UNIVERSITATEA SPIRU HARET" FACULTATEA DE MANAGEMENT Specializarea: CONTABILITATE SI INFORMATIC DE GESTIUNE Disciplina: Proiecte de contabilitate si informatic

Aplicaie informatic pentru gestiunea mijloacelor fixe la S.C. CRMIDA S.A

Conductor tiinific: Lector.univ.dr. STUDENT: .................................. Nume catalog, (nume cstorie), prenume Forma de nvmnt: ZI/FR .......... Localitatea/ Centrul tehnologic.......... Email..................

2009/2010

CUPRINS
Introducere.....................................................................................................................................2 1. Analiza gestiunii mijloacelor fixe.............................................................................................3
1.1. Intrarea n patrimoniu i amortizarea mijloacelor fixe.......................................................................................5 1.2. Scoaterea din funciune si casarea mijloacelor fixe.............................................................................................6

2. DESCRIEREA SOCIETAII S.C. CARAMIDA S.A..........................................................8

2.1. CENTRALIZATOR AL ACTIVITATILOR DESFASUTARATE IN CADRUL............................................9 COMPARTIMENTULUI MIJLOACE FIXE SI AMORTIZARE............................................................................9 2.2. Documentele folosite de compartimentul mijloace fixe i amortizare........................................................12

3. Aplicaia ACCESS...................................................................................................................13
3.1. Avantajele bazelor de date.................................................................................................................................13

4. Analiza i proiectarea bazei de date.......................................................................................15 pentru gestionarea mijloacelor fixe la S.C. Crmida S.A......................................................15
4.1. Tabelul...............................................................................................................................................................15 4.2. Machete (Forms)................................................................................................................................................17 4.3. Interogri (Queries)............................................................................................................................................19 4.4. Rapoarte (Reports).............................................................................................................................................21

5. Concluzii...................................................................................................................................23 BIBLIOGRAFIE..........................................................................................................................24

Introducere
n prezenta lucrare mi - am propus s prezint etapele proiectrii i implementrii unei baze de date pentru gestiunea mijloacelor fixe de la societatea comercial CRMIDA S.R.L Suseni care are ca activitate principal fabricarea crmidei (bloc ceramic clasic). Baza de date creat are doar un rol exemplificativ, n prezent acesta nefiind utilizat de societatea susnumit. Prezenta lucrare se structureaz pe dou pri: partea teoretic n care voi prezenta legislaia n vigoare legat de gestiunea mijloacelor fixe precum i cteva elemente importante a SGBD- ului acces fiindc cu acest program am creat baza de date pentru gestionarea mijloacelor fixe. n partea a doua a lucrrii voi prezenta societatea comercial CRMIDA S.R.L precum i implementare gestiunii mijloacelor fixe n baza de date creat n ACCES.

1. Analiza gestiunii mijloacelor fixe

Mijloacele fixe reprezint active imobilizate corporale care:1 a) sunt deinute de o entitate pentru a fi utilizate n producia de bunuri sau prestarea de servicii, pentru a fi nchiriate terilor sau pentru a fi folosite n scopuri administrative; b) sunt utilizate pe parcursul unei perioade mai mari de un an. Asigurarea cu mijloace fixe necesare i utilizarea corespunztoare, intensiv i extensiv a acestora, este o condiie de baz pentru dinamizarea activitii, modernizarea i crearea condiiilor de munc, ridicarea calitii produselor i serviciilor, cu alte cuvinte pentru ndeplinirea obiectivelor fiecrui agent economic. Pentru a putea crea o aplicaie informatic pentru gestiunea mijloacelor fixe trebuie s cunoatem aceste bunuri. Sursele de date folosite pentru o analiz ct mai real a mijloacelor fixe sunt: - datele contabile furnizate de compartimentul financiar-contabil referitoare la mijloacele fixe, informaiile din situaiile financiare referitoare la imobilizrile corporale; date ale biroului mecano-energetic privind utilajele ce exist n parcul inventar i cele n funciune, datele evidenei tehnico-operative i statistice referitoare la funcionarea n timp a utilajelor i a randamentului de lucru a acestora. Structurarea mijloacelor fixe se poate realiza dup mai multe criterii, mai importante fiind: Dup modul de participare la realizarea obiectului de activitate al ntreprinderii, distingem: - mijloace fixe direct productive (mijloace fixe active) n cazul nostru banda de modelare a lutului; - mijloace fixe care nu particip la realizarea produciei, dar creeaz cadrul desfurrii acesteia cldiri pentru depozitarea produsului finit. Dup modul de grupare, potrivit prevederilor legale (Legea nr. 15/1994 privind amortizarea capitalului imobilizat n active corporale i necorporale, precum i Normele metodologice de aplicare ale prevederilor acesteia) Dup apartenena mijloacelor fixe, deosebim: - mijloace fixe proprii; - mijloace fixe nchiriate. n principal, se urmrete dinamica mijloacelor fixe direct productive, pentru c de modificarea acestora depinde baza tehnico-material a ntreprinderilor, suport al realizrii obiectivelor propuse. Analiza structurii mijloacelor fixe, permite evidenierea acelor categorii spre care s-a orientat programul investiional al ntreprinderii. De obicei, programul investiional este orientat n direcia acelor mijloace fixe care particip direct i nemijlocit la obinerea de produse finite, executarea de lucrri etc. Predilect obiectivului propus, se urmrete ponderea diferitelor categorii de mijloace fixe la nceputul, dar i la sfritul perioadei analizate, prioritate acordndu-se mijloacelor fixe active. n literatura de specialitate, raportul dintre mijloacele fixe active ( Mfa ) i mijloacele fixe (Mf ), este cunoscut sub denumirea de compoziia tehnologic a mijloacelor fixe (n accepiunea de compoziie tehnologic a capitalului fix). Cerina de baz, este urmtoarea: (Mfa n/Mf n)>( Mfan-1 /Mf n-1 ) n care: Mfa reprezint valoarea de intrare sau medie a mijloacelor fixe active; Mf - valoarea de intrare sau medie a mijloacelor fixe; Mfa/Mf - compoziia tehnologic a mijloacelor fixe sau ponderea mijloacelor fixe active n totalul mijloacelor fixe aferente exploatrii; n - perioada. ntre compoziia tehnologic a mijloacelor fixe i efectele de baz ale performanei ntreprinderii, se desprind legturi cauzale de tip nedeterminist ct i aleatoriu. Cu ct ponderea mijloacelor fixe active n totalul mijloacelor fixe este mai mare, cu att este mai puternic
1

