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Archivstica. Manejo y organizacin de archivos (Manual del archivero)

Autor: juan valiente

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Presentacin del curso

Curso de Archivstica para el manejo y organizacin de archivos y documentos, a nivel privado o pblico. El presente es un manual de archivero, pensado para la optimizacin de las labores de administracin de archivos. Conservar, clasificar, ordenar y proteger los archivos y documentos (archivstica), es una tarea importantsima para el buen funcionamiento de cualquier organizacin. Hoy queremos aportar en la labor de la administracin de archivos y documentos, presentando un manual que nos permita re-encarar las tareas en el manejo de archivos, contemplando, seleccin, descripcin, clasificacin, ordenamiento y conservacin de archivos y documentos, de manera que el servicio de archivstica sea de calidad y aporte a la salud de la organizacin.

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1. Manejo de archivos y documentos. Introduccin

MANUAL DEL ARCHIVERO Introduccin: Este manual est dirigido a todas aquellas personas (particularmente funcionarios y servidores de la Municipalidad Provincial de Tambopata) que en el desarrollo de sus actividades y responsabilidades estn encargadas del manejo de los archivos de nuestra Institucin, como una herramienta til para el mejor desempeo de su labor. Juntos, conoceremos por qu y cmo se archivarn en adelante nuestros documentos. En la actualidad (al igual que en casi todas partes) se tiene una idea totalmente distorsionada de lo que son en la realidad los archivos, ya que por lo general nos dan la impresin de constituir un cmulo de papeles desorganizados, donde los documentos se van juntando (o, para ser precisos, arrumando) sin ningn criterio y donde cada quien conserva o elimina lo que le parece oportuno para desocupar o hacer espacio en la oficina. Todo esto lo vamos a revertir con el objetivo que nos hemos trazado como reto para transformar esa imagen en un conjunto de documentos importantes que se deben conservar, clasificando y ordenando de manera tcnica y metdica. El rgano de Administracin de Archivos (O.A.A.), se encargar de organizar previamente el incremento documental en base a criterios nicos y legales y cuya consulta se har en forma gil cuando tengamos a la mano los inventarios con la descripcin correspondiente. En el desarrollo de nuestro trabajo diario nos iremos convenciendo que el arte de archivar es una labor apasionante, pero previamente requerimos de mucho conocimiento y paciencia para organizar, describir, seleccionar, conservar y brindar el servicio de documentos a los administrados y a nuestra propia Institucin. Sin duda, en un tiempo no lejano veremos los frutos de nuestro trabajo, cuando comprobemos el resultado eficaz de esta tarea que se traducir en una mayor eficiencia de la administracin, en un mejor servicio al ciudadano y tambin en la difusin de la informacin, conocimiento, cultura y la investigacin histrica. Finalmente, recordemos que en nuestros archivos reposa la memoria de la Nacin, por lo que somos responsables directos de proteger de manera integral y adecuada el patrimonio cultural archivstico de nuestra Institucin y por ende, del Pas. (JVM)

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2. Documento. Concepto y tipos de documentos

