Banca Naional a Romniei

Regulament nr. 9/2008

din 03/07/2008

privind cunoaterea clientelei n scopul prevenirii splrii banilor i finanrii terorismului

Publicat in MOF nr. 527 14/07/2008 Versiune consolidata in 21/12/2009 Versiune consolidata la data de 21/12/2009

Atenie! Textele actelor actualizate sunt reproduceri neoficiale ale unor acte ce au suferit numeroase modificri de-a lungul timpului, dar care nu au fost republicate n Monitorul Oficial. La astfel de texte nu se va face referire n nici un document oficial ele avnd numai un caracter informativ. Indaco Systems nu i asum rspunderea pentru consecinele juridice generate de folosirea acestor acte.

___________ Text actualizat la data de 21.12./2009. Actul include modificrile din urmtoarele acte: - Regulamentul B.N.R. nr. 16/2009 publicat n MOF nr. 626 din 21/09/2009 - Regulamentul B.N.R. nr. 27/2009 publicat n MOF nr. 892 din 21/12/2009. Avnd n vedere prevederile art. 8 lit. a) i b), ale art. 81, art. 17 alin. (1) lit. a) i ale art. 22 alin. (41) din Legea nr. 656/2002 pentru prevenirea i sancionarea splrii banilor, precum i pentru instituirea unor msuri de prevenire i combatere a finanrii actelor de terorism, cu modificrile i completrile ulterioare, ale art. 1 din Hotrrea Guvernului nr. 594/2008 privind aprobarea Regulamentului de aplicare a prevederilor Legii nr. 656/2002 pentru prevenirea i sancionarea splrii banilor, precum i pentru instituirea unor msuri de prevenire i combatere a finanrii actelor de terorism, precum i recomandrile emise de Financial Action Task Force on Money Laundering, n temeiul prevederilor art. II alin. (5) din Ordonana de urgen a Guvernului nr. 53/2008 privind modificarea i completarea Legii nr. 656/2002 pentru prevenirea i sancionarea splrii banilor, precum i pentru instituirea unor msuri de prevenire i combatere a finanrii actelor de terorism, cu modificrile i completrile ulterioare, i ale art. 48 din Legea nr. 312/2004 privind Statutul Bncii Naionale a Romniei, Banca Naional a Romniei emite prezentul regulament. CAPITOLUL I Dispoziii generale Art. 1. - (1) Prezentul regulament se aplic instituiilor de credit, persoane juridice romne, instituiilor de plat, persoane juridice romne, i instituiilor financiare nebancare, persoane juridice romne, nscrise n Registrul special inut de Banca Naional a Romniei, i reglementeaz standardele minime pentru elaborarea de ctre acestea a normelor de cunoatere a clientelei ca parte esenial a administrrii riscului de splare a banilor i de finanare a terorismului i aspecte legate de implementarea acestora. (2) Prezentul regulament se aplic n mod corespunztor, n scopul prevzut la alin. (1), i sucursalelor din Romnia ale instituiilor de credit, persoane juridice strine, sucursalelor din Romnia ale instituiilor de plat, persoane juridice strine, i sucursalelor din Romnia ale instituiilor financiare, persoane juridice strine, nscrise n Registrul special inut de Banca Naional a Romniei. (3) n scopul prezentului regulament, entitile prevzute la alin. (1) i (2) sunt denumite n continuare instituii.

