Lecia 3 DOCUMENTAIA N AUDIT

3.1. Necesitatea ntocmirii documentaiei n misiunea de audit 3.2. Forma i coninutul documentelor de lucru

3.1. Necesitatea ntocmirii documentaiei n misiunea de audit

Documentaia nseamn materialele (documentele de lucru) pregtite de auditor precum i materialele obinute de la client n cursul efecturii auditului pe diferite suporturi (hrtie, film, electronice etc.). Auditorul trebuie s documenteze aspectele care sunt importante pentru furnizarea de probe de audit care s susin opinia auditului i probe care s arate c auditul a fost realizat n conformitate cu ISA. Pentru realizarea unei planificri adecvate a auditului exerciiului financiar n curs, auditorul trebuie s obin informaiile de referin de care are nevoie, iar locul acestora se gsete n documentele de lucru. Documentaia de audit se refer n principal la: reprezentarea principalelor dovezi (nregistrri) ale muncii depuse de auditor precum i baza de date i informaii necesare concluziilor, raportului i opiniei de audit; privete direct planificarea i executarea misiunii de audit reprezentnd materialul de baz pentru revizuirile (supervizrile) necesare, inclusiv pentru controlul calitii muncii echipei de audit; reprezint principalele piese (consemnri) n dosarele de audit (permanent, curent), privind procedurile aplicate i probele obinute. Odat cu finalizarea misiunii auditorul trebuie s decid asupra celui mai adecvat tip de raport pe care-l va emite, baza pentru aceast decizie rezultnd din probele colectate i din concluziile consemnate n baza documentelor de lucru. Prin documente de lucru se nelege lucrrile realizate de auditor n care sunt consemnate procedurile aplicate, testele efectuate, informaiile obinute i concluziile pertinente puse n eviden pe parcursul misiunii. Ele trebuie s cuprind toate informaiile pe care auditorul le consider necesare pentru realizarea procesului de audit de manier adecvat i pentru justificarea raportului de audit i a opiniei. Calitatea documentelor de lucru determin calitatea auditului pentru furnizarea probelor asupra activitii desfurate i a concluziilor trase. Obiectivul principal al documentelor de lucru consta n a-l sprijini pe auditor s ofere o asigurare rezonabil privind faptul c s-a realizat un audit adecvat n conformitate cu Standardele Internaionale de Audit.

3.2. Forma i coninutul documentelor de lucru

Pentru ca documentele de lucru s serveasc scopului propus, la ntocmirea lor trebuie s se aib n vedere o serie de factori care au influen asupra formei i coninutului lor, astfel: Dimensiunile i complexitatea entitii. Natura procedurilor de audit ce urmeaz a fi efectuate. Riscurile unor denaturri semnificative identificate. Semnificaia probelor de audit obinute. Natura i amploarea excepiilor identificate. Necesitatea de a documenta o concluzie sau o baz pentru concluzii ce nu poate fi determinat imediat din documentaia activitii efectuate sau din probele de audit obinute. Metodologia i instrumentele de audit folosite. Documentele de lucru includ, printre altele: Programe de audit. Analize. Descrierea problematicii. Rezumate ale aspectelor semnificative. Scrisori de confirmare i reprezentare. Liste de verificare. Coresponden (inclusiv corespondena electronic) privind aspectele semnificative. Documentele de lucru reprezint instrumentul principal prin care se demonstreaz faptul c s-a realizat un audit adecvat, cu respectarea standardelor de audit general acceptate. Ele pun n eviden modul de evaluare a caracterului adecvat al perimetrului lucrrilor de audit i a corectitudinii situaiilor financiare, dar n acelai timp pot servi i clientului n procesul de ntocmire a situaiilor financiare. n activitatea de audit documentele de lucru servesc pentru realizarea fazei de planificare i execuie, supravegherea i revizuirea activitii de audit precum i pentru nregistrarea probelor de audit care rezult urmare a examinrii informaiilor financiar contabile pentru a susine opinia auditorului. n principal, documentele de lucru trebuie s conin i informaii referitoare la: Descrierea controlului intern; Bugetul de timp afectat pentru auditarea diverselor sfere de activitate; Programul de audit; Rezultatul auditului din anul precedent. Documentele de lucru trebuie ntocmite pe msura efecturii auditului i nu trebuie lsate incomplete sau s conin aspecte inutile. De asemenea, documentele de lucru trebuie s fie corect ntocmite, suficient de complete n vederea facilitrii nelegerii depline a operaiunilor executate ntr-o misiune de audit. Nu pot fi aduse modificri la documentele de lucru ulterior emiterii raportului de audit aferent, dect dac astfel de modificri sunt corespunztor documentate i indic data i circumstanele n care au fost efectuate.

