PROCEDURA GENERALA

UNIVERSITATEA
DE VEST

PROCEDURA

DIN TIMIOARA

Intocmirea situaiilor financiare

Cod Data: Pag. 1 din 9

Evidenta modificarilor: Nr. crt.

Pagina

Capitol

Descrierea modificarii

Data/ Versiunea

Observatii

ELABORAT
VERIFICAT APROBAT VERSIUNEA

NUME CHILARESCU DOINA STULIANEC ADRIAN BIROUL SENATULUI 1.1

FUNCTIA DIRECTOR ECONOMIC AUDITOR

DATA 01.10.2009 10.10.2009

SEMNATURA

Note:
1. Acest document contine informatii si date care sunt proprietatea UNIVERSITATII de VEST din TIMIOARA

2. Prezenta procedura este destinata utilizarii exclusive pentru propriile cerinte. 3. Utilizarea integrala sau partiala a acestei proceduri in orice scop sau activitate sau reproducerea partiala / integrala in orice publicatie si prin orice procedeu ( electronic, mecanic, fotocopiere, microfilmare etc) este interzisa fara acordul scris al proprietarului.

PROCEDUR
privind ntocmirea Situaiilor financiare trimestriale i anuale

CONINUTUL PROCEDURII:
1. SCOP:

Scopul acestei proceduri este de a stabili un set unitar de reguli pentru ntocmirea Situaiilor financiare, document oficial de prezentare a situaiei patrimoniului aflat n administrare i a execuiei bugetului de venituri i cheltuieli.
2. DOMENIU:

Procedura se aplic de ctre persoanele din cadrul Compartimentului Financiar Contabil din statul de organizare a unitii.
3. REFERINE NORMATIVE:

Regulamentul de organizare i funcionare; Fia postului; Legea 500/2002 privind finanele publice; Legea 82/1991- Republicat legea contabilitii; Ordinul ministrului finanelor publice 1792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanarea i plata cheltuielilor instituiilor publice, precum i organizarea, evidena i raportarea angajamentelor bugetare i legale; Ordinul ministrului finanelor publice 1917/2004 pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea i conducerea contabilitii instituiilor publice, Planul de conturi pentru instituiile publice i instruciunile de aplicare a acestuia cu modificrile i completrile ulterioare; Ordinul ministrului finanelor publice 1954/2005 pentru aprobarea Clasificaiei indicatorilor privind finanele publice; Ordinul ministrului finanelor publice 3387/2009 privind nchiderea conturilor contabile, ntocmirea i depunerea situaiilor financiare ale instituiilor publice la 31 decembrie 2009;
4. DESCRIEREA PROCEDURII:

Situaiile financiare se ntocmesc n lei (fr subdiviziunile leului), se semneaz de ordonatorul de credite i contabilul ef sau alte persoane mputernicite s ndeplineasc aceste funcii i trebuie s poarte viza trezoreriei statului. Conform legislaiei in vigoare, situaiile financiare se compun din: 1. Bilan (Anexa 1) document contabil de sintez prin care se prezint elementele de activ, datorii i capital propriu ale unitii la sfritul perioadei de raportare.

