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ASESORA Y ORIENTACIN PARA LA IMPLEMENTACIN DE POLTICAS Y PROCESOS DE LA GESTIN DOCUMENTAL

PROTOCOLO CAPACITACIN INTRODUCCIN El Programa de Capacitacin sobre APLICACIN DE TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL en la Universidad Nacional de Colombia, debe verse como un proceso de aprendizaje, donde los funcionarios de todos los niveles (Jefes de Oficina, Secretarias, Secretarios de Facultad y profesionales de diferentes reas) se sensibilizan y concientizan sobre la importancia del manejo de los Archivos de Gestin y los diferentes ciclos del archivo enfocados en las TRD. En esta misma lnea, el acompaamiento que realiza los Coordinadores de Archivo de las diferentes facultades y la Divisin de Archivo y Correspondencia en cada una de las oficinas intervenidas , debe ir asociada de compromisos , capacitaciones personalizadas y metas establecidas con el fin de lograr una tarea exitosa en los ARCHIVOS de la UN. Objetivo: Con el fin de poner en prctica los conocimientos adquiridos en los diferentes niveles de capacitacin presentados por la Divisin de Archivo y Correspondencia, se pretende que los secretarios de facultad, el personal de apoyo, los jefes de oficina y los coordinadores de facultad , den paso al mejoramiento de los procesos que implican las Tablas de Retencin Documental y que a su vez ayuda a optimizar los mismos procesos administrativos que se enmarcan en cada una de las oficinas.

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Alcance: Para todo el personal de Tablas de Retencin Documental y funcionarios de la Universidad. Procedimiento:

METODOLOGA INVITACIN A CAPACITAR Se aparta en centro de convenciones auditorio al iniciar el ao (solicitud y respuesta UNIMEDIOS ) y se realiza cronograma capacitaciones del ao. Personal inscribe en la pgina web www.unal.edu.edu.co/dac La Divisin de Archivo y Correspondencia revisa 10 das antes el correo de inscritos. Se imprime y se confirma jefe de Oficina y nombre de oficina va telefnica Se realiza Base de Datos correspondiente personal a capacitar . Se realiza carta de invitacin al personal a capacitar. Se entrega al personal capacitado un separador de libros sobre las Reglas de Oro del Archivo. Se realiza base de datos consolidado Personal capacitado del ao ( segn listado firmado de asistencia). Al personal que no asisti a la capacitacin, enva carta dirigida a jefes de Oficina , invitndolos a una nueva inscripcin a capacitacin a su personal de apoyo.

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Impresin email

Base de datos personal a capacitar

OFICINA JEFE ENCABEZADO CARGO RESPETOS PERSONAL DE APOYO FECHA CAPACITACIN HORA LUGAR DAC

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Formato invitacin

Control de Asistencia Con este listado se obtener la firma del personal inscrito como evidencia de su asistencia a la capacitacin, para constancia firma la/el conferencista y se elabora con esta informacin el consolidado de base de datos.

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CAPACITACIN I NIVEL
11 de Enero del 2009

No.

NOMBRE

FIRMA

OFICINA

PLANTA PROVISIONAL O CONTRATISTA

EXTENSIN

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
____________________________________ NOMBRE CONFERENCISTA ________________________________________ FIRMA CONFERENCISTA

Base de datos consolidado Esta base de datos se llena, finalizando cada una de las capacitaciones con el personal que asisti
No. NOMBRE
PLANTA PROVISIONAL CONTRATISTA OTROS CARGO OFICINA FECHA DE CAPACITACIN

ALYDA TRUJILLO GONZLEZ

NGELA PAOLA LPEZ TRIANA

Instituto de Estudios Polticos y Relaciones InternacionalesDireccin Instituto de Estudios Ambientales - IDEAMaestra en Medio Ambiente y Desarrollo Oficina de Planeacin Institucional y del Territorio

12 de junio de 2008

12 de junio de 2008

BEATRIZ EUGENIA VSQUEZ MEJIA

12 de junio de 2008 12 de junio de 2008 12 de junio de 2008

CAMILO MONROY

Facultad de Ciencias Humanas-Laboratorio de Psicometra Divisin de Salud Estudiantil- Programa Psicosocial

