C E N T R U L N AT I O N A L D E V O L U N TA R I AT

Pregtirea organizaiei pentru implicarea voluntarilor

In conformitate cu drepturile de proprietate intelectuala prevazute in Legea 8/1996, orice preluare integrala sau partiala a materialelor disponibile pe aceasta pagina se va face numai cu mentionarea autorului (Centrul National de Voluntariat Pro Vobis) si a sursei

Cuprins 1. Introducere - ce nseamn pregtirea organizaiei pentru implicarea voluntarilor.3 2.Planificarea efectiv a unui program de voluntariat.3 2.1. Voluntariatul - o valoare a organizaiei..4 2.2. Analiza nevoilor organizaiei n ceea ce privete implicarea de voluntari7 2.3. Elaborarea unui set de politici i proceduri privitoare la implicarea voluntarilor...13 2.4. Numirea/ angajarea unui coordonator de voluntari..20 2.5. Redactarea documentelor necesare...22 2.6. Bugetul pentru implicarea voluntarilor24 3. Anexe...26 4. Bibliografie.29

1. Introducere - ce nseamn pregtirea organizaiei pentru implicarea voluntarilor Voluntarii joac un rol esenial n activitatea i serviciile oricrei organizaii i instituii, avnd n vedere faptul c serviciile acestora sunt din ce n ce mai frecvent i mai intens solicitate, n timp ce resursele alocate sau pe care acestea reuesc s le atrag sunt de multe ori la limit. Cheia succesului n a reui s atragi i s menii voluntarii cei mai potrivii const n pregtirea organizaiei pentru implicarea voluntarilor. Pregtirea organizaiei pentru implicarea voluntarilor, nainte de a deschide ua voluntarilor, poate preveni probleme grave ca incertitudinea dac vom reui s gsim voluntarii potrivii la momentul potrivit, sarcinile nendeplinite corect i la timp, relaiile conflictuale ntre voluntari i angajai. Aceasta pentru c voluntarii au nevoie s fie apreciai, s aib succese n activitate, s lucreze ntr-un mediu plcut, iar acestea, de cele mai multe ori, nu se ntmpl n mod natural. Cu att mai mult n Romnia, unde nu exist o tradiie a implicrii voluntarilor i o cultur de implicare a voluntarilor i de apreciere a acestora. 2. Planificarea efectiv a unui program de voluntariat Pregtirea organizaiei pentru implicarea voluntarilor este cea mai de durat i cea mai dificil component a crerii unui sistem de management al voluntarilor, pentru c implic schimbri la nivelul documentelor organizaiei, la nivelul atitudinilor din cadrul organizaiei si al modului de lucru.

Pregtirea organizaiei se refer la parcurgerea, nainte de a deschide ua voluntarilor, a unor pai importani pentru a ne asigura c ei se simt binevenii i c rspundem motivaiilor lor astfel nct activitatea s se desfoare sub semnul eficienei. Paii n pregtirea organizaiei sunt: declararea voluntariatului ca o valoare a organizaiei; analiza nevoilor organizaiei n ceea ce privete implicarea de voluntari; elaborarea unui set de politici/proceduri; numirea/ angajarea unui coordonator de voluntari; redactarea documentelor necesare; alocarea unui buget pentru implicarea voluntarilor. V oferim aceast publicaie pentru a veni n ntmpinarea nevoilor voastre de informaii i resurse pentru planificarea eficient unui program de succes! 2.1. Voluntariatul - o valoare a organizaiei Declararea voluntariatului ca valoare a organizaiei implic dou etape distincte: analiza i aciunea. Faza de analiz se refer la analiza documentelor (statut, rapoarte anuale etc.) precum i la discuii/interviuri cu conducerea organizaiei, angajaii i voluntarii existeni. Scopul acestei faze este de a nelege istoricul implicrii voluntarilor n activitile organizaiei i atitudinea fa de voluntari a conducerii, angajailor i a voluntarilor existeni. Faza de aciune se refer la declararea voluntariatului ca valoare a organizaiei. efectiv a

Cel mai frecvent organizaiile nu pot s i ntrerup activitatea pentru a planifica, astfel nct este preferabil, ntr-un astfel de 4