Bilanul se ntocmete pe baza ultimei balane de verificare a conturilor sintetice (nchis), dup operarea tuturor documentelor n care au fost consemnate operaiunile economico-financiare aferente perioadei raportate. ntocmirea bilanului se face automat, cu ajutorul programului SICOB, prin preluarea datelor din balana de verificare. 2. Contul de rezultat patrimonial (Anexa 2) prezint situaia veniturilor, finanrilor i cheltuielilor din cursul exerciiului curent, exprimnd performana financiar a unitii (excedent sau deficit) pe fiecare surs de finanare n parte. Formularul prezint totalitatea veniturilor realizate i a finanrilor, precum i a cheltuielilor efectuate grupate pe activiti: operaionale, financiare i extraordinare. Datele se preiau din soldurile conturilor de venituri i finanri din soldurile conturilor de cheltuieli, cumulate de la nceputul anului, nainte de nchidere. La corelarea contului de rezultat patrimonial cu bilanul, se va urmri ca valorile nscrise la rndurile 31 i 32 din contul de rezultat s fie aceleai cu cele de la rndurile 45 i 46 din bilan. 3. Situaia fluxurilor de trezorerie (Anexa 3 i 4) prezint existena i micrile de numerar aflate n conturile de disponibiliti din trezoreria statului, bnci comerciale i casieria unitii. Situaia fluxurilor de trezorerie cuprinde: - cod 03 pentru disponibiliti din trezoreria statului i casieria unitii care privesc finanarea bugetar, reflectate n conturile de disponibil deschise la trezoreria statului si casieria unitatii; cod 04 pentru disponibilitile de la bncile comerciale i casieria unitii att pentru lei ct i pentru valut,. Formularul cod 04, la rndul 18, va cuprinde diferenele favorabile sau nefavorabile de curs valutar, att pentru disponibilitile din casierie ct i pentru cele aflate n conturi la bnci. Unitile au obligaia s prezinte la trezoreriile la care au deschise conturile Situaia fluxurilor de trezorerie cod 03 pentru obinerea vizei privind exactitatea plilor de cas i a soldurilor conturilor de disponibiliti, pentru sumele nscrise pe rndurile 14, 15, 16. 4. Contul de execuie a bugetului instituiei publice Venituri (Anexa 5) se ntocmete, pe surse de finanare,cu urmtoarele precizri: - la trimestrele I-III: n coloana 1 se preiau datele din soldul contului n afara bilanului 8071 Venituri aprobate prin buget, reprezentnd bugetul anual actualizat, iar n coloana 2 se nscrie bugetul aprobat pentru finele trimestrului pentru care se face raportarea; - la trimestrul IV: n coloana 1 se nscrie bugetul aprobat iniial (de la nceputul anului), iar n coloana 2 se nscrie bugetul aprobat pentru finele trimestrului pentru care se face raportarea; - coloana 6 cuprinde ncasrile aferente activitilor desfurate n universitate, pe surse de finanare; 5. Contul de execuie a bugetului instituiei publice Cheltuieli (Anexa 6) se ntocmete pe structura clasificaiei funcionale, nscriindu-se denumirea i simbolul capitolelor i subcapitolelor din bugetul aprobat. Detalierea pe clasificaia economic se realizeaz cu ajutorul anexei 7 Contul de execuie al instituiei publice Cheltuieli 6. Contul de execuie al instituiei publice Cheltuieli (Anexa 7) se ntocmete pe structura bugetului aprobat, cu detaliere pe naturi de cheltuieli, distinct pentru fiecare capitol de cheltuieli, pe articole i alineate completndu-se cu date preluate din balana de
3

