Sunteți pe pagina 1din 20

GHID DE COMPLETARE A FORMULARULUI DE NOTIFICARE

1. Informaii generale privind formularul de notificare DECIZIA nr. 95/2008 privind stabilirea formularului tipizat al notificrilor prevzute de Legea nr. 677/2001 pentru protecia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal i libera circulaie a acestor date a fost publicat n Monitorul Oficial nr. 876/24.12.2008 i a intrat n vigoare la 1 martie 2009. Formularul acceptat este numai cel obinut din Monitorul Oficial mai sus menionat sau de pe site-ul autoritii: www.dataprotection.ro. Notificrile completate pe formularele aprobate prin Decizia nr. 60 din 6 iunie 2006 i nregistrate n registrul de eviden a prelucrrilor de date cu caracter personal pn la data intrrii n vigoare a Deciziei nr. 95/2008 rmn valabile. ntruct autoritatea de supraveghere a implementat registrul electronic de eviden a prelucrrilor de date cu caracter personal notificate de operatorii aflai n evidenele proprii, iar acesta poate fi consultat on-line, recomandm ca formularul de notificare s fie transmis, cu precdere, n sistem on-line. Dup depunerea on-line a notificrii, se va transmite autoritii de supraveghere, n cel mult 30 de zile, prima pagin a formularului de notificare, semnat i tampilat. n caz contrar, notificarea va fi tears automat din sistemul electronic de eviden. Ataat primei pagini, trebuie transmis i copia mesajului electronic primit din partea autoritii de supraveghere intitulat confirmare nregistrare document", n care figureaz numrul de nregistrare al formularului de notificare n Registrul General al instituiei noastre. Completarea formularului de notificare se efectueaz, dup caz, prin marcarea cu semnul "X" a rubricilor de la fiecare seciune sau prin completarea spaiilor libere, conform cerinelor de la punctele respective. Formularul de notificare se poate completa n 3 modaliti, respectiv sub form de: Notificare general Notificare simplificat Notificare special

Formularul de notificare se completeaz la toate seciunile, dup caz, potrivit specificului prelucrrii, sub forma notificrii generale, n urmtoarele situaii: cnd operatorul notific pentru prima dat o prelucrare de date cu caracter personal; cnd operatorul notific o prelucrare de date ntr-un scop diferit fa de cel declarat cnd operatorul transfer date cu caracter personal n strintate, dei este scutit de cnd operatorul completeaz i/sau modific o notificare nscris deja n evidenele

printr-o notificare anterioar; obligaia de a notifica prelucrarea datelor cu caracter personal;

autoritii de supraveghere ca notificare general. Avnd n vedere faptul c anumite prelucrri de date se efectueaz n mod frecvent n temeiul legii sau n interesul persoanelor vizate i nu sunt susceptibile de a afecta drepturile acestora, preedintele autoritii de supraveghere a emis Decizia nr. 91/2006 privind cazurile n care este permis notificarea prelucrrii datelor cu caracter personal prin completarea formularului n form simplificat. Notificarea simplificat se completeaz de operatorii care prelucreaz date cu caracter personal pentru scopurile stabilite prin decizia susmenionat, bifndu-se seciunile indicate pe prima pagin din formularul de notificare, respectiv I, II, III, IV, VI, IX, X, XI, XII, XIII i XIV. Notificarea special se completeaz de autoritile publice care prelucreaz date cu caracter personal n cadrul activitilor de prevenire, cercetare, reprimare a infraciunilor i de meninere a ordinii publice, precum i n cadrul altor activiti desfurate n domeniul dreptului penal (art. 2 alin. (5) din Legea nr. 677/2001). n acest sens, se vor completa numai rubricile I, III, IV, V, IX, X i XI din formularul de notificare. 2. Modalitatea de completare a formularului de notificare 2.1 Prima pagin a formularului de notificare Spaiul rezervat autoritii de supraveghere se va completa doar de ctre aceasta. Dup ce bifeaz forma sub care completeaz formularul de notificare se va marca cu X", dup caz, dac: operatorul notific pentru prima dat (o notificare general, simplificat sau operatorul completeaz/modific o notificare anterioar, situaie n care se va preciza special); numrul sub care notificarea pe care intenioneaz s o modifice sau s o completeze figureaz n registrul de eviden a prelucrrilor de date cu caracter personal. 2.1.1 SECIUNEA I: Operatorul Numele/denumirea operatorului: n cazul operatorilor ce au calitatea de persoane fizice se precizeaz numele i prenumele acestora (conform actului de identitate). n cazul operatorilor ce au calitatea de persoane fizice autorizate se precizeaz numele i prenumele acestora, respectiv denumirea, aa cum rezult din documentul ce le permite desfurarea unei activiti independente, autorizat n baza unei legi speciale. n cazul operatorilor ce au calitatea de persoane juridice romne se precizeaz denumirea oficial i complet a acestora, aa cum rezult din actul normativ de nfiinare (pentru operatorii din sectorul public), iar pentru operatorii romni din sectorul privat se va meniona denumirea din certificatul de nregistrare la Oficiul Naional al Registrului Comerului sau n Registrul asociaiilor i fundaiilor. n cazul operatorilor ce au calitatea de persoane juridice strine, se precizeaz

denumirea oficial i complet a acestora, aa cum rezult din documentul de nregistrare la camera de comer de care aparine. Adresa/sediul operatorului Se completeaz adresa operatorului persoan fizic (domiciliul i/sau reedina) i, respectiv, sediul persoanei juridice, aa cum este stabilit potrivit legii, n actul normativ de nfiinare sau aa cum este prevzut n certificatul de nregistrare la Oficiul Naional al Registrului Comerului sau n Registrul asociaiilor i fundaiilor. Apoi, operatorul bifeaz n ce calitate notific autoritatea de supraveghere, respectiv dac este persoan fizic, persoan fizic autorizat sau persoan juridic. n aceast din urm situaie, alege sectorul cruia i aparine, respectiv public (cu precizarea categoriei de autoriti din care face parte - autoritate central, local sau altele" - cum ar fi: regii autonome, companii sau societi naionale) sau privat. Dac operatorul este membru al unei asociaii profesionale sau al unei alte forme de asociere, se menioneaz denumirea acesteia. n acest sens, precizm c, potrivit art. 28 din Legea nr. 677/2001, asociaiile profesionale au obligaia de a elabora coduri de conduit, supuse avizrii ANSPDCP, care s conin reguli de protecie a datelor personale prelucrate de membrii acestora. Persoana de contact Se completeaz datele solicitate (nume, prenume i telefon) ale persoanei de contact desemnate de operator pentru meninerea legturii cu A.N.S.P.D.C.P. Este de preferat ca, n cadrul operatorului, s fie desemnat o persoan responsabil cu aplicarea Legii nr. 677/2001, modificat i completat. La seciunea DECLARAIE", persoana abilitat (operatorul - persoan fizic sau reprezentantul legal - n cazul persoanei juridice) s dea aceast declaraie i menioneaz numele i prenumele, funcia sau profesia (dup caz), indic data completrii i semneaz. n cazul operatorului persoan juridic notificarea se semneaz de reprezentantul su legal i trebuie s poarte i tampila acestuia. Atenie! Formularele a cror DECLARAIE" nu este completat, semnat i tampilat potrivit cerinelor, nu vor fi analizate. 2.2 Completarea celorlalte seciuni ale formularului de notificare 2.2.1. SECIUNEA II: Reprezentantul operatorului situat ntr-un stat ter n cazul n care operatorul nu este stabilit n state din Uniunea European sau n alte state din Zona Economic European, trebuie s i desemneze un reprezentant. Acesta

