DECRETO N 31.017, DE 11 DE NOVEMBRO DE 2009 DODF de 11.11.

2009 - SUPLEMENTO Aprova o Manual de Gesto de Documentos do Governo do Distrito Federal e d outras providncias. O GOVERNADOR DO DISTRITO FEDERAL, no uso das atribuies que lhe confere o artigo 100, incisos VII, da Lei Orgnica do Distrito Federal: Considerando a necessidade de estabelecer entre rgos do Governo do Distrito Federal procedimentos uniformes das atividades relativas gesto de documentos em seu mbito, decreta: Art. 1o Fica aprovado o Manual de Gesto de Documentos do Governo do Distrito Federal, na forma do anexo a este Decreto. Art. 2o Caber Secretaria de Estado de Planejamento e Gesto promover o treinamento dos servidores; acompanhar e orientar a implementao das normas estabelecidas; realizar ajustes ou alteraes necessrias permanente atualizao do Manual a que se refere o art. 1 o deste Decreto. Art. 3o O Manual de Gesto de Documentos do Governo do Distrito Federal ser disponibilizado no stio da Secretaria de Estado de Planejamento e Gesto, na Internet. Art. 4o Este Decreto entra em vigor na data de sua publicao. Art. 5 o Revogam-se as disposies em contrrio. Braslia, 06 de novembro de 2009 121 da Repblica e 50 de Braslia JOS ROBERTO ARRUDA

Jos Roberto Arruda Governador do Distrito Federal Ricardo Pinheiro Penna Secretrio de Estado de Planejamento e Gesto Henrique Vieira Ferrari Subsecretrio de Suprimentos

DISTRITO FEDERAL. BRASIL. Secretaria de Estado de Planejamento e Gesto. Subsecretaria de Suprimentos. Manual de Gesto de Documentos do Governo do Distrito Federal / Secretaria de Estado de Planejamento e Gesto. Subsecretaria de Suprimentos. Braslia: Secretaria de Estado de Planejamento e Gesto, 2009. 160 p.; il. 1. Comunicao Administrativa. 2. Documento. 3. Arquivo. I. Ttulo. CDU 353(817-4)

Coordenao e elaborao Marcelo Cndido da Silva Colaboradores Adenizia Lopes de Souza; Andr Antnio Andrade Santos; Bianca Regina Pereira Cardoso; Eliane Silva de Oliveira; Elisabeth Oliveira Machado; Gilvan Alves Batista; Glayson de Oliveira Lins; Jader de Almeida Campos Netto; Janana Ferreira de Sousa; Lucirene de Almeida Carneiro; Marcos Rogrio Rodrigues dos Santos; Mariana Cristina Rodrigues Gonalves Vitria Resende; Nivaldo Guedes da Silva e Rita de Cssia Rodrigues. Reviso e editorao de texto Gerncia de Suporte Tcnico da Escola de Governo do Distrito Federal

APRESENTAO
A sistematizao dos procedimentos na rea de Gesto de Documentos visa eficcia, eficincia e agilidade no registro e na tramitao de documentos e processos, facilitando a recuperao e o acesso rpido informao. A harmonia na execuo das atividades de comunicao administrativa derivada da orientao normativa, do controle tcnico e da fiscalizao especfica, emanados do rgo central do Sistema de Documentao e Comunicao Administrativa (SDCA). O Manual de Gesto de Documentos do Governo do Distrito Federal tem por objetivo modernizar o tratamento a ser dado documentao que tramita no mbito do Governo do Distrito Federal (GDF), de maneira uniforme, como tambm se constituir como instrumento auxiliar na capacitao e atualizao dos servidores na atividade de produo, registro, controle e guarda da documentao. A uniformizao dos procedimentos de Gesto de Documentos tem por objetivo auxiliar a Administrao no tratamento da informao e deve ser aplicada por todos os rgos que compem o SDCA. O SDCA tem por finalidade bsica receber, autuar, registrar, distribuir, expedir e arquivar documentos em geral, controlar a movimentao de processos e prestar informaes sobre a localizao deles. Compem o SDCA, para os efeitos deste Manual:

a Secretaria de Estado de Planejamento e Gesto (Seplag), como rgo central do

SDCA; a Gerncia de Legislao e Documentao (Gedoc) da Seplag, como unidade de coordenao do SDCA; os rgos da Administrao Direta e Indireta do Governo do Distrito Federal; a Cmara Legislativa do Distrito Federal (CLDF), no que couber. Poder, ainda, integrar o SDCA o Tribunal de Contas do Distrito Federal (TCDF), desde que manifeste, oficialmente, interesse na adeso. Independentemente das competncias especficas definidas nos regimentos internos das unidades administrativas a que se subordinam, compete aos rgos zelar pelo exato cumprimento das normas contidas neste Manual e demais legislaes vigentes. A Seplag o rgo de orientao normativa, controle tcnico e fiscalizao do SDCA. A Gedoc promover reunies para ajustes de relacionamentos com o SDCA e, tambm, para anlise de assuntos especficos de interesse do rgo. O Manual est dividido em quatro partes: 1 Documentos, 2 Processos, 3 Sistema Integrado de Malote e 4 Tratamento Documental. As disposies dos itens 3 e 4 aplicam-se tanto para os documentos quanto para os processos, observando-se as particularidades. Compe tambm este Manual uma lista de anexos, com as figuras dos formulrios e dos carimbos, e respectivas instrues de preenchimento. Cada um destes anexos pode ser acessado ao longo do texto por meio de links. O texto integral da legislao citada ao longo do texto e um glossrio dos principais termos utilizados tambm esto disponveis. O Manual de Gesto de Documentos do Governo do Distrito Federal representa uma contribuio para a melhoria da qualidade na gesto documental e, certamente, h de ser uma fonte de consulta segura para o desenvolvimento do trabalho profissional dos servidores. A partir das orientaes contidas neste Manual, importante praticar, o que exige conhecimento do assunto e raciocnio. Utilize-o, faa sua avaliao e apresente sugestes para o seu aperfeioamento.

SUMRIO
INTRODUO ........................................................................................................................................... 10 1 DOCUMENTOS ....................................................................................................................................... 11

1.1 Aspectos gerais ................................................................................................................................. 11 1.2 Elaborao ........................................................................................................................................ 11 1.3 Grau de sigilo .................................................................................................................................... 12 1.3.1 Secreto....................................................................................................................................... 12 1.3.2 Confidencial ............................................................................................................................... 12 1.3.3 Reservado .................................................................................................................................. 12 1.4 Assinatura ......................................................................................................................................... 13 1.5 Despacho .......................................................................................................................................... 13 1.6 Recebimento de documento ............................................................................................................ 14 1.7 Tramitao de documento ............................................................................................................... 15 1.7.1 Tramitao de documento entre setores de um mesmo rgo ............................................... 15 1.7.2 Tramitao de documento entre rgos................................................................................... 15 1.8 Expedio de documento pela ECT .................................................................................................. 16 1.9 Vista e cpia de documento ............................................................................................................. 16
2 PROCESSOS .......................................................................................................................................... 17

2.1 Aspectos gerais ................................................................................................................................. 17 2.2 Autuao do processo ...................................................................................................................... 17 2.2.1 Solicitao de autuao de processo ........................................................................................ 18 2.2.2 Capa do processo ...................................................................................................................... 19 2.2.2.1 Carimbo numerador-datador automtico e etiqueta identificadora da autuao ............ 20 2.2.2.2 Etiqueta de identificao de processo ............................................................................... 21 2.2.2.3 Carimbo Prioridade na tramitao ..................................................................................... 21 2.3 Folhas do processo ........................................................................................................................... 21 2.3.1 Numerao de folha do processo ............................................................................................. 22 2.3.2 Preenchimento indevido do carimbo Numerao de folhas .................................................... 22 2.3.3 Dimenses e suportes diferenciados da folha do processo ...................................................... 23 2.3.4 Retirada de folha de processo ................................................................................................... 24 2.4 VOLUME DE PROCESSO .................................................................................................................... 25

2.4.1 Identificao de volume ............................................................................................................ 25 2.4.2 Numerao de folha de volume ................................................................................................ 25 2.4.3 Encerramento de volume .......................................................................................................... 25 2.4.4 Abertura de volume .................................................................................................................. 26 2.4.5 Tramitao de processo com volumes ...................................................................................... 26 2.5 Juntada de processo ......................................................................................................................... 26 2.5.1 Juntada por anexao ............................................................................................................... 26 2.5.1.1 Principais rotinas de anexao ........................................................................................... 27 2.5.2 Juntada por apensao.............................................................................................................. 27 2.5.2.1 Principais rotinas de apensao ......................................................................................... 28 2.6 Desapensao................................................................................................................................... 28 2.6.1 Principais rotinas de desapensao .......................................................................................... 28 2.7 Despacho no processo...................................................................................................................... 28 2.8 Diligncia no processo ...................................................................................................................... 29 2.9 Tramitao de processo ................................................................................................................... 29 2.9.1 Tramitao inicial de processo .................................................................................................. 30 2.9.2 Tramitao de processo entre setores de um mesmo rgo ................................................... 30 2.9.3 Tramitao de processo entre rgos ....................................................................................... 30 2.9.4 Tramitao de cpia de processo para fora do Distrito Federal ............................................... 30 2.9.5 Tramitao prioritria de processo ........................................................................................... 30 2.9.6 Tramitao de processo sigiloso ............................................................................................... 31 2.9.7 Rotinas de tramitao de processo ........................................................................................... 31 2.10 Recebimento de processo .............................................................................................................. 32 2.10.1 Motivos de devoluo de processo ......................................................................................... 32 2.11 Encerramento de processo ............................................................................................................ 33 2.12 Arquivamento de processo ............................................................................................................ 33 2.12.1 Rotinas de arquivamento de processo .................................................................................... 33 2.13 Desarquivamento de processo ....................................................................................................... 34 2.13.1 Rotinas de desarquivamento de processo .............................................................................. 34 2.14 Cpia de processo .......................................................................................................................... 34 2.15 Reconstituio de processo ............................................................................................................ 35

2.16 Disposies gerais .......................................................................................................................... 35

3 SISTEMA INTEGRADO DE MALOTE .................................................................................................... 37

3.1 Aspectos gerais ................................................................................................................................. 37 3.2 Composio ...................................................................................................................................... 37 3.3 Utilizao .......................................................................................................................................... 37 3.4 Funcionamento ................................................................................................................................ 38 3.5 Atribuies da unidade de coordenao central de comunicao administrativa .......................... 38 3.6 Atribuies da unidade central de comunicao administrativa ..................................................... 38 3.6.1 Principais rotinas da unidade central de comunicao administrativa..................................... 39 3.7 Atribuies das unidades de comunicao administrativa .............................................................. 39 3.7.1 Principais rotinas das unidades de comunicao administrativa .............................................. 39
4 TRATAMENTO DOCUMENTAL ............................................................................................................. 41

4.1 Aspectos gerais ................................................................................................................................. 41 4.2 Classificao ..................................................................................................................................... 41 4.3 Arquivamento................................................................................................................................... 42 4.3.1 Armazenamento e acondicionamento ...................................................................................... 42 4.4 Avaliao e seleo........................................................................................................................... 42 4.5 Transferncia .................................................................................................................................... 43 4.6 Destinao ........................................................................................................................................ 43 4.6.1 Eliminao ................................................................................................................................. 44 4.6.2 Recolhimento ............................................................................................................................ 44 4.7 Conservao ..................................................................................................................................... 45 4.7.1 Tratamento de documento em suporte papel .......................................................................... 45 4.7.2 Tratamento de fotografia, negativo e lbum ............................................................................ 46 4.7.3 Tratamento de fita magntica ................................................................................................... 46 4.7.4 Tratamento de CD, DVD e disquete .......................................................................................... 46 4.7.5 Tratamento de mapa e planta ................................................................................................... 47 4.7.6 Tratamento de documento eletrnico ...................................................................................... 47 4.8 Microfilmagem ................................................................................................................................. 47
ANEXOS ..................................................................................................................................................... 49

ANEXO I: FORMULRIO DEVOLUO DE DOCUMENTO ..................................................................... 49 ANEXO II: FORMULRIO RECIBO DE DISTRIBUIO DE DOCUMENTOS.............................................. 50

ANEXO III: CARIMBO RECEBIMENTO DE DOCUMENTO ...................................................................... 51 ANEXO IV: CARIMBO MOTIVO DA DEVOLUO DE CORRESPONDNCIAS ECT ............................... 52 ANEXO V: FORMULRIO REQUERIMENTO DE DOCUMENTO.............................................................. 53 ANEXO VI: CARIMBO CONFERE COM O ORIGINAL .............................................................................. 55 ANEXO VII: FORMULRIO SOLICITAO DE AUTUAO DE PROCESSO ............................................. 56 ANEXO VIII: CARIMBO NUMERAO DE FOLHAS................................................................................ 58 ANEXO IX: CARIMBO CONFERIDO ....................................................................................................... 59 ANEXO X: FORMULRIO COMPROVANTE DE PROTOCOLO ................................................................ 60 ANEXO XI: CARIMBO JUSTIFICATIVA DE RENUMERAO DE FOLHA(S) .............................................. 61 ANEXO XII: CARIMBO TERMO DE RETIRADA DE FOLHA(S) .................................................................. 62 ANEXO XIII: CARIMBO TERMO DE RECEBIMENTO DE FOLHA(S) RETIRADA(S) .................................... 63 ANEXO XIV: CARIMBO TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME ...................................................... 64 ANEXO XV: CARIMBO TERMO DE ABERTURA DE VOLUME ................................................................. 65 ANEXO XVI: FORMULRIO CONTROLE DE MOVIMENTAO DE PROCESSO ...................................... 66 ANEXO XVII: CARIMBO TERMO DE JUNTADA POR ANEXAO ........................................................... 67 ANEXO XVIII: CARIMBO TERMO DE RESSALVA .................................................................................... 68 ANEXO XIX: CARIMBO TERMO DE JUNTADA POR APENSAO .......................................................... 69 ANEXO XX: CARIMBO TERMO DE DESAPENSAO ............................................................................. 70 ANEXO XXI: CARIMBO CONFERE COM FOLHA(S) DO PROCESSO ........................................................ 71 ANEXO XXII: CARIMBO REGISTRO DA QUANTIDADE DE FOLHAS DE PROCESSO ................................ 72 ANEXO XXIII: FORMULRIO DEVOLUO DE PROCESSO .................................................................... 73 ANEXO XXIV: CARIMBO TERMO DE ARQUIVAMENTO ........................................................................ 75 ANEXO XXV: CARIMBO TERMO DE DESARQUIVAMENTO ................................................................... 76 ANEXO XXVI: FORMULRIO GUIA-FORA ............................................................................................. 77 ANEXO XXVII: FORMULRIO CONTROLE DE ENTREGA DO MALOTE POR ROTA USO DA UNIDADE CENTRAL DE COMUNICAO ADMINISTRATIVA .................................................................................... 79 ANEXO XXVIII: FORMULRIO CONTROLE DE ENTREGA DO MALOTE USO DAS UNIDADES DE COMUNICAO ADMINISTRATIVA......................................................................................................... 81 ANEXO XXIX: FORMULRIO CONTROLE DE EXPEDIO DE DOCUMENTOS POR MALOTE USO DAS UNIDADES DE COMUNICAO ADMINISTRATIVA ................................................................................. 83 ANEXO XXX: FORMULRIO CONTROLE DE EXPEDIO DE DOCUMENTOS POR MALOTE USO DA UNIDADE CENTRAL DE COMUNICAO ADMINISTRATIVA ................................................................... 86 ANEXO XXXI: ESPELHO DE IDENTIFICAO DE CAIXA ............................................................................ 89 ANEXO XXXII: GUIA DE TRANSFERNCIA DE DOCUMENTOS AO ARQUIVO INTERMEDIRIO ................ 91 ANEXO XXXIII: LISTAGEM DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS .............................................................. 93 ANEXO XXXIV: EDITAL DE CINCIA DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS ................................................ 95

ANEXO XXXV: TERMO DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS ................................................................... 96 ANEXO XXXVI: TERMO DE DOAO DE PAPIS ...................................................................................... 97 ANEXO XXXVII: LISTAGEM DESCRITIVA DO ACERVO A SER RECOLHIDO ................................................ 98 ANEXO XXXVIII: TERMO DE RECOLHIMENTO ....................................................................................... 100 ANEXO XXXIX: CARIMBO AUTENTICIDADE DE DOCUMENTO MICROFILMADO ................................ 101
LEGISLAO ........................................................................................................................................... 102

LEI No 5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968 ................................................................................................... 102 DECRETO No 2.594, DE 14 DE MARO DE 1974 ................................................................................... 102 DECRETO No 3.143, DE 13 DE JANEIRO DE 1976 .................................................................................. 104 DECRETO N 7.520, DE 20 DE MAIO DE 1983 ...................................................................................... 111 PORTARIA No 54/83-SEA, DE 15 DE AGOSTO DE 1983 ......................................................................... 111 LEI N 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991 .............................................................................................. 112 DECRETO No 1.799, DE 30 DE JANEIRO DE 1996 .................................................................................. 114 DECRETO No 17.616, DE 21 DE AGOSTO DE 1996 ................................................................................ 116 PORTARIA No 32 DE 23 DEZEMBRO DE 1996 ....................................................................................... 116 PORTARIA No 09, DE 1o DE ABRIL DE 1997 ........................................................................................... 118 PORTARIA No 3/SEA, DE 22 DE JANEIRO DE 1998 ................................................................................ 118 DECRETO No 19.866, DE 7 DE DEZEMBRO DE 1998.............................................................................. 170 DECRETO No 20.940, DE 30 DE DEZEMBRO DE 1999 ........................................................................... 170 LEI N 2.545, DE 28 DE ABRIL DE 2000 ................................................................................................. 170 DECRETO No 4.553, DE 27 DE DEZEMBRO DE 2002.............................................................................. 171 PORTARIA No 278, DE 23 DE OUTUBRO DE 2003 ................................................................................. 178 DECRETO No 24.204, DE 10 DE NOVEMBRO DE 2003 .......................................................................... 179 DECRETO No 24.205, DE 10 DE NOVEMBRO DE 2003 .......................................................................... 181 DECRETO No 24.614, DE 25 DE MAIO DE 2004 ..................................................................................... 183 PORTARIA No 176, DE 07 DE JUNHO DE 2004 ...................................................................................... 183 PORTARIA CONJUNTA SC E SGA No 02, DE 22 DE OUTUBRO DE 2004 ................................................. 184 PORTARIA CONJUNTA SEC/SGA No 18, DE 23 DE MAIO DE 2006......................................................... 186 PORTARIA No 275, DE 1o DE DEZEMBRO DE 2006 ................................................................................ 188 PORTARIA CONJUNTA SEPLAG/SC No 87, DE 17 DE AGOSTO DE 2007 ................................................ 188 PORTARIA No 156, DE 27 DE AGOSTO DE 2007 .................................................................................... 189 DECRETO No 28.722, DE 28 DE JANEIRO DE 2008 ................................................................................ 190 PORTARIA No 119, DE 18 DE JUNHO DE 2008 ...................................................................................... 190
GLOSSRIO ............................................................................................................................................ 191

INTRODUO
A gesto de documentos o conjunto de aes, procedimentos e operaes tcnicas referente a produo, tramitao, uso, avaliao, arquivamento e destinao final dos documentos. necessrio que todos os rgos integrantes do SDCA apliquem os instrumentos de gesto documental descritos tanto neste Manual quanto em normas especficas, utilizem o Sistema Integrado de Controle de Processos (SICOP) e desenvolvam aes contnuas para preservao dos documentos. A padronizao dos procedimentos e das rotinas contida neste Manual define conceitos bsicos, racionaliza o uso dos documentos e da tecnologia da informao e atualiza os talentos humanos envolvidos.

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1 DOCUMENTOS
1.1 Aspectos gerais
Documento a unidade de registro de informaes, qualquer que seja o suporte ou o formato. A documentao definida como o conjunto de documentos. Os documentos originais so denominados primrios. Todo documento reproduzido denominado secundrio. Os documentos contm data dia, ms e ano de produo e numerao. A numerao de documentos reiniciada a cada ano, a partir do nmero um, em ordem cronolgica crescente. No devem existir documentos com o mesmo nmero, no mesmo ano e no mesmo setor. No so admitidas rasuras nem diferenciao por meio de letras. A numerao das folhas do documento obedece ordem cronolgica crescente, podendo ser digitada ou manuscrita. Quando na documentao for inserida folha, esta ser numerada em ordem sequencial quela j existente.

1.2 Elaborao
Os documentos produzidos no mbito do GDF exteriorizam os atos administrativos e devem, portanto, obedecer aos padres de elaborao. Cada espcie de ato reflete uma estrutura textual distinta, que observada no momento da elaborao dos documentos, conforme Manual de Comunicao Oficial do Governo do Distrito Federal, aprovado pelo Decreto no 20.940, de 30 de dezembro de 1999, e pela Portaria no 275, de 1o de dezembro de 2006. Os atos administrativos mais usados so os de correspondncia que tm por finalidade estabelecer comunicao entre pessoas, rgos ou entidades. So eles:

Aviso a comunicao pela qual os titulares de rgos, entidades e presidentes

de comisses da Administrao do Distrito Federal comunicam ao pblico assunto de seu interesse e solicitam a sua participao. Carta a forma de correspondncia por meio da qual os dirigentes da Administrao do Distrito Federal se dirigem a personalidades e rgos e entidades pblicas e particulares para tratar de assunto oficial. Circular a correspondncia oficial de igual teor, expedida por dirigentes de rgos e entidades e chefes de unidade da Administrao do Distrito Federal a vrios destinatrios. Exposio de motivos a correspondncia por meio da qual os secretrios e autoridades de nvel hierrquico equivalente expem assuntos da Administrao do Distrito Federal para serem solucionados por atos do Governador. Memorando a correspondncia utilizada pelas chefias no mbito de um mesmo rgo ou entidade para expor assuntos referentes a situaes administrativas em geral. Mensagem o instrumento de comunicao oficial do Governador para o Presidente da Cmara Legislativa do Distrito Federal, expondo sobre matrias que dependem de deliberao da Cmara. Ofcio o meio de comunicao utilizado entre dirigentes de rgo e entidades e titulares de unidades do Distrito Federal ou ainda destes para com a Administrao Federal e Empresas Privadas.

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1.3 Grau de sigilo

O grau de sigilo constitui-se em classificao legalmente atribuda aos documentos e identificado por meio de carimbo, conforme estabelecido pelo Decreto no 3.143, de 13 de janeiro de 1976, e pelo Decreto no 4.553, de 27 de dezembro de 2002. Os documentos cuja natureza e assunto no exijam condies especiais de proteo, custdia, manuseio e divulgao so considerados ostensivos. Aqueles, entretanto, que, pela natureza do contedo, sofrem alguma restrio so denominados sigilosos, e a eles atribudo grau de sigilo. Os documentos sigilosos so classificados em: 1.3.1 Secreto o documento, o dado ou a informao referente a sistemas, instalaes, programas, projetos, planos, operaes ou assuntos de inteligncia, cujo conhecimento no autorizado possa acarretar dano grave sociedade e ao Governo do Distrito Federal.

de competncia das seguintes autoridades do Distrito Federal: Governador, ViceGovernador, Secretrios de Estado, Chefe do Gabinete da Casa Militar, Comandantes da Polcia Militar e do Corpo de Bombeiros Militar, Diretor-Geral da Polcia Civil, Procurador-Geral e dirigentes das entidades da Administrao Indireta. 1.3.2 Confidencial o documento, o dado ou a informao que, no interesse do Poder Executivo e das partes, de conhecimento restrito, e cuja revelao no autorizada possa frustrar seus objetivos ou acarretar dano segurana da sociedade e do Governo do Distrito Federal.

de competncia das autoridades mencionadas no subitem 1.3.1 bem como dos Subprocuradores-Gerais, Diretores de rgos relativamente autnomos, Secretrio-Adjunto e autoridades de hierarquia equivalente das entidades da Administrao Indireta. 1.3.3 Reservado o documento, o dado ou a informao cuja revelao no autorizada pode comprometer planos, operaes ou objetivos neles previstos ou referidos.

de competncia das autoridades mencionadas nos subitens 1.3.1 e 1.3.2 bem como dos Subsecretrios, Diretores de Unidades, Administradores Regionais, Presidente de Juntas de Recursos Fiscais, Presidentes de rgos de Deliberao Coletiva e de autoridades de hierarquia equivalente das entidades da Administrao Indireta. O documento classificado com grau de sigilo acondicionado em dois envelopes. No envelope externo, no consta qualquer indicao do grau de sigilo ou do teor do documento, apenas a identificao do remetente e do destinatrio. No envelope interno, so apostos o remetente, o destinatrio e o grau de sigilo do documento, de modo a serem identificados logo que removido o envelope externo. Esse envelope somente ser aberto pelo destinatrio, por representante autorizado ou por autoridade competente hierarquicamente superior.
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Sempre que o assunto for considerado de interesse exclusivo do destinatrio, ser escrita a palavra pessoal no envelope que contenha o documento sigiloso, que nesse caso somente pode ser aberto pelo prprio destinatrio. As unidades de comunicao administrativa (protocolos) ou setores de comunicao administrativa (setores) encaminham o documento sigiloso diretamente ao destinatrio ou, no impedimento deste, ao superior hierrquico, verificando a integridade e registrando, se for o caso, indcio de violao ou de qualquer irregularidade na documentao recebida, cientificando o fato ao superior hierrquico e ao destinatrio, o qual informa imediatamente ao remetente. A critrio da autoridade competente, o documento com grau de sigilo pode ser encaminhado por malote. Toda e qualquer pessoa que, oficialmente, tome conhecimento de assunto sigiloso fica automaticamente responsvel pela manuteno do sigilo do documento, estando sujeita s sanes administrativas, civis e penais decorrentes da eventual divulgao. Qualquer pessoa que tenha percebido o extravio de documento sigiloso deve participar imediatamente a ocorrncia ao chefe imediato e/ou autoridade responsvel pela custdia do documento. O documento sigiloso somente ser reproduzido mediante expressa autorizao da autoridade que o classificou ou de autoridade hierarquicamente a ela superior. Qualquer reproduo de documento sigiloso recebe a classificao correspondente a do original assim como os processos que vierem a instruir. O responsvel pela produo ou reproduo de documento sigiloso deve providenciar a eliminao de notas manuscritas, tipos, clichs, carbonos, provas ou quaisquer outros recursos que possam dar origem cpia no autorizada do todo ou parte do documento. A autoridade que classificar documento como sigiloso obrigada a rev-lo, constantemente, e a reclassific-lo, to logo as circunstncias permitam. O acesso a dados ou informaes sigilosas em rgos da Administrao Pblica do GDF admitido ao autor ou ao destinatrio do documento, ao servidor pblico, no exerccio de cargo, funo, emprego ou atividade pblica, que tenha necessidade de conhec-los, e ao cidado, naquilo que diga respeito sua pessoa, ao seu interesse particular ou ao interesse coletivo ou geral, mediante requerimento ao rgo ou entidade competente.

1.4 Assinatura
Assinatura o nome de uma pessoa ou sua representao, feito de prprio punho sobre um documento para indicar autoria ou avalizar contedo. A assinatura deve ser grafada com caneta de tinta azul ou preta, conforme dispe o Decreto no 7.520, de 20 de maio de 1983. Toda assinatura deve estar acompanhada do nome completo e do cargo da autoridade que assina, expressos em carimbo ou digitados abaixo da assinatura. vedada a aposio de assinatura com carimbo de outra pessoa. Quem assina o documento deve apor seu prprio carimbo ou seus dados, no se admitindo a utilizao de p/, por exemplo.

1.5 Despacho
Despacho a nota escrita pela qual uma autoridade d soluo a pedido ou encaminha o documento a outra autoridade para que esta decida sobre o assunto. O despacho, assim como a assinatura, aposto ao final do texto do documento, utilizando-se caneta de tinta azul ou preta, quando manuscrito. As informaes constantes no despacho devem ser elaboradas com sntese e clareza, atendendo, quando for o caso, aos seguintes requisitos:
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 resumo do histrico das fases principais, remisso aos pareceres exarados,

transcrio ou citao de leis ou decretos ou qualquer outro ato em apreciao; parte conclusiva, de acordo com as atribuies do cargo ou funo, conforme competncias hierrquicas para decidir ou encaminhar. O despacho pode ser interlocutrio ou decisrio:

interlocutrio o meio formal pelo qual uma autoridade administrativa encaminha,

para apreciao de outra autoridade, documento que havia sido submetido a sua considerao; decisrio o meio formal pelo qual uma autoridade decide sobre a solicitao recebida ou determina a adoo de providncias sobre um assunto. O despacho informa sobre o encaminhamento (setor/rgo) e a providncia a ser tomada ou a deciso proferida. obrigatrio apor data e assinatura e identificar nome e cargo da autoridade que proferiu o despacho, por meio de carimbo ou informao digitada ou manuscrita. Quando manuscrito, o despacho escrito horizontalmente, da esquerda para a direita, utilizando anverso e verso da folha do documento, mantendo a ordem cronolgica crescente, at que todo o espao em branco da folha do documento seja preenchido. No permitido dobrar a folha na vertical para apor despachos.

1.6 Recebimento de documento

As unidades de comunicao administrativa dos rgos do GDF recebem os documentos entregues pelo cidado e pela Empresa Brasileira de Correios e Telgrafos (ECT) e os encaminhados por malote. Os documentos entregues pelo cidado tambm podero ser recebidos pelos setores. vedado o recebimento de documentos particulares e de envelopes violados. Dentro de um mesmo rgo, a documentao recebida diretamente no setor de destino. Fica vedada a exigncia de reconhecimento de firma ou de autenticao de documento recebido por rgos e entidades da Administrao Direta e Indireta do GDF, exceto nos casos em que tais atos notariais sejam exigidos por lei. As unidades ou os setores devem manter controle sobre a tramitao dos documentos e verificar as seguintes informaes:

identificao de nome, assinatura, cargo e endereo do remetente e do destinatrio; existncia de anexo; existncia de grau de sigilo.
Caso seja verificada irregularidade nas informaes ou ausncia de dados, o documento ser devolvido ao rgo remetente por meio do formulrio DEVOLUO DE DOCUMENTO (Anexo I), que informar o motivo da devoluo, para que se proceda s correes necessrias. Os documentos que foram corretamente encaminhados devem estar registrados no formulrio RECIBO DE DISTRIBUIO DE DOCUMENTOS (Anexo II). possvel, tambm, que a cpia do documento seja utilizada para a aposio do recebimento. Nesse caso, o carimbo RECEBIMENTO DE DOCUMENTO (Anexo III) deve ser utilizado. A conferncia dos dados inseridos no formulrio fundamental para a aposio do recebimento no prprio formulrio ou na cpia do documento, por meio de carimbo ou manuscrito. O formulrio RECIBO DE DISTRIBUIO DE DOCUMENTOS (Anexo II) ou a cpia do documento em que consta o carimbo RECEBIMENTO DE DOCUMENTO (Anexo III) devolvido no momento da assinatura ou no dia seguinte, conforme o caso.

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Os documentos encaminhados a destinatrios que no ocupem mais cargo ou funo nos rgos do GDF devem ser recebidos, visto que so relativos instituio e no pessoa que ocupava o cargo. A unidade de comunicao administrativa que receber documentao pela ECT deve conferir os dados constantes no envelope destinatrio/rgo, cargo, endereo, remetente e, quando houver, nmero de registro emitido pela ECT e apor recebimento no controle de expedio. A unidade de comunicao administrativa deve devolver ECT a documentao, apondo, quando ocorrer, o carimbo MOTIVO DA DEVOLUO DE CORRESPONDNCIAS ECT (Anexo IV), no verso do envelope. A documentao recebida em envelope lacrado deve ser aberta pela unidade de comunicao administrativa, que proceder ao encaminhamento necessrio; ou pelo setor, caso o documento tenha sido entregue pelo cidado; exceto a classificada com grau de sigilo. Nenhum documento pode permanecer nas unidades de comunicao administrativa por mais de 24 horas, salvo aqueles recebidos s sextas-feiras ou s vsperas de feriados ou de pontos facultativos. O no-cumprimento do prazo acima estabelecido deve ser comunicado chefia imediata. A unidade centralizada que recebe documentao para vrios rgos e que est fisicamente na mesma edificao faz apenas o controle de entrada e sada da documentao, no cabendo a abertura de envelope lacrado e nem a devoluo da documentao. Essa unidade fica responsvel apenas pelo encaminhamento ao rgo de destino.

1.7 Tramitao de documento

Tramitao o curso do documento desde a produo ou a recepo at o cumprimento de sua funo administrativa e deve ser realizada sob estrito controle e conhecimento dos rgos que compem o SDCA. O documento classificado como urgente tem andamento prioritrio e imediato. 1.7.1 Tramitao de documento entre setores de um mesmo rgo Entre setores de um mesmo rgo, a tramitao de documento ocorre diretamente da origem para o destino, por meio do formulrio RECIBO DE DISTRIBUIO DE DOCUMENTOS (Anexo II), devidamente preenchido, ou de cpia do prprio documento. Caso haja sistema informatizado de gesto documental em uso no GDF, este ser utilizado para a tramitao de documento. 1.7.2 Tramitao de documento entre rgos Na tramitao de documento entre rgos do GDF, o setor remetente movimenta o documento para a unidade de comunicao administrativa do rgo de destino, por meio do formulrio RECIBO DE DISTRIBUIO DE DOCUMENTOS (Anexo II), em uma nica via por rgo, ou de cpia do prprio documento. Caso haja sistema informatizado de gesto documental em uso no GDF, este ser utilizado para a tramitao de documento. Em todas as situaes, o setor remetente entrega fisicamente o documento na unidade de comunicao administrativa do prprio rgo para que este proceda expedio por malote. vedado o recebimento de documento fora de malote, ressalvados os casos de urgncia e de proximidade entre os correspondentes. Havendo urgncia da Administrao, o rgo pode utilizar-se de meio prprio para a entrega da documentao. Nesse caso, ser necessria autorizao para entrega fora do malote, quando se tratar de rgo do Governo do Distrito Federal.
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A documentao que tramita entre os rgos do GDF no colocada em envelopes (Portaria no 54/83-SEA, de 15 de agosto de 1983), salvo a classificada com grau de sigilo. A documentao encaminhada a rgo que no pertence estrutura administrativa do GDF, exceto a CLDF e o TCDF, entregue por meios prprios, diretamente no destino.

1.8 Expedio de documento pela ECT

Os servios da ECT so utilizados para que os rgos se correspondam com particulares ou empresas privadas e com rgos externos ao Governo do Distrito Federal. A documentao expedida pela unidade de comunicao administrativa, por meio da ECT, acondicionada em envelope ou caixa lacrada, afixado, quando necessrio, o Aviso de Recebimento (AR), devidamente preenchido pelo setor remetente. No envelope, constam as seguintes informaes: nome, cargo, endereo e, quando for o caso, unidade/rgo do destinatrio e do remetente.

O preenchimento do envelope, do AR e do controle de postagem bem como o acondicionamento da documentao so feitos pelo setor remetente. vedada a expedio de documentos particulares.

1.9 Vista e cpia de documento

Todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de interesse particular, que sero prestadas no prazo legal, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas que tenham grau de sigilo. O formulrio REQUERIMENTO DE DOCUMENTO (Anexo V) utilizado para solicitar vistas, cpia ou desarquivamento de documentos/processos. O atendimento solicitao ocorre aps autorizao da autoridade competente. O documento relativo a investigaes e sindicncias somente disponibilizado a terceiros aps concluso da fase decisria. No caso de documento original imprescindvel Administrao, ser fornecida cpia com carimbo CONFERE COM O ORIGINAL (Anexo VI). Este carimbo aposto por servidor pblico que confere o documento original e a sua reproduo. vedado permitir vistas documentao ou fornecer cpia parcial ou integral enquanto o documento estiver em trnsito na unidade central ou nas unidades de comunicao administrativa.

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2 PROCESSOS
2.1 Aspectos gerais
Processo o documento autuado por rgos integrantes do SDCA, composto por um ou mais documentos primrios (originais) e/ou secundrios (cpias). Uma vez autuados, os processos no sero cancelados. O processo composto de uma capa de papel resistente, na qual so inseridas as informaes necessrias sua identificao, e de folhas que so numeradas, observando-se a quantidade:

at dez folhas, prend-las utilizando grampeador comum para papis; acima de dez folhas, prend-las utilizando grampo-trilho, de preferncia de
material plstico. Registro a atividade que consiste em inserir os elementos identificadores do processo e de sua tramitao pelo SICOP para fins de acompanhamento, controle e consulta. Todos os processos autuados nos rgos integrantes do SDCA e respectivas movimentaes so registrados no SICOP.

2.2 Autuao do processo

O processo se inicia com a autuao. por meio dela que um documento transformado em processo. Esse procedimento ocorre na unidade de comunicao administrativa de cada rgo, que verifica se existe processo antecedente, arquivado ou no. Caso exista processo do mesmo assunto e do mesmo interessado, tratando da mesma matria, no ser autuado outro processo. Cada rgo possui um cdigo correspondente para autuao de processo. Fica sob responsabilidade da Seplag a liberao de cdigos para autuao de processos. O cdigo , portanto, um identificador de onde o processo foi autuado. A anlise, a tramitao e o arquivamento de um processo so definidos pelo assunto e pela matria tratada e no pelo cdigo de autuao. Quando o equipamento estiver danificado, o processo poder ser autuado em outro rgo. Os processos anteriores a 1984 eram identificados por faixas numricas distribudas entre os rgos. Dessa forma, processos anteriores a essa data, quando cadastrados no SICOP, devem conter o cdigo de autuao do rgo onde estiver o processo. No permitida a utilizao de faixa numrica para autuao de processo. So autuados como processo, preferencialmente, documentos ou conjunto de documentos que exijam estudo mais detalhado bem como procedimentos expressos por despachos e pareceres tcnicos. No ser autuado documento que tenha carter transitrio, como convite para festividade, comunicao de posse, remessa de publicao, licena prmio, auxlio creche, pedido de cpia de documento, entre outros. A documentao deve ser encaminhada pelos setores na ordem correta para que a unidade de comunicao administrativa proceda autuao. A cpia de inteiro teor de um processo no pode ser parte integrante de outro processo, quer aquele esteja microfilmado ou no. Nenhum processo pode permanecer por mais de 24 horas nas unidades de comunicao administrativa, exceto os recebidos s sextas-feiras ou s vsperas de feriados
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ou de pontos facultativos. O no-cumprimento do prazo acima estabelecido deve ser comunicado chefia imediata. 2.2.1 Solicitao de autuao de processo A autoridade competente solicita autuao de processo na primeira folha que ser um documento primrio , por meio da insero de um dos despachos:

Autue-se e volte (se for retornar ao setor solicitante); Autue-se e encaminhe (se houver necessidade de encaminh-lo para outro setor,
informar a sigla ou o nome do setor). Caso no haja espao na primeira folha, o despacho ser feito na ltima folha. Em ambos os casos, a autoridade competente data, assina/rubrica e informa cargo. Quando o cidado desejar autuar um documento diretamente na unidade de comunicao administrativa, esta pode faz-lo sem que constem os despachos mencionados acima. A unidade de comunicao administrativa, se necessrio, encaminhar a documentao entregue pelo cidado autoridade competente para que esta autorize a autuao do processo. Entende-se como autoridade competente: Chefe de Ncleo, Gerente, Diretor, Subsecretrio ou responsvel de hierarquia equivalente ou superior bem como autoridade de hierarquia equivalente das entidades da Administrao Indireta, Juiz de Junta de Recursos Fiscais e Presidente de rgo de Deliberao Coletiva. Os assessores e assistentes podem solicitar autuao de processos sobre matria de competncia do setor em que estiverem lotados, desde que sejam autorizados pelo chefe imediato. O documento encaminhado para autuao com a recomendao de urgente, referente a interessado com idade igual ou superior a 60 anos, que possua prazo ou aquele oriundo da Justia ter tratamento prioritrio. O documento que necessitar de autuao ser encaminhado por meio de ato de correspondncia, por meio do formulrio SOLICITAO DE AUTUAO DE PROCESSO (Anexo VII) ou de formulrios aprovados por legislao especfica, que constituiro primeira folha (documento) do processo. Na mesma folha, constaro o assunto, de forma clara e precisa, e a solicitao de autuao. O documento encaminhado por ato de correspondncia ou por formulrio passa a constituir um conjunto documental, portanto, considerado folha inicial do processo.
DE PROCESSO (Anexo

vedado autuar processos cuja nica folha seja o formulrio SOLICITAO DE AUTUAO VII).

A primeira folha do processo identificada por meio de numerao atribuda pelo carimbo numerador-datador automtico, aposto no canto superior direito, ou por meio de etiqueta emitida por sistema informatizado de gesto documental, desde que gerada e impressa automaticamente no momento da autuao, contendo nome ou sigla do rgo autuador, data, cdigo e nmero e ano do processo, em ordem cronolgica crescente. O documento redigido em idioma estrangeiro acompanhado de verso em vernculo e firmado por tradutor juramentado. O documento classificado como secreto, confidencial ou reservado processado, e a unidade de comunicao administrativa, aps autuao, coloca-o em envelope que ser lacrado. Nesse caso, so apostos o cdigo e nmero e ano do processo, o rgo de destino, o rgo de origem e o carimbo correspondente ao grau de sigilo. A unidade de comunicao administrativa, ao proceder autuao do documento, ape o carimbo NUMERAO DE FOLHAS (Anexo VIII), numera as folhas e insere o carimbo CONFERIDO (Anexo IX). Este carimbo aposto na primeira folha, preferencialmente no canto inferior direito. O servidor que numerar a(s) folha(s) do processo na autuao o mesmo a preencher o carimbo CONFERIDO (Anexo IX). No impedimento deste, quando ocorrer erro no
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preenchimento ou quando o carimbo no estiver preenchido, outro servidor da mesma unidade de comunicao administrativa pode faz-lo. Esses casos sero justificados na folha em que ocorreu o erro ou em folha subsequente, quando no houver espao. O processo oriundo de rgo no pertencente estrutura administrativa do GDF, exceto a CLDF, autuado no rgo onde ingressar, e suas folhas no so renumeradas. O carimbo CONFERIDO (Anexo IX), nestes casos, aposto com a quantidade de folhas da origem. Caso tenha sido acrescido outro documento por rgos/setores do GDF no momento da autuao, as novas folhas sero numeradas com o carimbo NUMERAO DE FOLHAS (Anexo VIII). O carimbo CONFERIDO (Anexo IX), nesse caso, conter o somatrio de folhas da origem e das acrescidas no momento da autuao. 2.2.2 Capa do processo A capa de processo autuado no mbito do GDF contm, no cabealho, o Braso de Armas de Braslia, quando se tratar de rgo da Administrao Direta (Decreto no 2.594, de 14 de maro de 1974); o braso da PMDF, da PCDF ou do CBMDF, quando for o caso; ou logomarca, quando se tratar de Administrao Indireta. No rodap, podem ser inseridas informaes relacionadas ao SDCA. A capa do processo pode ser revestida com capa plstica e tem tamanho de 325 mm X 460 mm.

O carimbo numerador-datador automtico, a etiqueta no do processo (cdigo, nmero e ano do processo), data da autuao, interessado, assunto, assunto secundrio, rgo de destino e data da tramitao e, quando for o caso, o carimbo Prioridade na tramitao so inseridos na capa. Nenhum documento deve tramitar afixado na capa ou na contracapa do processo, exceto: original de contrato, convnio, acordo ou minuta de decreto at a assinatura bem como plantas de edificaes at a aprovao. No devem ser inseridas informaes desnecessrias ou de carter temporrio na capa do processo.
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Havendo necessidade de recuperao da capa de processo, em decorrncia de deteriorao, as bordas sero recortadas para que o contedo ainda existente seja colado em uma nova capa. 2.2.2.1 Carimbo numerador-datador automtico e etiqueta identificadora da autuao O processo autuado nos rgos e nas entidades no mbito do GDF identificado por meio de numerao atribuda pelo carimbo numerador-datador automtico, aposto no canto superior direito, ou por etiqueta emitida por sistema informatizado de gesto documental, desde que gerada e impressa automaticamente no momento da autuao, contendo nome ou sigla do rgo autuador, data, cdigo e nmero e ano do processo, em ordem cronolgica crescente. A impresso do carimbo numerador-datador automtico ou a emisso da etiqueta identificadora da autuao utilizada para registro, em ordem numrico-cronolgica, dos processos autuados pelas unidades de comunicao administrativa. O carimbo numerador-datador automtico e a etiqueta registram os seguintes elementos:

nome ou sigla do rgo responsvel pela autuao; dia e ms da autuao; cdigo de autuao do rgo responsvel; nmero do processo autuado; ano de autuao do processo; hora da autuao (opcional).

O cdigo de autuao do rgo responsvel, o nmero do processo e o ano de autuao formam um nmero de 13 dgitos que utilizado para identificar os processos no mbito do GDF. Esses dgitos so separados em trs grupos:

o primeiro grupo, com trs dgitos, corresponde ao cdigo de identificao do rgo

autuador do processo; o segundo grupo, composto de seis dgitos, separados do primeiro por um ponto, corresponde numerao sequencial dos processos autuados em cada rgo ou entidade; o terceiro grupo, composto por quatro dgitos, separados do segundo por uma barra, corresponde ao ano de autuao do processo. Ateno: A numerao do processo reiniciada a cada ano, a partir do nmero um, com dia, ms, ano e o nmero do processo em ordem cronolgica crescente. No devem existir processos com o mesmo nmero, em um mesmo ano e com um mesmo cdigo. O carimbo numerador-datador automtico programado para trs repeties, e a etiqueta impressa em trs vias, sendo utilizados da seguinte forma: 1a via destinada identificao na capa do processo; 2a via destinada identificao na primeira folha do processo; 3a via destinada ao formulrio COMPROVANTE DE PROTOCOLO (Anexo X), cpia ou segunda via do documento fornecido pelo interessado. de responsabilidade de cada rgo manter os equipamentos de identificao em perfeitas condies de funcionamento, permitindo, assim, a aposio de informaes legveis.

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2.2.2.2 Etiqueta de identificao de processo A etiqueta de identificao de processo contm o nmero do processo, a data de autuao, o interessado, o assunto principal, o assunto secundrio, o destino e a data de tramitao. a) Interessado do processo O interessado do processo caracterizado por pessoa fsica ou jurdica, pblica ou privada, que se beneficiar ou sofrer a ao de que trata o documento. O documento produzido por instituio pblica ou privada que se beneficie ou sofra a ao tem como interessado a instituio e no a autoridade que assinou o documento. Quando a instituio pblica fizer alguma solicitao para os servidores (benefcios, cursos etc.), o interessado do processo ser aquele que recebe o benefcio, jamais a instituio que o solicita ou concede. O nome do interessado deve ser registrado por completo, sem abreviaes ou cognomes (apelidos). Quando houver mais de um interessado, a expresso e outro(s) ser utilizada aps o nome de um dos interessados. b) Assunto do processo O assunto definido como o tema principal do contedo do documento. Deve ser resumido, claro e preciso e ser preenchido de acordo com a tabela de assuntos do SICOP. A tabela de assuntos e respectiva atualizao so de responsabilidade da unidade de coordenao do SDCA; portanto, para assuntos no cadastrados, o rgo/unidade deve contatar a Gedoc para criao de novo assunto ou adequao dos assuntos j existentes. O processo autuado por assunto, isoladamente, no sendo permitido o agrupamento de assuntos distintos em uma s autuao. 2.2.2.3 Carimbo Prioridade na tramitao O interessado do processo que possua idade igual ou superior a 60 anos tem prioridade na tramitao, conforme disposto pelo Decreto no 24.614, de 25 de maio de 2004, e disciplinado pela Portaria SGA no 176, de 7 de junho de 2004. Nesse caso, ser aposto o carimbo Prioridade na tramitao na capa do processo, ao centro, na borda inferior, pelo setor que verificar a idade do interessado por meio de documento de identificao, cuja cpia constar no processo.
GOVERNO DO DISTRITO FEDERAL PRIORIDADE NA TRAMITAO ESTATUTO DO IDOSO Art. 71 da Lei n 10.741, de 01 de outubro de 2003, Decreto n 24.614, de 25 de maio de 2004.
o o

2.3 Folhas do processo

As folhas so parte integrante do processo. Para efeito de numerao de folhas, a capa do processo no considerada. O documento impresso em papel termossensvel no faz parte do processo. Caso seja necessrio, uma cpia do documento deve ser feita e includa no processo.
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De igual maneira, no podem constituir folhas do processo aquelas nas quais no haja descrio alguma (folhas totalmente em branco). Deve-se evitar a aposio de carimbos na primeira folha do processo para que haja espao suficiente para a aposio do carimbo numerador-datador automtico, do carimbo NUMERAO DE FOLHAS (Anexo VIII) e do carimbo CONFERIDO (ANEXO IX). 2.3.1 Numerao de folha do processo Constitudo o processo, os documentos que nele forem inseridos recebem numerao sequencial por meio da aposio e do preenchimento do carimbo NUMERAO DE FOLHAS (Anexo VIII). O preenchimento do carimbo NUMERAO DE FOLHAS (Anexo VIII) feito com caneta de tinta azul ou preta, no sendo permitidas rasuras ou erros de preenchimento. O carimbo NUMERAO DE FOLHAS (Anexo VIII) aposto, de preferncia, no canto superior direito da folha. O verso somente ser utilizado quando no houver espao no anverso da folha. A numerao de folhas do processo iniciada na unidade de comunicao administrativa. As folhas subsequentes so numeradas pelos setores que as adicionarem. A partir da publicao deste Manual, para o preenchimento do nmero das folhas do processo, ser utilizado o cdigo do rgo, com trs dgitos, o nmero do processo com seis dgitos, seguido por uma barra que separa o ano de autuao do processo com quatro dgitos. Quando a folha de um processo for reproduzida para compor outro processo, no haver necessidade de justificar sua numerao. Quando a folha original de um processo fizer parte de outro processo, ser necessrio justificar a sua renumerao. As folhas de processo proveniente de rgos que no pertenam estrutura administrativa do GDF ou ao SDCA preservaro a numerao original, conforme disposto pela Portaria SEPLAG no 156, de 27 de agosto de 2007. As folhas inseridas pelos rgos do GDF sero preenchidas sequencialmente com o carimbo NUMERAO DE FOLHAS (Anexo VIII). O mesmo procedimento ser feito quando um processo do GDF for encaminhado a rgos que no pertenam estrutura administrativa do GDF ou ao SDCA e neles forem inseridas folhas. Quando do retorno do processo, deve-se prosseguir com a sequncia numrica existente, utilizando-se o carimbo NUMERAO DE FOLHAS (Anexo VIII). Ateno: Os processos anteriores a 23 de janeiro de 1987 (data em que foi institudo o carimbo) no tero as folhas renumeradas para adequ-las ao modelo vigente, conforme disposto pela Portaria SEPLAG no 119, de 18 de junho de 2008. Nos processos anteriores a 1984, ano em que foi institudo o cdigo de identificao e autuao de processos, quando do preenchimento do carimbo NUMERAO DE FOLHAS (Anexo VIII), a informao do cdigo obrigatria. 2.3.2 Preenchimento indevido do carimbo Numerao de folhas No se admitem a aposio de carimbo sem preenchimento nem numerao repetida de folhas, rasuras ou diferenciao por meio de letras ou quaisquer outros artifcios. Nesses casos, o carimbo NUMERAO DE FOLHAS (Anexo VIII) ser desconsiderado, fazendo-se um "X" ou apondo-se o carimbo de Sem Efeito ou de Cancelado. O carimbo NUMERAO DE FOLHAS (Anexo VIII) ser aposto novamente, inserindo-se o nmero correto da folha e as demais informaes solicitadas.

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A renumerao das folhas ser certificada por meio do carimbo JUSTIFICATIVA DE (Anexo XI), informando por qual motivo a folha foi renumerada. Os dados constantes do carimbo JUSTIFICATIVA DE RENUMERAO DE FOLHA(S) (Anexo XI) tambm podem ser reproduzidos na forma manuscrita, na folha em que se verificou a ocorrncia do erro ou em folha subsequente, quando faltar espao naquela.
RENUMERAO DE FOLHA(S)

Quando for necessria a renumerao de vrias folhas, a justificativa ser colocada na primeira folha a ser renumerada ou na folha subsequente, quando faltar espao naquela, com indicao das demais folhas e do motivo da renumerao de todas elas. Exemplo: Um processo em que as folhas no 5, 10, 12, 18 e 24 apresentam erro na numerao, a justificativa de renumerao de todas as folhas feita na folha no 5. Na renumerao, deve-se atentar para o nmero das folhas que foram proferidas nos despachos. Havendo alterao do nmero da folha, um relatrio, que far parte do processo, ser feito para informar as alteraes realizadas e o nmero correspondente da folha renumerada. 2.3.3 Dimenses e suportes diferenciados da folha do processo Nos casos em que o documento a ser acrescido ao processo estiver em tamanho reduzido, este ser colado em folha de papel branco, no tamanho A4, apondo-se o carimbo NUMERAO DE FOLHAS (Anexo VIII) de tal forma que o canto superior direito do documento e parte da folha em branco sejam atingidos pelo referido carimbo. Quando a fotografia integrar o processo, recomenda-se colar uma etiqueta no canto superior direito da foto. O carimbo NUMERAO DE FOLHAS (Anexo VIII) ser aposto de forma que parte da etiqueta afixada e parte da folha em branco sejam atingidas pelo referido carimbo.

O documento em tamanho reduzido que possuir informaes em seu verso ser colado de tal forma que as informaes fiquem disponveis para leitura.