verificare a conturilor n afara bilanului i din contul de execuie editate cu ajutorul programului de contabilitate SICOB, cu urmtoarele meniuni: - la trimestrele I-III: n coloana 1 se preiau datele din soldul contului n afara bilanului 8060 Credite bugetare aprobate i respectiv 8071 Venituri aprobate prin buget, reprezentnd bugetul anual actualizat, iar n coloana 2 se nscrie bugetul aprobat pentru finele trimestrului pentru care se face raportarea; - la trimestrul IV: n coloana 1 se nscrie bugetul aprobat iniial, iar n coloana 2 se nscrie bugetul aprobat pentru finele trimestrului pentru care se face raportarea; - n coloana 3 i se nscriu datele din contul 8066 Angajamente bugetare; - n coloana 4 se nscriu datele din contul 8067 Angajamente legale; - coloana 5 se completeaz cu plile nete preluate din contul de execuie ntocmit cu ajutorul programului de contabilitate; - coloana 7 se completeaz cheltuielile efectuate preluate din contul de execuie ntocmit cu ajutorul programului de contabilitate. La raportarea situaiei privind angajarea, lichidarea, ordonanarea i plata cheltuielilor bugetare (concretizat n coloanele 1, 3, 4 i 5), se vor avea n vedere urmtoarele reguli, conform Ordinului ministrului finanelor publice nr. 1792/2003: - salariile personalului cuprins n statele de funcii anexate bugetului aprobat i obligaiile aferente acestora, pensiile i ajutoarele sociale stabilite conform legilor n vigoare, precum i cheltuielile cu dobnzile i alte cheltuieli aferente datoriei publice se consider angajamente legale i bugetare de la data de 1 ianuarie a fiecrui an cu ntreaga sum a creditelor bugetare aprobate - pentru acest tip de cheltuieli avem egalitatea: 8060 = 8066 = 8067; - n cazul achiziiilor avem urmtoarele situaii: 1. angajamente individuale pentru cumprri directe: 8066 = 8067 = conturile de venituri aferente surselor de finanare, n condiiile n care furnizorii sunt achitai integral; 2. angajamente globale pentru contracte: 8066 = 8067 (cu valoarea prevzut n contact sau, n cazul utilitilor, valoarea prevzut n Programul Anual al Achiziiilor Publice 7. Disponibil din mijloace cu destinaie special (Anexa 14a) se completeaz cu soldurile iniiale i rulajele conturilor 550 Disponibil din garanii gestionari i 550 Disponibil din alte fonduri speciale 8. Pli restante (Anexa 30) se completeaz pentru fiecare surs de finanare n parte pentru datorii care au depit termenul legal de plat. 9. Situaia modificrilor n structura activelor nete/capitaluri (Anexa 34) formular din situaiile financiare anuale, se completeaz cu sumele preluate din balana de verificare pentru fiecare cont prevzut n formular, astfel: - coloana 1 cuprinde valorile nregistrate la nceputul anului; - coloana 2 cuprinde creterile de valoare nregistrate n cursul anului; - coloana 3 cuprinde reducerile de valoare nregistrate n cursul anului - coloana 4 cuprinde valorile nregistrate n soldurile finale ale conturilor. 10. Situaia activelor fixe amortizabile (Anexa 35a) formular din situaiile financiare anuale, se ntocmete pentru activele fixe necorporale i corporale amortizabile existente n stoc la sfritul anului, astfel: - coloanele 1 i 2 se detaliaz pentru construcii, cu informaii despre numrul i suprafaa acestora. Datele pentru completarea acestor coloane se iau din evidena

cantitativ-valoric i din evidena tehnic-operativ din dosarele tehnice ale construciilor; - n coloana 3 se trece soldul de la nceputul anului aferent activelor fixe necorporale i corporale amortizabile; - n coloanele 5-9 se trec valorile aferente tipului de cretere, aa cum reiese din rulajul debitor al conturilor aferent activelor fixe necorporale i corporale amortizabile; - n coloanele 11-14 se trec valorile aferente tipului de reducere, aa cum reiese din rulajul creditor al conturilor aferent activelor fixe necorporale i corporale amortizabile; - n coloana 16 se trece soldul iniial al conturilor de amortizare din gupa 28 aferent fiecrui tip de activ fix necorporal sau corporal, astfel nct pe rndurile 5 i 14 s rezulte valoarea soldurilor iniiale ale conturilor 280 i 281; - n coloana 17 se trece rulajul creditor al conturilor din grupa 28 aferent fiecrui tip de activ fix necorporal sau corporal, astfel nct pe rndurile 5 i 14 s rezulte valoarea rulajului creditor al conturilor 280 i 281; - n coloana 18 se trece rulajul debitor al conturilor din grupa 28 aferent fiecrui tip de activ fix necorporal sau corporal, astfel nct pe rndurile 5 i 14 s rezulte valoarea rulajului debitor al conturilor 280 i 281. Avnd n vedere natura informaiilor solicitate, completarea i verificarea acestei anexe se face dup completarea anexei 35b prin diferen. 11. Situaia activelor fixe neamortizabile (Anexa 35b) formular din situaiile financiare anuale se ntocmete pentru activele fixe necorporale i corporale neamortizabile existente n stoc la sfritul anului, astfel: - coloanele 1 i 2 se detaliaz pentru terenuri i construcii cu informaii despre numrul i suprafaa acestora. Datele pentru completarea acestor coloane se iau din evidena cantitativ-valoric i din evidena tehnic-operativ din dosarele tehnice ale construciilor, iar n cazul terenurilor se vor pune de acord datele din cele dou tipuri de eviden (valorile i suprafeele); - n coloana 4 se trece soldul de la nceputul anului aferent activelor fixe necorporale i corporale neamortizabile, a cror valori reflectate n conturile 100, 101 i 102, nsumate se regsesc la rndul 17; - n coloanele 6-10 se trec valorile aferente tipului de cretere, aa cum reiese din rulajul debitor al conturilor aferent activelor fixe necorporale i corporale amortizabile; - n coloana 4 rndul 17 trebuie s reflecte rulajul creditor al conturilor 100, 101 i 102; - n coloanele 12-15 se trec valorile aferente tipului de reducere, aa cum reiese din rulajul creditor al conturilor aferent activelor fixe necorporale i corporale neamortizabile; - n coloana 11 rndul 17 trebuie s reflecte rulajul debitor al conturilor 100, 101 i 102; - n coloanele 17-19 se completeaz valorile fondurilor aferente fiecrei categorii de active fixe astfel nct la rndul 17 s se regseasc valorile conturilor 100, 101 i 102 din balana de verificare. La completarea acestei anexe trebuie respectate precizrile de la NOTA nr. 1. 12. Situaia activelor i datoriilor instituiilor publice (Anexa 40a) se completeaz de toate unitile, cu respectarea precizrilor Ministerului Finanelor Publice 13. - rd. 04 nu se completeaz;

