Documente care se utilizeaza privind incasarile si platile prin casieria unitatii

Introducere.
Contabilitatea este tiina i arta stpnirii afacerilor, care are drept scop "msurarea, evaluarea, cunoaterea, gestiunea i controlul activelor, datoriilor i capitalurilor proprii, precum i a rezultatelor obinute din activitatea persoanelor fizice i juridice". Deci, ea trebuie s asigure nregistrarea cronologic i sistematic, prelucrarea, publicarea i pstrarea informaiilor cu privire la poziia financiar, performana financiar i fluxurile de trezorerie, att pentru cerinele interne ale acestora, ct i n relaiile cu investitorii prezeni i poteniali, creditorii financiari i comerciali, clienii, instituiile publice i ali utilizatori.Contabilitatea financiar presupune urmrirea, controlul i prezentarea fidel a patrimoniului, n ansamblu i pe structur, a situaiei financiare i rezultatului exerciiului, prin intermediul documentelor de sintez, n scopul furnizrii informaiilor necesare, elaborrii deciziilor economice. Astfel,orice operatie economica si financiara desfasurata in unitatea patrimoniala trebuie sa fie consemnata intr-un document care sa ateste infaptuirea ei.Intocmirea documentelor pentru fiecare operatie in parte constituie o cerinta necesara pentru cunoasterea si conducerea reala a activitatii, a modului de gestionare a patrimoniului.Un alt procedeu important al metodei cotabilitatii ce contribuie la reflectarea veridica a informatiei cu privire la

patrimoniul entitatii economice este considerat inventarierea. Acesta este folosit n contabilitate pentru constatarea existenei, cantitii, calitii i a valorii elementelor patrimoniale aflate n gestiunea unitii, att cele proprii ct i cele aparinnd terilor persoane, deinute cu orice titlu la un moment dat. Prin inventariere, contabilitatea i pune mereu n acord datele din conturi cu realitatea din teren. Inventarierea are ca scop stabilirea situaiei reale a patrimoniului unitii, care se refer i la evaluarea lor, la nivelul valorii curente. Asadar, ca argument a importantei ambelor procedee in reflectarea fidel a realitiei economico-financiare i a consecinelor sale sociale, umane, instituionale ce sunt considerate atribute definitorii ale contabilitii, este efectuarea lucrarii in cauza!

Caracterizarea documentelor si utilizarea acestora

Contabilitatea are sarcina de a urmari, controla si nregistra situatia economica financiara si activitatea entitatii. Pentru realizarea acestor obiective contabilitatea a elaborat un procedeu corespunzator care sa permita cunoasterea fenomenelor si proceselor economice n dimensiunile n care ele au loc, cu toate caracteristicile pe care le comporta si implicatiile pe care le produc. Procesul cunoasterii contabile ncepe n mod obligatoriu cu actiunea de conservare si de culegere a informatiilor, a datelor despre patrimoniul unei institutii. Nici o operatie economica nu se poate nregistra n contabilitate fara un act scris n care sa fie consemnata operatia respectiva respectiva. Documentul serveste la formularea n scris a unor fapte, fenomene sau decizii cu caracter economic care produc modificari ale patrimoniului. Documentatia, ca procedeu al metodei contabile este actiunea de culegere si consemnare n documente a datelor privitoare la operatiile ecnomice dintr-o intreprindere. Documentele sunt acte scrise n care se consemneaza cifric si letric, n etalon natural, banesc sau de

