Sistemas y diseo de sistemas

Unidad II

Sistemas y diseo de sistemas

Las propiedades de un sistema pueden estudiarse en el contexto de una Taxonoma que considera la teora general de los sistemas como una ciencia general a la par de las matemticas y la filosofa

Sistemas y diseo de sistemas

CHECKLAND BOULDING

Sistemas y diseo de sistemas

Taxonoma Checkland
Sistemas naturales Origen: Del universo y del proceso de evolucin Sistemas fsicos diseados Origen: El hombre y su propsito Sistemas de actividades humanas. Origen: La conciencia de si mismo Sistemas trascendentales Origen: Ms all del conocimiento

Sistemas y diseo de sistemas

Taxonoma Boulding
Sistemas no vivientes Estructuras estticas llamadas marcos de referencia Estructuras dinmicas con movimientos predeterminados llamados aparatos de relojera Sistemas de ciberntica con circuitos de control llamados termostatos Sistemas vivientes Sistemas abiertos con estructura de automantenimiento (Las clulas) Organismos vivientes con capacidad de procesamiento de informacin (Las plantas) Organismos vivientes con capacidad de procesamiento de informacin no autoconciente (Los animales) Organismos vivientes con capacidad de procesamiento de informacin autoconciente (Los humanos) Sistemas y organizaciones sociales Sistemas transcendentales

Diseo de sistemas
La parte medular del estudio de sistemas es el diseo del sistema, ya que gran parte del xito de la implementacin y operacin del mismo se debe a un buen diseo. Los pasos bsicos en el diseo de sistemas son: 1. Un anlisis de los sistemas existentes para comprender las relaciones entre sus recursos, actividades, procedimientos y archivos. 2. Un estudio de los planes y objetivos generales con el propsito de determinar los requisitos del nuevo sistema.

Diseo de sistemas
Para determinar lo que desea la gerencia que el nuevo sistema cumpla, el anlisis de sistemas debe plantear preguntas como: Qu resultados nuevos desean? Cmo se han de implantar nuevos procedimientos? Qu recursos est dispuesta la direccin a usar para mejorar el sistema? Quin dirigir el sistema? Para que fecha debe estar funcionando el sistema? Qu controles ha de establecerse?

Diseo de sistemas
Tras haber entendido perfectamente las actividades y procedimientos del nuevo sistema, designado el equipo y las personas, para las diversas soluciones alternativas y hecho un cuidadoso anlisis de todos los requerimientos y soluciones alternativas hay que elegir el mejor diseo posible, que puede ser algo como: a) Un estudio de mejoramiento de procedimientos para hallar medios de aumentar la eficiencia. b) Un simple cambio o modificacin incluso en algo tan mnimo como una sola actividad. c) Una conversin de mtodos, manuales o mecanismos d) Un sistema administrativo totalmente nuevo.

Pasos para el desarrollo de un sistema

Problema: En cualquier empresa dinmica existen problemas, sin embargo, usualmente se presentan soluciones carentes de claridad, creando confusin a la administracin y teniendo como consecuencia el mal aprovechamiento de los recursos. Por tal motivo, antes de empezar a resolver un problema, hay que conocerlo con bastante profundidad. Objetivos: Conociendo los problemas por resolver hay que establecer los objetivos del sistema que ayudarn a solucionarlo. Hay que tener presente que el valor de un sistema va relacionado directamente a los beneficios que proporcionar a los usuarios, ms que enfocarse a la sola eficiencia de operacin.

