PRECIZRI cu privire la standardele de control intern/managerial, autoevaluarea stadiului implementrii acestora, precum i la ntocmirea situaiilor trimestriale/anuale I.

Referitor la standardul 4 Funcii sensibile i standardul 7 Obiective Necesitatea formulrii prezentelor precizri decurge din cerina clarificrii unor concepte specifice domeniilor celor dou standarde i din cea a implementrii unitare a acestora. n legtur cu aceste standarde, cuprinse n Codul controlului intern/managerial aprobat prin Ordinul ministrului finanelor publice nr. 946/2005, republicat, au fost ridicate de ctre mangementul unor entiti publice mai multe ntrebri, crora le-am rspuns cu ocazia cursurilor susinute prin coala de Finane Publice i Vam, a ntlnirilor de lucru avute cu reprezentanii unor instituii publice sau cu ocazia corespondenei purtate cu entitile publice. n cele ce urmeaz, ne propunem s sintetizm ideile principale regsite n diverse materiale studiate i realizate n legtur cu aceste standarde i s aducem un plus de valoare la cele deja cunoscute. A. Standardul 4 Funcii sensibile Descrierea standardului Fiecare entitate public, identific funciile considerate ca fiind sensibile i stabilete o politic adecvat de rotaie a salariailor care ocup astfel de funcii. Cerinele generale ale standardului n cadrul entitii publice trebuie ntocmit: - inventarul funciilor sensibile; - lista cu salariaii care ocup funciile respective; - planul pentru asigurarea rotaiei salariailor care ocup funcii sensibile, astfel nct un salariat s nu activeze, de regul, mai mult de 5 ani ntr-o astfel de funcie. n inventarul funciilor sensibile sunt cuprinse, de regul, acele funcii care prezint un risc semnificativ n raport cu realizarea obiectivelor. O alt cerin a standardului este ca rotaia personalului s se fac cu efect minim asupra activitii entitii i salariailor. Este recomandat ca msura rotaiei personalului s fie utilizat numai n cazul n care nu pot fi identificate i aplicate, alte msuri de control intern eficiente n gestionarea riscurilor generate de funciile sensibile. Evoluii i tendine ale aplicrii standardului Funciile sensibile ale entitii publice, respectiv ale compartimentelor sale trebuie s fie clar definite, nregistrate i actualizate. Pentru fiecare funcie sensibil, este necesar o analiz de risc i se instituie controale corespunztoare. Dup ce titularul unui post a exercitat aceeai

funcie sensibil timp de 5 ani, conductorul compartimentului, respectiv al entitii publice propune, respectiv decide s transfere salariatul din funcia sensibil sau s implementeze controale suplimentare, care s reduc riscul rezidual la un nivel acceptabil. Conducerile compartimentelor, respectiv ale entitilor publice, care au funcii sensibile, nregistreaz derogrile acordate personalului pentru a rmne n aceleai funcii sensibile peste termenul de 5 ani, mpreun cu documentaia analizei de risc i a controalelor aferente. 2 Nu se poate susine necesitatea ca entitile publice, s aib aceleai funcii sensibile, fiecare conductor de entitate avnd dreptul i responsabilitatea de a identifica funciile pe care le consider a fi sensibile, adic funciile care prezint un risc semnificativ pentru realizarea obiectivelor entitii. La fel de adevrat este c, nu toate structurile unei entiti publice trebuie s aib funcii sensibile, standardul recomandnd, ca bun practic, existena unei preocupri permanente a managementului n legtur cu identificarea acestora, iar n cazul n care sunt identificate astfel de funcii, managementul trebuie s aib n vedere o anumit strategie fa de funciile sensibile, bazat pe analiza riscurilor. Standardul 4 confer mangementului dreptul i obligaia de a discerne care anume din mulimea funciilor exercitate n cadrul entitii, sunt funciile sensibile. Nu ntmpltor, descrierea standardului este fcut n termeni generali, astfel nct acesta s fie aplicabil tuturor entitilor publice, n pofida deosebirilor semnificative dintre acestea. Exist cazuri n care rotaia personalului care ocup funcii sensibile este stabilit prin lege. De ex., art. 18 alin. (1) i art. 115 din Legea nr. 188/1999 privind Statutul funcionarilor publici, republicat, prevede c recrutarea nalilor funcionari publici se face de ctre o comisie permanent, independent, format din 7 membri, care au mandate fixe pe o perioad de la un an i jumtate pn la 10 ani i jumtate i care sunt numii prin rotaie. Faptul c legiuitorul nu a definit funciile sensibile prin lege, arat c un astfel de demers este dificil a fi realizat prin norme juridice, datorit diversitii i specificitii entitilor publice. n discuiile purtate cu managerii unor instituii publice, a fost exprimat temerea c evalurile ce vor fi realizate de ctre audit, vor cuprinde referiri la faptul c salariaii care ocup