moment, s punei bazele unui grup de lucru pentru pregtirea organizaiei pentru implicarea voluntarilor. Acesta poate fi constituit din unul sau mai muli membrii ai conducerii organizaiei (consiliul de conducere) i, n funcie de dimensiunea organizaiei, unul sau mai muli angajai i unul sau mai muli voluntari (dac acetia exist). Rolul grupului de lucru va fi s parcurg toate etapele necesare pn la angajarea/identificarea coordonatorului de voluntari i s i ofere sprijin acestuia n perioada de acomodare. O alternativ ar fi s identificai un coordonator de voluntari i s i alocai acestuia responsabilitatea de a pregti organizaia pentru implicarea voluntarilor. Totui este de menionat c o persoan nu va putea s fac totul. Iar pentru ca implicarea voluntarilor s aib succes, ntreaga organizaie va trebui s i ofere sprijin coordonatorului de voluntari i s se implice activ n transformarea acestei iniiative ntr-un succes. Misiunea, viziunea i valorile organizaiei sau instituiei exist pentru a da sens organizaiei. Este natural, n aceste condiii, ca i implicarea voluntarilor s aib loc n spiritul misiunii, valorilor i viziunii organizaiei. Contactai alte organizaii i descoperii modul lor de lucru cu voluntarii. Solicitai sprijinul celui mai apropiat centru de voluntariat sau Centrului Naional de Voluntariat Pro Vobis pentru a identifica modele de bun practic n domeniu. Revedei - n grupul de lucru - documentele organizaiei care fac referiri la misiune, valori i viziune (statutul, politici etc.) i identificai referirile la voluntari i la importana lor pentru organizaie. Cel mai probabil nu vei gsi astfel de referiri. ns acestea sunt eseniale pentru ca voluntarii s se simt binevenii i s neleag rolul lor n raport cu raiunea de a fi a organizaiei. 5

Puini voluntari i ofer timpul unei simple activiti, cei mai muli i-l dedic unei cauze. n cazul n care nu gsii astfel de referiri, ideal ar fi ca actele organizaiei s fie refcute. Cum aceasta implic o serie de pai administrativi, att n interiorul ct i n exteriorul organizaiei, s-ar putea s va dorii o cale mai scurt. Aceasta v poate fi oferit de redactarea, de ctre conducerea organizaiei (Consiliul de conducere) a unei viziuni cu privire la implicarea voluntarilor pentru atingerea misiunii organizaiei. Exemplu: Organizaia noastr promoveaz colaborarea ntre angajai i voluntari pentru a se asigura c beneficiarii notri sunt deservii la standarde nalte de calitate. Voluntarii aduc caliti unice n cadrul organizaiei noastre, abiliti deosebite i cunotine despre nevoile comunitii i pot astfel s contribuie la oferirea unor servicii personalizate beneficiarilor notri, s sprijine angajaii astfel nct acetia s poat desfura activitatea pentru care au fost angajai i s informeze comunitatea cu privire la organizaia noastr i la cauza pentru care lucrm. Practic, viziunea rspunde la ntrebrile De ce vrem sa implicm voluntari? i Cum pot contribui voluntarii la atingerea misunii noastre?. Ea va fi adoptat de conducerea organizaiei i va fi anexat la restul documentelor care definesc organizaia. Urmtorul pas este de a valorifica cel mai recent succes al organizaiei - redactarea viziunii cu privire la implicarea voluntarilor - prin redactarea unei scrisori de bun venit n organizaie pentru voluntar.

Prin aceast scrisoare, conducerea organizaiei va mulumi voluntarilor pentru c au ales s se alture organizaiei, i vor manifesta entuziasmul cu privire la profesionalismul organizaiei i la importana misunii acesteia, se va referi explicit la importana voluntarilor pentru atingerea scopului organizaiei, la disponibilitatea de a-i oferi tot sprijinul voluntarilor i vor reafirma angajamentul organizaiei de a face experiena voluntarilor att util ct i plcut. Vezi exemplul din Anexa 1. 2.2. Analiza nevoilor organizaiei n ceea ce privete implicarea de voluntari Analiza nevoilor organizaiei n ceea ce privete implicarea de voluntari presupune trei etape: identificarea posibilelor sarcini; fie de post; profilul candidatului. Voluntarii au nevoie s neleag rolul i locul lor n organizaie, att din punct de vedere al activitilor pe care urmeaz s le desfoare ct i prin raportare la misiunea organizaiei. Oamenii devin voluntari pentru o cauz i nu pentru o organizaie n sine. Deci ei trebuie s neleag care este legtura dintre activitatea pe care o desfoar i cauza organizaiei. Este important s se fac distincia ntre activitile care sunt potrivite pentru voluntari i cele care este mai potrivit s fie alocate unor angajai (n cazul n care ei exist). Pentru a identifica activitatile n care ar fi posibil/ util s se implice voluntari n activitatea organizaiei/ instituiei, putei aciona pe baza urmtorilor pai: 7

