Sunteți pe pagina 1din 11

MICROSOFT EXCEL XP

Programul Miscrosoft Excel este un program complex ce combin calculul tabelar cu prelucrarea bazelor de date, prelucrri grafice i diagrame. Astfel, programul Excel este util pentru: - organizare datelor i prezentarea de rapoarte n forma dorit; - realizarea calculelor, de la cele simple pn la cele statistice complexe; - ncorporarea de imagini i adnotri; - stabilirea de legturi ntre mai multe foi de calcul; - crearea i prelucrarea bazelor de date. Lansarea n execuie a programului Excel se face cu opiunea Microsoft Excel din submeniul Programs al meniului Start sau cu ajutorul unei scurtturi de pe Desktop (dac exist). De asemenea programul Excel este ncrcat la deschiderea oricrui document Excel adic fiier cu extensia xls. Fereastra Excel seamn destul de mult cu cea a programului Word. Exist ns i diferene legate de unele butoane i mai ales de organizarea documentului pe linii i coloane.

Un document Excel se numete registru sau caiet de lucru (workbook) i e format din mai multe foi de lucru (Worksheets), la nceput trei. Fiecare foaie de lucru e mprir n linii i coloane. Coloanele sunt marcare cu litere mari (A - IV), iar liniile sunt numerotate (1 16384). La intersecia unei linii cu o coloan se formeaz o celul. Celula este unitatea de prelucrare a programului Excel. Spre deosebire de Word, barele de derulare sunt un pic mai complexe. n partea stnga-jos a ferestrei exist patru butoane suplimentare pentru derulare: , pentru deplasare la nceputul foii de lucru, o poziie la stnga, o poziie la dreapta i respectiv deplasare la sfritul foii de lucru. 1. Ope raii cu fiiere document Operaiile cu fiiere n Excel se fac identic cu cele cu fiiere document n Word, cu opiuni din meniul Fiier (File). Operaiile cu fiiere document sunt: 1. Crearea unui nou document se face cu opiunea Nou (New) din acest meniu sau cu butonul din bara de instrumente sau cu scurttura Ctrl+N.

2. Deschiderea unui document salvat pe disc se face cu opiunea Deschidere (Open) sau cu butonul sau cu combinaia de taste Ctrl+O. Se deschide o caset de dialog n care putem alege documentul dorit dintr-o list. 3. nchide rea documentului fr a nchide programul Word se face cu opiunea nchide sau cu butonul de nchideri a ferestrei document (nu a ferestrei Word). 4. Salvarea documentului pe disc se face cu opiunea Salvare (Save) sau Salvare ca (Save As) sau cu butonul sau cu scurttura Ctrl+S. La prima salvare a unui document sau dac folosim Salvare ca se deschide o caset de dialog n care putem alege numele i locul de salvare a documentului. De asemenea, tot aici se poate proteja documentul cu o parol prin opiunea Opiuni de securitate (Security Options) a meniului Instrumente (Tools) (din caseta de dialog Salvare ca). De asemenea pot fi folosite butoanele din bare de instrumente

2. Selectarea celulelor Butoanele pe care sunt marcate denumirile coloanelor i respectiv numerele liniilor sunt folosite pentru a selecta o coloan ntreag i respectiv o linie ntreag. Acest lucru se face cu click stnga. Cu un click pe butonul din stnga sus (deasupra liniei 1 i n stnga coloanei A) sau cu Ctrl+A sau cu Crtr+Shift +Space se selecteaz toate celulele. O celul poate fi selectat cu click pe ea sau deplasnd celula activ (cea cu marginea ngroat) cu sgeile de pe tastatur pn la celula dorit. O zon dreptunghiular de celule poate fi selectat cu drag and drop pe o diagonal a dreptunghiului. Selectarea unor celule sau grupuri de celule neconsecutive sau nealturate se face selectndu- le pe rnd n timp ce se ine tasta Ctrl apsat. 3. Introduce rea de informaii n celule Celula este unitatea de informaie pentru Excel i una dintre cele mai importante operaii este introducerea datelor n celule. Datele de introduc ntotdeauna n celula activ (selectat). O celul poate conine o valoare constant (numeric, ir de caractere) sau o formul care ncepe ntotdeauna cu semnul =. Introducerea unei valori constante se face se la tastatur sau prin copierea une i valori cu o succesiune Copy Parte exact ca n Word. O operaie important este formatare coninutului celulei. Aceasta se face cu opiunea Celule (Cells) din meniul Format (Formatare). Ca observaie, n mod normal o celul conine informaia pe un singur rnd. Dac dorim s scriem un text pe mai multe rnduri selectm n caseta deschis mai sus opiunea Wrap Text.

