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LAS ORGANIZACIONES Y LA ADMINISTRACIN

Lic. Nury Ruiz

Para comprender el concepto de administracin como tal, es relevante que comencemos definiendo dnde se lo va a aplicar. Para ello me gustara que por un momento usted piense en una organizacin, puede ser en donde trabaja, en su hogar, en un grupo de amigos. Ahora puede definir qu es una organizacin? Seguramente si le hiciera esta pregunta me respondera, un grupo de personas que busca un fin comn. Es una parte del concepto con el cual vamos a trabajar ya que toda organizacin que se administra es un organismo social y como tal responde a lo que usted puede haber contestado. Desde el campo del conocimiento en el cual vamos a desarrollar esta asignatura, la organizacin es el conjunto de roles (papeles o funciones) que desempean lo individuos interrelacionndose para lograr el fin comn. Se considera patrn sinergtico al conjunto de conductas observables entre los roles, es decir, es el patrn de relaciones entre las personas que ejecutan los roles. Entonces cundo existe una organizacin?, cuando existe un patrn sinergtico que la explique, por ejemplo un equipo de ftbol; arquero, defensores, medio campo, delanteros (cada uno con un nombre de rol especfico) o bien una familia, donde tambin existen roles; pap, mam, hijo, abuelos, tos, etc. (por darles nombres conocidos) y coexiste un conjunto de conductas observables entre sus miembros. El equipo de ftbol o la familia pueden ser una buena o mala organizacin, depende de cmo se los analice y como se interprete desde un punto de vista lgico y tico. Mientras tanto es una organizacin. Si cambia alguno de los integrantes de la familia cambia la organizacin? No, pero si cambia el patrn sinergtico qu sucede?, cambia la organizacin. Usted se preguntar por qu, es que se modific el conjunto de relaciones y ello provoc la modificacin de la organizacin. Por ejemplo cuando por algn motivo falta el pap o la mam (por accidentes o por razones personales ya no estn fsicamente), la organizacin anterior no est ms y se debe reestructurar.

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Esquemticamente se puede representar del siguiente modo:

Rol

Rol

Patrn sinergtico

Rol

Rol

Cada organizacin necesita una masa crtica para funcionar como tal y es la cantidad mnima de roles que se deben interrelacionar para lograr un objetivo. Cmo se hace para que la organizacin funcione de forma adecuada? La respuesta es a travs del uso de la administracin, si, ello implica que surge el fenmeno de la administracin. Por consiguiente, administrador es la persona que hace que los individuos ejecuten los roles dentro de una estructura determinada. Dentro del estudio de las organizaciones est el de las empresas. Posiblemente si le preguntara ahora qu es una empresa? Usted me respondera una organizacin con fines de lucro. Pero la respuesta correcta luego de lo que hemos visto es: una empresa es una interrelacin de roles (puestos de trabajo, reas o departamentos) que buscan obtener un objetivo, que por lo general es econmico. Tambin podemos decir que: empresa es un conjunto de partes que se interrelacionan para obtener un fin comn (por lo general, econmico). Se considera entonces a la empresa como un negocio, una organizacin que combina entradas de recursos (materias primas, capital, mano de obra, habilidades administrativas, etc.) para obtener resultados (por lo general beneficios).Se puede representar a una empresa del siguiente modo:

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LOS NIVELES JERRQUICOS ORGANIZACIONALES

Nivel superior Niveles jerrquicos Nivel de mandos medios

Nivel operativo

En el esquema anterior, el nivel jerrquico responde al concepto de un orden preestablecido por quien estructura la organizacin. En el nivel superior por lo general lo desempean los propietarios, dueos, accionistas o socios (aunque no es necesario, ya que un tercero puede hacerlos tambin), en el nivel medio, por lo general se encuentran los gerentes o jefes de rea y en el nivel operativo los equipos o grupos de trabajo especfico, que llevan a cabo tareas operativas. La transformacin de las entradas de recursos en resultados de salida, implica el proceso de transformacin que se debe administrar. La administracin es un rgano social especficamente encargado de hacer que los recursos sean productivos. Formando parte de la administracin podemos observar lo siguiente: o Coordinacin de recursos humanos, materiales y financieros para el logro efectivo y eficiente de los objetivos organizacionales. o Relacin de la organizacin con su ambiente externo y respuestas a las necesidades de la sociedad. o Desempeo de ciertas funciones especficas como determinar objetivos, planear, asignar recursos, instrumentar, etc.

