ECDL MODULUL 3 Procesare de texte

Lec ia 3 1. mbinarea coresponden ei

In Word 2000 i NT Pentru a trimite acelai text mai multor persoane exist func ia Mail Merge / mbinare coresponden (din meniul Tools / Instrumente), cu ajutorul creia se mbin textul scrisorii cu numele persoanelor care vor primi aceast invita ie. Func ia Mail Merge / mbinare corespondenta presupune trei pai: 1) Crearea textului invita iei Create / Creare Se alege tipul documentului (pentru o invita ie se poate alege Form Letters / Scrisori tip. Se va deschide o fereastr ce permite s alege i unde s crea i noua scrisoare: n documentul existent Active Window / Modificare tip document - sau n unul nou - New main document / Document principal nou)

2) Crearea unei liste cu toate persoanele care vor primi scrisoarea Get Data / Preluare Date Se precizeaz de unde se iau datele. Dac nu exist nici o sursa creat, se alege op iunea de a crea o list nou. Se va deschide o fereastra n care ve i selecta rndurile pe care dori i s le insera i n document. Dup stabilirea cmpurilor tabelei, trebuiesc introduse date (Edit Data Source / Editare date) din fereastra care va aprea. Pe bara de instrumente apare o nou bar (Mail Merge / mbinare coresponden ). Cu butonul Insert Merge Field / Inserare cmp pentru mbinare, se pot introduce pe rnd n document cmpurile dorite. 3) Combinarea textului scrisorii cu lista de persoane Merge / mbinare Tot n fereastra Tools / Mail merge Instrumente / mbinare coresponden , se apas butonul Merge / mbinare. Se deschide o fereastr din care se alege locul unde se va mbina documentul. Acelai lucru se ob ine cu butoanele din bara de instrumente Mail Merge / mbinare coresponden : exist butonul Mail Merge Help / Ajutor pentru mbinare coresponden pentru a mbina documentele la imprimant, pentru a realiza un document nou. In Office XP Daca folosi i Word XP, func ia Mail Merge / mbinare coresponden se afl n Tools / Letters and Mailings / Mail Merge Wizard. In romn: Instrumente / Scrisori i coresponden e/ Expert mbinare coresponden .

Uniunea European reprezint o entitate politic, social i economic compus din 27 ri. Statele Membre au decis mpreun, pe parcursul unui proces de extindere ce a durat 50 de ani, s construiasc o zon de stabilitate, democra ie i dezvoltare durabil, men innd diversitatea cultural, toleran a i libert ile individuale. Uniunea European i propune s mprteasc realizrile i valorile sale cu rile i popoarele de dincolo de grani ele ei.
Proiect finan at de UNIUNEA EUROPEANA

Va aprea n partea dreapt o fereastra n care introduce i op iunile dorite, apsnd dup fiecare pas butonul Next / Urmatorul sau Previous / Anteriorul pentru a reveni la pasul precedent, astfel: Prima etap: Pasul 1 din 6 Se bifeaz tipul de document dorit (de ex. Scrisori Letters) Se d clic pe Next/Urmatorul Starting / Document de pornire folosim ca text pentru scrisoare

Pasul 2 din 6 Use the current document / Utilizare documentul curent Start from existing document / Pornire de la un document existent Cu Next / Urmtorul se trece la pasul urmtor, cu Previous / Anteriorul se revine la pasul anterior. A doua etap: Pasul 3 din 6 Selecta i destinatarii. Ca list de adrese unde ve i trimite scrisoarea, pute i alege ntre: O list deja creat, care exist pe calculator Use an existing list / Utilizarea unei liste existente i alegem Browse / Rsfoire i deschidem lista aleas Dac nu exist, atunci putem crea o list Type a new list / Tastarea unei noi liste i Create / Creare Se deschide o fereastr Lista de adrese nou n care putem introduce datele pentru editarea listei Putem particulariza cmpurile listei, adugnd, tergnd sau redenumind cmpurile existente din butonul Customize / Particularizare Dup apsarea butonului OK, se deschide fereastra de introducere date. Se poate introduce o nregistrare nou (New Entry / nregistrare nou) sau terge o nregistrare (Delete Entry / tergere nregistrare). Dup terminarea listei, apare pe ecran, sub ultima bar de instrumente, bara Mail Merge. A treia etap: Pasul 4 din 6 Scrie i scrisoarea. Din fereastra ce se deschide cu comanda More items / Mai multe elemente sau cu butonul corespunztor Inserare cmp pentru mbinare de pe bara Mail Merge, se selecteaz pe rnd cmpurile de mbinare care dorim sa apar n scrisoare (First Name, Last Name, Town etc. sau titlu, prenume, ) i se apas Insert / Inserare dup fiecare. Aten ie, cmpurile se insereaz n locul n care pune i cursorul!!! Pasul 5 din 6 Examina i scrisorile n acest pas pute i s mai aranja i scrisoarea, s mai aduga i noi persoane n baza de date. Pasul 6 din 6 Finaliza i mbinarea Pute i alege ca scrisorile rezultate din mbinare: s se salveze ntr-un nou document Edit individual Letters / Editare scrisori individuale s se imprime direct sub form mbinat Print / Imprimare Dup apari ia barei de instrumente Mail Merge, etapa a 3-a se poate realiza i de pe butoanele de pe bar: Insert Merge Fields / Inserare cmpuri mbinare fereastr de dialog Merge to new Document mbinare ntr-un document nou Merge to Printer mbinare direct la imprimanta