Introducerea unei formule nseamn definirea valorii din celul ca rezultat al unei operaii. O formul poate fi introdus de la tastatur. Formula este o succesiune operand-operator care ncepe i se termin cu operanzi. De multe ori n calcule sunt necesare valorile din celelalte celule. Ele pot fi folosite doar scriind adresa lor n formul. Pe scurt, adresa unei celule este format din numele liniei urmat de numrul coloanei pe care se afl celula. Vom aprofunda noiunea de adres mai trziu. Un alt mod de construire a unei formule e urmtorul: 1. selectm celula n care vrem s scriem formula 2. tastm semnul = 3. selectm prima celul care va intra n calcul 4. tastm operatorul dorit 5. selectm urmtoarea celul 6. repetm paii 4 i 5 de cte ori e necesar 7. apsm tasta Enter Astfel, se calculeaz automat valoarea i e scris n celul. Operatorii folosii n celule sunt cei aritmetici: +, - , *, / , % (procent), ^ (ridicare la putere), cei relaionali: <, >, <=, >=, =, <> (diferit). Ordinea lor de aplicare este cea cunoscut din matematic. Pe lng acetia exist i operatorul & pentru concatenarea (lipirea) de iruri de caractere. S revenim acum asupra adreselor. Putem adresa o celul cum am vzut mai sus sau un grup alturate (sub form de dreptunghi) de celule scriind adresa celulei din colul stnga sus i cel al celulei din colul dreapta jos separate prin semnul : , de exemplu A2:B4. Grupurile de celule nevecine se construiesc scriind adresele celulelor separate de semnul , (de exemplu A2, A4, G1). Exist trei tipuri de adrese: 1. Adrese relative Adresa relativ indic formulei cum s gseasc celula pornind de la celula care conine formula. Adresa relativ unei celule e format din numele liniei urmat de numrul coloanei. Sunt cel mai des utilizate pentru c permit extinderea unor formule la alte celule. DE exemplu dac n celula C1 avem formula =A1+B1, dac copiem formula n C2 suma va fi =A2+B2, n C3 va fi =A3+B3, etc. Acest lucru se poate face cu drag and drop pe colul

dreapta-jos al celulei C1. Aceasta este o facilitate important de editare prin care putem la fel s umplem mai multe celule cu aceeai valoare sau cu valori consecutive sau care se pot obine printr-o regul simpl, de exemplu.

2. Adrese absolute Adresele absolute spun poziia exact a celulei n foaia de lucru i se scriu cu semnul $ naintea coloanei i naintea liniei (exemplu $E$3). O operaie de felul celor de mai sus nu modific formula. 3. Adrese mixte Adresele mixte spun cum s fie gsit o celul combinnd cele dou tipuri de adrese de mai sus (exemplu $A2, A$2). La introducerea unei formule, n celul e afiat valoarea calculat cu acea formul, iar n bara de formule e scris formula. Modificarea poate fi fcut doar n aceast bar de formule. Copierea unei formule cu o succesiune de comenzi Copy Paste are ca rezultat copierea formulei. Dac adresele folosite sunt relative atunci ele se modific n func ie de locul unde am copiat formula. Dac programul Excel afieaz ntr-o celul o valoare precedat de semnul #, atunci ea e greit i nseamn c formula sau datele din ea nu sunt corecte. tergerea informaiilor din celule se face selectnd celulele si apoi cu tasta Delete. tergerea celulelor (nu doar a informaiilor din ele) se face cu opiunile submeniului tergere (Delete) din meniul Editare (Edit): - (Shift Cells Left) terge celulele i le deplaseaz pe cele rmase spre stnga - (Shift Cells Up) terge celulele i le deplaseaz pe cele rmase n sus - (Entire Row) terge o linie i le deplaseaz pe cele de mai jos cu o poziie n sus - (Entire Column) terge o coloan i le deplaseaz pe cele din dreapta spre stnga Ope raii de cutare Programul Excel permite cutarea unei valori i eventual nlocuirea ei cu alta. Aceste operaii se realizeaz n caseta de dialog Gsire i nlocuire (Find and Replace) care se deschide cu opiunea Gsire(Find) sau nlocuire (Replace) din meniul Editare (Edit). Ea este o caset de dialog cu o seciune pentru cutare i una pentru cutare i nlocuire. n ele se precizeaz textul cutat i cu ce s se nlocuiasc, precum i opiunile de cutare (doar celule ntregi, diferenierea sau nediferenierea literelor mici de cele mari) i cum s se fac cutarea (pe rnduri sau pe coloane). Cutarea se lanseaz cu butonul Urmtorul gsit (Find Next), iar nlocuirea cu (Replace) sau (Replace All).

