Contents

1.ABSTRACT................................................................................................................................................... 2 2.Generaliti ................................................................................................................................................ 2 3.Scopul i rolul ............................................................................................................................................. 3 4.Obiectivele unui MIS .................................................................................................................................. 4 5. Functionalitatea si arhitectura MIS ........................................................................................................... 5 Functii ale MIS:.......................................................................................................................................... 5 6. Caracteristici organizatorice ale MIS......................................................................................................... 5 7. Structuri MIS ............................................................................................................................................. 8 Structura MIS centralizata ........................................................................................................................ 8 O structura MIS ierarhica .......................................................................................................................... 8 O structura MIS distribuita........................................................................................................................ 9 Structura MIS descentralizata ................................................................................................................. 10 8.Integrarea MIS cu bazele de date ............................................................................................................ 10 9.Condiiile necesare ce trebuiesc create pentru un MIS ........................................................................... 10 10. Studiu de caz ......................................................................................................................................... 13 SIVECO Business Analyzer ....................................................................................................................... 13 11.Concluzii ................................................................................................................................................. 16 Bibliografie .................................................................................................................................................. 16

1.ABSTRACT
Tehnologia informaional ofer diferite sisteme informaionale pentru management,pentru conducerea executiv, reele de feedback, sisteme care n exercitarea controlului managerial au implicaii deosebit de importante i de benefice.

2.Generaliti
Sistemele informaionale pentru management (Management information system MIS) au aprut la nceputul anilor 80 n companiile americane, iar n ultimii ani, impactul noilor tehnologii informaionale i curentul descentralizrii i reorganizrii au determinat creterea cererii de informaii furnizate de MIS i la nivelul managerilor de mijloc. n prezent nu exist o definiie unanim acceptat a sistemelor informatice pentru management (MIS), dar se poate opta spre o variant cum ar fi: Sistemul informaional pentru management (MIS) este o combinaie de resurse umane i informatice care urmresc colectarea, stocarea, organizarea, apelarea, comunicarea, distribuirea i utilizarea datelor i informaiilor pe care le folosesc managerii n exercitarea funciilor de conducere, n scopul realizrii unui management eficient.
MIS este un sistem de calcul ce integreaza echipamente, proceduri si personalul operational destinat obtinerii tuturor informatiilor necesare luarii unor decizii cu caracter managerial. MIS este un termen ce se aplica sistemelor ce furnizeaza date si informatii in timp real. Initial, MIS au fost dezvoltate pentru intreprinderi mari, dar in prezent ele au aplicatii in toate unitatile. Companiile internationale utilizeaza sisteme on-line de procese in timp real si comunicatii prin satelit in cadrul MIS internationale pe care le gestioneaza. Aceste sisteme sofisticate pot furniza informatii de ultima ora la toate nivelele de conducere. MIS pentru unitati mici sunt mai putin elaborate, dar ofera acelasi potential pentru luarea deciziilor. Trebuie evidentiat faptul ca MIS sunt proiectate nu numai pentru a furniza date de rutina, ci si in scopul sublinierii conditiilor ce trebuie luate in considerare in activitatea de management (date pe baza carora managerii pot actiona). MIS sunt proiectate pentru a imbunatati fluxul de informatii in intreaga unitate si pentru a permite intregului personal desfasurarea unei activitati cat mai eficiente. Sistemele MIS sporesc profiturile corporatiei, ridica moralul angajatilor si imbunatatesc fluxul de informatii.

Sistemele informaionale pentru management sunt ansamble de instrumente ce ofer acces direct, on-line la informaiile relevante, ntr-o interfa prietenoas, ntr-un dialog uor de exploatat. Aceste informaii oferite on-line, n timp real, au o importan deosebit pentru managerii de nivel superior, pentru fundamentarea deciziilor organizaiei i pentru exercitarea unui control mangerial corespunztor. Relevana informaiilor reunete o serie de caracteristici printre care: oportunitate, corectitudine i utilitate, iar interfaa unui astfel de sistem trebuie s rspund cerinelor unor utilizatori care au puin timp, puin experien i deprinderi limitate n utilizarea calculatorului.
2

