Sunteți pe pagina 1din 4

AUDITUL I MANAGEMENTUL CALITII

Asist. Univ. Cristina JINGA Universitatea 1 Decembrie 1918 Alba Iulia Prof. Univ. Dr. Arcadie HINESCU Universitatea 1 Decembrie 1918 Alba Iulia

Odat cu modificarea referenialului pentru sistemele de managementul calitii este de ateptat ca , alturi de firmele care au implementat acest sistem, i celelalte entiti care fac parte din infrastructura de evaluare a conformitii s-i actualizeze criteriile de operare. Acest lucru trebuie s se ntmple att ca urmare a necesitilor propriei organizaii de aliniere la forma nou a referenialului i la principiile coninute, ct i ca urmare a cerinelor clienilor. Fr introducerea modificrilor cadrul tuturor activitilor asociate, noua variant a standardului nu va putea fi pus n aplicare. Una dintre abordrile noi care atrage dup sine numeroase modificri este schimbarea centrului de greutate al auditului de la evaluarea n care sistemul de control intern asigur ndeplinirea obiectivelor i utilizarea resurselor n mod economic, eficace i eficient, respectiv de la evaluarea conformitii cu cerinele referenialului la evaluarea performanei firmei i a managementului calitii acesteia. Dei ambele aspecte sunt coninute n definiia curent a auditului, n prezent auditul de conformitate este cel care predomin, referindu-ne aici n primul rnd la auditul de ter parte. Orientarea noii ediii a standardelor ISO 9000 ctre performana firmelor i ctre eficacitate, face necesar abordarea auditului i din punct de vedere al verificrii dac dispoziiile sunt implementate efectiv i sunt corespunztoare pentru realizarea obiectivelor. O urmare direct este aceea c, din moment ce se schimb cerinele pentru auditare n managementul calitii, se impune o revedere a cerinelor de evaluare a competenei auditorilor. Odat cu introducerea unor criterii noi, este ns fr discuie de dorit s se ia n consideraie i alte aspecte care pot aduce mbuntiri activitii de audit. Analiznd cerinele curente pentru certificarea auditorilor, este clar c experiena i calificrile n sine nu demonstreaz competena de a efectua audituri de un nivel ridicat i anume n primul rnd audituri eficace. Este nevoie, fr discuie, de aplicarea conceptului de mbuntire continu i activiti de evaluare a competenei auditorilor. Auditul de evaluare a conformitii firmei cu cerinele prestabilite este o extensie a inspeciei cu scopul de a cpta incredere n capacitatea firmei de a furniza constant calitatea cerut. Un instrument fr discuie necesar , acest tip de audit, nu analizeaz capacitatea firmei de a-i atinge obiectivele. Auditorul presupune c reglementrile interne sunt bune i las aceast analiz n seama analizei efectuate de management i eventual, a aciunilor corective ca rspuns la situaii nesatisfctoare aprute. Presupunerile de baz a acestui tip de audit sunt acelea c cerinele prestabilite sunt perfecte, deci tabu. Fr discuie c n domeniul reglementat sau n cazul auditurilor de secundparte, nu este cazul ca auditorul s ncurajeze inovaiile sau aplicarea selectiv a cerinelor n afara situaiiloe menionate, care nu reprezint majoritatea, firmele au ns nevoie ca auditul s adauge valoarea afacerii. Revenind la definiie, este necesar ca auditorii s abordeze i eficacitatea i adecvarea sistemului . Desigur c nu se pune problema renunrii la auditul de conformitate. Acesta este necesar n situaiile bine determinate i va fi probabil ntotdeauna un prim pas i al auditului de performan. Pentru a fi n msur s depeasc simplul audit de conformitate, auditorii trebuie n primul rnd s neleag afacerea. Este nevoie pentru acesta de auditori cu competene noi. Aceasta nu implic n mod necesar auditori noi, ci auditori pregtii diferit de situaia curent. Revenind la ideea de necesitate a mbuntirii auditorilor, este cazul s ncercm s precizm ce ar putea s nsemne aceasta. ntr-un studiu publicat n revista Quality World, John Killman de la People Focused Processe, analizeaz ce-i difereniaz pe auditorii exceleni de ceilali. Utilitatea acestui demers este de a stabili care sunt