1. DOCUMENTO Qu es un documento? Un documento es toda aquella informacin contenida y registrada sobre cualquier soporte material y que es producido, recibido y conservado por las instituciones, organizaciones o personas, durante el desarrollo de sus actividades. Es, por tanto, un testimonio de la actividad humana. Los documentos pueden ser textuales (manuscritos, mecanografiados o impresos), iconogrficos (mapas, planos, dibujos, fotografas, diapositivas, etc.), sonoros (discos, cintas magnetofnicas, discos compactos), audiovisuales (cintas de video, pelculas cinematogrficas), electrnicos (disquetes, CD.ROM, bases de datos, etc.), virtuales (webs, blogs, etc.), y cualquier otra propuesta que el avance tecnolgico pudiera plantear en el futuro. Qu es un documento archivstico? Debe tenerse en cuenta que no todos los documentos existentes en nuestras oficinas o dependencias forman parte, necesariamente, del archivo institucional. Por ejemplo: las normas legales, boletines oficiales, diarios, publicaciones peridicas, etc., si bien son documentos, NO HAN SIDO PRODUCIDOS POR LA INSTITUCIN, por lo que no es documentacin original y permanecen all a efectos exclusivamente de apoyo informativo, por lo que se conservarn slo mientras nos sean tiles. Estos documentos deben separarse de nuestro archivo. En consecuencia, un documento archivstico es aquel que es producido, recibido y conservado por una institucin y contiene informacin relativa al ejercicio exclusivo de las actividades y competencias que esta institucin desarrolla. Qu son los tipos documentales? Son las unidades de informacin contenidas en los documentos. Se clasifican en: TIPO DOCUMENTAL SIMPLE Formado por un solo tipo documental, cuyo contenido mantiene una unidad de informacin. Ejemplos: el oficio, la carta, el memorando, un libro de registro, un libro de caja, recibo, etc. TIPO DOCUMENTAL COMPUESTO Formado por dos o ms tipos documentales que se sustentan entre si y cuyo contenido mantiene una unidad de informacin. Se le conoce comnmente como expediente. Ejemplos: el comprobante de pago, trmites para licencias, etc. Qu es una serie documental? Es el conjunto de documentos que tiene caractersticas comunes; el mismo tipo documental o el mismo asunto y que, por consiguiente, es archivado, usado, transferido o eliminado como unidad. Ejemplos: Resoluciones, Supervisiones, Legajos de personal, Planillas, rdenes de compra, etc.

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Qu es una seccin documental? Es el conjunto total de los documentos producidos y recibidos por las diferentes unidades orgnicas o dependencias de la Municipalidad Provincial de Tambopata. Ejemplos: Alcalda, Gerencia Municipal, Secretara General, Gerencia de Administracin y Finanzas, Gerencia de Planificacin, Registro Civil, Jefatura de Personal, Tesorera, etc. Qu es un fondo documental? Es el conjunto total de los documentos producidos y recibidos por una institucin pblica o privada en el ejercicio de sus actividades. Ejemplos: Ministerio de Transportes y Comunicaciones, Gobierno Regional de Madre de Dios, Instituto Nacional de Cultura, Municipalidad Provincial de Tahuamanu, etc.

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3. Archivo: concepto. Administracin de documentos

2. ARCHIVO Qu es un archivo? Un archivo es el conjunto de documentos producidos por personas naturales o jurdicas durante el ejercicio de sus actividades cotidianas y que son administrados, organizados y conservados para difundir la informacin contenida en ellos. Tambin se denomina archivo al espacio fsico o a la institucin. Para qu son tiles los archivos? Los archivos sirven a favor de: La administracin pblica, para lograr una mayor eficiencia y una transparencia de la gestin y como un antecedente y testimonio de sus funciones. La ciudadana, para la defensa de sus derechos, la fiscalizacin de los actos pblicos y como garanta de la transparencia administrativa que debe existir en todo Estado de Derecho. La investigacin y la difusin cultural, como un repositorio de la memoria de la Nacin. Todos los documentos producidos por las instituciones que se vinculan con los ciudadanos forman parte del Patrimonio Cultural Archivstico de la Nacin, que se encuentra protegido por la legislacin archivstica vigente. De all que los archiveros, o quienes sean responsables de administrar la documentacin archivstica, estn obligados a conservarlos y protegerlos; a no apropiarse de ellos, entregndolos a quienes los sucedan en sus funciones y a no eliminarlos sin autorizacin de la administracin competente: el Archivo General de la Nacin o los Archivos Regionales de sus respectivas jurisdicciones. Ciclo vital de los documentos Los documentos pasan por etapas de vida administrativa que a su vez dan lugar a diferentes niveles de archivo. PRIMERA ETAPA Durante esta etapa el documento es de circulacin y tramitacin por los canales regulares, en busca de respuesta y solucin al asunto que le ha dado origen y adems hay un manejo frecuente de parte del funcionario responsable de su tramitacin. Esta documentacin forma parte del ARCHIVO DE GESTIN y, en algunos casos, del denominado ARCHIVO PERIFRICO. SEGUNDA ETAPA Una vez recibida la respuesta o solucin al asunto iniciado, el documento que la sustenta ha de seguir siendo guardado. En este perodo formar parte del ARCHIVO CENTRAL. TERCERA ETAPA