OMFP nr. 1752/2005 pentru aprobarea reglementarilor contabile conforme cu directivele europene, par. 87.

influena exercitat asupra indicatorilor de eficien a utilizrii mijloacelor fixe (cifra de afaceri, producia exerciiului, valoarea adugat, profitul la 1000 lei mijloace fixe), existnd o limit dup care eficiena ncepe s scad. Pentru evidenierea corelaiei dintre ponderea mijloacelor fixe active n totalul mijloacelor fixe (variabila independent, notat cu x) i unul dintre indicatorii de eficien menionai (de exemplu, cifra de afaceri la 1000 lei mijloace fixe reprezentnd variabila dependent, notat cu y), exist o strns corelaie exprimat prin funcia de regresie de tip parabolic, astfel: y = a + bx + cx2 Cu ct se mbuntete structura mijloacelor fixe active, cu att exist posibilitatea creterii eficienei utilizrii mijloacelor fixe totale. Starea mijloacelor fixe, poate fi caracterizat cu ajutorul urmtorilor indicatori: Gradul de rennoire a mijloacelor fixe (Gr), exprim raportul dintre valoarea mijloacelor fixe intrate ca urmare a realizrii programului de investiii (Iv) i valoarea mijloacelor fixe existente la sfritul exerciiului financiar ( Mf ): Gr= (Iv/Mf) x 100 Analiza poate fi efectuat pe total mijloace fixe ct i pe categorii de mijloace fixe. Gradul de uzur a mijloacelor fixe (Gu), se determin ca raport ntre amortizarea cumulat (A) i valoarea de intrare n patrimoniu a mijloacelor fixe (Mf ): Gu=( A/Mf) x 100 Gradul de uzur a mijloacelor fixe poate fi determinat pe total mijloace fixe, ct i pe principalele categorii de mijloace fixe, att la nceputul ct i la sfritul anului. Potrivit reglementrilor legale, gradul de uzur mai poate fi determinat i ca raport ntre durata consumat (Dc) i durata normal de funcionare (Dnf), astfel: Gu=(Dc/ Dnf) x 100 n mod similar poate fi determinat i gradul de uzur real a mijloacelor fixe (Gu): Gu= [Dc/(Dc+Dre)]x100 n care: Dre reprezint durata rmas din punct de vedere economic, respectiv perioada de funcionare n care mijlocul fix poate fi folosit n condiii de eficien.

1.1. Intrarea n patrimoniu i amortizarea mijloacelor fixe Mijloacele fixe pot intra in patrimoniu prin urmtoarele cai: prin achiziionare, cu titlu oneros de la teri; din producie proprie; prin aport la capitalul social; cu titlu gratuit, prin transfer sau prin donaie. Valoarea de intrare reprezint valoarea la care mijloacele fixe sunt nscrise in contabilitate, la intrarea acestora in patrimoniu, si este determinata de totalitatea cheltuielilor aferente achiziionrii, producerii, construirii, asamblrii sau mbuntirii acestora. In funcie de modul de intrare a mijloacelor fixe in patrimoniu, prin valoare de intrare se nelege: o cheltuielile de achiziie pentru mijloacele fixe achiziionate cu titlu oneros; o costul de producie pentru mijloacele fixe rezultate din producia proprie; o valoarea de piaa pentru mijloacele fixe dobndite cu titlu gratuit, stabilita pe baza raportului ntocmit de experi; o valoarea de aport acceptata de pari pentru mijloacele fixe aduse ca aport la capitalul social. Durata normala de funcionare reprezint durata mijlocului fix in care exploatarea acestuia creeaz profit. |n cadrul acestei durate se asigura recuperarea valorii de intrare, pe calea amortizrii. Refacerea capitalului imobilizat supus deprecierii are loc prin includerea amortizrii in cheltuielile de exploatare. Duratele normale de utilizare a mijloacelor fixe sunt stabilite prin Catalogul privind clasificarea si duratele normale de funcionare a mijloacelor fixe, aprobat prin H.G. nr. 2.139/2004. Catalogul cuprinde clasificarea mijloacelor fixe utilizate in economie si duratele normale de funcionare, care corespund cu duratele de amortizare, in ani, aferente regimului de amortizare liniar. Durata normala de funcionare reprezint durata de utilizare in care se recupereaz, din punct de vedere fiscal, valoarea de intrare a mijloacelor fixe pe calea amortizrii. Astfel, durata normala de funcionare poate fi mai redusa dect durata de viata fizica a mijlocului fix respectiv. In Catalogul privind clasificarea si duratele normale de funcionare, mijloacele fixe sunt clasificate in grupe, subgrupe, clase, subclase si pentru unele si in familii. Mijloacele fixe amortizabile au fost clasificate in trei grupe principale, astfel: Grupa 1 Construcii; Grupa 2 Instalaii tehnice, mijloace de transport, animale si plantaii, care cuprinde urmtoarele subgrupe: Echipamente tehnologice (maini, utilaje, instalaii de lucru); Aparate si instalaii de msura, control si reglare; Mijloace de transport; Animale si plantaii; Grupa 3 Mobilier, aparatura birotica, echipamente de protecie a valorilor umane si materiale si alte active corporale. Catalogul se aplica in mod unitar de ctre agenii economici, persoanele juridice fr scop patrimonial, cat si de ctre instituiile publice, asigurnd determinarea in mod unitar a amortizrii capitalului imobilizat in active corporale. Catalogul prevede pentru fiecare mijloc fix utilizarea unor plaje de ani cuprinse intre o valoare minima si una maxima, existnd astfel posibilitatea de a se opta pentru o durata normala de funcionare cuprinsa intre aceste limite. Astfel stabilita, durata normala de funcionare a mijlocului fix rmne neschimbata pana la recuperarea integrala a valorii de intrare a acestuia sau scoaterea din funciune si valorificarea sa. La calculul amortizrii mijloacelor fixe se iau in calcul doua elemente: o valoarea de intrare a mijloacelor fixe;
5

durata normala de funcionare.

