ELIAN Solutions

Metodologi de implementare Sure ia Step - pentru solu ERP i CRM soluii Microsoft Dynamics Dynamics.

Copyright 2010. ELIAN Solutions S.R.L Toate drepturile sunt rezervate.

Pag . 1 din 12

www.elian-solutions.ro

INTRODUCERE - SCOPUL I CONINUTUL DOCUMENTULUI .........................................3 DE CE E AA DE GREU S IMPLEMENTEZI UN ERP ? ........................................................................ 4 SOLUIA - METODOLOGIA SURE STEP ELABORAT DE CTRE MICROSOFT.............................................. 4 METODOLOGIA SURE STEP - ETAPELE UNEI IMPLEMENTRI.....................................5 ETAPA DE DIAGNOSTIC ......................................................................................................... 5 ETAPA DE ANALIZ .............................................................................................................. 6 ETAPA DE DESIGN ............................................................................................................... 7 ETAPA DE DEZVOLTARE ......................................................................................................... 8 ETAPA DE INSTALARE............................................................................................................ 9 ETAPA DE OPERAIONAL ........................................................................................................ 9 MANAGEMENTUL PROIECTULUI............................................................................................... 10 Managementul Riscului(Risk Management) ................................................................... 10 Managementul ntinderii Proiectului(Scope Management) ............................................... 11 Managementul Problemelor(Issue Management) ........................................................... 11 Managementul Timpului i al Costului(Time and Cost Management) ................................ 11 Managementul Resurselor(Resource Management) ........................................................ 11 Managementul Comunicrii(Communication Management) ............................................. 12 Managementul Calitii(Quality Management) ............................................................... 12 Managementul Aprovizionrii(Procurement Management) .............................................. 12 Managementul Vnzrii(Sales Management) ................................................................. 12 CONCLUZIE ...................................................................................................................12

Copyright 2010. ELIAN Solutions S.R.L Toate drepturile sunt rezervate.

Pag . 2 din 12

www.elian-solutions.ro

Introducere - scopul i coninutul documentului

Implementarea unei soluii de tip ERP nu se poate realiza fr un management de proiect profesionist i fr un intens efort organizatoric att din partea implementatorului ct i din cea a clientului. Prezentul document i propune s realizeze o introducere n metododologia numit Sure Step (Pas Sigur), metodologie creat i promovat de ctre Microsoft pentru a ajuta la implementarea soluiilor de tip ERP i CRM pe care Microsoft le comercializeaz(soluiile Microsoft Dynamics). Documentul se adreseaz tuturor celor interesai de managementul unei implementri de soluii de tip ERP sau CRM, care vor s cunoasc aciunile necesare pentru o implementare de calitate. El se axeaz pe prezentarea i explicarea etapelor unei implementri, potrivit metodologiei Sure Step, evideniind totodat activitile principale din cadrul managementului de proiect. Pentru a nu se crea confuzii terminologice, la denumirea principalelor documente i/sau activiti am folosit att traducerea n limb romn ct i denumirea original din limb englez. Echipa ELIAN Solutions, care implementeaz soluia Microsoft Dynamics NAV, a adoptat n totalitate aceast metodologie de implementare, convins fiind c bunele practici incluse n aceasta sunt o garanie a succesului oricrei implementri.

Copyright 2010. ELIAN Solutions S.R.L Toate drepturile sunt rezervate.

Pag . 3 din 12

www.elian-solutions.ro

De ce e aa de greu s implementezi un ERP ?

Implementarea unei soluii de tip ERP se poate dovedi anevoioas, mult mai anevoioas dect se ateapt clientul dar i implementatorul. Rezultatul nu e pe msura estimrilor iniiale. De ce oare? Fiindc nu este luat n considerare complexitatea acestui demers i fiindc exist lacune n modul de a organiza implementarea. Abilitile manageriale difer de la implementator la implementator i de la client la client.

