proportionale cu timpul lucrat, afirma Moisuc. Domeniile de activitate in care serviciile celor de la Dec au patruns cuprind fabrici, institutii bancare, obiective turistice si de agrement, hoteluri, retail, distributie, transporturi si constructii, institutii publice, universitati s.a.m.d. Sunt atat firme mici, cu pana la 100 de angajati, cat si companii foarte mari, cu peste 10.000 de angajati. Clientii pot opta pentru solutii simple, pentru o singura locatie, solutii pentru locatii multiple, cu centralizarea datelor prin Internet, si chiar solutii pentru puncte de lucru mobile, cu echipamente capabile sa transmita sosirile si plecarile angajatilor prin retelele de telefonie mobila, prin GPRS. Daca vorbim despre investitie, aceasta se situeaza in jurul a 0,5-1% din costul anual cu forta de munca si include echipamentele, licentele software si serviciile de implementare. Pentru o firma cu doua sute de angajati, cu salariul mediu net de 425 de euro/luna, pretul unui sistem de pontaj la cheie se situeaza in limitele 9.000-19.000 de euro, in functie de tehnologiile ceasurilor de pontaj si numarul de licente software. Pentru organizatii mai mici, cu maximum o suta de angajati, pentru un ceas de pontaj cu identificare prin amprenta si software minimal de pontaj pentru un singur calculator, pretul se situeaza undeva intre 700 si 1.000 de euro, calculeaza Project Managerul Bio-Matrix. Reprezentantii companiei Dec nu inainteaza o cifra, insa precizeaza ca o evaluare corecta a costurilor tine de cerintele clientului, care pot fi foarte diverse.
Cu atentie
Exista posibilitatea ca o astfel de schimbare sa aiba repercusiuni asupra intregii organizatii. Noua procedura trebuie sa ofere un echilibru intre activitatea profesionala si nevoile personale.
Altminteri, multi vor fi frustrati, iar noua unealta va risca sa devina o minune care tine trei zile, avertizeaza specialistii. Daca in lipsa unui astfel de sistem, angajatii se invoiau la seful direct, acum, acesta nu mai este factor decizional, ci doar intermediar, ceea ce poate duce la nemultumiri. In situatia in care angajatorul va decide sa nu mai plateasca absentele angajatilor, va trebui sa tina cont de orele suplimentare ale acestora. Un alt sfat important este acela ca o parte dintre beneficiile reducerii costurilor absenteismului sa se intoarca si catre angajati. Astfel, sistemul va cunoaste un grad mai mare de acceptare. Companiile mai trebuie sa aiba in vedere un alt fenomen cu risc ridicat: prezenteismul (timpul petrecut de angajati la lucru intentionat, fara sa faca nimic). Institutiile bugetare sunt cele mai expuse acestui fenomen intrucat sunt foarte greu de luat masuri impotriva celor care protesteaza in acest fel. Pentru platformele Rieni-Sudrigiu-Stei, care apartin grupului de firme Transilvania General Import Export (TGIE), cu peste 10.000 de angajati, solutia de pontaj este combinata cu controlul accesului si supravegherea video intr-un sistem integrat, pe un areal de peste 40 de kilometri. Managerii pot accesa de la distanta, cu ajutorul unei conexiuni de Internet, o harta digitalizata a zonei, pentru oricare dintre cele trei fabrici. Vor aparea imagini video surprinse in timp real si o lista a angajatilor prezenti la linia de productie, dar si a celor absenti care trebuiau sa se afle la locul de munca etc, afirma Alina Gadoiu, Coordonator Marketing Dec. Bionet Software a proiectat pentru o organizatie un sistem de raportare a productiei cu identificarea angajatilor pe baza de amprenta. Acesta a fost montat in hala. Fiecare salariat raporta zilnic la ce utilaj a lucrat, ce tip de piesa a fabricat, ce cantitate a realizat. Daca se intampla sa uite sa raporteze, sistemul il interoga cand ponta la plecare. Astfel, se realiza si pontajul, si masurarea productiei individuale. La mai bine de un an de la introducerea procedurii, cu ocazia unei defectiuni la calculator, clientul a solicitat o interventie imediata. Oamenii se dezobisnuisera de metoda traditionala prin care raportau inainte de implementarea acestui sistem si cereau urgentarea reparatiei. S-a dovedit ca le usura munca si ca fiecare avea evidenta individuala, clara a ceea ce facea. Cei care produceau mai mult, castigau in consecinta, fara sa-si atraga critica colegilor.
E posibil ca o astfel de schimbare sa aiba repercusiuni asupra intregii organizatii. Noua procedura trebuie sa ofere un echilibru intre activitatea profesionala si nevoile personale. Altminteri, multi vor fi frustrati. - Ionel Moisuc, Project Manager Bio-Matrix