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o Desempeo de varios roles interpersonales, de informacin y decisin. Las organizaciones y los individuos continuamente toman decisiones con el objeto de mantener un equilibrio dinmico con su medio. Para el proceso de toma de decisiones el flujo de informacin es esencial. Dicho proceso implica el conocimiento del pasado, estimaciones a futuro y la retroalimentacin peridica relacionada con la actividad actual. La tarea de la administracin es instrumentar este sistema de informacin-decisin para coordinar los esfuerzos y mantener en equilibrio dinmico. Podemos observarlo en el esquema que se presenta a continuacin:

MODELO INSUMO PRODUCTO (Enfoque Sistmico)

Ciclo de la actividad

Recursos

Proceso de transformacin

Resultado (Producto)

Retroalimentacin o feed back

Medio externo o entorno

DEFINICIN DE LA ADMINSTRACIN

Si usted ahora busca el concepto de administracin en cualquier libro o en Internet va a tener tantas respuestas como autores consulte; esto se debe a que el pensamiento administrativo est en un desarrollo permanente. Desde la ctedra tomaremos el concepto de administracin como el proceso de disear y mantener un ambiente en el que las personas trabajando en grupo alcancen con eficiencia metas seleccionadas. Si se analiza con detalle se ir a penetrar en la verdadera naturaleza de la administracin y a sus propiedades distintivas. Como tales, la definicin es vlida para toda clase de

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administracin (Privada, Pblica, Mixta, etc.), y para toda especie de organizacin (industriales, comerciales o de servicios, etc.). Se puede analizar a la administracin como disciplina y como proceso. Como disciplina es un cuerpo acumulado de conocimientos que incluye principios, teoras, conceptos, etc. La administracin como proceso comprende funciones y actividades que los administradores deben llevar a cabo para lograr los objetivos de la organizacin. En este sentido, podramos decir que: La administracin es conduccin racional de actividades, esfuerzos y recursos de una organizacin, resultndole algo imprescindible para su supervivencia y crecimiento. La teora general de la administracin (TGA) es el campo del conocimiento que se ocupa de la administracin de las organizaciones. Dentro de esta teora general de la administracin se puede analizar lo que es la ciencia y la tcnica. Ciencia es comprensin, explicacin y anlisis dinmico de la realidad (investiga y explica). Teora: Hiptesis cuyas consecuencias se aplican a toda una ciencia o a parte muy importante de ella. Serie de las leyes que sirven para relacionar determinado orden de fenmenos. La tcnica opera los objetos segn procedimientos y reglas que normalizan la operacin y los transforman. Transforma la realidad (opera la realidad). La tcnica completa a la ciencia. Sin la tcnica las explicaciones de la ciencia quedan a escala terica, no pueden ser instrumentadas ni puede operarse sobre los objetos de la misma. La tcnica es el vehculo natural de instrumentacin de los descubrimientos de la ciencia. La tcnica realimenta a la ciencia al determinar la necesidad de mayor investigacin y profundizacin de ciertas reas. El arte por su parte, se realiza en forma individual, subjetiva y vivencial. Es el desarrollo que el objeto puede motivar en el ser humano. La administracin podra ser concebida como una ciencia que estudia a las empresas y las organizaciones con fines descriptivos, para comprender su funcionamiento, evolucin, crecimiento y conducta. Esta actividad se desarrolla en las instituciones educativas. Si la tcnica actuara sin el conocimiento de lo que est sucediendo, se estara ante un ensayo emprico, actuando en forma no cientfica. La administracin es una disciplina que tiene por finalidad dar una explicacin acerca del comportamiento de las organizaciones, adems de referirse al proceso de conduccin de las mismas. La administracin es considerada por algunas ramas del pensamiento como una ciencia fctica, que tiene un objeto real (las organizaciones).

