Managementul operatiunilor si al logisticii inseamna tot timpul planificare.

Oamenii care lucreaza in companii, cred ca ar trebui mai mult invatati sa planifice si sa foloseasca metode eficiente de planificare pentru a putea rezolva eficient problemele de zi cu zi. Oamenii au probleme in a planifica timpul de care dispun, in a planifica proiectele in care sunt implicati, iar companiile au probleme in a planifica activitati complexe interdepartamentale si totul se intimpla datorita unor probleme in ceea ce inseamna planificare. Foarte multe companii din Romania nu au un departament de planificare, stiu ca suna un pic comunist dar, va rog sa ma credeti, ca va trebuie domnilor. As vrea sa pun pe tapet, in acest articol 7 greseli frrecvente de planificare pe care le-am intilnit in activitatea mea: 1. Lipsa unei planificari coerente De cele mai multe ori planificarea lipseste cu desavarsire si asta se vede simplu intr-o organizatie: lucrurile functioneaza din inertie, exista intirzieri in exeutie, nu poti trece mai departe pentru ca un Gigi a uitat ca avea ceva de terminat, oamenii se plang tot timpul d elipsa timpului si a resurselor. Lipsa unei planificari este cea mai grava greseala. Un plan prost este preferat unuia care nu exista deloc, un plan facut pe un servetel este preferat unuia care exista in capul unei singure persoane. Daca o sa aveti ocazia sa faceti o radiografie a unei organizatii si sa va uitati la ea ca un spectator extern o sa vedeti foarte simplu unde se planifica si unde nu, unde se planifica bine si unde se planifica mai putin bine. E ca atunci cand ai merge printr-un angro in care marfa este aruncata peste tot, intr-o aparenta stare de ordine si apoi mergi intr-un supermarket unde totul e la locul lui si unde senzatia de ordine si planificare te intimpina de la intrare. Orice sistem are tendinta, chiar daca ceea ce se intimpla in interiorul nu este planificat, de a ajunge la o stare de echilibru, stare de echilibru care creaza o oarecare planificare bazata pe cutume si pe reguli care in momentul cand ceva se strimba imediat cedeaza, iar aducerea lui in starea de echilicru este foarte consumatoare de resurse. Un sistem in care se planifica este foarte putin influentat de schimabri si poate reveni repede si cu consum mic de resurse la starea de echilibru. Deci : PLANIFICA. Cei mai buni jucatori din piata sunt cei care planifica. 2. Prioritizarea Prioritizare este un alt pas pe care trebuie sa-l faci pentru a avea o planificare buna. Plecand de la prioritizarea obiectivelor, activitatilor si proiectelor in care te implici si pe care ti le asumi. Prioritizarea se traduce

simplu prin ordinea importantei. Uneori acesta prioritizare este naturala pentru ca activitatile sau proiectele sunt inlantuite si nu poti face o activitate fara sa o inchei pe alta. In proiectele complexe de planificare actiunile nu sunt inlantuite si atunci trebuie ca fiecare activitate sa fie prioritizata pentru a da o imagine asupra succesiunii si importantei activitatilor in tot ansamblul. Prioritizarea iti arata care e zona de concentrare a efortului si resurselor in anumite perioade de timp. 3. Lipsa de detalii In cele mai multe cazuri intilnite de mine, acolo unde am intilnit planificari, dupa prioritizare, lipsa detaliilor planificarii era problema cea mai intilnita. Am intilnit planificari de activitati complexe care erau pline de detalii in anumite zone (de obicei in zona de expertiza a celui care a excutat planificarea) si foarte saraca in detalii in alte zone. De obicei o planificare se face de catre o echipa pluridisciplinara si niciodata de catre un singur om, dar tot timpul este de preferat ca un singur om sa coordoneze eforturile echipei si sa rezolve conflictele de planificare. In lispa detaliilor planificarii oamenii care vor executa acel plan se vor opri dupa primul pas pentru ca vor avea insuficiente date pentru a continua sau cei mai inventivi dintrei ei vor incerca sa gaseasca solutii, solutii care punctual pot fi de succes, dar care la nivel de planificare generala pot fi un esec. Cele mai multe implementari de solutii software au lacune la acest aspect. Detaliaza un plan atat de mult cat sa permita executarea lui independent cat mai mult timp. Atentie insa la gradul de detaliere pentru ca tendinta este de a parea ca niciodata nu este suficient de detaliat. 3. Slaba comunicare si coordonare In proiecte complexe in care sunt implicate mai multe departamente sau mai multe companii de pe lantul de supply chain, slaba comunicare si coordonare duce la intirzieri sau chiar la esecul proiectului. In cadrul proiectelor complexe comunicare are rolul de a transmite tuturor celor implicati update-ul sarcinilor actuale si impactul pe care il are actualul status in intreaga planificare. Coordonarea are rolul de a folosi eficient resursele si timpul astfel incat dozarea resurselor si timingul sa fie cel corect scazand astfel posibilitatea de risipire a efortului, resurselor si timpului. 4. Lipsa unor obiective cuantificabile O buna planificare are obiective clare si cuantificabile pentru fiecare element al planificarii. Lipsa unor obiective cuntificabile face foarte greu masurarea stadiului proiectului, facand foarte grea luarea deciziei de a trece la urmatorul pas si momentul cand se poate face tecerea. Lipsa de obiective cuantificabile duce la blocarea intr-o anumita activitate care pare ca nu se mai termina. Obiectivele trebuie sa fie SMART si trebuie ca targetul sa fie setat pas cu pas fara salturi mari si cu perioade in care se da posibilitatea de "maturare"