3.Scopul i rolul unui MIS este de a oferi conducerii superioare (i medii) acces facil i rapid la informaiile despre factorii cheie, decisivi n atingerea obiectivelor generale ale ntreprinderii, n exercitarea controlului managerial eficient i eficace. Condiiile care trebuie avute de sistem sunt: s fie ct mai uor de utilizat, iar timpul de rspuns s fie imediat. S foloseasc intensiv afiarea n mod grafic i s asigure accesul n timp real la bazele de date interne i externe; s ofere informaii despre starea curent de fapte i tendinele estimate pentru factorii cheie; forma de prezentare a informaiilor s fie conform cu preferinele managerului ce utilizeaz sistemul. Informaiile generate de calculator nu au ntotdeauna rolul principal n atingerea necesitilor conducerii superioare, aa cum informaiile cele mai preioase pentru conducerea la vrf sunt informaiile externe, care permit identificarea poziiei ntreprinderii pe piaa global i analiza mediului exterior, aa cum reiese i din figur. Primele MIS, caracterizate prin faptul c erau proprietare i foarte scumpe, au fost dezvoltate pe baza sistemelor mainframe. Ele preluau date din sistemele informaionale tranzacionale, pe care le simplificau, rezumau i reprezentau grafic, fiind axate pe indicatori de msurare a performanelor i pe evidenierea diferenelor dintre buget sau previziuni i rezultatele efective. MIS erau dedicate directorilor: financiar, de marketing, de vnzri, ca i directorului general, oferind informaii asupra rezultatelor i performanelor ntreprinderii, relevante, rezumate, prezentate ntr-o form plcut, accesibil. n ceea ce privete rolul acestor sisteme putem spune c ele ndeplinesc adevrate funcii, fiecare avnd mai multe aciuni de ndeplinit, printre care se enumr: - funcia de prevedere-prin deducerea informaiilor necesare ntr-o situaie dat, presupunnd elaborarea de previziuni funcionale (bilan previzional, buget de venituri i cheltuieli) i dinamice (programe-mix) pe baza analizei istoricului organizaiei; - funcia de interpretare - a unor informaii primite din mediul real prin care se stabilete starea sistemului, realizat prin analize economico-financiare; - funcia de prelucrare - a informaiilor prin aplicaia i-sau procedurile privind: controlul datelor, algoritmizarea metodologiilor de lucru, generarea procedurilor inductive i deductive de selecie a unor alternative decizionale, realizarea interfeelor dintre proceduri i aplicaii; - funcia de diagnoz - prin surprinderea situaiilor de funcionare defectuoas a unor componente ale sistemelor; - funcia de instruire prin familiarizarea unui cerc larg de nespecialiti prin dialoguri sub form de meniuri ierarhizate; - funcia de proiectare a unor obiective tehnice i tehnologii; - funcia de control proprie sistemului prin subsistem propriu i monitorizare a interfeelor.
Actuala generaie de MIS au o utilizare mult mai larg, iar aplicaiile depesc graniele ierarhiei ntreprinderii. MIS sunt instalate pe microcalculatoare sau staii de lucru dintr-o reea i reunesc informaii stocate pe o multitudine de platforme (mainframe, minicalculatoare sau PC-uri). Cele mai recente sisteme exploateaz avantajele arhitecturii client/server, care asigur accesul tuturor utilizatorilor la datele centralizate la nivel de ntreprindere (de exemplu pentru top-manageri sunt prezentate informaiile agregate privind situaii economice i financiare a ntreprinderii, sub form grafic, etc.).

4.Obiectivele unui MIS

Obiectivele MIS pot fi sistematizate dup cum urmeaz: informarea managerilor cu privire la activitile i procesele economice din ntreprindere, precum i la interaciunea acesteia cu mediul extern; accesul oportun la informaii. Multe din informaiile furnizate de MIS pot fi obinute i prin metode tradiionale (prelucrarea manual sau semimanual) care necesit eforturi mari de resurse i timp pentru a corespunde cerinelor utilizatorilor, iar uneori sunt furnizate cu ntrziere, dar aceste limite sunt nlturate de MIS. urmrirea performanelor organizaiei i evidenierea aspectelor care ascund eventualele probleme sau situaii de criz. Utiliznd MIS, se obine calitatea informaiei, fr a produce cantiti imense de hrtie cu minimum de rapoarte tiprite, concomitent cu asigurarea unei informri complete i continue a conducerii de vrf. Datele selectate care trebuiesc incluse n MIS au la baz cteva principii: a) datele trebuie colectate din procesele curente ale organizaiei ce pot fi preluate eventual din bazele de date dezvoltate de celelalte tipuri de sisteme informaionale; b) subordonarea datelor la obiectivele generale ale organizaiei; c) furnizarea de informaii tuturor potenialilor utilizatori i simularea acestora simultan cu modificarea cerinelor informaionale. Un MIS performant permite accesul att la datele interne, ct i la bazele de date externe, acest lucru fiind esenial pentru luarea deciziilor, de asemenea trebuie s permit aa zisa tehnica forajului de date. Forajul de date este procesul de furnizare a datelor pentru o anumit component pe mai multe niveluri de detaliere pentru nelegerea rezultatelor obinute.
Fluxul informational intr-o unitate ce utilizeaza MIS este redat in fig. 1.