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La tcnica de la administracin implica aceptar la existencia de unos medios especficos utilizables en la bsqueda del funcionamiento eficaz y eficiente de las organizaciones para operar y transformar la realidad de las mismas. Incluye principios, normas y procedimientos para la conduccin racional de las organizaciones. La administracin ha sido una necesidad natural, obvia y latente de todo tipo de organizacin humana. Desde siempre, cada tipo de organizacin ha requerido de control de actividades (produccin, administrativas, contables, financieras, de marketing, etc.) y de toma de decisiones acertadas para alcanzar sus objetivos - cualquiera que sean estosde manera eficiente, es por esto que han creado estrategias y mtodos que lo permitan. El autor, Reyes Ponce 1 enumera la importancia de la administracin como: La administracin se da donde quiera que existe una organizacin social, aunque lgicamente sea ms necesaria, cuanto mayor y ms complejo sea ste. El xito de un organismo social depende, directa e inmediatamente, de su buena administracin y slo a travs de sta, con los elementos materiales, humanos, etc. con que ese organismo cuenta. Para las grandes empresas, la administracin tcnica o cientfica es indiscutible y obviamente esencial, ya que por su magnitud y complejidad, simplemente no podran actuar si no fuera a base de una administracin sumamente tcnica. Para las empresas pequeas y medianas, tambin, quiz su nica posibilidad de competir con otras, es el mejoramiento de su administracin, o sea, obtener una mejor coordinacin de sus elementos: maquinaria, procesos, calificacin de mano de obra, etc. La elevacin de la productividad, que es la preocupacin de mayor importancia actualmente en el campo econmico, social, depende, por lo dicho, de la adecuada administracin de las empresas, ya que si cada clula de esa vida econmico-social es eficiente y productiva, la sociedad misma, formada por ellas, tendr que serlo.

Podemos concluir entonces que la importancia de la administracin, est dada por: La administracin que se aplica a todo tipo de organizacin El xito de una organizacin depende directa e inmediatamente de su buena administracin. Una adecuada administracin eleva la productividad La eficiente tcnica administrativa promueve y orienta el desarrollo. En las organizaciones grandes la administracin es indiscutible y esencial.

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En la pequea y mediana empresa la nica posibilidad de competir, es aplicando la administracin. Despus de haber estudiado sus particularidades, resulta innegable la trascendencia que tiene la administracin en la vida del hombre. Por lo que es necesario mencionar algunos de los argumentos ms relevantes que fundamenta la importancia de esta disciplina: Universalidad: Con la universalidad de la administracin se demuestra que sta es imprescindible para el adecuando funcionamiento de cualquier organismo social. Simplificacin del Trabajo: Simplifica el trabajo al establecer principios, mtodos y procedimientos, para lograr mayor rapidez y efectividad. Es decir que permite definir el patrn sinergtico de las organizaciones llegando a describirlo de forma tal que se puedan realizar manuales de procedimientos (tema que profundizar en otras asignaturas). Productividad y eficiencia: La productividad y eficiencia de cualquier empresa estn en relacin directa con la aplicacin de una buena administracin. Bien comn: A travs de los principios de administracin se contribuye al bienestar de la comunidad, ya que proporciona lineamientos para optimizar el aprovechamiento de los recursos, para mejorar las relaciones humanas y generar empleos. La administracin como ciencia se ha ido construyendo a travs del tiempo. Su verdadero desarrollo aplicado a las empresas (considerada como la unidad de organizacin dedicada a actividades industriales, mercantiles o de prestacin de servicios con fines lucrativos) que comenz luego de la Revolucin Industrial. Este fenmeno ocurre en la segunda mitad del siglo XVIII, en Inglaterra, se detecta una transformacin profunda en los sistemas de trabajo y de la estructura de la sociedad. Es el resultado de un crecimiento y de unos cambios que se haban producido durante los ltimos cien aos; no fue una revolucin repentina, sino lenta e imparable. Se pasa del viejo mundo rural al de las ciudades, del trabajo manual al de la mquina. Los campesinos abandonan los campos y se trasladan a las ciudades; surge una nueva clase de profesionales. Recin a comienzos del siglo XX, se comienza a construir el pensamiento administrativo que sigue recibiendo aportes hasta nuestros das. Fue en el 1900, aproximadamente, cuando dos ingenieros desarrollaron los primeros trabajos pioneros respecto a la administracin. Uno era americano, Frederick Winlow Taylor y desarroll la llamada escuela de administracin cientfica, preocupada por aumentar la eficiencia de la industria a travs, inicialmente, de la racionalizacin del trabajo operario. El otro era europeo, Henri Fayol, quien desarroll la llamada teora clsica preocupada por aumentar la eficiencia de su empresa a travs de su organizacin y de la aplicacin de principios generales de la administracin con bases cientficas. A pesar de que ellos no se hayan comunicado entre s y hayan partido de puntos de vista diferentes y aun

