Olaru Elena,GR-EM 0902

Planificarea proiectului 1. PROGRAMAREA LUCRRILOR

1.1 Faze i momente de referin Primul pas n realizarea unui program de activiti este s se stabileasc dac acestea pot fi defalcate, la o scar mai grosier, n mai multe faze principale. mprirea n faze reprezint un prim pas important, deoarece ofer posibilitatea ca un proiect mare s fie tratat ca o succesiune de subproiecte mai mici, fiecare din ele finalizdu-se odat cu nceperea urmtorului. Evenimentele cheie sau momentele de referin ale unui proiect sunt reprezentate ca punctele de ncheiere ale fiecrei faze. Nu este ntotdeuna posibil divizarea unui proiect n faze distincte i succesive; de cele mai multe ori pot s existe anumite activiti care se suprapun n timp. Chiar i atunci cnd este posibil ca proiectul s fie divizat n faze distincte, se pate dovedi util ca pri ale acestor faze s se suprapun, astfel nct proiectul s poat fi terminat mai repede. De pild se poate stabili ca activitatea de aprovizionare s fie nceput dup nceperea activitii de proiectare, dar nainte de ncheierea acesteia. Totui, chiar i cnd fazele se suprapun, este bine s se identifice unele evenimente semnificative care s reprezinte anumite repere fixe fa de care s poat fi msurate progresele nregistrate. De exemplu, pe durata construirii unui vapor, exist un moment n calendarul de lucru care marcheaz lansarea la ap. Acesta reprezint, pentru activitatea de construcie a navei, un reper uor identificabil i nedisputabil. Ideal, ntr-un proiect ar trebui s poat fi identificate mai multe momente de referin bine definite, care s serveasc drept asemenea reper. Cel mai necesar atribut al unui bun moment de referin este acela de a nu permite ndoiala dac a fost sau nu atins. De exemplu, dac dorii s folosii drept moment de referin momentul ncheierii fazei de proiectare, atunci trebuie s va asigurai c putei defini ceea ce trebuie s neleag prin ncheierea proiectrii. Trebuie s definii cu precizie care anume produse trebuie livrate i cum poate fi evaluat gradul de realizare a acestora, astfel nct s se poat spune c proiectul este gata. De exemplu, un moment de referin bun trebuie s fie i semnificativ: chiar dac finalizarea instalrii a 1000 m cablu reprezint un reper msurabil, acesta nu este la fel de plin de sens ca ncheierea cablrii ntregii cldiri. 1.2 Diagramele Gantt O modalitate uzual i eficient de reprezentare a programului de activitate este folosirea unei diagrame cu bare cunoscute n literatura dedicat managementului de proiect sub numele de diagrame Gantt (dup creatorul acestora, Henry Gantt). Ideea de baz const n enumerarea activitilor pe o pagin de sus n jos, i, utiliznd o scar temporal, desenarea cte unei bare orizontale pentru fiecare activitate fiecare bar reprezentnd durata de realizarea a activitii respective. Principalul dezavantaj al diagramei Gantt este c dependenele dintre dou activiti nu pot fi uor stabilite; ele pot fi doar deduse. 1.3. Tehnica reelelor: reelele cu activitile pe sgei Tehnicile bazate pe reele sunt incluse n pachetele soft, astfel nct chiar dac nu tii nimic despre ele, programul poate ntocmi scheme i planuri de activiti care in cont de dependenele dintre activiti i resursele disponibile. Dei anumite pachete de soft pot genera rezultate foarte sofisticate, principiile lor sunt foarte clare, astfel nct ele pot fi trasate i analizate chiar i numai cu ajutorul creionului i hrtiei. Acest lucru v va ajuta s nelegei cum procedeaz calculatorul 1