funcii considerate ca fiind sensibile nu au fost rotii odat la cinci ani. Pe de alt parte, salariaii respectivi sunt funcionari publici i beneficiaz de drepturile i obligaiile acestora, iar rotaia personalului respectiv fie nu se poate realiza din lips de personal calificat n domeniul respectiv, fie ar determina costuri foarte mari. n astfel de situaii, rotaia personalului poate fi amnat, concomitent cu o bun gestionare a riscurilor, prin implementarea unor instrumente de control care s menin riscurile n limite tolerabile. Sintagma funcii sensibile, ntlnit n toate materialele de specialitate, ne determin s observm c exist cazuri n care unele funcii pot fi sensibile prin natura lor, iar n alte cazuri nu att funciile sunt sensibile ct atribuiile unor posturi, stabilite a fi exercitate de ctre unii salariai, sunt sensibile. De exemplu, funcia public de execuie de ,,consilier, care acoper o gam larg de posturi, regsit n Legea nr. 188/1999, nu este prin ea nsi, funcie sensibil. Natura atribuiilor unor posturi poate da, funciei de consilier, caracterul de funcie sensibil. Identificarea posturilor sensibile acoperite prin funcii publice, este un demers dificil, ncrcat de responsabilitate, care nu ntmpltor revine conductorilor entitilor publice. O ntrebare pe care o ntlnim adeseori la managerii din cadrul unor entiti publice este: ce decizie trebuie luat n cazul salariatului care ocup de cinci ani o funcie sensibil creia i-au fost asociate riscuri semnificative? Situaia poate fi soluionat, dup caz, prin: a) rotirea salariailor, caz n care recurgem la o mutare a acestora de pe funciile sensibile pe care le ocup pe alte funcii, sensibile sau nu, innd seama de posibilitile organizatorice ale entitii i cu respectarea legislaiei aplicabile; b) rotirea atribuiilor care fac ca posturile s devin sensibile, n condiiile existenei unei polivalene profesionale a salariailor, prin permutarea atribuiilor unor posturi cu atribuiile altor posturi, fr a se modifica condiiile specifice funciei respective. 3 Complexitatea implementrii standardului 4 a determinat abordarea sa i n cadrul unui proiect de twinning ntre Ministerul Finanelor Publice i Academia Naional de Finane i

Economie din Olanda, care funcionez pe lng Ministerul Finanelor din Olanda, finalizat n anul 2010. Rezultatul a fost concretizat ntr-o Procedur propus de ctre experii olandezi, pentru aplicarea standardului 4 ,,Funcii sensibile n instituiile publice din Romnia, care este publicat pe site-ul ministerului, la seciunea ,, Sisteme de management financiar i control. Tot la aceast seciune este publicat o fi a standardului 4, realizat de ctre Unitatea central de armonizare a sistemelor de management financiar i control mpreun cu experii olandezi, prin care se clarific unele aspecte practice ale implementrii acestui standard, cu impact major asupra resurselor umane ale entitilor publice. Analiza acestei proceduri i a fiei standardului 4, precum i bunele practici identificate la nivelul unor entiti publice, clarific unele ntrebri eseniale n legtur cu domeniile de activitate n care pot exista funcii sensibile i anume: - funcii care au acces la informaii confideniale; - funcii implicate n gestionarea banilor, a bunurilor materiale; - funcii care presupun exercitarea puterii sau autoritii statului; - funcii bazate pe un privilegiu exclusiv, de drept i de fapt pe care l posed un organism public de a exploata anumite bunuri sau servicii; - funcii prin care se garanteaz drepturile personalului sau cetenilor; - funcii implicate n evaluarea unor active existente sau aflate n curs de realizare, cu implicaii majore; aciuni de evaluare legate de privatizri; - funcii prin care se realizeaz achiziii publice; - funcii prin care se constat conformitatea cu prevederile legale; - funcii prin care se realizeaz activiti cu