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opuestos, lo cierto es que sus ideas constituyen las bases del llamado enfoque clsico tradicional de la administracin, cuyos postulados dominaron el panorama administrativo de las organizaciones. Para Taylor, la gerencia adquiri nuevas atribuciones y responsabilidades descritas por los cuatro principios siguientes: 1. Principio de planeamiento: sustituir en el trabajo el criterio individual del operario, la improvisacin y la actuacin emprico-prctica por los mtodos basados en procedimientos cientficos. Sustituir la improvisacin por la ciencia, mediante la planeacin del mtodo. 2. Principio de la preparacin/planeacin: seleccionar cientficamente a los trabajadores de acuerdo con sus aptitudes y prepararlos, entrenarlos para producir ms y mejor, de acuerdo con el mtodo planeado. 3. Principio de la ejecucin: distribuir distintamente las atribuciones y las responsabilidades, para que la ejecucin del trabajo sea disciplinada. 4. Principio del control: controlar el trabajo para certificar que el mismo esta siendo ejecutado de acuerdo con las normas establecidas y segn el plan previsto. Otros principios implcitos de administracin cientfica segn Taylor: o Estudiar el trabajo de los operarios, descomponerlo en sus movimientos elementales y cronometrarlo para despus de un anlisis cuidadoso, eliminar o reducir los movimientos intiles y perfeccionar y racionalizar los movimientos tiles. Dando como resultado el estudio de mtodos y tiempos que se utiliza en muchas organizaciones en la actualidad. o Estudiar cada trabajo antes de fijar el modo como deber ser ejecutado. o Seleccionar cientficamente a los trabajadores de acuerdo con las tareas que le sean asignadas. o Dar a los trabajadores instrucciones tcnicas sobre el modo de trabajar, o sea, entrenarlos adecuadamente. o Clasificar de forma prctica y simple los equipos, procesos y materiales a ser empleados o producidos, de forma que sea fcil su manejo y uso. o Separar las funciones de planeacin de las de ejecucin, dndoles atribuciones precisas y delimitadas. o Especializar y entrenar a los trabajadores, tanto en la planeacin y control del trabajo como en su ejecucin.

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o Preparar la produccin, o sea, planearla y establecer premios e incentivos para cuando fueren alcanzados los estndares establecidos, tambin como otros premios e incentivos mayores para cuando los patrones fueren superados. o Estandarizar los utensilios, materiales, maquinaria, equipo, mtodos y procesos de trabajo a ser utilizados. o Dividir proporcionalmente entre la empresa, los accionistas, los trabajadores y los consumidores las ventajas que resultan del aumento de la produccin proporcionado por la racionalizacin. o Controlar la ejecucin del trabajo, para mantenerlos en niveles deseados, perfeccionarlo, corregirlo y premiarlo. Henri Fayol hizo grandes aportes a los diferentes niveles administrativos, considerado el padre de la Teora Clsica de la Administracin la cual nace de la necesidad de encontrar lineamientos para administrar organizaciones complejas, fue el primero en sistematizar el comportamiento gerencial, establece catorce principios de la administracin, dividi las operaciones industriales y comerciales en seis grupos que se denominaron funciones bsicas de la empresa, las cuales son: Funciones Tcnicas: Relacionadas con la produccin de bienes o de servicios de la empresa. Funciones Comerciales: Relacionadas con la compra, venta e intercambio. Funciones Financieras: Relacionadas con la bsqueda y gerencia de capitales. Funciones de Seguridad: Relacionadas con la proteccin y preservacin de los bienes de las personas. Funciones Contables: Relacionadas con los inventarios, registros balances, costos y estadsticas. Funciones Administrativas: Relacionadas con la integracin de las otras cinco funciones. Las funciones administrativas coordinan y sincronizan las dems funciones de la empresa, siempre encima de ellas. Para aclarar lo que son las funciones administrativas, Fayol define el acto de administrar como: planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar. Las funciones administrativas engloban los elementos de la administracin: Planear: Visualizar el futuro y trazar el programa de accin.