munca, de regula n momentul si la locul nfaptuirii lor, operatiile economicefinanciare precum si evenimentele determinate de necesitati organizatorice si administrative, cu scopul de a servi ca dovada a nfaptuirii acestor operatii si ca baza a nregistrarii lor n contabilitate. Caracterul lor de acte justificative confera documentelor o functie juridica, deoarece cu ajutorul lor se stabilesc drepturile si obligatiile banesti ale ntreprinderilor n cazul unor litigii, expertize, lipsuri, fraude. Ca o consecinta a varietatii documentelor si diversitatii operatiilor economice, consemnate n ele, apare necesitatea clasificarii lor. Clasificarea documentelor este un fapt de care trebuie sa se tina reama n mod obiectiv. Cunoasterea acestei clasificari ne permite sa folosim documentul adecvat fiecarei operatiuni patrimoniale. Clasificarea documentelor se face dupa mai multe criterii: 1. Dupa natura operatiilor la care se refera, documentele se mpart n: a) Documente privind activitatea financiar-contabila. n aceasta grupa se cuprind documentele asimilate operatiilor evidentei patrimoniale, salariile, consumuri material, etc. b)Documente privind alte activitati, care nu constitueie acte justificative pentru inregistrarile contabile: documente de personal , medicale etc. 2. Dupa caracterul si functie pe care o ndeplinesc documentele se mpart n: Documente de dispozitie sunt acele prin care se transmite ordinul de a executa o operatie , precum si indicatiile necesare pentru efectuarea ei, spre exemplu: dispozitia de plata care se clasifica astfel:

a)Dispozitie cu factura este utilizata pentru decontarea marfurilor livrate, a lucrarilor executate sau a serviciilor prestate, ce se intocmeste o data cu factura de catre furnizorul de marfuri sau de catre executantul lucrarii. b) Dispozitie de plata catre casa serveste ca dispozitie in vederea achitarii in numerar a unor sume, potrivit dispozitiilor legale, inclusiv a avansurilor aprobate pentru cheltuieli de deplasare, precum si a diferentei de incasat de catre titularul de avans in cazul justificarii unor sume mai mari decat avansul primit. Ambele se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil, anexa la registrul de casa., c)dispozitie de incasare - aceasta dispozitie se utilizeaza in cazul in care incasarea se efectueaza pe baza documentului chitanta reglementat ca formular cu regim special. Pentru incasarile efectuate in numerar nu este obligatorie sau necesara intocmirea formularului , , dispozitie de incasare. Incasarea pe baza de chitanta are ca document justificativ factura fiscala emisa, formular cu regim special care, la randul sau reprezinta documentul justificativ de inregistrare a veniturilor din exploatare. Dispozitia de incasare se intocmeste obligatoriu doar in situatiile in care operatiunea de incasari nu este rezultatul unei activitati de exploatare si nu exista alt document justificativ de inregistrare in registrul de casa si in evidenta contabila a operatiunilor efectuate de o firma. Formularul se poate achizitiona sub forma de carnete sau poate fi emis electronic prin programul de contabilitate. La intocmirea documentului, trebuie de avut in vedere faptul ca prin lege se impune urmatorul continut minimal obligatoriu de informatii al acestui formular, si anume: denumirea firmei; denumirea, numarul si data (ziua, luna, anul) intocmirii formularului; numele si prenumele, precum si functia (calitatea) persoanei care incaseaza sau restituie suma;-suma incasata sau restituita (in cifre si in litere); scopul incasarii sau platii; semnaturi: conducatorul firmei, viza de control,compartimentul financiarcontabil; date suplimentare privind beneficiarul sumei: actul de identitate, suma primita, data si semnatura;-casier; suma platita/incasata; data si semnatura ,

