TEHNOLOGII INFORMAIONALE PENTRU AFACERI Laboratorul 6 https://portal.feaa.uaic.ro/C18/TIA/default.aspx Procesorul de texte Microsoft Word 2 1.

Definirea i utilizarea stilurilor (styles)

Pentru a salva opiunile de format favorite (fonturi, culori, spaiere de linii etc.), n vederea refolosirii lor, se pot defini etichete speciale numite stiluri (styles). Un stil creat poate fi aplicat unui text ori de cte ori dorete utilizatorul. Pentru aceasta, n partea din stnga-sus a barei cu instrumente de formatare este plasat o list derulant care conine stilurile disponibile pentru documentul curent. Pentru stabilirea stilurilor se folosete comanda Style and Formatting din meniu Format. Comanda activeaz, n dreapta suprafeei de lucru, zona Style and Formatting care permite crearea unor stiluri sau modificarea celor existente. Pentru un nou stil se activeaz butonul de comanda New Style care deschide fereastra cu acelai nume(Figura nr.1). Pentru definirea unui stil mult mai personalizat se activeaz butonul de comand Format care permite lansarea comenzilor pentru stabilirea parametrilor de formatare la nivel de font (Font...), paragraf (Paragraph...), tabulator (Tabs...), limba folosit (Language), liste numerotate (Numbering..) etc.

Figura nr.1 Fereastra New Style

Figura nr. 2 Detalii privind opiunea Format

Tot prin butonul Format este posibil stabilirea unei scurtturi Shortcut Key - de apelare rapid a unui stil, similar scurtturilor pentru caracterele romneti. Textul formatat dup preferinele utilizatorului poate deveni ablon pentru un alt text /document. Pentru copierea formatului dorit ntr-un alt text al documentului se folosete utilitarul Format Painter. Acest utilitar copie nu numai fonturi i atribute de fonturi, ci i alte elemente de formatare precum spaierea ntre linii, liste numerotate sau cu buline, margini etc. Probleme propuse spre rezolvare: 1. S se defineasc un stil, numit Text1, cu urmtoarele caracteristici: - la nivel de caracter: Font Tahoma, BoldItalic, dimensiunea 12.5 puncte, spaierea ntre caractere de 2 puncte, culoarea albastr; - la nivel de paragraf: aliniere Justified, prima linie din paragraf aliniat la 1,5 cm, spaii nainte de paragraf 3 puncte, spaii dup paragraf 6 puncte, distana dintre linii de 1,5 linii. 2. S se defineasc un stil cu numele Paragraf care s aib urmtoarele caracteristici: Font Verdana, dimensiunea de 11.5 puncte, distana dintre caractere de 1.75 puncte, culoarea verde, subliniere cu o linie, prima linie din paragraf s nceap la 1.25 cm. de marginea din stnga a documentului, distana dintre linii de 12.25 puncte, spaiul de dinainte i de dup paragraf de 3.5, respectiv 7.5 puncte. Recomadare. Dac pentru documentul creat intenionai ca ulterior s generai automat cuprinsul este bine ca titlurile de capitole, paragrafe, subparagrafe etc. s fie scrise de la nceput cu stiluri predefinite (Heading 1, Heading 2 etc.), sau cu stiluri personalizate.

2. Folosirea referinelor (note de subsol, note de final, semne de carte, cuprins, index)
Pentru a simplifica parcurgerea unui document se pot declara i apoi folosi note de subsol, note de final, cuprins i indexuri. 2.1. Note de subsol i note de final Notele de subsol si notele de final sunt folosite pentru a oferi mai multe informaii despre anumite subiecte tratate n document. Mai frecvente sunt cele care fac trimiteri la sursele bibliografice referite n documentul respectiv. 2

Declararea acestor referine se realizeaz cu ajutorul opiunii Footnote subordonat comenzii Reference din meniul Insert (Figura nr. 3).