Art. 2. - Termenii i expresiile utilizate n cuprinsul prezentului regulament au semnificaia prevzut n Legea nr. 656/2002 pentru prevenirea i sancionarea splrii banilor, precum i pentru instituirea unor msuri de prevenire i combatere a finanrii actelor de terorism, cu modificrile i completrile ulterioare, i n Regulamentul de aplicare a prevederilor Legii nr. 656/2002 pentru prevenirea i sancionarea splrii banilor, precum i pentru instituirea unor msuri de prevenire i combatere a finanrii actelor de terorism, aprobat prin Hotrrea Guvernului nr. 594/2008. CAPITOLUL II Dispoziii privind normele de cunoatere a clientelei Art. 3. - n scopul asigurrii desfurrii activitii n conformitate cu cerinele Legii nr. 656/2002, cu modificrile i completrile ulterioare, ale Hotrrii Guvernului nr. 594/2008 i ale prezentului regulament, instituiile trebuie s adopte norme interne de cunoatere a clientelei care s previn folosirea instituiei pentru desfurarea unor activiti ce au ca scop splarea banilor sau finanarea actelor de terorism. Art. 4. - Normele de cunoatere a clientelei, elaborate de fiecare instituie, trebuie s corespund naturii, volumului, complexitii i ntinderii activitii acesteia i s fie adaptate la gradul de risc asociat categoriilor de clieni pentru care aceasta presteaz servicii financiar-bancare i la gradul de risc al produselor/serviciilor oferite. Art. 5. - (1) Instituiile stabilesc prin normele de cunoatere a clientelei mecanisme i msuri ce trebuie implementate pentru respectarea Legii nr. 656/2002, cu modificrile i completrile ulterioare, a Hotrrii Guvernului nr. 594/2008 i a prezentului regulament, astfel nct s poat face dovada Bncii Naionale a Romniei c administreaz n mod eficient riscul de splare a banilor i de finanare a terorismului. (2) n scopul alin. (1), normele de cunoatere a clientelei trebuie s includ cel puin urmtoarele elemente: a) o politic de acceptare a clienilor, prin care s se stabileasc cel puin categoriile de clientel pe care instituia i propune s le atrag, procedurile graduale de acceptare i nivelul ierarhic de aprobare a acceptrii clienilor n funcie de gradul de risc asociat categoriei n care sunt ncadrai, tipurile de produse i servicii care pot fi furnizate fiecrei categorii de clientel; b) proceduri de identificare i de monitorizare permanent a clienilor pentru ncadrarea acestora n categoria de clientel corespunztoare, respectiv pentru trecerea dintr-o categorie de clientel n alta; c) coninutul msurilor-standard, msurilor simplificate i msurilor suplimentare de cunoatere a clientelei pentru fiecare dintre categoriile de clientel i de produse ori tranzacii supuse acestor msuri; d) proceduri de monitorizare permanent a operaiunilor derulate de clieni n scopul detectrii tranzaciilor neobinuite i tranzaciilor suspecte; e) modaliti de abordare a tranzaciilor i a clienilor n i/sau din jurisdiciile care nu impun aplicarea de proceduri de cunoatere a clientelei i de pstrare a evidenelor referitoare la aceasta, echivalente cu cele prevzute n Legea nr. 656/2002, cu modificrile i completrile ulterioare, i n Hotrrea Guvernului nr. 594/2008, i n care aplicarea acestora nu este supravegheat de o manier echivalent celei reglementate prin legislaia precizat; f) modaliti de ntocmire i pstrare a evidenelor corespunztoare, precum i stabilirea accesului la acestea; g) proceduri i msuri de verificare a modului de implementare a normelor elaborate i de evaluare a eficienei acestora, inclusiv prin intermediul auditului extern; h) standardele pentru angajare i programe de pregtire a personalului n domeniul cunoaterii clientelei; i) procedurile de raportare intern i ctre autoritile competente. Art. 6. - (1) Normele de cunoatere a clientelei trebuie s fie aprobate la nivelul organelor de conducere ale instituiei i supuse revizuirii ori de cte ori este necesar, dar cel puin anual. (2) Normele de cunoatere a clientelei trebuie s fie cunoscute de ntregul personal cu responsabiliti n domeniul cunoaterii clientelei, n scopul prevenirii splrii banilor i finanrii terorismului. Art. 7. - Normele de cunoatere a clientelei vor fi transmise Bncii Naionale a Romniei - Direcia supraveghere n termen de 5 zile de la aprobarea acestora, respectiv a modificrii lor de ctre organele competente. CAPITOLUL III Dispoziii privind msurile-standard de cunoatere a clientelei