Soluia - Metodologia Sure Step elaborat de ctre Microsoft

Firma Microsoft, care vinde mai multe soluii de tip ERP i CRM, contient de acest neajuns a decis s ajute partenerii - cei care realizeaz implementrile soluiilor, promovnd (i impunnd totodat) o metodologie de implementare care s furnizeze un sprijin implementatorilor. Metodologia le pune acestora la dispoziie un set de instrumente menit sa ajute la managementul proiectului i totodat s insufle clienilor ncrederea n calitatea implementarii. Metodologia este cuprins ntr-un pachet software care se poate instala fie pe o staie de lucru fie n reea, prin integrare cu tehnologia SharePoint. Figura 1 - Metodologia Sure Step - Prezentarea elementelor cheie din cadrul metodologiei.

Copyright 2010. ELIAN Solutions S.R.L Toate drepturile sunt rezervate.

Pag . 4 din 12

www.elian-solutions.ro

Metodologia Sure Step - Etapele unei Implementri

n cadrul modelului Sure Step sunt definite 6 etape ale unei implementri:

Diagnostic Analiz Design Dezvoltare Instalare Operaional

Etapa de Diagnostic
Etapa de diagnostic este o etap care se desfoar nainte de implementarea propriu-zis. Ea ncepe n cursul procesului de vnzare i se finalizeaz cu un Plan de Implementare(Plan de Proiect). Dac clientul accept Planul de Proiect, atunci se realizeaz implementarea. Scopul acestei etape este de a strnge suficient informaie pentru a defini amploarea proiectului i pentru a realiza o propunere de implementare care s satisfac ateptrile clientului. n cursul acestei etape se realizeaz aciuni precum: Identificarea i definirea ntinderii proiectului. ndrumarea clientului ctre tipul de proiect i de implementare adecvate nevoilor sale. Estimarea costurilor i a calendarului proiectului. Planificarea resurselor asignate proiectului. Estimarea riscurilor. Crearea unui Plan de Proiect. Pentru ca implementatorul s realizeze o ofert ct mai apropiat de adevr, este necesar o analiz preliminar a nevoilor de afaceri ale clientului. Pot avea loc chiar din aceast faz ntlniri ntre echip de consultan a implementatorului i utilizatorii cheie ai potenialului client pentru a culege date despre situaia actual a acestuia. n urm ntlnirilor rezult nite documente care ulterior vor putea fi folosite pe parcursul implementrii. n aceast faz ele au doar rolul de a clarifica cerinele de afaceri ale clientului i de a insufla clientului ncredere n capabilitile soluiei.

Copyright 2010. ELIAN Solutions S.R.L Toate drepturile sunt rezervate.

Pag . 5 din 12

www.elian-solutions.ro

Etapa de Analiz
Dac clientul accept Planul de Proiect, atunci se demareaz implementarea. Etapa de analiz reprezint nceputul implementrii i este i cea mai important. n aceast etap sunt organizate ntlniri ntre utilizatorii cheie ai clientului i consultanii de implementare pentru a identifica i documenta cerinele de afacere ale clientului. Metodologia Sure Step indic pentru aceast etap mai multe tipuri de documente ce se pot ntocmi ns cele mai importante (i obligatorii) sunt :

Documentul Cerinelor Funcionale (Funcional Requirements Document FRD) Document de analiza Gap-Fit (Gap-Fit Analysis) Documentul Cerinelor Funcionale Scopul acestui document este s identifice toate cerinele funcionale ale clientului. Cerina funcional reprezint n fapt ce anume ateapt clientul ca soluia s realizeze pentru a susine procesele sale de afaceri. De exemplu, clientul are nevoie s urmareasc n sistem procesul de aprovizionare, ncepnd cu nregistrarea ofertelor de la furnizori, trecnd prin ntocmirea comenzilor i finaliznd cu recepia i facturarea articolelor achiziionate. Cerinele funcionale sunt documentate n detaliu, pentru a se determina n mod clar: Procesele actuale care se doresc a fi pstrate n noul sistem - aa cum sunt n vechiul sistem. Procesele care trebuie modificate sau procese noi care trebuie s fie susinute de ctre soluie. Documentul de analiz Gap-Fit Documentul de analiz Gap-Fit se realizeaz de obicei n Excel i este structurat pe arii funcionale(Financiar, Aprovizionare, Vnzare, Producie, etc). Rolul acestui document este de a califica de o manier clar cerinele funcionale care sunt rezolvate prin sistemul standard vizavi de cele care necesit dezvoltri n sistem. Fiecare cerin este numerotat, clasificat din punct de vedere al importanei i totodat categorisit ca Fit (nu necesit dezvoltri) sau ca Gap (necesit dezvoltri). Tot n acest document, se trec informaii care detaliaz felul n care cerina funcional va fi rezolvat. Informaiile vor fi utile pentru configurarea sistemului sau pentru realizarea dezvoltrilor.