Figura nr. 3 Selectarea comenzii Insert, Reference, Footnote

O referin poate fi de tip Footnote (not de subsol /picior) sau Endnote (not de final). Notele de subsol /picior Footnote- pot fi plasate n subsolul paginii (Bottom of page), sau dup text (Below text). La rndul lor notele finale Endnote- pot fi la sfrit de document (End of document) sau la sfrit de seciune (End of section). Word numeroteaz automat notele de subsol i calculeaz, n partea de jos a paginii, spaiul necesar prezentrii acestora. Probleme propuse spre rezolvare: 3. S se copie de pe Portalul FEAA un paragraf ce va fi inserat in cadrul unui nou document Word. Dup al 3-lea cuvant din paragraf introducei o not de subsol n care s fie fcut referire la pagina 107 din lucrarea Iniiere n Microsoft Office, autori Gini Counter i Annette Marquis, lucrare aprut n anul 2000 n editura All, Bucureti. 2.2 Semne de carte Lucru cu documente de dimensiuni mari impune marcarea unor locaii (titluri de capitole, paragrafe, anumite figuri sau tabele etc.) n care s se poat reveni simplu i rapid. n acest scop se folosesc semnele de carte (bookmarks) introduse ntr-un document cu ajutorul comenzii Bookmark din meniul Insert. Comanda deschide fereastra Bookmark (Figura 4), care permite precizarea numelui semnului de carte (maxim 40 caractere alfanumerice, inclusiv liniua de subliniere, primul caracter obligatoriu trebuie s fie o liter, NU se accept spaiile n cadrul numelui semnului). Dup precizarea numelui se acioneaz butonul de comand Add pentru a adaug noul semn n lista creat de Word.

Figura nr. 4 Fereastra Bookmark

Pentru deplasarea rapid n locaia precizat se poate folosi i comanda Go To din meniul Edit, sau tasta funcional F5, care deschid fereastra Find and Replace (Figura 5).

Figura nr. 5 Fereastra Find and Replace

2.3. Generarea automat a cuprinsului n cadrul cuprinsului unei lucrri (Table of Contents - TOC) apar titlurile de capitole, paragrafe, subparagrafe etc. i numrul pagini la care este localizat acel titlu. Pentru generarea automat a cuprinsului se activeaz opiunea Index and Tables subordonat comenzii Reference, din meniul Insert.

Figura nr. 5 Fereastra Index and Tables

Din fereastra Index and Tables se folosete cadrul de pagin Table of Contents (Figura nr.5) din care se pot alege opiunile: Show page numbers pentru afiarea numrului de pagin de la care ncepe captitolul, paragraful etc.; Right align page numbers pentru afiarea numrului de pagin aliniat la dreapta paginii (dac aceast opiune nu este activat, numrul paginii va fi afiat imediat dup titlul de capitol, paragraf etc.); Use hyperlinks instead of page numbers pentru crearea unei legturi n document la pagina de la care ncepe capitolul, paragraful etc.; Tab leader pentru a stabili caracterul de ghidare (modul de separare a titlului de capitol, paragraf etc. de numrul de pagin): linie punctat, linie ntrerupt, linie continu sau fr linie; Formats pentru selectarea formatului predefinit de cuprins: dup ablon, clasic, modern etc.; Show levels pentru stabilirea numrului de niveluri de dezvoltare a cuprinsului; implicit sunt trei niveluri, numrul maxim fiind 9. Probleme propuse spre rezolvare: 4. S se ncarce de pe Portalul FEAA, https://portal.feaa.uaic.ro/C18/TIA/default.aspx, din cadrul folderului Suplimente_laborator fiierul denumit generare_cuprins.doc . n cadrul documentului s se aplice stilul Heading 1 pentru titlul materialului(Contabilitatea i auditul sub impactul tehnologiilor inteligente), stilul Heading 2 pentru titlurile de capitole(1,2,3,4 i Bibliografia) i stilul Heading 3 pentru subcapitolele 3.1. i 3.2. Ne vom deplasa apoi pe ultima pagin a documentului(Ctrl+End) i vom insera o pagin nou (Ctrl+Enter), n cadrul creia vom genera automat cuprinsul materialului i vom alege ca format modelul Formal. Revenim pe prima pagin(Ctrl+Home) i modificm capitolul 1 n Scurt introducere. Ne deplasm la ultima pagin i actualizm cuprinsul. 5