1.2. Scoaterea din funciune si casarea mijloacelor fixe

Scoaterea din funciune a mijloacelor fixe poate avea loc in urmtoarele situaii: durata normala de funcionare a expirat si valoarea de intrare a fost recuperata integral pe calea amortizrii; durata normala de funcionare este neconsumata, iar valoarea de intrare nu a fost integral recuperata. Competenta de aprobare a scoaterii din funciune a mijloacelor fixe in aceste doua situaii revine consiliului de administraie sau persoanei care ndeplinete atribuiile prevzute de lege pentru administraie. In luna urmtoare aprobrii scoaterii din funciune, pentru mijloacele fixe a cror valoare de intrare nu a fost integral recuperata, se va sista calculul amortizrii. La scoaterea din funciune se va avea in vedere valoarea fiscala rmas neamortizata, care reprezint diferena dintre valoarea de intrare fiscala si valoarea amortizrii fiscale, din care se deduc sumele rezultate in urma valorificrii acestora. Dup aprobarea scoaterii din funciune a mijloacelor fixe, se va proceda la valorificarea acestora, stabilindu-se si procedura de valorificare. Aceasta se aproba de ctre organul care a aprobat si scoaterea din funciune. Valorificarea mijloacelor fixe poate fi fcuta prin urmtoarele metode: vnzare prin negociere directa sau prin licitaie; prin casare Prin casare se nelege operaia de scoatere din funciune a mijloacelor fixe, urmata de valorificarea componentelor rezultate, astfel: vnzarea ca atare a componentelor rezultate; utilizarea componentelor rezultate la crearea sau completarea altor mijloace fixe (ex. componente de tehnica de calcul, mijloace de transport); valorificarea componentelor rezultate ca materiale recuperabile. vnzarea ca atare a componentelor rezultate; utilizarea componentelor rezultate la crearea sau completarea altor mijloace fixe (ex. componente de tehnica de calcul, mijloace de transport); valorificarea componentelor rezultate ca materiale recuperabile. Cheltuielile nregistrate cu casarea mijloacelor fixe sunt cheltuieli deductibile la calculul impozitului pe profit. In cazul agenilor economici cu capital majoritar de stat, la scoaterea din funciune a mijloacelor fixe se va urmri valorificarea la maximum a ansamblurilor, subansamblurilor, a pieselor componente, prin executarea unor mijloace fixe noi sau ca piese de schimb prin vnzare la licitaie publica. Mijloacele fixe care alctuiesc domeniul public al statului sau al unitilor administrativteritoriale, cu durata normala de utilizare consumata sau neconsumata, a cror meninere in funciune nu se mai justifica, pot fi scoase din funciune si valorificate, cu respectarea urmtoarelor etape: 1. Trecerea din domeniul public in domeniul privat al statului sau al unitilor administrativ-teritoriale, printr-o hotrre a Guvernului sau o hotrre a consiliului local, conform reglementarilor privind proprietatea publica si regimul juridic al acesteia; 2. Aprobarea scoaterii din funciune de ctre organul care are competenta in acest sens; 3. Valorificarea si, dup caz, casarea acestor mijloace fixe potrivit reglementarilor specifice instituiilor publice. Sumele rezultate din valorificarea acestor mijloace fixe, dup deducerea cheltuielilor aferente, se fac venit la bugetul de stat sau la bugetul local, dup caz.

2. DESCRIEREA SOCIETAII S.C. CARAMIDA S.A

Date informative asupra societii analizate Scurt istoric S.C. Crmida S.A . Suseni este constituita in baza Legii 31/1990 privind nfiinarea societilor comerciale . S.C. Crmida S.A. este o societatea pe aciuni cu capital integral roman. Societii pe aciuni ii este caracteristica mprirea patrimoniului intr-un numr de pari cu o valoare nominala , numite aciuni . S.C. Crmida S.A. i desfoar activitatea in conformitate cu reglementrile in vigoare . Societatea este nregistrat la Registrul Comerului sub numrul J04/1237/1994 , avnd codul fiscal R xxxxxxxx. Sediul societii este in comuna Suseni, str. Fabrici, nr. 4, jud. Mure. Capitalul social al societii este de 1.600.000 lei care se divide in 160.000 aciuni , iar valoarea unei aciuni este de 10 lei. Administratorul societii Crmida S.A. ales in adunarea generala ordinara este dl Huza Mihai. Obiectul de activitate al societii S.C. Crmida S.A. este o societate care are ca obiect principal de activitate producia. nfiinat nc din anul 1994 aceasta s-a dezvoltat tot mai mult diversificnd gama produselor finite. Astfel in prezent S.C. Crmida S.A produce crmizi i igle de construcii de diferite tipuri i modele. Societatea deine o linie de fabricaie pentru igle o linie de fabricaie pentru crmizi destinate att exportului cit si pieei interne. Avnd in vedere cerinele de pe piaa la S.C. Crmida S.A. se urmrete obinerea mai multor modele si sortimente materiale cit mai economicos din punct de vedere al materiei prime astfel ca preturile acestora sa fie cit mai sczute . Avantajul firmei este c deine o carier de lut n apropiere i acesta servete materia prim, iar arderea propriu zis a crmizilor se face n cuptoare clasice alimentate cu crbune. Firma are colaborri cu importante firme din judeul Mure , din tara cit si din strintate. De asemenea la S.C. Crmida S.A. personalul calificat deine o pondere de 75 % din totalul personalului angajat. Unitatea are in dotare mijloace fixe in valoare de 1.100.000 lei structurate astfel : Cldiri 202.600 lei Maini utilaje si instalaii de lucru 600.000 lei Mijloace de transport ( autoturisme , Autoutilitare , Camioane) 221.344 lei Alte mijloace fixe ( aparatura , mobilier birotica alte dotri ) 54.000 lei Referitor la pregtirea profesionala structura personalului este urmtoarea: 75 % muncitori calificai 15 % personal cu studii superioare 10% personal cu studii medii Modernizarea si perfecionarea mainilor si utilajelor mai vechi si echiparea acestora cu diferite aparate , dispozitive mai moderne asigura economisirea timpului de lucru si pe aceasta cale creterea productivitii muncii. Din punct de vedere al eficientei muncii dezvoltarea bazei materiale prin lrgirea sortimentului de scule si dispozitive de lucru ridicarea caracteristicilor calitative ale acestora contribuie nemijlocit att la economisirea cheltuielilor cu munca cit si la creterea eficientei activitii desfurate.
8