metodele pentru a demonstra obiectiv coerent i global, pentru toate culturile, c auditorii au atins nivelul dorit de competen. Printre trsturile necesare se regsesc capacitatea de a asigura un nivel ridicat de schimb de informaii, de a formula ntrebri, de a clarifica lucrurile i de a rezuma constatrile. Se acord atenie ns i unor factori determinani, care nu se regsesc printre criteriile oficiale, precum curiozitatea de a identifica aspectele cheie ale funcionrii sistemului, cu o tenacitate i o hotrre care nu pot explicate dect prin pasiunea de a audita a acestor auditori exemplari. Pentru a audita performana firmelor, realiznd n acelai timp audituri de un nivel ridicat, auditorii- dar i cei care formeaz, evalueaz sau folosesc auditori vor trebui s acorde importan unui set suplimentar de abiliti. Aceste abiliti trebuie s-l pun n situaia s identifice acele elemente de control care , puse mpreun, devin un sistem de management al calitii. Pentru a nelege modul de funcionare a unei afaceri, auditorul trebuie s aib un nivel minim de cultur managerial. Fr aceasta este greu de presupus c va fi n msur s aprecieze eficacitatea general a firmei n aplicarea cerinelor standardului ISO 9001, ca un aspect care trebuie evaluat n plus fa de contextul conformitii. Dup stabilirea conformitii, urmtoarea ntrebare a auditorului trebuie s fie : dac performana firmei satisface standardele declarate. Dac da, urmtoarea ntrebare este dac standardele satisfac necesitile afacerii. Urmeaz apoi ntrebarea dac performana firmei satisface cerinele celei mai importante pri interesate, clientul. Intenia declarat a standardelor ISO 9000, chiar dac nu ntotdeauna luat n considerare, este de a stabili setul de reguli pentru ca o firm s poat produce n mod eficace calitatea cerut. Capitolele standardului sunt intercorelate, iar auditorii buni, care au neles profund intenia care st n spatele standardelor din domeniul calitii, trebuie s asigure c sistemul managementului calitii firmei susine interesele afacerii i conduce la satisfacerea clienilor. Realizarea unui audit excelent depinde i de unele aspecte care nu sunt ntotdeauna vizibile, dar care au o influen foarte mare. Pregtirea unui audit de evaluare a performanei organizaiei sau firmei este mult mai complex dect n cazul unui audit de evaluare a conformitii. Auditorul trebuie s aib acces n avans la informaii tehnice dar ale afacerii. Pe baza informaiilor, el trebuie s defineasc procesele cheie ale afacerii, care duc la eficacitate, eficien i succes, precum i procesele suport. Ar fi recomandabil ca pentru toate acestea s identifice modul n care datele de intrare, materialele, metodele, mainile etc. influeneaz procesele precum i intercalarea acestora. Identificarea i nelegerea valorilor fundamentale ale firmei, a gradului n care acestea sunt declarate i mprtite de ctre membrii firmei, sunt aspecte care creaz un cadru n care auditorul poate aeza elementul sistemului de management al firmei. Aceste valori fundamentale determin atitudinile membrilor firmei i ale organizaiei n ansamblu fa de aspecte concrete, atitudini care odat identificate, pot da indicaii auditorului referitor la care anume vor fi aciunile ntreprinse n situaii date.

ACIUNI ATITUDINI Declarate mprtite VALORI

Noua ediie a standardului face trimitere la cele 8 principii de management, care, dei publicate de ISO n 1997 cu numrul 132, nu sunt suficient cunoscute i aplicate. n context, principiul este definit ca fiind o convingere fundamental a firmei. Aprecierea compatibilitii valorilor fundamentale identificate cu cele 8 principii de management va da auditorului posibilitatea s evalueze nelegerea i implementarea nu numai a literii standardului, dar i a spiritului acestuia.

Pentru a nu ne ndeprta de cerinele standardului, se cuvine s facem referire la prile interesate n existena unor auditori exceleni.
Managerii firmelor audiate trebuie n primul rnd s neleag beneficiile pe care le pot avea de pe urma unui audit extern de evaluare a performanei i s solicite asemenea audituri. Ei trebuie s cear firmelor care fac audituri s foloseasc auditori calificai, care s poat face audituri serioase, profunde i complexe, adecvate noilor abordri ale referenialului. Este necesar de asemenea selectarea i instruirea adecvat a auditorilor interni, care la rndul lor s evalueze performana sistemului. Nu n ultimul rnd, rezultatele care adaug valoare trebuie apreciate i puse n practic n cadrul organizaiei sau firmei.

Organizaiile de instruire trebuie s-i adapteze i s-i diversifice cursurile, n aa fel nct s pun la dispoziia auditorilor informaiile despre competenele necesare, precum i s-I ajute s le realizeze. Cele 8 principii menionate nu ar trebui s lipseasc. Organizaiile de certificare sisteme i produse trebuie s neleag cerina de a asigura serviciile de calitate, care s conin valoarea adugat pentru firma auditat. O condiie esenial pentru aceste servicii este s pretind i s asigure resursele necesare pentru o pregtire temeinic a auditorilor, pentru ca acestea s-i ating scopul. Un alt element pe care trebuie s-l aib n vedere este obinerea motivrii auditorilor pentru audituri excelente. Organismele de certificarea auditorior trebuie n primul rnd s-i rafineze cerinele. Ca prim urgen ns, trebuie stabilite criteriile pentru evaluarea actualizrii cunotiinelor auditorilor calificate care trebuie s includ att consecinele modificrilor aprute, ct i necesitile de mbuntire. O atenie deosebit trebuie acordat cursurilor nregistrate de audit prin managementul calitii firmei, care trebuie s fie un instrument de promovare a excelenei i a formrii de auditori exceleni. BIBLIOGRAFIE:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Ciurea, S.; Drgnescu, N., Managementul Calitii Totale, Editura Economic, Bucureti, 1995. Herniaux, G., Noye, D., Ameliorarea calitii proceselor, Editura Tehnic, Bucureti, 1995. Hinescu, A., Satisfacerea consumatorului prin mbuntirea managementului calitii totale (TQM), Tribuna Economic, nr. 25, 1988. Hinescu, A., Cercurile de calitate ca instrumente ale managementului i al calitii totale, Tribuna Economic, nr. 26, 1996. Olaru, Marieta, Managementul Calitii, Editura Tehnic, Bucureti, 1995. Vleanu, M., Managementul Calitii i Calitatea Auditorilor , n Caiete de management, Adevrul Economic, nr. 45, 15-21 nov. 2000. *** O.G. nr. 119 din 31 august 1999, privind auditul intern preventiv. *** O.M.F. nr. 332 / 2000 privind Normele metodologice generale de organizare i funcionare a auditului intern.