MICROSOFT EXCEL 97 Crearea, sortarea si filtrarea unei baze de

date

Crearea unei baze de date n Microsoft Office exist trei posibiliti de gestionare a listelor de date: - pentru o cantitate mic de date se utilizeaz tabelele n Word asupra crora se pot efectua operaii de contorizare, sortare i filtrare; - pentru o cantitate mic i medie de date se utilizeaz Excel; - pentru o cantitate mare de date se utilizeaz Access care este un SGBD relaional. Dimensiunea unei baze de date create n EXCEL este limitat la numrul de rnduri dintr-o foaie de lucru: maxim 16.384 de nregistrri. O baz de date reprezint o colecie de date structurate, pstrate n fiiere, stocate pe memoria extern, despre obiectele ce intervin n aplicaii, relaiile logice ntre aceste date i tehnicile de prelucrare corespunztoare. n EXCEL, o baz de date reprezint o matrice format din linii i coloane. n aceast matrice, coloanele sunt cmpurile ce reprezint categorii de informaii caracterizate prin: - numele cmpului; - tipul cmpului (numeric, alfanumeric, dat, memo); - mrimea cmpului; iar liniile reprezint nregistrrile, adic valorile asociate cmpurilor. Fiecare intrare complet ntr-o baz de date se numete nregistrare. Exemplu: Baza de date Evidena clienilor conine cmpurile (Client, Vrst, Sex, Cod potal, Telefon, Marf cumprat, Data cumprrii, Pre). Foile de lucru cu baze de date Excel difer de foile de lucru obinuite prin dou elemente: - Rnduri albe: un rnd alb indic sfritul unei baze de date. - Nume de cmpuri: baza de date poate avea un singur rnd de titluri de coloan; numele cmpului este unic. Sortarea unei baze de date Asupra unei baze de date Excel se pot efectua urmtoarele operaii: - sortarea (organizarea) datelor ntr-o anumit ordine; - filtrarea (separarea) datelor. Prin sortare i filtrare se realizeaz fiiere virtuale, cu nregistrri coninute n baza de date fizic, dar aezate astfel sau doar o parte din ele care ndeplinesc condiiile cerute de filtru. Pentru a sorta datele dintr-o baz de date Excel, se selecteaz o celul oarecare, apoi se alege Data Sort din bara de meniu, operaii ce deschid o caset de dialog. Excel permite efectuarea de sortri dup trei criterii: - sortare primar (exemplu n ordinea mediilor); - sortare secundar (dup media la bacalaureat); - sortare teriar (alfabetic). Filtrarea unei baze de date Exist multe situaii n care este necesar s se lucreze cu un subset al bazei de date, adic doar cu un grup de nregistrri. Un filtru reprezint un mijloc de selectare a nregistrrilor care ndeplinesc un anumit criteriu. Filtrele pot fi numerice, logice, alfanumerice etc.

Referat.clopotel.ro

Criteriul reprezint o serie de parametri specificai de utilizator. Auto Filter este un instrument de filtrare automat a bazelor de date Excel. Pentru selectarea automat, se activeaz o celul oarecare, se alege Data-Filter Auto Filter, iar Excel creeaz o list cu criterii de filtrare. Pot fi stabilite filtre pentru unul sau mai multe cmpuri. Pentru a crea un filtru personalizat, se selecteaz o celul din coloana utilizat n criteriu; se alege Custom din lista derulant de criterii, pentru a deschide caseta de dialog Custom Auto Filter. Putem filtra nregistrrile din baza de date astfel nct s reinem, de exemplu, persoanele 30 de ani i 40 de ani.

BAFTA !!! de la cattaniut@clopotel.ro

Referat.clopotel.ro