Pasul 1: alocai-va timp pentru a reflecta asupra misiunii, valorilor, viziunii i obiectivelor organizaiei/instituiei. Pasul 2: concepei o anchet la nivelul organizaiei (conducere, angajai, voluntari actuali). Concentrai-v asupra unor ntrebri care s v ajute s identificai domeniile n care implicarea voluntarilor ar conduce la dezvoltarea organizaiei i la atingerea misiunii organizaiei. Anexa 2 v prezint un model de chestionar care poate fi folosit n acest etap. Pasul 3: creai o list ct de complex de sarcini pentru voluntari. Atenie! Formulai-le n termeni ct de concrei: realizarea unui dosar de pres; meninerea la zi a dosarului de pres; transmiterea de faxuri / comunicate de pres; multiplicarea buletinului informativ al organizaiei; pregtirea buletinului pentru expediere (pus n plicuri, timbrat); expedierea buletinului informativ (dus la pot) sau distribuirea buletinului la adresele din localitate (curierat); realizarea unei baze de date cu contactele organizaiei. Atenie din nou! Este important s contientizai n acest moment importana delegrii responsabilitii! Este foarte uor s cdei n capcana de a crede c suntei imposibil de nlocuit (mai ales n cazul celor care au constituit ei nii organizaia manifestare cunoscut sub denumirea de sindromul fondatorului) sau capcana de a crede c Aaa, nu, voluntarii pot face orice altceva, dar ASTA NU!. E important s realizai c nimeni nu poate face nimic singur i c exist cu siguran attea alte persoane bine intenionate i bine pregtite. Sarcina unui bun manager este de a identifica acele persoane i de a le 8

selecta pe cele mai potrivite, de a acorda fiecrei persoane responsabiliti conforme cu pregtirea i bagajul de experien i interesul fiecreia. Pasul 4: grupai sarcinile apropiate i construii poziii clare n cadrul organizaiei. Folosii titluri concrete (de exemplu: Redactor ef) i nu voluntar exact aa cum directorul executiv sau asistentul social au aceste denumiri i nu sunt, n cartea de munc, angajai. Un sfat: ncercai s grupai activitile de aa natur nct s fie atractive pentru viitorii voluntari, pentru voluntarii pe care preconizai s i atragei pentru activitatea respectiv. (Mai multe informaii pe aceast tem n broura despre Recrutarea voluntarilor). Exemplu: Sarcinile: realizarea unui dosar de pres; meninerea la zi a dosarului de pres; transmiterea prin fax/ e-mail a comunicatelor de pres. Poziia: Coordonator/Responsabil/ Asistent relaii cu mass media Observaie: nu ncrcai nici una dintre poziiile pe care v propunei s le oferii unor voluntari. Este preferabil s i asume mai multe sarcini pe msur ce se inteegreaz n organizaie dect s fie copleii de numrul de activiti i s nu fac fa. Mai mult, exist ansele s v fie dificil s atragei voluntari pentru sarcini foarte complexe, i care chiar de la prima vedere par s reclame un numr semnificativ de ore de lucru. Dup ce ai elaborat lista cu toate activitile pe care v propunei s implicai voluntari, asigurai-v c sarcinile alocate voluntarilor nu se substituie muncii angajailor.

De multe ori voluntarii sunt vzui - n lipsa unor fonduri - ca un substitut (mai mult sau mai puin dezirabil) pentru angajai. n realitate voluntarii sunt necesari chiar i n cazul n care exist suficiente fonduri pentru desfurarea activitilor. Fr convingerea c aceast afirmaie este corect, organizaia nu va reui s implice voluntarii de o manier eficient. Sau nu pe temen lung. Voluntarii dau / i trebuie s dea o alt dimensiune activitilor dect cea dat de angajai: posibilitatea de a face mai multe dect prin simpla implicare a salariailor - acest mai mult nseamn mbuntirea serviciilor oferite, prelungirea programului de lucru, diversificarea serficiilor oferite etc.; diversitate - voluntarii pot proveni din medii diferite fa de salariai. Ei pot fi studeni, pensionari, din diferite categorii sociale, de etnii diferite, fapt care va duce la mai multe puncte de vedere, mai multe idei, la o cretere a calitii serviciilor; voluntarii pot aduce un plus fa de abilitile angajailor - de obicei voluntarii sunt recrutai tocmai pentru c un salariat nu va avea niciodat toate abilitile necesare desfurrii activitilor. Aceste abiliti pot fi foarte concrete: traductor, designer etc.; deoarece voluntarii provin din diferite medii sociale, accesul n comunitate al organizaiei va fi mult mai uor. Dup ce ai identificat sarcinile pentru care v propunei s implicai voluntari, le-ai dat denumiri atractive i v-ai asigurat c le-ai separat n activiti concrete (pentru a nu speria potenialii voluntari), redactai fie de post pentru fiecare poziie. Fiele de post pot avea acelai format cu cele ale angajailor organizaiei / instituiei (dac acestea exist) sau pot avea un tipar simplu. Pentru model vezi Anexa 3.