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Cada documento colado se constitui em uma folha de processo. O documento em formato diferenciado (livro, peridico, CD, disquete etc.) armazenado dentro de um envelope que recebe numerao de folha. O contedo identificado, na parte externa do envelope, e sempre tramita juntamente com o restante do processo, tendo em vista que o que se configura em folha o contedo do envelope. Cartazes, plantas e outros documentos em grandes dimenses que precisam ser dobrados para serem inseridos no processo constituem-se em uma nica folha. Todas as informaes devem ficar disponveis para leitura. 2.3.4 Retirada de folha de processo A retirada de folha de processo ocorre quando houver interesse da Administrao ou a pedido do interessado, desde que solicitada previamente e autorizada por autoridade competente. A retirada de folha feita no setor onde estiver o processo. No despacho de retirada de folha do processo devem constar: o nmero da folha a ser retirada, o tipo de documento retirado, o motivo, o nome e a assinatura da autoridade competente e a data. Quando houver solicitao de retirada de folha a pedido do interessado, esta ser inserida no processo, seguindo a ordem cronolgica. O despacho de retirada de folha e o carimbo TERMO DE RETIRADA DE FOLHA(S) (Anexo XII) so apostos na folha anterior retirada ou na folha subsequente, quando faltar espao naquela. Caso a ltima folha do processo tenha sido retirada, a solicitao e o carimbo TERMO DE (Anexo XII) sero apostos em uma folha em branco, que ser numerada como folha do processo.
RETIRADA DE FOLHA(S)

Exemplo: Em um processo com 20 folhas, em que forem retiradas as folhas de n o 15 a 20, a folha em branco que contm a solicitao e o carimbo TERMO DE RETIRADA DE FOLHA(S) (Anexo XII) ser a de no 21.
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A folha retirada entregue ao interessado mediante assinatura dele no carimbo TERMO DE RECEBIMENTO DE FOLHA(S) RETIRADA(S) (Anexo XIII), aposto logo abaixo do carimbo TERMO DE RETIRADA DE FOLHAS(S) (ANEXO XII). Os dados constantes do carimbo TERMO DE RECEBIMENTO DE FOLHA(S) RETIRADA(S) (Anexo XIII) tambm podem ser reproduzidos na forma manuscrita ou digitada. Nesse caso, a folha que contm esses dados ser inserida ao final do processo. No caso de retirada de mais de uma folha, o despacho e os termos sero apostos na folha anterior primeira retirada ou na folha subsequente, quando faltar espao naquela. Exemplo: Em um processo com 35 folhas, em que forem retiradas as folhas de no 10, 17 e 20, o despacho e os termos sero apostos na folha no 9. Caso no haja espao na folha no 9, o despacho e os termos sero apostos na folha no 11, e assim sucessivamente. vedada a retirada da primeira folha do processo e de folhas que contenham despachos ou carimbos, exceto o carimbo NUMERAO DE FOLHAS (Anexo VIII), e de outros documentos que venham a comprometer o contedo e a anlise do processo. vedada a substituio de folha do processo. Quando retirada do processo, a folha jamais voltar ao mesmo local de onde foi retirada e nem com o mesmo nmero de folha que havia recebido anteriormente. Caso retorne, ser colocada ao final do processo, observando-se a ordem numrica das folhas e justificando-se a renumerao. O processo que tiver folha retirada mantm a numerao original de suas folhas, permanecendo vago o nmero correspondente folha retirada. Quando houver necessidade de retirar folha de processo sob a guarda do arquivo intermedirio, a autoridade solicitar o desarquivamento do processo, e a retirada de folha ser feita pelo servidor do setor competente. O carimbo TERMO DE RETIRADA DE FOLHA(S) (Anexo XII) somente ser cancelado em caso de erro de preenchimento, que deve ser justificado na folha em que ocorreu o erro ou em folha subsequente, quando no houver espao. Em hiptese alguma sero aceitas rasuras, emendas e erros no preenchimento do carimbo TERMO DE RETIRADA DE FOLHA(S) (Anexo XII).

2.4 VOLUME DE PROCESSO

Cada volume de processo contm at 250 folhas em um nico grampo-trilho. Quando esse limite for ultrapassado, um novo volume do processo ser aberto. 2.4.1 Identificao de volume O carimbo numerador-datador automtico ou a etiqueta identificadora da autuao somente colocado na capa do primeiro volume. Na capa do volume subsequente constam cdigo, nmero, ano do processo e nmero do respectivo volume. A numerao dos volumes feita, utilizando-se numerais cardinais, com a inscrio de volume 1, volume 2 e, assim, sucessivamente. 2.4.2 Numerao de folha de volume A numerao de folha de processo dividido em volumes sequencial ao volume anterior. 2.4.3 Encerramento de volume Um volume somente ser encerrado com a abertura de um novo volume.
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O carimbo TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME (Anexo XIV) aposto na ltima folha do volume ou, quando faltar espao, uma folha em branco, numerada como folha do processo, ser inserida. O carimbo TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME (Anexo XIV) includo por servidor do setor onde estiver o processo e que necessitar abrir um novo volume. 2.4.4 Abertura de volume O carimbo TERMO DE ABERTURA DE VOLUME (Anexo XV) utilizado a partir do volume 2. Esse carimbo aposto em uma folha em branco, numerada como a primeira folha do volume, observando-se a continuidade da numerao de folhas do volume anterior. O carimbo TERMO DE ABERTURA DE VOLUME (Anexo XV) includo por servidor do setor onde estiver o processo. 2.4.5 Tramitao de processo com volumes Os volumes que formam um processo no podem tramitar em separado. A quantidade de volumes informada no momento da tramitao do processo e, quando for o caso, na guia de remessa de processos ou no formulrio CONTROLE DE MOVIMENTAO DE PROCESSO (Anexo XVI). Ateno: O carimbo TERMO DE ABERTURA DE VOLUME (Anexo XV) e o carimbo TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME (Anexo XIV) inseridos pelo TCDF permanecem sem numerao de folhas. O carimbo TERMO DE ABERTURA DE VOLUME (Anexo XV) ENCERRAMENTO DE VOLUME (Anexo XIV) inseridos at a data da e o carimbo TERMO DE publicao deste Manual permanecero onde foram apostos, desde que no haja rasuras, nem erros no preenchimento.

2.5 Juntada de processo

Juntada a unio de um ou mais processos a outro, com o qual tenham relao ou dependncia. Pode ser de duas formas: anexao ou apensao. Na juntada de processos, o que caracteriza um processo como principal ou como acessrio o seu assunto. As juntadas por anexao e apensao dependem sempre de despacho e so realizadas, por meio dos carimbos de termo de juntada, por servidor do setor onde estiverem os processos. Os termos so apostos logo abaixo do despacho. O carimbo TERMO DE JUNTADA POR ANEXAO (Anexo XVII), o carimbo TERMO DE (Anexo XVIII) ou o carimbo TERMO DE JUNTADA POR APENSAO (Anexo XIX) inseridos at a data da publicao deste Manual permanecem no local onde foram apostos, desde que no haja rasuras nem erros no preenchimento.
RESSALVA

2.5.1 Juntada por anexao A juntada por anexao ocorrer quando houver unio definitiva de um ou mais processos a outro, desde que pertencentes a um mesmo interessado, e ser realizada quando houver dependncia entre os processos. O conjunto processado passa a constituir um nico processo. Na anexao, define-se como principal aquele processo que, pela natureza de sua matria, poder exigir a anexao de um ou mais processos como complementao sua deciso. Processo acessrio aquele que apresenta matria indispensvel ou complementar instruo do processo principal.
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Exemplos de processos juntados por anexao: Processo principal Aposentadoria Auto de infrao 2.5.1.1 Principais rotinas de anexao Processo acessrio Reviso de aposentadoria Defesa do auto de infrao

verificar se a autoridade competente do setor onde estiver o processo inseriu o

despacho de juntada na ltima folha do processo principal; apor o carimbo TERMO DE JUNTADA POR ANEXAO (Anexo XVII) logo abaixo do despacho; adicionar o processo acessrio logo aps a ltima folha do processo principal; renumerar as folhas do processo anexado em sequncia numerao do processo principal. Para tanto, desconsiderar o carimbo NUMERAO DE FOLHAS (Anexo VIII), fazendo um "X" ou apondo os carimbos de Sem Efeito ou Cancelado sobre o contedo a ser corrigido. Logo aps, apor novamente o carimbo NUMERAO DE FOLHAS (Anexo VIII) e preench-lo em continuidade numerao de folhas do processo principal; em caso de folha retirada do processo acessrio, utilizar o carimbo TERMO DE RESSALVA (Anexo XVIII) para atualizar a numerao de folhas do conjunto processado; efetuar a juntada por anexao no SICOP.

Ateno: Todo processo anexado renumerado. A renumerao das folhas de processo juntado por anexao no justificada. Na renumerao, deve-se observar se h retirada de folha no processo acessrio. Caso haja, o local de onde foi retirada a folha permanecer vago no momento da renumerao. Exemplo: O processo principal est numerado de 1 a 20. O processo acessrio est numerado de 1 a 10, sendo que a folha no 5 desse processo foi retirada. No conjunto processado, no haver a folha no 25, pois esta corresponde folha no 5 do processo acessrio, conforme carimbo TERMO DE RESSALVA (Anexo XVIII). 2.5.2 Juntada por apensao Apensao a juntada de dois ou mais processos de interessados diferentes e que tenham correlao entre si, visando uniformidade no tratamento de matrias semelhantes. Cada processo conserva sua identidade, sua independncia e sua numerao de folhas. Podem ser apensados tantos processos quanto forem necessrios ao estudo de determinada matria e consequente tomada de deciso. Processo apensado aquele que serve de subsdio deciso do processo que est em anlise. O processo apensado sobreposto ao que est em anlise e a ele no pode ser acrescida folha(s), caso j esteja concludo. Quando mais de um processo estiver em anlise, sem que nenhum contenha deciso, quaisquer deles podem ser considerados apensados e a todos podem ser acrescida(s) folha(s). Nesse caso, quando proferida a deciso, esta constar em cada um dos processos. Como a apensao de um processo a outro ocorre apenas para que as informaes nele contidas sirvam como subsdio para a deciso, esses processos podem ser desapensados quando um no mais necessitar do outro.

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2.5.2.1 Principais rotinas de apensao

verificar se a autoridade competente do setor onde estiver o processo inseriu o

despacho no ltimo processo, solicitando a juntada; apor o carimbo TERMO DE JUNTADA POR APENSAO (Anexo XIX) na ltima folha do processo que estiver em ltimo lugar, logo abaixo do despacho de juntada; sobrepor os processos um ao outro, presos preferencialmente por grampo-trilho, ficando por ltimo o processo que contm o pedido de juntada, no qual sero acrescidos os despachos e as folhas; efetuar a juntada por apensao no SICOP. Ateno: Os processos relativos a imveis, bancas, boxes, quiosques ou similares de interessados diferentes, ainda que os assuntos no sejam dependentes, podero ser apensados, visto que o endereo o mesmo.

2.6 Desapensao
Desapensao a separao de dois ou mais processos juntados por apensao. Ocorre quando no h mais dependncia entre os processos apensados. A desapensao depende sempre de despacho e realizada, por meio do carimbo TERMO DE DESAPENSAO (Anexo XX), por servidor do setor onde estiverem os processos. Esse carimbo aposto logo abaixo do despacho. O carimbo TERMO DE DESAPENSAO (Anexo XX), at a data da publicao deste Manual, permanecer onde foi aposto, desde que no haja rasuras, nem erros no preenchimento. 2.6.1 Principais rotinas de desapensao

verificar se o responsvel pelo setor onde estiver o processo inseriu o despacho de

desapensao na ltima folha do ltimo processo; apor o carimbo TERMO DE DESAPENSAO (Anexo XX) abaixo do despacho de desapensao; separar fisicamente os processos; apor despacho de encaminhamento em cada processo; efetuar a desapensao e o envio dos processos, pelo SICOP, acompanhados da respectiva guia de remessa de processos ou do formulrio CONTROLE DE MOVIMENTAO DE PROCESSO (Anexo XVI), quando for o caso.

2.7 Despacho no processo

Os despachos em processo obedecem as mesmas regras dos despachos em documentos. Somente so acrescidas novas folhas ao processo se no houver espao suficiente para o despacho na folha anterior. O despacho informa o encaminhamento (setor/rgo), a providncia a ser tomada, a data e a assinatura e a identificao da autoridade que o proferiu. Caso sejam inseridas vrias folhas ao mesmo tempo no processo, o despacho de encaminhamento ser aposto na ltima folha e poder informar a quantidade de folha(s) inserida(s). Quando rgo no pertencente ao GDF expede ato de correspondncia que encaminha processo a rgo do GDF, o ato original ou a respectiva cpia ser inserido no processo.
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O servidor a quem competir instruir o processo bem como a autoridade que proferir a deciso no devem se eximir de faz-lo, se estiverem presentes os elementos fundamentais ou substanciais necessrios informao ou deciso. No havendo discordncia entre informaes ou elementos novos, as autoridades devem limitar-se, de preferncia, deciso ou ao simples encaminhamento, com remisso s folhas do processo onde se encontram os dados essenciais ao esclarecimento da matria. proibida a incluso de despachos na capa e na contracapa do processo bem como no anverso do documento inicial do processo, exceto solicitao de autuao e despacho de arquivamento assinados por autoridade competente, desde que o processo no tenha tramitao para outro setor/rgo.

2.8 Diligncia no processo

A diligncia o ato pelo qual um processo que, tendo deixado de atender s formalidades indispensveis ou de cumprir alguma disposio legal, devolvido ou mantido no setor/rgo a fim de corrigir ou sanar as falhas apontadas. Assim, havendo necessidade de esclarecimento da matria ou comprovao indispensvel ou exigida em lei imprescindvel ao exame e deciso, o processo ser posto em diligncia pela autoridade que o estiver examinando. As exigncias apontadas podem ser evidenciadas por meio de correspondncia, que ser inserida no processo, para que o interessado cumpra a exigncia no prazo mximo estipulado. As exigncias podem ser evidenciadas, tambm, por meio de despacho para que o interessado pertencente Administrao Pblica do GDF as cumpra no prazo determinado. O setor que se encarregar da diligncia mantm o processo sob sua guarda e responsabilidade at que esta seja cumprida. Decorrido o prazo concedido e no cumprida a exigncia, a autoridade competente tomar as providncias cabveis. Conta-se o prazo para as partes e terceiros intervenientes desde a notificao, a intimao e a publicao no Dirio Oficial do Distrito Federal (DODF) ou em jornal de grande circulao. Conta-se o prazo para os servidores e autoridades, desde a cincia do processo ou o recebimento da correspondncia. Quando o prazo determinado for ultrapassado, por necessidade do servio, interesse da Administrao, diligncia, complexidade da matria ou outro motivo de fora maior, o rgo que exceder esse prazo justificar o atraso no processo. proibido o encaminhamento de processos a particulares ou entidades estranhas Administrao Pblica.

2.9 Tramitao de processo

A tramitao consiste na movimentao de processo entre os setores de um mesmo rgo ou deste para outros rgos do GDF, ou ainda para outros rgos pblicos que no pertenam estrutura administrativa do Governo do Distrito Federal. A tramitao de processo realizada sob estrito controle e conhecimento dos rgos que compem o SDCA e ocorre por meio do Sistema Integrado de Controle de Processos (SICOP), conforme institudo pelo Decreto no 19.866, de 7 de dezembro de 1998, e disciplinado pela Portaria SGA no 278, de 23 de outubro de 2003. O processo deve tramitar sempre com a capa original do rgo que o autuou e deve ter tratamento imediato em todos os setores e rgos pelos quais tramitar para sua completa instruo e deciso. O setor ou rgo que tiver interesse em processo que j no esteja sob sua responsabilidade deve solicit-lo ao setor ou rgo onde o processo se encontra, por meio de
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memorando ou ofcio que far parte do processo. O processo deve ser tramitado, pelo SICOP, ao setor ou rgo solicitante. vedado o emprstimo integral ou de parte do processo, assim como a tramitao de processo para pessoas fsica, jurdica e entidade que no pertena Administrao Pblica. vedada a tramitao de cpia de processo como se fosse o processo original. 2.9.1 Tramitao inicial de processo A tramitao inicial de um processo feita da unidade de comunicao administrativa para o setor solicitante da autuao ou para o setor de destino informado. 2.9.2 Tramitao de processo entre setores de um mesmo rgo Entre setores de um mesmo rgo, a tramitao ocorre diretamente da origem para o destino, utilizando o SICOP e procedendo entrega do processo no setor de destino. 2.9.3 Tramitao de processo entre rgos Na tramitao de processos entre rgos do GDF, o setor remetente movimenta o processo pelo SICOP para a unidade de comunicao administrativa do rgo de destino. Alm disso, entrega fisicamente o processo na unidade de comunicao administrativa do seu rgo para que este proceda expedio por malote. Havendo urgncia da Administrao, o rgo pode utilizar-se de meio prprio na entrega do processo. Nesse caso, ser necessria autorizao assinada por autoridade competente (uma das trs primeiras hierarquias superiores de cada rgo) para entrega fora do malote, quando se tratar de rgo do Governo do Distrito Federal. Os rgos do GDF entregaro os processos diretamente na unidade de comunicao administrativa de rgo de destino no pertencente ao Sistema Integrado de Malote, desde que localizado no permetro urbano do Distrito Federal. 2.9.4 Tramitao de cpia de processo para fora do Distrito Federal No caso em que for necessria a tramitao de processo para outro rgo fora do DF, esse procedimento ser feito por intermdio da ECT. Nesse caso, ser encaminhada cpia do processo, com o carimbo CONFERE COM O ORIGINAL (Anexo VI) ou o carimbo CONFERE COM FOLHA(S) DO PROCESSO (Anexo XXI), aposto em cada folha. No caso em que no processo conste documento original, imprescindvel anlise e deciso pelo rgo do outro estado, o original pode ser encaminhado mediante autorizao da autoridade competente pelo rgo de origem. 2.9.5 Tramitao prioritria de processo Tem tramitao prioritria e imediata o processo classificado como urgente, que identificado por meio de despacho para cada finalidade. So, tambm, beneficiados com tramitao prioritria e imediata os processos autuados a partir de documentos relativos a:

pedido de informao oriundo do Poder Executivo, Poder Judicirio e Poder

Legislativo, quando for o caso; mandado de Segurana; citaes judiciais ou administrativas; pedidos de demisso; concesso de auxlios-funeral;
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concesso de dirias; afastamentos do pas; folha de pagamento; interessado que tenha idade igual ou superior a 60 anos; outros que, por convenincia da Administrao, ou por fora de lei, devam ter tramitao preferencial.

2.9.6 Tramitao de processo sigiloso A tramitao de processo sigiloso ocorre em envelopes duplos. No envelope externo, no consta qualquer indicao do grau de sigilo ou do teor do processo, apenas a identificao do remetente e do destinatrio. No envelope interno, so apostos o remetente, o destinatrio e o grau de sigilo do processo, de modo a serem identificados logo que removido o envelope externo. Esse envelope somente ser aberto pelo destinatrio, seu representante autorizado ou autoridade competente hierarquicamente superior. 2.9.7 Rotinas de tramitao de processo

verificar se todas as folhas encontram-se em regularidade com as normas descritas

neste Manual; verificar o despacho de encaminhamento; tramitar o processo, pelo SICOP, por meio da guia de remessa de processos ou do formulrio CONTROLE DE MOVIMENTAO DE PROCESSO (Anexo XVI), quando for o caso; encaminhar o processo ao destino, acompanhado da guia de remessa de processos ou do formulrio CONTROLE DE MOVIMENTAO DE PROCESSO (Anexo XVI).

Ateno: A partir da publicao deste Manual, a movimentao de processo ser realizada mediante o uso da guia de remessa de processos, em uma via, para os setores de um mesmo rgo e destes para outros rgos do GDF, por meio do SICOP.

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Ateno: O formulrio CONTROLE DE MOVIMENTAO DE PROCESSO (Anexo XVI) utilizado, por meio do SICOP, em uma via, para envio de processos somente a rgos no pertencentes ao GDF, principalmente CLDF e TCDF. impedimento de utilizao do SICOP, o formulrio CONTROLE DE (Anexo XVI) ser preenchido na forma manuscrita. Nesse caso, cabe a quem emitiu o formulrio a incluso dos dados imediatamente aps o restabelecimento desse sistema.
MOVIMENTAO DE PROCESSO

Havendo

Os formulrios podero ser ordenados: a) por ordem numrica agrupados por cdigo/nmero/ano do processo; b) por ordem alfabtica agrupados por nome do interessado; c) por endereo utilizado quando se tratar de processos de aprovao de projeto e outros similares.

2.10 Recebimento de processo

Estando o processo em situao regular, o recebimento ocorre quando o servidor da unidade de destino ape assinatura e matrcula na guia de remessa de processo ou no formulrio CONTROLE DE MOVIMENTAO DE PROCESSO (Anexo XVI) ou quando esse servidor ou outro servidor da mesma unidade confirma diretamente, no SICOP, o recebimento. A guia de remessa de processo ou o formulrio CONTROLE DE MOVIMENTAO DE PROCESSO (Anexo XVI) devolvido no momento da assinatura ou no dia seguinte, conforme o caso. Quando se tratar de encaminhamento de processo a rgo no pertencente ao GDF, o servidor da unidade de origem quem inserir, no SICOP, a matrcula do servidor que recebeu o processo no destino. Quando se tratar de devoluo de processo de rgo no pertencente ao GDF, o servidor de rgo do GDF quem far a transferncia de tramitao do processo pelo SICOP. Antes de confirmar o recebimento no SICOP e nos formulrios de movimentao de processo (guia de remessa de processo ou formulrio CONTROLE DE MOVIMENTAO DE PROCESSO (Anexo XVI), quando for o caso), deve-se conferir, alm de todo o processo, tambm os dados inseridos no formulrio, pois quem recebe o processo fica responsvel por qualquer erro existente com relao aos procedimentos descritos neste Manual. Na ltima folha do processo aposto o carimbo REGISTRO DA QUANTIDADE DE FOLHAS DE (Anexo XXII), informando a data, a hora, a quantidade de folhas do processo recebido, o setor/rgo e apondo a rubrica e a matrcula legvel do servidor da unidade de comunicao administrativa que recebeu o processo.
PROCESSO

Ateno: Os processos com a identificao de secreto, confidencial ou reservado sero encaminhados diretamente ao seu destinatrio ou, no impedimento deste, ao seu superior hierrquico, sem que se proceda abertura do envelope. 2.10.1 Motivos de devoluo de processo Havendo irregularidade, sem que seja dado qualquer recebimento, o processo ser devolvido ao setor de origem por meio do formulrio DEVOLUO DE PROCESSO (Anexo XXIII), afixado capa do processo, comunicando as razes da devoluo e solicitando que seja providenciada a correo ou sanada a irregularidade. Alguns dos motivos de devoluo de processo esto elencados no formulrio DEVOLUO DE PROCESSO (Anexo XXIII). Existem, no entanto, outros motivos para a devoluo que sero especificados no item Outros (especificar) do formulrio. O formulrio DEVOLUO DE PROCESSO (Anexo XXIII) no far parte do processo, exceto nos casos em que haja necessidade de incluso mediante justificativa da autoridade competente do setor.
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A correo de irregularidade realizada por qualquer servidor do setor para o qual o processo foi devolvido a fim de acelerar a correo, e, consequentemente, a deciso do processo. Corrigida a irregularidade, o processo ser encaminhado por meio de formulrio de movimentao de processo (guia de remessa de processos ou formulrio CONTROLE DE MOVIMENTAO DE PROCESSO (Anexo XVI), quando for o caso), acompanhado do formulrio DEVOLUO DE PROCESSO (Anexo XXIII), informando a correo da irregularidade e utilizandose a expresso Corrigido ou Ok.

2.11 Encerramento de processo

O processo ser considerado encerrado e apto para o arquivamento quando:

for indeferido o pleito; for atendida a solicitao e cumpridos os compromissos arbitrados ou dela
decorrentes; depois de esgotados todos os recursos, for considerado sem possibilidade de soluo. Nesses casos, o processo receber, na ltima folha, o despacho de "Arquive-se", com data atualizada e assinatura e cargo do responsvel pelo setor.

2.12 Arquivamento de processo

O arquivamento de processo a ao pela qual uma autoridade determina a guarda de um processo, cessada a sua tramitao. O processo arquivado geralmente de responsabilidade do arquivo intermedirio do rgo. este setor que guarda e conserva os processos em local adequado, de forma que sejam facilmente recuperados quando solicitados. O encaminhamento de processo para arquivamento no arquivo intermedirio ser feito pelos setores aps o cumprimento dos prazos de guarda no arquivo corrente. Somente ser transferido para o arquivo intermedirio o processo encerrado que contenha despacho atualizado de arquivamento emitido por autoridade competente, exarado na ltima folha, independentemente do cdigo de autuao. No caso de processo apensado, este ser desapensado no setor antes do envio ao arquivo intermedirio, exceto aquele relacionado a imveis, bancas, boxes, quiosques ou similares que ser encaminhado e arquivado apensado. Ainda que a Administrao profira deciso final, se na ltima folha do processo no constar o despacho de arquivamento, este no ser arquivado. Uma vez arquivado, pode o processo voltar a tramitar, desde que haja solicitao da parte interessada. A juntada de processo arquivado pode ocorrer desde que o setor que solicitou o arquivamento solicite o seu desarquivamento. Todos os procedimentos relativos juntada so realizados pelo setor que solicitou o desarquivamento e no pelo arquivo intermedirio. 2.12.1 Rotinas de arquivamento de processo

verificar se h despacho de arquivamento; constatar a regularidade do processo; apor assinatura na guia de remessa de processos ou no formulrio CONTROLE
MOVIMENTAO DE PROCESSO

DE

(Anexo XVI), quando for o caso, e proceder, se o processo estiver regular, ao recebimento no SICOP;
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 apor o carimbo TERMO DE ARQUIVAMENTO (Anexo XXIV) na ltima folha do processo

ou, quando faltar espao, inserir uma folha em branco que ser numerada como folha do processo; acondicionar os processos em caixas-arquivo. Caso seja constatada irregularidade no processo, este ser devolvido ao setor de origem, por meio do formulrio DEVOLUO DE PROCESSO (Anexo XXIII), para que seja sanada a irregularidade.

2.13 Desarquivamento de processo

Desarquivamento de processo a reativao do processo arquivado, feito por meio de requisio, memorando ou ofcio assinado por autoridade competente. O desarquivamento autorizado pelo setor/rgo que solicitou o arquivamento. 2.13.1 Rotinas de desarquivamento de processo

verificar se o formulrio REQUERIMENTO

DE DOCUMENTO

(Anexo V), memorando ou

ofcio foi assinado por autoridade competente; verificar se o processo solicitado est sob sua guarda; constatar a regularidade do processo; apor, na ltima folha do processo, o carimbo TERMO DE DESARQUIVAMENTO (Anexo XXV) ou, quando faltar espao, inserir uma folha em branco que ser numerada como folha do processo; apor abaixo do carimbo TERMO DE DESARQUIVAMENTO (Anexo XXV), o despacho de encaminhamento, a data, o cargo e assinatura da autoridade competente; tramitar o processo, pelo SICOP, por meio da guia de remessa de processos ou do formulrio CONTROLE DE MOVIMENTAO DE PROCESSO (Anexo XVI), quando for o caso; emitir formulrio de movimentao de processo (guia de remessa de processo ou formulrio CONTROLE DE MOVIMENTAO DE PROCESSO (Anexo XVI), quando for o caso), em uma via; substituir o processo desarquivado pelo formulrio GUIA-FORA (Anexo XXVI); encaminhar o processo juntamente com o formulrio de movimentao de processo (guia de remessa de processo ou formulrio CONTROLE DE MOVIMENTAO DE PROCESSO (Anexo XVI), quando for o caso).

Quando o processo retornar ao arquivo, o formulrio GUIA-FORA (Anexo XXVI) substitudo pelo processo. No caso de o processo voltar ao arquivo como anexo de outro, a guia ser retirada da respectiva caixa. O formulrio de movimentao de processo guia de remessa de processo ou formulrio CONTROLE DE MOVIMENTAO DE PROCESSO (Anexo XVI) arquivado em pasta especfica.

2.14 Cpia de processo

assegurada a expedio de cpia de inteiro teor ou de partes isoladas do processo quando requerida para defesa de direito prprio ou de terceiro ou para esclarecimento de situaes. A cpia de processo requerida, por meio do formulrio REQUERIMENTO DE DOCUMENTO (Anexo V), com a indicao da finalidade especfica a que se destina, a fim de que se possa verificar legtimo interesse do requerente na obteno. A autorizao de cpia de processo exarada atendendo a requerimento da parte interessada e ouvindo, se for o caso, o setor especfico que tratou da matria, objeto da cpia.
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Se o requerimento for assinado por procurador, a procurao dever ser juntada ao formulrio. O pedido de cpia indeferido quando:

o requerente no tiver interesse legtimo no processo; a divulgao do assunto afetar a segurana ou prejudicar o interesse pblico; o processo ainda estiver sem deciso final, ressalvados os casos de interesse
comprovado da Administrao Pblica ou do interessado. Nas cpias de processo, pode ser aposto o carimbo CONFERE COM ORIGINAL (Anexo VI), quando a folha reproduzida for original, ou o carimbo CONFERE COM FOLHAS DO PROCESSO (Anexo XXI), quando o documento integrante do processo no for original. Os carimbos so apostos por servidor pblico que conferir o documento original e a sua reproduo. A cpia entregue parte interessada mediante recibo. A autorizao ou o indeferimento da expedio de cpia de processo no arquivo corrente ou intermedirio de competncia do dirigente responsvel pelo arquivamento. Quando houver a necessidade de simples consulta a informaes constantes no processo, a autoridade que solicitou o arquivamento pode autorizar a consulta.

2.15 Reconstituio de processo

Havendo o desaparecimento ou extravio de processo, o servidor que primeiro tiver conhecimento do fato comunicar o ocorrido chefia. A autoridade competente que tiver cincia do fato promover a apurao imediata e, quando necessrio, solicitar a reconstituio do processo. Na reconstituio do processo, so observados os seguintes procedimentos:

elaborar documento para registrar o desaparecimento ou extravio do processo que

ser a primeira folha do processo reconstitudo; certificar se existem cpias dos documentos que integravam o processo. Caso existam, essas sero inseridas como folhas do processo reconstitudo; ordenar as folhas para que sejam autuadas; autuar um novo processo, utilizando-se a sequncia numrica atual do rgo; informar, no SICOP, o nmero do processo extraviado.

Se no decorrer do trmite processual for encontrado o processo extraviado ou desaparecido, poder ser realizada a juntada por anexao.

2.16 Disposies gerais

Os carimbos tratados neste Manual devem ser corretamente preenchidos com caneta azul ou preta. As informaes contidas nos carimbos podem ser reproduzidas por qualquer meio informatizado desde que contenham os mesmos dados. A rubrica ou assinatura deve ser de prprio punho. Os carimbos devem ser preenchidos de forma que as margens no sejam ultrapassadas. O carimbo numerador de folhas eletromecnico poder ser utilizado, desde que a rubrica do servidor seja de prprio punho. Quando for constatada a necessidade de correo de carimbo, deve-se desconsider-lo fazendo um "X" ou apondo os carimbos de Sem Efeito ou Cancelado sobre o contedo do carimbo. O carimbo a ser corrigido ser aposto novamente, inserindose as informaes corretas.

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Aposio de carimbo em local indevido, carimbo no preenchido, rasura ou erro de preenchimento no so admitidos. A irregularidade ser justificada na prpria folha onde o carimbo estiver aposto ou em folha subsequente quando faltar espao naquela. Caso no haja espao para aposio de carimbo, uma folha em branco ser inserida e numerada com utilizao do carimbo NUMERAO DE FOLHAS (Anexo VIII), em continuidade numerao de folhas do processo. A impresso de carimbo permitida por meio informatizado apenas quando o setor elaborar o documento. Nesse caso, vedada a impresso de carimbo em folha j integrante do processo.

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3 SISTEMA INTEGRADO DE MALOTE

3.1 Aspectos gerais
O Sistema Integrado de Malote, reestruturado pelo Decreto no 17.616, de 21 de agosto de 1996, e regulamentado pela Portaria no 32, de 23 de dezembro de 1996, atua no mbito do GDF com a finalidade de coletar, transportar e entregar, adequadamente, documentos e processos aos rgos que o compem, otimizando o tempo e a gesto de documentos. A expresso malote designa tanto o servio organizado de transporte regular de documentos e processos quanto a mala que utilizada para transport-los. O servio do Sistema Integrado de Malote executado entre os rgos definidos pela coordenao central, utilizando veculos pertencentes frota do GDF, no sendo permitida, assim, a utilizao de veculos no autorizados. O Sistema Integrado de Malote tem os seguintes objetivos:

uniformizar os procedimentos na entrega da documentao; propiciar maior segurana e controle na tramitao da documentao, utilizando
formulrios prprios; racionalizar o tempo e a quantidade de servidores envolvidos na entrega e coleta de documentos oficiais; racionalizar os recursos envolvidos na comunicao administrativa, reduzindo o consumo de combustvel e o desgaste dos veculos da frota oficial.

3.2 Composio
O Sistema Integrado de Malote composto:

pela unidade de coordenao central de comunicao administrativa, representada

pela Gedoc/Seplag. pela unidade central de comunicao administrativa, representada pelo Ncleo de Expedio e Protocolo Geral (Nuprog/Seplag). pelas unidades de comunicao administrativa dos rgos da Administrao Direta e Indireta do GDF, incluindo o TCDF e a CLDF. No caso de criao de novo rgo da Administrao Direta e Indireta, este solicitar, por meio de correspondncia formal Seplag, como rgo central, a sua incluso no Sistema Integrado de Malote.

3.3 Utilizao
O Sistema Integrado de Malote de uso obrigatrio para os rgos do GDF, exceto nos casos de urgncia, desde que autorizado pela autoridade competente. vedado o envio de qualquer objeto por meio de malote, com exceo daqueles que sejam parte integrante do processo. transportada por malote toda documentao oficial encaminhada aos rgos que pertenam ao Sistema Integrado de Malote. Para tanto, necessrio que constem em todo documento informaes sobre o remetente (unidade/rgo) e o destinatrio (unidade/rgo). vedada a entrega do malote a qualquer rgo diferente daquele descrito como destinatrio ou a qualquer outro setor que no seja responsvel pelo recebimento do malote. vedado permitir vistas documentao e fornecer cpia parcial ou integral enquanto o documento estiver em trnsito na unidade central ou nas unidades de comunicao administrativa.
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Os malotes, para que sejam recebidos, devem estar lacrados, e o nmero do lacre deve constar em formulrio prprio. Qualquer indcio de violao do malote deve ser comunicado ao setor de origem. vedada a abertura de malote durante o percurso. O processo encaminhado por malote tramitado pelo SICOP e acompanhado de formulrio de movimentao de processo (guia de remessa de processo ou formulrio CONTROLE DE MOVIMENTAO DE PROCESSO (Anexo XVI), quando for o caso). Todos os documentos, exceto processo e peridico, so colocados em sacos plsticos fornecidos pela unidade de central a fim de evitar danos e extravios. Os rgos que possuam setoriais descentralizados de seu edifcio-sede podem estabelecer sistema de malote interno visando a racionalizar os recursos envolvidos, desde que estejam de acordo com as normas vigentes. Esto dispensados do uso do Sistema Integrado de Malote:

os rgos que ocupem uma mesma edificao. Nesse caso, a documentao ser
entregue diretamente na unidade de comunicao administrativa do rgo de destino; os rgos que estiverem em um raio de 500 metros de distncia. Nesse caso, a documentao poder ser entregue diretamente na unidade de comunicao administrativa do rgo de destino, desde que no seja utilizado carro oficial.

3.4 Funcionamento
A entrega e a coleta de malotes so realizadas simultaneamente, de segunda a sextafeira. Os veculos saem da unidade central de comunicao administrativa e percorrem o roteiro estabelecido pela unidade de coordenao central do Sistema Integrado de Malote. Os responsveis pelas unidades de comunicao administrativa de cada rgo estabelecero sob orientao da unidade de coordenao central o horrio limite de recebimento da documentao para incluso no malote. No momento da coleta, o malote dever estar lacrado.

3.5

Atribuies

da

unidade

de

coordenao

central

de

comunicao

administrativa fiscalizar as unidades de comunicao administrativa no cumprimento das normas

do Sistema; criar os roteiros para a entrega do malote. Pode ser includo, por interesse do GDF, um roteiro do malote que inclua rgo da Administrao Pblica Federal e outros com os quais o GDF possua troca significativa de documentos; criar e manter atualizados os formulrios utilizados no Sistema Integrado de Malote; manter cadastro das unidades de comunicao administrativa atualizado, com os endereos de coleta e entrega dos malotes.

3.6 Atribuies da unidade central de comunicao administrativa fornecer os malotes s unidades de comunicao administrativa, utilizados na forma
de revezamento; fornecer sacos plsticos s unidades de comunicao administrativa para acondicionamento de documentos, utilizados na forma de revezamento; fornecer, mensalmente, s unidades de comunicao administrativa lacres numerados, considerando os dias teis de cada ms; controlar a distribuio dos malotes s unidades de comunicao administrativa; manter sigilo absoluto sobre a documentao e as informaes que circulem no malote.
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3.6.1 Principais rotinas da unidade central de comunicao administrativa

entregar o malote na unidade de comunicao administrativa e colher, no formulrio

CONTROLE DE ENTREGA DO MALOTE POR ROTA USO DA UNIDADE CENTRAL DE COMUNICAO ADMINISTRATIVA (Anexo XXVII), a rubrica e a matrcula do servidor que receber o malote; receber da unidade de comunicao administrativa o malote, conferir o nmero do lacre e apor rubrica e matrcula no formulrio CONTROLE DE ENTREGA DO MALOTE USO DAS UNIDADES DE COMUNICAO ADMINISTRATIVA (Anexo XXVIII); proceder a abertura do malote e a conferncia integral da documentao proveniente das unidades de comunicao administrativa descrita no formulrio CONTROLE DE EXPEDIO DE DOCUMENTOS POR MALOTE USO DAS UNIDADES DE COMUNICAO ADMINISTRATIVA (Anexo XXIX) e separ-la por rgo de destino; separar a documentao que apresentar irregularidade para devolv-la no malote do dia seguinte. Para tanto, utilizar o formulrio DEVOLUO DE DOCUMENTO (Anexo I); apor recibo no formulrio CONTROLE DE EXPEDIO DE DOCUMENTOS POR MALOTE USO DAS UNIDADES DE COMUNICAO ADMINISTRATIVA (Anexo XXIX) com matrcula legvel, rubrica e data; reunir os documentos e processos destinados a cada rgo e list-los no formulrio de CONTROLE DE EXPEDIO DE DOCUMENTOS POR MALOTE USO DA UNIDADE CENTRAL DE COMUNICAO ADMINISTRATIVA (Anexo XXX); reunir os recibos e os formulrios de movimentao de processo para devoluo ao rgo de origem, no dia seguinte. Esses recibos e formulrios no so relacionados; acondicionar a documentao no malote; fechar o malote com lacre cujo nmero constar nos formulrios; encaminhar os malotes lacrados s unidades de destino.

3.7 Atribuies das unidades de comunicao administrativa estabelecer horrio interno para recebimento da documentao que ser
encaminhada por malote, sob orientao da unidade da coordenao central; solicitar, quando necessrio, com um dia de antecedncia, malote extra unidade central de comunicao administrativa; devolver, no dia seguinte, o malote extra unidade central de comunicao administrativa; informar unidade de coordenao central quando ocorrer mudana de telefone ou endereo; repor o malote que for extraviado; manter sigilo absoluto sobre a documentao e as informaes que circulem na unidade de comunicao administrativa.

3.7.1 Principais rotinas das unidades de comunicao administrativa

preencher o formulrio CONTROLE DE EXPEDIO DE DOCUMENTOS POR MALOTE USO

DAS UNIDADES DE COMUNICAO ADMINISTRATIVA (Anexo

XXIX);

acondicionar a documentao nos malotes; caso haja necessidade de enviar mdias (CDs, disquetes etc.) por malote, essas
mdias devem estar em envelopes lacrados que especifiquem o contedo a fim de evitar danos e extravio; reunir os recibos e os formulrios de movimentao de processo para devoluo ao rgo de origem, no dia seguinte. Esses recibos e formulrios no so relacionados;
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 fechar o malote com lacre cujo nmero constar nos formulrios; entregar o malote a servidor da unidade central de comunicao administrativa e
colher, no formulrio CONTROLE DE ENTREGA DO MALOTE USO DAS UNIDADES DE COMUNICAO ADMINISTRATIVA (Anexo XXVIII), rubrica e matrcula do servidor que recebeu o malote; receber o malote da unidade central de comunicao administrativa, conferir o lacre e apor rubrica e matrcula no formulrio CONTROLE DE ENTREGA DO MALOTE POR ROTA USO DA UNIDADE CENTRAL DE COMUNICAO ADMINISTRATIVA (Anexo XVII); fazer abertura e conferncia integral da documentao proveniente da unidade central de comunicao administrativa descrita no formulrio CONTROLE DE EXPEDIO DE DOCUMENTOS POR MALOTE USO DA UNIDADE CENTRAL DE COMUNICAO ADMINISTRATIVA (Anexo XXX), e separ-la por setor de destino; separar a documentao que apresentar irregularidade para devolv-la no malote do dia seguinte. Para tanto, utilizar o formulrio DEVOLUO DE DOCUMENTO (Anexo I) ou o formulrio DEVOLUO DE PROCESSO (Anexo XXIII); apor recibo no formulrio CONTROLE DE EXPEDIO DE DOCUMENTOS POR MALOTE USO DA UNIDADE CENTRAL DE COMUNICAO ADMINISTRATIVA (Anexo XXX); tramitar os processos pelo SICOP, encaminhando a guia de remessa de processo ou o formulrio CONTROLE DE MOVIMENTAO DE PROCESSO (Anexo XVI), quando for o caso.

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4 TRATAMENTO DOCUMENTAL
4.1 Aspectos gerais
Os documentos de arquivo so gerados em consequncia de processos de trabalho. O processamento tcnico iniciado nos setores produtores da documentao e se perpetua por todas as fases pelas quais o documento passa, desde sua produo at sua eliminao ou recolhimento, constituindo seu ciclo vital. O ciclo de vida dos documentos dividido em trs fases: corrente, intermediria e permanente. A determinao de prazos de guarda em cada uma das fases e a destinao so fundamentais para auxiliar no gerenciamento e na organizao dos documentos. A passagem de uma fase para a outra decorre da frequncia de utilizao dos documentos. Aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentao, constituam de consultas frequentes so denominados correntes. Aqueles que, no sendo de uso corrente dos produtores, por razes de interesse administrativo, aguardam eliminao ou recolhimento para a guarda permanente so considerados intermedirios. Aqueles, por fim, que possuem valor histrico, probatrio e informativo e devem ser definitivamente preservados so considerados permanentes. Para que a efetiva gesto documental acontea, necessria a utilizao do Cdigo de Classificao de Documentos e da Tabela de Temporalidade de Documentos Atividade-meio. Esses instrumentos visam a normatizar prticas arquivsticas como a classificao e a avaliao e definir prazos de guarda e destinao dos documentos.

4.2 Classificao
A classificao uma operao intelectual e fsica que permite ordenar os documentos de forma que sejam facilmente recuperados. Toda documentao produzida, recebida ou acumulada classificada no ato de produo, recebimento ou arquivamento. No mbito do GDF, a classificao normatizada pelo Cdigo de Classificao de Documentos Atividade-Meio (Portaria no 3/SEA, de 22 de janeiro de 1998), estruturado segundo a classificao decimal. Nesse tipo de classificao, os documentos so distribudos dentro de grupos de assuntos que se subdividem de dez em dez. Para cada assunto tratado h um cdigo numrico especfico. A classificao por assunto utilizada com o objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar a recuperao e facilitar as tarefas arquivsticas relacionadas a avaliao, seleo, eliminao, transferncia, recolhimento e acesso a esses documentos. Para que se realize a tarefa de classificao corretamente, necessrio que o servidor tenha conhecimento do Cdigo de Classificao de Documentos e da documentao do setor. As operaes de classificao so:

ler o documento, identificando o assunto principal e o(s) secundrio(s), quando houver; localizar o(s) assunto(s) no Cdigo de Classificao de Documentos, utilizando o
ndice, quando necessrio; anotar o cdigo a lpis no canto superior direito da primeira folha do documento ou na capa do processo; observar se o documento se refere a dois ou mais assuntos. Nesse caso, o documento arquivado no conjunto documental de maior prazo de guarda. Ateno: Quando o documento possuir anexo, este receber o mesmo cdigo do documento principal correspondente e ser arquivado junto. Quando o documento for passvel de classificao em mais de um assunto, ser classificado naquele de maior temporalidade. A classificao deve ser criteriosa e consciente, pois um erro de classificao pode acarretar a eliminao indevida de documentos ou, ainda, dificultar a recuperao e o acesso
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informao. Em caso de dvidas, deve-se consultar a comisso setorial, comisso central ou rgo central do sistema de arquivo.

4.3 Arquivamento
A expresso arquivamento corresponde sequncia de operaes intelectuais e fsicas que visam guarda ordenada de documentos. A guarda deve ocorrer em todas as fases do ciclo de vida documental, por meio de armazenamento e acondicionamento adequados. 4.3.1 Armazenamento e acondicionamento O armazenamento diz respeito ao mobilirio que utilizado para guardar os documentos, seja uma gaveta, uma estante, um escaninho ou outro. O mobilirio utilizado deve ser funcional e permitir o acesso rpido aos documentos. Uma gaveta de arquivo de ao, por exemplo, pode abrigar diversas pastas, que devem estar ordenadas de forma que atendam, de maneira gil, s consultas efetuadas. O acondicionamento diz respeito embalagem que utilizada para guardar documentos, seja envelope, pasta L, capa de cartolina, camisa (folhas de papel almao sem pauta que envolvem os documentos), pasta, caixa-arquivo ou outro. Os invlucros, como normalmente so denominados os diversos tipos de acondicionamento, servem para proteger os documentos dos agentes de deteriorao e para organiz-los ou orden-los. Tanto o armazenamento quanto o acondicionamento contribuem para a conservao e organizao dos documentos. As operaes que antecedem o arquivamento so:

separar e ordenar os documentos pelo Cdigo de Classificao de Documentos,

para facilitar o arquivamento e reduzir a possibilidade de erro; ordenar os documentos de um mesmo cdigo em ordem alfabtica, cronolgica ou geogrfica. A forma de ordenao deve ser adequada s necessidades do setor; acondicionar os documentos de um mesmo assunto em caixas-arquivo, camisas, pastas ou outros, prendendo-os com grampos, preferencialmente, de plstico. Os documentos que tratam de um mesmo assunto so reunidos e ordenados cronologicamente; identificar pasta, por meio de visor, e caixa-arquivo, por meio do ESPELHO DE IDENTIFICAO DE CAIXA (Anexo XXXI). Essa identificao visa a facilitar a localizao de pastas e caixas dentro de armrios, o arquivamento de novos documentos bem como o retorno dos documentos retirados pasta ou caixa de origem, minimizando erros de arquivamento. Exemplo de visor:
033.11 Aquisio de Material Formulrio de Solicitao de Material

2008

Observao: sugere-se no prender documento diretamente pasta suspensa e sim acondicion-lo em pasta L, capa de cartolina ou camisa e armazen-la na pasta suspensa. Esse procedimento facilita o armazenamento, possibilitando colocar, por exemplo, mais de uma camisa em uma pasta suspensa, facilitando a consulta.

4.4 Avaliao e seleo

Avaliao o processo de anlise e identificao dos valores dos documentos de arquivo, com vistas seleo e destinao final.
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Por meio da avaliao, possvel identificar a temporalidade dos documentos nas fases corrente e intermediria e a destinao final, podendo ser eliminao ou guarda permanente por meio da Tabela de Temporalidade de Documentos Atividade-Meio (Portaria no 3/SEA, de 22 de janeiro de 1998), que define os prazos de guarda dos conjuntos documentais com base nos assuntos do Cdigo de Classificao de Documentos. A aplicao da Tabela de Temporalidade de Documentos nos setores permite identificar as datas para eliminar, transferir os documentos para o arquivo intermedirio do rgo, ou recolh-los ao Arquivo Pblico do Distrito Federal (ArPDF). A seleo dos documentos de competncia do setor produtor e acumulador dos documentos e definida como a separao dos documentos de valor permanente daqueles passveis de eliminao, mediante critrios e tcnicas previamente estabelecidos na Tabela de Temporalidade de Documentos.

4.5 Transferncia
A transferncia a passagem da documentao da fase corrente para a fase intermediria. Os prazos estabelecidos na Tabela de Temporalidade determinam por quanto tempo os setores devem manter os documentos sob sua guarda. Uma vez detectado que os documentos esto destinados a cumprir prazos na fase intermediria, esses sero transferidos para o arquivo intermedirio do prprio rgo, de acordo com os seguintes critrios:

verificar se todos os documentos esto classificados ou ordenados e se j cumpriram

o prazo de guarda estabelecido para fase corrente, separando os que sero eliminados dos que sero transferidos para o arquivo intermedirio; verificar se os documentos esto organizados em conjuntos documentais, procedendo organizao, se for o caso; observar se o documento se refere a dois ou mais assuntos. Nesse caso, o documento ser arquivado no conjunto documental de maior prazo de guarda; transferir somente os documentos originais, excetuando-se os casos em que s existam cpias; quando da transferncia, substituir a pasta suspensa por pasta de cartolina, por exemplo, e acondicion-la em caixa-arquivo; preencher a GUIA DE TRANSFERNCIA DE DOCUMENTOS AO ARQUIVO INTERMEDIRIO (Anexo XXXII); acondicionar os documentos em caixa e identific-la por meio do ESPELHO DE IDENTIFICAO DE CAIXA (Anexo XXXI); agendar a transferncia junto ao arquivo intermedirio; transferir a documentao para o arquivo intermedirio.

Os documentos transferidos passam custdia e responsabilidade do arquivo intermedirio, que devolve a documentao ao setor de origem para correo de eventuais falhas.

4.6 Destinao
Aps cumprimento do prazo de guarda na fase corrente ou intermediria, a documentao pode ter duas destinaes com base na Tabela de Temporalidade de Documentos do GDF atividade-meio: eliminao: quando o documento no apresenta valor secundrio (histrico, probatrio ou informativo) e deve ser descartado; guarda permanente: quando o documento possui valor histrico, probatrio e informativo e deve ser definitivamente preservado.
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4.6.1 Eliminao A eliminao de documento ocorre aps concludo o processo de avaliao conduzido pela Comisso Setorial de Avaliao de Documentos, conforme disposto na Portaria Conjunta SC e SGA no 02, de 22 de outubro de 2004. Somente podem ser eliminados os documentos que cumpriram os prazos estabelecidos na Tabela de Temporalidade. Os procedimentos para eliminao de documento so:

solicitar Comisso Setorial de Avaliao de Documentos a abertura do processo de

eliminao bem como orientaes que se fizerem necessrias; iniciar os procedimentos conforme orientao da Comisso Setorial de Avaliao de Documentos; descartar as cpias e vias cujo original ou um exemplar se encontre no mesmo conjunto do dossi avaliado. No ser necessrio inclu-las na listagem de eliminao; preencher a LISTAGEM DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS (Anexo XXXIII); encaminhar o processo de eliminao, contendo a LISTAGEM DE ELIMINAO DE o DOCUMENTOS, Comisso Central de Avaliao de Documentos (Decreto n 24.204, de 10 de novembro de 2003) para aprovao; publicar o EDITAL DE CINCIA DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS (Anexo XXXIV) no DODF, aps aprovao, informando a data da eliminao dos documentos; preparar o TERMO DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS (Anexo XXXV) com os dados relacionados; eliminar os documentos por meio de fragmentao manual ou mecnica, com superviso de servidor autorizado; destinar os papis fragmentados para alienao, por meio de leilo pblico, ou para doao entidade sem fins lucrativos ou oficina de reciclagem, por meio do TERMO DE DOAO DE PAPIS (Anexo XXXVI), conforme disposto pela Portaria Conjunta SEPLAG e SC no 87, de 17 de agosto de 2007.

4.6.2 Recolhimento Recolhimento a passagem dos documentos da fase intermediria para fase de guarda permanente, no ArPDF, conforme estabelece a Portaria Conjunta SC e SGA no 18, de 23 de maio de 2006. Os acervos arquivsticos de valor histrico devem ser recolhidos. Os procedimentos para recolhimento so:

verificar se os documentos j cumpriram os prazos nas fases corrente e

intermediria; verificar se os documentos esto classificados, organizados e higienizados; informar por meio de comunicao oficial ao ArPDF sobre o acervo que pretende recolher e solicitar orientao tcnica, se necessrio; acondicionar os documentos textuais em caixas-arquivo de tamanho padro (0,18m de largura por 0,31m de altura e 0,42m de comprimento ou 0,14m de largura por 0,27m de altura e 0,39m de comprimento), produzidas, preferencialmente, em material inerte ou alcalino. Documentos que excedam ao padro convencional sero acondicionados em embalagens adequadas s suas dimenses. Documentos audiovisuais, cartogrficos, microgrficos, informticos, iconogrficos e sonoros sero acondicionados em estojos ou caixas de material, preferencialmente, inerte ou sem acidez; identificar as caixas e embalagens com espelhos contendo assunto, classificao, datas-limite e nmero em ordem sequencial; produzir a LISTAGEM DESCRITIVA DO ACERVO A SER RECOLHIDO (Anexo XXXVII), em duas vias;
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 emitir o TERMO

(Anexo XXXVIII) do acervo, em duas vias, que sero assinadas pelos representantes do arquivo intermedirio e do ArPDF; agendar o recolhimento com o ArPDF; recolher o acervo ao ArPDF.
DE RECOLHIMENTO

Os documentos recolhidos passaro custdia do ArPDF que promover o acesso, a divulgao e a publicao de documentos do acervo.

4.7 Conservao
A conservao consiste no conjunto de aes estabilizadoras que visam a preservar os documentos ou objetos por meio de controle ambiental e de tratamentos especficos, como higienizao, reparos e acondicionamento. A conservao de documentos digitais diz respeito s aes destinadas a manter a integridade e a acessibilidade ao longo do tempo em razo das mudanas de tecnologia, devido obsolescncia rpida de computadores e mdias de armazenamento. Algumas recomendaes devem ser observadas para que haja a efetiva conservao preventiva dos documentos, tanto no que se refere ao manuseio como em relao ao acondicionamento. A exposio direta da luz sobre os documentos deve ser evitada para que no haja descolorao, amarelecimento ou escurecimento do papel e das tintas, alterando a legibilidade. As fontes geradoras de umidade devem ser evitadas, uma vez que podem causar mofo e reaes qumicas danosas aos documentos. A principal fonte geradora de umidade nos ambientes de trabalho so as plantas, que devem ser mantidas longe da documentao. As oscilaes constantes de temperatura e umidade so prejudiciais aos documentos e devem ser evitadas, sobretudo nas salas climatizadas. Os gases, a fuligem e a poeira presentes no ar depositam-se nos documentos e contribuem para a deteriorao. Os resduos deixados por causa do consumo de alimentos nas reas onde se localiza o acervo, em gavetas ou armrios, tambm contribuem para a deteriorao dos documentos, uma vez que atraem insetos e roedores. conveniente, portanto, que sejam mantidos limpos tanto os documentos quanto os locais de trabalho. As mos devem ser mantidas limpas e luvas e mscaras devem ser utilizadas para tratar os documentos. reas especficas para alimentao devem ser reservadas. recomendvel que o lixo com restos de comida seja removido diariamente. Os cuidados quanto preveno de incndios e inundaes tambm devem ser observados. Descargas eltricas, raios e curtos circuitos nos aparelhos podem causar incndios. Vazamentos e destelhamentos podem iniciar um processo de inundao. Para que haja a efetiva preveno desses desastres necessrio que haja um plano de preveno e que extintores de incndio apropriados estejam devidamente sinalizados. 4.7.1 Tratamento de documento em suporte papel

observar atentamente o local dos furos no documento, caso seja necessrio faz-los
para que as informaes no sejam omitidas; cuidar para que carimbo no seja aposto sobre informaes constantes no documento. Procurar sempre um espao em branco para faz-lo; evitar excesso de tinta na aposio do carimbo; acompanhar usurio no momento da consulta para garantir a integridade do documento; no superlotar caixa-arquivo ou pasta; no amarrar documentos com barbante;
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 no escorar ou apoiar brao e cotovelo sobre o documento; no fazer anotao ou rabisco desnecessrio sobre o documento; no usar saliva no dedo para folhear o documento, pois a saliva provoca acidez
no papel; no fazer dobra para marcar pgina, pois a dobra provoca rompimento das fibras do papel; no remendar documento usando fita adesiva, pois a fita material de alta acidez e provoca mancha; evitar o uso de clipe, grampo e prendedor de metal, pois a ferrugem se desenvolve e migra para o papel, manchando e oxidando o papel; no colocar flor, recorte de jornal e papel cido entre folhas, pois tais atitudes provocam manchas e acidez.