Achizitionare

Receptia marfii Calculator Inventar

Management

Marketing

Vanzari

Fig. 1. Fluxul informational al unei unitati

5. Functionalitatea si arhitectura MIS

Din punct de vedere arhitectural un MIS este constituit din urmatoarele subsisteme: 1. Subsistemul hardware reprezentat de: - calculator (calculatoare), procesoare grafice; - sistemul de comunicatii: echipamente de comunicatii si retele locale; - interfata de timp real: echipamente de achizitii de date, inclusiv (daca este cazul) de sisteme radar meteo si sisteme de calcul functionand in timp real destinate conducerii proceselor (retele si sisteme distribuite); - interfata (hardware) calculator - utilizator. 2. Subsistemul software format din: - sistemul software: sistemul de operare, compilatoare, utilitare; - suportul software: baza de date, managementul de display, software-ul de comunicatii; - software de aplicatii: supraveghere, veghe, etc. 3. Subsistemul suport: echipamente auxiliare, cladiri, etc.
APLICATII SUPORT SOFTWARE

Fig. 2. Arhitectura SISTEM SOFTWARE

HARDWARE

MIS

Functii ale MIS: - MIS specific (suport operational); de exemplu, de timp real: - on-line: achizitii de date; supraveghere; reglaj; siguranta in functionare; brokerage (coordonare companii). - off-line - suport corporatii: planificare corporatii.

6. Caracteristici organizatorice ale MIS

Se observa ca MIS conduce la mai multe nivele de interactiune a managementului. Informatiile pot fi transmise de sus in jos intr-o organizatie si invers. Este important ca MIS sa ofere persoanelor potrivite informatiile de care au nevoie. Nu toti managerii au nevoie de aceeasi informatie. De aceea, analistii trebuie sa "croiasca" rapoartele raportat la nevoile utilizatorilor. Pentru aceasta, ei trebuie sa determine nu numai fiecare nevoie informationala a utilizatorului, dar si nevoile la fiecare nivel
5

managerial. Analistii disting, in general, trei tipuri de luari de decizii in cadrul MIS: 1. planificare pe termen lung; 2. planificare pe termen scurt; 3. planificare operationala. Interactiunea dintre ele este redata in fig. 3 :
Nivel superior: Planificare pe termen lung Nivel mediu: Planificare pe termen scurt Nivel inferior: Planificare a activitatii curente (de zi cu zi)

Fig. 3. Nivelul de planificare in cadrul MIS

Dupa cum arata si numele, planificarea pe termen lung se refera la operatiile viitoare care sunt responsabilitatea managerilor de nivel superior. Aceste persoane sunt responsabile pentru guvernarea activitatilor organizatiei pentru anii viitori. Activitatile acestea arata o directie catre care organizatia doreste sa se indrepte, telurile anului urmator indreptandu-se in acea directie. Dar planurile pe termen lung sunt incerte, deoarece exista numerosi factori care pot fluctua. Revizuirea strategiilor programate trebuie sa se bazeze pe informatiile unui MIS. Conditiile neprevazute afecteaza de obicei cel mai mult operatiile de zi cu zi, dar afecteaza totusi si planificarile pe termen lung. Strategiile dezvoltate de calculatoare pot fi o asistenta greu de evaluat in planificarea corporatiilor. Este posibila simularea unui numar de strategii si testarea lor pe calculator intr-o gama larga de conditii economice. Folosind datele derivate, managementul poate crea alte planuri pentru cazul in care acesti factori apar. Calculatorul poate dezvolta si testa strategii pentru noi produse, preluari ale companiei, achizitionarea de echipament, constructia de fabrici, finantare pentru extindere, eliminarea liniilor de productie costisitoare si diviziilor non-profit. Odata ce managementul de nivel superior elaboreaza planificarile pe termen lung, cel de nivel mediu trebuie sa-l implementeze. Majoritatea deciziilor sunt de termen scurt si se implementeaza in cursul unui an. Exemple de planificari pe termen scurt sunt bugetele trimestriale de productie sau financiare, orarele de productie, prevederile anuale ale cererilor de inventar, proiectele anuale de personal si distributia resurselor. Informatiile din aceste activitati ii ajuta pe managerii de nivel mediu sa controleze organizatia, sa duca la indeplinire proiectele pe termen scurt si sa ia decizii de incredere. Calculatoarele pot fi de mare ajutor managerilor de nivel mediu in implementarea planificarii pe termen scurt. Intr-un MIS, calculatoarele reprezinta o parte vitala a ciclului de preparare a bugetului. Ele planifica bugetul, inregistreaza cheltuielile pentru fiecare articol al bugetului si monitorizeaza performantele fiecarui departament in lumina limitelor bugetare. Cand un raport MIS arata ca un anumit departament isi va depasi bugetul, managerul acestuia poate initia o actiune corectiva pentru a rezolva problema. Calculatorul poate pregati rapoarte pentru manageri in care sa reliefeze conditiile de exceptie cand un buget a fost depasit;
6