Asigurarea societii cu materii prime , materiale , utilaje si alte resurse materiale , desfacerea produselor respectiv livrarea acestora la beneficiari. In scopul atingerii obiectivelor propuse se desfoar o serie de activiti printre care : studii de marketing pentru stabilirea relaiilor optime de colaborare cu furnizorii si beneficiarii , ncheierea contractelor de aprovizionare si desfacere a produselor finite , elaborarea unor norme de stoc pentru materii prime , materiale auxiliare si ntocmirea programelor de aprovizionare. Participarea la trguri si expoziii pentru promovarea mrfurilor si serviciilor firmei. 2.1. CENTRALIZATOR AL ACTIVITATILOR DESFASUTARATE IN CADRUL COMPARTIMENTULUI MIJLOACE FIXE SI AMORTIZARE Nr. Crt. 1. Denumire activitate ntocmirea unei baze de date a mijloacelor fixe existente in cadrul societarii SC. CARAMIDA .S.A. a) culegerea datelor din listele de inventar si confruntarea datelor cu realitatea in vedere stabilirii mijloacelor fixe; b) stabilirea mijloacelor fixe in stare de funcionare si care nu sunt in stare de funcionare prin intermediul reviziei tehnice; c) introducerea datelor in baza de date ; d) clasificarea datelor prin atribuirea codurilor de identificare; e) sortarea datelor nregistrate in baza de date dup categoria de mijloc fix; f) actualizarea datelor; g) stocarea datelor; h) protecia datelor. Gestionar Personal tehnic si contabil sef Personal informatic Personal informatic Personal informatic + Contabil sef Personal informatic Personal informatic Personal informatic Responsabil

2.

ntreinerea si separarea mijloacelor fixe

a)

b) c) d) e)

f)
g) h) i)

stabilirea mijloacelor fixe in stare de funcionare si care nu sunt in stare de funcionare prin intermediul reviziei tehnice; stabilirea defeciunilor mijloacelor fixe care nu sunt in stare perfecta de funcionare; ntocmirea listei cu piesele de schimb si materialele consumabile necesare reparaiilor; identificarea pieselor de schimb existente in stoc necesare reparrii mijloacelor fixe; ntocmirea unui referat de necesitate pentru repararea mijloacelor fixe; identificarea pieselor de schimb si materialelor consumabile necesare; trimiterea referatului de necesitate la compartimentul financiar-contabil; primirea rspunsului( aprobare sau nu ) aferenta referatului de necesitate; achiziionare pieselor de schimb si materialelor

Personal tehnic si contabil sef Personal tehnic si contabil sef Personal tehnic si contabil sef Gestionar Gestionar +contabil sef Gestionar Gestionar Serviciul control financiar propriu Serviciul aprovizionare
9

consumabile; j) nregistrarea intrrii in gestiune a pieselor de schimb si materialelor consumabile; k) reparare, punerea in funciune si ntreinerea mijloacelor fixe.

desfacere Gestionar Personal tehnic si contabil sef

3.

Analiza funcionarii mijloacelor fixe a) nregistrarea funcionarii pe diferii indicatori: - producie; - transport; - consum; - eficienta. b) analiza datelor colectate. Achiziia a) primirea listei cu mijloacele fixe, materialele consumabile, piesele de schimb necesare tuturor compartimentelor din cadrul societarii SC. CARAMIDA S.A) ntocmirea unui referat de necesitate; c) studierea ofertelor cu mijloacele fixe, materialele consumabile si piesele de schimb; d) finalizarea referatului de necesitate cu mijloacele fixe, materialele consumabile si piesele de schimb si costurile estimate; e) finalizarea referatului de necesitate compartimentului financiar-contabil; f) primirea rspunsului( aprobare sau dezaprobare) al referatului de necesitatea; g) achiziionarea propriu- zisa; h) nregistrarea intrrii in gestiune a mijloacelor fixe, materialelor consumabile si pieselor de schimb.

Compartimentul mijloace fixe + personal tehnic Director tehnic Serviciul aprovizionare desfacere Gestionar Contabil sef

4.

Serviciul financiar Serviciul aprovizionare desfacere Gestionar + contabil sef

Compartimentul Mijloace i) repartizarea mijloacelor fixe, materialelor fixe consumabile,si a pieselor de schimb celorlalte Personal tehnic compartimente; j) punerea in funciune a mijloacelor fixe; k) depozitarea mijloacelor fixe, materialelor consumabile, pieselor de schimb ramase nerepartizate , respectiv neconsumate. Amortizarea 5.
a) stabilirea listei cu valorile reziduale; b) ntocmirea listei cu valorile de intrare

Contabil sef

ca diferena dintre preul de achiziie si valoarea reziduale; c) stabilirea duratei de utilizare a mijloacelor fixe; d) alegerea metodei de amortizare; e) calcularea cotei de amortizare pentru fiecare mijloc fix; f) calcularea valorii medii de amortizare;
10

g) aplicarea cotei de amortizare asupra valorii medii anuale; h) stabilirea valorii de amortizare anuala. Scoaterea din funciune a) verificarea mijloacelor fixe in scopul stabilirii celor uzate; b) clasificarea in funcie de tipul de uzura a mijloacelor fixe ce urmeaz a fi scoase din funciune: - uzura morala; - uzura fizica; - expirarea duratei de utilizare; c) casarea mijloacelor fixe care sunt in incapabilitate totala de funcionare; d) selectarea pieselor in stare de funcionare pentru uzul intern; e) ntocmirea unei liste cu piesele de schimb rezultate din casare; f) ntocmirea unei liste cu mijloacele fixe scoase la licitaie; g) trimiterea listei pentru aprobare; h) scoaterea din funciune a mijloacelor fixe vndute; i) scoaterea din gestiune a mijloacelor fixe.