- rd.115 se completeaz numai cu creanele financiare legate de livrri de bunuri i servicii din ct.232, 234, 409, 4111, 4112, 4118, 413, 418, 4611 i 4612; - rd.127 Disponibiliti ale agenilor economici din garanii i cauiuni constituie la instituii publice se completeaz cu datele corespunztoare preluate din soldul ct.462Creditori; - rd.166 se va completa numai cu obligaiile financiare legate de livrri de bunuri i servicii din ct. 401, 4041, 4042, 408, 419, 4621 i 4622. 14. Balana de verificare a conturilor sintetice i analitice se ntocmete cu ajutorul aplicaiei informatice SICOB, , i cuprinde urmtoarele variante: - deschis fr nota contabil de nchidere a conturilor de venituri i cheltuieli, variant n care conturile din clasele 6 i 7 prezint sold; - nchis cu nota contabil de nchidere a conturilor de venituri i cheltuieli. n ambele variante balanele de verificare cuprind: solduri iniiale, rulaje an curent, total sume i solduri finale. 15. Balana de verificare a conturilor n afara bilanului - reflect datoriile i obligaiile, precum i unele bunuri care nu pot fi nregistrate n activele i pasivele unitii, conform prevederilor Ordinului ministrului finanelor publice nr. 1917/2005. n conturile n afara bilanului, conform aceluiai ordin, mai sunt sunt cuprinse i garaniile constituite n procesul achiziiilor publice: - Scrisoarea de garanie bancar pentru oferta depus contul 8048 Garanie bancar pentru oferta depus; - Scrisoarea de garanie bancar pentru buna execuie contul 8049 Garanie bancar pentru buna execuie; - constituirea garaniei bancare pentru buna execuie efectuat ealonat prin reineri succesive din valoarea facturilor emise de furnizori i virarea acestora n conturi deschise la bnci n favoarea unitii contul 8050 Disponibil din garania constituit pentru buna execuie; 16. Raportul trimestrial cu privire la activitatea de control financiar preventiv propriu cuprinde situaia statistic a operaiunilor supuse controlului financiar preventiv propriu i sinteza motivaiilor pe care s-au ntemeiat refuzurile de viz n perioada raportat. La ntocmirea situaiei se va analiza anexa nr. 1 din Ordinului ministrului finanelor publice nr. 522/2003 privind Cadrul general al operaiunilor supuse controlului financiar preventiv i Anexa nr. 1 din Ordinul ministrului administraiei i internelor nr. 184/2004 privind Cadrul operaiunilor supuse controlului financiar preventiv propriu. Completarea situaiei se face pe baza datelor culese din Registrul operaiunilor supuse controlului financiar preventiv. 17. Politici contabile setul de politici stabilit trebuie s respecte principiile de baz ale contabilitii i s aib n vedere urmtoarele: - elaborarea de proceduri contabile pentru toate operaiunile derulate pornind de la ntocmirea documentelor justificative pn la ntocmirea situaiei financiare (circuitul documentelor contabile, persoanele implicate n conducerea i organizarea contabilitii, sarcini, responsabiliti, termen de realizare etc.); - principiile contabilitii de angajamente aplicate n instituie; - modele de evaluare a activelor fixe i circulante utilizate n instituie; - dac activele fixe au fost reevaluate sau nu; - metoda de amortizare a activelor fixe; - politica de mprumuturi, existena contractelor de leasing; - evaluarea disponibilitilor, creanelor i datoriilor;
6