Copyright 2010. ELIAN Solutions S.R.L Toate drepturile sunt rezervate.

Pag . 6 din 12

www.elian-solutions.ro

Figura 2 Analiza Gap-Fit - Document ntocmit conform metodologiei Sure Step

Etapa de Design
Scopul acestei etape este acela de a defini modul n care cerinele funcionale ale clientului vor fi implementate n noul sistem. Aceast etap include activiti precum: Configurri ale aplicaie Dynamics NAV potrivit cerinelor funcionale ale clientului. De exemplu, se definete gruparea clienilor i furnizorilor conform criteriilor clientului, se parametrizeaza serii numerice, se definesc utilizatorii i drepturile lor de acces n sistem, etc. Aceste configurri sunt documentate n Documentul de Design Funcional pentru Configurri(Functional Design Document for Fits-Configurations). Designul dezvoltrilor specifice clientului care presupune: Designul realizat de ctre consultant - detaliaz dezvoltarea din punctul de vedere funcional i e redactat n termenii limbajului de afaceri. Rezult Documentul de Design Funcional pentru Dezvoltri Specifice(Functional Design DocumentCustomizations). Designul realizat de ctre dezvoltator - detaliaz dezvoltarea din punct de vedere tehnic. Se obine Documentul de Design Tehnic(Technical Design Document). ntruct realizarea a 3 documente diferite poate fragmenta ntructva vizunea global asupra soluiei care se va livra clientului, dup ntocmirea celor 3 documente se recomanda realizarea unui document care s descrie n ansamblu, ntr-un limbaj pe nelesul clientului, soluia pentru cerinele sale de afaceri. Se obine astfel Documentul de Design al Soluiei(Solution Design Document).
Copyright 2010. ELIAN Solutions S.R.L Toate drepturile sunt rezervate. Pag . 7 din 12

www.elian-solutions.ro

Figura 3 Fluxul documentelor care se intocmesc in etapa de Design

Etapa de Dezvoltare
n etapa de dezvoltare se realizeaz adaptrile/dezvoltrile specifice clientului, aa cum au fost ele definite i aprobate n specificaiile de design. n aceast etap se realizeaz activiti precum: Dezvoltri i testri ale dezvoltrilor(de ctre dezvoltatori i consultani). Integrri i interfee. Procese de migrare ale datelor. Elaborarea scenariilor de testare pentru utilizatorii finali. Crearea unor scenarii de testare(test scripts) este foarte important ntruct n baza lor utilizatorii vor valida faptul c dezvoltrile satisfac cerinele funcionale documentate n etapele anterioare. Scenariile de testare includ realizarea unor operaiuni curente precum; crearea unor entiti n sistem (clieni, furnizori, conturi contabile), introducerea unor documente(comenzi, facturi, recepii, consumuri) sau rularea unor rapoarte.

Copyright 2010. ELIAN Solutions S.R.L Toate drepturile sunt rezervate.

Pag . 8 din 12

www.elian-solutions.ro

Etapa de Instalare
Aceast etap cuprinde toate activitile necesare pentru ca sistemul s poate fi instalat la client i s devin operaional, adic clientul s poat lucra efectiv cu sistemul. Instalarea se face n baza unui Plan de Instalare (Deployment Plan) care documenteaz aciuni precum: Parametrizarea mediului de lucru. Migrarea datelor. Parametrizare utilizatorilor. Instruirea utilizatorilor finali. Strategii de instalare a aplicaiei(n mai multe etape, n mai multe locaii,etc). De asemenea, Planul de Instalare prevede un calendar de desfaurare al fiecrei operaiuni precum i resursele care sunt alocate pentru realizarea activitilor.