i astfel s utilizai instrumentul respectiv ct mai eficient. Orice manager de proiect trebuie s fie capabil s traseze reele fr a recurge la computere. Unii autori susin chiar c trebuie nceput ntotdeauna prin creionarea ideilor pe hrtie, i nu prin realizarea proiectului direct pe calculator. O asemenea abordare depinde de ct de familiarizat suntei cu un anumit pachet de soft. Computerul devine util n special atunci cnd schiele pe hrtie trebuie s fie formalizate i actualizate. Exist mai multe variante de tehnici de reele, cunoscute ca programarea drumului critic, analiza drumului critic i PERT (de la Project Evaluation and Review Technique, adic Tehnica de analiz i evaluare a proiectelor). Ideea de baz a construirii unei reele este de a reprezenta grafic relaiile de preceden dintre activitile ce urmeaz s fie realizate n cadrul proiectului. Scopul este obinerea unei diagrame fr a cunoate de la bun nceput care vor fi termenele de ncepere a activitilor (prin contrast cu diagramele Gantt, unde desenarea barelor nu putea fi fcut dect dac se fixau datele sau cel puin ordinea relativ i duratele activitilor). Reelele activitilor i dependenele dintre ele trebuie s nu se modifice semnificativ nici atunci cnd duratele estimate ale activitilor se schimb sau cnd sunt introduse noi activiti. Ca s poat construi o reea, planificatorul trebuie s poat rspunde, pentru fiecare activitate, la dou ntrebri: 1. care este activitatea care trebuie realizat naintea activitii curente, astfel nct aceasta s poat fi nceput? 2. care este activitatea care i urmeaz? Rspunsurile la aceste ntrebri l pot ajuta pe planificator s stabileasc dependenele dintre activiti. Dup ce lanurile de activiti dependente au fost stabilite, se poate adresa i o a treia ntrebare referitoare la fiecare activitate n parte: 3. ce activiti pot fi desfurate n acelai timp cu activitatea curent? Adic ce activiti sunt independente de activitatea curent, chiar dac depind de finalizarea unor activiti precedente comune? Rspunsul la ntrebare servete la identificarea acelor activiti care se pot suprapune n timp. n acest stadiu planificatorul nu trebuie nc s-i fac probleme dac resursele care le are sunt sau nu suficiente pentru astfel de suprapuneri; cele trei ntrebri servesc numai pentru a ajuta la construirea unei reele de activiti care s se ntind de la nceputul pn la sfritul proiectului. Reeaua are rolul de a ajuta la alctuirea unui program sau calendar de activiti fezabil. Exist dou familii de asemenea tehnici: reele cu activitile pe sgeti i cu activitile n noduri. Reele bazate pe activiti pe sgei Fiecare activitate este reprezentat de o sgeat care ncepe i se sfrete ntr-un nod (reprezentat sub forma unui cercule). Fiecare nod reprezint un eveniment, un punct cu durata zero, care semnific finalizarea tuturor activitilor ce conduc ctre acel nod. Date fiind duratele estimate pentru fiecare activitate, se poate calcula timpul minim necesar pentru realizarea proiectului. Acesta este dat de durata celui mai ndelungat drum de la nceputul i pn la sfritul proiectului. Aceast cale de durat cea mai mare este cunoscut drept drum critic. Spre deosebire de diagramele Gantt, reprezentarea real a activitilor i a nodurilor pe pagin este irelevant. Numerele sunt atribuite evenimentelor doar n scopuri de identificare. Sunt atribuite i nu servesc dect la identificarea unic a fiecrui nod. Dei proiectul progreseaz n timp, numerele nu cresc. Ar fi total nerecomandabil s nu se in cont de ordinea probabil a evenimentelor i, obicei, numerele sunt alese astfel nct s se respecte o ordine cresctoare. Perechile de noduri aflate la capetele unei sgei sunt folosite pentru a identifica activitatea respectiv, cu condiia s nu fie dect o singur astfel de sgeat. Activitile fictive Dac drumurile n reea urmeaz a fi identificate prin intermediul unor evenimete unice, atunci este esenial ca oricare pereche de noduri s fie unite doar de o singur activitate. Uneori ns logica proiectului cere ca dou activiti care se desfoar n paralel s uneasc aceeai pereche de noduri. Pentru a evita un astfel de conflict, recurgem la o aa numit activitate 2