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Organizar: Construir tanto el organismo material como el social de la empresa. Dirigir: Guiar y orientar al personal. Coordinar: Ligar, unir, armonizar todos los actos y todos los esfuerzos colectivos. Controlar: Verificar que todo suceda de acuerdo con las reglas establecidas y las ordenes dadas.

Estos son los elementos de la administracin que constituyen el llamado proceso administrativo y que son localizables en cualquier trabajo de administracin en cualquier nivel o rea de actividad de la empresa. La ciencia de la administracin, como toda ciencia, se debe basar en leyes o principios; Fayol adopta la denominacin principio, apartndose de cualquier idea de rigidez, por cuanto nada hay de rgido o absoluto en materia administrativa. Tales principios por lo tanto, son maleables y se adaptan a cualquier circunstancia, tiempo o lugar. Principios administrativos de Fayol: 1. Divisin de Trabajo: Cuanto ms se especialicen las personas, con mayor eficiencia desempearn su oficio. Este principio se ve muy claro en la moderna lnea de montaje. 2. Autoridad: Los gerentes tienen que dar rdenes para que se hagan las cosas. Si bien la autoridad formal les da el derecho de mandar, los gerentes no siempre obtendrn obediencia, a menos que tengan tambin autoridad personal (Liderazgo). 3. Disciplina: Los miembros de una organizacin tienen que respetar las reglas y convenios que gobiernan la empresa. Esto ser el resultado de un buen liderazgo en todos los niveles, de acuerdos equitativos (tales disposiciones para recompensar el rendimiento superior) y sanciones para las infracciones, aplicadas con justicia. 4. Unidad de Direccin: Las operaciones que tienen un mismo objetivo deben ser dirigidas por un solo gerente que use un solo plan. 5. Unidad de Mando: Cada empleado debe recibir instrucciones sobre una operacin particular solamente de una persona. 6. Subordinacin de inters individual al bien comn: En cualquier empresa el inters de los empleados no debe tener prelacin sobre los intereses de la organizacin como un todo.

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7. Remuneracin: La compensacin por el trabajo debe ser equitativa para los empleados como para los patronos. 8. Centralizacin: Fayol crea que los gerentes deben conservar la responsabilidad final pero tambin necesitan dar a sus subalternos autoridad suficiente para que puedan realizar adecuadamente su oficio. El problema consiste en encontrar el mejor grado de centralizacin en cada caso. 9. Jerarqua: La lnea de autoridad en una organizacin representada hoy generalmente por cuadros y lneas de un organigrama pasa en orden de rangos desde la alta gerencia hasta los niveles ms bajos de la empresa. 10. Orden: Los materiales y las personas deben estar en el lugar adecuado en el momento adecuado. En particular, cada individuo debe ocupar el cargo o posicin ms adecuados para l. 11. Equidad: Los administradores deben ser amistosos y equitativos con sus subalternos. 12. Estabilidad del personal: Una alta tasa de rotacin del personal no es conveniente para el eficiente funcionamiento de una organizacin. 13. Iniciativa: Debe darse a los subalternos libertad para concebir y llevar a cabo sus planes, an cuando a veces se comentan errores. 14. Espritu de equipo: Promover el espritu de equipo dar a la organizacin un sentido de unidad. Fayol recomendaba por ejemplo, el empleo de la comunicacin verbal en lugar de la comunicacin formal por escrito, siempre que fuera posible. Todas las empresas actualmente basan su funcionamiento en todos los conceptos dados por los clsicos de la administracin, pero al da de hoy, las empresas comprueban que la calidad y el servicio son uno de los factores mas importantes para lograr la alta productividad en la misma; de ah que se necesite una combinacin de las teoras clsicas y de la teora moderna administrativa. Luego de los clsicos surge la escuela de las Relaciones Humanas, en parte, debido a que el enfoque clsico no lograba suficiente eficiencia productiva ni armona en el centro de trabajo. Esto hizo que aumentara el inters por ayudar a los gerentes a manejar con ms eficacia los recursos humanos de sus organizaciones. Varios tericos trataron de reforzar la teora clsica de la organizacin con elementos de la sociologa y la psicologa. La lnea de investigacin en esta escuela es la de Elton Mayo (1933). Realiz estudios e investig la relacin entre la cantidad de iluminacin en el centro de trabajo y la productividad de los obreros. Los investigadores llegaron a la conclusin de que los empleados trabajaran con ms empeo si la gerencia se preocupaba por su bienestar y si los supervisores les prestaban atencin especial. Este fenmeno se conoci, ms adelante, como el efecto de Hawthorne.