a obiectivului, fara a trece foarte rapid la o valoare a targetului superioara ci pastrand constanta valoarea trgetului pe o anumita perioada de timp. 5. Slaba guvernare a planificarii Trebuie sa transportati astazi, conform planificarii, 60 tone de marfa de la un furnizor la dumneavoastra la depozit, dar azi va dati seama ca nu aveti motorina si soferi pentru masini pentru ca soferii sunt in concediu, iar factura de combustibil nu a fost platita integral la furnizor si nu puteti alimenta. Plata facturii si disponibilitatea soferilor sunt resurse care trebuiau sa fie alocate la momentul potrivit si in cantitatea potrivita. Un astfel de element minor poate intirzia un proiect de mare anvergura, iar planificarea facuta impreuna cu furnizorii si clientii dumneavoastra sa fie compromisa necesitand a fi refacuta. 6. Slaba aliniere culturala si de strategie In cazul proiectelor in care sunt implicate mai multe organizatii (caz desul de des intilnit in cazul lanturilor de aprovizionare) lipsa de aliniere culturala si de strategie este un element foarte important de luat in calcul in planificare si in mamagementul proiectului. De ex: dumneavoastra care sunteti ortodoxi lucrati cu o alta companie ai caror angajati sunt majoritari catolici. In acest caz anumite sarbatori religioase sunt decalate cu anumite perioade de timp, lucru care trebuie luat in calcul in procesul de planificare. Slaba aliniere strategica se refera la faptul ca, de exemplu, obiectivele dumneavoastra de dezvoltare pe urmatoarea perioada sunt mai ambitioase decat ale partenerilor dumneavoastra. In acest caz eforturile vor fi mai intense la dumneavoastra si mai putin intense pe acea directie la partenerii dumneavoastra. In cazul unei planificari, daca nu se tine cont alinierea strategica, acest aspect va duce la probleme in viitor si la declaje repetate ale planificarii. 7. Mai mult arta decat stiinta in abordarea planificarii Foarte multi care planifica fac greseala de a folosi mai mult arta si mai putin stiinta in a reusi o planificare reusita. Nu de putine ori am vazut planificari care aratau senzational, care imbinu pictura cu desenul tehnic ...........ceva de neimaginat: o imbinare de culori si linii .........dar fara substanta, deoarece, daca intrai in intimitatea planificarii vedeai cu adevarat ca doar ti se vopsise gardul pentru a avea o imagine buna intr-o poza de moment. Partea proasta e ca unii oameni (top manageri) se uita doar la poza de moment si asteapta ca atunci cand incep vinturile si ploile ca acel gard frumos vopsit sa si reziste. Planificarea este o stiinta si trebuie sa folosesti mai mult stiinta decat pictura pentru a avea o buna planificare.