Uniunea European reprezint o entitate politic, social i economic compus din 27 ri. Statele Membre au decis mpreun, pe parcursul unui proces de extindere ce a durat 50 de ani, s construiasc o zon de stabilitate, democra ie i dezvoltare durabil, men innd diversitatea cultural, toleran a i libert ile individuale. Uniunea European i propune s mprteasc realizrile i valorile sale cu rile i popoarele de dincolo de grani ele ei.
Proiect finan at de UNIUNEA EUROPEANA

Merge to E-mail mbinare direct la casu a de e-mail (dac datele introduse reprezint adrese de e-mail din Outlook Adress Book).

2. Pregtirea rezultatelor
2.1. Corectarea gramaticala Alegerea limbii dic ionarului Alegerea limbii se face fie nainte de a ncepe editarea documentului sau dup editarea textului, prin selectarea acestuia, astfel:

Tools Language Set Language / Instrumente Limba Stabilire limb (fereastra) se alege limba dorit De obicei, sunt instalate implicit dic ionare n limbile de circula ie interna ional i n limba programului Office (n acest caz, englez). n cazul n care dorim s corectm intr-o alt limb, aceast op iune trebuie ini ial instalat pe calculatorul dumneavoastr.

Dezactivarea op iunii de corectare Tools Option clic n csu a Check spelling. In romna: Instrumente Op iuni Corectare ortografica i gramatical. Corectarea gramaticala Tools Spelling and Grammar / Instrumente Corectare ortografic i gramatical sau F7 Cuvintele incorecte i cele corecte, dar care nu exist n dic ionar (nume proprii, sigle, ini iale etc.) i care se consider greite apar subliniate cu rou. Corec ia greelilor prin corectare manuala daca func ia Corectare gramaticala este inactiv sau nu este instalat prin corectare automat cu ajutorul func iei Tools Spelling and Grammar / Instrumente Limba Corectare ortografic i gramatical (sau F7) n fereastra de dialog se mai poate alege limba dic ionarului, n partea de sus a ferestrei e semnalat greeala, n partea de jos e o lista de op iuni cu propuneri de corec ie. Greeala se poate modifica sau ignora (Change / Modificare sau Ignore / Ignorare). Corectarea se poate ntrerupe oricnd apsnd butonul Cancel / nchidere. Dup stabilirea limbii, o modalitate mai rapid de corectare este clic-dreapta pe cuvntul subliniat cu rou i alegerea variantei corecte. Uneori pot aprea unele cuvinte cu rou, ca greite, dei ele sunt corecte, dar nu sunt n dic ionarul instalat. Avem posibilitatea s le adugm n dic ionar ac ionnd butonul Add to Dictionary / Adugare n dic ionar). Numele implicit al dic ionarului este CUSTOM.DIC. Con inutul acestui dic ionar poate fi vizualizat astfel: din meniul Tools / Instrumente alegem comanda Options / Op iuni, apoi alegem fila Spelling&Grammar / Corectare gramatical, n aceast fil se apas pe butonul Custom dictionaries / Dic ionare particularizate (dic ionare tip utilizator).