poate fi o persoan juridic sau fizic care are sediul sau domiciliul/reedina pe teritoriul statului romn sau o alt entitate fr personalitate juridic, desemnat de operator pentru prelucrarea datelor n Romnia (spre exemplu, o reprezentan sau o sucursal). n acest context, precizm c dispoziiile Legii nr. 677/2001, modificat i completat, sunt aplicabile i reprezentantului operatorului. n situaia n care operatorul i desemneaz un reprezentant, rubricile de la aceast seciune se completeaz potrivit instruciunilor de la SECIUNEA I. 2.2.2 SECIUNEA III: mputernicitul care prelucreaz datele pe seama operatorului Legea nr. 677/2001, modificat i completat definete persoana mputernicit de operator ca fiind orice persoan fizic sau juridic (de drept privat ori de drept public) care prelucreaz date cu caracter personal pe seama operatorului. Pentru prelucrarea datelor cu caracter personal prin intermediul persoanei/persoanelor mputernicite de operator se va anexa, pe suport de hrtie sau on-line, documentul/documentele cu urmtoarele date ale acesteia/acestora: nume/denumire, adresa/sediul, judeul, localitatea, sectorul, ara, codul potal, telefon, fax, e-mail (aa cum rezult din contractul ncheiat n condiiile reglementate de art. 20 alin. (5) din Legea nr. 677/2001, modificat i completat). 2.2.3 SECIUNEA IV: Scopul prelucrrii n acest spaiu se marcheaz cu X" rubrica/rubricile corespunztoare scopului sau scopurilor corelate n care operatorul desfoar activiti ce implic prelucrarea datelor cu caracter personal ale persoanelor fizice. Dac scopul sau scopurile corelate n care operatorul prelucreaz datele nu se regsesc n seciunea de fa, se completeaz spaiul aferent rubricii altele". Ca urmare, v prezentm situaiile n care pot fi bifate scopurile prelucrrii prevzute n formularul de notificare i cum pot fi corelate ntre ele: Resurse umane - scop specific tuturor entitilor de drept public i de drept privat pentru prelucrarea datelor propriilor angajai, n alte scopuri dect cele pentru care trebuie avute n vedere prevederile art. 1 lit. b) din Decizia nr. 90/2006 i art. 1 lit. b), lit. c), lit. d) din Decizia nr. 100/2007 (emise de Preedintele Autoritii Naionale de Supraveghere a Prelucrrii Datelor cu Caracter Personal i publicate n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I, nr. 654 din 28 iulie 2006, respectiv nr. 823 din 3 decembrie 2007). n aceste decizii sunt prevzute situaiile pentru care nu este necesar completarea notificrii n cazul prelucrrii datelor cu caracter personal ale propriilor angajai. Situaii n care este necesar completarea notificrii n cazul prelucrrii datelor cu caracter personal ale propriilor angajai (exemple): - acordarea unor faciliti destinate stimulrii i/sau fidelizrii angajailor operatorului sau pentru perfecionare continu a acestora; - schimburi de experien, cursuri de perfecionare. Acest scop poate fi precizat cu pct. 32 alte scopuri" (unde operatorul trebuie s indice

scopul/scopurile n care prelucreaz datele propriilor angajai). Gestiune economic financiar i administrativ - scop specific entitilor de drept public i de drept privat care au obligaii legale n domeniu, iar excepia de la obligaia de a notifica prelucrarea datelor avnd acest scop se regsete n Decizia nr. 100/2007. Selecie i plasare for de munc - scop specific autoritilor i instituiilor publice cu competene n acest domeniu (agenii de ocupare a forei de munc, centre profesionale) sau altor persoane juridice care au ca obiect de activitate medierea angajrii persoanelor care solicit ncheierea unui contract de munc cu un angajator din ar sau strintate. Acest scop poate fi corelat cu pct. 4 (reclam, marketing i publicitate), n msura n care datele persoanelor fizice sunt utilizate pentru promovarea activitii operatorului, iar n cazul autoritilor/instituiilor publice i cu pct. 7 (protecie i asisten social) Reclam, marketing i publicitate - scop specific ageniilor i societilor de marketing direct i nu se coreleaz cu nici un alt scop, precum i altor entiti de drept public sau de drept privat, ca scop secundar corelat cu scopul specific activitii de baz al operatorului utilizat pentru promovarea acesteia. Servicii de sntate - scop specific entitilor care acord persoanelor fizice asisten medical, indiferent de forma de organizare a acestora (cabinete medicale, spitale, policlinici, laboratoare). Acest scop poate fi corelat cu pct. 4 reclam, marketing i publicitate" (pentru promovarea serviciilor de sntate) i pct. 16 cercetare tiinific" (n msura n care datele pacienilor sunt utilizate n astfel de activiti). Educaie i cultur - acest scop poate fi declarat de instituiile de nvmnt i de cultur (grdinie, coli, licee, universiti, centre, institute culturale, asociaii, fundaii cu acest specific, stabilimente de spectacole - teatre, filarmonici, cinematografe, i se poate corela cu pct. 32 alte scopuri" (unde se poate detalia scopul prelucrrii care nu intr sub incidena Deciziei 91/2006). Protecie i asisten social - scop specific entitilor care desfoar activiti n acest domeniu (de ex: direcii de protecie i asisten social, centre de plasament, orfelinate, cmine de btrni, case de pensii, oficii de omaj, agenii pentru ocuparea forei de munc, autoriti n domeniul proteciei persoanelor cu handicap), precum i celor care desfoar aciuni privind ajutorarea persoanelor aflate n nevoie (orfani, btrni, copii, handicapai) i acord asisten de specialitate instituiilor publice care au ca obiect de activitate protecia acestor categorii de persoane. Acest scop se poate corela cu pct. 3 (selecie i plasare for de munc), pct. 5 (servicii de sntate), n cazul CNAS, spitalelor i serviciilor de ambulan, i pct. 15 (statistic). Urbanism i amenajarea teritoriului - scop specific serviciilor publice de interes local, prin intermediul crora se realizeaz o activitate de utilitate public. De regul, acest scop poate fi declarat de primrii, prin serviciile specializate i poate fi corelat cu pct. 14 (emitere autorizaii/licene) i pct. 15 (statistic). Fond funciar - de regul acest scop este declarat de primrii i prefecturi, pentru activiti reglementate de acte normative (activitate agricol, acordarea de despgubiri