10

Att realizarea listei de beneficii oferite de fiecare poziie potenialilor voluntari ct i pasul urmtor v vor fi de folos n recrutarea voluntarilor. Gndii-v ce beneficii ar putea oferi fiecare poziie n parte unei persoane care ar desfura activitatea respectiv. De asemenea, identificai beneficiile pe care le poate oferi organizaia n general voluntarilor. Exemplu: Persoana care va activa ca i Asistent de relaii cu mass media v beneficia de experiena Coordonatorului relaiilor externe n a crui subordine va lucra. De asemenea, i va dezvolta capacitatea de lucru n echip, i va perfeciona cunotinele de operare PC (n special baze de date), i va crea legturi strnse cu mass media local i, ca toi voluntarii activi n organizaia noastr, va beneficia, la sfritul celor minim 6 luni de activitate, de o scrisoare care va confirma att participarea la programele organizaiei ct i o analiz a performanei i o descriere a abilitilor obinute. Dupa ce ai realizat fiele de post, inclusiv profilul candidatului, pasul urmtor este s realizai un profil al persoanei care ar putea rspunde cerinelor postului, care ar avea interesul de a desfura activitatea respectiv i care ar avea timpul necesar. Acest profil v va ajuta la recrutarea voluntarilor, indicndu-v ce tip de persoan cutai, unde anume pot fi gsite persoanele care ar rspunde nevoilor organizaiei i care ar putea fi interesate. Exemplu: Poziia de Asistent Relaii cu mass media ar putea fi atractiv pentru studeni la jurnalistic sau alte specializri relevante pentru domeniul nostru de activitate care au nevoie de experien i contacte profesionale; omeri n cutrarea unui loc de munc care au nevoie de experien, abiliti noi i recomandare; 11

 persoane excluse n mod tradiional din alte activiti (pensionari, persoane cu dizabiliti etc.) care au nevoie de contact interuman i de o modalitate de a-i umple timpul liber. Identificnd aceste categorii, vei putea identifica de asemenea locul unde ar putea fi gsite persoanele care ar putea fi interesate de a desfura activitatea specific de voluntariat. n final, putei centraliza toate informaiile obinute pe parcursul acestei etape ntr-un tabel care s v ajute s avei la ndn toat informaia necesar pentru a trece la recrutarea voluntarilor. Putei folosi urmtorul cap de tabel, sau v putei crea propriul model:
n prezent este alocat cuiva? (da, nu, parial) Cine ar putea fi interesat de aceste lucruri? Este dezirabil/ conform cu misiunea noastr realizarea acestei sarcini? (da, nu) Poate fi aceast sarcin realizat de un voluntar? (da, nu, parial) Poziia n care ar putea fi nscris Cunotine, abiliti, caliti necesare pentru realizarea ei persoana Unde vom respectiv? gsi oferi unui Posibil Ce poate organizaia/ poziia voluntar?

1. ... 2. ... 3. ... 4. ... 5. ... 6. ... 7. ... 8. ... 9. ... ... ... ... ... ... ...

n prezent este realizat? (da, nu, parial)

Sarcina

12

2.3. Elaborarea unui set de politici i proceduri privitoare la implicarea voluntarilor Termenii de politici i proceduri ne sunt familiari tuturor. Cu toate acestea majoritatea dintre noi ntmpinm dificulti n a-i defini, n special atunci cnd ne raportm la organizaiile i programele noastre. n sensul n care sunt folosii n domeniul care ne intereseaz implicarea voluntarilor politica/politicile se refer la existena unui document scris care indic un angajament al organizaiei fa de modul n care sunt implicai voluntarii n organizaie, nc dinainte ca acetia s intre n contact cu organizaia. Politica unei organizaii ntr-un anumit domeniu reprezint: declaraie de intenie (Acesta este modul n care ne propunem s implicm voluntari n activitatea organizaiei noastre); o declaraie de poziie (Acesta este modul n care noi facem activitatea X); o descriere a structurii de implicare a voluntarilor (modul n care organizaia recruteaz voluntari, ofer sprijin etc.). Politica unei organizaii reprezint punctul de plecare pentru toate activitile organizaiei i se afl pe locul doi doar prin raportare la legislaia n vigoare i la statutul organizaiei. Politica cu privire la implicarea voluntarilor a unei organizaii difer de un contract individual pe care organizaia l poate semna cu un voluntar avnd n vedere faptul c politicile sunt generale, sunt aplicabile tuturor voluntarilor, i sunt unilaterale adic reprezint poziia organizaiei cu privire la acest aspect. Dei contractele de voluntariat au la baz prevederile politicii organizaiei cu privire la implicarea voluntarilor, contractul este este un angajament specific, bilateral, care implic att 13

organizaia ct i voluntarul i se refer la situaia specific a voluntarului i la rolul su n cadrul organizaiei. Procedurile se refer la modul n care politicile sunt transpuse n practic n cadrul organizaiei. Dei uneori este dificil s delimitezi cele dou concepte, totui politicile i procedurile sunt diferite i trebuie nelese i folosite ca atare. Practic, politica reprezint un principiu, un plan de aciune. Politicile ne dicteaz CE anume s facem n anumite mprejurri. Procedurile reprezint o serie de pai necesari n punerea n practic a politicilor. Ele ne indic CUM anume s acionm pentru a ne ncadra, n fiecare situaie, n sfera politicilor. Existena unei politici coerente cu privire la implicarea voluntarilor ofer avantaje i beneficii specifice att organizaiei ct i voluntarilor. Rolul politicii cu privire la implicarea voluntar, ca i al celorlalte politici dezvoltate de organizaii, este de a maximiza eficiena i de a scdea riscurile. Beneficii pentru organizaie: claritate: toat lumea tie ce se ntmpl; consecven: toat lumea este tratat n mod egal; economie de timp: politica servete ca punct de plecare n luarea deciziilor, nefiind nevoie ca fiecare situaie specific s necesite discuii prelungite; depersonalizeaz procesul de luare a deciziilor: se evit acuzele de favoritisme i/ sau discriminare; eficien: fiecare persoan tie unde anume s se adreseze pentru diferite probleme (deconturi, etc).