De asemenea se poate preciza partea din document n care s se fac aceste operaii: n tot documentul, sau doar n foaia curent. n precizarea informaiei cutate se pot folosi caracterele de nlocuire ? i * exact ca n Windows. 4. Formatarea celulelor Formatarea celulelor i a informaiilor din ele, a coloanelor, a rndurilor i a ntregii foi de lucru se face cu opiunile meniului Formatare (Format).

El are urmtoare opiuni: Rnd (Row) submeniu pentru alegerea caracteristicilor rnd ului cu opiunile: - Height nlimea rndului - AutoFit autoredimensionarea - Hide ascunde rndul - Unhide face rndul vizibil Coloan (Column) submeniu pentru alegerea caracteristicilor coloane cu opiunile: - Width limea coloanei - AutoFit autoredimensionarea - Hide ascunde coloana - Unhide face coloana vizibil - Standard Width reface limea coloanei la cea standard Foaie (Sheet) submeniu cu urmtoarele caracteristici ale foii de lucru: - Rename redenumete foaia de lucru - Hide ascunde foaia de lucru - Unhide face foaia de lucru vizibil - Background stabilete fondul foii de lucru Celule (Cells) formateaz caracteristicile celulelor i ale informaiilor din acestea. Se deschide urmtoarea caset de dialog. Pentru tipul informaiilor dintr-o celul putem alege din seciunea Numr (Number):

- General (General) tipul implicit - Numr (Number) numr i putem preciza numrul de zecimale, separatorul pentru ordine, modul de afiare a numerelor negative - Simbol monetar (Currency) pentru a folosi simbolul monetar - Dat (Date) pentru data calendaristic i formatele ei - Or (Time) ora i formatele ei - Procentaj (Percentage) valori reprezentate pro-centual - Fracie (Fraction) pentru numere raionala n/m - Text (Text) valori ir de caractere

n seciunea Aliniere (Alignment) alegem modul de alinierea a informaiei n celule. n seciunea Font (Font) formatm caracterele ca n Word: Setul de caractere fontul (Font) care stabilete forma caracterelor. Putem alege din sute de astfel de fonturi. Cele mai folosite sunt Times New Roman i Arial Stilul care poate fi normal (Regular), ngroat (Bold), nclinat (Italic) i ngroat - nclinat (Bold Italic) Dimensiunea (Size) ntre 8 i 72 (dar se poate scrie i o alt mrime) Culoarea caracterelor (Font Color) Modul de subliniere (Underline Style) Efecte (Effects) cum ar fi: tierea cu o linie orizontal (Strikethrough), scrierea cu indici (Subscript) sau cu exponeni (Superscript). Cele mai importante caracteristici se pot alege i din bara de formatare din bara de instrumente. n seciunea Bordur (Border) alegem bordurile celulelor. Grila n care e mprit o foaie de lucru nu apare la imprimant, aa c e bine s stabilim noi bordurile tabelelor (formate din celulele selectate pentru formatare) i culoarea liniilor lor. n seciunea Modele (Patterns) alegem culoarea interiorului celulei.

Pe lng aceste modaliti de formatare exist i o bar de formatare, iar unele operaii se pot face i mai simplu. De exemplu redimensionarea rndurilor sau a coloanelor se face cu drag and drop pe zona care separ numerele rndurilor i respectiv pe zona care separ marcajele (denumirile) coloanelor. Aici mouse-ul i schimb cursorul sgeat n cursor de redimensionare. 5. Tiprea docume ntului Tiprirea documentului este asemntoare cu cea din Word. Ea poate fi precedat de formatarea paginilor care se face cu opiunea Iniializare pagin (Page Setup) din meniu Fiier (File). Aceast opiune deschide urmtoarea caset de dialog:

Seciunile acesteia sunt:

Pagin (Page) care stabilete dimensiunile paginii utile prin precizarea dimensiunilor celor patru margini ale foii care rmn neutilizate i modul de centrare n pagin (orizontal sau vertical). Margini (Margins) care stabilesc dimensiunile foii i modul se orientare. Se alege orientarea acesteia orizontal (Landscape) sau vertical (Portrait). Exist o serie de dimensiuni standard de unde putem alege dimensiunea dorit (Letter, A4, A3, etc). Antet / subsol (Header and Footer) permite introducerea antetului (Header) i a subsolului (Footer) i alegerea de opiuni pentru acestea. Pentru tiprire e bine s se urmeze cei trei pai indicai i la Word: 1. Previzualizarea documentului aa cum va fi tiprit se face cu opiunea Examinare naintea imprimrii (Print Preview) din meniul Fiier (File) sau cu butonul . 2. Stabilirea opiunilor de tiprire se face cu opiunea Imprimare (Print) din meniul Fiier (File). Se deschide o caset de dialog n care putem alege imprimanta la care s tiprim i proprietile acesteia (dimensiunea foii, calitate, culori n funcie de fiecare imprimant), paginile dorite i numrul de copii.