Finalmente, en esta etapa el documento adquiere un valor permanente o histrico, restringindose su consulta a su carcter cultural e informativo, principalmente con fines de investigacin. Su archivamiento y conservacin ser definitivo en el ARCHIVO HISTR

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fines de investigacin. Su archivamiento y conservacin ser definitivo en el ARCHIVO HISTR ARCHIVO HISTRICO.

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4. Organizar archivos. Procesos tcnicos en la administracin de archivos

3. PROCESOS TCNICOS Cmo organizamos nuestros archivos? Muy a menudo y en todas partes, los archivos presentan inconvenientes que se relacionan con el poco personal existente, la escasa capacitacin del mismo, locales inadecuados, deficiencia logstica, abultada documentacin y un flujo insuficiente de documentos. Si nos hacemos cargo de un archivo que se encuentra desorganizado, optaremos por seguir los siguientes pasos: - Empezaremos por revisar el organigrama de la institucin, lo cual nos permitir conocer sus divisiones o secciones internas particulares: alta direccin, rganos de lnea, rganos de asesoramiento, rganos de apoyo, etc.; as como gerencias, sub-gerencias, jefaturas, etc. - Debemos informarnos acerca de la historia de la Municipalidad (fecha de creacin, antigedad de las dependencias, variaciones en las funciones institucionales, etc.) - Revisaremos los documentos de gestin institucional (ROF, MOF, TUPA, directivas internas, etc.) - Respetando el origen y la forma cmo han sido dispuestos originalmente los documentos. Es importante elaborar un diagnstico situacional que nos permita conocer la realidad de nuestro archivo, previa evaluacin de las condiciones de infraestructura, volumen y caractersticas de la documentacin y personal, etc. Finalmente, por Ley, es funcin archivstica la gestin de documentos desde su elaboracin hasta su eliminacin o conservacin permanente, de acuerdo a su ciclo vital. Para ello existe un conjunto de procesos tcnicos archivsticos normados y reglamentados que detallaremos a continuacin: ADMINISTRACIN DE ARCHIVOS Resulta necesario que en cada institucin se constituya un Sistema Institucional de Archivos, tal como estamos proponiendo en nuestro caso: el rgano de Administracin de Archivos (que en adelante se identificar con las siglas O.A.A.), el mismo que est integrado por los Archivos de Gestin, los Archivos Perifricos (cuando stos existan) y por el Archivo Central. Precisamente, este ltimo ser el que conduzca las labores archivsticas con el desarrollo de un trabajo normativo a nivel institucional. Los objetivos de esta etapa implican: Determinar los principios de unidad, racionalidad y eficiencia de la administracin de archivos. Brindar servicios de informacin al Estado, a la ciudadana y a la investigacin.

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NIVELES DE ARCHIVO El ARCHIVO DE GESTIN, es comnmente conocido como el archivo de oficina y est bajo la responsabilidad y manejo directo de cada dependencia o unidad administrativa de una institucin. Este archivo est formado por la documentacin producida recientemente, es decir, la que se est an tramitando, as como tambin la de uso frecuente dentro de cada dependencia. Tiene plena vigencia jurdica y administrativa. El ARCHIVO CENTRAL, tambin es denominado archivo administrativo y es el que est conformado por la documentacin proveniente de las transferencias recibidas de las distintas oficinas de la institucin. Este archivo centraliza la documentacin que ya no es objeto de uso frecuente en los archivos de oficina, pero cuyo valor administrativo an no ha prescrito y todava podra ser objeto de consultas por parte de la propia administracin o de los ciudadanos. ElArchivo Central suele ubicarse fsicamente en los locales del archivo y est bajo la responsabilidad del Archivero de la Institucin. El ARCHIVO PERIFRICO, se constituye opcionalmente como producto de la complejidad de funciones, nivel de especializacin y ubicacin fsica de las unidades orgnicas de una institucin que as lo requiera. (En nuestro caso, estamos proponiendo archivos perifricos para reforzar el trabajo de GDUR y GAF, entre otros, por su misma complejidad). El ARCHIVO HISTRICO, est encargado de concentrar, custodiar y/o conservar documentos de valor permanente y que ya perdieron gran parte de su valor administrativo y cuentan con ms de treinta aos de originados. Sus principales fines son la investigacin y la difusin cultural.