sau compensaii, reconstituirea dreptului de proprietate asupra terenurilor) i poate fi corelat cu pct. 10 (cadastru i publicitate imobiliar) i pct. 15 (statistic). Cadastru i publicitate imobiliar - scop declarat de Agenia Naional de Cadastru i Publicitate Imobiliar, oficiile judeene de cadastru i publicitate imobiliar, pentru activiti necesare nscrierii n cartea funciar i poate fi corelat cu pct. 14 (emitere autorizaii/licene), pct. 15 (statistic) i pct. 29 (n cazul aplicrii de sanciuni contravenionale, potrivit Legii nr. 7/1996, republicat, a cadastrului i publicitii imobiliare). Taxe i impozite - se declar de ctre autoritile administraiei publice care au atribuiile stabilite prin acte normative speciale (primrii, direcii ale finanelor publice), cu privire la stabilirea cuantumurilor taxelor i impozitelor i ncasarea lor, i se poate corela cu pct. 23 (colectare debite/recuperare creane). Evidena populaiei i stare civil - se declar de ctre serviciile publice comunitare de eviden a persoanelor care asigur ntocmirea, pstrarea, evidena i eliberarea, actelor de stare civil i a celor de identitate i se poate corela cu pct. 13 (eviden electoral) i pct. 15 (statistic). Eviden electoral - se declar de serviciile publice comunitare de eviden a persoanelor care asigur ntocmirea, pstrarea, evidena i eliberarea, crilor de alegtor, listelor electorale permanente, precum i de Autoritatea Electoral Permanent. Acest scop se poate corela cu pct. 12 (evidena populaiei i stare civil) i pct. 15 (statistic). Emitere autorizaii/licene - se declar de ctre autoritile i instituiile publice care desfoar activiti n acest sens. Acest scop se poate corela cu pct. 8 (urbanism i amenajarea teritoriului), pct. 9 (fond funciar) i pct. 10 (cadastru i publicitate imobiliar). Statistic - scop ce poate fi bifat de Institutul Naional de Statistic i structurile sale teritoriale. Acest scop poate fi bifat i de ctre alte entiti doar corelat cu alte scopuri (dac datele cu caracter personal colectate n vederea realizrii acestora sunt utilizate i la ntocmirea unor analize statistice). Cercetare tiinific - scop specific operatorilor care iniiaz studii de cercetare tiinific n diferite domenii de activitate, inclusiv studii clinice. Acest scop se poate corela cu pct. 5 (servicii de sntate) i scopul specific activitii operatorului (dac realizarea acestuia implic i efectuarea unor cercetri n domeniul respectiv). Administrarea justiiei - este specific instanelor i executorilor judectoreti. Activitate notarial - scop specific activitii desfurat de notarii publici Activitate politic - scop specific activitii desfurate de partidele politice i candidaii independeni pentru prelucrarea datelor personale ale susintorilor (necesare la depunerea candidaturilor la alegeri) i se poate corela, dup caz, cu pct. 4 (reclam, marketing i publicitate) i pct. 13 (eviden electoral). Servicii de consiliere legal i reprezentare n justiie - scop specific persoanelor fizice autorizate sau persoanelor juridice care presteaz servicii de consultan juridic i/sau

de reprezentare n justiie (ex: cabinetele de avocatur, direcii de protecie a copilului) i se poate corela cu pct. 7 (protecie i asisten social, n cazul direciilor de asisten i protecia copilului), pct. 23 (colectare debite/recuperare creane) i pct. 32 (pentru prevenirea fraudelor). Servicii financiar-bancare - poate fi bifat numai n msura n care operatorului i sunt aplicabile prevederile Ordonanei de Urgen nr. 99/2006 privind instituiile de credit i adecvarea capitalului (n sensul art. 7 alin. (1) pct. 10 din acelai act normativ), respectiv bnci, case de ajutor reciproc, instituii financiare nebancare i societi al cror obiect principal de activitate l constituie acest scop. Se poate corela cu pct. 4 (reclam, marketing i publicitate), pct. 22 (rapoarte de credit), pct. 23 (colectare debite/recuperare creane), pct. 24 (servicii de asigurri i reasigurri), pct. 25 (tranzacii imobiliare) i pct. 32 (pentru prevenirea fraudelor). Rapoarte de credit - poate fi declarat de societi de tipul birourilor de credit (trebuie avut n vedere Decizia nr. 105/2007). Se poate corela cu pct. 21 (servicii financiarbancare), pct. 24 (servicii de asigurri i reasigurri) i scopul specific activitii desfurate de diverse entiti beneficiare a serviciilor oferite de birourile de credit. Colectare debite/recuperare creane - este specific tuturor entitilor care prelucreaz date cu caracter personal n vederea colectrii debitelor/recuperrii creanelor de la proprii clieni/angajai/membrii i se poate corela cu scopul care rezult din activitatea principala desfurat de operator. Acest scop poate fi declarat i de ctre entitile care au ca obiect de activitate colectare debite/recuperare creane, numai pentru prelucrrile de date efectuate n calitate de operator, n nume propriu. Nu se bifeaz de entitile care colecteaz debite/recupereaz creane n calitate de mputernicit al operatorului, n baza contractului de prestri servicii ncheiat cu acesta. Servicii de asigurri i reasigurri - scop specific societilor de asigurri i/sau reasigurri, dar poate fi bifat i de alte entiti (bnci, instituii financiare nebancare, agenii de turism, case de ajutor reciproc) care utilizeaz datele persoanelor vizate n vederea asigurrii/reasigurrii serviciului/produsului contractat de acestea. Se poate corela cu pct. 4 (reclam, marketing i publicitate), pct. 21 (servicii financiar-bancare) i pct. 32 alte scopuri (pentru servicii financiare nebancare). Tranzacii imobiliare - scop specific ageniilor imobiliare, dar poate fi bifat i de alte entiti, n msura n care acestea desfoar activiti similare, respectiv pentru intermedierea vnzrii-cumprrii de imobile ctre/de la persoane fizice. Se poate corela cu pct. 4 (reclam, marketing i publicitate) Servicii hoteliere i de turism - scop specific unitilor hoteliere i ageniilor de turism, dar poate fi declarat i de ctre entitile care dein spaii pentru odihn i/sau tratament (n care sunt cazai propriii angajai i familiile acestora pe perioada concediilor de odihn), precum i de unitile de nvmnt care dein cmine i/sau tabere pentru elevi i studeni. Se poate corela cu pct. 4 (reclam, marketing i publicitate). Monitorizarea/securitatea persoanelor, spaiilor i/sau bunurilor publice/private - acest scop poate fi declarat de operatorul care monitorizeaz accesul angajailor i al