Personal tehnic

Personal tehnic

6.

Gestionar Gestionar

Gestionar + Contabil sef Gestionar

11

2.2. Documentele folosite de compartimentul mijloace fixe i amortizare2 Documentele si rapoartele rezultate la serviciul contabilitate sunt verificate si semnate de un director economic. La S.C. CARAMIDA S.A. sistemul informaional vehiculeaz o cantitate raionala de informaii pe baza crora se iau decizii economice bine argumentate pe toate treptele organizatorice. In societatea Crmida S.A. serviciul financiar si serviciul contabil sunt practic serviciile unde sunt primite prelucrate date si sunt eliberate o serie de tablouri de analiza economico financiare pe baza lor , in vederea lurii de decizii optime pentru obinerea de profit. Astfel in cazul imobilizrilor corporale , serviciul contabilitate va efectua operaiile : ntocmete registrul numerelor de inventar si asigura controlul existentei mijloacelor fixe Fisa mijlocului fix intr-un singur exemplar pentru fiecare mijloc fix Bonul de micare a mijloacelor fixe care se ntocmete in doua exemplare la compartimentul care dispune micarea interna a mijloacelor fixe si circula la predator pentru semnare , la primitor si serviciul contabil un exemplar. Acesta din urma este si cel care l arhiveaz iar un exemplar rmne la predator. Pentru bunurile materiale care intra in unitate sunt ntocmite Note de recepie si constatare de diferene in trei exemplare de comisia de recepie care mai apoi le distribuie compartimentului financiar contabil , 1 exemplar care este si arhivat, exemplarul 2 furnizorului iar exemplarul 3 gestionarului primitor. Bonul de consum este ntocmit in doua exemplare de compartimentul nsrcinat cu eliberarea si lansarea programului de producie , el circula la peroanele autorizate se semneaz pentru acordarea vizei de necesitate la persoanele autorizate sa aprobe folosirea materialelor nlocuitoare , la magazia de materiale si la compartimentul financiar contabil pentru nregistrare si arhivare. Borderoul de predare a documentelor este ntocmit in doua exemplare Un exemplar circula la serviciul financiar contabil nsoit de documente justificative de predare si este arhivat , iar un exemplar la magazia de materiale pentru justificarea predrii documentelor si este arhivat. Serviciul financiar contabil este cel care ntocmete jurnalul de vnzri si jurnalul de cumprri ele servind ca documente de stabilite lunara a TVA colectat si TVA deductibil . Ele sunt verificate si arhivate tot in cadrul acestui compartiment. Acestea sunt doar cteva din fluxurile de date si informaii primite si prelucrate in acest compartiment al societarii Crmida S.A.

Legea Contabilitatii nr.82/1991 publicata in Monitorul oficial nr.927/1993 12

3. Aplicaia ACCESS
n prezent exist o mulime de programe de baze de date i fiecare folosete diferite limbaje. Personal m-am orientat spre Acces din dou motive : accesibilitate i simplitate. Aplicaia Ms. Access este un component standard al pachetului Microsoft Office i folosete pentru interogare limbajul SQL. Astfel acest SGBD cel puin teoretic este accesibil tuturor firmelor dar este i un program pentru folosirea creia utilizatorii nu au nevoie de cunotine avansate de programare, dar tot atuncea mulumit limbajului de interogare SQL putem rezolva i probleme foarte complexe. Baza de date (BD, Database - DB) constituie o aplicaie fundamental n toate domeniile de activitate, civile sau de aprare: financiar, administrativ, educaional, informaional, de comunicaii i, nu n ultimul rnd, cel al calculatoarelor. Iniial a aprut necesitatea computerizrii sistemului de ndosariere. O prim soluie a acestei probleme a constituit-o sistemul bazat pe fiiere, cu mai multe programe de aplicaie care ofer diverse servicii utilizatorilor, printre care i generarea de rapoarte. Dei foarte folosit, acest sistem se dovedete a fi extrem de redundant i greu de actualizat prin dublarea datelor i complexitatea relativ mare. n acest context, bazele de date au oferit o modalitate eficient de tratare distribuit a datelor, ntr-o resurs comun partajat n care se include i descrierea acestora n aa-numitul catalog de sistem sau dicionar de date sau meta-date. BD asigur independena program-date dar i controlul accesului i manipulrii datelor. Sistemele de baze de date, ca aplicaie software, reprezint cea mai important realizare din domeniul ingineriei programrii pe calculator. Complexitatea i dimensiunea BD evolueaz rapid, determinnd reproiectarea algoritmilor de stocare i acces al fiierelor i chiar schimbarea unor principii de administrare a acestora. Simultan este necesar pregtirea de personal specializat n domeniul bazelor de date: administratori proiectani programatori. Scopul ntregii activiti de proiectare, programare i administrare a BD const n punerea la dispoziia utilizatorului final a unor BD permanent actualizate, coerente i uor accesibile. Cele patru categorii de persoane implicate n mediul BD necesit o anumit pregtire i diferite abiliti. Sistemul de gestiune a bazelor de date (SGBD, Database Management System - DBMS) administreaz i controleaz accesul la acestea. n funcie de aplicaia pe care o deservete, BD pot fi centralizate sau distribuite n reea, iar modalitile de gestionare difer de la caz la caz. 3.1. Avantajele bazelor de date O baz de date este o colecie de date persistente utilizate de sistemul de aplicaii al unei instituii. Colecia de date este concretizat printr-un ansamblu de fiiere pe disc care au o anumit stabilitate n timp, deci care nu sunt date de intrare, de ieire sau de manevr. Un sistem de gestiune a bazelor de date (n englez DBMS: DataBase Management System) este un pachet unitar de programe care ofer faciliti de descriere a datelor i de prelucrare a acestora. Aplicaiile de baze de date se caracterizeaz n primul rnd prin faptul c majoritatea prelucrrilor care se fac sunt cele de memorare i regsire a datelor, efectuate asupra unor volume mari de date. n general operaiile de prelucrare sunt destul de simple, spre deosebire de alte domenii ale informaticii cum este de exemplu domeniul tehnic, unde predomin operaiile de calcul care au o complexitate destul de ridicat. Cea mai frecvent operaie care apare ntr-o aplicaie de baze de date este aceea de consultare a datelor: ntr-adevr, pentru ce crem o baz de date dac nu o folosim? Alte operaii care apar pe lng cea de consultare: introducerea unor noi date, modificarea unor date existente, tergerea unor date perimate.
13