4.7.2 Tratamento de fotografia, negativo e lbum

acondicionar fotografia em camisa e guard-la, preferencialmente, em pasta

suspensa, com suporte de plstico; descrever fotografia em folha a parte, que recebe o cdigo do assunto ou o nmero de registro correspondente foto a que se refere e arquivada em separado, uma vez que a acidez do papel prejudicial fotografia; acondicionar negativo (filme) em tira dentro de envelope, devido s peculiaridades de seu suporte; transcrever no envelope em que o negativo for acondicionado o cdigo do assunto ou o nmero de registro e o da fotografia correspondente; arquivar lbum em separado, horizontalmente, caso seja utilizado; manter o local de armazenamento com ndice de temperatura o mais baixo possvel, entre 15C e 18C (nunca acima de 30C), e com umidade relativa entre 30% e 50% (nunca acima de 60%).

4.7.3 Tratamento de fita magntica

rebobinar periodicamente e manter fita magntica na posio vertical com a bitola

cheia voltada para baixo; no deixar fita magntica cair; manipular fita magntica pelas bordas, sobretudo quando for removida da caixa. Nunca tocar a superfcie de registro; no ejetar fita magntica durante a reproduo, pois pode causar danos s informaes gravadas; devolver ao recipiente de armazenagem fita magntica que no estiver em uso.

4.7.4 Tratamento de CD, DVD e disquete

manter CD, DVD e disquete longe de campo eletromagntico; acondicionar CD, DVD e disquete, evitando que a superfcie de registro seja
danificada por meio do contato direto com metal, madeira, vidro ou outros; arquivar CD, DVD e disquete verticalmente. No empilhar horizontalmente ou em posio inclinada; no intercalar CD, DVD e disquete de tamanhos diferentes, uma vez que item menor pode-se perder ou ser danificado, e item maior pode ser submetido presso no uniforme; no colocar objeto pesado sobre CD, DVD e disquete nem uns sobre os outros;
46

 manipular CD, DVD e disquete pelas bordas, sobretudo quando for removido da
caixa. Nunca tocar a superfcie de registro; manter o local de armazenamento com ndice de temperatura o mais baixo possvel, entre 15C e 18C (nunca acima de 30C), e com umidade relativa entre 30% e 50% (nunca acima de 60%). 4.7.5 Tratamento de mapa e planta

acondicionar mapa e planta na forma plana, horizontalmente; enrolar mapa e planta com papel alcalino e acondicion-los em tubos, quando no
for possvel acondicion-los horizontalmente. O tubo deve ter, no mnimo, 10 cm de dimetro; armazenar tubos em gaveto ou escaninho; dobrar planta1, caso haja necessidade, de maneira que resulte no formato A4. 4.7.6 Tratamento de documento eletrnico

arquivar documento eletrnico, preferencialmente, no servidor em rede, para evitar

que seja acessado apenas no disco rgido do computador pessoal. Atribuir senha para permisso de acesso, se necessrio; selecionar, periodicamente, documento eletrnico que seja verso ou minuta, eliminando-os sempre que possvel; gravar documento eletrnico com nome que permita fcil identificao, utilizando, preferencialmente, o assunto retratado nos documento; migrar, periodicamente, dados armazenados nas mdias, pois as mudanas tecnolgicas podem comprometer o acesso s informaes. As informaes gravadas em disquetes, por exemplo, devem ser transportadas para CDs ou outra mdia; utilizar o e-mail institucional apenas para desempenho das atividades de cada setor, observando as seguintes orientaes: preservar sigilo sobre a senha de identificao; redigir mensagem com objetividade, conciso, impessoalidade e formalidade, obedecendo s normas de redao oficial utilizada em documentos convencionais; preencher, no campo assunto, com clareza e objetividade, o tema principal descrito no corpo da mensagem; informar ao final da mensagem nome completo, cargo e setor/rgo; atentar para o formato e o tamanho de arquivo anexado para garantir o acesso ao contedo pelo destinatrio; imprimir documento eletrnico somente quando imprescindvel aos objetivos da Administrao.

4.8 Microfilmagem
A microfilmagem a produo de imagens fotogrficas de um documento em formato altamente reduzido, conforme regulamentado pela Lei no 5.433, de 8 de maio de 1968, e pelo Decreto no 1.799, de 30 de janeiro de 1996. O microfilme definido como o filme (pelcula ou fita de plstico flexvel capaz de fixar imagens em positivo ou negativo) resultante do processo de reproduo de documentos, dados
1

ASSOCIAO BRASILEIRA DE NORMAS TCNICAS. NBR 6492: representao de projetos de arquitetura. Rio de Janeiro, 1994. 27 p. 47

e imagens, por meios fotogrficos ou eletrnicos, em diferentes graus de reduo, cuja leitura somente possvel por meio de leitor de microformas. A microfilmagem visa a conservar as informaes contidas nos documentos por um prazo maior, otimizar recursos fsicos e humanos e promover o acesso rpido s informaes. Os acervos documentais anteriormente tratados de acordo com os mtodos arquivsticos descritos neste Manual podem ser microfilmados, observada a necessidade. Em geral, a microfilmagem recomendada para acervos volumosos cuja temporalidade seja longa. O microfilme pode ser utilizado para diversos fins:

complementar o acervo microfilme de complemento; preservar os documentos do uso e manuseio constantes microfilme de preservao; armazenar em local diferente dos documentos originais, funcionando como cpia de
segurana no caso de eventuais sinistros microfilme de segurana; substituir o suporte papel, preservando as informaes dos documentos eliminados, tendo em vista a racionalizao e aproveitamento do espao fsico microfilme de substituio. A substituio deve estar prevista na Tabela de Temporalidade de Documentos. O microfilme, se armazenado de forma adequada, tem vida til de aproximadamente 100 anos; para tanto, eles necessitam de arquivos especiais climatizados e construdos/adaptados para este fim. A temperatura ambiente destes arquivos deve ser inferior a 21C, e a umidade relativa do ar deve ser mantida entre 20% e 40%. As cpias extradas de microfilme podem ser identificadas por meio do carimbo AUTENTICIDADE DE DOCUMENTO MICROFILMADO (Anexo XXXIX).

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ANEXOS
ANEXO I: FORMULRIO DEVOLUO DE DOCUMENTO

Instrues de uso Aps conferncia do documento recebido, caso seja encontrado motivo para devoluo ao setor que o encaminhou, utilizar este formulrio para anotaes. Dimenses
2

Altura: 6,5 cm Largura: 6,0 cm

Instrues de preenchimento a) Setor/rgo: substituir a expresso setor/rgo pela sigla do setor/rgo que est devolvendo o documento. b) Destinatrio: preencher com a sigla do setor/rgo de destino do documento. c) Espcie: preencher com o tipo e o nmero do documento que ser devolvido. d) Marcar X na coluna esquerda para indicar um ou mais motivos de devoluo. e) Apor rubrica e matrcula. f) Informar a data de devoluo do documento.

As dimenses especificadas nos anexos deste Manual devem ser utilizadas na confeco de carimbo. 49

ANEXO II: FORMULRIO RECIBO DE DISTRIBUIO DE DOCUMENTOS

Instrues de uso Utilizar este formulrio para comprovar a entrega de documentos entre setores e rgos. Dimenses Altura: 14,0 cm Largura: 21,0 cm Instrues de preenchimento a) De: preencher com a sigla do setor/rgo do remetente. b) Para: preencher com a sigla do setor/rgo do destinatrio. c) Espcie e n : informar o tipo e o nmero do documento. d) Destinatrio: informar o nome do destinatrio do documento. e) Data e Rubrica/Matrcula: data, rubrica e matrcula sero apostas pelo servidor que receber a documentao.
o

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ANEXO III: CARIMBO RECEBIMENTO DE DOCUMENTO

RECEBIDO Em ___/___/___, s ____h____. _______________ Rubrica/Matrcula ____________ Setor/rgo

Instrues de uso Utilizar este carimbo para registrar o recebimento de documento. Dimenses Altura: 3,0 cm Largura: 6,0 cm Instrues de preenchimento a) Apor este carimbo na cpia ou na via de documento. b) Informar data e hora de recebimento do documento. c) Apor rubrica e matrcula. d) Informar a sigla do setor/rgo.

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ANEXO IV: CARIMBO MOTIVO DA DEVOLUO DE CORRESPONDNCIAS ECT

Instrues de uso Utilizar este carimbo para devolver correspondncias ECT uso exclusivo das unidades de comunicao administrativa. Dimenses Altura: 6,5 cm Largura: 6,0 cm Instrues de preenchimento a) Apor este carimbo no verso do envelope do documento. b) Unidade/rgo: substituir a expresso unidade/rgo pela sigla da unidade/rgo que est devolvendo o documento. c) Marcar X nos parnteses para indicar o motivo da devoluo. d) Informar a data de devoluo ECT. e) Apor rubrica e matrcula.

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ANEXO V: FORMULRIO REQUERIMENTO DE DOCUMENTO

____________________________
1 2

Documento ou processo n Exemplo: PROCESSO n 430.123456/2006, MICROFILME, PASTA FUNCIONAL. Nome do interessado do processo ou documento.

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Instrues de uso Utilizar este formulrio para solicitar vistas, cpia ou desarquivamento de documentos/processos. O atendimento solicitao ocorrer aps autorizao da autoridade competente. Dimenses Folha A4 Instrues de preenchimento a) De, endereo, identidade/CNPJ/matrcula e telefone(s): preencher com os dados do requerente. b) Procurador: marcar X para indicar a existncia ou no de procurador. c) Para: preencher com a sigla do setor/rgo do destinatrio. d) Documento/processo n e interessado: preencher com os dados do documento/processo. e) Solicitao: marcar X no tipo de solicitao (vistas, cpia ou desarquivamento). f) Justificativa: preencher com o motivo do requerimento do documento. g) Apor data, rubrica e matrcula conforme orientao do formulrio. h) Declarao de recebimento: solicitar aposio da data do recebimento e da assinatura do requerente somente no caso de atendimento realizado diretamente no balco.
o

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ANEXO VI: CARIMBO CONFERE COM O ORIGINAL

CONFERE COM O ORIGINAL Em ___/___/___ ______________ ____________ Rubrica/Matrcula Setor/rgo

Instrues de uso Utilizar este carimbo para atestar a conferncia de documentos originais. Dimenses Altura: 3,0 cm Largura: 6,0 cm Instrues de preenchimento a) Apor este carimbo na cpia de documento. b) Informar a data da conferncia do documento. c) Apor rubrica e matrcula. d) Informar a sigla do setor/rgo.

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ANEXO VII: FORMULRIO SOLICITAO DE AUTUAO DE PROCESSO

SOLICITAO DE AUTUAO DE PROCESSO

Setor/rgo

Interessado: Assunto: Assunto secundrio:

O campo abaixo de preenchimento obrigatrio somente para os casos de autuao em que a segunda folha do processo for cpia de documento.

Justificativa:

Documento(s) anexo(s):

Data: ____/____/____

_________________________ (Nome) (Cargo)

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Instrues de uso Utilizar este formulrio para autuao de processos. Dimenses Folha A4 Instrues de preenchimento a) Setor/rgo: substituir a expresso setor/rgo pela sigla do setor/rgo solicitante. b) Interessado, assunto, assunto secundrio: preencher com os dados do processo a ser autuado. c) Justificativa e documento(s) anexo(s): preencher com o motivo da utilizao de cpia de documento, se houver, e informar o tipo e o nmero do(s) documento(s) anexo(s). d) Data: preencher com a data. e) Apor assinatura sobre a linha e substituir os campos entre parnteses (nome e cargo) pelas informaes solicitadas.

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ANEXO VIII: CARIMBO NUMERAO DE FOLHAS

Folha n :_____________________ Processo n :__________________ Rubrica:______Matrcula: _______

o

Instrues de uso Utilizar esse carimbo para numerar ou renumerar as folhas do processo. Dimenses Altura: 3,0 cm Largura: 6,0 cm Instrues de preenchimento a) Apor este carimbo na folha do processo, preferencialmente no canto superior direito. b) Folha n : preencher com o nmero da folha do processo. c) Processo n : preencher com o nmero do processo, informando os 4 dgitos referentes ao ano. d) Apor rubrica e matrcula.
o o

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ANEXO IX: CARIMBO CONFERIDO

CONFERIDO Processo conferido e autuado com _____ folhas. _______________ Rubrica/Matrcula _____________ Unidade/rgo

Instrues de uso Utilizar este carimbo para indicar a quantidade de folhas com que foi autuado o processo uso exclusivo das unidades de comunicao administrativa. Dimenses Altura: 3,0 cm Largura: 6,0 cm Instrues de preenchimento a) Apor este carimbo na primeira folha do processo, preferencialmente no canto inferior direito. b) Preencher a quantidade de folhas c) Informar a sigla da unidade/rgo. d) Apor rubrica e matrcula.

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ANEXO X: FORMULRIO COMPROVANTE DE PROTOCOLO

Instrues de uso Utilizar este formulrio para informar ao interessado os dados do processo autuado. Dimenses Altura: 5,5 cm Largura: 9,0 cm Instrues de preenchimento a) No espao em branco, apor o carimbo numerador-datador ou colar etiqueta com os dados do processo autuado. b) Unidade/rgo: substituir unidade/rgo pela sigla da unidade/rgo autuadora.

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ANEXO XI: CARIMBO JUSTIFICATIVA DE RENUMERAO DE FOLHA(S)

JUSTIFICATIVA DE RENUMERAO DE FOLHA(S)

Em ___/___/______, a(s) folha(s) __________________ foi (foram) renumerada(s) por motivo de__________________ _______________________________________________ _______________________________________________ _______________________________________________ _______________________________________________ ____________ Rubrica ____________ Matrcula _____________ Setor/rgo

Instrues de uso Utilizar este carimbo para justificar a renumerao de folha(s) de processo. Dimenses Altura: 5,0 cm Largura: 9,0 cm Instrues de preenchimento a) Apor este carimbo na folha em que ocorreu erro de numerao. Em caso de erro em mais de uma folha, apor o carimbo apenas na primeira folha, relacionando as demais folhas. b) Preencher a data, o nmero da(s) folha(s) que foi(foram) renumerada(s) e o motivo da renumerao. c) Apor rubrica e matrcula. d) Informar a sigla do setor/rgo.

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ANEXO XII: CARIMBO TERMO DE RETIRADA DE FOLHA(S)

TERMO DE RETIRADA DE FOLHA(S)

Em ____/____/_______, fao a retirada do presente processo da(s) folha(s) n (s) __________________.
o

____________ Rubrica

____________ Matrcula

____________ Setor/rgo

Instrues de uso Utilizar este carimbo, quando houver determinao de autoridade competente, para indicar retirada de folha(s) de processo. Dimenses Altura: 4,0 cm Largura: 8,0 cm Instrues de preenchimento a) Apor este carimbo logo abaixo do despacho, localizado na folha anterior quela retirada. Em caso de retirada de mais de uma folha, apor o carimbo apenas uma vez. b) Preencher a data e o nmero da(s) folha(s) que foi(foram) retirada(s). c) Apor rubrica e matrcula d) Informar a sigla do setor/rgo.

62

ANEXO XIII: CARIMBO TERMO DE RECEBIMENTO DE FOLHA(S) RETIRADA(S)

Instrues de uso Utilizar este carimbo para indicar o recebimento de folha(s) retirada(s) de processo, no caso de o interessado no pertencer Administrao Pblica. Dimenses Largura: 4,0 cm Altura: 8,0 cm Instrues de preenchimento a) Apor este carimbo logo abaixo do TERMO DE RETIRADA DE FOLHA(S) (Anexo XII). b) Solicitar ao interessado preenchimento do nome completo, da data e do nmero da(s) folha(s) que foi (foram) retirada(s). c) Solicitar aposio da assinatura e do nmero da carteira de identidade com o respectivo rgo expedidor.

63

ANEXO XIV: CARIMBO TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME

Instrues de uso Utilizar este carimbo para encerrar volume de processo. Dimenses Altura: 5,0 cm Largura: 10,0 cm Instrues de preenchimento a) Apor este carimbo na ltima folha do volume do processo. Em caso de no haver espao nesta folha, inserir uma folha em branco, numerada com utilizao do carimbo NUMERAO DE FOLHAS (Anexo VIII), e apor o carimbo TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME (Anexo XIV). b) Preencher a data; o nmero do volume, em arbico (ex. 1, 2, 3); o nmero do processo; a quantidade de folhas com que foi encerrado e o nmero do volume subsequente. c) Apor rubrica e matrcula. d) Informar a sigla do setor/rgo.

64

ANEXO XV: CARIMBO TERMO DE ABERTURA DE VOLUME

Instrues de uso Utilizar este carimbo para abrir volume de processo. Dimenses Altura: 5,0 cm Largura: 10,0 cm Instrues de preenchimento a) Apor este carimbo em uma folha em branco, numerada com utilizao do carimbo NUMERAO DE FOLHAS (Anexo VIII), em continuidade numerao de folhas do volume anterior. b) Preencher a data; o nmero do novo volume, em arbico (ex. 1, 2, 3); o nmero do processo e o nmero da folha que inicia o volume. c) Apor rubrica e matrcula. d) Informar a sigla do setor/rgo.

65

ANEXO XVI: FORMULRIO CONTROLE DE MOVIMENTAO DE PROCESSO

Instrues de uso Utilizar este formulrio quando o SICOP estiver fora do ar. Dimenses Altura: 9,5 cm Largura:15,0 cm Instrues de preenchimento a) Interessado: preencher o nome do interessado do processo. b) Processo n : preencher o nmero completo do processo. c) Assunto: preencher o assunto do processo, inclusive o assunto secundrio. d) Anexo/Apenso: preencher o nmero de processos anexos ou apensos. e) Volumes: preencher com o nmero de volumes do processo. f) De: preencher com a sigla do setor/rgo remetente. g) Para: preencher com a sigla do setor/rgo destinatrio. h) Data e hora, Rubrica e Matrcula: data, hora, rubrica e matrcula sero apostas pelo servidor que receber o processo.
o

66

ANEXO XVII: CARIMBO TERMO DE JUNTADA POR ANEXAO

TERMO DE JUNTADA POR ANEXAO

Em ____/____/____, atendendo ao despacho da folha n _______ deste processo, fao anexar o(s) processo(s) n
o(s) o

_____________________________________________________ _____________________________________________________. _____________ ______________ Rubrica Matrcula ______________ Setor/rgo

Instrues de uso Utilizar este carimbo, quando houver determinao de autoridade competente, para fazer a juntada por anexao de processos. Dimenses Altura: 5,0 cm Largura: 10,0 cm Instrues de preenchimento a) Apor este carimbo logo abaixo do despacho de anexao. b) Preencher a data, o nmero da folha em que estiver o despacho de anexao e o(s) nmero(s) do(s) processo(s) que ser(sero) anexado(s). c) Apor rubrica e matrcula. d) Informar a sigla do setor/rgo.

67

ANEXO XVIII: CARIMBO TERMO DE RESSALVA

TERMO DE RESSALVA
A(s) folha(s)
o

de

o(s)

____________________________
o(s)

do

processo n

_______________________, aps a juntada por _________________

anexao, corresponde(m) (s) folha(s) n _________ do conjunto processado. ______________ Rubrica _____________ Matrcula

______________ Setor/rgo

Instrues de uso Utilizar este carimbo para atualizar um conjunto processado, no caso de anexao de processos, quando houver pea retirada no processo secundrio.

Dimenses Altura: 5,0 cm Largura: 10,0 cm

Instrues de preenchimento a) Apor este carimbo logo abaixo do TERMO DE JUNTADA POR ANEXAO (Anexo XVII). b) Preencher o nmero da(s) folha(s) retirada(s) antes de ocorrer a anexao, o nmero do respectivo processo acessrio e o nmero correspondente da(s) folha(s) retirada(s) aps a renumerao do conjunto processado. c) Apor rubrica e matrcula d) Informar a sigla do setor/rgo.

68

ANEXO XIX: CARIMBO TERMO DE JUNTADA POR APENSAO

TERMO DE JUNTADA POR APENSAO

Em ___/___/_____, atendendo ao despacho da folha n ______ deste processo, fao apensar o(s) processo(s) n
o(s) o

_____________________________________________________ ____________________________________________________.

_____________ Rubrica

______________ Matrcula

______________ Setor/rgo

Instrues de uso Utilizar este carimbo, quando houver determinao de autoridade competente, para fazer a juntada por apensao de processos. Dimenses Altura: 5,0 cm Largura: 10,0 cm Instrues de preenchimento a) Apor este carimbo logo abaixo do despacho de apensao. b) Preencher a data, o nmero da folha em que estiver o despacho de apensao e o(s) nmero(s) do(s) processo(s) que ser(sero) apensado(s). c) Apor rubrica e matrcula. d) Informar a sigla do setor/rgo.

69

ANEXO XX: CARIMBO TERMO DE DESAPENSAO

TERMO DE DESAPENSAO
Em ___/___/_____, atendendo ao despacho da folha n ______ deste processo, fao desapensar o(s) processo(s) de n
o(s) o

____________________________________________________ ___________________________________________ que passam a tramitar em separado. _____________ ______________ Rubrica Matrcula ______________ Setor/rgo

Instrues de uso Utilizar este carimbo, quando houver determinao de autoridade competente, para fazer a desapensao de processos. Dimenses Altura: 5,0 cm Largura: 10,0 cm Instrues de preenchimento a) Apor este carimbo logo abaixo do despacho de desapensao. b) Preencher a data, o nmero da folha em que estiver o despacho de desapensao e o nmero do(s) processo(s) que ser(sero) desapensado(s). c) Apor rubrica e matrcula. d) Informar a sigla do setor/rgo.

70

ANEXO XXI: CARIMBO CONFERE COM FOLHA(S) DO PROCESSO

CONFERE COM FOLHA(S) DO

PROCESSO___________________.
Em ___/___/_____ _________ ____________ ____________ Rubrica Matrcula Setor/rgo

Instrues de uso Utilizar este carimbo em cpia de folha de processo fornecida pela Administrao Pblica ao interessado. Dimenses Altura: 3,0 cm Largura: 6,0 cm Instrues de preenchimento a) Apor este carimbo na cpia de folhas de processo. b) Preencher o nmero do processo e a data. c) Apor rubrica e matrcula. d) Informar a sigla do setor/rgo.

71

ANEXO XXII: CARIMBO REGISTRO DA QUANTIDADE DE FOLHAS DE PROCESSO

REGISTRO DA QUANTIDADE DE FOLHAS DE PROCESSO Processo conferido em ___/___/____, s ________, com _______ folhas.
_________ ___________ ___________ Rubrica Matrcula Setor/rgo

Instrues de uso Aps conferncia do processo, utilizar este carimbo para registrar a quantidade de folhas com que foi recebido o processo. Dimenses Altura: 3,0 cm Largura: 6,0 cm Instrues de preenchimento a) Apor este carimbo na ltima folha do processo. b) Preencher a data, a hora de recebimento e a quantidade de folhas do processo. c) Apor rubrica e matrcula. d) Informar a sigla do setor/rgo.

72

ANEXO XXIII: FORMULRIO DEVOLUO DE PROCESSO

Setor/Orgo DEVOLUO DE PROCESSO Destinatrio: Processo n : Motivo Capa solta ou danificada Carimbo sem preenchimento Cpia como folha inicial do processo Duplicidade de folhas Falta carimbo Conferido Falta carimbo de autuao ou etiqueta Falta carimbo Termo de abertura de volume Falta carimbo Termo de anexao Falta carimbo Termo de apensao Falta carimbo Termo de desapensao Falta carimbo Termo de encerramento de volume Falta carimbo Termo de retirada de folha(s) Falta despacho Falta justificativa Falta matrcula na folha Falta despacho de arquivamento Fax como folha do processo Folha presa na capa ou contracapa Folha solta Numerao incorreta de folha Processo com mais de 10(dez) folhas, sem grampo trilho Rasura Outros (especificar): Observao: N da(s) folha(s)
o o

Braslia, ______/______/______. Telefone:____________________________ _________________________ Rubrica _______________________________________ Nome legvel _________________________ Matrcula

73

Instrues de uso Aps conferncia do processo e constatao de erro, utilizar este formulrio para informar o motivo da devoluo, prendendo-o com clipe na capa do processo. Em caso de a autoridade competente decidir pela incluso deste formulrio no processo, apor o carimbo NUMERAO DE FOLHAS (Anexo VIII) e numerar sequencialmente a folha do formulrio. Dimenses Folha A4 Instrues de preenchimento a) Setor/rgo: substituir a expresso setor/rgo pela sigla do setor/rgo que est devolvendo o processo. b) Destinatrio: informar a sigla do setor/rgo de destino do processo. c) Processo no: preencher o nmero do processo que ser devolvido. d) Motivo: marcar X na coluna esquerda para indicar um ou mais motivos de devoluo. e) No da(s) folha(s): indicar o nmero da(s) folha(s) em que foi verificado erro. f) Observao: quando necessrio, preencher com outras informaes. g) Preencher a data, o nmero de telefone e o nome legvel. h) Apor rubrica e matrcula.

74

ANEXO XXIV: CARIMBO TERMO DE ARQUIVAMENTO

TERMO DE ARQUIVAMENTO Atendendo ao despacho da folha no ______, arquivo o presente processo, contendo ______ folhas, inclusive esta, devidamente numerada. Conferido e arquivado em ____/____/______. _____________ ______________ _____________ Rubrica Matrcula Setor/rgo

Instrues de uso Utilizar este carimbo, quando houver determinao da autoridade competente, para arquivar processo uso exclusivo do setor de arquivo. Dimenses Altura: 5,0 cm Largura: 10,0 cm Instrues de preenchimento a) Apor este carimbo logo abaixo do despacho de arquivamento. b) Preencher o nmero da folha com o despacho de arquivamento, a quantidade de folhas do processo e a data. c) Apor rubrica e matrcula. d) Informar a sigla do setor/rgo.

75

ANEXO XXV: CARIMBO TERMO DE DESARQUIVAMENTO

TERMO DE DESARQUIVAMENTO Atendendo solicitao contida no(a) _____________ ____________________________________________ , desarquivo o presente processo contendo ________ folha(s), inclusive esta, devidamente numerada. Conferido e desarquivado em ____/____/______. _____________ ______________ _____________ Rubrica Matrcula Setor/rgo

Instrues de uso Utilizar este carimbo, quando houver determinao da autoridade competente, para desarquivar processo uso exclusivo do setor de arquivo. Dimenses Altura: 5,0 cm Largura: 10,0 cm Instrues de preenchimento a) Apor este carimbo na ltima folha do processo. b) Preencher o tipo e o nmero do documento em que a autoridade competente determinou o desarquivamento, a quantidade de folhas do processo e a data. c) Apor rubrica e matrcula. d) Informar a sigla do setor/rgo.

76

ANEXO XXVI: FORMULRIO GUIA-FORA

Setor/rgo

GUIA-FORA
Processo no: _____. ___________/______ Processo(s) juntado(s): No: _____. ___________/______ No: _____. ___________/______ No: _____. ___________/______ No: _____. ___________/______ No: _____. ___________/______ No: _____. ___________/______ Assunto:

Interessado:

Setor/rgo solicitante:

Documento:

Destino:

Data: ____/____/______ Observao:

_______________ Rubrica

_______________ Matrcula

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Instrues de uso Utilizar este formulrio para substituir processo desarquivado na caixa-arquivo. Dimenses Folha A4 Instrues de preenchimento a) Setor/rgo: substituir a expresso setor/rgo pela sigla do setor/rgo. b) Processo n : preencher com o nmero do processo principal. c) Processo(s) juntado(s): preencher com o nmero do(s) processo(s) juntado(s), se houver. d) Assunto: preencher com o assunto principal e o assunto secundrio do processo principal. e) Interessado: preencher com o nome do interessado do processo principal. f) Setor/rgo solicitante: preencher com a sigla do setor/rgo que solicitou o desarquivamento. g) Documento: informar o tipo e o nmero do documento em que a autoridade competente determinou o desarquivamento. h) Destino: preencher com a sigla do setor/rgo de destino do processo. i) Preencher a data. j) Apor rubrica e matrcula e data. k) Observao: quando necessrio, preencher com outras informaes ou solicitar a aposio de data e de rubrica e matrcula do servidor que receber o processo diretamente no balco.
o

78

ANEXO XXVII: FORMULRIO CONTROLE DE ENTREGA DO MALOTE POR ROTA USO DA UNIDADE CENTRAL DE COMUNICAO ADMINISTRATIVA
CONTROLE DE ENTREGA DO MALOTE POR ROTA USO DA UNIDADE CENTRAL DE COMUNICAO ADMINISTRATIVA
Rota: rgo Quantidade de malote Data: Nmero(s) do(s) lacre(s) Rubrica Matrcula Setor/rgo de origem: NUPROG/SEPLAG Comprovante de recebimento

79

Instrues de uso Utilizar este formulrio para comprovar a entrega do malote aos rgos pertencentes determinada rota uso exclusivo da unidade central de comunicao administrativa. Dimenses Folha A4 Instrues de preenchimento a) Preencher o nmero da rota e a data. b) Listar os rgos de destino. c) Informar a quantidade de malote, por rgo, e o(s) nmero(s) do(s) lacre(s), respectivamente. d) Rubrica e matrcula sero apostas pelo servidor do rgo que receber o malote.

80

ANEXO XXVIII: FORMULRIO CONTROLE DE ENTREGA DO MALOTE USO DAS UNIDADES DE COMUNICAO ADMINISTRATIVA CONTROLE DE ENTREGA DO MALOTE USO DAS UNIDADES DE COMUNICAO ADMINISTRATIVA
De: Quantidade de malote Para: NUPROG/SEPLAG Comprovante de recebimento Nmero(s) do(s) lacre(s) Rubrica Matrcula

Data

81

Instrues de uso Utilizar este formulrio para comprovar a entrega diria do malote unidade central de comunicao administrativa uso exclusivo das unidades de comunicao administrativa. Dimenses Folha A4 Instrues de preenchimento a) De: preencher com a sigla da unidade/rgo de origem. b) Preencher a data, a quantidade de malote e o(s) nmero(s) do(s) lacre(s), respectivamente. c) Rubrica e matrcula sero apostas pelo servidor da unidade central de comunicao administrativa que receber o malote.

82

ANEXO XXIX: FORMULRIO CONTROLE DE EXPEDIO DE DOCUMENTOS POR MALOTE USO DAS UNIDADES DE COMUNICAO ADMINISTRATIVA
CONTROLE DE EXPEDIO DE DOCUMENTOS POR MALOTE USO DAS UNIDADES DE COMUNICAO ADMINISTRATIVA
De: Rota: N
o

Para: NUPROG/SEPLAG Data: Espcie Lacre n : Interessado Destino

o

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25
Conferncia da documentao relacionada no malote uso exclusivo da unidade central de comunicao administrativa

Rubrica:

Matrcula:

Data:

Hora:

83

CONTROLE DE EXPEDIO DE DOCUMENTOS POR MALOTE USO DAS UNIDADES DE COMUNICAO ADMINISTRATIVA
De: Rota: N
o

Para: NUPROG/SEPLAG Data: Espcie Lacre n : Interessado Destino

o

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25
Conferncia da documentao relacionada no malote uso exclusivo da unidade central de comunicao administrativa

DOCUMENTAO NO RELACIONADA

Rubrica:

Matrcula:

Data:

Hora:

84

Instrues de uso Utilizar este formulrio para enviar documentao para a unidade central de comunicao administrativa. Dimenses Folha A4 Instrues de preenchimento a) De: preencher com a sigla da unidade/rgo de origem. b) Preencher o nmero da rota, a data e o nmero do lacre do malote. c) Espcie e interessado: preencher com o tipo e o nmero da documentao e o nome do interessado. d) Destino: preencher com a sigla do setor/rgo de destino. e) Rubrica, Matrcula, Data, Hora: rubrica, matrcula, data e hora sero apostas pelo servidor que conferiu a documentao relacionada no malote. Observao Em caso de no haver documentos a encaminhar no malote, utilizar o formulrio CONTROLE DE EXPEDIO DE DOCUMENTOS POR MALOTE USO DAS UNIDADES DE COMUNICAO ADMINISTRATIVA (Anexo XXIX) com a tarja DOCUMENTAO NO RELACIONADA, com preenchimento dos campos: de, rota, o data e lacre n .

85

ANEXO XXX: FORMULRIO CONTROLE DE EXPEDIO DE DOCUMENTOS POR MALOTE USO DA UNIDADE CENTRAL DE COMUNICAO ADMINISTRATIVA
CONTROLE DE EXPEDIO DE DOCUMENTOS POR MALOTE USO DA UNIDADE CENTRAL DE COMUNICAO ADMINISTRATIVA
De: NUPROG/SEPLAG Data: N
o

Para: Rota: Lacre n : N

o o

Espcie

Remetente

Espcie

Remetente

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 Rubrica: Matrcula:

26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 Data: Hora:

Conferncia da documentao relacionada no malote uso da unidade de comunicao de destino

86

CONTROLE DE EXPEDIO DE DOCUMENTOS POR MALOTE USO DA UNIDADE CENTRAL DE COMUNICAO ADMINISTRATIVA
De: NUPROG/SEPLAG Data: N
o

Para: Rota: Lacre n : N

o o

Espcie

Remetente

Espcie

Remetente

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 Rubrica: Matrcula:

26 27 28 29 30 31 32 33 34 35

DOCUMENTAO37NO RELACIONADA
38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 Data: Hora:

36

Conferncia da documentao relacionada no malote uso da unidade de comunicao de destino

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Instrues de uso Utilizar este formulrio para enviar documentao para as unidades de comunicao administrativa. Dimenses Folha A4 Instrues de preenchimento a) Para: preencher com a sigla da unidade/rgo de destino. b) Preencher a data, o nmero da rota e o nmero do lacre do malote c) Espcie: preencher com o tipo e o nmero do documento. d) Remetente: preencher com a sigla do setor/rgo que encaminhou o documento. e) Rubrica, Matrcula, Data, Hora: rubrica, matrcula, data e hora sero apostas pelo servidor que conferiu a documentao relacionada no malote. Observao Em caso de no haver documentos a encaminhar no malote, utilizar o formulrio CONTROLE DE EXPEDIO DE DOCUMENTOS POR MALOTE USO DA UNIDADE CENTRAL DE COMUNICAO ADMINISTRATIVA (Anexo XXX) com a tarja DOCUMENTAO NO RELACIONADA, com preenchimento dos campos: o para, rota, data e lacre n .

88

ANEXO XXXI: ESPELHO DE IDENTIFICAO DE CAIXA

89

Instrues de uso Utilizar este espelho para identificar o contedo das caixas. Dimenses Largura: 10,0 cm Altura: 15,0 cm Instrues de preenchimento a) Braso ou logomarca: substituir a expresso Braso ou logomarca pelo Braso de Armas de Braslia, quando se tratar de rgo da Administrao Direta; o braso da PMDF, da PCDF ou do CBMDF, quando for o caso; ou pela logomarca, quando se tratar de Administrao Indireta. b) Setor/rgo: substituir a expresso Setor/rgo pela sigla do setor/rgo. c) Classificao e/ou descrio do contedo da caixa: substituir a expresso Classificao e/ou descrio do contedo da caixa pelo cdigo numrico, de acordo com o Cdigo de Classificao de Documentos, e/ou pela descrio dos documentos contidos na caixa. d) Datas-limite: preencher com o ano do documento mais antigo e o ano do documento mais recente, separados por um trao. e) Eliminar em: preencher com o ano da futura eliminao dos documentos contidos na caixa. f) Nmero da caixa Setor e Arquivo: preencher sequencialmente com o nmero da caixa do setor e com o nmero da caixa do arquivo, respectivamente.

90

ANEXO XXXII: GUIA DE TRANSFERNCIA DE DOCUMENTOS AO ARQUIVO INTERMEDIRIO GUIA DE TRANSFERNCIA DE DOCUMENTOS AO ARQUIVO INTERMEDIRIO
Setor: Tipo e n de acondicionamento
o

Transferncia n : Cdigo Assunto Datas-limite Descrio do contedo da unidade de acondicionamento

Pgina n : _____/_____ Observao

Data da transferncia: _____________________________________________________ Rubrica/Matrcula do responsvel pelo setor _____________________________________________________ Rubrica/Matrcula do responsvel pelo arquivo intermedirio

91

Instrues de uso Utilizar esta guia para transferir documentos para o arquivo intermedirio do rgo. Dimenses Folha A4 Instrues de preenchimento a) Setor: preencher com a sigla do setor produtor/acumulador. b) Transferncia n : preencher com o nmero sequencial da transferncia, seguido de barra e do ano vigente. c) Pgina n : preencher com o nmero da pgina atual e com o nmero total de pginas do formulrio, separados pela barra. d) Tipo e n de acondicionamento: preencher com o tipo e o nmero do material de acondicionamento do documento. e) Cdigo: preencher com o cdigo do assunto dos itens/conjuntos documentais listados, de acordo com o Cdigo de Classificao de Documentos. f) Assunto: preencher com o assunto correspondente aos conjuntos documentais a serem transferidos, de acordo com o Cdigo de Classificao de Documentos. g) Datas-limite: preencher com o ano do documento mais antigo e o do documento mais recente, separados por um trao. h) Descrio do contedo da unidade de acondicionamento: preencher com a descrio do contedo dos documentos. i) Observao: quando necessrio, preencher com outras informaes. j) Rubrica/Matrcula do responsvel pelo setor: rubrica e matrcula sero apostas pelo servidor responsvel. k) Rubrica/Matrcula do responsvel pelo arquivo intermedirio, Data: rubrica, matrcula e data sero apostas pelo servidor responsvel.
o o o

92

ANEXO XXXIII: LISTAGEM DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS

LISTAGEM DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS
rgo/Entidade: Unidade/Setor: Cdigo Assunto/Srie Processo n
o

Datas-limite

Listagem n : o Folha n : _____/_____ Unidade de arquivamento Quantidade Especificao

Observao

Local/Data:

Local/Data:

Local/Data: Autorizo:

______________________________________ Responsvel pela seleo

_______________________________________ Presidente da Comisso Setorial de Avaliao

______________________________________ Titular do rgo a quem compete autorizar

93

Instrues de uso Utilizar esta listagem para indicar os documentos a serem eliminados. Dimenses Folha A4 Instrues de preenchimento a) rgo/Entidade: preencher com a sigla do rgo ou da entidade. b) Unidade/Setor: preencher com a sigla da unidade/setor responsvel pela eliminao do documento. c) Listagem n : preencher com o nmero sequencial da eliminao, seguido de barra e do ano. d) Folha n : preencher com o nmero da folha atual e com o nmero total de folhas do formulrio, separados pela barra. e) Cdigo: preencher com o cdigo do assunto dos itens/conjuntos documentais listados, de acordo com o Cdigo de Classificao de Documentos. f) Assunto/Srie: preencher com o assunto/srie correspondente aos conjuntos documentais a serem eliminados, de acordo com o Cdigo de Classificao de Documentos. g) Processo n : preencher com o nmero/ano de processo, apenas quando se tratar de processo a ser eliminado. h) Datas-limite: preencher com o ano do documento mais antigo e o do documento mais recente, separados por um trao. i) Unidade de arquivamento Quantidade e Especificao: preencher, respectivamente, com a quantidade e com o tipo de unidade de arquivamento em que esto acondicionados os documentos que sero eliminados. j) Observao: quando necessrio, preencher com outras informaes. k) Local/Data/Responsvel pela seleo: preencher com o local e a data e apor carimbo e assinatura do responsvel pela seleo dos documentos que sero eliminados. l) Local/Data/Presidente da Comisso Permanente de Avaliao de Documentos: preencher com o local e a data e apor carimbo e assinatura do Presidente da Comisso Setorial de Avaliao de Documentos. m) Local/Data/Titular do rgo a quem compete autorizar: preencher com o local e a data e apor carimbo e assinatura do titular do rgo.
o o o

94

ANEXO XXXIV: EDITAL DE CINCIA DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS

(NOME DO RGO OU ENTIDADE)

EDITAL DE CINCIA DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS No _____/_____

O Presidente da Comisso de Avaliao Setorial de Documentos, designado pela Portaria no _____, de _____/_____/_____, publicada no (indicar o peridico oficial), de _____/_____/_____, de acordo com (indicar a Listagem de Eliminao de Documentos), aprovada pelo (titular), do(a) (indicar a instituio arquivstica), por intermdio do (indicar o documento de aprovao), faz saber a quem possa interessar que a partir do o o (30 a 45 ) (escrever por extenso, entre parnteses, o nmero ordinal correspondente) dia subsequente a data de publicao deste Edital no (indicar o peridico oficial), se no houver oposio, o(a) (indicar a unidade orgnica responsvel pela eliminao) eliminar os documentos relativos a (indicar os conjuntos documentais a serem eliminados), do perodo (indicar as datas-limite), do(a) (indicar o nome do rgo ou entidade produtor dos documentos a serem eliminados). Os interessados, no prazo citado, podero requerer s suas expensas, o desentranhamento de documentos ou cpias de peas do processo, mediante petio, desde que tenha respectiva qualificao e demonstrao de legitimidade do pedido, dirigida Comisso Setorial de Avaliao do (indicar o rgo ou entidade).
(Local e data)

(Nome e assinatura do Presidente da Comisso Setorial de Avaliao)

Instrues de uso Utilizar este edital para cientificar sobre a eliminao de documentos. Dimenses Folha A4 Instrues de preenchimento a) Substituir os campos entre parnteses pelas informaes solicitadas. b) N _____/_____: preencher com o nmero e o ano do edital. c) Portaria n _____, de _____/_____/_____: preencher com o nmero e a data da portaria. d) de _____/_____/_____: preencher com a data de publicao.
o o

95

ANEXO XXXV: TERMO DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS

(NOME DO RGO OU ENTIDADE)

TERMO DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS

Aos __ dias do ms de _________ do ano de ____, o (a) (indicar o nome entidade responsvel pela eliminao), de acordo com o que consta do/da (indicar

do rgo ou

a Tabela de Temporalidade de Documentos ou a Listagem de Eliminao de Documentos e respectivo Edital de Cincia de Eliminao de Documentos), aprovado pelo (titular) do/da (indicar a instituio arquivstica), por

intermdio do (indicar o documento de aprovao), e publicada(o) no Dirio Oficial do Distrito Federal, de (indicar a data de publicao da tabela ou do edital) , procedeu a eliminao de (indicar a quantificao mensurao) de documentos relativos a (referncia dos conjuntos documentais eliminados), integrantes do acervo do(a) (indicar o nome do rgo ou entidade produtor/acumulador) , do perodo (indicar as datas-limite dos documentos eliminados).
(Nome da unidade orgnica responsvel pela eliminao, nome, cargo e assinatura do titular)

Instrues de uso Utilizar este termo para comprovar a eliminao de documentos. Dimenses Folha A4 Instrues de preenchimento a) Substituir os campos entre parnteses pelas informaes solicitadas. b) Aos __ dias do ms de _________ do ano de ____: preencher com a data.

96

ANEXO XXXVI: TERMO DE DOAO DE PAPIS

(NOME DO RGO OU ENTIDADE)

TERMO DE DOAO DE PAPIS A(O) por meio deste termo, doa (ao) (informar nome da instituio recebedora), (informar a quantidade) Kg de papis provenientes da seleo e eliminao de documentos aprovada pela Comisso Central de Arquivos CCA, objeto do processo no ________________.
(informar nome do rgo doador),

Braslia DF, ____ de ____________ de _______.

________________________________
Membro da Comisso Setorial de Avaliao de Documentos

________________________________
Representante oficial da instituio beneficiada

Instrues de uso Utilizar este termo para doar papis a instituio social. Dimenses Folha A4 Instrues de preenchimento a) Substituir os campos entre parnteses pelas informaes solicitadas. b) processo n ________________: preencher com o nmero do processo, informando os 4 dgitos referentes ao ano. c) Braslia DF, ____ de ____________ de _______: preencher com a data. d) Solicitar assinatura do membro da Comisso Setorial de Avaliao de Documentos e do representante oficial da instituio beneficiada.
o

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ANEXO XXXVII: LISTAGEM DESCRITIVA DO ACERVO A SER RECOLHIDO LISTAGEM DESCRITIVA DO ACERVO A SER RECOLHIDO
GOVERNO DO DISTRITO FEDERAL RGO/ENTIDADE SETOR: PROVENINCIA: Tipo e n do acondicionamento
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RECOLHIMENTO: PGINA: ANO:

Cdigo

Assunto

Datas-limite

Descrio do contedo da unidade de acondicionamento

Observao

Uso do ArPDF

rgo/Entidade _________________________________________ ENCAMINHAMENTO

Arquivo Pblico do Distrito Federal ___________________________________________ RECEBIMENTO DATA ___/___/___

LEGENDA PARA UNIDADE DE ACONDICIONAMENTO Caixa-arquivo CX Estojos ET Tubos TB Jaqueta JT Envelope EV

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Instrues de uso Utilizar esta listagem para indicar os documentos a serem recolhidos ao ArPDF. Dimenses Folha A4 Instrues de preenchimento a) rgo/Entidade: substituir a expresso rgo/entidade pela sigla do rgo/entidade recolhedor dos documentos. b) Setor: preencher com a sigla do setor responsvel pelo recolhimento. c) Provenincia: preencher com a sigla do rgo responsvel pela produo e acumulao dos documentos. d) Recolhimento: preencher com o nmero sequencial do recolhimento. e) Pgina: preencher com o nmero da pgina atual e com o nmero total de folhas do formulrio, separados por barra. f) Ano: preencher com o ano do recolhimento. g) Tipo e n de acondicionamento: preencher com o tipo e o nmero do material de acondicionamento do documento. h) Cdigo: preencher com o cdigo do assunto dos itens/conjuntos documentais listados, de acordo com o Cdigo de Classificao de Documentos. i) Assunto: preencher com o assunto correspondente aos conjuntos documentais a serem recolhidos, de acordo com o Cdigo de Classificao de Documentos. j) Datas-limite: preencher com o ano do documento mais antigo e o do documento mais recente, separados por um trao. k) Descrio do contedo da unidade de acondicionamento: preencher com a descrio do contedo dos documentos. l) Observao: quando necessrio, preencher com outras informaes. m) Uso do ArPDF: campo reservado ao ArPDF. n) Encaminhamento: apor rubrica e matrcula do servidor responsvel pelo encaminhamento dos documentos a serem recolhidos. o) Recebimento e Data: rubrica, matrcula e data sero apostas por servidor do ArPDF responsvel pelo recebimento dos documentos recolhidos.
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ANEXO XXXVIII: TERMO DE RECOLHIMENTO

(NOME DO RGO OU ENTIDADE)

TERMO DE RECOLHIMENTO

Aos __ dias do ms de _________ do ano de ____, o (nome do rgo ou entidade recolhedor/a), (natureza administrativa e vinculao/subordinao do rgo) , representado por seu (nome do titular do rgo ou entidade recolhedor/a), de acordo com o que consta da Tabela de Temporalidade de Documentos, aprovada pelo (titular) do Arquivo Pblico do Distrito Federal ArPDF, por intermdio do (indicar o documento de aprovao) e publicada no DODF em (indicar a data de publicao da Tabela), procedeu ao recolhimento de (indicar a quantificao) de documentos relativos a (referncia aos conjuntos documentais recolhidos) integrantes do acervo do(a) (indicar o nome do rgo ou entidade produtor/acumulador), do perodo (indicar as datas-limites), tendo cumprido todos os requisitos institudos pela Portaria Conjunta n o _____ de _____ de _________________ de ____, que estabelece as normas a serem observadas no recolhimento de acervos arquivsticos.

_____________________________________
(Titular/rgo)

_____________________________________
(Titular/ArPDF)

Instrues de uso Utilizar este termo para recolher acervos arquivsticos ao ArPDF. Dimenses Folha A4 Instrues de preenchimento a) Substituir os campos entre parnteses pelas informaes solicitadas. b) Aos __ dias do ms de _________ do ano de ____: preencher com a data. c) Portaria Conjunta n _____ de _____ de _________________ de ____: preencher com o nmero e a data da portaria conjunta.
o

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ANEXO XXXIX: CARIMBO AUTENTICIDADE DE DOCUMENTO MICROFILMADO

AUTENTICIDADE DE DOCUMENTO MICROFILMADO Setor/rgo De acordo com o disposto no art. 14 do o Regulamento aprovado pelo Decreto n 1.799/96, atesto que este documento foi extrado de microfilmes. Braslia, ____ de _________________ de ______. _____________ Rubrica ______________ Matrcula

Instrues de uso Utilizar este carimbo exclusivamente para atestar cpia de documento microfilmado. Dimenses Altura: 5,0 cm Largura: 8,0 cm Instrues de preenchimento a) Apor este carimbo na cpia de documento microfilmado. b) Setor/rgo: substituir a expresso setor/rgo pela sigla do setor/rgo. c) Preencher a data. d) Apor rubrica e matrcula.

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LEGISLAO

LEI No 5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968

Regula a microfilmagem de documentos oficiais e d outras providncias.

O PRESIDENTE DA REPBLICA, fao saber que o CONGRESSO NACIONAL decreta e eu sanciono a seguinte Lei: o Art. 1 autorizada, em todo o territrio nacional, a microfilmagem de documentos particulares e oficiais arquivados, stes de rgos federais, estaduais e municipais. o 1 Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certides, os traslados e as cpias fotogrficas obtidas diretamente dos filmes produziro os mesmos efeitos legais dos documentos originais em juzo ou fora dle. o 2 Os documentos microfilmados podero, a critrio da autoridade competente, ser eliminados por incinerao, destruio mecnica ou por outro processo adequado que assegure a sua desintegrao. o 3 A incinerao dos documentos microfilmados ou sua transferncia para outro local far-se- mediante lavratura de trmo, por autoridade competente, em livro prprio. o 4 Os filmes negativos resultantes de microfilmagem ficaro arquivados na repartio detentora do arquivo, vedada sua sada sob qualquer pretexto. o 5 A eliminao ou transferncia para outro local dos documentos microfilmados far-se- mediante lavratura de trmo em livro prprio pela autoridade competente. o 6 Os originais dos documentos ainda em trnsito, microfilmados no podero ser eliminados antes de seu arquivamento. o 7 Quando houver convenincia, ou por medida de segurana, podero excepcionalmente ser microfilmados documentos ainda no arquivados, desde que autorizados por autoridade competente. o Art. 2 Os documentos de valor histrico no devero ser eliminados, podendo ser arquivados em local diverso da repartio detentora dos mesmos. o Art. 3 O Poder Executivo regulamentar, no prazo de 90 (noventa) dias, a presente Lei, indicando as autoridades competentes, nas esferas federais, estaduais e municipais para a autenticao de traslados e certides originrias de microfilmagem de documentos oficiais. o 1 O decreto de regulamentao determinar, igualmente, quais os cartrios e rgos pblicos capacitados para efetuarem a microfilmagem de documentos particulares, bem como os requisitos que a microfilmagem realizada por aqules cartrios e rgos pblicos devem preencher para serem autenticados, a fim de produzirem efeitos jurdicos, em juzo ou fora dle, quer os microfilmes, quer os seus traslados e certides originrias. o 2 Prescrever tambm o decreto as condies que os cartrios competentes tero de cumprir para a autenticao de microfilmes realizados por particulares, para produzir efeitos jurdicos contra terceiros. o Art. 4 dispensvel o reconhecimento da firma da autoridade que autenticar os documentos oficiais arquivados, para efeito de microfilmagem e os traslados e certides originais de microfilmes. o Art. 5 Esta lei entra em vigor na data de sua publicao. o Art. 6 Revogam-se as disposies em contrrio. A. COSTA E SILVA Lus Antnio da Gama e Silva [Dirio Oficial da Unio, de 10 de maio de 1968]

DECRETO No 2.594, DE 14 DE MARO DE 1974

Regulamenta o uso do Braso de Armas de Braslia, nos impressos da Administrao Direta do Distrito Federal.

O Governador do Distrito Federal, usando das atribuies que lhe so conferidas pelo artigo 2.0, item II, o da Lei n 3,751, de 13 de abril de 1960, DECRETA: o Art. 1 O uso do Braso de Armas de Braslia, nos impressos de Administrao Direta do Distrito Federal, far-se- de acordo com o que dispe este Decreto. o Art. 2 O Braso de Armas de Braslia ser gravado nos impressos da Administrao Direta do Distrito o o Federal, obedecendo rigorosamente as propores reguladoras, a que se refere o art. 1 do Decreto n 11, de 12 de setembro de 1960, conforme a modulagem e impresso dos modelos do anexo I, reduzido em quatro tamanhos, de acordo com os modelos do anexo II, a saber: a) para impresso em preto: I B.1: tamanho 30X30 mm. II B.2: tamanho 25 X 25 mm. III B.3: tamanho 20 X 20 mm. IV B.4: tamanho 15 X 15 mm. b) para impresso, em alto relevo, seco: I B.1-A: tamanho 30 X 30 mm. II B.2-A: tamanho 25 X 25 mm. 102

III B.3-A: tamanho 20 X 20 mm. IV B.4-A: tamanho 15 X 15 mm. Pargrafo nico A Coordenao do Sistema da Modernizao Administrativa poder autorizar, em casos excepcionais, a confeco do Braso de Armas de Braslia fora dos tamanhos citados neste artigo. o Art. 3 A impresso do Braso ser em preto, conforme as indicaes constantes do modelo anexo, a saber: I a rea do quadriltero ser em preto, onde se apem as cadernas em branco; II sero reticuladas a metade direita do vrtice superior e a parte inferior do vrtice direito da cartela. Pargrafo nico Quando se tratar de impresso colorido, o Braso poder ser impresso a cores, obedecendo s normas constantes do Decreto n. 11, de 12 de setembro de 1960. o Art. 4 Todos os impressos de uso da Administrao Direta do Distrito Federal tero de ser, obrigatoriamente, aprovados pela Coordenao do Sistema de Modernizao Administrativa, da Secretaria do Governo. Pargrafo nico A fim de se observar a padronizao, mesmo os impressos adquiridos sem a intervenincia da Coordenao do Sistema de Material, da Secretaria de Administrao, devero ser aprovados a priori pela Coordenao do Sistema de Modernizao Administrativa, da Secretaria do Governo. o Art. 5 A Coordenao do Sistema de Material fica impedida de receber qualquer impresso em desacordo com este Decreto. o Art. 6 Fica proibido o uso do Braso de Armas de Braslia e de seu escudo, nos impressos das entidades de Administrao Indireta e Fundaes do Distrito Federal, podendo, entretanto, adotar em logotipo prprio, se assim lhes convier. o Art. 7 Fica a Coordenao do Sistema de Modernizao Administrativa, da Secretaria do Governo, responsvel pelo controle da observncia do que dispe este Decreto, cabendo-lhe representar contra o descumprimento de qualquer dos seus dispositivos. o Art. 8 Este Decreto integra o Livro IV da Consolidao das Normas de Organizao Administrativa do o o Distrito Federal, nos termos do artigo 3 do Decreto n 1.891, de 21 de dezembro de 1971. o Art. 9 O presente Decreto entrar em vigor na data de sua publicao. Distrito Federal, 14 de maro de 1974 o o 86 da Repblica e 14 de Braslia HLIO PRATES DA SILVEIRA Joiro Gomes da Silva Cid Ferreira Lopes Filho Antonio Fragomeni Jlio de Castilhos Cachapuz de Medeiros lvaro Jos de Pinho Simes Otomar Lopes Cardoso Octvio Odlio de Oliveira Bitencourt Paulo da Fonseca Viana Manoel Carneiro de Albuquerque Filho Aim Alcibades Silveira Lamaison DODF DE 15.03.1974

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DECRETO No 3.143, DE 13 DE JANEIRO DE 1976

Estabelece normas gerais sobre Comunicao Administrativa para o Distrito Federal, e d outras providncias.