Uniunea European reprezint o entitate politic, social i economic compus din 27 ri. Statele Membre au decis mpreun, pe parcursul unui proces de extindere ce a durat 50 de ani, s construiasc o zon de stabilitate, democra ie i dezvoltare durabil, men innd diversitatea cultural, toleran a i libert ile individuale. Uniunea European i propune s mprteasc realizrile i valorile sale cu rile i popoarele de dincolo de grani ele ei.
Proiect finan at de UNIUNEA EUROPEANA

2.2. Imprimare pe hrtie Vizualizarea documentului File Print Preview / Fiier Examinare naintea imprimrii sau butonul corespunztor de pe bara standard apare fereastra n care se va vedea cum va arta documentul imprimat, n care se pot stabili propriet ile paginii care va iei la imprimant. Setarea Paginii File Page Setup / Fiier Ini ializare pagin - fereastra n care se definete formatul paginii: margini, dimensiunea paginii i orientarea textului (A4, Orientation: Portrait sau Landscape / Tip portret sau Tip vedere) Imprimarea efectiv File Print / Fiier Imprimare sau butonul corespunztor de pe bara standard sau Ctrl-P (fereastra) se alege dac imprimarea se face pe hrtie sau n fiier, cte copii, ce imprimant).

3. Stiluri de documente. Desenarea i manipularea obiectelor

3.1. Stiluri de documente Fiecare document are un anumit stil ce l caracterizeaz, ce reprezint structura de baz a acestuia i con ine anumite setri referitoare la dimensiune, stilul fontului, barele de instrumente, formatri speciale. La crearea unui document nou (Fiier Nou) n fereastra respectiv de dialog (pe ecran n Word 2000 sau n dreapta ecranului n Word XP) se alege stilul redefinit al documentului ce urmeaz a fi creat. De aici se pot alege diferite stiluri pentru CV, faxuri, rapoarte. n dreapta se afieaz aspectul de ansamblu al documentului. Selec ia unui stil se face cu un clic pe el. Lucrul cu stilul ales se face completnd cmpurile predefinite. n afara acestor cmpuri, nu se poate insera nimic altceva. Se pot ins terge cmpurile de care nu avem nevoie. 3.2. Desenarea obiectelor Pentru desenarea obiectelor se folosesc butoanele barei de instrumente Drawing / Desen. Se Se Se Se Se pot desena diferite forme: dreptunghiuri, linii, cercuri/elipse, sge i. poate alege o culoare de umplere. poate alege culoarea cu care scriem. poate alege tipul de linie, grosimea liniei. pot aduga umbre formelor alese.

Se pot alege diverse forme de inserat n document (butonul AutoShapes / Forme automate): cu clic se selecteaz, apoi se poate redimensiona forma, trgnd cu mouse-ul punctele care l ncadreaz la selec ia lui. n Word XP, atunci cnd vrem s introducem o form automat, n documentul Word apare un chenar cu mesajul Create your drawing here / Creare desen aici, care delimiteaz spa iul n care putem desena.

Uniunea European reprezint o entitate politic, social i economic compus din 27 ri. Statele Membre au decis mpreun, pe parcursul unui proces de extindere ce a durat 50 de ani, s construiasc o zon de stabilitate, democra ie i dezvoltare durabil, men innd diversitatea cultural, toleran a i libert ile individuale. Uniunea European i propune s mprteasc realizrile i valorile sale cu rile i popoarele de dincolo de grani ele ei.
Proiect finan at de UNIUNEA EUROPEANA

Pentru a muta un desen complicat, compus din diverse forme, e greu de mutat fiecare forma component. Word ofer posibilitatea gruprii formelor i realizarea unui singur obiect, cu ajutorul func iei Draw / Desen Group / Grupare. Pentru a selecta toate obiectele, se ine apsat tasta Shift, n timp ce cu clic stnga al mouse-ului se selecteaz toate obiectele. Trebuie selectate cel pu in dou obiecte. Dup selec ia tuturor obiectelor, se d clic dreapta pe imagine i din meniul derulant Draw / Desen, se alege func ia Group / Grupare. Dupa realizarea gruprii, obiectele vor arta ca un singur obiect, ncadrat de 8 puncte. Daca vrem ca acest desen s nu mai fie grupat, se urmeaz aceeai cale i se alege op iunea Ungroup / Anulare grupare din meniul Draw / Desen. Formele suprapuse pot fi eviden iate, n func ie de preferin e, din acelai meniu, din op iunea Order / Ordine, s se deplaseze deasupra (Bring to Front / Aducere n prim plan) sau dedesubtul (Bring to Back / Trimitere n ultimul plan) celorlalte imagini.

Uniunea European reprezint o entitate politic, social i economic compus din 27 ri. Statele Membre au decis mpreun, pe parcursul unui proces de extindere ce a durat 50 de ani, s construiasc o zon de stabilitate, democra ie i dezvoltare durabil, men innd diversitatea cultural, toleran a i libert ile individuale. Uniunea European i propune s mprteasc realizrile i valorile sale cu rile i popoarele de dincolo de grani ele ei.
Proiect finan at de UNIUNEA EUROPEANA