3. Lansarea tipririi cu opiunile stabilite anterior se face cu butonul Ok din caseta de dialog Imprimare (Print) deschis anterior.

5. Sortarea datelor Ordonarea celulelor dintr-o foaie de lucru se face selectnd celulele i apoi cu opiunea Sort din meniul Data. Aceasta deschide o caset de dialog n care alegem coloanele dup care s se fac ordonarea i felul ordonrii, cresctoare sau descresctoare. De asemenea se poate preciza dac se ia i capul de table sau nu. Ordonarea poate fi lansat i cu unul dintre butoanele .

6. Inserarea de obiecte ntr-o foaie de lucru Programul Excel permite i inserarea de obiecte, cum ar fi imaginile, simbolurile, figuri, formule, etc. Operaiile de introducere se obiecte se realizeaz din meniul Inserare (Insert), asemntor cu programul Word.. Simbolurile (matematice, financiare, din alfabetul grecesc) se insereaz cu opiunea Simbol (Symbol) care deschide o caset de dialog cu o list din care putem alege i insera simbolul dorit. Pentru simbolurile des utilizate se pot crea scurtturi de la tastatur cu butonul (Shortcut Key), tastnd noua scurttur (fr a alege din cele folosite deja de Word) i apoi cu butonul (Assign). Diagramele se insereaz cu opiunea Diagram (Chart). Acest lucru se face ntr-o caset de dialog n patru pai. nti alegem tipul diagramei (imaginea), apoi datele care intr n ea, apoi numele i notaiile din diagram i la final dac ea s fie pus n foaia de lucru curent sau n una nou. Imaginile se introduc din submeniul Imagine (Picture) care are mai multe opiuni: pentru desene realizate pe baza unor figuri de baz (Autoshapes), pentru imagini salvate pe disc (From File), imagini coninute n galeriile Clip Art ,) sau texte scrise n diferite forme i culori (Wordart). Categoria (Autoshapes) este foarte important pentru c e mecanismul de desenare al programului Word. Desenele se realizeaz din forme se baz grupate pe categorii:

Pentru cele mai des utilizare exist butoane separate Partea de inserare de imagini este identic cu cea din Word. 7. Crearea de diagrame

Crearea de diagrame este o operaie important n Excel, de aceea vom insista asupra ei. Exemplu:

Vanzare sem 1 Vanzare sem 2 Media 4,000 3,000 2,000

Datele din foile de calcul, pot fi de asemenea vizualizate ntr-o forma sintetic i atractiv folosind diagramele. Pentru aceasta se selecteaz datele care ar trebui s se regseasc n diagrama si se efectueaz clic pe butonul .

Urmnd paii de mai sus, pe exemplul nostru putem obine urmtoarea diagram:

Vanzari
4,000 3,500 3,000 2,500 2,000 1,500 1,000 500 Vanzare Vanzare Media sem 1 sem 2

Series1

8. Funcii matematice n tabele

Pentru a introduce o formul ntr-o celula, se parcurg urmtorii pai: 1. se da clic in celula respectiva 2. se apas tasta = (sau se apas butonul Editeaz formula (=) sau Insereaz funcia (f x) 3. se introduce formula 4. se apas tasta Enter Pentru a efectua operaiile matematice de baza, se folosesc urmtorii operatori aritmetici: Ope ratorul aritmetic + (semnul plus) - (semnul minus) * (asterisc) / (slash) % (semnul procent) ^ (semnul cciulia) Semnificaia Adunare Scdere; numr negativ nmulire mprire Procent Ridicare la putere Exemplu 3+3 31 1 3*3 3/3 20% 3^2

Tabelul urmtor conine cteva funcii importante FUNCTIA SUM COUNT AVERAGE MAX MIN PRODUCT COUNT NUMS ROLUL Suma valorilor dintr-o lista (valori numerice) Numrul de componente dintr-o lista (valori non- numerice) Media aritmetica a valorilor dintr-o lista. Cea mai mare valoare dintr-o lista. Cea mai mica valoare dintr-o lista Produsul valorilor dintr-o lista. Numrul nregistrrilor sau rndurilor dintr-o lista care conin valori numerice