vizitatorilor n sediul su prin diverse mijloace (ex. registre, cartele i supraveghere video, registrul de acces al persoanelor) precum i de entitile care supravegheaz video locuri i spaii deschise sau destinate publicului i cile publice de acces. Servicii de comunicaii electronice - conceptul de comunicaii electronice" nglobeaz toate sistemele de transmisie i echipamentele de comutare sau rutare, precum i orice alte resurse, care permit transportul semnalelor prin fir, radio, fibr optic sau orice alte mijloace electromagnetice. Aceast definiie acoper reelele fixe (cu comutare de circuite sau de pachete, inclusiv Internet) i reelele mobile terestre, reelele de comunicaii prin satelit, reelele utilizate pentru transmiterea comunicaiei audiovizuale i reelele de cablu TV. Scop specific entitilor furnizoare de servicii de comunicaii electronice (telefonie, radiocomunicaii, internet, televiziune prin cablu) i celor care ofer servicii prin intermediul internetului (comer on-line, concursuri on-line). Constatarea i sancionarea contraveniilor - scop specific autoritilor i instituiilor publice care au astfel de competene n baza unor dispoziii legale (de exemplu: Garda Financiar, Curtea de Conturi, Poliia Comunitar). Prevenirea, cercetarea, reprimarea infraciunilor, meninerea ordinii publice - scop specific instanelor i parchetelor. Alte activiti defurate n domeniul dreptului penal - scop specific instanelor i parchetelor, inspectoratelor de poliie i de jandarmi, precum i altor instituii publice care desfoar astfel de activiti. Alte scopuri - n situaia n care scopul sau scopurile corelate n care persoanele fizice i/sau juridice ce au calitatea de operator n sensul Legii nr. 677/2001 prelucreaz date cu caracter personal nu se regsesc la punctele 1 - 31 acestea vor fi indicate la pct. 32. La completarea seciunii IV operatorul trebuie s verifice dac scopul sau scopurile corelate i/sau distincte n care prelucreaz datele personale se regsesc printre cazurile care permit completarea formularului de notificare n form simplificat sau l scutesc de obligaia de a notifica, potrivit deciziilor emise de preedintele autoritii de supraveghere. n acest sens, precizm c acordarea acestor faciliti nu exonereaz operatorul de ndeplinirea obligaiilor ce-i revin potrivit legislaiei din domeniul proteciei datelor cu caracter personal. n acelai timp, precizm c operatorul este obligat s notifice autoritii de supraveghere nainte de efectuarea oricrei prelucrri ori a oricrui ansamblu de prelucrri avnd acelai scop sau scopuri corelate. n cazul n care operatorul prelucreaz date personale pentru dou sau mai multe scopuri care nu au legtur ntre ele, atunci este obligat s completeze cte un formular tipizat, pentru fiecare scop n parte. n situaia n care scopul i mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal sunt stabilite de operator, autoritatea de supraveghere poate solicita actul din care s reias modul de stabilire a scopului i a mijloacelor de prelucrare.

Observaie: Prelucrarea datelor personale n alte scopuri dect cele declarate n notificare se poate sanciona contravenional, cu excepia cazurilor scutite de obligaia de notificare. 2.2.4. SECIUNEA V: Temeiul legal al prelucrrii Aceast seciune se completeaz numai n cazul notificrilor speciale pentru prelucrrile efectuate n cadrul activitilor de prevenire, cercetare i reprimare a infraciunilor i de meninere a ordinii publice, precum i al altor activiti desfurate n domeniul dreptului penal, n limitele i cu restriciile stabilite de lege. La aceast seciune se menioneaz actul sau actele normative n baza crora operatorul efectueaz prelucrarea datelor cu caracter personal. 2.2.5. SECIUNEA VI: Categorii de persoane vizate n accepiunea Legii nr. 677/2001, modificat i completat, persoanele vizate sunt reprezentate de persoanele fizice ale cror date personale sunt colectate de operator, n vederea efecturii asupra acestora, a operaiunilor prevzute de art. 3 lit. b) din acest act normativ, respectiv de nregistrare, organizare, stocare, adaptare ori modificare, extragere, consultare, utilizare, dezvluire, tergere, distrugere, etc. La aceast seciune se marcheaz cu X" csuele corespunztoare categoriilor de persoane vizate ale cror date personale sunt prelucrate, n funcie de scopul sau scopurile corelate ale prelucrrii declarate la seciunea IV. Dac categoriile de persoane vizate nu se regsesc, n totalitate sau n parte, la punctele 1-23 de la aceast seciune, se completeaz spaiul aferent rubricii altele". Exemple: Dac scopul prelucrrii este "educaie i cultur", categoriile de persoane vizate pot fi: "cadre didactice", "studeni", "minori", "membrii familiei persoanei vizate". Dac scopul prelucrrii este "reclam, marketing i publicitate", categoriile de persoane vizate pot fi: clieni/poteniali clieni", consumatori/poteniali consumatori". Dac scopul prelucrrii este servicii de consiliere legal i reprezentare n justiie", categoriile de persoane vizate pot fi justiiabili". 2.2.6. SECIUNEA VII: Motivele care justific aplicarea prevederilor art. 11, art. 12 alin. (3) sau alin. (4) ori ale art. 13 alin. (5) sau alin. (6) din Legea nr. 677/2001 Se completeaz motivele pentru care se aplic prevederile legale susmenionate, n funcie de scopul prelucrrii declarat la seciunea IV din formularul de notificare, respectiv, faptul c prelucrarea se efectueaz exclusiv n scopuri scopuri statistice, de cercetare istoric sau tiinific. Prevederile art. 11, art. 12 alin. (3) sau alin. (4) ori ale art. 13 alin. (5) sau alin. (6) din Legea nr. 677/2001, modificat i completat se aplic n situaia n care au loc prelucrri de date cu caracter personal n scopuri statistice, de cercetare istoric sau tiinific, care determin urmtoarele:

- lipsa obligaiei de a informa persoana vizat, atunci cnd datele nu sunt obinute direct de la persoana vizat, n situaia n care prelucrarea datelor se face n scopuri statistice, de cercetare istoric sau tiinific (art. 12 alin. (4) din Legea nr. 677/2001); - comunicarea informaiilor solicitate de persoana vizat n exercitarea dreptului de acces, ntr-un termen mai mare de 15 zile, n situaia n care prelucrarea datelor cu caracter personal legate de starea de sntate se face n scop de cercetare tiinific (art. 13 alin. (5) din Legea nr. 677/2001); - adresarea cererii de exercitare a dreptului de acces de ctre persoana vizat, n alt form dect printr-o cerere scris, semnat i datat, n situaia n care prelucrarea datelor cu caracter personal se face exclusiv n scopuri jurnalistice, literare sau artistice (art. 13 alin. (6) din Legea nr. 677/2001). 2.2.7. SECIUNEA VIII: Modul n care persoanele vizate sunt informate asupra drepturilor lor Operatorul bifeaz corespunztor, cu X", una sau mai multe dintre modalitile enumerate n aceast seciune, prin care persoanelor vizate le sunt aduse la cunotin informaiile prevzute la art. 12 din Legea nr. 677/2001, modificat i completat. Acesta are obligaia de a comunica persoanei vizate, n principal, informaii privind: 1. identitatea operatorului sau, n cazul n care exist, a reprezentantului sau a mputernicitului; 2. scopul prelucrrii; 3. categoriile de date prelucrate (n cazul n care nu sunt colectate direct de la persoanele vizate); 4. caracterul obligatoriu sau facultativ de a furniza datele personale; 5. consecinele refuzului de a le furniza; 6. destinatarii sau categoriile de destinatari ai datelor; 7. existena dreptului de acces, de intervenie asupra datelor, de opoziie la prelucrarea datelor, de a nu fi supus unei decizii individuale, condiiile de exercitare a acestor drepturi, precum i a dreptului de a se adresa justiiei; 8. eventualul transfer al datelor n strintate. Aceast obligaie exist i n cazul n care datele nu sunt obinute direct de la persoana vizat. n acest caz, operatorul este obligat, ca n momentul colectrii datelor sau, dac se intenioneaz dezvluirea acestora ctre teri, cel mai trziu pn n momentul primei dezvluiri, s furnizeze persoanei vizate informaiile susmenionate. Informarea persoanelor vizate trebuie s fie adecvat circumstanelor specifice de prelucrare (respectiv modalitii de prelucrare a datelor, suportului pe care sunt colectate datele etc.) i se poate realiza prin intermediul documentelor prin care datele personale sunt colectate i/sau prin afiarea unei note informative la sediul operatorului sau pe pagina web. (prin adaptarea modelelor de mai jos). Modalitatea de informare verbal" se utilizeaz, n mod excepional, n situaia n care nu

10

se poate realiza informarea n alte modaliti (ex: informare prin intermediul convorbiri telefonice, dac acestea sunt nregistrate). n cazul prelucrrii imaginii persoanei vizate (colectat prin intermediul camerelor video), n vederea monitorizrii accesului persoanelor i asigurrii securitii acestora i a spaiilor i bunurilor operatorului, ndeplinirea obligaii legale de informare, potrivit art. 12 din Legea nr. 677/2001, modificat i completat, poate fi efectuat prin intermediul unui afi postat la sediile monitorizate, poziionat la o distan rezonabil de locurile unde sunt amplasate echipamentele de supraveghere, astfel nct s poat fi vzut de orice persoan Afiul trebuie s conin o pictogram reprezentativ alturi de alte informaii privind identitatea operatorului i persoana/serviciul responsabil la care se poate apela pentru informaii suplimentare, existena nregistrrii imaginilor i destinatarii acestora. MODEL DE NOT DE INFORMARE N SCRIS (pentru formularele de colectare a datelor, gen taloane, cupoane i altele asemenea) ............................................................. (se indic identitatea operatorului sau a reprezentantului, precum i, dac este cazul, pe cea a mputernicitului) prelucreaz datele cu caracter personal furnizate de dumneavoastr prin acest document.............(se precizeaz categoriile de date, dac acestea nu sunt colectate direct de la persoanele vizate) n scopul ............(se precizeaz scopul). Datele vor fi dezvluite ..................................(se precizeaz destinatarii crora le vor fi dezvluite datele). Pe viitor, aceste date/datele .............. (se precizeaz concret datele) ne permit s v inem la curent cu activitatea noastr. n cazul n care nu dorii aceasta, bifai NU Conform Legii nr. 677/2001, beneficiai de dreptul de acces, de intervenie asupra datelor, dreptul de a nu fi supus unei decizii individuale. Avei dreptul s v opunei prelucrrii datelor personale care v privesc i s solicitai tergerea datelor*. Pentru exercitarea acestor drepturi, v putei adresa cu o cerere scris, datat i semnat la .................................................(se precizeaz serviciul, organismul sau persoana responsabil). De asemenea, v este recunoscut dreptul de a v adresa justiiei. Datele dumneavoastr vor fi transferate n ............... (precizai statele), n vederea....................(se precizeaz scopul transferului datelor n strintate)." MODEL DE NOT DE INFORMARE (n scris sau prin afiare, recomandat autoritilor i instituiilor publice)

............................................................... (se indic identitatea operatorului sau, dac este cazul, i pe cea a mputernicitului), prin intermediul serviciului (iilor) ............................... (dac este cazul, se precizeaz denumirea serviciilor

11

respective), prelucreaz datele dumneavoastr cu caracter personal .............(se precizeaz categoriile de date, dac acestea nu sunt colectate direct de la persoanele vizate), prin mijloace automatizate/manuale, destinate .............................. (se indic scopul prelucrrii). Suntei/nu suntei obligat() s furnizai datele, acestea fiind necesare......................... (se precizeaz scopul). Refuzul dvs. determin.................. (se precizeaz consecinele refuzului). Informaiile nregistrate sunt destinate utilizrii de ctre operator i sunt comunicate numai urmtorilor destinatari: ................. (se precizeaz destinatarii). Conform Legii nr. 677/2001, beneficiai de dreptul de acces, de intervenie asupra datelor i de dreptul de a nu fi supus unei decizii individuale. Totodat, avei dreptul s v opunei prelucrrii datelor personale care v privesc i s solicitai tergerea datelor*. Pentru exercitarea acestor drepturi, v putei adresa cu o cerere scris, datat i semnat la .................................................(se precizeaz serviciul, organismul sau persoana responsabil). De asemenea, v este recunoscut dreptul de a v adresa justiiei. Datele dumneavoastr pot fi transferate n ............... (precizai statele), n vederea....................(se precizeaz scopul transferului datelor n strintate)."

MODEL DE NOT DE INFORMARE PRIVIND PROTECIA DATELOR PERSONALE (pentru afiare pe pagina web sau n cazul colectrii datelor prin formulare on-line)

Conform cerinelor Legii nr. 677/2001 pentru protecia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal i libera circulaie a acestor date, modificat i completat i ale Legii nr. 506/2004 privind prelucrarea datelor cu caracter personal i protecia vieii private n sectorul comunicaiilor electronice (se precizeaz i acest act normativ, dup caz)..............................................(se precizeaz denumirea operatorului sau a reprezentantului, precum i, dac este cazul, pe cea a mputernicitului) are obligaia de a administra n condiii de siguran i numai pentru scopurile specificate, datele personale pe care ni le furnizai despre dumneavoastr, un membru al familiei dumneavoastr ori o alt persoan. Scopul colectrii datelor este:.............................. (se indic scopul prelucrrii). Suntei/nu suntei obligat() s furnizai datele, acestea fiind necesare................................(se precizeaz scopul). Refuzul dvs. determin.................. (se precizeaz consecinele refuzului). Informaiile nregistrate sunt destinate utilizrii de ctre operator i sunt comunicate numai urmtorilor destinatari:................. (se precizeaz destinatarii). Dorii s primii informaii despre produsele, serviciile, evenimentele etc. oferite de.................(se precizeaz denumirea operatorului sau a reprezentantului, precum i, dac este cazul, pe cea a mputernicitului)?