14

n plus, existena unui set de politici demonstreaz - n msura n care este i aplicat profesionalismul organizaiei. Beneficii pentru voluntari: siguran: tiu ntotdeauna care este poziia lor; previne conflicte: se reduce posibilitatea izbucnirii unor conflicte cu angajaii sau cu beneficiarii; satisfacie: satisfacia resimit de voluntari cu privire la aderarea la o organizaie profesionist; claritate: voluntarii i vor cunote mai bine drepturile i responsabilitile; ei vor ti unde s se adreseze n cazul n care au o plngere. De asemenea, cnd noi voluntari intr n organizaie, i gsesc mai uor locul; consecven: voluntarii vor fi tratai cu consecven i vor putea la rndul lor s aplice cu consecven aceleai tratamente; respect: voluntarii se vor simi respectai i importani pentru organizaie; productivitate: voluntarii i vor putea desfura activitatea fr a ntrerupe mereu supervizorul sau alte persoane pentru a lua decizii referitoare la aciunile sale; depersonalizarea conflictului: se evit acuzele de favoritisme i/ sau discriminare; angajament: voluntarii vor fi mai ataai de organizaie atunci cnd se simt apreciai, protejai i importani pentru organizaie. 2.3.1. Ce curpinde un set de proceduri cu privire la implicarea voluntarilor? Un set de politici cu privire la implicarea voluntarilor cuprinde att politici generale de implicare a voluntarilor, ct i politici specifice. Politici generale, aplicabile voluntarilor, pot fi cele legate de: meninerea confidenialitii; 15

 evitarea conflictului de interese; folosirea afilierii la organizaie n alte contexte; luarea de poziii n numele organizaiei; relaiile voluntari clieni i voluntari angajai; dreptul voluntarilor de a spune nu; folosirea de alcool i droguri n incinta organizaiei sau n timpul derulrii activitii de voluntariat; modaliti de aciune n cazuri de hruire sexual; accesul la informaii al voluntarilor; promovarea multiculturalismului. Politicile specifice implicrii voluntarilor pot fi cele legate de: diferenierea dintre sarcinile specifice angajailor i sarcinile pentru voluntari; elaborarea fielor de post; protecia muncii; recrutarea; intervievarea; selecia; solicitarea de caziere; verificarea referinelor/recomandrilor; perioada de prob; alocarea sarcinilor potrivite persoanelor potrivite (matching); orientarea; instruirea; formarea continu; recunoterea meritelor voluntarilor; supervizarea; prezena; absena; evaluarea voluntarilor; concedierea; formularea de plngeri; meninerea evidenei activitii voluntarilor; evaluarea programului de voluntariat; 16

 reguli de mbrcminte; asigurri, etc. Procedurile se pot referi la: dezvoltarea i revizuirea politicilor; revizuirea sistemului de management al voluntarilor, verificri de cazier; accesul la informaii confideniale: utilizarea asigurrilor, utilitilor i resurselor organizaiei; plngerile din partea voluntarilor; planificarea i efectuarea unui audit; recompensarea voluntarilor; feedbackul oferit voluntarilor; rambursarea cheltuielilor; verificare documentaiei, etc. 2.3.2. Cum se elaboreaz un set de politici i proceduri? Se pot delimita un numr de opt etape n elaborarea unui set de politici: cercetarea - studiai politicile altor organizaii; consultarea - implicai ct mai muli voluntari i membri posibil, inclusiv pe cei din structurile de conducere. Discutai de ce dorii s implicai voluntari, ce ndatoriri au acetia i ce presupune munca lor ; stabilirea politicilor de care are nevoie organizaia n general n domeniile n care exist un factor de risc, n care trebuie articulat i comunicat poziia organizaiei, n care exist probleme la momentul actual ; prioritizarea politicilor dup stabilirea listei de politici, ierarhizarea acestora va duce la stabilirea agendei de lucru pentru dezvoltarea setului de politici ; scrierea politicilor - folosii un limbaj ct mai clar i mai concis ; 17

aprobarea politicilor depinde de la organizaie la organizaie, n funcie de structura organigramei. Aprobarea poate trece prin filtrul consiliului director, a directorului executiv sau doar a comitetului alctuit i convocat special pentru aprobarea acestor politici ; distribuirea - publicizarea politicilor adoptate n rndul celor care trebuie s le cunoasc i s le respecte/aplice ; revizuirea periodic - stabilii felul n care aceast politic va fi evaluat revzut pentru a afla dac a fost sau nu eficient.