Art. 8. - (1) Identificarea clienilor persoane fizice are n vedere obinerea cel puin a urmtoarelor informaii: a) numele i prenumele i, dup caz, pseudonimul; b) data i locul naterii; c) codul numeric personal sau, dac este cazul, un alt element unic de identificare similar; d) domiciliul i, dac este cazul, reedina; e) numrul de telefon, fax, adresa de pot electronic, dup caz; f) cetenia; g) ocupaia i, dup caz, numele angajatorului ori natura activitii proprii; h) funcia public important deinut, n cazul clienilor care sunt rezideni n strintate, dac este cazul; i) numele beneficiarului real, dac este cazul. (2) Verificarea identitii clientului se realizeaz pe baza documentelor din categoria celor mai greu de falsificat sau de obinut pe cale ilicit sub un nume fals, cum sunt documentele de identitate, emise de o autoritate oficial, care s includ o fotografie a titularului. (3) Verificarea informaiilor prevzute la alin. (1), care nu se pot proba cu documentele prevzute la alin. (2), se va realiza prin orice metod corespunztoare, ca de exemplu prin observarea direct a locaiei la adresa indicat, prin schimb de coresponden i/sau accesarea numrului de telefon furnizat de client, prin verificarea informaiilor furnizate de client cu cele nscrise pe diverse facturi remise la plat clientului, fie fiscale ori extrase de cont sau prin accesarea informaiilor publice. (4) n situaia n care un client este reprezentat n relaia cu instituia de o alt persoan, care acioneaz ca mputernicit, curator, tutore sau n orice alt calitate, instituia trebuie s obin i s verifice i informaiile i documentele corespunztoare cu privire la identitatea reprezentantului, precum i, dup caz, cele referitoare la natura i limitele mputernicirii. Art. 9. - (1) Identificarea clienilor entiti persoane juridice sau fr personalitate juridic are n vedere obinerea cel puin a urmtoarelor informaii: a) denumirea; b) forma juridic; c) sediul social i, dac este cazul, sediul unde se situeaz centrul de conducere i de gestiune a activitii statutare; d) numrul de telefon, fax, adresa de pot electronic, dup caz; e) tipul i natura activitii desfurate; f) identitatea persoanelor care, potrivit actelor constitutive i/sau hotrrii organelor statutare, sunt nvestite cu competena de a conduce i reprezenta entitatea, ct i puterile acestora de angajare a entitii; g) numele beneficiarului real, dac este cazul, sau, n situaia prevzut la art. 22 alin. (2) lit. b) pct. 2 din Legea nr. 656/2002, cu modificrile i completrile ulterioare, informaii despre grupul de persoane care constituie beneficiarul real; h) identitatea persoanei care acioneaz n numele clientului, precum i informaii pentru a se stabili c aceasta este autorizat/mputernicit n acest sens. (2) Instituiile au obligaia de a verifica existena legal a entitii, respectiv dac aceasta este nregistrat n registrul comerului sau, dup caz, ntr-un alt registru public, precum i informaiile i documentele corespunztoare cu privire la identitatea persoanei care acioneaz n numele clientului i cele referitoare la natura i limitele mputernicirii. (3) Verificarea informaiilor furnizate de client se va realiza prin orice metod corespunztoare, astfel nct instituia s se asigure de veridicitatea acestor informaii, ca de exemplu prin obinerea, de la client sau de la un registru public ori din ambele surse, a documentelor care au stat la baza nmatriculrii ori nregistrrii acestora i a unui extras la zi din acel registru, prin obinerea unei copii a ultimei situaii financiare auditate, prin consultarea unor surse publice specializate sau cabinete de avocatur ori societi de audit, prin observarea direct a locaiei la adresa de sediu indicat, prin schimb de coresponden i/sau accesarea numrului de telefon furnizat de client, prin obinerea de referine de la o alt instituie. (4) n cazul absenei unei cerine de nregistrare, verificarea informaiilor prevzute la alin. (1) se va realiza pe baza documentelor de constituire i, dup caz, a autorizaiilor de funcionare i/sau a rapoartelor de audit, precum i prin alte metode de tipul celor prevzute la alin. (3). Art. 10. - Procedurile de identificare a clientului i verificarea identitii acestuia stabilite potrivit art. 8 i 9 se aplic n mod corespunztor, n scopul identificrii beneficiarului real i pentru verificarea pe baz de risc a identitii acestuia.