putand scuti managerii de la o munca laborioasa si indreptandu-le atentia unde este nevoie. Administrarea si controlul operatiilor de zi cu zi are loc la cel mai de jos nivel al organizatiei. Supervizorii trebuie sa se asigure ca angajatii isi indeplinesc sarcinile corect si in timpul prevazut. Supervizarea si activitatea lor de inregistrare este critica, deoarece acestea sunt atele ce vor fi folosite ca date de intrare in MIS. Ei implementeaza deci politicile si planurile managementului superior. Datele MIS la aceste nivele se bazeaza pe detalii administrative zilnice. Deciziile constau in pregatirea facturilor, receptia vanzarilor sau ordine de livrare; este necesar de stiut productia zilnica si produsele iesite din stoc. Abilitatea calculatorului de a colecta rapid date si de a pregati rapoarte este esentiala intr-un MIS. Rapoartele zilnice sunt vitale managerilor de nivel inferior, deoarece ele determina actiunile lor. Obiectivul MIS este furnizarea catre fiecare manager a datelor necesare pentru a-si indeplini sarcinile. Fiecare nivel in structura MIS necesita diferite tipuri de informatii. Un raspuns MIS la nevoile organizatiei ar trebui sa aiba urmatoarele caracteristici: 1. Toate iesirile sunt orientate spre decizie. Acestea trebuie sa fie corecte, complete si direct utilizabile. Daca una dintre aceste calitati lipseste, calitatea iesirii este pusa sub semnul intrebarii. 2. Toate datele sunt orientate spre utilizator. Un MIS nu este eficient daca nu-si satisface utilizatorii. 3. MIS are o crestere adecvata a potentialului. Fara prevederi de extindere, un sistem este limitata operational din start. O problema aparte in procesul de concepere, proiectare si realizare a unui sistem informatic este, pe langa stabilirea arhitecturii,alegerea limbajului de programare. Din temele de interes legate de criteriile care pot sta la baza alegerii limbajului de programare, retinem caracteristicile pe care trebuie sa le indeplineasca un astfel de limbaj: a) caracteristici obligatorii: - eficienta: compilare, depanare si validare in timp minim; - compactibilitate: generarea de module executabile de mici dimensiuni ce pot fi suportate pe procesoare mici; - flexibilitate; - disponibilitate; - usurinta in utilizare. b) caracteristici de dorit: - portabilitate: sa poata migra pe orice masina de calcul; - intelegere; - suport matematic.

7. Structuri MIS
Structura MIS se aseamana mult cu cea a sistemelor distribuite de procesare de date, amandoua sistemele fiind proiectate in scopul lucrului cu date la mai multe nivele. Cele patru structuri MIS sunt: - centralizata; - ierarhizata; - distribuita; - descentralizata. Structura MIS centralizata plaseaza calculatorul in punctul central al tuturor serviciilor de procesare de date, dupa cum se observa si din fig. 4. Intr-o abordare centralizata, comunicatiile on-line trec printr-un calculator central care controleaza deasemenea si accesul la fisierele sistemului. Avantajele unei abordari centralizate sunt simplicitatea, costul scazut, eliminarea unei configuratii hardware duble si folosirea eficienta a resurselor de procesare de date. Toate nevoile informationale sunt controlate de un calculator central. Aceasta structura este eficienta, dar uneori lenta in raspunsul la nevoile unei organizatii multinivel.

Utilizatori distribuiti prin MIS

Calculator central

O structura MIS ierarhica (fig. 5) isi imprastie resursele printr-o organizare corespunzatoare nevoilor de management. Fiecare nivel managerial primeste puterea de calcul ceruta de nevoile sale informationale Cererile pentru date sunt controlate in fiecare unitate a structurii, si un minim de informatie este transferat intre unitati. Fiecare unitate baza a ierarhiei opereaza independent. Intr-o proiectare ierarhica, tipul calculului depinde de nivelul managerial. Fisierele de date sunt de obicei distribuite intre nivele.

Calculator central

Sistem central regional 1

Sistem central regional 2

Sistem central regional 3

Vanzari

Marketing

Vanzari

Marketing

Vanzari

Marketing

Fig. 5. Structura MIS ierarhizata O structura MIS distribuita este deasemenea si un sistem multiproces in care calculatoare separate suporta centre independente (fig. 6). Acest sistem distribuit plaseaza puterea de calcul unde este necesar si se potriveste unitatilor dispersate. Calculatoarele care suporta centrele regionale pot interactiona, pot imparti o lucrare sau un set comun de fisiere. Acest tip de structura este scump deaoarece o unitate are nevoie de mai multe sisteme cu personal separat si linii de comunicatie separate. Pe de alta parte, da suport de calcul local pentru luare de decizii manageriale pe loc.