Aspecte de care trebuie s v asigurai atunci cnd dezvoltai un set de politici i proceduri referitoare la implicarea voluntarilor: politica reflect intenia i gradul de dedicare al organizaiei fa de implicarea voluntarilor ; politica respect standardele impuse de legea voluntariatului i alte acte normative din domeniu ; politica privind implicarea voluntarilor a fost adus la cunotina ntregii organizaii i fcut public, asigurnduse nelegerea ei de ctre toi factorii implicai ; politica acoper toate domeniile cheie ale implicrii voluntarilor; politicile referitoare la voluntari sunt consistente cu politicile generale ale organizaiei; formulrile din cadrul documentului sunt simple i clare; politica a fost adus la cunotina voluntarilor i este disponibil acestora spre consultare (inclusiv n cadrul ghidului voluntarului); fiecare politic din cadrul documentului este susinut de procedurile aferente; procedurile sunt suficient de explicite n ceea ce privete implementarea politicilor; procedurile au fost comunicate i puse la dispoziia angajailor i a voluntarilor; 18

procedurile sunt formulate simplu i clar, n concordan cu un format prestabilit; politicile i procedurile sunt evaluate i revizuite la intervale regulate, pentru a le asigura eficiena; n document sunt specificate i procedurile privind evaluarea i revizuirea periodic a politicilor i procedurilor. Aceste proceduri trebuie s asigure c: o schimbrile sunt fcute pe baza unor nevoi reale de schimbare; o revizuirile sunt comunicate tuturor prilor implicate; o revizuirile sunt implementate i meninute; exist specificate n document modalitile de a lua n considerare i ncorpora n document opiniile voluntarilor (la momentul revizuirii politicilor); toate modificrile aduse politicilor i procedurilor sunt nregistrate i arhivate pentru consultare ulterioar.

Cteva sugestii pentru modalitatea de exprimare n scrierea politicilor i procedurilor: folosirea unui ton imperativ i direct; adresare la timpul prezent (mai rar la viitor, deoarece diminueaz claritatea mesajului); utilizarea diatezei active (X supervizeaz Y, n loc de Y este supervizat de X). 2.3.3. Cteva consideraii finale rigiditatea nejustificat a politicilor i procedurilor pot genera reineri la nivelul voluntarilor; probabil vei ntmpina rezisten n momentul n care vei ncerca s impunei unor voluntari existeni un nou set de politici i proceduri; este important s explicai necesitatea existenei unui set de politici i proceduri; este nevoie s folosii un limbaj accesibil; 19

este important s realizai un rezumat pe care s l prezentai noilor voluntari n procesul de recrutare/ orientare; este important s avei o variant a setului de politici i proceduri i nregistrat pe caset audio pentru persoanele cu deficiene de vedere.

2.4. Numirea /angajarea unui coordonator de voluntari Rolul coordonatorului de voluntari este esenial pentru succesul unei organizaii care alege s implice activ i eficient voluntari n vederea realizrii misiunii organizaiei. Responsabilitile principale ale coordonatorului de voluntari includ: Responsabiliti referitoare la gestionarea voluntarilor: de a pregti organizaia pentru implicarea voluntarilor; de a pregti materialele publicitare, comunicatele de pres i de a menine legtura cu pres i pentru promovarea programului de voluntariat; de a recruta, intervieva i selecta voluntarii; de a se asigura c este respectat legislaia i c sunt respectate principiile legate de non discriminare; de a planifica i organiza programe pentru orientarea i instruirea noilor voluntari; de a asigura decontarea costurilor voluntarilor; de a evalua rezultatele muncii voluntarilor; de a oferi sprijin voluntarilor la nevoie; de a menine legtura cu voluntarii prin buletinul organizaiei, ntlniri, etc. Responsabiliti referitoare la angajai: 20

de a asista angajaii organizaiei n vederea identificrii nevoii de voluntari; de a instrui angajaii n ceea ce privete munca n echip cu voluntari i supervizarea voluntarilor, etc.

Responsabiliti administrative: de a menine la zi informaiile i datele cu privire la implicarea voluntarilor n programele organizaiei; de a redacta rapoarte cu privire la implicarea voluntarilo; de a organiza evenimente prin care organizaia i angajaii s i manifeste aprecierea fa de sprijinul adus de voluntari; de a administra bugetul referitor la implicarea voluntarilor, etc. Pentru a face fa cu succes acestor responsabiliti, coordonatorul de voluntari ar trebui s ntruneasc (cumulativ, dac e posibil) urmtoarele condiii: s fie empatic i s tie cum s reacioneze n diferite situaii; s aib cunotine de managementul voluntarilor; s tie s se automotiveze i s i motiveze pe alii; s fie o prezen cald i s tie s foloseasc aceast calitate n postura de coordonator de voluntari; s fie creativ i s nu fie rigid; s nu se mulumeasc cu puin deci s aib dorina de a se ameliora pe sine i programul de voluntariat n mod continuu; s fie flexibil i capabil s se adapteze rapid la situaii noi; s tie s integreze elemente de joc i distracie att n activitile profesionale ct i n sfera nvrii (n sesiunile de instruire); s aib capacitatea de a lucra n condiii de stress/sub presiune; 21

s aib abilitatea de a duce la bun sfrit lucrurile ncepute i de a se concentra asupra esenialului; s aib capacitatea de a vedea ansamblul fr a pierde din vedere detaliile.