12

DA NU Conform Legii nr. 677/2001, beneficiai de dreptul de acces, de intervenie asupra datelor, dreptul de a nu fi supus unei decizii individuale i dreptul de a v adresa justiiei. Totodat, avei dreptul s v opunei prelucrrii datelor personale care v privesc i s solicitai tergerea datelor*. Pentru exercitarea acestor drepturi, v putei adresa cu o cerere scris, datat i semnat la .................................................(se precizeaz serviciul, organismul sau persoana responsabil). De asemenea, v este recunoscut dreptul de a v adresa justiiei. Datele dumneavoastr vor fi transferate n ............... (precizai statele), n vederea....................(se precizeaz scopul transferului datelor n strintate)." Dac unele din datele despre dumneavoastr sunt incorecte, v rugm s ne informai ct mai curnd posibil. _______________________________________________________________ Observaie: *orice persoan are dreptul de a se opune, pentru motive legitime, la prelucrarea datelor ce o privesc. Acest drept de opoziie poate fi exclus pentru anumite prelucrri prevzute de lege (de ex.: prelucrri efectuate de serviciile financiare i fiscale, de poliie, justiie, securitate social). Prin urmare, aceast meniune nu poate figura dac prelucrarea are un caracter obligatoriu; *orice persoan are, de asemenea, dreptul de a se opune, n mod gratuit i fr nici o justificare, la prelucrarea datelor sale personale n scopuri de marketing direct. 2.2.8. SECIUNEA IX: Categorii de date prelucrate Datele cu caracter personal sunt acele informaii care se refer la o persoan fizic identificat sau identificabil, direct sau indirect, printr-un numr de identificare sau prin referire la o serie de factori specifici identitii sale fizice, fiziologice, psihice, economice, culturale sau sociale, inclusiv datele biometrice (amprenta digital, maxilo-facial, retina i altele asemenea) sau datele genetice (ADN-ul). n acest spaiu, se marcheaz cu X" csuele corespunztoare datelor sau categoriilor de date personale prelucrate, n funcie de scopul sau scopurile corelate declarate la seciunea IV din formularul de notificare. Dac datele sau categoriile de date nu se regsesc, n totalitate sau n parte, n seciunea de fa, se completeaz spaiul aferent rubricii altele". De asemenea, art. 4 alin. (1) lit. c) din Legea nr. 677/2001, modificat i completat, stabilete c datele cu caracter personal destinate a face obiectul unei prelucrri trebuie s fie adecvate, pertinente i neexcesive prin raportare la scopul n care sunt colectate i ulterior prelucrate. Exemple: Dac scopul prelucrrii este "educaie i cultur", categoriile de date prelucrate pot fi: numele i prenumele", numele i prenumele membrilor de familie", data i locul

13

naterii", cetenia", semntura", date din actele de stare civil", telefon", adres", formare profesional/diplome/studii". Dac scopul prelucrrii este "Monitorizarea/securitatea persoanelor, spaiilor i/sau bunurilor publice/private" (i se realizeaz prin intermediul mijloacelor de supraveghere video i registrului de acces al persoanelor), categoriile de date prelucrate pot fi numele i prenumele", semntura", imaginea" i seria i numrului actului de identitate" (ce face parte din categoria datelor cu caracter special). 2.2.9. SECIUNEA X: Categorii de date cu caracter special Potrivit Legii nr. 677/2001, datele cu caracter special sunt cele legate de originea rasial sau etnic, de convingerile politice, religioase, filozofice sau de natur similar, de apartenena sindical, datele cu caracter personal privind starea de sntate sau viaa sexual, precum i datele avnd funcie de identificare de aplicabilitate general (codul numeric personal i seria i numrul actului de identitate). De asemenea, datele referitoare la fapte penale sau contravenii, sanciuni disciplinare, precum i datele privind cazierul judiciar fac parte din aceast categorie de date. Prelucrarea datelor cu caracter special este interzis. De la acest regul, legea prevede anumite excepii, principala excepie fiind consimmntul persoanei vizate (art. 7 alin. (2) i art. 8 din Legea nr. 677/2001). Consimmntul persoanelor vizate trebuie s fie expres i neechivoc, respectiv explicit, liber exprimat i informat. Completarea acestei seciuni din formularul de notificare se realizeaz n mod similar seciunii anterioare. Observaie: Prelucrarea de date cu caracter personal de orice fel, altele dect cele declarate de operator n formularul de notificare, poate constitui contravenie. Exemple: Dac scopul prelucrrii este "selecie i plasare for de munc", categoriile de date cu caracter special prelucrate pot fi: codul numeric personal", seria i numrul actului de identitate", date din cazierul judiciar". Dac scopul prelucrrii este "reclam, marketing i publicitate", categoriile de date cu caracter special prelucrate pot fi: codul numeric personal", seria i numrul actului de identitate" pentru ctigtorii promoiilor (OUG nr. 99/2000). Dac scopul prelucrrii este "servicii de sntate", categoriile de date cu caracter special prelucrate pot fi: codul numeric personal", seria i numrul actului de identitate", date privind starea de sntate", date privind viaa sexual". 2.2.10. SECIUNEA XI: Categorii de destinatari Destinatar este, n sensul art. 3 lit. h) din Legea nr. 677/2001, orice persoan fizic sau juridic, de drept privat ori de drept public, inclusiv autoritile publice, instituiile i

14

structurile teritoriale ale acestora, creia i sunt dezvluite date, indiferent dac este sau nu ter. Autoritile publice crora li se comunic date n cadrul unei competene speciale de anchet nu vor fi considerate destinatari (de ex. datele personale solicitate de instanele de judecat, procurori, organe de urmrire penal, dac sunt necesare desfurrii unei anchete). La aceast seciune, se marcheaz cu X" csuele corespunztoare destinatarilor crora li se vor dezvlui datele prelucrate de operator n scopul sau scopurile corelate declarate. Observaie: Dezvluirea datelor cu caracter personal, unei persoane sau categorii de persoane care nu sunt menionate n formularul de notificare, poate constitui contravenie. 2.2.11. SECIUNEA XII: Garaniile care nsoesc dezvluirea datelor ctre teri Se marcheaz cu X" tipurile de garanii specifice scopului i mijloacelor de prelucrare, care s ateste ndeplinirea condiiilor de legitimitate a prelucrrii prevzute de art. 5 din Legea nr. 677/2001. Consimmntul persoanei vizate reprezint una din garaniile n baza crora se pot dezvlui datele cu caracter personal. Consimmntul trebuie s fie exprimat neechivoc pentru acea prelucrare i n mod expres i (art. 5 alin. 1 din Legea nr. 677/2001). Actele normative (n special n cazul instituiilor publice) reprezint o alt garanie n baza creia are loc dezvluirea datelor cu caracter personal. n acest caz, este necesar s se precizeze numrul, data i titlul actului normativ invocat pentru prelucrarea respectiv. Alte tipuri de garanii se pot referi cu privire la obligaiile de confidenialitate sau de respectare a secretului profesional ori de serviciu de ctre persoanele care au acces la datele cu caracter personal prelucrate etc. 2.2.12. SECIUNEA XIII: ncheierea operaiunilor de prelucrare a) Data estimat - aceast seciune se completeaz cnd operatorul notific pentru prima dat o prelucrare de date cu caracter personal. Este necesar s se delimiteze durata prelucrrii notificate, n funcie de specificul activitii operatorului, preciznd n acest sens o anumit dat cunoscut sau aproximativ pentru terminarea tuturor operaiunilor de prelucrare (inclusiv arhivarea, care este o operaiune de prelucrare i nu se poate efectua dect pe o durat limitat de timp), ntruct art. 4 alin. (1) lit. e) din Legea nr. 677/2001 stabilete c datele cu caracter personal destinate a face obiectul unei prelucrri trebuie s fie stocate ntr-o form care s permit identificarea persoanelor vizate strict pe durata necesar realizrii scopurilor n care acestea au fost colectate i ulterior prelucrate. Exemple: - durata valabilitii contractului ncheiat cu persoana vizat pentru furnizarea produselor sau serviciilor operatorului i, eventual, o perioad rezonabil de arhivare a acestora, stabilit prin acte normative sau prin nomenclatorul arhivistic propriu, care trebuie