Prin organizarea datelor n baze de date se asigur centralizarea acestora, fapt care conduce la o serie de avantaje. 1) Reducerea redundanei datelor. Dac fiecare aplicaie lucreaz cu fiiere proprii este posibil ca aceleai date s apar de mai multe ori n fiiere diferite. n cazul centralizrii datelor administratorul bazei de date poate organiza datele n aa fel nct toate aplicaiile s foloseasc aceleai fiiere. Astfel se obine o economie important a spaiului de memorie, i nu numai att. 2) Evitarea inconsistenei datelor. Duplicarea datelor n fiiere diferite poate crea probleme la actualizare: este posibil ca prin actualizri pariale (din omisiune sau datorit unor accidente neprevzute) s avem valori diferite pentru una i aceeai entitate (de exemplu, un client poate avea mai multe nume: nu mai tim care este cel real). 3) Posibilitatea partajrii datelor. Aceasta se refer la posibilitatea utilizrii datelor n comun de mai muli utilizatori i la posibilitatea dezvoltrii de noi aplicaii folosind datele deja existente. 4) ncurajarea utilizrii unor standarde. Administratorul bazei de date poate impune alinierea la anumite standarde, fapt care permite ulterior un transfer rapid al datelor de pe o platform (hardware sau software) pe alta. 5) Posibilitatea protejrii datelor. Administratorul bazei de date, avnd un control centralizat al datelor, poate introduce restricii diferite de acces la date pentru fiecare categorie de utilizatori. 6) Meninerea integritii datelor. Baza de date trebuie s conin n permanen date corecte; aceasta presupune date coerente i plauzibile, fapt care poate fi garantat de procedurile de validare utilizate. 7) Independena datelor. ntr-o aplicaie scris ntr-un limbaj clasic de programare, cunotinele despre structura datelor i tehnicile de accesare a acestora sunt zidite n programe. Orice schimbare n modul de reprezentare sau accesare face imposibil utilizarea aplicaiei: toate programele care refer aceste date trebuie rescrise. Independena datelor, garantat de utilizarea bazelor de date, presupune independena aplicaiei de modul de reprezentare a datelor i de tehnicile de acces utilizate. Pentru realizarea unei BD este necesar identificarea urmtoarelor elemente specifice: entiti atribute relaii. O entitate este un obiect distinct inclus n BD (persoane, locuri, firme, documente, concepte etc.). De exemplu, angajaii unei organizaii pot fi inclui n BD ca o entitate distinct denumit personal. Un atribut este o proprietate care descrie un anumit aspect al unei entiti. De exemplu, numele, prenumele, salariul constituie atribute ale entitii personal. O relaie reprezint o asociaie ntre mai multe entiti. De exemplu, entitatea personal gestioneaz entitatea contracte pentru o firm. BD poate fi modelat grafic sub forma unei diagrame Entitate-Relaie (ER) n care entitile sunt reprezentate, prin convenie, sub form de dreptunghiuri, relaiile ca romburi iar atributele ca ovale, toate legate ntre ele sub forma unui graf neorientat. Sistemul de programe software care permite definirea, crearea, administrarea i accesarea bazei de date este numit sistem de gestiune a bazei de date (SGBD). Dintre funciile unui SGBD se remarc: asigurarea securitii i confidenialitii accesrii BD; personalizarea BD simultan cu realizarea independenei program-date; meninerea coerenei BD chiar i n cazul efecturii unor tranzacii concurente. n prezent, se dezvolt SGBD multiutilizator pentru BD cu capaciti mari de stocare pentru aplicaii grafice, video, multimedia n general, cu interfee grafice de utilizator (GUI Graphic User Interface) attractive.