CAPITOLUL IV Dispoziii privind msurile suplimentare de cunoatere a clientelei Art. 11. - n aplicarea dispoziiilor art. 121 alin. (2) din Legea nr. 656/2002, cu modificrile i completrile ulterioare, instituiile vor stabili categoria clienilor i a tranzaciilor ce prezint un grad de risc potenial mai ridicat, pe baza unor indicatori de risc care pot avea n vedere, dup caz, volumul activelor sau veniturilor, tipul serviciilor solicitate, tipul activitii desfurate de client, circumstanele economice, reputaia rii de origine, plauzibilitatea explicaiilor oferite de client, niveluri valorice prestabilite pe categorii de tranzacii. Art. 12. - Instituiile vor acorda atenie sporit n cazul clienilor i tranzaciilor n i/sau din jurisdiciile care nu impun aplicarea de proceduri de cunoatere a clientelei i de pstrare a evidenelor referitoare la aceasta, echivalente cu cele prevzute n Legea nr. 656/2002, cu modificrile i completrile ulterioare, n Hotrrea Guvernului nr. 594/2008 i n prezentul regulament, i n care aplicarea acestora nu este supravegheat de o manier echivalent celei reglementate prin legislaia precizat. Art. 13. - Instituiile de credit care ofer servicii bancare personalizate, denumite n practica internaional private banking, trebuie s manifeste o vigilen sporit fa de categoria de clientel creia i sunt oferite astfel de servicii. Art. 14. - n cazul conturilor nenominative pentru care, n vederea asigurrii unui grad sporit de confidenialitate, identitatea clientului, cunoscut de instituia de credit, este nlocuit n documentaia subsecvent printr-un cod numeric sau de alt natur, documentaia referitoare la identitatea clientului trebuie s fie disponibil ofierului de conformitate i persoanelor desemnate n conformitate cu prevederile art. 14 din Legea nr. 656/2002, cu modificrile i completrile ulterioare, precum i autoritii de supraveghere. Art. 15. - n categoria relaiilor cu persoane care nu sunt prezente fizic la efectuarea operaiunilor sunt incluse relaiile ncepute prin coresponden sau prin intermediul mijloacelor de telecomunicaii telefon, pota electronic, internet, precum i orice alte relaii iniiate prin intermediul tehnologiilor ce permit accesarea serviciilor n afara sediilor instituiilor. Art. 16. - Pentru clienii i tranzaciile cu un risc potenial mai ridicat stabilite conform art. 11-14, n plus fa de msurilestandard de cunoatere a clientelei, instituiile vor stabili msuri suplimentare de cunoatere a clientelei, care pot include: a) aprobarea la un nivel ierarhic superior a nceperii sau continurii relaiei de afaceri cu astfel de clieni i/sau pentru realizarea acestor tranzacii; b) solicitarea ca prima tranzacie s se realizeze prin intermediul unui cont deschis la o instituie de credit supus unor cerine de prevenire i combatere a splrii banilor i finanrii terorismului, echivalente standardelor prevzute n Legea nr. 656/2002, cu modificrile i completrile ulterioare, i n Hotrrea Guvernului nr. 594/2008; c) supravegherea sporit, permanent a relaiei de afaceri; d) adoptarea de msuri corespunztoare pentru a stabili/verifica sursa fondurilor; e) implementarea de sisteme informatice adecvate de gestiune a informaiei, care s permit furnizarea n timp util de informaii necesare pentru identificarea, analizarea i monitorizarea efectiv a acestor tranzacii. Sistemele informatice implementate trebuie s evidenieze cel puin lipsa sau insuficiena documentaiei corespunztoare la nceperea relaiei de afaceri, tranzaciile neobinuite derulate prin contul clientului i situaia agregat a tuturor operaiunilor clientului cu instituia; f) necesitatea ca persoanele nsrcinate cu coordonarea activitii de vnzare i administrare a serviciilor pentru clienii respectivi s aib cunotin de circumstanele personale ale acestora i s acorde atenie sporit informaiilor provenite de la tere pri n legtur cu aceste persoane; g) aprobarea la un nivel ierarhic superior a tranzaciilor ce depesc un anumit nivel valoric prestabilit. CAPITOLUL V Dispoziii privind msurile simplificate de cunoatere a clientelei Art. 17. - (1) Msurile simplificate de cunoatere a clientelei sunt stabilite de instituii pe baz de risc, astfel nct s le permit acestora respectarea tuturor prevederilor Legii nr. 656/2002, cu modificrile i completrile ulterioare, ale Hotrrii Guvernului nr. 594/2008 i ale prezentului regulament. (2) Msurile simplificate de cunoatere a clientelei trebuie s includ obinerea de suficiente informaii despre clieni, care s asigure instituiei legitimitatea ncadrrii clienilor n categoria de clientel cu grad sczut de risc de splare a banilor i finanare a terorismului conform legislaiei,