O Governador do Distrito Federal, no uso das atribuies que lhe confere o inciso II, do art. 20, da Lei n 3.751, de 13 de abril de 1960, decreta: TTULO I Do Recebimento, da Autuao e da Distribuio de Papis e Documentos Oficiais o Art. 1 A execuo das atividades de recebimento e autuao de papis e documentos oficiais na Administrao do Distrito Federal da competncia exclusiva de rgos que compem o Sistema de Comunicao Administrativa do Distrito Federal. o 1 A execuo das atividades de que trata este artigo poder ser descentralizada ouvida previamente a Coordenao do Sistema de Documentao e Comunicao Administrativa. o 2 A descentralizao a que se refere o pargrafo anterior se efetivar atravs de Decreto do Governador do Distrito Federal. o o 3 Ocorrendo a descentralizao prevista no 1 , o Secretrio de Administrao baixar Portaria estabelecendo a faixa numrica a ser usada pelo rgo descentralizado. o Art. 2 A execuo das atividades de distribuio, controle e informao sobre o andamento de papis e documentos oficiais na Administrao do Distrito Federal de competncia dos rgos que compem o Sistema de Comunicao Administrativa. o 1 Compem o Sistema de Comunicao Administrativa, para os efeitos deste Decreto: I os rgos da prpria Coordenao do Sistema de Documentao e Comunicao Administrativa da Secretaria de Administrao; II os rgos de Comunicao administrativa das Secretarias, da Procuradoria Geral, do Gabinete do Governador, das Administraes Regionais e dos rgos Relativamente Autnomos; III os rgos de expediente dos Gabinetes, das Coordenaes, dos Departamentos e de rgos equivalentes da Administrao Direta do Distrito Federal; IV os rgos de comunicao administrativa das entidades da Administrao Indireta e das Fundaes. o 2 As entidades da Administrao Indireta do Distrito Federal e as Fundaes adequaro s suas condies prprias e atravs de normas especficas, os princpios estabelecidos neste Decreto. TTULO II Da Classificao dos Papis e Documentos Oficiais CAPTULO I Das Caractersticas e dos Conceitos dos Documentos o Art. 3 Os papis e documentos oficiais do Distrito Federal, transformados ou no em processo, para os efeitos de autuao, tramitao e arquivamento, podem ser classificados em funo: I Da Natureza: normativos, constitutivos, de correspondncia ordinria e declaratrios; II Do Grau de Sigilo: sigilosos e no sigilosos; III Do prazo de Tramitao: normais, urgentes e sujeitos a prazo; 104

IV Da Origem: primrios e secundrios; V Da Procedncia: internos e externos; VI Do Valor de Guarda: permanentes, transitrios e eventuais. o Art. 4 Consideram-se no sigilosos os documentos que, por sua natureza e assunto, no requerem medidas especiais de proteo, custdia, manuseio e divulgao. o Art. 5 Os documentos considerados Urgentes so os que requerem, na sua tramitao, maior celeridade que a rotineira. o 1 A classificao do documento como URGENTE poder ser aposta pelas autoridades referidas no pargrafo nico do art. 17 bem como pelos Diretores ou Chefes de Diviso e por autoridades de hierarquia equivalente das entidades da Administrao Indireta e das Fundaes. o 2 Os documentos referidos no pargrafo nico do art. 36 recebero a Classificao de URGENTE, nos rgos de protocolo, quando recebidos para autuao. o Art. 6 Documentos sujeitos a prazo so aqueles cuja tramitao no pode ultrapassar o perodo de tempo determinado em lei, regulamento, regimento, ou fixado por autoridade competente. o Art. 7 Consideram-se documentos primrios os originais e, secundrios, quaisquer reprodues. o Art. 8 Documento interno e aquele que tramita no mbito do mesmo rgo ou entre os vrios rgos da Administrao do Distrito Federal. o Art. 9 Documento externo aquele que tramita entre a Administrao do Distrito Federal e rgos, autoridades ou pessoas estranhas ao mbito do Poder Executivo do Distrito Federal. Art. 10 So documentos de valor de guarda permanente os que a legislao especfica determinar. Art. 11 So documentos de valor transitrio aqueles cuja guarda s interessa temporariamente Administrao e eventuais, os de interesse passageiro. CAPTULO II Dos Documentos Sigilosos Art. 12 sigiloso o documento cujo assunto deva ser de conhecimento restrito e requeira medidas especiais de salvaguarda para sua Custdia, manuseio e divulgao. Art. 13 Os assuntos considerados sigilosos sero classificados de acordo com a natureza do assunto e no, necessariamente, de acordo com as suas relaes com outro assunto. SEO I DO Grau de Sigilo Art. 14 Para os documentos oficiais do Distrito Federal, segundo a necessidade do sigilo e quanto extenso do mbito de sua divulgao, so os seguintes os graus de sigilo e as suas correspondentes categorias de classificao: Secreto Confidencial Reservado Art. 15 O grau de sigilo ou classificao SECRETO dado ao documento cujo trato requeira alto grau de segurana e cujo teor s deva ser do conhecimento de agentes pblicos diretamente ligados ao seu estudo ou manuseio. Pargrafo nico. A classificao do documento como SECRETO privativa do Governador, Secretrios de Estado, Chefes dos Gabinetes Civil e Militar, Comandantes da Polcia Militar e do Corpo de Bombeiros, Consultor Jurdico, Procurador-Geral e Dirigentes de Entidades da Administrao indireta e das Fundaes. Art. 16 O grau de sigilo ou classificao CONFIDENCIAL dado ao documento que, embora no requeira alto ndice de segurana, suscetvel de ensejar prejuzos a terceiros ou embaraos atividade administrativa, se tratado ou conhecido por agente pblico no autorizado. Pargrafo nico A classificao de documento como CONFIDENCIAL ser determinada pelas autoridades referidas no pargrafo nico do art. 15, bem como pelos Subprocuradores-Gerais, Dirigentes de rgos Relativamente Autnomos, Chefes do Gabinete dos Secretrios e do Procurador-Geral e autoridades, de hierarquia equivalente, das entidades da Administrao Indireta e das Fundaes. Art. 17 O grau de sigilo ou classificao RESERVADO dado ao documento cujo assunto no deva ser do conhecimento do pblico em geral. Pargrafo nico A classificao do documento RESERVADO ser determinada pelas autoridades referidas no pargrafo nico do art. 16, bem como pelos Coordenadores, Diretores de Departamento, Administradores Regionais, Juiz-Presidente da Junta de Recursos Fiscais, Presidentes de rgos de Deliberao Coletiva e por autoridades, de hierarquia equivalente, das entidades da Administrao Indireta e das Fundaes. Art. 18 A classificao do documento processada na forma do art. 14, podendo as pginas, pargrafos, sees, partes componentes, anexos, etc., merecer diferentes classificaes, mas o documento, como um todo, ter somente, uma nica classificao geral. Art. 19 Todas as autoridades que tenham classificado documentos sigilosos so obrigadas a rev-los constantemente e a baix-los de classificao, to logo as circunstncias o permitam. Art. 20 A classificao exagerada retarda, desnecessariamente, a tramitao do documento e deprecia a importncia do grau de sigilo, devendo, portanto, o critrio para a classificao ser o menos restritivo possvel. SEO II Da Segurana e da Responsabilidade 105

Art. 21 A segurana relacionada com a expedio, manuseio e custdia do documento sigiloso de responsabilidade de todo aquele que a ele tiver acesso. o 1 Toda e qualquer pessoa que, oficialmente, tome conhecimento de assunto sigiloso fica automaticamente responsvel pela manuteno de seu sigilo. o 2 Ocorrendo qualquer irregularidade que afete a segurana de assuntos sigilosos, a autoridade competente providenciar, imediatamente, a abertura de sindicncia ou de inqurito para apurar a responsabilidade do ocorrido. o 3 Qualquer pessoa que tenha extraviado documento sigiloso participar imediatamente essa ocorrncia ao seu chefe imediato e (ou) autoridade responsvel pela custdia do documento. Art. 22 Sempre que a preparao, impresso ou reproduo de documento sigiloso incumbirem a outrem que no seu autor, destinatrio ou encarregado de sua guarda ou posse, devero estes adotar as medidas necessrias a salvaguarda da reserva, pela qual ficam responsveis solidariamente com aquele. o 1 Os documentos sigilosos somente podero ser reproduzidos mediante expressa autorizao da autoridade que os classificou ou de autoridade a ela superior, excludo o caso previsto no art. 60. o 2 Qualquer reproduo de documento sigiloso recebe a classificao Correspondente do original. Art. 23 Os documentos sigilosos devero ser guardados em arquivos sigilosos. Pargrafo nico. O acesso a arquivo ou registro referentes a documentos sigilosos s ser permitido ao autor ou destinatrio do documento ou, ainda, a servidores devidamente credenciados pelas autoridades competentes para classificar o documento como sigiloso. TTULO III Do Processamento Administrativo CAPTULO I Da Autuao Art. 24 Autuao o ato pelo qual o documento recebido em protocolo se constitui em processo. Pargrafo nico. No sero autuados os documentos que no devam sofrer tramitao, tais como: convites para festividades, comunicao de posse, remessa de publicao, pedido de cpia de documentos e outros que, por sua natureza, no devam constituir processo. Art. 25 Considera-se processo, para os efeitos deste Decreto, o papel ou documento recebido e o autuado pelos rgos de que trata o art. 1 . Art. 26 O processo deve ser formado por assunto, isoladamente, no sendo permitido o agrupamento, em uma s autuao de assuntos distintos. Pargrafo nico. O documento secundrio, por si s, no pode constituir processo. Art. 27 Toda correspondncia encaminhada aos rgos da Administrao do Distrito Federal ser aberta nos rgos de protocolo do Sistema de Comunicao Administrativa e autuada se necessrio, excluda a correspondncia nominal e aquela com nota secreto, Confidencial ou Reservado. CAPTULO II Do Recebimento, Carimbagem e Autenticao Art. 28 No recebimento do documento inicial verificar-se-: I se est dirigido autoridade competente; II se est redigido em termos; III se est assinado pelo prprio, por seu representante legal ou por procurador, caso em que dever ser anexado o instrumento da procurao; IV se est acompanhado, quando necessrio, de plantas, escrituras, escritas, faturas, etc.; V se apresenta comprovante de pagamento de emolumentos eventualmente exigveis em virtude de lei; VI se consta o nome, o estado civil e domiclio do requerente, que tambm indicar, quando servidor do Distrito Federal, o cargo ocupado, a respectiva matrcula e a unidade administrativa em que lotado; VII se consta o autue-se e a assinatura do Chefe imediato, quando tratar-se de servidor do Distrito Federal; VIII se consta a qualificao e domicilio fiscal, em se tratando de pessoa jurdica; IX se est acompanhado de verso em vernculo, firmada por tradutor juramentado, quando tratar-se de documento redigido em idioma estrangeiro. Art. 29 Os documentos cujos originais sejam prescindveis podero ser apresentados em reproduo autenticada. Art. 30 No ato de recebimento do documento dever ser entregue ao interessado, pelo agente que o receber, um comprovante de protocolo. Art. 31 Indicar-se-o no canto superior direito da primeira folha do documento, pela carimbagem: I o nome ou a sigla da unidade administrativa responsvel pela autuao; II o nmero do processo; III a data da autuao. Art. 32 Constitudo o processo, as peas que nele forem inseridas sero colocadas em seqncia, numeradas e rubricadas, observando-se a ordem cronolgica. o 1 Para efeito de numerao das peas, a capa do processo no ser considerada. o 2 As peas do processo devero ser presas uma s outras de forma adequada ao seu volume. o 3 O processo poder ser dividido em volumes, quando o nmero de peas assim o exigir, com termos de abertura e de encerramento para cada um, comunicando-se o fato aos rgos responsveis pelo controle da tramitao. 106

Art. 33 O processo dever tramitar sempre com a capa do rgo de origem, na qual s podero registrar-se os elementos especificados no modelo, vedadas outras anotaes, salvo as previstas no Ttulo II, deste Decreto, se for o caso. Pargrafo nico. Os processos oriundos de rgos no pertencentes estrutura administrativa do Distrito Federal recebero numerao no rgo de autuao onde derem entrada, desprezando-se, para efeito de controle e tramitao, o nmero de autuao do rgo de origem. CAPTULO III Do Registro de Processos Art. 34 O registro da entrada de documentos nos rgos para autuao, ser feito em impressos adequados a trs tipos de catlogo: I numrico-cronolgico; II alfabtico-nominal; III procedncia ou assunto. Pargrafo nico. O registro de movimentao de processos para controle dos rgos que compem o Sistema de Comunicao Administrativa ser feito em impresso adequado ao tipo de catlogo numricocronolgico. CAPTULO IV Do Encaminhamento de Processos Art. 35 Os processos, antes de serem encaminhados aos rgos de destino, devero ter todas as suas peas ordenadas, numeradas e devidamente rubricadas. Art. 36 Nenhum processo poder permanecer no rgo responsvel pela sua distribuio por mais de 24:00 (vinte e quatro) horas, salvo nos casos de diligncia e aqueles recebidos s sextas-feiras, vsperas de feriado e ponto facultativo. Pargrafo nico Tero andamento prioritrio e imediato os processos formados a partir de documentos relativos a: I pedidos de informao oriundos do Poder Executivo, Poder Judicirio e das Casas do Congresso Nacional; II mandados de segurana; III citaes judiciais ou administrativas; IV pedidos de exonerao ou dispensa; V demisso; VI auxlio-funeral; VII dirias para afastamento da sede; VIII folhas de pagamento; e IX outros que, por convenincia da Administrao ou por fora de lei, devam ter tramitao preferencial. TTULO IV Dos Procedimentos em Relao ao Processo CAPTULO I Do Despacho e informao no Processo Art. 37 Nenhum despacho ser emitido no documento inicial do processo, salvo quando ocorrer: I pedido de autuao assinado por autoridade competente; II despacho final se o processo no sofrer tramitao. Art. 38 O servidor a quem competir informar o processo, bem como a autoridade qual tocar a deciso no se eximiro de faz-lo desde logo, se, apesar da inobservncia de alguma formalidade, estiverem presentes os elementos fundamentais ou substancialmente necessrios informao ou deciso. Art. 39 As informaes devero ser elaboradas com sntese e clareza, atendendo, quando for o caso, aos seguintes requisitos: I resumo do histrico das fases principais, remisso aos pareceres exarados, transcrio ou citao de leis ou decretos em apreciao; II parte conclusiva, dentro dos limites hierrquicos do informante. Art. 40 No havendo discordncia entre informaes ou elemento novo a acrescentar, as autoridades limitar-se-o, preferentemente, deciso ou simples encaminhamento, com remisso s folhas do processo onde se encontram os dados essenciais ao esclarecimento da matria. Art. 41 Os pronunciamentos sero de preferncia datilografados, evitando-se espao em branco e utilizando-se, sempre que possvel, o verso da folha. Pargrafo nico A recomendao contida neste artigo ser observada, ainda, para encaminhamentos, aposio de carimbos e outras anotaes em folhas de processo. Art. 42 Todas as assinaturas, firmas e rubricas em documentos e processos formados no mbito do Distrito Federal devero constar, em seguida, o nome, o cargo ou a funo do signatrio, tipogrfica ou datilograficamente ou, ainda, manuscritos em letra de imprensa. o 1 As assinaturas, firmas ou rubricas devero ser feitas a tinta, no sendo aceitas, sob qualquer pretexto, assinaturas que no se apresentem com esta exigncia. o 2 Os rgos de Comunicao Administrativa restituiro aos de origem, o documento ou processo que estiver em desacordo com este artigo. 107

Art. 43 Antes da soluo final do assunto contido em processo, no sero dadas a conhecer, ao interessado, quaisquer informaes, pareceres ou despachos, a no ser quando esses ltimos encerrem alguma exigncia, cabendo, nesse caso, ao rgo onde se encontrar o processo prestar a informao. Pargrafo nico. No havendo prejuzo para o funcionamento da repartio ou para o interesse pblico e a critrio da chefia, poder-se- conceder vista do processo, s partes ou a seus representantes legais. Art. 44 O processo ter tratamento rpido, em todos os rgos por que necessite tramitar, para sua completa instruo e deciso. o 1 Quando por necessidade do servio, interesse da Administrao, diligncia, complexidade da matria ou outro motivo de fora maior, for ultrapassado o prazo ideal, devera o rgo que o exceder, justificar no processo, o retardamento. o 2 Conta-se o prazo ideal: I para os servidores e autoridades, desde o recebimento do processo; II para as partes e terceiros intervenientes desde a notificao, intimao ou publicao no rgo oficial do Poder Executivo do Distrito Federal. CAPTULO II Da Juntada Art. 45 Entende-se por juntada, para os efeitos deste Decreto, o ato pelo qual se rene a um processo, documento ou mesmo outro processo que, por sua natureza, tenham entre si, dependncia ou relao. Art. 46 A juntada ocorre: I por anexao; II por apensao. o 1 A juntada depender de expressa solicitao de autoridade competente e, quando realizada, dever ser comunicada, imediatamente, ao rgo responsvel pelo controle do andamento do processo. o o 2 Constar da comunicao de que trata o 1 deste artigo, dentre outros, os seguintes dados: data da realizao, os nmeros dos processos e a espcie da juntada. SEO I Da Juntada por Anexao Art. 47 Juntada por anexao aquela em que um documento ou processo devidamente incorporado a outro, passando as partes a constituir pea nica. Pargrafo nico. O documento solto ser juntado ao processo, por anexao, passando a ser pea integrante do todo. Art. 48 A juntada por anexao ser feita no prprio rgo em que se encontrar o processo a ser anexado. Art. 49 Na juntada por anexao observar-se-, obrigatoriamente, em relao aos documentos ou processos a serem anexados, o seguinte elemento: dependncia entre os documentos ou processos. SEO II Da Juntada por Apensao Art. 50 A juntada por apensao a reunio de dois ou mais processos, sem se incorporarem em definitivo, e que, pela correspondncia ou similitude dos assuntos para o estudo e apreciao, devam ser agrupados visando a uniformidade de tratamento. Art. 51 A juntada por apensao ser feita no prprio rgo em que se encontrar o processo a ser apensado. Pargrafo nico Os processos juntos por apensao, to logo tenham produzido os efeitos desejados, podero ser desapensados. CAPTULO III Da Desapensao de Processo e da Retirada de Peas Art. 52 Desapensao o ato de retirar um processo que est a outro apensado, quando houver surtido o efeito que levou apensao. Pargrafo nico. A desapensao ser efetuada atravs de Termo de Desapensao lavrado no processo que contenha o pedido inicial de apensao. Art. 53 As peas de um processo podero ser retiradas, no interesse da Administrao ou a pedido de terceiros. Art. 54 A retirada de qualquer pea de um processo, quando ocorrer, ser feita no prprio rgo onde o mesmo se encontrar, mediante Termo de Retirada de Pea. o 1 A pea retirada a pedido de terceiros, alm do termo competente, s ser entregue mediante recibo assinado pelo interessado, que passar a fazer parte do processo. o 2 O processo que tiver pea retirada no ter suas folhas por isso renumeradas, permanecendo vago o nmero correspondente. Art. 55 privativo do Arquivo Central, da Coordenao do Sistema de Documentao e Comunicao Administrativa, a retirada de peas do processo arquivado em definitivo, na Administrao Direta do Distrito Federal. Art. 56 A retirada de peas de processo sob a guarda do Arquivo Central, s poder ser autorizada pelas autoridades referidas no artigo 66 deste Decreto. 108

 1 A retirada somente ser efetuada mediante oficio da autoridade competente ou, se for o caso, atravs de despacho exarado em requerimento do interessado no processo. o 2 O expediente a que se refere o pargrafo anterior ser encaminhado em uma s via ao Arquivo Central, independentemente de protocolizao, que ter um prazo mnimo de 24:00 (vinte e quatro) horas para atender. o 3 A pea retirada ser entregue, mediante recibo, a quem autorizou seu desentranhamento ou ao interessado. o o o 4 O disposto no 1 deste artigo, no se aplica retirada dos documentos de que trata a Lei n 5.553, de 6 de dezembro de 1966. CAPTULO IV Da Expedio de Cpias Art. 57 assegurada a expedio de cpias de inteiro teor ou de partes isoladas do processo arquivado, quando requeridas para defesa de direito prprio ou de terceiro, ou para esclarecimento de situaes. Art. 58 A cpia dever ser requerida com a indicao da finalidade especfica a que se destina, a fim de que se possa verificar legtimo interesse do requerente na sua obteno. o 1 Quando a finalidade da copia for instruir processo judicial, devero ser mencionados o direito em questo, o tipo de ao, o nome das partes e o respectivo juzo, se a ao j tiver sido proposta. o 2 Se o requerimento for assinado por procurador dever ser juntado o competente instrumento de procurao. Art. 59 O pedido de cpia ser indeferido quando: I o requerente no tiver interesse legtimo no processo; II a matria objeto da cpia se referir: a) a assunto cuja divulgao afete a segurana ou prejudique interesse pblico relevante; b) a pareceres ou informaes, salvo se a deciso a ser copiada aos mesmos se reporte; III o processo que ainda estiver sem deciso final, ressalvados os casos de interesse comprovado da Administrao. Art. 60 A autorizao ou indeferimento de expedio de cpia de processo arquivado em definitivo na Administrao Direta de competncia exclusiva do Secretrio de Administrao. o 1 A autorizao de expedio de cpia ser exarada, atendendo requerimento da parte interessada e ouvido, se for o caso, o rgo especfico que tratou da matria objeto da cpia. o 2 Autorizada a expedio da cpia, a parte interessada juntar ao requerimento uma via da guia de recolhimento da Taxa de Expediente devida nos termos da legislao em vigor. o 3 A cpia ser entregue pelo Arquivo Central, parte interessada, mediante recibo, o qual ser anexado ao processo. CAPTULO V Da Diligncia Art. 61 Havendo necessidade de esclarecimento da matria, comprovao indispensvel ou exigida em lei imprescindveis ao exame e deciso do processo, este poder ser posto em diligncia pela autoridade que o estiver examinando. o 1 O processo permanecer no rgo encarregado do cumprimento das exigncias, por prazo limitado s necessidades de atendimento da diligncia. o 2 A diligncia far-se- imediatamente, inclusive expedindo-se, quando necessrio, correspondncia de convocao ao interessado para conhecer e cumprir a exigncia do processo. o 3 O prazo concedido para cumprimento da exigncia deve ser datado e anotado no processo. o 4 Decorrido o prazo concedido e no tendo sido dado cumprimento exigncia, o processo ser restitudo autoridade que determinou a diligncia, com a informao do no atendimento. o 5 O rgo que se encarregar da diligncia manter o processo sob sua guarda e responsabilidade. Art. 62 proibido o encaminhamento de processo para pessoas fsicas e para entidades estranhas organizao pblica, mesmo que seja para dar cumprimento a diligncia. Pargrafo nico O cumprimento de diligncia que trata este artigo ser processado atravs dos rgos do Sistema de Comunicao Administrativa. CAPTULO VI Da Tramitao Art. 63 A tramitao de processos far-se- sob estrito controle e conhecimento dos rgos referidos no o o 1 do artigo 2 deste Decreto. o o 1 A comunicao de tramitao de processo ser feita aos rgos referidos no pargrafo 1 do o artigo 2 deste Decreto, num prazo mximo de at 24:00 (vinte e quatro) horas aps sua remessa. o 2 A informao de andamento e o controle de tramitao do processo, desdobram-se, em funo do rgo executor, em quatro nveis: I pelo rgo prprio de Protocolo da Coordenao do Sistema de Documentao e Comunicao Administrativa at ao nvel dos seguintes rgos: a) Secretarias, Procuradoria-Geral e Gabinete do Governador; b) rgos Relativamente Autnomos; c) Administraes Regionais; d) rgos da Administrao Indireta; e) Autarquias; 109

f) Fundaes; g) rgos estranhos ao Complexo Administrativo do Distrito Federal; II Pelos Setoriais de Comunicao Administrativa descentralizados fisicamente, com faixa numrica de autuao, at ao nvel dos seguintes rgos: a) Secretarias, Procuradoria-Geral e Gabinete do Governador; b) rgos Relativamente Autnomos; c) Administraes Regionais; d) rgos da Administrao Indireta; e) Autarquias; f) Fundaes; g) rgos estranhos ao Complexo Administrativo do Distrito Federal; h) No mbito da respectiva unidade Administrativa a que se subordinam; III Pelos Setoriais de Comunicao Administrativa das Secretarias e equivalentes, sem faixa numrica de autuao, at ao nvel dos seguintes rgos: a) Gabinete da respectiva unidade administrativa de cuja estrutura sejam integrantes; b) Coordenaes; c) Departamentos; d) rgos de deliberao coletiva da respectiva unidade administrativa; IV pelas unidades de expediente, no mbito dos respectivos rgos a que se subordinam. Art. 64 Fica proibida a tramitao de cpia de processo, em substituio ao original, excludos os casos em que a cpia reconstituio ou substituio de processo original desaparecido. TTULO V Do Arquivamento e do Desarquivamento Art. 65 Os documentos a arquivar so, inicialmente, classificados em: I processos; II documentos avulsos; III documentos colecionados. Art. 66 Os processos s podero ser arquivados ou desarquivados, mediante despacho ou requisio assinados por Secretrios de Estado, Procurador-Geral, Chefes dos Gabinetes Civil e Militar, Consultor Jurdico, Chefes de Gabinete de Secretrio e do Procurador-Geral, Subchefes dos Gabinetes Civil e Militar, Coordenadores, Subprocuradores-Gerais, Diretores de Departamento, Administradores Regionais, dirigentes de rgos relativamente autnomos, Diretores ou Chefes de Diviso, autoridades de hierarquia equivalente das entidades da Administrao Indireta e das Fundaes, Juiz-Presidente da Junta de Recursos Fiscais, Presidente de rgo de Deliberao Coletiva ou por autoridades equivalentes. Pargrafo nico O processo cuja deciso tenha sido proferida por autoridade no referida nesse artigo, poder por ela ser arquivado. Art. 67 Devero ser remetidos ao Arquivo Central da Secretaria de Administrao, para arquivamento definitivo, os processos: I autuados no rgo de Protocolo da Coordenao do Sistema de Documentao e Comunicao Administrativa e nos Setoriais de Comunicao Administrativa das unidades da Administrao Direta; II autuados em rgos no pertencentes Administrao Direta, mas cujas solues dela tenham sido emanadas. Art. 68 O encaminhamento de processos ao Arquivo Central ser feito pelos rgos Setoriais de Comunicao. Pargrafo nico No ser encaminhado para arquivamento definitivo o processo cujo teor no tenha tido soluo final da Administrao. Art. 69 Os documentos referidos nos incisos II e III do artigo 65 podero ser mandados arquivar pela autoridade responsvel pela sua expedio ou guarda. Art. 70 Os documentos avulsos balancetes, guias diversas, boletins de freqncia, folhas de ponto e outros sero mandados arquivar pelos respectivos rgos expedidores, acondicionados em pacotes de tamanho facilmente manuseveis, com indicao precisa quanto ao seu contedo. Art. 71 Os documentos colecionados sero mandados arquivar mediante relao contendo o assunto e a referncia ao ano de expedio dos elementos que formam a coleo. Art. 72 A Secretaria de Administrao poder adotar o sistema de microfilmagem para guarda, conservao, reproduo e eliminao de documentos. TTULO VI Das Disposies Finais Art. 73 Os instrumentos auxiliares necessrios execuo das atividades de Comunicao Administrativa regulamentadas por este Decreto sero aprovados por ato do Secretrio de Administrao do Distrito Federal. Art. 74 Caber Coordenao do Sistema de Documentao e Comunicao Administrativa promover a atualizao permanente e sistemtica da matria regulamentada pelo presente Decreto. Art. 75 Ficam, o Coordenador do Sistema de Documentao e Comunicao Administrativa e os o o titulares dos rgos referidos no pargrafo 1 do artigo 2 , responsveis pelo cumprimento do presente Decreto, sem prejuzo das demais responsabilidades nele contidas. Art. 76 Caber ao Secretrio de Administrao do Distrito Federal controlar a observncia das disposies contidas neste Decreto, bem como baixar os atos regulamentares necessrios sua fiel execuo.

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Art. 77 O presente Decreto integra o Livro IV, da Consolidao das Normas de Organizao Administrativa o o do Distrito Federal, nos termos do artigo 5 , do Decreto n 1.891, de 21 de dezembro de 1971. o Art. 78 Este Decreto entrar em vigor na data de sua publicao, revogados o Decreto n 35, de 3 de o o maro de 1961, Decreto N n 440, de 28 de setembro de 1965, Decreto N n 587, de 3 de maio de 1967 e demais disposies em contrrio. Distrito Federal, 13 de janeiro de 1976 o o 88 da Repblica e 17 de Braslia Elmo Serejo Farias Ivan Guanais de Oliveira Fernando Tupinamb Valente Newton Muylaert de Azevedo Siznio de Andrade Galvo Pedro do Carmo Dantas Jos Affonso Monteiro de Barros Menusier Wladimir Murtinho Marival Pereira Tapioca Jos Geraldo Maciel Aim Alcibades Silveira Lamaison DODF DE 15.01.1976

DECRETO N 7.520, DE 20 DE MAIO DE 1983

Dispe sobre a validade, perante os rgos e entidades do Distrito Federal, de documentos manuscritos e d outras providncias.

O GOVERNADOR DO DISTRITO FEDERAL, no uso das atribuies que lhe so conferidas pelo artigo o 20, inciso II, da Lei n 3.751, de 13 de abril de 1960 e considerando o Programa de Desburocratizao do Distrito Federal, DECRETA: o Art. 1 Os rgos e entidades da Administrao Direta e Indireta do Distrito Federal, inclusive Fundaes, no podero recusar validade a documento manuscrito, se legvel. o Art. 2 Nenhum requerimento deixar de ser recebido e apreciado pelos rgos ou entidades, referidos no artigo anterior, por simples imperfeio de forma, desde que identifique adequadamente o requerente e o objeto do pedido. o Art. 3 As assinaturas, firmas e rubricas em documentos destinados a fazer prova perante a Administrao do Distrito Federal podero ser apostas a tinta ou lpis-tinta, independentemente de cor, desde que indelvel. Pargrafo nico Excetua-se do disposto neste artigo o documento destinado a microfilmagem ou reproduo o qual dever ser manuscrito e firmado com tinta de cor azul ou preta. o Art. 4 Este Decreto entra em vigor na data de sua publicao, revogadas as disposies em contrrio. o o Braslia, 20 de maio de 1983, 95 da Repblica e 24 de Braslia. JOS ORNELLAS DE SOUZA FILHO JOS ANTNIO AROCHA DA CUNHA DODF de 20.05.1983

PORTARIA No 54/83-SEA, DE 15 DE AGOSTO DE 1983

Elimina o uso de envelope na remessa de correspondncia oficial interna para os rgos e entidades do Distrito Federal, e d outras providncias.

O SECRETRIO DE ADMINISTRAO DO DISTRITO FEDERAL, no uso de suas atribuies regimentais, e, o Considerando a Exposio de Motivos n 18/83-SEA, aprovada pelo Senhor Governador do Distrito Federal; e Considerando, finalmente, o Programa de Desburocratizao do Distrito Federal e ter sido essa sugesto uma das premiadas no concurso Sua Idia Vale um Prmio. RESOLVE: 1 Fica eliminado o uso de envelope na remessa de correspondncia oficial interna pelos rgos e entidades do Distrito Federal. 1.1 Excetua-se do disposto neste item a correspondncia classificada como sigilosa. 2 Para efeitos desta Portaria, considera-se correspondncia interna aquela que tramita, intra e inter rgos e entidades do Distrito Federal. 3 A correspondncia de que trata esta Portaria ser dobrada em 3 (trs) partes iguais e grampeada de forma a que o nome e endereo do destinatrio, constantes do rodap, permaneam visveis. 111

4 Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicao, revogadas as disposies em contrrio. Braslia, 15 de agosto de 1983. JOS ANTNIO AROCHA DA CUNHA DODF DE 23.08.1983

LEI N 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991

Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias.

O PRESIDENTE DA REPBLICA, fao saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte lei: CAPTULO I Disposies Gerais o Art. 1 dever do Poder Pblico a gesto documental e a de proteo especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao. o Art. 2 Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos. o Art. 3 Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. o Art. 4 Todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que sero prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do Estado, bem como inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. o Art. 5 A Administrao Pblica franquear a consulta aos documentos pblicos na forma desta lei. o Art. 6 Fica resguardado o direito de indenizao pelo dano material ou moral decorrente da violao do sigilo, sem prejuzo das aes penal, civil e administrativa. CAPTULO II Dos Arquivos Pblicos o Art. 7 Os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exerccio de suas atividades, por rgos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias. o 1 So tambm pblicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituies de carter pblico, por entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos no exerccio de suas atividades. o 2 A cessao de atividades de instituies pblicas e de carter pblico implica o recolhimento de sua documentao instituio arquivstica pblica ou a sua transferncia instituio sucessora. o Art. 8 Os documentos pblicos so identificados como correntes, intermedirios e permanentes. o 1 Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentao, constituam de consultas freqentes. o 2 Consideram-se documentos intermedirios aqueles que, no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. o 3 Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados. o Art. 9 A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico ser realizada mediante autorizao da instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera de competncia. Art. 10 Os documentos de valor permanente so inalienveis e imprescritveis. CAPTULO III Dos Arquivos Privados Art. 11 Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia de suas atividades. Art. 12 Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Pblico como de interesse pblico e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a histria e desenvolvimento cientfico nacional. Art. 13 Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social no podero ser alienados com disperso ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior. Pargrafo nico. Na alienao desses arquivos o Poder Pblico exercer preferncia na aquisio. Art. 14 O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse pblico e social poder ser franqueado mediante autorizao de seu proprietrio ou possuidor. Art. 15 Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social podero ser depositados a ttulo revogvel, ou doados a instituies arquivsticas pblicas. 112

Art. 16 Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente vigncia do Cdigo Civil ficam identificados como de interesse pblico e social. CAPTULO IV Da Organizao e Administrao de Instituies Arquivsticas Pblicas Art. 17 A administrao da documentao pblica ou de carter pblico compete s instituies arquivsticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais. o 1 So Arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judicirio. So considerados, tambm, do Poder Executivo os arquivos do Ministrio da Marinha, do Ministrio das Relaes Exteriores, do Ministrio do Exrcito e do Ministrio da Aeronutica. o 2 So Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio. o 3 So Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o Arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio. o 4 So Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo. o 5 Os arquivos pblicos dos Territrios so organizados de acordo com sua estrutura poltico-jurdica. Art. 18 Compete ao Arquivo Nacional a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a poltica nacional de arquivos. Pargrafo nico Para o pleno exerccio de suas funes, o Arquivo Nacional poder criar unidades regionais. Art. 19 Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exerccio das suas funes, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Art. 20 Competem aos arquivos do Poder Judicirio Federal a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judicirio Federal no exerccio de suas funes, tramitados em juzo e oriundos de cartrios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Art. 21 Legislao estadual, do Distrito Federal e municipal definir os critrios de organizao e vinculao dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gesto e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituio Federal e nesta lei. CAPTULO V Do Acesso e do Sigilo dos Documentos Pblicos Art. 22 assegurado o direito de acesso pleno aos documentos pblicos. Art. 23 Decreto fixar as categorias de sigilo que devero ser obedecidas pelos rgos pblicos na classificao dos documentos por eles produzidos. o 1 Os documentos cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas so originariamente sigilosos. o 2 O acesso aos documentos sigilosos referentes segurana da sociedade e do Estado ser restrito por um prazo mximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produo, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma nica vez, por igual perodo. o 3 O acesso aos documentos sigilosos referente honra e imagem das pessoas ser restrito por um prazo mximo de 100 (cem) anos, a contar da sua data de produo. Art. 24 Poder o Poder Judicirio, em qualquer instncia, determinar a exibio reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensvel defesa de direito prprio ou esclarecimento de situao pessoal da parte. Pargrafo nico Nenhuma norma de organizao administrativa ser interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo. Disposies Finais Art. 25 Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse pblico e social. Art. 26 Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), rgo vinculado ao Arquivo Nacional, que definir a poltica nacional de arquivos, como rgo central de um Sistema Nacional de Arquivos (Sinar). o 1 O Conselho Nacional de Arquivos ser presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrado por representantes de instituies arquivsticas e acadmicas, pblicas e privadas. o 2 A estrutura e funcionamento do conselho criado neste artigo sero estabelecidos em regulamento. Art. 27 Esta lei entra em vigor na data de sua publicao. Art. 28 Revogam-se as disposies em contrrio. FERNANDO COLLOR Jarbas Passarinho [Dirio Oficial da Unio, de 09 janeiro de 1991, e pub. ret. em 28 de janeiro de 1991]

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DECRETO No 1.799, DE 30 DE JANEIRO DE 1996

Regulamenta a Lei n 5.433, de 8 de maio de 1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais, e d outras providncias.
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O PRESIDENTE DA REPBLICA, no uso da atribuio que lhe confere o art. 84, inciso IV, da o o Constituio, e tendo em vista o disposto na art. 3 da Lei n 5.433, de 8 de maio de 1968, DECRETA: o o Art. 1 A microfilmagem, em todo territrio nacional, autorizada pela Lei n 5.433, de 8 de maio de 1968, abrange os documentos oficiais ou pblicos, de qualquer espcie e em qualquer suporte, produzidos e recebidos pelos rgos dos Poderes Executivo, Judicirio e Legislativo, inclusive da Administrao indireta da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municpios, e os documentos particulares ou privados, de pessoas fsicas ou jurdicas. o Art. 2 A emisso de cpias, traslados e certides extradas de microfilmes, bem assim a autenticao desses documentos, para que possam produzir efeitos legais, em juzo ou fora dele, regulada por este Decreto. o Art. 3 Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o resultado do processo de reproduo em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotogrficos ou eletrnicos, em diferentes graus de reduo. o Art. 4 A microfilmagem ser feita em equipamentos que garantam a fiel reproduo das informaes, sendo permitida a utilizao de qualquer microforma. Pargrafo nico Em se tratando da utilizao de microfichas, alm dos procedimentos previstos neste Decreto, tanto a original como a cpia tero, na sua parte superior, rea reservada titulao, identificao e numerao seqencial, legveis com a vista desarmada, e fotogramas destinados indexao. o Art. 5 A microfilmagem, de qualquer espcie, ser feita sempre em filme original, com o mnimo de 180 linhas por milmetro de definio, garantida a segurana e a qualidade de imagem e de reproduo. o 1 Ser obrigatria, para efeito de segurana, a extrao de filme cpia do filme original. o 2 Fica vedada a utilizao de filmes atualizveis, de qualquer tipo, tanto para a confeco do original, como para a extrao de cpias. o 3 O armazenamento do filme original dever ser feito em local diferente do seu filme cpia. o Art. 6 Na microfilmagem poder ser utilizado qualquer grau de reduo, garantida a legibilidade e a qualidade de reproduo. Pargrafo nico Quando se tratar de original cujo tamanho ultrapasse a dimenso mxima do campo fotogrfico do equipamento em uso, a microfilmagem poder ser feita por etapas, sendo obrigatria a repetio de uma parte da imagem anterior na imagem subseqente, de modo que se possa identificar, por superposio, a continuidade entre as sees adjacentes microfilmadas. o Art. 7 Na microfilmagem de documentos, cada srie ser precedida de imagem de abertura, com os seguintes elementos: I identificao do detentor dos documentos, a serem microfilmados; II nmero do microfilme, se for o caso; III local e data da microfilmagem; IV registro no Ministrio da Justia; V ordenao, identificao e resumo da srie de documentos a serem microfilmados; VI meno, quando for o caso, de que a srie de documentos a serem microfilmados continuao da srie contida em microfilme anterior; VII identificao do equipamento utilizado, da unidade filmadora e do grau de reduo; VIII nome por extenso, qualificao funcional, se for o caso, e assinatura do detentor dos documentos a serem microfilmados; IX nome por extenso, qualificao funcional e assinatura do responsvel pela unidade, cartrio ou empresa executora da microfilmagem. o Art. 8 No final da microfilmagem de cada srie, ser reproduzida a imagem de encerramento, imediatamente aps o ltimo documento, com os seguintes elementos: I identificao do detentor dos documentos microfilmados; II informaes complementares relativas ao inciso V do artigo anterior; III termo de encerramento atestando a fiel observncia s disposies deste Decreto; IV meno, quando for o caso, de que a srie de documentos microfilmados continua em microfilme posterior; V nome por extenso, qualificao funcional e assinatura do responsvel pela unidade, cartrio ou empresa executora da microfilmagem. o Art. 9 Os documentos da mesma srie ou seqncia, eventualmente omitidos quando da microfilmagem, ou aqueles cujas imagens no apresentarem legibilidade, por falha de operao ou por problema tcnico, sero reproduzidos posteriormente, no sendo permitido corte ou insero no filme original. o 1 A microfilmagem destes documentos ser precedida de uma imagem de observao, com os seguintes elementos: a) identificao do microfilme, local e data; b) descrio das irregularidades constatadas; c) nome por extenso, qualificao funcional e assinatura do responsvel pela unidade, cartrio ou empresa executora da microfilmagem. 114

2 obrigatrio fazer indexao remissiva para recuperar as informaes e assegurar a localizao dos documentos. o 3 Caso a complementao no satisfaa os padres de qualidade. exigidos, a microfilmagem dessa srie de documentos dever ser repetida integralmente. Art. 10 Para o processamento dos filmes, sero utilizados equipamentos e tcnicas que assegurem ao filme alto poder de definio, densidade uniforme e durabilidade. Art. 11 Os documentos, em tramitao ou em estudo, podero, a critrio da autoridade competente, ser microfilmados, no sendo permitida a sua eliminao at a definio de sua destinao final. Art. 12 A eliminao de documentos, aps a microfilmagem, dar-se- por meios que garantam sua inutilizao, sendo a mesma precedida de lavratura de termo prprio e aps a reviso e a extrao de filme cpia. Pargrafo nico A eliminao de documentos oficiais ou pblicos s dever ocorrer se prevista na tabela de temporalidade do rgo, aprovada pela autoridade competente na esfera de sua atuao e o o respeitado o disposto no art. 9 da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Art. 13. Os documentos oficiais ou pblicos, com valor de guarda permanente, no podero ser eliminados aps a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo pblico de sua esfera de atuao ou preservados pelo prprio rgo detentor. Art. 14. Os traslados, as certides e as cpias em papel ou em filme de documentos microfilmados, para produzirem efeitos legais em juzo ou fora dele, devero estar autenticados pela autoridade competente detentora do filme original. o 1 Em se tratando de cpia em filme, extrada de microfilmes de documentos privados, dever ser emitido termo prprio, no qual constar que o filme que o acompanha cpia fiel do filme original, cuja autenticao far-se- nos cartrios que satisfizerem os requisitos especificados no artigo seguinte. o 2 Em se tratando de cpia em papel, extrada de microfilmes de documentos privados, a autenticao far-se- por meio de carimbo, aposto em cada folha, nos cartrios que satisfizerem os requisitos especificados no artigo seguinte. o 3 A cpia em papel, de que trata o pargrafo anterior, poder ser extrada utilizando-se qualquer meio de reproduo, desde que seja assegurada a sua fidelidade e a sua qualidade de leitura. Art. 15 A microfilmagem de documentos poder ser feita por empresas e cartrios habilitados nos termos deste Decreto. Pargrafo nico. Para exercer a atividade de microfilmagem de documentos, as empresas e cartrios a que se refere este artigo, alm da legislao a que esto sujeitos, devero requerer registro no Ministrio da Justia e sujeitar-se fiscalizao que por este ser exercida quanto ao cumprimento do disposto no presente Decreto. Art. 16 As empresas e os cartrios que se dedicarem a microfilmagem de documentos de terceiros, fornecero, obrigatoriamente, um documento de garantia, declarando: I que a microfilmagem foi executada de acordo com o disposto neste Decreto; II que se responsabilizam pelo padro de qualidade do servio executado; III que o usurio passa a ser responsvel pelo manuseio e conservao das microformas. Art. 17 Os microfilmes e filmes cpias, produzidos no exterior, somente tero valor legal, em juzo ou fora dele, quando: I autenticados por autoridade estrangeira competente; II tiverem reconhecida, pela autoridade consular brasileira, a firma da autoridade estrangeira que os houver autenticado; III forem acompanhados de traduo oficial. Art. 18 Os microfilmes originais e os filmes cpias resultantes de microfilmagem de documentos sujeitos fiscalizao, ou necessrios prestao de contas, devero ser mantidos pelos prazos de prescrio a que estariam sujeitos os seus respectivos originais. Art. 19 As infraes s normas deste Decreto, por parte dos cartrios e empresas registrados no Ministrio da Justia sujeitaro o infrator, observada a gravidade do fato, s penalidades de advertncia ou suspenso do registro, sem prejuzo das sanes penais e civis cabveis. Pargrafo nico. No caso de reincidncia por falta grave, o registro para microfilmar ser cassado definitivamente. Art. 20 O Ministrio da Justia expedir as instrues que se fizerem necessrias ao cumprimento deste Decreto. o Art. 21 Revoga-se o Decreto n 64.398, de 24 de abril de 1969. Art. 22 Este Decreto entra em vigor na data de sua publicao. FERNANDO HENRIQUE CARDOSO Milton Seligman [Dirio Oficial da Unio, de 31 de janeiro de 1996]

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DECRETO No 17.616, DE 21 DE AGOSTO DE 1996

Reestrutura o Sistema Integrado de Malotes na Administrao do Governo do Distrito Federal e d outras providncias.

O GOVERNO DO DISTRITO FEDERAL, no uso das atribuies que lhe so conferidas pelo artigo 100, inciso VII, X e XXVI, da Lei Orgnica do Distrito Federal, Considerando a necessidade de reduzir gastos com o consumo de combustvel e manuteno da frota de veculos oficiais; Considerando a necessidade de racionalizar a comunicao administrativa no mbito do Governo do Distrito Federal, proporcionando maior controle e segurana na distribuio de processos e correspondncias, decreta: o Art. 1 Fica reestruturado, na Administrao do Governo do Distrito Federal, o Sistema Integrado de Malotes, com o objetivo de executar a coleta e a distribuio de documentos. o Art. 2 Integraro o Sistema de que trata o artigo anterior, todos os rgos e entidades da Administrao Direta, Indireta e Fundacional do Distrito Federal. o Art. 3 O Sistema Integrado de Malotes composto de um Malote Externo e um Malote Interno, a serem regulamentados em ato prprio. o Art. 4 A Secretaria de Administrao baixar ato estabelecendo os procedimentos necessrios regulamentao deste Decreto. o Art. 5 vedada a utilizao de veculos de servio ou de carga no autorizados pelo malote, para executar coleta e entrega de documentos. Pargrafo nico No se aplica o disposto neste artigo aos veculos de representao. o Art. 6 Este Decreto entra em vigor na data de sua publicao. o o Art. 7 Revogam-se o Decreto n 3.625 de 25 de maro de 1977 e demais disposies em contrrio. Braslia, 21 de agosto de 1996 o o 106 da Repblica e 37 de Braslia CRISTOVAM BUARQUE DODF DE 22.08.1996

PORTARIA No 32 DE 23 DEZEMBRO DE 1996

Regulamenta o Decreto n 17.616, de 21.08.96 e define normas para o funcionamento do Malote Externo do Sistema Integrado de Malotes do Governo do Distrito Federal, Indireta e Fundacional do Distrito Federal.
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O SECRETRIO DE ADMINISTRAO DO DISTRITO FEDERAL, no uso de suas atribuies regimentais, e tendo em vista o disposto no artigo 105, pargrafo nico, incisos III e V da Lei Orgnica do o o o Distrito Federal, combinado com os artigo 3 e 4 do Decreto n 17.616, de 21 de agosto de 1996 resolve: 1 O Sistema Integrado de Malotes tem por objetivos principais: 1.1 Realizar o transporte agrupado de documentos produzidos e recebidos por rgos do GDF no mbito de suas atividades; 1.2 Racionalizar os recursos envolvidos na comunicao administrativa, reduzindo o consumo de combustvel e o desgaste dos veculos da frota oficial; 1.3 Otimizar os recursos humanos, racionalizando o tempo e a quantidade de motoristas, auxiliares e tcnicos de administrao envolvidos na entrega, coleta e transporte de documentos oficiais; 1.4 Proporcionar maior segurana e controle na tramitao de processos, correspondncias e demais documentos, por meio do uso de formulrios adequados de controle da entrega e recebimento, evitando extravio de documentos e a entrega em mos. 2 A estrutura orgnica do Sistema Integrado de Malotes do Governo do Distrito Federal compe-se dos seguintes rgos: 2.1 rgos Central de Coordenao do Sistema Departamento de Documentao e Comunicao Administrativa da Subsecretaria de Modernizao e Organizao Administrativa da Secretaria de Administrao DDCA/SMOA/SEA. 2.2 rgos Setoriais de Execuo Unidades especficas de Protocolo ou Comunicao Administrativa dos rgos da Administrao Direta, Indireta e Fundacional do Distrito Federal, constantes do anexo I. 2.2.1 Os rgos setoriais sero identificados no malote pela sigla do rgo ou entidade qual se subordinam. 2.3 Podero integrar o Sistema de Malotes o Tribunal de Contas do Distrito Federal e a Cmara Legislativa do Distrito Federal, desde que manifestem interesse.

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2.4 Poder ser institudo, no interesse da Administrao do Governo do Distrito Federal, um roteiro do malote que inclua rgos da Administrao Pblica Federal e outros com os quais o GDF possua troca significativa de documentos. 3 A entrega e a coleta de malotes ser efetuada diariamente entre s 09:00 e 19:00 hs, de acordo com os roteiros estabelecidos pelo rgo Central do Sistema. 4 O Sistema Integrado de Malote utilizar para transporte dos documentos, viaturas fechadas pertencentes frota de veculos oficiais do Governo do Distrito Federal. 5 vedada a utilizao de veculos de servio ou de carga no autorizados pelo malote para executar a entrega e coleta de documentos, com exceo dos veculos de representao. 6 vedado o recebimento pelos rgos, de documentos fora do malote, com excesso daqueles que possuam carter de urgncia, desde que obtenham a chancela do dirigente maior do rgo, ou do Chefe de Gabinete ou do Diretor de Administrao Geral. 6.1 Recomenda-se que, prioritariamente, os documentos de carter urgente sejam enviados por meio de fac-smile (Fax) e o original seja remetido via malote no dia seguinte. 7 Poder ser dispensado o uso de malote entre os rgos de cada grupo relacionados no anexo II, desde que no utilizem veculo oficial. 8 A distribuio sendo direta, nos termos dos itens 6 e 7 acima, o rgo remetente enviar, obrigatoriamente, ao Servio de Comunicao Administrativa do Departamento de Documentao e Comunicao Administrativa da Subsecretaria de Modernizao e Organizao Administrativa da SEA, atravs do malote, a segunda via da ficha de Controle de Movimentao de Processo. 9 Os malotes sero fechados com lacres plsticos numerados e identificados pela sigla do rgo de origem. 10 A abertura do malote ocorrer exclusivamente no rgo destinatrio e por agente designado, ficando proibida a sua abertura durante o percurso. 11 A distribuio tem como instrumentos de controle as fichas Controle de Movimentao de Processo e Recibo de Distribuio de Correspondncia (anexo III). 12 A distribuio obedecer s seguintes rotinas de execuo: 12. 1 PARA O RGO CENTRAL 12.1.1 fazer triagem de processos e correspondncia recebidas, separando-os por rgo de destino; 12.1.2 preencher o espelho (anexo IV) em duas vias de toda a documentao enviada com recibo de correspondncia, em uma via ou ficha de controle de movimentao de Processo, em duas vias; 12.1.3 acondicionar processos e correspondncia nos malotes, fechando com lacre plstico; 12.1.4 receber do condutor mensageiro os malotes enviados pelos rgos setoriais, conferindo os documentos recebidos com os espelhos e fichas e assinando o espelho de recibo do malote; 12.1.5 devolver ao rgo expedidor, atravs de malote, a primeira via da ficha de Controle de Movimentao de Processos, dos recibos de correspondncias e a via do Espelho conferida. 12. 2 PARA OS RGOS SETORIAIS 12.2.1 fazer triagem de processos e correspondncia da unidade a que se subordinam, promovendo a separao por rgo de destino; 12.2.2 preencher o Espelho em duas vias de toda a documentao enviada com a ficha de controle de Movimentao de Processo em duas vias e preparar e Recibo de Correspondncia, em uma via; 12.2.3 acondicionar processos e correspondncia no malote, fechando com lacre plstico fornecido pelo rgo central, observando-se o controle da numerao; 12.2.4 fazer permuta de malotes com o condutor mensageiro do rgo central no horrio estabelecido por este; 12.2.5 conferir os processos e correspondncia, de acordo com os espelhos e a rotina de execuo estabelecida; 12.2.6 passar recibo nos instrumentos de controle de distribuio e devolv-los, no malote seguinte, ao rgo central, juntamente com a via do Espelho conferida; 12.2.7 distribuir internamente os processos e correspondncias. 13 Os rgos constantes do anexo I, que possuam unidades descentralizadas de seu edifcio sede, podero estabelecer Sistemas de Malote Interno, que racionalizem a entrega e a coleta de documentos, desde que estejam de acordo com as normas do rgo central; 14 O horrio de recebimento de documentos para incluso no malote, tanto no rgo Central quanto nos rgos setoriais, sero estabelecidos pelo respectivo responsvel, de acordo com o horrio de sada dos malotes no rgo, quando o mesmo dever estar lacrado para entrega. 15 O DDCA/SMOA/SEA propor alteraes ou ajustes necessrios permanente atualizao das normas que regem este Sistema. 16 As dvidas que surgirem da aplicao desta Portaria sero dirimidas pelo DDCA/SMOA/SEA. 17 Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicao. o o 18 Revogam-se as Portarias/SEA n 7, de 31.03.77, n 15, de 18.08.77 e demais disposies em contrrio. ANTONIO CARLOS DE ANDRADE Os anexos constam no DODF DE 24.12.1996.