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5. Organizacin de documentos. Descripcin y seleccin documental

ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS Es un proceso tcnico archivstico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de cada entidad. En esta etapa se debe alcanzar a identificar las respectivas series y sub-series documentales. Clasificar documentos: Significa separarlos o dividirlos en clases o grupos que sean susceptibles de sub-divisiones, teniendo en cuenta la estructura orgnica y/o las funciones institucionales. Ordenar documentos: Se entiende por unir y relacionar los elementos de cada grupo mediante el sistema ms conveniente: ordenamiento alfabtico, numrico, alfanumrico, cronolgico, etc. Signar documentos:Es asignarles smbolos de codificacin para su rpida identificacin (por unidades orgnicas, por series documentales, etc.). Pueden ser letras o nmeros o la combinacin de ambos. DESCRIPCIN DOCUMENTAL Es un proceso tcnico archivstico que consiste en identificar, analizar y determinar los caracteres externos e internos de los documentos con la finalidad de elaborar los auxiliares o instrumentos descriptivos (guas, inventarios, catlogos), que permitan conocer, localizar y controlar los fondos documentales de cada entidad. Esto nos permitir brindar adems un eficiente y eficaz servicio de informacin. SELECCIN DOCUMENTAL Es un proceso tcnico archivstico que consiste en identificar, analizar y evaluar las series documentales generadas en una institucin. Esto sirve para establecer el tiempo que estas series pueden seguir siendo utilizadas para fines administrativos y cules otras han de conservarse permanentemente para la consulta ciudadana o con fines culturales. Este proceso permite programar las transferencias de documentos, adems de la eliminacin peridica de los documentos innecesarios, de acuerdo a su ciclo vital y de acuerdo al siguiente detalle: a) Transferencia de documentos: A travs de este proceso archivstico evitamos que los documentos que se producen a diario se acumulen en los primeros niveles de archivo en forma indefinida. Esto permite adems disponer de un mayor espacio fsico, equipos y materiales, garantizando la integridad y la conservacin del Patrimonio Documental. Se recomienda verificar que los documentos a transferirse hayan sido debidamente foliados. b) Eliminacin de documentos: Este proceso archivstico consiste en la destruccin de los documentos considerados innecesarios, previa autorizacin del Archivo General de la Nacin o los Archivos Regionales en el mbito de su competencia. Para ello es necesario conformar unComit Evaluador de Documentos (CED), que se constituye en la mxima autoridad archivstica en cada institucin. IMPORTANTE.- Para proponer una eliminacin de documentos se requiere:

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Acta del CED Inventarios de eliminacin

Muestras de las series documentales a eliminarse.

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6. Conservacin de documentos: instalaciones, control, manejo y medidas de seguridad