Centru de afaceri

Sistem de productie

UZINA A

UZINA B

Vanzari

Control inventar

Fig. 6. Structura MIS distribuita

Structura MIS descentralizata este o adevarata divizare a resurselor de calcul. Fiecare divizie se descurca cu propriile sale nevoi de calcul si in general nu interactioneaza cu alta divizie. Aceasta structura raspunde la nevoile utilizatorilor din cadrul fiecarei divizii, fiind controlata de managementul acelei divizii. Este optima intr-o schema de management descentralizata in care autonomia organizationala este importanta. De exemplu, departamentele de cercetare ale marilor corporatii pot adopta structura MIS descentralizata pentru a-si proteja mai bine datele. Structura descentralizata previne ca outsider-ii sa aiba acces la calculatorul MIS si sa compromita securitatea. Structura descentralizata este intr-un fel scumpa, deoarece cere facilitati si fisiere duble. Totusi, securitatea si alte nevoi informationale poate cere acest tip de sistem de management.

8.Integrarea MIS cu bazele de date

IMS se ocupa cu distributia datelor intr-un sistem, comunicatiile de date, accesul la o baza de date si de nevoile informationala ale utilizatorilor. O functie majora a unui MIS este controlul fluxului de informatii catre utilizatori. Software-ul IMS este ideal pentru companii care trebuie sa ofere informatii publicului.: colegii, agentii de inchiriat diverse, linii aeriene, administratii publice, companii bancare si birouri guvernamentale. Ele distribuie in mod continuu informatii catre public, majoritatea provenind din baze de date. Distributia on-line a acestor informatii este principala activitate a IMS. Suportul IMS poate face parte dintr-un MIS mai larg. MIS este un sistem bazat pe difuzare care coordoneaza personal, echipament, proceduri si un calculator care sa genereze decizii pe baza datelor. Un IMS este preocupat in primul rand de distribuirea datelor. Majoritatea MIS sunt suficient de largi ca sa justifice folosirea software-ului IMS. Legatura software dintre IMS si DBMS (DataBase Management System) va asigura o folosire eficienta a bazei de date a MIS.

9.Condiiile necesare ce trebuiesc create pentru un MIS

Componentele principale pentru un MIS, ca pentru orice sistem informaional sunt: echipamente, aplicaii , telecomunicaii, personal, date i interfaa. Toate acestea trebuie alese astfel nct, s fie compatibile i s se integreze cu situaia din organizaie. Echipamentele sunt reprezentate de microcalculatoare sau staii de lucru legate n reea, minicalculatoare sau mainframe-uri. O staie server asigur partajarea datelor ntre mai muli utilizatori, suport de stocare a unui volum mare de date. Cea mai eficient arhitectur este cea care optimizeaz resursele hardware i software existente i le adapteaz cerinelor MIS; i o astfel de arhitectur este client/server. Aceasta utilizeaz produse bazate pe limbajul de interogare SQL pentru a oferi soluii. Aplicaiile sunt component esenial a MIS reprezint mijlocul de manipulare i integrare a datelor n sistem, n care procesorul de texte poate ncorpora motoare de cutare pentru a localiza i extrage anumite pri, pe baza unor cuvinte-cheie. Programele de calcul tabelar i instrumentele de grafic sunt medii de lucru adaptate cerinelor i stilului managerilor de la vrful piramidei. Aceste programe permit analize de
10

tipul ce-ar fi dac prin modificarea datelor, facilitatea recalculrii automate a datelor, se pot obine rezultatele sub form tabelar sau grafic Baza de modele cuprinde analize de rutin i speciale financiare, statistice sau alte tipuri de analize cantitative. Ele au ca scop structurarea problemei de analizat. Modelele ce sunt incluse n MIS trebuie s rspund caracteristicilor procesului decizional la nivel strategic, diferit de cel corespunztor nivelurilor tactic sau operaional. O problem deosebit de important este alegerea softului, respectiv a pachetului de aplicaii. Oferta pieei de software dedicat MIS este destul de variat, iar alegerea pachetului de aplicaii specializat trebuie s se fundamenteze pe anumite criterii. Cele mai importante criterii sunt definite n tabelul de mai jos. Tab. 1. Criteriu Performane tehnice