15

specificat n notificare; - perioada ct pacientul beneficiaz de serviciile oferite de furnizorul de servicii medicale n evidenele cruia se afl; - perioada necesar verificrii ndeplinirii obligaiilor ce revin lucrtorilor responsabili cu completarea chestionarelor utilizate n cercetri statistice i tiinifice, ulterior acesteia datele personale trebuie depersonalizate, deoarece rezultatul cercetrii nu trebuie s fac referire la persoane identificabile; - perioada necesar colectrii datelor/recuperrii creanelor; - pentru activitatea de marketing direct datele pot fi prelucrate pn la exercitarea dreptului de opoziie; - pentru activitatea de intermediere a serviciilor oferite persoanei vizate de ctre partenerii operatorului, datele necesare realizrii acesteia pot fi prelucrate pn n momentul ncasrii comisionului perceput pentru aceast activitate. b) Data cert a ncetrii operaiunilor de prelucrare - Aceasta poate fi indicat fie n momentul nregistrrii notificrii iniiale, fie la data ncheierii tuturor operaiunilor de prelucrare, inclusiv arhivare (cnd trebuie completat notificarea depus anterior), precizndu-se data exact a ncetrii prelucrrii (ex: 31 decembrie 2010). n acest caz, se va marca cu X" modalitatea prin care se ncheie prelucrarea de date cu caracter personal (potrivit art. 6 alin. 1 din Legea nr. 677/2001, modificat i completat), i anume: prelucrarea n alt scop cu consimmntul persoanei vizate; tergere, distrugere, arhivare; transformare n date anonime i stocare exclusiv n scopuri statistice, de cercetare transferare unui alt operator;

istoric sau tiinific; n situaia n care persoana vizat i d consimmntul pentru alt prelucrare dect cea pentru care operatorul a notificat autoritatea de supraveghere, este necesar ca operatorul s notifice pentru prelucrarea de date efectuat ntr-un scop diferit fa de cel declarat n notificarea anterioar. n ceea ce privete tergerea, distrugerea i arhivarea, procedura intern i modalitile de realizare a acestor operaiuni, se stabilesc de ctre fiecare operator, cu excepia procedurii care se desfoar potrivit prevederilor legale privind arhivele naionale. De asemenea, exist situaii n care operatorul, datorit activitii pe care o desfoar, este obligat, n baza unor legi speciale, s pstreze datele o anumit perioad de timp, dar dup expirarea acesteia trebuie s procedeze n una din modalitile prevzute mai sus. n alte cazuri, operatorii sunt creatori de arhiv i sunt obligai s procedeze conform dispoziiilor legale privind pstrarea arhivelor. n cazul transferului datelor ctre alt operator, este necesar ca operatorul iniial s garanteze c prelucrrile efectuate de ter au scopuri similare cu prelucrarea iniial. n

16

acelai timp, trebuie informat autoritatea de supraveghere i ncheiat un contract cu operatorul cruia i se pred baza de date, care s conin garaniile menionate anterior. Totodat, operatorul care obine datele cu caracter personal este obligat ca, n momentul colectrii datelor sau, dac se intenioneaz dezvluirea acestora ctre teri, cel mai trziu pn n momentul primei dezvluiri, s furnizeze persoanei vizate, informaiile prevzute la art. 12 alin. (1) din Legea nr. 677/2001. Modalitatea de ncheiere a operaiunilor de prelucrare, referitoare la transferare, nu trebuie confundat cu transferul datelor n strintate, ale crui condiii sunt reglementate de art. 29 i art. 30 din Legea nr. 677/2001. 2.2.13. SECIUNEA XIV: Transferuri de date n strintate Transferul datelor cu caracter personal n strintate este reglementat la art. 29 i art. 30 din Legea nr. 677/2001. Nu este necesar notificarea transferului cnd acesta se face n baza prevederilor unei legi speciale sau ale unui acord internaional ratificat de Romnia, n special dac transferul se face n scopul prevenirii, cercetrii sau reprimrii unei infraciuni. Regulile generale care trebuie respectate n cazul transmiterii/transferului datelor n strintate: scopul n care se transmit/transfer datele nu poate fi incompatibil cu cel n care nu pot fi transmise/transferate mai multe date dect au fost menionate c se n cazurile n care operatorul este scutit de obligaia de a notifica prelucrarea datelor, acestea sunt prelucrate pe teritoriul Romniei; prelucreaz; dar nu este scutit de cea de a notifica transmiterea/transferul datelor n strintate (ex. Decizia nr. 90/2006 i art. 1 lit. a) i g) din Decizia nr. 100/2007) este necesar completarea formularului de notificare. Se marcheaz cu X, la Seciunea XIV, indicele 1 dac se transmit date cu caracter personal n state din Uniunea European. Se marcheaz cu X, la Seciunea XIV, indicele 2 dac se transmit date cu caracter personal n state din Zona Economic European (Islanda, Liechtenstein i Norvegia). Se marcheaz cu X, la Seciunea XIV, indicele 3 dac se transmit date cu caracter personal n state crora Comisia European le-a recunoscut prin decizie un nivel de protecie adecvat (Argentina, Canada, Elveia, Guernsey, Jersey, Insula Man i Statele Unite ale Americii (cnd operatorul din SUA a aderat la principiile Safe Harbour), sau n alte state. n cazul transmiterii/transferului datelor n statele crora Comisia European le-a recunoscut prin decizie un nivel de protecie adecvat, trebuie enumerate statele ctre care se efectueaz transferul, scopul transferului i categoriile de date transferate, prin menionarea indicativului corespunztor de la seciunea IV, IX i seciunea X. n situaia n care scopul prelucrrii nu este identic cu scopul transmiterii/transferului