monitorizarea operaiunilor acestora pentru detectarea tranzaciilor suspecte i stabilirea unei proceduri care s permit actualizarea i adecvarea informaiilor deinute despre clieni astfel nct instituia s se asigure c acetia se menin n respectiva categorie de clientel. CAPITOLUL VI Dispoziii procedurale Art. 18. - (1) Pentru toate tranzaciile, indiferent de ncadrarea n categoriile de risc, instituiile trebuie s aib n funciune sisteme de detectare a tranzaciilor suspecte i a tranzaciilor neobinuite din punctul de vedere al complexitii sau al ncadrrii n tiparele uzuale, inclusiv n ceea ce privete volumul ori frecvena acestora. (2) Sistemele de detectare prevzute la alin. (1) pot fi concepute prin stabilirea unor parametri i tipologii n interiorul crora se situeaz tranzaciile obinuite derulate, cum ar fi: limite valorice pe categorie de client, produs sau tranzacie, categorii de tranzacii derulate n relaia cu diferitele categorii de clientel i, n cazul persoanelor juridice i al altor entiti, domeniul de activitate. Art. 19. - Instituiile vor evalua noile produse i servicii din perspectiva gradului de risc de splare a banilor i finanare a terorismului asociat acestora. Art. 20. - n cazul clienilor existeni care trec ntr-o categorie de clientel cu un risc potenial mai ridicat, pentru continuarea relaiei de afaceri este necesar aplicarea tuturor msurilor de cunoatere a clientelei stabilite de instituie pentru categoria de clieni n care urmeaz s fie ncadrai. Art. 21. - Instituiile furnizeaz Bncii Naionale a Romniei, la cerere, rapoarte cu privire la clieni i operaiunile efectuate pentru acetia, inclusiv orice analiz pe care instituiile au fcut-o pentru detectarea tranzaciilor neobinuite sau suspecte ori pentru a determina gradul de risc asociat unei tranzacii sau unui client. Art. 22. - (1) n aplicarea dispoziiilor art. 13 alin. (1) din Legea nr. 656/2002, cu modificrile i completrile ulterioare, instituiile au obligaia de a pstra cel puin copii ale documentelor de identitate ale clienilor persoane fizice i copii ale documentelor de constituire n cazul clienilor persoane juridice ori entiti fr personalitate juridic, ca de exemplu actul constitutiv i certificatul de nmatriculare ori nregistrare. (2) Instituiile au obligaia ca, la solicitarea expres a Bncii Naionale a Romniei sau a altor autoriti conform legii, s pstreze, ntr-o form corespunztoare pentru a putea fi folosite ca mijloace de prob n justiie, datele de identificare a clientului, evidenele secundare sau operative i nregistrrile tuturor operaiunilor financiare ce decurg din derularea unei relaii de afaceri, pentru o perioad mai mare de 5 ani de la ncheierea relaiei de afaceri cu clientul. Solicitarea autoritii va indica n mod clar tranzaciile i/sau clienii, precum i perioada suplimentar pentru care instituiile au obligaia de a pstra informaiile i documentele necesare. Art. 23. - Instituiile trebuie s asigure accesul personalului cu responsabiliti n domeniul cunoaterii clientelei n scopul prevenirii splrii banilor i finanrii terorismului, inclusiv a persoanelor desemnate potrivit art. 14 alin. (1) din Legea nr. 656/2002, cu modificrile i completrile ulterioare, precum i al auditorului extern, al Bncii Naionale a Romniei i al altor autoriti conform legii, la toate evidenele i documentele cu privire la clieni i operaiunile efectuate pentru acetia, inclusiv orice analiz pe care instituia a realizat-o pentru detectarea tranzaciilor neobinuite sau suspecte ori pentru a determina gradul de risc asociat unei tranzacii sau client, prin punerea la dispoziia acestora n cel mai scurt timp a documentelor/informaiilor. Art. 24. - (1) Instituiile trebuie s impun standarde ridicate la angajarea personalului, inclusiv referitoare la reputaie i onorabilitate, i s verifice informaiile puse la dispoziie de candidai. (2) Instituiile trebuie s asigure pregtirea continu a personalului, astfel nct persoanele cu responsabiliti n domeniul cunoaterii clientelei n scopul prevenirii splrii banilor i finanrii terorismului s fie pregtite n mod adecvat. Programul de pregtire va cuprinde informaii legate de cerinele legislaiei n acest domeniu, precum i de aspectele practice distinctive, n special pentru a permite personalului recunoaterea tranzaciilor suspecte de a fi n legtur cu operaiuni de splare a banilor i finanare a terorismului, precum i ntreprinderea de msuri adecvate. Personalul va fi instruit i verificat periodic pentru a se asigura faptul c acesta cunoate responsabilitile care i revin i pentru a fi informat n legtur cu noutile n domeniu. CAPITOLUL VII Msuri de supraveghere i sanciuni Art. 25. - n scopul nlturrii deficienelor constatate i a cauzelor acestora, Banca Naional a Romniei poate dispune urmtoarele msuri:

a) solicitarea modificrii normelor de cunoatere a clientelei, prevzute la cap. II; b) impunerea obligaiei de aplicare a msurilor-standard de cunoatere a clientelei pentru produse, operaiuni i/sau clieni n cazul crora normele interne ale instituiei n cauz stabilesc aplicarea de msuri simplificate sau/i impunerea obligaiei de aplicare a msurilor suplimentare pentru operaiuni ori clieni n cazul crora normele interne stabilesc aplicarea de msuristandard de cunoatere a clientelei; c) solicitarea nlocuirii persoanelor responsabile pentru apariia deficienelor constatate. Art. 26. - (1) nclcarea dispoziiilor prezentului regulament i nerespectarea msurilor dispuse de Banca Naional a Romniei constituie contravenii i se sancioneaz cu amenda prevzut la art. 22 alin. (2) ultima tez din Legea nr. 656/2002, cu modificrile i completrile ulterioare. (2) Dispoziiile art. 22 alin. (3)-(5) din Legea nr. 656/2002, cu modificrile i completrile ulterioare, se aplic n mod corespunztor. (3) Msurile stabilite la art. 25 pot fi aplicate separat sau concomitent cu sanciunile la care fac referire alin. (1) i (2). CAPITOLUL VIII Dispoziii tranzitorii Art. 27. - Instituiile care funcioneaz la data intrrii n vigoare a prezentului regulament vor transmite Bncii Naionale a Romniei - Direcia supraveghere normele de cunoatere a clientelei prevzute la cap. II n termen de cel mult 90 de zile de la data intrrii n vigoare a prezentului regulament. Art. 28. - Instituiile vor aplica msurile de cunoatere a clientelei prevzute de Legea nr. 656/2002, cu modificrile i completrile ulterioare, de Hotrrea Guvernului nr. 594/2008 i de prezentul regulament tuturor clienilor existeni, ct mai curnd posibil, pe baz de risc, dar nu mai trziu de 18 luni de la aprobarea la nivelul organelor de conducere ale instituiei a normelor de cunoatere a clientelei elaborate potrivit cap. II din prezentul regulament. CAPITOLUL IX Dispoziii finale Art. 29. - La data intrrii n vigoare a prezentului regulament se abrog Norma Bncii Naionale a Romniei nr. 3/2002 privind standardele de cunoatere a clientelei, publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I, nr. 154 din 4 martie 2002, cu modificrile i completrile ulterioare, i Regulamentul Bncii Naionale a Romniei nr. 8/2006 privind standardele de cunoatere a clientelei instituiilor financiare nebancare, publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I, nr. 941 din 21 noiembrie 2006. Preedintele Consiliului de administraie al Bncii Naionale a Romniei, Mugur Constantin Isrescu Bucureti, 3 iulie 2008. Nr. 9.