nregistrarea ctigurilor i pierderilor de curs valutar. 18. Note explicative a) Nota 1 Situaia activelor fixe corporale prezint pentru fiecare grup de active corporale valorile brute, deprecierile i patrimoniile n care se ncadreaz, astfel: - valorile brute prezint soldul de la nceputul perioadei, creterile, reducerile (din care dezmembrrile sunt prezentate distinct n coloana 5) i soldul la finele perioadei; - deprecierile, prezentate n colana 7, trebuie s corespund cu soldurile conturilor de amortizri din balana de verificare; - activele corporale care aparin domeniului privat al statului sunt definite n art. 4 al Legii 213/1998, unde se prevede c: Domeniul privat al statului sau al unitilor administrativ-teritoriale este alctuit din bunuri aflate n proprietatea lor i care nu fac parte din domeniul public. Baza material a instituiilor de nvmnt superior de stat este de drept proprietatea acestora. Asupra acestor bunuri, statul sau unitile administrativ-teritoriale au drept de proprietate privat. Conform prevederilor Ordinului ministrului finanelor publice nr. 1487/2003 domeniul privat al statului cuprinde: active fixe corporale amortizabile - a cror valoare rmas de amortizat, transpus la 01 ianuarie 2006 asupra contului 117, se nscrie n coloana 8; active fixe corporale neamortizabile a cror valoare total (coloana 11) trebuie s coincid cu soldul contului 102, sunt prevzute de art. 9 din Ordonanaa Guvernului nr. 81/2003: Activele fixe corporale aflate n patrimoniul instituiilor publice, care nu se supun amortizrii, sunt urmtoarele: a) bunurile care aparin domeniului public al statului i al unitilor administrativ-teritoriale potrivit legii, inclusiv investiiile efectuate la acestea; .............. c) activele fixe corporale aflate n conservare, precum i rezervele de mobilizare care sunt evideniate n contabilitate ca active fixe corporale; d) lacurile, blile, iazurile, care nu sunt rezultatul unei investiii; e) terenurile; ................ h) bunurile de natura armamentului i tehnicii de lupt. b) Nota 2 Situaia stocurilor prezint o comparaie ntre valoarea soldului iniial i valoare soldului final pentru fiecare cont sintetic. c) Nota 3 Situaia creanelor furnizeaz informaii n legtur cu termenul de lichidare al acestor categorii de active: sud 1 an sau peste 1 an. d) Nota 4 Situaia datoriilor ofer informaii cu privire la termenele exigibilitate, aceast situaie prezentnd toate datoriile pe care la are o unitate la finele trimestrului (inclusiv obligaiile la bugetul de stat, bugetul asigurrilor sociale, bugetul asigurrilor de omaj etc. Rezultate n urma nregistrrii statelor de salarii). 19. Situaia creditelor deschise i a plilor de cas efectuate prin unitile de trezorerie a statului se ntocmete pe baza ultimelor extrase de cont vizate de trezorerie, pe capitole i titluri de finanare, atand copia acestor extrase. 20. Situaia soldurilor de disponibil aflate la unitile de trezorerie a statului i bnci comerciale se ntocmete pentru fiecare cont de disponibil, pe baza ultimelor extrase, pe trezorerii i bnci comerciale, atand copia acestor extrase. 21. Raport explicativ trebuie s cuprind:
7