Performane n dezvoltarea de aplicaii

Arhitectura

Costuri Securitate i control

Caracteristici (aspecte) urmrite tehnica forajului de date rapoarte excepii interfaa facil i prietenoas analiza ce-ar fi dac capaciti de consolidare a datelor realizarea de vederi multi-dimensionale asupra datelor asigurarea interfeei cu alte aplicaii instrumente de dezvoltare rapid (generatoare de ecrane i formate de ecran) actualizarea facil a aplicaiilor accesul i integrarea bazelor de date raionale faciliti grafice compatibilitatea cu echipamentele existente flexibilitate capacitatea de integrare a prelucrrii analitice on-line integrarea cu bazele de date implementate cu defalcare pe: echipamente, aplicaii, instruire, consultan, post-implementare securitatea sistemului i integritatea datelor

Alte aspecte cum ar fi telecomunicaiile, bazele de date i interfaa sunt deosebit de importante n funcionarea eficient a unui MIS. Interfaa are un rol foarte important ntr-un MIS, asigurnd comunicarea om-calculator i exploatarea eficient a sistemului. Se urmrete ca interfaa s fie adaptat stilului topmanagerului, iar pe viitor se va baza pe limbajul natural cu urmtoarele caracteristici: s fie uor de utilizat; consisten; claritate; toleran la erori; flexibilitate. Tipurile de interfee disponibile n cadrul MIS sunt prezentate n tabelul de mai jos:
11

Tab. 2. Tip Rapoarte programate (adesea integrate n cadrul meniurilor) Descriere - sunt adecvate n prelucrarea pe loturi a datelor - au forme predefinite - sunt flexibile - nu interacioneaz cu utilizatorul - sunt interactive - au caracter ad-hoc (permit i analiza ce-ar fi dac) - sunt prietenoase - urmeaz proceduri pas-cu-pas - constau de obicei-din rapoarte predefinite - presupune cunoaterea comenzilor, a funciilor i a formatului acestora de ctre utilizatori - utilizeaz exprimarea n limbajul cel mai familiar utilizatorului, este cel mai convenabil pentru acesta.

Interogri

Meniuri Limbaj comand

Limbaj natural

Combinarea eficient a resurselor hardware i software necesare pentru gestiunea datelor i modelelor cu o interfa prietenoas se bazeaz pe criteriile enumerate mai sus, pentru funcionarea eficient a unui MIS, ceea ce rezult c i controlul managerial se va realiza n mod eficient i performant. Spre deosebire de sistemele informaionale pentru conducere tradiionale, cele moderne se caracterizeaz prin urmtoarele: - sunt croite pe nevoile informaionale ale top-managerilor; - ofer rapoarte consolidate, dar i date privind aspecte i probleme concrete, detaliate; - asigur instrumente de analiz on-line, inclusiv analize de trend, rapoarte de excepie i foraj de date; - realizeaz informarea pe baza datelor interne, dar i a datelor externe ntreprinderii; - sunt uor de exploatat (se bazeaz pe interfee grafice, exploatate cu ajutorul mous-ului i a ecranului tactil); - asistena de specialitate necesar este minim; - informaiile sunt prezentate cu precdere n form grafic. Dei prezint i anumite dezavantaje, eu voi evidenia ns principalele avantaje ale acestor sisteme informaionale pentru management care sunt urmtoarele: - uor de utilizat la nivelul conducerii de vrf, de altfel se preteaz la toate nivelurile de conducere; - nu cer experien deosebit n utilizarea calculatorului; - ofer informaii rezumate i oportune sau n timp real; - permit o bun nelegere a informaiilor; - permit o nelegere mai clar a activitilor i valorificarea resurselor de date ; - ofer analize complexe a unor volume mari de date; - filtreaz datele, asigurnd o gestionare eficient a timpului;
12

- realizeaz analize i interogri ad-hoc; - ofer alternative multiple pentru o problem decizional analizat; - asigur un control eficient asupra derulrii activitilor, mbuntesc controlul i comunicarea.