CLAUDIA NANCY URREGO CASTILLO

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Carta personal no asisti Se pretende que el personal de apoyo, se motive nuevamente a inscribirse a capacitacin de TRD. Porque para la Divisin de Archivo y Correspondencia es de suma importancia la participacin activa en el proceso de TRD Invitacin Dirigida Jefe de oficina Utiliza tipo de letra Freestyle Script. Nmero 18 Tipo de papel en pergamino o papel reciclado

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ESTRUCTURA CAPACITACIN TRD

IDENTIFICACIN DE Secretaria, Jefes de Oficina, Personal Operativo PERSONAL A CAPACITAR Personal Profesional (Personal Planta, Provisional y Contratistas) I NIVEL Dirigido personal nuevo de la UN o personal que inicia labores de Archivo. II NIVEL Personal que ya conoce TRD, pero necesita reforzar con taller didctico la metodologa III NIVEL Dirigido a una oficina especfica y todo el personal que la compone por medio juego y teora ejemplo UGA. IV NIVEL Dirigido a Jefes de Oficina de la Universidad Nacional

ESTRUCTURA CAPACITACIN I NIVEL En este nivel se da a conocer los conceptos de Aplicacin de Tablas de Retencin Documental y se presenta los elementos conceptuales bsicos que le permitan a los funcionarios comprender la TRD, su Archivo de Gestin, el tiempo de retencin de los documentos, procedimiento, disposicin final y manejo de archivo Facilitativo.

DIRIGIDO A

Personal nuevo en la labor de archivo

OBJETIVO Presentar a los participantes fundamentos principales de Aolicacin de TRD mediante la teora y reflexi del trabajo diario del archivo en sus oficinas. AYUDA AUDIOVISUAL Se manejar presentacin en power ponit y tablero.

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II NIVEL En este nivel se retroalimenta al personal en cuanto el manejo de la Tabla de Retencin Documental y metodologa a travs de un TALLER (para organizar el Archivo de Gestin de oficina X). En la interaccin de los grupos se compartirn expectativas, preocupaciones, responsabilidades en el manejo del archivo y soluciones.

DIRIGIDO A Personal que conoce TRD pero necesita reforzar los conocimientos por medio de la prctica. OBJETIVO Fomentar la formacin de Aplicacin de TRD para el personal de apoyo a travs de la prctica. (TALLER) AYUDA AUDIOVISUAL Se manejar tablero, y material para el taller ( cajas, carpetas colgantes, carpetas institucionales, normatividad y documentos de la TRD que se piensan intervenir) III NIVEL En este nivel a travs del juego se aportar a la oficina especifica, la identificacin de las dificultades en el archivo, para tomar acciones preventivas en la organizacin del archivo de gestin . DIRIGIDO A Todo el personal de una oficina especifica ejemplo UNIDAD ADMINISTRATIVA OBJETIVO Se pretende que todo el personal maneje la TRD de su oficina , metodologa y se conozca el responsable de cada una de las series. AYUDA AUDIOVISUAL Se manejar presentacin de power point, que contiene juego didctico para entender la TRD de una oficina especfica. IV NIVEL En este nivel a travs del juego se aportar a la oficina especifica, la identificacin de las dificultades en el archivo, para tomar acciones preventivas en la organizacin del archivo de gestin . DIRIGIDO A Todo el personal de una oficina especifica ejemplo UNIDAD ADMINISTRATIVA

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OBJETIVO Se pretende que todo el personal maneje la TRD de su oficina , metodologa y se conozca el responsable de cada una de las series. AYUDA AUDIOVISUAL Se manejar presentacin de power point, que contiene juego didctico para entender la TRD de una oficina especfica.

Aprobacin: El contenido y Metodologa del Protocolo de Capacitacin fue aprobado por el Comit de Archivo de la Sede en el ao 2008. ESPECIFICACIONES TECNICAS La presentacin se encuentra habilitad en Power Point, inmodificable y de uso exclusivo del tallerista.

ELABOR

Ramn Garca Piment

Claudia patricia Romero Velsquez

REVIS APROB

Ramn Garca Piment

CARGO

Jefe de Divisin de Archivo y Correspondencia 10/09/2008

Coordinadora Mejor Gestin

CARGO CARGO

Jefe de Divisin de Archivo y Correspondencia

FECHA

25/09/2008
FECHA

25/09/2008

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