fictiv, prin care introducem un nod suplimentar, necesar doar pentru scopuri de identificare. Activitile fictive au o durat zero i sunt reprezentate, de obicei, prin sgei punctate, care ne indic existena unei dependene, dar cu durata zero. nceputuri i sfrituri multiple. Inceputurile i sfriturile multiple trebuie s fie evitate, dac pot duce la confuzii. Este mult mai bine dac putem trasa reeaua oricrui proiect ncepnd cu un singur nod. Acest lucru poate fi realizat cel mai bine prin adugarea unui nod de start numerotat cu zero, care s fie legat prin activiti fictive de toate nodurile care ncep imediat. n practic, putei s nu folosii activitile fictive de la nceput pentru unirea nodului de start, mai ales dac sunt clar identificate prin poziia lor n stnga paginii. Buclele Reeaua unui proiect nu trebuie s conin bucle, adic cicluri de activiti n care fiecare din ele necesit terminarea celei precedente. Aceast regul ne intrezice s reprezentm activitatea de reproiectare a unei componente. Motivul aplicrii acestei reguli este ca ntr-o asemena reea nu se pot determina duratele. O asemenea bucl i poate semnala planificatorului c proiectul respectiv s/ar putea s dureze la infinit. Pentru a evita o astfel de catastrof, trebuie s se stabileasc anumite limite pentru iteraiile interne, astfel nct activitatea s poat fi reprezentat mai acceptabil. 1.4.Analiza reelelor Dup ce am trasat o reea, cum o putem folosi? Principala sa ntrebuinare este c-i d planificatorului posibilitatea s calculeze durata de timp disponibil pentru realizarea fiecrei activiti i durata total a proiectului. De aici el poate stabili dac proiectul, aa cum a fost planificat, se poate nscrie n termenul ce i s-a acordat. n cazul micilor proiecte se poate da rspuns la acest lucru de la prima vedere. Dar aa ceva se poate dovedi imposibil n cazul unor reele complexe, n care exist mai multe ci posibile care pot fi luate n considerare. Prin urmare, este nevoie de o abordare mai sistematic. S presupunem c s-a trasat o reea i c fiecrei activiti i s-a atribuit o durat estimat. Mai nti, vom dori s aflm care este cel mai devreme moment la care putem atinge fiecare nod. Apoi, la un anumit stadiu, se va stabili o dat final de realizare a proiectului, iar noi vom dori s aflam cel mai trziu moment la care trebuie atins fiecare nod. Deci, n general, fiecare nod va avea asociate dou momente, cel mai devreme i cel mai trziu moment, definite dup cum urmeaz: cel mai devreme moment de ncepere a evenimentului este cel mai apropiat (n timp) moment la care nodul poate fi atins; cel mai trziu moment de realizare a evenimentului este cel mai ndeprtat (n timp) moment la care nodul trebuie atins, pentru ca proiectul s se finalizeze la data stabilit. Este foarte important de subliniat c distincia dintre cele dou momente nu are nimic de a face cu incertitudinea estimrii duratelor activitilor. Acest rezultat este obinut ca urmare a diferenei dintre ceea ce s-ar putea realiza dac toate activitile ar ncepe la cel mai devreme moment al lor i ceea ce trebuie s se realizeze pentru ca proiectul s se termine la timp.