10. Studiu de caz

SIVECO Business Analyzer - Sistem Informatic de Management (SIM) SIVECO Business Analyzer este un Sistem Informatic de Management (SIM) flexibil i de nalt performan, care monitorizeaz i coreleaz toate nivelele activitii companiei, permind o prelucrare analitic i sintetic a datelor n timp real. Consecina: o reacie rapid i eficient n luarea deciziilor, acestea fiind bazate pe informaii de sintez, coerente, consistente, primite n timp util. Funcionaliti: reprezentarea datelor poate fi grafic sau tabelar; utilizatorul i poate alege modul de reprezentare innd cont de avantajele fiecreia; posibilitatea definirii oricrui indicator pentru care exist suport de date pe un mediu relaional sau sub forma unor fiiere text (format fix sau variabil); posibilitatea de accesare a informaiilor din bazele de date n timp util etc. SISTEM INFORMATIC INTEGRAT PENTRU MANAGEMENTUL ACTIVITILOR DIN PRIMRIA MUNICIPIULUI BUCURETI Pentru eficientizarea activitilor i modernizarea serviciilor oferite locuitorilor municipiului Bucureti, n cadrul Sistemului Informatic Integrat, PRIMRIA MUNICIPIULUI BUCURETI, a implementat i componentele oferite de ctre Sistemul Informatic Integrat SIVECO Applications. Premisele colaborrii dintre Primria Municipiului Bucureti i SIVECO Romania Schimbrile profunde intervenite n Romnia n ultimii 16 ani au condus la necesitatea eficientizrii activitii Primriei Municipiului Bucureti pentru a asigura att ndeplinirea cerinelor i asteptrilor cetenilor i comunitii locale, ct i respectarea tuturor reglementrilor i prevederilor legale aplicabile. Primria Municipiului Bucureti este organizat i funcioneaz potrivit prevederilor Legii administraiei publice locale nr. 215/2001 i n conformitate cu hotrrile Consiliului General al Municipiului Bucureti. Primria Municipiului Bucureti se angajeaz "s ndeplineasc ntr-o msur din ce n ce mai mare cerinele tuturor prilor interesate: cetenii Municipiului Bucureti, societatea i comunitatea local, structurile administraiei centrale i locale, organismele i organizaiile neguvernamentale, serviciile i instituiile publice, persoanele juridice, societile comerciale, partenerii din ar i din strintate". Astfel a aprut necesitatea realizrii unui Sistem Informatic Integrat care s gestioneze n mod unic toate categoriile de date i informaii existente n Primria Municipiului Bucureti, s

13

rspund cerinelor definite de oricare din compartimente i s asigure informarea corect, complet i n timp util a factorilor de decizie. SIVECO Romania dezvolt i implementeaz soluii informatice pentru diverse domenii de afaceri. Sistemul Informatic Integrat SIVECO Applications, destinat managementului total al informaiilor dintr-o instituie, este construit ntr-o arhitectur client/server, iar suportul software pe care este dezvoltat este oferit de firma Oracle. Etapele proiectului de implementare Imediat dup semnarea contractului (sfritul lunii iunie 2003), la foarte scurt timp, a avut loc edina de deschidere a proiectului i s-au demarat toate activitile necesare finalizrii cu succes a implementrii Sistemului Informatic Integrat SIVECO Aplications. S-au stabilit echipele de proiect att din partea beneficiarului, ct i din partea furnizorului. Proiectul a nceput cu analiza proceselor din toate direciile din PMB implicate n lucrul cu sistemul. Membrii echipei SIVECO Romania, mpreun cu utilizatorii finali, au analizat, pe domenii de activitate, procesele desfurate n cadrul instituiei, alturi de ce informaii erau necesare sistemului informatic existent i ce rezultate se obineau din acesta. Dup culegerea tuturor datelor s-a ntocmit documentul de analiz n care s-au descris procesele existente n fiecare departament, s-au realizat diagramele fluxurilor de date, s-au identificat cerinele pentru fiecare proces. Validarea documentului de analiz de ctre beneficiar a fost urmat de instalarea componentelor contractate i realizarea specificaiilor de import. Pe baza acestor specificaii, sau importat n baza de date a sistemului SIVECO Applications date din sistemul informatic folosit pn atunci. Importul s-a fcut n dou baze de date: baza de TEST i baza de PRODUCIE. Datele din baza de TEST au fost folosite n urmtoarea etap a implementrii sistemului, i anume colarizarea utilizatorilor finali. Fiecare curs a tratat una sau mai multe componente ale produsului, grupate dup funcionaliti. n perioada colarizrii, utilizatorii s-au familiarizat cu interfeele componentelor sistemului integrat, i-au regsit datele, astfel nct funcionalitile sistemului au fost nelese i nsuite cu mare uurin. Au fost colarizai utilizatori din cadrul Direciei Buget, Direciei Financiar-Contabilitate, Direciei Urbanism i Amenajarea Teritoriului, Direciei Investiii, Direciei Administrativ Transport, Direciei Venituri, Direciei Achiziii Concesionari Contracte, Direciei Resurse Umane, Direciei Managementul Creditelor Externe, Direciei Sisteme Informatice - aproximativ 200 de persoane. Dup colarizarea utilizatorilor finali i a personalului IT, s-a nceput lucrul, pentru o perioad de timp, n paralel cu vechiul sistem, n cursul anului 2004 trecndu-se pe baza de lucru de productie. Fcnd abstracie de volumul mare de date, implementarea componentelor sistemului s-a fcut n paralel, ncepnd cu Managementul Financiar-Contabil, Managementul Bugetelor, Managementul Salarizrii Personalului i Managementul Resurselor Umane, apoi cu Managementul Mijloacelor Fixe i al Obiectelor de Inventar, Managementul Stocurilor i al Aprovizionrii, Managementul Contractelor, Managementul Investiiilor, pentru ca, n faza final, s se implementeze Sistemul Informaional pentru Management (SIM) - SIVECO Business Analyzer.
14