CONSERVACIN DE DOCUMENTOS La conservacin de documentos es un proceso archivstico que consiste en mantener la integridad fsica del soporte y de la informacin contenida en los documentos, a travs de la implementacin de medidas de preservacin y restauracin. Al respecto, se debe tomar en cuenta el axioma que dice: siempre ser mejor preservar que restaurar. Existe un conjunto de factores que constantemente ponen en riesgo la integridad fsica de nuestros documentos. Estos son: el factor climatolgico, contaminacin ambiental, contaminacin biolgica, siniestros, almacenamiento y manejo inadecuado de los documentos, etc. Por ello es recomendable observar las siguientes recomendaciones respecto a: a) El local de archivos El local deber estar ubicado distante de los lugares que puedan ocasionar un siniestro y tambin lugares excesivamente hmedos. Preferentemente se debe decidir por locales construidos con material noble, evitndose el revestimiento de muros y paredes con materiales inflamables (tapizones, alfombras, etc.) El local de archivo debe tener bsicamente tres ambientes: rea de trabajo tcnico y administrativo, depsitos y rea de atencin al usuario (oficina). Es fundamental tener en cuenta que las instalaciones elctricas y sanitarias debern conservarse en perfecto estado y el mobiliario archivstico (estantes, archivadores verticales, mapotecas, etc.) deben ser preferentemente de metal. b) El control de los Factores Externos Se debe tener especial cuidado en limpiar diariamente el local, el mobiliario y la documentacin, as como ventilar por medios naturales o mecnicos, sobre la base de la utilizacin racional de puertas y ventanas, con el empleo de mquinas (ventiladores, aire acondicionado, extractores de aire, etc.) Nos debemos preocupar por prevenir la incidencia de la contaminacin ambiental. En este caso, se recomienda fumigar el local slo en casos de extrema infestacin biolgica. Asimismo, se debe evitar la incidencia directa de la luz natural o artificial sobre los documentos. Slo se expondrn los documentos durante el tiempo necesario y evitar la oscuridad completa en los depsitos. c) El manejo de los documentos Se recomienda encarecidamente NO USAR cintas adhesivasy evitar el uso excesivo de elementos metlicos (grapas, clips, etc.). Los documentos deben ser protegidos en unidades de instalacin(cajas, folders o cualquier otro elemento similar). En cuanto sea posible, se debe evitar el empleo y uso y de productos qumicos (insecticidas, bactericidas, fungicidas, etc.) y menos rociar directamente sobre los documentos. Los documentos deteriorados por agentes biolgicos (insectos, hongos, bacterias,

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etc.) debern separarse de la documentacin en buen estado y restringir su servicio. Se debe ev Se debe evitar cualquier tipo de restauracin emprica. d) Medidas de Seguridad * Restringir el ingreso a los depsitos a personas no autorizadas. Se debern adoptar las medidas convenientes para evitar la sustraccin de documentos. * No fumar, comer o beber en los depsitos, reas de trabajo o en cualquier otro lugar donde existan documentos. Desconectar los servicios elctricos y cerrar la llave general del agua al trmino de de la jornada laboral y revisarlos peridicamente. * No mantener en el Archivo materiales inflamables(gasolina, petrleo, cera, etc.). Disponer de extintores de polvo qumico seco, con carga vigente y cuyo manejo debe ser conocido suficientemente por el personal de archivo.

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7. Servicios archivsticos (administracin de archivos). Medidas y ubicacin de estanteras

SERVICIOS ARCHIVSTICOS En realidad, el objetivo principal de todo archivo es brindarse permanente al servicio de la Institucin y de los administrados. Debemos de estar prestos a poner a disposicin de los usuarios la documentacin de cada entidad con fines de informacin, mediante la consulta, bsqueda, lectura, prstamos, expedicin de copias, etc. Es pertinente remarcar que todos los documentos que son custodiados en los archivos integrantes del Sistema Nacional de Archivos son accesibles al pblico en general, de acuerdo a las normas administrativas vigentes, con excepcin de aquellos que puedan atentar contra los intereses y la seguridad nacional, o contra la privacidad o intimidad personal. MEDIDAS REGLAMENTARIAS Y UBICACIN DE ESTANTERA Observando las siguientes recomendaciones podremos orientar correctamente nuestras acciones para contar con una estructura conveniente y segura al interior del Archivo: El largo de cada cuerpo deber ser de 0.90 a 1.20 mts. La altura mxima de la estantera ser de 2.10 a 2.30 mts.

La resistencia de cada balda, segn sea el largo, deber ser de 100 kilos como mnimo. Los espacios entre baldas sern de acuerdo al tamao de los documentos que se quieran instalar. El espacio del piso a la primera balda deber ser de, mnimo, 15 cm.

Cada estante debe tener amarre a la pared o a otro estante para que no pierda estabilidad. La distancia de la ltima balda al techo ser de 30 cm., como mnimo.

