CHECKLIST PARA PAGOS DIRECTOS

ANTICIPOS: 1. Solicitud de pago o carta con indicacin del monto del anticipo. Se carga a la cuenta 74605. 2. Proyeccin de gastos desglosada LIQUIDACIONES DE ANTICIPOS: (se presenta una liquidacin por cada anticipo) 1. Formulario de solicitud de pago detallando en la descripcin el monto anticipado, monto gastado y saldo a favor del proyecto o del PNUD. 2. Copia del voucher con que se otorg el anticipo. 3. El remanente no gastado se puede entregar por medio de: a. Cheque a nombre de UNDP Representative Quetzal Account b. Efectivo c. Depsito en el banco con el que trabaja el PNUD 4. Listado de gastos en un cuadro que contenga la siguiente informacin: a. Nombre del proveedor b. Nmero de factura c. Monto de la factura d. Cuenta a cargar e. Descripcin del gasto (la cual debe concordar con la justificacin al pie de cada factura) f. Correlativo (el cual debe concordar con la numeracin de las facturas) Este cuadro debe firmarlo la persona responsable del anticipo y el Director del Proyecto. 5. Original de comprobantes de gastos o planillas de pago en el mismo orden del listado. 6. Si hubo alguna capacitacin, siempre deben incluir el listado original de las personas que participaron en la capacitacin con firmas, nombres legibles, cargos y Organizacin a la que pertenecen. 7. Facturas de combustible/parqueo debern tener el nmero de placa y la justificacin del uso del vehculo y parqueo. PAGOS A PROVEEDORES: 1. Solicitud de pago 2. Factura

3. Orden de Compra firmada por el Proyecto y Proveedor (para pagos mayores a $2,500) 4. Copia del proceso cotizacin y adjudicacin (cuadro comparativo y/o acta de evaluacin tcnica y econmica, ofertas recibidas) 5. En caso de ser una capacitacin, listado original de las personas que participaron en la capacitacin con firmas, nombres legibles, cargos y Organizacin a la que pertenecen. PAGO DE VITICOS Y BOLETOS: 1. Carta de solicitud (se recomienda utilizar el formato publicado por el PNUD en la pgina web) GASTOS RECURRENTES (agua, luz, telfono, etc.): 1. Solicitud de pago 2. Factura APERTURA DE CAJA CHICA (se emite a nombre de una persona contratada por el proyecto con un contrato mnimo de 3 meses, puede emitirse por $500 o $1,000 y se carga a la cuenta 74605): 1. Solicitud de pago detallando en la descripcin que es una apertura de caja chica 2. Carta de delegacin expresa a la persona que manejar la caja chica. REINTEGRO / LIQUIDACION DE CAJA CHICA: 1. Formulario de solicitud de pago detallando en la descripcin el monto de la caja chica, monto gastado y saldo en caja. 2. Listado de gastos en un cuadro que contenga la siguiente informacin: a. Nombre del proveedor b. Nmero de factura c. Monto de la factura d. Cuenta a cargar e. Descripcin del gasto (la cual debe concordar con la justificacin al pie de cada factura) f. Correlativo (el cual debe concordar con la numeracin de las facturas) Este cuadro debe firmarlo la persona responsable del manejo de caja chica y el Director del Proyecto. 3. Original de comprobantes de gastos o planillas de pago en el mismo orden del listado. 4. Si hubo alguna capacitacin, siempre deben incluir el listado original de las personas que participaron en la capacitacin con firmas, nombres legibles, cargos y Organizacin a la que pertenecen. 5. Facturas de combustible/parqueo debern tener el nmero de placa y la justificacin del uso del vehculo y parqueo. 6. Observar el listado publicado por el PNUD en la pgina web sobre los gastos aceptables bajo caja chica. CIERRE DE CAJA CHICA: Cumplir con los requisitos del reintegro de caja chica y adems devolver el remanente no gastado con las siguientes opciones:

a. Cheque a nombre de UNDP Representative Quetzal Account b. Efectivo c. Depsito en el banco con el que trabaja el PNUD Facturar a nombre de: Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo NIT: 312583-1 Las facturas deben ser detalladas, no por consumo o por su compra.