Beneficiile obinute de Primria Municipiului Bucureti prin utilizarea sistemului informatic integrat Implementarea Sistemului Informatic Integrat SIVECO Applications la PMB a oferit utilizatorilor si urmtoarele avantaje: ordonarea i ritmicizarea activitii, impus de integrarea aplicaiilor; creterea coerenei i corectitudinii datelor primite, prelucrate i transmise; datorit uurinei n exploatare, prin utilizarea sistemului a sczut volumul de munc depus pentru realizarea evidenelor contabile i emiterea documentelor; efectuarea rapid a nchiderilor de perioade pentru magazii i contabilitate; urmrirea mai eficient, cu posibilitatea controlului permanet a termenelor de livrare, facturare i ncasare pe contractele ncheiate cu beneficiarii; controlul activitilor i fundamentarea deciziilor la nivelul managementului pe baza indicatorilor de analiz; controlul costurilor, ceea ce a permis reducerea cheltuielilor neproductive i luarea unor msuri eficiente n timp util; sigurana datelor, folosirea informaiilor din sistem numai de ctre utilizatorii autorizai; obinerea de situaii de raportare sintetice i operative; mecanism de raportare flexibil. Prin implementarea Sistemului Informatic Integrat SIVECO Applications, Primria Municipiului Bucureti i-a optimizat timpul de obinere a informaiilor, n condiiile creterii capacitii de adaptare i reactivitate la schimbri. Problemele din diferite zone de interes pot fi acum identificate i monitorizate la zi, ceea ce permite, pe o gam larg de date, stabilirea unei imagini complete i complexe a mediului i a posibilitilor de aciune. PERSPECTIVE Colaborarea dintre PMB i SIVECO Romania a fost i este n continuare benefic pentru ambele instituii. Prin implementarea Sistemului Informatic Integrat SIVECO Applications, PMB i-a atins unul din principalele obiective organizaionale: eficientizarea activitilor din cadrul instituiei, care va contribui la creterea calitii serviciilor - aspect extrem de important deoarece acestea sunt destinate ceteanului. Produsele furnizate de SIVECO Romania gestioneaz eficient activitatea financiarcontabil, controlul asupra mijloacelor fixe i obiectelor de inventar, stocurile i achiziiile; de asemenea, sistemul ofer managementului, prin componenta SIVECO Business Analyzer, posibilitatea de evalua i controla activitile pe care le subordoneaz i de a-i stabili politicile i strategiile optime pentru un management eficient. De asemenea, colarizarea utilizatorilor pentru folosirea sistemului i asistena tehnic din partea echipei SIVECO Romania pe toat durata implementrii proiectului a prevenit apariia oricror probleme legate de funcionarea sistemului, cu att mai mult cu ct este vorba de un volum foarte mare de date. Pentru SIVECO Romania, implementarea componentelor Sistemului Informatic Integrat SIVECO Applications la o instituie cum este Primria Capitalei, constituie o referin
15

important a companiei n domeniul administraiei i serviciilor publice. Prin furnizarea unor produse bazate pe tehnologii de ultim or i implementarea acestora cu succes, SIVECO Romania a demonstrat nc o dat faptul c este o companie care are drept principiu fundamental satisfacia clienilor si prin furnizarea de produse si servicii de nalt calitate i profesionalism.

11.Concluzii
Indiferent cum sunt denumite, respectiv sisteme informatice pentru conducere executiv sau strategic (SICE) sau (SICS), sisteme informatice de asistare a deciziilor (SIAD), sisteme suport de decizie (SSD), sisteme informatice pentru management (SIM), etc, toate reprezint o categorie de sisteme informaionale proiectate pentru sprijinirea i mbuntirea procesului decizional, pentru realizarea unui control ct mai eficient i ct mai bun.

Bibliografie
1.Ioana Fagarasan - Curs Informatizarea Proceselor Energetice 2.Bue, F., - Informatic managerial, Editura Cluza, Deva, 1998 3. Damidonciu, A., .a. - Sisteme de inteligen artificial, Editura Economic, Bucureti, 1995; 4. Turban, E., .a. - Information Tehnologz for Management, Wilez & Sons, 1996; 5. *** - Tribuna Economic, nr.40, Ediia 1999. 6. www.siveco.ro

16