Etapa de Operaional
Aceast etap include aciunile necesare pentru a nchide proiectul i pentru a transfera att soluia ct i cunotinele despre soluie la client. Presupune realizare unora activiti precum: Finalizarea unor probleme rmase deschise. Acordarea de suport imediat ce sistemul a devenit operaional(post Go-Live). Finalizarea transferului de cunotine dinspre echipa de implementare ctre utilizatori. Realizarea unor teste de performan i optimizri ale sistemului. Stabilirea unor strategii de asigurare a calitii n perioda de lucru efectiv cu sistemul. Documentarea unor lecii nvate de-a lungul implementrii - pentru a le folosi la implementrile ulterioare. Tranziia ctre perioda de suport post-implementare. n aceast ultim etap se elaboreaz documentul Raport nchidere Proiect(Project Closeout Report) al crui scop este acela de a verifica i valida rezultatele proiectului precum i de a obine acceptul formal din partea clientului privind realizarea implementrii.

Copyright 2010. ELIAN Solutions S.R.L Toate drepturile sunt rezervate.

Pag . 9 din 12

www.elian-solutions.ro

Managementul Proiectului
Derularea implementrii presupune realizarea unui management de proiect performant. n acest sens, metodologia Sure Step furnizeaz o serie de recomandri privind desfurarea proiectului i totodat livreaz un set de documente care poate fi folosit(cu adaptrile specifice fiecrei implementri) pentru gestionarea proiectului. Activitile presupuse de managementul de proiect se desfoar de-a lungul tuturor etapelor implementrii. Se au n vedere urmtoarele dimensiuni ale managementului de proiect (vezi i fig. 4): Figura 4 Dimensiunile Managementului de Proiect n cadrul metodologiei Sure Step

Managementul Riscului(Risk Management) Presupune identificarea i analiza riscurilor precum i aciunile de prevenire a acestora. Riscul este un eveniment viitor i incert care poate avea un impact asupra obiectivelor implementrii n ceea ce privete costurile, calendarul propus sau calitatea implementrii. Riscurile pot fi nregistrate i urmrite ntr-un document redactat n Excel, numit Registrul Riscurilor(Risk Register). n acest document se consemneaz fiecare risc; i se aloc un cod numeric, se descrie riscul, se evalueaz probabilitatea de producere, categoria din care face parte, impactul producerii lui, persoana responsabil, etc. Riscurile sunt analizate n cadrul ntlnirilor periodice care au loc privind statusul proiectului. Ele se regsesc ntr-o seciune din cadrul documentului Raport privind Starea Proiectului(Project Status Report).

Copyright 2010. ELIAN Solutions S.R.L Toate drepturile sunt rezervate.

Pag . 10 din 12

www.elian-solutions.ro

Managementul ntinderii Proiectului(Scope Management) Are drept obiectiv definirea i controlul asupra ce este inclus n proiect i ce este n afara proiectului. Este necesar s se defineasc de la bun nceput, foarte clar, ariile funcionale cuprinse n proiect. Din acest motiv, n Planul de Proiect se menioneaz nu doar ceea ce se va face n cadrul proiectului ci i ceea ce nu se va face n cadrul proiectului. Totui, unele modificri ale cerinelor de afaceri pot surveni pe parcursul implementrii iar acestea trebuie monitorizate i evaluate. Evidenierea cerinelor de modificare se realizeaz prin intermediul documentului Cerin de Modificare(Change Request). Foarte important este ca n cadrul cerinei s se evalueze i impactul acesteia asupra proiectului. Un numr prea mare de cerine care survin ulterior Planului de Proiect poate compromite realizarea implementrii.

Managementul Problemelor(Issue Management) Presupune rezolvarea problemelor care apar n cursul unei implementri i care pot afecta implementarea. Problemele sunt identificate, documentate i rezolvate. Fiecare problem este documentat prin intermediul unui Formular de Problem(Issue Form). n acest formular se aloc un cod unic problemei, se descrie problema, se evalueaz gradul de severitate, se asigneaz o persoan responsabil, se stabilete un termen de rezolvare, etc. Pentru a avea o imagine de ansamblu se utilizeaz documentul Lista Problemelor(Issue list) al crui rol este acela de a centraliza problemele i de a le monitoriza mai uor.