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PORTARIA No 09, DE 1o DE ABRIL DE 1997

Aprova o Manual Simplificado de Administrava e d outras providncias. Comunicao

O Secretrio de Administrao do Distrito Federal no uso das atribuies que lhe so conferidas pela o alnea c, inciso I, artigo 56 do Decreto n 15.057, de 24.09.93, combinado com os artigos 73 e 76 do o o o Decreto n 3.143/76, art. 15 do Decreto n 11.133, de 13.06.88 e item 3 da Portaria n 196, de 01.06.76, resolve: 1 Aprovar o Manual Simplificado de Comunicao Administrativa do Governo do Distrito Federal; 2 O Departamento de Documentao e Comunicao Administrativa da Subsecretaria de Modernizao e Organizao Administrativa, desta Secretaria, propor alteraes ou ajustes necessrios permanente atualizao do Manual Simplificado de Comunicao Administrativa, bem como sua divulgao; 3 Esta Portaria entra em vigor a partir da data de sua publicao. ANTONIO CARLOS DE ANDRADE DODF de 02.04.1997

PORTARIA No 3/SEA, DE 22 DE JANEIRO DE 1998

Aprova o Cdigo de Classificao de Documentao de Arquivo e a Tabela de Temporalidade de Documentos, no mbito da Administrao Direta, Indireta e Fundacional do Distrito Federal.

O SECRETRIO DE ADMINISTRAO DO DSITRITO FEDERAL, no uso de suas atribuies que lhe conferem o artigo 56, inciso I, alnea c, do Regimento Interno da Secretaria de Administrao aprovado o o pelo Decreto n 15.057, de 24 de setembro de 1993, alterado pelos Decretos n 15.496, de 10 de maro o de 1994 e n 17.600, de 15 de agosto de 1996, resolve: 1 Aprovar o Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo e a Tabela de Temporalidade de Documentos constantes, respectivamente, dos Anexos I e II desta Portaria, para gesto do conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes produo, tramitao, uso, avaliao, arquivamento e destinao de documentos no mbito da Administrao Direta, Indireta e Fundacional do Distrito Federal. 2 Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicao, revogadas as disposies em contrrio. TORQUATO FERNANDO LIMA Interino DODF de 23.01.1998

Anexos I e II Tabela de Temporalidade de Documentos

APRESENTAO O Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo/Tabela de Temporalidade um instrumento utilizado para classificar os documentos produzidos e recebidos por um rgo, no exerccio de suas atividades. Neste Plano, os assuntos encontram-se distribudos de acordo com as funes e atividades desenvolvidas pelo rgo, codificadas numericamente, hierarquizadas atravs de classes, subclasses, grupos e subgrupos, partindo-se do geral para o particular. A elaborao do Plano de classificao de Documentos de Arquivo/Tabela de Temporalidade o relativo as atividade-meio para o Governo do Distrito Federal, baseou-se no teor da Resoluo n 04/96, do Conselho Nacional de Arquivos CONARQ, de 28/03/96. O sistema adotado foi o decimal, constitudo de um cdigo numrico dividido em 10 (dez) classes e estas, por sua vez, em 10 (dez) subclasses. As classes correspondem s principais funes desenvolvidas pelo rgo e suas respectivas unidades administrativas. O Plano de Classificao de Documentos de Arquivo/Tabela de Temporalidade tem duas classes para os assuntos de atividade-meio, a classe 000, relativa aos assuntos de ADMINISTRAO GERAL e a classe 900, correspondente a ASSUNTOS DIVERSOS. As classes 100 a 800 sero utilizadas para os assuntos especficos atividades-fim, cabendo aos rgos do Complexo Administrativo do GDF a sua elaborao, segundo orientaes do RGO CENTRAL DO SISTEMA DE ARQUIVOS DO DISTRITO FEDERAL SIARDF.

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A elaborao da tabela para os assuntos especficos atividade-fim, ser precedida da nomeao, em cada rgo do complexo administrativo do GDF, de uma Comisso Permanente de Avaliao de Documentos, composta da seguinte forma: arquivista ou responsvel pela guarda da documentao; servidores das unidades organizacionais s quais se referem os documentos a serem avaliados; historiador ligado rea de pesquisa de que trata o acervo; profissional da rea jurdica, responsvel pela avaliao do valor legal dos documentos; profissionais ligados ao campo de conhecimento de que trata o acervo objeto da avaliao; outros profissionais que possam colaborar com as atividades de avaliao. Apresentamos, a seguir, explicaes bsicas sobre as classes 000 e 900, com suas respectivas subclasses: I Classe 000 ADMINISTRAO GERAL Na classe 000 so classificados os documentos referentes s atividades que viabilizam o seu funcionamento e o alcance dos seus objetivos. Tem como subclasses: 010 Organizao e funcionamento Classificando os documentos relativos criao, estruturao, funcionamento e organizao interna do rgo. 020 Pessoal Incluindo os documentos relativos s polticas de pessoal, a treinamento e aperfeioamento, aos direitos e obrigaes dos servidores, bem como aos direitos e obrigaes da instituio empregadora, no que tange assistncia, proteo ao trabalho e concesso de benefcios. 030 MATERIAL Os documentos referentes administrao de materiais do rgo, mveis, material de consumo e material permanente, necessrios ao desenvolvimento de suas atividades, incluindo as formas de aquisio e alienao, o controle de estoque e da distribuio, alm da conservao e reparo. 040 PATRIMNIO Os documentos referentes aos bens patrimoniais imveis, veculos e semoventes pertencentes ao rgo, incluindo neste caso, as formas de aquisio e alienao, bem como os servios de manuteno, limpeza e recuperao. 050 ORAMENTO E FINANAS Os documentos relativos poltica, previso e execuo oramentria e s operaes contbeisfinanceiras referentes ao uso dos recursos pblicos e comprovao da receita e despesa; incluem-se, ainda, as movimentaes de conta corrente, balanos e prestaes de contas. 060 DOCUMENTAO E INFORMAO Nesta subclasse esto includos os documentos referentes publicao, produo editorial, preparo, impresso e distribuio de matrias, bem como aquisio, controle, distribuio e acesso documentao bibliogrfica; incluem-se, tambm, os documentos referentes produo, controle, avaliao, arquivamento e destinao de documentos arquivsticos, como tambm os documentos relacionados com as atividades museolgicas e das novas tecnologias da informao. 070 COMUNICAES Classificam-se os documentos relacionados com a operao e uso dos recursos e servios postais, de telecomunicaes e de tecnologias da comunicao. 080 (vaga) Esta subclasse mantm-se vaga para possveis expanses e insero de documentos referentes Administrao Geral, que resultem de novas atividades desenvolvidas. 090 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES ADMINISTRAO GERAL Nesta subclasse so classificados os documentos de carter genrico relativos a Administrao Geral; utilizada, tambm, como recurso para insero de assuntos que no foram contemplados no Plano de Classificao, assim como para evitar a criao desnecessria de subclasses. II Classe 900 ASSUNTOS DIVERSOS Esta classe refere-se aos documentos de carter genrico que se relacionam com as diversas atividades desenvolvidas pelo rgo. Tem como subclasses, as descritas abaixo: 910 SOLENIDADES, COMEMORAES, HOMENAGENS. Incluindo os documentos referentes organizao de solenidades, comemoraes, homenagens, bem como os discursos e palestras proferidas por dirigentes, servidores ou convidados, cujos temas sejam de interesse do rgo. 920 CONGRESSOS, CONFERNCIAS, SEMINRIOS, SIMPSIOS, ENCONTROS, CONVENES, CICLOS DE PALESTRAS, MESAS REDONDAS. Classificam-se os documentos referentes a eventos promovidos ou no pelo rgo, cujos temas relacionem-se com suas funes e atividades. 930 FEIRAS, SALES, EXPOSIES, MOSTRAS, CONCURSOS, FESTAS.

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Incluem-se os documentos relativos a eventos promocionais, do rgo ou de outras instituies, bem como cartazes, folders, folhetos e outros instrumentos de divulgao. 940 VISITAS E VISITANTES Os documentos referentes solicitao de visitantes, orientao e assessoramento a visitantes. 950 a 980 (vaga) Estas subclasses mantm-se vagas para possveis expanses e insero de documentos referentes a Assuntos Diversos. 990 ASSUNTOS TRANSITRIOS Incluem-se nestas subclasses documentos de carter genrico, tais como cartas de apresentao e representao, comunicaes de posse, endereo e afastamento, convites, felicitaes, psames e congratulaes, palestras, reivindicaes e sugestes e, ainda, pedidos e oferecimentos diversos. Dessa forma, acreditamos que a aplicao da Tabela de Temporalidade resultar na facilidade em distinguir os documentos de guarda temporria dos de guarda permanente, na eliminao imediata de documentos cuja guarda no se justifique, na racionalizao do espao fsico destinado ao armazenamento da documentao, e na racionalizao das atividades de transferncia e recolhimento da documentao. Apresentar, ainda, por conseqncia, a vantagem de preservar a memria tcnicoadministrativa, alm de agilizar a recuperao das informaes necessrias ao melhor desempenho das funes dos rgos do Complexo Administrativo do Governo do Distrito Federal.

CDIGO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO

Classe 000 Administrao Geral 010 Organizao e Funcionamento 020 Pessoal 030 Material 040 Patrimnio 050 Oramento e Finanas 060 Documentao e Informao 070 Comunicaes 080 (vaga) 090 Outros Assuntos Referentes Administrao Geral 000 ADMINISTRAO GERAL 001 MODERNIZAO E REFORMA ADMINISTRATIVA Incluem-se documentos referentes aos projetos, estudos e normas relativos organizao e mtodos, reforma administrativa e outros procedimentos que visem modernizao das atividades dos rgos da administrao. 002 PLANOS E PROGRAMAS DE TRABALHO Incluem-se documentos referentes ao planejamento e aos planos, programas e projetos de trabalho relativos ao desenvolvimento das atividades cientficas, tcnicas e administrativas do rgo; Quanto programao oramentria, ver 051.1. 003 RELATRIOS DE ATIVIDADES 004 ACORDOS, AJUSTES, CONTRATOS, CONVNIOS. Incluem-se documentos referentes implementao de um acordo, ajuste, contrato e/ou convnio, tais como: projetos, relatrios tcnicos, prestaes de contas e aditamentos, bem como a documentao relativa aos projetos que no foram implementados; Sugere-se abrir uma pasta para cada acordo, ajuste, contrato e/ou convnio, sempre que tal procedimento se justificar. 005 JURISPRUDNCIA 010 ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO 010.1 Registro nos rgos competentes 010.2 Regimentos; regulamentos; estatutos; organogramas; estruturas 010.3 Audincias; despachos; reunies Ordenar por unidade organizacional, quando necessrio. 011 COMISSES TCNICAS, CONSELHOS, GRUPOS DE TRABALHO, JUNTAS, COMITS. Incluem-se documentos referentes criao de comisses tcnicas, conselhos, grupos de trabalho, juntas e/ou comits, no prprio rgo ou em rgos colegiados e de deliberao coletiva, bem como aqueles relativos ao exerccio de suas funes, tais como: atas e relatrios tcnicos; Sugere-se abrir uma pasta para cada comisso tcnica, conselho, grupo de trabalho, junta e/ou comit, sempre que tal procedimento se justificar. 012 COMUNICAO SOCIAL 012.1 Relaes com a imprensa 012.11 Credenciamento de jornalistas 012.12 Entrevistas, noticirio, reportagens, editoriais 120

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Divulgao interna Campanhas institucionais; publicidade Incluem-se cartazes, folhetos, anncios, folders e outros documentos de carter promocional. OUTROS ASSUNTOS REFERENTES ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO. 019.01 Informaes sobre o rgo Incluem-se documentos referentes aos pedidos de informaes diversas sobre as funes e atividades do rgo e os servios que presta. 019.02 Atos normativos (circulares, instrues, ordens de servio, portarias, resolues) Ordenar por espcie documental. Classificar e arquivar neste subgrupo cpias de documentos j classificados e arquivados no assunto especfico. PESSOAL 020.1 Legislao Incluem-se os estatutos, regulamentos e boletins administrativos de pessoal e de servio. 020.2 Carteira de identidade funcional e outras Identificaes (inclusive crach, credencial e passaporte diplomtico). 020.3 Obrigaes trabalhistas ou estatutrias: relaes com a administrao pblica federal, dos estados e municpios. Lei dos 2/3. RAIS. 020.31 Relaes com os conselhos profissionais Quanto aos documentos cujas informaes gerem contenciosos administrativos ou judiciais classificar nos assuntos especficos. 020.4 Sindicatos; acordos; dissdios Quanto contribuio sindical do servidor, classificar em 024.141; Quanto contribuio sindical do empregador, classificar em 024.153. 020.5 Assentamentos individuais Incluem-se documentos referentes vida funcional do servidor, bem como os registros e/ou anotaes a ele referidos. Ordenar as pastas de assentamento individual alfabeticamente pelo sobrenome do servidor. RECRUTAMENTO E SELEO 021.1 Candidatos a cargo pblico: curriculum vitae e fichas de inscrio 021.2 Exames de seleo Incluem-se documentos referentes aos concursos pblicos (provas e ttulos), constituio de bancas examinadoras, testes psicotcnicos e exames mdicos, bem como editais, exemplares nicos de provas, gabaritos, resultados e recursos. Ordenar pelo tipo de exame e ttulo do concurso, em ordem alfabtica. APERFEIOAMENTO E TREINAMENTO 022.1 Cursos (inclusive bolsas de estudo) 022.11 Promovidos pela instituio (inclusive modelos de exerccios, relaes de participantes e de entrega de certificados). 022.12 Promovidos por outras instituies 022.121 No Brasil 022.122 No exterior 022.2 Estgios (inclusive bolsas de estgio) 022.21 Promovidos pela instituio (inclusive relaes de participantes e declaraes de comprovao de estgio) 022.22 Promovidos por outras instituies 022.221 No Brasil 022.222 No exterior 022.9 Outros assuntos referentes a aperfeioamento e treinamento Incluem-se documentos referentes s palestras e reunies de carter informativo geral promovidas pelo rgo. QUADROS, TABELAS E POLTICA DE PESSOAL 023.01 Estudos e previso de pessoal 023.02 Criao, classificao e remunerao de cargos e funes 023.03 Reestruturaes e alteraes salariais (inclusive avaliao de desempenho, promoes, enquadramento, ascenso e progresso funcional) 121

012.2 012.3

024

Movimentao de pessoal Incluem-se normas, procedimentos, estudos e/ou decises de carter geral, abrangendo grupos de servidores ou categorias funcionais, podendo ser ordenados alfabeticamente por unidades; Quando se tratar de atos especficos e individuais de servidores, classificar em 020.5. 023.11 Admisso; aproveitamento; contratao; nomeao; readmisso; readaptao; reconduo; reintegrao; reverso 023.12 Demisso; dispensa; exonerao; resciso contratual; falecimento 023.13 Lotao; remoo; transferncia; permuta 023.14 Designao; disponibilidade; redistribuio; substituio 023.15 Requisio; cesso Incluem-se documentos referentes s requisies internas e/ou externas de servidores para a realizao de servios temporrios. DIREITOS, OBRIGAES E VANTAGENS 024.1 Folhas de pagamento. Fichas financeiras. 024.11 Vencimentos, remuneraes e retribuies 024.111 Reposies 024.112 Salrio-famlia 024.113 Abono provisrio (provento provisrio). Abono de permanncia em servio 024.119 Outros salrios, vencimentos, proventos e remuneraes 024.12 Gratificaes (inclusive incorporaes) 024.121 De funo 024.122 Jetons 024.123 Cargos em comisso 024.124 Natalina (dcimo terceiro salrio) 024.129 Outras gratificaes 024.13 Adicionais 024.131 Tempo de servio (anunios, binios e qinqnios) 024.132 Noturno 024.133 Periculosidade 024.134 Insalubridade 024.135 Atividades penosas 024.136 Servio extraordinrio (horas extras) 024.137 Frias: Adicional de 1/3 e Abono Pecunirio Quanto ao afastamento para gozo de frias, ver 024.2. 024.139 Outros adicionais 024.14 Descontos e consignaes 024.141 Contribuio sindical do servidor 024.142 Contribuio para o plano de seguridade social (INSS) 024.143 Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) 024.144 Penses alimentcias 024.149 Outros descontos e consignaes 024.15 Encargos patronais. Recolhimentos 024.151 Programa de Formao do Patrimnio do Servidor Pblico (PASEP). Programa de Integrao Social (PIS) 024.152 Fundo de Garantia por Tempo de Servio (FGTS) 024.153 Contribuio sindical do empregador 024.154 Contribuio para o plano de seguridade social (INSS) (inclusive contribuies anteriores) 024.155 Salrio maternidade 024.156 Imposto de renda 024.2 Frias Quanto ao pagamento de adicional de 1/3 de frias e abono pecunirio, ver 024.137. 024.3 Licenas Incluem-se documentos referentes aos estudos, normas e procedimentos sobre todas as licenas concedidas aos servidores; Ordenar por: 122

023.1

025

acidente em servio; acompanhamento de cnjuge; adotante; atividade poltica; capacitao profissional; desempenho de mandato classista; doena em pessoa da famlia; gestante; paternidade; prmio por assiduidade; servio militar; tratamento de interesses particulares; tratamento de sade (inclusive percia mdica); Ver tambm 024.4, 024.91 e 029.11. 024.4 Afastamentos Quanto ao afastamento para misses fora da sede e viagens a servio no pas ou no exterior, classificar em 029.21 e 029.22, respectivamente; Ordenar por: para estudo ou misso no exterior; para exercer mandato eletivo; para depor; para servir como jurado; para exercer cargo em comisso ou funo em outro rgo ou entidade; suspenso de contrato de trabalho (CLT); Ver tambm 024.3, 024.91 e 029.11. 024.5 Reembolso de despesas 024.51 Mudana de domiclio de servidores 024.52 Locomoo Incluem-se documentos referentes s despesas efetuadas com a utilizao de meio prprio de locomoo para a execuo de servios externos. 024.59 Outros reembolsos 024.9 Outros direitos, obrigaes e vantagens 024.91 Concesses para ausentar-se do servio Ordenar por: alistamento eleitoral; casamento; doao de sangue; falecimento de familiares; horrio especial para servidor estudante; horrio especial para servidor portador de deficincia; Ver tambm 024.3,024.4 e 029.11. 024.92 Auxlios Ordenar por: alimentao/refeio; assistncia pr-escolar/creche; fardamento/uniforme; moradia; vale-transporte; Ver tambm 026.12 APURAO DE RESPONSABILIDADE E AO DISCIPLINAR 025.1 Denncias. Sindicncias. Inquritos 025.11 Processos disciplinares Incluem-se documentos referentes acumulao ilcita de cargos, empregos e funes pblicas, afastamento preventivo, instaurao do inqurito (ato de constituio da comisso de sindicncia), inqurito administrativo (instruo, defesa, relatrio e julgamento) e reviso do processo disciplinar; Quando se tratar de acumulao lcita de cargos, empregos e funes pblicas, classificar em 020.5. 025.12 Penalidades disciplinares Incluem-se documentos referentes advertncia, suspenso, demisso, cassao de aposentadoria, disponibilidade, destituio de cargo em comisso e destituio de funo comissionada; O registro das penalidades disciplinares dever ser feito na pasta 123

026

029

030

de assentamento individual do servidor 020.5. ASSISTNCIA E SEGURIDADE SOCIAL Quanto s licenas, ver 024.3. 026.1 Benefcios 026.11 Seguros 026.12 Auxlios Ordenar por: acidente; doena; funeral; natalidade; recluso; Ver tambm 024.92 026.13 Aposentadoria Quanto ao abono ou provento provisrio, ver 024.113. 026.131 Contagem e averbao de tempo de servio 026.132 Penses: provisria, temporria e vitalcia 026.19 Outros benefcios 026.191 Adiantamentos e emprstimos a servidores 026.192 Assistncia sade (inclusive pronturios mdicos e planos de sade) 026.193 Aquisio de imveis 026.194 Ocupao de prprios da unio e GDF 026.195 Transportes para servidores 026.2 Higiene e segurana do trabalho Quanto ao pagamento de adicionais de periculosidade, insalubridade e atividades penosas, classificar em 024.133, 024.134 e 024.135, respectivamente 026.21 Preveno de acidentes de trabalho. Comisso Interna de Preveno de Acidentes (CIPA) 026.22 Refeitrios, cantinas e copas (fornecimento de refeies) 026.23 Inspees peridicas de sade OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A PESSOAL 029.1 Horrio de expediente 029.11 Controle de freqncia (livros, cartes, folhas de ponto, abono de faltas, cumprimento de horas extras, escala de planto e ponto facultativo) Ver tambm 024.3, 024.4 e 024.91. 029.2 Misses fora da sede. Viagens a servio Sugere-se abrir uma pasta para cada misso e/ou viagem, sempre que tal procedimento se justificar; Quanto aos relatrios tcnicos das misses e/ou viagens, classificar no assunto especfico. 029.21 No pas Incluem-se documentos referentes s ajudas de custo, dirias (hospedagem), passagens (inclusive devoluo), prestaes de contas e relatrios de viagem; Quanto ajuda de custo para mudana de domiclio de servidores, ver 024.51. 029.22 No exterior (afastamento do pas) 029.221 Sem nus para a instituio 029.222 Com nus para a instituio Incluem-se documentos referentes autorizao de afastamento, dirias (inclusive compra de moeda estrangeira), lista de participantes (no caso de comitivas e delegaes), passagens, passaportes, prestaes de contas, relatrios de viagem e reservas de hotel. 029.3 Incentivos funcionais 029.31 Prmios (concesso de medalhas, diplomas de honra ao mrito e elogios) 029.4 Delegaes de competncia; procurao 029.5 Servios profissionais transitrios: autnomos e colaboradores (inclusive licitaes) 029.6 Aes trabalhistas; reclamaes trabalhistas 029.7 Movimentos reivindicatrios: greves e paralisaes MATERIAL Incluem-se normas, procedimentos, estudos e/ ou decises de carter geral. 030.1 Cadastro de fornecedores 124

031 032 033

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035

036

037

039 040 041

ESPECIFICAO. PADRONIZAO. CODIFICAO. PREVISO. CATLOGO. IDENTIFICAO. CLASSIFICAO REQUISIO E CONTROLE DE SERVIOS REPROGRFICOS (INCLUSIVE ASSINATURAS AUTORIZADAS E -REPRODUO DE FORMULRIOS) AQUISIO (INCLUSIVE LICITAES) 033.1 Material permanente Incluem-se documentos referentes aos equipamentos, mobilirio, aparelhos, ferramentas, mquinas, instrumentos tcnicos e obras de arte; Quanto documentao bibliogrfica, classificar em 062. 033.11 Compra (inclusive compra por importao) 033.12 Aluguel; comodato; leasing 033.13 Emprstimo; doao; cesso; permuta 033.2 Material de consumo 033.21 Compra 033.22 Cesso; doao; permuta 033.23 Impresso de formulrios REQUISIO; DISTRIBUIO E/OU MOVIMENTAO DE MATERIAL (PERMANENTE E DE CONSUMO) 034.1 Controle de estoque 034.2 Extravio; roubo; desaparecimento. Quando se tratar de apurao de responsabilidade de servidor, classificar em 025. 034.3 Transporte de material 034.4 Autorizao de sada de material 034.5 Recolhimento de material ao depsito ALIENAO (MATERIAL PERMANENTE E DE CONSUMO) 035.1 Venda (inclusive leilo) 035.2 Cesso; doao; permuta CONSERVAO E RECUPERAO Incluem-se documentos referentes aos servios de instalao, manuteno e consertos de equipamentos e mobilirio. 036.1 Requisio e contratao de servios (inclusive licitaes) 036.2 Servios executados em oficinas do rgo INVENTRIOS Incluem-se documentos referentes s listagens, baixa, tombamento, termos de responsabilidade e criao de comisses, bem como o Relatrio de Movimentao de Almoxarifado (RMA) e o Relatrio de Movimentao de Bens Mveis (RMB ou RMBM). Quanto aos inventrios, baixa e tombamento de material bibliogrfico, classificar em 062.2. 037.1 Material permanente 037.2 Material de consumo OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A MATERIAL PATRIMNIO Incluem-se normas, procedimentos, estudos e/ou decises de carter geral. BENS IMVEIS Incluem-se escrituras, plantas e projetos relativos aos edifcios, terrenos, residncias e salas. Sugere-se abrir uma pasta para cada bem imvel, sempre que tal procedimento se justificar. 041.01 Fornecimento e manuteno de servios bsicos Quanto instalao, conservao e reparo de rdio, telex, telefone e fac-smile, ver 072.1, 073.1 e 074.1, respectivamente. 041.011 gua e esgoto 041.012 Gs 041.013 Luz e fora 041.02 Comisso Interna de Conservao de Energia (CICE) 041.03 Condomnio 041.1 Aquisio 041.11 Compra 041.12 Cesso 041.13 Doao 041.14 Permuta 041.15 Locao; arrendamento; comodato 041.2 Alienao 125

041.3 041.4 041.5

041.21 Venda 041.22 Cesso 041.23 Doao 041.24 Permuta Desapropriao; reintegrao de posse; reivindicao de domnio e tombamento Obras 041.41 Reforma; recuperao; restaurao 041.42 Construo Servios de manuteno (inclusive licitaes) 041.51 Manuteno de elevadores 041.52 Manuteno de ar condicionado 041.53 Manuteno de subestaes e geradores 041.54 Limpeza; imunizao; desinfestao (inclusive para jardins e acervos documentais) 041.59 Outros servios de manuteno

042

043 044 049

050

VECULOS Sugere-se abrir uma pasta para cada veculo. 042.1 Aquisio (inclusive licitaes) 042.11 Compra (inclusive compra por importao) 042.12 Aluguel 042.13 Cesso; doao; permuta; transferncia 042.2 Cadastro; licenciamento; emplacamento; tombamento 042.3 Alienao (inclusive licitaes) 042.31 Venda (inclusive leilo) 042.32 Cesso; doao; permuta; transferncia 042.4 Abastecimento; limpeza; manuteno; reparo 042.5 Acidentes. Infraes. Multas 042.9 Outros assuntos referentes a veculos 042.91 Controle de uso de veculos 042.911 Requisio 042.912 Autorizao para uso fora do horrio de expediente 042.913 Estacionamento; garagem BENS SEMOVENTES Esta classificao poder ser ampliada de acordo com a necessidade. INVENTRIOS (INCLUSIVE O RELATRIO DE MOVIMENTAO DE BENS IMVEIS RMBI) OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A PATRIMNIO 049.1 Guarda e segurana 049.11 Servios de vigilncia 049.12 Seguros (inclusive de veculos) 049.13 Preveno de incndio Incluem-se documentos referentes ao treinamento de pessoal, instalao e manuteno de extintores e constituio de brigadas de incndio, bem como planos, projetos e relatrios. 049.14 Sinistro Incluem-se documentos referentes s vistorias, sindicncias e percias tcnicas relativas a arrombamento, desaparecimento, extravio, incndio e roubo. 049.15 Controle de portaria Incluem-se documentos referentes ao controle de entrada e sada de pessoas e materiais, permisso para entrada e permanncia fora do horrio de expediente, controle de entrega e devoluo de chaves e, livros de ocorrncias. Quanto ao controle de uso de veculos, ver 042.91 049.2 Mudanas 049.21 Para outros imveis 049.22 Dentro do mesmo imvel 049.3 Uso de dependncias Incluem-se documentos referentes utilizao de auditrio e demais dependncias do imvel, pelo rgo ou por terceiros. ORAMENTO E FINANAS Incluem-se normas, procedimentos, estudos e/ou decises de carter geral. 050.1 Auditoria 126

051

052

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056 057 059 060

061

062

ORAMENTO 051.1 Programao oramentria 051.11 Previso oramentria 051.12 Proposta oramentria 051.13 Quadro de Detalhamento de Despesa (QDD) Incluem-se documentos referentes s metas e destinao de recursos e receitas por fontes. 051.14 Crditos adicionais Incluem-se documentos referentes aos crditos suplementar, especial e extraordinrio. 051.2 Execuo oramentria 051.21 Descentralizao de recursos (distribuio oramentria) Incluem-se documentos referentes s transferncias, proviso, destaques, estornos e subvenes. 051.22 Acompanhamento de despesa mensal (pessoal/ dvida) 051.23 Plano operativo; cronograma de desembolso FINANAS 052.1 Programao financeira de desembolso 052.2 Execuo financeira Incluem-se documentos referentes s despesas correntes e de capital. 052.21 Receita Incluem-se documentos referentes aos crditos do tesouro nacional (cota, repasse e sub-repasse), taxas cobradas por servios, multas, emolumentos e outras rendas arrecadadas. 052.22 Despesa Incluem-se documentos referentes s despesas correntes e de capital, bem como adiantamentos, subvenes e suprimentos. FUNDOS ESPECIAIS ESTMULOS FINANCEIROS E CREDITCIOS Incluem-se documentos referentes aos subsdios, incentivos fiscais e investimentos. OPERAES BANCRIAS 055.01 Pagamentos em moeda estrangeira 055.1 Conta nica (inclusive assinaturas autorizadas e extratos de contas) 055.2 Outras contas: tipo b, c e d (inclusive assinaturas autorizadas e extratos de contas) BALANOS BALANCETES TOMADA DE CONTAS; PRESTAO DE CONTAS OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A ORAMENTO E FINANAS 059.1 Tributos (impostos e taxas) DOCUMENTAO E INFORMAO Incluem-se normas, regulamentaes e diretrizes. 060.1 Publicao de matrias no dirio oficial 060.2 Publicao de matrias nos boletins administrativo de pessoal e de servio 060.3 Publicao de matrias em outros peridicos PRODUO EDITORIAL (INCLUSIVE EDIES OU CO-EDIES DE PUBLICAES EM GERAL PRODUZIDAS PELO RGO) 061.1 Preparo e impresso Incluem-se documentos referentes composio, copidesque e reviso de textos. 061.2 Distribuio; promoo; divulgao Incluem-se documentos referentes doao, permuta e venda; Quanto permuta de documentao bibliogrfica, ver 062.13. DOCUMENTAO BIBLIOGRFICA (LIVROS, REVISTAS, FOLHETOS E AUDIOVISUAIS) 062.01 Normas e manuais Incluem-se estudos e textos referentes elaborao de metodologias e procedimentos tcnicos adotados para o tratamento da documentao bibliogrfica. 062.1 Aquisio (no Brasil e no exterior) 062.11 Compra (inclusive assinaturas de peridicos) 062.12 Doao 062.13 Permuta Quanto permuta da produo editorial do rgo, ver 061.2. 127

063

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075

Registro Incluem-se documentos referentes incorporao de livros e revistas ao acervo, sua baixa e inventrios. 062.3 Catalogao e classificao 062.4 Referncia e circulao Incluem-se documentos referentes s consultas, pesquisas bibliogrficas, bibliografias, emprstimos e intercmbio entre bibliotecas. SISTEMA DE ARQUIVOS E CONTROLE DE DOCUMENTOS 063.01 Normas e manuais Incluem-se estudos e textos referentes elaborao de metodologias e procedimentos tcnicos adotados para a implantao e o desenvolvimento do sistema de arquivo e controle de documentos. 063.1 Produo de documentos: levantamento, diagnstico e controle do fluxo 063.2 Protocolo: recepo, tramitao e expedio de documentos 063.3 Assistncia tcnica 063.4 Classificao e arquivamento (inclusive cdigo de classificao) 063.5 Poltica de acesso aos documentos 063.51 Emprstimos consultas 063.6 Destinao de documentos 063.61 Anlise; avaliao; seleo (inclusive tabelas de temporalidade) 063.62 Eliminao (inclusive termos de eliminao) 063.63 Transferncia; recolhimento (inclusive guias de transferncia e guias de recolhimento) DOCUMENTAO MUSEOLGICA Esta classificao poder ser subdividida quando houver necessidade. REPRODUO DE DOCUMENTOS Incluem-se documentos referentes reproduo de material arquivstico, bibliogrfico e museolgico; Quanto requisio de cpias eletrostticas, ver 032. 065.1 Microfilmagem 065.2 Disco tico CONSERVAO DE DOCUMENTOS Incluem-se documentos referentes conservao e higienizao de material arquivstico, bibliogrfico e museolgico; Quanto a desinfestao de documentos, classificar em 041.54. 066.1 Armazenamento; depsitos 066.2 Restaurao de documentos INFORMTICA 067.1 Planos e projetos 067.2 Programas e sistemas 067.21 Manuais tcnicos 067.22 Manuais do usurio 067.3 Assistncia tcnica OUTROS ASSUNTOS REFERENTES DOCUMENTAO E INFORMAO COMUNICAES SERVIO POSTAL 071.1 Servio de entrega expressa (Sedex) 071.11 Nacional 071.12 Internacional (Sistema Express Mail Service EMS) 071.2 Sistema integrado de malote do GDF 071.3 Entrega de correspondncia 071.9 Outros servios postais SERVIO DE RDIO 072.1 Instalao; conservao; reparo SERVIO DE TELEX 073.1 Instalao; conservao; reparos SERVIO TELEFNICO (INCLUSIVE AUTORIZAO PARA LIGAES INTERURBANAS). FAC-SMILE (FAX) 074.1 Instalao; transferncia; conservao; reparo 074.2 Listas telefnicas internas 074.3 Contas telefnicas SERVIOS DE TRANSMISSO DE DADOS, VOZ E IMAGEM 128

062.2

079 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A COMUNICAES 080 (vaga) 090 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES ADMINISTRAO GERAL 091 AES JUDICIAIS CLASSE 900 ASSUNTOS DIVERSOS 910 SOLENIDADES. COMEMORAES. HOMENAGENS Incluem-se documentos referentes aos discursos e palestras; Ordenar por evento, em ordem alfabtica ou cronolgica. 920 CONGRESSOS. CONFERNCIAS. SEMINRIOS. SIMPSIOS. ENCONTROS. CONVENES. CICLO DE PALESTRAS. MESAS REDONDAS Incluem-se documentos referentes tanto aos eventos promovidos pelo rgo, quanto participao e apresentao de trabalhos por tcnicos do rgo; Ordenar por evento, em ordem alfabtica ou cronolgica. 930 FEIRAS. SALES. EXPOSIES. MOSTRAS. CONCURSOS. FESTAS 940 VISITAS E VISITANTES Incluem-se documentos referentes s solicitaes de audincia, assistncia, orientao e assessoramento a visitantes. 950 (vaga) 960 (vaga) 970 (vaga) 980 (vaga) 990 ASSUNTOS TRANSITRIOS 991 CARTAS DE APRESENTAO E RECOMENDAO 992 COMUNICADOS E INFORMES Incluem-se documentos referentes s comunicaes de posse, afastamento de cargos e alteraes de endereos e telefones. 993 CONVITES DIVERSOS 994 FELICITAES. AGRADECIMENTOS. PSAMES. DESPEDIDAS 995 PROTESTOS. RENINDICAES. SUGESTES Quando se tratar de denncias, classificar no assunto respectivo. 996 ASSOCIAES: CULTURAIS, DE AMIGOS E DE SERVIDORES 997 PEDIDOS, OFERECIMENTOS E INFORMAES DIVERSAS

129

PRAZOS DE GUARDA CDIGO 000 001 002 ASSUNTO ADMINISTRAO GERAL MODERNIZAO. REFORMA ADMINISTRATIVA. Projetos, estudos, normas e similares. PLANOS E PROGRAMAS DE TRABALHO FASE CORRENTE 5 anos 5 anos FASE INTERMEDIRIA 9 anos 9 anos

DESTINAO FINAL

OBSERVAES

Guarda permanente Guarda permanente Guarda permanente Guarda permanente Guarda permanente Guarda permanente Eliminao Os originais dos atos publicados integraro os arquivos do Gabinete do Governador, cuja temporalidade ser definida quando da elaborao de tabela especfica para suas atividades-fim. opcional a alterao do suporte (microfilme ou disco tico) previamente ao recolhimento, para que o rgo permanea com cpias para consulta. opcional a alterao do suporte (microfilme ou disco tico) previamente ao recolhimento, para que o rgo permanea com cpias para consulta. So passveis de eliminao os relatrios cujas informaes encontram-se recapituladas em outros.

003

RELATRIOS DE ATIVIDADES ACORDOS. AJUSTES. CONTRATOS. CONVNIOS

5 anos Enquanto vigorar

9 anos

004

10 anos

005

JURISPRUDNCIA

10 anos

10 anos

010 010.1

ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO Normas, regulamentaes, diretrizes. Registro nos rgos competentes

5 anos Enquanto vigorar

5 anos

010.2

Regimentos. Regulamentos. Estatutos. Organogramas. Estruturas

5 anos

9 anos

Guarda permanente

010.3 011

Audincias. Despachos. Reunies. COMISSES TCNICAS. CONSELHOS. GRUPOS DE TRABALHO. JUNTAS. COMITS. Atos de criao, atas, relatrios

2 anos 4 anos 4 anos 130 5 anos 5 anos

Eliminao Eliminao Guarda permanente

PRAZOS DE GUARDA CDIGO

012 012.1 012.11 012.12 012.2 012.3 019 019.01 019.02

ASSUNTO
COMUNICAO SOCIAL Relao com a imprensa Credenciamento de jornalistas Entrevistas. Noticirios. Reportagens. Editoriais Divulgao interna Campanhas institucionais. Publicidade. OUTROS ASSUNTOS REFERENTES ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO. Informaes sobre o rgo Atos normativos PESSOAL Normas, regulamentaes, diretrizes. Legislao Estatutos, regulamentos, boletins administrativos, de pessoal e de servio. Carteira de identidade funcional e outras identificaes Obrigaes trabalhistas ou estatutrias. Relaes com a Administrao Pblica Federal, dos Estados e Municpios. Lei dos 2/3 RAIS.

FASE CORRENTE 1 ano Enquanto vigorar 2 anos 2 anos 4 anos

FASE INTERMEDIRIA

DESTINAO FINAL
Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Guarda permanente

OBSERVAES

10 anos

Esta classe ser desenvolvida pelo rgo de acordo com a necessidade, bem como a temporalidade e a destinao.

2 anos 2 anos

Eliminao Eliminao
Cpias de documentos j classificados cujos originais esto arquivados nos assuntos especficos.

020

5 anos

5 anos

Guarda permanente
opcional a alterao do suporte (microfilme ou disco tico) Guarda permanente previamente ao recolhimento, para que o rgo permanea com cpias para consulta.

020.1

10 anos

10 anos

020.2

Enquanto o servidor permanecer 5 anos 5 anos

Eliminao

020.3

Eliminao
Os documentos cujas informaes possam originar contenciosos administrativos ou judiciais sero classificados nos assuntos correspondentes ao seu contedo. Cujos prazos e destinao sero estabelecidos nesta Tabela.

020.31

Relaes com os Conselhos Profissionais

2 anos

Eliminao

131

PRAZOS DE GUARDA CDIGO

020.4

ASSUNTO
Sindicatos. Acordos. Dissdios.

FASE CORRENTE 5 anos

FASE INTERMEDIRIA 5 anos

DESTINAO FINAL
Guarda permanente

OBSERVAES

020.5

Assentamento Individual (pastas funcionais)

Enquanto o servidor permanecer

Eliminao

* O Prazo total de guarda dos documentos de 100 anos. Sero transferidos ao Arquivo Intermedirio aps a sada do servidor do rgo. opcional a alterao do suporte (microfilme ou disco tico) aps cumprido o prazo de 52 anos. Poder ser realizada amostragem dos documentos previamente alterao de suporte.

021 021.1 021.2

RECRUTAMENTO E SELEO Candidatos a cargo pblico: curriculum vitae e fichas de inscrio Exames de seleo Concurso Pblico (provas e ttulos), testes psicotcnicos e exames mdicos. Propostas, estudos, editais, exemplares nicos das provas, gabaritos, resultados e recursos.

4 anos 6 anos

Eliminao Eliminao opcional a seleo por amostragem das provas dos candidatos, segundo critrios estabelecidos pela Comisso Permanente de Avaliao.

6 anos

5 anos

Guarda permanente

022 022.1

022.11

APERFEIOAMENTO E TREINAMENTO Cursos Promovidos pela instituio Propostas, estudos, editais, programas, relatrios finais, exemplares nicos de exerccios, relao de participantes, avaliao e controle de expedio de certificados. Promovidos por outras instituies No Brasil No exterior

5 anos 5 anos 5 anos 5 anos 5 anos 132 5 anos

Eliminao Guarda permanente Eliminao Eliminao Eliminao

022.12 022.121 022.122

PRAZOS DE GUARDA CDIGO

022.2

ASSUNTO
Estgios Promovidos pela instituio Estudos, propostas, editais, programas, relatrios finais, exemplares nicos de exerccios, relao de participantes, avaliao e controle de expedio de certificados. Promovidos por outras instituies No Brasil No exterior Outros assuntos referentes a aperfeioamento e treinamento. QUADROS. TABELAS E POLTICAS DE PESSOAL Estudos e previso de pessoal Criao, classificao e remunerao de cargos e funes. Reestruturaes e alteraes salariais Estudos, planos, normas, projetos. Avaliao de desempenho, promoes, ascenso funcional, progresso funcional, enquadramento Movimentao de Pessoal Normas, procedimentos, estudos ou decises de carter geral. Admisso. Aproveitamento. Contratao. Nomeao. Readaptao. Reconduo. Reconduo. Reintegrao. Reverso. Demisso. Dispensa. Exonerao. Falecimento. Resciso contratual. Lotao. Remoo. Transferncia. Designao. Disponibilidade. Redistribuio. Substituio. Requisio de pessoal. Cesso.

FASE CORRENTE 5 anos 5 anos 5 anos 5 anos 5 anos

FASE INTERMEDIRIA

DESTINAO FINAL
Eliminao

OBSERVAES

022.21

5 anos

Guarda permanente Eliminao Eliminao Eliminao Esta classe ser desenvolvida pelo rgo de acordo com a necessidade, bem como a temporalidade e a destinao.

022.22 022.221 022.222 022.9 023 023.01 023.02

5 anos 5 anos 5 anos 5 anos 5 anos

5 anos 5 anos 5 anos 47 anos 5 anos

Guarda permanente Guarda permanente Guarda permanente Eliminao Guarda permanente

023.03

023.1

023.11 023.12 023.13 023.14 023.15

5 anos 5 anos 4 anos 5 anos 5 anos 133

47 anos 47 anos 5 anos 47 anos 47 anos

Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao

PRAZOS DE GUARDA CDIGO

024

ASSUNTO
DIREITOS, OBRIGAES E VANTAGENS

FASE CORRENTE

FASE INTERMEDIRIA

DESTINAO FINAL

OBSERVAES

024.1

Folhas de pagamento. Fichas financeiras

5 anos

95 anos

Eliminao

opcional a alterao do suporte (microfilme ou disco tico) eliminando-se os originais aps 5 anos de arquivamento na fase intermediria.

024.11 024.111

Salrios. Vencimentos. Proventos. Remunerao e Retribuies. Reposies

7 anos 7 anos

Eliminao Eliminao Para os casos especiais previstos no Regime Jurdico nico, o prazo total de guarda para os documentos referentes concesso de salrio famlia ser de 100 anos.

024.112

Salrio Famlia

5 anos

19 anos

Eliminao

Abono provisrio (proventos provisrios) 024.113 Abono de permanncia em servio Outros salrios, vencimentos, proventos, remuneraes e retribuies. Gratificaes (inclusive incorporao) De funo Jetons Cargos em comisso Natalinas (dcimo terceiro) Outras gratificaes Adicionais Tempo de servio Noturno Periculosidade Insalubridade

7 anos At a homologao da aposentadoria 7 anos 5 anos 7 anos 5 anos 7 anos 5 anos 5 anos 5 anos 5 anos 5 anos 47 anos 47 anos 47 anos 47 anos 47 anos 47 anos 47 anos

Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao

024.119 024.12 024.121 024.122 024.123 024.124 024.129 024.13 024.131 024.132 024.133 024.134

134

PRAZOS DE GUARDA CDIGO

024.135 024.136 024.137 024.139 024.14 024.141 024.142 024.143 024.144 024.149 024.15 024.151 024.152 024.153 024.154 024.155 024.156 024.2

ASSUNTO
Atividades penosas Servios extraordinrios Frias. Adicional de 1/3. Abono pecunirio Outros adicionais Descontos. Consignaes Contribuio sindical do servidor Contribuio para o Plano de Seguridade Social (INSS) Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) Penses alimentcias Outros descontos e consignaes Encargos patronais. Recolhimentos PASEP. PIS FGTS Contribuio sindical do empregador Contribuio para o Plano de Seguridade Social (INSS) Salrio maternidade Imposto de Renda Frias. Licenas Acidente em servio, adotante, afastamento de cnjuge, atividade poltica, capacitao profissional, desempenho de mandato classista, doena em pessoa da famlia, gestante, paternidade, prmio por assiduidade, servio militar, tratamento de interesses particulares, tratamento de sade. Afastamentos Estudos, misso no exterior, para exercer mandato eletivo, para exercer cargo em comisso ou funo em outro rgo ou entidade, para depor, para servir como jurado, suspenso de contrato de trabalho (CLT) Reembolso de despesas

FASE CORRENTE 5 anos 5 anos 7 anos 5 anos 7 anos 5 anos 7 anos 5 anos 7 anos At a aprovao das contas 5 anos 7 anos 5 anos 7 anos 7 anos 7 anos

FASE INTERMEDIRIA 47 anos 47 anos 47 anos

DESTINAO FINAL
Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao

OBSERVAES

47 anos 95 anos

Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao

5 anos 30 anos 95 anos

024.3

5 anos

47 anos

Eliminao

024.4

5 anos

47 anos

Eliminao

024.5

135

PRAZOS DE GUARDA CDIGO

024.51 024.52 024.59 024.9

ASSUNTO
Mudana de domiclio de servidores Locomoo Outros reembolsos Outros direitos, obrigaes e vantagens. Concesso para ausentar-se do servio Alistamento eleitoral, casamento, doao de sangue, falecimento de familiares, horrio especial para servidor estudante, horrio especial para servidor portador de deficincia.

FASE CORRENTE At a aprovao das contas At a aprovao das contas At a aprovao das contas

FASE INTERMEDIRIA 5 anos 5 anos 5 anos

DESTINAO FINAL
Eliminao Eliminao Eliminao

OBSERVAES

024.91

5 anos

47 anos

Eliminao

024.92 025 025.1 025.11 025.12 026 026.1 026.11 026.12 026.13 026.131

Auxlios Alimentao/refeio, assistncia prAt a aprovao escolar/creche, fardamento/uniforme, moradia, valedas contas transporte. APURAO DE RESPONSABILIDADE E AO DISCIPLINAR Denncias. Sindicncias. Inquritos. Processos disciplinares 5 anos Penalidades disciplinares 5 anos ASSISTNCIA E SEGURIDADE SOCIAL Benefcios Seguros Auxlios Acidente, doena, funeral, natalidade, recluso. Aposentadoria Contagem e averbao de tempo de servio Penses Vitalcia Temporria e provisria At a aprovao das contas At a aprovao das contas 5 anos At a homologao da aposentadoria 5 anos Enquanto vigorar 136

5 anos

Eliminao

95 anos 95 anos

Guarda permanente Guarda permanente

5 anos 5 anos 95 anos

Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao

026.132

95 anos 5 anos

Eliminao Eliminao

PRAZOS DE GUARDA CDIGO

026.19 026.191 Outros benefcios Adiantamento e emprstimos a servidores Assistncia sade 026.192 Pronturios mdicos 026.193 026.194 026.195 026.2 026.21 026.22 026.23 029 029.1 029.11 Aquisio de imveis Ocupao de prprios da Unio e GDF Transporte para servidores Higiene e segurana do trabalho Preveno de acidentes de trabalho CIPA Refeitrios. Cantinas. Copas. Inspees peridicas de sade OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A PESSOAL Horrio de expediente. Controle de freqncia Livros, cartes, folhas de ponto, abono de faltas, horas extras, escala de planto e ponto facultativo. 5 anos At a quitao da dvida Enquanto permanece a ocupao 2 anos 2 anos 5 anos 2 anos 5 anos 2 anos 5 anos 47 anos 95 anos 5 anos 5 anos At a quitao da dvida At a aprovao das contas 5 anos 5 anos

ASSUNTO

FASE CORRENTE

FASE INTERMEDIRIA

DESTINAO FINAL

OBSERVAES

Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao opcional a alterao do suporte (microfilme ou disco tico) eliminando-se os originais aps 5 anos na fase intermediria. Os relatrios tcnicos de viagem estaro classificados no assunto correspondente ao seu contedo, cujos prazos e destinao esto estabelecidos nesta Tabela. Os relatrios tcnicos de viagem estaro classificados no assunto correspondente ao seu contedo, cujos prazos e destinao esto estabelecidos nesta Tabela. Os pronturios podem ser entregues ao servidor aps a aposentadoria.

47 anos

029.2

Misses fora da sede. Viagens a servio.

029.21

No pas Ajuda de custo, diria (hospedagem), passagens (inclusive hospedagem), prestao de contas, relatrios de viagem.

At a aprovao das contas

5 anos

Eliminao

137

PRAZOS DE GUARDA CDIGO

029.22 No exterior

ASSUNTO

FASE CORRENTE

FASE INTERMEDIRIA

DESTINAO FINAL

OBSERVAES

029.221

Sem nus para a instituio

7 anos

Eliminao

Os relatrios tcnicos de viagem estaro classificados no assunto correspondente ao seu contedo, cujos prazos e destinao esto estabelecidos nesta Tabela. Os relatrios tcnicos de viagem estaro classificados no assunto correspondente ao seu contedo, cujos prazos e destinao esto estabelecidos nesta Tabela.

029.222

Com nus para instituio Autorizao de afastamento, diria (inclusive compra de moeda estrangeira), lista de participantes, passagens, passaporte, prestao de contas, reserva de hotel, relatrio de viagem. Incentivos funcionais Prmios Concesso de medalhas, diplomas de honra ao mrito, elogios.

At a aprovao das contas

5 anos

Eliminao

029.3 029.31

5 anos

5 anos

Guarda permanente Quanto aos documentos referentes aos ordenadores de despesas utilizar o prazo dos documentos financeiros (at o julgamento das contas + 5 anos e eliminao). * O Prazo total de guarda dos documentos de 52 anos. Sero transferidos ao Arquivo Intermedirio aps a sada do profissional do rgo.

029.4

Delegao de competncia. Procurao

Enquanto vigorar

5 anos

Eliminao

029.5

Servios profissionais transitrios. Autnomos: autnomos e colaboradores

At a aprovao das contas At o trnsito em julgado 5 anos 5 anos 2 anos 138

Eliminao

029.6 029.7 030 030.1

Aes trabalhistas. Reclamaes trabalhistas. Movimentos reivindicatrios: greves, paralisaes. MATERIAL Normas, regulamentaes, diretrizes. Cadastro de fornecedores

5 anos 5 anos 5 anos

Guarda permanente Guarda permanente Guarda permanente Eliminao

PRAZOS DE GUARDA CDIGO ASSUNTO

ESPECIFICAO. PADRONIZAO. CODIFICAO. PREVISO. CATLOGO. IDENTIFICAO. CLASSIFICAO. REQUISIO E CONTROLE DE SERVIOS REPROGRFICOS. AQUISIO Material permanente Compra Aluguel. Comodato. Lising. At a aprovao das contas At a aprovao das contas 5 anos 5 anos FASE CORRENTE 2 anos Enquanto vigorar FASE INTERMEDIRIA

DESTINAO FINAL
Eliminao Eliminao

OBSERVAES

031 032 033 033.1 033.11 033.12

Os documentos referentes a material no adquirido dever ser eliminado aps 1 ano. Eliminao Eliminao Para transaes que envolvam pagamento de despesas pendentes utilizar prazos para documentos financeiros (at aprovao das contas + 5 anos e Eliminao) Para transaes que envolvam pagamento de despesas pendentes utilizar prazos para documentos financeiros (at aprovao das contas + 5 anos e Eliminao) Os documentos referente a material no adquirido devero ser eliminados aps 1 ano. At a aprovao das contas 4 anos At a aprovao das contas 1 ano 139 5 anos 5 anos 5 anos Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao

Emprstimo. Cesso.

Enquanto vigorar

5 anos

Eliminao

033.13

Doao. Permuta

4 anos

5 anos

Eliminao

033.2 033.21 033.22 033.23 034

Material de consumo Compra Cesso. Doao. Permuta. Impresso de formulrios. REQUISIO. DISTRIBUIO E/OU MOVIMENTAO DE MATERIAL.

PRAZOS DE GUARDA CDIGO ASSUNTO

Controle de estoque Material permanente. Material de consumo. Extravio. Roubo. Desaparecimento. Transporte de material Autorizao de sada de material Recolhimento de material ao depsito. ALIENAO Venda FASE CORRENTE 2 anos Aps concluso do caso 2 anos 1 ano 2 anos At a aprovao das contas 5 anos FASE INTERMEDIRIA

DESTINAO FINAL
Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao

OBSERVAES

034.1 034.2 034.3 034.4 034.5 035 035.1

5 anos

Eliminao Para transaes que envolvam pagamento de despesas pendentes, utilizar prazos para documentos financeiros (at a aprovao das contas + 5 anos e eliminao).

035.2

Cesso. Doao. Permuta.

4 anos

5 anos

Eliminao

036 036.1 036.2 037

CONSERVAO E RECUPERAO Requisio e contratao de servios Servios executados na oficina do rgo INVENTRIO Material permanente Inventrio, tombamento (livro de registro de bens), criao de comisses. Relatrio de movimentao de bens mveis (RMBM) e baixa Termos de responsabilidade At a aprovao das contas 1 ano At a aprovao das contas At a aprovao das contas At a alienao At a aprovao das contas 5 anos Eliminao Eliminao

5 anos 5 anos 5 anos 5 anos

Guarda permanente Eliminao Eliminao Eliminao Esta classe ser desenvolvida pelo rgo de acordo com a necessidade, bem como a temporalidade e a destinao.

037.1

037.2

Material de consumo

039

OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A MATERIAL 140

PRAZOS DE GUARDA CDIGO ASSUNTO

PATRIMNIO Normas, regulamentos, diretrizes. FASE CORRENTE 5 anos FASE INTERMEDIRIA 5 anos

DESTINAO FINAL
Guarda permanente

OBSERVAES

040

041

BENS IMVEIS Projetos, plantas e escrituras.