Dup ce ai identificat persoana, investii n formarea acesteia: banii cheltuii pe instruire, participare la conferine de specialitate, abonamente la reviste de specialitate, participarea la grupuri de lucru ale coordonatorilor de voluntari etc. sunt o investiie nesemnificativ pe lng beneficiile (n termeni de succcese ale organizaiei) pe care vi le vor aduce coordonatorii prin munca lor. 2.5. Redactarea documentelor necesare nainte de a trece la etapa urmtoare - recrutarea voluntarilor este important s mai parcurgei un ultim pas, de o importan esenial: redactarea documentelor i instrumentelor necesare n munca curent cu voluntarii. Organizaiile cu vechime i-au dezvoltat propriile documente de lucru, adaptate specificului de activitate. Documentele i instrumentele necesare trebuie s acopere toate ariile lucrului cu voluntarii: recrutare; instruire/orientare; supervizare i monitorizarea progresului; evaluare; recunoaterea meritelor voluntarilor. De asemenea, pe lng aceste arii specifice, organizaia trebuie s dispun i de formularele necesare evalurii eficienei programului de voluntariat per ansamblu, a integrrii programului n organizaie, evaluarea relaiei voluntarilor cu angajaii, etc. 22

O publicaie care se impune a fi editat de ctre organizaie, n vederea pregtirii pentru primirea voluntarilor, este Ghidul Voluntarului. Acesta ia forma unei colecii de informaii i documente adresate noilor voluntari. Ghidul prezint organizaia i va fi distribuit voluntarilor, pentru orientarea preliminar i ca material de studiu i orientare pe parcurs. De ce este nevoie de un ghid al voluntarului? pentru a comunica voluntarilor informaii despre organizaie; pentru a transmite clar, direct i n form scris ateptrile de la voluntari i responsabilitile acestora; pentru a prezenta voluntarilor organizaia de o manier pozitiv astfel nct s i ajute n acomodare prin oferirea de informaii care le pot indica rolul i locul lor n organizaie; pentru a v asigura de distribuirea uniform a informaiilor despre politici i proceduri n rndul voluntarilor; pentru a avea o baz comun de referin n cazul unor dispute/conflicte. Ce este recomandat s cuprind ghidul voluntarului? Seciunea 1: Informaii despre organizaie n general: o introducere/ bun venit; o scurt istoric al organizaiei; o organigrama/ structura organizaiei; o lista cu toat echipa (nume, responsabiliti, contacte); o misiunea i viziunea; o descrierea pe scurt a serviciilor/programelor; o profilul clienilor (beneficiarilor); o surse de finanare i bugetul anual (pe scurt). Seciunea 2: Informaii despre voluntariat n cadrul organizaiei respective: 23

o o o o o

rolul voluntarilor n organizaie; programe i servicii n care se implic voluntari; cum s ncepi; fie de post ale voluntarilor; roluri i responsabiliti;

Seciunea 3: Politici i proceduri ale organizaiei: o reguli generale; o codul de etic al organizaiei; o practici de management; o ateptri legate de rezultate; o aciuni disciplinare; o concedierea. 2.6. Planificarea bugetului pentru implicarea voluntarilor Implicarea voluntarilor n organizaie nu este lipsit de costuri. Dei voluntarii sunt resurse umane care implic costuri substanial mai sczute dect resursele umane salariate, rmn aceleai costurile legate de asigurarea spaiului de lucru i a altor resurse. De aceea importana planificrii bugetului alocat programului de voluntariat nu trebuie minimizat. Categoriile de fonduri care trebuiesc alocate nu sunt cu mult diferite de cele necesitate de programele desfurate de salariai: Se pot delimita costuri legate de: Personal o Coordonator de voluntari Costuri de funcionare: o Mobilier i echipament; o Comunicaii (telefon, internet, pot); 24

o Consumabile (de exemplu pentru imprimarea i fotocopierea formularelor, a certificatelor, a ghidului voluntarului, diplomelor, buletinului voluntarilor, etc.); o Achiziionarea de publicaii, cri pentru dezvoltarea profesional a coordonatorului de voluntari i chiar a voluntarilor; o Asigurare o Recompense (cadouri, mncare, organizarea de evenimente) o Fonduri pentru rambursarea cheltuielilor voluntarilor o Transportul coordonatorului sau al voluntarilor la locul activitii. o Instruirea voluntarilor (plata instructorilor, nchirierea aparaturii, etc). Cheltuieli neprevzute.