Documentele se pot centraliza sub forma nscrisurilor pe suport de hrtie, a informaiilor pe pelicul de folie, precum i pe medii de nregistrare electronic sau pe ali purttori de informaii. Documentele de lucru trebuie s conin raionamentul auditorului asupra problemelor semnificative precum i concluziile pe care le formeaz n domeniile de activitate care implic fapte deosebite i dificile de principiu sau de raionament. Toate documentele de lucru trebuie s fie obinute pe suport adecvat. Ele trebuie s identifice: Numele clientului; Sfritul exerciiului; Obiectul; Iniialele persoanelor care ntocmesc i revizuiesc; Datele de ntocmire i revizuire. O mare parte a documentelor de lucru se realizeaz sub forma tabelelor anex ntocmite de client sau auditor pentru a justifica anumite sume din situaiile financiare. Documentele de lucru ce cuprind i planul de audit, trebuie dovedeasc conformitatea auditului efectuat cu cerinele standardelor aplicabile. Din practic de audit rezult necesitatea separrii a documentelor de lucru n funcie de caracterul i semnificaia informaiilor n cele dou dosare: 1. Dosarul curent (anual sau al exerciiului); 2. Dosarul permanent; Dosarul curent sau dosarul exerciiului cuprinde toate informaiile relevante pentru perioada misiunii de audit. Dosarul anual cuprinde toate foile de lucru corespunznd exerciiului contabil suspus auditului, ncepnd cu faza de organizare a misiunii de audit i terminnd cu raportul de audit al situaiei financiare. El cuprinde: Planificarea misiunii de audit; Informaii cu privire la supervizarea lucrrilor de audit; Aprecierea controlului intern; Informaii cu privire la examinarea elementelor probante. Dosarul curent este mprit pe seciuni, pentru uurina utilizrii informaiilor. Dosarul permanent ntocmit de auditor conine un istoric al entitii, o list a principalelor domenii de activitate, o prezentare a celor mai importante politici contabile care au fost aplicate n anii anteriori. Studierea acestor informaii i discuiile cu personalul clientului contribuie la buna nelegere a entitii. Documentaia cuprins n dosarul permanent trebuie actualizat corespunztor i revizuit anual. Dovada acestor actualizri trebuie cuprins n dosar, eventual prin utilizarea unui formular de actualizare anual. Dosarul permanent conine documentele primite i analizate n cursul diferitelor etape ale auditorului care se folosesc pe toat durata de realizare a mandatului. De multe ori situaia impune ca aceste documente s nu fie cercetate i analizate n fiecare an, dar auditorul are obligaia de actualizare permanent a dosarului pentru a oglindi evoluia evenimentelor la zi.

Studiu de caz
nainte de nceperea misiunii de audit, SC Soldex SRL a ntocmit urmtoarea scrisoare de misiune: Ctre Consiliul de Administraie, Dumneavoastr ne-ai solicitat auditarea situaiilor financiare ale societii Mirely SA, care conin bilanul la data 31.12.2009, contul de profit i pierdere, situaia modificrilor capitalurilor proprii i situaia fluxurilor de numerar pentru anul ncheiat, i un sumar al politicilor contabile semnificative i alte informaii explicative. Avem plcerea s v confirmm acceptul nostru i nelegerea cu privire la misiunea de audit prin intermediul acestei scrisori. Auditul nostru va fi efectuat n scopul ndeplinirii obiectivului de a ne exprima o opinie cu privire la situaiile financiare. Noi ne vom efectua auditul n conformitate cu Standardele Internaionale de Audit (ISA-uri). Acele standarde cer s respectm cerinele etice i s planificm i s efectum auditul pentru a obine asigurri rezonabile cu privire la faptul dac situaiile financiare conin denaturri semnificative. Un audit presupune efectuarea de proceduri pentru a obine probe de audit cu privire la sumele i prezentrile din situaiile financiare. Procedurile selectate depind de judecata auditorului, inclusiv evaluarea riscului de denaturare semnificativ a situaiilor financiare, fie ca urmare a fraudei sau a erorii. Un audit include de asemenea evaluarea gradului de adecvare a politicilor contabile folosite i gradul de rezonabilitate a estimrilor contabile fcute de conducere, ca i evaluarea prezentrii generale a situaiilor financiare. Datorit limitrilor inerente ale auditului, mpreun cu limitrile inerente ale controlului intern, exist un risc de neevitat ca anumite denaturri semnificative s nu fie detectate, chiar dac auditul este planificat n mod corect i efectuat n conformitate cu ISA-urile. n efectuarea evalurii riscurilor, am considerat controlul intern a fi relevant pentru pregtirea de ctre entitate a situaiilor financiare i pentru a proiecta proceduri de audit care sunt adecvate n circumstanele date, dar nu n scopul exprimrii unei opinii cu privire la eficacitatea controlului intern al entitii. Totui, v vom comunica n scris orice deficiene semnificative n controlul intern relevante pentru auditul situaiilor financiare pe care le-am identificat pe parcursul auditului. Auditul nostru va fi efectuat pe baza faptului c, conducerea ia la cunotin i nelege faptul c are responsabilitatea: Pentru pregtirea i prezentarea fidel a situaiilor financiare n conformitate cu Standardele Internaionale de Raportare Financiar; Pentru un asemenea control intern care se consider a fi necesar pentru a face posibil pregtirea de situaii financiare care s nu conin denaturri semnificative, fie ele ca urmare a fraudei sau erorii; i Acces la toate informaiile despre care conducerea tie c sunt relevante pentru pregtirea situaiilor financiare ca de exemplu, nregistrri, documentaie i alte aspecte; Informaii adiacente pe care le-am putea solicita n scopul auditului; i Acces nerestricionat la persoanele din entitate de la care noi determinm c este necesar s obinem probe de audit. Ca parte a procesului nostru de audit, vom solicita din partea conducerii confirmri scrise legate de declaraii fcute nou n legtur cu auditul.

S ne ofere:

Ateptm cooperarea tuturor angajailor dumneavoastr pe parcursul auditului. Forma i coninutul raportului nostru ar putea necesita modificri n funcie de constatrile din timpul misiunii de audit.. V rugm semnai i restituii copia ataat a acestei scrisori pentru a indica faptul c ai luat la cunotin, i suntei de acord cu, aranjamentele pentru auditul efectuat de noi cu privire la situaiile financiare inclusiv responsabilitile noastre legate de aceasta. S.C Soldex SRL SC Mirely SA 02.02.2010 S se descrie rolul scrisorii de misiune n cadrul auditului i coninutul acesteia specificnd elementele componente ale scrisorii conform ISA 210 Termenii angajamentelor de audit.