Pasos para el desarrollo de un sistema

Restricciones: Las restricciones sealan las fronteras del sistema o sea que estipularan al diseador las condiciones con las que se pueden alcanzar los objetivos, as como sus limitaciones. Est claro que se necesita una constante revisin de los objetivos al estar planteado las restricciones y estas etapas deben desarrollarse simultneamente, las restricciones pueden ser internas y externas. Recursos y especificaciones: Adems de considerar costos (Personal, local, mobiliario, etc.) Es importante ver cmo se van a ejecutar las operaciones en la realidad; porque se pueden olvidar en le diseo factores que influyen en la implantacin de un sistema. Ej: La resistencia al cambio del personal, factores polticos (Sindicato)

Pasos para el desarrollo de un sistema

Simulacin: Tiene que ver con el mecanismo de control, ya que ste es el que va a regular y modificar la operacin del sistema, permitiendo en un momento dado aprovechar al mximo los recursos disponibles. Modelo: Es la representacin imitativa de la realidad. Los modelos proporcionan los siguientes beneficios: Primero, econmico, tanto en su representacin como en su investigacin, Ej: Un organigrama o un diagrama de flujos. Segundo, permite analizar y experimentar con situaciones bastantes complejas, sin necesidad de esperarse a que ocurran en la realidad.

Pasos para el desarrollo de un sistema

Implantacin: Una vez realizados los anteriores estudios y con el punto de vista de anlisis de sistemas, el punto final e implantar el sistema adoptado y esperar los resultados deseados, haciendo las correcciones necesarias a las desviaciones que se presenten.

Criterios para el diseo de sistemas

Mensurabilidad: El sistema debe ser medible, es decir, debe tener la habilidad de poder evaluar su funcionamiento para determinar su utilidad o deficiencia. Ej: Una de las debilidades de la organizacin tradicional es la problemtica de la medicin, modificar su estructura o aumentar lneas de mando no es fcil desde un punto cuantitativoMedir su eficiencia. Factibilidad: Este criterio impone que el sistema debe ser diseado en forma realista para cumplir con las tareas encomendadas y sobre todo que haya seguridad en alcanzar los objetivos esperados a pesar de las vicisitudes del medio ambiente en que operar. Se recomienda el uso de prueba piloto.

Criterios para el diseo de sistemas

Optimizacin: Habiendo cumplido con los criterios anteriores, tal vez el que siga en importancia sea el de optimizacin. Es aqu donde las ciencias administrativas cobra mayor mpetu. Definitivamente la mayora de los administradores prefieren que un sistema sea factible antes de pensar en que sea ptimo, sin embargo, al cumplir con este tercer criterio, se aprovecharn ms eficientemente los recursos y se reducirn los costos de la organizacin.

Caractersticas de un buen sistema

Durante el proceso del diseo de cualquier sistema, sea de compras, ventas, facturacin, presupuesto, manejo de materiales, administracin de personal, financiamiento, etc., se debe tener presente ciertas caractersticas generales que conduzcan al xito de la implantacin. Tales caractersticas son las siguientes: Oportunidad: El sistema de ofrecer informacin y servicios en la oportunidad con que son requeridos. Coordinacin: El sistema debe necesitar poca coordinacin, para ello se necesita que las funciones estn repartidas razonablemente, de acuerdo con los principios de la organizacin cientfica. Las unidades de organizacin deben representar funciones concretas.

Caractersticas de un buen sistema

Responsabilidad: Cada unidad debe responsabilizarse por la ejecucin de las actividades que les han sido asignadas. De no hacerlo as, se corre el riego de: Las decisiones no sean ejecutadas. La ejecucin sea llevada a efecto por las unidades menos calificadas. La ejecucin sea repartida sin criterio adecuado con resultados nulos o efectivos. Control: Las funciones de control deben ser asignadas en unidades independientes de las que son controladas.

Caractersticas de un buen sistema

Costo: Los gastos presupuestados para la ejecucin de las actividades bajo determinado sistema implantado, deben ser absoluta o relativamente ms baratas que el costo impuesto por el sistema reemplazado. Flexibilidad: Para permitir la supervivencia del sistema por un tiempo razonable, no obstante, la dinmica econmica, es indispensable que el sistema sea flexible. La flexibilidad se logra mediante la previsin. Se deben prever cambios, por ejemplo, los sistemas establecidos en un departamento de ventas deben prever la influencia de los cambios en la demanda, en la forma de presentacin de los productos, de la extensin de las operaciones, etc.