3 anos

5 anos

opcional a alterao do suporte (microfilme ou disco tico) Guarda permanente previamente ao recolhimento, para que o rgo permanea com cpias para consulta. Os documentos que no envolvem pagamentos sero eliminados aps 1 ano.

041.01

Fornecimento e manuteno de servios bsicos At a aprovao das contas At a aprovao das contas At a aprovao das contas 2 anos 3 anos At a aprovao das contas At a aprovao das contas 5 anos 5 anos

041.011 041.012 041.013 041.02

gua e esgoto Gs Luz e fora CICE Comisso Interna de Conservao de Energia Criao, designao, propostas de reduo de gastos com energia, relatrios e atas. Condomnio Aquisio Compra

5 anos 5 anos 5 anos

Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Guarda permanente Eliminao

041.03 041.1

5 anos

Guarda permanente opcional a alterao do suporte (microfilme ou disco tico) Guarda permanente previamente ao recolhimento, para que o rgo permanea com cpias para consulta.

041.11 Projetos, plantas e escrituras At a aprovao das contas 5 anos

141

PRAZOS DE GUARDA CDIGO ASSUNTO

FASE CORRENTE FASE INTERMEDIRIA

DESTINAO FINAL

OBSERVAES

Cesso 041.12

4 anos

5 anos

Para transaes que envolvam pagamento de despesas pendentes, utilizar prazos para Guarda permanente documentos financeiros (at a aprovao das contas + 5 anos e guarda permanente). opcional a alterao do suporte (microfilme ou disco tico) Guarda permanente previamente ao recolhimento, para que o rgo permanea com cpias para consulta. Para transaes que envolvam pagamento de despesas pendentes, utilizar prazos para Guarda permanente documentos financeiros (at a aprovao das contas + 5 anos e guarda permanente). opcional a alterao do suporte (microfilme ou disco tico) Guarda permanente previamente ao recolhimento, para que o rgo permanea com cpias para consulta Para transaes que envolvam pagamento de despesas pendentes, utilizar prazos para Guarda permanente documentos financeiros (at a aprovao das contas + 5 anos e guarda permanente). opcional a alterao do suporte (microfilme ou disco tico) Guarda permanente previamente ao recolhimento, para que o rgo permanea com cpias para consulta Eliminao

Projetos, plantas e escrituras

4 anos

5 anos

Doao 041.13

4 anos

5 anos

Projetos, plantas e escrituras

4 anos

5 anos

Permuta 041.14

4 anos

5 anos

Projetos, plantas e escrituras

4 anos

5 anos

041.15

Locao. Arrendamento. Comodato.

At a aprovao 5 anos das contas 142

PRAZOS DE GUARDA CDIGO

041.2 041.21 Alienao Venda At a aprovao das contas 5 anos

ASSUNTO

FASE CORRENTE

FASE INTERMEDIRIA

DESTINAO FINAL

OBSERVAES

Guarda permanente Para transaes que envolvam pagamento de despesas pendentes, utilizar prazos para Guarda permanente documentos financeiros (at a aprovao das contas + 5 anos e guarda permanente). Para transaes que envolvam pagamento de despesas pendentes, utilizar prazos para Guarda permanente documentos financeiros (at a aprovao das contas + 5 anos e guarda permanente). Para transaes que envolvam pagamento de despesas pendentes, utilizar prazos para Guarda permanente documentos financeiros (at a aprovao das contas + 5 anos e guarda permanente). Guarda permanente opcional a alterao do suporte (microfilme ou disco tico) Guarda permanente previamente ao recolhimento, para que o rgo permanea com cpias para consulta. Guarda permanente Guarda permanente Os documentos que no envolvem pagamentos sero eliminados aps 1 ano.

041.22

Cesso

4 anos

5 anos

041.23

Doao

4 anos

5 anos

041.24

Permuta

4 anos

5 anos

041.3

Desapropriao. Reintegrao de posse. Reivindicao de domnio. Tombamento. Obras Projetos, plantas e escrituras.

At a aprovao das contas

5 anos

041.4

3 anos

5 anos

041.41 041.42 041.5

Reforma. Recuperao. Restaurao. Construo Servios de manuteno (inclusive licitaes)

At a aprovao das contas At a aprovao das contas

5 anos 5 anos

143

PRAZOS DE GUARDA CDIGO

041.51 041.52 041.53 041.54

ASSUNTO
Manuteno de elevadores Manuteno de ar condicionado Manuteno de subestaes e geradores Limpeza. Imunizao. Desinfestao.

FASE CORRENTE At a aprovao das contas At a aprovao das contas At a aprovao das contas At a aprovao das contas

FASE INTERMEDIRIA 5 anos 5 anos 5 anos 5 anos

DESTINAO FINAL
Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao

OBSERVAES

041.59

Outros servios de manuteno

Esta classe ser desenvolvida pelo rgo de acordo com a necessidade, bem como a temporalidade e a destinao.

042 042.1 042.11 042.12

VECULOS Aquisio Compra Aluguel At a aprovao das contas At a aprovao das contas 5 anos 5 anos Eliminao Eliminao Para transaes que envolvam pagamentos de despesas pendentes, utilizar prazos para documentos financeiros (at a aprovao das contas + 5 anos e eliminao). Para veculos no adquiridos eliminar aps 1 ano.

042.13

Cesso. Doao. Permuta. Transferncia

4 anos

5 anos

Eliminao

042.2 042.3 042.31 042.32 042.4

Cadastro. Licenciamento. Emplacamento. Tombamento. ALIENAO (Inclusive licitaes) Venda (inclusive leilo) Cesso. Doao. Permuta. Transferncia Abastecimento. Limpeza. Manuteno. Reparo

At a alienao At a aprovao das contas 4 anos At a aprovao das contas 144

5 anos

Eliminao

5 anos 5 anos 5 anos

Eliminao Eliminao Eliminao

PRAZOS DE GUARDA CDIGO ASSUNTO

FASE CORRENTE FASE INTERMEDIRIA

DESTINAO FINAL

OBSERVAES
Para acidentes com vtimas o prazo total de guarda de 20 anos, devendo permanecer em fase corrente enquanto em aprovao.

042.5

Acidentes. Infraes. Multas

At a aprovao das contas

5 anos

Eliminao

042.9 042.91 042.911 042.912 042.913 043

Outros assuntos referentes a veculos Controle de veculos Requisio Autorizao para uso fora do horrio de expediente Estacionamento. Garagem BENS SEMOVENTES

2 anos 2 anos 2 anos 2 anos

Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao A temporalidade e a destinao sero estabelecidas pelo rgo de acordo com a necessidade.

044 049 049.1 049.11 049.12 049.13 049.14 049.15 049.2 049.21

INVENTRIO

At a aprovao das contas

5 anos

Guarda permanente

OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A PATRIMNIO Guarda e segurana Servios e vigilncia Seguros (inclusive de veculos) Preveno de incndios Inspees peridicas e treinamento Planos, projetos e relatrios Sinistro Controle de portaria Mudanas Para outros imveis 2 anos At a aprovao das contas At a aprovao das contas 2 anos 4 anos At a concluso da apurao 2 anos At a aprovao das contas 145 5 anos 5 anos 5 anos 5 anos Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Guarda permanente Eliminao Eliminao 5 anos Eliminao Os documentos que no envolvem pagamentos sero eliminados aps 1 ano.

PRAZOS DE GUARDA CDIGO ASSUNTO

FASE CORRENTE At a aprovao das contas 2 anos 5 anos At a aprovao das contas 5 anos 5 anos FASE INTERMEDIRIA 5 anos

DESTINAO FINAL
Eliminao Eliminao Guarda permanente Guarda permanente

OBSERVAES
Os documentos que no envolvam pagamentos sero eliminados aps 1 ano.

049.22 049.3 050 050.1 051 051.1 051.11 051.12 051.13 051.14 051.2 051.21 051.22 051.23 052 052.1 052.2 052.21 052.22 053

Dentro do mesmo imvel Uso de dependncias ORAMENTO E FINANAS Normas, regulamentaes, diretrizes. Auditoria ORAMENTO Programao oramentria Previso oramentria Proposta oramentria Quadro de Detalhamento de Despesas QDD Crditos adicionais Crdito suplementar. Crdito Especial. Crdito Extraordinrio Execuo oramentria Descentralizao de recursos (distribuio oramentria) Acompanhamento de despesa mensal (pessoal/dvida) Plano Operativo. Cronograma de desembolso FINANAS Programao financeira de desembolso Execuo financeira Receita Despesas FUNDOS ESPECIAIS

2 anos 5 anos 2 anos 5 anos

5 anos

Eliminao Guarda permanente Eliminao Guarda permanente

5 anos

At a aprovao das contas At a aprovao das contas At a aprovao das contas At a aprovao das contas At a aprovao das contas At a aprovao das contas At a aprovao das contas 146

5 anos 5 anos 5 anos

Eliminao Eliminao Eliminao

5 anos

Eliminao

5 anos 5 anos 5 anos

Eliminao Eliminao Eliminao

PRAZOS DE GUARDA CDIGO

054 055 055.01 055.1 055.2 056 057 059 059.1 060 060.1 060.2 060.3 061 061.1

ASSUNTO
ESTMULOS FINANCEIROS E CREDITCIOS OPERAES BANCRIAS

FASE CORRENTE At a aprovao das contas

FASE INTERMEDIRIA 5 anos

DESTINAO FINAL
Guarda permanente

OBSERVAES

At a aprovao das contas At a aprovao Conta nica das contas At a aprovao Outras contas: Tipo B, C e D das contas At a aprovao BALANOS. BALANCETES. das contas TOMADAS DE CONTAS, PRESTAES DE At a aprovao CONTAS. das contas OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A ORAMENTOS E FINANAS At a aprovao Tributos (impostos e taxas) das contas DOCUMENTAO E INFORMAO 5 anos Normas, regulamentaes, diretrizes At a aprovao Publicao de matrias no Dirio Oficial das contas Publicao de matrias nos boletins Administrativo, 1 ano de Pessoal e de Servio At a aprovao Publicao de matrias em outros peridicos das contas PRODUO EDITORIAL Pagamento em moeda estrangeira Preparo e impresso At a aprovao das contas

5 anos 5 anos 5 anos 5 anos 5 anos

Eliminao Eliminao Eliminao Guarda permanente Guarda permanente

5 anos 5 anos 5 anos

Eliminao Guarda permanente Eliminao Eliminao

5 anos

Eliminao

5 anos

Eliminao

061.2

Distribuio. Promoo. Divulgao.

At a aprovao das contas

5 anos

Eliminao

Documentos que no envolvem pagamentos sero eliminados aps 5 anos de arquivamento na fase corrente. Documentos que no envolvem pagamentos sero eliminados aps 5 anos de arquivamento na fase corrente.

147

PRAZOS DE GUARDA CDIGO

062 062.01 062.1

FASE FASE FINAL CORRENTE INTERMEDIRIA DOCUMENTAO BIBLIOGRFICA (Livros, revistas, folhetos e audiovisuais) Normas e manuais 5 anos 5 anos Guarda permanente Aquisio At a aprovao das contas

ASSUNTO

DESTINAO

OBSERVAES

Os documentos referentes a material bibliogrfico no adquiridos devero ser eliminados aps 1 ano. 5 anos Eliminao Para transaes que envolvam pagamentos de despesas pendentes, utilizar prazos para documentos financeiros (at a aprovao das contas + 5 anos e eliminao). Para transaes que envolvam pagamentos de despesas pendentes, utilizar prazos para documentos financeiros (at a aprovao das contas + 5 anos e eliminao).

062.11

Compra

062.12

Doao

4 anos

5 anos

Eliminao

062.13

Permuta

4 anos

5 anos

Eliminao

Registro 062.2 Inventrios 062.3 062.4 063 063.01 063.1 063.2 Catalogao e classificao Referncia e circulao

2 anos At a aprovao das contas 2 anos 2 anos 7 anos 5 anos

Eliminao Guarda permanente Eliminao Eliminao Guarda permanente Eliminao 5 anos Guarda permanente Eliminao

SISTEMA DE ARQUIVO E CONTROLE DE DOCUMENTOS Normas e manuais 5 anos Produo de documentos: levantamento, 2 anos diagnstico e controle de fluxo. Diagnsticos, relatrios, planos e projetos 5 anos Protocolo: recepo, tramitao e expedio de 2 anos documentos. 148

PRAZOS DE GUARDA CDIGO ASSUNTO

Assistncia tcnica (aos setores de arquivo) 063.3 Relatrios de acompanhamento Classificao e arquivamento 5 anos 2 anos 5 anos FASE CORRENTE 2 anos FASE INTERMEDIRIA

DESTINAO FINAL
Eliminao Guarda permanente Eliminao

OBSERVAES

063.4 Cdigo de classificao de documentos

Enquanto vigorar

Eliminao

* O Prazo total de guarda do documento de 100 anos, devendo o rgo permanecer com um exemplar por igual perodo. Um outro exemplar dever compor o conjunto documental NORMAS E MANUAIS da Subclasse 063.01, seguindo a temporalidade e a destinao prevista para esta classe.

063.5 063.51 063.6 063.61

Poltica de acesso aos documentos Emprstimos. Consultas Destinao de documentos Anlise. Avaliao. Seleo Eliminao

5 anos 2 a aps a devoluo 5 anos 5 anos

5 anos

Guarda permanente Eliminao

5 anos 5 anos

Guarda permanente Guarda permanente * O Prazo total de guarda do documento de 100 anos, devendo o rgo permanecer com um exemplar por igual perodo. Um outro exemplar dever compor o conjunto documental NORMAS E MANUAIS da Subclasse 063.01, seguindo a temporalidade e a destinao prevista para esta classe.

063.62

Tabela de Temporalidade

Enquanto vigorar

149

PRAZOS DE GUARDA CDIGO ASSUNTO

Transferncia. Recolhimento Guias de Transferncia Guias de Recolhimento DOCUMENTAO MUSEOLGICA REPRODUO DE DOCUMENTOS Microfilmagem Estudos, projetos e normas Disco tico Estudos, projetos e normas CONSERVAO DE DOCUMENTOS Armazenamento. Depsitos. Restaurao de documentos INFORMTICA Planos e projetos Programas e sistemas Manuais tcnicos (exemplares nicos) Manuais do usurio (exemplares nicos) Assistncia tcnica FASE CORRENTE 3 anos 5 anos 2 anos FASE INTERMEDIRIA 95 anos

DESTINAO FINAL
Eliminao Eliminao Eliminao

OBSERVAES

063.63

064 065 065.1 065.2 066 066.1 066.2 067 067.1 067.2 067.21 067.22 067.3 069

A temporalidade e a destinao sero estabelecidas de acordo com a necessidade do rgo. 5 anos 5 anos 5 anos 5 anos 2 anos At a aprovao das contas 5 anos 5 anos 5 anos 5 anos 5 anos 5 anos Eliminao Guarda permanente Eliminao Guarda permanente Eliminao Eliminao Para documentos que no envolvam pagamentos, eliminar aps 2 anos.

5 anos 5 anos

5 anos 5 anos 5 anos 5 anos 5 anos

Guarda permanente Guarda permanente Guarda permanente Guarda permanente Guarda permanente Esta classe ser desenvolvida pelo rgo de acordo com a necessidade, bem como a temporalidade e destinao. Guarda permanente

OUTROS DOCUMENTOS REFERENTES DOCUMENTAO E INFORMAO COMUNICAES Normas, regulamentaes, diretrizes SERVIO POSTAL SEDEX Nacional

070 071 071.1 071.11

5 anos

5 anos

At a aprovao das contas 150

5 anos

Eliminao

PRAZOS DE GUARDA CDIGO

071.12 071.2 071.3 071.9 072 072.1 073 073.1 074 074.1 074.2 074.3 075 Internacional Sistema Integrado de Malotes do GDF Entrega de correspondncia Outros servios postais SERVIO DE RDIO Instalao. Conservao. Reparo. SERVIO DE TELEX Instalao. Conservao. Reparo. SERVIO TELEFNICO. FAC-SIMILE (FAX) Instalao. Transferncia. Conservao. Reparos. Lista telefnica interna Contas telefnicas SERVIOS DE TRANSMISSO DE DADOS, VOZ E IMAGEM

ASSUNTO

FASE CORRENTE At a aprovao das contas At a aprovao das contas 2 anos At a aprovao das contas At a aprovao das contas At a aprovao das contas At a aprovao das contas At a aprovao das contas 2 anos At a aprovao das contas Enquanto vigorar At a aprovao das contas At a aprovao das contas

FASE INTERMEDIRIA 5 anos 5 anos

DESTINAO FINAL
Eliminao Eliminao Eliminao

OBSERVAES

5 anos 5 anos 5 anos 5 anos 5 anos

Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao

5 anos

Eliminao Eliminao

5 anos 5 anos

Eliminao Eliminao Esta classe ser desenvolvida pelo rgo de acordo com a necessidade, bem como a temporalidade e destinao.

079 090 091

OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A COMUNICAES OUTROS ASSUNTOS REFERENTES ADMINISTRAO GERAL Aes judiciais 5 anos 151 95 anos Guarda Permanente

PRAZOS DE GUARDA CDIGO

900 910

ASSUNTO
ASSUNTOS DIVERSOS SOLENIDADES, COMEMORAES, HOMENAGENS. CONGRESSOS, CONFERNCIAS, SEMINRIOS, SIMPSIOS, ENCONTROS, CONVENES, CICLOS DE PALESTRAS, MESAS REDONDAS. Planejamento, programao, discursos, palestras FEIRAS, SALES, EXPOSIES, MOSTRAS, FESTAS.

FASE CORRENTE

FASE INTERMEDIRIA

DESTINAO FINAL

OBSERVAES

1 ano

Eliminao

920

1 ano

Eliminao

5 anos 1 ano 5 anos 1 ano 5 anos 1 ano 1 ano 1 ano 1 ano 1 ano 1 ano 1 ano 1 ano

5 anos

Guarda permanente Eliminao

930

Planejamento, programao, discursos, palestras CONCURSOS Planejamento, normas, editais, habilitao dos candidatos, julgamento da banca, trabalhos. VISITAS E VISITANTES. ASSUNTOS TRANSITRIOS. Cartas de apresentao e de recomendao. Comunicao e informes. Convites diversos. Felicitaes, agradecimentos, agradecimentos, psames, despedidas. Protestos. Reivindicaes. Sugestes. Associaes: culturais, de amigos e de servidores. Pedidos. Oferecimentos e informaes diversas.

5 anos

Guarda permanente Eliminao

5 anos

Guarda permanente Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao

940 990 991 992 993 994 995 996 997

152

NDICE
Nota: O ndice um instrumento auxiliar a classificao, portanto a sua utilizao deve ser seguida da consulta ao Cdigo de classificao de Documentos de Arquivo, pois o mesmo possui informaes complementares capazes de ratificar, esclarecer e indicar procedimentos a serem adotados quando da classificao e do arquivamento dos documentos.

A
ABASTECIMENTO DE VECULOS ABONO DE FALTAS DE PERMANNCIA EM SERVIO PECUNIRIO (adicionais) PROVISRIO ACERVOS DOCUMENTAIS (servios de manuteno) ACESSO AOS DOCUMENTOS ACIDENTE(s) (auxlios) COM VECULOS DE TRABALHO (preveno) EM SERVIO (licenas) AO(ES) DISCIPLINAR JUDICIAIS TRABALHISTAS ACOMPANHAMENTO DE CNJUGE (licenas) DE DESPESA MENSAL (pessoa/dvida) ACORDOS ADMINISTRAO GERAL DE PESSOAL ACUMULAO DE CARGOS ILEGAL LEGAL ADIANTAMENTOS A SERVIDORES EXECUO FINANCEIRA (despesa) ADICIONAIS ABONO PECUNIRIO ATIVIDADES PENOSAS DE 1/3 FRIAS INSALUBRIDADE NOTURNO PERICULOSIDADE SERVIO EXTRAORDINRIO (horas extras) TEMPO DE SERVIO (anunios, binios e qinqnios) ADITAMENTOS (acordos, ajustes, contratos, convnios) ADMINISTRAO GERAL ADMISSO DE PESSOAL ADOTANTE (licenas) ADVERTNCIA (penalidades disciplinares) AFASTAMENTO(s) DO PAS PARA DEPOR PARA EXERCER MANDATO ELETIVO PARA SERVIR COMO JURADO POR SUSPENSO DE CONTRATO DE TRABALHO (CLT) PREVENTIVO (processos disciplinares) AGRADECIMENTOS GUA AJUDA DE CUSTOS PARA MISSES FORA DA SEDE PARA MUDANA DE DOMICLIO DE SERVIDORES 153 042.4 029.11 024.113 024.137 024.113 041.54 063.2 026.12 042.5 026.21 024.3 025 091 029.6 024.3 051.22 004 020.4 025.11 020.5 026.191 052.22 024.13 024.137 024.135 024.137 024.137 024.134 024.132 024.133 024.136 024.131 004 000 023.11 024.3 025.12 024.4 029.222 024.4 024.4 024.4 024.4 025.11 994 041.011 029.21 029.21 024.51

AJUSTES (administrao geral) ALIENAO DE BENS IMVEIS DE MATERIAL PERMANENTE E DE CONSUMO DE VECULOS ALIMENTAO (auxlios) ALISTAMENTO ELEITORAL (concesses) ALTERAES SALARIAIS ALUGUEL DE BENS IMVEIS (locao) DE MATERIAL PERMANENTE DE VECULOS ANLISE DE DOCUMENTOS ANUNIOS (adicionais) APARELHOS APERFEIOAMENTO DE PESSOAL APOSENTADORIA APROVEITAMENTO DE PESSOAL APURAO DE RESPONSABILIDADE AQUISIO DE BENS IMVEIS DOCUMENTAO BIBLIOGRFICA DE IMVEIS (benefcios) DE MATERIAL DE CONSUMO PERMANENTE DE VECULOS AR CONDICIONADO (manuteno) ARMAZENAMENTO DE DOCUMENTOS ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS ARRENDAMENTO DE BENS IMVEIS ARROMBAMENTO ASCENSO FUNCIONAL ASSENTAMENTOS INDIVIDUAIS ASSESSORAMENTO A VISITANTES ASSINATURA(s) AUTORIZADAS PARA CONTAS CORRENTES EM BANCOS PARA REQUISIO DE SERVIOS REPROGRFICOS DE PERIDICOS ASSISTNCIA A SADE (benefcios) PR-ESCOLAR (auxlios) SOCIAL TCNICA AOS ARQUIVOS EM INFORMTICA ASSOCIAES CULTURAIS DE AMIGOS DE SERVIDORES ASSUNTOS DIVERSOS TRANSITRIOS ATAS (comisses tcnicas, conselhos, grupos de trabalho, juntas, comits) ATIVIDADE(s) PENOSAS (adicionais) POLTICA (licenas) ATOS NORMATIVOS AUDINCIAS AUDITORIA AUDITRIO AUTNOMOS 154

004 041.2 035 042.3 024.92 024.91 023.03 041.15 033.12 042.12 063.61 024.131 033.1 022 026.13 023.11 025 041.1 062.1 026.193 033 033.2 033.1 042.1 041.52 066.1 063.4 041.15 049.14 023.03 020.5 940 055/055.2 032 062.11 026.192 026.92 026 063.3 067.3 996 996 996 900 990 011 024.135 024.3 019.02 010.3 050.1 049.3 029.5

AUTORIZAO DE AFASTAMENTO DO PAS DE SADA DE MATERIAL PARA LIGAES INTERURBANAS PARA USO DE VECULOS AUXLIOS ACIDENTE ALIMENTAO ASSISTNCIA PR-ESCOLAR CRECHE DOENA FARDAMENTO FUNERAL MORADIA NATALIDADE RECLUSO REFEIO UNIFORME VALE-TRANSPORTE AVALIAO DE DESEMPENHO DE DOCUMENTOS AVERBAO DE TEMPO DE SERVIO

029.222 034.4 074 042.91 24.92/026.12 026.12 026.92 024.92 024.92 026.12 024.92 026.12 024.92 026.12 026.12 024.92 024.92 024.92 023.03 063.61 026.131

B
BAIXA DE ACERVOS BIBLIOGRFICOS DE MATERIAL DE CONSUMO PERMANENTE BALANCETES BALANOS BANCAS EXAMINADORAS (constituio) BENEFCIOS BENS IMVEIS MVEIS SEMOVENTES BIBLIOGRAFIAS BINIOS (adicionais) BOLETINS ADMINISTRATIVOS DE PESSOAL DE SERVIO BOLSAS DE ESTGIO DE ESTUDO BRIGADAS DE INCNDIO 062.2 037 037.2 037.1 056 056 021.2 026.1 041 037 043 062.4 024.131 020.1 020.1 020.1 022.2 022.1 049.13

C
CADASTRO DE FORNECEDORES DE VECULOS CAMPANHAS INSTITUCIONAIS CANDIDATOS FUNO PBLICA CANTINAS (fornecimento de refeies) CARGO EM COMISSO CARTAS DE APRESENTAO DE RECOMENDAO CARTEIRA DE IDENTIDADE FUNCIONAL CARTES DE PONTO 155 030.1 042.2 012.3 021.1 026.22 024.123 991 991 020.2 029.11

CASAMENTO (concesses) CASSAO DE APOSENTADORIA (penalidades disciplinares) CATALOGAO DE DOCUMENTAO BIBLIOGRFICA CATLOGO DE MATERIAL CERTIFICADOS DE CURSOS CESSO DE BENS IMVEIS DE MATERIAL DE CONSUMO PERMANENTE DE PESSOAL DE VECULOS CICE COMISSO DE CONSERVAO DE ENERGIA CICLOS DE PALESTRAS CIPA COMISSO INTERNA DE PREVENO DE ACIDENTES CIRCULAO DE DOCUMENTAO BIBLIOGRFICA CIRCULARES (atos normativos) CLASSIFICAO DE CARGOS E FUNES DE DOCUMENTAO BIBLIOGRFICA DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO (protocolo) DE MATERIAL CDIGO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS CODIFICAO DE MATERIAL CO-EDIES COLABORADORES COMEMORAES COMISSO(ES) DE AVALIAO DE DOCUMENTOS DE SINDICNCIA (processos disciplinares) INTERNA DE CONSERVAO DE ENERGIA CICE INTERNA DE PREVENO DE ACIDENTES CIPA TCNICAS COMITS COMITIVAS (viagens ao exterior) COMODATO DE BENS IMVEIS DE MATERIAL PERMANENTE COMPRA DE BENS IMVEIS DE DOCUMENTAO BIBLIOGRFICA DE MATERIAL DE CONSUMO PERMANENTE DE MOEDA ESTRANGEIRA (dirias) DE VECULOS COMPROVAO DE ESTGIO COMUNICAO SOCIAL COMUNICAES COMUNICADOS DE AFASTAMENTO DE CARGOS DE ALTERAES DE ENDEREOS E TELEFONES DE POSSE CONCESSO(ES) DE DIPLOMAS DE HONRA AO MRITO (prmios) DE MEDALHAS (prmios) PARA AUSENTAR-SE DO SERVIO ALISTAMENTO ELEITORAL CASAMENTO DOAO DE SANGUE FALECIMENTO DE FAMILIARES HORRIO ESPECIAL PARA SERVIDOR ESTUDANTE CONCURSOS EVENTOS 156

024.91 025.12 062.3 031 022.11 041.12/041.22 033.22/035.2 033.13/035.2 023.15 042.13/042.32 041.02 920 026.21 062.4 019.02 023.02 062.3 063.4 031 063.4 031 061 029.5 910 011 063.61 025.11 041.02 026.21 011 011 029.222 041.15 033.12 041.11 062.11 033.21 033.11 029.222 042.11 022.21 012 070 992 992 992 029.31 029.31 024.91 024.91 024.91 024.91 024.91 024.91 930

 PBLICOS (exames de seleo) CONDOMNIO CONFERNCIAS CONGRESSOS CONSELHOS (ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO) PROFISSIONAIS CONSERTOS (material permanente) CONSERVAO DE DOCUMENTOS DE F AC-SMILE (fax) DE FAX DE MATERIAL PERMANENTE DE RDIO CONSIGNAES CONSTRUO CONSULTAS A DOCUMENTAO BIBLIOGRFICA AOS DOCUMENTOS CONTA(S) TELEFNICAS TIPO B TIPO C TIPO D NICA CONTAGEM DE TEMPO DE SERVIO CONTRATAO DE AUTNOMOS DE COLABORADORES DE PESSOAL DE SERVIOS (conservao e recuperao de material) CONTRATOS (administrao geral) CONTRIBUIO PARA O PLANO DE SEGURIDADE SOCIAL DO EMPREGADOR DO SERVIDOR SINDICAL DO EMPREGADOR DO SERVIDOR CONTROLE DE COMPROVAO DE ESTGIO DE DOCUMENTOS DE ENTRADA E SADA DE PESSOAS E MATERIAIS DE ENTREGA E DEVOLUO DE CHAVES DE ESTOQUE DE MATERIAL DE EXPEDIO DE CERTIFICADOS DE FREQNCIA DE PORTARIA DE SERVIOS REPROGRFICOS DE USO DE VECULOS DO FLUXO DE DOCUMENTOS CONVENES CONVNIOS (administrao) CONVITES DIVERSOS COPAS (fornecimento de refeies) COPIDESQUE COTA (execuo financeira/receita) CRACH CRECHE (auxlios) CREDENCIAL CREDENCIAMENTO DE JORNALISTAS CRDITO(S) ADICIONAIS DO TESOURO NACIONAL ESPECIAL 157

021.2 041.03 920 920 011 020.31 036 066 074.1 074.1 036 072.1 024.14 041.42 062.4 063.51 074.3 055.2 055.2 055.2 055.1 026.131 029.5 029.5 023.11 036.1 004 024.154 024.142 024.153 024.141 022.21 063.01 049.15 049.15 034.1 022.11 029.11 049.15 032 042.91 063.1 920 004 993 026.22 061.1 052.21 020.2 024.92 020.2 012.11 051.14 052.21 051.14

 EXTRAORDINRIO SUPLEMENTAR CRIAO DE CARGOS E FUNES CRONOGRAMA DE DESEMBOLSO CURRICULUM VITAE (recrutamento e seleo) CURSOS PROMOVIDOS PELA INSTITUIO PROMOVIDOS POR OUTRAS INSTITUIES NO BRASIL NO EXTERIOR

051.14 051.14 023.02 051.23 021.1 022.1 022.11 022.12 022.121 022.122 024.124 030 023.1 050 040 029.222 029.4 023.12 025.12 025.1 049.3 024.4 066.1 034.2 049.14 041.3 051.21 024.14 024.3 023.14 041.54 010.3 994 052.22 055.22 055.22 051.21 063.6 025.12 025.12 049.15 063.1 029.21/029.222 029.222 029.31 024 065.2 910 023.12 023.14 025.12 020.4 034 061.2 051.21

D
DCIMO TERCEIRO SALRIO DECISES DE CARTER GERAL SOBRE MATERIAL SOBRE MOVIMENTAO DE PESSOAL SOBRE ORAMENTO E FINANAS SOBRE PATRIMNIO DELEGAES (viagens ao exterior) DE COMPETNCIA DEMISSO DE PESSOAL PENALIDADES DISCIPLINARES DENNCIAS DEPENDNCIAS (uso) DEPOIMENTO (afastamento) DEPSITOS DE DOCUMENTOS DESAPARECIMENTO DE MATERIAL DE CONSUMO E PERMANENTE DE PATRIMNIO DESAPROPRIAO DE BENS IMVEIS DESCENTRALIZAO DE RECURSOS DESCONTOS DESEMPENHO DE MANDATO CLASSISTA (licenas) DESIGNAO DE PESSOAL DESINFESTAO (bens imveis, jardins e acervos documentais) DESPACHOS DESPEDIDAS DESPESA(S) CORRENTES DE CAPITAL DESTAQUES DE RECURSOS ORAMENTRIOS DESTINAO DE DOCUMENTOS DE CARGO EM COMISSO (penalidades disciplinares) DE FUNO COMISSIONADA (penalidades disciplinares) DEVOLUO DE CHAVES DIAGNSTICO DA PRODUO DOCUMENTAL DIRIAS HOSPEDAGEM COMPRA DE MOEDA ESTRANGEIRA DIPLOMAS DE HONRA AO MRITO (prmios) DIREITOS DE PESSOAL DISCO TICO DISCURSOS DISPENSA DE PESSOAL DISPONIBILIDADE DE PESSOAL PENALIDADES DISCIPLINARES DISSDIOS DISTRIBUIO DE MATERIAL DE CONSUMO E PERMANENTE DE PUBLICAES (do rgo) ORAMENTRIA DIVULGAO 158

 DE PUBLICAES (do rgo) INTERNA DOAO DE BENS IMVEIS DE DOCUMENTAO BIBLIOGRFICA DE MATERIAL DE CONSUMO PERMANENTE DE PUBLICAES (do rgo) DE SANGUE (concesses) DE VECULOS DOCUMENTAO BIBLIOGRFICA MUSEOLGICA DOENA (auxlios) EM PESSOA DA FAMLIA (licenas)

061.2 012.2 041.13/041.23 062.12 033.22/035.2 033.13/035.2 061.2 024.91 042.13/042.32 060 062 064 026.12 024.3 061 041 021.2 012.12 041.51 063.62 029.31 052.21 042.2 026.191 062.4 063.51 033.13 071.12 024.15 920 023.03 049.15 049.15 022.11 049.15 012.12 033.1 029.11 041.011 041 031 042.913 022.2 022.21 022.22 022.221 022.222 020.1 010.2 054 051.21 010.2 023.01 062.01 024.3 030

E
EDIES EDIFCIOS EDITAIS (exames de seleo) EDITORIAIS ELEVADORES ELIMINAO DE DOCUMENTOS ELOGIOS (prmios) EMOLUMENTOS (execuo financeira/receita) EMPLACAMENTO DE VECULOS EMPRSTIMOS A SERVIDORES DE DOCUMENTAO BIBLIOGRFICA DE DOCUMENTOS DE MATERIAL PERMANENTE EMS SISTEMA EXPRESS MAIL SERVICE ENCARGOS PATRONAIS ENCONTROS ENQUADRAMENTO DE PESSOAL ENTRADA E PERMANENCIA FORA DO HORRIO DE EXPEDIENTE E SADA DE PESSOAS E MATERIAIS ENTREGA DE CERTIFICADOS (cursos) DE CHAVES ENTREVISTAS EQUIPAMENTOS ESCALA DE PLANTO ESGOTO ESCRITURAS (bens imveis) ESPECIFICAO DE MATERIAL ESTACIONAMENTO ESTGIOS PROMOVIDOS PELA INSTITUIO PROMOVIDOS POR OUTRAS INSTITUIES NO BRASIL NO EXTERIOR ESTATUTOS DE PESSOAL DO RGO ESTMULOS FINANCEIROS E CRDITOS ESTORNOS DE RECURSOS ORAMENTRIOS ESTRUTURA DO RGO DE PESSOAL SOBRE DOCUMENTAO BIBLIOGRFICA SOBRE LICENAS SOBRE MATERIAL 159

 SOBRE MODERNIZAO E REFORMA ADMINISTRATIVA SOBRE MOVIMENTAO DE PESSOAL SOBRE ORAMENTO E FINANAS SOBRE PATRIMNIO SOBRE SISTEMA DE ARQUIVO E CONTROLE DE DOCUMENTOS EXAMES DE SELEO MDICOS EXECUO FINANCEIRA ORAMENTRIA EXERCCIOS (cursos) EXONERAO DE PESSOAL EXPEDIO DE DOCUMENTOS (protocolo) EXPOSIES EXTRATOS DE CONTAS EXTRAVIO DE MATERIAL DE CONSUMO E PERMANENTE DE PATRIMNIO

001 023.1 050 040 063.01 021.2 021.2 052.2 051.2 022.11 023.12 063.2 930 055.1/055.2 034.2 049.14 074 024.91 023.12 024.92 074 930 994 024.2 024.137 033.1 930 024.152 021.1 024.1 050/052 063.1 024.1 029.11 030.1 041.013 026.22 041.01 010 024.152 053 026.12 021.2 042.913 041.012 041.53 024.3 024.12 024.123 024.121 024.12 024.122

F
FAC-SMILE (fax) FALECIMENTO DE FAMILIARES (concesses) DE SERVIDORES FARDAMENTO (auxlios) FAX FEIRAS FELICITAES FRIAS ADICIONAL DE 1/3 FERRAMENTAS FESTAS FGTS FUNDO DE GARANTIA POR TEMPO DE SERVIO FICHAS DE INSCRIO (recrutamento e seleo) FINANCEIRAS FINANAS FLUXO DE DOCUMENTOS FOLHAS DE PAGAMENTO DE PONTO FORNECEDORES (cadastro) FORNECIMENTO DE ENERGIA ELTRICA DE REFEIES DE SERVIOS BSICOS FUNCIONAMENTO DO RGO FUNDO(S) DE GARANTIA POR TEMPO DE SERVIO FGTS ESPECIAIS FUNERAL (auxlios)

G
GABARITOS (exames de seleo) GARAGEM GS GERADORES GESTANTE (licenas) GRATIFICAES CARGOS EM COMISSO DE FUNO INCORPORAES JETONS 160

 NATALINA GREVES GRUPO DE TRABALHO GUARDA E SEGURANA (patrimnio) GUIAS DE RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOS DE TRANSFERNCIA DE DOCUMENTOS

024.124 029.7 011 049.1 063.63 063.63 026.2 066 910 029.1 049.15 024.91 029.11 024.136 029.21/029.222

H
HIGIENE DE TRABALHO HIGIENIZAO DE DOCUMENTOS HOMENAGENS HORRIOS DE EXPEDIENTE PERMISSO PARA ENTRADA E PERMANNCIA FORA DO TRABALHO ESPECIAL PARA SERVIDOR ESTUDANTE (concesses) HORAS EXTRAS CUMPRIMENTO PAGAMENTO HOSPEDAGEM (dirias)

I
IDENTIFICAO DE MATERIAL DE PESSOAL IMPORTAO DE MATERIAL PERMANENTE DE VECULOS IMPOSTO DE RENDA RECOLHIMENTOS RETIDO NA FONTE (descontos) IMPOSTOS (tributos) IMPRENSA IMPRESSO DE FORMULARIOS DE PUBLICAES (do rgo) IMUNIZAO (bens imveis, jardins e acervos documentais) INCNDIO PREVENO SINISTRO INCENTIVOS FISCAIS FUNCIONAIS INCORPORAES DE GRATIFICAO(ES) INFORMAO(ES) DIVERSAS (assuntos transitrios) SOBRE O RGO INFORMTICA INFORMES INFRAES INQURITOS ADMINISTRATIVOS INSALUBIDADE (adicionais) INSPEES PERIDICAS DE SADE INSS INSTITUTO NACIONAL DE SEGURIDADE SOCIAL INSTALAO DE EXTINTORES DE FAC-SIMILE (fax) DE FAX DE MATERIAL PERMANENTE DE SERVIO DE RDIO DE SERVIO TELEFNICO DE SERVIO DE TELEX INSTITUTO NACIONAL DE SEGURIDADE SOCIAL INSS INTERCMBIO ENTRE BIBLIOTECAS 161 031 020.2 033.11 042.11 024.156 024.143 059.1 012.1 033.23 061.1 041.54 049.13 049.14 054 029.3 024.12 060 997 019.01 067 992 042.5 025.1/025.11 024.134 026.23 024.142/024.154 049.13 074.1 074.1 036 072.1 074.1 073.1 024.142/024.154 062.4

INSTRUES (atos normativos) INSTRUMENTOS TCNICOS INVENTRIOS DE ACERVO BIBLIOGRFICO DE MATERIAL DE CONSUMO PERMANENTE INVESTIMENTOS

019.0 033.1 062.2 037 037.2 037.1 054 041.54 024.122 011 024.4 005 033.12 020.1 020.3 035.1 042.31 063.1 024.3 024.3 024.3 024.3 024.3 024.3 024.3 024.3 024.3 024.3 024.3 024.3 024.3 042.2 042.3 033 042.1 036.1 041.5 029.5 074 041.54 042.4 037 074.2 049.15 029.11 041.15 024.52 023.13 041.013 071.3 162

J
JARDINS (servios de manuteno) JETONS JUNTAS JURADO (afastamento) JURISPRUDNCIA

L
LEASING (material permanente) LEGISLAO (de pessoal) LEI DOS 2/3 LEILO DE MATERIAL PERMANENTE DE VECULOS LEVANTAMENTO DA PRODUO DOCUMENTAL LICENAS ACIDENTE EM SERVIO ACOMPANHAMENTO DE CNJUGE A DOTANTE ATIVIDADE POLTICA CAPACITAO PROFISSIONAL DESEMPENHO DE MANDATO CLASSISTA DOENA EM FAMLIA GESTANTE PATERNIDADE PRMIO POR ASSIDUIDADE SERVIO MILITAR TRATAMENTO DE INTERESSES PARTICULARES TRATAMENTO DE SADE LICENCIAMENTO DE VECULOS LICITAES ALIENAO DE VECULOS AQUISIO DE MATERIAL DE VECULOS REQUISIO E CONTRATAO DE SERVIOS (conservao e recuperao de material) SERVIO DE MANUTENO SERVIOS PROFISSIONAIS TRANSITRIOS AUTNOMOS E COLABORADORES LIGAES INTERUBANAS LIMPEZA DE BENS IMVEIS, JARDINS E ACERVOS DOCUMENTAIS DE VECULOS LISTAGENS (inventrio) LISTAS TELEFNICAS INTERNAS LIVROS DE OCORRNCIAS DE PONTO LOCAO DE BENS IMVEIS LOCAO (reembolso de despesas) LOTAO DE PESSOAL LUZ E FORA

M
MALA OFICIAL

MALOTE MANDATO ELETIVO (afastamento) MANUAIS DE DOCUMENTAO BIBLIOGRFICA DE SISTEMA DE ARQUIVOS E CONTROLE DE DOCUMENTOS DO USURIO (informtica) TCNICOS (informtica) MANUTENO DE AR CONDICIONADO DE ELEVADORES DE EXTINTORES DE MATERIAL PERMANENTE DE SERVIOS BSICOS DE SUBESTAO E GERADORES DE VECULOS MQUINAS Mtb MINISTRIO DO TRABALHO MATERIAL DE CONSUMO PERMANENTE MEDALHAS (prmios) MESAS REDONDAS MICROFILMAGEM MINISTRIO DO TRABALHO Mtb MISSES FORA DA SEDE NO EXTERIOR COM NUS SEM NUS NO PAS MOBILIRIO MODERNIZAO ADMINISTRATIVA MORADIA (auxlios) MOSTRAS MOVIMENTAO DE ALMOXARIFADO DE BENS IMVEIS DE BENS MVEIS DE MATERIAL DE CONSUMO E PERMANENTE DE PESSOAL MOVIMENTOS REIVINDICATRIOS MUDANA(S) DE DOMICLIO DE SERVIDORES (reembolso de despesas) DENTRO DO MESMO IMVEL (patrimnio) PARA OUTRO IMVEL (patrimnio) MULTAS EXECUO FINANCEIRA (receita) VECULOS

071.2 024.4 062.1 063.1 067.22 067.21 041.52 041.51 049.13 036 041.01 041.53 042.4 033.1 020.3 030 033.2 033.1 029.31 920 065.1 020.3 029.2 029.22 029.222 029.221 029.21 033.1 001 024.92 930 037 044 037 034 023.1/025.12 029.7 049.2 024.51 049.22 049.21 052.21 042.5 026.12 023.11 062.01 024.3 030 001 023.1 050 040 063.01 012.12 024.132

N
NATALIDADE (auxlios) NOMEAO DE PESSOAL NORMAS SOBRE DOCUMENTAO BIBLIOGRFICA SOBRE LICENAS SOBRE MATERIAL SOBRE MODERNIZAO E REFORMA ADMINISTRATIVA SOBRE MOVIMENTAO DE PESSOAL SOBRE ORAMENTO E FINANAS SOBRE PATRIMNIO SOBRE SISTEMA DE ARQUIVOS E CONTROLE DE DOCUMENTOS NOTICIRIO NOTURNO (adicionais)

O
163

OBRAS DE ARTE DE CONSTRUO DE REFORMA E/OU RECUPERAO OBRIGAES DE PESSOAL ESTATUTRIAS TRABALHISTAS OCUPAO DE PRPRIOS DA UNIO OFERECIMENTOS DIVERSOS (assuntos transitrios) OPERAES BANCRIAS ORDENS DE SERVIO (atos normativos) ORAMENTO ORGANIZAO DO RGO ORGANOGRAMAS DO RGO RGO (participao em) COLEGIADO DE DELIBERAO COLETIVA OUTROS(AS) ADICIONAIS BENEFCIOS DESCONTOS E CONSIGNAES DIREITOS,.OBRIGAES E VANTAGENS GRATIFICAES IDENTIFICAES REEMBOLSOS SALRIOS, VENCIMENTOS, PROVENTOS E REMUNERAES SERVIO DE MANUTENO SERVIOS POSTAIS OUTROS SERVIOS REFERENTES A DMINISTRAO GERAL APERFEIOAMENTO E TREINAMENTO COMUNICAES DOCUMENTAO E INFORMAO MATERIAL ORAMENTO E FINANAS ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO PATRIMNIO PESSOAL VECULOS

041.4 033.1 041.42 041.41 024 020.3 020.3 026.194 997 055 019.02 050/051 010 010.2 011 011 024.139 026.19 024.149 024.9 024.129 020.2 024.59 024.119 041.59 071.9 090 022.9 079 069 039 059 019 049 029 042.9 031 055.01 910 029.7 024.151 029.21/029.222 029.222 020.2 024.3 040 997 025.12 024.144 026.132 026.132 026.132 024.3 049.14 024.133 049.15

P
PADRONIZAO DE MATERIAL PAGAMENTOS EM MOEDA ESTRANGEIRA PALESTRAS PARALISAES PASEP PROGRAMA DE FORMAO DO PATRIMNIO DO SERVIDOR PBLICO PASSAGENS PASSAPORTE(S) DIPLOMTICO PATERNIDADE (licenas) PATRIMNIO PEDIDOS DIVERSOS (assuntos transitrios) PENALIDADES DISCIPLINARES PENSES ALIMENTCIAS PROVISRIA TEMPORRIA VITALCIA PERCIA(S) MDICA (licenas) TCNICAS (sinistro) PERICULOSIDADE (adicionais) PERMANNCIA FORA DO HORRIO DE EXPEDIENTE 164

PERMISSO PARA ENTRADA E PERMANNCIA FORA DO HORRIO DE EXPEDIENTE PERMUTA DE BENS IMVEIS DE DOCUMENTAO BIBLIOGRFICA DE MATERIAL DE PESSOAL DE PUBLICAES (do rgo) DE VECULOS PSAMES PESQUISAS BIBLIOGRFICAS PESSOAL PIS PROGRAMA DE INTEGRAO SOCIAL PLANEJAMENTO DE TRABALHO PLANO(S) DE INFORMTICA DE PREVENO DE INCNDIO DE SADE DE SEGURIDADE SOCIAL INSS DO EMPREGADOR INSS DO SERVIDOR DE TRABALHO OPERATIVO PLANTAS (bens imveis) POLTICA DE ACESSO AOS DOCUMENTOS DE PESSOAL PONTO FACULTATIVO PORTARIAS (atos normativos) PRMIO(S) INCENTIVOS FUNCIONAIS POR ASSIDUIDADE (licenas) PREPARO DE PUBLICAES (do rgo) PRESTAO(ES) DE CONTAS ACORDOS. AJUSTES. CONTRATOS. CONVNIOS AO TRIBUNAL DE CONTAS DE VIAGENS PREVENO DE ACIDENTES DE TRABALHO DE INCNDIO PREVISO DE MATERIAL DE PESSOAL ORAMENTRIA PROCEDIMENTOS SOBRE DOCUMENTAO BIBLIOGRFICA SOBRE LICENAS SOBRE MATERIAL SOBRE MOVIMENTAO DE PESSOAL SOBRE ORAMENTO E FINANAS SOBRE PATRIMNIO SOBRE SISTEMA DE ARQUIVOS E CONTROLE DE DOCUMENTOS PROCESSOS DISCIPLINARES PROCURAO PRODUO DE DOCUMENTOS EDITORIAL PROGRAMA(S) DE FORMAO DO PATRIMNIO DO SERVIDOR PBLICO PASEP DE INFORMTICA DE INTEGRAO SOCIAL PIS DE TRABALHO PROGRAMAO FINANCEIRA DE DESEMBOLSO 165

049.15 041.14/041.24 062.13 033.13/035.2 023.13 061.2 042.13/042.32 994 062.4 020 024.151 002 067.1 049.13 026.192 024.154 024.142 002 051.23 041 063.5 023 029.11 019.02 029.31 024.3 061.1 004 057 029.21/029.222 026.21 049.13 031 023.01 051.11 062 024.3 030 023.1 050 040 063.01 025.11 029.4 063.1 061 024.151 067.2 024.151 002 052.1

 ORAMENTRIA PROGRESSO FUNCIONAL PROJETOS ACORDOS. AJUSTES. CONTRATOS. CONVNIOS DE BENS IMVEIS DE INFORMTICA DE MODERNIZAO E REFORMA ADMINISTRATIVA DE PREVENO DE INCNDIO DE TRABALHO PROMOO(ES) DE PESSOAL DE PUBLICAES (do rgo) PRONTURIOS MDICOS PROPOSTAS ORAMENTRIAS PRPRIOS DA UNIO (ocupao) PROTESTOS PROTOCOLO PROVAS (exames de seleo) PROVENTO(S) PROVISRIO PROVISO DE RECURSOS ORAMENTRIOS PUBLICAO DE MATERIAIS EM OUTROS PERIDICOS NO DIRIO OFICIAL NOS BOLETINS ADMINISTRATIVOS, DE PESSOAL E DE SERVIO PUBLICAES (produo editorial do rgo) PUBLICIDADE

051.1 023.03 004 041 067.1 001 049.13 002 023.03 061.2 026.192 051.12 026.194 995 063.2 021.2 024.11 024.113 051.21 060.3 060.1 060.2 061 012.3 051.13 051.13 023 024.131 072 020.3 023.11 023.11 052.21 063.2 029.6 026.12 063.63 034.5 024.15 023.11 021 041.41 036 021.2 023.14 024.5 024.52 024.51 023.03 024.92 026.22 026.22 062.4 001

QDD QUADRO DE DETALHAMENTO DE DESPESA QUADRO DE DETALHAMENTO DE DESPESA QDD QUADRO DE PESSOAL QUINQNIOS (adicionais)

R
RDIO RAIS RELAO ANUAL DE INFORMAES SOCIAIS READAPTAO DE PESSOAL READMISSO DE PESSOAL RECEITA RECEPO DE DOCUMENTOS (protocolo) RECLAMAES TRABALHISTAS RECLUSO (auxlios) RECOLHIMENTO(S) DE DOCUMENTOS DE MATERIAL AO DEPSITO DO EMPREGADOR RECONDUO DE PESSOAL RECRUTAMENTO DE PESSOAL RECUPERAO DE BENS IMVEIS DE MATERIAL PERMANENTE RECURSOS (exames de seleo) REDISTRIBUIO DE PESSOAL REEMBOLSO DE DESPESAS LOCOMOO MUDANA DE DOMICLIO DE SERVIDORES REESTRUTURAES SALARIAIS REFEIO(ES) (auxlios) FORNECIMENTO REFEITRIOS REFERNCIA DE DOCUMENTAO BIBLIOGRFICA REFORMA ADMINISTRATIVA 166

 DE BENS IMVEIS REGIMENTOS DO RGO REGISTRO DE DOCUMENTAO BIBLIOGRFICA NOS RGOS COMPETENTES (organizao e funcionamento) REGULAMENTOS DE PESSOAL DO RGO REINTEGRAO DE PESSOAL DE POSSE REIVINDICAO(ES) DE DOMNIO RELAO ANUAL DE INFORMAES SOCIAIS RAIS RELAES DE PARTICIPANTES EM CURSOS EM ESTGIOS COM A IMPRENSA COM O MINISTRIO DO TRABALHO Mtb COM OS CONSELHOS PROFISSIONAIS RELATORIO(S) DE ATIVIDADES DE MOVIMENTAO DE ALMOXARIFADO RMA DE MOVIMENTAO DE BENS IMVEIS RMBI DE MOVIMENTAO DE BENS MVEIS RMB/RMBM DE VIAGENS TCNICOS REMOO DE PESSOAL REMUNERAO(ES) DE CARGO E FUNES RENDAS ARRECADADAS (execuo financeira/receita) REPARO DE FAC-SMILE (fax) DE FAX DE RDIO DE TELEFONE DE TELEX DE VECULOS REPASSE (execuo financeira/receita) REPORTAGENS REPOSIES DE SALRIO REPRODUO DE DOCUMENTOS DE FORMULRIOS REQUISIO DE MATERIAL DE CONSUMO E PERMANENTE DE PESSOAL DE SERVIOS PARA CONSERVAO E RECUPERAO DE MATERIAIS REPROGRFICOS DE VECULOS RESCISO CONTRATUAL RESERVAS DE HOTEL RESIDNCIAS RESOLUES (atos normativos) RESTAURAO DE DOCU MENTOS DE IMVEIS RESULTADOS (exames de seleo) REUNIES REVERSO DE PESSOAL REVISO DE TEXTO ROUBO 167

041.41 010.2 062.2 010.1 020.1 010.2 023.11 041.3 995 041.3 020.3 022.11 022.21 012.1 020.3 020.31 003 037 044 037 029.21/029.222 004/011 023.13 024.11 023.02 052.21 074.1 074.1 072.1 074.1 073.1 042.4 052.21 012.12 024.111 065 032 034 023.15 036.1 032 042.911 023.12 029.222 041 019.02 066.2 041.41 021.2 010.3 023.11 061.1

 DE MATERIAL DE CONSUMO E PERMANENTE DE PATRIMNIO

034.2 049.14 024.11 024.112 024.155 041 930 071.1 071.12 071.11 049.1 026.2 026 026.11 049.12 049.12 063.61 021 920 043 071.2 071.2 071.1 071.12 071.11 041.5 036 072 073 075 049.11 036.2 024.136 024.3 071 029.5 032 074 920 049.14 025.1 020.4 049.14 063.01 067.2 071.12 910 041.53 052.21 054 023.14 052.22 051.21 995 052.22

S
SALRIO(S) FAMLIA MATERNIDADE SALAS SALES (eventos) SEDEX SERVIO DE ENTREGA EXPRESSA INTERNACIONAL (Sistema Express Mail Service EMS) NACIONAL SEGURANA DE PATRIMNIO DO TRABALHO SEGURIDADE SOCIAL SEGUROS BENEFCIOS DE PATRIMNIO DE VECULOS SELEO DE DOCUMENTOS DE PESSOAL SEMINRIOS SEMOVENTES SERVIO INTEGRADO DE MALOTE GDF SERVIO(S) DE ENTREGA DE MALOTE DE ENTREGA EXPRESSA SEDEX INTERNACIONAL NACIONAL DE MANUTENO DE IMVEIS DE MATERIAL PERMANENTE DE RDIO DE TELEX DE TRANSMISSO DE DADOS, VOZ E IMAGEM DE VIGILNCIA EXECUTADOS EM OFICINAS DO RGO EXTRAORDINRIO MILITAR (licenas) POSTAL PROFISSIONAIS TRANSITRIOS REPROGRFICOS TELEFNICOS SIMPSIOS SINDICNCIAS DE PATRIMNIO DE PESSOAL SINDICATOS SINISTRO SISTEMA DE ARQUIVOS E CONTROLE DE DOCUMENTOS DE INFORMTICA EXPRESS MAIL SERVICE EMS SOLENIDADES SUBESTAES SUB-REPASSE (execuo financeira/receita) SUBSDIOS SUBSTITUIO DE PESSOAL SUBVENES EXECUO FINANCEIRA/DESPESA RECURSOS ORAMENTRIOS SUGESTES SUPRIMENTOS (execuo financeira/despesa) SUSPENSO 168

 DE CONTRATO DE TRABALHO (afastamento) PENALIDADES DISCIPLINARES

024.4 025.12

T
TABELAS DE PESSOAL DE TEMPORALIDADE TAXAS EXECUO FINANCEIRA (receita) TRIBUTOS TEMPO DE SERVIO ADICIONAIS CONTAGEM E AVERBAO TERMOS DE ELIMINAO DE RESPONSABILIDADE TERRENOS TESTES PSICOTCNICOS TOMADA DE CONTAS TOMBAMENTO DE BENS IMVEIS DE MATERIAL PERMANENTE DE VECULOS TRAMITAO DE DOCUMENTOS (protocolo) TRANSFERNCIA DE DOCUMENTOS DE PESSOAL DE RECURSOS ORAMENTRIOS DE TELEFONES DE VECULOS TRANSPORTE(S) DE MATERIAL DE CONSUMO E PERMANENTE PARA SERVIDORES TRATAMENTO DE INTERESSE PARTICULAR (licenas) DE SADE (licenas) TREINAMENTO DE PESSOAL PARA PREVENO DE INCNDIO TRIBUTOS 023 063.61 052.21 059.1 024.131 026.131 063.62 037 041 021.2 057 041.3 037 042.2 063.2 063.63 023.13 051.21 074.1 042.12/042.32 034.3 026.195 024.3 024.3 022 049.13 059.1 024.92 049.3 024.92 024 042 024.11 041.21 035.1 061.2 042.31 029.2 049.11 940 940 049.14

U
UNIFORMES (auxlios) USO DE DEPENDNCIAS

V
VALE-TRANSPORTE (auxlios) VANTAGENS DE PESSOAL VECULOS VENCIMENTOS VENDA DE BENS IMVEIS DE MATERIAL DE CONSUMO E PERMANENTE DE PUBLICAES (do rgo) DE VECULOS VIAGENS A SERVIO VIGILNCIA VISITANTES VISITAS VISTORIAS (sinistro)

169

DECRETO No 19.866, DE 7 DE DEZEMBRO DE 1998

Institui no mbito do Distrito Federal o Sistema Integrado de Controle de Processos SICOP, e d outras providncias.