influen direct asupra cetenilor, politicienilor i companiilor; - funcii care stabilesc performana individului (ex. concursuri pentru ocuparea funciilor publice, evaluri profesionale; - funcii n care titularii acestora se afl n conflict de interese, precum i funcii n care riscul de fraud este semnificativ; - funcia ocupat de superiorul ierarhic al unui salariat care exercit o funcie sensibil. Practica demonstreaz c o anumit funcie public poate fi ,,funcie sensibil la o anumit entitate public, iar la alt entitate public, s fie o funcie obinuit. De asemenea, este posibil ca anumite funcii, considerate ca nefiind sensibile, s devin la un moment dat ,,funcii sensibile, din cauza schimbrii contextului n care se desfoar sau datorit slbiciunilor elementului uman. B. Standardul 7,, Obiective Descrierea standardului Obiectivele determinante legate de scopurile entitii publice, precum i cele complementare legate de fiabilitatea informaiilor, conformitatea cu legile,

regulamentele i politicile interne, menionate n descrierea standardului, sunt cele prezentate la pct.1 O nou abordare a controlului intern din anexa nr.1 la O.M.F.P. nr. 946/2005, grupate n urmtoarele trei categorii: 1) Eficacitatea i eficiena funcionrii cuprinde obiectivele legate de scopurile entitii publice i de utilizarea eficient a resurselor; obiectivele privind 4 protejarea resurselor entitii publice de utilizare inadecvat sau de pierderi, ca i identificarea i gestionarea pasivelor; 2) Fiabilitatea informaiilor interne i externe include obiectivele legate de inerea unei contabiliti adecvate i de fiabilitatea informaiilor utilizate n entitatea public sau difuzate ctre teri, precum i obiectivele privind protejarea documentelor mpotriva disimulrii fraudei i distorsionrii rezultatelor; 3) Conformitatea cu legile, regulamentele i politicile interne cuprinde obiective legate de asigurarea ca activitile entitii publice s se desfoare n conformitate cu obligaiile impuse de lege i de regulamente, precum i cu respectarea politicilor interne. Observaie - aceast grupare a obiectivelor privete ansamblul obiectivelor entitii: generale i specifice. Cerinele generale ale standardului Direciile determinante n care trebuie acionat n vederea implementrii standardului sunt precizate n cerinele generale ale standardului. Obiectivele entitii publice trebuie astfel stabilite nct s rspund pachetului de cerine S.M.A.R.T.( unde S - precise; M - msurabile i verificabile; A - necesare; R realiste; T - cu termen de realizare). Fixarea obiectivelor reprezint atributul managementului, iar responsabilitatea realizrii acestora revine att managementului ct i salariailor. La stabilirea obiectivelor generale se au n vedere, n principal, obiectivele determinante legate de scopul entitii publice, dar i cele complementare, astfel nct acestea s prezinte inte exprimate descriptiv sub form de efect, fixate pe termen mediu sau lung, la nivelul global al entitii publice i/sau al funciunilor acesteia. Obiectivele generale sunt cele explicit enunate n actul normativ de organizare i funcionare al entitii sau care rezult din prevederile acestuia, stabilite de conducere n planul strategic i documentele de politici publice, ori de ctre autoritatea public n drept prin Planul naional de dezvoltare, Programul de convergen, Strategia naional de dezvoltare durabil sau alte asemenea documente; Obiectivele specifice sunt obiectivele rezultate prin derivare din obiectivele generale i constituie, de regul, inte anuale intermediare ale unor activiti care trebuie atinse pentru ca obiectivul general corespunztor s fie ndeplinit. Acestea sunt exprimate descriptiv sub form de rezultate i se stabilesc la nivelul fiecrui compartiment. Pentru atingerea obiectivelor specifice, la nivelul compartimentelor se stabilesc activiti individuale pentru fiecare salariat. Dup definirea obiectivelor generale i a celor specifice, entitatea public trebuie s le comunice tuturor salariailor i terilor interesai. Multitudinea i complexitatea obiectivelor impun utilizarea unor criterii diverse de grupare, cu scopul de a facilita concretizarea responsabilitilor, rspunderilor, de a