25

Anexe Anexa 1 Model de scrisoare de bun venit pentru voluntari

Antetul organizaiei [] n atenia: [] Drag [] i mulumim pentru alegerea de a te altura echipei unite a organizaiei []. Suntem extrem de ncntai s te avem alturi ntr-o organizaie care apreciaz dedicarea voluntarilor, care a ales s deserveasc cu profesionalism [grupul vostru int]. Activitile pe care le desfurm n [zona geografic n care activeaz organizaia], sunt eseniale pentru c [detaliai]. Iar implicarea ta, ca voluntar, ne va ajuta s ne apropiem cu nc un pas de scopul organizaiei noastre, acela de a [misiunea organizaiei] . Pentru noi este o onoare i un privilegiu s te avem alturi, iar n acest sens, suntem pregtii s facem totul pentru a face experiena ta alturi de noi util nu doar pentru beneficiarii notri ci i pentru tine personal. i mulumim nc o dat pentru alegerea fcut i te asigur de sprijinul meu personal dar i al [numele coordonatorului de voluntari] astfel nct s consideri experiena n cadrul organizaiei noastre ca un succes.

Cu prietenie, [semntura preedintelui /directorului] [numele n clar] [telefon, email] [semntura coordonatorului de voluntari ] [numele n clar] [telefon, email]

26

Anexa 2 Analiza nevoii de voluntari

Crezi c n momentul de fa activitile desfurate de organizaia noastr sunt de natur s conduc la realizarea obiectivelor organizaiei? Da Nu Dac nu, n ce domenii am putea s facem mai mult? -------- ---- -------- ---------- -------------------------------------------------------------------------- Crezi c n acest moment rspundem nevoilor clienilor notri? Da Nu Dac nu, ce am putea face mai mult? -------- ---- -------- ---------- -------------------------------------------------------------------------- Reueti s faci tot ce i propui/ tot intr n responsabilitatea ta? Da Nu Dac nu, n ce domenii ai avea nevoie de ajutor? -------- ---- -------- ---------- -------------------------------------------------------------------------- Ce i-ar place s faci n plus sau s ncepi n cadrul organizaiei dac ar exista resursele necesare? -------- ---- -------- ---------- -------------------------------------------------------------------------- Care este impresia ta general referitoare la voluntari: sunt o resurs valoroas pot avea rezultate bune dac sunt gestionai corect nu prea au o contribuia semnificativ la atingerea misiunii organizaiei ncarc suplimentar angajaii cu noi responsabiliti Crezi c voluntarii pot contribui semnificativ la realizarea obiectivelor organizaiei? Da Nu Crezi c este posibil ca prin implicarea voluntarilor activitatea ta s devin mai eficient? Da Nu Explic: ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- i doreti s lucrezi cu voluntari? Da Nu Comentarii: - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - ------------------------------------------------------

27

Anexa 3 Model de fi a postului

Titlul poziiei: titlul poziiei trebuie s fie ct de reprezentativ pentru activitatea pe care o va depune voluntarul. Exemplu: Asistent relaii cu mass media Scopul poziiei: (descrie modul n care poziia respectiv contribuie la atingerea misiunii organizaiei/instituiei) Programul de lucru i durata: programul zilnic sau sptmanal sau lunar Exemplu: Program: 4 ore / saptaman pe o perioad de cel puin ase luni Locul de desfurare a activitii: ct % la sediu, ct % pe teren Exemplu: Locul de desfurare a activitilor - 100% la sediul organizaiei Relatiile in cadrul organizaiei: cu cine colaboreaz persoana, cui i se subordoneaz (deci cui este dator s i inainteze rapoarte de activitate) i pe cine are n subordine Exemplu: Se subordoneaz Coordonatorului Departamentului relaii externe Responsabiliti principale: descrie principalele responsabiliti ale persoanei care va ocupa poziia respectiv Exemplu: Activitatea monitorizarea presei i extragerea tuturor articolelor legate de organizaie i de domeniul specific de activitate al organizaiei constituirea i meninerea la zi a unui dosar de pres constituirea i meninerea la zi a unei baze de date cu contactele din pres redactarea de communicate de pres organizarea de conferine de pres Tipul permanent permanent permanent ocazional ocazional

Abiliti necesare: lista abilitillor, cunotinelor, calitilor etc. necesare pentru buna realizare a activitii Exemplu: cunotine operare PC, cunotine relaii cu mass media, cunotine organizare, spirit organizatoric, persoan ordonat

28

Bibliografie 1. Connors, T.D. (Ed.). Volunteer Management Handbook. John Wiley & Sons , Inc., USA. 2. Graff L., By definition - policies for volunteer programs - a manual for executive directors, board memebers and managers of volunteers. 3. Developing a volunteer policy. Camden Volunteer Bureau. 4. Get it right from the start. Volunteers policies- the key to diverse volunteer involvement for everyone who works with volunteers. National Volunteer Center. 5. James C. Fisher, Kathleen M. Cole, Leadership and management of volunteer programs - a guide for volunteer administrators. 6. McCurley, S.& Vineyard, S., Measuring up Assessment tools for volunteer programs.

29