Managementul Timpului i al Costului(Time and Cost Management) Asigur, controleaz i gestioneaz timpul i costul astfel nct proiectul s se finalizeze n timpul i costul agreat cu clientul. Timpul i costul se estimeaz iniial n faza de Diagnostic, cnd se realizeaz Planul de Proiect. Pentru realizarea estimrii se poate folosi metoda WBS(Work Breakdown Structure). Se definesc rezultatele care trebuie obinute n cadrul proiectului pe o structur arborescent de la cele cu caracter general pn la cele mai amnunite. Pe ultimul nivel se trece consumul de resurse estimat iar prin agregare se obine costul total al proiectului. Pe parcursul implementrii este necesar s se urmreasc realizarea activitilor n parametrii de timp i cost stabilii.

Managementul Resurselor(Resource Management) Organizeaz i gestioneaz toate resursele implicate n proiect; oameni, echipamente, alte resurse materiale. O atenie special este acordat resurselor umane. Pentru a gestiona adecvat resursele umane se determin mai nti rolurile care sunt necesare n realizarea proiectului iar rolurilor le sunt asociate activitile din cadrul Planului de Proiect. Fiecare resurs uman poate avea unul sau mai multe roluri. Rolurile definesc abilitile unei persoane i responsabilitile ei n cadrul proiectului att din partea implementatorului ct i a clientului. Exemple de roluri: Manager de Proiect, Consultant de Aplicaie, Utilizator Principal, Manager IT, etc.

Copyright 2010. ELIAN Solutions S.R.L Toate drepturile sunt rezervate.

Pag . 11 din 12

www.elian-solutions.ro

Managementul Comunicrii(Communication Management) Se ocup cu crearea, distribuia, extragerea i stocarea informaiei proiectului pentru a satisface nevoile informaionale - legate de implementare - ale echipei de proiect i ale clientului. Realizarea managementului comunicrii se definete n cadrul unui Plan de Comunicare(Communication Plan) care stabilete tipurile de comunicare, metodele de comunicare, frecvena comunicrii, persoana responsabil, lista de contacte, cile de escaladare ale unor probleme, etc.

Managementul Calitii(Quality Management) Asigur un anumit nivel de calitate pentru documentaia de implementare i pentru implementarea n sine. Managementul calitii include activiti precum definirea proceselor, elaborarea unor proceduri, standarde i politici menite s satisface ateptrile clientului privind calitatea serviciilor de implementare. De exemplu, elaborarea unor documente precum Planul de Testare(Testing Plan) sau Planul de Instruire(Training Plan) sunt considerate ca innd de managementul calitii proiectului.

Managementul Aprovizionrii(Procurement Management) Gestioneaz achiziiile de bunuri i servicii care sunt necesare realizrii implementrii dar care sunt livrate de ctre tere pri. Este critic ca aceste achiziii s fie planificate nc de la nceputul proiectului pentru a nu afecta calendarul de realizarea a acestuia. Subcontractarea unor aciuni din cadrul Planului de Proiect genereaz riscuri suplimentare pentru proiect i de aceea este necesar i o monitorizare a activitii subcontractanilor.

Managementul Vnzrii(Sales Management) Presupune realizarea unor activiti de coordonare cu echipa de vnzri, n etapa de Diagnostic, pentru a furniza clientului un Plan de Proiect care s conin o estimare ct mai exact a costurilor unei implementri i care s acopere cerinele de afaceri ale clientului. Necesitatea unui astfel de demers devine mai pregnant ndeosebi n cadrul unor implementri complexe, unde abilitile echipei de consultani sunt critice pentru a determina un Plan de Proiect corect.

Concluzie
Metoda Sure step confer partenerilor dar i clienilor sigurana realizrii unei implementri reuite punnd la dispoziia managerilor de proiect instrumente adecvate pentru planificare, monitorizare i control. Fiecare faz a implementrii este documentat pentru a se obine o imagine clar att a cerinelor de afaceri ct i a soluiilor pentru aceste cerine. Metodologia ofer numeroase ndrumri, rodul sintezei celor mai bune practici din domeniul implementrilor i al managementul de proiect. Diverse modele de documente sunt disponibile iar managerii de proiect le pot alege funcie de complexitatea proiectului. Echipa ELIAN Solutions, prin adoptarea aceastei metodologii, dorete s ofere clienilor si garania unei implementri de succes, care s aduc beneficiile scontate.
Copyright 2010. ELIAN Solutions S.R.L Toate drepturile sunt rezervate. Pag . 12 din 12

www.elian-solutions.ro