O GOVERNADOR DO DISTRITO FEDERAL, no uso das atribuies que lhe confere o artigo 100, incisos VII, X e XXVI da Lei Orgnica do Distrito Federal, decreta: o Art. 1 Fica institudo no mbito do Distrito Federal o Sistema Integrado de Controle de Processos SICOP. Pargrafo nico. O Sistema de que trata o caput deste artigo tem por finalidade cadastrar e controlar as informaes dos processos protocolados junto aos rgos do Distrito Federal. o Art. 2 Compete ao Secretrio de Administrao do Distrito Federal editar os atos necessrios regulamentao do presente Decreto. o Art. 3 Este Decreto entra em vigor na data de sua publicao. o Art. 4 Revogam-se as disposies em contrrio. Braslia, 7 de Dezembro de 1998 o o 110 da Republica e 39 de Braslia CRISTOVAM BUARQUE DODF DE 08.12.1998

DECRETO No 20.940, DE 30 DE DEZEMBRO DE 1999

Aprova o Manual de Comunicao Oficial do Governo do Distrito Federal e d outras providncias.

O GOVERNADOR DO DISTRITO FEDERAL, no uso das atribuies que lhe confere o artigo 100, incisos VII, da Lei Orgnica do Distrito Federal: Considerando a necessidade de estabelecer entre rgos do Governo do Distrito Federal procedimentos uniformes das atividades relativas comunicao administrativa em seu mbito, decreta: o Art. 1 Fica aprovado o Manual de Comunicao Oficial do Governo do distrito Federal, na forma do anexo a este Decreto. o Art. 2 Caber Secretaria de Administrao acompanhar e orientar a implementao das normas o estabelecidas no Manual a que se refere o art. 1 deste Decreto. o Art. 3 Este Decreto entra em vigor na data de sua publicao. o Art. 4 Revogam-se as disposies em contrrio. Braslia, 30 de dezembro de 1999 o o 111 da Repblica e 40 de Braslia JOAQUIM DOMINGOS RORIZ DODF DE 31.12.1999

LEI N 2.545, DE 28 DE ABRIL DE 2000

Dispe sobre a proteo dos documentos de arquivos pblicos.

O GOVERNADOR DO DISTRITO FEDERAL, FAO SABER QUE A CMARA LEGISLATIVA DO DISTRITO FEDERAL DECRETA E EU SANCIONO A SEGUINTE LEI: o Art. 1 Incumbe ao Poder Pblico do Distrito Federal a gesto e a proteo dos documentos de arquivos pblicos, como instrumento de apoio administrao, cultura e ao desenvolvimento cientfico e como elemento de prova e informao. o 1 Consideram-se arquivos pblicos, para fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos e entidades da administrao pblica do Distrito Federal, no exerccio de suas atividades, em decorrncia de funes administrativas e legislativas. o 2 So, tambm, arquivos pblicos, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituio de carter pblico ou por entidade privada encarregada da administrao de servios pblicos. o Art. 2 O Poder Pblico do Distrito Federal dever estimular a gesto dos documentos de arquivos pblicos visando: I a organizao dos arquivos correntes, intermedirios e permanentes, de forma a viabilizar a recuperao das informaes contidas em seus documentos e o atendimento eficiente aos seus usurios; II a avaliao e seleo dos documentos, conforme os valores que apresentam para a administrao e para a sociedade; 170

III a preservao dos documentos que constituem o patrimnio arquivstico pblico do Distrito Federal, em todas as fases de arquivamento; IV a garantia do acesso s informaes contidas nos documentos de arquivos pblicos, observado o disposto na legislao federal e nesta Lei; V a adequada formao de recursos humanos que exeram atividades arquivsticas. o Art. 3 Os documentos de arquivos pblicos considerados de valor permanente so inalienveis e a sua guarda imprescritvel. o 1 O valor permanente ser determinado mediante avaliao documental; o 2 Os documentos de valor permanente sero preservados preferencialmente em sua forma original. o Art. 4 Os rgos e entidades do Poder Pblico do Distrito Federal devero constituir Comisses Permanentes de Avaliao, s quais competir definir os prazos de guarda e a destinao dos documentos por eles produzidos e recebidos, observadas as orientaes do Conselho Nacional de Arquivos CONARQ, rgo central do Sistema Nacional de Arquivos SINAR. o Art. 5 A eliminao de documentos produzidos e recebidos por rgos ou entidades do Poder Pblico do Distrito Federal ser realizada mediante autorizao da instituio arquivsticas pblica, na sua especfica esfera de competncia. o Art. 6 A cessao de atividades de rgos e entidades do Poder Pblico do Distrito Federal implicar o recolhimento de seus documentos instituio arquivstica pblica ou a sua transferncia instituio sucessora. o Art. 7 So instituies arquivsticas pblicas para fins desta Lei: I do Poder Executivo, o Arquivo Pblico do Distrito Federal, rgo central do Sistema de Arquivos do Distrito Federal SIARDF; II do Poder Legislativo, os arquivos da Cmara Legislativa do Distrito Federal e do Tribunal de Contas do Distrito Federal. o Art. 8 Compete s instituies arquivsticas pblicas a orientao e o acompanhamento das atividades de gesto documental desenvolvidas pelos rgos e entidades do Poder Pblico do Distrito Federal, a guarda e a preservao permanente dos documentos pblicos e de carter pblico e a implementao da poltica distrital de arquivos. o Art. 9 assegurado o acesso pleno aos documentos sob a gesto e a guarda de arquivos pblicos do o Distrito Federal, nos termos do disposto na Constituio Federal, na Lei n 8.159, de 8 de janeiro de o 1991, e no Decreto n 2.134, de 24 de janeiro de 1997. Art. 10 O Poder Pblico do Distrito Federal, ouvidas as instituies arquivisticas pblicas, poder identificar arquivos privados como de interesse pblico e social, quando constiturem conjunto de fontes relevantes para a histria e para o desenvolvimento cientfico local. o 1 O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse pblico e social ser facultado ao pblico mediante autorizao de seu proprietrio ou possuidor. o 2 Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social podero ser depositados, a ttulo revogvel, ou doados a instituies arquivsticas pblicas. Art. 11 Os arquivos privados identificados pelo Poder Pblico do Distrito Federal como de interesse pblico e social no podero ser alienados com disperso e perda da unidade documental, nem transferidos ao exterior. Pargrafo nico. Na alienao desses arquivos, o Poder Pblico do Distrito Federal exercer a preferncia na aquisio. Art. 12 O Poder Executivo e o Poder Legislativo tero o prazo de sessenta dias para regulamentar esta Lei nas suas respectivas esferas de atuao. Art. 13 Esta Lei entra em vigor na data de sua publicao. Art. 14 Revogam-se as disposies em contrrio. Braslia, 28 de abril de 2000 o o 112 da Repblica e 41 de Braslia JOAQUIM DOMINGOS RORIZ DODF DE 08.05.2000

DECRETO No 4.553, DE 27 DE DEZEMBRO DE 2002

Dispe sobre a salvaguarda de dados, informaes, documentos e materiais sigilosos de interesse da segurana da sociedade e do Estado, no mbito da Administrao Pblica Federal, e d outras providncias.

O PRESIDENTE DA REPBLICA, no uso da atribuio que lhe confere o art. 84, incisos IV e VI, alnea o "a", da Constituio, e tendo em vista o disposto no art. 23 da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, DECRETA: CAPTULO I Das Disposies Preliminares o Art. 1 Este Decreto disciplina a salvaguarda de dados, informaes, documentos e materiais sigilosos, bem como das reas e instalaes onde tramitam. 171

Art. 2 So considerados originariamente sigilosos, e sero como tal classificados, dados ou informaes cujo conhecimento irrestrito ou divulgao possa acarretar qualquer risco segurana da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. Pargrafo nico O acesso a dados ou informaes sigilosos restrito e condicionado necessidade de conhecer. o Art. 3 A produo, manuseio, consulta, transmisso, manuteno e guarda de dados ou informaes sigilosos observaro medidas especiais de segurana. Pargrafo nico Toda autoridade responsvel pelo trato de dados ou informaes sigilosos providenciar para que o pessoal sob suas ordens conhea integralmente as medidas de segurana estabelecidas, zelando pelo seu fiel cumprimento. o Art. 4 Para os efeitos deste Decreto, so estabelecidos os seguintes conceitos e definies: I autenticidade: asseverao de que o dado ou informao so verdadeiros e fidedignos tanto na origem quanto no destino; II classificao: atribuio, pela autoridade competente, de grau de sigilo a dado, informao, documento, material, rea ou instalao; III comprometimento: perda de segurana resultante do acesso no-autorizado; IV credencial de segurana: certificado, concedido por autoridade competente, que habilita determinada pessoa a ter acesso a dados ou informaes em diferentes graus de sigilo; V desclassificao: cancelamento, pela autoridade competente ou pelo transcurso de prazo, da classificao, tornando ostensivos dados ou informaes; VI disponibilidade: facilidade de recuperao ou acessibilidade de dados e informaes; VII grau de sigilo: gradao atribuda a dados, informaes, rea ou instalao considerados sigilosos em decorrncia de sua natureza ou contedo; VIII integridade: incolumidade de dados ou informaes na origem, no trnsito ou no destino; IX investigao para credenciamento: averiguao sobre a existncia dos requisitos indispensveis para concesso de credencial de segurana; X legitimidade: asseverao de que o emissor e o receptor de dados ou informaes so legtimos e fidedignos tanto na origem quanto no destino; XI marcao: aposio de marca assinalando o grau de sigilo; XII medidas especiais de segurana: medidas destinadas a garantir sigilo, inviolabilidade, integridade, autenticidade, legitimidade e disponibilidade de dados e informaes sigilosos. Tambm objetivam prevenir, detectar, anular e registrar ameaas reais ou potenciais a esses dados e informaes; XIII necessidade de conhecer: condio pessoal, inerente ao efetivo exerccio de cargo, funo, emprego ou atividade, indispensvel para que uma pessoa possuidora de credencial de segurana, tenha acesso a dados ou informaes sigilosos; XIV ostensivo: sem classificao, cujo acesso pode ser franqueado; XV reclassificao: alterao, pela autoridade competente, da classificao de dado, informao, rea ou instalao sigilosos; XVI sigilo: segredo; de conhecimento restrito a pessoas credenciadas; proteo contra revelao noautorizada; e XVII visita: pessoa cuja entrada foi admitida, em carter excepcional, em rea sigilosa. CAPTULO II Do Sigilo e Da Segurana SEO I Da Classificao Segundo o Grau de Sigilo o Art. 5 Os dados ou informaes sigilosos sero classificados em ultra-secretos, secretos, confidenciais e reservados, em razo do seu teor ou dos seus elementos intrnsecos. o 1 So passveis de classificao como ultra-secretos, dentre outros, dados ou informaes referentes soberania e integridade territorial nacionais, a planos e operaes militares, s relaes internacionais do Pas, a projetos de pesquisa e desenvolvimento cientfico e tecnolgico de interesse da defesa nacional e a programas econmicos, cujo conhecimento no-autorizado possa acarretar dano excepcionalmente grave segurana da sociedade e do Estado. o 2 So passveis de classificao como secretos, dentre outros, dados ou informaes referentes a sistemas, instalaes, programas, projetos, planos ou operaes de interesse da defesa nacional, a assuntos diplomticos e de inteligncia e a planos ou detalhes, programas ou instalaes estratgicos, cujo conhecimento no-autorizado possa acarretar dano grave segurana da sociedade e do Estado. o 3 So passveis de classificao como confidenciais dados ou informaes que, no interesse do Poder Executivo e das partes, devam ser de conhecimento restrito e cuja revelao no-autorizada possa frustrar seus objetivos ou acarretar dano segurana da sociedade e do Estado. o 4 So passveis de classificao como reservados dados ou informaes cuja revelao noautorizada possa comprometer planos, operaes ou objetivos neles previstos ou referidos. o Art. 6 A classificao no grau ultra-secreto de competncia das seguintes autoridades: o I Presidente da Repblica; (Redao dada pelo Decreto n 5.301, de 2004) o II Vice-Presidente da Repblica; (Redao dada pelo Decreto n 5.301, de 2004) 172

III Ministros de Estado e autoridades com as mesmas prerrogativas; (Redao dada pelo Decreto n 5.301, de 2004) o IV Comandantes da Marinha, do Exrcito e da Aeronutica; e (Redao dada pelo Decreto n 5.301, de 2004) o V Chefes de Misses Diplomticas e Consulares permanentes no exterior. (Includo pelo Decreto n 5.301, de 2004) o 1 Excepcionalmente, a competncia prevista no caput pode ser delegada pela autoridade o responsvel a agente pblico em misso no exterior. (Includo pelo Decreto n 5.301, de 2004) o 2 Alm das autoridades estabelecidas no caput, podem atribuir grau de sigilo: (Renumerado do o pargrafo nico pelo Decreto n 5.301, de 2004) I secreto: as autoridades que exeram funes de direo, comando, chefia ou assessoramento, de acordo com regulamentao especfica de cada rgo ou entidade da Administrao Pblica Federal; e o (Redao dada pelo Decreto n 5.301, de 2004) II confidencial e reservado: os servidores civis e militares, de acordo com regulamentao especfica de o cada rgo ou entidade da Administrao Pblica Federal. (Redao dada pelo Decreto n 5.301, de 2004) o Art. 7 Os prazos de durao da classificao a que se refere este Decreto vigoram a partir da data de o produo do dado ou informao e so os seguintes: (Redao dada pelo Decreto n 5.301, de 2004) o I ultra-secreto: mximo de trinta anos; (Redao dada pelo Decreto n 5.301, de 2004) o II secreto: mximo de vinte anos; (Redao dada pelo Decreto n 5.301, de 2004) o III confidencial: mximo de dez anos; e (Redao dada pelo Decreto n 5.301, de 2004) o IV reservado: mximo de cinco anos. (Redao dada pelo Decreto n 5.301, de 2004) Pargrafo nico. Os prazos de classificao podero ser prorrogados uma vez, por igual perodo, pela autoridade responsvel pela classificao ou autoridade hierarquicamente superior competente para o dispor sobre a matria. (Includo pelo Decreto n 5.301, de 2004) SEO II Da Reclassificao e da Desclassificao o Art. 8 Dados ou informaes classificados no grau de sigilo ultra-secreto somente podero ser reclassificados ou desclassificados, mediante deciso da autoridade responsvel pela sua classificao. o Art. 9 Para os graus secreto, confidencial e reservado, poder a autoridade responsvel pela classificao ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto, respeitados os interesses da segurana da sociedade e do Estado, alter-la ou cancel-la, por meio de expediente hbil de reclassificao ou desclassificao dirigido ao detentor da custdia do dado ou informao sigilosos. Pargrafo nico Na reclassificao, o novo prazo de durao conta-se a partir da data de produo do o dado ou informao. (Redao dada pelo Decreto n 5.301, de 2004) Art. 10 A desclassificao de dados ou informaes nos graus ultra-secreto, confidencial e reservado ser automtica aps transcorridos os prazos previstos nos incisos I, II, III e IV do art. 7o, salvo no caso de sua prorrogao, quando ento a desclassificao ocorrer ao final de seu termo. (Redao dada o pelo Decreto n 5.301, de 2004) Art. 11 Dados ou informaes sigilosos de guarda permanente que forem objeto de desclassificao sero encaminhados instituio arquivstica pblica competente, ou ao arquivo permanente do rgo pblico, entidade pblica ou instituio de carter pblico, para fins de organizao, preservao e acesso. Pargrafo nico Consideram-se de guarda permanente os dados ou informaes de valor histrico, probatrio e informativo que devam ser definitivamente preservados. Art. 12 A indicao da reclassificao ou da desclassificao de dados ou informaes sigilosos dever constar das capas, se houver, e da primeira pgina. CAPTULO III Da Gesto de Dados ou Informaes Sigilosos SEO I Dos Procedimentos para Classificao de Documentos Art. 13 As pginas, os pargrafos, as sees, as partes componentes ou os anexos de um documento sigiloso podem merecer diferentes classificaes, mas ao documento, no seu todo, ser atribudo o grau de sigilo mais elevado, conferido a quaisquer de suas partes. Art. 14 A classificao de um grupo de documentos que formem um conjunto deve ser a mesma atribuda ao documento classificado com o mais alto grau de sigilo. Art. 15 A publicao dos atos sigilosos, se for o caso, limitar-se- aos seus respectivos nmeros, datas de expedio e ementas, redigidas de modo a no comprometer o sigilo. Art. 16 Os mapas, planos-relevo, cartas e fotocartas baseados em fotografias areas ou em seus negativos sero classificados em razo dos detalhes que revelem e no da classificao atribuda s fotografias ou negativos que lhes deram origem ou das diretrizes baixadas para obt-las. Art. 17 Podero ser elaborados extratos de documentos sigilosos, para sua divulgao ou execuo, mediante consentimento expresso: I da autoridade classificadora, para documentos ultra-secretos; II da autoridade classificadora ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto, para documentos secretos; e 173

III da autoridade classificadora, destinatria ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto, para documentos confidenciais e reservados, exceto quando expressamente vedado no prprio documento. Pargrafo nico Aos extratos de que trata este artigo sero atribudos graus de sigilo iguais ou inferiores queles atribudos aos documentos que lhes deram origem, salvo quando elaborados para fins de divulgao. SEO II Do Documento Sigiloso Controlado Art. 18 Documento Sigiloso Controlado (DSC) aquele que, por sua importncia, requer medidas adicionais de controle, incluindo: I identificao dos destinatrios em protocolo e recibo prprios, quando da difuso; II lavratura de termo de custdia e registro em protocolo especfico; III lavratura anual de termo de inventrio, pelo rgo ou entidade expedidores e pelo rgo ou entidade receptores; e IV lavratura de termo de transferncia, sempre que se proceder transferncia de sua custdia ou guarda. Pargrafo nico O termo de inventrio e o termo de transferncia sero elaborados de acordo com os modelos constantes dos Anexos I e II deste Decreto e ficaro sob a guarda de um rgo de controle. Art. 19 O documento ultra-secreto , por sua natureza, considerado DSC, desde sua classificao ou reclassificao. Pargrafo nico A critrio da autoridade classificadora ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto, o disposto no caput pode-se aplicar aos demais graus de sigilo. SEO III Da Marcao Art. 20 A marcao, ou indicao do grau de sigilo, dever ser feita em todas as pginas do documento e nas capas, se houver. o 1 As pginas sero numeradas seguidamente, devendo cada uma conter, tambm, indicao do total de pginas que compem o documento. o 2 O DSC tambm expressar, nas capas, se houver, e em todas as suas pginas, a expresso "Documento Sigiloso Controlado (DSC)" e o respectivo nmero de controle. Art. 21 A marcao em extratos de documentos, rascunhos, esboos e desenhos sigilosos obedecer ao prescrito no art. 20. Art. 22 A indicao do grau de sigilo em mapas, fotocartas, cartas, fotografias, ou em quaisquer outras imagens sigilosas obedecer s normas complementares adotadas pelos rgos e entidades da Administrao Pblica. Art. 23 Os meios de armazenamento de dados ou informaes sigilosos sero marcados com a classificao devida em local adequado. Pargrafo nico Consideram-se meios de armazenamento documentos tradicionais, discos e fitas sonoros, magnticos ou pticos e qualquer outro meio capaz de armazenar dados e informaes. SEO IV Da Expedio e da Comunicao de Documentos Sigilosos Art. 24 Os documentos sigilosos em suas expedio e tramitao obedecero s seguintes prescries: I sero acondicionados em envelopes duplos; II no envelope externo no constar qualquer indicao do grau de sigilo ou do teor do documento; III no envelope interno sero apostos o destinatrio e o grau de sigilo do documento, de modo a serem identificados logo que removido o envelope externo; IV o envelope interno ser fechado, lacrado e expedido mediante recibo, que indicar, necessariamente, remetente, destinatrio e nmero ou outro indicativo que identifique o documento; e V sempre que o assunto for considerado de interesse exclusivo do destinatrio, ser inscrita a palavra pessoal no envelope contendo o documento sigiloso. Art. 25 A expedio, conduo e entrega de documento ultra-secreto, em princpio, ser efetuada pessoalmente, por agente pblico autorizado, sendo vedada a sua postagem. Pargrafo nico A comunicao de assunto ultra-secreto de outra forma que no a prescrita no caput s ser permitida excepcionalmente e em casos extremos, que requeiram tramitao e soluo imediatas, em atendimento ao princpio da oportunidade e considerados os interesses da segurana da sociedade e do Estado. Art. 26 A expedio de documento secreto, confidencial ou reservado poder ser feita mediante servio postal, com opo de registro, mensageiro oficialmente designado, sistema de encomendas ou, se for o caso, mala diplomtica. Pargrafo nico A comunicao dos assuntos de que trata este artigo poder ser feita por outros meios, desde que sejam usados recursos de criptografia compatveis com o grau de sigilo do documento, conforme previsto no art. 42. SEO V Do Registro, da Tramitao e da Guarda Art. 27 Cabe aos responsveis pelo recebimento de documentos sigilosos: 174

I verificar a integridade e registrar, se for o caso, indcios de violao ou de qualquer irregularidade na correspondncia recebida, dando cincia do fato ao seu superior hierrquico e ao destinatrio, o qual informar imediatamente ao remetente; e II proceder ao registro do documento e ao controle de sua tramitao. Art. 28 O envelope interno s ser aberto pelo destinatrio, seu representante autorizado ou autoridade competente hierarquicamente superior. Pargrafo nico Envelopes contendo a marca pessoal s podero ser abertos pelo prprio destinatrio. Art. 29 O destinatrio de documento sigiloso comunicar imediatamente ao remetente qualquer indcio de violao ou adulterao do documento. Art. 30 Os documentos sigilosos sero mantidos ou guardados em condies especiais de segurana, conforme regulamento. o 1 Para a guarda de documentos ultra-secretos e secretos obrigatrio o uso de cofre forte ou estrutura que oferea segurana equivalente ou superior. o o 2 Na impossibilidade de se adotar o disposto no 1 , os documentos ultra-secretos devero ser mantidos sob guarda armada. Art. 31 Os agentes responsveis pela guarda ou custdia de documentos sigilosos os transmitiro a seus substitutos, devidamente conferidos, quando da passagem ou transferncia de responsabilidade. Pargrafo nico. Aplica-se o disposto neste artigo aos responsveis pela guarda ou custdia de material sigiloso. SEO VI Da Reproduo Art. 32 A reproduo do todo ou de parte de documento sigiloso ter o mesmo grau de sigilo do documento original. o 1 A reproduo total ou parcial de documentos sigilosos controlados condiciona-se autorizao expressa da autoridade classificadora ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto. o 2 Eventuais cpias decorrentes de documentos sigilosos sero autenticadas pelo chefe da Comisso a que se refere o art. 35 deste Decreto, no mbito dos rgos e entidades pblicas ou instituies de carter pblico. o 3 Sero fornecidas certides de documentos sigilosos que no puderem ser reproduzidos devido a seu estado de conservao, desde que necessrio como prova em juzo. Art. 33 O responsvel pela produo ou reproduo de documentos sigilosos dever providenciar a eliminao de notas manuscritas, tipos, clichs, carbonos, provas ou qualquer outro recurso, que possam dar origem a cpia no-autorizada do todo ou parte. Art. 34 Sempre que a preparao, impresso ou, se for o caso, reproduo de documento sigiloso for efetuada em tipografias, impressoras, oficinas grficas ou similar, essa operao dever ser acompanhada por pessoa oficialmente designada, que ser responsvel pela garantia do sigilo durante a confeco do documento, observado o disposto no art. 33. SEO VII Da Avaliao, da Preservao e da Eliminao Art. 35 As entidades e rgos pblicos constituiro Comisso Permanente de Avaliao de Documentos Sigilosos (CPADS), com as seguintes atribuies: I analisar e avaliar periodicamente a documentao sigilosa produzida e acumulada no mbito de sua atuao; II propor, autoridade responsvel pela classificao ou autoridade hierarquicamente superior o competente para dispor sobre o assunto, renovao dos prazos a que se refere o art. 7 ; III propor, autoridade responsvel pela classificao ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto, alterao ou cancelamento da classificao sigilosa, em o conformidade com o disposto no art. 9 deste Decreto; IV determinar o destino final da documentao tornada ostensiva, selecionando os documentos para guarda permanente; e V autorizar o acesso a documentos sigilosos, em atendimento ao disposto no art. 39. Pargrafo nico. Para o perfeito cumprimento de suas atribuies e responsabilidades, a CPADS poder ser subdividida em subcomisses. Art. 36 Os documentos permanentes de valor histrico, probatrio e informativo no podem ser desfigurados ou destrudos, sob pena de responsabilidade penal, civil e administrativa, nos termos da legislao em vigor. CAPTULO IV Do Acesso Art. 37 O acesso a dados ou informaes sigilosos em rgos e entidades pblicos e instituies de carter pblico admitido: I ao agente pblico, no exerccio de cargo, funo, emprego ou atividade pblica, que tenham necessidade de conhec-los; e II ao cidado, naquilo que diga respeito sua pessoa, ao seu interesse particular ou do interesse coletivo ou geral, mediante requerimento ao rgo ou entidade competente. 175

 1 Todo aquele que tiver conhecimento, nos termos deste Decreto, de assuntos sigilosos fica sujeito s sanes administrativas, civis e penais decorrentes da eventual divulgao dos mesmos. o 2 Os dados ou informaes sigilosos exigem que os procedimentos ou processos que vierem a instruir tambm passem a ter grau de sigilo idntico. o 3 Sero liberados consulta pblica os documentos que contenham informaes pessoais, desde que previamente autorizada pelo titular ou por seus herdeiros. Art. 38 O acesso a dados ou informaes sigilosos, ressalvado o previsto no inciso II do artigo anterior, condicionado emisso de credencial de segurana no correspondente grau de sigilo, que pode ser limitada no tempo. Pargrafo nico A credencial de segurana de que trata o caput deste artigo classifica-se nas categorias de ultra-secreto, secreto, confidencial e reservado. Art. 39 O acesso a qualquer documento sigiloso resultante de acordos ou contratos com outros pases atender s normas e recomendaes de sigilo constantes destes instrumentos. Art. 40 A negativa de autorizao de acesso dever ser justificada. CAPTULO V Dos Sistemas de Informao Art. 41 A comunicao de dados e informaes sigilosos por meio de sistemas de informao ser feita em conformidade com o disposto nos arts. 25 e 26. Art. 42 Ressalvado o disposto no pargrafo nico do art. 44, os programas, aplicativos, sistemas e equipamentos de criptografia para uso oficial no mbito da Unio so considerados sigilosos e devero, antecipadamente, ser submetidos certificao de conformidade da Secretaria Executiva do Conselho de Defesa Nacional. Art. 43 Entende-se como oficial o uso de cdigo, cifra ou sistema de criptografia no mbito de rgos e entidades pblicos e instituies de carter pblico. Pargrafo nico vedada a utilizao para outro fim que no seja em razo do servio. Art. 44 Aplicam-se aos programas, aplicativos, sistemas e equipamentos de criptografia todas as medidas de segurana previstas neste Decreto para os documentos sigilosos controlados e os seguintes procedimentos: I realizao de vistorias peridicas, com a finalidade de assegurar uma perfeita execuo das operaes criptogrficas; II manuteno de inventrios completos e atualizados do material de criptografia existente; III designao de sistemas criptogrficos adequados a cada destinatrio; IV comunicao, ao superior hierrquico ou autoridade competente, de qualquer anormalidade relativa ao sigilo, inviolabilidade, integridade, autenticidade, legitimidade e disponibilidade de dados ou informaes criptografados; e V identificao de indcios de violao ou interceptao ou de irregularidades na transmisso ou recebimento de dados e informaes criptografados. Pargrafo nico. Os dados e informaes sigilosos, constantes de documento produzido em meio eletrnico, sero assinados e criptografados mediante o uso de certificados digitais emitidos pela InfraEstrutura de Chaves Pblicas Brasileira (ICP-Brasil). Art. 45 Os equipamentos e sistemas utilizados para a produo de documentos com grau de sigilo ultra-secreto s podero estar ligados a redes de computadores seguras, e que sejam fsica e logicamente isoladas de qualquer outra. Art. 46 A destruio de dados sigilosos deve ser feita por mtodo que sobrescreva as informaes armazenadas. Se no estiver ao alcance do rgo a destruio lgica, dever ser providenciada a destruio fsica por incinerao dos dispositivos de armazenamento. Art. 47 Os equipamentos e sistemas utilizados para a produo de documentos com grau de sigilo secreto, confidencial e reservado s podero integrar redes de computadores que possuam sistemas de criptografia e segurana adequados a proteo dos documentos. Art. 48 O armazenamento de documentos sigilosos, sempre que possvel, deve ser feito em mdias removveis que podem ser guardadas com maior facilidade. CAPTULO VI Das reas e Instalaes Sigilosas Art. 49 A classificao de reas e instalaes ser feita em razo dos dados ou informaes sigilosos o que contenham ou que no seu interior sejam produzidos ou tratados, em conformidade com o art. 5 . Art. 50 Aos titulares dos rgos e entidades pblicos e das instituies de carter pblico caber a adoo de medidas que visem definio, demarcao, sinalizao, segurana e autorizao de acesso s reas sigilosas sob sua responsabilidade. Art. 51 O acesso de visitas a reas e instalaes sigilosas ser disciplinado por meio de instrues especiais dos rgos, entidades ou instituies interessados. Pargrafo nico Para efeito deste artigo, no considerado visita o agente pblico ou o particular que oficialmente execute atividade pblica diretamente vinculada elaborao de estudo ou trabalho considerado sigiloso no interesse da segurana da sociedade e do Estado. CAPTULO VII Do Material Sigiloso SEO I Das Generalidades Art. 52 O titular de rgo ou entidade pblica, responsvel por projeto ou programa de pesquisa, que julgar conveniente manter sigilo sobre determinado material ou suas partes, em decorrncia de 176

aperfeioamento, prova, produo ou aquisio, dever providenciar para que lhe seja atribudo o grau de sigilo adequado. Pargrafo nico Aplica-se o disposto neste artigo ao titular de rgo ou entidade pblicos ou de instituies de carter pblico encarregada da fiscalizao e do controle de atividades de entidade privada, para fins de produo ou exportao de material de interesse da Defesa Nacional. Art. 53 Os titulares de rgos ou entidades pblicos encarregados da preparao de planos, pesquisas e trabalhos de aperfeioamento ou de novo projeto, prova, produo, aquisio, armazenagem ou emprego de material sigiloso so responsveis pela expedio das instrues adicionais que se tornarem necessrias salvaguarda dos assuntos com eles relacionados. Art. 54 Todos os modelos, prottipos, moldes, mquinas e outros materiais similares considerados sigilosos e que sejam objeto de contrato de qualquer natureza, como emprstimo, cesso, arrendamento ou locao, sero adequadamente marcados para indicar o seu grau de sigilo. Art. 55 Dados ou informaes sigilosos concernentes a programas tcnicos ou aperfeioamento de material somente sero fornecidos aos que, por suas funes oficiais ou contratuais, a eles devam ter acesso. Pargrafo nico Os rgos e entidades pblicos controlaro e coordenaro o fornecimento s pessoas fsicas e jurdicas interessadas os dados e informaes necessrios ao desenvolvimento de programas. Seo II Do Transporte Art. 56 A definio do meio de transporte a ser utilizado para deslocamento de material sigiloso responsabilidade do detentor da custdia e dever considerar o respectivo grau de sigilo. o 1 O material sigiloso poder ser transportado por empresas para tal fim contratadas. o 2 As medidas necessrias para a segurana do material transportado sero estabelecidas em entendimentos prvios, por meio de clusulas contratuais especficas, e sero de responsabilidade da empresa contratada. Art. 57 Sempre que possvel, os materiais sigilosos sero tratados segundo os critrios indicados para a expedio de documentos sigilosos. Art. 58 A critrio da autoridade competente, podero ser empregados guardas armados, civis ou militares, para o transporte de material sigiloso. CAPTULO VIII DOS CONTRATOS Art. 59 A celebrao de contrato cujo objeto seja sigiloso, ou que sua execuo implique a divulgao de desenhos, plantas, materiais, dados ou informaes de natureza sigilosa, obedecer aos seguintes requisitos: I o conhecimento da minuta de contrato estar condicionado assinatura de termo de compromisso de manuteno de sigilo pelos interessados na contratao; e II o estabelecimento de clusulas prevendo a: a) possibilidade de alterao do contrato para incluso de clusula de segurana no estipulada por ocasio da sua assinatura; b) obrigao de o contratado manter o sigilo relativo ao objeto contratado, bem como sua execuo; c) obrigao de o contratado adotar as medidas de segurana adequadas, no mbito das atividades sob seu controle, para a manuteno do sigilo relativo ao objeto contratado; d) identificao, para fins de concesso de credencial de segurana, das pessoas que, em nome do contratado, tero acesso a material, dados e informaes sigilosos; e e) responsabilidade do contratado pela segurana do objeto subcontratado, no todo ou em parte. Art. 60 Aos rgos e entidades pblicos, bem como s instituies de carter pblico, a que os contratantes estejam vinculados, cabe providenciar para que seus fiscais ou representantes adotem as medidas necessrias para a segurana dos documentos ou materiais sigilosos em poder dos contratados ou subcontratados, ou em curso de fabricao em suas instalaes. CAPTULO IX DAS DISPOSIES FINAIS Art. 61 O disposto neste Decreto aplica-se a material, rea, instalao e sistema de informao cujo sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do Estado. Art. 62 Os rgos e entidades pblicos e instituies de carter pblico exigiro termo de compromisso de manuteno de sigilo dos seus servidores, funcionrios e empregados que direta ou indiretamente tenham acesso a dados ou informaes sigilosos. Pargrafo nico Os agentes de que trata o caput deste artigo comprometem-se a, aps o desligamento, no revelar ou divulgar dados ou informaes sigilosos dos quais tiverem conhecimento no exerccio de cargo, funo ou emprego pblico. Art. 63 Os agentes responsveis pela custdia de documentos e materiais e pela segurana de reas, instalaes ou sistemas de informao de natureza sigilosa sujeitam-se s normas referentes ao sigilo profissional, em razo do ofcio, e ao seu cdigo de tica especfico, sem prejuzo de sanes penais. Art. 64 Os rgos e entidades pblicos e instituies de carter pblico promovero o treinamento, a capacitao, a reciclagem e o aperfeioamento de pessoal que desempenhe atividades inerentes salvaguarda de documentos, materiais, reas, instalaes e sistemas de informao de natureza sigilosa. Art. 65. Toda e qualquer pessoa que tome conhecimento de documento sigiloso, nos termos deste Decreto fica, automaticamente, responsvel pela preservao do seu sigilo. Art. 66 Na classificao dos documentos ser utilizado, sempre que possvel, o critrio menos restritivo possvel. 177

Art. 67 A critrio dos rgos e entidades do Poder Executivo Federal sero expedidas instrues complementares, que detalharo os procedimentos necessrios plena execuo deste Decreto. Art. 68 Este Decreto entra em vigor aps quarenta e cinco dias da data de sua publicao. os Art. 69 Ficam revogados os Decretos n 2.134, de 24 de janeiro de 1997, 2.910, de 29 de dezembro de 1998, e 4.497, de 4 de dezembro de 2002. FERNANDO HENRIQUE CARDOSO Pedro Parente Alberto Mendes Cardoso [Dirio Oficial da Unio, de 30 de dezembro de 2002] ANEXO I o TERMO DE INVENTRIO DE DOCUMENTOS SIGILOSOS CONTROLADOS N ______/___ Inventrio dos documentos sigilosos controlados pelo_________________

________________, ____ de ______________ de _____. ______________________________________________ Testemunhas: _____________________________________________ ANEXO II TERMO DE TRANSFERNCIA DE GUARDA DE DOCUMENTOS SIGILOSOS CONTROLADOS o N ______/___ Aos ______dias do ms de _____________ do ano de dois mil e _______reuniram-se no____________________________Senhor ____________ substitudo, e o Senhor _____________________________ substituto, para conferir os documentos sigilosos controlados, produzidos e recebidos pelo ___________________________________________, ento sob a custdia do primeiro, constante do Inventrio no_____/____, anexo ao presente Termo de Transferncia, os quais, nesta data, passam para a custdia do segundo. Cumpridas as formalidades exigidas e conferidas todas as peas constantes do Inventrio, foram elas julgadas conforme (ou com as seguintes alteraes), sendo, para constar, lavrado o presente Termo de Transferncia, em trs vias, assinadas e datadas pelo substitudo e pelo substituto. _____________, ____ de ______________ de ______.

PORTARIA No 278, DE 23 DE OUTUBRO DE 2003

A SECRETRIA DE ESTADO DE GESTO ADMINISTRATIVA DO DISTRITO FEDERAL, no uso das atribuies que lhe confere o art. 105, pargrafo nico, inciso V, da Lei Orgnica do Distrito Federal, Considerando a competncia da Secretaria de Estado de Gesto Administrativa como rgo gestor do Sistema de Apoio Operacional SIAO, objetivando o planejamento, a coordenao, a superviso e o controle das polticas de administrao de apoio operacional dos rgos e entidades da Administrao o Direta, Autrquica e Fundacional, conforme o Decreto n 24.151, de 17 de Outubro de 2003 e tendo em o vista o disposto no Decreto n 19.866, de 07 de dezembro de 1998, resolve: o Art. 1 Disciplinar os procedimentos operacionais do Sistema Integrado de Controle de Processos SICOP, com o objetivo de propiciar a melhoria da qualidade de informaes, a uniformidade das rotinas de manuteno pela rede de usurios, bem como o disciplinamento das atividades relativas a autuao e a tramitao, interna e externa, de processos administrativos e o acesso ao Sistema. PARGRAFO NICO O cadastramento inicial dos processos denominado autuao, bem como o registro de suas tramitaes internas e externas, no SICOP, obrigatrio a todos os rgos do complexo administrativo do Distrito Federal. o Art. 2 O Sistema Integrado de Controle de Processos SICOP, tem por objetivos principais: I cadastrar e controlar as informaes referentes aos processos protocolados nas unidades administrativas; II proceder a atualizao imediata da informao do cadastramento e tramitao dos processos; III descentralizar o cadastramento e a tramitao dos processos; IV agilizar e precisar as informaes sobre processos; V acompanhar a tramitao dos processos entre as unidades administrativas do Distrito Federal; VI proporcionar maior segurana no cadastramento e tramitao dos processos; VII disponibilizar as informaes sobre o andamento dos processos, aos interessados. 178

Art. 3 A estrutura orgnica do sistema compe-se de: I rgo gestor Secretaria de Estado de Gesto Administrativa do Distrito Federal; II rgo responsvel pela instalao e manuteno do Sistema Companhia de Desenvolvimento do Planalto Central CODEPLAN; III rgos e setoriais de execuo Unidades Administrativas dos rgos da Administrao Direta, Autrquica e Fundacional do Distrito Federal; o 1 Os rgos setoriais sero identificados no Sistema pela sigla e/ou cdigo do rgo. o 2 O Tribunal de Contas e a Cmara Legislativa do Distrito Federal podero integrar o Sistema. o Art. 4 As Unidades Administrativas dos rgos integrados ao Sistema sero responsveis pelos registros de dados oriundos do cadastramento e da tramitao dos processos que neles se encontrem. Assim, qualquer rgo integrante do sistema no poder receber processos, autuados em outro rgo, que no estejam cadastrados no Sistema. o Art. 5 A instalao e manuteno do Sistema nas Unidades Administrativas ser executada pela Companhia de Desenvolvimento do Planalto Central CODEPLAN, mediante solicitao formal. o Art. 6 A implementao do Sistema e o cadastramento de Unidades Administrativas ficar a cargo do rgo gestor. o 1 O rgo Gestor cadastrar em cada Subsecretaria de Apoio Operacional SUAO, ou rgo equivalente, um cadastrador parcial que ficar responsvel pelo fornecimento e alterao de senhas de acesso ao Sistema, a seus usurios. o 2 O rgo Gestor fixar os nveis de acesso ao Sistema. o Art. 7 Para os rgos descentralizados do Edifcio Anexo do Palcio do Buriti serem integrados ao Sistema, ser necessrio que os mesmos estejam conectados rede GDFNET ou possurem conexo ponta a ponta de no mnimo 64 KB. o Art. 8 A Gerncia de Documentao GDOC, desta Secretaria, providenciar o levantamento das necessidades de cada unidade usuria do Sistema e adotar as medidas necessrias ao acesso e treinamento de seus operadores. o Art. 9 As dvidas que surgirem da aplicao desta Portaria, bem como da operao do sistema sero dirimidas pela Gerncia de Documentao GDOC, desta Secretaria. PARGRAFO NICO O manual de procedimentos e orientao para consulta dos usurios ficar disponvel eletronicamente na pgina oficial desta Secretaria, na Internet. Art. 10 Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicao. o Art. 11 Revogam-se as disposies em contrrio, em especial a Portaria SGA n 33, de 16 de Dezembro de 1998. MARIA CECLIA S. S. LANDIM DODF DE 28.10.2003

DECRETO No 24.204, DE 10 DE NOVEMBRO DE 2003

Institui a Comisso Central de Arquivos CCA e as Comisses Setoriais de Avaliao de Documentos CSAD e d outras providncias.

O GOVERNADOR DO DISTRITO FEDERAL, no uso das atribuies que lhe confere o art. 100, inciso o o VII, da Lei Orgnica do Distrito Federal e tendo em vista o art. 5 do Decreto n 8.530, de 14 de maro de o o 1985, combinado com o art.4 da Lei n 2.545, de 28 de abril de 2000, DECRETA: o Art. 1 Ficam institudas, em carter permanente, a Comisso Central de Arquivos CCA, para compor o rgo Central do Sistema de Arquivos do Distrito Federal SIARDF e as Comisses Setoriais de Avaliao de Documentos CSAD, no mbito dos rgos da Administrao Direta e Indireta do Distrito Federal. o Art. 2 A Comisso Central de Arquivos CCA ter como atribuio orientar, preliminarmente, as Comisses Setoriais de Avaliao de Documentos CSAD no processo de avaliao documental. o Art. 3 O processo de avaliao documental referido no artigo anterior tem como objetivo racionalizar e controlar a produo de documentos, normalizar o fluxo documental, elaborar o cdigo de classificao de documentos das atividades-fim e preservar o patrimnio documental do Distrito Federal. o Art. 4 O exerccio das atividades desenvolvidas pelos integrantes das comisses de natureza relevante e no ensejar qualquer remunerao, sendo prestado sem prejuzo das atribuies prprias dos cargos ou funes de cada membro. o Art. 5 A Comisso Central de Arquivos CCA funcionar onde estiver instalado o rgo Central do Sistema de Arquivos do Distrito Federal SIARDF. Pargrafo nico As reunies da Comisso Central de Arquivos CCA podero ser convocadas para local fora de sua sede, sempre que razo superior indicar conveniente. o Art. 6 A Comisso Central de Arquivos CCA constituda por um representante do Arquivo Pblico do Distrito Federal ArPDF, que presidir a Comisso, um representante da Secretaria de Estado de Gesto Administrativa e um da Secretaria de Estado de Cultura, com conhecimentos na rea de arquivo e, preferencialmente, por arquivista, historiador, administrador, contador e advogado. Pargrafo nico O mandato dos membros ter durao de um (1) ano, admitindo-se reconduo por igual perodo. 179

Art. 7 Compete Comisso Central de Arquivos CCA, no mbito dos rgos da Administrao Direta e Indireta do Distrito Federal: I prestar orientao tcnica aos rgos setoriais integrantes do SIARDF; II analisar propostas de alteraes em Tabelas de Temporalidade e Destinao de Documentos; III analisar, conforme procedimentos arquivsticos, propostas apresentadas para eliminao de documentos; IV manifestar-se sobre conjuntos documentais a serem recolhidos ao Arquivo Pblico do Distrito Federal ArPDF; V propor programas de gesto e preservao de documentos pblicos; VI sugerir dispositivos legais necessrios ao aperfeioamento e implementao da poltica de arquivos do Distrito Federal; e VII estimular a capacitao tcnica dos recursos humanos que desenvolvam atividades de arquivo nos rgos integrantes do Sistema de Arquivos do Distrito Federal SIARDF. o Art. 8 As Comisses Setoriais de Avaliao de Documentos CSAD conduziro o processo de avaliao documental, que consistir na determinao do ciclo de vida dos documentos, fixao de prazos de guarda e sua destinao e ter por base o levantamento da produo documental, como instrumento de determinao de funes e atividades dos rgos geradores. o Art. 9 As atividades de avaliao documental sero reservadas para execuo direta pelos rgos da Administrao Direta e Indireta do Distrito Federal, por ser atividade essencial da gesto de documentos, de responsabilidade das Comisses Setoriais de Avaliao de Documentos CSAD, ficando vedada a eliminao de documentos, sem prvia autorizao do rgo Central do Sistema de Arquivos do Distrito Federal SIARDF. Art. 10 As Comisses Setoriais de Avaliao de Documentos CSAD sero integradas, preferencialmente, por: I arquivista; II administrador; III advogado; IV contador; V historiador; VI profissionais ligados ao campo de conhecimento de que tratam os documentos objeto da avaliao; e VII servidor responsvel pelas atividades de arquivo. Pargrafo nico O titular do rgo da Administrao Direta e Indireta do Distrito Federal constituir a Comisso Setorial formada por um mnimo de 7 (sete) e mximo de 9 (nove) membros e dentre estes nomear o presidente. Art. 11 As Comisses Setoriais sero constitudas por funcionrios e/ou servidores do prprio rgo ou de outros. Art. 12 Caber Comisso Setorial de Avaliao de Documentos CSAD: I sugerir ao titular do rgo da Administrao Direta e Indireta do Distrito Federal a indicao de equipe de trabalho que proceder identificao dos conjuntos documentais a serem analisados; II desenvolver as classes de assuntos relativos s suas atividades-fim, bem como estabelecer os prazos de guarda e a destinao dos documentos respectivos a essas atividades; III supervisionar e controlar a aplicao do Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo e a Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos relativos s atividades-meio e fim; e IV encaminhar ao rgo Central do SIARDF propostas de adaptao no Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo e na Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos, referentes s atividades-meio e fim. Art. 13 A Comisso Setorial, por intermdio de seu presidente, poder sugerir a indicao de especialistas identificados com as reas cujos documentos estiverem sendo avaliados, para plena consecuo de suas atribuies. Art. 14 Para proceder identificao dos conjuntos documentais a serem analisados pela Comisso, os titulares dos rgos da Administrao Direta e Indireta do Distrito Federal designaro equipes de trabalho. o 1 As equipes de trabalho, referidas no caput deste artigo, sero formadas, preferencialmente, por funcionrios e/ou servidores que possuam experincia em atividades de arquivo, de documentao e/ou de protocolo. o 2 Compete equipe de trabalho designada: I proceder ao levantamento da situao dos arquivos setoriais; II visitar as unidades setoriais detentoras de documentos para aplicao de questionrios que indiquem a produo documental; III identificar os conjuntos documentais produzidos ou recebidos por cada unidade setorial; IV propor Comisso Setorial de Avaliao de Documentos os prazos necessrios de guarda dos conjuntos documentais identificados, mediante anlise junto s unidades setoriais; V fornecer informaes necessrias tomada de deciso da Comisso Setorial; e VI aplicar o Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo e a Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos. Art. 15 Concludo o processo de atribuio de prazos para cada conjunto documental identificado, a Comisso Setorial elaborar relatrio propondo o Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo e a Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos relativos s atividades-fim, os quais devero ser analisados e aprovados pelo rgo Central do Sistema de Arquivos do Distrito Federal SIARDF. 180

Pargrafo nico. A Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos ser publicada no Dirio Oficial do Distrito Federal pelo rgo elaborador. Art. 16 Qualquer pedido de reconsiderao de critrios de valorao adotados na Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos dever ser dirigido ao rgo no prazo de 30(trinta) dias, contados a partir da publicao. Pargrafo nico O pedido de alterao ser analisado pela Comisso Setorial de Avaliao de Documentos CSAD e, posteriormente, pela Comisso Central de Arquivos CCA, que devero manifestar-se, sucessivamente, no prazo de 30 (trinta) dias cada uma delas. Art. 17 Ao rgo Central do Sistema de Arquivos do Distrito Federal SIARDF caber o reexame, a qualquer tempo, das Tabelas de Temporalidade e Destinao de Documentos adotadas pelos rgos setoriais. Art. 18 Podero ser contratados servios para a execuo de atividades tcnicas auxiliares, desde que planejados, supervisionados e controlados pelas Comisses Setoriais de Avaliao de Documentos, condicionados existncia de dotao oramentria. Art. 19 Ao rgo Central do Sistema de Arquivos do Distrito Federal SIARDF caber a prestao de orientao tcnica necessria ao fiel cumprimento deste Decreto. Art. 20 Este Decreto entra em vigor na data de sua publicao. Art. 21 Revogam-se as disposies em contrrio. Braslia, 10 de novembro de 2003 o o 115 da Repblica e 44 de Braslia JOAQUIM DOMINGOS RORIZ DODF DE 11.11.2003

DECRETO No 24.205, DE 10 DE NOVEMBRO DE 2003

Regulamenta a Lei n 2.545, de 28 de abril de 2000, que dispe sobre a proteo dos documentos de arquivos pblicos.
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O GOVERNADOR DO DISTRITO FEDERAL, no uso das atribuies que lhe confere o art. 100, inciso o o VII, da Lei Orgnica do Distrito Federal, e tendo em vista o art. 5 do Decreto n 8.530, de 14 de maro o o de 1985, combinado com o inciso I do art. 7 da Lei n 2.545, de 28 de abril de 2000, DECRETA: o Art.1 O Sistema de Arquivos do Distrito Federal -SIARDF tem como objetivos principais: I assegurar a proteo e preservao da documentao arquivstica do Poder Pblico do Distrito Federal, como elemento de prova e instrumento de apoio administrao e pelo seu valor histrico e cultural; II harmonizar as atividades nas diversas fases de administrao dos documentos de arquivo corrente, intermediria, permanente atendendo s peculiaridades dos rgos geradores da documentao;e III facilitar o acesso ao patrimnio arquivstico pblico. o Art. 2 Para fins de constituio do Sistema de Arquivos do Distrito Federal SIARDF, considera-se parte integrante do patrimnio arquivstico pblico o conjunto de documentos organicamente produzidos ou recebidos por instituies pblicas, em decorrncia de atividade especfica de cada rgo da Administrao Direta e Indireta do Distrito Federal, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza do documento. Pargrafo nico Os documentos de arquivo caracterizam-se, conforme a fase de seu ciclo de vida, como: I corrente: constituda por conjuntos de documentos em tramitao ou que, embora ultimados, sejam objeto de consultas freqentes, cabendo sua administrao ao rgo de origem; II intermediria: constituda por conjuntos de documentos que, cessada ou reduzida sua utilidade nas unidades orgnicas, onde se acumularam, so transferidos dos arquivos correntes e aguardam destinao final em depsitos de armazenagem temporria, cujo acesso consulta fica condicionado regulamentao especfica, ressalvados os usos dos rgos de origem; e III permanente: constituda por conjuntos de documentos de valor probatrio, cultural e informativo que devem ser preservados permanentemente e assegurado o acesso pblico. o Art. 3 Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo um instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um rgo no exerccio de suas funes e atividades. o Art. 4 Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos um instrumento arquivstico resultante de avaliao, que indica o tempo de permanncia dos documentos nos arquivos corrente e intermedirio e sua destinao final, para o arquivo de guarda permanente ou eliminao. o Art. 5 O Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo e a Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos, aprovados para os rgos da Administrao Direta e Indireta do Distrito Federal, apresentam-se estruturados em dez classes, sendo: I duas desenvolvidas e destinadas s atividades-meio, comuns a todos os rgos da Administrao Direta e Indireta do Distrito Federal; II as demais sero destinadas s atividades especficas ou atividades-fim dos rgos da Administrao Direta e Indireta do Distrito Federal. o 1 Caber aos rgos da Administrao Direta e Indireta do Distrito Federal constituir Comisses Permanentes de Avaliao de Documentos para desenvolver as classes referentes s suas atividades especficas, estabelecendo os respectivos prazos de guarda e a destinao dos documentos. 181

 2 Os documentos relativos s atividades-meio, a serem mantidos, transferidos, recolhidos ou eliminados, sero classificados de conformidade com o Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo e com a Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos, aprovados de acordo com as normas vigentes. o Art. 6 Todos os documentos produzidos e acumulados pela Administrao Direta e Indireta do Distrito Federal que no sejam considerados como de valor permanente s podero ser eliminados nos prazos estabelecidos na Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos, aps autorizao do rgo Central do SIARDF. Pargrafo nico Compete ao rgo Central do Sistema de Arquivos do Distrito Federal aprovar o Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo e a Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos relativos s atividades-fim. o Art. 7 Os acervos documentais permanentes a serem recolhidos ao Arquivo Pblico do Distrito Federal ArPDF pelos rgos da Administrao Direta e Indireta do Distrito Federal devero estar organizados, avaliados, higienizados, acondicionados e acompanhados de instrumento descritivo que permita sua identificao. o Art. 8 Compem a estrutura orgnica do Sistema de Arquivos do Distrito Federal SIARDF: I Conselho de Arquivos do Distrito Federal rgo Deliberativo; II Arquivo Pblico do Distrito Federal ArPDF rgo Central do Sistema de Arquivos do Distrito Federal SIARDF; e III Unidades especficas dos rgos da Administrao Direta e Indireta do Distrito Federal rgos Setoriais. Pargrafo nico A definio dos rgos setoriais de que trata o inciso III ser objeto de decreto especfico e recair em unidade tcnica que compe a estrutura organizacional de cada rgo. o Art. 9 Compete ao rgo Central do SIARDF: I elaborar, segundo princpios arquivsticos, as diretrizes e normas e definir os mtodos para a organizao e funcionamento das atividades de arquivo corrente, intermedirio e permanente; II orientar, quanto localizao e instalao de centros de arquivamento intermedirio, no mbito da Administrao Direta e Indireta do Distrito Federal; III divulgar o SIARDF e promover a consecuo da poltica de arquivos; IV prestar orientao tcnica quanto aos assuntos relacionados com o SIARDF; V propor a poltica de acesso aos documentos pblicos; VI orientar a avaliao, seleo e preparo de documentos de arquivo a serem submetidos microfilmagem; VII prestar orientao tcnica aos rgos componentes do SIARDF, sem prejuzo da subordinao administrativa aos rgos a que estiverem vinculados; VIII participar do planejamento de elaborao de sistemas de processamento eletrnico de dados aplicados a documentos de arquivo; IX solicitar, quando necessrio, orientao tcnica ao Conselho Nacional de Arquivos-CONARQ; X manter cadastro geral atualizado das unidades responsveis pela guarda de documentos arquivsticos; XI compatibilizar a ao do SIARDF com as normas e diretrizes emanadas do Conselho Nacional de Arquivos rgo Central do Sistema Nacional de Arquivos SINAR; XII aprovar proposta de eliminao de documentos apresentada pelos rgos da Administrao Direta e Indireta do Distrito Federal; XIII celebrar convnios de cooperao tcnica junto aos rgos da Administrao Direta e Indireta do Distrito Federal; XIV manter intercmbio com entidades nacionais e internacionais, pblicas e privadas; e XV propor a realizao de programas de aperfeioamento, reciclagem e extenso; Art. 10 Compete aos rgos Setoriais do SIARDF em suas reas de atuao: I executar as atividades especficas do SIARDF; II executar, programar e acompanhar projetos definidos pelo rgo Central do SIARDF; III zelar pelo cumprimento das diretrizes e normas disciplinadoras do SIARDF; IV promover treinamento de pessoal envolvido com atividades de arquivo; V acompanhar e orientar a execuo das atividades arquivsticas, de acordo com as rotinas estabelecidas; VI manter cadastro dos acervos arquivsticos pertencentes s suas estruturas organizacionais; VII prestar ao rgo Central do SIARDF informaes sobre suas atividades; e VIII apresentar sugestes visando ao aprimoramento do SIARDF. Art. 11 As competncias, composio e demais disposies referentes ao Conselho de Arquivos do o Distrito Federal, institudo pelo inciso I, do art. 8 deste Decreto, sero estabelecidas em regulamento prprio pelo titular da Secretaria de Estado de Cultura. Art. 12 Os procedimentos a serem cumpridos pelos rgos setoriais, visando obteno de autorizao do rgo Central do SIARDF para a eliminao de documentos, de acordo com o inciso XII, o art. 9 , sero objeto de ato especfico a ser publicado no Dirio Oficial do Distrito Federal. Art. 13 As dvidas e omisses surgidas em decorrncia deste Decreto sero dirimidas pelo rgo Central do SIARDF. Art. 14 O rgo Central baixar atos necessrios implantao do SIARDF. Art. 15 Este Decreto entra em vigor na data de sua publicao. o Art.16 Revogam-se as disposies em contrrio, especialmente o Decreto n 11.133, de 13 de junho de 1988. 182

Braslia, 10 de novembro de 2003 o o 115 da Repblica e 44 de Braslia JOAQUIM DOMINGOS RORIZ DODF DE 11.11.2003

DECRETO No 24.614, DE 25 DE MAIO DE 2004

Dispe sobre a tramitao prioritria de processos e procedimentos administrativos, em que figure como parte ou interveniente o idoso, no mbito da Administrao Direta, Autrquica e Fundacional do Distrito Federal, e d outras providncias.