2. RESURSELE I PROGRAMAREA LOR

Pentru majoritatea proiectelor, programul activitilor este supus, ntr-o msur sau alta, unor constrngeri legate de diponibilitatea resurselor. Aceste resurse pot fi proiectanii, inginerii, fora de vnzare, resursele comune (cum ar fi calculatoarele i atelierele) sau fluxul de numerar. Dac resursele sunt limitate, atunci o activitate nu trebuie programat ncepnd cu cel mai devreme moment de nceperea ei, ci ncepnd cu momentul n care devine optim alocarea resurselor. 3

n planificare exist dou situaii extreme: n prima, resursele sunt nelimitate, dar termenele sunt fixe; n a doua, resursele sunt limitate, dar termenele sunt flexibile. Prima situaie apare atunci cnd respectarea termenulul de livrare este att de important, nct managerul de proiect este dispus s fac tot ce este necesar ca s-l respecte: angajeaz personalul suplimentar, pltete ore suplimentare, apeleaz la servicii din afar, nchiriaz spaii n plus etc. Cealalt situaie apare n cazul n care mangerului de proiect nu i se permite s angajeze noi lucrtori, s plteasc ore suplimentare, s recurg la servicii din exterior i prin urmare, toate aceste constrngeri impun ca data de finalizare s fie mai flexibil. Primul tip de situaie se numete programare cu timp limitat timpul de lucru este fixat, dar resursele sunt nelimitate. Cea de-a doua situaie se numete programare cu resurse limitate - resursele sunt n cantitate fixat i de aceea, timpul necesar execuiei este mai lung. Dac un manager de proiect se confrunt cu ambele situaii de constrngere (adic are i timpul i resursele limitate), un mod de abordare ar putea fi s considere iniial problema ca i cum ar dispune de flexibilitate fie la resurse, fie la timp. n cazul n care constrngerile de timp i cele de resurse sunt incompatibile, atunci una din acestea trebuie renegociat, prezentndu-se clienilor i sau echipei manageriale a proiectului un numr de variante de programe fezabile. Deseori, nu exist limite absolute nici pentru timp, nici pentru resurse, dar exist presiuni ca ambele s fie meninute n nite limite admise. Acest caz se situeaz ntre cele dou extreme. n etapa de planificare, managerul de proiect trebuie s studieze mai multe variante. Dac proiectul trebuie s se limiteze, ca durat, la doar x sptmni, care vor fi resursele necesare ? Modificnd valoarea lui x i comparnd programele rezultate se poate obine compromisul sau o variant optim sub aspectul timpului i resurselor. 2.1 Programarea cu timp limitat n situaiile n care exist o limit de timp, obiectivele programrii se mpart n dou categorii: 1. calcularea resurselor necesare astfel nct acestea s fie disponibile la momentele potrivite; 2. programarea fiecrei activiti, astfe nct nivelul resurselor folosite s fie ct mai constant. Aceast tehnic poart numele de uniformizare a consumului de resurse dei n situaia cu limite de timp presupunem c resursele sunt infinite, obiectivul este s le utilizm ct mai economic posibil, iar acest lucru nseamn aproape ntotdeauna s ncercm, pentru pentru fiecare din ele resursele, s evitm sau s reducem vrfurile de sarcin. Este costisitor s se angajeze i s se pregteasc oameni pentru un proiect; prin urmare, este absurd s se programeze o activitate astfel nct n luna de vrf s lucreze la proiect 20 de persoane, iar peste o lun, 10 din ele s nu mai aib ce face! Utilizarea optim a resurselor nu este, n mod necesar, constant pe toat durata unui anumit proiect. De exemplu, dac resursele sunt utilizate n comun de mai multe proiecte, atuci consumul acestora poate fi uniformizat printr-o programare a activitilor, astfel nct vrfurile de sarcin ale unui proiect s coincid cu perioada de activitate redus ale alteia. Acest lucru implic faptul ca personalul s poat fi mutat de la un proiect la altul, fr