17

datelor, operatorul va face meniuni la Seciunea IV, indicele 32, altele preciznd scopul efectiv al transmiterii/transferului datelor. n mod corespunztor, n cadrul Seciunii XIV privind transferurile de date n strintate operatorul va debifa din aceast seciune indicii selectai deja la Seciunile IV, IX i X i care nu corespund transferului. n toate cele trei situaii operatorii (exportatori de date) nu sunt supui procedurii de autorizare, conform Deciziei Preedintelui ANSPDCP nr. 28/2007. n cazul transferului datelor personale ctre destinatarii din SUA, atunci cnd operatorii declar acest transfer n cadrul Seciunii XIV, indicele 3, acetia trebuie s se asigure c destinatarul din SUA deine un certificat valabil Safe Harbor i c meniunile care se efectueaz n cadrul acestei seciuni sunt corespunztoare celor din certificatul de aderare la Principiile Safe Harbor. n cazul transferului datelor personale n state tere, operatorul marcheaz cu X, la Seciunea XIV, indicele 4 unde trebuie enumerate statele ctre care se efectueaz transferul i, de asemenea, precizat scopul transferului i categoriile de date transferate, prin menionarea indicativului de la seciunea IV, IX i/sau seciunea X, dup caz. n situaia n care scopul prelucrrii nu este identic cu scopul transmiterii/transferului datelor, operatorul va face meniuni la Seciunea IV, indicele 32, altele preciznd scopul efectiv al transmiterii/transferului datelor. n mod corespunztor, n cadrul Seciunii XIV privind transferurile de date n strintate operatorul va debifa din aceast seciune indicii selectai deja la Seciunile IV, IX i X i care nu corespund transferului. n plus, este necesar ca operatorul s marcheze cu X articolul n baza cruia se efectueaz transferul datelor, respectiv: - n baza art. 29 alin. (4) din Legea nr. 677/2001, situaie n care operatorul (exportator al datelor) va anexa copia contractului cu clauze standard ncheiat cu importatorul de date; - n baza art. 30 din Legea nr. 677/2001. 1) Transfer n baza art. 29 alin. (4) din Legea nr. 677/2001 se bifeaz n cazul n care operatorul din Romnia (exportatorul de date) transfer date ctre un importator de date situat ntr-un stat care nu asigur un nivel de protecie adecvat, n baza unui contract ncheiat ntre exportatorul i importatorul de date. n acest caz operatorul este supus procedurii autorizrii. Astfel, n cazul n care statul de destinaie nu asigur un nivel de protecie adecvat, respectiv statul de destinaie este stat ter, care nu face parte din comunitatea european, operatorul care export datele trebuie s prezinte garanii suficiente cu privire la protecia drepturilor fundamentale ale persoanelor vizate, printr-un contract ncheiat cu importatorul de date. n acest scop, n funcie de calitatea importatorului de date (operator/mputernicit) vor fi avute n vedere: clauzele contractuale standard care reglementeaz transferul datelor de la un operator din Romnia ctre un operator stabilit ntr-un stat a crui legislaie nu prevede un nivel de protecie cel puin egal cu cel oferit de legea romn;

18

clauzele contractuale standard care reglementeaz transferul datelor de la un

operator din Romnia ctre un mputernicit stabilit ntr-un stat a crui legislaie nu prevede un nivel de protecie cel puin egal cu cel oferit de legea romn. * Clauzele contractuale standard se vor transmite cu precdere n limba romn. 2) Transfer n baza art.30 Legea nr. 677/2001, se bifeaz n cazul n care operatorul din Romnia transfer date ctre un stat care nu asigur un nivel de protecie adecvat, n baza uneia dintre condiiile enumerate la acest articol, respectiv: a) cnd persoana vizat i-a dat n mod explicit consimmntul pentru efectuarea transferului; n cazul n care transferul de date se face n legtur cu oricare dintre datele prevzute la art. 7, 8 i 10, consimmntul trebuie dat n scris; b) cnd este necesar pentru executarea unui contract ncheiat ntre persoana vizata si operator sau pentru executarea unor masuri precontractuale dispuse la cererea persoanei vizate; c) cnd este necesar pentru ncheierea sau pentru executarea unui contract ncheiat ori care se va ncheia, n interesul persoanei vizate, ntre operator i un ter; d) cnd este necesar pentru satisfacerea unui interes public major, precum aprarea naional, ordinea public sau sigurana naional, pentru buna desfurare a procesului penal ori pentru constatarea, exercitarea sau aprarea unui drept n justiie, cu condiia ca datele s fie prelucrate n legtur cu acest scop i nu mai mult timp dect este necesar; e) cnd este necesar pentru a proteja viaa, integritatea fizic sau sntatea persoanei vizate; f) cnd intervine ca urmare a unei cereri anterioare de acces la documente oficiale care sunt publice ori a unei cereri privind informaii care pot fi obinute din registre sau prin orice alte documente accesibile publicului. Excepiile reglementate de aceste dispoziii legale sunt ns de strict interpretare. Observaii: Transferarea datelor cu caracter personal ntr-un alt stat, dect cel/cele menionate n formularul de notificare, poate constitui contravenie. n toate cazurile n care operatorii transmit/transfer date n strintate acetia sunt obligai s informeze persoanele vizate cu privire la acest aspect. 2.2.14. SECIUNEA XV: Msurilor luate pentru asigurarea securitii prelucrrii Potrivit art. 19 i 20 din Legea nr. 677/2001, modificat i completat, operatorul este obligat s aplice msurile tehnice i organizatorice adecvate pentru protejarea datelor cu caracter personal mpotriva distrugerii accidentale sau ilegale, pierderii, modificrii, dezvluirii sau accesului neautorizat. Ca urmare, la aceast seciune trebuie descrise msurile pe care le ia operatorul pentru a

19

proteja datele persoanelor vizate pe care le prelucreaz, indiferent de mijloacele utilizate (automatizate, manuale ori mixte), n special dac printre acestea se numr i date cu caracter special, care trebuie s respecte cerinele minime de securitate a prelucrrilor de date cu caracter personal ce se regsesc n prevederile Ordinului 52 din 18 aprilie 2002, publicat n Monitorul Oficial nr. 383 din 5 iunie 2002. Totodat, se anexeaz documentul care conine politica de securitate a prelucrrilor de date cu caracter personal. 2.2.15. SECIUNEA XVI: Sistemul de eviden utilizat i legturile cu alte prelucrri sau sisteme de eviden Sistemul de eviden, potrivit definiiei date de art. 3 lit. d) din Legea nr. 677/2001, este orice structur de date cu caracter personal, accesibil potrivit unor criterii determinate, indiferent dac aceast structur este organizat n mod centralizat ori descentralizat sau este repartizat dup criterii funcionale ori geografice. Se bifeaz cu X" sistemul de eviden al operatorului, dup cum sunt utilizate mijloace automate sau neautomate ori mixte pentru prelucrarea datelor cu caracter personal. De asemenea, se marcheaz dac prelucrarea notificat are legtur cu alte prelucrri sau cu alte sisteme de eviden a datelor cu caracter personal. n caz afirmativ, se marcheaz locul unde este situat sistemul de eviden.

Termeni de Utilizare ANSPDCP Dataprotection Romania. Contactai Webmaster

20