dispozitie de livrare, ordinul de plata, titlu de credit emis de posesorul unui cont bancar (ordinator), adresat bancii care gestioneaza depozitul bancar respectiv, prin care titularul contului solicita bancii sa plateasca o anumita suma de bani unei alte persoane, denumita beneficiar. Ordinul de plata este revocabil, plata putind fi sistata de catre ordinator, in orice moment. Ordinul de plata poate fi letric, cand plata se efectueaza pe baza unei scrisori adresate bancii, si telegrafic, cand banca realizeaza ordinul de plata pe baza unui telefon sau telex. De asemenea, ordinul de plata poate fi electronic, realizat pe internet, online, prin intermediul siteurilor bancilor. In functie de documentele date de beneficiar, ordinul de plata poate fi simplu, cand suma este incasata de la banca pe baza unei chitante eliberate de beneficiar, si documentar, cand beneficiarul trebuie sa prezinte bancii si documentele care atesta livrarea marfurilor sau prestarea de servicii . Aceste documente nu fac dovada executarii efective a operatiei respective, si de aceea, nu pot servi ca baza pentru nregistrarea lor n contabilitate. Documente justificative cuprind date cu privire la executarea operatiilor economice. De aceea pot fi denumite si documente de executie. Ele servesc ca baza pentru nregistrarea operatiilor economico-financiare respective n contabilitate, spre exemplu: factura fiscal. Orice persoana impozabila, inregistrata ca platitor de taxa pe valoarea adaugata, are obligatia sa emita factura fiscala pentru livrarile de bunuri sau prestarile de servicii efectuate, catre fiecare beneficiar. Deci, facturile fiscale sunt eliberate de catre agentii economici inregistrati conform cerintelor Codului Fiscal in calitate de subiecti impozabili pentru livrarile impozabile. Facturile nu se elibereaza in cazurile in care se efectueaza livrari de marfuri si servicii scutite de TVA;livrari de marfuri si servicii ale unui agent economic neinregistrat ca platitor de TVA;in cazul transmiterii marfii la pastrare; cand transportarea se efectueaza in cadrul unei entitati economice; la importul de servicii;primirea avansului pentru livrari de marfuri si

servicii ce urmeaza a fi efectuate, cu exceptia vinzarilor editiilor periodice impozabile cu TVA prin abonarea la acestea si prestarii serviciilor de publicitate;livrarii marfurilor. Pentru livrarile de marfuri factura fiscala este completata in 3 sau 5 exemplare(dupa caz), iar pentru livrari de servicii in 2 exemplare), factura de expeditie. Aceasta factura este un formular cu regim special necesara pentru transportarea de marfuri cu mijloace auto de transport reglementate prin acordurile interguvernamentale;la transportarea lucrurilor personale i mrfurilor cetenilor cu mijloacele auto inchiriate ; la transportarea marfurilor cu mijloace auto in trafic urban, suburban i interurban, chitanta, bonul de consum - acest act serveste ca: document de eliberare din magazie pentru consum a unui singur material, respectiv mai multor materiale, dup caz; - document justificativ de scdere din gestiune; document justificativ de

nregistrare n evidena magaziei i n evidena contabil n partid simpl. Se ntocmete n dou exemplare, pe msura lansrii, respectiv eliberrii materialelor din magazie pentru consum. Bonul de consum se poate ntocmi ntr-un exemplar n condiiile utilizrii tehnicii de calcul. Bonul de consum (colectiv), n principiu, se ntocmete pe formulare separate pentru materialele din cadrul aceleiai grupe de materiale, loc de depozitare i loc de consum. n situaia cnd materialul solicitat lipsete din depozit, se procedeaz n felul urmtor: - n cazul bonului de consum se completeaz spaiul urmtor cu denumirea materialului nlocuitor, dup ce, n prealabil, pe versoul formularului se obin semnturile persoanelor autorizate s aprobe folosirea altor materiale dect cele prevzute n consumurile normate; - n cazul bonului de consum (colectiv) se taie cu o linie denumirea materialului nlocuit i se semneaz de aprobare a nlocuirii, n dreptul rndului respectiv.