s-i piard din motivare. Pn acum procesul s-a desfurat mai mult mecanic. Dac regulile sunt respectate cu strictee, atunci diagrama iniial a necesarului de resurse poate fi realizat fr dificultate. Dar ceea ce este mai greu urmeaz de abia de a cum ncolo. Pornind de la tabloul iniial al ncrcrii resurselor (care este nesatisfctor) urmtorul pas const n ncercarea de a rearanja toate activitile care dispun de marje de timp, astfel nct graficul obinut s fie ct mai uniform posibil si s nu duc la depirea resurselor planificate. Acest pas se numete echilibrarea consumului de resurse. Se poate dovedi destul de dificil i nu exist reguli clare care s-i garanteze succesul. 2.2 Programarea cu resurse limitate 4

Pn acum, am presupus c proiectul trebuie neaprat finalizat pn la o anumit dat, astfel nct am ajuns la modul de alocare a resurselor pentru a respecta termenul limit fixat. Vom aborba acum un punct de vedere opus: ajustarea termenelor de execuie, dac se respect limitele fixate pentru resurse. Ceea ce dorim este s realizm proiectul ntr-un timp minim, ncadrndu-ne n constrgerile referitoare la resurse. Cum s procedm ca s alctuim cel mai bun program de activiti ? Ca i n cazul programrii cu limite de timp, nu exist nici o metod cunoscut care s garanteze obinerea celui mai bun program, indiferent de circumstane, alta dect ncercarea tuturor combinaiilor posibile ale activitilor cu toate termenele lor. Dei acest lucru nu este imposibil, dac exist foarte multe activiti, puterea de calcul consumat poate fi eronat. Exist totui o metod uzual, numit programare n paralel, care pe baza unui set de reguli de prioritate, conduce n general ntr-un timp rezonabil la rezultate acceptabile. Programarea n paralel const n a porni de la nceputul proiectului i a trata n paralel toate activitile eligibile. Activitile eligibile sunt acele activiti care pot fi ncepute dac exist resurse disponibile, respectndu-se dependenele dintre activiti. Dac exist suficiente resurse pentru realizarea tuturor activitilor eligibile, atunci pot ncepe toate; n caz contrar, trebuie aplicate anumite reguli de decizie pentru a se alege care dintre ele intr n lucru. Dup selectarea activitilor care trebuie s nceap n prima sptmn de proiect, ne deplasm la momentul n care una dintre aceste activiti se ncheie, elibernd resursele, i repetm procesul de alegere pn cnd toate activitile se ncheie. Sucesul metodei depinde, desigur, de regulile de decizie utilizate pentru selectarea activitilor care intr n lucru. Iat n continuare un set de reguli elementare, care funcioneaz, de obicei foarte bine. Reguli elementare Regula nr. 1 Dintre toate activitile eligibile, trebuie selectat ca prim activitate cea care are cel mai timpuriu LST (cel mat trziu termen de start) adic cel mai apropiat n timp. Dac exist mai multe activiti eligibile cu acelai LST, trebuie aleas cea cu durata cea mai mic. Dac i acum exist dou sau mai multe activti se mai poate nc face o distincie i mai fin, alegnd-o pe cea cu necesarul de resurse cel mai mare. Regula nr. 2 O activitate nceput trebuie neaprat continuat fr ntrerupere pna la finalizare. Regula nr. 3 Nu lsai niciodat o resurs nefolosit dac exist o activitate eligibil ce poate fi nceput. Regula nr. 4 Nu se pornete o activitate dac resursele necesare pentru ea sunt disponibile doar parial. Observai c, dat fiind setul de reguli, realizarea programului este clar i nu necesit nici un alt raionament sau iteraie. Aceasta nseamn c n acest caz, spre deosebire de programarea cu timp limitat, regulile pot fi foarte uor transpuse sub forma unui program de calculator. De asemenea, metoda poate fi extins foarte uor, ca s se poat ine seama de limitrile mai multor tipuri de resurse; calculul nu devine mai complicat ci pur i simplu mai laborios.