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As pues, Mayo era de la opinin que el concepto del hombre social (movido por necesidades sociales, deseosas de relaciones gratificantes en el trabajo y ms sensibles a las presiones del grupo de trabajo que al control administrativo) era complemento necesario del viejo concepto del hombre racional, movido por sus necesidades econmicas personales. Al poner de relieve las necesidades sociales, el movimiento de relaciones humanas mejor la perspectiva clsica que consideraba la productividad casi exclusivamente como un problema de ingeniera. Otra teora es la neoclsica (alrededor de 1950) que surge como reaccin a las anteriores donde se pone nfasis en la prctica de la administracin. La teora neoclsica se caracteriza por poner mayor nfasis en los aspectos prcticos de la administracin, por el pragmatismo y por la bsqueda de resultados concretos. Reafirma de forma relativa de los postulados clsicos. Transformndose esta teora casi en una reaccin a la gran influencia de las ciencias del comportamiento en el campo de la administracin. El enfoque neoclsico utiliza la mayor parte de los conceptos clsicos, estructura de la organizacin lineal, funcional y lnea - staff, relaciones de lnea y asesora, problema de autoridad y responsabilidad y departamentalizacin. Da nfasis a los principios generales de administracin. En la administracin los principios cumplen un papel equivalente al de las leyes en las ciencias fsicas, pues buscan demostrar una relacin causa-efecto. Un principio es una proporcin general aplicable a determinados fenmenos que proporciona una gua de accin. Los principios no deben tomarse de manera rgida y absoluta sino relativa y flexible. Pone acento en los objetivos y en los resultados. Toda organizacin existente para alcanzar objetivos y reproducir resultados, la organizacin debe estar determinada, estructurada y orientada en funcin de stos. De all nace el nfasis en los objetivos organizacionales y en los resultados que deben alcanzarse, como medio de evaluar el desempeo de las organizaciones. Los objetivos son valores buscados o resultados deseados por la organizacin. La teora neoclsica enfatiza en las funciones del administrador, planeacin, organizacin, direccin y control. En conjunto, esas funciones administrativas forman el proceso administrativo. Adems surgen diversos aportes de teoras que refuerzan los conceptos clsicos teoras como la de las relaciones humanas, la burocracia, la estructuralista, la del comportamiento, matemtica y de los sistemas, entre otras. Contribuciones recientes al pensamiento administrativo se encuentran las realizadas por administradores pblicos, de empresas y cientficos de la conducta cuyas obras ms relevantes sern expresadas en el transcurso de la asignatura. Algunos de los autores mas destacados son Peter Drucker, quien escribi sobre temas generales de administracin. Los estadounidenses Edwards Deming y Joseph Juran, realizaron aportes sobre la elevacin de la calidad en los productos japoneses. Ms recientemente las

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contribuciones de Thomas Peters y Robert Waterman expusieron las caractersticas de las empresas de excelencia. Entonces y en funcin de lo visto anteriormente para que una organizacin logre resultados debe existir alguien que coordine las actividades (la relacin entre los roles, para nosotros el patrn sinergtico) y es el administrador (gerente). Quien ejecuta este rol va a desarrollar habilidades y funciones propias de su puesto de trabajo.

Citas de la Lectura
1 Reyes

Ponce, A.: Administracin de empresas: Teora y prctica. Editorial Limusa, 2002

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