asigura operativitate n cunoaterea rezultatelor, etc. Indicatorii de performan asociai obiectivelor entitii sunt indicatori cantitativi sau calitativi destinai evalurii stadiului de ndeplinire a obiectivelor crora acetia le sunt asociai. Pentru fiecare obiectiv general i obiectiv specific trebuie s fie stabilit cel puin cte un indicator de performan relevant. 5 II. Referitor la autoevaluarea stadiului implementrii standardelor de control intern/managerial Entitilor publice le revine sarcina de a efectua autoevaluarea propriilor sisteme de control intern/managerial, n conformitate cu prevederile pct. 1.8 1.11 din Instruciunile privind ntocmirea, aprobarea i prezentarea raportului asupra sistemului de control intern/managerial anexa nr. 4 la Ordinul nr.946/2005 al ministrului finanelor publice, republicat, precum i potrivit anexelor nr. 4.1 i 4.2 la instruciunile menionate. Cele ce urmeaz i propun s vin n sprijinul managerilor entitilor publice, facilitnd aplicarea corect i unitar a noilor reglementri privind autoevaluarea stadiului implementrii standardelor de control intern/managerial: 1. Avnd n vedere, pe de o parte, existena unui set minimal de 2 sau 3 criterii generale de evaluare asociate fiecruia din cele 25 de standarde de control intern/managerial, iar, pe de alt parte, existena justificat a cerinei unei evaluri obiective inclusiv n raport cu anumite criterii specifice proprii, recomandm ca structura cu atribuii de monitorizare, coordonare i ndrumare metodologic s defineasc i s includ n chestionarul de autoevaluare astfel de criterii relevante a cror formulare s aib n vedere specificul entitii publice respective; 2. n legtur cu prevederea cuprins la litera b) a pct. 1.11 din instruciunile menionate, conform creia, completarea chestionarului de autoevaluare prevzut n anexa 4.1 la instruciuni se realizeaz de ctre fiecare compartiment din organigrama entitii publice, menionm urmtoarele: prevederea se refer la organigrama aprobat prin actul normativ de organizare i funcionare al entitii publice sau un alt act administrativ avnd ca obiect inclusiv reglementarea structurii organizatorice a entitii; obligaia completrii chestionarului de autoevaluare revine fiecrui compartiment care, conform organigramei aprobate, nu intr n componena unui compartiment de rang superior; n cazul compartimentelor aflate, conform organigramei aprobate, n structura compartimentelor de rang superior, cum ar fi, de exemplu, cel al direciilor din cadrul unei direcii generale, completarea chestionarelor de autoevaluare se poate efectua la nivelul direciilor, conductorii acestora urmnd s le prezinte spre analiz i aprobare directorului general; 3. Cu excepia standardului 25 Auditul intern aplicabil numai compartimentului de audit intern, celelalte standarde sunt aplicabile fiecrui compartiment din entitate; 4. n cazul fiecrui rspuns tip Da nscris n col. 2 din chestionarul de autoevaluare, explicaia asociat rspunsului, formulat n col. 3, trebuie s justifice rspunsul de acest tip la criteriul general de evaluare; 5. Potrivit regulii stabilite la nota 3) din subsolul anexei 4.1 la instruciuni, n cazul standardului neaplicabil unui anumit compartiment, conductorul acelui

compartiment nscrie n col. 2 din chestionarul de autoevaluare, n dreptul fiecrui criteriu general de evaluare al acelui standard, acronimul NA iar n col.3 nscrie explicaia conform creia standardul/criteriul este neaplicabil n compartimentul respectiv; 6 6. n cazul fiecruia din cele 25 de standarde, numrul de compartimente care se nscrie n col. 2 din Situaia sintetic a rezultatelor autoevalurii anexa 4.2 la instruciuni trebuie s fie diferit de zero, cu excepia entitilor publice care nu au organizat compartiment de audit intern. Aceasta nseamn c, la nivelul entitii publice, nu pot exista standarde neaplicabile; 7. Operaiunea de autoevaluare a stadiului implementrii standardelor de control intern/managerial poate fi efectuat, parial sau integral, oricnd aceasta este considerat necesar, dac servete altui obiectiv dect elaborarea raportului anual al conductorului entitii publice asupra sistemului de control intern/managerial. III. Referitor la ntocmirea situaiilor trimestriale/anuale privind stadiul implementrii sistemului de control intern/managerial Potrivit prevederilor art. 4 alin.