14

4. Analiza i proiectarea bazei de date pentru gestionarea mijloacelor fixe la S.C. Crmida S.A
Pentru a crea o aplicaie simpl dar util pentru gestionarea mijloacelor fixe trebuie s avem n vedere modul cel mai frecvent de dobndire a mijloacelor fixe: cumprare. Orice bun cumprat trebui pltit deci exist un ordin de plat sau cel puin factura chitana prin care s-a achitat. Din momentul ce bunul respective este achitat se va introduce n inventarul firmei respective. Deci ntre tabelele Jurnal de ncasri i Plai precum tabelul Inventar trebuie sa existe o relaie logica pentru o gestiune corecta. 4.1. Tabelul Tabelul este un obiect destinat pstrrii datelor despre un anumit subiect . Subiectul la care se refera datele dintr-un tabel se numete entitate. Pentru fiecare entitate identificata la analiza sistemului , se va crea cate un tabel . Tabelele sunt identificate printr-un nume si apar in fereastra database cnd apsam butonul Table (toate obiectele se identifica printr-un nume in clasa obiectelor din care fac parte). Rndurile dintr-un tabel se numesc nregistrri, iar coloanele cmpuri. Fiecare cmp al unui tabel va conine acelai tip de informaie , avnd acelai tip de date si acelai caracteristici (de exemplu aceeai lungime maxima). Introducerea informaiilor in tabele se realizeaz analog ca in Excel. Un tabel conine doua tipuri de informaii : cele care descriu structura tabelului si datele propriu zise. O modalitate de creare a unui tabel Putem crea tabele in baza de date curenta astfel : 1. Trecem in fereastra Database 2. Apsam butonul Tables 3. Apsam butonul New 4. Specificam modul Design View (este unul din modurile in care putem crea un tabel recomandat celor cu experiena in domeniu) in acest moment se afieaz o caseta de dialog ce conine o foaie cu 3 coloane , si rnduri , sub aceasta foaie avnd descrierea cmpului curent (Field Proprietes). Coloanele sunt : Field Name (identificatorul cmpului de maxim 64 caractere inclusiv spatii) , Data Type (ce valori vor fi memorate in acel cmp) , Description (descrie scopul cmpului in intenia proiectantului ). 5. Specificam cmpurile (identificatorul , tipul , descrierea ) 6. Stabilim proprietile cmpurilor 7. Stabilirea cheii primare. Avem posibilitatea sa specificam o cheie primara in caz contrar se stabilete una. Cheia primara identifica in mod unic nregistrrile, fiind formata din una sau mai multe cmpuri . Pentru crearea tabelelor mai avem la dispoziie dou opiuni: Wizard i Entering data. n cazul nostru pentru tabelul REGISTRU INVENTAR avem nevoie de cmpurile (Tabelul nr. 1.): - nr. sistem (Cheia Primara) - nr. Crt. - denumire - Denumirea bunului - Nr. De inventar - Data achiziionrii sau a realizrii - Felul documentului (prin care a intrat in patrimoniul firmei) chitan, factur, borderou de achiziie, aviz, proces verbal, bon de intrare - Numrul documentului
15

Valoarea de intrare sau ramase de recuperate Data ieirii din gestiune Valoarea inclusa pe gestiune Valoarea de ieire Alte meniuni Nr. Tabelul nr.1

Pentru Tabelul REGISTRUL JURNAL DE INCASARI SI PLATI (Tabelul nr. 2) avem nevoie de cmpurile Denumire Nr. Crt. Cheia Primara Data Document felul (chitana, bon fiscal, factura chitana) Documentul nr. Felul operaiunii Operaiune (normal, nedeductibil, neimpozabil, amortizare) ncasri numerar ncasri banc Pli numerar Pli Banc

16

Tabelul nr. 2

4.2. Machete (Forms) Macheta este un obiect Access destinat introducerii datelor intr-o aplicaie de baze de date. In plus macheta este si un mijloc pentru vizualizarea datelor dintr-o nregistrare a unui tabel sau din setul dinamic rezultat al unei interogri. Afiarea in acest caz se face intr-o forma asemntoare unui formular tiprit pe hrtie . Folosind machetele putem sa efectuam in mod elegant operaiile tipice din bazele de date: vizualizarea , adugarea , modificarea si eliminarea datelor. In consecina am putea spune ca macheta constituie principalul mijloc de interfaare dintre aplicaie si utilizator. Machetele sunt alctuite dintr-un cadru prevzut cu diferite elemente pentru facilitarea operrii asupra datelor. Elementele care alctuiesc machetele poarta numele de controale. Controalele sunt grupate in seciuni care sunt diviziunile principale ale unei machete. Pentru proiectarea unei machete trebuie sa determinam ce date intra in aplicaie (baza de date cu ajutorul cror controale vom realiza aceasta introducere, cum amplasam controalele in cadrul machetei , ce aspect vor avea acestea si cum va funciona macheta. Pentru a uura munca la introducerea datelor vom folosi cte o machet de introducere pentru fiecare tabel: Pentru tabelul Inventar macheta de introducere va fi cel prezentat n Tabelul nr. 3

17

Tabelul nr. 3

Pentru tabelul Jurnal de ncasri vom folosi Formularul urmtor (Tabelul nr. 4) Tabelul nr. 4

18

4.3. Interogri (Queries) Interogarea este un obiect Access ce reprezint o ntrebare pe care o formulam in legtura cu informaiile din baza de date. Rezultatul unei astfel de interogri este o mulime de nregistrri aparinnd unui sau mai multor tabele ale bazei de date. Aceasta mulime de nregistrri poarta numele de setul dinamic rezultat. Daca in tabelele sursa apar modificri , automat setul dinamic rezultat se modifica . Rolul interogrii este sa extrag din tabelele bazei de date numai informaiile care sunt necesare la un moment dat. Acest lucru mrete viteza de prelucrare si sporete eficienta aplicaiei. Modul de funcionare al unei interogri este bazat pe condiiile de selectare impuse de proiectant . Mecanismul Access care permite specificarea condiiilor se numete expresie. O expresie este un enun alctuit din operanzi (care reprezint valorile) si operatori (indica modul de combinare a operanzilor). Condiiile sunt specificate printr-un anumit tip de expresie , care se numete expresie logica (cu doua valori adevrat sau fals). Aceasta expresie este evaluata pentru fiecare nregistrare si daca valoarea obinut este True (adevrat) , cmpurile selectate din nregistrarea respectiva sunt incluse in setul dinamic rezultat. Interogrile sunt importante cnd se folosesc ca baza pentru crearea machetelor , rapoartelor , sau chiar a altor interogri. Printre posibilitile oferite de interogri se numra : o Sortarea datelor dup valorile unui sau a mai multor cmpuri: o Interogarea tabelelor externe (FoxPro , Paradox ,etc.) o Efectuarea de calcule pe datele extrase (totaluri, medii , procentaje) si gruparea lor dup anumite criterii (exista funcii specializate pe aceste calcule ) o Actualizarea datelor din tabele care stau la baza interogrii. Pentru a vizualiza toate interogrile existente din baza de date , procedam astfel : in fereastra Database , selectam Queries in acest moment ne apar toate interogrile create in baza de date curenta.
19