Dup nscrierea denumirii materialului nlocuitor se ntocmete un bon de consum sepa-rat. n bonul de consum coloanele "Unitatea de msur" i "Cantitatea necesar" de pe rndul 2 se completeaz n cazul n care se solicit i se elibereaz, bonul de predare - acesta se utilizeaza: la predarea produselor finite la depozit; pentru inarcare in gestiune; la inregistrarea in evidenta magaziei si in contabilitate; ca sursa de date pentru urmarirea realizarii productiei;ca sursa de date pentru calculul si plata salariilor. Se intocmeste in doua exemplare, pe masura predarii la magazie a produselor, de catre sectie, atelier etc. Se arhiveaza: - la compartimentul financiar-contabil sau persoana care conduce evident (exemplarul 1) ; la compartimentul care urmareste realizarea productiei (wxemplarul 2) , bon de primire - formular tipizat fara regime special ce serveste ca dovada de primire/predare a obiectului spre vanzare; act de plata catre deponent; document de inregistrare in contabilitate. Se intocmeste in doua exemplare. Ambele exemplare sunt semnate de deponent si pretuitor, din care primul exemplar este predat deponentului drept dovada ca a predat obiectul pentru vanzare. Reducerile de pret se calculeaza pe baza unei declaratii semnate de deponent, in care se specifica noul pret de evaluare sau de achizitie si se completeaza rubricile destinate acestei operatii. Restituirile se fac la cererea deponentului, semnandu-se pentru primirea obiectelor restituite. Incasarea 3.Dupa locul ntocmirii si circulatiei, documentele pot fi: a) Documente interne, se ntocmesc n cadrul ntreprinderii si consemneaza operatii economice cu privire la activitatea acesteia. Unele din aceste documente circula, fie numai n interiorul acesteia (bonul de consum, statele de salarii, bon de predare,fisa zilnica de ridicare),fie catre exterior (facturile, dispozitiile de plata, dispozitiile de incasare ).

b) Documente externe, se ntocmesc de alte persoane fizice si juridice cu care se afla n raporturi contractuale,dar circula n cadrul ntreprinderii primitoare,spre exemplu: factura furnizorului, extrasul de cont (document bancar eliberat clientilor, in care sunt evidentiate toate operatiunile de incasari si plati efectuate intr-o anumita perioada, prin conturile deschise de clienti la banca. Extrasul de cont se poate elibera la cerere dar si la intervale stabilite de comun acord cu titularii de cont). 4.n raport de modul de ntocmire, continut si rolul lor n cadrul procesului informational economic, distingem: a) Documente primare, ce consemneaza operatiile economico financiare n momentul si la locul producerii lor. Ele fac dovada executarii acestor operatii, ndeplinind rolul de documente justificative, spre exemplu: factura, chitanta, bonul de consum,dispozitie de incasare. Documentele primare ntocmite vor conine urmtoarele elemente obligatorii: 1) denumirea i numrul documentului;2) data ntocmirii documentului;3) denumirea, adresa, IDNO (codul fiscal) al entitii n numele creia este ntocmit documentul;4) denumirea, adresa, IDNO (codul fiscal) al destinatarului documentului, iar pentru persoanele fizice - codul personal;5) continutul faptelor economice;6) etaloanele cantitative i valorice n care snt exprimate faptele economice; 7) funcia, numele, prenumele i semntura, inclusiv digital, a persoanelor responsabile de efectuarea i nregistrarea faptelor economice. b) Documente centralizatoare, se intocmesc pe baza documentelor primare sau concomitent cu acestea in scopul gruparii si acumularii operatiilor de acelasi fel, dintr-o anumita perioada (dispozitia de plata , registrul livrarilor si procurarilor). 5. Dupa forma de prezentare, se deosebesc:

a) Documente tipizate, se intocmesc pe formulare tip, strict determinate. Ele au un text si o forma prestabilita, fiind obligatorii pentru toate categoriile de utilizatori din economia nationala:cartea mare, borderou de iesire a obiectelor din consignatie, registrul livrarilor si procurarilor, bon de consum, act de primire/predare a marfii din depozit,bon de primire, balanta de verificare, dispozitie de livrare, fisa limita de consum, dispozitia de plata, dispozitia de incasare, ordin de plata , lista de plata a salariilor, balanta de verificare a rezultatelor inventarierii . b)Documente netipizate, sunt reprezentate de documentele specifice unor ramuri de activitate sau unor institutii. Ele se intocmesc fie pe formulare specifice fiecarei ramuri economice, fie pe hirtie simpla, fara a avea un formar stabilit. 6. Dupa regimul de tiparire si utilizarea fomularelor folosite la intocmirea