O GOVERNADOR DO DISTRITO FEDERAL, no uso das atribuies que lhe so conferidaspelo artigo 100, incisos VII e XXVI, da Lei Orgnica do Distrito Federal, considerando o disposto no artigo 71 da Lei o o o Federal n 10.741, de 1 de outubro de 2003, e a Lei n 1.547, de 11 de julho de 1997, DECRETA: o Art. 1 Nos processos e procedimentos administrativos da Administrao Direta, Autrquica e Fundacional do Distrito Federal, em qualquer instncia, cuja parte ou interveniente seja pessoa com idade igual ou superior a 60 (sessenta) anos, extensivo ao cnjuge sobrevivente ou companheiro (a) de igual faixa etria, devero ter prioridade na sua tramitao. o Art. 2 No ato das autuaes dos processos, suas capas sero destacadas com a inscrio: o o PRIORIDADE NA TRAMITAO Estatuto do Idoso Artigo 71, Lei n 10.741, de 1 de outubro de o 2003 e Decreto n 24.614 de 25 de maio de 2004, conforme anexo. o 1 A mesma inscrio dever ser aposta nos processos que j se encontram em andamento e naqueles em que o interessado completar a idade estabelecida durante o trmite do processo ou o procedimento administrativo, visando aplicao do disposto no artigo 1 deste Decreto. o 2 A comprovao da idade dever ser feita pelo (a) interessado (a) mediante a apresentao de documento de identificao com foto e vlido em todo o territrio nacional. o Art. 2 Este Decreto entra em vigor na data de sua publicao. o Art. 3 Revogam-se as disposies em contrrio. Braslia, 25 de maio de 2004 o o 116 da Repblica e 45 de Braslia JOAQUIM DOMINGOS RORIZ DODF DE 26.05.2004 Anexo do Decreto n 24.614, de 25 de maio de 2004 Governo do Distrito Federal PRIORIDADE NA TRAMITAO ESTATUTO DO IDOSO o Art. 71, da Lei n 10.741, de 01 de outubro de 2003 o Decreto n 24.614 de 25 de maio de 2004
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PORTARIA No 176, DE 07 DE JUNHO DE 2004

A SECRETRIA DE ESTADO DE GESTO ADMINISTRATIVA DO DISTRITO FEDERAL, no uso de suas atribuies que lhe confere o artigo 105, pargrafo nico, inciso V, da Lei Orgnica do Distrito o Federal e tendo em vista o disposto no Decreto n 24.614, de 25 de maio de 2004, resolve: I Disciplinar a utilizao da inscrio Prioridade na Tramitao de Processos Estatuto do Idoso, o o o estabelecida na forma dos artigos 1 e 2 do Decreto n 24.614, 25 de maio de 2004. II A inscrio pode ser realizada mediante a utilizao de etiqueta auto-adesiva ou carimbo, nas seguintes dimenses: 9,0 cm de largura e 4,5 cm de altura, conforme: Governo do Distrito Federal PRIORIDADE NA TRAMITAO ESTATUTO DO IDOSO o Art. 71, da Lei n 10.741, de 01 de outubro de 2003 o Decreto n 24.614 de 25 de maio de 2004 III obrigatria a colocao da inscrio na parte frontal inferior da capa do processo, quando o interessado ou interveniente seja pessoa com idade igual ou superior a 60 (sessenta) anos, extensivo ao cnjuge sobrevivente ou companheiro(a) de igual faixa etria ficando centralizado no rodap do anverso da capa do processo. 183

IV A colocao da inscrio ser efetuada no momento da autuao do processo. V Nos processos que j se encontram em andamento e naqueles em que o interessado completar idade estabelecida durante seu trmite, o setor detentor da carga dos autos dever solicitar, junto ao protocolo da unidade, a colocao da etiqueta ou do carimbo, conforme o caso. VI Caber a esta Pasta proceder somente confeco inicial dos carimbos destinados aos protocolos dos rgos integrantes do Sistema de Integrado de Controle de Processos SICOP. Pargrafo nico As demais confeces, a cargo de cada rgo, devero obedecer rigorosamente s especificaes definidas no item II. o o VII Divulgar as disposies do art. 58 da Lei Federal n 10.741, de 1 de outubro de 2003, que estabelece multa pelo descumprimento da prioridade no atendimento ao idoso: Art. 58. Deixar de cumprir as determinaes desta Lei sobre a prioridade no atendimento ao idoso: Pena multa de R$ 500,00 (quinhentos reais) a R$ 1.000,00 (um mil reais) e multa civil a ser estipulada pelo juiz, conforme o dano sofrido pelo idoso. VIII Revogam-se as disposies em contrrio. IX Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicao. MARIA CECLIA S. S. LANDIM DODF DE 09.06.2004

PORTARIA CONJUNTA SC E SGA No 02, DE 22 DE OUTUBRO DE 2004

Dispe sobre os procedimentos para a eliminao de documentos no mbito dos rgos da Administrao Direta, Indireta e Fundaes do Distrito Federal.

O SECRETRIO DE ESTADO DE CULTURA DO DISTRITO FEDERAL E A SECRETRIA DE ESTADO DE GESTO ADMINISTRATIVA DO DISTRITO FEDERAL, no uso de suas atribuies regimentais, e o o ainda, de acordo com o artigo 5 da Lei n 2.545, de 28 de abril de 2000 e com o artigo 12 do Decreto n 24.205, de 10 de novembro de 2003, Resolvem: o Art. 1 A eliminao de documentos nos rgos da Administrao Direta, Indireta e Fundaes do Distrito Federal ocorrer aps concludo o processo de avaliao conduzido pelas respectivas Comisses Setoriais de Avaliao de Documentos, cumpridos os procedimentos estabelecidos nesta Portaria. o Art. 2 O registro dos documentos a serem eliminados dever ser efetuado por meio de Listagem de Eliminao de Documentos, Edital de Cincia de Eliminao de Documentos e Termo de Eliminao de Documentos. o Art. 3 A Listagem de Eliminao de Documentos tem por objetivo registrar informaes pertinentes aos documentos a serem eliminados e se constituir basicamente dos seguintes itens: I Cabealho contendo a identificao do rgo ou entidade e da unidade/setor responsvel pela eliminao, o ttulo e nmero da listagem e o nmero da folha; II Quadro contendo os seguintes campos: a) cdigo do assunto dos itens/conjuntos documentais listados; b) assunto/srie, correspondente aos conjuntos documentais a serem eliminados; c) nmero/ano de processo, quando for o caso; d) datas-limite de cada conjunto documental citado na alnea b; e) quantidade e especificao das unidades de arquivamento (pastas, caixas, pacotes e outros) a serem eliminadas em cada conjunto documental; f) observaes complementares teis ao esclarecimento das informaes contidas nos demais campos. III Rodap contendo local e data, nome, cargo e assinatura do titular da unidade/setor responsvel pela seleo; do presidente da Comisso Setorial de Avaliao de Documentos; e da autoridade a quem compete autorizar a eliminao de documentos no mbito do rgo ou entidade. o Art. 4 O Edital de Cincia de Eliminao de Documentos tem por objetivo dar publicidade ao ato de eliminao dos documentos arquivsticos sob a guarda de cada rgo, atravs do Dirio Oficial do Distrito Federal, devendo conter necessariamente as seguintes informaes: I Cabealho: a) nome do rgo ou entidade que efetuar a eliminao; b) ttulo, nmero e ano do edital. II Desenvolvimento do assunto tratado contendo: a) identificao da autoridade signatria do edital; b) nmero e data dos atos legais e/ou documento oficial que legitimam a eliminao; c) nome do rgo ou entidade produtor dos documentos a serem eliminados; d) referncia aos conjuntos documentais a serem eliminados, com as datas-limite correspondentes; e) prazo para efetivao da eliminao, que dever situar-se entre 30 (trinta) e 45 (quarenta e cinco) dias subseqentes publicao do edital, e III Encerramento: a) local e data do edital; b) nome, cargo e assinatura da autoridade signatria do edital. o Art. 5 O Termo de Eliminao de Documentos tem por objetivo registrar as informaes relativas ao ato de eliminao, e deve conter: I Data da eliminao; II Indicao dos atos oficiais/legais que autorizam a eliminao e informao relativa publicao no Dirio Oficial do Distrito Federal; III Nome do rgo ou entidade produtor/acumulador dos documentos eliminados; IV Nome do rgo responsvel pela eliminao; V Referncia aos conjuntos documentais eliminados especificados na Listagem de Eliminao de Documentos, anexa ao termo; VI Datas-limite (data mais antiga e data mais recente) dos documentos eliminados; VII Quantificao / mensurao dos documentos eliminados; VIIINome da unidade orgnica responsvel pela eliminao; e IX Nome e assinatura do titular da unidade orgnica responsvel pela eliminao. 184

Art. 6 Os rgos da Administrao Direta, Indireta e Fundaes do Distrito Federal devero constituir suas Comisses Setoriais de Avaliao de Documentos, que sero responsveis pela superviso e controle da aplicao do Cdigo de Classificao e Tabela de Temporalidade e Destinao de documentos relativos s atividades-meio, adotados pelo Poder Executivo local, bem como pelo desenvolvimento das classes de assuntos relativos s suas atividades-fim, definindo os prazos de guarda e a destinao dos documentos respectivos a essas atividades. o Art. 7 A eliminao de documentos pblicos ser efetuada por meio de fragmentao manual ou mecnica, com a superviso de servidor autorizado. o Art. 8 Os procedimentos a serem observados quando da eliminao de documentos sero estabelecidos na forma dos anexos 1, 2 e 3 desta Portaria. PEDRO HENRIQUE LOPES BORIO MARIA CECLIA S.S. LANDIM DODF DE 26.10.2004 ANEXO 1

ANEXO 2 (NOME DO RGO OU ENTIDADE) EDITAL DE CINCIA DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS N ________/______ O Presidente da Comisso Setorial de Avaliao de Documentos, designado pela Portaria n _______, de ____/____/____, publicada no (indicar o peridico oficial), de _______/________/________, de acordo com (indicar a Listagem de Eliminao de Documentos), aprovada pelo (titular) do(a) (indicar a instituio arquivstica), por intermdio do (indicar o documento de aprovao), faz saber a quem possa o o interessar que a partir do (30 a 45 ) (escrever por extenso, entre parnteses, o nmero ordinal correspondente) dia subseqente a data de publicao deste Edital no (indicar o peridico oficial), se no houver oposio, o (a) (indicar a unidade orgnica responsvel pela eliminao) eliminar os documentos relativos a (indicar os conjuntos documentais a serem eliminados), do perodo (indicar as datas-limite), do(a) (indicar o nome do rgo ou entidade produtor dos documentos a serem eliminados). Os interessados, no prazo citado, podero requerer s suas expensas, o desentranhamento de documentos ou cpias de peas do processo, mediante petio, desde que tenha respectiva qualificao e demonstrao de legitimidade do pedido, dirigida Comisso Setorial de Avaliao do (indicar rgo ou entidade). (Local e data) (Nome e assinatura do Presidente da Comisso Setorial de Avaliao)
o o

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ANEXO 3 (NOME DO RGO OU ENTIDADE) TERMO DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS Aos ___ dias do ms de__________ do ano de ______, o (a) (indicar o nome do rgo ou entidade responsvel pela eliminao), de acordo com o que consta do/da (indicar a Tabela de Temporalidade de Documentos ou a Listagem de Eliminao de Documentos e respectivo Edital de Cincia de Eliminao de Documentos), aprovados pelo (titular) do/da (indicar a instituio arquivstica), por intermdio do (indicar o documento de aprovao), e publicada(o) no Dirio Oficial do Distrito Federal, de (indicar a data de publicao da tabela ou do edital), procedeu eliminao de (indicar a quantificao mensurao), de documentos relativos a (referncia aos conjuntos documentais eliminados), integrantes do acervo do(a) (indicar o nome do rgo ou entidade produtor/acumulador), do perodo (indicar as datas-limite dos documentos eliminados). (nome da unidade orgnica responsvel pela eliminao, nome, cargo e assinatura do titular)

PORTARIA CONJUNTA SEC/SGA No 18, DE 23 DE MAIO DE 2006

Estabelece procedimentos para o recolhimento de documentos arquivsticos dos rgos da Administrao Direta e Indireta do Distrito Federal ao Arquivo Pblico do Distrito Federal.

O SECRETRIO DE ESTADO DE CULTURA E A SECRETRIA DE ESTADO DE GESTO ADMINISTRATIVA DO DISTRITO FEDERAL, no uso de suas atribuies regimentais e tendo em vista o o o disposto na Lei 2.405, de 28 de abril de 2000, no art. 2 do Decreto n 8.530, de 14 de maro de 1985, e o o no art. 7 do Decreto n 24.205, de 10 de novembro de 2003, RESOLVEM: o Art. 1 Para os fins deste ato, considera-se recolhimento a passagem para a guarda permanente, no Arquivo Pblico do Distrito Federal ArPDF, de documentos de valor histrico, probatrio e informativo, de valor permanente, produzidos e acumulados por rgos da Administrao Direta e Indireta do Distrito o Federal, sendo assegurado ao ArPDF, conforme disposto no artigo 9, da Lei n 2.545, de 28 de abril de 2000, promover o acesso, a divulgao e a publicao de documentos do acervo recolhido, vedado, no entanto, o emprstimo de originais, exceto nos casos previstos em lei. o Art. 2 Os acervos arquivsticos de valor histrico da Administrao Direta e Indireta do Distrito Federal, ao serem recolhidos ao Arquivo Pblico do Distrito Federal, devero estar avaliados, classificados, organizados, higienizados e acondicionados, bem como acompanhados de instrumento descritivo que permita a sua identificao e controle. o 1 Para fins deste ato, considera-se: a) Acondicionamento: embalagem e a guarda de documentos de arquivo de forma apropriada sua preservao; b) Avaliao: processo de anlise e identificao dos valores dos documentos de arquivo, com vistas sua seleo e destinao final; c) Classificao: ato ou efeito de analisar e identificar o contedo de documentos, selecionar a categoria de assunto sob a qual devem ser arquivados e determinar o cdigo para a sua recuperao; d) Higienizao: retirada de poeira e outros resduos estranhos aos documentos, com vistas sua preservao; e) Instrumento Descritivo: formulrio destinado para registros das informaes do acervo documental a ser recolhido. f) Organizao: utilizao de tcnicas arquivsticas para classificao, arranjo e descrio de documentos; o 2 As atividades tcnicas referidas no caput deste artigo, que precedem ao recolhimento de documentos, sero implementadas e custeadas pelos rgos e entidades geradores dos arquivos. o o Art. 3 O instrumento descritivo mencionado no artigo 2 dever conter os seguintes dados: rgo/entidade (recolhedor dos documentos); setor (responsvel pela transferncia); provenincia (rgo responsvel pela produo e acumulao dos documentos); nmero do recolhimento no ano, ano do recolhimento; tipo e nmero das unidades de acondicionamento; cdigo e assunto do conjunto documental, conforme Plano de Classificao; data-limite; descrio do contedo de cada unidade de acondicionamento; observaes pertinentes; data e assinatura do titular do rgo, conforme Anexo I. o Art. 4 Os procedimentos a serem observados para o recolhimento de documentos arquivsticos ao Arquivo Pblico do Distrito Federal incluem: I Da parte do rgo ou entidade detentor(a) do acervo: a) Comunicao oficial ao Arquivo Pblico do Distrito Federal quanto ao acervo que se pretende recolher, solicitando orientao tcnica; b) Acondicionamento dos documentos textuais em caixas-arquivo de tamanho padro (0,18m de largura por 0,31m de altura e 0,42m de comprimento ou 0,14m de largura por 0,27m de altura e 0,39m de 186

comprimento), produzidas preferencialmente de material inerte ou alcalino. Documentos que excedam ao padro convencional devero ser acondicionados em embalagens adequadas s suas dimenses. Documentos audiovisuais, cartogrficos, microgrficos, informticos, iconogrficos e sonoros devero ser acondicionados em estojos ou caixas de material, preferencialmente inerte ou sem acidez; c) Identificao das unidades de acondicionamento com espelhos contendo assunto, classificao, datalimite e nmero em ordem seqencial; d) Garantir a integridade dos conjuntos documentais at seu destino final, s dependncias do ArPDF. II Da parte do Arquivo Pblico do Distrito Federal: a) Constituio de grupo de trabalho, coordenado pelo SIARDF, para orientar as atividades inerentes ao recolhimento; b) Visita do grupo de trabalho ao local onde est armazenado o conjunto documental, a fim de elaborar relatrio e parecer tcnico, considerando aspectos relacionados organizao, avaliao, higienizao e ao acondicionamento; c) Definio de cronograma de recolhimento ao Arquivo Pblico do Distrito Federal; d) Elaborao de Termo de Recolhimento do acervo a ser recolhido, de acordo com o Anexo II, dever ser emitido em duas vias e assinados pelos representantes das partes. Aps a assinatura do Termo, uma via ser destinada ao rgo ou entidade celebrante e a segunda ao Arquivo Pblico do Distrito Federal. o Art. 5 As dvidas e omisses surgidas em decorrncia desta Portaria sero dirimidas pelo rgo Central do SIARDF. o Art. 6 Esta Portaria entra em vigor na data da sua publicao. PEDRO HENRIQUE LOPES BORIO CECLIA LANDIM DODF DE 25.05.2006 ANEXO I LISTAGEM DESCRITIVA DO ACERVO A SER RECOLHIDO

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ANEXO II MODELO DE TERMO DE RECOLHIMENTO TERMO DE RECOLHIMENTO Aos _____ dias do ms __________ do ano de _____, o (nome do rgo ou entidade recolhedor/a), (natureza administrativa e vinculao/subordinao do rgo), representado por seu (nome do titular do rgo ou entidade recolhedor/a), de acordo com o que consta da Tabela de Temporalidade de Documentos, aprovada pelo (titular) do Arquivo Pblico do Distrito Federal ArPDF, por intermdio do (indicar o documento de aprovao) e publicada no DODF em (indicar a data de publicao da Tabela), procedeu ao recolhimento de (indicar a quantificao) de documentos relativos a (referncia aos conjuntos documentais recolhidos) integrantes do acervo do(a) (indicar o nome do rgo ou entidade produtor/acumulador), do perodo (indicar as datas-limites), tendo cumprido todos os o requisitos institudos pela Portaria Conjunta n _____ de _____ de_________________ de 200___, que estabelece as normas a serem observadas no recolhimento de acervos arquivsticos. _____________________________________ Titular/rgo _____________________________________ Titular/ArPDF

PORTARIA No 275, DE 1o DE DEZEMBRO DE 2006

Aprovar o Mdulo Comunicao Oficial do Governo do Distrito Federal, Parte III MODERNIZAO, integrante do MANUAL DE NORMAS E PROCEDIMENTOS ADMNISTRATIVOS.

A SECRETRIA DE ESTADO DE GESTO ADMINISTRATIVA, no uso das atribuies que lhe foram o o conferidas pelo Decreto n 21.170, de 05 de maio de 2002, e as disposies contidas na Portaria SGA n 652, de 20 de setembro de 2002, resolve: o Art. 1 Aprovar o Mdulo COMUNICAO OFICIAL, Parte III MODERNIZAO, integrante do Manual de Normas e Procedimentos Administrativos, com vistas a estabelecer procedimentos para comunicao oficial no mbito do Governo do Distrito Federal. o Art. 2 O Mdulo Comunicao Oficial ser dividido nos seguintes captulos: I Aspectos gerais dos documentos oficiais; II Comunicao oficial e documentos oficiais; III Atos administrativos. o Art. 3 O Mdulo ora aprovado ser disponibilizado para os rgos da Administrao Direta, Autrquica e Fundacional do Distrito Federal mediante utilizao de mdia eletrnica e outros instrumentos de divulgao. o Art. 4 Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicao, revogadas as disposies em contrrio. MARIA CECLIA LANDIM DODF DE 04.12.2006

PORTARIA CONJUNTA SEPLAG/SC No 87, DE 17 DE AGOSTO DE 2007

Dispe sobre a destinao de papis provenientes da eliminao de documentos dos arquivos pblicos, no mbito dos rgos e entidades da Administrao Direta e Indireta do Distrito Federal.

O SECRETRIO DE ESTADO DE PLANEJAMENTO E GESTO DO DISTRITO FEDERAL E O SECRETRIO DE ESTADO DE CULTURA DO DISTRITO FEDERAL, no uso de suas atribuies o o regimentais e, ainda, de acordo com o artigo 5 da Lei n 2.545, de 28 de abril de 2000, e artigo 12 do o Decreto n 24.205, de 10 de novembro de 2003, resolvem: o Art. 1 Os papis provenientes do procedimento de eliminao de documentos dos arquivos pblicos dos rgos e entidades da Administrao Direta e Indireta do Distrito Federal, autorizada pela Comisso Central de Arquivos, em conformidade com a Portaria Conjunta SC e SGA n 02, de 22 de outubro de 2004, e com a Tabela de Temporalidade de Documentos, tero a seguinte destinao: I Doao entidade, sem fins lucrativos, com sede no Distrito Federal, e devidamente registrada no Conselho de Servio Social do Distrito Federal; II Doao s oficinas de reciclagem dos rgos e entidades da Administrao Direta e Indireta do Distrito Federal; 188

III Alienao, mediante leilo pblico, a ser realizado pela Secretaria de Estado de Planejamento e Gesto do Distrito Federal. o 1 A entrega dos papis somente ocorrer aps a devida fragmentao manual ou mecnica dos documentos, que dever ser acompanhada por um membro da Comisso Setorial de Avaliao de Documentos ou por um servidor autorizado. o 2 A fragmentao dever consistir na total destruio das informaes contidas nos documentos. o 3 A entidade de que trata o inciso I deste artigo ter que apresentar, previamente, a documentao jurdico-fiscal pertinente. o Art. 2 A entidade ou rgo doador dever emitir Termo de Doao de Papis, o qual ser entregue o s donatrias mencionadas nos incisos I e II do artigo 1 , conforme modelo constante do Anexo nico desta Portaria. o 1 O Termo de Doao de Papis dever ser juntado aos autos do processo relativo eliminao dos respectivos documentos. o 2 O Termo de Doao de Papis dever ser assinado pelo representante da entidade beneficiria e por um membro da Comisso Setorial de Avaliao de Documentos da entidade ou rgo doador. o Art. 3 Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicao. RICARDO PINHEIRO PENNA JOS SILVESTRE GORGULHO DODF de 21.08.2007

TERMO DE DOAO DE PAPIS A (o) (informar nome do rgo ou unidade doador), por meio deste termo, doa (informar nome do rgo ou unidade recebedor) (informar quantidade) kg de papis provenientes da seleo e eliminao de o documentos aprovada pela Comisso Central de Arquivos CCA objeto do processo n (informar nmero do processo de eliminao). Braslia DF, ____ de _______________ de ________

PORTARIA No 156, DE 27 DE AGOSTO DE 2007

Dispe sobre a numerao de peas de processos oriundos de rgos externos ao Sistema de Comunicao Administrativa do Distrito Federal.

O SECRETARIO DE ESTADO DE PLANEJAMENTO E GESTO DO DISTRITO FEDERAL, no uso de suas atribuies regimentais, e ainda, de acordo com o que lhe confere o artigo 105, pargrafo nico, inciso V, da Lei orgnica do Distrito Federal resolve: o Art. 1 Os processos oriundos de rgos externos ao Sistema de Comunicao Administrativa do Distrito Federal recebero numerao no rgo de autuao onde derem entrada, desprezando-se, para efeito de tramitao, o nmero de autuao do rgo de origem. o Art. 2 O carimbo de conferido ser preenchido com a quantidade de peas provenientes do rgo de origem. o Art. 3 A identificao do nmero do processo, a etiqueta e a numerao das peas provenientes do rgo de origem devem ser preservadas. o Art. 4 As peas numeradas no rgo de origem no sero numeradas pelos rgos que compe o Sistema de Comunicao Administrativa do Distrito Federal. o Art. 5 A numerao de peas inseridas pelos rgos que compe o Sistema de Comunicao Administrativa do Governo do Distrito Federal dever dar seqncia numerao proveniente do rgo de origem. o Art. 6 Para numerao das peas deve ser utilizado o carimbo padro, informando o nmero da pea, o cdigo de identificao do rgo de autuao de processo, o nmero do processo, o ano, a rubrica e matrcula do servidor. 189

Art. 7 Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicao, ficando revogadas as disposies em contrrio. RICARDO PINHEIRO PENNA DODF de 28.08.2007

DECRETO No 28.722, DE 28 DE JANEIRO DE 2008

Institui medidas desburocratizantes para o recebimento de documentos no mbito da Administrao Pblica do Distrito Federal e d outras providncias.

O GOVERNADOR DO DISTRITO FEDERAL, no uso das atribuies que lhe confere o artigo 100, incisos VII e XXVI, da Lei Orgnica do Distrito Federal, DECRETA: o Art. 1 Fica vedada a exigncia de reconhecimento de firmas ou de autenticao de cpias nos documentos recebidos por rgos e entidades da Administrao direta, autrquica e fundacional do Distrito Federal. o o Art. 2 O disposto no artigo 1 , deste Decreto no se aplica s hipteses em que os referidos atos notariais so exigidos por lei. o 1 Na hiptese de que trata o caput deste artigo, o servidor dever proceder ao cotejo, respectivamente, com a cdula de identidade do interessado ou com o respectivo documento original e, somente se houver dvida fundada, exigir o reconhecimento da firma ou a autenticao da cpia. o 2 Eventual exigncia do servidor ser feita por escrito, motivadamente, com a indicao do dispositivo legal em que ela est prevista e da razo especfica da dvida, presumindo-se, caso no o faa, que no considerou necessrio o atendimento da formalidade. o 3 Verificada a qualquer tempo a ocorrncia de fraude ou falsidade em prova documental, reputar-seo inexistentes os atos administrativos dela resultantes, cumprindo ao rgo ou entidade a que o documento tenha sido apresentado expedir a comunicao cabvel ao rgo local do Ministrio Pblico. o Art. 3 Cabe s Secretarias de Estado, s autarquias e s fundaes institudas ou mantidas pelo Distrito Federal: I manter em local visvel e acessvel ao pblico relao atualizada das hipteses, pertinentes aos respectivos mbitos de atuao, em que h determinao legal expressa de reconhecimento de firmas ou de autenticao de cpias; II divulgar o contedo deste Decreto em seus stios eletrnicos. o Art. 4 O disposto neste Decreto aplica-se, no que couber, s empresas em cujo capital o Distrito Federal tenha participao majoritria e s demais entidades direta ou indiretamente controladas pelo Governo do Distrito Federal. o Art. 5 Este Decreto entra em vigor na data de sua publicao. o Art. 6 Revogam-se as disposies em contrrio. Braslia, 28 de janeiro de 2008. o o 120 da Repblica e 48 de Braslia JOS ROBERTO ARRUDA DODF de 29.01.2008

PORTARIA No 119, DE 18 DE JUNHO DE 2008

Dispe sobre a numerao de peas de processos que foram autuados at 23 de janeiro de 1987.

O SECRETARIO DE ESTADO DE PLANEJAMENTO E GESTO DO DISTRITO FEDERAL, no uso de suas atribuies regimentais, e ainda, de acordo com o que lhe confere o artigo 105, pargrafo nico, inciso V, da Lei orgnica do Distrito Federal e Considerando a necessidade de disciplinar a numerao de peas de processo e agilizar o trmite processual, resolve: o Art. 1 Nas peas dos processos autuados at 23 de janeiro de 1987 no necessrio utilizar o carimbo padro de numerao de peas. Pargrafo nico: O carimbo padro deve ser utilizado somente nas peas inseridas ao processo posteriores a esta data. o Art. 2 Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicao. RICARDO PINHEIRO PENNA DODF de 19.06.2008

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GLOSSRIO

acervo Documentos de uma entidade produtora ou de uma entidade custodiadora. acessibilidade Condio ou possibilidade de acesso(1, 2) a servios de referncia, informao, documentao(2) e comunicao. acesso 1 Possibilidade de consulta a documentos e informaes. 2 Funo arquivstica destinada a tornar acessveis os documentos e a promover sua utilizao. acondicionamento Embalagem ou guarda de documentos visando sua preservao e acesso(1). acumulao Reunio de documentos produzidos e/ou recebidos no curso das atividades de uma entidade coletiva, pessoa ou famlia. anexao Juntada, em carter definitivo, de um processo a outro processo, na qual prevalece, para referncia, normalmente, o nmero do processo mais antigo. anexo Documento ou processo juntado, em carter definitivo, a outro documento ou processo, eventualmente de mesma procedncia, por afinidade de contedo. apensao Juntada, em carter temporrio, com o objetivo de elucidar ou subsidiar a matria tratada, conservando cada processo a sua identidade e independncia. apenso Processo juntado a outro processo sem, contudo, passar a integr-lo. armazenamento Guarda de documentos em depsito (1). Ver tambm acondicionamento. arquivamento 1 Sequncia de operaes intelectuais e fsicas que visam guarda ordenada de documentos. Ver tambm arranjo, mtodo de arquivamento e sistema de arquivamento. 2 Ao pela qual uma autoridade determina a guarda de um documento, cessada a sua tramitao. arquivo 1 Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pblica ou privada, pessoa ou famlia, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte. Ver tambm fundo. 2 Instituio ou servio que tem por finalidade a custdia, o processamento tcnico, a conservao e o acesso(1) a documentos. 3 Instalaes onde funcionam arquivos(2). 4 Mvel destinado guarda de documentos. arquivo administrativo Arquivo(1) com predominncia de documentos decorrentes do exerccio das atividades-meio de uma instituio ou unidade administrativa. Expresso usada em oposio a arquivo tcnico. arquivo central Arquivo(2) responsvel pela normalizao dos procedimentos tcnicos aplicados aos arquivos(1) de uma administrao, podendo ou no assumir a centralizao do armazenamento. Tambm chamado arquivo geral. Em alguns pases, a expresso designa o arquivo nacional. Ver tambm arquivo setorial.
3

ARQUIVO NACIONAL (BRASIL). Dicionrio brasileiro de terminologia arquivstica. Disponvel em: http://www.portalan.arquivonacional.gov.br/Media/Dicion%20Term%20Arquiv.pdf. 191

arquivo corrente 1 Conjunto de documentos, em tramitao ou no, que, pelo seu valor primrio, objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administrao. 2 Arquivo(2) responsvel pelo arquivo corrente(1). arquivo de segurana Conjunto de cpias arquivadas em local diverso daquele dos respectivos originais para garantir a integridade da informao. Ver tambm cmara de segurana e microfilme de segurana. arquivo especializado Arquivo(2) cujo acervo tem uma ou mais caractersticas comuns, como natureza, funo ou atividade da entidade produtora, tipo, contedo, suporte ou data dos documentos, entre outras. arquivo intermedirio 1 Conjunto de documentos originrios de arquivos correntes(2), com uso pouco frequente, que aguarda destinao. 2 Arquivo(2) responsvel pelo arquivo intermedirio(1). Tambm chamado pr-arquivo. 3 Depsito(1) de arquivos intermedirios(1). arquivo permanente 1 Conjunto de documentos preservados em carter definitivo em funo de seu valor. 2 Arquivo(2) responsvel pelo arquivo permanente(1). Tambm chamado arquivo histrico. arquivo privado Arquivo de entidade coletiva de direito privado, famlia ou pessoa. Tambm chamado de arquivo particular. arquivo pblico 1 Arquivo(1) de entidade coletiva pblica, independentemente de seu mbito de ao e do sistema de governo do pas. 2 Arquivo(2) integrante da Administrao Pblica. arquivo setorial 1 Arquivo(1) de um setor ou servio de uma administrao. 2 Arquivo(2) responsvel pelo arquivo setorial(1); existindo um arquivo central, estar a ele tecnicamente subordinado. arquivo tcnico Arquivo(1) com predominncia de documentos decorrentes do exerccio das atividades-fim de uma instituio ou unidade administrativa. Expresso usada em oposio a arquivo administrativo. assinatura Nome de uma pessoa ou a sua representao, feito de prprio punho sobre um documento para indicar sua autoria ou avalizar seu contedo. atividade-fim Atividade desenvolvida em decorrncia da finalidade de uma instituio. Tambm chamada atividade finalstica. Ver tambm atividade-meio. atividade-meio Atividade que d apoio consecuo das atividades-fim de uma instituio. Tambm chamada atividade mantenedora. autenticao Atestao de que um documento verdadeiro ou de que uma cpia reproduz fielmente o original, de acordo com as normas legais de validao. autoridade Forma de controle baseado no poder atribudo a determinadas posies ou cargos. Capacidade, aptido, poder. autuao Transformao de um documento em processo.

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avaliao Processo de anlise de documentos de arquivo(1), que estabelece os prazos de guarda e a destinao, de acordo com os valores que lhes so atribudos. Ver tambm comisso de avaliao. cartaz Documento elaborado para informao ou publicidade, quase sempre impresso de um s lado do suporte, freqentemente ilustrado, e que se destina a ser afixado. cd Disco tico usado para armazenamento digital de udio ou de dados e aplicaes em meio eletrnico. Abreviatura de compact disc. ciclo vital dos documentos Sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo(1), da sua produo guarda permanente ou eliminao. Ver tambm teoria das trs idades. classe Primeira diviso de um plano de classificao ou de um cdigo de classificao. classificao 1 Organizao dos documentos de um arquivo(1) ou coleo, de acordo com um plano de classificao, cdigo de classificao ou quadro de arranjo. 2 Anlise e identificao do contedo de documentos, seleo da categoria de assunto sob a qual sejam recuperados, podendo-se-lhes atribuir cdigos. 3 Atribuio a documentos, ou s informaes neles contidas, de graus de sigilo, conforme legislao especfica. Tambm chamada classificao de segurana. Ver tambm desclassificao, documento classificado e documento sigiloso. classificao decimal Classificao(1) decorrente da aplicao do mtodo decimal. climatizao Processo de adequar, por meio de equipamentos, a temperatura e a umidade relativa do ar a parmetros favorveis preservao dos documentos. cdigo Conjunto de smbolos, normalmente letras e/ou nmeros, que, mediante uma conveno, representam dados. Ver tambm cifra e notao. cdigo de classificao Cdigo derivado de um plano de classificao. comisso de avaliao e destinao Grupo multidisciplinar encarregado da avaliao de documentos de um arquivo(1), responsvel pela elaborao de tabela de temporalidade. conservao Promoo da preservao e da restaurao dos documentos. consulta Busca direta ou indireta de informaes. Ver tambm acesso(2). controle ambiental Conjunto de procedimentos para criao e manuteno de ambiente de armazenamento propcio preservao, compreendendo controle de temperatura, da umidade relativa, da qualidade do ar, da luminosidade, bem como preveno de infestao biolgica, procedimentos de manuteno, segurana e proteo contra fogo e danos por gua. cpia Resultado da reproduo de um documento, geralmente qualificada por sua funo ou processo de duplicao. cpia autenticada Cpia exata que, conferida vista do original por autoridade competente, possui f pblica. cpia de segurana Cpia feita com vistas a preservar as informaes no caso de perda ou destruio do original (1). Ver tambm backup e microfilme de segurana.
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correspondncia Comunicao escrita, expedida (ativa) ou recebida (passiva), por entidades coletivas, pessoas ou famlias. custdia Responsabilidade jurdica de guarda e proteo de arquivos(1), independentemente de vnculo de propriedade. data de acesso Elemento de identificao cronolgica do fim da restrio de acesso a um documento. data de produo Elemento de identificao cronolgica pelo qual se indica a data em que o documento foi produzido. datas-limite Elemento de identificao cronolgica, em que so indicados o incio e o trmino do perodo de uma unidade de descrio. desapensao Separao de documento ou processo juntado por apensao. descarte Excluso de documentos de um arquivo(2) aps avaliao. Ver tambm eliminao. desclassificao Ato pelo qual a autoridade competente libera consulta, no todo ou em parte, documento anteriormente sujeito a grau de sigilo. Ver tambm classificao(3). destinao Deciso, com base na avaliao, quanto ao encaminhamento de documentos para guarda permanente, descarte ou eliminao. Ver tambm plano de destinao e tabela de temporalidade. digitalizao Processo de converso de um documento para o formato digital por meio de dispositivo apropriado, como um escner. documentao 1 Conjunto de documentos. 2 Ato ou servio de coleta, processamento tcnico e disseminao de informaes e documentos. documento Unidade de registro de informaes, qualquer que seja o suporte ou formato. documento audiovisual Gnero documental integrado por documentos que contm imagens, fixas ou em movimento, e registros sonoros, como filmes (2) e fitas videomagnticas. Ver tambm documento filmogrfico, documento iconogrfico e documento sonoro. documento bibliogrfico Gnero documental integrado por impressos, como livros, folhetos e peridicos. documento cartogrfico Gnero documental integrado por documentos que contm representaes grficas da superfcie terrestre ou de corpos celestes e desenhos tcnicos, como mapas, plantas, perfis e fotografias areas. documento classificado 1 Documento submetido a algum cdigo ou sistema de classificao(1, 2). 2 Documento ao qual foi atribudo grau de sigilo. documento digital Documento codificado em dgitos binrios, acessvel por meio de sistema computacional. Ver tambm documento eletrnico. documento eletrnico Gnero documental integrado por documentos em meio eletrnico ou somente acessveis por equipamentos eletrnicos, como cartes perfurados, disquetes e documentos digitais.
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documento filmogrfico Gnero documental integrado por documentos que contm imagens em movimento, com ou sem som, como filmes (2) e fitas videomagnticas. Tambm chamado documento cinematogrfico. documento fotogrfico Fotografia em positivo ou negativo. documento iconogrfico Gnero documental integrado por documentos que contm imagens fixas, impressas, desenhadas ou fotografadas, como fotografias e gravuras. documento impresso Documento textual impresso ou multigrafado. documento microgrfico Gnero documental integrado por documentos em microforma, como cartes-janela, microfilmes e tab-jacks. documento oficial Documento emanado do poder pblico ou de entidades de direito privado capaz de produzir efeitos de ordem jurdica na comprovao de um fato. documento ostensivo Documento sem qualquer restrio de acesso. documento pessoal 1 Documento cujo teor de carter estritamente particular. 2 Documento que serve identificao de uma pessoa. documento privado Documento de arquivo privado. documento pblico 1 Do ponto de vista da acumulao, documento de arquivo pblico (1). 2 Do ponto de vista da propriedade, documento pertencente ao poder pblico. 3 Do ponto de vista da produo, documento emanado do poder pblico. documento sigiloso Documento que pela natureza de seu contedo sofre restrio de acesso. Ver tambm grau de sigilo. documento sonoro Registro sonoro, como disco e fita audiomagntica. documento textual Gnero documental integrado por documentos manuscritos, datilografados ou impressos, como atas de reunio, cartas, decretos, livros de registro, panfletos e relatrios. dossi Conjunto de documentos relacionados entre si por assunto (ao, evento, pessoa, lugar, projeto), que constitui uma unidade de arquivamento. Ver tambm processo. edital de cincia de eliminao Ato publicado em peridicos oficiais que tem por objetivo anunciar e tornar pblica a eliminao. eliminao Destruio de documentos que, na avaliao, foram considerados sem valor permanente. Tambm chamada expurgo de documentos. espcie documental Diviso de gnero documental que rene tipos documentais por seu formato. So exemplos de espcies documentais ata, carta, decreto, disco, filme (2), folheto, fotografia, memorando, ofcio, planta, relatrio. etiqueta Rtulo afixado sobre as unidades de arquivamento e/ou seu invlucro, contendo informaes que permitem a sua identificao.
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fac-smile 1 Cpia fotomecnica de um documento. 2 Imagem exata de um documento transmitida eletronicamente. Tambm chamada fax. filme 1 Pelcula ou fita de plstico flexvel capaz de fixar imagens em positivo ou negativo. 2 Sequncia de imagens distintas que, projetadas umas aps outras, do a iluso de movimento.Tambm chamada filme cinematogrfico. folha Pedao de papel com formato definido, composto de duas faces (verso e anverso), cuja numerao, se efetuada, o em ordem crescente, determinada pelo anverso. formato Conjunto das caractersticas fsicas de apresentao, das tcnicas de registro e da estrutura da informao e contedo de um documento. fotocpia Cpia direta de um documento, produzida por mquina automtica, utilizando-se papel sensvel aos fenmenos luminosos, qumicos ou eletrostticos, independentemente da presena de negativo. fotografia Imagem produzida pela ao da luz sobre pelcula coberta por emulso fotossensvel, revelada e fixada por meio de reagentes qumicos. gesto de documentos Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento(1, 2) de documentos em fase corrente e intermediria, visando sua eliminao ou recolhimento(1, 2). Tambm chamado administrao de documentos. grau de sigilo Gradao de sigilo atribuda a um documento em razo da natureza de seu contedo e com o objetivo de limitar sua divulgao a quem tenha necessidade de conhec-lo. Ver tambm classificao(3). grupo Num plano de classificao ou cdigo de classificao, a subdiviso da subclasse. guia-fora Indicador colocado no lugar de uma unidade de arquivamento ou item documental para assinalar a sua remoo temporria. Tambm chamado fantasma ou ficha-fantasma. identificao Processo de reconhecimento, sistematizao e registro de informaes sobre arquivos (1), com vistas ao seu controle fsico e/ou intelectual. imagem Representao grfica, plstica ou fotogrfica de seres, objetos ou fatos. ndice Relao sistemtica de nomes de pessoas, lugares, assuntos ou datas contidos em documentos ou em instrumentos de pesquisa, acompanhados das referncias para sua localizao. informao Elemento referencial, noo, idia ou mensagem contidos num documento. instrumento de pesquisa Meio que permite a identificao, localizao ou consulta a documentos ou a informaes neles contidas. Expresso normalmente empregada em arquivos permanentes (2). Ver tambm catlogo, guia, ndice, inventrio, listagem descritiva do acervo, repertrio e tabela de equivalncia. item documental 1 Menor unidade documental, intelectualmente indivisvel, integrante de dossis ou processos. 2 Unidade documental fisicamente indivisvel. Tambm chamada folha.
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juntada 1 Apensao ou anexao de um processo a outro. 2 Juno de documentos a um processo. listagem de eliminao Relao de documentos cuja eliminao foi autorizada por autoridade competente. Tambm chamada lista de eliminao. listagem descritiva do acervo Relao elaborada com o objetivo de controlar a entrada de documentos em arquivos intermedirios (2) e em arquivos permanentes (2). mapa Documento que descreve, de forma grfica ou fotogramtrica, geralmente em escala e em meio plano, caractersticas fsicas e abstratas selecionadas da superfcie terrestre ou de um corpo celeste. mtodo alfabtico Mtodo de ordenao que tem por eixo o alfabeto. mtodo de arquivamento Sequncia de operaes que determina a disposio dos documentos de um arquivo (1) ou coleo, uns em relao aos outros, e a identificao de cada unidade. mtodo decimal Mtodo de ordenao que tem por eixo um plano prvio de distribuio dos documentos em dez grandes classes, cada uma podendo ser subdividida em dez subclasses e assim por diante. mtodo geogrfico Mtodo de ordenao que tem por eixo aspectos geogrficos. mtodo numrico-cronolgico Mtodo de ordenao que tem por eixo o nmero e a data dos documentos. microfilmagem Produo de imagens fotogrficas de um documento em formato altamente reduzido. microfilme Filme (1) resultante do processo de reproduo de documentos, dados e imagens, por meios fotogrficos ou eletrnicos, em diferentes graus de reduo, cuja leitura s possvel por meio de leitor de microformas. microfilme de complemento Microfilme cujo contedo serve para complementar ou suplementar acervo. microfilme de preservao Microfilme que serve preservao de documentos, protegendo-os do uso e manuseio constantes. microfilme de segurana Microfilme que serve de cpia de segurana, devendo ser armazenado em local distinto daquele dos originais (1), de preferncia em cmara de segurana. microfilme de substituio Microfilme que serve preservao das informaes contidas em documentos que so eliminados, tendo em vista a racionalizao e o aproveitamento de espao. minuta Verso preliminar de documento sujeita aprovao. Ver tambm original (2). original 1 Documento produzido pela primeira vez ou em primeiro lugar. 2 Verso final de um documento, j na sua forma apropriada. Ver tambm minuta. pgina Cada um dos lados de uma folha.

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plano de classificao Esquema de distribuio de documentos em classes, de acordo com mtodos de arquivamento especficos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funes de uma instituio e da anlise do arquivo (1) por ela produzido. Expresso geralmente adotada em arquivos correntes. Ver tambm cdigo de classificao. planta Documento em forma grfica ou fotogramtrica representando, em seo horizontal, a organizao de uma estrutura ou frao do solo. Tambm chamado plano. prazo de eliminao Prazo fixado em tabela de temporalidade ao fim do qual os documentos no considerados de valor permanente devero ser eliminados. prazo de guarda Prazo, definido na tabela de temporalidade e baseado em estimativas de uso, em que documentos devero ser mantidos no arquivo corrente (2) ou no arquivo intermedirio (2), ao fim do qual a destinao efetivada. Tambm chamado perodo de reteno ou prazo de reteno. preservao Preveno da deteriorao e danos em documentos, por meio de adequado controle ambiental e/ou tratamento fsico e/ou qumico. processo Conjunto de documentos oficialmente reunidos no decurso de uma ao administrativa ou judicial, que constitui uma unidade de arquivamento. Ver tambm dossi. protocolo Servio encarregado do recebimento, registro, classificao(2), distribuio, controle da tramitao e expedio de documentos. Ver tambm arquivo corrente (2) e unidade protocolizadora. recolhimento 1 Entrada de documentos pblicos em arquivos permanentes(2), com competncia formalmente estabelecida. 2 Operao pela qual um conjunto de documentos passa do arquivo intermedirio(2) para o arquivo permanente(2). relao de recolhimento Listagem descritiva do acervo adotada em arquivos permanentes(2). relao de transferncia Listagem descritiva do acervo adotada em arquivos intermedirios(2). reproduo Processo de produo de cpia de um documento no contedo e na forma, mas no necessariamente em suas dimenses. seleo Separao dos documentos de valor permanente daqueles passveis de eliminao, mediante critrios e tcnicas previamente estabelecidos em tabela de temporalidade. sistema de arquivamento Conjunto de rotinas, procedimentos e mtodos de arquivamento compatveis entre si, tendo em vista a organizao e a preservao de documentos ou arquivos(1), bem como o acesso(1) s informaes neles contidas. sistema de gesto de documentos Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas cuja interao permite a eficincia e a eficcia na produo, tramitao, uso, avaliao, arquivamento e destinao de documentos. subclasse Num plano de classificao ou cdigo de classificao, a subdiviso da classe. subgrupo Num plano de classificao ou cdigo de classificao, a subdiviso do grupo.

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suporte Material no qual so registradas as informaes. tabela de temporalidade Instrumento de destinao, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condies de guarda tendo em vista a transferncia, recolhimento, descarte ou eliminao de documentos. teoria das trs idades Teoria segundo a qual os arquivos(1) so considerados arquivos correntes, intermedirios ou permanentes, de acordo com a frequncia de uso por suas entidades produtoras e a identificao de seus valores primrio e secundrio. termo de eliminao Instrumento do qual consta o registro de informaes sobre documentos eliminados aps terem cumprido o prazo de guarda. termo de recolhimento Instrumento legal que define e formaliza o recolhimento de documentos ao arquivo permanente(2). termo de transferncia Instrumento legal que define e formaliza a transferncia de documentos para o arquivo intermedirio(2). tipo documental Diviso de espcie documental que rene documentos por suas caractersticas comuns no que diz respeito frmula diplomtica, natureza de contedo ou tcnica do registro. So exemplos de tipos documentais cartas precatrias, cartas rgias, cartas-patentes, decretos sem nmero, decretos-leis, decretos legislativos, daguerretipos, litogravuras, serigrafias, xilogravuras. tramitao Curso do documento desde a sua produo ou recepo at o cumprimento de sua funo administrativa. Tambm chamado movimentao ou trmite. transferncia Passagem de documentos do arquivo corrente(2) para o arquivo intermedirio(2). umidade relativa Razo entre a quantidade de vapor d'gua e a quantidade necessria para a saturao da atmosfera mesma temperatura. A umidade relativa do ar expressa percentualmente. unidade de arquivamento Documento(s) tomado(s) por base, para fins de classificao(1), arranjo, armazenamento(1) e notao. Ver tambm dossi e processo. unidade protocolizadora Protocolo responsvel pela autuao de documentos. usurio Pessoa fsica ou jurdica que consulta arquivos(1). Tambm chamada consulente, leitor ou pesquisador. valor administrativo Valor que um documento possui para a atividade administrativa de uma entidade produtora, na medida em que informa, fundamenta ou prova seus atos. Ver tambm valor primrio. valor fiscal Valor atribudo a documentos ou arquivos(1) para comprovao de operaes financeiras ou fiscais. valor informativo Valor que um documento possui pelas informaes nele contidas, independentemente de seu valor probatrio. valor legal Valor que um documento possui perante a lei para comprovar um fato ou constituir um direito. Ver tambm valor probatrio.

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valor permanente Valor probatrio ou valor informativo que justifica a guarda permanente de um documento em um arquivo(1). Tambm chamado valor arquivstico ou valor histrico. Ver tambm valor secundrio. valor primrio Valor atribudo a documento em funo do interesse que possa ter para a entidade produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais. valor probatrio Valor intrnseco que permite a um documento de arquivo(1) servir de prova legal. Ver tambm valor legal. valor secundrio Valor atribudo a um documento em funo do interesse que possa ter para a entidade produtora e outros usurios, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente produzido.

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