En las esquinas superiores e inferiores de los estantes se colocarn ngulos de soporte (refuerzos). Las baldas pueden ser de doble faz o segn tamao de los documentos o segn necesidad de su ubicacin. Un solo estante no debe tener ms de 10 cuerpos.

Los estantes no deben colocarse pegados a la pared.

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8. Sistema nacional de archivos: finalidad. Normas ticas del archivero

4. El Sistema Nacional de Archivos Finalidad El S.N.A. tiene por finalidad integrar estructural y funcionalmente los archivos de las entidades pblicas existentes en el mbito nacional mediante la aplicacin de principios, normas, tcnicas y mtodos de archivo, garantizando con ello la defensa, conservacin organizacin y servicio del Patrimonio Documental de la Nacin. El Sistema Nacional de Archivos est integrado por: Archivo General de la Nacin (AGN) Es un Organismo Pblico Descentralizado y mxima autoridad del Sistema Nacional de Archivos. Archivos Regionales Son Organismos Descentralizados de los Gobiernos Regionales, dependientes tcnica y normativamente del AGN que conducen las actividades del SNA en su jurisdiccin. Archivos Pblicos Son los archivos pertenecientes a la administracin estatal (poderes del Estado, entes autnomos, instituciones pblicas descentralizadas, empresas estatales de derecho pblico y privado, empresas mixtas con la participacin accionaria del Estado, gobiernos regionales, locales y las notaras), dependiendo tcnica y normativamente del AGN. (Cabe aclarar que nuestro archivo institucional est incluido en este rubro). Obligaciones que establece el SNA Los archivos integrantes del Sistema Nacional de Archivos estn obligados a cumplir las directivas, normas, disposiciones y lineamientos de poltica dictados por el rgano rector del Sistema. Los funcionarios pblicos, sea cual fuere su nivel, no podrn conservar en su poder documentos generados en el ejercicio de sus funciones, estando obligados a remitirlos al archivo correspondiente. Reglamento de Aplicacin de Sanciones del AGN Los archiveros debemos tener en cuenta que mediante la Resolucin Jefatural N 76-2008-AGN/J, se aprob el Reglamento de aplicacin de sanciones administrativas por infracciones en contra del Patrimonio Documental Archivstico y Cultural de la Nacin, el mismo que tiene por finalidad regular el procedimiento sancionador y establece las escalas, criterios de gradualidad y dems requisitos para la aplicacin efectiva de sanciones por infracciones cometidas en contra de las normas establecidas por el Sistema Nacional de Archivos, la Ley General del Patrimonio Cultural de la Nacin y las dems normas conexas. 5. Normas ticas del Archivero

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El archivero tiene ante s la enorme responsabilidad de administrar y custodiar los documentos que son un valioso tesoro que la ciudadana le ha confiado. Debe tener siempre presente que la informacin pertenece a la ciudadana y debe estar siempre al servicio de ella en las mejores condiciones posibles. Los documentos deben ser manejados con sumo cuidado porque de lo contrario se deterioraran y finalmente acabaran perdindose irremediablemente. Por eso, cuando ocurre un robo de piezas documentales, o un desglose de legajos, o cuando se exponen los documentos ante la humedad, la insolacin, o cuando se les expone ante los destructores biticos (bacterias, hongos, insectos y roedores) se consuma una prdida irreparable. Todos los actos realizados por los archiveros estn sujetos a reglamentos y normas legales, por lo que nadie puede obligarlos a ir en contra de la Ley, es decir, a ocultar, desaparecer o, sin escrpulos, vender documentos bajo su custodia. El archivero debe procurar constantemente la formacin de una conciencia archivstica en el pblico, a fin de que ste interprete cabalmente la funcin de los archivos y el papel de los propios archiveros. Por ltimo, los archiveros por su propia condicin de servidores pblicos estn prohibidos de mantener intereses de conflicto, obtener ventajas indebidas, realizar actividades de proselitismo poltico, hacer mal uso de informacin privilegiada y de presionar y/o acosar. Nota: Con este captulo hemos llegado al final del curso.

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