documentelor, se disting: a) Documente intocmite pe formulare cu regim special au un regim deosebit de tiparire, numerotare, gestionare, evidenta, folosire si pastrare, de exemplu: bonul de plata, delegatia, . b) Documente fara regim special sau numite si obisnuite sunt acele care au regim de circulatie si inregistrare specifice fiecarei intreprinderi, le putem numi ca avand un regim intern de circulatie si utilizare. 7. Dupa suportul care depoziteaza informatia, se disting: a) documente pe suport de hartie. b) Pe suporturi magnetice ( benzi, dischete ). 8. Dupa numarul operatiilor economice pe care le cuprind, documentele se impart:

a)Documente singulare contin date privitoare la o singura operatie economica(ordin de plata, dispozitie de plata, dispozitia de incasare). b) Documente cu multiple operatii, contin date privind mai multe operatii economice de acelasi fel. De aceea, pe langa datele obligatorii comune tuturor categoriilor de documente, acestea contin in plus, ca date specifice: diferite totaluri cantitative si valorice, num. de ordine(factura fiscala, bon de consum, fisa zilnica de ridicare, balanta de verificare a rezultatelor inventarierii. 9. Dupa tehnica intocmirii se deosebesc: a) Documente care se intocmesc manual b) Documente care se intocmesc cu mijloace tehnice, computere .

Circuitul documentelor .
Cu notiunea de document este strins legata notiunea de circulatia circulatia documentelor. Documentele se afla permanent in miscare. Itinerarul parcurs de documente, incepind cu momentul intocmirii acestora si pina la predarea lor la arhiva dupa prelucrare si reflectare in contabilitate se numeste ,,circulatia documentelor. Evaluarea, masurarea, inregistrarea, analiza si controlul permanent si completat al modificarilor presupune un sistem unitar si coerent de circulatie a documentelor care trebuie sa asigure:continuitate, operativitate, realitate si exactitate. Circulatia eficienta presupune reguli, proceduri, competente, termene si responsabilitati foarte precise. Circulatia depinde de numarul de verigi, fazele si etapele necesare prelucrarii, termenele de executie, proceduri de atestare, verificare, certificare si control. Miscarea documentelor si circulatia acestora reprezinta un obiect important de organizare a contabilitatii la intreprindere si prevede parcurgerea citorva etape:

-intocmirea documentelor; -primirea documentelor de contabilitate; -prelucrarea si inregistrarea documentelor in sistemul inregistrarilor contabile; -predarea documentelor in arhiva; De faptul cit de rational acestea vor fi intocmite, transmise si prelucrate in contabilitate depinde perioada obtinerii informatiei contabile utilizate pentru gestionare si control. Circulatia documentelor se organizeaza de aparatul contabil si prevede reguli si modalitati de intocmire si utilizare in activitatea contabila a documentelor contabile. La fiece intreprindere aceasta presupune un termen scurt intre efectuarea operatiunilor economice si obtinerea datelor generalizate necesare organelor de conducere a intreprinderii, utilizarea celor mai perfecte metode si mijloace de culegere si avansare a informatiei la locul de prelucrare a acesteia, sporirea productivitatii muncii salariatilor din contabilitate. Orarul termenilor de completare, verificare si prelucrare a documentelor, inregistrarea si gruparea datelor contabile, parcurgerea altor etape ale procesului contabil se numeste ,,graficul circulatiei documentelor. El se intocmeste de contabilui-sef, tinind cont de particularitatile intreprinderii in baza studierii proceselor de gestiune si de productie si se aproba prin ordinul conducatorului intreprinderii. In el se indica denumirea si numarul fiecarui document , destinatia, modul de intocmire a sa, cine semneaza, cind, serviciul(sectia), unde documentul se transmite, cine il primeste, il verifica si-l prelucreaza. Circulatia documentelor cuprinde urmatoarele etape: -lucrarile executate asupra documentelor primare in procesul intocmirii sau primirii acestora din exterior; -circulatia documentelor de la locul intocmirii sau primirii la locul de prelucrare;