analiza execuiei bugetului de venituri i cheltuieli a unitii ( analiza veniturilor proprii realizate de instituiile publice aferente activitilor finanate integral din venituri proprii, analiza realizrii programului de cheltuieli, astfel nct s rezulte modul de folosire a fondurilor alocate pentru finanarea diferitelor aciuni, cauzele care au condus la depiri de credite bugetare aprobate, analiza creditelor bugetare deschise i neutilizate, la nivel de capitol i titlu); msurile luate pentru achitarea la scaden a obligaiilor, precum i modul de respectare a dispoziiilor legale n vigoare la ncheierea angajamentelor legale; natura i valoarea pagubelor date la scdere n contul statului; situaiile anuale trebuie s cuprind concluziile comisiilor de audit, recomandrile formulate i stadiul implementrii acestora; concluziile desprinse din aplicarea de la data de 01.01.2006 a Normelor metodologice i a Planului de conturi aprobate prin Ordinului ministrului finanelor publice nr. 1917/2005, eventualele dificulti ntmpinate i propuneri privind modul de aplicare a acestora. 22. Declaraie conform Ordinului ministrului finanelor publice nr.40/2007 situaiile financiare anuale trebuie s fie nsoite de o declaraie scris a conductorului instituiei publice i conductorul compartimentului financiar contabil, care s confirme c: - politicile contabile utilizate la ntocmirea situaiilor financiare anuale sunt conforme cu reglementrile contabile aplicabile; - situaiile financiare anuale ofer o imagine fidel a poziiei financiare, performanei financiare i a celorlalte informaii referitoare la activitatea desfurat; - instituia public i desfoar activitatea n condiii de continuitate.

La ntocmirea Situaiilor financiare contabilii efi vor urmri respectarea corelaiilor ntre formulare, aa cum sunt prezentate n Ordinului ministrului finanelor publice nr. 616/2006 i Ordinului ministrului finanelor publice nr. 40/2007. 5. RESPONSABILITI:

Angajatii serviciului contabilitate, care conform fiei postului, au obligaia de a nregistra n contabilitate operaiunile economico-financiare rspund de: - contabilizarea operaiunilor privind intrrile de bunuri materiale; - contabilizarea operaiunilor privind transferurile interne de bunuri materiale; - contabilizarea operaiunilor privind ieirile de bunuri materiale; - contabilizarea operaiunilor privind creanele i datoriile n relaiile cu terii; - contabilizarea operaiunilor derulate prin casieria unitii, conturile deschise la trezorerie i bnci; - contabilizarea statelor de salarii i alte drepturi salariale; - contabilizarea obligaiilor fa de bugetul de stat, bugetul asigurrilor sociale de stat i teri creditori; - exportul datelor pe softul informatic transmis de Ministerul Educaiei i Tineretului, n vederea transmiterii datelor n format electronic la ordonatorul de credite ierarhic superior . Contabilul ef rspunde de:
8

analiza balanei de verificare i corelarea acesteia cu celelalte anexe ale Situaiilor financiare; verific respectarea corectitudinii exportului datelor din balana de verificare n bilan, la conturile bifuncionale i la conturile care presupun termene de ncasare sau plat cu perioada mai mic sau mai mare de 1 an, precum i egalitatea ntre rndurile 40 i 47; ntocmirea celorlalte anexe i corelarea acestora cu bilanul, contul de rezultat patrimoniale, contul de execuie i balana de verificare; ntocmirea politicilor contabile, a notelor explicative, raportului explicativ i a altor situaii cerute de normele legislative; transmiterea la ordonatorul de credite ierarhic superior a situaiei la termenul stabilit, att pe suport de hrtie ct i n format electronic; urmrete respectarea ntocmai a prezentei proceduri. 6. DISPOZIII FINALE: a) Procedura va fi adus la cunotina personalului care execut activitatea de ntocmire a Situaiilor financiare; b) Actuala procedur va fi revizuita n cazul n care apar modificri ale actelor legislative care stau la baza ntocmirii Situaiilor financiare; c) Pe perioada absenei de la serviciu a persoanelor desemnate s ntocmeasc Situaiile financiare, prezenta procedur (n forma iniial sau revizuit) se aplic i de nlocuitorii acestora. d) Aceast procedur intr n vigoare la data de 01.01.2010 7. ANEXE: Lista de difuzare a procedurii
L I S T A cu personalul care a luat la cunotin despre existena procedurii

Nr. crt. 1.

Funcia

Numele i prenumele

Semntura

Data lurii la cunotin