Pentru a vizualiza rezultatul unei interogri ne poziionm pe interogarea dorita , efectuam un dublu clic sau apsm butonul Open din fereastra database. Apare o vizualizare de tip Datasheet View (opiunea Datasheet View din meniul View devine selectata) , ne arata setul dinamic rezultat. In acest moment avem posibilitatea sa vizualizam interogarea sub forma condiiilor de selectare (Design View) , sau codul in limbajul SQL (SQL View) , aceste opiuni se gsesc in bara de meniu View . Daca dorim (si avem drept de acces) putem modifica interogarea in oricare din cele doua moduri. In modul Design View putem trece si altfel prin selectarea interogrii , si apsarea butonului Design din fereastra database. Pentru a crea o noua interogare procedam astfel : o Trecem in fereastra Database o Selectam clasa Queries o Apsam butonul New o Specificam modul in care vrem sa cream interogarea Dac am introdus corect toate mijloacele fixe de la firm putem face foarte multe interogri din aceste dou tabele: Ex. Pe baza tabelului INVENTAR putem face o interogare care s ne indice amortizarea cumulat la o dat (pe car putem s-o introducem foarte uor in machete) Program de interogare n limbajul SQL este urmtorul: SELECT [REGISTRU - INVENTAR].[Nr crt], [REGISTRU - INVENTAR].[Data achiziionrii sau a realizrii], [REGISTRU - INVENTAR].[Felul documentului], [REGISTRU INVENTAR].[Numrul documentului], [REGISTRU - INVENTAR].[Denumirea bunului], [REGISTRU - INVENTAR].[Nr de inventar], [REGISTRU - INVENTAR]![Valoarea de intrare sau rmasa de recuperat]/[REGISTRU - INVENTAR]![Alte meniuni] AS [Amortizarea lunara], IIf([Data inceput]<[Data achizitionarii sau a realizarii],[Data achizitionarii sau a realizarii],[Data inceput]) AS [Data folosita], DateDiff("m",[Data folosita],[data sfarsit]) AS [Numar luni], [Numar luni]*[Amortizarea lunara] AS [Total chelt cu amortizarea] FROM [REGISTRU - INVENTAR] GROUP BY [REGISTRU - INVENTAR].[Nr crt], [REGISTRU - INVENTAR].[Data achizitionarii sau a realizarii], [REGISTRU - INVENTAR].[Felul documentului], [REGISTRU INVENTAR].[Numarul documentului], [REGISTRU - INVENTAR].[Denumirea bunului], [REGISTRU - INVENTAR].[Nr de inventar], [REGISTRU - INVENTAR]![Valoarea de intrare sau ramasa de recuperat]/[REGISTRU - INVENTAR]![Alte mentiuni];
-

acesta este reprezentarea vizual:

Pentru a introduce data am creat urmtoarea macheta

20

Rezultatele se vor transpune automat ntr-un raport (Tabelul nr. 5) Tabelul nr. 5

4.4. Rapoarte (Reports) Raportul este un obiect al unei baze de date Access pe care-l folosim pentru prezentarea datelor dintr-unul sau mai multe tabele si a rezultatelor prelucrrilor efectuate asupra lor. In plus rapoartele ne permit prezentarea unor informaii care nu sunt memorate in tabele. In funcie de necesitai putem sa obinem si sa prezentam informaii de sinteza prin ordonarea , gruparea si totalizarea datelor. In acest fel , putem sa obinem totaluri pe grupe, pe subgrupe si totaluri generale. De asemenea putem sa obinem etichete potale tiprite sau sa includem subrapoarte intr-un raport. Rapoartele pot fi obinute sub forma unor documente afiate pe ecranul consolei, tiprite pe hrtie la imprimanta sau salvate intr-un fiier pe disc. Pentru mbuntirea calitii prezentrii intr-un raport se pot folosi diferite controale si obiecte grafice. Toate tehnicile pentru crearea si particularizarea machetelor sunt valabile si la definirea rapoartelor. De asemenea in cadrul unui raport putem sa formatm datele folosind stiluri , formate pentru prezentarea valorilor si atribute de formatare inclusiv prezentri grafice. O astfel de prezentare grafica a datelor poarta numele de diagrama. Ca si in cazul altor obiecte ale bazei de date Access, un raport trebuie neles ca fiind alctuit din doua tipuri de informaii : de structura si datele propriu-zise . In consecin un raport odat creat va putea fi refolosit ca un cadru pentru tiprirea datelor curente. Alte interogri pe baza tabelelor i a interogrilor:
21

Document cumulative pentru venituri nedeductibile (Tabelul nr. 6) Document cumulative pentru venituri neimpozabile Raport Inventar (Tabelul nr. 7) Raport Jurnal de ncasri si plti (Tabelul nr. 8)

Tabelul nr. 6

Tabelul nr. 7

Tabelul nr. 8

22

5. Concluzii
Un asemenea sistem permite obinerea pe calculator a datelor necesare pentru raportare,la perioade fixe stabilite anticipat sau la cerere,a situaiei mijloacelor fixe in vederea optimizrii sau a casrii acestora. Prin folosirea bazei de date ca instrument modern utilizat in activitatea de management i contabilitate ,se pot furniza o serie de rapoarte periodice,la diferite nivele ierarhice,privind gestiunea mijloacelor fixe. Realizarea in timp util a acestei informri,ca o cerina de baza pentru fundamentarea unor decizii pertinente,poate fi satisfcut prin avantajele oferite de interogri si rapoarte. Cu ajutorul sistemului informatic de gestionare a mijloacelor fixe societatea poate sa-si tina in mod sigur si rapid diferitele evidente de gestiune care o intereseaz,date care sunt prelucrate intr-un timp scurt. Poate tine evidenta tuturor utilajelor, mainilor care . Sistemul informatic de gestionare permite astfel ,listarea diferitelor rapoarte intr-un mod rapid.

23

BIBLIOGRAFIE
1. Basca O. Baze de date; Editura All, Bucuresti, 1997 2. Lungu,Ion;Sabau,Gheorghe.Sisteme informatice : analiza, proiectare si implementare. Bucuresti: Editura Economica, 2003 Catalogul privind clasificarea si duratele normale de functionare a mijloacelor fixe - editia a III-a - actualizata la 5 august 2009, Bucureti, Best Publishing, 2009 www.contabilul .ro

4. 5.

24