(2) din Ordinul nr.946/2005 al ministrului finanelor publice, republicat, entitile publice trebuie s ntocmeasc situaii trimestriale/anuale, care se transmit entitilor publice ierarhic superioare la termenele stabilite de acestea. Transmiterea ctre entitile publice ierarhic superioare a datelor necesare centralizrii informaiilor privind indicatorii din Situaia centralizatoare trimestrial cap.I Informaii generale, prevzut n anexa nr. 3 la Ordinul nr. 946/2005 al ministrului finanelor publice, va avea n vedere i urmtoarele: 1. Explicaia coninut n subsolul anexei 3, la prima liniu a notei 2) cu privire la informaiile generale de la cap. I, precizeaz c n col. 2, 3 i 4 se nscriu date cumulative corespunztoare strii reale/ mrimii indicatorilor specificai n col.1 pe rd. 117 la data situaiei trimestriale; 2. La completarea cu datele aferente indicatorilor nscrii pe rndurile 4 i 5 se va ine seama i de urmtoarele reguli: conductorul fiecrei entiti publice trebuie s stabileasc att obiectivele generale ct i obiectivele specifice ale entitii respective; numrul de obiective generale de la rndul 5 va cuprinde numrul obiectivelor generale ale entitii, stabilite prin actul normativ de organizare i funcionare a acesteia, prin Planul strategic, Planul de Dezvoltare, Programul de convergen, documente de politici publice etc.; n cazul instituiilor publice aflate n subordinea unei instituii conduse de ordonatorul principal de credite al bugetului de stat, al bugetului asigurrilor sociale de stat sau al bugetului oricrui fond special, obiectivele generale ale acestora se stabilesc, n principal, prin detalierea obiectivelor generale corespunztoare stabilite la nivelul instituiei conduse de ordonatorul principal de credite, n msura n care misiunile/funciunile instituiei subordonate sunt destinate realizrii obiectivelor respective; 3. Numrul activitilor inventariate de la rndul 7 va fi stabilit, n principal, pe baza celor prevzute n actul normativ de organizare i funcionare al entitii i n Regulamentul de organizare i funcionare al acesteia, n concordan cu atribuiile asociate compartimentelor;

4. Dac o activitate este structurat pe subactiviti, atunci numrul activitilor inventariate de la rndul 7 va include i subactivitile; 7 5. Numrul activitilor procedurabile inventariate de la rndul 9 se va stabili n corelaie cu numrul activitilor inventariate de la rndul 7, ca parte a acestora, numrul activitilor procedurabile neputnd s fie mai mare dect numrul celor inventariate; 6. Raportarea pe rndul 11 a numrului de proceduri elaborate va respecta urmtoarele reguli: unei activiti/subactiviti i poate corespunde o singur procedur elaborat; dac o activitate este structurat pe subactiviti, atunci numrul de proceduri elaborate de la rndul 11 va cuprinde i procedurile corespunztoare subactivitilor; 7. Precizm c numrul indicatorilor asociai obiectivelor, care se raporteaz pe rndul 15, va cuprinde numrul indicatorilor de performan asociai obiectivelor generale, precum i cei asociai obiectivelor specifice ale entitii publice; 8. Pe rndurile 16 i 17 se vor nscrie date numai n msura n care la instituiile publice respective au fost identificate i evaluate principalele riscuri, au fost stabilite msuri de gestionare a acestora i este asigurat complerarea/actualizarea registrului riscurilor. n ce privete specificarea, n caseta rezervat n acest scop la finele cap.II din anexa nr. 3, a gradului de conformitate a sistemelor de control intern/managerial ale instituiilor publice subordonate instituiei conduse de ordonatorul principal de credite care ntocmete anexa 3, informaia va fi prezentat astfel: - (nr.) instituii au sisteme conforme; - (nr.) instituii au sisteme parial conforme; - (nr.) instituii au sisteme neconforme. Avnd n vedere c instituia public de stat condus de ordonatorul principal de credite are obligaia ntocmirii i transmiterii, prin controlorii delegati, la Ministerul Finanelor Publice Unitatea central de armonizare a sistemelor de management financiar i control, a situaiei centralizatoare - cap.II din anexa nr. 3 pn la data de 25 februarie a anului urmtor pentru anul precedent, aceasta va solicita ordonatorilor secundari i teriari din subordine transmiterea, pn la un termen ce urmeaz a fi stabilit de ordonatorul principal de credite, a anexelor 4.2 Situaia sintetic a rezultatelor autoevalurii, documente pe baza crora se ntocmete cap.II al anexei 3