-circulatia documentelor dupa prelucrare la locul pastrarii permanente a acestora arhiva. Primirea documentelor primare in contabilitate de la gestionar este confirmata de persoana ce a primit documentele cu o mentiune in raportul propriu-zis. Termenul necesar pentru prelucrare se determina in functie de volumul ultimei care se stabileste de contabilui-sef. Termenele de prelucrare a documentelor trebuie sa asigure oportunitatea primirii datelor generalizate pentru controlul economico-operativ, contabilitatea sintetica si analitica si prezentarea rapoartelor in termen. Informatia primara in procesul primirii si prelucrarii acesteia, precum si dupa prelucrarea si generalizarea in registrele contabile trebuie sa se pastreze riguros. Petru aceasta se analizeaza si inregistreaza in mod cronologic toate documentele in registrul jurnal si apoi in evidenta sistematica din cartea mare. Pentru fiece document primar trebuie sa se determine modul de evidenta a primirii-predarii si a pastrarii acesteia. Dupa ce au fost contabilizate, documentele se pun in dosare (mape) sau se snuruiesc. Totodata ele sunt supuse procesuli de ,,clasare. Aceasta presupune reguli si instructiuni unitare pentru proceduri si competente de predare, primire, intrare, iesire, stocare. Astfel, la prima etapa toate documentele contabilizate sunt ordonate in functie de anumite criterii: pe obiecte, categorii de probleme, origine/destinatie, etc. In cursul anului documentele justificative se pastreaza la compartimentul financiar-contabil. La sfarsitul anului se predau la arhiva curenta a contabilitatii. Arhivarea se face pe baza legii contabilitatii. Dupa expirarea anului toate documentele primare precum si registrele contabile se predau in arhiva generala a intreprinderii. In conformitate cu regulile stabilite (legislatia) intreprinderea trebuie sa asigure pastrarea documentelor contabile primare, registrelor

contabile si rapoartelor financiare conform termenilor stabilite, insa nu mai putin de cinci ani. Intreprinderile memorial-order, folosesc diverse forme Odata de cu contabilitate(jurnal-oreder, aparitia calculatorului, automatizate).

stocarea/pastrarea informatiei a devenit facila. Din care considerente, astazi, majoritatea intreprinderilor inclusiv si restaurantul ,,Nori utilizeaza in practica forma automatizata de contabilitate. Aceasta forma de contabilitate poseda citeva particularitati. Particularitatile date sunt conditionate de utilizarea programelor informatice, ceea ce asigura introducerea, pastrarea, cautarea si verificarea versiunii electronice. Acesta este un nou nivel de organizare a circulatiei documentelor. Pentru un numr mare de firme, se manifest greutatea gestionrii unei cantiti din ce in ce mai mari de documente primare. Singurul mod de a avea un control asupra acestora o constituie apelarea la gestiunea electronic a documentelor, care permite stocarea, arhivarea unui volum imens de informaii i, in acelai timp, uurin i rapiditate in interogarea, cutarea, extragerea, partajarea de ctre mai muli utilizatori in acelai timp. Prelucrarea automatizata a datelor contabile se reduce considerabil prin comasarea volumului de actiuni desfasurate de catre contabili. Prelucrarea automata a datelor pentru articolele contabile se face direct din documentele electronice. Modalitatea de arhivare se schimba radical. In arhiva electronica documentele primare, in analogie cu cele ordinare, se plaseaza in mape(sectiuni). Deci, nu se mai apeleaza la snuruirea dosarelor cu documente contabile, ci la forme mult mai simple i care s nu presupun un alt volum de munc i un spaiu prea mare de arhivare. In scopul gasirii rapide a documentului necesar exista un sistem special de cautare, punctele de control ale caruia sunt data documentului, denumirea intreprinderii, cuvintele-cheie si alti

parametri. Sistemul circulatiei documentelor sub forma electronica permite a reglementa formarea masivului informatiei contabile, a crea baza pentru excluderea pierderilor documentelor, sporeste controlul asupra indeplinirii dispozitiilor privind pregatirea si prelucrarea documentelor, pastrarea acestora.La fiecare etapa a circulatiei se asigura un control necesar prealabil, curent si ulterior. Raspunderea pentru asigurarea pastrarii documentelor in arhiva o poarta conducatorul unitatii economice.